NOX CMU • N232 - ARAS Security A/S
Korrekt og Rettidigt Brug af STADS Indskrivning, skift og ophør Til administrative ansatte på Aalborg Universitet, som håndterer de studerendes data i STADS. December 2013 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Dette dokument er udarbejdet i efteråret 2008. Dokumentet er blevet til på baggrund af arbejdet i en tværfaglig arbejdsgruppe nedsat af direktionen. Dokumentet beskriver hvorledes man indskriver de studerende, skifter mellem forskellige uddannelseselementer og til slut foretager et korrekt ophør. Der er tale om fælles retningslinjer for hele AAU. I forbindelse med indskrivning, skift og ophør er der tit mange valg, der skal træffes i forbindelse med data. I forhold til f.eks. statistik og ledelsesinformation er det hensigtsmæssigt, at man benytter samme type data ensartet på hele AAU. Men også i forbindelse med at sikre de studerende korrekt SU, forhindre at studerende får tilbagebetalingskrav, sikre at vi får BA bonus, og at vi opfylder myndighedskravene mm. er det vigtigt, at alle data er korrekte og rettidige. Det har også betydning i forhold til andre IT-systemer, idet STADS samkøres med US2000, som er SU-styrelsens IT-system. Det samlede dokument er tænkt som en køreplan til oprettelse af data inden for områderne indskrivning, skift (ramme, uddannelsesdel, studieretning og studieordning) og ophør. For nyansatte vil det være gavnligt at læse og følge hele vejledningen i forbindelse med oprettelse af data. Andre ansatte kan få genopfrisket deres viden (fx er der beskrevet hvilke indskrivningsmåder og ophørsårsager, der skal benyttes af de forskellige kontorer). ........................................................................................................................................... Den 20. marts 2009/HMI Ændringshistorik Periode Aktivitet Udført af September 2008 Marts 2009 December 2013 Dokument oprettet Ajourført Tilrettet og ajourført Arbejdsgruppen HMI CMSP/Arbejdsgruppen 1 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Indholdsfortegnelse 1. Vejledning til indskrivning ............................................................................................. 3 1.1 Indskrivningsmåder .......................................................................................................... 4 Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (ordinære studerende) ................. 4 Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (gæstestuderende) ....................... 6 Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (Adgangskursus) ........................... 7 Indskrivningsmåder til anvendelse af Internationalt Kontor ............................................. 8 Indskrivningsmåder til anvendelse af Fakultetskontoret (ordinære studerende)........... 11 Indskrivningsmåder til anvendelse af Fakultetskontoret (Adgangskursus) ..................... 13 Indskrivningsmåder til anvendelse af Sekretariat for Efter- og videreuddannelse ......... 14 1.2 Vejledning i indskrivning til ramme ................................................................................ 16 1.3 Arbejdsgang for registrering m.v. af indskrivninger i iSTADS (Studiekontoret) ............. 18 1.4 Arbejdsgang for vip fra Internationalt Kontors database til STADS ............................... 21 2. Vejledning til internt studieskift .................................................................................. 23 2.1 Oversigt over administration af studieskiftere .............................................................. 24 2.2 Skift af ramme ................................................................................................................ 25 2.3 Skift af uddannelsesdele ................................................................................................ 27 2.4 Skift af studieretning ...................................................................................................... 30 2.5 Skift af studieordning ..................................................................................................... 31 3. Vejledning til registrering af udmeldelse/ophør ........................................................... 35 3.1 Udmeldelsesårsager ....................................................................................................... 37 Udmeldelsesårsager, der anvendes af Studiekontoret .................................................... 37 Udmeldelsesårsager, der anvendes af Internationalt kontor .......................................... 38 Udmeldelsesårsager, der anvendes af Fakultetskontorerne ........................................... 40 Udmeldelsesårsager, der anvendes af Sekretariatet for Efter- og videreuddannelse .... 41 3.2 Annullering af udmeldelse ............................................................................................. 43 3.3 Jobbestilling af udmeldelse for en gruppe af studerende ............................................. 44 4. Vejledning til registrering af orlov ............................................................................... 45 5. Arb.gang for behandling af kontrakter for aktiverede og revalidender ......................... 46 2 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 1. Vejledning til indskrivning På Studiekontoret (SK), Internationalt Kontor (IK), Sekretariat for Efter- og Videreuddannelse (EVU) samt på de 4 Fakultetskontorer (FAK) indskrives de studerende til uddannelsesrammer og der sondres i STADS mellem følgende fire indskrivningshjemler: - Ordinær (SK, FAK, IK) Gæstestuderende (SK, IK) Adgangskursus (SK) Åben Uddannelse (EVU) Eftersom indskrivningshjemlen er fast/entydigt knyttet til uddannelsesrammen, kan hjemlen ikke ændres i forbindelse med indskrivning af en studerende - man skal således i forbindelse med indskrivningen udvælge en ramme, der har den ønskede indskrivningshjemmel. Til de enkelte indskrivningshjemler findes én eller flere indskrivningsmåder, der nærmere angiver, hvorledes den studerende er indskrevet til den pågældende uddannelsesramme. Nærværende vejledning vil omhandle indskrivningsmåderne for rammer med indskrivningshjemmel. I forbindelse med valg af indskrivningsmåde skal det indledende bemærkes, at indskrivningsmåden i visse tilfælde er afgørende for, hvorvidt den studerende bliver indskrevet til en ramme med studieordning eller en enkeltfagsramme. Indskrivning til enkeltfagsrammer er kun muligt for rammer med indskrivningshjemmel ’åben uddannelse’ og ’gæstestuderende’. De datoer der registreres i forbindelse med indskrivninger, rammeskift osv. skal afspejle den studerendes færden. Datoerne har samtidig en stor betydning for gruppedannelse, statistik, SU/dagpenge og den samlede beståelsestid for uddannelserne. 3 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 1.1 Indskrivningsmåder Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (ordinære studerende) Forkortelse Indskrivningsmåde KOT UKO OVF GEN DKA KDK KUD AFR Optaget gennem KOT Optaget uden om KOT Overflyttet fra anden institution Genoptaget Indskrevet på kandidatuddannelse Indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra anden dansk inst. Indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra udenlandsk inst. Indskrevet til afrundet uddannelse Datovejledning: Alle optagne og indskrevne inden 1.sep./1.feb. indskrives pr. 1.sep./1.feb. Alle optagne og indskrevne efter 1.sep./1.feb. indskrives til den faktiske optagelsesdato Forkortelse Indskrivningsmåde KOT Optaget gennem KOT Anvendelse Indskrivningsmåde tildeles automatisk ved overførsel af nyindskrevne fra delsystem Optagelse til delsystem studerendes rammer. Endvidere anvendes indskrivningsmåden ved indskrivning af studerende udenom delsystem Optagelse, dog som udgangspunkt kun til bachelor- og professionsbacheloruddannelser (dvs. start på ny uddannelse) og dermed ikke til kandidatuddannelser. Bemærkninger Rammen skal altid have den reelle startdato og ikke en evt. tidligere rammes startdato. SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde UKO Optaget uden om KOT Anvendelse Indskrivningsmåden tildeles studerende, der optages og indskrives udenom KOT på bachelor- og professionsbacheloruddannelser, men ellers betragtes på samme måde som KOT optagne. Bemærkninger Rammen skal altid have den reelle startdato og ikke en evt. tidligere rammes startdato. SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om. 4 Vejledning i indskrivning, skift og ophør Forkortelse Indskrivningsmåde OVF Overflyttet fra anden institution december 2013 Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes, hvis en studerende overflyttes (i princippet med fuld ’merit’) fra en anden uddannelsesinstitution. Bemærkninger SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde GEN Genoptaget Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes i de tilfælde, hvor en studerende efter at have været udmeldt fra en uddannelsesramme ønsker at blive genindskrevet/-optaget til samme ramme. Bemærkninger I forbindelse med genindskrivning angives som indskrivningsdato datoen for genindskrivning. Startdatoer for tidligere valgte uddannelsesdele/studieretninger og studieordninger skal være de samme som for den oprindelige ramme. SU‼ Indskrivningen i STADS bliver automatisk overført til US2000. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde DKA Indskrevet på kandidatuddannelse Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes ved indskrivning til en kandidatuddannelse, hvor der ikke er direkte overgang fra den studerende har bestået en bacheloruddannelse eller tilsvarende ved egen Institution til indskrivningen på kandidatuddannelsen. Bemærkninger Anvendes KUN, hvis KEI, KDK, KUD eller KDE ikke er dækkende. SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde KDK Indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra anden dansk inst. Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatuddannelse i de tilfælde, hvor den studerende har bestået en bacheloruddannelse eller tilsvarende ved en anden uddannelsesinstitution. Bemærkninger SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde KUD Indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra udenlandsk inst. Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatuddannelse i de tilfælde, hvor den studerende har bestået en bacheloruddannelse eller tilsvarende ved en anden udenlandsk uddannelsesinstitution. Bemærkninger SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om. 5 Vejledning i indskrivning, skift og ophør Forkortelse Indskrivningsmåde AFR Indskrevet til afrundet uddannelse december 2013 Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes ved indskrivning til en kandidat-dispensationsramme i de tilfælde, hvor der gives dispensation til at følge kandidatprøver (op til 30 ECTS). Bemærkninger Man er ikke optaget på en kandidatuddannelse, man får dispensation til at følge kandidatprøver. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Hvis en studerende bliver afmeldt en ordinær kandidatudmeldelse og bliver tilmeldt en dispensationsramme, SKAL SU-kontoret ALTID have besked (gerne via su@aau.dk), så SUkontoret kan ændre SU-tildelingen samt forhindre et tilbagebetalingskrav. SU-kontoret ændrer manuelt SU-tildelingen i US2000, da de studerende ikke længere er berettiget til at modtage SU til en kandidatuddannelse. Hvis de studerende ikke har opbrugt alle sine SU-klip på bacheloruddannelsen, vil de studerende automatisk blive tildelt SU til bacheloruddannelsen. De studerende, som har opbrugt alle SU-klip på bacheloruddannelsen, har mulighed for at søge om slutlån. Den ordinære kandidatuddannelse skal lukkes med ”afmeldt af institutionen”, da SU’en SKAL stoppe pr. udmeldelsesdatoen. Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (gæstestuderende) Forkortelse Indskrivningsmåde GDK GDS AFR Gæstestuderende fra anden dansk institution Gæstestuderende fra anden dansk institution med studieordning Indskrevet til afrundet uddannelse Forkortelse Indskrivningsmåde GDK Gæstestuderende fra anden dansk institution (Anv. kun af Studiekontoret) Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af danske gæstestuderende (studerende, der er indskrevet ved en anden dansk uddannelsesinstitution), og som skal indskrives til en enkeltfagsramme. Bemærkninger Studiekontoret forestår indskrivning til rammen, mens fakultetskontorerne indsætter de relevante enkeltfag i rammen. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Forkortelse Indskrivningsmåde GDS Gæstestuderende fra anden dansk institution med studieordning (Anv. kun af Studiekontoret) Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af danske gæstestuderende (studerende, der er indskrevet ved en anden dansk uddannelsesinstitution), der indskrives til en ramme med studieordning Bemærkninger Vil typisk skulle anvendes ved indskrivning til f.eks. Tilvalgsfag. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. 6 Vejledning i indskrivning, skift og ophør Forkortelse Indskrivningsmåde AFR Indskrevet til afrundet uddannelse december 2013 Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes ved indskrivning til en kandidat-dispensationsramme i de tilfælde, hvor der gives dispensation til at følge kandidatprøver (op til 30 ECTS). Bemærkninger Man er ikke optaget på en kandidatuddannelse, man får dispensation til at følge kandidatprøver. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Hvis en studerende bliver afmeldt en ordinær kandidatudmeldelse og bliver tilmeldt en dispensationsramme, SKAL SU-kontoret ALTID have besked (gerne via su@aau.dk), så SUkontoret kan ændre SU-tildelingen samt forhindre et tilbagebetalingskrav. SU-kontoret ændrer manuelt SU-tildelingen i US2000, da de studerende ikke længere er berettiget til at modtage SU til en kandidatuddannelse. Hvis de studerende ikke har opbrugt alle sine SU-klip på bacheloruddannelsen, vil de studerende automatisk blive tildelt SU til bacheloruddannelsen. De studerende, som har opbrugt alle SU-klip på bacheloruddannelsen, har mulighed for at søge om slutlån. Den ordinære kandidatuddannelse skal lukkes med ”afmeldt af institutionen”, da SU’en SKAL stoppe pr. udmeldelsesdatoen. Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (Adgangskursus) Ved indskrivning til adgangskursus findes der kun én indskrivningsmåde (se også nedenstående). Ved indskrivningen kan der i øvrigt pt. vælges mellem nedenstående uddannelsesdele, der svarer til de forskellige uddannelsesforløb, der findes for adgangskursus: 1-årlig forløb 1½-årlig forløb Supplering (dvs. udvalgte fag) Turbokurser (afholdes inden studiestart) Maskinmesteruddannelse Forkortelse Indskrivningsmåde ADG Indskrevet til adgangskursus Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes for samtlige studerende, der indskrives til adgangskursus. Bemærkninger SU‼ Indskrivningen bliver ikke automatisk overført til US2000. Ved studieskift inden for adgangskursus skal der gives besked til SU-kontoret. 7 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Indskrivningsmåder til anvendelse af Internationalt Kontor Forkortelse Indskrivningsmåde PRS PRO KDE BUD IPR IPS KEI EOD Udenlandsk udvekslingsstuderende, programstuderende, med studieordning Udenlandsk udvekslingsstuderende, programstuderende Indskrevet direkte på kandidatuddannelse som degree-studerende Udenlandske studerende indskrevet på bacheloruddannelse Udenlandsk udvekslingsstuderende, ikke program Udenlandsk udvekslingsstuderende, ikke programstuderende, med studieordn. Direkte indskrivning på kandidatuddannelse med bachelor fra egen institution Direkte indskrivningsmåde på kandidatuddannelse som degree-studerende med dansk baggrund og med studieordning Direkte indskrivning på kandidatuddannelse som degree-studerende med udenlandsk baggrund og med studieordning Indskrivning som gæstestuderende med studieordning fra dansk institution Indskrivning som gæstestuderende med studieordning fra udenl. institution Freemovers - Enkeltfag EOU EGD EGU FRE Datovejledning: Ved udvidet indskrivning til længere forløb, anvendes oprindelige startdato på første indskrivning. Forkortelse Indskrivningsmåde PRS Udenlandsk udvekslingsstuderende, programstuderende, med studieordning Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af udenlandske programstuderende (studerende, der er indskrevet ved en udenlandsk uddannelsesinstitution, der er anerkendt under et program), der indskrives til en ramme med studieordning. Bemærkninger Hvilke udenlandske studerende, der er hhv. program og ikke programstuderende afklares via Internationalt Kontor. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Forkortelse Indskrivningsmåde PRO Udenlandsk udvekslingsstuderende, programstuderende Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af udenlandske programstuderende (studerende, der er indskrevet ved en udenlandsk uddannelsesinstitution, der er anerkendt under et program), der indskrives til en enkeltfagsramme. Bemærkninger Hvilke udenlandske studerende, der er hhv. program og ikke programstuderende afklares via Internationalt Kontor. Angående indsættelse af enkeltfag se også bemærkninger til GDK SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Internationalt Kontor forestår indskrivning til rammen, mens fakultetskontorerne indsætter de relevante enkeltfag i rammen 8 Vejledning i indskrivning, skift og ophør Forkortelse Indskrivningsmåde KDE Indskrevet direkte på kandidatuddannelse som degreestuderende december 2013 Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme i de tilfælde, hvor den studerende har bestået en bacheloruddannelse eller tilsvarende ved en udenlandsk uddannelsesinstitution. Bemærkninger Anvendes også når der skiftes fra ramme (1 og 2 sem.) med indskrivningsmåde PRO eller PRS. SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde BUD Udenlandske studerende indskrevet på bacheloruddannelse Anvendelse Indskrivningsmåde tildeles udenlandske studerende (adgangsgivende eksamen fra udenlandsk inst.), som overflyttes til AAU på bacheloruddannelse Bemærkninger Kan evt. bruges til studerende på kommende betalingsstudier. SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde IPR Udenlandsk udvekslingsstuderende, ikke program Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af udenlandske programstuderende (studerende, der er indskrevet ved en udenlandsk uddannelsesinstitution, der ikke er anerkendt under et program), der indskrives til en enkeltfagsramme. Bemærkninger Hvilke udenlandske studerende, der er hhv. program og ikke programstuderende afklares via Internationalt Kontor. Angående indsættelse af enkeltfag se også bemærkninger til GDK SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Forkortelse Indskrivningsmåde IPS Udenlandsk udvekslingsstuderende, ikke programstuderende, med studieordning Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af udenlandske ikke programstuderende (studerende, der er indskrevet ved en udenlandsk uddannelsesinstitution, der er ikke anerkendt under et program), der indskrives til en ramme med studieordning. Bemærkninger Hvilke udenlandske studerende, der er hhv. program og ikke programstuderende afklares via Internationalt Kontor. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Internationalt Kontor forestår indskrivning til rammen, mens fakultetskontorerne indsætter de relevante enkeltfag i rammen 9 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Forkortelse Indskrivningsmåde KEI Direkte indskrivning på kandidatuddannelse med bachelor fra egen institution Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme i de tilfælde, hvor den studerende er udenlandsk statsborger og har bestået en bacheloruddannelse ved egen institution (AAU) umiddelbart før indskrivningen. Fra: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewDocument/4383 §22, Stk. 3. Ansøgere med udenlandsk statsborgerskab, der søger om 1) indskrivning på en engelsksproget bacheloruddannelse eller 2) optagelse eller indskrivning på en engelsksproget kandidatuddannelse, skal indgive ansøgning til Internationalt Kontor på Aalborg Universitet. For disse gælder andre ansøgningsfrister end angivet i § 23 Bemærkninger Anvendes i de tilfælde, hvor den studerende aktivt har tilkendegivet ønske om indskrivning til en kandidatuddannelse. Hvor bachelordelen er afsluttet umiddelbart før indskrivningen til kandidatrammen anvendes 1. september som startdato. SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde EOD Direkte indskrivningsmåde på kandidatuddannelse som degree-studerende med dansk baggrund og med studieordning Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme for en dansk studerende. Det forventes, at den studerende har bestået, hvad der svarer til bachelor niveau. Bemærkninger SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde EOU Direkte indskrivning på kandidatuddannelse som degree-studerende med udenlandsk baggrund og med studieordning Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme for en udenlandsk studerende. Det forventes, at den studerende har bestået, hvad der svarer til bachelor niveau. Bemærkninger SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde EGD Indskrivning som gæstestuderende med studieordning fra dansk institution Anvendelse Bruges til at indskrive Erasmus Mundus gæstestuderende fra anden dansk institution. Bemærkninger SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. 10 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Forkortelse Indskrivningsmåde EGU Indskrivning som gæstestuderende med studieordning fra udenl. institution Anvendelse Bruges til indskrivning af gæstestuderende fra en udenlandsk institution. Bemærkninger SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Forkortelse Indskrivningsmåde FRE Indskrivning som Freemovers på Enkeltfag Anvendelse Indskrivningsmåden bruges til udenlandske gæstestuderende, som læser enkeltfag (med deltagerbetaling). Bemærkninger Indskrivningsmåder til anvendelse af Fakultetskontoret (ordinære studerende) Forkortelse Indskrivningsmåde AFR KEI SEK TEK IRE SKI Indskrevet til afrundet uddannelse Direkte indskrivning på kandidatuddannelse med bachelor fra egen institution Studieskift i form af sektorskift (Bruges kun af TEK-NAT-SUND) Teknisk studieskift Ikke ressourceudløsende - Anvendes kun af SAMF (Kina-studerende) Skiftet studium inden for egen institution (uden ny optagelse) Forkortelse Indskrivningsmåde AFR Indskrevet til afrundet uddannelse Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes ved indskrivning til en kandidat-dispensationsramme i de tilfælde, hvor der gives dispensation til at følge kandidatprøver (op til 30 ECTS). Bemærkninger Man er ikke optaget på en kandidatuddannelse, man får dispensation til at følge kandidatprøver. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Hvis en studerende bliver afmeldt en ordinær kandidatudmeldelse og bliver tilmeldt en dispensationsramme, SKAL SU-kontoret ALTID have besked (gerne via su@aau.dk), så SUkontoret kan ændre SU-tildelingen samt forhindre et tilbagebetalingskrav. SU-kontoret ændrer manuelt SU-tildelingen i US2000, da de studerende ikke længere er berettiget til at modtage SU til en kandidatuddannelse. Hvis de studerende ikke har opbrugt alle sine SU-klip på bacheloruddannelsen, vil de studerende automatisk blive tildelt SU til bacheloruddannelsen. De studerende, som har opbrugt alle SU-klip på bacheloruddannelsen, har mulighed for at søge om slutlån. Den ordinære kandidatuddannelse skal lukkes med ”afmeldt af institutionen”, da SU’en SKAL stoppe pr. udmeldelsesdatoen. 11 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Forkortelse Indskrivningsmåde KEI Direkte indskrivning på kandidatuddannelse med bachelor fra egen institution Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme i de tilfælde, hvor den studerende har bestået en bacheloruddannelse ved egen institution umiddelbart før indskrivningen. Bemærkninger Anvendes i de tilfælde, hvor den studerende aktivt har tilkendegivet ønske om indskrivning til en kandidatuddannelse. Hvor bachelordelen er afsluttet umiddelbart før indskrivningen til kandidatrammen anvendes 1. september som startdato. SU‼ Indskrivningen bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om. Forkortelse Indskrivningsmåde SEK Studieskift i form af sektorskift (Bruges kun af TEK-NAT-SUND) Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes i de tilfælde, hvor en studerende skifter retning inden for samme uddannelse (f.eks. fra TEK til TEK eller fra NAT til NAT med fuld merit). Bemærkninger Husk at anvende de(n) oprindelige startdato(er) på den nye ramme og de nye uddannelsesdele. Må IKKE bruges ved skift fra BA til diplom eller omvendt – i disse tilfælde skal der altid bruges indskrivningsmåden SKI. SU‼ Der overføres ingen ny indskrivning til SU. Forkortelse Indskrivningsmåde TEK Teknisk studieskift Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes, hvis der foretages rammeskift af rent tekniske årsager, typisk, hvor indskrivningen til den nye ramme foretages uden aktiv tilkendegivelse fra den studerende (fx hvor der er kommet en ny bekendtgørelse). Bemærkninger KUN til skift inden for den helt samme uddannelse (samme BA til samme BA eller samme KA til samme KA). For at lukningen af den ”gamle” ramme ikke forsager at SU’en bliver stoppet, er det vigtigt at man i samme arbejdsgang laver et rammeskift i RA034 eller med jobbet RARAMSKU. Husk at anvende de(n) oprindelige startdato(er) på den nye ramme og de nye uddannelsesdele. SU‼ Der overføres ingen ny indskrivning til SU. Den afbrudte uddannelsesramme skal lukkes med udmeldelsesårsagen ”Afbrudt pga. studieskift”; ellers vil de studerende modtage et tilbagebetalingskrav. Forkortelse Indskrivningsmåde IRE Ikke ressourceudløsende – Anvendes kun af SAMF (Kina-studerende) Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme i de tilfælde, hvor indskrivningen er rent administrativt – dvs. den studerende kan få adgang til mail, moodle, AUB mv. Bemærkninger SU‼ Indskrivningsmåden udløser ikke SU. 12 Vejledning i indskrivning, skift og ophør Forkortelse Indskrivningsmåde SKI Skiftet studium inden for egen institution (uden ny optagelse) december 2013 Anvendelse Indskrivningsmåden anvendes i de tilfælde, hvor en studerende skifter studium/uddannelse uden fornyet optagelse f.eks. fra professionsbachelor til bachelor, fra TEK til NAT, fra kandidatuddannelsen i Dansk til kandidatuddannelsen i Tysk eller ved skift efter basisuddannelse. Bemærkninger SU‼ Indskrivningen bliver overført til US2000 samme dag som indskrivningen oprettes i STADS, hvis man i samme sagsgang udfører et rammeskift i RA034 (se afsnit 2.1 for ”rammeskift”). SU’en stopper fra den dato, hvor den oprindelige ramme lukkes. Fakultetskontoret skal give de studerende skriftlig besked om, at uddannelsesskiftet er godkendt og fra hvornår, samt at de studerende skal søge om SU på ny. De kan tidligst søge fra den måned, hvor SU-kontoret modtager ansøgningen. Der skal som hovedregel indskrives 1. feb. eller 1. sep. Der må ikke være et slip mellem udmeldelsesdatoen og indskrivningsdatoen, så de studerende mister SU i denne periode (med mindre de reelt skal være uden for uddannelse). Hvis der undtagelsesvis indskrives med tilbagevirkende kraft, skal der altid gives besked via mail til SU-kontoret (su@aau.dk), da den studerende ellers vil få et tilbagebetalingskrav. Indskrivningsmåder til anvendelse af Fakultetskontoret (Adgangskursus) Forkortelse Indskrivningsmåde ADT Teknisk studieskift til anden adgangskursusramme Anvendelse Indskrivningsmåde tildeles ved teknisk studieskift til anden kursusramme Bemærkninger SU‼ Der overføres ingen ny indskrivning til SU. Ved studieskift indenfor adgangskursus, skal der gives besked til SU-kontoret su@aau.dk. 13 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Indskrivningsmåder til anvendelse af Sekretariat for Efter- og videreuddannelse Forkortelse Indskrivningsmåde DEL HEL ENF TOM TOS SES MAS DIP FAK Indskrevet på deltidsuddannelse Indskrevet på deltidsuddannelse på fuld tid Indskrevet på enkeltfag Indskrevet på tompladsordning Indskrevet på tompladsordning med studieordning Indskrevet som selvstuderende Indskrevet på Masteruddannelse Indskrevet på Diplomuddannelse Fagspecifikke kurser Hvis den studerende skal optages til en ramme (tomplads og enkeltfag), som den studerende tidligere har været optaget på, SKAL den samme ramme genbruges. Forkortelse Indskrivningsmåde DEL Indskrevet på deltidsuddannelse Anvendelse Indskrivningsmåden bruges generelt ved indskrivning på Efter og Videreuddannelse Bemærkninger Forkortelse Indskrivningsmåde HEL Indskrevet på deltidsuddannelse på fuld tid Anvendelse Indskrivningsmåden bruges ved indskrivning til et studium, hvor studieordningen også udbydes som ”ordinær” studie. Bemærkninger Forkortelse Indskrivningsmåde ENF Indskrevet på enkeltfag Anvendelse Indskrivningsmåden bruges til de studerende der kun følger et eller få enkelte fag af en deltidsuddannelse Bemærkninger Forkortelse Indskrivningsmåde TOM Indskrevet på tompladsordning Anvendelse Indskrivningsmåden bruges til studerende der ønsker at deltage i et eller flere fag på en ordinær uddannelse Bemærkninger 14 Vejledning i indskrivning, skift og ophør Forkortelse Indskrivningsmåde TOS Indskrevet på tompladsordning med studieordning december 2013 Anvendelse Indskrivningsmåden bruges til studerende der ønsker at deltage i et afrundet forløb (f.eks. BA-tilvalg) på en ordinær uddannelse, hvortil der er en STADS studieordning Bemærkninger Forkortelse Indskrivningsmåde SES Indskrevet som selvstuderende Anvendelse Indskrivningsmåden bruges til studerende, der ikke ønsker at følge undervisningen men blot gå til eksamen (dog ikke under tomplads) Bemærkninger Må ikke anvendes til studerende der ønsker et 4 eksamensforsøg på en ordinæruddannelse Forkortelse Indskrivningsmåde MAS Indskrevet på Masteruddannelse Anvendelse Indskrivningsmåden bruges til studerende der, der læser en hel Masteruddannelse Bemærkninger Anvendes f.eks. til MAP Forkortelse Indskrivningsmåde DIP Indskrevet på Diplomuddannelse Anvendelse Indskrivningsmåden bruges til studerende der, der læser en hel Diplomuddannelse Bemærkninger Anvendes f.eks. til HD Forkortelse Indskrivningsmåde FAK Indskrevet til Fagspecifikke kurser Anvendelse Indskrivningsmåden bruges til kurser, der ikke er formelt kompetencegivende, men bygger på en eksisterende og/eller kommende BA og KA-uddannelse. Bemærkninger Der udstedes ikke eksamensbevis, men ind imellem kursusbevis og de udløser et særligt taxametertilskud, der beregnes efter timer og ikke ECTS. Kurserne skal have en varighed på mindst 30 timer til max 120 timer fordelt på 1-4 uger, heraf mindst 5 undervisningsdage jf. deltidsbekendtgørelsens (Bek.nr. 1188 af 7/12 2009) § 6. 15 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 1.2 Vejledning i indskrivning til ramme Når der indskrives til en uddannelse (med undtagelse af KOT), gøres dette i RA034. Skærmbilledet findes under Rammer – Indskrivningsforhold – Indskrivning. Blok 1: indtastes den studerendes cpr.nr. efterfulgt af retur. Blok 2: indtastes den relevante rammekode, startdato, periode samt indskrivningsmåde (jf. afsnit 1). Bekræft F10 Blok 3: Vælg den korrekte uddannelsesdel ved hjælp af værdiliste (F9), vælg den dertilhørende studieretning samt startdato på uddannelsesdelen. Bekræft F10 Blok 4: STADS forslår altid den nyeste studieordning, såfremt der ønskes en anden, kan denne vælge ved hjælp af værdiliste (F9). Tjek at startdato er i overensstemmelse med uddannelsesdelens startdato. STED skal vælges, hvor campus er Esbjerg, København eller Frederikshavn. Bekræft F10 16 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 HUSK! Vælg brugertast 5 (Vælg adgangsgrundlag) og ving adgangsgivende eksamener af. 17 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 1.3 Arbejdsgang for registrering m.v. af indskrivninger i iSTADS (Studiekontoret) Alle ansøgninger udenom den Koordinerede tilmelding registreres i iSTADS optagelse. Inden registreringen kan fortages skal optagelsesområder, rammer og studieordninger, som der skal indskrives til, oprettes (kombineres) i eSTADS optagelse – OP003. I iSTADS Optagelse, ”Indtast ansøgning” tastes cpr.nr., optagelsesområde og prioritet. 18 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Ved indtastningen af optagelsesområdet klikkes efterfølgende på værdilisteikonet og værdilisten fremkommer med de uddannelser, som er knyttet til det optagelsesområde, der er tastet. Her vælges uddannelsen med den rette ramme-kombination og indskrivningsmåde. Dette gøres ud fra ansøgerens adgangsgrundlag. Herefter tastes ”opret person” og der skiftes til skærmbilledet ”Indtast ansøgning”. 19 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 I skærmbilledet registreres eksamen, dimissions år, land og hvorfra eksamenen er taget. Hvis ansøgerens eksamen ikke er afsluttet, skal der intet registreres. Der trykkes ”Gem” og ansøgningen er registreret. Herefter aktiveres knappen ”Sagsbehandling”. Hvis gruppe 10 ikke fremgår i feltet ”Kvote 1”, aktiveres knappen ”Rediger ansøgning” og ”10” registreres under ”grp.nr.”. Der gemmes og knappen ”Status” aktiveres og den rette behandlingsstatus tastes – ”Afsluttet” eller ”Betinget af BA/PBA”. Der skiftes til ”Sagsbehandling efter KOT”. Her indsættes en ”manuel KOT status” – ”1” for ”Optaget direkte”. Der gemmes ” og knappen ”Svar på plads” aktiveres og her indtastes et ”ja” og der gemmes. Ansøgeren er nu klar til at blive overført til ”Rammer”, ved hjælp af jobbet ”OPTILRA”. Studerende, der er optaget betinget, rettes til i takt med at beviserne modtages i både iSTADS og eSTADS (eksamen, dimissions år, land og hvorfra eksamenen er taget). Ansøgere til suppleringskurser på Adgangskursus skal efter de er overført til rammer undervisnings-aktivitetstilmeldes. Tilmeldingen foregår i iSTADS. 20 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 1.4 Arbejdsgang for vip fra Internationalt Kontors database til STADS Den studerende registreres i Databasen. Derefter oprettes filerne til STADS og sendes til ITS for at blive lagt på STADS-serveren. OBS! Inden filen sendes er det vigtigt at tjekke for specialtegn, og at der er tilknyttet rammekoder for den studerende. Hvis filen indeholder studerende, der ikke skal vippes, skal disse slettes inden filen sendes. Derefter bestilles jobbet RAINDSTU og loggen printes og tjekkes for fejl. 21 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 En manuel gruppe oprettes – en for degree studerende og en for guest/exchange studerende. Blanketter til studiekort bestilles i STADS. Jobbet AAUSTART køres og sendes til den studerendes private mail som en pdf. fil, hvorefter den studerende bestiller studiekort gennem UNISTART. Den studerende vil også på UNISTART hjemmesiden finde informationer vedrørende studiemail. USB´ere (udenlandske betalere) aktiveres i STADS senest 1 måned efter studiestart. Arbejdsgangen er: ”rammer” → ”udmeldelse, orlov, bevis” → ”aktivering”. Den studerende fremsøges og i blokken ”sem.” skrives f.eks. F14 (for forårssemestret) og i blokken ”rekvirent” skrives USB, hvorefter der trykkes F10 for at gemme ændringerne. Det er meget vigtigt, at der gøres dette for alle de semestre, som den studerende skal være aktiv på AAU. Er der tale om fripladser, skrives der FRF i stedet for USB i samme skærmbillede. BEMÆRK: Erasmus Mundus studerende fra TEK-NAT-SUND som både er selvbetalere og modtager delvis friplads, skal have rekvirenttypen FRB. 22 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 2. Vejledning til internt studieskift Ved studieskift i STADS sondres der mellem flere typer af studieskift: 1) Skift mellem 2 bachelorrammer (f.eks. fra økonomi til jura eller fra TEK til NAT) 2) Skift mellem 2 kandidatrammer (f.eks. fra KKG til Turisme) 3) Skift fra professionsbachelorramme til bachelorramme (f.eks. fra socialrådgiver til HA) 4) Skift af sektor indenfor samme bacheloruddannelse (f.eks. fra Arkitektur og Design til Byggeri og Anlæg) Det er MEGET vigtigt, at man på forhånd gør sig klart, hvilken situation, der foreligger. Ad 1) Skift mellem 2 bachelorrammer skal gennemføres som et studieskift, hvor man benytter indskrivningsmåden SEK eller SKI. Ad 2) Skift mellem 2 kandidatrammer (ad2) skal gennemføres som et studieskift, hvor man benytter indskrivningsmåde SEK eller SKI. Ad 3) Skift fra professionsbachelorramme til en bachelorramme skal gennemføres som et studieskift, hvor man benytter indskrivningsmåden SKI. Ad 4) Skift af sektor indenfor samme bacheloruddannelse skal gennemføres som et studieskift, hvor man benytter indskrivningsmåden SEK. Nærmere beskrivelse af de forskellige indskrivningsmåder findes i kap. 1.1. De datoer der registreres i forbindelse med indskrivninger, rammeskift osv. Skal afspejle den studerendes færden. Datoerne har samtidig en stor betydning for gruppedannelse, statistik, SU/dagpenge og den samlede beståelsestid for uddannelserne. 23 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 2.1 Oversigt over administration af studieskiftere Nedenstående oversigt skal vise, på hvilket kontor bachelor og kandidatstuderende skal studieskiftes. Se venligst de opdaterede retningslinjer ved studieskift på følgende side: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewDocument/4383 Hvor bachelorstuderende skal studieskifte er afhængig af, hvornår i deres studieforløb de vil studieskifte. En bachelorstuderende… starter forfra på 1. semester på ny Bacheloruddannelse (uanset på hvilket semester og fakultet den studerende studerer) studieskifter fra bacheloruddannelser inden for samme fakultet efter bestået 1. – 2. semester skal skifte studieordning pga. skift af sted (campus) eller specialisering. Bemærk, Rammen skal ikke skiftes i indskrivningsbilledet. skal studieskifte via… KOT Eksamenskontoret Eksamenskontoret Hvor kandidatstuderende skal studieskifte er som udgangspunkt afhængigt af, hvor de er indskrevet. En kandidatstuderende… Gæstestuderende og Degree-studerende (udenlandske statsborgere) uanset semester Gæstestuderende (danske statsborgere) Intern og ekstern indskrevne studerende, der opfylder adgangskravene fastsat i studieordningen, efter bestået 1./7. semester Ekstern indskrevne studerende, før påbegyndelse af 1./7. semester og hvis adgangskravene er opfyldt Intern indskrevne studerende, før påbegyndelse af 1./7. semester og hvis adgangskravene er opfyldt skal studieskifte via… Internationalt kontor Studiekontoret Eksamenskontoret Studiekontoret Eksamenskontoret 24 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 2.2 Skift af ramme Enkeltperson Skift af rammer foretages i skærmbilledet RA034 (Rammer – Indskrivning - Indskrivning). Skriv koden på den ramme der skiftes til, startdato 01.09.xx, E08 og indskrivningsmåde SKI. Bekræft (der hoppes automatisk til blok 3) og vælg brugertast 6 ”Skift ramme”. Pop-up udfyldes med den ramme der skiftes fra, udmeldelsesdato 31.08.xx og der sættes flueben i de 3 bokse. Rammeskiftet er gennemført når jobbet er kørt færdigt og de uddannelsesdele der kan ”genbruges” bliver automatisk indsat og den tidligere ramme lukkes. Når der er skiftet ramme på alle, kan man for en gruppe af studerende bestille jobbet RAVALUDD for automatisk at tildele yderligere uddannelsesdele (f.eks. 3.-6. semester/ det centrale fag (bachelor) samt studieordning. 25 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Gruppe af studerende Hvis der skal skiftes rammer for flere studerende, kan dette gøres ved først at danne en gruppe med de relevante personer. I jobbestilling fremsøges jobbet RARAMSKU ”skift af rammer uden mønsterperson”. Jobbet bruges til skift af rammer uden, at de mister SU. SU‼ Vær opmærksom: Det er kun ved indskrivningsmåden TEK (teknisk studieskift), at der ikke sker noget med SU’en. Benyttes der en anden indskrivningsmåde end TEK, kontakt da SU-kontoret: tlf.: 9430. Den afbrudte uddannelsesramme skal ved TEK lukkes med udmeldelsesårsagen ”Afbrudt pga. studieskift”; ellers vil de studerende modtage et tilbagebetalingskrav. Jobbet bestilles og afgrænsninger udfyldes (minimum) som vist nedenfor. (Bemærk, at der kan stå flere forskellige indskrivningsmåder udover SKI). Når jobbet er færdigt, kan der tjekkes i Log (brugertast 5) om alle har fået skiftet ramme. 26 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 2.3 Skift af uddannelsesdele Hvis man ved en fejl får tildelt en studerende en forkert uddannelsesdel eller den studerende omgør sit valg, vil man skulle gennemføre et såkaldt uddannelsesdelsskift. Uddannelsesdelskift foretages i indskrivningsskærmbilledet RA034 eller ved jobbet RAGUDSK (Uddannelsesdelskift for en gruppe af studerende). Uddannelsesdelskift foretaget i indskrivningsskærmbilledet RA034: Skærmbilledet består af i alt fire blokke: Studerende, der indeholder den studerendes cpr.nr., studienummer samt for- og efternavne. Uddannelsesramme, der indeholder den studerendes rammer. Uddannelsesdel, der indeholder den studerendes uddannelsesdele. Tildeling af studieordning, der indeholder den studerendes studieordning. Når personen er søgt frem, hoppes der til uddannelsesrammeblokken med F11, her udvælges den relevante ramme (den ramme, hvor studieordning skal skiftes). Tryk F11 hvor der hoppes til uddannelsesdelblokken. Med pil op så cursoren er på uddannelsesdelen. Vælg knappen ”Uddannelsesdelskift” (alt+4). 27 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Marker den uddannelsesdel, som skal fravælges. Tryk F11 2 gange. Tryk F9 for at vælge den nye uddannelsesdel. Tryk F9 for at vælge studieretningen. Hvis man kender koden for studieretningen kan den skrives i feltet. Skriv startdatoen for den nye uddannelsesdel/studieordning (01.09.2xxx, for start i efterårssemestret). 01.02.2xxx, for start i forårssemestret). STADS vælger altid den sidst nye studieordning, hvis der skal vælges en anden studieordning kan den vælges ved F9. HUSK at registrer sted (ESB-Esbjerg, KBH-København, FRH-Frederikshavn) vælges med F9, hvis den studerende er på et af disse campuser. Vælg knappen ”Skift uddannelsesdele” (alt+s). BEMÆRK: Hvis uddannelsesdelens rækkefølge for en studerende fremstår forkert (f.eks. efter et uddannelsesdelskift) kan rækkefølgen ændres i indskrivningsskærmbilledet RA034 uddannelsesblokken. Dette gøres ved at placere cursoren i løbenummerfeltet (til venstre for uddannelsesdelenes navne) og ændre uddannelsesdeles løbenumre. Det er her en god ide, at starte med de uddannelsesdele, der skal have det højeste løbenummer og herefter ændre løbenumrene nedefter. 28 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Uddannelsesdelskift foretaget i jobbet RAGUDSK (kan kun bruges for en gruppe af studerende): I jobbestillingsskærmbilledet skrives koden RAGUDSK. Tryk F10 for at komme til afgrænsningsskærmbilledet. 29 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Skriv koden for en gruppe af studerende i feltet ”gruppe af studerende”. Skriv den rammekode de studerende er indskrevet til. Vælg evt. den studieordning de studerende er indskrevet til. Vælg evt. den uddannelsesdel de studerende er indskrevet til. Vælg evt. den studieretning de studerende er indskrevet til. Skriv fravalgsdatoen eks. 01.09.xx. Skriv fravalgsperioden, eks. Exx. Skriv koden på den nye studieordning. Skriv evt. sted (ESB, KBH, FRH). Skriv startdatoen for den nye studieordning, eks. 01.09.xx. Skriv ny startperiode, eks. Exx. Vælge Ja eller Nej til at udskrive en liste. Tryk Bestil/udskriv (alt+2) eller bestil PDF-fil (alt+3). 2.4 Skift af studieretning Hvis man ved en fejl får tildelt en studerende en forkert studieretning eller den studerende omgør sit valg, vil man skulle gennemføre et såkaldt studieretningsskift. Studieretningsskift foretages i indskrivningsskærmbilledet RA034. Skærmbilledet består af i alt fire blokke: Studerende, der indeholder den studerende cpr.nr., studienummer samt for- og efternavne. Uddannelsesramme, der indeholder den studerendes rammer. Uddannelsesdel, der indeholder den studerendes uddannelsesdele. Tildeling af studieordning, der indeholder den studerende studieordning. 30 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Når personen er søgt frem, hoppes der til uddannelsesrammeblokken med F11, her udvælges den relevante ramme (den ramme, hvor studieordning skal skiftes). Tryk F11 hvor der hoppes til uddannelsesdelblokken. Med pil op så cursoren er på uddannelsesdelen, som har den forkerte studieretning. Tryk herefter retur 1 gang. Studieretningen kan nu vælges fra værdilisten. Tryk F9. Hvis man kender koden for studieretningen kan den skrives i feltet. Tryk retur 1 gang. Der fremkommer nu en ny pop-up, hvor man skal vælge OK (alt+o) til at ”skift af studieretning vil blive udført, når startdato og studieordning er valgt”. Skriv startdatoen (01.09.2xxx, for start i efterårssemestret). 01.02.2xxx, for start i forårssemestret). Bekræft ændringerne med F10. STADS vælger altid den sidst nye studieordning, hvis der skal vælges en anden studieordning kan den vælges ved F9. Bekræft med F10. Der foretages nu et job (kan ses i jobovervågning) for studieretningsskift. 2.5 Skift af studieordning Skift af studieordning indebærer, at den studerende ikke skal have ændret sammensætningen/valget af uddannelsesdele eller studieretninger; men alene en (eller flere) af de studieordninger, der tidligere er valgt. Situationen vil alene forekomme, hvis den studerende skal have en anden (normalt nyere) version af samme studieordning eller hvis der har været oprettet en individuel studieordning. Studieordningsskift foretages i skærmbilledet RA034 (Indskrivning) Rammer Indskrivningsforhold Indskrivning Skærmbilledet består af i alt fire blokke: - Studerende, der indeholder den studerendes cpr.nr., studienummer samt for- og efternavne. - Uddannelsesramme, der indeholder den studerendes rammer. - Uddannelsesdel, der indeholder den studerendes uddannelsesdele - Tildeling af studieordning, der indeholder den studerendes studieordninger (Skærmbilledet ser således ud) 31 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Man fremsøger den relevante studerende i blok 1. Med F11 hopper man til blok 2, hvor man udvælger den relevante ramme (den ramme, hvor studieordningen skal skiftes). Tryk 1 gang på F11 for at hoppe til blok 3, pil ned til den uddannelsesdel, der skal skiftes studieordning for. Tryk 1 gang på F11 for at komme til blok 4. Tryk på ALT+4 for at skifte studieordning. I bunden af skærmbilledet fremkommer teksten ”Studieordning er valgt. Bekræft, hvis det er den ønskede”. Den studieordning, der indsættes vil altid være den nyeste (med seneste ikrafttrædelsestidspunkt). Hvis man ønsker en anden studieordning vælges denne ud fra værdilisten (F9). Når den korrekte studieordning er indsat, og startdato eventuelt er ændret (ikke nødvendigt) bekræftes registreringen ved at trykke F10. 32 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Følgende pop-up fremkommer: med følgende ordlyd ”Skift af studieordning vil blive udført”. Tryk på OK (hvis man ønsker studieordningsskiftet). Der fremkommer en besked i bunden af skærmbilledet om, at der er igangsat et batchjob, der kunne f.eks. stå: ”Skift bestilt med 893850. Ny studieordning kan først ses, når jobbet er færdigt” Når batchjobbet til studieordningsskiftet er afsluttet, er studieordningen skiftet. 33 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Jobbestilling til ”skift af studieordning” for en gruppe af studerende Jobbet hedder RASTUSKI. Billedet til jobbestilling ser således ud: Afgrænsningerne ”Studieordning”, ”Start dato” samt ”gruppe af studerende” skal udfyldes. 34 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 3. Vejledning til registrering af udmeldelse/ophør Udmeldelser registreres af flere forskellige grunde, og foretages af Studiekontoret (SK), Fakultetskontorerne (FAK), Internationalt Kontor (IK) og Sekretariat for Efter- og Videreuddannelse (EVU). En studerende kan udmeldes fra en eller flere rammer. En udmeldelse fra universitetet kan beskrives som den situation, hvor en studerende er udmeldt fra samtlige rammer. Eksempler på udmeldelse: - udstedelse af bevis - udmeldelse i forbindelse med manglende studieaktivitet - studieskift - manglende betaling - udskrivning ved betalingsperiodens udløb - manglende opholdstilladelse - dumpere på adgangskursus - den studerende melder sig ud i STADS-Selvbetjening (ved undtagelser manuelt til SK) - ikke-accepteret studieplads - Opfylder ikke kvalifikationskravene SU‼ Hvis en udmeldelse skal annulleres skal der gives besked til SU-kontoret inden annulleringen foretages. SU’en stopper nemlig i samme øjeblik, som udmeldelsen registreres, og SUkontoret skal derfor manuelt sætte SU’en i gang igen. De datoer der registreres i forbindelse med udmeldelse skal afspejle den studerendes færden. Datoerne har samtidig en stor betydning for gruppedannelse, statistik, SU/dagpenge og den samlede beståelsestid for uddannelserne. Udmeldelse foretages i skærmbilledet RA014 Udmeldelse: Rammer → Udmeldelse, orlov og bevis → Udmeldelse. 35 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 (Skærmbilledet ser således ud) Skærmbilledet består af i alt fire blokke: - Studerende, der indeholder den studerendes cpr.nr., studienummer samt for- og efternavne. - Uddannelsesramme, der indeholder den studerendes rammer. - Uddannelsesdel, der indeholder uddannelsesdele - Udmeldelsesblok, hvori udmeldelser kan foretages samt annulleres. I blokken registreres dato for udmeldelse, årsag samt eventuelt begrundelse. Når personen er søgt frem, hoppes der til ”Uddannelsesrammeblokken” med F11, her vælges den ramme (pil ned/op for at bladre mellem de forskellige rammer), der skal udmeldes fra. Tryk F11 2 gange, og man står i ”Udmeldelsesdelblokken”, her indtaster man datoen for udmeldelse. Tryk herefter Retur 1 gang for at vælge ”Årsag” (tryk F9 for en værdiliste). Tryk herefter Retur 1 gang for at knytte en begrundelse til udmeldelsesårsagen (tryk F9 for en værdiliste). Formålet med udmeldelsesårsager (de enkelte årsager er beskrevet nedenfor) er, at fortælle om det er gået ”godt eller skidt”. Hvis man har givet en forkert ramme, kan denne slettes ved at trykke Shift F6 (kontakt evt. STADS-kontoret hvis dette ikke er muligt). 36 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 3.1 Udmeldelsesårsager Udmeldelsesårsager, der anvendes af Studiekontoret Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFST FTRI EJAC EJFM EJKV AFIN DØD Afbrudt af den studerende Fortryd indskrivning Ikke accepteret tilbudt plads Ikke fremmødt Afvist på grund af manglende kvalifikationer Afbrudt af institutionen Personen er død SK, EVU, IK og FAK IK +SK SK IK + SK SK SK, EVU, IK og FAK CPR-registeret Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFST Afbrudt af den studerende SK, EVU, IK og FAK Anvendelse Denne ophørsårsag bruges, når den studerende selv melder sig ud via STADS-Selvbetjening. Bemærkninger Brug dato for modtagelse eller senere. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. Datoen for afmelding af tilmeldinger ved studieophør skal være samme dato, som datoen for studieophør. SU‼ SU’en stopper automatisk pr udmeldelsesdato. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af FTRI Fortryd indskrivning IK + SK Denne ophørsårsag bruges kun, hvis AFST, EJFM og EJAC ikke er dækkende. Bemærkninger Normalvis kan ”forkert registrerede” rammer slettes (SHIFT F6). Denne årsag må kun anvendes, hvis udmeldelsen sker før studiestart. SU‼ SU stopper pr. indskrivningsdato og der kommer stopkode i SU-systemet US2000. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af EJAC Ikke accepteret tilbudt plads SK Anvendelse Denne ophørsårsag bruges, når den studerende ikke ønsker optagelse. Bemærkninger SU‼ SU stopper tilbage til starttidspunktet (1.9), hvilket betyder tilbagebetalingskrav. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af EJFM Ikke fremmødt IK + SK Anvendelse Denne ophørsårsag bruges til at udmelde studerende, der ikke er mødt op ved studiestart. Bemærkninger SU‼ SU stopper tilbage til starttidspunktet (1.9), hvilket betyder tilbagebetalingskrav. 37 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af EJKV Afvist på grund af mangl. kvalifikationer SK Anvendelse Denne ophørsårsag bruges, hvis en studerende er betinget optaget, og ikke når at opfylde kravene inden studiestart. Bemærkninger SU‼ SU stopper tilbage til starttidspunktet (1.9), hvilket betyder tilbagebetalingskrav. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFIN Afbrudt af institutionen FAK, IK, SK og EVU Anvendelse På fakultetskontorerne bruges denne ophørsårsag f.eks. i forbindelse med spøgelsesjagt og ”ikke-bestået” 1-års prøve. På EVU bruges den f.eks. i forbindelse med udskrivning ved betalingsperiodens udløb. På studiekontoret bruges denne årsag bl.a., hvis den studerende får SU fra anden institution eller via besked fra uddannelsessekretæren. Bemærkninger I feltet begrundelse kan man indsætte det kontor, der foretager udmeldelsen. Man kan også indsætte en begrundelse, f.eks. ”Undervisningsforløb afsluttet”, som bruges af EVU. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. SU‼ Husk at give den studerende besked om udmeldelsen, og om at SU’en stopper automatisk ved afbrydelsesdatoen. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af DØD Personen er død CPR-registeret Anvendelse Bemærkninger Denne udmeldelse sker automatisk via de daglige overførsler fra CPR-registeret. Udmeldelsesårsager, der anvendes af Internationalt kontor Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af EJBE AFIN FTRI EJFM AFST DØD Ikke betalt Afbrudt af institutionen Fortryd indskrivning Ikke fremmødt Afbrudt af den studerende Personen er død EVU + IK SK, EVU, IK og FAK IK + SK IK + SK SK, EVU, IK og FAK CPR-registeret Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af EJBE Ikke betalt EVU + IK Anvendelse Denne ophørsårsag bruges, når den studerende ikke har betalt. Bemærkninger 38 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFIN Afbrudt af institutionen FAK, IK, SK og EVU Anvendelse På fakultetskontorerne bruges denne ophørsårsag f.eks. i forbindelse med spøgelsesjagt og ”ikke-bestået” 1-års prøve. På EVU bruges den f.eks. i forbindelse med udskrivning ved betalingsperiodens udløb. På studiekontoret bruges denne årsag bl.a., hvis den studerende får SU fra anden institution eller via besked fra uddannelsessekretæren. Bemærkninger I feltet begrundelse kan man indsætte det kontor, der foretager udmeldelsen. Man kan også indsætte en begrundelse, f.eks. ”Undervisningsforløb afsluttet”, som bruges af EVU. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. SU‼ Husk at give den studerende besked om udmeldelsen, og om at SU’en stopper automatisk ved afbrydelsesdatoen. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af FTRI Fortryd indskrivning IK + SK Denne ophørsårsag bruges kun, hvis AFST, EJFM og EJAC ikke er dækkende. Bemærkninger Normalvis kan ”forkert registrerede” rammer slettes (SHIFT F6). Denne årsag må kun anvendes, hvis udmeldelse sker før studiestart. SU‼ SU stopper automatisk pr. indskrivningsdato. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af EJFM Ikke fremmødt IK + SK Anvendelse Denne ophørsårsag bruges til at udmelde studerende, der ikke er mødt op ved studiestart. Bemærkninger SU‼ SU stopper tilbage til starttidspunktet (1.9), hvilket betyder tilbagebetalingskrav. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFST Afbrudt af den studerende SK, EVU, IK og FAK Anvendelse Denne ophørsårsag bruges, når den studerende selv melder sig ud via STADS-Selvbetjening. Bemærkninger Brug dato for modtagelse eller senere. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. Datoen for afmelding af tilmeldinger ved studieophør skal være samme dato, som datoen for studieophør. SU‼ SU stopper automatisk pr. udmeldelsesdato. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af DØD Personen er død CPR-registeret Anvendelse Bemærkninger Denne udmeldelse sker automatisk via de daglige overførsler fra CPR-registeret. 39 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Udmeldelsesårsager, der anvendes af Fakultetskontorerne Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFSK AFIN SLUT AFST DØD Afbrudt ved studieskift Afbrudt af institutionen Afsluttet Afbrudt af den studerende Personen er død FAK og EVU SK, EVU, IK og FAK FAK SK, EVU, IK og FAK (Ph.d’er) CPR-registeret Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFSK Afbrudt ved studieskift FAK og EVU Anvendelse Denne ophørsårsag bruges ved studieskift (skift fra en ramme til en anden). Bemærkninger Se afsnit 2.1 omkring ”Rammeskift ved studieskift”. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFIN Afbrudt af institutionen SK, EVU, IK og FAK Anvendelse På fakultetskontorerne bruges denne ophørsårsag f.eks. i forbindelse med spøgelsesjagt, 24 mdr.-reglen, ikke-bestået 1-års prøve, opbrugt prøveforsøg samt manglende praktikaftale. På EVU bruges den f.eks. i forbindelse med udskrivning ved betalingsperiodens udløb. På studiekontoret bruges denne årsag bl.a., hvis den studerende får SU fra anden institution eller via besked fra uddannelsessekretæren. Bemærkninger I feltet begrundelse kan man indsætte det kontor, der foretager udmeldelsen. Man kan også indsætte en begrundelse, f.eks. ”Undervisningsforløb afsluttet”, som bruges af EVU. Husk at sige JA til at afmelde alle tilmeldinger. SU‼ Husk at give den studerende besked om udmeldelsen, og om at SU’en stopper automatisk ved afbrydelsesdatoen. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af SLUT Afsluttet FAK Denne ophørsårsag bruges, når der udstedes bevis. Bemærkninger Dato for sidste beståede eksamensaktivitet indsættes. Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFST Afbrudt af den studerende SK, EVU, IK og FAK (Ph.d’er) Anvendelse Denne ophørsårsag bruges, når den studerende selv melder sig ud via STADS-Selvbetjening. Bemærkninger Brug dato for modtagelse eller senere. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. Datoen for afmelding af tilmeldinger ved studieophør skal være samme dato, som datoen for studieophør. SU‼ SU stopper automatisk pr. udmeldelsesdato. 40 Vejledning i indskrivning, skift og ophør Forkortelse Udmeldelsesårsag DØD Personen er død december 2013 Bruges af Anvendelse Bemærkninger Denne udmeldelse sker automatisk via de daglige overførsler fra CPR-registeret. Udmeldelsesårsager, der anvendes af Sekretariatet for Efter- og videreuddannelse Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFSK EJBE AFIN AFST DØD Afbrudt ved studieskift Ikke betalt Afbrudt af institutionen Afbrudt af den studerende Personen er død FAK og EVU EVU + IK SK, EVU, IK og FAK SK, EVU, IK og FAK CPR-registeret Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFSK Afbrudt ved studieskift FAK og EVU Anvendelse Denne ophørsårsag bruges ved studieskift (skift fra en ramme til en anden). Bemærkninger Se afsnit 2.1 omkring ”Rammeskift ved studieskift” Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af EJBE Ikke betalt EVU + IK Anvendelse Denne ophørsårsag bruges, når den studerende ikke har betalt. Bemærkninger Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFIN Afbrudt af institutionen SK, EVU, IK og FAK Anvendelse På fakultetskontorerne bruges denne ophørsårsag f.eks. i forbindelse med spøgelsesjagt og ”ikke-bestået” 1-års prøve. På EVU bruges den f.eks. i forbindelse med udskrivning ved betalingsperiodens udløb. På studiekontoret bruges denne årsag bl.a., hvis den studerende får SU fra anden institution eller via besked fra uddannelsessekretæren. Bemærkninger I feltet begrundelse kan man indsætte det kontor, der foretager udmeldelsen. Man kan også indsætte en begrundelse, f.eks. ”Undervisningsforløb afsluttet”, som bruges af EVU. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. 41 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af AFST Afbrudt af den studerende SK, EVU, IK og FAK Anvendelse Denne ophørsårsag bruges, når den studerende selv melder sig ud (ved skriftlig tilkendegivelse). Bemærkninger Brug den dato, den studerende har skrevet udmeldelsen. Brug dato for modtagelse eller senere. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. Datoen for afmelding af tilmeldinger ved studieophør skal være samme dato, som datoen for studieophør. Forkortelse Udmeldelsesårsag DØD Personen er død Bruges af Anvendelse Bemærkninger Denne udmeldelse sker automatisk via de daglige overførsler fra CPR-registeret. Vær opmærksom på uoverensstemmelse mellem valgt årsag (f.eks. SLUT) og rammens endelige status. Hvis man indsætter status SLUT (afsluttet), må rammen ikke stå som Afbrudt, når man har bekræftet. Hvis dette sker, skal man tjekke regler på ramme/studieordning igennem, for at se, hvad der går galt. 42 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 3.2 Annullering af udmeldelse For at annullere en udmeldelse skal man stå i blok 4 ”Udmeldelsesblok”, her trykker man Alt+8. (skærmbilledet ser således ud) SU‼ Ved annullering af udmeldelser får de studerende krav om tilbagebetaling af SU. Fakultetskontorerne og Studiekontoret skal derfor give SU-kontoret besked inden en annullering foretages. Har man brugt en forkert udmeldelsesdato/tastefejl, SKAL man også give besked til SU-kontoret. 43 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 3.3 Jobbestilling af udmeldelse for en gruppe af studerende Jobbet RAUDMLD (Automatisk udmeldelse af studerende i gruppe) kan anvendes til at udmelde flere studerende (opret en gruppe af studerende). Billedet til jobbestilling ser således ud: Følgende afgrænsninger skal udfyldes: Gruppe af studerende: Dato: Udmeldelsesårsag: Brug værdilisten F9 Udskriv bekræftelse: Tast j for ”ja” og n for ”nej” Sortering: Tast c for ”CPR-nummer”, n for ”navn” og s for ”studienummer” Med udmeldelsesårsag: Tast j for ”ja” og n for ”nej” Udmeldelsesbegrundelse: Brug værdilisten F9 Tilmeldinger afmeldes: Tast j for ”ja” og n for ”nej” 44 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 4. Vejledning til registrering af orlov Orlov registreres af studiekontoret (SK) samt Internationalt Kontor (IK). For den studerendes vedkommende søges der om orlov via STADS-Selvbetjening. Orlov gives fra institutionen og ikke ”kun” for en ramme. Orlov gives max et år på bachelordelen og max et år på kandidatdelen – med mindre der er helt specielle grunde til andet (barsel, sygdom, værnepligt eller andet). Årsagerne jf. nedenstående. Datoer som registreres i forbindelse med orlov skal afspejle den studerendes færden. Datoerne har samtidig en stor betydning for gruppedannelse, statistik, SU/dagpenge og den samlede beståelsestid for uddannelserne. Orlov registreres i skærmbilledet RA013 Orlovsbevilling: Rammer → Udmeldelse, orlov og bevis → Orlov. 45 Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013 5. Arb.gang for behandling af kontrakter for aktiverede og revalidender (studiekontoret) Kontrakter for AF- eller Kommune-aktiverede/revalidender sendes for ordinære studerende til Studiekontoret. For studerende på Åben Uddannelse sendes de til EVU. 1. Kontrakterne udfyldes og underskrives og kopi arkiveres i den aktuelle mappe (cpr.nr.orden). 2. Originalen returneres til AF eller Kommune – bilagt brev fra Ole Garsdal - brev af 3. marts 2003 (kopier af brevet sidder i den aktuelle mappe). Taksterne findes I det takstkatalog, som Bo H. Tomasen/Ole Garsdal har kreeret: Takster per STÅ for uddannelser under VTU og UVM 2013 som fastsat i Finansloven. Med eksempler på uddannelser: O:\Studiekontor\Aktiverede. Alle takster er for ét studieår. 3. Ole Garsdal og Bo H. Tomasen fremsender mail med de nye takster – denne mail modtages ved årsskiftet. 4. Sagerne sættes i mappen i personnummerorden. 5. Oplysningerne registreres i STADS RA047 (rammer/orlov/ophør/aktiverede). Rekvirenttypen angiver, om det handler om Aktiverede eller revalidender. Opdateringen afspejler den aktiverede periode(r). Rekvirent angiver den aktiverende myndighed. 6. Eannr. for den aktiverende myndighed angives i kommentarfeltet. 25.11.2013/AL 46
© Copyright 2024