Kuntarekry.fi Säästää kustannuksia ja tuo tehokkuutta KL-Kuntarekry Oy / Tuula Nurminen 1 10.9.2014 Mitä Kuntarekry tarjoaa – Tukea kunnille, kuntayhtymille ja kuntaomisteisille yhtiöille rekrytoinnin toteuttamisessa ja kehittämisessä – Teknisen alustan • Perusrekrytointien hoitamiseen • Lyhytaikaisten sijaisuuksin hallinnointiin – Työpaikkailmoitusten julkaisukanavan, ww.kuntarekry.fi – Näkyvyyttä työnantajuudelle • Ainoa kunta-alan työpaikkoihin keskittyvä rekrytointisivusto – Rekrytointiprosessien hoitamista – Koulutusta ja konsultointia em. asioihin – Ratkaisuja HR-toimintoihin, KuntaHR 2 10.9.2014 Kuntarekry.fi Palveluntuottaja ja palveluiden käyttö – KL-Kuntarekry Oy • Omistaja Suomen Kuntaliitto ry • 1.10.2010 lukien – Palveluita käyttää yli 200 kuntatoimijaa, yli 11 000 henkilöä näiden työnantajien palveluksessa 3 10.9.2014 Kuntarekry.fi Nicholas Sarkkinen, diplomityö, LUT • Mitä hyötyjä sähköisellä rekrytointijärjestelmällä voidaan saavuttaa? • Miten sähköisellä rekrytointijärjestelmällä saavutettuja hyötyjä voidaan mitata? 4 10.9.2014 Kuntarekry.fi Tutkimusorganisaatiot A Toimiala Henkilöstömäärä B C Kunnat ja kaupungit Kunnat ja kaupungit Terveydenhuolto D Koulutus E F Terveydenhuolto Kunnat ja kaupungit 12500 1400 7000 563 4200 1200 heinä.11 5/2012 5/2013 1/2013 4/2011 3/2012 Käyttöoikeuksien määrä 903 201 451 16 239 30 Perusrekrytointien määrä vuodessa 783 91 100 49 400 238 Sijaisrekrytointien määrä vuodessa 4468 2100 6000 Ei käytössä 2000 - Järjestelmän käyttöönotto ajankohta Kuntarekry.fi Mitä ovat e-rekrytointijärjestelmän hyödyt? 1. Nopeus 2. Tehokkuus 3. Tavoitettavuus 4. Laatu 5. Työnantajakuva Kustannustehokkuus NOPEUS (Nicholas Sarkkisen diplomityö) Rekrytoinnin läpimenoaika Perinteinen Sähköinen Täyttölupa Ilmoituksen tekeminen Ilmoituksen julkaisu Hakuaika Hakemusten käsittely Haastattelut Valinnasta ilmoittaminen Raportit Otteita Nicholas Sarkkisen diplomityöstä • Espanjalaistutkimuksen mukaan yhden rekrytoinnin kustannus perinteisillä menetelmillä sanomalehtiilmoituksineen vuonna 2011 maksoi 6 100,20 euroa. Kun rekrytointi suoritettiin sähköisesti, oli yhden rekrytoinnin keskimääräinen kustannus 751,25 euroa. Yhden avoimen työpaikan täyttämiseen käytettiin perinteisellä tavalla yli kahdeksan kertaa enemmän resursseja. (Pin & al., 2011, s. 39) 8 10.9.2014 Kuntarekry.fi Otteita Nicholas Sarkkisen diplomityöstä • vuonna 2000 Espanjassa perinteisen rekrytointiprosessin nähtiin kestävän keskimäärin 45 päivää kun sähköisellä rekrytointijärjestelmällä prosessi kesti hieman yli 20 päivää. Kun prosessia tarkasteltiin kokonaisuudessaan, kolme osa-aluetta rekrytoinnissa nopeutuivat. – Ilmoituksen julkaisu – Ilmoitukseen vastaaminen – Hakemusten käsittely • Kuntarekryn asiakkaiden keskuudessa on päästy 45 päivästä 30 päivään 9 10.9.2014 Kuntarekry.fi Tehokkuutta sijaisuuksien hallintaan – Sähköinen sijaisrekisteri, enemmän henkilöitä kuin kenenkään yksittäisen esimiehen omalla listalla – Huomattavaa tehokkuutta tekstiviestiavusteisella työhön kutsulla – voit soittaa vain yhdelle ihmiselle kerrallaan – Vielä helpompi on julkaisu keikkakalenteriin, josta hakija voi ilmoittautua tai jopa kiinnittää itsensä sijaisuuteen – Mitä säännöllisemmin esimies käyttää palvelua sen paremmin saavat sijaisia – Raportit ja tilastot 10 10.9.2014 Kuntarekry.fi SIJAISUUDEN TÄYTTÖ (Nicholas Sarkkisen diplomityö) Lyhytaikaisten sijaisuuksien hallinta Perinteinen Sähköinen Sijaistarpeen luominen Sijaisten kontaktointi Sijaisrekisterin ylläpito Raportit TEHOKKUUS Työnhakija Manuaaliset prosessit automatisoituu Esimies Rekrytoija Standardi täyttölupaprosessi Valmiit ilmoituspohjat Automaattinen julkaisu useammassa mediassa Sähköiset hakemuksten vastaanotto Hakemusten luokittelu ja läpikäynti Hakijayhteenvedon luominen Kommunikointi ja viestintä Raportit Prosessien luotettavuus Hakemusten säilyttäminen TAVOITETTAVUUS & LAATU TYÖNANTAJAKUVA Miten hyötyjä tulisi mitata? Kategoria Strategiset Mittari Hakemusten määrä per työpaikka, pätevien hakijoiden osuus, työpaikkojen täyttö %, käyttäjien tyytyväisyys järjestelmään, sijaisreservin koko, passiivisten hakijoiden määrä. Operatiiviset Rekrytointiprosessin tehokkuus, rekrytoinnin läpimenoaika, sähköisten rekrytointien osuus, paperihakemusten määrä, sijaisuuksien määrä, sijaisuuksien täyttö %. Taloudelliset Yhden rekrytoinnin kustannukset, järjestelmäkustannukset, koulutuskustannukset, tekstiviestikustannukset. Tavoitteet Mittari Tavoitearvo Mitattu arvo Rekrytointiprosessin tehokkuus, nopeus Rekrytoinnin kustannustehokkuus Sijaisten saatavuus Hakijoiden laatu Läpimenoaika Cost-Per-Hire Sijaisuuksien täyttö-% Kelpoisten hakijoiden osuus < 40 päivää > 10 000 € > 80 % > 50 % 30,9 8 000 € 65 % 60 % Toimenpiteet Tulosten arviointi − Tässä diplomityössä sähköisestä rekrytoinnista on annettu varsin ruusuinen kuva, se tuntuu olevan täydellinen ratkaisu rekrytointiprosessin tehostamiseksi. − Sitä se parhaimmillaan onkin, mutta vain jos sen käyttöönottoon sitoudutaan läpi koko organisaation. On ensiarvoisen tärkeää että organisaatiossa vallitsee yhteinen tahtotila uuden järjestelmän käyttöönotolle. Samalla vanhoista käytännöistä pitää pystyä luopumaan. Myös järjestelmäkoulutus on erittäin tärkeää onnistumisen kannalta. 10.9.2014 16 Jotta investointi tuottaisi taloudellista hyötyä, sitä tulee käyttää oikein, oikeaan tarkoitukseen! Todellista hyötyä – Rehtoreiden kommentteja sijaisuuksien hallinnan tehokkuudesta – www.kuntarekry.fi/rehtorit – Muita asiakaskokemuksia – www.kuntarekry.fi/asiakasreferenssit – www.kuntarekry.fi/asiakaskokemuksia 18 10.9.2014 Kuntarekry.fi KIITOS! Ammattilaisten työkaluksi ammattimaiseen rekrytointiin Tuula Nurminen tuula.nurminen@kuntarekry.fi 050 597 2791 20 10.9.2014