SÄHKÖVERKON ISÄNNÖINNIN TIETOPALVELU Tuotekuvaus 2013 Tietopalvelu tiivistettynä  Sähköverkon isännöinnin tietopalvelu sisältää urakoitsijan käyttöön kehitetyt sovellukset työnohjaukseen, tuntikirjanpitoon ja laskuttamiseen.  Tietopalvelu on asiakkaan kokonaisvaltaista palvelua kattaen työkalut toimistolla työskentelyyn sekä käyttäjätuen ja palvelun ylläpidon. Urakoitsijan ei tarvitse investoida omiin palvelimiin, vaan sovellukset toimivat Tietomekan palvelimilla ns. pilvipalveluna.  Tietopalvelun avulla urakoitsija voi esim. seurata reaaliajassa töiden etenemistä, optimoida henkilöstön työajan käyttöä, todentaa jälkikäteen tehdyt toimenpiteet ja ajankohdat sekä suoraviivaistaa tiedonkulkua niin, että toiminta tehostuu.  Edellyttää urakoitsijalta toimistolla Internet -päätelaitteen Yleiskuvaus Tietomekka Oy tarjoaa sähköverkon isännöintiin toiminnanohjauksen tietopalvelua. Tietomekka on sopimussuhteessa päävastuulliseen urakoitsijaan. Tietopalvelun avulla urakoitsija saa käyttöönsä sovellukset mm.        työnohjaukseen ja -seurantaan tuntikirjanpitoon töiden aikataulun toteutumisen seurantaan laskuttamiseen rekisterien ylläpitoon (asiakkaat, oma henkilöstö, tuotteet) dokumenttien hallintaan (kokousasiakirjat, ohjeet yms.) sisäiseen tiedottamiseen Tietomekan toiminnanohjauksen tietopalvelu pitää sisällään toiminnassa tarvittavat     toiminnan laadunhallinnan kanssakäymisportaalin laitteistot ja ohjelmistot asiantuntijoiden käytönaikaisen tukipalvelun reaaliaikaiset tiedonvarmistukset tietojärjestelmien ylläpidon Hyödyt Tietopalvelun tarkoitus on tuoda urakoitsijan käyttöön sähköinen toimintamalli, joka mahdollistaa joustavan, laadukkaan ja systemaattisen yhteistyön urakoitsijan, aliurakoitsijoiden ja tilaajan kesken. Tietopalvelun avulla suoraviivaistetaan tiedonkulkua niin, että päällekkäiset työt poistuvat ja toimistotyön tarve vähenee. Työntekijät kirjaavat tietopalveluun tehdyt työyksiköt ja -tunnit toimistokäyttöliittymällä. Näin tilausten tiedot päivittyvät työn etenemisen mukaan. Tilausten tiedot sijaitsevat keskitetysti yhdessä paikassa ja ovat käytettävissä mistä tahansa web-selaimella. Tietopalvelu sisältää sähköiset rajapinnat tilaajaan sekä tilitoimistoon. Tilaajan rajapinta käsittää tilausten tehtävien automaattisen välittämisen UBL-sanomina. Tilaajalle lähetetään ilmoitus töiden aloittamisesta, valmistumisesta ja tehdyistä yksiköistä liitetiedostoineen saman rajapinnan kautta. Tehdyistä töistä muodostetaan tietopalvelussa laskut sähköisesti ja lähetetään tilitoimiston rajapintaan. Laskuihin voidaan sisällyttää projekti- ja kustannuspaikkatietoa, jota tilitoimisto voi hyödyntää erilaisissa seurantaraporteissa. Myös työntekijöiden työtunnit ja päivärahat voidaan välittää sähköisesti tilitoimistoon palkan maksua varten. Sopimuksemme ovat lähtökohtaisesti kumppanuushenkisiä ja pyrkimyksenä on mahdollistaa hyvä kehittämisen ilmapiiri, luottamus ja edellytykset pitkään jatkuvalle asiakassuhteelle. Toimintaympäristössä tapahtuu jatkuvasti muutoksia ja esimerkiksi tilaajaorganisaatioiden vaatimukset ja toimintamallit saattavat tuoda muutoksia, jotka heijastuvat tietopalveluihin ja niiden sopimusehtoihin. Tällöin sopimusten tulee olla joustavia muutosten mahdollistamiseksi ja sekä asiakkaan että toimittajan toimintaedellytysten turvaamiseksi. Tekninen toteutus Tietopalvelukokonaisuuteen kuuluu toiminnanohjauksen Internet -palvelinympäristö ohjelmistoineen. Toiminnanohjauksen tietopalvelun käyttö tapahtuu Web -selaimen avulla ja on siten laitteisto- ja ohjelmistoriippumatonta. Palveluun pääsyn hallinta ja käyttäjän tunnistaminen tehdään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Tietopalvelun järjestelmäkokonaisuuden ylläpidosta (päivitykset, tietojen varmistukset yms.) huolehtii Tietomekka Oy. Tilaaja lähettää tietojärjestelmästään tilaukset elektronisesti tiedonvälityspalvelun tarjoajan kautta Tietomekan ftp-palvelimelle standardimuotoisina UBL-sanomina. UBL (Universal Business Language) on XML-pohjainen esitystapa kaupan asiakirjojen siirtämiseksi elektronisesti ja standardimuotoisesti kauppatapahtuman osapuolten välillä. Saapuvat tilaussanomat puretaan ja tallennetaan Tietomekan tietopalveluun. Tehdyt työtehtävät tallennetaan tietopalveluun toimisto- tai maastokäyttöliittymän avulla. Tietopalvelusta lähetetään työn valmistumisilmoitus sekä toimitusluettelo UBL-sanomana tilaajalle. Tietopalvelussa sovelletaan TIEKE –sanomastandardia. Elenia Oy:n työtilausprosessi on toteutettu ko. yrityksen laatimaa sanomastandardin soveltamisohjetta noudattaen. Sanomalajeina ovat tällä hetkellä käytössä työtilaus, tilausmuutos, tilausperuutus, tilauksen vastaanottokuittaus, työn alla/valmis- ilmoitus, toimitusluettelo, tiedoksianto, tarjouspyyntö ja tarjous. Toimistokäyttöliittymä Toimistokäyttöliittymänä on helppokäyttöinen web-sovellus. Tietopalvelun käyttöön riittää internet-selain ja nettiyhteys. Tietopalvelussa tietojen esittämisessä käytetään dynaamisesti suurennettavaa teemakarttaa ja tekstimuotoista taulukoitua tietoa. Tietoja haettaessa käyttäjä voi asettaa rajausehtoja haluamallaan tavalla. Työntekijöille on määritelty roolit joiden mukaisesti tietoja on käytettävissä. Palvelussa on käytössä kolme roolia: Työnjohtaja, aluevastaava ja asentaja. Työnjohtaja-rooliin kuuluva henkilö hallitsee kaikkia palvelun tietoja, aluevastaavalla on tarkastus- ja hyväksymisoikeudet oman alueensa töihin ja asentaja käsittelee vain hänelle osoitettuja töitä. Aliurakoitsijalle voidaan antaa pääsy tietopalveluun jolloin tietopalvelua voidaan hyödyntää tiedon jakamisessa ja tehtyjen töiden kirjaamisessa. Aliurakoitsijalla on pääsy vain hänelle osoitettuihin töihin. Aliurakoitsijan oikeudet voidaan jakaa työnjohtaja ja asentaja rooleihin. Toimistokäyttöliittymä sisältää seuraavat osat: Ilmoitustaulu  viestit organisaation henkilöstölle Kaupalliset  tarjouspyynnöt  tilaukset  muutos- ja lisätyötarjoukset  arkistointi  ostotilaukset  vakuudet Toiminnan suunnittelu  tehtävät  tilatut työyksiköt  projektien hallinta  näkymä työntekijöiden suunniteltuihin tehtäviin viikoittain  tiedoksiannot Kirjaukset  yksikkö- ja aikaperusteiset Ylläpito  asiakasrekisteri  henkilötiedot  kalusto  kustannuspaikat ja -lajit  vastuualueet  työtyypin määritys  sähköposti-ilmoitukset Rajapinta  laskut  työaikailmoitukset  raportoitavat työt Dokumentit  palvelun dokumentit  kehittämiset  kokousmuistiot  kululaskut  toimittaja-arviointi ja -seuranta  vaara/läheltäpiti –tilanteet  keskeytyspyynnöt   pöytäkirjahaku laatuseurantaraportti Yhteystiedot Sähköverkon isännöinnin tietopalvelusta lisätietoa antavat  toimitusjohtaja Keijo Pulkkinen, 040 8212646, keijo.pulkkinen(at)tietomekka.fi  tuotepäällikkö Ilkka Juusola, 040 5305517, ilkka.juusola(at)tietomekka.fi