1. No category

Sivu 1 / 6
MITÄ JOKAISEN YRITTÄJÄN TULISI TIETÄÄ KIRJANPIDOSTA?
1.12.2011
Tilitoimisto on yrittäjän arvokkaimpia yhteistyökumppaneita. Aktiivinen ja ennakoiva yhteistyö
tilitoimiston ja yrittäjän välillä tuo turvaa yrittäjälle sekä realisoituu usein myös kulusäästöksi.
Tilitoimiston ammattitaidosta kannattaa ottaa kaikki hyöty irti ja parhaiten se onnistuu, kun
yrittäjä itsekin hallitsee hallinnon ja verotuksen kiemuroista ainakin perusasiat. Alle on koottu
keskeiset osat siitä, miten yrittäjä itse voi sujuvoittaa kirjanpitäjän työtä ja mitä hänen itsensä
tulisi ymmärtää kirjanpito- ja verolainsäädännöstä.
TILITOIMISTOLLE TOIMITETTAVA KIRJANPITOMATERIAALI
TILIOTE
Kirjanpidon laatimisen pohjana on tiliote, joka Suomen Talousverkon tapauksessa välittyy
sähköisesti suoraan Netvisoriin päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Muussa tapauksessa
tiliotteet toimitetaan kirjanpitäjälle. Tämä koskee kaikkia yrityksen tilejä.
Jokaista tiliotteen tapahtumaa muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta tulee vastata
tosite, joka on esim. lasku, kuitti tai sopimus ja joka toimitetaan kirjanpitäjälle. Esimerkiksi
pankin palvelumaksuista ja verotilimaksuista ei tarvita erillistä tositetta ja maksukorttitilityksistä
riittää tositteeksi myynnin kuukausiyhteenveto.
Kirjanpitäjän työ nopeutuu, kun aineisto on järjestelty tiliotteen tapahtumien mukaiseen
järjestykseen ja varmistuttu siitä, että kaikki tarvittavat paperit ovat mukana.
Sähköisessä myynti- ja ostoreskontrassa aineisto on suoraan kirjanpitäjälle helposti
käsiteltävässä muodossa ja osa automaattisesti tiliöityinä.
MYYNTILASKUT
Kuukauden aikana laaditut myyntilaskut toimitetaan kirjanpitäjälle numerojärjestyksessä
tai yhteenvetoraportti erillisestä laskutusjärjestelmästä. Mikäli käytössä on Netvisorin
myyntilaskutus ja –reskontra, muodostuvat tiedot suoraan kirjanpitoon. Kassajärjestelmästä
toimitetaan myyntiraportti, joka on kassakladin liitteenä. Mikäli yrityksellä on käteistä rahaa,
on tästä laadittava päiväkohtainen selvitys ns. kassakirja tai kassakladi. Tilitoimistosta
saa tätä tarkoitusta varten sopivan excel-pohjan.
Jos elinkeinonharjoittaja (toiminimi) saa suorituksia yksityisesti yritystoimintaan liittyen, myös
tositteet näistä tapahtumista liitetään mukaan. On suositeltavaa, että kaikki rahaliikenne
ohjataan yrityksen nimissä olevalle tilille.
OSTOTOSITTEET
Ostolaskut voidaan kirjata joko laskun päivämäärän mukaiselle kuukaudelle kuluksi ja
ostovelaksi tai suoraan kuluksi tiliotteen maksupäivän mukaan. Laskun tulee olla osoitettu
yritykselle, jotta arvonlisäverovähennyksen edellytykset täyttyvät. Nimen tulee olla
Suomen Talousverkko Oy
Televisiokatu 1-3, 00240 Helsinki
puhelin 010 397 6700, faksi 010 397 6701
www.talousverkko.fi
Sivu 2 / 6
oikein ja täydellisesti kirjoitettuna joko yrityksen nimi tai aputoiminimi. Laskulla tulee
olla myös myyjän erittely laskun sisältävästä arvonlisäverosta, myyjän y-tunnus ja
merkintä alv-rekisteriin kuulumisesta.
Mikäli käytössä on Netvisorin sähköinen ostolaskujen käsittely ja maksatus, ovat ostolaskut
valmiiksi järjestelmässä kirjanpitäjän tiliöitäviksi. Paperilla toimitetaan vain mahdolliset muut
kuitit ja tositteet.
Pankkikorttiostosten kuiteista liitetään mukaan se kappale, joka sisältää myyjän
arvonlisäveroerittelyn. Kirjanpitäjältä saat kuittipohjan, johon voidaan liittää myös
tapahtumaan liittyvä lisäselvitykset.
Luottokorttilaskun liitteenä tulee olla kaikki laskuun liittyvät ostokuitit, joista selviää
tarkemmin tapahtumien sisältö. Jos yrittäjä tai työntekijä on maksanut ostoksia omalla
rahallaan, liitetään maksutilitykseen mukaan alkuperäinen kuitti, kuten myös yrityksen
pankkikortti- ja luottokorttitapahtumiin. Lämpöpaperikuitit tulee aina kopioida kuittipohjaan.
Tämän työn voi tehdä itse tai jättää sen kirjanpitäjän tehtäväksi.
Laskuun tai kuittiin voi kirjoittaa lisätietoa hankinnan liittymisestä yritystoimintaan ja
samalla tiliöintiavuksi kirjanpitäjälle. Tämä on tärkeää etenkin silloin, kun tositteesta ei
ole helposti ymmärrettävissä ostetun palvelun tai hyödykkeen laatua.
KASSATOSITTEET
Liitetään aineistoon mukaan kopio kassakirjan sivusta tai excelissä laadittu kassakladi.
Mukaan laitetaan kassajärjestelmästä tulostettu kuukausiraportti ja kassasta maksettujen
ostosten ostokuitit. Maksukorttien lähetysraportit voidaan arkistoida myös yrityksen omissa
tiloissa. Lämpöpaperiraporteista tulee ottaa valokopiot ja ne säilytetään kuuden vuoden ajan.
Kassakladin loppusumman tulee vastata kassassa olevaa fyysistä rahamäärää kuukauden
lopussa. Mikäli näiden summien välillä on ero, on ero selvitettävä. Saldo siirtyy sellaisenaan
seuraavan kuukauden avaavaksi saldoksi.
MUUT TOSITTEET
Mikäli yritys hoitaa itse palkanlaskennan, tulee kirjanpitoon toimittaa palkkatositteet. Muita
mahdollisia tositteita ovat esim. vuokrasopimuksen perusteella maksettavat tai perittävät
vuokrat, lainasopimukset jne. Tilitoimistoon on hyvä toimittaa kaikki liiketapahtumiin liittyvät
sopimukset arkistoitavaksi ja tiedoksi kirjanpidon, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimista
varten.
Tieto varaston arvosta toimitetaan kirjanpitäjälle sovitulla aikajänteellä, näin saadaan
tulosvaikutus varastonmuutoksista näkyviin raporteille.
ARKISTOINTI
Kirjanpito perustuu tositteisiin ja kaikki tositteet ovat lakisääteistä arkistointivelvollisuuden alaista kirjanpitoaineistoa, joka tulee säilyttää kuuden vuoden ajan.
Suomen Talousverkko Oy
Televisiokatu 1-3, 00240 Helsinki
puhelin 010 397 6700, faksi 010 397 6701
www.talousverkko.fi
Sivu 3 / 6
Myös tarjoukset, liikekirjeenvaihto. pöytäkirjat, asiakassopimukset ja muut vastaavat
asiapaperit tai sähköiset tiedostot ovat osa yrityksen tositeaineistoa. Nämä yrittäjän tulee itse
arkistoida asianmukaisella tavalla.
MYYNTILASKUTUS
Myyntilaskut numeroidaan juoksevalla katkeamattomalla numeroinnilla. Numerosarjoja
voi olla tarvittaessa useampia. Jotta kaikki säädetyt laskuvaatimukset tulisivat täytettyä, on
hyvä käyttää laskutusohjelmaa, jossa nämä asiat on automaattisesti huomioitu. Mikäli
myyntilaskutus on määrältään vähäistä, voi turvautua vaikka www.mezo.fi ilmaisohjelmaan.
Itse laadittu laskupohja on hyvä tarkastuttaa kirjanpitäjällä ennen sen käyttöönottoa.
Kesken tilikautta myyntilaskut voidaan viedä kirjanpitoon laskutuspäivän mukaiselle kaudelle.
Tilinpäätöksessä kirjanpito kuitenkin oikaistaan suoriteperusteiseksi ja jaksotetaan myynnit
oikeille tilikausilleen laskutuspäivästä riippumatta, sen mukaan, milloin tavara tai palvelu on
tosiasiallisesti luovutettu ostajalle. Kirjanpitäjälle tulee toimittaa tilinpäätöshetkellä tieto
mahdollisesti vielä laskuttamattomasta mutta päättyneelle tilikaudelle kuuluvasta myynnistä.
OSTOJEN VEROVÄHENNYKSET
Ostot
ovat
pääsääntöisesti
verovähennyskelpoisia
sekä
tuloverotuksessa
että
arvonlisäverotuksessa. Oston tulee liittyä yrityksen liiketoimintaan ja tositteesta tulee
selvitä mm. tapahtuman luonne sekä sen sisältämä arvonlisävero.
Ostolaskun tulee olla yritykselle osoitettu. Omaan liiketoimintaan liittyviin
erityissäännöksiin
saa
perehdytyksen
omalta
kirjanpitäjältä
esim.
poikkeavat
arvonlisäverokannat myynnissä ja niihin liittyvät vähennysten rajoitukset.
NEUVOTTELUKULU VS.EDUSTUSKULU
Yritys voi osoittaa tavanomaista vieraanvaraisuutta asiakkaalleen/ yhteistyökumppanilleen
esim. kahvi- tai lounastarjoilulla. Nämä kulut ovat suhdetoimintana tulovero- ja
arvonlisäverovähennyskelpoisia. Oman henkilökunnan kesken pidetyt palaverit ovat taas
vähennyskelpoisia henkilöstökuluina ja kirjanpitäjän tai tilintarkastajan kanssa pidetyt palaverit
kokous- ja neuvottelumenoina.
Edustusmenot ovat menoja, joilla pyritään uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten
säilyttämiseen ja sopimus- ja muiden neuvottelujen edistämiseen. Edustuksen tulee kohdistua
asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin vastaaviin henkilöihin, joilla on vaikutusta
elinkeinotoimintaan. Edustaminen ei voi kohdistua vain yrittäjään itseensä tai tämän omaan
henkilökuntaan tai oman yrityksen johtoon. Yrittäjän tai työntekijän osallistuminen yrityksen
järjestämään edustustilaisuuteen sen sijaan on edustuskuluna käsiteltävä kulu. Edustuskulu ei
ole lainkaan arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoinen ja on tuloverovähennyskelpoinen 50
% osalta.
Edustuskuluja ovat yleensä ilta-aikaan tapahtuva tarjoilu (klo 18 jälkeen), lahjat, jotka eivät ole
alle 25 euron arvoisia ns. massalahjoja. Alkoholilahjat, päiväsaikaan tapahtuva
runsasmuotoisempi tarjoilu, matkat ja tapahtumat esim. golf, ovat edustusmenoja.
Suomen Talousverkko Oy
Televisiokatu 1-3, 00240 Helsinki
puhelin 010 397 6700, faksi 010 397 6701
www.talousverkko.fi
Sivu 4 / 6
Aina kun kysymyksessä on ruokatarjoilu, tilaisuus tai lahja, liitä tositteeseen mukaan lista
kohteena olevista henkilöistä ja heidän edustamistaan yrityksistä. Kysy kirjanpitäjältä
tarkempaa ohjeistusta neuvottelu- ja edustuskulujen väliseen linjanvetoon oman yrityksesi
kulujen osalta! Osa kuluista voi olla verovähennyskelpoisia kokonaisuudessaan ja osa ei edes
edustuskuluna yrityksen kirjanpitoon kelpaavaa kulua.
KONEET, KALUSTO JA MUUT PITKÄVAIKUTTEISET MENOT
Mikäli yritys hankkii käyttöönsä hyödykkeitä, joiden odotetaan tuottavan taloudellista hyötyä
useamman tilikauden ajan, kirjataan hankinta käyttöomaisuudeksi taseeseen. Tasearvo
alenee vuosittain poistojen suuruisella kirjauksella, joka on vastaavasti tuloslaskelmalla ja
veroilmoituksella kuluna. Poistoajat ja –menetelmät vaihtelevat hyödykkeen lajista riippuen.
Yleisimmin käyttöomaisuus on koneita, laitteita, kalustoa ja ajoneuvoja, jotka poistetaan 25 %
menojäännöspoistoin.
Alle kolmen vuoden kalusto voidaan kirjata kerralla tilikauden kuluksi. Tällöin kuitenkin
verotuskäytännössä edellytetään todellisen käyttöiän jäävän alle mainitun kolmen vuoden.
Pienhankintana voidaan kirjata tapahtumat hankintatilikauden kuluksi, vaikka hyödykkeen
taloudellinen pitoaika olisikin yli kolme vuotta. Pienhankintoja voi olla tilikaudella
maksimissaan yhteensä 2 500 euron edestä ja yksittäisen hyödykkeen hankintahinta on
maksimissaan 850 euroa.
VEROT JA NIIDEN VIIVÄSTYSMAKSUT
Maksettavat tuloverot eivät ole vähennyskelpoisia. Sen lisäksi mitkään julkishallinnolliset
rangaistusmuotoiset maksut ja viivästyskorot eivät ole vähennyskelpoisia. Vastaavasti
verohallinnon maksama hyvityskorko on verovapaata tuloa.
ENNAKKOPERINTÄREKISTERI
Kun yritys ostaa palveluita, tulee tarkistaa toimittajan kuuluminen ennakkoperintärekisteriin
www.ytj.fi . Mikäli yritys ei kuulu ennakkoperintärekisteriin tai on poistettu sieltä, tulee
ostolaskusta tehdä veronpidätys palvelun osuudesta ja tilittää pidätetty osuus suoraan
verottajalle. Mikäli lasku kuitenkin maksetaan täysimääräisenä toimittajalle, voi maksajalle
muodostua myöhemmin velvollisuus ylimääräiseen veronmaksuun, mikäli toimittaja jättää
omat veronsa hoitamatta.
VEROTILI - kausiveroilmoitukset
Suomen Talousverkko Oy
Televisiokatu 1-3, 00240 Helsinki
puhelin 010 397 6700, faksi 010 397 6701
www.talousverkko.fi
Sivu 5 / 6
Keskeisimmät verotilin kautta ilmoitettavat ja maksettavat verot ovat arvonlisävero sekä
työnantajan maksamat ennakonpidätykset ja sotu-maksut. Kaikki maksut verotilille voidaan
maksaa niitä toisistaan erittelemättä yhteisellä maksusuorituksella, verotoimiston lähettämää
viitenumeroa käyttäen.
Verotili on yrityksen virtuaalinen ’tili’, jonka saldoa kasvattavat yrityksen suorittamat maksut
sekä kertynyt hyvityskorko. Saldoa pienentävät ilmoitetut maksuvelvoitteet ja viivästysmaksut.
Kertynyttä saldoa voi käyttää hyväkseen seuraavissa maksuissa. Kirjanpitäjä näkee yrityksen
verotilin tilanteen ja tapahtumat www.vero.fi –sivujen verotilipalvelusta. Palvelussa voi myös
laskea kertyneen koron erääntyneelle saldolle.
ARVONLISÄVERO
Arvonlisäverot on ilmoitettava ja maksettava verotilille kohdekuukautta seuraavan toisen
kuukauden 12. päivään mennessä (esimerkiksi tammikuun arvonlisävero erääntyy
ilmoitettavaksi ja maksettavaksi 12. maaliskuuta). Kirjanpitäjä lähettää arvonlisäverosta
kausiveroilmoituksen ja sovitun työnjaon mukaisesti joko yrittäjä tai kirjanpitäjä suorittaa
maksun verotilille.
Pieni yritys voi hakeutua harvennettuun menettelyyn. Mikäli yrityksen liikevaihto on alle
50 000, voi yritys hakeutua neljännesvuosi-ilmoittajaksi tai vastaavasti alle 25 000 euron
liikevaihdolla vuosi-ilmoittajaksi. Näin maksut myös erääntyvät maksettavaksi vastaavina
ajanjaksoina.
HUOM!
Kirjanpitomateriaali tulee olla toimitettuna tilitoimistoon viimeistään kymmenen
arkipäivää ennen verotilin ilmoitus- ja maksupäivää.
Vain näin toimimalla tilitoimisto voi ottaa vastuulleen ilmoitusten jättämisen verottajalle
määräajan puitteissa.
TYÖNANTAJASUORITUKSET – Ennakonpidätykset ja sotu-maksut
Palkoista tehdyt ennakonpidätykset sekä sosiaaliturvamaksut erääntyvät ilmoitettavaksi ja
maksettavaksi verotilille palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivänä
(esimerkiksi tammikuun työnantajasuoritukset erääntyvät ilmoitettavaksi ja maksettavaksi 12.
helmikuuta). Työnjakomalleja on useita, yleensä palkanlaskennasta vastaava taho tekee
kausi-ilmoituksen ja ilmoittaa summan tiedoksi maksusta vastaavalle taholle.
Palkoista laaditaan myös työntekijäkohtaiset vuosi-ilmoitukset sekä vakuutuseläkevakuutusyhtiölle ilmoitukset maksetuista palkoista vuosittain tai kuukausittain.
VEROTILIN VIIVÄSTYSMAKSUT
Suomen Talousverkko Oy
Televisiokatu 1-3, 00240 Helsinki
puhelin 010 397 6700, faksi 010 397 6701
www.talousverkko.fi
ja
Sivu 6 / 6
Mikäli ilmoituksen jättäminen tai maksun suorittaminen verotilille viivästyy, seuraa tästä
viivästysmaksu ja/tai korko, joiden määrän verottaja lisää automaattisesti verotilille
odottamaan verovelvollisen maksusuoritusta.
YHTEISÖMYYNNIN ALV-ILMOITUS ns. YHTEENVETOILMOITUS
Jos yhtiöllä on palvelu- tai tavaramyyntiä EU-alueelle, tulee jättää yhteenvetoilmoitus
myyntikuukautta seuraavan kuukauden 20. päivä. Tämä on noin kolme viikkoa
aikaisemmin kuin velvollisuus ilmoittaa kotimaiset arvonlisäverot ja vaatii yrittäjää
toimittamaan tiedon myyntilaskutuksesta kirjanpitäjälle välittömästi kuukauden
päätyttyä.
Ilmoitus laaditaan yksittäisen asiakkaan tarkkuudella ja jokaisen asiakkaan VAT-tunnus näkyy
ilmoituksella omalla rivillään. Ilmoitukseen ei liity maksettavaa veroa, paitsi mahdollisesti siinä
tapauksessa, ettei asiakkaan VAT-tunnus ole voimassa tai oikeellinen. Toiseen EU-maahan
lähetettävässä yhteisömyyntilaskussa tulee näkyä sekä myyjän että ostajan VAT-tunnus.
Suomalaisten yritysten VAT-tunnus saadaan lisäämällä y-tunnuksen eteen FI ja ottamalla
väliviiva lopusta pois. VAT-tunnuksen voi tarkistaa osoitteessa www.vero.fi/vatnumerotarkistus , kerran vuodessa tehtävä tarkistus on verottajan taholta katsottu riittäväksi.
INTRASTAT TULLI-ILMOITUS
Yritys, joka harjoittaa yhteisöalueella tavaratuontia vuositasolla 200 000 euron tai vientiä
300 000 euron arvosta, tulee jättää tullille intrastat-ilmoitus kuukausittain. Ilmoitus jätetään
tuonti- tai vientitapahtumaa seuraavan kuukauden kymmenentenä arkipäivänä.
Nämä ohjeet on rakennettu viitteellisiksi apuvälineiksi. Ohjeissa mahdollisesti esiintyvät epätarkkuudet eivät
missään tilanteissa aiheuta palvelun tuottajalle korvausvelvollisuutta. Kirjanpidon toteuttamisessa
noudatetaan kulloinkin vallitsevaa lainsäädäntöä.
Suomen Talousverkko Oy
Televisiokatu 1-3, 00240 Helsinki
puhelin 010 397 6700, faksi 010 397 6701
www.talousverkko.fi