täällä - Ecom Oy
LOKAKUU 2013 ECOM ASIAKASLEHTI NRO. 2 ASIAKASPALVELU soittaa aina takaisin SIVU 6 TYÖ ON tehty vasta, kun se on LASKUTETTU Sivu 8 HUOVINEN: Pöytä ei enää täyty laskuttamattomista töistä SIVU 10 Sisällys 4 PÄÄKIRJOITUS 6–7 ASIAKASPALVELU Tyhmiä kysymyksiä ei ole 8 TEEMA Laskutus kuntoon ja rahat tilille 10 ASIAKKAAT Huovinen pääsi eroon muistilappuläjästä 12 ASIAKKAAT Ruotsalainen tekee asiat kerralla valmiiksi 14 TUOTTEET Ecom Monipankki helpottaa pankkirutiineja Julkaisija: Ecom Oy Hämeenkatu 26 B 20700 Turku www.ecom.fi Lehden tuotanto: Serus Media Oy Laukaantie 4 40320 Jyväskylä www.serus.fi Paino: Saarijärven Offset Oy lokakuu 2013 Kannen kuva: Timo Mäkipää ECOM LOKAKUU 2013 3 Pääkirjoitus Pääkirjoitus Laskutuksen näkökulmasta PROJEKTI PALKAT OSTAMINEN OSTOLASKUT LÄHETTEET LASKUTUS 1 2 3 4 Kuva: Tero Takalo-Eskola 4 ECOM LOKAKUU 2013 ECOM MONIPANKKI ECOMTILIT LVISNET LVISNET ECOM MONIPANKKI ECOM TILIT ECOM WEBI TARVIKETARJOUS MYYNTIRESKONTRA ECOM MONIPANKKI ECOM TILIT 0 ”Kun laskutus tehdään oikein, se kestää alle yhden minuutin.” Ohjelmistontoimittajana me olemme aina pyrkineet ymmärtämään yrityksen toimintaa ja arkea mahdollisimman hyvin. Tämä ohjelmistotoimittajan rooli on eräänlainen aitiopaikka, josta näkee hyvinkin erilaisia yrityksiä ja erilaisia toimintamalleja. Ja kun erilaisia yrityksiä on nähnyt tarpeeksi monia, osaa jo aika suurella todennäköisyydellä sanoa mitkä ovat niitä tärkeitä asioita, joita yrityksen tulisi hallita menestyäkseen. Suhteellisen pitkän matkan kulkeneena tiedän myös, ettei se auta ketään, että me tiedämme. Pitäisi löytää keinot siihen, että sama tieto kiinnostaisi myös yrityksen omistajia ja sen työntekijöitä. Pitäisi motivoida. Pitäisi osata avata keskustelu asioista, jotka ovat usein aika herkkiäkin. Uskon, että monen yrityksen vauhti olisi erilainen, jos me voisimme auttaa sitä ratkaisemaan edes yhden kipupisteistä, joita matkan varrella on jäänyt hiertämään. Kokemuksesta voin myös sanoa, että se on erittäin palkitsevaa työtä meille kaikille. Tässä asiakaslehdessä keskitytään yhteen olennaisimmista teemoista, jossa melkein jokaisella olisi petrattavaa - niidenkin, joilla se on kunnossa, on syytä tarkistaa, että se myös pysyy kunnossa. Tämänkertaisen Ecom-lehden pääteemana on laskutus. Se on haastava teema, Räsäsen portaiden ensimmäinen taso. 5 6 Kehittyminen edellyttää päätöksissä pysymistä Niille yrityksille, joilla laskutus toimii, on lähes kaikki laskutukseen liittyvä itsestään selvää. Ja niissä yrityksissä, joissa laskutus ei toimi, se estää muuten hyvää yritystä kehittymästä valioluokkaiseksi. Yhtä kaikki, laskutusprosessia on usein vaikea nähdä yhdeksi yritystoiminnan suurimmista haasteista. Me ecomilaiset olemme saaneet seurata monen yrityksen kehitystä erinomaisiksi yrityksiksi. On aina suuri kunnia olla mukana, kun yritys löy- RÄSÄSEN PORTAAT Räsäsen Portaat antavat keikkatyötä tekevälle yritykselle kehityssuunnitelman kohti tehokkaampaa arkea. Vasta kun porras on oikeasti tukeva, voidaan seuraavalle tasolle ponnistaa ilman sortumisen vaaraa. tää ilon esimerkiksi laskuttamisesta. Sekin on yksi askel, jonka kautta yritys kehittyy ottamaan vastaan uusia haasteita. Sitähän tämä on. Itsensä ja yrityksen haastamista kehittymään aina vain paremmaksi. Kun laskutus tehdään oikein, se kestää alle yhden minuutin. Laskutus on vain laskun tulostamista. Laskutus on lopputulos ja kaikki siihen liittyvä työ on tehty etukäteen valmiiksi. Kysymys on kaikkein eniten toimintatavoista. Jotta toimintatapoja voi kehittää, pitää tehdä päätöksiä – ja pysyä niissä. Laskutusta mietittäessä tärkeitä asioita ovat myyntihinnan muodostus, alennuskäytäntöjen automatisointi ja laskutusajankohta. Kun nämä asiat saattaa kuntoon, ovat laskutukseen liittyvät asiat jo pitkällä. Sillä ei vielä päästä minuutin kestävään laskuttamiseen. Se on kuitenkin alku. Minuutin kestävä laskutus tarkoittaa myös muiden portaiden läpikäyntiä ja opiskelua: lähetteiden käyttöä, ostolaskujen hyödyntämistä omassa laskutuksessa ja vielä asentajien käyttöön tarjottavien kenttätyökalujen hyödyntämistä. Nyt kuitenkin keskitytään laskutukseen ja sen parempaan hyödyntämiseen. Tämä on oltava kunnossa, jotta meillä on mahdollisuus tehdä laskuttamisesta iloinen asia. Jarmo Kähkönen Ecom Oy ECOM LOKAKUU 2013 5 Ecomin uutiset Ecomin uutiset Apuna arjessa Ecomin ajatusmaailmaan kuuluu, ettei asiakaspalvelu ole vain asiakkaalle tarjottavassa palvelussa havaittujen ongelmien korjaamista tai uusien palvelujen myymistä. Tavoitteena on auttaa asiakasta tekemään asiat paremmin. ”Se on koko talon juttu, että normaalin auttamisen lisäksi halutaan pönkittää asiakkaan toimintaa ja kertoa mikä olisi se seuraava askel, joka kannattaa ottaa. Tietenkin tämä riippuu aina tilanteesta eikä näitä tyrkytetä, se on semmoista luontevaa jutustelua työn lomassa”, Ojala sanoo. Kolmehenkisessä asiakaspalvelutiimissä on yhteensä noin parinkymmenen vuoden kokemus Ecomin asiakkaista. Kerätty tieto siirtyy talon sisällä, eikä jokaisen uuden ihmisen tarvitse opetella asioita alusta. Se on tärkeää, kun asiakasta yritetään neuvoa kiinnittämään huomiota omiin prosesseihinsa ja kehittämään niitä. ”Aika monta vuotta meillä meni siihen, että alettiin ymmärtää miten meidän asiakkaat toimivat ja mitkä ovat heidän kipupisteet. Aika yhteneväisiä haasteita monilla on ja nyt me osataan jo kertoa heille mitkä voisivat olla ne seuraavat askelet niin ohjelmiston käytössä kuin prosesseissa”, Kähkönen kertoo. Perään soitetaan Puhelimeen Ecomin asiakaspalvelussa ei aina vastata. Ruuhka-aikoina kaikkien puhelujen hoitaminen ei ole mahdollista, sen sijaan asiakkaalle soitetaan aina mahdollisimman pian takaisin. ”Meillä ei lähdetä siitä kuinka moneen puheluun ehditään vastaamaan. Yksi puhelu voi kestää tun- Jorma Häll jäi eläkkeelle nin ja toinen minuutin. Tarkoitus on saada kunkin asiakkaan ongelma kerralla hoidettua ja pyrkiä sitten pitämään soittoa odottavien lista mahdollisimman lyhyenä”, Kähkönen sanoo. ”Ollaan ajateltu, että se vapauttaa asiakkaan energiaa, kun hänen ei tarvitse jonottaa puhelimessa tai soitella ja kokeilla milloin pääsee läpi.” Ainakin toisaalla tässä lehdessä esiteltävän Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy:n henkilökunnassa Ecomin näkemystä asiakaspalvelusta pidetään toimivana. ”Ei ole ollut moitteen sijaa. Kun ennen Webin hankkimista kerroimme mikä meidän pulma oli, he osasivat heti kertoa millä työkaluilla se saataisiin korjattua. Semmoinen kuva on tullut, että siellä aika hyvin tiedetään minkälaisia meidän hommat on”, Mika Huovinen sanoo. Teksti: Jarmo Kähkönen / Kuva: Kaverinen Asiakaspalvelu soittaa aina takaisin Teksti: Iikka Hackman / Kuva: Timo Mäkipää ”Ecomin päässä homma varmaan vaatii hermoja, kun meillä näitä kysymyksiä riittää”, Mika Huovinen Pirkanmaalla toimivasta Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy:stä naurahtaa Ecomin asiakaspalveluun viitaten. Huoli asiakaspalvelun hyvinvoinnista on yleinen, ymmärrettävä – ja turha. Moni asiakas jättää soit6 ECOM LOKAKUU 2013 tamatta, kun oma ongelma tuntuu mitättömältä tai samaa asiaa on kysytty jo aikaisemmin. Todellisuudessa liian pieniä tai liian usein toistuvia kysymyksiä ei ole. ”Jos asia ei kysymisen jälkeen selviä, pitää soittaa uudestaan. Toistuvat kysymykset ovat meille merkki siitä, että asia on hankala ja sitä osaa järjestelmästä pitää kehittää hel- pommaksi”, Jarmo Kähkönen Ecomilta sanoo. ”On aika harvinaista, että saman päivän aikana kahdesti kysyttäisiin samaa asiaa. Soittamista ei kannata pelätä, meillä kaikki toivoisivat, että nekin asiakkaat soittaisivat, joista ei yleensä kuulla mitään. Olisi mukava kuulla miten heillä menee”, Tomi Ojala Ecomin asiakaspalvelusta jatkaa. Jorma Häll siirtyi virallisesti eläkkeelle toimitusjohtajan toimestaan Suomen LVIS-Tietoverkko Oy:ssä, joka tunnetaan paremmin nimellä LVISNet. Me Ecomissa tunnemme Jorman talotekniikka-alan taustavaikuttajana ja sähköisen kaupan kehittäjänä. Viimeiset parikymmentä vuotta Jorma on puurtanut saadakseen mahdollisimmat hyvät sähköisen kaupankäynnin edellytykset talotekniikka- alalle. Meille ohjelmistotoimittajille se on näkynyt siten, että sanomakuvaukset ovat nyt kaikkien alan tärkeimpien toimijoiden kesken yhteiset ja yhdessä sovitut. Suomeksi sanottuna olemme voineet luottaa yhteisiin sanomiin, jotka pelaavat yhteen kaikkien merkittävien LVIS-alan tukkuliikkeiden kanssa. Kun sanomakuvaukset aiemmin sovittiin tapauskohtaisesti, oli työmäärä nykyiseen verrattuna moninkertainen. Meille IT-alan ihmisille hyöty voidaan laskea tuhansissa työtunneissa. Talotekniikka-alan yritykset taas ovat saaneet luotettavan ja edullisen sähköisten sanomien välityspalvelun. Esimerkiksi ylivoimaisesti suurin osa LVIS-alan sähköisistä ostolaskuista kulkee LVISNet-palvelun kautta. Kiitos Jorma tekemästäsi työstä koko talotekniikka-alan puolesta. LVISNet jatkaa nyt Taina Liimataisen vetämänä kohti tulevia haasteita. ECOM LOKAKUU 2013 7 Teema Teema Laskutus Teksti: Jarmo Kähkönen / Kuva: Fotolia Ensimmäinen askel ylemmäs Suurin osa yrittäjistä hoitaa laskutuksensa hyvin. Kentälle jää kuitenkin vuosittain miljoonia laskuttamattomia euroja. Se on iso raha ja siksi iso huoli. Miten tehty työ saadaan muutettua rahaksi? Ensinnäkin: työ on tehty vasta sitten, kun se on laskutettu. Palkinto saadaan, kun asiakas on laskunsa maksanut. Laskuttaminen ei ole yleensä osaamisesta kiinni vaan pikemminkin keskittymisestä. Usein kuulee sanottavan, että laskuttamiseen liittyvät haasteet ovat pienempien yritysten murhe. Se pitää usein paikkansa, vaan ei ole koko totuus. Laskuttaminen voi olla haasteellista myös isommissa yrityksissä aina pörssikokoluokan yrityksiin asti. Olennaisimmat laskutukseen liittyvät osa-alueet ovat myyntihinnat, 8 ECOM LOKAKUU 2013 alennuskäytännöt ja laskutusajankohta. Niiden on oltava kunnossa. Kaikki muu, mikä hidastaa tai monimutkaistaa laskutusta, tulisi karsia pois. Tämä ei ole taidetta, vaan raakaa työtä, joka kuuluu päivittäiseen rutiiniin. Laskutusprosessi kertoo missä tuloksentekokunnossa yritys on. Seuraavaan on koottu laskutuksesta muutama asia, joiden sujuvuus jokaisen kannattaisi omalla kohdallaan tarkistaa. Tarkennettakoon vielä, että nyt keskitytään suoraan laskuttamiseen liittyviin haasteisiin. Ennen laskuttamista tehtävät toimenpiteet käsitellään myöhemmissä Ecom-asiakaslehdissä. Tuotehinnastot Tuotehinnastojen tulisi olla ajan tasalla sekä myyntihintojen että omien ostoehtojen osalta. Myynti- hintojen osalta on huolehdittava, että katetta on tarpeeksi. Jos käytätte toimittajan hintaa oman myyntihintanne muodostamiseen, niin varmistakaa, että valitun toimittajan hinnat ovat tarpeeksi ylhäällä. Ne toimittajat, jotka hinnoittelevat omat myyntihintansa liian lähelle ostohintaa, ovat teidän kannaltanne suuri riski. Vuositasolla voi huomaamatta hävitä isoja rahoja, kun myy liian alhaisella hinnalla. Jos käytössänne on useamman toimittajan hintoja, suosittelen kalleimman hinnan käyttöä. Tarkennan vielä, että nimenomaan liian alhaisia lähtöhintoja pitää varoa. Itse tarviketoimitukseen liittyvän logistiikan ja palvelun toimittajat osaavat varmasti hyvin. Alennuskäytännöt Alennuskäytännöt tulee miettiä ennalta kuntoon ja niitä tulee noudattaa. Parasta olisi, että ne tulisivat automaattisesti ohjelmasta etukäteen annettujen ehtojen mukaisesti. Erinomainen väline tähän on Ecomin katepohjainen alennuskäytäntö. Esimerkiksi ”perusasiakas”, ”vakioasiakas” ja ”hyvä asiakas” ovat toimivia perusalennusryhmiä, joita kannattaa käyttää. Niiden lisäksi voi halutessaan tehdä vaikka ”tinkaajan” ja ”sukulaisen” erikseen. Kun tuotehinnat ja alennuskäytännöt ovat kunnossa, parantuu laskuttamisen laatu ja siihen käytettävä aika lyhenee huomattavasti. Lisäksi päästään eroon turhasta käsityöstä, kuten asiakkaan aiempien laskujen selaamisesta ja jatkuvasta tuotehintojen rukkaamisesta. Pienenä vinkkinä vielä niille, jotka haluavat välttää nettikauppojen hintavertailun: tarvikenumeron poistaminen tulostettavalta laskulta on mahdollista Ecomissa. Laskutusajankohta Asiakkaat ovat tärkeitä, mutta ei oman yrityksen hoito voi jäädä heidän takiaan retuperälle. Sivusta seuraajaa harmittaa välillä katsella, kuinka parhaiten asiakasta palveleva porukka unohtaa oman hyvinvointinsa. Suurin synti on tehdä liian pitkiä työpäiviä, joiden jälkeen laskuttaminenkaan ei jaksa innostaa. Se on kokovartalopeiliin katsomisen paikka. Kuka sieltä kurkistaa takaisin? Onko hänellä vielä silmissä pilkettä? Vai näkyykö peilistä pitkään palvellut kenkäpari? Laskutukselle on oltava oma aikansa päivittäisissä rutiineissa. Laskutuksesta tulisi voida nauttia, silloin asiat ovat hyvin. Silloin arki sujuu ja se tekee työstämme teke- misen arvoisen – käytämmehän me suurimman osan hereillä viettämästämme ajasta työntekoon. Laskutettavan materiaalin sisältö Yksi suurimmista laskuttamista vaikeuttavista tekijöistä on laskutettavan materiaalin kerääminen. Tässä haaste ei ole niinkään laskuttajalla vaan työntekijällä ja sitä kautta työnjohdolla. Minkälaisia paperilappuja ja lankunpätkiä sallitaan työmaalta tulevan laskutukseen? Entä kuinka tarkkoja piirrosmerkkejä ja miten vivahteikasta slangia aineistossa halutaan käyttää laskuttajan viihdyttämiseksi? Vakavasti ottaen tämä aihe on tarkemmassa syynissä seuraavassa Ecom-asiakaslehdessä. Kaikkia edellä käsiteltyjä aiheita on käsitelty hyvinkin kattavasti Räsäsen portaat -kirjassa. Kirjassa tarkastellaan yrittäjien prosesseja, ei niinkään laskutusohjelman käyttöä. Tämä siksi, että kunkin yrityksen omat tavat vaikuttavat kaikkein eniten siihen, miten hyvin se laskutukseen liittyvistä haasteista selviää. Kirjan voi tilata suoraan Ecomilta tai nettikirjakaupoista kirjoittamalla Googleen hakusanaksi ”Räsäsen portaat”. Tiesitkö tämän Ecomin laskutusohjelmasta? 1.Käänteinen ALV%-kirjanpitotili voidaan asettaa laskulle ja myös asiakkaalle oletustiliksi. 2.Ecomin sähköinen laskutus on kätevä sekä laskun lähettäjälle että sen vastaanottajalle. 3.Sähköisen laskun mukana voi myös lähettää liitteitä. 4.Laskurivin värit kertovat miten hyvä kate rivillä olevalla tuotteella on. Hintatiedot-painike kertoo tuotteen katteen. 5.Välisumma on kätevä tapa erottaa tuotteet ja työt laskulla esimerkiksi kotitalousvähennystä varten. 6.Suodattava tuotehaku on erinomainen tapa hakea tuotteita. 7.Asiakkaan laskutusosoitteelle on oma osionsa asiakastiedoissa ja toimitusosoite tulee lähetteelle. 8.Rivin lisäys olemassa olevien rivien väliin on mahdollista Ctrl+ins painikkeella. Uudessa versiossa sille tulee myös oma painikkeensa. 9.Tuotenumeron voi poistaa laskun tulostuksessa. 10.Pankkiohjelmasta saa suoraan tiedot siitä, ketkä asiakkaista ovat maksaneet laskunsa. 11. Kirjanpitäjälle ei tulisi viedä jokaisesta laskusta omaa kopiotaan, vaan ainoastaan päiväkirja-ajon tuottamat raportit. Se vähentää työtä ja sen tulisi myös vähentää kirjanpitokustannuksia. ECOM LOKAKUU 2013 9 Case Huovinen ROVANIEMI OULU KUOPIO TAMPERE VALKEAKOSKI TURKU HELSINKI Huovinen Teksti: Iikka Hackman / Kuva: Pekka Keskinen Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy:n toimisto ei enää täyty laskuttamista odottavista töistä. Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy ja Mika Huovinen ovat olleet Ecomin asiakkaana jo 1990-luvun lopulta saakka. Kesän alusta Valkeakoskella on opeteltu Ecom Webin käyttöä. 10 ECOM LOKAKUU 2013 Asiakastarina Mika Huovinen kyllästyi viime keväänä monelle yrittäjälle tuttuun ongelmaan: muistilappujen tulvaan. Valkeakoskella toimivan Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy:n pöydille oli muodostunut keikkatöiden laskutukseen liittyvien lappujen keko, jota purettiin ajan kanssa parin viikon välein. ”Ruvettiin pohtimaan, että eikö tähän jotain helpompaa keinoa ole. Soitettiin Ecomin asiakaspalveluun, että meillä on tämmöisiä ongelmia. Heiltä tuli heti vastaus, että kyllä meillä teille työkalut siihen on”, Huovinen muistelee. Ecom Webi otettiin kolmelle asentajalle koekäyttöön kesäkuussa. Pian koko yritys seurasi perässä. Jo lyhyessä ajassa toimintaan on tullut reilusti selkeyttä. Rahaakin säästyy. ”Tärkein hyöty on siitä lippulapun määrästä eroon pääseminen. Kun työt on pieninä murusina maailmalla, sitä lappua oikeasti riittää. Mutta esimerkiksi minun konttoritunneista on jäänyt valtaosa pois, on päässyt itse olemaan kentällä. Jo siitä tulee säästöä. Tarkemmin varmaan tulee tavaratkin laskutettua”, Huovinen miettii. Laskutusväli lyheni Käytännössä Webin käyttöönotto on muuttanut Huovinen Oy:n keikkatöiden koko kirjaamiskäytännöt. Firman töistä noin puolet on keikkaa, joten vaikutus kokonaisuuteen on merkittävä. ”Nyt jos työmaallakin tulee uusi tilaus, asentaja kirjaa sen saman tien Webiin. Työt ja tarvikkeet tulevat kaikki heti merkityksi järjestelmään. Se on tosi hyvä juttu meille”, Huovinen sanoo. Seurauksena laskut lähtevät huomattavasti aiempaa nopeammin ja raha ei makaa käsin kirjattuina lappuina työpöydällä. ”Ennen tuli istuttua kerran viikossa tai parissa konttorin pöydän ääreen selvittelemään lippulappuja. Opettelu tämän kanssa ei ole ihan vielä kokonaan loppunut, mutta laskutusväli on lyhentynyt jo nyt todella paljon.” ”Jos tavaralomake on hyvin täytetty, minun työ on vain tarkistamista. Koko hommaan menee ehkä kymmenen minuuttia, eikä keikkoja jää pöydälle makaamaan. Nykyään tämä on monta kertaa aiempaa nopeampaa hommaa.” Perheyritys Eristys & Ilmastointi Huovinen Oy on perinteikäs perheyritys, jonka historia kantaa vuoteen 1969 asti. Firman ovat aikanaan perustaneet Mika Huovisen vanhemmat, jotka edelleen ovat mukana yrityksessä niin osakkaina kuin päivittäistoiminnassa. Päävastuu on nykyään Mikalla ja hänen veljellään Jorilla. Kaikkiaan yritys työllistää kahdeksan henkeä. ”Äiti hoitelee konttoria, vaikkakaan ei kokopäiväisesti. Muut ollaan maailmalla kaikki. Pyrin tekemään mahdollisimman paljon töitä itsekin, mutta miesmäärän kasvaessa on kerennyt itse vähän vähemmän asentelemaan”, Huovinen sanoo. Työn kuormittavuus on pystytty perheyrityksessä pitämään järkevällä tasolla. ”Ollaan pyritty normaalin mittaiseen työpäivään. Välillä tietysti joutuu venymään, mutta ei niin että siitä taakkaa tulisi.” ”Meillä on hyvä porukka hommissa, ollut samaa miehistöä jo pitkään. Joustoa löytyy tarvittaessa. Pyritään tekemään hommat huolella Fiilispuntari Mikan arvosanat Ecomin tuotteille ja palveluille asteikolla 1–10, jossa 1 on huono ja 10 erinomainen. Ecom Webi Serveri Ecom Monipankki Asiakaspalvelu Koulutuspalvelut Ecom Tilit 8 9 8 9 9 - ja palvelemaan mahdollisimman hyvin ja nopeasti.” Huovisen mielestä juuri palvelun joustavuus on alalla kaikkein tärkeintä. ”Välillä tulee kiirehommia ja silloin paikalle pitää saada kavereita heti. Siinä ei auta selitellä.” ERISTYS & ILMASTOINTI HUOVINEN OY ■■ Liikevaihto: n. 600 000 € ■■ Henkilölukumäärä: 8 ■■ Toimialue: Häme ja Pirkanmaa ■■ Toimiala: Putki- ja laiteeristykset, ilmastointiasennukset ja rakennuspeltityöt ■■ Toimitusjohtaja: Mika Huovinen ■■ Perustamisvuosi: 1969 ECOM LOKAKUU 2013 11 Asiakastarina Asiakastarina PT-Sähkötekniikka Teksti: Jarmo Kähkönen / Kuvat: Tero Takalo-Eskola lisää. Ei tässäkään työssä ole mitään oikotietä onneen. Jos otat työn liian halvalla, teet sen liian halvalla ja jossain vaiheessa se juoksu vain loppuu”, Jarmo toteaa äänellä, jossa on pitkän kokemuksen tuomaa varmuutta. Jarmo Ruotsalainen ei tee eroa työmaan ja konttorin välille: kummallakin osastolla on työkalujen oltava kunnossa. ROVANIEMI OULU KUOPIO TAMPERE TURKU HELSINKI Hyvän työn tekeminen ei ole salatiedettä. Helsingissä päämajaa pitävän PT-Sähkötekniikka Oy:n Jarmo Ruotsalainen korostaa, että kaikessa on lopulta kysymys parista asiasta: oikeisiin asioihin keskittymisestä ja oikeista työvälineistä. ”Kun itse pyrkii jatkuvasti tekemään laadukasta työtä, on olennaista että jokainen työntekijäkin pystyy keskittymään huolella omaan työpanokseensa. Työkalujen pitää olla myös laadukkaita, sillä asiat on hyvä tehdä niin, että ne saadaan kerralla valmiiksi. Pitkässä juoksussa se on kuitenkin se ainut tapa 12 ECOM LOKAKUU 2013 pitää huolta omasta yrityksestään ja omista asiakassuhteista”, Ruotsalainen muistuttaa. Toimiston puolella hänen tärkein työkalunsa on Ecom. Ruotsalainen on ollut tyytyväinen ohjelmaan. ”Sen avulla pystyn hoitamaan kolmen henkilön työt itse. Se on yrityksen taloudenhoidon tukipilari. Kun hoitaa yksin 15 kaveria ja noin kahden miljoonan euron liikevaihtoa, on tärkeää saada myös itselle sellaiset työkalut, että homma hoituu.” PT-Sähkötekniikka Oy on vuonna 2005 perustettu yritys, joka on erikoistunut sähköurakointiin ja -suunnitteluun. Sen pääasiallinen toiminta-alue on Uusimaa ja painopisteenä julkisen sektorin, liikeyritysten ja teollisuuden palveleminen. Uudellamaalla sähköalallakin riittää tarjontaa. Ruotsalaisen suhtautuminen kilpailuun ja samalla alalla toimiviin yrityksiin on kadehdittavan mutkaton. ”Minulla ei ole kilpailijoita, vaan he ovat kollegoita.” ”Kyllä tällä alalla riittää töitä, kun hoitaa työnsä hyvin. Ei se siitä kinaamalla parane. Kun antaa jotain toiselle, voi saada takaisin jotain uutta ja hyödyllistä, josta voi oppia taas Koko aika lisää oppia Tulevaisuuden haasteiden tunnistaminen ja niihin varautuminen on tärkeä osa työtä – se antaa yritykselle mahdollisuuden kasvuun. Ruotsalainen tiedostaa tämän. Siksi PT Sähkötekniikka Oy on palkannut konttoristin, jonka tehtävänä on yrityksen päivittäisten rutiinien hoitaminen. Rekrytoinnin ansiosta Ruotsalaiselle jää enemmän aikaa yrityksen johtamiseen, työnjohdollisiin tehtäviin sekä asiakaskontakteihin keskittymiseen. ”Nykyään jaan työpäiväni kolmeen osaan: työnjohtotehtäviin kentällä, sähkösuunnitteluun ja talouden hoitoon Ecomilla. Työpäivät ovat noin 12 tunnin mittaisia ja työ on mieluisaa”, hän sanoo. Ruotsalainen painottaa, että kyseessä on nimenomaan oma valinta. ”Vähemmälläkin voisi mennä. Haluan kuitenkin oppia koko ajan lisää ja yritän kehittää käyttämiäni järjestelmiä niin, että niistä saisi parhaan hyödyn irti. Kun tuntee käyttämänsä ohjelman tarpeeksi hyvin, voi tiettyjä osioita antaa myös muiden tehtäväksi. Itselle jää sen jälkeen vain nopea tarkistaminen ja hyväksyntä sekä varamiehen rooli tarvittaessa.” Tehokasta ja tarkkaa Ecomia Jarmo Ruotsalainen on käyttänyt jo vuodesta 1995. Tällä hetkellä hän käyttää sen lisäksi Ecom Webiä ja tilitoimistona Ecom Tilit Oy:tä. Ruotsalaiselle kokonaisuus mahdollistaa tehokkaan ja tarkan talouden hallinnan. PT-Sähköteniikan työntekijät ottavat itse vastaan osan töistä Ecom Webiin, josta sekä tarvikkeet että työt saadaan nopeasti siirrettyä laskutukseen, projektiin ja palkanlaskentaan. ”Ecom Webi on vähentänyt todella paljon konttorissa tehtävän työn määrää. Esimerkiksi palkanlaskenta on äärimmäisen helppoa, kun Fiilispuntari Jarmon arvosanat Ecomin tuotteille ja palveluille asteikolla 1-10, jossa 1 on huono ja 10 erinomainen. Ecom Webi Serveri Ecom Monipankki Asiakaspalvelu Koulutuspalvelut Ecom Tilit 8 9 9 10 8 8 9 tapahtumat tulevat sinne valmiiksi”, Ruotsalainen kiittelee. ”Ja kun projektinseuranta on jatkuvasti ajan tasalla, voi siinä tapahtuviin muutoksiin reagoida välittömästi. On tärkeää, että projektia seuratessa näkee heti kokonaiskuvan ja kaikki siihen liittyvät tapahtumat ja pääsee tarvittaessa heti kiinni pieniinkiin yksityiskohtiin.” PT-SÄHKÖTEKNIIKKA ■■ Liikevaihto: n. 2 M€ ■■ Henkilölukumäärä: 15 ■■ Toimialue: Pääkaupunkiseutu ■■ Toimiala: Sähkö ■■ Perustamisvuosi: 2005 Se, mikä palveli ennen, ei välttämättä palvele enää. Nykyaikaiset työkalut ovat hyvä perusta hyvälle työlle. ECOM LOKAKUU 2013 13 Ecom tuotteet Ecom Monipankki Ecom tuotteet Laskujen maksaminen Ostolasku (paperinen tai sähköinen) Pankkirutiinit yhdellä klikkauksella Ecom Monipankki on pankkiohjelma, joka siirtää tiedostoja laskutusohjelman ja pankin välillä. Se poistaa käsityötä sekä omien myyntilaskujen kirjaamisessa että ostolaskujen ja palkkojen maksamisessa. Virheitä ei synny ja käyttö on nopeaa! Ecom Monipankki toimii kaikkien yleisimpien suomalaisten pankkien kanssa. Viitemaksuluettelon haku käy helpoiten pankkiohjelmalla. Ecom Monipankki osaa hakea yhdellä klikkauksella kaikkien tilien viitemaksuluettelot, jonka jälkeen ne ajetaan Ecomin laskutukseen. Ecomin valikosta viitemaksuajo löytyy polusta Ohjelmat / Laskutus ja myyntireskontra / Viitemaksuajo. Suoritusten kirjaus pankin viitemaksuluettelosta Laskujen suoritusten seuranta on oleellinen osa hyvää laskutusta. Muistutukset on helppo lähettää ja kirjanpitäjän työ helpottuu, kun käytössä on aina ajantasainen tieto saatavista. Suoritusten kirjaus käy helpoiten, kun hyödynnetään pankista saatavaa viitemaksuluetteloa. Se on luettelo kaikista viitenumerollisista suorituksista, jotka ovat tulleet tilille sitten edellisen tarkistuksen. Tästä luettelosta Ecomin laskutus osaa kirjata suoritukset oikeille laskuille. Ecom Pankki Pankki maksaa maksut eräpäivänä Maksuluettelo Ecom Monipankki Maksuun poiminta Palkka-aineisto Ecom Palkanlaskenta Tehokas myyntisaatavien seuranta Viitenumerollinen suoritus Asiakas Ecom Pankki Viitemaksuajo Ecom Monipankki Ostolaskujen maksaminen suoraan Ecomista Pankkiohjelmaa kannattaa hyödyntää myös Ecomin ostolaskuohjelman kanssa. Ostolaskut saapuvat Ecomiin joko sähköisinä laskuina tai viivakoodista luettuna. Tämän jälkeen pankkiin voidaan siirtää vaikka kaikki maksamattomat ostolaskut, ja pankki maksaa jokaisen laskun oikeana eräpäivänä. Ota pankkiohjelma käyttöön suoraan Ecomista Ecom Monipankki on helppo ottaa käyttöön suoraan Ecomista. Käyttöönottoapuri asentaa pankkiohjelman ja avustaa laittamaan kerralla oikeat asetukset niin Ecomiin kuin Ecom Monipankkiin. Muista ennen käyttöönottoa tehdä palvelusopimus pankkisi kanssa ja pyytää Web Services -tunnukset. Viitetapahtumalista (konekielinen tapahtumaluettelo) 14 ECOM LOKAKUU 2013 ECOM LOKAKUU 2013 15 KOULUTUS- JA TAPAHTUMAKALENTERI Kurssi Messut Kurssi 20.11. 2013 Ecom-kurssi: Palkanlaskenta 13.–15.11. SÄHKÖ2013 -messut, Helsingin messukeskus 11.12. Ecom-kurssi: Keikkatöiden hallinta KOULUTUSJA TAPAHTUMAKALENTERI 2014 5.–7.2. Sähkö, Valo ja AV -messut,Turku Jyväskylä Messut Kurssi 04.09. klo 9-16 Tele, Sähköalan tarjouslaskenta, Kurssi Kurssi 12.2.18.09. klo Ecom-kurssi: Laskutus, Turku Turku 9-16 LVI-alan tarjouslaskenta, 9-16 Palkanlaskenta, Kurssi Kurssi 13.2.02.10. klo Ecom-kurssi: LähetteetTurku ja keikkatöiden hallinta, Turku 9-16 Keikkatöiden hallinta, Turku Kurssi Kurssi 4.3. 15.10. klo Ecom-kurssi: Ecom Webi, Turku Kurssi Kurssi 16.10. klo 9-16 Projektiseuranta, Turku Messut 14.-15.11. 20.3. Ecom-kurssi: Projektiseuranta, Turku 6.5. Ecom-kurssi: Palkanlaskenta, Turku SÄHKÖ 2013, Helsingin messukeskus Kurssi Messut 2.4. 21.-22.11. Ecom-kurssi: Sähköalan tarjouslaskenta, Turku Sähköurakoitsijapäivät, Hämeenlinna Kurssi Kurssi 3.4. 11.12. klo Ecom-kurssi: LVI-alan tarjouslaskenta, Turku 9-16 Keikkatöiden hallinta, Turku Kurssi KOULUTUS- JA TAPAHTUMAKALENTERI NÄMÄ Ecom tarjoaa koulutusta kaikille avoimillaMUISTA kursseilla sekä Ecomin koulutustiloissa Turussa että ympäri Ecom-kurssit Suomea Osallistumismaksu 195 €/hlö sis. lounaan ja taukokahvit. Ilmoittautuminen myynti@ecom.fi. Kurssi Kaikki hinnat alv. 0% 04.09. klo 9-16 Sähköalan tarjouslaskenta, Turku Tammikuu Päivitä18.09. palkanlaskennan vuoden 2014 prosentit. Kurssi klo 9-16 LVI-alan tarjouslaskenta, Turku Katso koulutuskalenteri osoitteessa http://www.ecom.fi/koulutus Uudet02.10. prosentit julkaistaan EcominTurku nettisivulla www.ecom.fi Kurssi klo 9-16 Palkanlaskenta, Kurssi 15.10. klo 9-16 Keikkatöiden hallinta, Turku Kurssi 16.10. klo 9-16 Projektiseuranta, Turku Messut 21.-22.11. Kurssi 11.12. klo 9-16 Keikkatöiden hallinta, Turku Tammikuu Päivitä tukkureiden alennusluettelot Tammikuu Vakuutusyhtiöiden vuosi-ilmoitukset Messut 14.-15.11. SÄHKÖ 2013, Helsingin messukeskus Tammikuu Yrityskohtainen koulutusTyönantajan Sähköurakoitsijapäivät, Hämeenlinna vuosi-ilmoitus (31.1. mennessä) Yritykselle räätälöity Ecom-koulutus on erinomainen tapa tehostaa yrityksen toimintaa. Yhdessä kouluttajan kanssa voidaan ohjelman lisäksi tarkastella yrityksen toimintamalleja. Lisäksi yrityskohtaisella koulutuksella saadaan tehokkaasti sama oppi isommallekin joukolle työntekijöitä yhdellä kertaa. Yrityskohtainen koulutus suunnitellaan aina asiakkaan tarpeiden mukaan. Aiheena voi olla yksittäinen Ecom-kurssit ohjelman osa tai vaikka laajempi kokonaisuus kuten keikkatöiden hallinta. Koulutus voidaan järjestää Ecom tarjoaa koulutusta kaikille avoimilla kursseilla sekä Ecomin koulutustiloissa Turussa että ympäri asiakkaan tiloissa tai Ecomin tiloissa Turussa. Suomea Osallistumismaksu 195 €/hlö sis. lounaan ja taukokahvit. Ilmoittautuminen myynti@ecom.fi. Hinnasto Kaikki hinnat alv. 0% Koulutus asiakkaan tiloissa ½ päivä 500 € / koko päivä 800 € Katso koulutuskalenteri osoitteessa http://www.ecom.fi/koulutus Koulutus Ecomin tiloissa 80 €/h Etäkoulutus etäyhteysohjelman avulla 80 €/h (Suositellaan 1-2 henkilölle kerrallaan) Matkakustannukset 40 €/h 0,56 €/km www.ecom.fi/koulutus päiväraha 45 € yöpymiskorvaus 100 € Kaikki hinnat alv.koulutus 0% Yrityskohtainen Yritykselle räätälöity Ecom-koulutus on erinomainen tapa tehostaa yrityksen toimintaa. Yhdessä kouluttajan kanssa voidaan ohjelman lisäksi tarkastella yrityksen toimintamalleja. Lisäksi yrityskohtaisella koulutuksella saadaan tehokkaasti sama oppi isommallekin joukolle työntekijöitä yhdellä kertaa. Yrityskohtainen koulutus suunnitellaan aina asiakkaan tarpeiden mukaan. Aiheena voi olla yksittäinen
© Copyright 2024