LOPPURAPORTTI - GALILEO 2014
GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI LOPPURAPORTTI GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 2/35 Sisällysluettelo Johdanto ............................................................................................................................................................ 3 1. Yleistä projektista .......................................................................................................................................... 4 1.1. Aika ja paikka.......................................................................................................................................... 4 1.2. Yhteistyö................................................................................................................................................. 5 1.3. Leirin nimi ............................................................................................................................................... 5 1.4. Visio ........................................................................................................................................................ 6 1.5. Aikataulu ................................................................................................................................................ 6 1.6. Tavoitteet ............................................................................................................................................... 7 1.7. Organisaatio ......................................................................................................................................... 10 1.8. Viestintä ............................................................................................................................................... 11 2. Ohjelma ....................................................................................................................................................... 12 3. Osallistujat ................................................................................................................................................... 16 4. Talous........................................................................................................................................................... 20 5. Huolto .......................................................................................................................................................... 23 6. Tekniikka ...................................................................................................................................................... 30 7. Turva ............................................................................................................................................................ 32 8. Yhteenveto .................................................................................................................................................. 34 GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 3/35 Johdanto Tämä loppuraportti esittelee Galileo 2014 -alueleiriprojektia ja sen eri osa-alueilla tehtyjä ratkaisuja sekä niiden onnistumista. Raportti käsittelee myös leirille asetetut tavoitteet sekä arvioi niiden toteutumista. Loppuraportti on kirjoitettu saadun palautteen sekä leiritoimikunnan itsearvioinnin pohjalta. Palautetta kerättiin sähköisellä palautelomakkeella, jossa pyydettiin mielipidettä yleisesti, fiilispohjalta, tavoitteiden kautta sekä osa-alueittain. Palautteessa kyseltiin myös alueemme tilanteesta ja tulevaisuudesta. Kysely oli avoin ja kaikilla oli mahdollisuus antaa palautetta. Tämän lisäksi projektia ja leiriä arvioitiin lukuisilla keskusteluilla, fiiliksillä, monipuolisilla menetelmillä niin suullisesti kuin kirjallisesti. Leiritoimikunta on vastannut projektin loppuraportin kirjoittamisesta. Osa-aluejohtajat ovat vastanneet oman osa-alueensa raportoinnista. Raportti on perusteellinen ja tarkoitettu tueksi Galileon tekijöiden henkilökohtaiseen kehittymiseen sekä neuvoksi tulevien alueleirien järjestäjille. Kaikki leiriprojektia koskevat tiedot ovat erikseen pyydettäessä toki myös muidenkin käytettävissä. Alueleirin järjestäminen oli merkittävä panostus vaeltaja- ja aikuisikäisiltä partiolaisilta KePSi-alueella. Mielestämme leiri onnistui kokonaisuudessaan erittäin hyvin. Ensimmäiseksi alueemme isoksi yhteiseksi projektiksi tämä oli enemmän kuin projektinjohtajat uskalsivat itse edes toivoa. Tämä kannustaa meitä jatkamaan tärkeää työtä ja tekemään asiat vielä vähän paremmin. Vielä on parannettavaa ja näin jälkikäteen on aina asioita ja ratkaisuja, joita nyt tekisimme toisin. Leiriä olivat tekemässä nuoret johtajat, joille pestit, vastuut ja kokemukset olivat uusia ja ennen kokemattomia. Koemme kuitenkin, että pystyimme tarjoamaan meille kaikille sopivan toimintaympäristön ja yhdessä tekemisen meiningin. Loimme tällä projektilla mahdollisuuksia tarttua omiin partiohaaveisiin ja kehittää nousujohteisesti itseään niin johtajana, partiolaisena kuin ihmisenäkin. Galileo projektin saavutukset palvelevat varmasti myös alueemme tulevaisuutta ja erityisesti lippukuntia monella saralla. Galileo 2014 oli huikea kesäleiri, mikä varmasti antoi jokaiselle jotakin. Kiitos vielä kerran teille kaikille, jotka olitte mukana tekemässä kansamme parasta alueleiriä ikinä! Ville Vänskä, Riikka Kasari & Juho Pyörny GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 4/35 1. Yleistä projektista Galileo 2014 oli Kerava-Pornainen-Sipoon -alueen partiolaisten yhteinen kesäleiri. Leirillä oli mukana 357 leiriläistä, joista 35 hlö oli ei-vielä-partiolaisia sekä 35 hlö oli kansainvälistä vieraita Kreikasta. Alueleiri oli merkittävä yhteistyöprojekti, joka ensimmäistä kertaa yhdisti ja sitoutti alueen kaikkia seitsemää suomenkielistä partiolippukuntaa toimimaan yhteisen päämäärän eteen. Projektin toteuttivat pääosin alueen omat partiojohtajat. Uudenmaan Partiopiirin toimisto tuki projektia ilmoittautumisten järjestämisessä sekä muissa toimistotöissä. Projektissa olivat mukana Eräkamut ry, Hiiden Hittavaiset ry, Kalevan Kipunat ry, Keravan Korvenpojat ry, Partiolippukunta Pornaisten Solmu ry, Puskapartiolaiset ry sekä Partiolippukunta Sipoon Hukat ry. 1.1. Aika ja paikka Leiri järjestettiin elokuun alussa 1.-8.8.2014. Sudenpentu- ja seikkailijaikäiset sekä heidän johtajansa osallistuivat neljäpäiväiselle alkuleirille 1.-4.8.2014. Kreikkalaiset vieraat majoittuivat leirissä koko leiriajan. Leirillä järjestettiin vierailupäivä 3.8, johon osallistui lähes sata partiolaisten vanhempaa tai tuttavaa. Leiriajankohta oli vakiintunut ja siten onnistunut sijoitus kesän 2014 partiokalenteriin. Palautteen perusteella valinta alku- ja loppukesän välillä oli oikea. Ajankohtaa valittaessa otettiin huomioon koulujen alkaminen alueen kunnissa sekä johtajaikäisten työskentely kesäkuukausina. Leirin jälkeen valtaosalla oli kokonainen viikonloppu vapaata ennen koulujen jatkumista kesäloman jälkeen. Leirin pituus, kahdeksan päivää ja seitsemän yötä, todettiin jälleen kerran toimivaksi ja oikeaksi ratkaisuksi. Sekä leiritoimikunnan mielestä että saadun yleispalautteen perusteella sudenpentujen ja seikkailijoiden leiriajan sijoittaminen alkuleiriin oli oikea päätös. Tämä tuo leirille heti ison leirin tuntua, leirifiilistä ja järjestävän ikäluokan energiat ovat alkuleiristä parhaimmillaan. Näin leiri myös huipentuu vanhempien ikäkausien osalta erilaiseen loppuleiriin. Leiri järjestettiin Hämeen Partiosäätiön leirialueella Vaakaniemessä. Alue varattiin Hämeen Partiopiirin toimiston kautta. Leirialue vuokrattiin leiriprojektille kahdeksi viikoksi 28.7.–10.8. Ratkaisua tuki leirialueen laskutus paikalla olevien henkilöiden mukaan. Vuokra-aika oli onnistunut tarjoten lisäaikaa uudenlaisen ja kokoisen leirin rakennus- ja purkuvaiheille. Varsinaisen leirialueen lisäksi käytössä oli yksityisessä omistuksessa metsäalue majoitusalueena leirialueen vieressä. Vaakaniemi todettiin toimivaksi leirialueeksi, joka täytti helposti 350 leiriläisen tarpeet. Leirialueella olisi myös potentiaalia toimia 500 hlö tai jopa suuremman leirin leirikohteena. Alueen kunto viesti kuitenkin vähäisestä käytöstä. Paikkana Vaakaniemi rantoineen oli kaunis, maasto oli monipuolista ja iltanuotiopaikka oli toimiva useammalle sadalle ihmiselle. Saunarakennus oli erinomainen, mutta käytössä olevia kiinteitä vessoja tulisi olla enemmän ja keskeisemmillä paikoilla. 220 km matka Keski-Uudeltamaalta leirialueelle oli vielä mukava taittaa ja hyvin rahoitettavissa. Leirialueella ei ollut käytännössä lainkaan parkkitilaa. Leiripaikan osoite oli Säynäväntie 130, Parkkuu (Ylöjärvi). Leiriposti toimitettiin tilapäiseen postilaatikkoon läheisen maatalon pihassa, osoitteeseen Parkkuuntie 613, Toikko. Tilapäisen postiosoitteen järjestäminen Itellan yrityspuhelinpalvelun kautta oli melko vaivatonta ja ilmaista. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 5/35 1.2. Yhteistyö Leirin hankinnoissa, kuljetusliikenteessä, huoltopalveluissa ja muissa järjestelyissä hyödynnettiin paikallisia yrityksiä ja viranomaisia sekä levitettiin näiden suhteiden kautta positiivista kuvaa Partiosta. Paikallisiin paloviranomaisiin oltiin aktiivisesti yhteydessä ja he osallistuivat leirin turvallisuussuunnitteluun. Leirillä tehtiin yhteensä kolme tarkastuskäyntiä ja leiri sai turvallisuuden huomioimisesta positiivista palautetta. Hyvinkää-Nurmijärvi -alueen partiolaisten Leonardo-alueleirin kanssa käytiin hyvähenkistä kannustavaa kilpailua. Suunnitteluyhteistyö leirien välillä oli kuitenkin vähäistä. Vain leirien haikit käyttivät joitain yhteisiä rasteja ja yhteisesti lainattuja kickbike-pyöriä. Galileon leiritoimikunta vieraili hyvässä yhteistyöhengessä sisarleirillä ja myös Leonardon leiritoimikunta tutustui vierailupäivänä Galileo-alueleiriin. Galileon tavoitteena oli tehdä yhteistyötä paikallisten, ylöjärveläisten ja hämeeläisten, partiolippukuntien kanssa, mutta tältä osin yhteistyö epäonnistui. Leirin organisaation puolesta asian hoitaminen jäi kesken. Sisävesipartio ei myöskään ollut mukana leirin ohjelmassa. Yhteistyön aloittamiseksi ja sopimiseksi olisi kaivattu enemmän aloitteellisuutta leiritoimikunnalta ja avaintekijöiltä. Uusien ihmisten kanssa asioiminen ja näiden rekrytointi erilaisiin tehtäviin on haaste useimmille ihmisille. Leiritoimikunnassa tai projektissa olisi voinut olla pestattu yhteistyöjohtaja hoitamassa suhteita yhteistyökumppaneihin projektin ulkopuolelle ja kannustamassa muita tekijöitä samaan. Leirillä järjestettiin samoajille ja vaeltajille Paossa!-roolipeli. Roolipelin purkuosioon paikalle saapui pakolaistaustainen henkilö Tampereen Somaliyhdistykseltä kertomaan omista kokemuksistaan. Leiri sai tukea Uudenmaan Partiopiiriltä. Piirin suhtautuminen projektiin oli alusta asti positiivista ja innostunutta. Piiritoimiston työntekijät auttoivat leirinjohtoa kaikissa esitetyissä kysymyksissä. Piirin kautta saatiin tuotettua leirille markkinointimateriaalia ja tulosteita. Piiri järjesti leirin sähköisen ilmoittautumisen Polku-jäsenrekisterissä. Ilmoittautumislomakkeen pohjana käytettiin piirileiri Huima 2012:sta ilmoittautumislomaketta, joka räätälöitiin alueleirin tarpeisiin sopivaksi. Samaa lomaketta käytettiin myös alueleiri Leonardolla pienin muutoksin. Jälki-ilmoittautumisessa leiri hyödynsi uutta käyttöön tullutta Kuksa-jäsenrekisteriä. 1.3. Leirin nimi Leirin nimi, Galileo 2014, valittiin leirin johtoryhmän kokouksessa toukokuussa 2013. Nimi yhdistää eurooppalaiseen Galileo-satelliittipaikannusjärjestelmän amerikkalaiseen GPSsatelliittipaikannusjärjestelmään. GPS:n puheasu vastaavasti viittaa Kerava-Pornainen-Sipoo -alueen vakiintuneeseen lyhenteeseen KePSi. Myöhemmin leirin logossa alueen kolmea kuntaa symboloivat kolme satelliittia. Logon on kehuttu olleen värikäs, yksinkertainen ja kekseliäs. Leirin logon suunnitteli Henrietta Jylhä. Suunnittelija on itsekin ollut työhönsä tyytyväinen. Galileolla viitattiin myös edistyshenkiseen tieteen suurmieheen Galileo Galileihin. Leirin kantavia teemoja olivat suunnistus, satelliittipaikannus, tiede, tekniikka sekä vesi ja elämykset. Leirin teemasta saatiin useasta suunnasta positiivista palautetta. Leirin teeman on nähty edistäneen alueidentiteetin kehittymistä. Teema oli mieleenpainuva. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 6/35 1.4. Visio Alussa seitsemän lippukuntaleiriä samassa paikassa. Lopussa yksi iso leiri, jossa kaikki KePSi-alueen partiolaisia. Leirin visio kiteytti leirinjohdon näkemyksen mukaan leiriprojektin tärkeimmän tehtävän. Leiri pyrki yhdistämään alueen perinteisesti itsenäisesti toimineita partiolippukuntia ja niiden partiolaisia. Tavoitteena oli luoda uutta alueellista yhteistyötä, joka voimauttaa alueen partiolaisia, mahdollistaa uudenlaista toimintaa ja perinteitä sekä lisää partion näkyvyyttä Keski- ja Itä-Uudellamaalla. Yhteistyö tuo suuremmat resurssit, osallistuvan ilmapiirin ja iloa tekemiseen. Leiri synnytti paljon uutta energiaa ja ideoita alkavaan partiosyksyyn alueen lippukunnissa. Leirillä kiistatta osallistujat tutustuivat alueen lippukuntiin ja muihin partiolaisiin. Samalla alueen koko varmasti hahmottui monelle. Ennakkoluuloissa alueleiriä verrattiin piirileiriin ja sen pelättiin vievän huomattavasti johtajaresursseja. Osallistumisen pelättiin olevan lippukunnalle taakka. Yhteistyö mahdollisti kuitenkin hienon ja suuren leirin - lähes ilman ulkopuolista kalustoa tai tekijöitä. Leirillä yhteishenki ja yhdessä tekemisen meininki vain kasvoivat leirin loppua kohden. Monet uudet partiotuttavuudet saivat alkunsa. Leirihuivi rikkoi konkreettisesti lippukuntarajoja leirillä. Leirin toivottiin myös rohkaisevan lippukuntia aktiivisemmin muuhun aluetoimintaan. Leirin toivottiin lisäksi auttavan alueen alueohjaajan löytymisessä sekä kehittäen lippukunnan johtajien tukea, yhteistyötä ja vertaistukiverkostoa. Alueleirin toivottiin myös avaavan lippukunnille ja johtajille, mikä on aluetyön ja aluetoiminnan ero. Aika näyttää, miten alueleiri kokonaisuudessaan vaikutti alueen toimintaan ja aktiivisuuteen. 1.5. Aikataulu Projekti käynnistettiin keväällä 2013, kun alue oli yhdessä toivonut alueleiriä projektinjohtajilta. Leiristä informoitiin tarkemmin lippukuntia syyskuussa 2013. Kaikkia lippukuntia edustava leiritoimikunta valittiin loppusyksyllä 2013. Varsinainen ilmoittautumisaika järjestettiin 10.1.–31.3. sekä jälki-ilmoittautumisaika 14.4.–21.5. Leirin toteutussuunnittelu ja työstäminen tapahtui keväällä 2014 päättyen leiritoimikunnan seminaariin 24.5. Kesällä viimeisteltiin suunnitelmia, tehtiin viimeiset henkilörekrytoinnit ja hankinnat. Leirin rakentaminen alkoi 28.7. ja rakennusleiri pidettiin 30.–31.7. Projekti purettiin ja päätettiin palauteseminaarissa 3.-5.10.2014. Projektilla oli erillinen sisäinen suunnitteluaikataulu. Leirin johto suunnitteli leiriä lähes viikoittaisissa tiistaipalavereissa yli vuoden ajan. Tämän järjestelyn koettiin toimivan ja pitävän asioita hyvin pinnalla. Leiritoimikunta kokoontui kuukausittain loppuvuodesta 2013 eteenpäin. Projektin aikataulu oli kokonaisuutena toimiva ja asetetuissa aikatauluissa pysyttiin. Suunnittelu ei ollut toukokuussa niin valmista kuin oli tavoiteltu. Tavoite oli asetettu jo keväälle siksi, että todelliseen viimeistelyyn jäi kaikilla riittävästi aikaa. Projektin ohjaaminen ja kontrollointi oli leiritoimikunnan palautteen perusteella mieleistä. Leirinjohto oli sisäisesti tiiviissä yhteistyössä ja näkemys projektin etenemisestä oli koko ajan selkeä. Varsinainen leirin päiväaikataulu sai hyvää palautetta. Mielekästä ohjelmaa järjestettiin riittävästi siten, että osallistujille jäi tietoisesti tavanomaista enemmän aikaa normaalille leirielämälle. Aikataulutus oli kokonaisuudessaan onnistunutta ja suunnitelluista aikatauluista ei tarvinnut merkittävästi poiketa. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 7/35 1.6. Tavoitteet Leirin tavoitteet asetettiin projektin käynnistämiskokouksessa toukokuussa 2013. Tässä osiossa käsitellään leirin tavoitteiden toteutumista. Projektista kerättiin palautetta erilaisin menetelmin itse leirillä ja leirin jälkeen harkitulla sähköisellä ja osa-alueittain räätälöidyllä palautekyselyllä. 1. Kuin lippukuntaleiri, mutta isommassa mittakaavassa - Tavoitteessa onnistuttiin. Alueleiri on projekti, johon uskaltavat tarttua myös uudet ja nuoret tekijät. Leiri tekee selvän pesäeron piirileiriin, ja muistuttaa perinteistä lippukuntatason partiokesäleiriä. Kaikki tehdään suuremmaksi, mutta ratkaisuissa ja fiiliksessä tavoitellaan lippukuntakäytäntöjä. Alueleiriin uskalsivat tarttua nuoret johtajat. Leiritoimikunnassa leiriä olivat tekemässä nuoret osin kokemattomat tai kasvavat johtajat. Lisäksi kaikki yli 15-vuotiaat laskettiin leirin tekijöiksi ja he olivat antamassa omaa panostaan leirin eteen. Galileo 2014 oli alueleiri ja selkeästi tiiviimpi kokonaisuus kuin mihin piirileireillä on totuttu. Lippukuntaleirin fiilis syntyi, kun kaikki osallistuivat leirillä monipuolisesti useimpiin tehtäviin. Leirillä oli mukana seitsemän lippukuntaa ja suuren leirin tuntua mm. yhteisohjelmissa, iltaohjelmissa, vaahtobileissä ja kahvilassa. 2. Leiri toteutetaan omalla alueella hyödyntäen kaikkien kuntien/kaupunkien maaperää Tavoitteessa ei onnistuttu. Leirin ohjelmassa hyödynnetään alueen paikallisia ominaispiirteitä, yrityksiä ja kontakteja. Leirin haikki voi hyödyntää kaikkien kuntien maaperää. Leirialueen vaatimuksena on valmis infrastruktuuri: keittiö, wc, vesi ja sauna. Jo projektin alkuvaiheessa leiritoimikunnalle kävi selväksi, että leiri tuli järjestää kauempana. KeravaPornainen-Sipoo -alueelta ei löydy valmiita potentiaalisia leirialueita. Paikkaa oli etsittävä kauempaa ja lukuisia eri vaihtoehtoja käytiin lävitse 250 km säteeltä. Satojen ihmisten leirialue vaatii kapasiteettia ja sen varaamisessa on syytä olla ajoissa liikenteessä. Monet suuret leirialueet olivat varattuna jo vuotta ennen leiriä, alueleiriä suuremmille tapahtumille. Valmiista infrastruktuurista haluttiin osatavoitteena pitää kiinni ja se ohjasi leiripaikkavalintaa loppuun asti. Myös haikin toteutus muuttui paikan vaihdon myötä. Leirialueeksi valittiin Vaakaniemi, joka oli oikein onnistunut valinta. 3. Jokaisella osa-alueella on pestatut tekijänsä - Tavoitteessa ei onnistuttu. Kaikki leirintekijät pestataan, jotta tehtävä ja sen tavoitteet on voitu keskustella tekijän kanssa rauhassa. Kaikki projektin tärkeimmät tehtävät ansaitsevat tämän ajan, jotta itse tekijä on tyytyväinen vielä elokuussa ja lopputulos yhdessä toivomamme näköinen. Leirillä vain pestatut tekijät saavat kulukorvauksia. Pestaukseen kannustavalla tavoitteella saavutettiin hyvä pestausaste, mutta kaikkia ei valitettavasti pestattu. Leiritoimikunnan ja valtaosan tekijöistä pestaaminen vei pestikulttuuria eteenpäin lippukuntiin. Kaikissa lippukunnissa pestijärjestelmä ei ole arkipäiväisessä käytössä. Leirinjohto kannusti, ohjasi ja opetti leiritoimikuntaa pestikeskusteluiden hyödyntämiseen. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 8/35 4. Leirinjohtajat hallinnoivat kokonaisuutta, “eivät tee itse mitään” → Huolehtivat henkilöstöstä - Tavoitteessa ei onnistuttu. Leirinjohtajat ohjaavat projektia, poistavat esteitä ja tukevat tekijöitä, mutta eivät osallistu kaikkiin ratkaisuihin, valmisteluihin ja tehtäviin suunnittelussa tai leirillä. Tämä mahdollistaa kokonaisuuden paremman hallinnan ja tekijöiden fiiliksestä sekä jaksamisesta huolehtimisen. Onnistumista mitataan tekijöiden, erityisesti leiritoimikunnan, fiiliksestä leirin jälkeen sekä arvioimalla leirinjohtajien itse tekemiseen käyttämää aikaa. Leiriä johdettiin ohjaamalla leiritoimikuntalaisten työskentelyä. Leirin johto keskitti voimavaroja leiritoimikunnan johtamiseen ja sen jaksamisesta huolehtimiseen. Vastuu osa-alueista ja niiden johtajista oli jaettu leirinjohdon kesken. Projektia johdettiin omalla innostavalla esimerkillä. Leirinjohtajat eivät osallistuneet osa-alueiden alaiseen päätöksentekoon muutoin kuin asettamalla raamit. Fiilis leirin jälkeen on poikkeuksetta ollut leirinjohtajilla ja leiritoimikunnalla erinomainen. Leirinjohtajien ajankäyttö ei onnistunut suunnitellusti. Muutamat henkilövalinnat epäonnistuivat ja leiritoimikunnan henkilövaihdokset vaativat leirinjohtajilta lisäpanosta ja osaa suunnittelussa. Erityisesti projektikoordinaattori joutui käyttämään suunniteltua enemmän aikaa projektin pitämiseksi raiteillaan. Todettiin hyväksi ratkaisuksi, että projektikoordinaattori toimi alusta asti kolmantena leirinjohtajana. Trio-johtajuus toi asioihin kolme mielipidettä, helpotti asioiden edistämistä ja päätöksentekoa. 5. 60 % alueen partiolaisista osallistuu leirille - Tavoitteessa ei onnistuttu. Leiri tavoittaa merkittävän osan alueen partiolaisista, mikä mahdollistaa muiden tavoitteidentoteutumisen. Osallistujamäärää arvioidaan numeroiden valossa sekä kokonaisuutena että ikäkausittain. Alueen partiolaisten määrä tarkastellaan tuoreimpien lippukuntaviisarien valossa. Alueen tarpojista ja samoajista leirille osallistui 60 % tai enemmän. Vaeltajaikäisten tavoittaminen oli haastavaa. Voidaan todeta, että alueleiri-konsepti selkeästi houkuttelee voimakkaammin osallistujia tarpojaikäkaudesta ylöspäin. Useasta lippukunnasta leiriltä jäi pois tunnettuja partiopersoonia. Palautteen perusteella osalla lippukunnissa oli myös selkeitä ennakkoasenteita alueleiriä kohtaan: “ei ole lippukunnan oma kesäleiri, siellä on muitakin tekijöitä, joten “ei mun tarvitse osallistua.” Kaikkiin lippukuntiin viesti seitsemästä lippukuntaleiristä ei mennyt täysin läpi. Kuitenkin leiri tavoitti kokonaisuudessaan alueen partiolaisista ennenkuulumattomat 55 %. 6. Hyödynnetään aikuiset (evp:t) palvelutehtävissä - Tavoitteessa onnistuttiin. Vaikuttava leirikokemus valjastaa uusia aikuisia lippukunnista mukaan partiotoimintaan. Leirin avulla halutaan antaa oikea kuva siitä, mitä partio parhaimmillaan voi olla. Aikuiset partiolaiset ja ei-vieläpartiolaiset luovat leirin toteutukseen resursseja. Galileolle osallistui 35 ei-vielä-partiolaista (EVP), joista osa majoittui perheleirissä. Kaikki EVP:t osallistuivat leirillä normaaliin leirielämään. Lippukuntien tulee huolehtia uusille partiolaisille riittävä perehdytys siitä, mitä partio ja partioleiri ovat. Lippukuntien tulisi myös kiinnittää huomiota ei-vieläpartiolaisten tehtävien jakamiseen leirillä. Leirillä järjestettiin Terkkukurssi, josta saatiin positiivista palautetta. Aikuiset osallistuivat leirin palvelutehtäviin. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 9/35 7. Nuoren johtajiston hyödyntäminen ja opettaminen - Tavoitteessa onnistuttiin. Leiri on useimmille tekijöistään uudentasoinen haaste. Alueleirissä annetaan näyttämisen mahdollisuus erityisesti nuorille ja nuorille aikuisille. Eri tehtävissä ensikertalaiset kehittyvät ja kasvavat projektin aikana, mikä luo alueen partiotoiminnalle uusia kasvoja ja uutta nostetta tulevaisuuteen. Kehittymistä ja haastetta arvioidaan leiritoimikuntalaisten ja keskeisten muiden tekijöiden pestien päätöskeskusteluissa. Leiritoimikunnassa oli nuoria kokeneita partiojohtajia, nuoria uusia tekijöitä ja todellisia aikuisia oman roolinsa ohella tukemassa koko ryhmää. Leirin yleisilme oli nuorekas ja leirillä huokui nuorenomainen iloinen tunnelma. Leiri hyödynsi nuorten potentiaalia ja antoi uusia mahdollisuuksia kymmenille nuorille tekijöille kannustavassa ja tukevassa ilmapiirissä. 8. Hyödynnetään jo olemassa oleva materiaali ja ohjelma (mm. Scoutin tarjoama ohjelma). - Tavoitteessa onnistuttiin. Seitsemällä lippukunnalla on varastossaan jo riittävästi valmista ja testattua partio-ohjelmaa leiriolosuhteisiin. Energia ja aika pyritään käyttämään tehokkaasti tämän ohjelman soveltamiseen ja pääosin uuden yhteistyön luomiseen. Leiriohjelma sisältää mieleenpainuvia highlighteja kuten elämyshaikki ja scoutin roolipeli. Leiriohjelmaa ohjelma oli hyvä sekoitus uutta ja vanhaa. Ohjelma oli monipuolista, virkistävää ja siiät tehtiin jokaiselle ikäkaudelle mieleistä. Olemassa ollutta partio-ohjelmaa kehitettiin eteenpäin leirille sopivaan muotoon. Vaikutteita saatiin niin lippukunnista kuin aiemmilta suurleireiltäkin. Alueleirin olosuhteissa ohjelmassa toteutuivat partiomenetelmän osa-alueet. Saadun palautteen perusteella ohjelma on ollut erityisen onnistunutta. 9. Huomioidaan alueen tavoitteet - Tavoitteessa onnistuttiin. KePSi-alueen TAVOITTEET 1. Alueen verkostoituminen → ikäkausittain, johtajatapaamiset, koulutus 2. Aluehengen nostattaminen, alue identiteetin luomine Alueleiri yhdistää alueen jo pitkään toimineita lippukuntia uudella tavalla sekä lippukuntatasolla että yksittäisten henkilöiden välillä. Leirillä muodostuu jotakin, mistä KePSi-alueen tunnistaa myös jatkossa. Leirinjohtaja tekee Ko-Gi-työtään KePSi-aluetoiminnan kehittämisestä ja vakiinnuttamisesta. Leirillä verkostoiduttiin sekä ikäkausittain että kokonaisena alueena. Leirillä tarjottavat koulutukset eivät toteutuneet suunnitellulla tavalla, mutta leiri oli kuitenkin osallistujilleen kehittävä. Terkku-kurssi saatiin leirillä onnistumaan isolle ryhmälle uusia aikuisia. Leiri kasvatti merkittävästi alueen yhteisöllisyyttä, yhteishenkeä ja auttoi osallistujia hahmottamaan aluetta. Leirinjohtaja jatkaa Ko-Gi-työtään KePSialuetoiminnan kehittämisestä ja vakiinnuttamisesta. Toimintakautena 2014–2015 nähdään todellisuudessa, kuinka alueleiri on vaikuttanut KePSi-alueen toimintaan. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 10/35 1.7. Organisaatio Leiriprojektista vastasi leiritoimikunta, jota johti kolmehenkinen johtotiimi. Leirinjohto ei edustanut projektissa kotilippukuntiaan. Leirinjohto kokoontui säännöllisesti ja käytti projektiin aikaa viikoittain. Leiritoimikunta koostui lippukunnista valituista edustajista, joista kukin toimi lähtökohtaisesti yhden osa-alueen johtajana. Pestien vastuujako laadittiin yhdessä leiritoimikunnan näköiseksi. Leiritoimikunta toimi yhdessä kaikkiin leiriin liittyvien kysymysten kanssa. Leiritoimikunta oli leirin ylin päättävä elin. Leiritoimikuntaa johti viime kädessä leirinjohtaja. Leirin muu organisaatio rakentui osa-aluejohtajien omien mieltymysten mukaiseksi. Kaikki leirintekijät pyrittiin pestaamaan käyttäen Uudenmaan Partiopiirin pestilomakkeita. Pestauksessa onnistuttiin hyvin. Leiriorganisaatio oli onnistunut. Kaikki lippukunnat olivat edustettuina, joten kaikkien lippukuntien ääni saatiin kuuluviin. Leiritoimikunta ei ollut rakenteeltaan kuitenkaan liian raskas. Vaikka joitakin lippukuntia edusti kaksi henkilöä, voimasuhteista ei tullut ongelmaa. Leiritoimikunnan positiivinen, ennakkoluuloton asenne ja yhteishenki veivät leirin onnistuneisiin ratkaisuihin. Leiritoimikunta olisi kaivannut viestintä- sekä yhteistyöjohtajaa. Esimerkiksi toinen talousjohtaja olisi voinut olla nimikkeellä yhteistyöjohtaja ja vastaavasti yksi lisähenkilö olisi voinut toimia viestintäjohtajana. Yhden pienemmän lippukunnan, Pornaisten Solmun, panos jäi projektissa toivottua pienemmäksi, kun heiltä ei löydetty ajoissa aktiivista ja omasta tahdostaan innostunutta leiritoimikuntalaista. Tämä olisi ollut tärkeä lisä kokonaisuuteen ja kasvattanut myös heidän lippukuntansa osallistumisaktiivisuutta alueleiriin. Useilta osa-aluejohtajilta puuttui suunnittelun alkuvaiheesta oma pestattu lähitiimi, jonka kanssa työstää osa-aluetta. Projektin edetessä tiimistä olisi saanut tukea sekä suoraan pestattua omat päätekijänsä itse leirille. Tässä kohtaa näkyi leirin johtajiston nuoruus ja kokemattomuus. Leirinjohto ei myöskään osannut tarpeeksi tukea tekijöitään tässä asiassa. Ihmiset useimmiten omatoimisesti kysyvät omaa lähipiiriään mukaan tekemään uutta projektia. Partiossa ei yleensä olla yksin vaan yhdessä tekeminen korostuu. Tähän on syytä jatkossa kiinnittää huomiota. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 11/35 1.8. Viestintä Ulkoinen viestintä oli koko projektin ajan yhtenäistä. Leirillä oli teemaa kuvaava yhtenäinen ilme. Leiri näkyi positiivisen paljon sosiaalisessa mediassa ja leirin internetsivut toimivat kaiken kattava tietopakettina osallistujille, lippukunnille ja taustayhteisöille. Näkyvyyttä olisi voitu lisätä paikallislehdissä ja tukea lippukuntia esimerkiksi lehtijuttupohjalla. Palautteen perusteella viestintä ja etukäteismateriaali ennen leiriä oli innostavaa ja sitä oli riittävästi. Leirin ilme on ollut värikäs, yksinkertainen ja houkutteleva. Useista viestintää tekevistä henkilöistä huolimatta leiri olisi kaivannut erikseen oman viestintäjohtajan, ja muutaman viestintätiimiläisenkin. Ulkoisesta viestinnästä vastasi leirinjohto ja erityisesti leirinjohtaja. Sisäinen viestintä on suurissa projekteissa haasteellista. Kokonaisuutena sisäinen viesti on kulkenut kuitenkin organisaatiossa hyvin ja sen eri tasoilla molempiin suuntiin. Projektissa on viestitty sähköpostilla, sosiaalisessa mediassa, internetissä, julistein, puhelimitse ja kasvotusten kommunikoiden. Samanaikaisesti on käytetty useampia viestintäkanavia. Suunnitelmissa oli myös tukea projektin ja leirin viestintää esimerkiksi sähköisen leirilehden, blogin tai jopa mobiilisovelluksen muodossa. Näistä suunnitelmista kuitenkin luovuttiin koska sopivia viestintähenkilöitä ei onnistuttu rekrytoimaan. Itse leirillä sisäisessä viestinnässä oli omia haasteita. Toisinaan leirillä viestin sisältö muuttui useampaan kertaan esimerkiksi viestin kulkiessa johdolta leiritoimikunnalle ja siitä taas eteenpäin lippukuntiin. Osaltaan viestin muuttuminen kertoo oma-aloitteisista, omatoimisista ja aktiivisista lippukunnista. Kun johtajat eivät jaksaneet elää epätietoisuudessa, he hakivat tiedon epävirallisia väyliä pitkin. Lippukuntia myös pyydettiin rakentamaan leirialueelleen perinteiset ilmoitustaulut, mutta ilmoitustauluja ei hyödynnetty tehokkaasti. Leirillä järjestettävät päivittäiset kokoukset vaativat valmistelua. Galileolla kokoukset eivät täysin päässeet tavoiteltuun muotoonsa, vaikka ne kehittyivät loppuleiriä kohden. Kokoukset venyivät ja niissä käsiteltiin monesti asioita turhan isolla joukolla. Leiritoimikuntalaiset eivät myöskään pysyneet täysin omalla tontillaan. Päivän vastuujohtajien trio muodostui päivystävästä leirinjohtajasta, -leiritoimikuntalaisesta sekä leirilippukunnanjohtajasta. Tämän kolmikon viestinnällisiä rooleja olisi voitu miettiä tarkemmin, mikä olisi edesauttanut sisäitä viestintää. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 12/35 2. Ohjelma Leirin ohjelmajohtajana toimi Helmi Viljamaa (HiHi). Hänen osa-alueensa vastasi kaikista Galileon ikäkausiohjelmista (sis. haikin ja päiväretken) sekä yhteisohjelmista. Leirillä järjestettiin kaikille ikäkausille nuorekasta partio-ohjelmaa, joka sisälsi erilaisia aktiviteetteja luonnossa liikkumisesta GPS-paikannukseen. Leirin ohjelmassa näkyivät vahvasti erilaiset vesiaktiviteetit sekä kansainväliset vieraat. Ohjelmassa toimittiin pääosin vartioissa sekä yhdessä tekemällä oppien. Ohjelmassa käytettiin valmiina olevaa nykyistä partioohjelmaa sekä mm. valmista Paossa!-roolipeliä. Ohjelman toteutuminen Leiriolosuhteissa ohjelman suunnitelmia sovellettiin tarpeen mukaan. Ohjelmien sisältöön tehtiin leirialueella vain pieniä muutoksia. Aikataulussa pysyttiin ohjelman osalta hyvin, mutta pieniä korjauksia aikatauluun tehdään käytännössä aina. Ohjelmaohjeistus Galileokansiossa oli leirin alkaessa puutteellinen. Oleellista on, etteivät pienet ohjelmamuutokset merkittävästi näkyneet leiriläisille. Erityisesti ohjelmaa häiritsi Erasmus+-projektin oma ohjelma ja heikko informaation kulku siitä, milloin projekti osallistuu leirin ohjelmaan ja milloin puolet leirin osallistujista haluttiin mukaan Erasmus projektiin. Yhteistyö saatiin leirillä onnistumaan, mutta sen osalta olisi vaadittu parempaa suunnitelmallisuutta ennen leiriä. Ohjelmalle asetetut tavoitteet Tavoitteet: Ohjelmavastuu jakautuu tasaisesti lippukuntiin Kaikille ikäkausille järjestetään omaa ohjelmaa Huolehtia, että joka ikäkaudella on riittävästi omaa ohjelmaa Alueen ja leirihengen nostatus = ollaan yhtä suurta perhettä Ohjelmavastuutavoitteessa ei onnistuttu täysin. Kaikilla lippukunnilla oli oma panoksensa leirin ohjelmassa, mutta ohjelmavastuu painottui suurimpaan leirilippukuntaan ja ohjelmajohtajan omaan lippukuntaan, Hiiden Hittavaisiin. Vastuunjakoon on hyvä kiinnittää huomiota jo varhain suunnittelussa. Toisaalta muilla lippukunnilla oli vastuuta leirin toisilla osa-alueilla. Ohjelman tekijät ovat nähtävillä leirin tekijäluettelossa. Alue- ja leirihenkeä nostatettiin koko leirin yhteisillä ohjelmilla. Myös kreikkalaiset vieraat järjestivät onnistuneen oman iltaohjelman koko leirille. Ohjelmajohtaja pyrki luomaan aluehenkeä ja erityisesti leirifiilistä omalla aktiivisella toiminnallaan leirillä. Leirin loppua kohden ainakin ohjelmajohtaja koki itse kuuluvansa yhteen isoon perheeseen eikä lähentynyt vain oman lippukuntansa kanssa. Palautteen perusteella koko leiri tiivistyi leiriviikon kuluessa ja leirifiilis oli yleisesti ottaen loistava. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 13/35 Leirillä kokeiltiin uutta järjestelyä, jossa lippukunnilla oli aamuisin kiertävä lipunnostovuoro. Suurella leirillä koko leirin yhteiset lipunnostot vievät järjestäytymisineen paljon aikaa ja järjestelyn toivottiin helpottavan aamun aikataulua. Ohjeistuksen olisi tullut olla selkeämpi. Lippukunnat pitivät tapaa hiukan outona, mutta kuitenkin toimivana ratkaisuna. Kreikkalaiset osallistuivat myös lipunnostoon ja -laskuun. Heidän erilainen lippukulttuuri toi lisäväriä lipunnostoon, mutta myös jonkun verran hämmensi suomalaisia. Kreikkalaisia olisi tullut ohjeistaa lipunnostoista ja -laskuista enemmän ja aikaisemmin. Iltaohjelmissa käytettiin sekä jo kokeiltua että uutta materiaalia, mikä koettiin toimivaksi yhdistelmäksi. Iltaohjelmien vastuuhenkilöt olivat nuoria johtajia. Inhimillisen virheen myötä vastuuhenkilöiksi oli pestattu myös tarpojia. Loppupeleissä he suoriutuivat pestistä joka tapauksesta hyvin. Iltaohjelmat lisäsivät leirin yhteenkuuluvuutta. Leiriohjelman rakenne Sudenpentujen ja seikkailijoiden ohjelmat olivat samannimiset, mutta sisällöltään erilaisia. Seikkailijoiden ohjelma oli suunniteltu haasteellisemmaksi. Nuorimmat ikäkaudet ja heidän johtajansa pitivät erityisesti vesiohjelmasta. Se sisälsi melontaa, uimista, saunomista, kaarnaveneen rakentamista ja muita vesileikkejä. Erityisen kivana vesiohjelmana pidettiin rastia, missä vesi piti johtaa erilaisia apukeinoja käyttäen alas rinnettä. Sudenpentujen ja seikkailijoiden ohjelmaan kuului paljon kädentaitoja. Seikkailijat rakensivat linnunradan styrox-palloista, narusta, maalista ja puurimasta. Sudenpennut rakensivat avaruusaluksen kierrätysmateriaalista. Sudenpentujen kädentaito-ohjelma sai johtajilta positiivista palautetta luovuudesta ja ryhmänä toimimisesta. Kädentaidot olivat tarkoituksella sidottu leirin teemaan sopiviksi. Tarpojien päiväohjelma oli monipuolista ja heidän rima oli tarkoituksellisesti nostettu korkeammalle. Kädentaito-ohjelmana tarpojat rakensivat raketin lähtöalustan ja he lennättivät siitä raketin taivaalle. Ohjelma oli alun perin suunniteltu Kilke-Finnjamboreelle. Ohjelma oli mielekäs ja sopi myös leirin teemaan. Kädentaitojen lisäksi tarpojat pelasivat vesisotaa, meloivat ja rakensivat maastoleikin avulla legoista avaruusaluksia. Tarpojilla oli leirillä käytössä suorituksia sisältävät toimintavihkot. Niiden käyttö jäi kuitenkin epäselväksi vähäisen ohjeistuksen ja kontrollin myötä. Tällä ohjelmalla ei ollut leirillä johtajaa. Vain osa tarpojista paneutui vihkoon ja suoritti vihkon tehtäviä. Tarpojilta saatiin myös valituksia samoajabileistä, joihin he eivät saaneet osallistua. Tarpojaohjelma ei ollut tällä aikaa tarpeeksi houkuttelevaa. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 14/35 Toisaalta samoajabileet toimivat palkkiona vanhemmalle ikäkaudelle, joille kuului enemmän vastuuta leirin tehtävistä. On luonnollista, että vanhemman ikäkauden ohjelma kiinnostaa ja se voidaan nähdä strategisena porkkanana, jolla tarpoja jatkaa seuraavankin kesän leirille. Samoajille oli järjestetty joka päivä omaa ohjelmaa. Puolet leirin samoajista oli ohjelmassa ja puolet palvelutehtävissä. Samoajien omaan ohjelmaan osallistuminen sekä palvelutehtävien yhteensovittaminen aiheutti haasteita. Ohjelma ja palvelutehtävät osuivat joillakin henkilöillä päällekkäin. Tältä osin organisointi ja suunnittelu oli puutteellista, eikä asian parantumisesta huolimatta toimivaa järjestelyä löydetty leirillä. Osaltaan myös samoajien ja leirilippukuntien välinen tiedonkulku takkuili. Kokonaisuuden hahmottaminen ja tiedon jakaminen oli haasteellista nuorille osa-aluejohtajille, mutta järjestelystä saatiin hyvää kokemusta. Samoajille järjestettiin toiseksi viimeisenä leiri-iltana samoajabileet. Myöhemmin illalla myös vanhemmat johtajat osallistuivat leiribileisiin. Leirille saapui bileitä varten kaksi ulkopuolista DJ:tä soittamaan bilemusiikkia. Musiikin lisäksi rannalla oli vaahtokone ja paljon valoja. Ohjelma oli suhteessa koko ohjelman budjettiin nähden melko kallis, mutta samoajaikäkauden ohjelmaan haluttiin panostaa. Valitsimme bileille toiseksi viimeisen illan tarkoituksella. Siten vähensimme viimeisen illan samoajien teltan ulkopuolella notkumista pikkutunneilla asti ja varmistimme, että lähtöpäivän purku onnistuu virkeänä. Leirin haikki toteutettiin Seitsemisen kansallispuistossa leirin puolessa välissä. Haikki oli kaksipäiväinen ja sisälsi monipuolisia tehtäviä, mm. Rogaining-suunnistusta, vesistön ylityksen ja etenemistä kickbikeillä. Leirin haikille osallistuivat kaikki tarpojat ja samoajat. Myös kreikkalaiset partiolaiset osallistuivat haikille. Haikki oli kokonaisuutena onnistunut saadun palautteen perusteella. Haikilla pyrittiin järjestämään osallistujille erilaisia elämyksiä ja mieleenpainuvia kokemuksia. Samoajille ja vaeltajille suunnattu Paossa! -roolipeli toteutettiin leirillä valmiina ohjelmasettinä ja sen pelaaminen onnistui leirialueella loistavasti. Valmista ohjelmaa käytettiin myös vaeltajien ja aikuisten Woomal 2- ohjelmassa, joka oli yksinkertaisuudessaan mukava iltaohjelma mahdollistajille. Vaeltajien ja aikuisten oli myös mahdollista kohdata ja viettää aikaa leirikahvilalla ja saunalla oman aikataulunsa puitteissa. Leiriohjelmassa pyrittiin käyttämään nykyaikaista teknologiaa hyödyksi. Sudenpentujen ja seikkailijoiden päiväretkellä ja haikilla käytettiin Hey Joe!-suunnistusaplikaatiota. Lisäksi tarpojien toimintavihkossa oli tehtävänä ottaa kuva Facebookkiin tai Instagrammiin. Perheleiri osallistui Galileolla leirin normaaliin päiväohjelmaan, eikä erillistä perheleirin ohjelmaa suunniteltu. Ratkaisu tehtiin yhdessä perheleirinjohtajan ja leiritoimikunnan kesken. Perheleiriläisten haluttiin liikkuvan lippukuntansa mukana sekä tutustuvan normaaliin leirielämään ja -ohjelmaan. Perheleirin osallistumista leiriohjelmaan olisi tullut ajatella tarkemmin ja perheleirillä olisi voinut olla jokin oma ohjelmansa perheen pienimmille tai lyhyitä yhteisiä ohjelmia muun leiriohjelman puitteissa. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 15/35 Leirin ohjelmaa kokonaisuudessaan pidettiin monipuolisena ja mukavana. Ohjelmassa oli paljon erilaisia asioita, joita aikaisemmilla leireillä ei ole koettu. Jokaiselle ikäkaudelle järjestettiin leirillä oman ikäkauden mukaista ohjelmaa keskittyen nuorimpiin ikäluokkiin aina sudenpennuista samoajiin, unohtamatta kuitenkaan vaeltaja- ja aikuisohjelmaa. Leirillä ohjelmaa ja vapaa-aikaa koettiin olevan sopivassa suhteessa, kun päivässä oli neljä ohjelmajaksoa, joista yksi oli varattu uimiseen, huoltoon ja leirielämään. Huomiot ja kehitysehdotukset Ohjelman tekijöistä monet olivat kokemattomia. Leiri tarjosi niin kokeneille ja kokemattomille haasteita ja oivan mahdollisuuden opetella uusia asioita. Ohjelmajohtajan tärkeä tehtävä on pitää kaikki narut käsissään ja varmistaa kaikkien tekijöidensä työpanos. Pestilomakkeeseen oli kirjattu monipuolisen ja tasapuolisen ikäkausiohjelman saavuttamiseksi pestattavan ikäkausiohjelmavastaavat. Ikäkausiohjelmanvastaavien pestaus jäi tekemättä, mihin syy oli todennäköisesti ohjelmajohtajan epähuomio ja resurssipula. Ohjelmien suunnittelussa ja toteutuksessa on otettava huomioon joustavuus etenkin mahdollisten osallistujamäärien muutosten vuoksi. Palvelutehtävät sekä Erasmus+-projekti veivät osallistujia ja tekijöitä, mikä olisi voitu välttää etukäteisellä huomioinnilla. Ohjelman tekijät pestattiin yhtä lukuun ottamatta. Oli loistavaa ja ensisijaisen tärkeää, että pestaus onnistui hyvin, koska pestaamaton henkilö ei olisi voinut tiennyt ohjelmansa sisältöä täydellisyydessään. Tarvittava taustatuki oli kaikkien pestattujen saatavilla. Oleellista on löytää ihmisille itsensä kokoisia uusia tehtäviä leiriltä. Henkilökohtaisesti ohjelmajohtaja oppi ja tarvitsi projektin aikana kykyä aikatauluttaa, budjetoida hankintoja, delegoida tehtäviä, soveltaa olemassa olevia asioita ja kirjoittaa julkaisukelpoista tekstiä. Tehtävä oli todella monipuolinen ja kehittävä. Vaikka mittakaava oli merkittävästi haastavampi aikaisempiin tapahtumien järjestämisiin verrattuna, pestistä selvittiin hienosti kannustavan leiritoimikunnan tuella. Ohjelmajohtajia olisi alueleirilläkin voinut olla kaksi, suuren työmäärän vuoksi. Tällöin vastuu ja tehtävät olisivat jakautuneet nykyistä paremmin. Nyt leirin varajohtaja osallistui huomattavasti ohjelmasuunnitteluun ja koordinointiin kevään ja kesän aikana. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 16/35 3. Osallistujat Osallistujaosa-alue käsitti leirin ilmoittautumiset, leirikirjeet, Galileo-kansion, leirilippukuntien organisoinnin sekä yhteydenpidon leirin ja leiriläisten välillä. Osallistujajohtajana toimi Hilkka Koskikallio (SiHu). Leirilippukunnanjohtajina toimivat Pauliina Rokkila (PSKP), Alex Herlin (SiHu), Jenni Siren (PoSo), Tuulia Kinnarinen (KK), Samuli Reunamo (KKP), Jenna Ritvanen (HiHi), Atro-Matti Puruskainen ja Ilmari Alm (EKa) ja Teea Försström (perheleiri/Ei vielä partiolaiset). Kansainvälisistä vieraista vastasi Pia-Maritta Puruskainen. Galileolle ilmoittautui 374 hlö (sis. 35 kv-vierasta), joista lopulta 357 hlö osallistui leirille. Galileolle osallistuneet partiolaiset lippukunnittain KePSi-alueen partiolaiset lippukunnittain GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 17/35 Osallistujat osa-alueen toteutus Kaikki osa-alueen tekijät pestattiin ennen leiriä, kuten oli suunniteltu. Informaatio kulki hyvin ennen leiriä ja itse leirillä. Päivittäiset kokoukset leirillä toteutuivat haikki poislukien kaikkina päivinä. Leirillä osallistujajohtaja pyrki olemaan leirilippukunnanjohtajien tavoitettavissa. Osallistujajohtaja pyrki myös huolehtimaan, että lippukunnilla on tarvittavat asiat saatavilla ja leirilippukunnanjohtajat ovat perillä asioista. Leirilippukunnanjohtajat perehdytettiin pestiin ennen leiriä pestikeskustelussa ja muutamassa kokouksessa. Kävimme yhdessä läpi millainen leiri on tiedossa ja etsimme ratkaisut askarruttaviin kysymyksiin. Kokouksien runkona käytettiin Galileo-kansiota, jotta kansio tulisi kaikille tutuksi ja leirilippukunnanjohtajat saisivat kansioon kaiken toivomansa informaation. Leirilippukunnanjohtajia kannustettiin ylläpitämään hyvää leirifiilistä lippukunnissaan. Tämä toteutui leirillä hyvin, jokaisella lippukunnalla näytti olevan hauskaa niin omien lippukuntalaisten kuin uusien tuttavuuksien kanssa. Leiritoimikuntalaisen oli tarkoitus olla linkki kuhunkin lippukuntaan ja ilmoittautumisaikana lippukuntiin oltiin muuten vähän yhteydessä. Ilmoittautumisaikana osallistujajohtajan olisi pitänyt olla aktiivisempi ja pyytää leiritoimikuntalaisia toimimaan lippukunnissa, pitämään tarkkaa kirjaa ilmoittautuneista ja konkreettisista ilmoittautumislomakkeista, mikä olisi vähentänyt ylimääräistä työtä. Saadun palautteen perusteella Galileo-kansio on koettu hyödylliseksi tietolähteeksi. Galileon-kansion käyttö ohjeistettiin sekä ennen leiriä että leirillä. Tästä huolimatta kaikki eivät lukeneet ohjeita. Galileo-kansion ohjelmaosio oli valitettavan keskeneräinen ja tästä johtuen se ei palvellut tarkoitustaan leirillä. Ohjelmaohjeistus on syytä jättää kokonaan pois, mikäli se ei ole täysin valmis. Myöskään muutoksilta ohjelmassa leirillä harvemmin voidaan välttyä. Vierailupäivä Galileolla järjestettiin sunnuntaina 3.8. vanhemmille ja kavereille suunnattu vierailupäivä. Vierailupäivään osallistui 88 hlö, jotka saapuivat 33 henkilöautolla. Pysäköintialueelta kuljettiin leirialueelle tilausbussilla. Vieraat osallistuivat ja tutustuivat leirin normaaliin päiväohjelmaan. Vierailupäivän informaatio antoi ymmärtää erillisestä ohjelmasta. Vierailupäivän ohjeistukseen ja opastukseen tulee kiinnittää huomiota, jotta kaikki vierailijat tavoitetaan ja väärinymmärryksiltä vältytään. Vierailupäivä sujui hyvin ja oli oleellinen osa leiriviikkoa. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 18/35 Ilmoittautuminen Ilmoittautuminen toteutettiin kahdessa jaksossa. Ensin oli varsinainen ilmoittautumisaika, 20.1.-31.3, ja sen jatkoksi jälki-ilmoittautumisaika 14.4.-21.5. Varsinainen ilmoittautumisaika tuntui tässä tapauksessa varmasti monen mielestä hyvinkin aikaiselta lippukuntaleirille. Leiri järjestettiin alueen seitsemälle lippukunnalle ja yhteensä 550 partiolaiselle, mikä edellytti varhaisempaa tietoa osallistujista. Tekijäikäisillä, yli 15-vuotiailla, oli mahdollisuus ilmoittautua leirille tekijänä melkein heinäkuun loppuun asti. Kokonaisuutena ilmoittautumisajat todettiin onnistuneiksi. Alle 18-vuotiaiden ilmoittautuminen tapahtui allekirjoitetulla paperisella ilmoittautumislomakkeella lippukuntaan, josta tiedot siirrettiin jäsenrekisteri-Polkuun. Yli 18-vuotiaat ilmoittivat omat tietonsa suoraan Polkuun. Piirileiri Huiman pohjalta räätälöity ilmoittautumislomake oli palautteen perusteella hyvä ja selkeä. Suomen Partiolaiset aloittivat kesken ilmoittautumiskauden huhtikuun alussa siirtymisen uuteen Kuksajäsenrekisteriin. Jäsenrekisterimuutokseen saatiin tukea Uudenmaan Partiopiiriltä, eikä siitä ilmoilla olleesta epävarmuudesta huolimatta koitunut projektille merkittävää haittaa. Osallistujien leirikirjeet lähetettiin kaikille sähköisesti, minkä todettiin palautteen perusteella olleen toimiva ja onnistunut ratkaisu. Leirikirjeissä on käytännössäkin mahdollista siirtyä nykyaikaan, jolloin informaatio kulkee nopeammin ja säästetään postittamiseen kuluvaa aikaa ja rahaa. Leiri tarjosi yli 15-vuotiaille vuosiloma- ja kesätyötakuun. Tämä tarkoitti sitä, että leirimaksun sai toukokuun loppuun asti takaisin, mikäli työt estäisivät osallistumisen leirille. Moni sai tietää kesätöistään ja vuosilomistaan vasta kesäkuun puolella, ja palautteen perusteella takuuaikaa toivottiin pidemmäksi. Ilmoittautumisraja asetettiin luonnollisesti koulujen päättymiseen toukokuun 31. päivään, jolloin valtaosa on tietoinen kesätöistä. Johonkin ilmoittautumisten takaraja on massatapahtumissa asetettava. Projektikoordinaattori Juho Pyörny vastasi ilmoittautumisten käsittelystä. Ilmoittautumisten muutokset ja myöhästymiset työllistivät projektissa huomattavasti ja järjestelyihin tulee varata riittävästi, esim. kahden henkilön, työpanos. Tällä osalla projektia olisi ollut kehitettävää ja ilmoittautumiset olisivat voineet olla yhden ihmisen erillinen pesti yhdessä projektikoordinaattorin ja osallistujajohtajan alaisuudessa. Osallistujat osa-alueelle asetetut tavoitteet (mittareina: palaute ja leirin sujuvuus) 1. Jokainen osallistujat osa-alueen tekijä pestataan hyvissä ajoin ennen leiriä. Tavoitteeseen päästiin, jokaisen osalta. Pestaus tapahtui kasvokkain kaikkien kanssa. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 19/35 2. Osallistujat osa-alueen tekijät kokevat saavansa tarpeellisen informaation helposti ja selkeästi. Informaatio kulki päivittäin hyvin leirilippukuntiin. Asiasta ei tullut leirillä rakentavaa palautetta. Informaatiota täsmennettiin toisinaan paperitiedotteilla ja tekstiviesteillä. Leirillä pidetyt Galilei-kokoukset venyivät pitkiksi ja rönsyilivät asiasta toiseen selkeän kokousrungon puuttuessa. Suurin osa informaatiokatkoksista ja -puutteita olisi vältytty, mikäli leirin tekijät olisivat tutustuneet riittävästi Galileon ohjekansioon. Voinemme todeta, että tavoitteeseen päästiin pääosin. 3. Hyvä leirifiilis näkyy lippukunnista Iloinen leirifiilis kyllä näkyi ja kuului leirillä selvästi. Moni sanoi jo leirillä ohjelman ja kokonaisuuden onnistuneen. Jo leirillä saatiin kasvotusten kiittävää palautetta iloisilta leiriläisiltä ja aikuisilta partiolaisilta. Tavoitteessa onnistuttiin. 4. Ei-vielä-partiolaisille palvelutehtäviin. järjestetään Tervetuloa partioon-kurssi ja EVP-aikuisia kannustetaan Kurssi järjestettiin heti leirin alussa. Perheleirin leirilippukunnanjohtaja Teea Försström (PSKP) tarjosi perheleirin EVP-aikuisille päivittäin palvelutehtäviä ja he olivatkin aktiivisesti mukana tehtävissä. Perheleirin aikuisten panos leirin päivittäisissä tehtävissä oli merkittävä ja tärkeä. Tavoitteessa onnistuttiin. 5. Kannustetaan nuorta johtajistoa pesteihin ja palvelutehtäviin leirillä. Moni nuori oli leirillä uudessa pestissä toimien ensimmäistä kertaa esimerkiksi leirilippukunnanjohtajana, osa-alueen johtajana tai pienemmissä johtamistehtävissä. Leirillä toteutui hyvin yhdessä tekeminen. Yhdessä tekemisen meininki sai lippukuntien välillä uusia ulottuvuuksia. Yleisesti tekijöillä oli joitain päällekkäisiä ennen leiriä ja leirillä sovittuja tehtäviä. Leiritehtävien organisointi on aina haasteellista ja leiri oli tältä osin hyvä oppikoulu monelle nuorelle johtajalle. Yleisilmeeltään leirin päivittäiset askareet sujuivat hymyssä suin. Tavoitteessa onnistuttiin. 6. Kannustetaan tutustumaan yli lippukuntarajojen Lippukuntien rajat sekoittuivat leirillä hyvin. Majoitusalueet eivät olleet liian tarkkaan merkitty, jolloin leirit asettuivat luonnollisesti hieman limittäin. Samoajien haikkivartiot arvottiin yli lippukuntarajojen, ja tämä jos mikä laittaa tutustumaan uusiin ihmisiin. Leirin arjessa näkyi kuinka eri lippukuntien jäsenet tutustuivat toisiinsa. Leirillä rakennettiin ystävyyttä myös yli Suomen rajojen. Leirille osallistui 35 kreikkalaista partiolaista. Suomalaiset ja kreikkalaiset sekoittuivat kyllä viikon aikana todella selvästi. Kulttuurien kohtaaminen aiheutti epäselvyyksiä ja mielenkiintoisia keskusteluja ruokailuista sekä muista leirin tavanomaisista asioista. Kuitenkin eripurat saatiin ratkottua ja oli ehdottomasti hienoa saada ulkomaalaisia vieraita Galileolle! GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 20/35 Huomiot ja kehitysehdotukset Lippukunnat oppivat tuntemaan toisiaan paremmin ja leiri osoitti hyvin sen, kuinka paljon potentiaalia KePSialueella on. Jatkossa on tärkeää, että alueen toiminta pysyy aktiivisena, jotta alueen lippukunnat oppivat toimimaan enemmänkin yhdessä ja näin tuottamaan monipuolisempaa partiotoimintaa. Yhdessä tekemisessä on voimaa. Voidaan todeta, että alueleiri konsepti oli tarpeellinen. Moni nuori johtaja teki leirillä pestiä, jossa ei ollut aikaisemmin ollut. Tässä projektissa oli helppo tehdä hieman vieraampaakin pestiä ja ottaa uusia epämukavuusalueita haltuun, sillä apua oli aina tarjolla, kun sitä tarvitsi. Leiri opetti nuorille tekijöille hyvin muun muassa kokonaisuuden hahmottamista ja sitä kuinka on tärkeää tehdä asioita ajoissa. Alueleiri oli oiva paikka useille johtajille kehittyä johtamistaidoissaan useallakin saralla. Leirillä kansainvälinen yhteistyö olisi kaivannut selkeästi parannusta. Kansainvälisyyden parempi huomioiminen leirillä olisi voitu saada aikaiseksi ennakoivalla suunnittelulla. Yhteydenpito oli riittämätöntä leiriorganisaation ja Erasmus+ -projektin välillä. Näin vieraat olisit pystytty huomioimaan myös paremmin ruokahuollossa ja ohjelmien osallistujamäärissä. 4. Talous Projektin taloudesta vastasivat talousjohtajat Tatu (KK) ja Taru Salonsaari (PSKP), jotka suunnittelivat ja toteuttivat leirille toimivan talouden. He kokosivat ympärilleen tarvittavan talousosaston avustamaan leirin hankinnoissa ja kilpailutuksissa. Taloustiimi organisoi myös leirin yhteiskuljetukset. Leirin tilinä käytettiin Sipoon Hukkien nimissä olevaa projektin pankkitiliä. Järjestelylle oli alueen lippukunnanjohtajien hyväksyntä. Rahaliikennettä hoiti Sipoon Hukkien rahastonhoitaja Anssi Ikonen. Talousosasto laati tekijöiden kanssa sovitut tarjouspyynnöt ja tilaukset, mikä tehosti hankintoja ja leirin varojen tehokasta käyttöä. Huolellinen talouden suunnittelu ja seuraaminen edesauttoi onnistuneen leirin syntymistä. Näin vältyttiin ylimääräisiltä selvittelyltä raha-asioissa. Talouden toteutus Talouden osalta suunnitelma oli jakaa projektin työt kolmelle: varsinainen talous eli budjetointi, kustannusseuranta, kulukorvaukset yms. kahtia Tatun ja Tarun kesken, lisäksi rahaliikenne erikseen rahastonhoitajalle Anssille. Jako sujui käytännössä niin, että Tatu hoiti budjetin ja leirin suuret linjat yhdessä leirin johdon kanssa. Taru toimi tukena hoitaen leirilaskutuksen ja leirin kuljetusten järjestämisen; rahastonhoitajana Anssi hoiti maksuliikennettä ja osin kirjanpitoa. Työnjako ei siis aivan toteutunut GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 21/35 tasapuolisesti varsinaisten talousvastuullisten kesken. Tämä ei kuitenkaan vaikuttanut siihen, miten talouden pyörittäminen osana leiriprojektia sujui. Taloustiimiin kuului lisäksi kaksi avustavaa aikuista henkilöä. Muutoin kiitettävästi suoriutunut neljän hengen talousosasto ei onnistunut hankkimaan leirille merkittäviä sponsoreita tai avustuksia. Varhaisessa vaiheessa taloustiimi apuvoimineen tunnisti vahvuudekseen hankintaosaamisen, minkä seurauksena painopiste sponsorointiasioiden sijaan siirrettiin hyvien hankintojen tekemiseen, minkä seurauksena leiri säästi samalla ajankäytöllä merkittävästi enemmän menoissa kuin olisi onnistuttu sponsorointituloja saamaan. Talous on merkittävän huomion arvoinen osa-alue isommissa leiriprojekteissa. Leirin rahoitus koostui pääosin osallistumismaksuista. Eräkamut olivat mukana Galileolla omana Erasmus+ projektina. Projektit tekivät yhteistyötä ja Eräkamut korvasi oman osuutensa leiristä ja leiriorganisaation kuluista. Lisäksi leirin alussa kerättiin osallistujalippukunnilta alkurahoitukseksi 150 euron ennakkolaina per lippukunta. Leiriprojektissa ei ollut yhtä, vaan seitsemän, järjestävää tahoa, joten alkukassa on hankittava jostakin. Järjestelylle saatiin hyväksyntä kaikista alueen lippukunnista ja menettely oli toimiva. Alkurahoitus oli tarkoitus palauttaa leirin päätyttyä, mikä onnistuikin leirin tuloksen jäätyä selkeästi plussalle. Projektin alussa oli monenlaisia suunnitelmia leirin lisärahoitukseksi, kuten esimerkiksi erilaisten leirituotteiden myyntiä. Leirituotteiden myyntikanavaksi olisi soveltunut leirin aikana leirikahvila ja sitä ennen verkkosivut. Harkinnan jälkeen leirituotteisiin liittyvää kauppallista riskiä ei haluttu ottaa, joten niitä ei hankittu. Samoin leirin suunnittelun alkuvaiheessa oli ajatus hakea jonkinlaista sponsorointia esimerkiksi retkeilyalan liikkeistä. Leirikioskiin/huoltoon kysyttiin sponsorointia Fazerilta, mitä ei valitettavasti saatu. Muut sponsorointihakemukset jäivät tekemättä, kun ei hahmottunut tarkkaan, mihin niitä kohdennettaisiin ja mikä lisäarvo niistä olisi. Varsinainen leiribudjetti ja sen seuranta noudattivat alusta saakka suunniteltua kaavaa, joskin lopputulema budjetissa oli reilusti ylijäämäinen, mikä tuli lievänä positiivisena yllätyksenä. Sipoon Hukat hakivat Waldemar Von Frenckell-säätiötä apurahaa 500 euroa leirin Paossa-roolipeliin. Avustusraha käytettiin suurimmaksi osaksi pakolaistaustaisen henkilön matka- ja ruokakuluihin sekä roolipelimateriaalin kartuttamiseen. Roolipelin varusteet jäävät jatkossa Uudenmaan partiopiirin toimistosta lainattavaksi piirin lippukuntien käyttöön. Roolipelin lisäksi ylimääräisellä avustusrahalla mahdollistettiin vaeltajien Woomal-ohjelmaa ostamalla heille suoritusmerkit. Näin ollen osalla rahalla tuettiin myös Woomalhanketta. Apurahan tarkkaa tositetason kohdistamista varten leirin tilinpäätöstä varten ei saatu tilinpäätösaikataulun puitteissa riittäviä tietoja, mutta apurahan hakija tekee vielä erillisen selvityksen apurahan antajalle, minkä tilityksessä näkyy tarkka kohdistaminen. Leirilaskutus hoidettiin siten, että taloustiimi lähetti koontilaskut lippukuntiin, jotka laskuttivat itse omat osallistujansa. Laskutuksen hoitaminen oli jokseenkin sekavaa, koska lippukunnat eivät käyneet ilmeisesti riittävällä tasolla läpi ilmoittautumislistoja siinä vaiheessa, kun ne lippukuntiin lähetettiin. Varsinaisen ilmoittautumisajan puitteissa ilmoittautuneiden laskuttaminen oli suhteellisen yksinkertaista, mutta jälki-ilmoittautumiset, peruutukset, yksittäiset suoraan laskutettavat henkilöt ym. sekoittivat pakkaa niin, että viimeisiä laskuja lähetettiin vielä viikkoa ennen leirin alkua. Huomionarvoista tässä on se, että lippukunnissa olisi syytä GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 22/35 kerrata talousasioiden hoitamista. Leirin ilmoittautumisista ja laskutuksesta annettiin kuitenkin tarkat ohjeet lippukuntiin. Suurin yksittäinen kustannuserä oli leirin kuljetukset sekä itse leirialueelle/-alueelta että haikkikuljetukset leirialueen ja Seitsemisen kansallispuiston välillä. Tästä syystä kuljetukset päätettiin ottaa leiriorganisaation alle hoidettaviksi. Lisäksi hankittiin vierailupäiväksi pieni tilausbussi kuljettamaan vierailijoita pysäköinti- ja leiripaikan välillä. Kuljetukset kilpailutettiin ja siitä saatiin merkittävä taloudellinen hyöty leirille. Taloustiimi huolehti leirin vakuuttamisen. Leiri harkitsi vakuutuksia yhdessä piiritoimiston kanssa. Ei-vieläpartiolaisille leirille ei hankittu vakuutusta, vaan osallistujat velvoitettiin kirjallisesti huolehtimaan oma vakuutusturvansa. Vuokratulle kenttäkeittiövarustukselle hankittiin SP:n ehdoin vakuutus Tapiolasta. Lippukuntien kanssa olisi hyvä jatkossa lisäksi sopia kaluston lainauksissa kirjallisesti, kuinka toimitaan vahinkotilanteissa tai mahdollisten korjauskustannusten kanssa. Taloudelle asetetut tavoitteet Talouden osalta tärkein tavoite oli pysyä budjetissa ja sen kehittymistä seurattiin säännöllisesti. Koska oli epävarmaa, miten leirin osa-alueiden budjetointi kestää, sovittiin tiukka budjettikuri. Kukin osa-alue hoiti oman budjettinsa suunnittelun ja toimittamisen taloustiimille, ja leiriin liittyvät kustannukset piti hyväksyttää etukäteen oman osa-alueensa vastuullisella tai leirin johdolla. Leirin toteuttamisbudjetti, noin 30 000 €, koostui käytännössä leirimaksuista. Leirin osallistumismaksut olivat 100 € viikon leiriajasta ja 65 € neljän päivän leiriajasta. Leirin tulos oli merkittävästi ylijäämäinen, mikä selittyy suurilta osin leirikahvilan ja vierailupäivän tuotoilla, budjettiin varatulla puskurirahalla sekä erilaisilla osabudjetin alituksilla. Talouden onnistumisen mittaaminen on käytännössä puhdasta matematiikkaa eli sitä, miten pysyttiin budjetissa. Koska leirillä ei pyritty varsinaisesti tuottamaan voittoa, voidaan todeta, että paremminkin olisi talouden sekä leirin eri osa-alueiden osalta mitoittaminen voinut onnistua. Jo leirin kuluessa näytti siltä, että esimerkiksi keittiöön voidaan lisätä rahallisia resursseja, mikä käytännössä toteutettiinkin, ja huoltoon allokoitiin leirin kestäessä lisää käyttövaroja. Voidaan huomata, että kiitettävän partio-ohjelma järjestäminen ei välttämättä vaadi suuria summia rahaa. Rahankäytössä tekijöiden asenne oli hyvä, sillä osa-alueet eivät ylittäneet omia budjettejaan, vaan toimivat tehokkaasti. Tämä osaltaan johtui siitä, että budjetin niukkuutta korostettiin sopivasti koko projektin aikana. Tekijät sisäistivät ajatusmaailman, että leirin rahat ovat kaikki osallistujien pussista. Leirin tuloksen osalta lopputulema voisi olla myös aivan päinvastainen. Talouskuri ei aina pidä, varsinkaan projektien koon kasvaessa ja tekijöiden määrän lisääntyessä. Huomionarvoista on myös se, että alueleiriä oli tekemässä nuori johtajisto ja kyseistä konseptia tehtiin ensimmäistä kertaa. Huomiot ja kehitysehdotukset Koska kyseessä oli ensimmäinen alueleiri, ei tämän kokoluokan leirin toteuttaminen ollut tuttua ennestään. Talousarvion pohjaksi otettu piirileiri Huima 2012:n budjetti oli kertaluokkaa suurempi, ja vaikka siitä karsittiinkin reilusti alueleiriin sopimattomia kustannuksia, alittui budjetti useilta osin selkeästi. Kuljetusten järjestäminen leiriorganisaation puolesta oli järkevää, mutta sen kustannusten ollessa suuri osa budjettia, olisi ollut hyvä selvittää todellinen kustannus mahdollisimman tarkkaan erittäin hyvissä ajoin. Tämä olisi voinut esimerkiksi vaikuttaa leirimaksuun. Budjetin vielä tarkempi seuraaminen, reagointi GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 23/35 ylityksiin/alituksiin nopeasti, niin ehkä ylijäämä ei olisi ollut niin suuri. Ollessamme kuitenkin tällä tavalla plussalla, voimme olla sikäli tyytyväisiä, että jos oltaisiin vastaava määrä tai vähemmänkin miinuksella, pidettäisiin lippukunnissa kriisipalavereita. Talouden hoitaminen ei ole tehtävänä yksinkertaisimmasta päästä. Talouteen liittyi yllättäviä muuttujia. Leirille tulleissa laskuissa oli useampia virheitä ja joitain tuotteita/palveluita oli tiukasta talouskurista huolimatta tilattu ohi leiritoimikunnan. Taloustiimissä toimi asiansa osaavia ihmisiä ja yllättäviin kulueriin oli varauduttu hyvin puskurilla koko projektin ajan. Oppia tuli siis käytännössä siitä, millaisin talousresurssein KePSi-alueleirin kokoinen, 300–400 hengen, pääosin lippukuntien oman kaluston turvin järjestettävä leiri pyörii, mitä erilaisia osa-alueita tulee ottaa huomioon (ks. budjetti) ja mille leirin osa-alueelle (ohjelma, huolto) on järkevää allokoida riittävästi resursseja. Tarkemmat tiedot taloudenpidosta ovat kiinnostuneiden saatavilla - kysy leirinjohdolta. Leirikahvilan tyyppinen tulonlähde on syytä ottaa huomioon leirin taloussuunnittelussa, mutta sitä ei tule välttämättä sisällyttää tulona leirin budjettiin. Kahvilan varsinaista voittoa on vaikea arvioida todellisuudessa ennakolta, kun otetaan huomioon, etteivät kahvilan tekijät ole ammattilaisia. Kahvilan kiinteät kustannukset olivat hyvin pienet sen suosioon ja sitä myöten tuottoon nähden. On siis riski, että kahvila sekoittaa leirin varsinaisen talousarvion. Leirin osallistumismaksuilla voidaan järjestää leiri ilman ongelmia. 5. Huolto Huoltojohtaja toimi Iiro Lehtiniemi (KKP). Huollon vastuulle leirillä kuuluivat muonitus ja sen logistiikka sekä itsenäisenä osanaan leirikahvila. Lisäksi huolto teki yhteistyötä tekniikan kanssa tiskaamisen, hygienian ja jätehuollon saralla. Näistä tiskaaminen oli hallinnollisesti huollon alla, jätehuolto oli tekniikan alla ja hygienia oli jaettu. Huollon toteutus Leirin huollossa suurimmat muutokset tulivat keittiöhenkilöstöön, kaluston hankintaan ja ruokatarvikkeiden logistiikkaan. Ruokatarvikkeiden toimitusta ja kuljetusta suunniteltiin pitkään leiripaikalle, mutta vaihtoehtoa ei todellisuudessa selvitetty loppuun asti, vaan lopulta ruokatarvikkeet noudettiin leirille suoraan vähittäiskaupasta. Keräilyn, toimituksen ja kylmäauton osalta kustannukset ja vaihtoehdot jäivät avoimiksi. Kylmäkuljetus varmistaisi myös elintarvikkeiden kylmäketjun säilymisen. Leirin keittiöön vuokrattiin Ikaalisista kylmäkontti, soppatykki ja paella-pannu. Muutoin huolto järjestettiin lippukuntien varusteilla. Puolustusvoimilta ei voitu suunnitelman mukaisesti vuokrata kalustoa, sillä alueleiri oli GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 24/35 kalustotarpeeltaan liian pieni. Kylmäkontti olisi kannattanut vuokrata kahta päivää ennen leirin alkua, jotta keittiö olisi saatu valmisteltua toimintakuntoiseksi aiemmin. Huolto teki leirillä kaksi kauppareissua, joista toinen leirin alkua edeltävänä päivänä ja toinen leirin puolessa välissä. Ruokakuljetuksiin ei ollut hankittu riittävän suurta ajoneuvoa. Pieniä täydennyksiä tehtiin muiden osa-alueiden kauppareissujen yhteydessä sekä hyödynnettiin leiripaikalle myöhemmin saapuvia henkilöitä. Ruokalistat ja reseptit suunniteltiin valtaosin Pääkaupunkiseudun partiolaisten Lippukuntaleirin muonitusvihkon ja Suomen Puolustuvoimien kenttäkeittäjän käsikirjan pohjalta. Näistä hyödynnettiin erityisesti ruoka-aineiden määrätaulukoita ja reseptejä. Pääosa resepteistä oli huoltojohtajan omasta arkielämästä tuttuja yksinkertasia reseptejä, mikä johti hivenen yksipuoleiseen ruokalistaan. Ruokalistaan olisi tullut pyytää palautetta tiimiltä ennen leiriä. Ruokalistan ruokia testattiin Keravan Korvenpoikien pääsiäisleiri Kärsimyksellä. Keittiöhenkilöstön rekrytoinnissa epäonnistuttiin, eikä keittiössä ollut kahta vuoropäällikköä ja neljää henkilöä vuoroa kohden. Huollon johtaminen oli puutteellista ja huoltojohtajan tarttui itse soppakauhan varteen, kun pestattua ja perehdytettyä keittiöhenkilökuntaa ei ollut riittävästi. Osittain edellä mainitut selittyvät lyhyesti huoltojohtajan tuoreudella partiotoiminnassa ja kontaktiverkoston suppeudella. Alkuperäisistä suunnitelmista poikettiin loppupeleissä urakalla ja tahtotilaan ei päästy. Toimeen tarttuminen, suunnitelmien läpivieminen ja parempi organisointi olisi vienyt kohti parempaa lopputulosta huollon organisoinnin ja johtamisen näkökulmasta. Leirillä oli kuitenkin johtajaresursseja käytettävissä erilaisiin tehtäviin. Haikin muonituksen toteutus muuttui vielä leirinkin aikana. Tarkoitus oli, että huolto hoitaa suunnittelun ja hankinnat. Haikille oli suunniteltu haastetta tarjoavia ruokia, mutta aikataulusyistä ruokarastit muutettiin ainoastaan ravintoa tarjoaviksi, ei haastetta tuoviksi ja taitoa mittaaviksi. Ruokatarvikkeet tilattiin leirin muiden ruokatarvikkeiden mukana. Huollolle asetetut tavoitteet 1. Valmistelut ennen leiriä on hoidettu niin valmiiksi että itse leiri on kaikille tekijöille mukava kokemus Ennen leiriä tehtäväksi tarkoitetut valmistelut saatiin tehtyä melkein kokonaan ennen leirin alkua. Ruokalistat, kauppalistat, kalustolistat sekä yhteydenotot ruokatavarantoimittajaan tehtiin ennen leiriä, näissäkin olisi voinut olla tosin viikkoa kahta aikaisemmassa. Keittiökansiota, jossa oli tarkoitus olla yleisen tiedon lisäksi ruokalistat, reseptit, annoskokolaskelmat ja allergiatiedot, ei tehty ennen leiriä. Tiedot olivat leirillä vain huoltojohtajalla sähköisenä ja päässä, mikä hankaloitti muiden työskentelyä keittiössä. Erityisesti allergioiden puutteellinen huomiointi olisi voinut johtaa leirillä vakavampaankin tilanteeseen. Vakavimmat allergikot kuitenkin ottivat omatoimisesti yhteyttä keittiöön ja olivat tietoisia erikoisruoistaan. Allergiset tulisi jatkossa kontaktoida ennen leiriä tai viimeistään leirin alkaessa. Tekijöiden pestaus ja perehdytys oli puutteellista. Suunnitelmat ja ohjeet eivät tavoittaneet tekijäänsä. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 25/35 2. Keittiössä on riittävästi työvoimaa ja kenenkään ei tarvitse tehdä täyttä päivää Keittiöön oli tarkoitus pestata vähintään kuusi henkilöä päivittäin, jaettuna puoliksi aamu- ja iltavuoroon. Tässä tavoitteessa epäonnistuttiin totaalisesti. Lopputuloksena oli lyhyen leirin ajaksi tehdyt kolme pestausta. Loppuleiriksi oli pestattuna kaksi henkilöä, jotka molemmat tekivät koko leirillä olonsa ajan täyttä päivää. Leirin ensimmäinen ruokailu myöhästyi useita tunteja, sillä kyseisen ruuan valmistukseen ei ollut varattu henkilökuntaa. Tilanteesta selvittiin juuri ja juuri kokeneen keittiötekijän avustuksella. Pienoisessa paniikissa auttavaisia aikuisia ei osattu hyödyntää tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Muuten alkuleirin aikana saatiin hyödynnettyä leirillä olevia aikuisia keittiössä hyvin ja jokaiseen ruokailuun saatiinkin ainakin kolme tekijää. Loppuleiristä leirillä oli huomattavasti vähemmän vapaita aikuisia, mikä näkyi keittiössä hetkittäin akuuttina työvoimapulana. Tilannetta paikkasivat ansiokkaasti muutamat nuoremmat leiriläiset. Itse ruuanvalmistuksen lisäksi keittiöhenkilökuntaa työllisti tiskilinjaston ylläpito sekä ruuan jakaminen, koska niille ei ollut hankittu erillisiä tekijöitä. Alustavana suunnitelmana oli että ruuan jakaa aina ruokailuryhmän aikuiset. Tämä ei kuitenkaan toteutunut, koska käytäntöä ei ohjeistettu/vaadittu. Tiskilinjasto sitoi aina yhden ihmisen kokonaan ja pitkäksi aikaa. Tiskilinjaston valmistelu täytyi aloittaa samaan aikaan ruuan valmistuksen kanssa ja se voitiin purkaa vasta kun kaikki ruokailun jälkeinen tiski oli pesty myös keittiössä. 3. Ruoka on ravitsevaa, maittavaa ja sitä on riittävästi Ruoka oli ravitsevaa ja maittavaa, muttei niin monipuolista kuin paperilla suunnitelmissa näytti. Keittiössä oli myös kiire ruuan viimeistelyssä. Ruokien maustamiseen oli varattu riittävästi mausteita, mutta niitä käytettiin hyvin varovaisesti. Reseptit eivät myöskään olleet helposti saatavilla. Alun perin leirillä ei ollut tarjolla puuron kanssa hilloa tai sokeria, mutta ensimmäisen aamun jälkeen linjaa päätettiin muuttaa. Ketsupilla olisi pasta-painotteisessa menussa ollut kysyntää enemmänkin, mutta sitä ei haluttu tarjoilla jokaisen ruuan yhteydessä kasvatuksellisesta syystä. Huoltojohtaja oli ajatellut ratkaisulla hyvää, mutta seitsemän lippukunnan ja kreikkalaisten kulttuurien kohtaamisessa ratkaisua ei ollut toimiva. Ruokaa oli aina tarjolla riittävästi. Paikoin ruokaa jäi huomattavia määriä yli, josta onneksi osa onnistuttiin hyödyntämään. Kierrätykseen haastetta toi pelko siitä, että ihmisille syntyy huonoja muistoja suppeasta ja tähteitä täynnä olevasta ruokalistasta. Ruuan ylijäämään on olemassa kaksi varsin selkeää syytä: Leirin aikana oli hyvin lämmintä, helleraja rikkoutui varmasti päivittäin ja yli 30-asteen lämpötila saavutettiin. Päivät olivat aurinkoisia ja läkähdyttäviä. Olosuhteet kasvattivat selkeästi juoman kulumisen määrää, mikä näkyi tuplaantuneena mehun kulutuksena suhteessa alkuperäiseen arvioon. Leirin aikana selvisi myös että kuuma ilma vähentää ihmisen ruokahalua. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 26/35 Leirille osallistui 35 kreikkalaista, jotka muodostivat alkuleirin aikana noin 10 % ja loppuleiristä noin 20% leirin vahvuudesta. Ruuan ollessa hyvin suomalaista se ei juurikaan maistunut kreikkalaisille, vaan he söivät pääsääntöisesti kahvilan antimia. Kuitenkin heille kaikille oli varattava jokaiselle ruokailulle ruokaa tasapuolisen kohtelun nimissä, vaikka se jäikin lähes aina syömättä. Alun perin kustannussyistä leipien päälle ei suunniteltu paljoa lisukkeita vaan ideana oli että ruokailukohtaisesti tarjolla olisi joko kurkkua, leikkelettä tai juustoa. Loppuleiristä lisukkeiden määrää kasvatettiin. Lisukkeiden arviointi ja niiden jako ei aina onnistunut, joten lopulta lisukkeita jäi huomattavia määriä käyttämättä. Aamukahvi oli suunniteltu jättää kokonaan leiriläisten ostettavaksi, mutta lopulta se sisällytettiin osaksi aamiaista. Tämä toteutui hyvin kahvilan tehokkaalla kahvinkeittimellä. Järjestely tapahtui vasta leirillä. 4. Keittiölle on luotu riittävä omavalvontasuunnitelma ja siitä pidetään myös leiriolosuhteissa kiinni Keittiölle luotiin omavalvontasuunnitelma, joka oli kunnianhimoinen, mutta toteutettavissa. Leiriolosuhteissa omavalvontasuunnitelman noudattaminen oli haastavaa, eikä sitä onnistuttu noudattamaan kaikilta osin. Johtaminen oli keittiössä puutteellista ja tekijät pitäytyivät tavanomaisissa vanhoissa rutiineissa. Vinyylikäsineitä käytettiin aina kypsentämättömänä tarjoiltavaa ruokaa käsiteltäessä sekä ruokaa jakaessa. Tähän poikkeuksen teki viimeinen vuorokausi kun hanskat loppuivat. Pääsuojia käytettiin hyvin laiskasti, esiliinoja kohtuullisesti. Käsienpesu toteutui aina, mikä onkin jo vähimmäisvaatimus suurkeittiössä työskenneltäessä. Huomiot ja kehitysehdotukset Ennakkovalmistelut on hoidettava ajoissa ja hyvin, viime hetkillä kaikkea ei enää pysty pelastamaan. Valmistelut sujuivat varsin mallikkaasti, mutta niitä ei viety loppuun asti. Keittiökansio on kriittinen osa toimivaa keittiötä ja sen on oltava valmis leiriin mennessä, ja keittiöhenkilöstön nähtävissä jo ennen leiriä. Kauppareissut veivät huoltojohtajalta paljon aikaa, koska hänen oli pakko olla niillä mukana, kun tilauksia ei oltu valmisteltu riittävästi. Pestaus on aloitettava ajoissa ja siinä on oltava aggressiivisempi. Keittiöstä on tehtävä haluttu paikka leirillä tai keksiä keittiön vetovoimaa lisääviä porkkanoita. Neljän hengen miehitys vuoroa kohden on tämän kokoisella leirillä ehdoton vaatimus ja ruuan jako on ulkoistettava ruokailuryhmän esimerkiksi samoajien vastuulle ja tiskilinjasto tekniikan vastuulle. Saadun palautteen perusteella ruokailun porrastus oli toimiva ja linjastosta sai ripeästi ruokaa. Ruokalista kannattaa pitää helppona ja yksinkertaisena, mutta hiilihydraatteja pitää tulla muualtakin kuin pastasta. Aamupuuron kanssa hillo ja/tai sokeri on ehdoton lisävaruste ja kahvia tulee olla tarjolla aamuisin. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 27/35 Leirillä huolto ja muonitus ovat talouden näkökulmasta yhdet suurimmista menoeristä, mikä tekee talousarvion muodostamisesta haastavaa. Riittävä selvitystyö, suunnitelmallisuus, kauppalistat ja tarjouspyynnöt edesauttavat kustannusten arviointia sekä tilausten tekemistä. Galileolla osa edellä mainituista toimenpiteistä laiminlyötiin, eikä riittävää vertailua suoritettu. Huomionarvoista on se, että maittavaa ruokaa voidaan valmistaa halvalla ja siten, että ruokaa myös riittää kaikille. Suunnitelmallisuus ja erilaisten muuttujien huomiointi on oleellista huoltoa järjestettäessä. Alueleirin huoltojohtajan tulee pestata itselleen selkeä tiimi, sillä näin valmistelu on kevyempää ja mukavampaa. Tiimi pitäisi pestata mukaan projektin suunnittelun aluksi huoltojohtajan avuksi, jotta jäsenet ovat yhtä tietoisia suunnitelmista kuin itse huoltojohtaja on. Näiden henkilöiden olisi hyvin kätevä toimia leirillä keittiön vuoropäällikköinä. Huoltojohtajan henkilökohtaiset omat johtajuustaidot vaativat vielä kehittymistä itsensä johtamisen ja ajankäytönhallinnan näkökulmasta. Liian usein tilanteena oli se että johtaja teki itse delegoinnin sijasta, mikä sitoi hänet ja hänen osaamisensa useimmiten pestiinsä nähden vääriin tehtäviin. Delegoinnin puuttumisen lisäksi toimintaa heikensi vaikeus suorittaa yhtä tehtävää kerrallaan. Lukuisat kohdatuista haasteista voisi kääntää onnistumisiksi riittävällä delegoinnilla ja organisoinnilla. Leirikahvila Galileolla pidettiin omaa leirikahvilaa. Leirikahvila oli auki aamusta iltaan ohjelmien ja ruokailujen ulkopuolella. Leirintekijää palveltiin. Kahvia ja herkkuja oli tarjolla käytännössä aina tarvittaessa ja näin varmistuttiin siitä, että leirintekijöillä pysyy yllä hyvä leirifiilis. Iltaisin kahvilaan oli ikä- ja aukiolorajoituksia, joilla rauhoitettiin kahvilan ja leirin menoa iltaa kohti. Kahvilan emäntänä toimi Emmi Lehvonen (SiHu) ja toisena emäntänä Riikka “Riisi” Lehvonen (SiHu). “Innostuimme alunperin ideoimaan leirikahvilaa jonkun sortin partiohaave mielessä. Lähtökohtana oli ehkä hieman naiivisti ajateltuna leirikahvilan pitäminen "itsellemme", vaikka asiakkaina olisivatkin leiriläiset. Halusimme hallita kahvilakokonaisuutta itse, hyvänä esimerkkinä tästä rajoitetut aukioloajat. Kahvilan fyysisen ympäristön suunnittelun tavoite oli aikaansaada tyylikäs, toimiva ja kaunis hengähdyspaikka niin sudenpennuille kuin johtajistolle. Ideoimme myös piknik-korin, jonka voisi etukäteen tilaamalla napata mukaan ja viedä vaikka johtajiston kokoukseen retkievääksi. Kahvilassa oli tarkoitus järjestää myös ohjattua ohjelmaa sekä itsenäistä puuhailua pelien ja lehtien muodossa. Tästä vastasi erikseen leirikahvilan ohjelmaväki. Heti alusta oli selvää, että kahvilan toteuttaminen tehdään mahdollisimman pienellä budjetilla hyödyntämällä muun muassa kotilippukunta Sipoon Hukkien olemassaolevaa olevaa kalustoa ja välineistöä ja käyttämällä suhteita esimerkiksi Sipoon Martinkylän kylätoimikuntaan (teltta, pöydät, penkit). “ Riikka "Riisi" Lehvonen vastasi sovitusti kahvilan hankintojen tekemisestä sekä yleisen toimivuuden kehittämisestä. Emmi yhdessä Riisin kanssa vastasi tuotevalikoimasta, taloudesta, tilityksestä ja työnjaosta kahvilan henkilökunnan kesken. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 28/35 Kahvilan henkilökuntaan kuului Riisin ja Emmin lisäksi kaksi samoajaikäistä ja kaksi vaeltajatyttöä. Henkilökunnan määrä oli vähäinen, sillä nuorten tekijöiden osallistuessa omaan ikäkausiohjelmaansa, olivat kahvilan emännät kahdestaan - kahvilan työmäärän ollessa toisinaan hyvinkin kuormittava. Henkilökuntaa olisi pitänyt rekrytoida enemmän ja hyvissä ajoin, jolloin työvuorot olisi jaettu tasaväkisiin aamu- ja iltavuorotiimeihin. Kahvilalle oli pestattu ohjelmaa varten kaksi samoajaa, jotta ohjelman suunnittelu ja toteutus ei kuormittaisi kahvilan emäntiä. Ohjelmaideat olivat hyviä, mutta toteutus kärsi ohjelmaväen oman ikäkausiohjelman runsaudesta ja muusta vapaa-ajan vietosta. Pohdinnan arvoiseksi jää tarvitseeko kahvila itsessään enää ohjelmaa? Kahvilan varustelutaso oli korkea. Kahvilasta löytyi tiskipöytä manuaalisen viemärin kera, jääkaappi ja pakastin, verkkovirralla toiminut uuni, kahvinkeittimet, vohveliraudat, voileipägrillit. Kahvilana toiminut teltta oli iso ja sijaitsi keittiökatoksen välittömässä läheisyydessä. Kahvilan teltasta löytyi neljä pöytäryhmää penkkeineen, jotka tarjosivat kahvilan asiakkaille istumapaikkoja sekä mahdollisuuden pelien pelaamiseen. Kahvilan sijainti leirialueen keskipisteessä toi runsaasti asiakkaita ja kahvila oli ympäristönä eläväinen tapaamispaikka. Sijainnin keskeisyys näkyi myynnin korkeassa määrässä. SuSe-leirin runsas aikuisosanottajien määrä näkyi runsaassa kahvimenekissä. Tätä helpottaaksemme olimme onneksi etukäteen toteuttaneet kahvipassin, jolla sai rajattoman kahvi- ja teenjuontioikeuden. Kahvipassi maksoi 6€ SuSe-leirin ja 12€ koko leirin ajaksi. Yleensä partioleirillä keittiö muodostuu leirin "olohuoneeksi", mutta koimme Galileolla tämän oleskelun siirtyneen kahvilaan. Tämä näkyi positiivisesti myös myynnissä. Kahvilan myyntiartikkeleiden valinta perustui vaivattomuuteen, sisäänostohintaan ja leiriolosuhteisiin. Pysyimme hyvin jo suunnittelun alkuvaiheessa päätetyssä valikoimassa, kaikkea vain täydennettiin leirin kuluessa. Etukäteen ostettu myyntiartikkelien määrä oli todella varovainen ja varaston täydennys kesken leirin loi omat haasteensa logistisesti ja ajankäytöllisesti. Leirin sijainti kaukana palveluista (kaupat) näkyi isoina kilometrikorvauksina myös kahvilan osalta. Leirin huolto olisi voitu parhaimmillaan järjestää palvelemaan täydennyksiä ruokahuollon ja kahvilan osalta kokonaisvaltaisemmin, jotta turhalta ajolta ja aikataulujen järjestämiseltä olisi vältytty. Ideoidut erikoistuotteet kuten uunituoreet leivonnaiset, vohvelit ja hot Dogit olivat menestys. Leirin aikana tapahtunut täydennys oli säilytyksen kannalta hyvä ratkaisu. Leiritoimikunnan taholta kahvila oli saanut väärää informaatiota kylmäsäilytyksestä. Kahvila olisi tarvinnut pakasteille lisää säilytystilaa, mutta leiriä varten vuokrattu kylmäsäilytyskaappi oli vain viileäsäilytystä varten. Tämä aiheutti hieman päänvaivaa ja selkeällä informaatiokululla tämä olisi poistunut. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 29/35 Leirikahvilaa varten tehdyistä hankinnoista on olemassa erillinen selvitys kuitteineen. Ylpeänä leirikahvilaemännät voivat todeta, että alitimme talousosaston antaman "kiinteiden kulujen" budjetin reilusti. Tämän mahdollisti suhteiden käyttö hankinnoissa ja vuokrissa. Ainut taloudellinen piina oli kahvilan vaihtokassan pienuus ja sen vaikutus kaupantekoon. Rahaa vaihdettiin leirin aikana kahdesti Kurun Osuuspankissa. Etukäteen arvioitu leiriläisten ostovolyymi ylitti kaikki laskelmat ja arviot. Silmämääräisesti arvioituna leiriläisellä saattoi olla kahvilaa varten käytössään käteistä rahaa 10–50€. Kahvilan hinnoittelu pidettiin asiakasystävällisenä ja kate oli toisissa tuotteissa (limu) korkeampi kuin toisissa (tikkari, joka oli myyntihitti!!). Kahvilan tavoitteiden toteutuminen: Leirikahvila oli rentouttava paikka asiakkailleen ja leiriläiset viettivät kahvilassa vapaa-aikaansa. Kahvilan tuotteet tarjosivat pienen "luksuksen" leiriolosuhteissa ja herkuttelijoita riitti päivittäin jonoksi asti. Kahvilan tehtäväksi suunniteltu puhelimien latauspiste oli murheenkryyni ja henkilökunnan hermojaraastava tekijä. Puhelimien paljous leirillä yllätti tekniikan kuin myös kahvilan emännät. Latauspiste olisi pitänyt suunnitella ja toteuttaa paremmin. Mittakaava ei ollut oikea. Kahvilan suunniteltu fyysinen ympäristö toteutui täysin ja tuotti tekijöilleen suurta mielihyvää ollessaan esteettinen ja toimiva. Kahvilan sähkön tarve yllätti kahvilan emännätkin jo perustamisvaiheessa. Suuri kiitos kuuluukin tekniikan joustavalle Samille, joka mahdollisti niin vohvelin paiston kuin radion soittamisen! Taloudelliset tavoitteet toteutuivat ja kahvila rahoitti itse itseään. Kahvila pääsi odotettuun positiiviseen lopputulokseen ja teki tuottoa leirin kassaan. Kahvilaan kohdistettiin vaatimuksia a) leirinjohdon taholta: aamukahvin tarjoaminen ja b) leiriläisten suunnalta: jatkuva aukiolo. Näihin vaatimuksiin kahvila törmäsi vasta leirillä, eikä niihin oltu osattu varautua. Vaatimukset työllistivät kahvilan henkilökuntaa paljon ja henkilökunnan vapaa-aika oli olematonta. Näihin olisi pitänyt varautua aiemmin jo suunnitteluvaiheessa ja kahvilahenkilökunta olisi pitänyt pitää tiiviimmin informaatioketjussa mukana. Haave leirikahvilan emännöimisestä toteutui ja vei emännät oman mukavuusalueensa ulkopuolelle. Mitä kokemuksesta jäi? Ilo omasta onnistumisesta, luotto omaan pärjäämiseen ja kykyihin ja liuta uusia partioystäviä. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 30/35 6. Tekniikka Galileon tekniikan suunnittelusta ja toteutuksesta vastasi tekniikkajohtaja Sami Carlenius (KKP). Tekniikan osa-alue oli leirillä jaettu viiteen kokonaisuuteen: wc- ja jätehuolto, juomavesihuolto, peseytyminen, sähkö ja leirirakentelu. Leirialueella oli valmista infrastruktuuria ja siksi 350 hlö leirin tekniikan järjestelyt olivat hyvin hallittava kokonaisuus. Tekniikka toimi leiriläisen näkökulmasta hyvin ja tarjosi leirille onnistuneet puitteet. Tekniikan toteutus Leirialueella oli käytettävissä kiinteä käymälä (neljä wc-koppia), minkä lisäksi leirille vuokrattiin kahdeksan bajamajaa. Bajamajoista yksi oli varattu päiväretkelle leirialueen ulkopuolelle ja toinen keittiölle. Leirialueella oli siten yhteensä 10 wc-yksikköä. Lisäksi miehille oli rakennettu pisoaari. Vessojen sijoitus kahteen pisteeseen leirialueen sivuihin, oli onnistunut ratkaisu. Vessat tyhjennettiin kerran leirin aikana ja toisen kerran leirin päätyttyä. Merkittäviä hajuhaittoja ei hellesäästä huolimatta aiheutunut. Vessoista pidettiin huolta ja yleisilme oli kokonaisuutena siisti. Mitoitus oli myös onnistunut, eikä näillä järjestelyillä vessoille ollut merkittävää jonoa edes vierailupäivänä. Hygienian kanssa leirillä ei ollut ongelmia. Tiskilinjastot ja käsienpesupisteet olivat onnistuneita. Käsienpesuvesi oli juoksevaa ja nostettiin järvestä pumpulla. Tiskilinjasto oli puoliautomaattinen Huima-malli ja toimi kaivovedellä. Vessojen siivoukseen ja sen ohjeistukseen olisi tullut varautua paremmin. Huoltojohtaja hankki käsidesit ja vessapaperit ruokahankintojen yhteydessä. Toiselle vessapisteelle ei alkuleiristä huomattu järjestää käsien pesua. Nämä puutteet kertoivat pienestä organisoinnin ja valmistelun puutteesta. Minkäänlaisia hygieniasta johtuvia sairastapauksia leirillä ei ollut ja leirin yleisilme oli siisti ja huolehdittu. Leirin sekajätteille vuokrattiin jätelava ja biojätteet haudattiin maakuoppiin keittiökatoksen läheisyyteen. Biojätteiden hautaamiseen saatiin suullinen lupa leirialueen puolelta, mutta toteutus oli keittiöllä harkitsematon. Leirin päätyttyä biokuoppia jouduttiin avaamaan, osin tyhjentämään ja täyttämään paremmin. Leirin koon kasvaessa on syytä harkita ruokajätteen hävittäminen tarkkaan. Muu jäte oli suunniteltu toimittaa kierrätykseen pienissä erissä, mutta todellisuudessa suuri osa jätteestä hävitettiin sekajätteenä, koska kuljetusta ei oltu kunnolla organisoitu. Jätelava ei kannustanut kierrättämään. Jätteiden lajittelupisteitä leirillä tulisi olla useampi. Tekniikan olisi kuulunut ottaa vastuu jätteiden hävityksestä. Leirin juomavesi saatiin leirialueen porakaivosta. Varavesipiste oli käytettävissä kahdella läheisellä maatilalta. Porakaivo ei Hämeen Partiopiirin mukaan ollut koskaan jättänyt pulaan, eikä se pettänyt Galileollakaan. Veden jakelu tapahtui kahdella vesikuutiolla, joista toinen oli siirrettävä (250l) ja toinen kiinteä (1000l). Kiinteällä vesipisteellä käytettiin hanallisia kanistereita kapasiteetin lisäämiseen. Vesipisteet oli sijoitettu molemmille puolille leirialuetta. Vedenjakelu onnistui leirillä ongelmitta, sijoittelu oli toimiva ja kapasiteetti riittävä. Juomavettä oli näin tarjolla leirin alusta loppuun saakka tauotta ja riittävästi. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 31/35 Peseytymisestä ja leirialueen saunoista vastasi turvajohtajan toimen ohessa Ukri-Pekka Puruskainen (EKa). Peseytyminen oli järjestetty yksinkertaisen toimivasti peseytymisellä vesisangoilla ja saunomalla. Kiinteä saunarakennus oli sekasauna ja siellä käytettiin uima-asuja. Peseytyminen tapahtui järvivedellä. Leirillä ei suunnitellusta poiketen käytetty alueen pressusaunaa tai telttasaunoja, sillä Vaakaniemen kiinteä sauna palveli hyvin 20 hlö kerrallaan. Lämmin kesäviikko kannusti leiriläisiä uimaan, vähensi saunomisen tarvetta ja helpotti järjestelyjä. Uiminen oli mahdollista joka päivä. Illalla, klo 22 jälkeen, peseytymisalue oli vain yli 15vuotiaiden eli leirintekijöiden käytettävissä. Yöllä, klo 24 jälkeen, peseytymisaluetta saivat käyttää enää yli 18-vuotiaat. Leirillä oli varauduttu lippukuntakohtaisiin sauna- ja uimavuoroihin, mutta niitä ei todellisuudessa tarvinnut käyttää, koska kaikilla oli ohjelmassa riittävästi aikaa peseytymiseen ja uimiseen. Peseytymis- ja uimavalvontavastuu oli lippukuntien omalla vastuulla. Vaakaniemen leirialueella oli käytettävissä vuokraan sisältyvä sähköliittymä. Sähköä hyödynnettiin leirin huollossa sekä ohjelmassa. Sähköverkkoa kuormitti erityisesti huollon kylmäkontti, keittiö, esiintymispiste ja puhelinten latausmahdollisuus. Kapasiteetin arviointi oli haastavaa. Erityisesti keittiökaluston vuokraajaan oli vaikeus saada yhteyttä ja varmistaa kylmälaitteiden kulutusta. Sähköjen riittävyydestä oli epävarmuutta keittiöllä ja kahvilassa. Kapasiteetti olit hetkittäin rajoilla: käytettäessä keittiön ja kahvilan laitteita, valot saatiin vilkkumaan. Kylmälaitteiden oli luvattu kuitenkin pysyvän viileinä lähes vuorokauden sähköittä. Leirille oli selvitetty mahdollisuus vuokrata tarvittaessa aggregaatti Tampereelta. Huima 2012 -piirileirin sähkömestariin oltiin suunnittelusta yhteydessä, mutta asia jätettiin puolitiehen. Sähkösuunnittelu oli muutoinkin ylimalkaista. lltaohjelma-alueelle sähkö saatiin siirrettyä ja iltaohjelmaan lainattu kahden PAkaiuttimen äänentoisto toimi hyvin. Loppujen lopuksi sähköjen osalta leirillä ei ollut ongelmia. Galileon rakennusleiri kesti kaksi päivää, 30.7–1.8. Rakennusleirille oli pestattu avuksi kaksi rakennusmestaria. Heidän panoksensa oli huomattava, mutta toiminta ei ollut parhaalla mahdollisella tavalla johdettua ja tehokasta. Rakennusmestareista olisi voinut saada enemmän irti, kuten kaikista rakennusleirillä paikalla olleista henkilöistä. Tekniikkajohtajan oli tarkoitus johtaa rakennusleiri, mutta toiminta oli enemmän käytännön tekemistä. Monet leirirakennelmat olivat kesken vielä leirin alkaessa. Leiri saatiin kuitenkin valmiiksi ensimmäisenä leiripäivänä. Tekniikan budjetointi oli rakentelujen osalta puutteellista, eikä kaikki rakenteluhankintoja ei ollut budjetoitu. Leiri tarjosi lippukunnille leirirakenteluun 500 metriä narua sekä riukua vapaasti käytettäväksi. Kaikki rakentelutavara tuli käytettyä ja otettiin ilolla vastaan. Tekniikalle asetetut tavoitteet Tekniikan tavoitteena oli luoda pohja onnistuneelle leirille panostaen erityisesti vessojen ja vesipisteiden toimivuuteen. leirin fasiliteetit ovat kunnossa ja niistä saadaan hyvää palautetta roskisten ja vessojen käyttömukavuus on kunnossa ja tyhjennystarve ennakoitu oikein hyödynnetään kokemuksia aiemmilta leireiltä (esim. Huima) yhteistyö muiden osa-alueiden kanssa toimii ja niiden tarpeet saadaan toteutettua GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 32/35 Leirillä oli valmista infrastruktuuria, jonka pohjalle toimiva tekniikkakokonaisuus oli helppo rakentaa. Palautteen perusteella leirin fasiliteetit ovat olleet kunnossa ja niistä on saatu hyvää palautetta. Erityisesti vessojen ja vesipisteiden toimivuus oli hyvällä tasolla ja kapasiteetin arviointi oli onnistunutta. Leirille ei tarkoituksellisesti rakennettu sähkö-, vesiverkkoja tai muuta raskasta. Ne eivät olisi tuoneet lisäarvoa ja tämä todettiin alueleirillä oikeaksi ratkaisuksi. Tekniikassa hyödynnettiin lippukunnissa ja aiemmissa suurissa partiotapahtumissa saatuja kokemuksia, mm. vesipisteissä, tiskilinjastoissa ja peseytymisessä. Tekniikan osa-alueen suunnitelmallisuus oli vielä kesällä osin puutteellista, joten muu leiritoimikunta joutui osallistumaan tekniikkajärjestelyihin. Alle 500 ihmisen leirin tekniikan järjestäminen todettiin suhteellisen yksinkertaiseksi kokonaisuudeksi. Asiat järjestyivätkin kaikesta huolimatta nopealla aikataululla ja järjestelyt näyttäytyivät leiriläisille hyvin onnistuneina. Leirillä tekniikkajohtajan ja muiden osa-alueiden yhteistyö toimi aktiivisesti ja hyvin. Huomiot ja kehitysehdotukset Galileon rakennusleiri oli tehoton, eivätkä leirirakennelmat olleet valmiita leirin alkaessa. Rakennusleiri jatkui vaivihkaa taustalla leirin jo alettua. Rakennusleirin tulee olla johdettu ja suunniteltu kokonaisuus. Varusteiden logistiikkaa ei myöskään oltu organisoitu ajoissa ja kuljetuskalustoa oli vaivoin riittävästi leiritoimikunnan omista ajoneuvoista. Osa-aluejohtajat olivat itse pakkaamassa leirin varusteita. Näihin asioihin kannattaa kiinnittää jatkossa huomiota. Tekniikan ratkaisuja sovittiin ja suunniteltiin myös liian myöhään vielä heinäkuussa. Leiriläisen näkökulmasta tekniikan suunnittelun jäljessä laahaaminen ei näkynyt, sillä riu’ut, narut, vessat, vesi- ja roskahuolto saatiin järjestettyä. Mahdollisiin ongelmatapauksiin, kuten sähkökatkoihin, varauduttiin liian pinnallisesti. Lippukuntaleirin omaisesti leirillä luotettiin hyvin pitkälle asioiden järjestymiseen. Leirin tekniikan ratkaisut itsessään olivat onnistuneita. 7. Turva Galileon turvallisuudesta ja riskien ennakoinnista vastasi turvallisuusjohtaja Ukri-Pekka Puruskainen (Eka). Leirille laadittiin turvallisuussuunnitelma ja käytettiin leirialueen omaa pelastussuunnitelmaa. Alueellisiin pelastusviranomaisiin oltiin yhteydessä ennen leiriä. Turvallisuuden toteutus Turvallisuussuunnitelmaa ja pelastussuunnitelmaa noudatettiin pääsääntöisesti hyvin. Suunnitelmat olivat nähtävillä Galileo-kansiossa kaikkien lippukuntien leireissä. Oleellisia henkilöitä kehotettiin tutustumaan suunnitelmiin ennen leiriä. Kriisiviestintäohje perustui Uudenmaan Partiopiirin ohjeeseen. Hätätilanteessa toimimista ei onneksi jouduttu käytännössä kokeilemaan, mikä osaltaan kertoo myös ohjelmavastaavien ja muiden johtajien onnistuneesta toiminnan ohjeistamisesta ja valvomisesta. Hätätilanneharjoittelu olisi voinut ja voisi tulevaisuudessa olla osa leiriohjelmaa. Ensiapuhuolto järjestettiin lippukuntakohtaisilla ensiapuvastaavilla ja -varusteilla, joita täydensi leirin oma ensiaputiimi. Tiimin vahvuus oli päivästä riippuen 2-4 hlö ja siinä toimi lyhyen leiriajan yksi terveydenhuoltoalan ammattilainen. Rutiininomaiset ensiaputehtävät teetettiin lippukuntien johtajilla. EAtiimin koko oli leirille sopiva ja tiimiläisillä oli EA-koulutusta taustalla. Huomiota kannattaa kiinnittääkin määrän sijaan ensiapuhenkilöiden osaamiseen. Tapahtumien kasvaessa ammattiosaamisen arvo kasvaa. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 33/35 Ensiapuvastaavat olisi tullut pestata ja tarkistaa heidän riittävä valmius (EA-kortti). Leiriltä lähdettiin kahdesti kiireettömissä tapauksissa sairaalaan. Vakavia tapaturmia leirillä ei sattunut. Ensiapujärjestely toimi kokonaisuudessaan hyvin. Pääsimme nauttimaan alueen pelastuslaitosten tarkastajista leirillä kahteen otteeseen. Kummallakin kerralla turvallisuusjärjestelymme katsottiin moitteettomiksi. Paloturvallisuuden kannalta ainoa merkittävä arviointivirhe tapahtui trangioilla ryhmissä tehtyjen aterioiden aikana, kun ruuanlaittoaluetta ei oltu määritelty. Tuloksena ryhmät levittäytyivät trangioineen ympäri leirialuetta siten, että ainakaan turvallisuusjohtajalla ei ollut täyttä käsitystä siitä, missä kaikkialla tulta käsiteltiin. Sammutuspeitteitä oli esillä, mutta ei jokaisen retkikeittimen välittömässä läheisyydessä. Tässäkin tapauksessa onni onnettomuudessa, eikä mitään sattunut. Leirillä ei ollut päivisin järjestyksenvalvontaa, vaan turvallisuudesta vastasivat yhdessä lippukuntien johtajat. Yöllä leiriä valvottiin kahden henkilön kiertovartiolla, jossa toisen tuli olla täysi-ikäinen. Yövalvonnan päädyimme toteuttamaan lopulta ilman vaatimusta toisen valvojan täysi-ikäisyydestä. Yövalvonta oli käytännössä hiljaisuuden ylläpitämistä ja opettava kokemus nuorille johtajille. Leirialue oli rauhallinen ja suhteellisen kaukana lähimmästä kuntakeskittymästä. Näin ollen leirillä ei tarvittu varsinaista 24/7 kulunvalvontaa. Ulkopuolisia yllätysvieraita ei liioimmin leirillä nähty. Ainoan poikkeuksen teki ystävällinen pyöräilijä päiväsaikaan, joka oli tullut muistelemaan vanhoja leirimuistoja omasta nuoruudestaan. Turvallisuudelle asetetut tavoitteet Tavoitteena oli mahdollistaa turvallinen ja mukava leiri kaikille leiriläisille. leirillä ei tapahdu mitään, mitä ei olisi osattu huomioida ennakolta ensiaputilanteista selvitään ilman suurempaa numeroa turvajohtaja saa turvallisuuden järjestelyistä positiivista palautetta Tässä onnistuimme. Leirillä oli saadun palautteen perusteella turvallinen ilmapiiri. Huomiot ja kehitysehdotukset Tämän kokoisella partioleirillä ensiaputiimiin riittää hyvin kaksi henkilöä, mikäli kaikki pienimmät ja vähäpätöisimmät haaverit hoidetaan muiden johtajien, kuten ikäkausijohtajien toimesta. Sen sijaan on iso hyöty, että pienessäkin ensiaputiimissä on aidosti korkeatasoista osaamista lääkinnästä ja ensiavusta. Ensiapuhenkilöillä olisi voinut olla erottuva varustus, joka olisi tehnyt tiimistä näkyvämmän ja lisännyt turvallisuuden tunnetta entisestään. Leiritoimikunta ei kokenut Galileolla tarpeelliseksi järjestää puomivartiota leirialueen rajalle. Päätös sinällään oli toimiva ja vapautti resursseja, mutta leirivahvuuden seuraaminen oli Galileolla haastavaa. Poistumisista ja osallistumismuutoksista pidettiin kirjaa päivän aikana ja vahvuustarkistus tehtiin jokaisen leiripäivän päätteeksi. Alueleirille voidaan tämän kokemuksen perusteella suositella puomivartiota vain ja ainoastaan helpottamaan leirivahvuuden ylläpitämistä. Turvallisuusjohtajan olisi tullut viedä turvallisuusasioiden vakavuutta paremmin lippukuntiin. EA-vastaavia ei pestattu. Vastuu turvallisuusasioista leirillä onnistuttiin kuitenkin hyvin siirtämään lippukuntien vastuulle. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 34/35 8. Yhteenveto Tässä loppuraportissa esiteltiin Kerava-Pornainen-Sipoo -alueen ensimmäinen alueleiri Galileo 2014. Leirinjohto ja leiritoimikunta halusivat jättää näkemyksensä leirin tekemisestä, leirin onnistumisesta ja saadusta palautteesta alueen lippukuntien ja tulevien alueleiriprojektien käytettäväksi. Loppuraportti on kirjoitettu saadun palautteen sekä leiritoimikunnan itsearvioinnin pohjalta syksyllä 2014. Galileo 2014 oli monella tavalla merkittävä ja onnistunut projekti. Galileo ei ollut vain ja ainoastaan kesäleiri seitsemälle partiolippukunnalle, vaan se oli virstanpylväs alueemme lippukuntien yhteistyössä ja yhteisessä historiassa. Alueemme suurin tähänastinen yhteinen projekti jatkoi ja vei hienosti eteenpäin vuonna 2011 aloitettua lippukuntien välistä aluetoimintaa. Elokuinen leiriviikko oli tunnelmaltaan lämmin ja iloinen sekä kokonaisuutena hyvin onnistunut. Huomattavimmat kehityskohteet löytyvätkin projektin ulkoisessa yhteistyöstä ja tehtävien sisäisestä organisoinnista. Paikallisten partiolaisten tai muiden leirien kanssa ei tavoitteesta huolimatta ollut yhteistyötä. Leirillä ei ollut sponsoreita ja hankintoja olisi voitu osin helpottaa ja tehostaa suunnittelulla. Myös leiriorganisaatiota voidaan kehittää tulevissa projekteissa. Leiritoimikunnassa ilmeni selkeä tarve viestintä- ja yhteistyöjohtajalle, sillä viestintävastuu oli leirinjohtajilla ja yhteistyössä oli parannettavaa. Useimmille osa-alueista ei myöskään hankittu johtajan alaisuuteen ajoissa työryhmää ja riittävästi tiimiläisiä. Erilaiset toimintamallit on syytä arvioida huolella jokaisen osa-alueen kanssa projektin alkuvaiheessa, eikä mennä siitä mistä aita on lyhyellä tähtäimellä matalin. Leirin osallistujista 10 % oli kansainvälisiä partiolaisia. Leirillä kansainvälinen yhteistyö olisi kuitenkin kaivannut parantamista ja ennakoivampaa suunnittelua. Leiriorganisaation ja Erasmus+ -projektin välinen yhteydenpito oli riittämätöntä. Vieraat olisi voitu huomioida paremmin leirin ruokahuollossa ja ohjelmissa. Kansainvälisyys toi leirille väriä, iloa ja pienen lisämausteen. Partio on kansainvälistä ja avointa kaikille. Leirin suurilta osin vaeltajista sekä nuorista aikuisista koostunut johtajisto suoriutui tehtävistään hyvin. Projektissa korostui tekemällä oppiminen ja leiri antoi mahdollisuuksia tarttua itselle sopivan kokoisiin ja kiinnostaviin tehtäviin. Toisinaan kokemattomuus näkyi vastuupesteissä, mutta se on asia, joka kuuluu partioon. Nuorten riittävään mentorointiin ja henkilökohtaiseen aikuiseen tukeen on hyvä kiinnittää jatkossa vielä enemmän huomiota. Nousujohteisuus ja itsensä ylittämisen kokemukset olivat yksi leirin tavoitteista ja niitä onnistuttiin tarjoamaan. Leiri kasvatti merkittävästi alueen yhteisöllisyyttä, yhteishenkeä ja auttoi osallistujia hahmottamaan aluetta. Ensimmäinen alueleiri on tuonut lippukunnat ja lippukunnissa toimivat ihmiset lähemmäksi toisiaan kuin koskaan aikaisemmin. Voidaan sanoa, että alueellamme on viimein yhteisiä kokemuksia ja yhteisiä tapoja toimia. Galileo 2014 kokosi samalle kesäleirille, huikean määrän, 55 % kaikista alueen suomenkielisistä partiolaisista. GALILEO 2014, 1.-8.8.2014 KePSi-alueleiri LOPPURAPORTTI 35/35 Leirinjohtaja, Ville Vänskä (SiHu), jatkaa Ko-Gi-työtään KePSi-aluetoiminnan kehittämisestä ja vakiinnuttamisesta. Toimintakautena 2014–2015 nähdään todellisuudessa, kuinka alueleiri on vaikuttanut KePSi-alueen toimintaan. Leiritoimikunta kiittää onnistuneesta alueleiristä! Ville Vänskä Riikka Kasari Juho Pyörny leirinjohtaja leirin varajohtaja projektikoordinaattori
© Copyright 2024