1. No category

1(7) PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 5/2014 Aika:
7.3.2014 klo 17 Paikka:
HO / Paasikivi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori
Jenni Rönkkö, sihteeri Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Sofia Seittenranta­Vekkeli, varapuheenjohtaja Olga Penkkilä Kari Tuominen Juhani Takkunen Anna Zitting Mari Teinilä (saapui kohdassa 3.) Poissa: Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja 1.
Avaus Kuraattori avasi kokouksen kello 17.09. 2.
Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3.
Työjärjestys Hyväksyttiin työjärjestys (liite 1). Sofia Seittenranta­Vekkeli ehdotti, että esityslistaan valmiiksi kirjoitettuihin esityksiin tulisi käyttää muotoilua, jossa ei esiinny ehdottajan nimeä tai perusteluja, sillä ne kuuluvat pöytäkirjaan. Ehdotusten kuvaus ja perustelut laitetaan kokouksen liitteisiin. Kuraattori linjasi samankaltaisesti, että esityslistat tulisi pitää tiiviinä. Hän ehdotti, ettei asiasta tehdä päätöstä nyt, vaan asia jätetään myöhemmäksi, ratkaisu luontevuuden myötä muotoutuvaksi. 2(7) 4.
Edellisen kokouksen pöytäkirja Kaikki olivat tutustuneet edellisen kokouksen pöytäkirjaan etukäteen ja esittäneet kommentteja. Pöytäkirja (liite 2) hyväksyttiin sellaisenaan. 5.
Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaajalla ei ollut erityistä asiaa. 6.
Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja ei ollut paikalla kokouksessa. Toiminnanohjaaja ilmoitti, että taloudenhoitaja tekee viime vuoden tilinpäätöstä. Taloudenhoitaja oli lähettänyt hallitukselle asiasta viestin, joka käsiteltiin. Siivousreklamaatio on lähetetty. Siivousfirman toiveen mukaisesti päätettiin, että siivousasian yksityiskohdista keskustellaan siivousfirman kanssa. Tehtävään valittiin toiminnanohjaaja. Päätettin myös, että toiminnanohjaaja etsii jonkun, joka hoitaa asiaa hänen kanssaan. 7.
Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja ilmoitti, että uuden siivousfirman kilpailutuksen tekeminen seisoo, kunnes nykyiselle tilanteelle löydetään ratkaisu. Sovittiin, että säätiö voi edetä asiassa itsenäisesti. Toiminnanohjaaja ilmoitti myös, että toimiston siivoaminen etenee ja osa kaapeista on järjestetty. 8.
Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Kuulumiset on listattu etukäteen (liite 3). Anna Zitting lisäsi maininnan siitä, että viime vuonna oltiin laadittu HOS:in sääntöehdotus, joka oli kadonnut. Takkunen kysyi, olisko KVK:lle pitänyt järjestää ylimääräinen kokous kevään ja syksyn toiminnasta. Olga Penkkilä vastasi, että suunnitteilla on iltakoulu. Loppukeväästä KVK pitää kokouksen, jossa päätetään tulevia päivämääriä. Toiminnanohjaaja Laakso sanoi, että hänestä koulutusvaliokunnan 3(7) tulisi suunnitella fuksien houkuttelemista Koivuniemeen. Anna Zitting kertoi, että kulttuurivaliokunnan toimintasuunnitelmaan kirjoitettiin, että isompi osa budjetista käytetään kahden suuremman tapahtuman sponsorointiin. Kulttuurivaliokunnan sponsorointien määristä on ollut puhetta – hallituksen toive on, että valiokunnan olisi hyvä sponsoroida mieluummin pienempi osa pääsylipusta suuremmalle osallistujamäärälle. Kerhojen ja valiokuntien kuulumisten etukäteen listaamisesta keskusteltiin. Päätettiin, että jatkossa hallituslaiset laativat yhdessä sihteerin kanssa kuulumisista julkaisukelpoisen tiedoston, joka kokouksessa hyväksytään pöytäkirjan liitteeksi. 9.
Tehdyt edustusvierailut Kari Tuominen kävi Korp! Sakalan itsenäisyyspäivän tanssiaisissa Virossa. Lahjaksi hän vei silityslaudan ja kukkoviinaa. Mari Teinilä kävi Korp! Neo­Lithuanian itsenäisyystanssiaisissa ja Filiae Patriaen 25­uudelleenperustamisvuosijuhlassa ja vei kummallekin suklaata ja salmiakkia. Filiae Patrialle hän vei myös irtoteetä. Sofia Seittenranta­Vekkeli käsi Kymenlaakson Osakunnan vuosijuhlissa ja vei kuohuviiniä lahjaksi. Seittenranta­Vekkeli ja Olga Penkkilä kävivät Suomen Kulttuurirahaston vuosijuhlissa, jotka olivat suuret juhlat. Osakuntaedustus oli ollut hyvä. Hämäläis­Osakunnan vanha inspehtori L. A. Puntila oli SKR:n perustajajäseniä. Anna Zitting ja kuraattori Hassinen kävivät Östra Finlands Nationin vuosijuhlilla ja veivät lahjaksi termospullon. Kuraattori Hassinen oli käynyt Karjalaisen, Wiipurilaisen ja Keskisuomalaisen Osakunnan kuraattorinvaihtokaronkissa. Lahjaksi hän oli vienyt kuohuviiniä, hienoa olutta ja Hämäläis­Osakunnan laulukirjoja ja historiikkeja. 4(7) 10.
Saapunut posti Kulttuurivaliokunnan postilokerosta oli löytynyt vuonna 2012 saapunut postipaketti, joka sisälsi Osakunnan vuoden 1953 laulukirja. Sen oli lähettänyt entinen osakuntalainen Ivalosta, ja hänelle lähetettiin kiitoskirje. 11.
Saapuneet kutsut Satakuntalaisella Osakunnalla on vuosijuhlat 29.3. (liite 4). Juhla on Dammareiden kanssa päällekäin. Sofia Seittenranta­Vekkeli ilmoittautui lähtijäksi. Päätettiin laittaa kutsu virkailijalistalle. Etelä­Pohjalaisella Osakunnalla on vuosijuhlat 22.3. (liite 5). Halukkaita lähtijöitä ei löytynyt, päätettiin laittaa kutsu virkailijalistalle. Turun Satakuntalais­Hämäläisellä Osakunnalla on vuosijuhlat 15.3. (liite 6). Juhla on Hämäläisten Pitojen kanssa päällekäin. Päätettiin laittaa kutsu virkailijalistalle. Koneinsinöörikillan “Kuuban yö” ­99­vuosijuhlat ovat 28.3. (liite 7). Anna Zitting ilmoittautui lähtijäksi. 12.
Testamentit Julin ja Ylänen Sihteeri Jenni Rönkkö tiedotti hallitukselle, että Raija­Liisa Yläsen kirjatestamentin lisäksi Osakunnalle on testamentannut lähes koko omaisuutensa henkilö nimeltä Lahja Julin (liite 8). Testamentin perunkirjoitus on 17.3., keskusteltiin, ketkä hallituksesta menisivät paikalle. Sihteeri ilmoittautui vapaaehtoiseksi. Mikäli Kari Tuomisen aikataulut sallivat, hänkin suostui lähtemään. Kuraattori oli epävarma, pääsisikö tilaisuuteen. Sihteeri Jenni Rönkkö päätettiin valtuuttaa Osakunnan edustajaksi perunkirjoitukseen. 13.
Kiinteistöosakeyhtiöiden hallituspaikkojen jako Helmikuun yleiskokous 25.2.2014 päätti sallia hallituksen päättää kiinteistöosakeyhtiöiden 5(7) hallituspaikkojen jakamisesta. Hallitus on ollut halukas jakamaan paikat hallituksen kokouksessa. Jaettavia paikkoja ovat: ­ Kämnerintie 4 ­ Kämnerintie 7 ­ Palovartijantie 13­17 ­ Ida Aalbergintie 1 Kuraattori kävi läpi hallituksen jäsenet ja totesi, että sopivia ehdokkaita ovat Olga Penkkilä, Kari Tuominen, Mari Teinilä ja Sofia Seittenranta­Vekkeli. Muut eivät olleet erityisen halukkaita tehtäviin tai olivat jo jossakin toisessa hallitustehtävässä. Keskustelun jälkeen paikat jaettiin seuraavasti: Sofia Seittenranta­Vekkeli sai Kämnerintie 7:n; Ida Aalbergintie 1 meni Mari Teinilälle, Palovartijantie 13­17:n sai Olga Penkkilä, ja Kämnerintie 4 meni sihteeri Jenni Rönkölle. 14.
Pop­klubbenin sääntömuutosehdotus Pop­klubbenin kokouksessa 28.2. on hyväksytty sääntömuutosehdotus (liite 9). Juhani Takkunen ehdotti, että hallitus hyväksyisi säännöt tehdyin muutoksin. Sääntöjen uudesta muotoilusta keskusteltiin. Keskustelussa selvisi, että säännöissä ilmeni monimielisyys siitä, milloin kerhon kokouksesta pitää ilmoittaa ja missä. Seittenranta­Vekkeli ehdotti, että asian selventävä lisäys tehtäisiin hallituksen esitykseen, joka tullaan esittämään maaliskuun yleiskokouksessa. Hyväksyttiin sääntöehdotus hallituksen esitykseksi tehdyin muutoksin. 15.
Osakuntabaarin pöytä Jukka Heliö on ilmoittanut hallitukselle sähköpostitse 2.3. (liite 10), että Osakuntabaarin pöytä rikkoontui hänen siivotessaan Osakuntabaaria. Juhani Takkunen ehdotti, että hallitus ei velvoita Heliötä korvausvastuuseen, sillä kyseessä oli vahinko ja pöytä oli jo valmiiksi hieman rikki. Takkusen ehdotus hyväksyttiin. 6(7) Kuraattori puhui jäljistä, joita laulunjohtajan rapiiri on jättänyt Osakuntabaarin pöytiin ja totesi, että pöydät tulisi varmaankin uusia tulevaisuudessa. Ehdotettiin, että hallitus tekee tästä ehdotuksen säätiön asiamies Markku Tiensuulle. Sovittiin, että Juhani Takkunen hoitaa asian eteenpäin YVK:lle. 16.
Ulkojäsenhakemukset Yksi ulkojäsenhakemus oli tullut (liite 11). Hallitus hyväksyi ulkojäsenhakemuksen. 17.
Määräraha­anomukset Määräraha­anomuksia ei ollut tullut. 18.
Tilahakemukset Tilahakemuksia ei ollut tullut. 19.
Muut asiat Unohtuneesta postipaketista (kohta 10) heräsi keskustelu, josko kaikkien kerhojen ja valiokuntien posti kulkisi sihteerin kautta omien postilokeroiden sijasta. Sihteeri oli vastahakoinen ryhtymään posteljooniksi. Kuraattori ehdotti, että olisi huoneistomestarin tehtävä ilmoittaa kerhojen ja valiokuntien virkailijoille, kun he saavat postia Osakunnalle. Sofia Seittenranta­Vekkeli ehdotti, että virkailijahuoneen postilokerot päivitetään ja niiden olemassaolosta tiedotetaan asianomaisille virkailijoille. Päätettiin, että huoneistomestari ilmoittaa tulleesta postista ao. virkailijoille, tai järkeistää asian hyväksi katsomallaan tavalla ja informoi tästä YVK:n kautta hallitukselle. Lisäksi seuraavaan virkailjialistapostiin lisätään tiedotus postilaatikoiden olemassaolosta. Olga Penkkilä ilmoitti, että Hämäläiset Pidot järjestetään Jokelan kartanossa. Juhani Takkunen otti puheeksi kunniajäsentoimikunnan perustamisen. Seittenranta­Vekkeli ehdotti, 7(7) että kunniajäsentoimikunta perustettaisiin seuraavassa yleiskokouksessa. Sovittiin, että kuraattori tekee asiasta ehdotuksen maaliskuun yleiskokoukseen 19.3. 20.
Kokouksesta tiedotettavat asiat Postilokeroista tiedotetaan virkailijalistalla. Siivoussopimuksen uusimisesta päätettiin tiedottaa siinä vaiheessa, kun mahdollinen uusi sopimus on solmittu. 21.
Seuraava kokous Seuraava kokous päätettiin pitää 27.3. kello 17, kahviministeriksi valittiin Olga Penkkilä. Sitä seuraava kokous sovittiin 9.4. kello 17 ja kahviministeriksi valittiin Kari Tuominen. 22.
Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen kello 18.35. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen
Kuraattori
Jenni Rönkkö
Sihteeri