KeHa-renkaan palaveri, Lappeenrannan pilotti Aika ja paikka: 18.2.2014, Pormestarinkatu 6, Lappeenranta Läsnä: Heli Korpela, Kotileipomo Korpela Harri Pulli, Pullin leipomo Elina Särmälä, Saimaan tukipalvelut Hanne Husso, EkoCentria Sari Väänänen, EkoCentria Tuula Dahlman, MTK-Kaakkois-Suomi Eija Paronen, MTK-Kaakkois-Suomi Frans Silvenius, MTT   Aluksi maisteltiin pilotin tuotteita: sekä Korpela että Pulli toivat mukanaan ohrarieskaa ja ruisleipää Aluksi tehtiin lyhyt esittelykierros. Sari Väänäselle vierailu Lappeenrannassa oli ensimmäinen, ja hän kertoi omasta Lähiruokaa ammattikeittiöihin –hankkeestaan. Lähis-opas on julkaistu, linkki oppaaseen: http://www.ekocentria.fi/resources/public/lahiruokaopas_ebook.pdf Sari kertoi myös mm. hankinta-asiamies-mallista, jossa yhteistyötä yrittäjä-järjestöjen kanssa.  Hanne kertoi KeHan kuulumiset: o KeHa-hanke päättyy tämän vuoden lopussa o KeHa esillä Gastro-messuilla 19.–21.3.2014, jossa seuraava KeHa-koordinaattoreiden tapaaminen, ja jossa osastolla esittelyssä myös Lappeenrannan pilotti (tuotetestaus). Elina menossa messuille to 20.3., lisäksi Hanne toivoi että jompikumpi tai molemmat leipomoiden edustajat pääsisivät paikalle kertomaan osastolle projektin etenemisestä. Aiheesta ei tarvitse pitää esitystä: enemmän ihmisten kanssa juttelua osastolla ja kysymyksiin vastaamista. o KeHa mukana myös syksyllä Ateria 2014 –tapahtumassa 4.11.2014 sekä Kuntamarkkinoilla www.kuntamarkkinat.fi 10.-11.9.2014 ja Pohjoismaisessa hankintaseminaarissa 24.10.2014. o Hankintalain uudistus ajankohtainen asia: Euroopan parlamentti hyväksyi uuden hankintadirektiivin tammikuussa 2014, ja se luo puitteet kansalliselle lainsäädännölle. Uudistuksen ansiosta hinta ei saa enää olla ainoa kriteeri hankinnoissa: kokonaistaloudellinen hyöty tärkeää. Suomessa lain valmistelu on aloitettu ja täytäntöönpano tapahtuu noin kahden vuoden päästä. Uudistus edesauttaa paikallisen ruoan käyttöä julkisissa keittiöissä. o Kaikista KeHan piloteista tehdään prosessikuvaus, eli miten pilotissa on edetty, ja mikä on lopputulos. Näin saadaan kerättyä kirjalliseen muotoon 8 erilaista työkalua hankintoihin. o Hanne muistutti vielä, ett kannattaa osallistua reseptikilpailuun, jossa aiheena on sesonginmukainen ruokalaji ammattikeittiöille. Voittaja julkaistaan Gastro-messuilla http://www.kestavathankinnat.fi/ajankohtaista/osallistu-sesonkiaiheiseenruokaohjekilpailuun  Tuotetestaus, Elina ja leipomot: o Kokeiluvaihe on vielä menossa, testataan yhä toimitusrytmiä ym. o Varsinainen tuoreleipien hankintakausi päättyy jo 31.7.2014, ja uusi kausi alkaa 1.8.2014. o Tärkeänä tavoitteena on seuraavan kilpailutuksen tekeminen niin, että sopimukset saadaan siis tehtyä 1.8.2014 alkaen – konkreettisten tulosten saaminen tärkeää. o Tarjouspyynnön valmistelu aloitetaan heti hiihtoloman jälkeen maaliskuun alussa. o Tarjouksen tekemisessä apuna myös Hanne o o o o o o o o o o o o o o o o Lappeen koulun aluekeittiön Pirjo Kumpulainen on ollut suoraan yhteydessä leipomoihin ja käynyt keskustelua tuotteiden ominaisuuksista. Tuoreus on tärkeä asia, joka onkin saatu nyt viimeisissä erissä kuntoon. Harri Pulli sanoi, että tuoreena ja pehmeänä säilymiseen vaikuttaa merkittävästi se, että siivutuksen jälkeen leipä on jätettävä mahdollisimman paljon samannäköiseen muotoon kuin mitä se oli ennen siivutusta: Palaset tiiviisti yhteen, jotta väliin ei pääse ilmaa kuivattamaan siivuja. Tätä noudattaen leipä säilyi pehmeänä, kun leipä oli leivottu edellisenä aamupäivänä, seuraavan päivän aamuna siivutettu ja toimitettu saman tien koululle. Toimitus laatikoissa paperilla huputettuna (?) ok Heli Korpela kertoi, että yhteistyö Kesämäen leipomon kanssa leipien viipaloinnissa ei oikein toiminut: toimitusketju piteni, ja tuoreus kärsi sen vuoksi. Oman viipalointikoneen hankkiminen? Pulli hankkinut oman koneen loppuvuonna, kone soveltuu pienimuotoiseen käyttöön. Pohdittiin, voisiko aikaa valmistuksesta toimitukseen (tuoreus) käyttää kriteerinä tarjouspyynnöstä (vrk:t) Maun käyttö kriteerinä on mahdollista, mutta maku täytyy pystyä määrittelemään. Esimerkiksi Korpelan ja Pullin rieskat ovat kriteerien mukaisia ja makuisia, mutta maistuvat silti erilaisilta (erilaiset reseptit). Saimaan tukipalvelut on käyttänyt jo pitkään aistinvaraista arviointia hankintaprosessissa. Elina: Lappeen koulun kokeilussa ollut molempien leipomoiden ruisleipää: käytetään enemmän terveellisyysnäkökohtien vuoksi. Tähän asti ruisleipien valikoima ollut suppea: siivutettuja tuotteita tarjolla vähän. Asiakkaat kyllästyneet samoihin suurten leipomoiden leipiin, joten paikalliset ruisleivät ovat saaneet paljon hyvää palautetta: maku, muoto, leipomon paperipussi ollut näkyvillä leipäpöydässä, eli asiakkaat tietävät minkä leipomon leipää on tarjolla. Ruisleivän tarjoaminen etupäässä kouluissa, ohrarieskaa enemmän puolestaan päiväkodeissa ja hoitolaitoksissa. Elina: Iso kysymys onkin nyt se, miten saadaan aikaan tarjouspyyntö, johon leipomoiden on helppo vastata: Paljonko mahdollista toimittaa, entä paljonko mahdollista viipaloida? Leipomot kertoivat, että pystyvät toimittamaan satoja leipiä päivässä. Esimerkiksi Korpelalla mahtuu vuokaleipää uuniin kerralla 100 kpl, Pullilla suunnilleen sama kapasiteetti. Toimittamisen jakaminen: Korpela ei leivo keskiviikkoisin, Pullilla viikossa sunnuntai ainoa päivä jolloin ei leivota. Elina: Toimittaminen 5-6 keittiöön (aluekeittiöt Lappee, Kimpinen, Lauritsala, Kesämäki, Joutseno) Oikean toimitusrytmin löytäminen haettava käytännön kokeilun kautta: Leipomoiden kannattaa itse määrittää tilauspäivät, esim. Elinan ei kannata etukäteen sanella, kuka toimittaa milloinkin ja mihin. Sopimuksessa tietty säännöllisyys ja suunnitelmallisuus, eli tilaukset annetaan jo hyvissä ajoin. Ruokalistat ovat tiedossa hyvin pitkälle, kuukausia etukäteen (muutoksia tuovat erikoispäivät, kuten luokkaretket). Muuten mahdollista suunnitella toimittamista ja jaksotusta vapaammin, mutta keittopäivinä kaikille tarjolla pehmeä leipä. Harri Pulli: Molemmat leipomot selviytyvät varmasti leipien tekemisestä ja paistamisesta sekä viipaloinnista hyvin, mutta leivän toimittaminen voi olla hankalampaa. Elina: toimitukset pääosin aluekeittiöihin aamuisin klo 6-9 välillä, 9.30 lähtee ensimmäinen kuorma eteenpäin. Toimitus n. 6 paikkaan + pari sairaalaa. Toimitus välillä myös Joutsenoon. Heli Korpela: Kunhan saadaan ensin oikeasta toimitusrytmistä kiinni, tämä saadaan varmasti käytännössä toimimaan. Sovittiin, että Elina hahmottelee tarjouksen, jossa hän kuvailee tuotteet. Tarkkojen toimitusmäärien kirjaaminen onkin sitten haasteellisempaa. o o o o o  LCA eli pilottituotteiden elinkaariarvioinnin laskenta osana KeHa-hanketta, Frans Silvenius MTT o Ympäristökriteerit tulevaisuudessa yhä tärkeämpiä osana hankintaprosessia o Leipien elinkaaren kaikista vaiheista pellolta pöytään lasketaan päästöt ja ympäristövaikutukset kiloon leipää. o Tässä vaiheessa ei ole vielä saatu paljon kyselylomakkeita takaisin: viljelijöiltä 3 kpl, molemmilta myllyiltä on saatu vastaukset, mutta leipomoiden vastaukset vielä puuttuvat. o Leipomoiden kyselylomakkeessa kysytään energiankulutusta, raaka-aineiden käyttöä, kuljetusmatkoja, sähkön kulutusta, pakkaamismateriaaleja ym. o Puhuttiin, että muutaman kuukauden keskiarvot luvuista riittävät, Frans voi niistä sitten laskea vuoden luvut. o Lopuksi käytiin läpi tarkemmin kyselylomaketta, ja leipomot lupasivat palauttaa lähiaikoina lomakkeet suoraan Fransille tulosten laskentaa varten. o Viljelijöiltä toivotaan vielä enemmän vastauksia. Tällä hetkellä otos on niin pieni että erityisesti ohran kohdalla tulokset näyttävät todellista huonommilta (ainoa tila, joka on vastannut ohran viljelyä koskeviin kysymyksiin, viljelee ohraa orgaanisella eli turvemaalla, josta vapautuu eniten kasvihuonekaasupäästöjä). Todellisuudessa leipomoiden käyttämää ohraa viljellään pääosin kivennäismailla, jossa päästöt pienemmät. Harri Pulli, joka käyttää oman tilan ohraa leivonnassa, lupasi täyttää ohran viljely-lomakkeen ProAgrian Jussi Nurkan avustuksella. o  Hanne: Joensuussa hankintaihminen Salla Kokko tekemässä myös leipien kilpailutusta, sieltä voisi saada apuja miten he ovat tarjouspyyntöä kirjoittamassa, määrät ym. Keskusteltiin, että puitesopimus on varmasti joustavin ja turvallisin vaihtoehto valita. Puitesopimuksessa ei lyödä lukkoon tarkkoja määriä, joten leipomot saavat jaettua volyymiä. Sopimuksen suuruusluokka tulee olemaan satoja leipiä/pv Elina hahmottelee tarjouksen hiihtolomien jälkeen, ja laittaa sen sitten sähköpostilla Pullille ja Korpelalle kommentoitavaksi, jolloin sitä voidaan vielä muuttaa. Sen jälkeen tarjouspyyntö lähetetään myös Hannelle. Harri Pulli palaa lomalta 19.3. Tarjouspyynnön on oltava valmis huhtikuussa. Lopuksi Frans esitteli sosiaalisen kestävyyden analyysiä, jonka toteutuksesta vastaa MTT:n toinen tutkija Helmi Norja-Risku. Sosiaalisen LCA:n laskenta on vasta käynnistymässä. Eija perehtyy tarkemmin asiaan ja laittaa tietoa KeHa-renkaan jäsenille laskennasta. Sosiaalisen LCA:n laskennan oltava valmis elokuussa. Seuraavaa KeHa-renkaan palaveria ei lyöty vielä lukkoon: sovittava sopiva päivä esim. toukokuulle?