TEKNISET OHJEET JA VARMUUSKOPIOINTI
TEKNISET OHJEET JA VARMUUSKOPIOINTI Sisällys YHDEN KONEEN VERSION ASENNUS ..................................................................................................................... 4 PERUSVAIHEET ........................................................................................................................................................... 4 OHJELMAN REKISTERÖINTI YRITYKSELLE ............................................................................................................................... 4 VERKKOVERSION ASENTAMINEN.......................................................................................................................... 6 YLEISTÄ......................................................................................................................................................................... 6 PALVELIMEN NIMEN ASETTAMINEN .................................................................................................................................... 6 VERKKONIMEN MUUTTAMINEN SOLIDIN ASETUSTIEDOSTOON .................................................................................................. 6 OHJELMAN KÄYNNISTYS VERKKONIMEN VAIHDON JÄLKEEN ...................................................................................................... 7 OHJELMAN ASENTAMINEN SIVUKONEILLE............................................................................................................................. 7 TIETOKANTALISENSSIN ASENNUS ......................................................................................................................... 9 YLEISTÄ......................................................................................................................................................................... 9 ASENTAMINEN ............................................................................................................................................................... 9 TIETOKANNAN ASENTAMINEN PALVELUKSI.......................................................................................................... 9 PÄIVITTÄMINEN ................................................................................................................................................. 11 OHJELMAN PÄIVITTÄMINEN ............................................................................................................................................ 11 HUOMAUTUS, MIKÄLI JOLLAKIN KONEELLA VERSIO JÄÄNYT PÄIVITTÄMÄTTÄ .............................................................................. 11 TIETOKANNAN HUOLTOTOIMINNOT .................................................................................................................. 12 YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 12 LISÄVALINNAT (MIKROTUKIHENKILÖN TIETOA) .................................................................................................................... 13 LISÄTIETOA: MITÄ OVAT TIETOKANNAN HUOLTOTOIMINNOT ................................................................................................. 14 USEAT TIETOKANTATIEDOSTOT KLOONAUKSESSA.................................................................................................................. 14 OHJELMAN PIENENTÄMINEN WINDOWSIN ALAPALKKIIN (KÄYTTÖVINKKI) .................................................................................. 14 KONEEN KESKUSMUISTIMÄÄRÄN NÄYTTÄMINEN ................................................................................................................. 15 TULOSTUSASETUSTEN TEKO ............................................................................................................................... 16 TULOSTIMEN VALINTA OHJELMAN A4- TULOSTEILLE ............................................................................................................. 16 KUITTIKIRJOITTIMEN VALINTA .......................................................................................................................................... 16 KUITTIKIRJOITTIMEN TYYPIN VALINTA ................................................................................................................................ 16 KUITTIKIRJOITTIMEN KUITIN KOROSTUKSET ......................................................................................................................... 16 NUMEROSARJOJEN ASETTAMINEN ..................................................................................................................... 17 YLEISTÄ NUMEROSARJOISTA JA HARJOITUSMYYNTIEN POISTAMISESTA ...................................................................................... 17 KOKO OHJELMAN ASENNUKSEN POISTAMINEN ................................................................................................. 18 YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 18 OHJELMATIEDOSTOJEN POISTAMINEN ............................................................................................................................... 18 VÄLIAIKAISTIEDOSTOJEN JA TIETOKANNAN POISTAMINEN ...................................................................................................... 18 REKISTERIMERKINTÖJEN POISTO....................................................................................................................................... 18 ASENNUKSEN POISTAMISEN JÄLKEEN ................................................................................................................................ 18 TOIMINTOAVAIMET ........................................................................................................................................... 19 YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 19 TIETOKANNAN APUTOIMINNOT ......................................................................................................................... 20 YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 20 TIETOKANNAN APUTOIMINNOT........................................................................................................................................ 20 SULJE TIETOKANTA ........................................................................................................................................................ 21 MUOKKAA ASETUSTIEDOSTOA ......................................................................................................................................... 21 TIETOKANNAN VÄLIMUISTIN OPTIMOINTI ........................................................................................................................... 21 KIINTOLEVYLLE TEHTÄVÄN VARMUUSKOPION AJASTUKSEN MUUTTAMINEN ............................................................................... 21 TIETOKANNAN KLOONAUS ELI TIIVISTÄMINEN ................................................................................................... 22 YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 22 KÄYTTÖ ...................................................................................................................................................................... 22 TIETOKANNAN KOON AUTOMAATTINEN KASVATTAMINEN MAKSIMIKOKOON ..................................................... 23 TIETOKANNAN YLLÄPITÄMINEN JA TOIMINNAN VARMISTAMINEN .................................................................... 24 YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 24 TIETOKANTAYHTEYDEN ASETUSTEN OPTIMOINTI ............................................................................................... 25 OHJELMAN VARMUUSKOPIOINNIN PERIAATTEET............................................................................................... 26 YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 26 TIETOKANNAN KOPIOINNIN AJASTUS KIINTOLEVYLLE ............................................................................................................. 28 VARMUUSKOPIOINNIN KOMENTOJONON ASENTAMINEN ....................................................................................................... 29 VARMUUSKOPIOINNIN KOMENTOJONON AJASTAMINEN ........................................................................................................ 31 VARMISTUKSEN TOIMIVUUDEN TESTAUS ............................................................................................................................ 36 VARMUUSKOPION SISÄLLÖN TARKISTUS ............................................................................................................ 37 VARMISTUKSEN PÄIVITTÄINEN KÄYTTÄMINEN .................................................................................................. 39 PERUSTELUT: MIKSI SUOSITUKSENA MUISTITIKKUJEN KÄYTTÖ ? ........................................................................ 40 YHDEN KONEEN VERSION ASENNUS PERUSVAIHEET Huom! Ohjelman tukisivuilta, asennus- ja päivitysohjeiden kohdalta löytyvät myös aina viimeksi päivitetyt asennusohjeet, jotka ovat joiltakin osilta yksityiskohtaisemmat, kuin tässä kerrotut perusohjeet. Tarvittaessa, voit hakea lisätietoa siis tukisivuilta. Ohjelman asennus- ja demopaketti ovat sama asia, joten ensin voidaan ladata asennuspaketti esimerkiksi Demon latauskohdasta julkisilta sivuilta. Siihen tarvittava salasana saadaan FuturSoftilta, jos ohjelma on hankittu. Ilman lisenssin ja rekisteröintikoodin asentamista ohjelma toimii tällöin 30 päivää. Demoversion asennusohjeet ovat sinänsä luettavissa myös demon latauksen yhteydessä. Kun asennuspaketti on ladattu, toimitaan seuraavasti. • Käynnistä netistä ladattu asennuspaketti. Tiedoston nimi on yleensä fsetup0.exe (AutoFutur) tai kfsetup0.exe (KoneFutur). • Käynnistä asennusohjelma, esim. fsetup0.exe tai kfsetup0.exe • Jos asennusohjelma suosittelee koneen uudelleen käynnistämistä, tee se • Käynnistä ohjelma, Käynnistysvalikkoon tulee kohta AutoFutur tai KoneFutur • Ensimmäisellä käynnistyskerralla ohjelma kysyy päätietokannan verkkonimen. Hyväksy ohjelman ehdotus, joka on yleensä ”Tcpip localhost 2000”. • Ohjelma käynnistyy. Noudatetaan ruudulle tulevia ohjeita. Monet ilmoitukset tulevat yleensä vain ensimmäisellä kerralla. OHJELMAN REKISTERÖINTI YRITYKSELLE Kun ohjelma on asennettu asennuspaketilla, se toimi demotilassa 30 päivää. Kun ohjelmaan on hankittu lisenssi, on ensimmäinen toimenpide rekisteröidä se yritykselle. Tämä tehdään seuraavasti. • Käynnistä ohjelma • Paina päävalikossa oltaessa F12. Avautuu Yrityksen valinta- ikkuna. • Aktivoi listalta hiirellä Demoyritys ja paina Muuta rekisteröintitietoja. Varmuuskopiointi 4 • Avautuu ruutu, jolle syötetään - Yrityksen nimi (virallinen tai toiminimi), sellaisena kuin se on FuturSoftille ilmoitettu, eli sama nimi mille lisenssi on tehty. - FuturSoftilta saatu rekisteröintikoodi - Tietokannan verkkonimi pitää jättää ennalleen, eli ”tcpip localhost 2000” yhden koneen asennuksessa - verkkoasennuksessa verkkonimen ”localhost” korvataan palvelimen nimellä tai IPosoitteella (kts. myöhempänä). Tässä vaiheessa se voidaan hyvin jättää entiselleen ja tehdä verkkoon modifiointi omana toimenpiteenään. • Hyväksytään tiedot OK:lla. • Kun ohjelma on rekisteröity, se kysyy ohjelmaa seuraavan kerran käynnistettäessä käyttäjätunnukset. Nämä ovat ensimmäisellä käynnistyskerralla: käyttäjätunnus 1 ja salasana 1. • Kun ohjelma on ensimmäisen kerran käynnistetty lopullisella, uudella yritysnimellä, mennään Huolto- valikkoon ja painetaan Rekisteröi toiminnot. Tällöin kaikki toiminnot tulevat näkyviin uudelle yritykselle. Huom! Ohjelma toimii tietokannan demolisenssillä 30 päivää. On tärkeä asentaa tietokannan virallinen lisenssi samalla, jonka asennus on neuvottu ohjeessa asennustoimien jälkeen. Varmuuskopiointi 5 VERKKOVERSION ASENTAMINEN YLEISTÄ Asennuspaketissa mukana tuleva tietokanta on aina asennettu yhden koneen käyttöön. Tällöin sen verkkonimi on ”Tcpip localhost 2000”. Tämä rajoittaa toimintaa siten, että muut verkon koneet eivät pääse yhteyteen tietokantaan. Kun tehdään verkkoasennus, ”localhost” termi korvataan joko palvelimen ip- osoitteella tai nimellä (DNS nimi). Ennen kuin ohjelmaa asennetaan verkkoversioksi, on tämä helpointa tehdä siinä järjestyksessä, että ensin asennetaan ohjelma yhden koneen versioksi palvelinkoneelle, edellisen sivun ohjeen mukaisesti, ja katsotaan että ohjelma käynnistyy sillä normaaliin tapaan. Sen jälkeen tehdään ohjelman muuttaminen verkkoversioksi seuraavan ohjeen mukaisesti. HUOM! Tämän aukeaman ohje on tarkoitettu vain mikrotukihenkilöille, verkkoasennus vaatii verkkoympäristöt ja mikrotukitiedot tuntevan henkilön. Tämä on siis tekninen ohje. PALVELIMEN NIMEN ASETTAMINEN Kun tietokanta muutetaan verkkokäyttöön, on palvelimen nimi tärkeä tieto. Koneen nimi tai iposoite yksilöi palvelimen ja sitä kautta tietokannan. Jos kyseessä on monimyymäläympäristö, tai samassa lähiverkossa käytetään useampaa tietokantaa, on jokaisella tietokannalla oltava yksilöllinen nimi. Jos samalla koneella on useita tietokantoja, ne erottaa porttinumero. Tietokannan nimeä kutsutaan tietokannan verkkonimeksi. Se muodostuu kolmesta osasta: tcpip [koneen nimi] [portin numero] Esim. ”tcpip palvelin 2000”. tcpip on aina vakio ja siinä ei ole väliviivaa. Suosituksena on käyttää pieniä kirjaimia. Suositus verkkonimeksi normaalissa verkkokäytössä on ”tcpip palvelin 2000”. Tämä edellyttää, että palvelimen nimeksi on ensin asetettu ”palvelin”. Eli ensin muutetaan tietokoneen asetuksissa koneen nimeksi ”palvelin”. Palvelimen nimen jälkeen tuleva numero on siis käytettävä koneen portti. Portin numeroilla on rajoitettu alue, normaalisti on tapana käyttää aluetta 2000-3000. Yleensä ei ole kuitenkaan syytä poiketa 2000:sta, jos tietokantoja on koneella vain yksi. VERKKONIMEN MUUTTAMINEN SOLIDIN ASETUSTIEDOSTOON Verkkonimen muuttaminen tehdään muokkaamalla tiedostoa solid.ini. Se sijaitsee samassa hakemistossa kuin solid.exe, esim. c:\tietokannat\afpdb\solid.ini. Ini- tiedoston kaikki kohdat, joissa esiintyy ”tcpip localhost 2000”, korvataan uudella verkkonimellä, esim. ”tcpip palvelin 2000”. Normaalikäytössä riittää, että riville rivi listen=xxxx, tehdään muutos. On kuitenkin syytä muuttaa samalla kaikki kohdat, eri tarpeita varten. Portin numero tarkoittaa, että koneella voi olla käynnissä useita tietokantoja, jotka erotellaan porttinumerolla. Tämä on tarpeen moniyrityskäytössä, kun palvelimelle asennetaan useampia tietokantoja, yksi per yritys tai varasto. Kuten todettu, portiksi suositellaan normaalisti arvoa 2000, eikä tämä portti ei ole oletuksena minkään muun yleisen ohjelman varaama. Varmuuskopiointi 6 OHJELMAN KÄYNNISTYS VERKKONIMEN VAIHDON JÄLKEEN Kun verkkonimi on muutettu ja tietokanta vaihtanut verkkonimeänsä, ja käynnistetään FuturSoftin ohjelma, ohjelma kysyy verkkonimeä. Tällöin syötetään edellä päätetty verkkonimi, esim. ”tcpip palvelin 2000”. Tällöin ohjelma huomauttaa että verkkonimi on muuttunut, ja kysyy vaihdetaanko se ohjelman tietoihin. Tähän vastataan myöntävästi, jolloin aukeaa ruutu, johon verkkonimi syötetään. Tämä on varmuustoimenpide. Kun tämä hyväksytään, ohjelma muuttaa verkkonimen pysyväksi ja sen jälkeen ohjelma käynnistyy normaalisti. Tämän jälkeen vaihto verkkoversioksi on tehty, ja ohjelma voidaan asentaa sivukoneille. OHJELMAN ASENTAMINEN SIVUKONEILLE Seuraava vaihe on asentaa ohjelma kaikille sivukoneille. Siinä perusvaiheet ovat seuraavat kullakin sivutyöasemalla. • tarkistetaan, että sivukoneelta on yhteys palvelimelle tcp/ip protokollalla. Voidaan esimerkiksi katsoa verkkoympäristöstä, että siellä näkyy palvelin. Varminta on pingata palvelinta, eli kirjoittaa komentokehotteessa ”ping palvelin” ja katsoa. että kaikki paketit tulevat perille. • asennetaan sivukoneelle ohjelman asennuspaketti, huolellisesti seuraavalla tavalla, EI OLETUSARVOILLA. • kun asennus kysyy asennuksen tyyppiä, valitaan Mukautettu tai Custom -asennus. Varmuuskopiointi 7 • Tällöin päästään valitsemaan, mitä osia asennetaan • Sivukoneelle asennettaessa on ehdottoman tärkeää olla asentamatta tietokantaa, siitä tulee muutoin ongelmia. Eli ruksataan components- listalta vain ohjelmatiedostot, ja jätetään pois ”Tietokanta”. • Sen jälkeen asennetaan normaalisti loppuun saakka (Next, Finish). • Kun ohjelma on asennettu normaalisti, ajetaan koneelle sama päivitys kuin mikä on verkon muillakin koneilla. Yleensä asennuksen yhteydessä on tarkoitus asentaa ohjelmasta viimeisin tuotantoversio. Tämä siis päivitetään asennuksen jälkeen koneelle. Päivityksen tiedosto on esim. fsetup.exe tai fsetup2.exe riippuen päivitettävästä versiosta. • käynnistetään ohjelma ensimmäisen kerran. Tällöin ohjelma kertoo että Solid ODBC ajurit tulisi ajaa, ja se ajaa ne sen jälkeen automaattisesti. Tämän jälkeen käynnistetään ohjelma uudelleen. • Tällöin ohjelma kysyy tietokannan verkkonimeä. Yhden koneen versiossahan tämä voitiin kuitata ”tcpip localhost 2000”:ksi, mutta nyt oltaessa verkossa, pitää oikea tietokannan verkkonimi syöttää. Se on edellä oleva ”tcpip palvelin 2000”. • kun verkkonimi on hyväksytty, ohjelma tutkii saako se yhteyden kyseiseen tietokantaan, ja jos saa, se käynnistyy sen jälkeen normaalisti. Kaikki koneet käydään läpi tällä asennusrutiinilla. Jotta ohjelmaa voidaan käyttää usealta koneelta samanaikaisesti ongelmitta, kannattaa asentaa tietokannan virallinen lisenssi (seuraavassa kohdassa kerrotulla tavalla) mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, vaikka jo heti kun ohjelma on asennettu palvelimelle. Varmuuskopiointi 8 TIETOKANTALISENSSIN ASENNUS YLEISTÄ Ohjelman yhteydessä hankitaan aina lisenssi Solid- tietokantaan. Kun ohjelma asennetaan asennuspaketista, mukana tulee 30 päivän demolisenssi tietokannasta, ja ellei sitä korvata virallisella lisenssillä, tietokanta ja sitä myötä ohjelma lopettaa toimintansa 30 päivän kuluttua. Saatu lopullinen lisenssi asennetaan tässä neuvotulla tavalla. ASENTAMINEN Lisenssi saadaan siis aina FuturSoftilta. Jos tiedosto on nimeltään solid.licxxxxxxx, se pitää ensin nimetä uudelleen tiedostoksi "solid.lic". Ennen asennusta lisenssinimen pitää olla tämä vakionimi. Tarvittaessa, jos epäselvää, lisenssitiedoston voi avata Windowsin notepad- ohjelmalla ja tarkistaa, mille konemäärälle se on. Sen jälkeen sillä korvataan samanniminen tiedosto tietokannan hakemistossa, eli samassa hakemistossa kuin solid.exe sijaitsee. Yleensä tämä tietokannan hakemisto on x:\tietokannat\afpdb. (x=asennuslevy). Eli tiedosto kopioidaan uudelleennimeämisen jälkeen sinne. Lisenssi asentuu voimaan kun tietokanta käynnistetään uudelleen, joko Windowsin palveluista, käynnistämällä kone uudelleen tai jos tietokanta näkyy alareunassa kuvakkeena (käynnistetty suoraan solid.exe kuvakkeesta), niin sammuttamalla se hiiren oikealla kuvakkeesta. Myös kun ohjelmaan syötetään virallinen rekisteröintikoodi, eli rekisteröidään ohjelma uudelle tai lopulliselle nimelle, tulee kysymys ”Asennatko samalla tietokannan lisenssitiedoston”. Jos tiedosto on tällöin valmiina, sen voi asentaa myös siinä vaiheessa, jolloin ohjelma kysyy tiedostonimeä, ja se osaa itse huolehtia tiedoston uudelleennimeämisestä. TIETOKANNAN ASENTAMINEN PALVELUKSI Ohjelma tulee aina asentaa Windowsin palveluksi. Palvelu (Service) tarkoittaa, että Windows ajaa tietokantaa normaalia sovellusta luotettavammalla tavalla, jolloin esim. käyttäjän vaihtaminen tai uloskirjautuminen ei sammuta tietokantaa. Myös koneen sammutuksessa tietokannan alasajo tapahtuu luotettavammin, eli sovellusta ei ”katkaista”, joka voi rikkoa tietokantaa. Samoin vähenevät konfliktit muiden ohjelmien kanssa. Palveluksi asentaminen tapahtuu aina pääkoneella, jos verkkoversio. Demoversiossa tietokanta asentuu normaaliksi ohjelmaksi, joten ellei ohjelmaa asenneta huolellisesti näiden ohjeiden mukaan, voi pidemmän päälle tapahtua tietokannan rikkoontumista ja aiheutua muita ongelmia. Varmuuskopiointi 9 Palveluksi asentaminen tapahtuu päävalikon kohdassa Huolto | Tietokannan aputoiminnot | Solidin asentaminen palveluksi. Jos Solidin asentaminen palveluksi on harmaana, on tietokanta todennäköisesti asennettu eri levylle, kuin oletus. Aja tällöin ennen ajoa ruudun toiminto Tietokantahakemiston etsiminen. Kun palveluksi asentaminen on onnistuneesti tapahtunut, voidaan kone käynnistää uudelleen, jolloin tietokanta käynnistyy palveluna. Seuraavassa neuvotaan, miten palveluna käynnistäminen voidaan tehdä ilman uudelleenkäynnistystä. Seuraavassa neuvottu on hyvää tietoa, miten tietokannan voi jatkossakin tarvittaessa käynnistää uudelleen ilman koneen käynnistämistä. Kun tietokanta on asennettu palveluksi, suljetaan tietokanta painikkeella Sulje tietokanta. Samalla ohjelma sulkeutuu. Tietokanta käynnistetään palveluna, kohdasta Käynnistä – Ohjauspaneeli – Valvontatyökalut – Palvelut (tämä voi hieman vaihdella eri Windows- versioissa). Täältä löytyy kohta Solid Server 3.5, joka käynnistetään. Esimerkiksi hiiren oikealla sen kohdalla avautuvasta valikosta painetaan Käynnistä. Sama voidaan tehdä myös ruudun yläreunan käynnistyspainikkeesta. Täältä samasta kohdasta tietokanta voidaan myöhemmin tarpeen vaatiessa sammuttaa ja käynnistää uudelleen. Tietokanta voi esimerkiksi pitkän käytön myötä vaatia uudelleenkäynnistystä, erikoistilanteita varten, sillä uudelleenkäynnistys vapauttaa mahdollisia lukkiutuneita käyttäjiä, jotka voivat hidastaa tietokannan normaalia toimintaa. Tällöin se siis tehdään täältä ohjauspaneelin kautta nopeimmin (lyhin katko toimintaan). Varmuuskopiointi 10 PÄIVITTÄMINEN OHJELMAN PÄIVITTÄMINEN Kun ohjelma on ensiasennettu, ja tulee tarve tehdä ensimmäinen päivitys, toimitaan seuraavasti. Yleensä ensimmäinen päivitys tehdään heti ensiasennuksen jälkeen. Päivitysversiossa ei ole muita kuin päivitystiedostot, joten siinä ei tarvitse huolehtia edellä kerrotusta valinnasta ”Mukautettu”/ ”Custom” -valinnasta. Seuraavassa asennus on kerrottu tehtynä päivitys on ladattu netistä tukisivuilta, eli se on valmiiksi kiintolevyllä. Ohjelman päivityssivulta voi myös tulostaa täydellisen, viimeisimmän tarkan ja kuvitetun ohjeen päivityksen ajamisesta. Seuraavienkin ohjeiden mukaan päivitys kyllä onnistuu. • Tallenna fsetup.exe (AutoFutur) tai kfsetup.exe (KoneFutur) paikalliselle kiintolevy asemalle. • Suorita päivitystiedosto. Päivitystiedosto voi olla myös nimeltään esimerkiksi fsetup2.exe tai kfsetup3.exe, ohjelmasta ja päivityksen tyypistä riippuen. • Asennuksen kaikkiin kysymyksiin voit vastata Enter näppäimellä, OLETTAEN että ohjelma on asennettu vakiohakemistoon, joka on ”c:\Program Files\AutoFuturPro” (AutoFutur) tai c:\Program Files\KoneFutur (KoneFutur). • Käynnistetään ohjelma ja ajetaan ohjelman ehdottamat Tietokannan huoltotoiminnot. Näitä ohjelma kysyy vain ensimmäisellä verkon koneella, johon päivitys ajetaan. Yhden koneen versiossa ohjelma voi suorittaa ne automaattisesti. • Lopuksi on suositeltavaa käynnistää aina ohjelma uudestaan. • Päivitys tehdään aina verkkoversiossa ensin palvelimelle, jolloin muiden koneiden ohjelmat pitävät olla suljettuna. Tämän jälkeen päivitysjärjestyksellä ei ole enää merkitystä. • Jos jokin kone verkossa jää vanhaan versioon, koneessa voi tulla ongelmia koska tietokanta on jo kohdassa ”Tietokannan huoltotoiminnot” muutettu uuteen muotoon, jota vanha versio ei välttämättä enää tue (erityisesti jos päivitysten välillä on pitkä aika). HUOMAUTUS, MIKÄLI JOLLAKIN KONEELLA VERSIO JÄÄNYT PÄIVITTÄMÄTTÄ Ohjelma tarkistaa, onko kaikilla koneilla sama versio. Ohjelma tallentaa kaikille koneille yhteiseen tietokantaan sen, mikä on viimeisin käytössä oleva versio. Kun ohjelma käynnistetään, se tarkistaa onko tällä koneella yhtä uusi versio kuin muilla koneilla. Aina jos yhdelle koneelle siis päivitetään uusi versio, sen jälkeen muut koneet huomauttavat, että versio pitäisi päivittää. Jos yrityksessä on jostakin syystä tarve päivittää esimerkiksi testikäyttöä varten jollakin koneella uudempaa versiota, saadaan tämä tarkistus haluttaessa pois päältä. Oletuksena tarkistus on aina päällä. Sen saa tarvittaessa pois asetusten kohdasta Yleiset asetukset | Yleiset | Tarkista että kaikilla koneilla on sama versio. Varmuuskopiointi 11 TIETOKANNAN HUOLTOTOIMINNOT YLEISTÄ Nämä toiminnot ajetaan jokaisen päivityksen jälkeen. Tämä tehdään, jotta uusi ohjelmaversio ja vanha tietokanta vastaavat toisiaan ja ohjelma toimii oikein. Esimerkiksi uudessa versiossa asiakkaiden tietoihin on saattanut tulla uusia kenttiä, jotka tämä toiminto lisää vanhaan tietokantaan vanhoille asiakkaille. Toiminto siis huolehtii, että tietokanta on version kanssa ajan tasalla. Kun ohjelma käynnistetään, ja ohjelma havaitsee suorittamattomia tietokannan huoltotoimintoja, se kysyy seuraavasti. Yhden koneen versiossa tämä voi tapahtua automaattisesti. Kysymykseen kannattaa normaalisti aina vastata Kyllä, vain poikkeustilanteissa tama voidaan ohittaa. Kun vastataan myöntävästi, avautuu huoltotoimintojen ruutu. Sinä aikana kun huoltotoimintoja ajetaan, verkon muilla koneilla ei kannata käyttää ohjelmaa. Huoltotoimintojen ajo on varminta ajoittaa iltaan, jos edellisestä version päivityksestä on pitkä aika, koska tietyissä tapauksissa huoltoajo voi kestää koneesta riippuen mahdollisesti pitkäänkin (max 30 min). Yleensä tämä vaihe kestää kuitenkin vain muutamia minuutteja. Huoltotoiminnot suoritetaan yhden näppäimen painalluksella, ”Suorita kaikki”, jonka jälkeen versio on valmis käyttöön. Tietokannan huoltotoiminnot tarvitaan ajaa aina vain ensimmäisellä koneella jolla käynnistetään uusi versio, koska tietokanta on verkossa koneille yhteinen. Kursori on valmiina painikkeella Suorita kaikki, joten ajo käynnistyy painamalla yksinkertaisesti Enter näppäintä. Varmuuskopiointi 12 LISÄVALINNAT (MIKROTUKIHENKILÖN TIETOA) Ruudulla näkyy lisäksi tietoja huoltotoiminnoista, joita normaali käyttäjä kuitenkaan normaalikäytössä ei tarvitse. Erityistilanteissa ohjelmatuki voi esimerkiksi tarkistaa, onko joku tietty huoltotoiminto suoritettu, milloin se on suoritettu, tai tarvittaessa ajaa sellaisen uudelleen. • Suoritettu-kohta kertoo milloin kyseinen lause on viimeksi suoritettu. • Suorittaja-kohta kertoo kuka on lauseen suorittanut viimeksi. • Kuvaus-välilehti kertoo mitä lauseen suorittaminen käytännössä tekee. • Lause-välilehti näyttää suoritettavan lauseen SQL-koodin. Ruudun vasemmassa reunassa näkyvät suorittamattomat toiminnot, jos niitä on. Kun painetaan Näytä lisävalinnat, ruudun oikeaan laitaan tulee näkyviin lista suoritetuista huoltotoiminnoista. Molemmista listoista voi mennä toiminnon kohdalle, jolloin ruudun keskiosassa näkyy selostus, mitä toiminto tekee, tai on tehnyt. Mikäli ruudun keskelle ei tule selostusta, ei lauseen sisältänyttä päivitystä ole ajettu tähän koneeseen (vaan ehkä johonkin toiseen verkkokäytössä, tällöin toimintoa ei löydy sql- hakemistosta. Tällöin se saadaan näkyviin jollakin toisella verkon koneella). Merkitse suorittamattomaksi- painike Tällä voidaan siirtää oikeassa laidassa oleva jo suoritettu toiminto suorittamattomien puolelle, suoritettavaksi uudelleen. Tämä on tarpeen, mikäli koneella on esiintynyt häiriöitä toimintojen ajossa, tai on tullut esimerkiksi ongelma tietokannan siirrossa uudelle koneelle. Varmuuskopiointi 13 Suorita valittu- painike Tällä voidaan suorittaa yksittäinen lause ruudun vasemmasta laidasta. Eli jos tarvitaan suorittaa jokin lause uudelleen, se merkitään ensin suorittamattomaksi ja suoritetaan tästä toiminnosta. Merkitse suoritetuksi- painike Vastaavalla tavalla, toiminto jota ei voida syystä tai toisesta ajaa, tai on ajettu käsin esim. tietokantatyökaluissa, voidaan tällä tavalla ohittaa käsittelyssä, jotta ohjelma ei tarpeettomasti herjaa ”ohjelma löysi suorittamattomia tietokannan huoltotoimintoja”. LISÄTIETOA: MITÄ OVAT TIETOKANNAN HUOLTOTOIMINNOT Tietokannan huoltotoiminnot ovat sql- komentoja, jotka tulevat päivityspaketin mukana ohjelman asennuskansion alikansioon sql. Sieltä ohjelma näyttää toiminnot, joita ko. tietokantaan ei ole vielä ajettu. Se tunnistaa ne automaattisesti vertaamalla ohjelman kirjanpitoa tiedostoihin. Huoltotoiminnot tekevät erilaisia toimenpiteitä, jotta tietokanta muutetaan muotoon, mitä uusin versio edellyttää. Tyypillisesti kantaan lisätään olemassa oleviin tauluihin uusia kenttiä tai uusia tauluja. Mahdollisesti myös automatisoidusti suoritetaan esimerkiksi tiettyjen tietojen päivittäminen ajan tasalle. Lauseet ajetaan verkossa aina vain yhdellä koneella, koska tietokanta on yhteinen. Mikäli käytössä on useita tietokantoja, huoltotoiminnot ajetaan kuhunkin yritykseen. Jos ollaan yhden yrityksen ja tietokannan ympäristössäohjelma toimii, niin että suoritetut huoltotoiminnot siirretään ohjelman alikansioon sql_arkisto. Näin toimintojen suorittaminen käy nopeammin, kuin ohjelma ei joudu tutkimaan jokaista toimintoa erikseen, onko se suoritettu. Moniyritys- tai monimyymälä ympäristössä tätä arkistointia ei tehdä, koska toiminto voi olla suorittamatta jossakin toisessa tietokannassa. USEAT TIETOKANTATIEDOSTOT KLOONAUKSESSA Kloonaustoiminto tukee viittä datatiedostoa, jolloin tietokannan koko voi kokonaisuudessaan olla 10 GB. Käytännössä tuki tarkoittaa, että ohjelma osaa käsitellä kloonauksessa tiedostoja solid.db, solid2.db ja solid3.db jne. Kloonaus toimii siten, että se luo uudet datatiedostot, ja korvaa kloonauksen lopuksi vanhat tiedostot uusilla, pienennetyillä ja eheytetyillä tiedostoilla, joihin tiedot on ajettu uudestaan sisään alkuperäisistä. OHJELMAN PIENENTÄMINEN WINDOWSIN ALAPALKKIIN (KÄYTTÖVINKKI) VINKKI: Pienennysnappia yleensä painetaan, jotta saataisiin Windowsin työpöytä näkyviin. Sitä tarkoitusta varten Windowsissa olisi syytä olla näkyvissä ”Näytä työpöytä” kuvake (kts. kuva) ja että sitä osataan käyttää tähän tarkoitukseen. Ikonin näkyminen edellyttää XP:ssä, että työkaluriveistä on päällä ”Pikakäynnistys”. Oheinen valikko aukeaa painamalla alapalkin kohdalla hiiren oikeaa. Sieltä valitaan Työkalurivit ja ruksataan ”Pikakäynnistys”. Varmuuskopiointi 14 KONEEN KESKUSMUISTIMÄÄRÄN NÄYTTÄMINEN Kohdassa Ohje- Tietoja ohjelmasta nähdään koneen vapaan keskusmuistin määrä. Sen selvittäminen Windowsista kun riippuu aina käyttöjärjestelmästä. Esimerkiksi koneen hidastelutapauksessa voidaan aina ensin katsoa koneen keskusmuistin määrä. Näytettävä muistin määrä on Windowsin käytettävissä oleva keskusmuistin määrä. Osa fyysisestä keskusmuistista voi olla esimerkiksi näytönohjaimen käytöstä. Esimerkkikuvassa keskusmuisti on yhteensä 4 GB. Varmuuskopiointi 15 TULOSTUSASETUSTEN TEKO TULOSTIMEN VALINTA OHJELMAN A4- TULOSTEILLE Normaalisti kaikki tulosteet A4- kirjoittimelle ohjautuvat windowsin oletuskirjoittimelle. Tämä riittää normaalissa käytössä. Kuittikirjoitin asetetaan erikseen asetuksella. Jos kuitenkin halutaan ohjata tulostuksia kiinteästi muille tulostimille, on mahdollista määrätä erillinen tulostin, jolle tulostuvat esimerkiksi A4 käteiskuitit. Lisäksi jos käytetään rahtikirjojen tulostusta, niille valitaan erillinen tulostin, jossa on valmiina tiettyjä lomakkeita. KUITTIKIRJOITTIMEN VALINTA Kuittikirjoitin on lisälaite, jonka käyttö ei ole pakollista. Jos kuittikirjoitin asetetaan käyttöön, sille ohjautuvat ensisijaisesti tietyt tulosteet kuten käteis- ja korttikuitit. Käytettävä kuittikirjoitin valitaan konekohtaisesti kohdasta Tulostusasetukset | Kuittikirjoitin | Käytettävä kuittikirjoitin. Ensin kirjoittimen ajuri on oltava asennettuna koneelle. Vaikka tulostimelle olisikin saatavissa erityinen ajuri, on yleensä suositeltavaa käyttää normaalia tekstiajuria, eli ”Yleinen vain teksti” / ”Generic text only”. Ohjelman huoltosivuilla on tarkemmat ohjeet asennuksesta kullekin eri tulostinmallille, joidenkin yhteydessä on asennettava tulostimen oma ajuri. KUITTIKIRJOITTIMEN TYYPIN VALINTA Kuittikirjoittimen tyyppi valitaan asetuksella Tulostusasetukset | Kuittikirjoitin | Kuittikirjoittimen tyyppi. Vaihtoehdot ovat Star ja Citizen. Oletus on Star. KUITTIKIRJOITTIMEN KUITIN KOROSTUKSET Haluttaessa Star- kuittikirjoittimella voidaan korostaa haluttuja kenttiä kassakuitissa vahvennetulla tekstillä. Asetus on Tulostusasetukset | Kuittikirjoitin | Kuitin korostukset. Varmuuskopiointi 16 NUMEROSARJOJEN ASETTAMINEN YLEISTÄ NUMEROSARJOISTA JA HARJOITUSMYYNTIEN POISTAMISESTA Jos ohjelmaa käytetään ensin harjoittelukäytössä, on mahdollista teettää FuturSoftilla harjoitusmyyntien poistaminen esimerkiksi helpdesk- työnä etäkäytöllä. Koska se sisältää riskejä poistaa vahingossa vääriä tietoja, se tehdään FuturSoftin toimesta tai erillisillä ohjeilla, jotka on saatavissa pyydettäessä. Tapahtumanumeroiden, eli esim. laskunumeroiden asettaminen halutusta numerosta lähtien voidaan sen sijaan tehdä omatoimisesti, käyttöönottohetkellä. Esimerkiksi laskunumerot voidaan saada jatkumaan samasta, mihin entinen ohjelma jäi, tai aloittaa numerointi 1:n sijasta vaikkapa 10000:sta. Käyttäjän vallassa on myös muuttaa numerointeja vaihtumaan esimerkiksi joka tilikauden vaihde, jos näin jostakin halutaan toimia. Numerosarjat muutetaan seuraavasti. AFPapu.exe Käynnistä ohjelman asennushakemistosta ohjelma afpapu.exe. Asennushakemistoon mennään siis ensin esim. kohdasta Oma tietokone tai Resurssienhallinta, ja asennushakemisto on esim. c:\Program Files\AutoFuturPro tai KoneFutur. Tämän jälkeen annetaan käyttäjätunnus ja salasana. Toiminnon käyttäminen edellyttää 9- käyttäjätasoa. Tällöin avautuu ruutu, jossa numeroinnit asetetaan yksi numerointilaji kerrallaan, ruudun yläreunassa. Kohdassa Aseta valitaan ensin laji, esimerkiksi kuittinumero. Alkunumero annetaan sen oikealle puolelle ja painetaan Aseta. Tällöin vilahtaa ruutu, joka päivittää tiedon tietokantaan. Näin tehdään kaikille halutuille numerosarjoille. Ruudun alareunan toimintoa Päivitä ruudun tiedot EI tarvita, vaan se näyttää ainoastaan erikoistilanteissa tarvittavaa tietoa. Esimerkiksi numeroinnit eivät näy siinä reaaliajassa. Lisäksi toiminto näyttää tilastotietoja, kuten paljonko on kuitteja. Varmuuskopiointi 17 KOKO OHJELMAN ASENNUKSEN POISTAMINEN YLEISTÄ Tätä ohjetta voit tarvita esim. purkaessasi demoversion koneelta. Käynnistä kone uudelleen ennen poistamista, näin varmistutaan, etteivät tiedostot ole käytön jäljiltä lukkiutuneina. OHJELMATIEDOSTOJEN POISTAMINEN • Paina näppäinyhdistelmää CTRL+ALT+DEL, jolloin avautuu ns. tehtävän hallinta • Valitse käynnissä olevista sovelluksista Solid.exe ja paina Lopeta tehtävä-näppäintä. Mahdolliseen varmistuskysymyksen vastaat Kyllä (tai Lopeta tehtävä) • Mene kohtaan Käynnistä/Asetukset/Ohjauspaneeli/Lisää | Poista sovellus • Valitse avautuvasta valikosta AutoFutur (Pro) tai KoneFutur ja paina Lisää/Poista. • Vastaa varmistuskysymykseen Kyllä • Valitse Solid Server 3.5 ja paina Lisää/Poista ja vastaa myös tähän myöntävästi VÄLIAIKAISTIEDOSTOJEN JA TIETOKANNAN POISTAMINEN • Mene tuplanapsauttamalla kohtaan Oma tietokone ja sieltä kiintolevyasema C • Valitse kansion Tietokannat kohdalla hiiren oikeaa näppäintä. Valitse valikosta kohta Poista. Kysymykseen poistamisesta vastaa Kyllä. • Samasta ikkunasta menet kaksoisnapsauttamalla kohtaan Ohjelmatiedostot (Program Files) • Täältä löytyy kansio AutoFuturPro, joka poistetaan samalla tavalla kuin Tietokannat- kansio. Lopuksi sulje ikkunat. • Tarvittaessa voit poistaa solidin pikakuvakkeen menemällä kohtaan Käynnistä/ Ohjelmat/ Käynnistys ja napsauttamalla hiiren oikealla kuvaketta, ja sieltä painamalla ”Poista”. REKISTERIMERKINTÖJEN POISTO Jos halutaan, voidaan poistaa myös rekisterissä olevat asetukset. Nämä poistamiset on kuitenkin syytä tehdä vain atk-ammattilaisen. Rekisteriarvot eivät nimittäin haittaa koneen käyttöä. VAROITUS: TÄMÄ POISTAA MYÖS MUIDEN AUTOFUTUR- TUOTTEIDEN ASETUKSET. Eli jos käytössäsi on esimerkiksi Lite tai AD Asiakas- versio, ei tätä nollaamista pidä tehdä. Poistettavat rekisterihaarat: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Futursoft HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Futursoft Oy ASENNUKSEN POISTAMISEN JÄLKEEN Lopuksi on suositeltavaa käynnistää tietokone uudelleen. Samoin on syytä tyhjentää tarkistusten jälkeen windowsin roskakori, jotta poistetut tiedostot eivät vie kiintolevytilaa. Varmuuskopiointi 18 TOIMINTOAVAIMET YLEISTÄ Toimintoavaimet ovat luonteeltaan salasanoja, joilla ohjelman toimintaa voidaan ohjata poikkeuksellisesti, ohi varsinaisten asetusten. Toimintoavaimet mahdollistavat räätälöityjä toimintoja, joita ei ole näkyvissä asetuksissa. Usein ne liittyvät uusien ominaisuuksien pilotointi- käyttöön, jolloin niitä ei ole vielä lisätty ohjelman kaikilla käyttäjillä näkyviksi toiminnoiksi. Huoltotoimintojen ruudulta, päävalikon välilehdeltä Tietojen ylläpito, kohdasta Huoltotoiminnot käynnistyy toiminto Toimintoavainten hallinta. Toiminnolla pidetään siis yllä ohjelman räätälöityjen piirteiden hallintaan ja tarkempaan konfigurointiin tarkoitettuja toimintoavaimia. Nämä toimintoavaimet ohjelma tallentaa asennushakemistoon key-päätteisiksi tiedostoiksi, eli ovat konekohtaisia. Jos kone siis vaihdetaan, nämä pitää asettaa joko uudelleen listan mukaan, tai kopioida kaikki key- päätteiset tiedostot uudelle koneelle. Ruudulla on toiminnot toimintoavaimen lisäämiselle ja poistamiselle. Kun toimintoavainta lisätään, se annetaan selväkielisessä muodossa. Siihen ei siis pidä lisätä key-päätettä. Toimintoavaimet pitää lisätä aina kaikille tarvittaville koneille erikseen. Varmuuskopiointi 19 TIETOKANNAN APUTOIMINNOT YLEISTÄ Tässä kerrottavilla toiminnoilla Solid- tietokanta ja itse ohjelma keskustelevat sujuvasti keskenään. Näitä tietokannan normaalioperaatioita varten ei tarvita teknistä tukihenkilöä. Ohjelma tunnistaa missä hakemistossa Solid tietokanta sijaitsee. Tunnistaminen tapahtuu pääkoneella, käyttämällä toimintoa ”Tietokantahakemiston etsiminen”. Mikäli se havaitsee useita eri tietokantoja eri hakemistoissa, se kysyy käyttäjältä, mikä on oikea. Monesti asennushetkellä nimittäin jää käyttöön eri hakemistoihin solid- ohjelmia. Niitä syntyy myös varmuuskopioiksi. Sen takia ensimmäisellä kertaa ruutuun mentäessä pitää huolellisesti valita oikea tietokantatiedosto, niistä jotka ohjelma antaa valinnoiksi. Ellei valinta mene oikein, sen korjaaminen on mahdollista menemällä asetusten välilehdelle Lisäohjelmat. Siellä tulee silloin korjata oikeaksi kohta tietokantahakemisto. Tietojen ylläpito- ruudulta nähdään pääkoneella, minkä kokoinen käytössä oleva tietokanta on. Näin voidaan puuttua ajoissa, mikäli tietokanta on kasvanut liian suureksi, jotta se voidaan tiivistää tai suorittaa muita toimenpiteitä. Liian suuri tietokanta muodostaa mm. riskin ettei se mahdu varmuuskopiolevylle, ja on suurena tiedostona alttiimpi vahingoittumaan. Vähänkin suuremmissa yrityksissä tietokannan huoltaminen tulisi olla määrätyn mikrotukihenkilön vastuulla. Se voi olla yrityksen sisältä, tai yrityksen ulkopuolinen atk-asiantuntija. TIETOKANNAN APUTOIMINNOT Painikkeesta Tietokannan aputoiminnot avautuu aputoimintojen ruutu. Se näyttää seuraavalta. Seuraavassa on käyty läpi kukin toiminto ja sen käyttötarkoitus. Lisäksi ohjelman tukisivuilla on kohdassa Erikoisohjeet havainnolliset lisäohjeet siitä miten kloonaus ohjelmalla tehdään, samoin kuin varmuuskopiointi järkevästi hoidetaan. Varmuuskopiointi 20 SULJE TIETOKANTA Toimintoa tarvitaan, kun tietokanta pitää sulkea erikoistilanteissa, kuten esim. tietokannan päivittäminen, tai muut huolto-operaatiot. Tämä tietokannan sulkeminen on turvallinen verrattuna solid- prosessin sammuttamiseen tehtävienhallinnasta, koska sulkeminen tapahtuu tietokannalle annettavan sulkemiskomennon kautta. Jos tietokanta on asennettu palveluksi, kuten suositellaan, sulkemisen voi tehdä myös palveluiden hallinnasta Windowsin ohjauspaneelin kautta. Tämä sulkemistoiminto on ainoa luotettava sulkemistapa koneen sammuttamisen ohella, jos tietokantaa ei ole asennettu palveluksi, vaan sitä käytetään normaalina sovelluksena, esimerkiksi demon asennuksen jäljiltä. MUOKKAA ASETUSTIEDOSTOA Toiminto on tarpeen, kun tietokannan asetuksia pitää tarkistaa tai muokata. Sitä voidaan tarvita esim. kun muistia on lisätty pääkoneeseen, ja halutaan muuttaa välimuistia. Toinen yleinen käyttökohde on varmuuskopion ajastuksen muuttaminen. Eli sen, koska Solid luo varmuuskopion, joka sitten eri tavoin siirretään esim. cd- levylle tai zip- levylle. Asetusten muuttamisen jälkeen pääkone pitää käynnistää uudelleen, jolloin muutetut asetukset astuvat voimaan. TIETOKANNAN VÄLIMUISTIN OPTIMOINTI Tietokannan välimuisti on se osa pääkoneen muistia, joka on annettu Solid- tietokannan käyttöön. Kohdassa Tarkista tietokannan välimuistin koko ohjelma tarkistaa Solid –tietokannan välimuistiasetuksen, laskee optimaalisimman, ja tarvittaessa ehdottaa muutosta. Näin saadaan mahdollisesti lisättyä tietokannan nopeutta huomattavasti. Tämä operaatio voidaan tehdä vain pääkoneella, ja se astuu voimaan viimeistään kun päätietokone käynnistetään uudelleen, joten muutosten jälkeen se on syytä tehdä. KIINTOLEVYLLE TEHTÄVÄN VARMUUSKOPION AJASTUKSEN MUUTTAMINEN Kiintolevylle tehtävän varmuuskopion ajan voi muuttaa suoraan ohjelmasta. Olemassa olevan ajastuksen ohjelma näyttää jo yrityksen tietoruudulla, esim.: Painamalla varmuuskopion ajastus, ohjelma kysyy uuden ajan. Uuden ajan asettamisen jälkeen tulee pääkone käynnistää uudelleen, jolloin asetus tallentuu ja (viimeistään) tulee voimaan. Huom! Tänä aikana varmuuskopio menee vain kiintolevylle, ja kirjoittuu aina seuraavana iltana entisen päälle. Tänä aikana se tulee kopioida talteen muistitikulle tai muulle ulkoiselle tallenteelle! Varmuuskopiointi 21 TIETOKANNAN KLOONAUS ELI TIIVISTÄMINEN YLEISTÄ Tietokannan tiivistämistoiminto eli kloonaus on toimenpide, jolla tietokannan koko voidaan saada pienemmäksi ja lisätä sen nopeutta. Sen suorittamista suositellaan tehtäväksi n. 1-3 vuoden välein tietokannan käytöstä riippuen. Tällöin tietokanta pysyy eheänä ja nopeana. Kloonaus ottaa tietokannasta kaikki tiedot ulos väliaikaiseen säilöön. Sen jälkeen se luo kokonaan uuden tietokantatiedoston, ja ajaa tiedot sisään. Ennen kloonausta ohjelma suorittaa tarkistukset tietokantaan, ja korjaa mahdolliset eheysvirheet, joka tarkoittaa, että kaikki tiedot ovat oikeassa muodossa. Eheys voi kärsiä joko levyn vioittumisen yhteydessä, sähkökatkoissa, tai esimerkiksi jos ohjelmaan on ajettu epäyhteensopivaa tietoa muista ohjelmista, tietojen tuonti ja päivitystoiminnoilla. Ennen kloonausta tule ehdottomasti ottaa varmuuskopio, ja mielellään tarkistaa, että on olemassa useita varmuuskopioita siltä varalta, että jokin varmuuskopiosta ei ole onnistunut. KÄYTTÖ Toimintoa käytetään aina palvelimelta. Toiminnon käyttö edellyttää, että vapaata kiintolevytilaa on ainakin saman verran kuin tietokannan koko (mielellään 3 kertaa). Tietokannan koko näkyy palvelimella Tietoja ohjelmasta ruudulla. Vapaan kiintolevytilan voi tarkistaa esim. Windowsin resurssienhallinnasta tai kohdasta Oma tietokone. Tiivistämisen ajo kestää yleensä noin 0,5 -3 tuntia, riippuen lähinnä tuotteiden ja myyntihistorian määrästä ja palvelimen nopeudesta. Sen jälkeen itse toiminnon käyttäminen tapahtuu menemällä päävalikon Tietojen hallintavälilehdeltä kohtaan Tietokantatyökalut. Sieltä mennään välilehdelle Kloonaus. Sieltä tarkistetaan, että ohjelman oletuksena olevat tiedot ovat oikeat, ennen kaikkea että tietokantahakemisto on oikea, eli että tietokantahakemisto on määriteltynä. Normaalisti sen jälkeen vain käynnistetään kloonaus painikkeesta Aloita kloonaus. Kloonauksen aikana missään verkon koneessa ei saa käyttää ohjelmaa. Monimyymäläympäristössä, on varmistuttava että myöskään mikään sivutoimipiste ei käytä ohjelmaa. Varmuuskopiointi 22 Kun kloonaus on valmis, se luo Tietokannat- hakemiston alle klooni- hakemiston. Eli eso,c:\tietokannat\klooni. Kun on tarkistettu että ohjelma toimii normaalisti, voidaan klooni- hakemisto myöhemmin poistaa. Kloonaus poistaa sen joka tapauksessa ennen seuraavaa kloonausta. Hakemisto on kuitenkin hyvä pitää tallessa, ellei levytilasta ei ole pulaa, jos myöhemmin havaittaisiin että jokin vahingoittunut tieto ei ole siirtynyt uuteen tietokantaan. TIETOKANNAN KOON AUTOMAATTINEN KASVATTAMINEN MAKSIMIKOKOON Kloonaustoiminto muuttaa tietokannan maksimikoon automaattisesti 2,1 gigatavuksi, joka yleensä riittää yrityksessä tietokannan kooksi. Jos koko on kloonauksen jälkeenkin huomattavasti yli 1 gb, niin silloin on syytä lisätä käyttöön kokonaan toinen tietokantatiedosto (solid2.db) tai sen lisäksi jopa kolmas, solid3.db. Tällöin on kuitenkin varmistettava että varmuuskopiointi ottaa mukaan myös toisen tiedoston. Tukisivuilla on ohje toisen tietokantatiedoston lisäämisestä. Varmuuskopiointi 23 TIETOKANNAN YLLÄPITÄMINEN JA TOIMINNAN VARMISTAMINEN YLEISTÄ Tietokanta on koko ohjelmiston ja järjestelmän toiminnan perusta. Ellei tietokanta ole toiminnassa, on koko järjestelmä poissa käytöstä. Tämä perusasia on ohjelman käyttäjän ja erityisesti pääkäyttäjän tärkeä ymmärtää. Tietokannan ongelmaton toiminta vaatii etenkin hiemankin suuremmassa järjestelmässä, että tietokannan toimintaedellytykset on tarkistettu. Tietokannan ongelmaton toiminta vaatii ainakin seuraavia asioita: • palvelimella on aina riittävästi vapaata kiintolevytilaa asemalla, jonne tietokanta on asennettu. Käyttäjän on siis tärkeä tietää ensinnäkin, millä levyllä tietokanta palvelimella on (C,D,E,G tms.). Uusissa koneissa on monesti käytössä vain yksi C- asema, mutta jos asemia on useampia, on tärkeä seurata vapaata kiintolevytilaa, ettei se mene vähiin tai lopu nimenomaan siltä asemalta, johon tietokanta on asennettu. • Tietokannan koko ei ylitä määriteltyä maksimikokoa. Normaalisti tietokannan maksimikooksi on määritelty 2 gigatavua kun ohjelma on asennettu vuoden 2007 jälkeen. Vanhemmissa järjestelmissä maksimikoko voi olla esim. 1.5 gigatavua. Tietokannan tietoruudulta (Ohje | Tietoja ohjelmasta) näkyy palvelimella, mikä on tietokannan nykyinen koko. • Tietokannan kokoa pitää aika ajoin seurata, etenkin jos ollaan verkkokäytössä ja tapahtumien ja hinnastojen määrä on suuri. Jos tietokannan maksikoko ylittyy, sammuttaa tietokanta itsensä, kun sille varattu tila kiintolevystä loppuu, vaikka levyllä olisikin tilaa. • Tietokanta on oltava varmuuskopioitu säännöllisesti, normaalilla käyttömäärillä joka päivä. Eli varmuuskopiointi on normaalisti oltava suoritettu joka päivä, poikkeuksena vain tilanteet, joissa ohjelmaa käytetään huomattavan vähäisessä käytössä ja sen sisältämät tiedot ovat myös paperimuodossa. Normaalikäytössä jokaisen päivän tiedot ovat niin tärkeitä, ettei voi ottaa riskejä siitä, ettei niitä saataisi takaisin ainakin edellisen päivän tilanteeseen asti. Yhteenveto, mitä käyttäjän tulisi tehdä tietokannan toiminnan varmistamiseksi säännöllisesti: 1. Tarkista, että palvelimella on riittävästi kiintolevytilaa sillä asemalla, jolla tietokanta on (Selvitä esim. soittamalla tukeen, millä asemalla se on, mikäli vähänkin epäselvää!) 2. Huolehdi, että varmuuskopiointi toimii päivittäin ja varmuuskopiolta löytyy oikea tiedosto 3. Seuraa palvelimelta esimerkiksi kerran kuukaudessa tietokannan kokoa, ettei se lähesty maksimikokoa (Jos ruudulla ei näy maksimikokoa eikä nykyistä kokoa, lue alempaa ohjeesta tarkemmin.) Tietokannan ongelmatilanteissa (tietokanta ei lähde käyntiin tms.) nopein tapa on aina ottaa yhteyttä FuturSoftin helpdeskiin, joka pyrkii ottamaan etäyhteyden palvelimeen, ja ratkaisemaan ongelman etäkäytöllä. Sen vuoksi on tärkeää, että palvelinkoneella (tai yhden koneen järjestelmässä) on toimiva nettiyhteys. Perustilanteista toki voidaan selvitä puhelinneuvonnalla. Yleisin tukitilanne on, että kiintolevy on korruptoitunut, ja tietokannan lokitiedostot ovat vaurioitunut. Tällöin ensimmäinen toimenpide on, että nämä lokitiedostot siirretään toiseen kansioon. Varmuuskopiointi 24 TIETOKANTAYHTEYDEN ASETUSTEN OPTIMOINTI Toiminnolla voidaan optimoida ohjelman käyttämän tietokantayhteyden (BDE) asetukset siten, että mahdollisimman monta FuturSoftin ohjelmaa voidaan käyttää koneella samanaikaisesti. Toiminnon avulla on saatu käyttöön samanaikaisesti jopa kolme kertaa useampia sovelluksia samanaikaisesti auki. Samalla ohjelman käynnistyminen saattaa nopeutua huomattavasti. Vaikutukset riippuvat kuitenkin koneessa olevista muista ohjelmista, käyttöjärjestelmästä, käyttömuistista ja monista tekijöistä. Toiminto käynnistetään päävalikon kohdasta Huolto | Tietokannan aputoiminnot, ja avaamalla välilehti Tietokantayhteyden asetukset. Käytännössä yleensä valitaan sopivin vaihtoehto valikosta Valmiita asetusvaihtoehtoja ja painetaan Ota käyttöön. Tarvittaessa painetaan Palauta oletusasetukset. Lopputuloksen näkee vain käytännössä toteamalla, esimerkiksi montako ohjelmaa pystytään samaan aikaan käynnistämään, tai kauanko ohjelman käynnistyminen kestää eri vaihtoehdoilla. Voi olla, että tietyillä asetuksilla pystyy käynnistymään vain yksi AutoFutur/KoneFutur ohjelma. Asetusten muuttamisen jälkeen voi olla tarpeen ainakin kirjautua ulos Windowsista tai käynnistää kone uudelleen. Varmuuskopiointi 25 OHJELMAN VARMUUSKOPIOINNIN PERIAATTEET YLEISTÄ Varmuuskopion ensimmäinen vaihe on huolehtia siitä että tiedot menevät Solid tietokannasta kiintolevylle, josta ne sitten kopioidaan koneen ulkopuolelle. Periaate varmuuskopioinnissa on, että tieto on aina kolmessa eri paikassa: käytössä, kiintolevykopiolla ja ulkoisella tallennusvälineellä. Tässä ohjeessa ulkoisena tallennusvälineenä käsitellään USB- muistitikkua, joka on FuturSoftin suositus varmuuskopiolaitteeksi. Perustelut tähän on esitetty ohjeen lopussa. Asiakas voi oman harkintansa mukaan käyttää kirjoittavaa cd/dvd-rw asemaa, ZIP-levyä, ulkoista kovalevyä, nauhavarmistinta tai vaikkapa Online- nettivarmistusta, mutta tällöin käyttäjän on tärkeä itse pystyä myös huolehtimaan siitä, että kopiointi sille tehdään riittävän usein, mielellään joka päivä ja osataan itse tarkistaa että tiedot sinne ovat todella varmasti menneet, sekä osataan palauttaa tiedot tarvittaessa varmuuskopiolta riittävän nopeasti. Koska nämä 3 edellytystä eivät yleensä täyty, ellei yrityksessä ole omaa mikrotukihenkilöä, on vahvana suosituksena noudattaa tämän ohjeen ohjeita ja suorittaa varmistus standarditavalla muistitikulle, jonka käyttöön FuturSoftin helpdesk pystyy antamaan tukea ongelmatilanteissa. Edellä mainitut varmistustavat on suositeltavaa tehdä haluttaessa muistitikkuvarmistuksen lisänä. Jos yritys tekee varmistuksen muualle kuin muistitikulle, kopioidaan tiedot halutulla tavalla ohjeessa mainitusta tietokannan backup- hakemistosta ulkoiselle tallennuslaitteelle. KÄYTÖSSÄ OLEVA TIETOKANTA – TIETO MUUTTUU JATKUVASTI Käytössä olevaa tietokanta ei ole voida kopioida sellaisenaan muistitikulle, koska joka sekunti sen tiedot voivat muuttua. Tiedon muuttumisen vuoksi sen kopioiminen on kokonaan estetty. Sen takia muuttuvasta tiedosta luodaan ensin kiintolevylle kopio tietyn hetken tilanteesta (esim. 20:00). Tämä kopiointi kestää tyypillisesti 1-15 minuuttia. Sinäkin aikana ohjelmaa voidaan käyttää, sillä tietokanta huolehtii siitä, että aloitushetkeä uudemmat muutokset eivät mene kopiolle. Ohjelman käyttö on kopioinnin aikana hitaampaa, joten se kannattaa ajastaa illaksi, kuitenkin tietenkin hetkeen, että tietokone on päällä, jos sitä sammutetaan päivittäin! Itse tietokannan data sijaitsee yleensä palvelimella ”\tietokannat\afpdb\database” kansiossa, kiintolevyllä johon se on asennettu. Tämä on yleensä joko C: tai D: asema. KIINTOLEVYLLÄ OLEVA VARMUUSKOPIO Edellä mainitun kiintolevylle kopioinnin toiminnon tuloksena kiintolevylle syntyy identtinen kopio. Tämä kopio on välttämätön välivaihe ja osittainen turva sellaisenaan. Se on kuitenkin haavoittuvainen, koska se edelliset tiedot ylikirjoitetaan päivittäin. Tiedosto myös vahingoittuu tai tuhoutuu alkuperäisen lailla, jos esimerkiksi kiintolevy rikkoontuu, tulee tulipalo tai varkaus. Myös virukset voivat sekoittaa kiintolevyn tiedot. Siksi tästä otetaan päivittäin kopio talteen muistitikulle. Kiintolevyn varmuuskopio sijaitsee normaalisti yleensä kansiossa x:\tietokannat\afpdb\backup (xtarkoittaa oletusasennuskansiota, yleensä C-asemaa). Tämän kansion kaikki sol*.* alkuiset tiedostot on otettava ulkoiselle varmuuskopiolle. Tärkein tiedosto siellä on solid.db, solid2.db ja muut solidalkuiset, mutta muitakin tiedostoja (lokitiedostot) voidaan tarvita tietojen palauttamisessa. Tekniset ohjeet 26 MUISTITIKULLA OLEVAT VARMUUSKOPIOT Kullekin viikonpäivälle jolloin yritys on auki, tulee olla oma muistitikku, jolle sen päivän tiedot tallennetaan. Näin tallessa on kukin päivä viimeisen viikon ajalta. Viimeiselle varmuuskopiolle on vikatilanteessa helposti jo mennyt viallinen tietokanta. Sen takia useamman päivän takaiset kopiot ovat usein tarpeen. Osa tikuista voi myös olla vioittunut. tai joku päivä ei ole muistettu vaihtaa tikkua. Voidaan myös esim. loppuviikosta havaita, että on tullut poistettua tietoja, joita tarvittaisiin. Siksi on oltava riittävästi tikkuja. Muistitikun sisältö pitää myös tarkistaa, eikä toimia sokkona ja toivoa parasta! Solid- tietokannassa on myös mahdollisuus ottaa vanhempi tietokanta käyttöön, ja palauttaa ”sen päälle” myöhemmät muutokset lokitiedostoista. Sen takia viikonkin vanha tiedosto voi olla tärkeä. On siis tärkeä huomioida, että läheskään kaikki kopioinnit tikuille eivät välttämättä onnistu. Syynä voi olla em. lisäksi myös esim. sähkökatkos, ajastuksen katkeaminen, Windowsin salasanojen muuttaminen, koneen sammuttaminen tms., mahdollisia syitä on paljon. Inhimilliset syyt ovat ylivoimaisesti yleisimpiä! Siksi tikkuja tulee olla tämä riittävä määrä kierrossa. VARMUUSKOPIOINNIN YLEISPERIAATE Näin ollen varmuuskopiointia voidaan kuvata seuraavalla kuvalla. Tietokannan kopiointi kiintolevyn backup kansioon ajastettuna esim. kello 20:00 Tietokannan kopiointi kiintolevyltä muistitikulle ajastettuna esim. 21:00 Varmuuskopion tarkistaminen ja tikun vaihto esim. aamulla klo 8:00 Tässä ohjeessa kerrotaan yksityiskohtaisesti, miten tämä järjestely käytännössä toteutetaan. Tekniset ohjeet 27 TIETOKANNAN KOPIOINNIN AJASTUS KIINTOLEVYLLE Päävalikosta mennään valikkoon Ohje ja sieltä kohtaan Tietoja ohjelmasta. Tämä tehdään verkkojärjestelmässä palvelinkoneella. Avautuu yrityksen tietojen ruutu. Ruudulta näkyy, millä kiintolevyasemalla tietokanta sijaitsee, kohdassa Tietokantahakemisto. Jos kohta on tyhjänä, se tulee hakea alla seuraavassa kerrotulla ruudulla painikkeesta Tietokantahakemiston etsiminen. Tämä ei ole kuitenkaan tässä vaiheessa välttämätöntä, sen voi tehdä myöhemmässä vaiheessa. Asetukset- valikosta käynnistetään Tietokannan aputoiminnot. Tässä kohtaa painetaan kohtaa Varmuuskopion ajastus. Avautuvalla ruudulla asetetaan aika, milloin varmuuskopiointi kiintolevylle tehdään. Oletuksena on klo 20:00. Aika hyväksytään painamalla OK. Tämän jälkeen aika on asetettu ja se astuu voimaan. Sen jälkeen kopio alkaa syntyä kyseiseen aikaan hakemistoon ”x:\tietokannat\afpdb\backup”, josta voi esim. seuraavana päivänä tarkistaa että sinne on syntynyt kyseisellä kellonajalla varustettu tiedosto. Jos se ei näy yritystietojen ruudulla, sen Tekniset ohjeet 28 etsiminen käy painamalla yllä olevasta ruudusta kohtaa Tietokantahakemiston etsiminen. Sen jälkeen ohjelma ilmoittaa suoraan, mikä tuo tietokannan hakemisto on. Siitä eteenpäin tiedät, mikä on tuo X asema jota ohjeessa käytetään. Edellisellä ruudulla on myös painike Varmuuskopion tekeminen. Se tekee kopion välittömästi kyseiseen hakemistoon, joten sillä voidaan ottaa varmuuskopio heti kesken päivän talteen. On tietysti olennaista, että vaikka kyse on yhden koneen järjestelmästä, kone on päällä varmuuskopion ottamisen aikaan! Ajan voi sen vuoksi valita haluamakseen. Pääkonetta pidetään jatkuvasti päällä myös verkkojärjestelmissä, joten mitään varsinaista syytä sen sammuttamiseen yhden koneenkaan käytössä ei ole olemassa. Kopioinnin aikaan ohjelmaa voidaan kuitenkin käyttää (hitaammin), joten tämä on mahdollista ajoittaa jopa päiväsaikaan. VARMUUSKOPIOINNIN KOMENTOJONON ASENTAMINEN MIKÄ ON KOMENTOJONO? Huom! Tämä osio voidaan tehdä helposti 5 minuutissa etänä soittamalla FuturSoftin helpdeskiin. Jos termit eivät ole tuttuja. Eli ajastuksen tekniikkaa ei kannata opetella itse 5 minuutin takia! Eikä missään tapauksessa jättää alla olevaa tekemättä, ja ottaa riski yrityksen tietojen menettämisestä! Komentojonoon voidaan määritellä, mitä komentoja Windows suorittaa tiettynä ajankohtana. Eli tyhjentää muistitikulta edellisen varmuuskopion, ja pakkaa ja kopioi muistitikulle juuri oikeat tietokannan tiedostot. Komentojono ajastetaan sen jälkeen ajettavaksi aina tiettyyn aikaan. Komentojono mahdollistaa, että asiantuntija voi tarvittaessa lisätä siihen muitakin tiedostoja, jotka kopioidaan samalle muistitikulle. Näiden ohjeiden mukaan varmuuskopiolle menee AutoFutur/KoneFutur ohjelman tietokanta. KOMENTOJONON TEKO • Mene kohtaan Oma tietokone tai Resurssienhallinta ja siellä sinne asemalle, jossa tietokanta on (usein C tai D) • Mene kansioon Tietokannat ja sieltä kansioon AFPDB • Sieltä alikansioon Backup • Etsi hakemistosta tiedosto varmistus.cmd. Ellei sitä ole, kopioi se hakemistosta c:\program files\autofuturpro\varmistusohjelmat tai c:\program files\KoneFutur\varmistusohjelmat. • Paina sen kohdalla HIIREN OIKEAA NÄPPÄINTÄ • Avautuvasta valikosta valitse Muokkaa Tekniset ohjeet 29 Avautuu muistio-ohjelma, jossa tiedostoa muokataan. Tiedoston sisältö on seuraavanlainen: Muokkaa tiedostoa tarvittaessa siten, että varmistusaseman kirjaimeksi muutetaan muistitikun tunnus (esim. E, F,G tms.). Eli kaikki tiedoston kohdat jossa on ennestään E: , korvataan oikean aseman tunnuksella. Sen jälkeen tallenna muuttunut tiedosto ja poistu editoinnista. Tämä tapahtuu esim. sulkemalla ohjelma oikean yläkulman ruksista, jolloin ohjelma kysyy, tallennetaanko muutokset (=kyllä). Huom! Jotta kaikki muistitikut näkyvät aina samana asematunnuksena (esim. G), on tärkeää että muistitikut ovat samanlaisia (saman merkkisiä, yleensä ei ongelmaa kun ostetaan samanlaisia tikkuja kerralla esim. 5 kpl). Lisäksi on tärkeää, että ne laitetaan aina samaan USB-porttiin. Tarvittaessa voi hankkia vaikka USB-jatkojohdon tai teipata muut USB-portit kiinni, ettei käy vahinkoja, eli että muistitikku on eri postissa, mihin varmuuskopio menee. Kuitenkin, jos varmuuskopio tarkistetaan päivittäin, ongelma tulee saman tien esille. KOMENTOJONON TESTAAMINEN Kun komentojono on muokattu oikeanlaiseksi, sen toimivuus testataan klikkaamalla kuvaketta resusssienhallinnassa, ”varmistus.cmd”. Kansiossa voi näkyä vain ”varmistus” ja sen oikealla puolella ”komentojono”, jos Windowsissa on päällä valinta ”piilota tunnettujen tiedostotyyppien päätteet”. Komentojonon ajon pitäisi kestää toimiessaan muutama minuutti. Tällöin ruudulle pitäisi tulla musta ruutu, jossa lukee tekstiä. Komentojono tekee seuraavat asiat: • poistaa muistitikulla olevan edellisen varmuuskopion • avaa ”mustan ruudun” (komentokehote), jossa näkyy pakkauksen edistyminen • pakkaa viimeisimmän kiintolevyllä olevan varmuuskopion muistitikulle Kopioinnin onnistuminen selvitetään menemällä kohtaan Oma tietokone ja siellä tikulle x: (x on USBtikun tunnus) Sieltä pitää löytyä varmfutu.zip- niminen tiedosto jonka päivämäärä on kuluva päivä. Päivämäärän näet helpoiten menemällä yläreunan valikkoon kohtaan Näytä ja valitsemalla kohdan Tiedot. (Termi ja tarkka käyttö voi vaihdella eri Windows- versioissa) Tekniset ohjeet 30 VARMUUSKOPIOINNIN KOMENTOJONON AJASTAMINEN Varmistus.cmd komentojonon suorituksen pystyy ajastamaan useilla eri ohjelmilla, mutta ohessa neuvotaan, miten ajastus tapahtuu Windows 7:n tehtävien ajoitus-toiminnon kautta. Ohjelman tukisivuilta löydät ohjeet, miten ajastus tehdään eri ajastusohjelmilla. Ajastukseen voidaan käyttää Windowsin omaa, sisäänrakennettua ajastusta, tai vaihtoehtoisesti esim. ilmaista System Scheduler ohjelmaa. Helpoin tapa on ottaa yhteys FuturSoftin etätukeen, joka tekee ajastukset, ja tehtäväksi jää valvoa päivittäin varmuuskopioiden syntymistä. Jos yrityksellänne on mikrotukihenkilö tai IT- tukiyritys, heille ajastus on tavanomainen Windowsin toiminto, eli se ei ole sidoksissa mitenkään FuturSoftin ohjelmaan. Eli se voidaan tehdä, kuten luotettavammaksi ja helpoimmaksi todetaan. Tärkeintä on toimivuuden jatkuva seuranta. Kun ajastus on tehty, on tärkeä informoida käyttäjiä, miten ajastus on tehty ja mistä aikoja voi esimerkiksi muuttaa. Seuraavassa on neuvottu, miten ajastus tehdään Windows 7 käyttöjärjestelmän vakioajastustoiminnoilla. Windows 7:ssa ohjauspaneelin valvontatyökalujen alta löytyy kohta Tehtävien ajoitus: Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa pitää valita ensin ruudun vasemmasta reunasta Tehtävien ajoituksen kirjasto, että pääsee selailemaan jo luotuja tehtäviä ruudun keskellä. Eri toiminnot löytyvät ruudun oikeasta reunasta. Painamalla oikeasta reunasta Luo tehtävä, kohdasta Toiminnot, saat aloitettua uuden ajastetun tehtävän muodostamisen. Tekniset ohjeet 31 Avautuu uuden ajastuksen tietoruutu. Yleiset- välilehdellä tärkeää on antaa ajastukselle ensinnäkin nimi. Käynnistimet -välilehdellä määritellään ajankohdat, jolloin tapahtuma (varmuuskopiointi) suoritetaan. Tekniset ohjeet 32 Tässä voidaan valita päivittäin ja kellonaika mieluiten reilusti FuturSoftin ohjelman sisäisen varmistuksen jälkeen, joka oletuksena on klo 20:00. Ruudulla on erilaisia valintoja, mutta kun valitaan päivittäin ja kellonaika, ovat perustiedot selvät. Välilehdellä Toiminnot haetaan suoritettava komentojono. Tässä tapauksessa varmistus.cmd, joka suoritetaan ko. ajastetussa tehtävässä. Tämä voidaan hakea Selaa- painikkeella, ja yleensä se on esimerkissä mainittu c:\tietokannat\afpdb\backup ja sieltä komentojonolle annettu nimi. Tekniset ohjeet 33 On tärkeää, että haet oikean tiedoston (esim. varmistus.cmd), joka sijaitsee Tietokannat-hakemiston alla! (Kopio Varmistus.cmd –tiedostosta löytyy myös Program Files –hakemistossa). Työkansio- ruutuun pitää kopioida ylhäällä oleva rivi ilman rivin lopussa olevaa ”varmistus.cmd” sanaa. Ehdot- välilehdelle ei tarvitse koskea, mutta Asetukset -välilehdellä on suositeltavaa käyttää kuvan mukaisia asetuksia. Toki nämä monet ovat harkinnanvaraisia. Tehtävän luomisen jälkeen tehtävien ajastusruudulla näkyy uusi ajastus (kuvassa ”Kanta tikulle”), jonka tietoja pystyt selailemaan keskiosan alaosassa olevassa kentässä. Ruudulla olevalla toiminnolla ajastuksen voi suorittaa esim. käsin. KONEEN PAIKALLINEN SUOJAUSKÄYTÄNTÖ Ohjauspaneelin valvontatyökalujen paikallista suojauskäytäntöä kannattaa käydä myös muokkaamassa seuraavasti; Tekniset ohjeet 34 Eli hiiren 2. painikkeella kohdasta - ”Tilit: Salli tyhjien salasanojen käyttäminen paikallisessa...” Sieltä kohta ominaisuudet ja valitse kohta ”Ei käytössä” Oletuksena kohdassa ”Kun haitallinen ohjelma löytyy” on "kysy jos epäselvä" Muutetaan tähän --> pyydä aina lupa Hyväksytään uusi asetus ”OK” painikkeesta Tekniset ohjeet 35 VARMISTUKSEN TOIMIVUUDEN TESTAUS Tämä kohta on tärkeimpiä osia tässä ohjeessa. Tämän noudattamisesta riippuu varmuuskopioinnin jokapäiväinen toimivuus. Seuraava tarkistus tulee tehdä säännöllisesti, mieluiten ainakin joka päivä samalla kun levy vaihdetaan tikkua. Tarkistuksessa menee rutiinilla tehtynä aikaa vain joitakin sekunteja. Napsautetaan tikun sisältö auki napsauttamalla käynnistä-painiketta ja täältä menet kohtaa Tietokone. Avaa koneen sisältö näkyville tuplaklikkauksella ja mene kohtaan ”Siirrettävä levy”. Varmistusohjelma tekee oletuksena varmfutu.zip –nimisen tiedoston USB-tikulle jonka olemassaolo ja muokkauspäivämäärä kannattaa aina tarkistaa tikun vaihtamisen yhteydessä. Tärkeää on, että sen päivämäärä on oikea ja koko useita tuhansia kilotavuja (ei esim. 0) Työpöydälle kannattaa raahata USB-tikun pikakuvake resurssihallinnasta. Tällöin oikean kansion avaaminen on ainoastaan yhden klikkauksen takana. Jos päivämäärää ja kokoa ei näy, mene valikkokohtaan ”Selaa” ja valitse sieltä ”Näytä tiedot” (tarkka sanamuoto riippuu windows-versiosta). Eli kohtaan ”Tiedot” laitetaan valinta. Sen jälkeen tiedot tulevat jatkossakin aina näkyviin kun ruutu avataan. Tekniset ohjeet 36 VARMUUSKOPION SISÄLLÖN TARKISTUS Seuraava tarkempi tarkastus voidaan jättää tehtäväksi vain kerran viikossa. Sillä varmistetaan että paketin sisältö on oikea, eli pakettiin menevät tiedostot ovat uusia. Klikkaa tiedostoa varmfutu.zip (tai vastaava) edellä kerrotulta tiedostolistalta. Tällöin avautuu yleensä Windowsin oma purku-ohjelma, joka näyttää suoraan paketin sisällä olevat tiedostot ilman että pakettia tarvitsee purkaa. Tuplaklikkauksella käyttöjärjestelmä kysyy että mihin haluat tiedostot purettavan. Oletuksena ohjelma tarjoaa paketti-tiedoston nimistä kansiota kohde hakemistossa. Tekniset ohjeet 37 Yleensä tarjottu kansio on testitarkoituksessa aivan hyvä kohde. Klikkaa Pura-painiketta, jonka jälkeen purkuohjelman suoritus alkaa. Ohjelman suorituksen jälkeen kohdehakemistoon on ilmestynyt alkuperäisen paketin niminen kansio, jossa tarvitut tiedostot sijaitsevat. Sieltä pitää löytyä ainakin solid.db tiedosto, jonka päivämäärä pitää olla tuore. Lisäksi siellä voi olla muitakin tiedostoja, kuten kuvassa (etenkin log - päätteisiä tiedostoja). Niiden tarkistaminen sen tarkemmin ei ole yleensä tarpeen. VINKKI: Sen sijaan että avataan ”Oma tietokone” ja sieltä ”Siirrettävä levy”, voidaan tähän tehdä oma pikakuvake työpöydälle. Tämä tapahtuu painamalla siirrettävän levyn kohdalla hiiren oikeaa, ja valitsemalla ”Tee pikakuvake”. Sen jälkeen windows sanoo, ettei pikakuvaketta voi tehdä tähän, ja ”Teetkö sen työpöydälle”. Tähän vastataan kyllä. PIKAKUVAKKEEN TEKO KÄSIN VARMISTUKSEN OTTOA VARTEN Jos kopion haluaa ottaa myös ajastuksen lisäksi esim. nähdäkseen että tiedot menevät levylle, kopiointiin voidaan tehdä helposti pikakuvake työpöydälle. Tämä tapahtuu painamalla työpöydällä tyhjällä kohdalla hiiren oikeaa, ja valitsemalla ”Luo pikakuvake”. Sen jälkeen ohjelma kysyy pikakuvakkeen kohdetta, jonka voi valita helpoiten Selaa- painikkeella ja kohde on edellä mainittu x:\tietokannat\afpdb\backup\varmistus.cmd. jossa x tietokannan tikkutunnus. TIETOKANNAN LISENSSITIEDOSTON SISÄLLYTTÄMINEN VARMUUSKOPIOLLE (VINKKI) Varmuuskopiointi ottaa varmuuskopiolle sol*.* tiedostot backup- kansiosta. Näin ollen kannattaa kopioida \tietokannat\afpdb hakemistosta tiedosto solid.lic backup- kansioon. Riittää kun tämän tekee kerran, sillä tiedosto ei muutu kuin lisenssiä vaihdettaessa. Kun lisenssi on varmuuskopiolla, tietokanta voidaan saada heti käyttöön uudella koneella, mikäli vanhalta koneelta menee kaikki tiedot, myös ilman FuturSoftin tuen apua, vaikkapa viikonloppuna. Tekniset ohjeet 38 VARMISTUKSEN PÄIVITTÄINEN KÄYTTÄMINEN KUINKA MONTA MUISTITIKKUA TARVITAAN KÄYTTÖÖN? Jokaiselle viikon työpäivälle tulee olla oma muistitikkunsa (minimissään 5). Jos yritys pitää näiden kustannusta korkeana (esim. 10 € / tikku) ei ole todennäköisesti koskaan menettänyt tietoja, eli tällöin puuttuu kokemus tietojen arvokkuudesta tositilanteessa. Kyseessä on hyvin pieni kustannus suhteessa vahinkopotentiaaliin. Kysymys on samasta, kuin vakuutuksissa. Sen vuoksi määrästä ei missään tapauksessa saa tinkiä. 1-2 kopiota voi helposti olla pelkästään samanaikaisesti vioittunut, tai tietojen päälle on mennyt juuri vioittuneet tiedot. Viikon ajalta olevista kopioista todennäköisesti ainakin yksi on käyttökelpoinen, jos on toimittu huolellisesti. KUUKAUSIKOPION TALLETTAMINEN Lisäksi on suositus, että joka kuukauden viimeinen työpäivä laitettaisiin talteen yksi kopio, ns. kuukauden varmuuskopioksi. Se on tärkeä, jos havaitaan esim. että kokonaisen viikon aikana kopiolle on mennyt pelkkä tyhjä tiedosto (se ei ole toiminut). Tällöin löytyy kuitenkin kaikki edellisen kuukauden, ja sitä edeltävät tiedot. Tätä kuukausikopiota voi sitten kierrättää kuukausittain. Myös vuosikopio olisi tarpeellinen, mutta tämä on enemmänkin jo arkistointia kuin varmuuskopiointiasia. USB-TIKUN VAIHTAMINEN Vaihdetaan kerran päivässä, esim. aamuisin. Tällöin sen sisältö tulee tarkistaa edellä olevan ohjeen mukaan. Samalla voidaan huomauttaa, että jos tikun tila tulisi täyteen, pitää hankkia suuremman kapasiteetin tikku, mutta jo 1 GB muistitikulle mahtuu kyllä normaalikokoinen tietokanta pakattuna. MITÄ TEHDÄ, ELLEI VARMISTUS ONNISTU? Mikäli kyse on siitä, ettei ajastus toimi, kokeile ensin manuaalista kopion ottamista. Tämä onnistuu esim. menemällä ajastusten hallintaan ja suorittamalla siellä ajastuksen testaamisen, kuten edellä. Omien selvitysten jälkeen ota yhteys siihen henkilöön, joka on varmuuskopioinnin (mielellään juuri tämän ohjeen mukaan) asentanut. Jos olet tehnyt sen omatoimisesti, etkä keksi ratkaisua, voit ottaa yhteyden mikrotukeesi, jos sinulla on. Muussa tapauksessa ota yhteys FuturSoftin tukeen, helpdesk@futursoft.fi, josta neuvotaan, miten asiassa kannattaa edetä. Jos kyseessä on tekninen vika, tai levyvika, pyritään se selvittämään, muussa tapauksessa kyse on yleensä ympäristön muuttumisesta tai ajastuksen ongelmasta. AJASTUSTEN MUUTTAMINEN Ajastuksen muuttaminen sekä kiintolevylle varmuuskopiointia että muistitikulle pakkausta varten onnistuu kohtuullisen helposti edellä kerrotuilla tavoilla. Tärkeintä on, että käyttäjänä tiedät, onko ajastus tehty Windowsin ajastusten kautta vai erillisellä ohjelmalla. Varmuuskopioinnin käyttöönottohetkellä on tämä tärkeä neuvoa käyttäjille. Muistitikulle pakkaamisen, eli komentojonon ajastuksen muuttaminen tapahtuu menemällä samaan kohtaan, jossa edellä neuvottiin ajastuksen teko, eli yleensä Windowsin ohjauspaneeliin ja siellä ajoitettuihin tehtäviin. Mikäli ajastus on tehty erillisellä System Scheduler ohjelmalla, mennään siellä ”Schedule”- välilehdelle ja siellä muutetaan aika kyseiselle tapahtumalle. Muutettu kellonaika tulee ajastusten listalle näkyviin. Tekniset ohjeet 39 PERUSTELUT: MIKSI SUOSITUKSENA MUISTITIKKUJEN KÄYTTÖ ? USB- muistitikku on valittu FuturSoftin ohjelmien varmuuskopiointivälineeksi seuraavien ominaisuuksien vuoksi. Se on todettu menetelmäksi, joka soveltuu kaikille käyttäjäyrityksille varmuuskopiointivälineiden laajasta kirjosta. Vakiojärjestely on syntynyt kokemusten perusteella, koska vain vakioinnin avulla FuturSoftin helpdeskin on mahdollisuus neuvoa ongelmatilanteissa ja tietojen palautuksissa tehokkaasti, jotka ovat kriittisiä tilanteita. • Useimmat käyttäjät eivät ole atk- ammattilaisia, ja muistitikun käyttö on todettu riittävän yksinkertaiseksi. • Muistitikut on havaittu varsin luotettaviksi. Ne eivät katkea kuten nauhat, eikä niissä ei ole yleensä luku- tai kirjoitusongelmia kuten cd/dvd levyissä tai ZIP-levyissä. • Varmuuskopioinnin tarkistaminen on helppoa, esim. ”oma tietokone” – ”siirrettävä levy” alta tai tekemällä pikakuvake työpöydälle. Nauhojen tarkistaminen ei tavalliselta käyttäjältä tyypillisesti onnistu, eikä sitä mahdollista välttämättä neuvoa, koska valmistajia ja ohjelmia on lukuisia • Jo 1 GB tikulle mahtuu kaikki FuturSoftin ohjelman tieto, eli tietokanta. Itse ohjelmatiedostoja taas ei ole tarpeen varmuuskopioida, koska ohjelma saadaan ladattua tukisivuilta nopeasti. • Kustannukset ovat edulliset, koska muistikku on äärimmäisen edullinen vaihtoehtoihin nähden. • Nettiin varmuuskopiointi on aina hitaampaa kuin suoraan muistitikulle, ja siitä aiheutuu kustannuksia, ja se on altis nettiyhteyden toiminnalle, ja monille muille häiriöille. • Muistitikuissa uudet mallit ovat yhteensopivia vanhojen tikkujen kanssa, toisin kuin nauhat. • Asennus on helppoa ja voidaan tehdä puhelimessa/etäkäytöllä. Asennuksen jälkeen toimivuus on todettu hyväksi, kun esim. nauhavarmistuksissa toiminta voi vikaantua huomaamatta, esim. kun päivityksiä ja lisäohjelmia ajetaan palvelimelle, tai nauha katkeaa. • Kopiointi voidaan ajastaa helposti ja vakiotyökaluilla (ei laitevalmistajakohtaisia ajastusohjelmia) • Varmistuksen toimivuus on varsin yksinkertaisesti selvitettävissä (puretaan tiedosto tikulta) • Varmistuksen palautus on yksinkertaista, ja tehtävissä nopeasti etänä. Tietojen palautusvaiheessa on aina suuri kiire. Muistitikulta palautuminen toimintaan voi onnistua parhaimmillaan 15-30 minuutissa, siitä kun esim. uusi kone on saatu toimintaan. Näin toimintakatkot jäävät lyhyemmiksi ja vahingot pienemmiksi. • Tietokanta voidaan lähettää tikulla selvitystapauksissa helposti FuturSoftille EDUT ERITYISESTI NAUHAVARMISTUKSEEN VERRATTUNA: • Nauhavarmistusasemien mallit ja nauhat vaihtuvat nopeasti. Näin ollen nauhojen tietoja on vaikea purkaa käyttöön, koska asema ja ohjelmisto pitää ensin asentaa uuteen koneeseen, ennen kuin tietoja saadaan palautettua. Tässä kuluu aikaa, ja vaaditaan asiantuntija paikalla. • Tietyn mallisten nauhojen saatavuus voi loppua, kun sen laitekanta jää riittävän pieneksi tai valmistaja haluaa käyttäjien siirtyvän uudempiin malleihin. • Nauha-aseman suurta kapasiteettia ei tarvita ohjelman tietojen varmistamiseen, joten sen kapasiteetista ei ole vastaavaa hyötyä, jos käytetään pääasiassa vain FuturSoftin ohjelmaa. • Nauhaa voidaan vaihtaa asemaan joka päivä, mutta voi silti olla mahdollista ettei sinne mene oikeita tiedostoja tai nauha voi olla rikki (se on yleensä hankala tarkistaa). Useissa todellisissa tilanteissa nauhalle on esim. menneet väärät tiedostot. EDUT ERITYISESTI DVD/CD- VARMISTUKSEEN VERRATTUNA: • Media ei sovellu kunnolla automatisoituun ja ajastettuun varmentamiseen, yleensä tiedostot pitää tallentaa levylle ja levy ns. finalisoida manuaalisesti. • Tämä tapa soveltuu paremmin tietojen ajoittaisen arkistoimiseen, varmuuskopioinnin lisäksi. Tekniset ohjeet 40
© Copyright 2024