Huoltokirjan laadinta, käyttö ja ylläpito
5.11.2014 1 / 34 SUOMEN YLIOPISTOKIINTEISTÖT OY HUOLTOKIRJAN LAADINTA, KÄYTTÖ JA YLLÄPITO Ohje Versio 1.2 Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 2 / 34 ESIPUHE Tämän ohjeen tarkoituksena on kuvata Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n huoltokirjojen laadintaan, käyttöön ja ylläpitoon liittyvät tehtävät sekä hankkeissa laadittavan huoltokirjan sisällöllinen laatutaso. Tätä ohjeistusta tullaan päivittämään tarvittaessa kampusmanagerien, hankeosapuolien, kiinteistönhoidon palveluntuottajien ja muiden huoltokirjaa käyttävien tahojen esitysten ja toiveiden perusteella. Kehitysehdotukset tähän ohjeistukseen liittyen pyydetään lähettämään Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n huoltokirjavastaavalle. Huoltokirjavastaava Jarmo Perkiö Johtava kiinteistönpidon asiantuntija Suomen Yliopistokiinteistöt Oy jarmo.perkio@sykoy.fi puh. +358 400359414. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 3 / 34 SISÄLTÖ ESIPUHE 2 1 YLEISTÄ HUOLTOKIRJOISTA 5 1.1 Eri osapuolien huoltokirjaan liittyvät tehtävät 1.2 Huoltokirjajärjestelmät 1.2.1 FacilityInfo 5 7 7 2 HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ 8 2.1 Yleistiedot 2.2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat 2.3 Kunnossapito 2.4 Tavoiteolosuhteet 2.5 Huoltokalenteri 2.6 Palvelupyynnöt 2.7 Käyttöpäiväkirja, auraus- ja hiekoituspäiväkirja 2.8 Kulutusseuranta 2.9 Paikantamispiirustukset 2.10 Konekortit 2.11 Tila- ja rakennekortit 2.12 Asiakirjat 8 9 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11 3 HUOLTOKIRJAN LAADINTA JA KÄYTTÖÖNOTTO 13 3.1 Laadinnan valmistelu 3.1.1 Huoltokirjan perustaminen ja käyttöoikeuksien tilaaminen 3.2 Huoltokirjan laadinta investointiprosessissa 3.3 Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen 3.4 Huoltokirjan käyttöönotto 13 13 15 16 17 4 HUOLTOKIRJAN KÄYTTÖ 18 4.1 Huoltokalenteri 4.2 Käyttöpäiväkirja, hiekoitus- ja aurauspäiväkirja 4.3 Palvelupyynnöt 18 18 19 5 HUOLTOKIRJAN YLLÄPITO 20 Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 4 / 34 Revisiohistoria Tunnus Versio 1.0 Versio 1.1 Versio 1.2 Tekijä Johanna Jalas, Mikko Hyytinen, Markku Uusitalo, Helena Törmikoski Johanna Jalas, Mikko Hyytinen, Markku Uusitalo, Helena Törmikoski Minna Kumpumäki Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 Yritys Pöyry Building Services Oy Pvm. 1.4.2010 Muutos Julkaisuversio Pöyry Building Services Oy 7.9.2010 Ohjeistuken graafinen ulkoasu muokattu SYK Oy 11.11.2014 Ohjeistuksen graafinen ulkoasu muokattu etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 5 / 34 1 YLEISTÄ HUOLTOKIRJOISTA Huoltokirja on työväline kiinteistön koko elinkaaren hallintaan. Huoltokirja on tietolähde kiinteistön omistajalle sekä kiinteistön hoito- ja huoltopalveluiden tuottajille. Toimintamalli, jossa kaikki kiinteistöä käyttävät osapuolet hyödyntävät huoltokirjaa yhteisenä työvälineenä, varmistaa kiinteistötietojen säilymisen ja kiinteistöä koskevan historiatiedon kertymisen kiinteistön koko elinkaaren ajan. Huoltokirjaa käytetään työkaluna kiinteistönhoitotyön suunnittelussa ja laadunvarmistuksessa sekä kunnossapidon ennakoinnissa ja suunnittelussa. Huoltokirjaa käytetään myös kiinteistönhoidon kilpailuttamisessa ja kiinteistönhoitosopimuksen laadinnassa. Huoltokirjan tulee palvella kiinteistön omistajaa ja kiinteistönhoitoorganisaatiota asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Huoltokirjojen laadintaa ja käyttöä on kuvattu Ympäristöministeriön julkaisussa Toimitilakiinteistön huoltokirja. Laadinta-Käyttö-Esimerkit (1999) selkä Rakennustiedon ohjekorteissa Toimitilakiinteistön huoltokirjan laadinta ja Toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttö. 1.1 Eri osapuolien huoltokirjaan liittyvät tehtävät Huoltokirjajärjestelmissä sovelletaan erilaisia käyttöoikeusroolijakoja. Eri osapuolet saavat tarvitsemansa käyttöoikeudet ja näkymän huoltokirjaan. Taulukossa 1 on esitetty eri osapuolien huoltokirjaan liittyviä tehtäviä ja vastuita. Tehtävien sisältö vaihtelee jonkin verran riippuen käytössä olevasta huoltokirjajärjestelmästä. Taulukko 1. Eri osapuolten huoltokirjaan liittyvien tehtävien lyhyt kuvaus. Osapuoli Huoltokirjavastaava Huoltokirjakoordinaattori Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 Tehtävien kuvaus Tietokannan avauksen tilaaminen Käyttöoikeushakemusten hyväksyminen Koordinaattorin ja managerin valinta Huoltokirjan laadinnan toteutuksen valvonta Vastuu huoltokirjan ylläpidosta Huoltokirjan laadinnan ohjeistus, valvonta ja johtaminen Käyttöoikeuksien tilaaminen hankeorganisaatiolle huoltokirjamanagerilta Huoltokirjan sisällön tavoitteiden asettaminen Huoltokirjaan toimitettavan materiaalin tarkistus ja valvonta Huoltosuunnitelman ja palvelukuvauksen laadinta Huoltokirjan luovuttaminen sovitussa laajuudessa ja aikataulussa etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 6 / 34 Osapuoli Tehtävien kuvaus Huoltokirjan laatija laatija Huoltokirjan sisällön laatiminen yhteistyössä eri osapuolien kanssa Huoltokirjan käyttöönotto ja koulutus Huoltokirjakoordinaattori voi toimia huoltokirjan laatijana Huoltokirjan toiminnasta vastaaminen ja raportointi Huoltokirjan päivittämis- ja muutostarpeiden koordinointi Koordinaattorin ja laatijan ohjeistus ja uusien huoltokirjojen tarkastus Käyttöoikeuslomakkeiden täyttäminen Huoltokirjan käytön opastus ja neuvonta Koordinaattorin ja laatijan valinta yhdessä huoltokirjavastaavan kanssa Käyttöikätavoitteiden määrittely Huoltokirjan laadinnan toteutuksen valvonta Tilaajan tehtävät ohjetietokortin RT 18-10713 mukaan Huoltokirjan laadinnan seuranta ja valvonta Käyttöoikeustarpeesta ilmoittaminen managerille tai huoltokirjavastaavalle Tiedottaminen ja tiedonsiirron valvonta Valmiin huoltokirjan luovuttaminen vastaanottotarkastuksessa Suunnittelutietojen toimittaminen ja vienti huoltokirjaan Järjestelmäkuvausten, konekorttipohjien ja paikantamiskuvien laatiminen. Urakoitsijoiden toimittamien tietojen tarkistaminen Järjestelmäkuvausten, konekorttien ja paikantamiskuvien tarkastaminen ja täydentäminen toteutusta vastaavaksi Rakenneosien ja teknisten järjestelmien huolto-ohjeiden ja tuotekorttien toimittaminen ja vienti huoltokirjaan Palvelukuvauksen oikeellisuuden tarkistaminen Energiankulutus- ja sisäilmatavoitteiden asettamisesta huolehtiminen Kohteessa tapahtuvista muutos- ja korjaustöistä sekä niistä aiheutuvista päivitystarpeista ilmoittaminen Kiinteistönhoidon kilpailuttaminen huoltokirjan avulla Vastuu palvelukuvauksen laatimisesta Palvelukuvauksen oikeellisuuden tarkistaminen Huoltokirjan käytön seuranta Huoltokirjan käyttö Käyttöpäiväkirjan käyttö Huoltokirjan muutos- ja päivitystarpeista ilmoittaminen Tietojen katselu käyttöoikeuksien puitteissa Palvelupyyntöjen tekeminen FacilityInfossa Käyttäjätunnusten ylläpito Asetuksien muokkaaminen Hoidon ja huollon tuotekirjaston ylläpito Huoltokirjamanageri Hankevastaava Rakennuttajakonsultti Suunnittelija Urakoitsija Talotekniikan asiantuntija Kampusmanageri Palveluntuottaja Asiakas, Tilayhdyshenkilö Ohjelmistotoimittaja Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 7 / 34 1.2 Huoltokirjajärjestelmät SYK Oy:n kiinteistöjen huoltokirja on FacilityInfo. Kaikkien SYK Oy:n kohteiden palvelupyynnöt jätetään ja hallitaan FacilityInfojärjestelmässä. 1.2.1 FacilityInfo FacilityInfo-huoltokirja on Internetissä toimiva huoltokirjasovellus. Huoltokirjapalvelun toimittamisesta ja kehittämisestä vastaa Buildercom Oy. FacilityInfo avautuu osoitteessa: https://www.buildercom.net/fi/ FacilityInfon käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia. Käyttöoikeudet myöntää huoltokirjavastaava. Käyttöoikeuksien hakeminen on esitetty kohdassa 3.1.1. Käyttäjätunnistuksen perusteella jokainen palvelun käyttäjä saa omaan näkymäänsä luettelon kaikista niistä kiinteistöistä, joiden tietoihin hänellä on käyttöoikeus. Kohdekohtaiset käyttöoikeudet perustuvat käyttäjärooleihin, jotka huoltokirjamanageri ja huoltokirjavastaava määrittelevät tapauskohtaisesti uusille käyttäjille. Buildercom Oy:n tukipalveluun voi välittää FacilityInfoon liittyviä kysymyksiä ja vikailmoituksia. Tiedustelut ja ilmoitukset lähetetään sähköpostitse osoitteeseen support@facilityinfo.fi. Kiireellisissä asioissa voi olla yhteydessä myös Buildercomin puhelintukeen, joka toimii numerossa 0207 578 308. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 2 8 / 34 HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ Tässä osiossa on käsitelty huoltokirjan sisältö pääpiirteissään ja kuvattu huoltokirjan sisältöä yleisesti. Tarkemmat ohjeet huoltokirjan sisällön laadintaan ja käyttöön sekä sisällön laatuvaatimuksia on esitetty liitteissä 1-6. Huoltokirja tehdään ennen kaikkea tukemaan kiinteistön oikeaa käyttöä ja huoltoa. Tämän vuoksi kaikki tiedot, esimerkiksi LVI-järjestelmäkuvaukset, esitetään käytön ja huollon näkökulmasta ja tarvittavalla tarkkuudella. 2.1 Yleistiedot Yleistiedoissa on esitetty kiinteistön perustiedot, rakennusosien ja järjestelmien yleiskuvaukset, yhteystiedot sekä mahdolliset tehdyt selvitykset ja tutkimukset FacilityInfon perustiedoissa esitetään kiinteistön ja sen rakennusten tiedot KH90014 Kiinteistön perustietokortti sisällön mukaisesti. Tampuurissa perustiedot esitetään huoltokirjajärjestelmän kiinteistötiedoissa, kiinteistönhoitokohteet ja yhteystiedot tulosteissa sekä huoltokirjaan liitetyissä dokumenttimuotoisissa asiakirjoissa. Yleiskuvausten tavoitteena kertoa, minkälaisesta rakennuksesta on kysymys. Huoltokirjassa esitetään rakennustekniikan ja taloteknisten järjestelmien sekä laitteiden tiivistetyt kuvaukset siten, että kiinteistöä tuntematonkin ammattilainen saa yleiskuvan kiinteistöstä. Yleiskuvausten tavoitteena kertoa, minkälaisesta rakennuksesta on kysymys. ”Rakennuksen kantavana pystyrakenteena on betonipilarit ja vaakarakenteena betonipalkit ja ontelolaatat.” ”Rakennuksen pohjoispääty on perustettu betoniteräspaalujen varaan ja muut osat maanvaraisten betonianturoiden varaan.” Yleiskuvauksissa on hyvä tuoda esille mahdolliset rakennuksen riskitekijät esimerkiksi rakenteiden tuuletettavuus, lumen- ja jäänpoisto, suuri energian kulutusmahdollisuus. ”Rakennuksessa on kostutus tiloissa xxx, joka vaatii erityistä huomiota varsinkin kovan pakkaskauden alkaessa ja pakkaskauden aikana.” Yleiskuvauksissa kerrotaan myös laitteiden ja rakenteiden huoltoa ja käyttöä palvelevaa informaatiota, esimerkiksi luetellaan huollettavat laitteet ja järjestelmät pääpiirteissään. ”Rakennuksen koneellinen ilmanvaihto on toteutettu kolmella lämmöntalteenotollalla (pyörivä kenno) varustetulla tulo- ja poistoilmakoneella.” Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 9 / 34 Suunnittelijan laatimat yleiskuvaukset tulee työmaavaiheessa tarkastaa ja korjata tarvittessa toteutusta vastaavaksi. Korjaus- ja muutostöihin liittyvät yleiskuvausten muutokset ja lisäykset tulee esittää maininnalla hankkeesta ja toteutusajankohdasta esimerkiksi ”Hanke JY003, 2010”. SYK Oy:n rakennusten huoltokirjoissa esitetään turva-, tieto-, puhelin- ja viestintäjärjestelmiin sisältyviä tietoja vain hyvin yleisellä tasolla. Yksityiskohtaisia tietoja ei saa esittää Internet-huoltokirjoissa. Rikosilmoitinjärjestelmän kohdalla esitetään esimerkiksi: ”Kohteessa on rikosilmoitinjärjestelmä. Tarkempia tietoja laitteistosta saa kohteen kampusmanagerilta tai käyttäjän tilayhdyshenkilöltä.” Jos kohteesta on laadittu kuntoarvio, sitä voidaan käyttää hyväksi yleiskuvausten laadinnassa. Huoltokirjassa esitetään tiedot kiinteistölle tehdyistä selvityksistä ja tutkimuksista, joita ovat mm. kuntoarviot, kuntotutkimukset, energiakatselmukset ja asbestikartoitukset. Suoritetuista viranomaistarkastuksista, kuten väestönsuojien, sähköverkon sekä palotarkastuksesta, lisätään tiedot huoltokirjaan. Yhteystietoina esitetään omistajan, kiinteistökohtaisten yhteyshenkilöiden, kunnallisteknisten liittymien, kiinteistönhoidon ja muiden hoidon ja huollon sopimuskumppaneiden tiedot. Hankkeisiin liittyvien konsulttien, suunnittelijoiden, urakoitsijoiden, laite- ja materiaalitoimittajien, aliurakoitsijoiden, tavarantoimittajien ym. yhteystiedot esitetään hankekohtaisessa asiakirjassa. 2.2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat Palvelutuotteet sisältävät kokoelman yleisesti käytettyjä vakiokoodattuja ja nimettyjä kiinteistöpalveluita eli hoito- ja huoltotehtäviä. Tuotekirjasto toimii huoltokirjajärjestelmän sisällä yhteisenä tietopankkina. Tuotekirjastosta poimitaan tarvittavat tuotteet ja muodostetaan niistä haluttua palvelun laatutasoa vastaavia palvelukokonaisuuksia eli huoltokalenteritehtäviä. Mikäli palvelutuotekirjastosta ei löydy kohteeseen soveltuvaa kiinteistönhoidon palvelutuotetta, tarvittavasta lisäyksestä ilmoitetaan SYK Oy:n huoltokirjavastaavalle. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 10 / 34 Palvelukokonaisuuksien nimen eteen lisätään teknisen järjestelmän tai huollettavan kohteen luonnetta ilmaiseva kaksikirjaiminen lyhenne seuraavan periaatteen mukaisesti: - Kiinteistönhoidon yleistehtävät [KH] (sisältäen mm. jätehuolto) Kiinteistönhoidon tuki [KH] (sisältäen mm. mittareiden lukeminen, palaverit, riskien hallinta jne.) Rakennustekniikka [RA] Ulkoalueet ja -varusteet [UA] Ilmanvaihtojärjestelmät [IV] Vesi- ja lämpöjärjestelmät [LV] Sähköjärjestelmät [SÄ] Jäähdytysjärjestelmät [JÄ] Rakennusautomaatio [SV] Muut erikoishuollot [ER] (teknisten järjestelmien huollot) Käytetty etuliite ei tarkoita palvelukokonaisuuden suorittajaa vaan se määritellään erikseen järjestelmäkohtaisia ominaisuuksia käyttäen. 2.2 Kunnossapito Kunnossapitoon liittyvät tiedot (kunnossapito-ohjelma ja kunnossapidon vuosisuunnitelma) hallitaan tällä hetkellä KuntoRyhti-moduulissa. Hankekohtaiset rakennusosien ja järjestelmien käyttöikä- ja kunnossapitojaksotiedot esitetään dokumentteina SYK Oy:n huoltokirjoissa. 2.3 Tavoiteolosuhteet Huoltokirjassa esitetään tavoiteolosuhdetiedot koskien sisäilmastoa, energiankulutusta ja järjestelmien käyntiaikoja sekä asetusarvoja. Tavoiteolosuhdetiedot esitetään erillisessä asiakirjassa. 2.5 Huoltokalenteri Huoltokirjajärjestelmä generoi kiinteistönhoidolliset tehtävät huoltokalenteriin laaditun palvelukuvauksen perusteella. Huoltokalenterin avulla voidaan organisoida ja valvoa kiinteistön hoito- ja huoltotehtäviä. Huoltokirjakoordinaattorin tehtäviin kuuluu käytön opastuksen yhteydessä opastaa hoito- ja huolto-organisaatio käyttämään huoltokalenteria. 2.6 Palvelupyynnöt Palvelupyyntötoiminnon avulla voidaan ilmoittaa ja hallita mm. vikailmoituksia. SYK Oy:n kaikkien kiinteistöjen palvelupyynnöt hallitaan FacilityInfohuoltokirjassa. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 11 / 34 2.7 Käyttöpäiväkirja, auraus- ja hiekoituspäiväkirja Huoltokirjan käyttöpäiväkirjatoimintoja käytetään mm. poikkeuksellisten havaintojen tai kirjaamista edellyttävien tapahtumien sekä käyttäjien tilaamien vikakorjausten tallentamiseen. Tampuurissa on käyttöpäiväkirjan lisäksi myös auraus- ja hiekoituspäiväkirja, johon kirjataan liukkauden torjuntaan liittyvät toimenpiteet. Käyttöpäiväkirjaan käyttöön liittyvät tehtävät on esitetty tarkemmin kohdassa 4.2. 2.8 Kulutusseuranta Kulutusseurannassa ei käytetä FacilityInfo-järjestelmää. 2.9 Paikantamispiirustukset Paikantamispiirustukset sisältävät kiinteistön keskeisten hoito- ja huoltokohteiden ja tilojen paikantamistiedot. Paikantamispiirustusten selkeyden vuoksi voidaan laatia talotekniikka-alakohtaiset paikantamispiirustukset. Huoltokirjaan tallennetaan PDF-muotoiset paikannuskuvat. DWG-muotoiset paikannuskuvat tallennetaan huoltokirjaan .zip-tiedostona. Paikannuskuvien laadintaan ja päivittämiseen liittyvät tarkemmat ohjeet on esitetty liitteessä 4. 2.10 Konekortit Huoltokirjassa on konekortit niistä laitteista, joihin liittyy kiinteistönhoitoon kuuluvia seuranta-, hoito- ja huoltotoimenpiteitä. Konekorteissa esitetään kiinteistön teknisiin järjestelmiin ja laitteisiin liittyvät yksityiskohtaisemmat tekniset tiedot. Konekorttien laadintaan liittyvät tarkemmat ohjeet on esitetty liitteessä 5. 2.11 Tila- ja rakennekortit Tila- ja rakennekorteissa esitetään tiloihin ja rakenteisiin liittyviä tietoja esim. materiaali- ja määrätietoja. Usein nämä tiedot esitetään suunnitelmaasiakirjoissa eikä niistä tehdä varsinaisia kortteja. 2.12 Asiakirjat Huoltokirjassa esitetään tiedostomuotoisena mm. seuraavia asiakirjoja: - luovutusaineistoluettelot, materiaalitodistukset, tuotekortit, - tuotteiden ja laitteiden käyttö-, hoito- ja huolto-ohjeet, - käyttöturvallisuustiedotteet, hyväksymistodistukset ja tuoteselosteet, - rakennuksen ja sen tiloihin liittyvät ohjeet, kuten käyttäjäopastukset ja rakennusautomaation käyttäjäopas, - kiinteistön pelastussuunnitelma, - poikkeustilanneohjeistus ja - kiinteistöä koskevat viranomaismääräykset. Asiakirjat voivat olla tiedostomuotoisia asiakirjoja tai tieto olemassa olevan paperidokumentin sijainnista. Huoltokirjaan tallennetaan ainoastaan Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 12 / 34 loppudokumentteja. Huoltokirjaan tallennetaan kiinteistön käytön ja ylläpidon aikana syntyviä dokumentteja esim. kiinteistönhoidon palaverien muistiot, tarkastuspöytäkirjat, huoltoraportit ja tutkimusraportit. Dokumenttien asianmukaisesta tallentamisesta huoltokirjaan on laadittu erillinen työohje, joka on esitetty tämän ohjeen liitteenä (Liite 2). Kiinteistön pelastussuunnitelman laadinnasta vastaa kampusmanageri. Tilojen käyttäjällä voi olla yleisen pelastussuunnitelman lisäksi oma pelastussuunnitelma. Käyttäjän pelastussuunnitelma voi sisältää luottamuksellista aineistoa ja sitä ei liitetä huoltokirjaan. Mikäli käyttäjän pelastussuunnitelma sisältää kiinteistön hoidon kannalta oleellista tietoa, tulisi siitä laatia luottamuksellisesta aineistosta karsittu versio huoltokirjaan liitettäväksi. Poikkeustilanneohjeistus laaditaan kiinteistönhoitoon liittyviin, ennakoitavissa oleviin poikkeustilanteisiin, joissa aiheutuu vaaraa henkilöturvallisuudelle tai merkittäviä taloudellisia seuraamuksia. Poikkeustilanteita ovat pelastussuunnitelmassa mainittujen tilanteiden lisäksi mm. sähkön ja lämmön jakelun pitkäaikainen keskeytyminen. Yleisluontoisista poikkeustilanneohjeiden laadinnasta vastaa huoltokirjan koordinaattori tai laatija. Mahdollisten kohdekohtaisten erikoisuuksien osalta poikkeustilanneohjeista vastaa kampusmanageri. Huoltokirjaan liitetään myös tiedot kiinteistöä koskevista viranomaismääräyksistä. Koordinaattori toimittaa taulukon viranomaismääräyksistä ja velvoitteista rakennuksen elinkaaren ajalle. Suunnittelijat täydentävät mahdolliset rakennusta koskevat määräykset ja ohjeet. Huoltokirjaan tallennetaan pääsääntöisesti PDF-muodossa olevia tiedostoja. Muokattavat tiedostot, kuten esimerkiksi suodatinluettelot tallennetaan muokattavissa olevassa alkuperäisessä muodossa. Dokumentit voivat olla tiedostomuotoisia asiakirjoja tai tieto olemassa olevan paperidokumentin sijainnista. Huoltokirjaan tallennetaan ainoastaan loppudokumentteja. Mikäli huoltokirjaan halutaan liittää aineistoa www-sivuilta, tehdään halutuista sivuista PDF-tiedosto, joka liitetään huoltokirjaan. Suoria viittauksia wwwsivustoille ei pääsääntöisesti hyväksytä. Asiakirjat tallennetaan huoltokirjaan tallennusmuodoltaan mahdollisimman yleispätevässä muodossa. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 3 13 / 34 HUOLTOKIRJAN LAADINTA JA KÄYTTÖÖNOTTO Huoltokirjan laadinnan päävaiheet ovat laadinnan valmistelu, varsinainen huoltokirjan laadinta ja huoltokirjan käyttöönotto. Huoltokirjan laadinnan päävaiheet on esitetty kuvassa Kuva 1. Huoltokirjan laadinnan päävaiheet. Huoltokirjan tiedot laaditaan joko järjestelmän valmiille WEB-lomakkeille tai asiakirjoiksi, jotka liitetään huoltokirjaan liitteiksi. 3.1 Laadinnan valmistelu Kuvassa 2 on esitetty huoltokirjan laadinnan valmisteluvaiheen tehtävät. Kuva 1. Huoltokirjan laadinnan valmistelu. Uudet huoltokirjat laaditaan FacilityInfo-järjestelmään. SYK Oy:n edustaja (yleensä rakennuttajakonsultti) valitsee ja nimeää hankkeelle huoltokirjakoordinaattorin. Koordinaattori vastaa hankkeen huoltokirjan koordinoinnista ja laadinnasta ja sen etenemisestä sovitussa aikataulussa. Huoltokirjan tietosisällön tarkkuustaso sekä mahdolliset hankekohtaiset linjaukset ja ratkaisut sovitaan koordinoinnin aloituskokouksessa yhdessä rakennuttajakonsultin ja huoltokirjakoordinaattorin kanssa. 3.1.1 Huoltokirjan perustaminen ja käyttöoikeuksien tilaaminen Huoltokirjakoordinaattori tilaa uuden huoltokirjakohteen perustamisen SYK Oy:n huoltokirjavastaavalta ja välittää tiedon tarvittavista huoltokirjan käyttöoikeuksista laadintatyön vastuuhenkilöille huoltokirjamanagerille. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 14 / 34 Huoltokirjan käyttöoikeus on henkilökohtainen. Kuvassa 3 on esitetty toimintatapa, kun huoltokirjaan pitää lisätä uusi käyttöoikeus tai vanhaa käyttöoikeutta pitää muuttaa. Kuva 3. Toimintatapa, kun tarvitaan uusi käyttöoikeus tai käyttöoikeutta pitää muuttaa. Otetaan tarvittaessa yhteyttä seuraaviin henkilöihin: - Huoltokirjakoordinaattori (hankkeiden huoltokirjat) Rakennuttajakonsultti (hankkeiden huoltokirjat) Huoltokirjamanageri (käytössä olevat huoltokirjat) tai Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n huoltokirjavastaava (jos edellisiä ei ole tiedossa). Huoltokirjamanageri täyttää sähköisen käyttöoikeuslomakkeen perustiedot ja käyttöoikeustiedot. Huoltokirjamanageri tallentaa käyttöoikeuslomakkeen projektipankin kansioon Pyynnöt huoltokirjavastaavan hyväksymistä varten. Projektipankki lähettää sähköposti-ilmoituksen uudesta lomakkeesta huoltokirjavastaavalle. Huoltokirjavastaava tarkistaa lomakkeen tiedot ja hyväksyy tiedot siirtämällä lomakkeen projektipankin kansioon Hyväksytyt. Projektipankki lähettää sähköposti-ilmoituksen järjestelmätoimittajalle tai pääkäyttäjälle uudesta lomakkeesta. Huoltokirjajärjestelmän tuki perustaa huoltokirjaan uuden käyttäjätunnuksen tai muokkaa käyttöoikeutta käyttöoikeuslomakkeen tietojen perusteella. Tuki tiedottaa käyttöoikeuksiin liittyvistä muutoksista asianmukaisia joko sähköpostitse tai kirjeitse ja siirtää lomakkeen projektipankin kansioon Valmiit. Uuden huoltokirjakohteen perustaminen tilataan samalla sähköisellä käyttöoikeuslomakkeella edellä mainitun prosessin mukaisesti. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 15 / 34 3.2 Huoltokirjan laadinta investointiprosessissa Uudis- ja perusparannuskohteissa huoltokirja laaditaan osana suunnittelu- ja rakentamisprosessia. Kuvassa 4 on esitetty tiivistettynä huoltokirjan laadinnan päävaiheet. Kuva 4. Huoltokirjan laadinta hankkeen aikana. Huoltokirjan laadinnan käynnistäminen ja ohjeistus tapahtuu aloituskokouksessa, jossa nimetään laadintatyöhön osallistuvat henkilöt sekä heidän tehtävänsä. Huoltokirjakoordinaattori antaa tarkemmat ohjeet huoltokirjan laadintaprosessista sekä vastaa huoltokirjajärjestelmän esittelystä ja käytön perusopastuksesta. Huoltokirjakoordinaattori tilaa laadintatyöhön osallistuville henkilöille tarvittavat huoltokirjan käyttöoikeudet huoltokirjamanagerilta tai SYK Oy:n huoltokirjavastaavalta. Huoltokirjan käyttöoikeus on henkilökohtainen ja myönnetään henkilöille, jotka sen välttämättä tarvitsevat. Suunnittelijat vastaavat omalta osaltaan huoltokirjan laatimisesta. Suunnitteluvaiheen päättyessä kohteen perustiedot, yleiskuvaukset, konekortit ja muut suunnittelutiedot ovat valmiina. Urakoitsijat täydentävät huoltokirjan tiedot toteutunutta vastaavaksi. Suunnittelijat tarkastavat omalta osaltaan urakoitsijoiden toimittamat tiedot. Huoltokirjan laadinnan ohjaus ja seuranta tulee sisällyttää jokaisen suunnittelu- ja työmaakokouksen asialistalle. Tällöin voidaan ajoissa puuttua mahdollisiin ongelmiin sekä varmistaa työn eteneminen rakennushankkeen mukana ja huoltokirja voidaan ottaa käyttöön heti hankkeen valmistuttua. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 16 / 34 Kampusmanageri, talotekniikka-asiantuntijat ja huoltokirjakoordinaattori laativat yhteistyössä kohteen palvelukuvauksen. Kohteen suunnittelijat ja urakoitsijat osallistuvat tarvittaessa palvelukuvauksen laadintaan. Jos kiinteistönhoito kilpailutetaan huoltokirjan avulla, tulee huoltokirjatietojen olla toimitettu hyvissä ajoin. Huoltokirjan luovutustarkastuksen suorittamisesta vastaavat huoltokirjamanageri ja kampusmanageri. Rakennuttajakonsultti luovuttaa valmiin huoltokirjan. 3.3 Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen Kuvassa 5 on esitetty huoltokirjan laadinnan eteneminen käytössä olevaan kohteeseen. Kuva 5. Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen. Laadinnan käynnistäminen tapahtuu aloituskokouksessa, johon osallistuvat kampusmanageri, huoltokirjakoordinaattori ja kiinteistönhoidon edustajat sekä tarvittaessa SYK Oy:n huoltokirjavastaava. Edellisten lisäksi laadintatyöhön voidaan kytkeä talotekniikka-asiantuntijat ja käyttäjän yhteyshenkilö. Aloituskokouksessa sovitaan huoltokirjan laadinnan aikataulusta ja tarkennetaan laadittavan huoltokirjan sisältö. Käytössä olevan kiinteistön huoltokirjan sisältö laaditaan seuraavien tietojen perusteella: - Tilaajalta ja kiinteistönhoito-organisaatiolta saatavista lähtötiedoista (perustiedot, asiakirjat, kiinteistönhoidon laatutavoitteet, kiinteistönhoitosuunnitelma) - Kiinteistönhoitohenkilökunnan ja tilojen käyttäjien haastatteluista saatavista tiedoista - Mahdollisista erillisselvitysten tiedoista (esimerkiksi kuntoarvio) - Laatijan kiinteistökierroksen aikana tarkastamista tiedoista - Laatijan kokemusperäisistä tiedoista ja lähdekirjallisuudesta Kampusmanageri vastaa kohteen kiinteistönhoidon palvelukuvauksen laatimisesta. Kohteen palvelukuvaus laaditaan talotekniikan asiantuntijoiden, huoltokirjakoordinaattorin ja tarvittaessa kiinteistönhoito-organisaation avustuksella. Käytössä olevan kohteen huoltokirjan luovutustarkastus tehdään sovitun aikataulun mukaisesti. Tarkastuksen suorittamisesta vastaavat huoltokirjamanageri ja kampusmanageri. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 17 / 34 3.4 Huoltokirjan käyttöönotto Kuvassa 6 on esitetty huoltokirjan käyttöönoton eteneminen. Kuva 6. Huoltokirjan käyttöönoton eteneminen. Huoltokirjan käyttöönotto tapahtuu luovutuksen ja vastaanoton jälkeen järjestämällä erillinen huoltokirjan sisältöä ja toimintaa esittelevä perehdyttämistilaisuus. Perehdyttäminen on erityisen merkittävässä roolissa, vaikka huolto-organisaatiolla olisikin aikaisempaa kokemusta huoltokirjojen käyttämisestä. Perehdyttämistilaisuuden tarkoituksena on varmistaa huoltokirjan tavoitteiden mukaisen käytön alkaminen. Tilaisuuden järjestämisestä vastaa huoltokirjan laatinut taho. Tilaisuudessa voivat olla mukana kiinteistönhoito-organisaation edustajien lisäksi myös tilojen käyttäjien edustajat sekä kampusmanageri. Ensimmäinen vuosi käyttöönoton jälkeen on niin sanottu koekäyttövuosi (takuuvuosi). Käyttöönoton jälkeen huoltokirja siirtyy huoltokirjamanageroinnin piiriin. Huoltokirjamanageri suorittaa takuuvuoden aikana huoltokirjan käytöstä johtuvat ylläpitotehtävät ja antaa tarvittavan käyttötuen. Huoltokirjan koekäytön aikana havaittavien virheiden ja puutteiden korjaus- ja täydennystarpeet sisältyvät huoltokirjakoordinaattorin ja -laatijan tehtäviin. Takuuvuoden päätteeksi järjestetään tarvittaessa erillinen koekäytön luovutustarkastus, jossa käydään läpi huoltokirjan käyttöönotto sekä takuuvuoden aikana havaitut puutteet ja tehdyt tarkennukset. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 4 18 / 34 HUOLTOKIRJAN KÄYTTÖ Huoltokirjaa käytetään työkaluna esim. kiinteistönhoitotyön suunnittelussa ja valvonnassa sekä suoritettujen kiinteistönhoitotehtävien raportoinnissa. Huoltokirjan sisältämiä asiakirjoja käytetään hyväksi mm. kiinteistönhoidon kilpailuttamisessa, laitteiden ja järjestelmien käytön ja huollon suunnittelussa sekä kuntoarvioiden ja korjaussuunnitelmien laadinnassa. Huoltokirjajärjestelmän toimintoja hyödynnetään esim. palvelupyyntöjen jättämisessä ja erilaisten raporttien luomisessa. Tässä ohjeessa on esitetty muutamien keskeisten työkalujen käyttöön liittyviä tarkempia ohjeita. 4.1 Huoltokalenteri Huoltokalenteriin muodostuu tehtävät laaditun palvelukuvauksen perusteella. Huoltokalenterin avulla on mahdollista suoritettavien hoito- ja huoltotehtävien tarkastelu ja tulostaminen, tehtyjen töiden kuittaus ja seuranta sekä huoltojen yhteydessä tehtyjen toimenpiteiden kirjaus. Huoltokalenteriin tulee raportoida huoltotoimenpiteiden yhteydessä tehdyt huomiot ja korjaustoimenpiteet. 4.2 Käyttöpäiväkirja, hiekoitus- ja aurauspäiväkirja Huoltokirjan käyttöpäiväkirjatoimintoa käytetään mm. poikkeuksellisten havaintojen tai kirjaamista edellyttävien tapahtumien sekä käyttäjien tilaamien vikakorjausten tallentamiseen. Käyttöpäiväkirjaan merkitään seuraavat asiat: - Huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät - Viemärin avaukset, rasvanerotuskaivojen ja pihakaivojen tyhjennys - Ilmanvaihtokoneiden käyntiaikojen muutokset, säätökäyrien muutokset - Poikkeavat tapahtumat - Ilkivaltahavainnot, murrot, tulipalot jne. - Ympäristöpoikkeamat (esim. rankkasade, myrsky, tulva) - Sähkön- ja lämmönjakelun keskeytymiset - Vikahavainnot ja tehdyt korjaukset - Erillisveloitettavat työt - Esimerkiksi tilatut liputukset, lumien poiskuljetus tontin alueelta, puiden kaato ja valaisinhuolto. - Ulkopuolisten suorittamat huollot ja korjaukset - Palveluntuottajan tehtävänä on valvoa ja raportoida käyttöpäiväkirjaan ns. kolmansien osapuolien tekemät huollot ja korjaukset. Näitä ovat mm. nuohoukset, erikoisliikkeen tekemät huollot ja takuuaikaiset korjaukset. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 - 19 / 34 Viranomaistarkastukset - Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteistössä suoritetut ulkopuoliset tarkastukset kuten esim. viranomaistarkastukset. Merkintöihin lisätään erikseen tekijä, jos se ei ole kirjaaja. Liitteessä 3 on esitetty tarkemmat ohjeet käyttöpäiväkirjamerkintöjen tekemisestä. 4.3 Palvelupyynnöt Huoltokirjan palvelupyyntötoimintoa käytetään esim. kiinteistöissä havaittujen vikojen ja puutteiden, korjaustarpeiden ja lisätyötilausten sekä muiden käyttäjäpalautteiden antamisessa. Palvelupyynnössä tulee kuvata havaitun vian sijainti ja laatu. Palvelupyyntöä tehtäessä tulee valita luokittelunimike, jota havaittu vika tai vaurio tai muu palaute koskee. Pakolliseen kuvauskenttään lisätään aiheeseen liittyvä tarkempi tieto esimerkiksi seuraavalla tavalla. ”Ala-aulan naisten WC:ssä vuotaa hana.” ”2. kerroksen kopiohuoneessa ei toimi valaistus.” ”Päärakennuksen keittiön ulko-oven kahva on irronnut.” Palvelupyynnöt käsitellään palveluntuottajan kanssa sovitun vasteajan mukaisesti. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 20 / 34 5 HUOLTOKIRJAN YLLÄPITO Käyttövaiheessa on oleellisen tärkeää, että huoltokirjan tietosisältöä päivitetään ja kehitetään. Huoltokirjan tietosisällön ylläpitäminen on jatkuva prosessi, johon osallistuvat kiinteistön omistaja, kiinteistönhoidon palveluntuottajat ja huoltokirjamanageri. Eri osapuolien (esim. kiinteistönhoidon palveluntuottajan, käyttäjän, erikoishuoltoliikkeiden) tulee käyttää huoltokirjaa aktiivisesti ja ilmoittaa havaitsemistaan muutos- ja päivitystarpeista. Huoltokirjamanageroinnin tarkoituksena on varmistaa huoltokirjojen pysyminen ajan tasalla siten, että huoltokirja palvelee sekä tilaajaa että palveluntuottajaorganisaatiota kiinteistön elinkaaren aikana. Manageri suorittaa määrätyt huoltokirjan päivitystehtävät ja vastaa huoltokirjan käyttäjien opastuksesta. Manageri huolehtii huoltokirjan laadinnan ohjauksesta ja valvonnasta sekä huoltokirjatehtävien suorittamisen ohjeistuksesta yhteistyössä tilaajan kanssa. Huoltokirjamanagerille kuuluu mm. seuraavat tehtävät: - Käyttöoikeuksien tilaaminen ja välittäminen - Huoltokirjan tietosisällön ylläpito ja kehittäminen - yhteystietojen päivittäminen - perustietojen, laitetietojen, palvelukuvausten yms. päivittäminen - eri osapuolien toimittamien asiakirjojen tallentaminen - Käyttöaktiivisuuden seuranta - Käytön opastus ja koulutuksen antaminen - Erikseen valitun huoltokirjakoordinaattorin ja -laatijan ohjeistus ja valvonta - Uuden huoltokirjan vastaanottotarkastuksen raportoiminen tilaajalle Huoltokirjamanagerin tehtävät on kuvattu yksityiskohtaisemmin liitteessä 5. LIITTEET Liite 1 FacilityInfo-huoltokirjan sisältö ja eri osapuolten tehtävien jako Liite 2 Asiakirjojen sijainti huoltokirjassa Liite 3 Ohjeet käyttöpäiväkirjamerkintöjen tekemiseen Liite 4 Paikannuskuvien laadinta Liite 5 Konekorttien laadinta Liite 6 Huoltokirjamanagerin tehtävät LÄHTEET Toimitilakiinteistön huoltokirja. Laadinta-Käyttö-Esimerkit. Ympäristöministeriö ja Rakennustieto Oy. Suomen ympäristö, rakentaminen nro 349.1999. Toimitilakiinteistön huoltokirjan laadinta. KH 90-00275, RT 18-10713, LVI 0110302. Rakennustieto Oy. 1999. Toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttö. KH 90-00276, LVI 01-10303. Rakennustieto Oy. 1999. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 21 / 34 LIITE 1 Sivu 1/3 FACILITYINFO-HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ JA ERI OSAPUOLTEN TEHTÄVIEN JAKO Valikon osa Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa Kiinteistön ja tontin tiedot web-lomakkeella. Rakennusten tiedot rakennuskorttipohjiin ja tontin tiedot kiinteistökorttipohjiin. Web-lomake. Haluttujen nimikkeiden lisääminen ja kenttien muokkaaminen. Arkkitehti, muut suunnittelijat täydentävät. Huoltokirjan laatija Suunnittelijat täyttävät, urakoitsijat tarkistavat ja korjaavat tarvittaessa. Huoltokirjan laatija Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen. Web-lomake tietojen lisäämiseen. Hankkeessa suunnittelijat ja urakoitsijat. Huoltokirjan laatija Kampusmanageri toimittaa käytönaikaiset yhteystiedot ja kiinteistöpalveluihin liittyvät tiedot, jotka koordinaattori syöttää. Koordinaattori vie hankkeen yhteystietolistan PDFmuodossa Asiakirjat kohtaan. Urakoitsijat toimittavat tärkeimpien aliurakoitsijoiden ja tavarantoimittajien yhteystietolistan koordinaattorille liitettäväksi PDF-muodossa Asiakirjat kohtaan. Kampusmanageri toimittaa kiinteistönhoitoon liittyvien sopimuskumppaneiden tiedot. Laatija täyttää tiedot. Hankekohtaiset yhteystiedot liitetään PDFmuodossa. Tietojen syöttötapa 1. Yleistiedot 1.1 Perustiedot 1.2 Yleiskuvaukset D Aluerakenteet E Pohjarakenteet F Rakennustekniikka G LVIjärjestelmät H Sähköjärjestelmät J Tietojärjestelmät 1.3 Selvitykset ja tutkimukset 1.4 Yhteystiedot Valikon osa Tietojen syöttötapa Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa Oletussisältöinen palvelutuoteluettelo, tarpeenmukainen sisällön muokkaaminen ohjeiden mukaisesti. Koordinoija syöttää tiedot huoltokirjaan kampusmanagerin hyväksymän palvelukuvauksen pohjalta. Hankkeen muut osapuolet kommentoivat. Suunnittelijat ja urakoitsijat avustavat tarvittaessa. Huoltokirjan koordinoija kampusmanagerilta saadun palvelukuvauksen pohjalta. PDF-muodossa olevat palvelukuvaus liitetään tähän kohtaan dokumenttina. Oletussisältöinen palvelutuoteluettelo, tarpeenmukainen sisällön muokkaaminen ohjeiden mukaisesti. Laatija syöttää tiedot huoltokirjaan kampusmanagerin hyväksymän palvelukuvauksen pohjalta. 2. Palvelut ja rajat 2.1 Palvelutuotteet 2.2 Palvelupaketit 2.4 Vastuurajat Oletussisältöinen palvelutuoteluettelo, tarpeenmukainen sisällön muokkaaminen ohjeiden mukaisesti. Web-lomake palvelupakettien luomiseen kampusmanagerin tekemän palvelukuvauksen pohjalta. Web-lomake asiakirjojen tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisten asiakirjojen liittämiseen. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 Huoltokirjan laatija kampusmanagerilta saadun palvelukuvauksen pohjalta. PDF-muodossa olevat palvelukuvaus liitetään tähän kohtaan dokumenttina. etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 Valikon osa 3. Kunnossapito Tietojen syöttötapa 3.1 Kunnossapitojaksot Dokumentinhallinta tai vaihtoehtoisesti PTS– työkalu. 3.2 Kunnossapito-ohjelma Dokumentinhallinta tai vaihtoehtoisesti PTStyökalu. PTS–työkalu 3.3 Kunnossapidon vuosisuunnitelma 3.4 Korjaukset ja takuut Web-lomake tietojen lisäämiseen Valikon osa 4. Kiinteistönhoito Tietojen syöttötapa 4.1 Tavoiteolosuhteet Asiakirjan tietojen lisäys ja tiedostomuotoisten asiakirjojen liittäminen. 4.2 Huoltokalenteri Sovellus: huoltotehtävien raportointi ja kuittaus 4.3 Palvelupyynnöt Sovellus: käyttäjäpalautteiden käsittely Web-lomake hakutoiminnolla. 4.4 Käyttöpäiväkirja 4.5 Kulutusseuranta 4.6 Paikannuskuvat Ei käytössä Dokumenttien hallinta Weblomakkeella sekä paikannuskuvien katselu. 4.7 Konekortit Web-lomake, sisältää korttien hakutoiminnon. 4.8 Tilakortit Web-lomake tila- ja tilaryhmätietojen hallintaan esim. konekorttien sijaintija vaikutusaluetiedot. Web-lomake kiinteistön rakennusteknisten tietojen hallintaan. 4.9 Rakennekortit Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 22 / 34 Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa Huoltokirjan koordinoija täydentää liitetiedoston KH korttien ym. pohjalta. Suunnittelijat ja urakoitsijat tarkentavat. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Huoltokirjan koordinoija kirjaa kohteen urakat ja niiden takuuajat sekä erillistakuut saamansa tiedon pohjalta. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Huoltokirjan laatija kirjaa kohteen urakat ja niiden takuuajat sekä erillistakuut saamansa tiedon pohjalta. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa Suunnittelijat täyttävät, urakoitsijat tarkentavat mm. asetusarvot ja käyttöajat koordinaattorin toimittamaan tavoiteolosuhdetaulukkoon. Koordinoija perehdyttää kiinteistönhoidon palveluntuottajan. Koordinoija perehdyttää eri osapuolet. Laatija kirjaa kampusmanagerilta ja kiinteistönhoitoyritykseltä saamansa tiedot. Koordinoija perehdyttää kiinteistönhoidon palveluntuottajan. Ei käytössä Arkkitehti tekee paikantamispiirroksen pohjan koordinoijan antamien ohjeiden mukaisesti. Suunnittelijat laativat. Koordinoija liittää kuvat huoltokirjaan PDFmuodossa ja DWG-kuvat .zipmuodossa. Koordinaattori perustaa konekorttien pohjat koje- ja laiteluettelon perusteella. Urakoitsijat ja laitetoimittajat täydentävät tiedot. Koordinaattori laatii tarvittaessa mallikortit. Suunnittelijat perustavat kortit konekorttien laatimisen yhteydessä tarvittaessa. Arkkitehti- ja rakennesuunnittelija täyttävät tarvittaessa. Laatija perehdyttää kiinteistönhoidon palveluntuottajan. Ei käytössä Laatija tekee ja liittää kuvat huoltokirjaan PDFmuodossa ja DWG-kuvat .zip-muodossa. Laatija perehdyttää kiinteistönhoidon palveluntuottajan. Laatija perehdyttää eri osapuolet. Laatija perustaa ja täyttää konekortit. Laatija täyttää kortit konekorttien laatimisen yhteydessä tarvittaessa. Laatija täyttää tarvittaessa. etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 23 / 34 Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan laatija. Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa - - - - Tietojen syöttötapa Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa 7.1 Käyttöoikeudet 7.2 Asetukset Käyttäjätunnusten hallinta. Kohteen asetusten hallintatyökalu Huoltokirjan koordinoija tekee tarpeelliset asetusmuutokset 7.3 Osajärjestelmän asetukset Osajärjestelmän asetusten hallintatyökalu Huoltokirjan koordinoija määrittelee tarpeelliset asetusmuutokset. Huoltokirjan laatija tekee tarpeelliset asetusmuutokset. Huoltokirjan laatija määrittelee tarpeelliset asetusmuutokset. Valikon osa 5. Asiakirjat 5.1 Asiakirjaluettelo 5.2 Laiteluettelo 5.3 Tuotekortit 5.4 Tilojen käyttö 5.5 Poikkeustilanteet 5.6 Pelastussuunnitelma 5.7 Viranomaismääräykset 5.8 Linkitetyt Dokumentit Valikon osa 6. Raportit 6.1 Tiedonhaku 6.2 Vakioraportit Valikon osa 7. Ylläpito Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 Tietojen syöttötapa Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen Tietojen syöttötapa Hakutoiminto järjestelmän käytön raporttien ja kiinteistötietojen tulostamiseen Hakutoiminto vakioraporttien tulostamiseen. etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 24 / 34 LIITE 2 Sivu 1/3 ASIAKIRJOJEN SIJAINTI HUOLTOKIRJASSA Kiinteistöjen ylläpitoon liittyviä asiakirjoja ja dokumentteja tuotetaan suunnittelu- ja rakennusvaiheissa sekä varsinaisen kiinteistön ylläpidon aikana. Suomen Yliopistokiinteistöt Oy hyödyntää näiden asiakirjojen tallentamisessa ja käyttämisessä selainpohjaista FacilityInfohuoltokirjoja. Tämän ohjeistuksen tarkoituksena on kuvata, mitä dokumentteja huoltokirjaan liitetään kiinteistön ylläpidon aikana ja kenen vastuulla on niiden liittäminen. SYK Oy on siirtymässä vuoden 2011 alusta lähtien ainoastaan FacilityInfon käyttöön, joten kaikki kiinteistöjen ylläpidossa loppuvuoden 2010 aikana syntyvät dokumentit tallennetaan valmiiksi FacilityInfoon. Ohjeistuksessa on myös esitetty ohjeet, mihin FacilityInfo-huoltokirjajärjestelmän kohtiin em. dokumentit tulee liittää. Huoltokirjojen käytettävyyden ja sisällön selkeyden kannalta on erittäin tärkeää rajata huoltokirjajärjestelmään tallennettavat dokumentit ja linjata niiden nimeämiseen liittyvät pääkäytännöt. Huoltokirjaan liitettävät dokumentit Liitettävät asiakirjat on suotavaa koota järkeviksi kokonaisuuksiksi, jotta huoltokirjojen sisältö pysyy helppolukuisena ja selkeänä. Esimerkiksi kiinteistönhoidon kuukausipalaverimuistiot olisi hyvä koota vuosittaisiksi tiedostopaketeiksi vuoden päätteeksi. Muistiot tulee kuitenkin liittää huoltokirjaan kuukausittain. Käytännöt eri kampuksien välillä saattavat erota toisistaan riippuen sovituista käytännöistä esimerkiksi laadittavista palaverimuistioista ja tarkastuspöytäkirjoista. Taulukossa 1 on esitetty eri osapuolten vastuut dokumenttien liittämisessä. Asiakirjojen luokittelu eri huoltokirjan alakohtiin/kansioihin FacilityInfo-huoltokirjassa voidaan liittää sähköisiä dokumentteja useisiin huoltokirjan alakohtiin. Taulukossa 1 on esitetty osapuolikohtainen jaottelu liitettävistä asiakirjoista ja niiden asianmukaisesta jaottelusta FacilityInfossa. Huoltokirjan kansiorakenteen ja luokittelun muuttaminen ei ole mahdollista. Liitettävien asiakirjojen nimeäminen Liitettävät dokumentit tulee nimetä mahdollisimman yksinkertaisesti ja selkeästi siten, että niiden sisältö käy ilmi niiden nimestä ja mahdollisesta kuvauksesta. FacilityInfossa tulee käyttää tiedoston tunnuksena esim. MUISTIO001, PÖYTÄKIRJA001, LVI001, RAK001. Numeroinnin avulla saman tekstiosuuden omaavat dokumentit saadaan listautumaan järjestyksessä FacilityInfon dokumenttinäkymässä. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 25 / 34 LIITE 2 Sivu 2/3 Esimerkki: Tunnus MUISTIO06 Nimi Kuvaus Tekijä pvm Muistio KH-palaveri 6/2010 Kiinteistönhoitopalaverin Paavo 29.6.2010 muistio kesäkuulta. Palveluesimies Liitettävien asiakirjojen formaatti Jos tiedostoa ei ole tarkoitus muokata jälkeenpäin, tulee se liittää huoltokirjaan PDFmuodossa. Jos tiedostoa on tarkoitus muokata, esim. ilmanvaihdon käyntiaikataulukko, liitetään se huoltokirjaan alkuperäisessä formaatissaan (.doc, .xls, .dwg). Koko kampusaluetta koskevat asiakirjat Koko kampusaluetta koskevat asiakirjat tallennetaan pääsääntöisesti vain yhteen huoltokirjaan. Tällaisia asiakirjoja ovat esim. palaverimuistiot. Kampuskohtaiset päähuoltokirjat ovat: Turku: TY, Hallintorakennus Rauma: TY ROKL, Päärakennus Tampere TaY: Tay, Päätalo Tampere TTY: TTY, Päätalo Jyväskylä Seminaarinmäki: JY, Seminaarinmäki (koko alue) Jyväskylä Mattilanniemi: JY, Mattilanniemi Jyväskylä Ylistönrinne: JY, Ylistönrinne (ilman Ambiotica) Lappeenranta: LTY Kuopio: KuY Canthia Joensuu: JoY, Joensuu Oulu Linnanmaa: OY, Hallintorakennus Oulu Kontinkangas: OY, LTK Laitosrakennus 2 Rovaniemi: LY, Päärakennus Ole yhteydessä huoltokirjamanageriin, kun olet liittämässä huoltokirjaan lukumäärällisesti useampia asiakirjoja tai merkittävää asiakirjakokonaisuutta, ja jos et ole varma niiden asianmukaisesta sijainnista huoltokirjassa. Yhteyshenkilöt: Markku Uusitalo, puh. 010 33 28321, markku.uusitalo@ramboll.fi Johanna Jalas, puh. 010 33 28847, johanna.jalas@ramboll.fi Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 26 / 34 LIITE 2 Sivu 3/3 TAULUKKO 1. Dokumenttien liittäminen FacilityInfo-huoltokirjaan. Taulukossa on esitetty osapuolittain liitettävä dokumentti, dokumentin tallennusmuoto sekä huoltokirjan kohta, mihin dokumentti liitetään. Osapuoli Kampusmanageri Huoltokirjamanageri Kiinteistönhoidon palveluntuottaja Erikoishuolto (jos myönnetty huoltokirjan käyttöoikeudet) Talotekninen konsultti Rakennuttajakonsultti Talotekniikkaasiantuntija Suunnittelija (Hankkeet) Urakoitsija (Hankkeet) Dokumentti Kiinteistöhoidon palaverimuistiot, muut muistiot Viranomais- ja määräaikaistarkastus-ten pöytäkirjat Raportit (esim. kuntotutkimus) Huoltokirjamanagerille toimitetut dokumentit, esim. vuosikorjausten hanketiedot, sopimusasiakirjat, pöytäkirjat. Dokumentin tallennusmuoto PDF Huoltokirjan kohta 5.1 Asiakirjaluettelo (luokittelu: kiinteistönhoitopalaveri) PDF 5.7 Tarkastuspöytäkirjat PDF 1.3 Selvitykset ja tutkimukset PDF, XLS, DOC, DWG 1.3 Selvitykset ja tutkimukset 1.4 Yhteystiedot 2.3 Vastuurajat 3.1 Kunnossapitojaksot 4.1 Tavoiteolosuhteet 4.5 Kulutusseuranta 4.6 Paikannuskuvat 5.1 Asiakirjaluettelo 5.2 Laiteluettelot 5.3 Tuotekortit 5.4 Tilojen käyttö 5.5 Poikkeustilanteet 5.6 Pelastussuunnitelma 5.7 Tarkastuspöytäkirjat 5.8 Linkitetyt dokumentit 5.1 Asiakirjaluettelo (luokittelu: kiinteistönhoitopalaveri) 5.7 Tarkastuspöytäkirjat 5.7 Tarkastuspöytäkirjat Kiinteistönhoidon palaverimuistiot Tarkastuspöytäkirjat Mittauspöytäkirjat (palveluntuottajan omat) Muistio Kiinteistönhoidon laatukierroksesta Tarkastus- ja huoltopöytäkirjat PDF PDF 5.1 Asiakirjaluettelo (alakohta Laatutarkastukset 5.7 Tarkastuspöytäkirjat Tarkastus- ja huoltopöytäkirjat Raportit (esim. kuntotutkimus) Tarkastus- ja huoltopöytäkirjat Tarkastus- ja huoltopöytäkirjat Hankekohtaisen huoltokirjakoordinaattorin ohjeistuksen mukaisesti Hankekohtaisesti huoltokirjakoordinaattorin ohjeistuksen mukaisesti PDF 5.7 Tarkastuspöytäkirjat PDF 1.3 Selvitykset ja tutkimukset PDF 5.7 Tarkastuspöytäkirjat PDF 5.7 Tarkastuspöytäkirjat Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 PDF PDF PDF PDF PDF etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 27 / 34 LIITE 3 Sivu 1/2 OHJEET KÄYTTÖPÄIVÄKIRJAMERKINTÖJEN TEKEMISEEN Käyttöpäiväkirjamerkintöihin lisätään tekijä erikseen, jos se ei ole merkinnän kirjaaja. 1) Huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät Käyttöpäiväkirjaan merkitään huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät, joita ovat esim. - Viemärin avaukset, rasvanerotuskaivojen ja pihakaivojen tyhjennys - Ilmanvaihtokoneiden käyntiaikojen muutokset, säätökäyrien muutokset - Ovien aukioloaikojen muutokset - Lumityöt ja hiekoitus - Lumilippojen ja jääpuikkojen tiputus, lumien tiputus katolta - Nurmikon leikkaus, puuntaimien kastelu - Jäteastioiden pesu Huom. Näiden tehtävien suoritustaajuus huolto-ohjelmassa on usein ”tarvittaessa”. Jos kohteessa on käytössä erillinen hiekoituspäiväkirja, voidaan huoltokirjassa viitata siihen, jolloin merkintää ei tarvitse tehdä erikseen käyttöpäiväkirjaan. 2) Poikkeavat tapahtumat Käyttöpäiväkirjaan merkittäviä tapahtumia ovat mm. - Ilkivaltahavainnot, murrot, tulipalot jne. - Ympäristöpoikkeamat (esim. rankkasade, myrsky, tulva) - Sähkön- ja lämmönjakelun keskeytymiset 3) Vikahavainnot ja tehdyt korjaukset Vikahavainnoista ja niistä eteenpäin ilmoittamisesta tehdään merkintä käyttöpäiväkirjaan. 4) Erillisveloitettavat työt Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteään kuukausihintaan sisältymättömät erikseen tilatut työt. Näitä voivat olla esim. tilatut liputukset, lumien poiskuljetus tontin alueelta, puiden kaato ja valaisinhuolto. Käyttöpäiväkirjaan merkitään työn tilaaja. Huom. Työt vaihtelevat sopimuksen sisällön mukaan. 5) Ulkopuolisten suorittamat huollot ja korjaukset Palveluntuottajan tehtävänä on valvoa ja raportoida käyttöpäiväkirjaan ns. kolmansien osapuolien tekemät huollot ja korjaukset. Näitä ovat mm. nuohoukset, erikoisliikkeen tekemät huollot ja takuuaikaiset korjaukset. 6) Viranomaistarkastukset Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteistössä suoritetut ulkopuoliset tarkastukset kuten esim. viranomaistarkastukset. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 28 / 34 LIITE 3 Sivu 2/2 Esimerkkejä käyttöpäiväkirjamerkinnöistä Päivämäärä Kirjaaja 29.1.2009 Kimmo Kiinteistönhoitaja Aihe Valaistus 20.1.2009 7.1.2009 Kimmo Kiinteistönhoitaja Kimmo Kiinteistönhoitaja Ilmastointi Huoltoasia 2.1.2009 Kimmo Kiinteistönhoitaja Rakennus 19.12.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Ilmastointi 15.12.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Vesikaluste 11.11.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja 10.10.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Muu kirjaus Lämmitys 10.10.2008 30.9.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Kimmo Kiinteistönhoitaja 16.9.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 Viemäri Muu kirjaus Muu kirjaus Sisältö Ruokalan lamppuja palanut, lamput vaihdettu. TK 12 jäätymissuoja lauennut, kuitattu. Argon-sammutuslaitteet huollettu ja silmukat testattu (Sammutushuolto Oy) Myrskyn aiheuttamien vaurioiden tarkastus katoilta ja piha-alueilta. Kaikki hyvin. IV-koneiden aikaohjelmien muutos joulun ajaksi suoritettu. Miesten sosiaalitilojen WC-pönttö vuotaa, korjattu. Ulkoportaat suolattu Päärakennuksen työntekijät valittivat kylmyyttä, lisätty lämpöä. Rasvakaivo tyhjennetty (Lokaliike Oy) Käyttäjän tilaama erillinen liputus. Palotarkastuksen suorittanut Pekka Palotarkastaja. etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 29 / 34 LIITE 4 Sivu 1/3 PAIKANNUS- JA VAIKUTUSALUEPIIRUSTUSTEN LAADINTA Paikannuspiirustukset sisältävät kiinteistön keskeisten hoito- ja huoltokohteiden ja tilojen paikantamistiedot. Poikkeamista on sovittava tapauskohtaisesti huoltokirjavastaavan kanssa. Vaikutusaluepiirustukset laaditaan ilmanvaihtokoneiden ja sähköpääkeskusten vaikutusalueista. Paikannus- ja vaikutusaluepiirustusten laadinnassa tulee huomioida SYK Oy:n suunnitteludokumenttien muotovaatimukset. Paikannuspiirustukset laaditaan asema- ja vesikattopiirustuksesta sekä jokaisesta kerrostasosta. Niissä esitetään hoito- ja huoltokohteet sekä kiinteistönhoidon suunnittelua auttavia asioita. Paikantamispiirustusten selkeyden vuoksi, voidaan laatia talotekniikkaalakohtaiset paikantamispiirustukset. Arkkitehti laatii yksinkertaistetut asemapiirustukset ja kerrospohjat laadittavien paikannuspiirustusten pohjaksi. Arkkitehdin laatimaa pohjaa käytetään referenssinä, jotta paikannuspiirustusten päivittäminen kiinteistön elinkaaren aikana on helpompaa. Luonteeltaan turvakriittisten tilojen paikannuskuvissa tiloja ei rajata pois, korosteta tai esitetä poikkeavasti. Pohjapiirustuksissa ei saa esittää tilojen käyttötarkoitusta. Huonetiloista esitetään ainoastaan tilatunnus. Paikannuspiirustuksissa esitettävät asiat Taulukossa 1 on esitetty osapuolittain asioita, jotka esitetään paikannuspiirustuksissa. Sovellettaessa tätä ohjetta käytössä oleviin ja pienempiin hankkeisiin, voi esitystarkkuudesta neuvotella huoltokirjavastaavan, kampusmanagerin tai huoltokirjakoordinaattorin kanssa. Tarkemittauksista sovitaan olemassa olevien kohteiden osalta aina erikseen. Taulukko 1. paikannuspiirustuksissa esitettäviä asioita. Suunnittelija Arkkitehti Asemakuva Yksinkertaistettu asema-piirustus, jossa on esitetty mm: - huolto- ja hälytysajo-neuvojen reitit - nurmikkoalueet, pensaat ja puistot - luonnontilaiset alueet - parkkipaikat - alueiden pinta-alat - piha-alueen pinnoitteet ja pintaalat - istutusten nimet sekä puiden ja pensaiden lukumäärä - lumenkasausalueet - ulko-alueiden varusteet, opastetaulut Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 Kerroskuvat Yksinkertaistetut kerros-pohjat, joissa esitetty mm. - huonejaot ja –numerot - väestönsuojat Vesikattokuva Yksinkertaistettu vesikattokuva, jossa on esitetty mm. - katon pinta-alat osaalueittain - kattokaivot mitoitettuna kiinteästä pisteestä etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 Rakennesuunnittelija LVIAsuunnittelija Sähkösuunnittelija 30 / 34 huoltotunnelit ja kanaalit rakennusten välillä Arkkitehdin laatimaan pohjaan lisätään salaojakaivot Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään mm. - lämpö-, vesi- ja viemäriliittymien putket, tonttisulkuventtiilit ja pääsulut rakennuksissa - rakennuksen ulkopuoliset sadevesikaivot, jätevesikaivot, salaojalinjat ja –kaivot korkeustietoineen - pintavesikaivot ja muut kaivot mitoitettuna kiinteästä pisteestä - kaivot ja kaivojen kansien korot Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään: - liittymiskaapelit - muuntamot - pääkaapelit, päänousukeskukset - puhelinkaapelit ja pääristikytkentä - tontin, julkisivujen ja opasteiden valaisimet - kaapeleiden varaputket, vetokaivot yms. johtotiet Arkkitehdin laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään mm. - rakennuksen sisäiset salaojat ja –kaivot - tekniset tilat - kulutusmittarien sijainnit - kaikki LVI-kojeet ja laitteet mm. IV-koneet, pumput, linjasulku-ventiilit, pumppaamot, lämmönsiirtimet, jäähdytyslaitteet, erillispoistot jne. - rakennusautomaatiolaitteet ja alajakokeskukset Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään: - sähkö-, atk- ja puhelinkeskukset - kaikki sähköjärjestelmien päälaitteet Arkkitehdin laatimaa pohjaa käytetään referenssinä mm. - vesikatolla olevat LVIkojeet ja –laitteet mm. huippuimurit, lauhduttimet, erillispuhaltimet - muut tarvittavat laitteet esim. rakennusautomaatioon liittyen Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään: - vesikatolla olevat sähkökojeet ja –laitteet mm. ohjauskeskukset, lämmityskaapelit yms. DWG-muodossa olevista piirustuksista tulostetaan A4- tai A3-paperikokoon sovitetut PDFtulosteet kerroksittain. Piirustuksia laadittaessa tulee varmistua paikannettavien osien riittävästä erottumisesta. Tulosteissa on huomioitava, että paikannettavissa kohteissa ja nimiössä on riittävän suuri fonttikoko. Huoltokirjaan tallennetaan PDF-muotoiset paikannuspiirustukset. DWG-muotoiset paikannuspiirustukset tallennetaan huoltokirjaan .zip-tiedostona. Paikannuspiirustuksissa käytettävät värit Paikannuspiirustuksiin liittyen suositellaan, että kukin tekniikan ala pyritään esittämään samalla päävärillä ja eri tekniikat esitetään omilla tasoilla. Suositus koskee paikannettavan kohteen lisäksi myös sen selitetekstiä. Taulukossa 2 on esitetty käytettävät päävärit ja tasojen nimet. Paikannuspiirustusten kannalta ylimääräiset tasot sammutetaan. DWG-tiedostojen taustavärinä käytetään mustaa. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 31 / 34 Taulukko 2: Suositus paikannuspiirustuksissa käytettävistä pääväreistä. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 32 / 34 LIITE 5 Sivu 1/2 KONEKORTTIEN LAADINTA Huoltokirjakoordinaattori laatii tarvittaessa mallikortit, joilla ohjataan kone- ja laitekorttien oikeaan täyttötapaan. Olemassa olevassa kohteessa konekorttien laadintavastuu on pääsääntöisesti huoltokirjan laatijalla. Taulukossa 1 on esitetty laitteet, joista laaditaan konekortti. Pääsääntönä voidaan pitää, että konekortit laaditaan kaikista laitteista, joihin liittyy kiinteistönhoitoon kuuluvia seuranta-, hoito- ja huoltotoimenpiteitä. Taulukko 1. Laitteet, joista laaditaan konekortti. LVI-LAITTEET SÄHKÖLAITTEET RAKENNUSAUTOMAATIOLAITTEET MUUT ERITYISLAITTEET Lämmönjakokeskukset Lämmityksen erilliset säätöryhmät Ilmanvaihtokoneet ja niihin liittyvät laitteet Erillispoistot Puhaltimet Savunpoistopuhaltimet Kostutusyksiköt Paineenkorotusjärjestelmät Pumppaamot Erotuskaivot esim. BEK, REK Jäähdytysyksiköt Lauhduttimet Vakioilmastointikojeet Kiertoilmakojeet Paineilmakompressorit Muuntamot Kompensointilaitteet Pää- ja jakokeskukset Paloilmoitinkeskukset Kiinteistöön kuuluvat UPS-laitteet Turvavalokeskukset Varavoimakoneet Savunpoistoluukut ja -laukaisukeskukset Rakennusautomaatiovalvomo Alakeskukset Säätölaitteet Sprinklerlaitteet Kaasusammutuslaitteet Konekorttitiedot tulee täyttää mahdollisimman täydellisesti. Konekorttitietojen tarkkuuden lähtökohta on, että tietojen perusteella täytyy olla mahdollista tilata vastaava laite. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 33 / 34 LIITE 5 Sivu 2/2 Konekorttien sisältö on vähimmillään (järjestelmästä riippuen): - laitteen positio sijainti vaikutusalue valmistaja valmistus-/ asennusvuosi tyyppitieto neste- tai ilmamäärä kylmäaine ja kylmäaineen täyttö teho Käytössä olevan kohteen konekorttien laadinnassa kiinteistökierros on laadintatyön kannalta välttämätön. Kiinteistökierroksen aikana tarkastetaan lähtötietojen oikeellisuus ja hankitaan puuttuvat tiedot. Laitetietojen oikeellisuuden tarkastamisessa on huomioitavaa, että mikäli laitetietojen tarkastaminen edellyttää laitteiden avaamista tai pysäyttämistä, on siitä sovittava etukäteen kiinteistönhoidon ja käyttäjien edustajien kanssa. Laitetiedot tarkastetaan siltä osin kuin on mahdollista ilman laitteen purkamista. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi 5.11.2014 34 / 34 LIITE 6 Sivu 1/1 HUOLTOKIRJAMANAGERIN TEHTÄVÄT Huoltokirjamanageroinnin tarkoituksena on varmistaa huoltokirjojen pysyminen ajan tasalla. Huoltokirjamanageri vastaa huoltokirjan käytön opastuksesta ja antaa tarvittaessa koulutusta huoltokirjan käyttöön. Huoltokirjamanagerin tehtävät ovat pääpiirteissään: 1) Huoltokirjan tietosisällön ylläpito ja kehittäminen - yhteystietojen päivittäminen - perustietojen, laitetietojen, palvelukuvausten yms. päivittäminen - eri osapuolten toimittamien asiakirjojen liittäminen - sisällön tarkastukset 2) Käytön tuki, opastus ja koulutus - käyttöoikeuksien tilaaminen ja välittäminen - käytön opastus kohdekäynnin yhteydessä, puhelimitse ja/tai sähköpostitse - käyttöaktiivisuudesta raportointi neljännesvuosittain 3) Erikseen valitun huoltokirjakoordinaattorin ja -laatijan ohjeistus ja valvonta - uuden huoltokirjan vastaanottotarkastuksen raportoiminen tilaajalle 4) Yhteydenpito ja kehittäminen - vuosittainen kohdekäynti - kehittämisehdotusten kerääminen ja raportointi Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n huoltokirjamanageroinnista vastaa Ramboll. Yhteyshenkilöt: Markku Uusitalo puh 010 33 28321 markku.uusitalo@ramboll.fi Johanna Jalas puh 010 33 28847 johanna.jalas@ramboll.fi Huoltokirjojen ylläpitoon ja käyttöön liittyvän palvelupyynnön voi tehdä huoltokirjan kautta käyttämällä huoltokirjan ylläpitopalvelu -linkkiä. Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere PL 310, 33101 Tampere Puhelin 0207 424 010 Y-tunnus 22686373 etunimi.sukunimi@sykoy.fi www.sykoy.fi
© Copyright 2024