Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla
Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Sami Lavikko Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Sisällysluettelo SISÄLLYSLUETTELO...................................................................................................................................................... 1 MIKSI LUKISIT TÄMÄN OPPAAN? ................................................................................................................................ 2 MIKÄ ON OFFICE 365? ................................................................................................................................................ 2 MITEN HYÖDYN OFFICE 365:STÄ? ............................................................................................................................... 3 MINKÄ VERSION VALITSISIN? ..................................................................................................................................... 3 KÄYTTÖÖNOTTO LYHYESTI ......................................................................................................................................... 4 OFFICE 365 PALVELUN TILAAMINEN ........................................................................................................................................ 4 KÄYTÖN ALOITUS................................................................................................................................................................. 6 VANHOJEN POSTIEN JA KONTAKTIEN KOPIOINTI OFFICE 365:EEN ................................................................................................ 11 RYHMÄPOSTILAATIKOT JA POSTILISTAT KÄYTTÖÖN .................................................................................................................... 12 UUDEN KÄYTTÄJÄN LUOMINEN............................................................................................................................................. 13 RYHMÄSIVUSTO ................................................................................................................................................................ 16 JULKISET VERKKOSIVUT ....................................................................................................................................................... 19 LYNC, MIKÄ IHMEEN LYNC? ................................................................................................................................................. 26 ASETUSTEN HIOMISTA JA LISÄÄ OMINAISUUKSIA .....................................................................................................28 MOBIILI SÄHKÖPOSTI JA MOBIILILAITTEIDEN ETÄHALLINTA.......................................................................................................... 28 DOKUMENTTIEN EDITOINTI SELAIMESSA ................................................................................................................................. 29 PALVELUN TILAN MONITOROINTI .......................................................................................................................................... 29 SÄHKÖPOSTIN ARKISTOINTI.................................................................................................................................................. 30 TOIMIALUEIDEN KONFIGUROINTI .......................................................................................................................................... 31 TURVALLISUUS ..........................................................................................................................................................32 VINKKEJÄ ...................................................................................................................................................................33 HUOMIOITAVAA PAKETTIEN VAIHDOSTA ................................................................................................................................. 33 SELKEÄMPI OSOITE WEBMAILILLE .......................................................................................................................................... 33 OFFICE 365 TUNNUKSESI EI OLE MS LIVE ID! ......................................................................................................................... 33 HALUAN LOPETTAA OFFICE 365:SEN KÄYTÖN ......................................................................................................................... 33 VERKKO POIKKI, MITÄ TEEN?................................................................................................................................................ 33 P-PAKETISSA RAJATTU TUKI ................................................................................................................................................. 34 P-PAKETTI ON RAJATTU 50 KÄYTTÄJÄÄN! ............................................................................................................................... 34 MUISTA LUODA TOINEN PÄÄKÄYTTÄJÄ ................................................................................................................................... 34 LOPPUSANAT .............................................................................................................................................................34 ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 1/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Miksi lukisit tämän oppaan? Kuuletko jatkuvaa mutinaa sähköpostilaatikoiden kokorajoituksista? Olisiko taas aika päivittää sähköpostijärjestelmänne rauta ja ohjelmistot? Kaipaatteko yrityksellenne selkeää intranet-palvelua? Haluaisitko helposti ylläpidettävät kotisivut? Perinteisen raudan ja ohjelmistojen ylläpito sekä päivittäminen on työlästä ja kallista. Kustannusten seuraaminen ja kohdentaminen eivät ole yksinkertaisia toimenpiteitä. Perinteisessä mallissa palvelinrauta, palvelinohjelmistot, verkkoinfrastruktuuri sekä niiden tuki ja ylläpitokustannukset muodostavat monimutkaisen sopan. Office 365 on erilainen tapa hoitaa yrityksen toimisto-ohjelmistotarpeet. Palvelu on muokattavissa omalle yrityksellesi sopivaksi ominaisuuksiltaan ja on skaalattavissa yrityksesi tarpeiden mukaan. Palvelun kustannukset kohdistuvat selkeästi yksittäisen käyttäjän käyttämien ominaisuuksien mukaan. Office 365:ttä käyttäessäsi voit kohdistaa osastokohtaiset kustannukset helposti ja tarkasti. Palvelun perusominaisuuksien käyttöönotto on monimutkaisuudeltaan verrattavissa uuden ilmaissähköpostilaatikon ja verkkosivupalvelun käyttöönottoon. Palvelun muokattavuus on kuitenkin kattava ja ominaisuuksien kirjo suuri, joten laajempi kustomointi vaatii syvällisempää tutustumista palveluun. Opas selittää maanläheisesti aiheeseen liittyvät keskeiset käsitteet, hyödyt ja haitat. Oppaan tarkoituksena on myös antaa kuva siitä, minkä kokoinen on Office 365 käyttöönottoprojekti. Turussa 8. Maaliskuuta 2012 Sami Lavikko sami.lavikko@kompozure.com | Puh: 050 394 6588 Mikä on Office 365? Office 365 on pilvipalveluna tarjottava ohjelmistopaketti joka sisältää Microsoft Officesta tuttujen ohjelmistojen selainkäyttöiset versiot. Palvelu tuotetaan 99.9 % saatavuudella. Pakettiin kuuluu edullisimmassa P1-versiossa: Sähköposti (Exchange/Outlook) Pikaviestintä (Lync) Alusta ulkoisten ja sisäisten verkkosivujen tarjoamiseen (Sharepoint) Excel, Word, PowerPoint ja OneNote Web Apps-työkalut. Palvelun käyttöönotto on yksinkertaista, et tarvitse insinöörin papereita ja pääset alkuun lukemalla tämän dokumentin. Office 365 sopii kaiken kokoisille yrityksille, laskutusmalli on selkeä ja pystyt helposti kohdentamaan kustannukset ja käyttäjien tarvitsemat ominaisuudet tarpeittesi mukaan. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 2/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Seuraavissa kappaleissa kerron tarkemmin mitä pakettiin kuuluvat palvelut ovat ja miten niistä otetaan kaikki hyödyt irti. Miten hyödyn Office 365:stä? Office 365 on kätevä tapa luoda tai laajentaa sähköposti- ja yhteistyöympäristö yrityksellesi, poistaen tarpeen omille palvelimille. Tarvitset vain työasemat ja internet-yhteyden. Nykypäivänä kapasiteetin tarve ja palvelininfrastruktuurin vaatimukset ovat kasvaneet huomattavasti. Ulkoistamalla taustaympäristöjesi ylläpitovastuun, ymmärrät paremmin palveluiden todelliset kustannukset ja vältyt monimutkaisen ympäristön ylläpitovastuulta. Office 365 skaalautuu organisaatiosi tarpeisiin. Voit skaalata kapasiteettia tarkasti kulloisenkin käyttötarpeesi mukaan.. Kulujen ennustaminen ja seuraaminen on yksinkertaisempaa perinteiseen infraan verrattuna, et tarvitse suuria investointeja päästäksesi alkuun ja sinun ei tarvitse huolehtia yli- tai alikapasiteetista tai varmistuksista. Et myöskään tarvitse lisätuotteita kuten roskapostisuodattimia, sähköpostin virustorjuntaa tai VPN-ohjelmistoja. Office 365 on yhteensopiva Windows ja Mac Office versioiden kanssa, joten saat sähköpostit käyttöösi myös sekaympäristössä. Palvelu on myös käytettävissä suoraan webin kautta, niin sähköpostin kuin dokumenttienhallinnankin puolella. Office 365:ssä on myös tuki Mail for Exchangelle, joten saat sähköpostit ja kalenterit moderneille mobiililaitteillesi. Kohdeyleisö ja paketit Minkä version valitsisin? Office 365:ttä tarjotaan kolmena eri pakettina joista kaikki ovat kustomoitavissa: Office 365-paketista on tarjolla useampaa versiota. Tämä opas keskittyy näistä yksinkertaisimpaan, Office 365 ammatinharjoittajille ja pienyrityksille (P1). Tämä paketti on tarkoitettu yrityksille jossa on alle 25 käyttäjää (max 50). P1paketin hinta on hieman alhaisempi, ja ominaisuudet hieman rajoitetummat kuin Office 365 keskisuurille ja suurille yrityksille -paketeissa (E1, E2, E3, E4). Office 365 ammatinharjoittajille ja pienyrityksille (P1) Kohdennettu yrityksille joilla ei ole omaa IT-osastoa ja alle 25 työntekijää. Office 365 keskisuurille ja suurille yrityksille (E1, E2, E3, E4) Kohdennettu yrityksille, joilla on oma tai ulkoistettu IT-osasto ja resurssit. E1-paketti tuo P1-paketin lisukkeeksi: Integroituu yrityksen Active Directoryyn Active Directory integraation, eli kyvyn liittää palvelu tarvittaessa. yrityksen Active Directory toimialueeseen jolloin Office 365 oppilaitoksille käyttäjien oikeuksien jako ja todentaminen onnistuu samoilla tunnuksilla kuin muuallakin yrityksen On tarkoitettu oppilaitoksille. verkossa. Verrattavissa Office 365 E3-pakettiin keskisuurille ja suurille yrityksille ja on 24/7 järjestelmätuki pääkäyttäjille. saatavissa vain Microsoftin edustajan tai Laajemmat hallintaominaisuudet. partnerien kautta. Roskapostitorjunnan hallinta. Rajaton sähköpostitila ja arkistointi (lisämaksusta). Paketin kustomointi eli voit tilata käyttäjille lisäominaisuuksia kuten yllämainittua sähköpostitilaa lisämaksusta. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 3/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla SSL-Suojaus, 300 alasivustoa ja laajemmat muokkausominaisuudet Sharepoint sivustolle (1 P1:ssä) Lisenssit AD federation ja Exchange palvelimille joilla olemassa oleva sähköposti ja autentikaatioinfra voidaan liittää O365:een. Office Web Apps ei ole E1-paketissa tarjolla, joten tässä mielessä E1 on P1:stä rajoitetumpi. E2-paketti laajentaa E1:stä seuraavasti: Dokumenttien avaaminen ja kevyt muokkaus selaimella, eli edellä mainittu Office Web Apps. E3-paketti laajentaa E2:sta seuraavasti: Office 365 Professional Plus -työasemapaketti lisensseineen käyttäjille, voit siis asentaa Officepaketin Office 365 käyttäjiesi koneille. Laajemmat Sharepoint ominaisuudet Access tietokantojen, Excel työkirjojen ja Infopath lomakkeiden jakamiseen. E4-paketti laajentaa vielä edellistä seuraavalla: VOIP-ominaisuudet yrityksen puhelinjärjestelmän integroimiseen Office 365:n kanssa. Voit siis suorittaa puheluja suoraan Lync-viestimestä. Käyttöönotto lyhyesti Office 365:n käyttöönotto sujuu melko suoraviivaisesti ja perusominaisuuksien pystyttäminen onnistuu nopeasti. Seuraavassa on kuvattu miten ammatinharjoittaja tai pienyritys voi ottaa tuotteen käyttöönsä. Office 365 palvelun tilaaminen Voit ostaa palvelun luottokortilla office365.fi -sivuston kautta. Luo tunnus palveluun ja maksa luottokortilla. Voit myös tilata kokeilupaketin ensin tutustuaksesi ympäristöön. Kokeilupaketti on voimassa 30 päivää luomishetkestä. Aloittaaksesi, etsi sivulta ”ILMAINEN KOKEILUVERSIO”-linkki: ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 4/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Rekisteröitymiseen tarvitset nimitietosi ja sähköpostiosoitteesi. Joudut rekisteröitymisen yhteydessä myös valitsemaan palvelulle tunnuksen. Laitoin tässä testitapauksessa palvelun tunnukseksi kztest, jolloin palvelu löytyy osoitteesta kztest.onmicrosoft.com. Tämä esimerkkiosoite ei enää ole käytössä. Muista kirjata tässä vaiheessa kirjoittamasi salasana ylös, tarvitset sitä seuraavassa vaiheessa. Vinkki: anna tunnukseksi yrityksesi nimi, kuten Kompozure.onmicrosoft.com. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 5/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Käytön aloitus Heti rekisteröitymisen jälkeen pääset sisäänkirjautumissivulle. Kirjaudu sisään. Nyt pääset tutustumaan ympäristöön. Ensimmäiseksi eteesi tulee palvelun aloitussivu, jossa on pikalinkkejä eri osioihin. Kaikki herkut eivät ole heti käytössä, vaan palveluiden alustamiseen kuluu pari minuuttia: Sivu päivittyy alla olevan näköiseksi kun osioiden alustus on valmiina: ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 6/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Palvelun luojana olet kirjautunut palveluun pääkäyttäjänä, joten sinulla on pääsy kaikkiin ominaisuuksiin ja asetuksiin. Yläpalkin ”Järjestelmänvalvoja”-linkistä pääset muokkaamaan sivuston tärkeimpiä asetuksia, mutta aloitetaan kuitenkin olennaisimmasta, eli sähköpostista. ”Outlook”-otsikon alta pääset aloittamaan sähköpostin käytön harjoittelua. Sinun pitää ensin valita haluamasi käyttökieli ja aikavyöhyke. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 7/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Valinnan jälkeen pääset postilaatikkoosi. Testaa, että sähköpostisi toimii. Lähetin sähköpostin työpostilaatikostani osoitteeseen sami.lavikko@kztest.onmicrosoft.com, joka palvelun avaamisessa tuli määriteltyä. Tämän jälkeen sähköposti tuli bumerangina takaisin: Olin liian kärsimätön. 5 minuuttia ei ihan riittänyt siihen että posti alkoi toimia. Puolisen tuntia alustuksen jälkeen postit alkoivat tässä tapauksessa saapua laatikkoon. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 8/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Office 365 web-sähköposti on tutun näköinen jos on joskus työpöytä-Outlookia käyttänyt tai joutunut tekemisiin tuoreempien Exchange1-selainversioiden kanssa. Viestit ketjuuntuvat automaattisesti ja kansioiden käsittely onnistuu ”klikkaa ja raahaa” -menetelmällä. Myös kalenterinäkymät, yhteystiedot ja tehtävät toimivat melkein kuin työpöytäversiossa. 1 Exchange Server on Microsoftin sähköpostipalvelintuote ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 9/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Työpöytä-Outlookin saat liitettyä Office 365:n sähköposteihin klikkaamalla aloitussivulla ”Määritä nyt”linkkiä. Jos sinulla ei vielä ole paikallista Office-pakettia, voit ostaa sen helposti Office 365 -tilisi yhteyteen navigoimalla: Järjestelmänvalvoja -> Osta Klikkaamalla ”Määritys”-nappulaa koneesi alkaa ladata pakettia joka auttaa asetusten määrittelyssä. Kirjaudu sisään ja seuraa ohjeita ruudulla: ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 10/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Hetken päästä kaikki tarvittava on kohdallaan ja uudelleenkäynnistyksen jälkeen sähköpostit tulevat myös paikalliseen Outlookiin, kunhan syötät salasanasi sitä pyydettäessä. Vanhojen postien ja kontaktien kopiointi Office 365:een Jos vanha postilaatikkosi oli myös liitetty Outlookiin, voit raahata vanhat sähköpostisi, kalenteritietosi ja kontaktisi Office 365-tiliisi suoraan Outlookissa. Mikäli tämä ei onnistu, voit silti saada vanhat kontaktisi ja postisi tilisi alle. Navigoi: Outlook webmail -> Asetukset -> Näytä kaikki asetukset Täältä löydät pari kätevää työkalua: ”Tuo yhteyshenkilöt aiemmin luodusta sähköpostitilistä”-linkistä voit tuoda kontaktit tiliisi CSVtiedostona. Useimmissa sähköpostiohjelmissa on ominaisuus kontaktien viemiseen CSV-muodossa, ja edellisen linkin tuoman dialogin ”ohje”-linkin alta löydät yksityiskohtaiset ohjeet CSV-tiedoston muodostamiseen monille eri palveluille ja ohjelmistoille. ”Yhdistetyt tilit”-linkin alta voit klikata ”Uusi...”. Tämä aloittaa velhon joka opastaa olemassa olevan postilaatikkosi yhdistämisen Office 365-laatikkoosi. Tämä toimii useimmissa tapauksissa niin, että annat palvelulle vanhan sähköpostiosoitteesi ja sen salasanan, jonka jälkeen Office 365 hakee laatikosta kaikki postit uuteen laatikkoosi. Tämä ominaisuus on myös kätevä vaiheessa, jolloin vanhaan laatikkoosi tulee vielä mahdollisesti uutta postia Office 365 käyttöönoton jälkeen. Office 365 siis hakee aina uudet postit tästä laatikosta kunnes olet poistanut sen yhdistetyistä tileistä. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 11/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Koko organisaatiosi siirtämiseen Office 365 –ympäristöön on myös valmiit työkalut. Navigoi ”Järjestelmänvalvoja -> Hallinnan yhteenveto -> Outlook Yleisasetukset -> Sähköpostin siirto -> Uusi”. Täältä aukeaa seuraava dialogi: ”Lisätietoja”-linkin alta löytyy yksityiskohtaiset ohjeet joiden avulla voit siirtää kaikki organisaatiosi käyttäjät Office 365 –ympäristöön kerralla tai vaiheissa. Ryhmäpostilaatikot ja postilistat käyttöön Polku: Aloitus -> Outlook, Asetukset ->Hallinta: Oma organisaatio -> Jakeluryhmät Ryhmien lisäily ja hallinta onnistuu hallintasivujen kautta. Pääsivulla on listaus ryhmistä, ja linkki uusien ryhmien lisäilyyn. Klikkaamalla ”Uusi...”-linkkiä, pääset tekemään uutta ryhmää: ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 12/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Ryhmän luoja tulee automaattisesti ryhmän omistajaksi. Omistajuuden kautta ryhmä tulee hallittavaksi myös ”Ryhmät”-linkin alta omissa Outlook-asetuksissasi. Näin käyttäjät, joilla ei muuten ole hallinnointioikeuksia Office 365 ympäristöön, voivat lisäillä ja poistaa käyttäjiä ryhmästä, sekä muokata muitakin ryhmän tietoja. Jäsenyyden hyväksynnän alta voit määritellä saavatko organisaation jäsenet liittyä listalle vapaasti oman Outlook-hallinnointisivun kautta (Avoin), pitääkö ryhmän omistajan lisätä käyttäjät listalle (Suljettu), vai voiko käyttäjä pyytää omistajalta hyväksynnän listalle liittymiselle (Omistajan hyväksyntä). Täältä voi myös määritellä saavatko käyttäjät itse poistua listalta, vai pitääkö pääkäyttäjän poistaa käyttäjät itse. Jos teet ryhmästä suojausryhmän, voit käyttää ryhmää myös Sharepointin puolella käyttöoikeuksien määrittelyssä; tällöin ryhmä ei luonnollisesti voi olla avoin. Uuden käyttäjän luominen Voit lisätä kollegasi palveluun seuraavasti: Aloitus -> järjestelmänvalvoja -> ja vasemmalta käyttäjät -> uusi -> käyttäjä Tästä alkaa viiden askeleen prosessi: ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 13/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla 1. Käyttäjätietojen määrittely Lisäominaisuuksien alla voit lisäillä tarkempia tietoja kuten tehtävänimikkeen, puhelinnumeroita jne. 2. Käyttöoikeuksien määrittely Seuraavalla sivulla määritellään oikeudet ja sijainti (maa) 3. Tuoteominaisuuksien käyttöoikeudet Ja seuraavassa tuoteominaisuuksien käyttöoikeudet, P-paketissa näiden erittelyllä ei alkuun ole suurempaa merkitystä. Ainoa lisäominaisuus jonka käyttäjille voi hankkia on ”Office Professional Plus” – työpöytäsovelluspaketti. Valitse kaikki vaihtoehdot. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 14/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla 4. Käyttäjätietojen lähetys Viimeisessä askeleessa määritellään sähköpostiosoite, jonne käyttäjän tiedot lähetetään. Kannattaa pitää mielessä se, että uusi postilaatikkosi luotiin vasta muutama minuutti sitten, joten sisääntuleva posti ei ehkä toimi. Voit siis joutua käyttämään tässä vanhaa sähköpostiosoitettasi: Luo -nappulasta käyttäjää aletaan luomaan. Kuten yltä huomaat, lähetin itse optimistina tiedot uuteen sähköpostiosoitteeseeni (joka ei vielä toiminut) ja tiedot katosivat bittiavaruuteen. Onneksi viimeisellä sivulla näkyy käyttäjänimi ja tilapäinen salasana: 5. Tulosten tarkastelu Ja olet luonut uuden käyttäjän! ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 15/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Vinkki: Ei hätää jos salasana katosi tai tuli lähetettyä uuteen postilaatikkoon edellisessä vaiheessa, pääkäyttäjänä pääsee tietysti sen vaihtamaan. Ei kirjauduta tässä vaiheessa kuitenkaan uusilla tunnuksilla sisään, vaan tutkitaan mitä muuta peruskäyttöönottoon kuuluu. Ryhmäsivusto Ryhmäsivusto on paikka dokumenttien jakoon ja muuhunkin yhteisen datan ylläpitoon kuten yhteisille kalentereille. Ryhmäsivustoissa on kattava tuki yrityksen intranet- ja extranet-palveluiden tarjoamiseen ja se on kattavasti muokattavissa. Palvelu käyttää pohjanaan Microsoft Sharepoint -alustaa joka on laajasti käytetty sisällönhallintajärjestelmä. Polku: Ryhmäsivusto ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 16/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Sivustoa voi käyttää dokumenttien ja tiedon jakamiseen, yhteisiin kalentereihin ja moneen, moneen muuhunkin asiaan. Visuaalisen editorin käyttö on verrattavissa Word -tekstinkäsittelyn käyttöön. Kalenterit ovat linkitettävissä suoraan Outlookiin ja saat myös tallennettua dokumentit suoraan Office työkaluista Sharepoint-sivustolle. Webbipohjaiset Microsoft Word, Excel, PowerPoint ja OneNote Web App:t mahdollistavat dokumenttien katselun ja editoinnin suoraan selaimessa. Vinkki: Voit esimerkiksi pitää tekemäsi Powerpoint esityksen suoraan selaimen kautta esim. asiakkaan tiloissa heidän koneellaan. Muokkaus on kohtuullisen suoraviivaista, mutta vaatii pientä klikkailua. Sivut koostuvat tekstistä ja osista, esim. perussivulla oleva otsikko ja sen alla oleva mainosteksti ovat vapaata tekstiä, joita voi muokata klikkaamalla ”sivu -> muokkaa”. Tämän jälkeen tekstiosien muokkaus onnistuu kuten tekstieditorissa. Palaset ovat taas omantyyppistä sisältöään riippuen niiden toiminnosta. Esim. perussivulla (kuvattu edellä) oleva kohta, jossa on muokkaus ja jako-linkit, on osio. Osion saa poistettua muokkaustilassa: klikkaa osaa, valitse yläpalkkiin ilmestyvä ”WWW-osan työkalut”-välilehti, ja klikkaa poista. Kun on muokkaustilassa, sivulle voi taas lisätä osasia ja muokata tekstiä. Lisää -välilehden alta löytyy osia joita sivustolle voi lisätä: Ja ”Lisää WWW-osia” -kohdan alla osia on vielä lisää: Kaikkien WWW-osien läpikäyminen ei ole tämän dokumentin tarkoitus, mutta täältä voit lisätä sivulle tarvitsemiasi WWW-osia eri tarpeiden täyttämiseen. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 17/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Nopealla otsikon muokkauksella, tehtävät -luettelon lisäämisellä ja muutaman WWW-osan (Käyttäjien tehtävät, Viestit, Kalenteri ja tiedostot) lisäämisellä saadaan jo toimiva perus intranet-etusivu: Sivuston toiminnot -> uusi sivusto -linkin alta voit luoda lisää sivustoja päätyöryhmäsivuston alle. Sivustoille voi valita oman kielen ja sivustoille on tarjolla varsin monia malleja, mm: wikikirjasto jonne voi dokumentoida pienellä opettelulla haluttuja asioita (vrt. Wikipedia), sivustoja kokousten organisointia varten, blogisivustoja ja omia sivustoja eri projekteille. Alasivuille ja pääsivullekin voi helposti kutsua firman ulkopuolisia käyttäjiä. Navigoimalla Sivuston toiminnot -> Jaa sivusto, aukeaa seuraavanlainen ikkuna: ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 18/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Käyttäjät saavat postiinsa viestin ja linkin, josta pääsee jaetulle sivustolle. Käyttäjällä pitää olla Windows Live Hotmail -tunnus tai Microsoft Online Services ID. Kirjautumissivulla on ohjeet tarvittavan ilmaisen tunnuksen tekoon jos käyttäjällä ei sellaista jo ole. Vierailijat pääsevät selailemaan sivuston sisältöä ja jäsenet voivat myös muokata sivuja. Tämä on varsin näpsäkkä tapa jakaa informaatiota ja tiedostoja asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa. Julkiset verkkosivut Polku: Järjestelmänvalvoja -> Muokkaa verkkosivustoa Jokainen organisaatio tarvitsee nykyään julkiset verkkosivut eli tuttavallisemmin kotisivut. Office 365 verkkosivut pyörivät saman Sharepoint -palvelun päällä kuin Intranet-sivutkin. Seuraavassa ohjeet, miten saat kotisivut käyttöösi. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 19/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Klikkaa esimerkiksi ”Tietoja meistä”-linkkiä niin pääset muokkaamaan sivun sisältöä. Vaihdetaan ensin sivujen värit, tyyli ja teema vähän pirteämmäksi: Otetaan värimaailmaksi ”Meri” värivalikosta. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 20/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Alempana valikossa on esim. Tyyli ”Minimalistinen, häivytys taustaan”. Ja teemaksi ”Mainostus ja markkinointi: Kaksi henkilöä vaihtamassa käyntikortteja”. Tähän saa valittua myös oman korostuskuvan ”Lataa kuva palvelimeen...”-linkistä. Oman yrityksesi logon saaminen sivuille menee seuraavasti: klikkaa sivun otsikkotekstiä ja saat eteesi valikon: ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 21/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Täältä saa muutettua otsikon tekstiä ja iskulausetta. ”Logo”-välisivun alta saat ladattua logosi sivuille: ”Lataa kuvia palvelimeen”-linkin alta aukeaa normaali tiedostonvalinta josta voit lisätä firmasi logon sivuille. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 22/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Tämä nopea lopputulos, mutta logo näyttää rumalta sinisellä taustalla. Muutetaanpa värimaailma hieman vaaleammaksi: Sivuston värimallin muokkausvalikosta saa vaihdettua sivuston värejä. Muutokset näkyvät heti ikkunan takana sivustolla, joten muokatessa ei tarvitse siirtyillä jatkuvasti tarkastelemaan lopputulosta. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 23/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Sivuston alueita voi muokata suoraan kuten käyttäisi tekstieditoria: Jos vaihdat sivua, palvelu kysyy haluatko tallentaa muutokset. Muutokset päivittyvät julkisesti näkyville vasta kun olet tallentanut ne. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 24/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Myös kuvien, karttojen ja yhteyslomakkeiden, sekä muutaman muun lisäominaisuuden lisäys onnistuu Lisää -valikon alta. Esimerkiksi ”Ota meihin yhteyttä”-sivulle saa yhteydenottolomakkeen seuraavasti. Valitse sopiva kohta sivusta johon haluat lomakkeen, ja klikkaa ”Ota meihin yhteyttä”-painiketta ”Lisää”valikon alta: Saat eteesi seuraavan valikon: Kirjoita siihen sähköpostiosoite tai -osoitteet johon haluat yhteydenottojen verkkosivustolta ohjautuvan ja lomake on valmis. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 25/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Kun olet muokkaillut sivut kuntoon, voitkin katsoa työsi lopputulosta omasta julkisesta internetosoitteestasi (tässä esimerkissä: http://kztest.sharepoint.com). Yllä olevassa esimerkissä vein siis sivustolle logon, vaihdoin värityyliä ja otsikoita, sekä kopioin tekstiä suoraan sivueditoriin Kompozuren verkkosivuilta. Tekemiseen kului aikaa noin viisitoista minuuttia. Lync, mikä ihmeen Lync? Lync on uusi nimi Microsoftin Office Communicator -tuotteelle. Lync on siis Microsoftin pikaviestin yritysympäristöön. Tämä on verrattavissa mm. Skypeen, Google Chattiin, AOL Instant Messengeriin ja MSN Messengeriin. Yksinkertaisimmillaan Lync tulee käyttöön kun olet Office 365 web-sähköpostissa, josta voi lähetellä ja vastaanottaa yksinkertaisia pikaviestejä kavereillesi. Lyncillä on helppo lähettää pikaviestejä kollegoille, suorittaa ääni- ja videopuheluita sekä lähettää tiedostoja. Lync integroituu suoraan Outlookiin, joten voit aloittaa puhelun tai keskustelun suoraan kontaktia klikkailemalla. Näet myös heidän statuksensa suoraan Outlookista. Lyncin avulla voit myös pitää esityksiä ja jakaa sovelluksia kollegoiden kanssa sekä pitää ryhmäkeskusteluja niin oman firmasi sisällä kuin niiden asiakkaittesi kanssa, joilla Lync on myös käytössä. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 26/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Office 365 aloitussivulla on linkki, jossa lukee ”Asenna Lync 2010”, tästä pääset sivulle josta saat valita kielen ja version (riippuen koneesi tyypistä). Klikkaa Asenna, ja koneesi alkaa ladata Lync-asennuspakettia. Kun tiedosto on latautunut, avaa se ja klikkaa muutaman kerran ”Asenna”/”Seuraava”-nappuloita. Lopussa ”Sulje”-nappulan painamisen jälkeen Lync avautuu; kirjaudu sisään tunnus@firma.onmicrosoft.com osoitteellasi. Itselläni kirjautuminen ei heti toiminut, vaan yrityksen jälkeen tuli ilmoitus, että pitää asentaa lisää tavaraa jotta homma toimisi. Painoin OK ja koneeni alkoi ladata msoidcli.msi -pakettia. Tämäkin meni kohdalleen muutamalla ”next”-klikkauksella, paketti oli Microsoft Online Services Sign-in Assistant. Lync-ohjelmaa ei tarvinnut tämän asennuksen ajaksi sammuttaa, vaan se pyöri iloisesti taustalla ja osasi ottaa uuden paketin lennosta käyttöön. Kun tämän jälkeen koettaa kirjautua sisään, tulee uusi kirjautumissivu, jossa pyydetään käyttäjänimeä. Tähän pitää laittaa sama käyttäjänimi uudelleen kuin aikaisempaankin kenttään ja salasanaksi luonnollisesti oma Office 365 salasanasi. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 27/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Kun pääset kirjautumaan, näkyvät ohjelmassasi kontaktilistassasi olevat käyttäjät ja voit lähetellä heille pikaviestejä, soitella internet-puheluita, videopuheluita ja esim. jakaa tietokoneesi ruudun toisen käyttäjän kanssa. Lync ei ole ihan yhtä joustava kuin esim. Skype välityspalvelinten ja palomuurien kanssa. Jos verkkoliikennöintiä on työpaikassasi rajoitettu, ota yhteyttä verkkopuolen kaveriin, joka voi avata tarvittavat portit Lyncin käyttöön. Alla taulukko Lyncin tarpeista: Portti Protokolla Suunta Käyttö 443 STUN/TCP Ulos Audio, video, sovelluksen jako 443 PSOM/TLS Ulos Datan jako 3478 STUN/UDP Ulos Audio ja video 50000 - 59999 RTP/UDP Ulos Audio ja video Asetusten hiomista ja lisää ominaisuuksia Mobiili sähköposti ja mobiililaitteiden etähallinta Polku: Aloitus -> Outlook asetukset -> Puhelin Mobiilin sähköpostin, kontaktien ja kalenterin synkkaus on suoraviivainen toimenpide kaikilla moderneilla älypuhelimilla. Niin Windows Phone, Iphone, Symbian ja Android puhelimissakin ohjattu määritystoiminto hoitaa koko homman ja Office 365:n kotisivulla on hyvät lisäohjeet eri puhelintyypeille. Office 365:n aloitussivulla on linkki ”Sähköpostin määrittäminen matkapuhelimissa” josta löytyy yksinkertaiset ohjeet monille erityyppisille puhelimille. Kun puhelin on yhdistetty Office 365 Exchangeen, voit etähallita sitä Outlook webistä eli verkkosähköpostistasi. Voit muun muassa lähettää tekstiviestejä suoraan Outlookin kautta niin, että ne lähtevät omasta puhelimestasi. Office 365- sähköpostin asetustesi alta näet aktiiviset luurisi. Varo kuitenkin, täältä voi myös etätyhjentää puhelimesi jos olet kadottanut sen. Järjestelmänvalvojana voit asettaa käyttösääntöjä erityyppisille laitteille sallien tai estäen käytön tai määrittäen niille oletuskaranteenin. Oletuskaranteeni tarkoittaa sitä, että kaikki uudet laitteet jotka yrittävät yhteyttä ympäristöösi vaativat hyväksyntäsi hallintapaneelissa. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 28/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Voit myös määrittää yksityiskohtaisia laitekäytäntöjä joissa vaaditaan yhdistetyille laitteille salasanan asetus, synkronointirajoituksia tai muita rajoituksia kuten tekstiviestien, kameran, langattoman verkon (WiFi), infrapunan, bluetoothin, siirrettävien tallennusvälineiden ja internet-yhteyden jakamisen eston. Polku: Järjestelmänvalvoja -> Hallinnan yhteenveto -> Yleisasetukset -> Puhelin ja äänitoiminnot Voit myös kokonaan estää tietyn tyyppisten laitteiden liittämisen Office 365 –ympäristöösi. Dokumenttien editointi selaimessa Polku: Ryhmäsivusto -> Tiedostot Sharepoint -ryhmäsivustossa voi muokata ja luoda dokumentteja webbiselaimessa. Klikkaa ”Tiedostot”kohtaa työryhmäsivustolla ja pääset kohtaan jossa voi luoda uusia dokumentteja Office Web Appssovelluksella. Ensin sivusto pyytää nimen dokumentille, minkä jälkeen tekstieditori aukeaa. Työkalut ovat varsin läheisesti uusimpien vastaavien työpöytäsovellusten kaltaisia: Palvelun tilan monitorointi Polku: Järjestelmänvalvoja ->Palvelun kunto Palvelun tilan tarkasteluun on hallintasivustossa ”Palvelun kunto”-linkki, josta voi tarkastaa ovatko kaikki palvelusi kunnossa: ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 29/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Yllä olevassa esimerkissä näkyy, että Sharepoint Online -palvelussa on ollut jokin tilanne päällä ja ” nappulaa klikkaamalla näet tarkempia tietoja tapahtumasta. ”- Sivustolle tulee aina jälkiraportti katkoksista ja ongelmista. Raporttiin on kirjattu tarkat ajat ongelman kestosta, ongelman vaikutukset ja syyt. Voit myös tilata palvelun tilan tiedot RSS-syötteenä esimerkiksi Outlookin syötelukijaan. Sähköpostin arkistointi Polku: Käyttäjät -> Käyttäjän nimi -> Lisää -> Muokkaa postilaatikon asetuksia Arkistoinnin avulla voit kasvattaa käyttäjän postin säilytystilaa 100 gigatavulla, voit siis säilyttää yhteensä 125 gigaa postia Office 365-ympäristössäsi. Useimmille tämä riittää pitkälle eikä käyttäjän tarvitse huolehtia työasemilla säilytettävistä paikallisista Outlookin arkistotiedostoista. Arkisto on käytettävissä ja etsittävissä niin Outlook -työasemaversiosta kuin Office 365:n webbimailistakin. Navigoidessasi ”Käyttäjät -> Käyttäjän nimi -> Lisää -> Muokkaa postilaatikon asetuksia”, käyttöliittymän kieli muuttuu englanniksi ja sivulla on tarjolla monta postilaatikon hienosäätöasetusta. Arkistoinnin käyttöönotto on ”Mailbox Features”-otsikon alla nimellä ”Archive”. Valitsemalla ominaisuuden ja klikkaamalla ”Enable” sekä ”Save” seuraavasta valikosta ominaisuus tulee käyttöön. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 30/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Arkiston luontiin menee hetki; muutaman minuutin päästä käyttäjäsi yhteyteen ilmestyy uusi postilaatikko, jonka nimi on Archive. Pääpostilaatikkosi täyttyessä tai halutessasi siirtää vähemmän akuuttia dataa pois tieltä nopeuttaaksesi hakuja ja selventääksesi postilaatikkosi sisältöä, voit siirtää posteja ja kansioita arkistolaatikkoosi. Toimialueiden konfigurointi Toimialue on yrityksesi verkkotunnus?, Kompozuren tapauksessa kompozure.com. Rekisteröityessä Office 365-palveluun sen osoitteeksi tulee alussa määrittelemäsi xxx.sharepoint.com (esimerkissä kompozure.sharepoint.com). Tämä riittää hyvin testailuun ja palvelun alustamiseen, mutta siirtyessäsi käyttämään Office 365:ttä tuotannossa on hyvä saada postit ja sivustot toimimaan suoraan yrityksesi toimialueeseen viittaamalla. Näiden asetusten kohdalleen saamiseen käyttäjässä pitää olla jo jonkin verran nörtin vikaa ja pääsy oman firman toimialueen DNS-palvelimen asetuksiin. Jos aihe ei kuulosta tutulta, kannattaa harkita avun hankkimista ja ohittaa tämä kappale. Voit lisätä yrityksesi toimialueen palveluun Toimialueet -> lisää toimialue -linkin kautta. Kirjoita haluttu domainnimi sivun kenttään, meidän tapauksessamme ”kompozure.com”, ja klikkaa ”Tarkista toimialue”. Jos tiedot näyttävät oikeilta, etenemällä seuraavalle sivulle voit valita tavan, jolla todistat Microsoftille sen, että domain on todellakin hallussasi. Todentamisen tapoja on kaksi; uuden TXT-tietueen lisääminen nykyiseen DNS palveluusi tai uuden MX-tietueen lisääminen. Nimipalveluyritykset tarjoavat erinäköisiä käyttöliittymiä tätä toimenpidettä varten, mutta yleensä uuden kentän lisääminen ei ole kovin hankala homma. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 31/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Tietueen lisäämisen jälkeen Office365:lla menee 15 minuutista 72 tuntiin tarkistaa toimialueesi oikeus. Tarkistuksen mentyä läpi toimialue tulee toimialueet -listalle ja pääset kurkkimaan sen ominaisuuksia ja asetuksia. Yksinkertaisin tapa saada domain toimimaan tämän vaiheen jälkeen on asettaa sen DNS-palvelimiksi Microsoftin sivuilla ehdottamat palvelimet Tällöin saat suoraan oikeat asetukset domainillesi Office 365:ttä varten. Huomioi tätä tehdessäsi, että jos domainisi on jo jonkinlaisessa käytössä, sinun pitää kopioida tarvittavat tietueet Office 365 DNS-asetuksiin. Onneksi domainia ei ole pakko lisätä palveluun heti vaan voit käyttää sitä palvelunnimi.onmicrosoft.com -osoitteella ja valmistella asiat kuntoon ennen isoa hyppyä. Office 365:n DNS-palvelu ei välttämättä ole kovin näppärä käyttää, joten jos tarvitset monipuolisempia ominaisuuksia tietueittesi hallintaan, voit käyttää muidenkin DNS-palveluja. Turvallisuus Helppo ja turvallinen pääsy dokumentteihin ja sähköpostiin niin toimistolla kuin liikkeessäkin on tärkeää nykypäivän työympäristössä. Monessa tapauksessa tämän mahdollistaminen on hankalaa ja kallista. Tietoturvaa pitäisi myös ylläpitää ja se vaatii aikaa ja rahaa. Usein myös tiedon fyysinen turvaaminen jätetään varsin pienelle huomiolle. Office 365:n kanssa tietoturvallisuuden ylläpito tulee paketin mukana. Luonnollisesti käyttäjätunnusten ylläpito ja järkevä käyttö jää silti oman organisaatiosi vastuulle. Ympäristö Microsoftilla on pitkä kokemus turvallisten palveluiden tuottamisessa. Office 365-ympäristöä pyörittää Microsoftin Global Foundation Service (GFS)-yksikkö. GFS:n infrastuktuuri auditoidaan säännöllisesti kolmansien osapuolien tahoilta. GFS:llä on ISO 27001 ja EU Safe Harbor-sertifikaatit ja onnistuneesti suoritettu SAS 70 Type II audit. Palvelinsalit on rakennettu turvaamaan data niin luonnonkatastrofeilta kuin luvattomalta pääsyltäkin. Data Office 365:ssa säilytettävä data on normaalisti jaettu useammille palvelimille ja tallennuslaitteille vikasietoisuuden ja tehon takaamiseksi. Samoilla laitteilla saattaa olla myös toisten asiakkaiden dataa, mutta pääsy tietoon on loogisesti erotettu asiakkaiden välillä erityisen Active Directory-ratkaisun avulla. Jos samojen laitteiden jakaminen ei sovi organisaatiollesi on myös dedikoidun ympäristön vuokraaminen mahdollista. Autentikointi Autentikointivaihtoehtoja on kaksi. Voit käyttää Microsoft Online ID:tä tai Federoitua ID:tä. Online ID:n tapauksessa käyttäjä luo itselleen Microsoft Online Services-tunnuksen Office 365:ttä varten. Tätä tunnusta käytetään kaikkiin Office 365 -palveluihin kirjautuessa; yhden tunnuksen käyttäminen helpottaa turvallisempien salasanojen käyttöä. Federoitu ID on malli, jossa käytetään integraatiota organisaatiosi omaan Active Directoryyn (ADFS), jos sellainen on olemassa. Tällöin voit käyttää samoja tunnuksia kuin normaalistikin työpaikkasi koneeseen kirjautuessa. Integraatio mahdollistaa myös älykortti- ja biometrisen tunnistautumisen. P-paketissa ADFS-tukea ei ole. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 32/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla Salaus ja muu turva Riippumatta tunnistautumistavasta palvelut on salattu 128-bittisellä SSL/TLS-salauksella, joten liikenne palveluun ja sieltä on turvattu. Lisäturvaoptioina ovat myös S/MIME julkisen avaimen enkryptio ja sähköiset allekirjoitukset sekä muita ominaisuuksia. Turvallisuutta lisää myös Microsoftin Forefront Online Protection for Exchange, joka suojaa sähköpostit ja jaetut tiedostot viruksilta sekä roskapostilta. Suojauksen ylläpidon hoitaa Microsoft, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä. Vinkkejä Huomioitavaa pakettien vaihdosta P1-tasolta siirtyminen E-tasolle eli pikkupaketista huomattavasti muokattavampaan Enterprise-versioon ei onnistu nappia painamalla vaan vaatii migraatioprosessin. Tämä kannattaa pitää mielessä ympäristöä pystyttäessä ja miettiä olisiko lähitulevaisuudessa tarvetta laajemmalle valikoimalle ominaisuuksia. Selkeämpi osoite webmailille Vaikka portal.microsoftonline.com osoite, joka toimii Office365:n osoitteena ja on varsin yksinkertainen muistaa, se ei tuo käyttäjää suoraan Outlook-palveluun. Outlook-palvelua varten Office365 luo ”amsprodXXXX.outlook.com”-osoitteen joka on vaikeampi muistaa. Voit luoda helpon ja suoran webmail.firma.fi -osoitteen lisäämällä CNAME-tietueen DNS-palveluun, joka osoittaa amsprodxxxx.outlook.com-osoitteeseen. Oikean korvauksen xxxx:lle saat katsomalla osoitepalkkia mentyäsi webbimailiin portal-sivun kautta. Office 365 tunnuksesi ei ole MS Live ID! Tämä on melko hämäävää: et saa liitettyä O365-tunnustasi Live ID:hen niin, että voisit käyttää samaa Office 365-tunnustasi myös muissa Microsoftin palveluissa. Login -ruutu on varsin vastaavanlainen kuin muihin MS-palveluihin kirjautuessa, joten pidä silmät auki ettet turhaan koita näpytellä itseäsi palveluihin väärillä tunnuksilla. Haluan lopettaa Office 365:sen käytön Jos päätät lopettaa palvelun käyttämisen, ovat tietosi haettavissa palvelusta vielä 90 päivää palvelun lopettamisen jälkeen. Verkko poikki, mitä teen? Jep, postisi ovat pilvessä etkä pääse niihin käsiksi ilman internet-yhteyttä. Jos koneessasi on paikallinen Outlook-asennus, onnistuu postien lukeminen ja uusien kirjoittaminen lähetysjonoon silti. Matkapuhelimestasi voit tietysti tarkastella ja lähetellä posteja myös työpaikan verkkokatkojen aikana. ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 33/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012 Toimistotyökalut pilveen - Office 365 käytännön tasolla P-Paketissa rajattu tuki Ammatinharjoittajille ja pienyrityksille suunnattuun (P1)-pakettiin ei kuulu puhelin- tai muutakaan virallista tukea. Apua saa office365.com-sivuston foorumeiden kautta. Apua voi pyytää yrityksiltä, jotka ovat erikoistuneet ymmärtämään Office 365:sen sielunelämän. P-Paketti on rajattu 50 käyttäjään! Jos yrityksesi koko on lähellä tätä rajaa, kannattaa harkita suoraan E-paketteja, joissa käyttäjämääriä ei ole rajattu. Muista luoda toinen pääkäyttäjä Polku: Järjestelmänvalvoja -> firman nimi vasemmassa yläkulmassa -> Muokkaa Useampi pääkäyttäjä palvelussa on erityisen kätevä siinä tapauksessa, että jonkun pääkäyttäjäsi salasana katoaa tai tunnus menee lukkoon. Tässä tapauksessa toinen pääkäyttäjä voi helposti resetoida salasanan. Jos palvelussa on vain yksi pääkäyttäjä pitää salasanan palauttaminen hoitaa Microsoftin tuen kanssa ja tähän voi kulua aikaa. Siltä varalta, että tarve resetoida pääkäyttäjän salasana Microsoftin tuen kanssa tulee eteen, kannattaa varmistaa, että yrityksen yhteystiedot ovat a Office 365-ympäristössä. Microsoft käyttää näitä tietoja henkilöllisyytesi varmistamiseen. Loppusanat Kävimme dokumentissa läpi Office 365 palvelun perusominaisuudet ja askeleet niiden käyttöönottoon. Toivon että sait kuvan siitä mitä paketti sisältää ja pintapuolisen kuvan siitä mitkä Office 365:n hyödyt ja käyttöönoton askeleet ovat. Jos et jo luonut yrityksellesi proof-of-concept ympäristöä käyttöönotosta, tee se nyt! Ole minuun yhteydessä jos sinulla on kommentteja tai parannusehdotuksia: Sami Lavikko, sami.lavikko@kompozure.com, +358 50 394 6588 Kompozure Oy on Microsoftin pilvipalveluihin (Azure, Office 365) ja Windows Phone ratkaisuihin erikoistunut asiantuntijayritys, joka auttaa organisaatioita tehostamaan omaa toimintaansa. Seuraa blogiamme osoitteessa: http://blogi.kompozure.com/ ©2012 Kompozure Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 34/34 kompozure.com Versio 1.0 – 8.3.2012
© Copyright 2024