1. No category

27/09/2011
.
HYVÄT KÄYTÄNTEET TYÖPAIKOILLA
Keskiviikkona 28.9.2011 kello 12.00-17.00
Oppimiskeskus Fellmanniassa
Miten henkilöstön näkemys ja
osaaminen saadaan
työyhteisöissä käyttöön?
12.00-12.30
SEMINAARIN ALOITUS JA OHJELMAN ESITTELY AUDITORIOSSA
12.30- 13.00
Työkaluja kvalitatiivisten ongelmien ratkaisuun
Kouluttaja:
Marja-Leena Savonen,
Lahden ammattikorkeakoulu
Lehtori, MQ, DI
ILMOITTAUTUMINEN JA KAHVI
TEKES:n edustaja, Tietopankista työvälineeksi II-projektin projektipäällikkö
Tietopankista työvälineeksi - Kehittäjän tieto- ja menetelmäpankin esittelijä
Siirtyminen työpajoihin
15 minuuttia Millaisia hyviä työyhteisön toiminnan kehittämistapoja on olemassa? Miten
ne saadaan käyttöön?
13.15-14. 45
30 minuuttia
15.15-16. 45
16.45 -18.00
Työpaja A (1.kerta) Työpaja B (1.kerta)
Työpaja C (1.kerta)
HenkilöstöHenkilöstön
Laadunhallinta
johtaminen
osaamisen
Vetäjä
ja esimiestyö
käyttöönsaaminen
Pekka Lavikainen
Vetäjä
Vetäjä
Päivikki Lahtinen Marja-Leena Savonen
Työpaja D (1.kerta)
Projektinhallinta
Vetäjä
Pasi Laine
Siirtyminen toiseen työpajaan, kahvia ja hedelmiä saatavilla
aulassa
Työpaja A (2.kerta) Työpaja B (2.kerta)
Työpaja C (2.kerta)
HenkilöstöHenkilöstön
Laadunhallinta
johtaminen
osaamisen
Vetäjä
ja esimiestyö
käyttöönsaaminen
Pekka Lavikainen
Vetäjä
Vetäjä
Päivikki Lahtinen Marja-Leena Savonen
Työpaja D (2.kerta)
Projektinhallinta
Vetäjä
Pasi Laine
Cocktail – tilaisuus ja verkostoituminen
1
27/09/2011
TYÖKALUJA ONGELMIEN YHTEISTOIMINNALLISEEN
RATKAISUUN
PDCA-YMPYRÄ
ONGELMANRATKAISUN APUNA
ACT
Vakiinnuta uusi
toimintatapa
Tee ohje
CHECK
Tarkista menettelyt
Tarkista tulokset,
ovatko tavoitteiden
mukaisia?
1. Ryhmittely
2. Kalanruoto
PLAN
Analysoi
Tee toimintasuunnitelma
•Aseta tavoitteet ja mittarit
•Mieti menettelyt
•Osoita resurssit
•Varmista osaaminen
3. Vaikutuskaavio
DO
4. Puukaavio
Kouluta tarvittaessa
Toteuta toimintasuunnitelma
5. Päättelykaavio
6. Matriisikaavio
MQ
2
27/09/2011
TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN
kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä
TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN
kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä
•Käy tä ry hmittelytekniikkaa, jotta saat osallistettua
henkilöstöä, saat heidän osaamisensa käy ttöön, sekä
muodostat kokonaiskuv an aiheesta.
ANALYYSI
ANALYYSIVAIHE
•Kokoa ry hmittely n tulokset kalanruodoksi ja tarkista,
että kaikki oleellinen on otettu huomioon.
•Käy tä v aikutuskaaviota, jotta löy dät aiheeseen
v aikuttav an tärkeimmän tekijän sekä pullonkaulan, jossa
ongelmat tukev at näky v äksi.
TOIMINTASUUNNITELMA
TOIMINTASUUNNITELMAN
LAADINTAVAIHE
TOTEUTUS
TOTEUTUSVAIHE
•Valitse analy y siv aiheessa löy tämäsi tärkein tekijä.
•Käy tä puukaav iota suunnitellaksesi, kuinka
tärkeimpään tekijään liitty v ät asiat pullonkaulaan
peilaten saadaan kuntoon.
•Käy tä päättely kaav iota löytääksesi suunnitelmaasi
liitty v ät riskit.
•Pohdi, kuinka v oit ennalta ehkäistä riskitilanteet,
ja mitkä ov at v aihtoehtoiset toimintamallit.
•Käy tä matriisikaav iota v astuuttaaksesi tekemiset ja
tehdäksesi ne näky v iksi.
•Määrittele mittarit ja aseta niiden av ulla toiminnalle
tulostav oitteet.
•Laadi aikataulu ja arv ioi kustannukset.
•Tee toimintasuunnitelma
•Toteuta toimintasuunnitelmasi.
ARVIOINTI
JOHTOPÄÄTÖKSET
ARVIOINTIVAIHE
JOHTOPÄÄTÖKSET
•Tarkista ja arv ioi toimintatav at ja saadut tulokset.
•Ov atko tulokset tav oitteiden mukaiset?
•Onko ongelma ratkennut?
•Mitä tehdään seuraav aksi?
3
27/09/2011
PÄÄOTSIKOT
RYHMÄ
RYHMITTELY
PÄÄOTSIKOT
RYHMÄ
RYHMITTELY
LAPUT
LAPUT
Tavoitteena on hahmottaa kokonaiskuva tilanteesta, kun
osallistujilla on paljon erilaisia käsityksiä ja eroavia
mielipiteitä aiheesta.
Ryhmittely on luonteeltaan luova prosessi, jossa
yhteisymmärrys saavutetaan pikemminkin asioiden
järjestelyn kuin suoran keskustelun avulla.
1.
Kootaan ryhmä (4 - 6 ihmistä, erilainen kokemustausta)
2.
Muotoillaan neutraali, ymmärrettävä aihe. Esimerkiksi:
Mitä asioita liittyy tarkasteltavaan ilmiöön?
Mitkä tekijät vaikuttavat tarkasteltavaan ilmiöön?
3.
Jokainen ryhmän jäsen kirjoittaa lapuille tussilla HILJAISUUDESSA
niin monta asiaa/tekijää kuin vain mieleen tulee. (n.15 -20 minuuttia)
Huom!
JOKAINEN LAPPU SISÄLTÄÄ VAIN YHDEN ASIAN TAI TEKIJÄN!
ÄLÄ KÄYTÄ VAIN YHDEN SANAN ILMAISUJA,
KÄYTÄ MIELUITEN 3-7 SANAA.
4.
Ryhmän jäsenet kiinnittävät lappunsa seinälle. Lappujen järjestyksellä ei
ole vielä tässä vaiheessa väliä. Jos sama tekijä on mainittu useassa
lapussa, ottakaa ylimääräiset laput pois seinältä.
5.
Ryhmän jäsenet järjestävät toisiinsa liittyvät tekijät ryhmiin
HILJAISUUDESSA.
Tavoitteena on saada aikaiseksi useita pieniä lappuryhmiä, esim. 6-10 kpl.
Jos ryhmän jäsenet ovat eri mieltä, saa lappuja siirtää,
mutta ei saa puhua.
Ryhmittely on valmis, kun yksikään lappu ei enää siirry.
• Ryhmällä on vaikeuksia käsitellä aihetta erilaisten
näkökulmien tai mielipiteiden vuoksi. Ryhmän on vaikeaa
6.
Ryhmä luo pääotsikot ryhmille. SAA PUHUA! Pääotsikko on lyhyt, mutta
kiteyttää osakokonaisuuksien sisällön, sen oltava ymmärrettävä yksinkin.
erottaa toisistaan syyt ja seuraukset. Työskentely ei etene.
7.
Ryhmä arvioi ryhmittelynsä tuotosta piirtämällä siitä fläppipaperille
kalanruotokaavion.
Käyttö on suositeltavaa tilanteissa, joissa:
• Kaaos vallitsee, koska on niin paljon erilaisia tekijöitä
vaikuttamassa tarkasteltavaan aiheeseen.
• Ryhmän on luotava yhteinen näkemys ja kokonaiskuva
aiheesta sekä laajennettava omaa ymmärrystä.
4
27/09/2011
RYHMITTELYSTÄ KALANRUODOKSI
ESIMERKKI RYHMITTELYSTÄ
Katso allaolevaa kuviota
Mitä asioita liittyy
materiaalin kulkuun?
Yhteistyö ulkoisten
toimittajien kanssa
Sisäisen tilauksen
laadinta
Tarvitaan luotettavia
hintakilpailukykyisiä
toimittajia
Kuka päättää/
hyväksyy tilauksen
Toimitussopimusten
kaupallisten asioiden
laadinta
Miten
toimitusta valvotaan
Materiaalimäärittelyn
(spesifikaation)
on oltava sopiva
käyttötarkoitukseen
Materiaalia tilaa
- työpiste
- paikallinen
varasto
Miten tehdään
käyttäjälle helpoksi
tilata materiaalia
selvittää toimitusaika
Materiaalin
toimitus
Työmaan
toiminnot
Miten
myöhästymistilanteissa toimitaan
Materiaalin
vastaanotto ja
tarkistus
Saako toimittaa
puutteellista
materiaalia
Työn suoritus,
materiaalin käyttö
ja asennus
Miten
hoidetaan
normaalitoimitukset
Miten hoidetaan
materiaalin
palautukset
Erikoistilanteille
tarvitaan oma
menettely
Miten
noutohyllyä
täydennetään
•Kalanruodon piirtäminen ohjaa ryhmän jäsenet
tarkastelemaan ryhmittelyn tuotosta ja keskustelemaan siitä.
Mikä on
toimitusaika
Materiaalilaskujen
tarkastus ja maksu
Materiaalitoiminnan
suunnittelu ja ohjaus
Tarvitaan
materiaaliprosessin
kuvaus
Materiaalitoimintojen
ohjaamista ja
kehittämistä varten
tarvitaan mittarit
Materiaalitarpeen
ennustaminen
Varastojen
ylläpito
Rakentamistarpeen
suunnittelu
Mitä materiaaleja
varastoidaan ja
missä
Rakentamistöiden
suunnittelu
Kuka hoitaa
työalueella
varastokirjanpidon
Miten
materiaaliprosessia
mitataan
Miten hoidetaan
tietojärjestelmien
tietojen ylläpito
Mikä on
palvelutasotavoite
Työn suunnittelu ja
siihen liittyvän
materiaalitarpeen
määrittely
Kuka omistaa
materiaaliprosessin
Tarkasteltava
ilmiö tai
ongelma
Mitkä ovat kiertonopeustavoitteet eri
materiaaleille
•Kalanruoto helpottaa kokonaiskuvan visualisointia ja
viestimistä myös muille.
•Kalanruoto ohjaa ryhmän jäseniä ajattelemaan loogisesti ja
ymmärtämään syyt ja seuraukset.
•Kalanruoto näyttää parhaimmillaan kaikki ne tekijät, jotka
vaikuttavat tarkasteltavaan asiaan/ongelmaan.
Huom:
Lopputulokseen on usein vaikuttamassa lukuisia eri tekijöitä,
mutta meillä on taipumus nähdä vain yksi tai kaksi syytä ja
erityisesti hakea syyllisiä!
5
27/09/2011
VAIKUTUSKAAVIO
ESIMERKKI KALANRUODOSTA
Mitkä tekijät vaikuttavat hyvien käytänteiden
käyttöönottoon yrityksissä ja organisaatioissa?
ESIMIES
TIEDOTUS
Osallistavaa
Nimetty
Jatkuvaa
Osallistava
Oikein ajoitettua
Miten vaikuttaa
yksilötasolla
Arviointi
Kerrotaan
menetelmästä
Uusien asioiden
oppiminen
Tärkein tekijä
(= juurisyy)
Toiminnan kehittäminen
Avoimuus
Tavoitteellisuus
Palaute
Huonot tavat pois
Kilpailukyky
HYVIEN
KÄYTÄNTEIDEN
KÄYTTÖÖNOTTO
Työvälineet
Motivaatio
Työympäristö
Kaikki
mukana
Aika
Raha
Henkilöstö
RESURSSIT
Työilmapiiri
Yhteishenki
Sekä
onnistumiset
että pettymykset
Mallioppiminen
Tulokset
Palkitseminen
SITOUTUS
Yläotsikot kalanruodosta
HYÖTY
Innovatiivinen
Palaute
Pullonkaula
KOKEMUKSET
Vaikutuskaaviolla löydät tarkasteltavaan ilmiöön
vaikuttavan tärkeimmän tekijän (juurisyyn) ja
pullonkaulan, jossa ongelmat tulevat näkyviksi.
Tärkein tekijä on se tekijä, josta lähtee eniten nuolia.
Pullonkaula on se tekijä, johon tulee eniten nuolia.
Kun haluat ratkaista ongelmat, aloita työskentely kaikkein
tärkeimmästä tekijästä.
Käytä vaikutuskaaviota silloin, kun:
•on suuri määrä toisiinsa liittyviä asioita
•ei ole dataa, jonka avulla tärkein tekijä voitaisiin löytää
•ongelman ratkaisemiseksi tarvitaan yhteinen ymmärrys,
mistä aloittaa.
6
27/09/2011
VAIKUTUSKAAVIO
ESIMERKKI VAIKUTUSKAAVIOSTA
Mitä asioita liittyy
materiaalin kulkuun?
Vaikutuskaavion vaiheet:
1.
Ottakaa kalanruotokaaviostanne yläotsikkolaput käyttöön,
älkää ottako m ukaan kalan päätä.
2.
Levittäkää laput fläppipaperin päälle, toisiinsa liittyvät
asiat lähekkäin.
Huom !
Kiinnittäkää kalanruotonne seinälle siten, että
se on kaikkien ryhmän jäsenten näkyvissä!
3.
Piirtäkää vuorovaikutusnuolet
Kysykää jokaisen lapun kohdalla: ”Vaikuttaako tämä
asia johonkin toiseen asiaan?”, PIIRTÄKÄÄ NUOLET
VAIN YHTEEN SUUNTAAN!
4.
Arvioikaa ja m uuttakaa vaikutuskaaviota, hakekaa
yksimielisyyttä aiheesta.
5.
Laskekaa lähtevien ja tulevien nuolien m äärät
Asiat, joista lähtee eniten nuolia ovat m ahdollisia juurisyitä.
Asiat, joihin päättyy eniten nuolia, ovat m ahdollisia
pullonkauloja.
Huom !
Joskus voi olla kaksi tärkeintä tekijää (juurisyytä) tai
pullonkaulaa. Ryhm än täytyy tuolloin keskustellen valita
jom pikumpi jatkotyöskentelyyn.
PULLONKAULA
Materiaalin
toimitus
Yhteistyö ulkoisten
toimittajien kanssa
Sisäisen tilauksen
laadinta
Työmaan
toiminnot
Materiaalilaskujen
tarkastus ja maksu
Varastojen
ylläpito
Materiaalitarpeen
ennustaminen
Tarvitaan
materiaaliprosessin
kuvaus
Materiaalitoimintojen
ohjaamista ja
kehittämistä varten
tarvitaan mittarit
JUURISYY
TÄRKEIN TEKIJÄ
7
27/09/2011
VAIKUTUSKAAVIO
Tyypillisiä käyttökohteita:
• Palkitsemisjärjestelmän onnistumiseen
vaikuttavien tekijöiden analysointi
TYÖPAJATEHTÄVÄ
Ryhmittelytekniikka
Kalanruoto
Vaikutuskaavio
• Toimitusten pullonkaulojen analysointi
• Valitusten analysointi
8
27/09/2011
PÄÄOTSIKOT
RYHMÄ
Katso allaolevaa kuviota
RYHMITTELY
Tarkasteltava aihe:
LAPUT
MITKÄ TEKIJÄT VAIKUTTAVAT HYVIEN KÄYTÄNTEIDEN
KÄYTTÖÖNOTTOON YRITYKSISSÄ JA ORGANISAATIOISS A?
1.
Jokainen OSALLISTUJA kirjoittaa lapuille tussilla HILJAISUUDESSA
niin monta tekijää kuin vain mieleen tulee. (Aikaa n.10 -15 minuuttia)
Huom!
RYHMITTELYSTÄ KALANRUODOKSI
HYVIEN
KÄYTÄNTÖJEN
KÄYTTÖÖNOTTO
JOKAINEN LAPPU SISÄLTÄÄ VAIN YHDEN TEKIJÄN!
ÄLÄ KÄYTÄ VAIN YHDEN SANAN ILMAISUJA,
KÄYTÄ MIELUITEN 3-7 SANAA.
2.
Työpajan vetäjä jakaa osallistujat 4-6 hengen ryhmiin, ja osoittaa kullekin
ryhmälle työskentelypaikan ja tyhjän seinätilan.
•Kalanruodon piirtäminen ohjaa ryhmän jäsenet
tarkastelemaan ryhmittelyn tuotosta ja keskustelemaan siitä.
3.
Ryhmän jäsenet kiinnittävät lappunsa seinälle. Lappujen järjestyksellä ei
ole vielä tässä vaiheessa väliä. Jos sama tekijä on mainittu useassa
lapussa, ottakaa ylimääräiset laput pois seinältä.
•Kalanruoto helpottaa kokonaiskuvan visualisointia ja
viestimistä myös muille.
4.
Ryhmän jäsenet järjestävät toisiinsa liittyvät tekijät ryhmiin
hiljaisuudessa.
Tavoitteena on saada aikaiseksi useita pieniä lappuryhmiä, esim. 6-10 kpl.
Jos ryhmän jäsenet ovat eri mieltä, saa lappuja siirtää,
mutta ei saa puhua.
Ryhmittely on valmis, kun yksikään lappu ei enää siirry.
•Kalanruoto ohjaa ryhmän jäseniä ajattelemaan loogisesti ja
ymmärtämään syyt ja seuraukset.
6.
7.
Ryhmä luo pääotsikot ryhmille. Saa puhua! Pääotsikko on lyhyt, mutta
kiteyttää osakokonaisuuksien sisällön, sen oltava ymmärrettävä yksinkin.
Ryhmä arvioi ryhmittelynsä tuotosta piirtämällä siitä fläppipaperille
kalanruotokaavion.
•Kalanruoto näyttää parhaimmillaan kaikki ne tekijät, jotka
vaikuttavat tarkasteltavaan asiaan/ongelmaan.
Huom:
Lopputulokseen on usein vaikuttamassa lukuisia eri tekijöitä,
mutta meillä on taipumus nähdä vain yksi tai kaksi syytä ja
erityisesti hakea syyllisiä!
9
27/09/2011
VAIKUTUSKAAVIO
Vaikutuskaavion vaiheet:
1.
Ottakaa kalanruotokaaviostanne yläotsikkolaput käyttöön,
älkää ottako m ukaan kalan päätä.
2.
Levittäkää laput fläppipaperin päälle, toisiinsa liittyvät
asiat lähekkäin.
TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN
kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä
ANALYYSI
Huom !
Kiinnittäkää kalanruotonne seinälle siten, että
se on kaikkien ryhmän jäsenten näkyvissä!
3.
Piirtäkää vuorovaikutusnuolet
Kysykää jokaisen lapun kohdalla: ”Vaikuttaako tämä
asia johonkin toiseen asiaan?”, PIIRTÄKÄÄ NUOLET
VAIN YHTEEN SUUNTAAN!
4.
Arvioikaa ja m uuttakaa vaikutuskaaviota, hakekaa
yksimielisyyttä aiheesta.
5.
Laskekaa lähtevien ja tulevien nuolien m äärät
Asiat, joista lähtee eniten nuolia ovat m ahdollisia juurisyitä.
Asiat, joihin päättyy eniten nuolia, ovat m ahdollisia
pullonkauloja.
Huom !
Joskus voi olla kaksi tärkeintä tekijää (juurisyytä) tai
pullonkaulaa. Ryhm än täytyy tuolloin keskustellen valita
jom pikumpi jatkotyöskentelyyn.
TOIMINTASUUNNITELMA
TOTEUTUS
ARVIOINTI
JOHTOPÄÄTÖKSET
10
27/09/2011
TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN
PUUKAAVIO
kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä
Konkreettiset toimenpiteet
kullekin osalle erikseen
•Käy tä ry hmittelytekniikkaa, jotta saat osallistettua
henkilöstöä ja saat heidän osaamisensa käy ttöön
ANALYYSIVAIHE
TOIMINTASUUNNITELMAN
LAADINTAVAIHE
TOTEUTUSVAIHE
ARVIOINTIVAIHE
JOHTOPÄÄTÖKSET
Tärkein
tekijä/
Juurisyy
sekä muodostat kokonaiskuv an aiheesta.
•Kokoa ry hmittely n tulokset kalanruodoksi ja tarkista,
että kaikki oleellinen on otettu huomioon.
•Käy tä v aikutuskaaviota, jotta löy dät aiheeseen
v aikuttav an tärkeimmän tekijän sekä pullonkaulan, jossa
ongelmat tukev at näky v äksi.
•Valitse analy y siv aiheessa löy tämäsi tärkein tekijä (juurisy y).
•Käy tä puukaav iota suunnitellaksesi, kuinka
tärkeimpään tekijään liitty v ät asiat pullonkaulaan peilaten
saadaan kuntoon.
•Käy tä päättely kaav iota löytääksesi suunnitelmaasi
liitty v ät riskit.
•Pohdi, kuinka v oit ennalta ehkäistä riskitilanteet ja mitkä
ov at v aihtoehtoiset toimintamallit.
•Käy tä matriisikaav iota v astuuttaaksesi tekemiset ja
tehdäksesi ne näky v iksi.
•Määrittele mittarit ja aseta niiden av ulla toiminnalle tulostav oitteet.
•Laadi aikataulu ja arv ioi kustannukset.
•Tee kirjallinen toimintasuunnitelma
•Toteuta toimintasuunnitelmasi.
•Tarkista ja arv ioi toimintatav at ja saadut tulokset.
•Ov atko tulokset tav oitteiden mukaiset?
•Onko ongelma ratkennut?
•Mitä tehdään seuraav aksi?
Pullonkaula
Puukaavion vaiheet:
1.
Valitkaa tärkein tekijä (= juurisyy).
2.
Pilkkokaa tärkein tekijä loogisiin osiin, jotka vaikuttavat
pullonkaulan syntymiseen. Voitte käyttää hyväksenne
aikaisempia tuotoksia tai ryhmittelytekniikkaa (esim. m itkä
asiat tärkeimmässä tekijässä/juurisyyssä vaikuttavat
(avaavat) pullonkaulaan?)
Huom
Monesti tärkein tekijä eli juurisyy on niin iso asia, että sille
on vaikeaa löytää suoraan ratkaisua. Siksi on viisasta jakaa
tärkein tekijä eli juurisyy osiin. Miettimällä osille
konkreettiset toimenpiteet, osien toimenpiteet yhdessä
toteutettuna ratkaisevat alkuperäisen tärkeimmän tekijän tai
juurisyyn. Tällä tekniikalla m yös projektin ositus (WBS)
onnistuu.
3.
Käsitelkää jokaista osaa yksi kerrallaan: Mitä pitää tehdä,
m itkä ovat ne konkreettiset toimenpiteet, jotta osa toteutuu
ja om alta osaltaan avaa pullonkaulaa.
4.
Arvioikaa puukaavion logiikka. Kysykää: ”Ovatko kaikki
tarvittavat toimenpiteet mukana tulosten aikaansaamiseksi?
Tarvitaanko näitä kaikkia toimenpiteitä tuloksen
aikaansaamiseen?” Tehkää tarpeelliset korjaukset.
11
27/09/2011
ESIMERKKI PUUKAAVIOSTA
PUUKAAVIO
Konkreettiset toimenpiteet
Tarvitaan
materiaaliprosessin kuvaus
Materiaalitarpeen
ennustaminen
Mitä asioita
liittyy
materiaalin
kulkuun
Yhteistyö
ulkoisten
toimittajien kanssa
Sisäisen
tilauksen laadinta
Materiaalin
toimitus
• rajataan prosessi
• prosessin asiakkaiden
haastattelu
• prosessiin osallistuvien
ihmisten haastattelu
• tietovirtojen ja materiaalivirtojen
selvittäminen
• piirretään prosessi ja
selvitetään vastuut
• selvitetään ennustaminen lyhyellä,
keskipitkällä ja pitkällä aikajänteellä
• miten ennusteet ovat pitäneet
paikkaansa
• analysoidaan, miten ennustamista
voi parantaa
• selvitetään yhteistyöyritykset
• miten yhteistyön laatu on
varmistettu
• hintakehitys ja toimitusvarmuus
• sopimusmallit
• paljonko sisäisiä tilauksia on ja
millaisia ne ovat
• selvitetään sisäisten tilausten
virheet
• analysoidaan, mitä vaikeuksia
sisäisiin tilauksiin liittyy
• etsitään parannusmahdollisuuksia
Tyypillisiä käyttökohteita:
• asiakastarpeiden erittely
• laadunparannusohjelman purkaminen käytännön
toimenpiteiksi
• projektin kehittäminen strategian pohjalta
• ongelman purkaminen osaongelmiksi ja
toimenpiteiksi
• selvitetään materiaalivirrat
• selvitetään käytännön menettelyt
toimituksissa
• analysoidaan ongelmat ja etsitään
parannusmahdollisuuksia
12
27/09/2011
PÄÄTTELYKAAVIO
PÄÄTTELYKAAVIO
Osat
Tärkein tekijä/
juurisyy
Konkreettiset Mikä voi mennä Ennalta ehkäisy?
toimenpiteet pieleen?
Vaihtoehtoiset
toimenpiteet?
Tärkein tekijä/
juurisyy
Osat
Konkreettiset Mikä voi mennä Ennalta ehkäisy?
toimenpiteet pieleen?
Vaihtoehtoiset
toimenpiteet?
Päättelykaavion vaiheet:
Täm än työkalun avulla löydetään m ahdolliset riskit alunperin
suunnitelluissa toimenpiteissä. Tätä tietoa voidaan käyttää
suunnitelman parantamiseen tai vaihtoehtoisten toimintamallien
hakemiseen jo etukäteen. Näin voidaan arvioida, mitä reaktioita
toim intasuunnitelman toteuttaminen aiheuttaa, m illaisiin
tilanteisiin saatetaan joutua ja m iten niihin tulisi varautua.
Päättelykaavion perusrunko on sama kuin puukaaviossa.
Niinpä puukaavio voidaan suoraan täydentää
päättelykaavioksi seuraavalla tavalla:
1.
Pohdi jokaisen osan kohdalla, m ikä voi m ennä pieleen
suunnitelluissa toimenpiteissä ja m itä yllätyksellistä voi
tapahtua. Kirjoita pohdinnan tuotokset.
2.
Pohdi, onko m ahdollista ennalta ehkäistä pieleenmeno ja
m iten se voidaan tehdä.
Käyttö:
•
•
•
•
tehtävä on uusi ja ennakoimaton
tehtävä on m onimutkainen tai epäonnistumisen riski on suuri
suunnitelma on pidettävä tiukasti aikataulussa
arvioidaan, että toteutuksessa tulee ongelmia
Huom !
Jos pieleenmeno voidaan ennalta ehkäistä, lisää
toim enpiteet toimintasuunnitelmasi. Jos ennaltaehkäisy on
m ahdotonta, suunnittele ja valitse vaihtoehtoiset
toim intamallit toteutettavaksi sellaisissa tilanteissa, joissa
riskit kääntyvät todeksi.
13
27/09/2011
ESIMERKKI PÄÄTTELYKAAVIOSTA
PÄÄTTELYKAAVIO
Konkreettiset
toimenpiteet
Osat
Tärkein tekijä/
juurisyy
rajataan
prosessit
Tarvitaan
materiaaliprosessin
kuvaus
Konkreettiset Mikä voi mennä Ennalta ehkäisy?
toimenpiteet pieleen?
Vaihtoehtoiset
toimenpiteet?
Materiaalitarpeen
ennustaminen
Mitä asioita
liittyy
materiaalin
kulkuun
Tyypillisiä käyttökohteita:
• Missä voi tulla ongelmia strategian toteuttamisessa?
Yhteistyö
ulkoisten
toimittajien
kanssa
Sisäisen
tilauksen
laadinta
analysoidaan
miten
ennustamista
voi parantaa
miten yhteistyön laatu on
varmistettu
selvitetään
sisäisten
tilausten
virheet
Mikä voi mennä
pieleen?
Miten ennalta
ehkäistään
ihmiset eivät
osallistu
alkuun asenteisiin
vaikuttavaa koulutusta
kuvaus ei tuota
haluttua tulosta
kehitettävä hyvä
kuvausmenettel y
yhdyskuntasuunnitelmat
muuttuvat
pidetään yhteyttä
päättäjiin, rakentajiin
yms.
kasvuennusteet
eivät pidä
paikkaansa
lisätään tiedon keruuta
toimittaja tekee
konkurssin
rakennetaan kasvuennusteen malli
selvitetään luottotiedot
tehdään auditointi
toimittaja ei halua
panostaa yhteistyöhön
vaihdetaan toimittajaa
tilauksiin liittyvien
virheiden
selvittäminen
liian työlästä
tyydytään arvioihin
ihmiset hyvin
erimielisiä
nykykäytännöstä
tehdään joukko
koetilauksia, joita
seurataan, tutkitaan
kaikki mahdollisuudet
järjestetään lyhyt ja
intensiivinen
seurantajakso
• Uuden laitteen asentaminen kesälomaseisokin aikana
• Mitä voi mennä pieleen laadun parannusprojektissa?
• Projektin riskien löytämiseen
Materiaalin
toimitus
selvitetään
käytännön
menettelyt
toimituksissa
14
27/09/2011
MATRIISIKAAVIO
Yhteyskaavio
Tavoitteena on selvittää kahden
tai useamman asia- tai
idearyhmän välinen looginen
yhteys.
Matriisikaaviossa voidaan
esittää sekä yhteyden olemassa
olo että sen voimakkuus.
MATRIISIKAAVIO
Matriisikaavion vaiheet:
1. Valitaan avaintekijät m enestykselliseen toteutukseen
”Kuka vastaa/tekee/osallistuu/informointi?”
”Mitä tarvitaan, kuinka paljon?”
”Onko ristiriitaa nykytoimintojen kanssa?”
2. Kotaan ryhm ä
päättäjät ja vaikuttajat
Käyttö:
• toim enpiteille haetaan tekijät
• uusia toim enpiteitä halutaan verrata olemassa oleviin
• organisaatiossa halutaan priorisoida nykyiset
tehtävät uusien tavoitteiden suhteen
3. Valitaan m atriisin muoto
L-m uoto (2 asiaryhmää), T-muoto (3 asiaryhmää)
X-m uoto (4 asiaryhmää)
4. Valitaan vaikutusmerkit
Esim .
vaikuttaa paljon/ PÄÄVASTUU
vaikuttaa jonkin verran/ OSALLISTUU
vaikuttaa vähän/ informointi
15
27/09/2011
ESIMERKKI MATRIISIKAAVIOSTA
ERILAISIA MATRIISEJA
T-m uoto, 3 asiaryhmää
1a
1b
1c
1d
v aikuttaa paljon
3a
2a
3b
2b
3c
2c
3d
2d
1 2 3 4 5 6 7 8 9
v aikuttaa jonkin v erran
Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus
1a
L-m uoto, 2 asiaryhmää
v aikuttaa v ähän
1b
1c
1d
2a
Materiaalitarpeen ennustaminen
Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa
2b
2c
Sisäisen tilauksen laadinta
2d
Materiaalin toimitus
3a
Työmaan toiminnot
3b
3c
Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu
3d
4a
4b
4c
4d
1a
2a
2b
2c
2d
1b
1c
1d
X-m uoto,
4 asiaryhm ää
Varastojen ylläpito
Materiaalitoimintojen ohjaamista ja
kehittämistä varten tarvitaan mittari
1.
2.
3.
4.
5.
asiakas/yhdyskunta
suunnittelu
työn suorittaja
noutohylly
ostaja
6.
7.
8.
9.
varasto
ulkopuolinen toimittaja
talous
prosessin omistaja
16