1. No category

SUKUSEURA MARTTUNEN R.Y.
Kokousmuistio 04/2014
Sukuneuvoston kokous
AIKA
PAIKKA
21.09.2014 klo 14:00
Pekka Marttusen toimitiloissa, Vinssikatu 1, Lahti
Läsnä:
Jyrki Marttunen (pj.), Julia Farshid-Tiainen, Juha Hämäläinen, Pekka
Marttunen, Ahti Peltonen, Armi Pusa, Salli Wahlberg, Mika Marttunen
(siht.)
Poissa:
Annikki Kivioja, Markus Marttunen, Raino Marttunen, Tuure Parviainen
Läsnä kutsuttuna: 1. Kokouksen avaus
Pj. avasi kokouksen klo 14.38.
Kunnioitettiin kokousta edeltävänä päivänä kuolleen Aate Marttusen muistoa
veisaamalla virsi 343 ja Ahti Peltosen lausumalla rukouksella.
2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
3. Pöytäkirjan tarkastajien valinta
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Salli Wahlberg ja Ahti Peltonen.
4. Asialistan hyväksyminen
Hyväksyttiin asialista.
5. Rahastonhoitajan valinta
Valittiin Armi Pusa rahastonhoitajaksi.
6. Muiden tarpeellisten toimihenkilöiden valinta
Päätettiin seuraavista sukuseuran eri tehtävien toimihenkilöistä
Sosiaalinen media ja tiedottaminen
 Markus Marttunen
Kotisivuvastaavat:
http://sukuseuramarttunen.yhdistysavain.fi/
SUKUSEURA MARTTUNEN R.Y.
Kokousmuistio 04/2014
 Salli Wahlberg: valokuvat
 Matias Pusa: arkistoaineiston siirtäminen ja sivuston varmuuskopioinnit
 Mika Marttunen: kokousaineistot
Jäsensihteeri
 Armi Pusa (tarvittaessa delegoi tehtäviä muille)
Tapahtumavastaava
o Julia Fahrsid-Tiainen
7. Sukupäivien taloudellinen onnistuminen ja sukuseuran taloustilanteen päivitys
Armi Pusa kertoi, että sukupäivät onnistuivat taloudellisesti, sillä tulot olivat hieman kuluja
suuremmat. Pitopalvelu ja tilavuokra ja pöytäliinat maksoivat n. 3 000 €. Tuloina saatiin
osallistumismaksuista n. 3 000 € ja muina tuottoina (arpajaiset, sukukirja- ja korttimyynti)
n. 900 €.
8. Palaute sukupäivistä: Tilat, ohjelma, muu viihtyminen, ym.
Keskusteltiin sukupäivien onnistumisesta. Tiloja pidettiin erinomaisina ja ne mahdollistavat
erittäin monipuolisen ohjelman. Päivillä oli myös viihdytty ja ohjelmaa pidettiin
onnistuneena. Lapsia ja nuoria osallistui mukavasti. Vapaata seurusteluaikaa olisi voinut
olla enemmän. Ruokailun sujuvuuteen kiinnitetään seuraavalla kerralla erityistä huomiota.
Noutolinjoja tulisi olla kaksi. Sukukokouksessa käsiteltävien asioiden käsittelyn
tiivistämismahdollisuuksista keskustellaan Rainon kanssa.
Tarkoitus on järjestää seuraavat sukupäivät samoissa Metsola Centerin tiloissa kuin
vuoden 2014 sukupäivät. Tilat on jo varattu lauantaille 5.8.2017.
Keskusteltiin sukupäivien nimestä ja pohdittiin erilaisia nimivaihtoehtoja kuten sukupäivä,
sukujuhlat ja sukutapaaminen. Nimiasiaan voidaan palata tulevissa kokouksissa.
Esitettiin mm. seuraavia kehittämisideoita vuoden 2017 sukupäiviä koskien:
 Sukuhaaraesittelyt esim. nopeasti sukuhaara x ylös tai sitten piha-alueen
”amfiteatterissa” tai sukuhaararasteilla.
 Eri sukuhaaroilla eriväriset nimilaput.
 Lastenhoitaja (tai kaksi) mahdollistaisi pienten lasten vanhempien paremman
osallistumisen ohjelman seuraamiseen.
 Valokuvaus sukuhaaroittain.
 Myyntipisteen sijoitus toisin ja nuoria myymään kortteja, videoita yms.
 Iltaohjelman parempi mainostaminen sukuhaaroissa.
 Iltaohjelmaan vetonaula.
 Lasten- ja nuortenohjelmiin tarvitaan kokenutta vetäjää.
 Tiloja ja aluetta voisi hyödyntää monipuolisemmin.
9. Puheenjohtajan katsaus: Ajatuksia tulevan kauden toiminnasta ja tärkeistä
painopistealueista
http://sukuseuramarttunen.yhdistysavain.fi/
SUKUSEURA MARTTUNEN R.Y.
Kokousmuistio 04/2014
Pj totesi, että kriittistä sukuseuran toiminnan jatkuvuuden kannalta on, miten toimintaan
saadaan aktivoitua nykyiset n. 20-30 vuotiaat. Tärkeitä asioita tulevalla kaudella ovat
seuraavien sukupäivien ja muiden tapahtumien järjestäminen, sosiaalisen median
tehokkaampi hyödyntäminen ja kotisivujen kehittäminen.
Sukuseuralla on facebook-sivut, joilla on rekisteröitynyt kolmisenkymmentä henkilöä.
Sivuille on tehty päivityksiä edellisen kerran maaliskuussa 2014. Keskusteltiin, miten esim.
facebook-keskustelua saataisiin vilkastettua. Hienot kotisivut ja facebookit eivät auta
aktivoinnissa, jos kiinnostusta yhteydenpitoon ei ole. Iän myötä suhtautuminen yhteisiin
tapaamisiin ja yhteydenpitoon voi muuttua.
Esivanhempien ja heidän elämänsä kunnioitusta pidettiin tärkeänä sukuseuran
jatkuvuuden säilyttämisessä. Toisaalta nuoremmat sukupolvet voivat kokea
kantavanhemmat ajallisesti kovin etäisinä, joten myös 2. ja 3. sukupolven esille nostamista
sukupäivillä pidettiin tärkeänä.
Toivottiin, että Sallin koostamaa videota vuoden 1990 sukujuhlista olisi saatavilla dvd:nä.
Salli lupasi tehdä kopiot omakustannushintaan ja arvioida levyn hinnan. Sovittiin,
että sukuhaaroittain selvitetään, kuinka moni haluaisi tilata dvd:n. Jakelu voisi
tapahtua myös sukuhaarojen yhteyshenkilöiden kautta.
10. Toimintasuunnitelmassa esitettyjen aktiviteettien käynnistäminen;
”Sääntöjen mukaiset mahdollisuudet jäsenistön aktivoimiseksi”
1. Kotisivut
Jatketaan kotisivujen kehittämistä. Sukupäivien kuvat siirretään kotisivuille. Mika informoi
sukuseuran salasanan takana olevien jäsensivujen käyttömahdollisuuksista.
2. Facebook/muu sosiaalinen media suvun nuorison aktivoimiseksi
Jyrki on yhteydessä Markukseen sukuseuran facebook-sivujen kehittämisestä.
Selvitetään toteutetaanko liittyminen facebookiin kutsun kautta vai salasanan kautta.
SOME tarjoaa myös muita mahdollisuuksia, joita selvitetään. Markukselta pyydetään
myös ehdotusta, miten tiedottamista voidaan tehostaa.
3. Suvun jäsenten tapaamispäivä 2015 (liikuntapäivä, muu tapaaminen)
Sukupäivien välivuosina järjestettävien tapahtumien toteuttamisesta todettiin, että kaikille
kiinnostavien tapahtumien järjestäminen on mahdotonta. On mahdollista järjestää myös
useampia pienempiä tilaisuuksia, jotka profiloidaan pienemmälle porukalle. Mahdollisena
riskinä pidettiin ”sisäpiiriklikkien” muodostumista.
Ehdotuksia tapahtumista: suvun olympialaiset, linturetki, Pohjanmaalle bussilla, Heinolan
kesäteatteri + risteily Ruotsalaisella, risteily.
Sovittiin, että tehdään sukuhaaroittain gallupia, minkä tyyppinen ohjelma
kiinnostaisi ihmisiä. Seuraavassa kokouksessa sovitaan vuoden 2015 tapahtumasta.
http://sukuseuramarttunen.yhdistysavain.fi/
SUKUSEURA MARTTUNEN R.Y.
Kokousmuistio 04/2014
11. Muut esille tulevat asiat
Sukuseuran sähköpostijakelulistan päivittäminen: Excel-lista on Sallilla, joka toimittaa
sen Armille. Sen jälkeen Armi lähettää sen sukuhaarojen yhteyshenkilöille ja
sukuneuvostossa ei edustettujen sukuhaarojen osalta ko. sukuhaaran
avainhenkilöille päivitettäväksi.
Arkiston hoito: Keskusteltiin Tuula Hatakan välittämien, arkistonhoitoa koskevien
ehdotusten pohjalta asiasta. Sovittiin, että pyydetään Matiasta olemaan yhteydessä
Tuulaan ja keskustelemaan aineiston jalostamisesta. Salli lupasi myös olla
yhteydessä Tuulaan ja keskustella videoaineistosta. Todettiin, että tapaamisista
olisi hyvä laatia muistiot.
Muutokset sukuseuran nimenkirjoittamisoikeuksiin: Patentti- ja rekisterihallitukseen
ilmoitetaan nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt: puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja
sihteeri. Armi tekee ilmoituksen.
Aaten muistaminen: Jyrki on yhteydessä Annikki Kiviojaan ja sopii, miten sukuseura
muistaa Aatea esim. kukkalaitteella ja adressilla.
Sukuhaudan hautakivien kunnostaminen: Sovittiin, että Pekka selvittää hautakivien
kunnostamisen kustannuksia seuraavaan kokoukseen mennessä.
12. Seuraavan kokouksen ajankohta
Seuraava kokous pidetään sunnuntaina 11.1.2015 klo 14 Pekka Marttusen toimitiloissa
Vinssikatu 1, Lahti.
13. Kokouksen päättäminen
Pj. päätti kokouksen klo 16.44.
Vakuudeksi
Nokialla 8.10.2014
Puheenjohtaja
Jyrki Marttunen
Sihteeri
Mika Marttunen
http://sukuseuramarttunen.yhdistysavain.fi/