KANSALLINEN KOKOELMAPOLITIIKKA RAPORTIN ESITTELY Pentti Vattulainen Varastokirjasto Seinäjoki 10.10.2013 – KOKOELMAYHTEISTYÖN MAHDOLLISUUKSISTA SUOMESSA KOKOELMAYHTEISTYÖ Kokoelmien yhteiskäyttö (resource sharing)  Kaukopalvelu    Aineiston löytyminen, logistiikka (miten aineisto liikkuu) Yhteiset resurssit  Varastokirjasto, vapaakappalekirjastot, yleisten kirjastojen keskuskirjasto, muut Paikalliset kirjastot  ”Poliittiset” päätökset   Kustannusten jakaminen SEKTOREIDEN YHTEINEN KOKOELMAPOLIITTINEN TYÖRYHMÄ Kaikkien sektoreiden kirjastonjohtajien yhteiskokous 13.11.2012  Sovittiin ad hoc –työryhmän perustamisesta  Vetovastuu Varastokirjastolla, kokoonkutsuja Pentti Vattulainen  Kaksi edustajaa / sektori  Kansalliskirjasto  OSALLISTUJAT             Hanna Isoranta, Vastaava tietoasiantuntija, Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Pirkko Lindberg, Kirjastopalveluiden johtaja, Oulun kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto Ulla Ohvo, Kirjastonjohtaja, Lappeenrannan teknillinen yliopisto Kaisa Saikkonen, Kokoelmapäällikkö, Jyväskylän yliopiston kirjasto Tuija Siimes, Kirjastonjohtaja, Museovirasto Tuula Snicker, Tietopalvelupäällikkö, Savonia amk Anna-Maria Soininvaara, Kirjastotoimen apulaisjohtaja, Helsingin kaupunginkirjasto – Yleisten kirjastojen keskuskirjasto Kari Tiainen, Kirjasto- ja tietopalvelupäällikkö, Karelia amk Harri Ahonen, kirjastonhoitaja, Kansalliskirjasto asiantuntija: Ari Muhonen, Helsingin yliopiston kirjasto SEKTOREIDEN YHTEINEN KOKOELMAPOLIITTINEN TYÖRYHMÄ Työryhmä määritteli tavoitteekseen kartoittaa kirjastosektoreiden tarpeita, näkemyksiä ja ongelmia kokoelmayhteistyön suhteen. Tähän kuuluu  aineiston löytyminen ja saatavuuden varmistaminen  keskitettyjen palveluiden tarve ja järjestäminen  aineistologistiikka ja kaukopalvelu  hankintayhteistyö  elektroninen aineisto KESKUSTELUN AIHEITA Termit  Tarve selvitykselle  Kirjastojen tehtävät ja työnjako  Nykytilanteen haasteet eri sektoreilla  Suomalainen kokoelmapolitiikka (taustat, historiaa)  Yhteistyön käytännöt nykytilassa  Kokoelmayhteistyön esteitä  Yhteistyön tekniset edellytykset  Hankintayhteistyö  TARVE SELVITYKSELLE  Kaikkia kirjastoja näyttävät koskevan säästöpaineet. Vaikka eri sektoreilla perustellaan säästötarpeita eri tavalla, seuraukset ovat samantyyppisiä. Säästöjä tulee saada aikaan monella tavalla, joihin kuuluvat kirjastojen lakkauttamiset, yhdistämiset, tilojen käytön uudelleen arviointi, hankintamäärärahojen vähentyminen etc TARVE SELVITYKSELLE kirjastojen ulkopuolella maailma muuttuu: talouden imperatiivit yhdistyvät kirjastoparadigman muuttumiseen. Kirjasto näyttäytyy asiakkaalle eri tavalla kuin aiemmin, jolloin kirjastoilla oli kokoelmien ja kokoelmapalveluiden suhteen monopoli.  Tarvetta yhteistyöhön on monessa suhteessa, myös kokoelmien tarjonnan suhteen. Vaikka kunkin kirjaston ja kirjastosektorin kokoelmien kehittämispolitiikka tähtää sellaisen tietovarannon kehittämiseen, joka tukee kehysorganisaation käyttäjien tarpeita on jopa Suomen kokoisessa maassa toivottavaa, että kollektiivisesti kirjastojen kokoelmat palvelevat kansakunnan tarpeita.  TARVE SELVITYKSELLE Emme elä yksi tässä maailmassa  Kansallisen omavaraisuuden tarve?  Kansainvälinen yhteistyö  E-aineistot muuttavat tilannetta: välittäjät tulevat mukaan …  Esimerkki kokoelmayhteistyön vaikeudesta: Kokoelmakartta – yliopistokirjastojen neuvoston hanke vv 2008 - 2010  MUITA TAVOITTEITA mitä Suomessa on kokoelmapolitiikan / kokoelmayhteistyön suhteen tapahtunut  miten maailma on muuttunut  uudet haasteet  tarvitaanko uudenlaista yhteistyötä ja onko kokoelmayhteistyö järkevää mm. päällekkäisen työn välttämiseksi.  Tämä työ on tehty otona ja voluntääriperiaatteella… Lopputulos jää nähtäväksi, tämäkin tilaisuus on osa prosessia, jossa näitä asioita yritetään selvittää…  KIRJASTOJEN TEHTÄVÄT JA TYÖNJAKO (OKM) Yleiset kirjastot  Yliopistokirjastot  Ammattikorkeakoulukirjastot  Erikoiskirjastot  Kansalliskirjasto  Varastokirjasto  Celia  YLEISET KIRJASTOT  Yleiset kirjastot   tekevät yli kuntarajojen yhteistyötä mm. kirjastojärjestelmissä, aineistohankinnassa, kuljetuksissa ja verkkopalvelujen tuottamisessa Yleisten kirjastojen keskuskirjasto yleisten kirjastojen valtakunnallinen kaukopalvelukeskus  edistää yhteistoimintaa  ylläpitää yhteisiä keskitettyjä palveluja, esim. yleisten kirjastojen verkkopalveluita (www.kirjastot.fi) sekä toimii monikielisenä kirjastona.   Maakuntakirjastot  tukea alueensa yleisten kirjastojen tieto- ja YLEISET KIRJASTOT      Kuntarakenneuudistus vähentää kuntien määrää, mikä tarkoittaa kirjastojen osalta esim. hankintojen keskittymistä yhä suurempiin kokonaisuuksiin. hankintojen väheneminen. Myös varastointi vähenee kuntaliitosten myötä. monikulttuurisuus. Tämä lisää erikielisten aineistojen tarvetta ja myös niiden varastointia on mietittävä uudelleen. kimppakirjastot turvautuvat yhä enemmän toisiinsa, todella heikossa tilanteessa olevat kunnat lainaavat enemmän muilta, koska aineistomäärärahat voivat olla hälyttävän pieniä. Yleisten kirjastojen kansallinen e-aineistokonsortio on rakentumassa TIETEELLISET  Yliopistokirjastot   ovat yleisiä tutkimuskirjastoja, joihin on vapaa pääsy Ammattikorkeakoulukirjastot   KIRJASTOT laadukkaat kirjasto- ja tietopalvelut oppimisen, opetuksen sekä tutkimus- ja kehitystyön käyttöön Erikoiskirjastot  julkishallinnon, yksityisten ja valtionapua saavien tutkimuslaitosten, säätiöiden ja yhteisöjen sekä yritysten kirjastot ja tietopalvelut YLIOPISTOKIRJASTOT korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen  sisäinen rakenteellinen muutos  Rahoitusmalli  painetun aineiston kartunta pienentynyt  suuri kustannuserä kirjastoissa ovat tilat  Vapaakappalekirjastojen ongelmat  MUUTOKSIA YO-KIRJASTOJEN YHTEISTYÖSSÄ Yliopistojen aseman muutos  Valtion rahoituksen ja roolin muutos  Päätöksentekoprosessin muutos: Kansalliskirjaston asema  rakenteiden muutostarve (KK/Vark)  Tarve ”pitkän hännän” hallintaan ja kokoelmayhteistyöhön  AMMATTIKORKEAKOULUT Rakenteellinen kehittäminen, palvelujen keskittäminen  fyysiset kokoelmat eivät enää tule kasvamaan  kirjastot joutuvat turvautumaan aineiston saatavuuteen muusta kuin omasta kirjastosta  Kokoelmayhteistyön tarve kasvaa  ERIKOISKIRJASTOT taustaorganisaatioiden hajanaisuus vaikeuttaa kokoelmayhteistyöstä sopimista  Taloudellisen tilanteen heikkeneminen on aiheuttanut supistamispaineita  Hankinta yksittäisten tutkijoiden ja asiantuntijoiden käyttöön  MUUT KIRJASTOT  Kansalliskirjasto    Varastokirjasto   kansallisen kulttuuriperinnön tallettaminen, ylläpito ja saatavuudesta. kansallisia palveluja yleisille, yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja erikoiskirjastoille. vastaanottaa tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa ja asettaa se käyttöön Näkövammaisten kirjasto  palvelee näkövammaisia ja muita lukemisesteisiä SÄÄDÖSPOHJAINEN KOKOELMAPOLITIIKKA ENNEN DIGIAIKAA  Vapaakappalekirjastot   Kotimaisen aineiston käyttö Tieteelliset keskuskirjastot  Tieteellinen tietohuolto Yleisten kirjastojen keskuskirjasto  Varastokirjasto   Resurssien yhteiskäyttö verovaroilla PAINETUN AINEISTON AIKAISET KESKEISET TEKIJÄT käyttö Toimijat Keskuskirjastot Varastokirjasto Kansallisen painetun Tieteelliset Kirjastoista siirrettävän kulttuuriperinnön keskuskirjastot: aineiston vastaanotto ja säilytys ja käyttö tutkimuskokoelmien säilytys sekä säilytys ja käyttö käyttöönanto Vapaakappalelaki: kuusi 10 keskuskirjastoa Palvelee kaikkia vapaakappalekirjastoa tieteiden eri aloilta kirjastosektoreita From the centralised… Kokoelmat ja Vapaakappalekstot 22.10.2013 Organisaatio 22 KESKITETYT KOKOELMAPALVELUT Varastokirjasto  Vapaakappalekirjastot  Yleisten kirjastojen keskuskirjasto  Keskuskirjastojärjestelmän jäänteet  Erikoiskirjastot  Erityisiä kokoelmia  YHTEISTYÖN KÄYTÄNNÖT Eri sektoreilla ja sektorien välillä  Esim. AMKien koulutusvastuiden muutos ja vaikutus kokoelmiin  Yo-kirjastojen yhteistyö, mutta vähäistä kokoelmien suhteen  Esimerkkejä onnistumisesta (parempi palvelu, resurssien säästö jne): monikielinen kirjasto, yhteiskirjastot, onnistuneet logistiikkaratkaisut, alueelliset rakenteet  KOKOELMAYHTEISTYÖN ESTEITÄ  Tekijänoikeussäädökset   Digitaalinen kappaleenvalmistus Rajoitukset kokoelmien käytölle  Esim. resursseista johtuen vain oman henkilökunnan käyttöön Vanhat asenteet  Muu kuin kirja-aineisto (esim. musiikki)  YHTEISTYÖN TEKNISET EDELLYTYKSET  Aineiston löytyminen   Melinda, Finna, UKJ Kaukopalvelun toimivuus SYN-suositukset  Yleisten kirjastojen kaukopalveluselvitys  Asiakkaan osallistuminen   Logistiikka   Aineiston liikkuminen Kansainvälinen kaukopalvelu SYN: KAUKOPALVELUSUOSITUKSET  Lainattava aineisto   Laina-ajat   kausilaskutus Hinnasto   10 kertaa Laskutus   28 vrk; 14 vrk Uusinnat   Perus(kirja)kokoelma Kirjastojen väliset maksut (9 – 6 €) Yhteiset käytännöt  Nopeus, laatu ASIAKAS LÄHTÖKOHTANA Yliopistokirjastot: oman yliopiston opetuksen ja tutkimuksen tuki  Yleiset kirjastot: monikielisyys, laaja-alaisuus  Erikoiskirjastot: omien tutkijoiden käyttöön, säästöt. Hyväksytäänkö omien aineistojen yhteiskäyttö  AMKit: käytännönläheinen ammattikirjallisuus (ketteryys)  ASIAKASTOIMINEN AINEISTOJEN YHTEISKÄYTTÖ 22.10.2013 From the centralised… Kaukopalvelun paradigman muutos  Kaukopalvelun uusi määritelmä: Kaukopalvelu (aineistojen yhteiskäyttö) on kirjastojen ja heidän luotettujen asiakkaidensa välistä toimintaa. Kirjastot takaavat omien asiakkaittensa luotettavuuden.  Mahdollisuus tilasäästöihin, koska mahdollistaa painettujen aineistokokoelmien pienentämisen  Asiakastoiminen kaukopalvelu nopeuttaa toimintaa  Kaukopalvelun laskutus voitaisiin uudistaa  Osa hankintarahasta voitaisiin kanavoida uudelleen täsmäkaukopalveluun  29 HANKINTAYHTEISTYÖ  E-aineisto    FinELib Yleisten kirjastojen hankintakonsortio Painettu aineisto Asiakastoiminen hankinta (PDA): määrärahoja laitoksille etc  Hankinta yhteiskäyttöön?   yhteiskilpailutukset SUOMEN MALLIN HAASTEET ELI KOHTI TULEVAISUUTTA           Työnjaon ja tehtävien uudelleen miettiminen Aineistojen yhteiskäyttö digitaalisessa maailmassa Painettu aineisto vs. digitaalinen aineisto Eri kirjastosektoreiden tarpeet Kansainvälinen työnjako ja yhteistyö Kustannukset ja niiden kattaminen Varastointitekniikka, tähän liittyvä logistiikka ja sen modernisointi Tekijänoikeudet vs. kirjastojen oikeudet vs. asiakkaiden oikeudet Asiakkaiden tarpeet Kansallinen kokoelmapolitiikka vai sopimus menettelytavoista ja resurssien yhteiskäytöstä ja niiden kustannusten 31 kattamisesta? PARADIGMAN MUUTOS Kirjastoalan suuret muutokset     Asiakkaita voi palvella muullakin tavalla kuin hankkimalla mahdollisimman paljon kaikkea omiin kokoelmiin! Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi  Internet sähköiset aineistot tietokannat tiukentuva talous 22.10.2013  32 LAAJENNETTU KIRJAN ELINKAARIMALLI Kirja on siellä, missä sille on eniten potentiaalista käyttöä  Käytetään hyväksi kunkin kirjaston omia, nimettyjä vahvuuksia     vaikka se sitten olisi jokin toinen kirjasto kansallisella tasolla kansainvälisellä tasolla Luotetaan toisiimme ja yhteiseen osaamiseemme Aito kirjastojen verkosto  jokainen kirjasto on toisen kirjaston “etävarasto” Viikin kampuskirjasto  22.10.2013  LAAJENNETTU KIRJAN ELINKAARIMALLI Vahvuusaluekirjasto Varastokirjasto Pääkirjasto Vahvuusaluekirjasto Aineiston yhteiskäyttö Vahvuusaluekirjasto Laitoskirjasto Vahvuusaluekirjasto Laitoskirjasto Tutkija Ranganathan: - joka lukijalle kirja - joka kirjalle lukija 34 KUSTANNUSTEN ALENTAMINEN Elinkaariverkosto pidettävä yksinkertaisena  Varastokirjaston koordinoiva rooli  Maksujärjestelyt  tilakustannukset  Asiakastoimisuus  Uudet hankintamallit (esim. PDA)  22.10.2013 From the centralised… Fig. 2. Description of the traditional ILDS 36 22.10.2013 From the centralised… Fig. 3. Description of the patron initiated request 37 VAIKUTUKSIA   kirjasto takaa aina saatavuuden Ari Muhonen uudet sähköiset palvelut  jos asiakas ei löydä, kirjasto löytää!  22.10.2013 Fokus palveluihin  Kaikki maailman tieto asiakkaiden ulottuville  Kustannukset -> kustannustehokkuus  kannattaako kaikkea paperia säilyttää?  esim. vaihdot, vapaakappaleet? kannattaako kaikkea sähköistä aineistoa ostaa? => OPTIMOINTI  38 KANSALLINEN KOKOELMAPOLITIIKKA  Lähtökohtana ovat asiakkaiden tiedontarpeet Kansallisen tason vapaaehtoinen yhteistyöjärjestelmä julistus, yhteenliittymä (ei välttämättä sopimus) perustuu kunkin kirjaston kokoelmapolitiikkaan  kukin kirjasto määrittelee vahvuusalueensa   kirjaston itsensä määrittämät lainakokoelmat mukaan aineistojen yhteiskäytön piiriin     jonkinlainen koordinointi päällekkäisyyksien välttämiseksi Ari Muhonen   22.10.2013  harvemmin käytetty aineisto “yhteiseen” käyttöön yhteiset pelisäännöt aineistojen yhteiskäytölle soveltuva ohjelmisto, asiakastoiminen tilausjärjestelmä logistiikka kuntoon 39 MAHDOLLISIA TOIMENPITEITÄ  Varastokirjaston asema    Tilat Henkilöstöresurssit Overlap-analyysi Melindassa (ja muuallakin)  Holdingsit yhdestä ylöspäin Uniikin aineiston määrä  Kansallisen omavaraisuuden tarve  Kansainvälinen yhteistyö  AINEISTOJEN YHTEISKÄYTÖN VAHVISTAMINEN  Ohjelmistot   Pelisäännöt   Jo ennen UKJ:tä hinnat, laina-ajat, uusinnat etc Mukana olevat kokoelmat KIRJASTOSEKTOREIDEN KOKOELMAYHTEISTYÖ JA UUSI VARASTOKIRJASTO: VAIKUTUKSET KIRJASTOIHIN KEHITTÄMISHANKKEET •Osallistuminen •Aineiston UKJ:n kehittämiseen vastaanottomäärät hallintaan •Kirjastot tulisi saada sitoutettua lähettämään Suomessa säilyttämisenarvoista aineistoa AINEISTOTILANNE Käsittelemätöntä aineistoa: Monografiat 5 303 hm Kausijulkaisut 2 532 hm Käsittely n. 4 000 hm/normaali vuosi AINEISTOTILANNE 2 •Vastaanotto •Alkuvuosi vuonna 2012 7 600 hm antaa viitteitä jopa 8 000 hm siirroista 2013 UUSI KOKOELMAPOLITIIKKA  • Kirjastojen siirtotarpeet vs Varastokirjaston resurssit Uudenlaisia ohjeistuksia ja vastuutuksia Siirtojen hallinnointityökalu • Palvelusopimus • Kokoelmayhdyshenkilöverkosto • PALVELUSOPIMUS: ASIAKASKIRJASTON VELVOITTEET Aineiston tarkistus Vaari –tietokannasta  Aineiston evaluointi: onko aineiston säilyttäminen Suomessa tarpeen?  Onko aineiston metatieto kansallisessa yhteisluettelossa?  Täyttää siirtolomakkeen  Nimeää kokoelmayhdyshenkilön  YHDYSHENKILÖVERKOSTO •Palvelusopimuksessa kirjasto on nimennyt kokoelmayhdyshenkilön: tiedonkulun varmistaminen kirjastojen ja Varastokirjaston välillä sekä kirjastojen sisällä •Ensimmäinen tapaaminen 11.9. Varastokirjastossa VAIKUTUKSET KIRJASTOILLE Kirjastojen asiantuntemuksen merkitys aineiston evaluoinnissa lisääntyy •onko lähettävän tarpeen säilyttää Suomessa •saako tilattua kohtuullisin kustannuksin ja riittävän nopeasti muualta löytyykö elektronisena ja onko pääsy lukemaan/lainaamaan • Kokoelmayhdyshenkilön ajankäyttö: riittävät resurssit työskentelyyn sekä kirjaston ulkopuolella että sisällä. VAIKUTUKSET KIRJASTOILLE 2 Varastokirjasto auttaa edelleen kokoelmatilojen vähentämisessä • Varastokirjastoon lähetetyn aineiston käsittelyaika lyhenee • •aineisto nopeammin asiakkaalle Vaari –tietokantaan •vähemmän tuplia eli VK:n poistoprosentti pienenee LISÄTIETOJA www.varastokirjasto.fi  pentti.vattulainen@nrl.fi   Esityksessä on mukana Jarmo Saartin ja Ari Muhosen slaideja