1. No category

Visma L7
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Tiedote
Visma L7 - Tiedote
Oppaan päiväys: 9.12.2013.
Asiakaspalvelu:
Helpdesk: kirjautuminen Visma L7 –infolinen tai osoitteen www.visma.fi kautta
Puhelintuki Visma L7: 0107 562 120
Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä
oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on
kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa.
Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä
tavaramerkkejä.
© Visma Software Oy, 2013
www.visma.fi
Visma L7 - Tiedote
Sisällysluettelo
1
Palkanlaskenta.................................................................................. 1
1.1
1.2
2
Kirjanpito .......................................................................................... 2
2.1
3
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Tilikauden vaihteen toimenpiteet ennen tasekirjan muodostusta ................................ 11
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus .......................................... 13
5.1
5.2
5.3
6
Vastike-/vuokralaskujen eKirjeeseen IBAN-tilinumero ................................................. 4
3.1.1
Yleistä.................................................................................................................... 4
3.1.2
Räätälöityyn ohjaustiedostoon tehtävät muutokset ............................................... 4
Erillislaskut.......................................................................................................................... 5
Lukemalaskut ...................................................................................................................... 5
3.3.1
Ennakoiden korjaaminen ....................................................................................... 5
3.3.2
Laskujen peruminen .............................................................................................. 5
Hyvityslaskut ....................................................................................................................... 6
Koronlaskenta ..................................................................................................................... 6
Vastikevalvonnan täsmäytykset ja toimenpiteet .............................................................. 7
3.6.1
Aiheettomien saatavien ja ennakoiden oikaisut..................................................... 7
3.6.2
Vinkkejä täsmäytykseen ja mittarilaskujen tulostukseen ...................................... 7
Ketjutetut raportit .............................................................................................................. 8
3.7.1
Jonojen asetukset ................................................................................................... 8
3.7.2
Sarakeotsikot ......................................................................................................... 9
Kiharkisto ....................................................................................... 11
4.1
5
Kirjanpidon täsmäytykset ja toimenpiteet ....................................................................... 2
2.1.1
Alv-laskelman täsmäytys koko vuodelta ............................................................... 2
2.1.2
Muut kirjanpidon tilien täsmäyttämiset ................................................................. 2
2.1.3
Päivä- ja pääkirjojen loppusaldojen täsmäytys ...................................................... 2
2.1.4
Tuloslaskelman ja taseen täsmäytys ...................................................................... 2
2.1.5
Tase-erittelyt .......................................................................................................... 3
Vastikevalvonta ................................................................................ 4
3.1
4
Johdanto .............................................................................................................................. 1
Palkkatilastot yksikköympäristössä .................................................................................. 1
Tilikausimääritykset ......................................................................................................... 13
Automaattinen tilinavaus ................................................................................................. 13
5.2.1
Perinteisessä ympäristössä................................................................................... 14
5.2.2
Juridisten yksiköiden ympäristössä ..................................................................... 14
Tilinavauksen tulostus ...................................................................................................... 14
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet .............................. 16
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
Yritysrekisteri ................................................................................................................... 16
Perintä ................................................................................................................................ 16
Tiedotteet ........................................................................................................................... 16
6.3.1
Rajaukset ja kaavat .............................................................................................. 16
6.3.2
Lähetyshistoria .................................................................................................... 16
6.3.3
Aputoiminnot....................................................................................................... 17
Taloyhtiöt ja huoneistot.................................................................................................... 17
Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut ....................................................................... 17
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Sisällysluettelo - i
Visma L7 - Tiedote
6.6
6.7
6.8
6.5.1
Laskuttajailmoitukset .......................................................................................... 17
6.5.2
Vastaanottoehdotukset......................................................................................... 17
6.5.3
Palautteiden nouto ............................................................................................... 17
6.5.4
Peruutusaineisto................................................................................................... 17
6.5.5
Asumistuen huomiointi ....................................................................................... 18
Asukasvalinta ja -hallinta................................................................................................. 18
6.6.1
Asukashallinta ..................................................................................................... 18
6.6.2
Asukashallinnan siirtotiedostot ........................................................................... 18
6.6.3
Asukasvalinnan uusintapyyntö ............................................................................ 18
6.6.4
Asukkaaksi siirto ................................................................................................. 18
6.6.5
Asuntohakemusten siirto ..................................................................................... 18
Vastikelaskutus ja –valvonta ........................................................................................... 19
6.7.1
Lisäasetukset ....................................................................................................... 19
6.7.2
Laskujen tulostus ................................................................................................. 19
6.7.3
Tavoitteiden kirjaus ............................................................................................. 19
Vastike- ja vuokrareskontra ............................................................................................ 19
6.8.1
Perintä.................................................................................................................. 19
6.8.2
Korkolaskutus ...................................................................................................... 19
6.8.3
Vastikevalvonta ................................................................................................... 19
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Sisällysluettelo - ii
Visma L7 - Tiedote
1
Palkanlaskenta
Tässä luvussa on käsitelty lyhyesti palkanlaskennan vuodenvaihdeasiat.
1.1 Johdanto
Palkanlaskennan vuodenvaihdetoimista on erillinen tiedote. Lakisääteisistä muutoksista
vuonna 2014 ja niiden päivittämisestä kerrotaan tarkemmin em. vuodenvaihdetiedotteessa.
1.2 Palkkatilastot yksikköympäristössä
Tilastojen osalta tulee huomioida erityisesti se, että jos teet tilastot valinnalla yksi yksikkö
kerrallaan, seuraavan yksikön aineisto korvaa edellisen yksikön aineiston.
Muodostettu tiedosto korvaa samassa paikassa mahdollisesti olevan edellisen
samannimisen tiedoston. Varmuuskopio on siksi hyvä tallentaa johonkin toiseen kansioon.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Palkanlaskenta - 1
Visma L7 - Tiedote
2
Kirjanpito
Tässä luvussa on käsitelty lyhyesti kirjanpidon vuodenvaihdeasiat.
2.1 Kirjanpidon täsmäytykset ja toimenpiteet
Taloushallinnon vuodenvaihdetoimista on erillinen tiedote. Tässä on mainittu vain
muutamia huomionarvoisia asioita.
Kirjanpidon lakisääteisistä muutoksista
taloushallinnon vuodenvaihdetiedotteessa.
vuonna
2014
on
kerrottu
tarkemmin
2.1.1 Alv-laskelman täsmäytys koko vuodelta
Visma L7 -perustilikartassa (kiinteistötilipuite) on seuraavat alv-tilit:
2973 Alv-tilitykset
- tilille kirjaat tilikauden aikana vain alv:n maksukirjaukset
2971 Suoritettava alv
- tilille kirjaat ”normaalien” myyntien vero-osuudet, joista vero laskutuksen mukaan
- kirjaussuunnitelmissa yleinen verojen tili (myyntien) parametri
2972 Vähennettävä alv
- tilille kirjaat ”normaalien” ostojen vero-osuudet, joista vero laskun mukaan
- kirjaussuunnitelmissa yleinen verojen tili (ostojen) parametri
2970 Arvonlisäverovelka
1773 Arvonlisäverosaaminen
Koska mitään automaattisia jatkovientejä ei tehdä millekään aputilille, näet todellisen alvvelan vain tiliryhmätasolla (kaikkien tilien saldojen summa). Tilinpäätöksessä päätät
suoritettavan (2971) ja vähennettävän (2972) veron tilit alv-tilitykset (2973) -tilille. Tämän
tilin saldon kirjaat sitten joko tilille 2970 Arvonlisäverovelka tai 1773
Arvonlisäverosaaminen. Näin saat nollattua myyntien ja ostojen verotilit, nettovelan/saatavan yhdelle tilille ja uuden tilikauden kumulatiiviset verot seurantaan.
2.1.2 Muut kirjanpidon tilien täsmäyttämiset
Täsmäytä kirjanpidossa myös muut tarvittavat taseen tilit (esim. ennakonpidätys, sotu,
lainat). Jos olet käyttänyt selvittelytiliä/-tilejä, tarkista, että tilin/tilien saldo on nolla.
2.1.3 Päivä- ja pääkirjojen loppusaldojen täsmäytys
Aja päivä- ja pääkirja koko tilikaudelta ja tarkista, että niiden loppusaldojen debet- ja
kredit-puoli menevät tasan. Jos olet tehnyt ajot kuukausittain/kausittain, tarkista kunkin
ajokerran tulosteet.
2.1.4 Tuloslaskelman ja taseen täsmäytys
Tarkista, että taseen vastaavaa- ja vastattavaa-puolen loppusummat ovat samat ja että
tilikauden voitto/tappio on sama taseessa ja tuloslaskelmassa.
Jos yllämainituissa on eroja, käy läpi tulosteiden ohjausrekisteristä tuloslaskelma- ja
taseohjaukset tarkistaen
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Kirjanpito - 2
Visma L7 - Tiedote




että ne sisältävät kaikki tilikartan kirjanpidon tilit
ettei sama tili ole kahteen kertaan mukana ohjauksissa
kaavojen oikeellisuus
ettei pohjissa ole mukana sisäisiä tilejä
Tarkista myös, että pääkirjan tilien saldot ovat samat kuin tuloslaskelmassa ja taseessa.
Pääkirja pohjautuu kirjanpidon tapahtumiin ja tuloslaskelmalle/taseelle luvut tulevat
kirjanpidon saldoista, joten on mahdollista, että saldot eivät täsmääkään. Useimmiten virhe
korjaantuu, kun ajat saldojen laskennan kuukaudelle, jolla virhe ilmenee. Ajon aikana
kukaan ei saa olla kirjaamassa tapahtumia ko. kuukaudelle.
Kirjanpito | Kirjanpitotapahtumat –ohjelmassa teet muistiotositelajilla tarvittavat
korjaukset ja tilinpäätösviennit. Tilinpäätösvientejä ei kannata kirjata ”kokonaan” ennen
kuin ne ovat lopullisia. Vientien vaikutuksen tulokseen voit tarkistaa tulostamalla
tuloksen/taseen Kirjaamattomat-valinnan kera.
Tuloslaskelma Kirjaamattomat-valinnan kera.
2.1.5 Tase-erittelyt
Tase-erittelyjen selauksissa on Tase-erittelyjen nollaus –painike, jolla tyhjennät kaikkien
yksiköiden kaikki tase-erittelyt. Ohjelma varmistaa toiminnon.
Käytettävissäsi on myös Tase-erittelykokonaisuuden poisto –painike, jolla poistat
aktiivisena olevan tapahtuman ja siihen liittyvät purkutapahtumat tase-erittelyistä. Ohjelma
varmistaa toiminnon.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Kirjanpito - 3
Visma L7 - Tiedote
3
Vastikevalvonta
Tässä osassa kuvataan vastikevalvontaan liittyvät toimenpiteet vuodenvaihteessa.
3.1 Vastike-/vuokralaskujen eKirjeeseen IBAN-tilinumero
3.1.1 Yleistä
Tilisiirtolomaketta, jolla saajan tilinumerot esitetään sekä kotimaisessa että
kansainvälisessä IBAN-muodossa, voi käyttää 31.12.2012 saakka. Tämän jälkeen
tilisiirtolomakkeella tulee näyttää vain IBAN-tilinumeroita.
Laskun tilisiirto-osa.
Tästä aiheutuu muutoksia Itellan eKirjeen ohjaustiedostoon vlasku01.ini. Uuden
lomakepohjan (EPL8024) vaatimat muutokset on tehty asennuksen mukana menevään
ohjaustiedostoon. Mikäli käytössä on räätälöity ohjaustiedosto, tulee sitä muokata
seuraavasti.
3.1.2 Räätälöityyn ohjaustiedostoon tehtävät muutokset
Räätälöity vlasku01.ini löytyy data\rpt –kansiosta.
Itellan lomakepohja, jonka tilisiirto-osassa on varattu kentät vain IBAN- ja BIC-numerolle
otetaan käyttöön vaihtamalla vlasku01.ini:ssä lomakepohjakutsuksi EPL8024.
[LOMAKEKUTSUT]
EUR=EPL80824
Lisäksi ohjaustiedostosta tulee poistaa kansalliseen tilinumeroon liittyvät muuttujat sekä
asemoida IBAN- ja BIC-muuttujat siten, että niiden sisältämä tieto tulostuu
lomakepohjassa täsmälleen niille varattuihin kenttiin.
[EPLGIR]
ROW1=61
@BIC1
ROW2=#1
@BIC2
ROW3=#1
@BIC3
@PANKKN1
@
@PANKKN2
@
@PANKKN3
@
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
@ @IBAN1
@
@ @IBAN2
@
@ @IBAN3
@
Vastikevalvonta - 4
Visma L7 - Tiedote
Huom! Kasvata IBAN-muuttujille varattua tilaa 22 merkkiin. Muussa tapauksessa
tilinumerosta jää osa pois. Jatkossa tilinumero viedään laskulle 4 merkin jaksoihin
pilkottuna.
Muista testaus!
Kun olet tehnyt edellä kuvatut muutokset, testaa eKirjeen tulostus lähettämällä PCHeraldlähetysohjelmalla testiaineisto Itellan ohjeiden mukaisesti.
3.2 Erillislaskut
Laskuta päättyvälle tilikaudelle kuuluvat erillislaskutukset viimeistään ennen tilikauden
täsmäytyksiä kirjanpidossa. Mikäli olet ajanut joulukuun kirjanpitoajot vastike/vuokrareskontrasta, aja erillislaskut erikseen kirjanpitoon.
3.3 Lukemalaskut
Mikäli taloyhtiössä peritään ennakoita, syötä uudet lukemat päivämäärällä 1.1.2014.
Laskulle tulostuu päättyväksi kaudeksi 31.12.2013 ja laskulla huomioidaan ennakot myös
31.12.2013 asti.
Ohjelma
huomioi
laskulle
ennakoksi
annetulta
lukema-ajalta
tapahtumat
vastikevalvonnasta, niiltä maksulajeilta, jotka on tariffeilla annettu ennakkomaksulajeiksi.
Esimerkiksi, jos mittarit on luettu 3.1.2014, mutta ennakot halutaan mukaan vain
31.12.2013 asti, lukemapäiväksi on annettava 1.1.2014.
3.3.1 Ennakoiden korjaaminen
Jos ennakot on laskulla väärin tai esim. siirtymävaiheessa puuttuu jonkin kuukauden
ennakko
kokonaan,
voit
tehdä
korjauksen
muodostamalla
ensimmäiselle
lukemalaskutusjakson kuukaudelle erillisen ”haamulaskun” ennakkomaksulajille joko
miinus- tai plusmerkkisenä tapahtumiin. Kun lukemalaskutus on tehty, poista
haamulasku!
HUOM! Muista tarkistaa, että lukemalaskun päivämäärä tulee vuodelle 2013, jotta
laskutus tulee oikealle vuodelle kirjanpidossa.
3.3.2 Laskujen peruminen
Peruttavien laskujen valinta.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 5
Visma L7 - Tiedote
Voit perua ne lukemalaskujen tapahtumat, joista et ole vielä muodostanut reskontralaskua.
Peruminen tapahtuu Lukemalaskutus | Toiminnot | Laskujen peruminen –toiminnolla.
Peruttavaksi kelpaavat tapahtumat saat näkyviin työkalupalkin Virkistä-painikkeella.
Valitse ikkunasta poistettavat laskut ja paina sen jälkeen työkalupalkista Poista. Poiston
jälkeen aktivoituu Loki-välilehti, josta näet poistettavien laskujen tiedot.
Laskun poisto poistaa laskuun liittyvät kirjanpidon tapahtumat ja tiliöinnit sekä päivittää
mittarin lukemien tietoja.
Perumisesta syntyvä loki.
3.4 Hyvityslaskut
Hyvityslaskujen käsittelyrutiinilla joko palautat tai siirrät ennakoksi liikaa maksettua
ennakkomaksua. Tasauslaskutushan muodostaa liikaa maksetuista ennakkomaksuista
”miinusmerkkisen” tavoitteen, joka näkyy kirjanpidossa saamisten vähennyksenä. Siirrä
nämä tilivuoden vaihteessa ennakkomaksuiksi päivämäärällä 31.12.2013.
Tasauslaskujen keräys ja ohjaus esim. ennakoiksi reskontraan tapahtuu valitsemalla
Vastike- ja vuokravalvonta –ruudulla Toiminnot | Hyvityslaskujen käsittely.
3.5 Koronlaskenta
Laskusta on mahdollista saada korkolasku siinä vaiheessa, kun olet kirjannut sille
osasuorituksen tai suorituksen. On myös mahdollista tulostaa korkolaskut avoimille
kirjanpitoon kirjatuille laskuille. Toiminnon saat aktivoitua korkolaskutuksen ohjauksissa
(Asetukset | Ohjaukset) valitsemalla kohdan ”Korkolaskut avoimille laskuille”.
Korkolaskutus tehdään yleensä tammikuussa, joten huomioi laskujen tulostuksessa
laskupäiväys, joka määrittää, mille tilikaudelle korkotuotot kirjanpidossa tuloutuvat.
Huom! Ajoita laskennallisen koron laskenta siten, että annettuun päivään saakka on kaikki
suoritukset kirjattu kirjanpitoon. Varmista myös, että annetun koronlaskentapäivän
jälkeisiä suorituksia EI ole kirjattu kirjanpitoon. Ohjelma jättää mahdolliset kirjanpitoon
kirjaamattomat suoritukset huomioimatta.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 6
Visma L7 - Tiedote
3.6 Vastikevalvonnan täsmäytykset ja toimenpiteet
3.6.1 Aiheettomien saatavien ja ennakoiden oikaisut
Oikaise vastikevalvonnasta kaikki tilikaudelle kuuluvat aiheettomat saatavat/ennakot.
Huomaa, että Ennakoiden palautus –ikkunassa ohjelma tarjoaa kuluvaa päivämäärää, joka
sinun tulee muuttaa käsin oikealle tilikaudelle.
3.6.1.1
Saatavien oikaisu
Tee Vastike- ja vuokravalvonta | Valvonta ja ylläpito -ruudulla aiheettomalle saatavalle
hyvityslasku. Hyvityslaskun (= miinusmerkkinen tavoite) muodostat samalle maksulajille
ja summalle, jolle alkuperäinen tavoite on kirjattu.
Kirjaa hyvityslaskulle suoritus Valvonta ja ylläpito -ruudun Suoritus-välilehdellä. Aloita
suorituksen kirjaus Uusi jako –painikkeella, anna maksupäiväksi laskun päivämäärä ja
rahatiliksi esim. selvittelytili. Tallenna alkuperäiselle tavoitteelle suoritus paperitositteen
kirjauksen kautta samalle päivälle ja samalle rahatilille (esim. selvittelytili).
3.6.1.2
Ennakoiden ”siivous”
Ennakkolistat kannattaa ”siivota” palauttamalla aiheelliset ennakot asiakkaille esimerkiksi
maksupäivällä 31.12.2013 (muista päiväys vuodelle 2013!).
Aiheettomat ennakot voit palauttaa vain kirjanpitoon, mutta muista myös näiden
palautuksissa kirjata päiväys vuodelle 2013.
3.6.2 Vinkkejä täsmäytykseen ja mittarilaskujen tulostukseen
3.6.2.1
Ennakot
Tulosta valvontaraporteista Ennakkoluettelo maksajittain -raportti ja vertaa raportin
loppusummaa taseen ennakkotilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, etsi
kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain.
3.6.2.2
Saatavat
Tulosta valvontaraporteista Saatavaluettelo maksajittain -raportti ja vertaa raportin
loppusummaa taseen saatavatilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, etsi
kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain.
3.6.2.3
Vakuudet
Tulosta vakuustilanneraportoinnin kautta Vakuuslista vakuuslajeittain -raportti ja vertaa
loppusummaa taseen vakuustilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, tarkista
löytyykö valvonnasta vakuuksia saatavana tulostamalla valvontaraporttien kautta
saatavaluettelo vain vakuusmaksulajista.
Huom. Osasuoritettu vakuus tulostuu vakuuslistaan, ei huomioida saatavana.
Jos ei vieläkään täsmää, etsi kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti
kuukausittain.
3.6.2.4
Pankkitili
Pankkitilin eron voit etsiä tulostamalla pääkirjan pankkitilistä Tapahtumat yhdistellään valinnan kanssa. Pääkirjalla suoritus näkyy yhdellä rivillä, mikä helpottaa
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 7
Visma L7 - Tiedote
tapahtumaluettelon ja pääkirjan vertailua (pankkitilin kirjanpitotilillä pitää olla
määriteltynä yhdistelykriteeri tapahtumille).
3.6.2.5
Mittarilaskutus
Jos laskuille ei tulostu laskutuksen aikaväli, tariffilta puuttuu tällöin tuotenimi.
3.7 Ketjutetut raportit
Tilinpäätöstä varten voit tehdä Ketjutetut raportit –sovelluksella esimerkiksi tasekirjajonon, johon määrittelet tasekirjaan tulevat raportit. Tulosteet ovat Word-muotoisia
dokumentteja.
Jonon raporteille on muistettava muuttaa oikea vuosi (Ketjutetut raportit | Raporttijonojen
määrittelyt). Huomaa myös päivämäärien esitysmuoto!
Mahdollista on myös määritellä tulostusjono, joka muodostaa pdf-muotoisia levylle
arkistoitavia dokumentteja, esim. vuokrareskontra/vastikereskontra jne.
3.7.1 Jonojen asetukset
Raporttijonojen ylläpito.
Oletusasetukset määrittelet jonokohtaisesti. Jonokohtaiset määrittelyt ovat yleisten
asetusten suhteen voimakkaammat.
Tasekirjajonon oletusasetukset (huom. kuvan polkumääritys on esimerkki).
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 8
Visma L7 - Tiedote
Esikatselu-valintaa ei suositella käytettäväksi, sillä tulostus saattaa keskeytyä muistin
riittämättömyyden vuoksi. Tällöin tulostus herjaa ”out of memory” tai tulostuksesta jää
joku raporteista pois.
Jos palvelin on vaihdettu, saattaa sen myötä em. polkumäärittely muuttua tai
käyttäjätunnuksen oikeudet olla riittämättömät ko. hakemistoon, esim. kirjoitusoikeus voi
puuttua.
3.7.2 Sarakeotsikot
3.7.2.1
Tuloslaskelmaraportit
Päivämäärän muoto pitää olla kaikissa tuloslaskelma-tyyppisten tulosteiden
sarakeotsikoissa p.kk.vvvv (esim. 1.01.2013-31.12.2013), jotta se tulostuu oikein.
Sarakeotsikko-ikkunan avaat otsikkoriviä napauttamalla.
Tuloslaskelman sarakeotsikon ylläpito.
3.7.2.2
Taseraportit
Päivämäärän muoto pitää olla kaikissa tase-tyyppisten tulosteiden sarakeotsikoissa
tilikauden päättymispäivämäärä muodossa pp.kk.vvvv (tase, vastikelaskelma ja taseerittelyt). Sarakeotsikko-ikkunan avaat otsikkoriviä napauttamalla.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 9
Visma L7 - Tiedote
Taseen sarakeotsikon ylläpito.
3.7.2.3
Talousarviovertailu
Sarakeotsikoksi annat vain Toteutunut, Budjetti ja %.
Talousarviovertailu.
3.7.2.4
Liitetietoraportit
Sarakeotsikoina käytetään vuosilukua.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastikevalvonta - 10
Visma L7 - Tiedote
4
Kiharkisto
Tässä osassa tarkastellaan Kiharkisto-ohjelman vuodenvaihdetoimia.
4.1 Tilikauden vaihteen
muodostusta
toimenpiteet
ennen
tasekirjan
Muuta tilikausimääritykset ”pääkäyttäjänapin” kautta Taloyhtiöt-ohjelmassa. Tilikausi on
määriteltävä jokaiselle yhtiölle erikseen.
Tallennus tapahtuu joko siirtymällä seuraavaan yhtiöön tai Paluu-painikkeen avulla!
Tilikausimääritysten ylläpito.
Vuosipainikkeiden muutos:
Vuosipainikkeiden ylläpito.
Kaikkiin vuosikenttiin on annettava arvo!
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Kiharkisto - 11
Visma L7 - Tiedote
Muodosta uudet arkistokansiot toiminnolla Luo Kansiot:
Uusien kansioiden luonti.
Jos et halua hakemistorakenteeseen kuukausikohtaisia kansioita, vastaa Ei ohjelman
kysyessä, perustetaanko kuukausikohtaiset kansiot.
Jos edellisen tasekirjatulostusten jälkeen on vaihdettu palvelin, tarkista, onko ketjutettujen
raporttien tulostusmäärittelyissä oleva tallennuspolku mahdollisesti muuttunut. Lisäksi
käyttäjätunnusten oikeudet ovat saattaneet muuttua (esim. kirjoitusoikeuden puuttuminen
estää raporttien tallentumisen eco-kansioon).
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Kiharkisto - 12
Visma L7 - Tiedote
5
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus
Tässä osassa kuvataan tilikauden päättäminen sekä uuden tilikauden avaamiseen liittyvät
toimenpiteet.
5.1 Tilikausimääritykset
Avaa uusi tilikausi tilikausirekisteriin (Kirjanpito | Tilikaudet). Tilikauden on oltava
avattuna ennen kuin teet laskuja, joilla on tilikausikohtainen numerointi. Lukitse vanha
tilikausi sen jälkeen, kun et enää kirjaa vientejä ko. kaudelle. Reskontrien täsmäytysten ja
kirjaamisten jälkeen voit antaa tilikauden lukituspäiväksi 30.12., jolloin voit vielä kirjata
tilinpäätösvientejä päivämäärälle 31.12.
Muista avata myös poikkeavat tilikaudet.
Tilikausien ylläpito.
Voit estää kirjauksia virheelliselle tilikaudelle avaamalla tilikausia myös tulevaisuuteen ja
antamalla tilikauden viimeisen päivän lukituspäiväksi. Huomioi tällöin, että mikäli
käytössä on Visma L7 Käyttöomaisuuskirjanpito -ohjelma, se laskee sumupoistot siihen
saakka kuin tilikausia on avattu.
5.2 Automaattinen tilinavaus
Tarkista, että tilikarttaan on määritelty tilinavausohjaukset (Tili | Toiminnot |
Tilinavausohjaus) esim. käyttöomaisuuden lisäys-/vähennys- ja poistotileille.
Kun olet käsitellyt edellisen tilikauden Visma L7 –ohjelmistolla ja se on valmis, voit
laskea uuden tilikauden avaussaldot automaattisesti. Vanhalle tilikaudelle ei tarvitse tehdä
mitään tuloksen kirjauksia, vaan tulos lasketaan ja kirjataan tilinavauksen yhteydessä
uudelle tilikaudelle (edellisen tilikauden tulos-tilille).
Tilinavaussaldojen laskennan löydät valinnalla Kirjanpito | Saldojen päivitys |
Tilinavaussaldot -välilehti.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 13
Visma L7 - Tiedote
Tilinavaussaldojen automaattinen laskenta. Huom. Edellisen tilikauden tulostili on vakiotilikartan
mukainen esimerkki!
5.2.1 Perinteisessä ympäristössä
Perinteisessä ympäristössä valitset tilikauden, annat tuloksen kirjauksen tilin ja määrität,
millä tarkkuudella edellisen tilikauden tietojen pohjalta uusi tilinavaus tehdään.
Keräysajo käy edelleen läpi edellisen tilikauden tasetilien (vastaavaa ja vastattavaa) saldot
ja laskee niiden pohjalta myös uudelle tilikaudelle siirtyvän voiton/tappion. Laskennan
lopuksi ohjelma näyttää vielä tilikauden tuloskirjauksen, jonka jälkeen kerätyt ja lasketut
tapahtumat viedään kirjanpidon käsikirjausten tiedostoon tilinavaustapahtumiksi ja samalla
käynnistetään myös ko. ylläpito-ohjelma. Sen kautta uudet tapahtumat ovat todettavissa ja
käsiteltävissä perinteiseen tapaan.
Jos haluat pitää tilikauden voiton/tappion erillään siihen asti, kunnes hallitus on tehnyt siitä
päätöksen, voit avata myös oman tilin ”Tilikauden voitto/tappio” (esim. 2180)
käytettäväksi tilinavauksessa.
5.2.2 Juridisten yksiköiden ympäristössä
Juridisten yksiköiden ympäristössä annat päättyneen tilikauden loppupäiväyksen. Sen
perusteella ohjelma virkistää listalle tulosyksiköt, joiden tilikausi on päättynyt ko. päivänä.
Listasta voit valita laskentaan yhden tai useamman yksikön kerralla. Tilinavaussaldojen
minimitarkkuus on tällöin tili ja kustannuspaikka.
Ohjelma laskee ja kirjaa uudelle tilikaudelle siirtyvän voiton/tappion kustannuspaikan
tarkkuudella, mutta näyttää laskennan päätteeksi sen tulosyksikkötasolla. Tapahtumat
viedään kirjanpidon käsinkirjauksiin, kuten edellä on kerrottu.
5.3 Tilinavauksen tulostus
Taseen tulostuksessa on mahdollista erotella tilinavaus omaksi sarakkeekseen.
Sarake
Mitä tulostaa
1. Toteutunut
Tulostaa aikaväliltä sekä tilinavaus- että normaalitapahtumasaldot (=kaikki).
2. Toteut.-tilinavaus
Tulostaa aikaväliltä vain normaalitapahtumasaldot.
3. Tilinavaus
Tulostaa aikaväliltä vain tilinavaussaldot.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 14
Visma L7 - Tiedote
Taseen tulostus tilinavaussaldojen kera.
Myös kirjaamattomista tapahtumista luetaan vastaavat tiedot, jos olet valinnut ne
sarakkeisiin mukaan.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 15
Visma L7 - Tiedote
6
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet
Tässä luvussa on kuvattu järjestelmän uusia, tilinpäätösvaiheessa hyödyllisiä
ominaisuuksia. Tarkemmat käyttöohjeet löytyvät Visma L7 –erillisohjeista ja -käsikirjoista.
6.1 Yritysrekisteri
Yritysrekisterin selailussakin on nyt mahdollista käyttää virtuaalista selailulistaa, joka
mahdollistaa esimerkiksi tapahtumien järjestämisen, hakemisen ja suodatuksen. Selauksen
saat aktivoitua napauttamalla taulukossa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla
toiminnon Käytä vapaasti lajiteltavaa selailulistaa.
Kun asetus on valittuna, voit järjestää listauksen napauttamalla haluamaasi sarakeotsikkoa.
Listalta haet tiettyä arvoa napauttamalla saraketta ja kirjoittamalla ko. sarakkeesta
haettavan tekstin tai luvun alun.
Selauslistan muut toiminnot löytyvät valikosta, joka avautuu napautettaessa taulukkoa
hiiren kakkospainikkeella. Oletusnäkymä on aina normaali, kun yritysrekisteri avataan.
Huom. Erittäin suurilla yritysmäärillä (esim. 50 000 kpl) vapaasti lajiteltava lista on
hidaskäyttöinen
6.2 Perintä
Perinnän Asetukset | Ohjaukset –ikkunan sisältö on ryhmitelty välilehdille Yleiset,
Vastikereskontra ja Aineistot. Aineistot-välilehden asetuksia on mahdollista ylläpitää vain,
jos PDF-aineistojen muodostaminen –sovellus on käytössä.
Tulosta-/Peri-painikkeilla avautuvaan ikkunaan on lisätty Laskuaineisto-kenttä, josta
valitset tarvittaessa ja käytettävissäsi olevista sovelluksista riippuen muodostettavan
aineiston tyypin.
6.3 Tiedotteet
Ks. Tiedotteet –käsikirja.
6.3.1 Rajaukset ja kaavat
Osapuoli- ja huoneistolähtöisten tiedotteiden vastaanottajia on mahdollista rajata
osapuolien voimassaoloon perustuvalla päivämäärävälillä. Kaavat-painikkeella avautuu
ikkuna, jossa voit määritellä molemmille osapuolirajauksen päivämääräkentille kaavan,
jonka perusteella päivämäärä automaattisesti generoidaan.
Voit nyt tallentaa antamasi rajaukset ja kaavat tiedotekohtaisesti Lähetys-ikkunan Tallenna
rajaukset –painikkeella. Poista rajaukset –painikkeella poistat tallennetut rajaukset ja
asetat listoille oletusarvot.
6.3.2 Lähetyshistoria
Tiedotteiden lähetystoiminto tallentaa nyt saajakohtaisen lähetyshistorian. Samaa tiedotetta
ei siis voi lähettää vahingossa kahdesti samalle henkilölle. Toisaalta osa tiedotteista voi
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 16
Visma L7 - Tiedote
olla sen tyylisiä, että niitä pitää voida lähettää useita kertoja per henkilö, joten tämä on
edelleen mahdollista. Kun virkistät vastaanottajalistan, näkyy vasemmanpuoleisessa
sarakkeessa vihreä väkänen, jos tiedote on jo lähetetty, eikä tällaista vastaanottajaa valita
automaattisesti. Lähetyshistorian selauksessa on käytettävissä myös vapaasti lajiteltava
selauslista.
6.3.3 Aputoiminnot
Vastaanottajalistan ponnahdusvalikosta löytyy kolme valintaa, joilla voit kohdistaa valitun
vastaanottajan joko yritysrekisteriin, kiinteistörekisteriin tai asukashallintaan.
6.4 Taloyhtiöt ja huoneistot
Mikäli taloyhtiön veloituksissa ei ollut á-hintaa, ohjelma nollasi huoneistolle syötetyn áhinnan, kun ohitettiin päivämääräkenttä. Nyt ohjelmaa on muutettu siten, ettei se huomioi
nolla-arvoista á-hintaa taloyhtiön veloituksissa.
6.5 Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut
Ks. Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut –käsikirja
6.5.1 Laskuttajailmoitukset
Laskuttajailmoitukset muodostetaan nyt pankkikohtaisesti. Asetukset | Ohjaukset –
ikkunaan on lisätty uusia parametreja, joiden avulla voit ylläpitää tiettyjen tekstien
kielikäännöksiä sekä määrittää Maventan käyttämän välittäjäpankin tunnuksen
(DABAFIHH).
6.5.2 Vastaanottoehdotukset
Vastaanottoehdotukset-ohjelman yksikkölistaruudun sarakkeissa näytetään, kuinka
monelle yksikön maksajalle on jo muodostettu vastaanottoehdotus (Valmiit) ja kuinka
monelta se vielä puuttuu (Ei-valmiit). Voit järjestää listauksen sarakeotsikkoa
napauttamalla ja sen yläpuolelle on mahdollista saada hakurivi.
6.5.3 Palautteiden nouto
Sovellukseen on lisätty Palautteiden nouto –ohjelma, jolla saat haettua pankin palautteet
Maventan kautta. Palautteesta on mahdollista nähdä, mihin sanomaan se liittyy, sekä avata
alkuperäinen sanoma. Palautteessa voi näkyä myös virhekoodi ja -selitys, joiden
perusteella sinun tulee tehdä korjaukset ja tarvittaessa muodostaa ja lähettää aineisto
uudelleen.
6.5.4 Peruutusaineisto
Voit muodostaa suoramaksuaineistoista tarvittaessa peruutusaineiston, jonka lähetät
Maventalle. Operaattori välittää aineiston edelleen pankkiin. Kaikki pankit tukevat
suoramaksujen peruuttamista.
Kuluttajan verkkolaskuaineistojen osalta peruutuskäsittely on pankkikohtaista. Mikäli
Finvoice-laskua ja peruutuslaskua ei voida kohdistaa tai pankki ei tue
peruutustoiminnallisuutta, peruutuslasku näytetään hyvityslaskuna tiedoksi verkkopankissa
tai maksamisen verkkopalvelussa.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 17
Visma L7 - Tiedote
Peruutusaineiston voit muodostaa vastike-/vuokra- tai lukemalaskuista laskujen
tulostusohjelman Toiminnot | Verkkolaskujen peruminen –valinnalla. Ominaisuus vaatii
käyttöönottotoimia.
6.5.5 Asumistuen huomiointi
Asumistukea ylläpidetään Taloyhtiöt/kohteet | Huoneistot –ikkunan Laskutustiedotvälilehdellä.
Huom! Kun suoraveloitus päättyy, suoraveloitustietoihin mahdollisesti tallennettu
asumistuen tukiosuus ei siirry automaattisesti huoneiston tietoihin.
Tukiosuus näkyy
välilehdellä.
myös
Osapuolet-painikkeella avautuvan
ikkunan
Informaatio-
Jos maksajalle on määritelty asumistuki huoneiston tietoihin, se otetaan huomioon
muodostettaessa verkkolasku- ja suoramaksuaineisto. Paperitulosteella asumistukea ei
näytetä, kuten ei näytetty suoraveloituslaskuillakaan. Asumistuki tallennetaan verkkolasku/suoramaksuaineistoon siten, että laskun loppusummasta vähennetään asumistuen osuus.
6.6 Asukasvalinta ja -hallinta
Ks. Asukasvalinnan käsikirja.
6.6.1 Asukashallinta
Mahdollistettu vakuuspalautuksen pankkitilin syöttö IBAN-muodossa siten, että ohjelma
osaa verrata sitä oikein yritysrekisterin pankkitiliin.
6.6.2 Asukashallinnan siirtotiedostot
Lisätty Asukaslista-siirtotyypille uusi asetus, ”Tulevat sopimukset mukaan”. Kun tämä
asetus on aktivoituna, otetaan siirtoaineistoon myös ne sopimukset, jotka ovat tulossa
voimaan kuluvan päivän jälkeen.
6.6.3 Asukasvalinnan uusintapyyntö
Asuntohakemuksen uusintapyyntösähköpostiin pitää saada myös hakijan hakukohteet. Voit
nyt lisätä viestipohjaan muuttujaviittaukset {KOHDENROT} ja/tai {KOHDENIMET},
jotka tulostavat pilkulla erotetun listan hakijan hakukohteista.
6.6.4 Asukkaaksi siirto
Asukkaaksi siirto –toiminnon Lisäasetukset-osioon on lisätty uusi asetus ”Kopioidaan
yhteystiedot myös puolisolle”. Mikäli tämä asetus on aktivoitu, tallentaa asukkaaksi siirto
asuntohakemuksen yhteysnumerot myös puolison yritysrekisterin yhteysnumeroihin.
6.6.5 Asuntohakemusten siirto
Ascii-siirtoaineiston rinnalle on toteutettu xml-siirtoaineisto, joka mahdollistaa
monipuolisemman asuntohakemusten ylläpidon mm. web-sovelluksista. Xmlsiirtoaineiston avulla luot, päivität ja poistat hakemuksia. Aineisto on lähetettävissä Web
service -rajapinnan kautta, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen hakemusten ylläpidon esim.
web-sovelluksissa. Voit myös pyytää asuntohakemusten xml-aineistoja Web service rajapinnasta erilaisilla rajausehdoilla.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 18
Visma L7 - Tiedote
6.7 Vastikelaskutus ja –valvonta
6.7.1 Lisäasetukset
Asetukset | Lisäasetukset | Vastikelaskutus –välilehdelle on lisätty uusia asetuksia ja
olemassa olevat asetukset on ryhmitelty uudelleen.
Raportti, josta laskun pdf-kuva muodostetaan, on nyt mahdollista määritellä erikseen
peruslaskuille, erillislaskuille ja tiivistetyille laskuille.
6.7.2 Laskujen tulostus
Laskujen tulostukseen lisätty Toiminto | Hae huoneisto nimellä, joka mahdollistaa
halutulla osapuolella haun yrityksen/henkilön nimellä ilman tietoa siitä, mistä yksiköstä tai
taloyhtiöstä yritys/henkilö löytyy. Tällä on korvattu aiempi Hae-toiminto.
Vähennä
tukiosuudet
–valintaa
käytät
muodostaessasi
verkkolaskuja
suoramaksuaineistoja, joista haluat vähentää asumistukiosuudet. Tämä edellyttää
Kuluttajan suoramaksut ja verkkolaskut –sovellusta. Asumistukea ylläpidetään joko
Osapuolet-ikkunan Informaatio-välilehdellä tai Taloyhtiöt/kohteet | Huoneistot –ikkunan
Laskutustiedot-välilehdellä.
Erillislaskuilta on poistettu IBAN-pankkitilinumerot.
6.7.3 Tavoitteiden kirjaus
Kun tavoitteiden ajon jälkeen tulee vielä uusia maksajia, joille pitäisi myös saada tavoitteet
samalle kaudelle, on työlästä etsiä kyseiset henkilöt käsin laskutukseen. Mikäli jollekin
maksajalle löytyy tavoitteet valitulle kaudelle, ohjelma avaa tavoitteiden kirjauksessa
Tuplatavoitteita-ikkunan. Ikkunaan on nyt lisätty Ohita kaikki –painike, jolla pystyt
ohittamaan kerralla kaikki maksajat, joille jo löytyy tavoitteita.
6.8 Vastike- ja vuokrareskontra
Ks. Isännöinnin käsikirja.
6.8.1 Perintä
Perintä-ohjelman ikkunoissa näkyy poismuuttopäivä, kun Asetukset | Ohjaukset |
Vastikereskontra –ikkunassa on aktivoitu ”Poismuuttopäivän haku” ja vastike- ja
vuokravalvonta on asennettuna.
6.8.2 Korkolaskutus
Korkolaskus-ohjelman ikkunoissa näkyy poismuuttopäivä, kun perinnän Asetukset |
Ohjaukset | Vastikereskontra –ikkunassa on aktivoitu ”Poismuuttopäivän haku” ja vastikeja vuokravalvonta on asennettuna.
6.8.3 Vastikevalvonta
6.8.3.1
Lajittelu
Muutettu huoneistonumeroiden lajittelu numeeriseen järjestykseen
vuokravalvonta –ohjelmassa ja valvontaraporttien yhteydessä.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Vastike-
ja
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 19
Visma L7 - Tiedote
Huom! Numeerinen lajittelu toimii vain silloin, kun Vastike- ja vuokravalvonnan Asetukset
| Valintalistat | Huoneistot numerojärjestyksessä on käytössä.
6.8.3.2
Maksajan yhteystiedot
Mikäli Vastike- ja vuokravalvonta –ohjelmassa on maksaja valittuna, pääsee Toiminnotvalikosta jatkossa maksajan (yritysrekisterin) yhteystietoihin. Vastaavasti perinnästä
pääsee (Ikkunat | Asiakkaan yhteystiedot) yritysrekisterin yhteystietoihin.
Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta
Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 20