Evaluation of the quality systems of the mari
Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Evaluation of the quality systems of the maritime training units in Finland Liikenteen turvallisuusvirasto Helsinki 2013 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Sisällysluettelo 1 Yleistä ............................................................................................ 3 2 Suunnittelu ..................................................................................... 3 3 Arvioitavat kohteet ja aikataulu...................................................... 4 4 Arviointiryhmä ja arvioinnin toteutus ............................................. 5 5 Arviointiaineisto ............................................................................. 5 6 Itsearviointi ja ulkoinen arviointi ................................................... 6 7 Arviointiraportit .............................................................................. 6 7.1 Toisen asteen ammatilliset oppilaitokset ..........................................6 7.1.1 ABOA MARE....................................................................6 7.1.2 ETELÄ-KYMENLAAKSON AMMATTIOPISTO EKAMI ................9 7.1.3 WINNOVA LÄNSIRANNIKON KOULUTUS OY ...................... 12 7.1.4 Ålands yrkesgymnasium ................................................ 15 7.2 Korkeakoulut ............................................................................. 19 7.2.1 Högskolan på Åland ....................................................... 19 7.2.2 KYMENLAAKSON AMMATTIKORKEAKOULU ........................ 22 7.2.3 SUOMEN PUOLUSTUSVOIMAT ......................................... 24 7.2.4 SATAKUNTA UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES .............. 27 7.2.5 Yrkeshögskolan Novia .................................................... 30 7.2.6 MERENKULUN TURVALLISUUSKOULUTUSKESKUS (MERITURVA) 33 7.3 Viestintävirasto .......................................................................... 35 8 List of auditors selected to perform audits in accordance with stcw regulation i/8 ............................................................................... 49 9 Alternative certificates (STCW A-I/7 paragraph 3.3) ...................... 1 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 1 Yleistä Merenkulkualan koulutuksen arviointi on toteutettu Suomessa edellisen kerran vuosina 1998, 2002 ja 2007. Arvioinnit on aikaisemmin tehty silloisen Merenkulkulaitoksen, nykyisen Liikenteen turvallisuusvirasto TraFin ja Opetushallituksen yhteistyönä. Uudessa STCW-arvioinnissa opetus- ja kulttuuriministeriö velvoitti suunnittelun ja toteuttamisen Korkeakoulujen arviointineuvoston KKA ja Koulutuksen arviointineuvoston KAN tehtäväksi. Lähtökohtana toimijoiden valinnalla oli se, että merenkulkualan koulutus koostuu sekä korkeakoulujen että ammatillisen opetuksen väylistä. Direktiivin vaatimus lisäksi edellytti, että varsinaisesta toiminnasta riippumaton taho arvioi merenkulun koulutuksen vähintään viiden vuoden välein. Arviointi toteutettiin tälläkin kertaa kiinteässä yhteistyössä liikenteen turvallisuusvirasto Trafin kanssa. Arvioinnista annetun asetuksen mukaisesti arviointineuvostot yhteistyössä Trafin kanssa huolehtivat myös Ahvenanmaan maakunnan alueella toteutettavan merenkulun koulutuksen STCW-arvioinnista. Euroopan meriturvallisuusvirasto EMSA arvioi Liikenteen turvallisuusviraston pätevyyskirjojen ja lisäpätevyystodistusten myöntämiseen ja tunnustamiseen liittyvän järjestelmän ja säädöspohjan vuonna 2011 direktiivin 2008/106/EC nojalla (Dossier number: 2011.INSP.STCW.00216). Viestintäviraston (Ficora) meriradioliikenteen pätevyyksiin liittyvän laatujärjestelmän riippumattomasta arvioinnista vastasi NHG Audit Oy. 2 Suunnittelu Toteutettavan arvioinnin tarkoituksena oli varmistaa, että suomalaista merenkulkualan koulutusta tarjoavilla organisaatioilla on toimivat laatujärjestelmät ja – menettelyt vähintään STCW- yleissopimuksen laatukriteerit täyttävän koulutuksen toteuttamiseksi ja että koulutusyksikkö täyttää STCW-yleissopimuksen vaatimukset. Arvioinnissa tärkeänä tavoitteena oli lisäksi tunnistaa koulutuksen kehittämiskohteita ja antaa kehittämissuosituksia koulutuksen järjestäjälle. Arvioinnista vastaavat neuvostot päättivät joulukuun kokouksissaan vuonna 2010 perustaa koulutuksen arvioinnin ja merenkulun osaajista koostuvan suunnitteluryhmän, joka teki esityksen merenkulkualan koulutuksen arvioinnin projektisuunnitelmaksi. Suunnitelmassa lähdettiin siitä, että arviointineuvostot vastasivat vastuualueidensa osalta arviointihanketta koskevista päätöksistä, kuten suunnitteluryhmän ja arvioijien nimittämisestä sekä projektisuunnitelman hyväksymisestä. Arviointia koskeva päätöksenteko edellytti käytännössä molempien neuvostojen rinnakkaiskäsittelyä. Lisäksi lähdettiin sitä, että kutakin arvioitavaa koulutusyksikköä kohden nimettiin oma arviointiryhmä, joka vastasi koulutusyksikön arvioinnista ja hyväksymisestä sekä mahdollisten korjaavien toimenpiteiden määrittämisestä. Arvioijiksi valittiin kokeneita merenkulkualan, koulutuksen ja pedagogiikan sekä arvioinnin asiantuntijoita. Lisäksi kuhunkin arviointiryhmään valittiin opiskelijaedustaja. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Arvioinnin kohteet määräytyivät edellä mainituista STCW:stä ja EU:n merenkulkualan koulutusta ohjaavasta direktiivistä 2008/106/EC. Arvioitavia yksiköitä oli yhteensä 12, joista viisi ruotsinkielisiä. Arviointi kohdistui myös Ahvenanmaalla sijaitseviin merenkulun koulutusyksiköihin sekä puolustusministeriön alaiseen Merisotakouluun. 3 Arvioitavat kohteet ja aikataulu Arvioitavia merenkulkualan koulutusta toteuttavia koulutusyksiköitä oli arvioinnin suunnitteluvaiheessa Suomessa 12. Suunnitteluvaiheessa kuitenkin Työterveyslaitoksen merenkulkualaan liittynyt koulutus päätettiin toteuttajan päätöksestä toistaiseksi lopettaa, joten varsinaisia arvioitavia kohteita oli lopulta yhteensä 11. Arvioitavana oli seuraavien koulutusyksiköiden merenkulkualan koulutus: Toisen asteen ammatilliset oppilaitokset - Axxell Utbildning Ab - Etelä-Kymenlaakson ammattiopisto - WinNova - Ålands sjömansskola/Ålands yrkesgymnasium Korkeakoulut - Högskolan på Åland - Kymenlaakson ammattikorkeakoulu - Merisotakoulu - Satakunnan ammattikorkeakoulu - Yrkeshögskolan Novia Pelastautumis- ja turvallisuuskoulutusta tai laivaväen ensiapu- ja terveydenhuoltokoulutusta antavat koulutusyksiköt - Maritime Safety Center/Ålands Sjösäkerhetscentrum - Meriturva - Työterveyslaitos, Turun aluetoimipiste: Inhimillinen työ -osaamiskeskuksen Liikenne ja logistiikka (ei arvioitu) Arviointi koski edellä lueteltujen koulutusyksiköiden kaikkea merenkululliseen pätevyyteen johtavaa koulutusta, jossa on noudatettava STCW-yleissopimusta. Edellä mainittujen koulutusyksiköiden lisäksi arviointiin sisällytettiin myös muiden koulutusyksiköiden tai organisaatioiden tarjoama yleissopimuksessa (luvut IV – VI) kuvattu ammatillinen lisä- ja täydennyskoulutus. Arviointivierailut edellä lueteltuihin 11 kohteeseen toteutettiin kesäkuun 2011 ja maaliskuun 2012 välisenä aikana. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 4 Arviointiryhmä ja arvioinnin toteutus Toisen asteen ammatillisten oppilaitosten ja ammattikorkeakouluyksikköjen arviointiryhmissä oli aina neljä jäsentä, jotka edustivat merenkulkualaa, merenkulkualan koulutusta sekä arviointiasiantuntemusta. Lisäksi mukana oli yksi opiskelijajäsen muilta osin, paitsi Maritime Safety Centerin ja Meriturvan arvioinnissa, jotka eivät antaneet tutkintoperusteista koulutusta. Arviointiryhmää avusti arviointineuvostojen sihteeristöistä 1-2 raportoijaa. Kaikki arviointiryhmän jäsenet olivat riippumattomia arvioitavasta koulutusyksiköstä. Arviointiryhmien jäsenet nimitettiin arviointineuvostoissa. Ryhmien jäsenet perehdytettiin koulutuksen laadunarvioinnin käsitteistöön ja menettelytapoihin. Merenkulkualan koulutuksen arviointi koostui koulutusyksikön toimittamasta ko. yksikköä kuvaavasta tausta-aineistosta, koulutusyksikön itsearvioinnista, arviointiryhmän tekemästä ulkoisesta arvioinnista, arviointiryhmän laatimasta koulutusyksikkökohtaisesta arviointiraportista, arviointituloksen vahvistamisesta ao. neuvostossa sekä palautteesta ja maakohtaisesta raportista. 5 Arviointiaineisto Arvioitavat koulutusyksiköt toimittivat arviointiryhmän käyttöön yleissopimuskoulutusta koskevan laatukäsikirjan tai vastaavan sekä itsearviointiraportin. Tausta-aineistossa edellytettiin olevan selvät viittaukset kyseisiin laatukäsikirjan kohtiin. Aineisto toimitettiin arviointineuvostoille noin kaksi kuukautta ennen sovittua arviointia sisältäen kuvauksen seuraavista asioista: - merenkulun koulutuksen opiskelijamäärät, opetushenkilöstö, muu henkilöstö, opetustilat ja -välineet sekä toiminnan rahoitus - koulutusyksikön toiminta-ajatus, ylläpitäjän organisaatio ja oman koulutusyksikön organisaatio - opiskelijavalinnan perusteet ja toteutus, opetussuunnitelmaprosessi sekä näyttö- ja näyttökoejärjestelmä, opetuksen toteuttamisen periaatteet ja lähtökohdat - STCW-yleissopimuksessa kuvattujen sisältöalueiden opetuksen ja ohjatun harjoittelun kehittämis-, seuranta ja toimeenpanovastuut sekä opiskelija-arviointi - opetus- ja muun henkilöstön valintaperiaatteiden kehittäminen sekä arviointi - palautekäytännöt, kehittämishankkeet ja opetushenkilöstön perehdyttäminen uuteen alusja varustetekniikkaan - merenkulun pätevyyksiin johtavan koulutuksen koulutusohjelmien opetussuunnitelmat ja mahdollista lisäkoulutusta koskeva aineisto (STCW luvut II, III, V ja VI) - selvitys kehittämistoimenpiteistä, jotka on toteutettu edellisen ulkoisen arvioinnin yhteydessä saatujen kehittämissuositusten pohjalta Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 6 Itsearviointi ja ulkoinen arviointi Koulutusyksikkö toteutti arviointiryhmää varten itsearvioinnin, jossa se arvioi vähintään myöhemmin lueteltavien asiakokonaisuuksien nykytilaa, niissä tapahtunutta muutosta edelliseen ulkoiseen arviointiin ja muutoksen suuntaa. Arviointi toteutettiin suhteessa STCW-yleissopimukseen ja koulutusyksikön omaan laatujärjestelmään kirjattuihin vaatimuksiin ja menettelyihin. Itsearvioinnin osa-alueita olivat: - koulutusyksikön sisäisen laadunhallinta ja sen toimivuus - STCW-yleissopimuksen tavoitteiden toteutuminen koulutusohjelmissa ja niiden opetussuunnitelmissa - STCW-alueen opetuksen suunnittelu, toteutus ja oppimistulosten arviointi - opetushenkilöstön pätevyystaso sekä ammatillisen ja pedagogisen osaamisen varmistaminen ja jatkuva kehittäminen - opiskelijoiden yleiset oppimisvalmiudet ja oppimistulokset erityisesti suhteessa STCWyleissopimuksen tavoitteisiin - opiskelijoilta ja merenkulkuelinkeinolta saatu palaute, palautteen käsittely ja vaikutukset - opetustilojen, -välineiden ja –varusteiden tila Ulkoisessa arvioinnissa arviointiryhmä selvitti koulutusyksikön laatujärjestelmän käytännön toimivuutta ja STCW-yleissopimukseen kirjattujen vaatimusten toteutumista. Arvioinnin pohjamateriaalina ryhmä käytti koulutusyksiköiden toimittamaa tausta-aineistoa ja itsearviointiraporttia. Arviointiryhmän vierailulla koulutusyksiköissä perehdyttiin yksiköiden toimintaan ja haastateltiin johtoa, opettajien ja opiskelijoiden sekä sidosryhmien edustajia. Arviointivierailun lopuksi arviointiryhmä antoi koulutusyksikölle alustavan palautteen, joka sisälsi havaitut poikkeamat sekä mahdolliset korjaus- ja kehittämisehdotukset. 7 Arviointiraportit 7.1 Toisen asteen ammatilliset oppilaitokset 7.1.1 ABOA MARE Yrkeshögskolan Novia och Axxell Utbildning Address: Malmgatan 5, 20100 Åbo email: firstname.surname@novia.fi / firstname.surname@aboamare.fi www.aboamare.fi Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Training provided by the unit name 1.1A- II/4 & III/4, vaktman 1.2 A-II/1, vaktstyrman 1.3 A-II/2, sjökapten 1.4 A-III/1, vaktmaskinmästare 1.4 A-III/2, ingenjör (utbildningsprogrammet som ger behörighet som övermaskinmästare) Kapitel IV. Sjöradiotrafik A-IV/2 SRC Radiooperatör inom sjöfarten (ROC) Radiooperatör inom sjöfarten (GOC) A-V/1. 2-7 Tanker familiarization course A-V/1. 9-14 Oil tanker training programme A-V/2 o. 3 Crowd and Crisis Management A-VI/4-2 Medical care A-VI/6 Ship Security Officer B-I/12.2-17 Radar observation and plotting B-I/12. 18-34 Automatic radar plotting aids (ARPA) B-V/c Dangerous and hazardous substances in packaged form Bridge resource management (BRM & ERM) Date of Evaluation Turku 8 January 2012 Auditors Hannu Kotila, överlärare, HAAGA-Helia yrkeshögskolan, huvudutvärderade Bo Gyllenberg, sjökapten Leif Wickström, verksamhetsledare, Finlands maskinbefälförbund Christoffer Andersson, student, Arcada Reporters Karl Holm, pääsuunnittelija, Korkeakoulujen arviointineuvosto Quality system Kvalitetssystem grundar sig på kvalitetshandbok som inkluderar: 1. revisionsmatris 2. ledningens förbindelse 3. kvalitetspolicy 4. definitioner 5. kvalitetssystem 6. organisationen 7. undervisning och inlärning 8. avdelningsrutinbeskrivningar 9. Otnäs simulationscenter 9. miljöledning 10 kommersiella kursser Evaluation Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Arviointi perustui korkeakoulun toimittamalle itsearviointimateriaalille sekä haastatteluille, jossa haastateltiin korkeakoulun ja koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa sekä opiskelijoita. Observations made through the evaluation OBSERVATIONER OM UTBILDNINGSENHETENS KVALITETSHANTERING Strenghts - Kvalitetspolicy, huvudmannens, ledningens och personalens engagemang i kvaliteten och genom kvaliteten i utbildningsmålen som omfattas av STCW95 - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet för att utbildningen ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt (kvalitetspolicy, kvalitetsansvarsfördelning, kvalitetsplanering, kvalitetsledning, kvalitetssäkring och förbättring av kvaliteten) - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet för att förvaltningen och stödåtgärderna för undervisningen ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt (kvalitetspolicy, kvalitetsansvarsfördelning, kvalitetsplanering, kvalitetsledning, kvalitetssäkring och förbättring av kvaliteten) - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet i fråga om handledd praktik, utvärdering av lärandet och prov på kunskaper - Omfattning av utbildningsenhetens kvalitetsledning och kvalitetsledningens funktion och effektivitet i styrningen av de egna funktionerna DE STUDERANDES UTLÅTANDE OM EFFEKTIVITETEN I UTBILDNINGSENHETENS KVALITETSHANTERING - Studenterna upplever organisationen som flexibel. Feedback-systemet fungerar också i fall av öppen respons. Studenterna betonar responsens betydelse. Som en utmaning upplever studenterna den handledda praktikens framgång och mängden av närundervisning. I lärarnas pedagogiska- och yrkeskunniga färdigheter är det enligt studenterna stor spridning. KVALITETSHANTERINGENS STYRKOR OCH UTVECKLINGSPUNKTER Styrkor - Bakgrundsorganisationens ledning, enhetens lärare och studenter är motiverade att utveckla verksamheten. - Simulerings-undervisningen är stark. - STCW-ansvaren är tydligt utstakade. Utvecklingspunkter - Det finns överlappande funktioner i feedbacksystemet, men i intervjun kunde man inte fastställa utvecklingsområden. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 - Kursernas anmälningspraxis bör utvecklas. Handledningen bör utvecklas sålunda att inträde till kursen är bunden till individuell läroplan, inte till om man hinner anmäla sig innan kursen är fullbokad. KVALITETSHANTERING AV HANDLEDD PRAKTIK (LÄRANDE I ARBETET): STYRKOR OCH UTVECKLINGSPUNKTER - Utvecklingsområden som uppdagats genom den handledda praktiken kunde inte nämnas. Dokumentation för denna del saknas. Praktikens roll i feedbacksystemet känner man inte till. 7.1.2 ETELÄ-KYMENLAAKSON AMMATTIOPISTO EKAMI Merenkulku-, logistiikka ja autoala Address: Kymenlaaksonkatu 29, FI-48100 Kotka Finland email: firstname.surname@ekami.fi www.ekami.fi Training provided by the unit name A-V/1. 2-7 Tanker familiarization course A-V/1. 9-14 Oil tanker training programme A-V/1. 16-21 Chemical tanker training programme A-V/1. 23-34 Liquefied gas tanker training programme A-V/3.5 Crisis management and human behaviour training A-VI/2-1 Proficiency in survival craft and rescue boats A-VI/2-2 Proficiency in fast rescue boats A-VI/4-1 Medical first aid A-VI/4-2 Medical care Lisättävä 2011 aluksen turvapäällikön koulutus B-I/12.2-17 Radar observation and plotting B-I/12. 18-34 Automatic radar plotting aids (ARPA) .36.1 Navigation and watchkeeping .36.2 Ship handling and manoeuvring .36.3 Cargo handling and stowage .36.5 Main and auxiliary machinery operation B-V/a Large ships and ships with unusual manoeuvring characteristics B-V/b Dangerous and hazardous substances in solid form in bulk B-V/c Dangerous and hazardous substances in packaged form Maritime resource management (BRM & ERM) Date of Evaluation Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Kotka 13 February 2012 Auditors Kotila Hannu, koulutuspäällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, pääauditoija Pekka Partanen, merikapteeni, toiminnanjohtaja, Suomen laivanpäällystöliitto Ilpo Minkkinen, merikapteeni, toimitsija/ITF-tarkastaja, Suomen merimiesunioni Tomi Hyppänen, puolimatruusi, konevahtimies (opiskelijajäsen) Reporters Ville Pietiläinen, pääsuunnittelija, Koulutuksen arviointineuvosto Observer Markku Karkama, johtava asiantuntija, Trafi Quality system Ekamin merenkulkukoulutuksella kokonaisuudessaan ISO 9001:2008 – standardin mukainen sertifioitu järjestelmä (Inspecta) / Noudattaa STCWlinjauksia Evaluation Arviointi perustui koulutuksen järjestäjän toimittamaan itsearviointimateriaaliin sekä haastatteluihin, joihin osallistui koulutuksen järjestäjän ja koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa sekä opiskelijoita. Observations made through the evaluation OPISKELIJOIDEN LAUSUNTO KOULUTUSORGANISAATION LAADUNHALLINNAN TOIMIVUUDESTA - Opiskelijat pitävät opetushenkilöstön asiantuntemusta korkeana. - Opiskelijoiden käsitys palautejärjestelmää koskevista menettelytavoista vastaa laatukäsikirjassa esitettyä kuvausta. Palautteenannon käytännöt tunnistettiin ja niitä pidettiin toimivina. Annetun palautteen koettiin myös vaikuttavan toimintakäytäntöihin. Myös vapaamuotoinen palaute toimii hyvin. - Opiskelijat tunnistavat laatuvastaavan roolin laatujärjestelmässä. - Opiskelijat tiedostavat STCW-säädösten merkityksen. - Opiskelijoiden kirjallisessa lausunnossa määritellyt asiat on käsitelty edelleen ryhmässä. - Oppilaitoksessa saadun opetuksen ja harjoittelussa vaadittavan osaamisen vastaavuutta pidettiin hyvänä. - Opiskelun lisätuen mahdollisuuksia pidettiin erinomaisina (tuplaopetus, lisäopetus). - Opiskelijat toivoivat lisää aika- ja laitteistoresursseja työsaleille. LAADUNHALLINNAN VAHVUUDET JA KEHITTÄMISKOHTEET Strenghts - Laatukäsikirja on hyvin laadittu, samoin menettelytapaohjeet. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 - - - Laadunhallinnan käytännöt ovat kehittyneet aiempaan verrattuna, samoin palautteen käsittely opiskelijoiden kanssa. Opiskelijoiden erilaiset taustat ja lähtökohdat huomioidaan joustavasti opetuksen järjestämisessä. Esimerkiksi tuplaopetusta ja lisäopetusta järjestetään tarpeen mukaan. Opiskelijoiden poissaoloihin puututaan tehokkaasti. Opintojen läpäisyasteen ongelmat on tunnistettu ja niihin pyritään vaikuttamaan aktiivisesti (esim. amisuraprojekti). Aiemman STCW-arvioinnin kehittämiskohteiden haasteet on huomioitu erinomaisesti. Yhteinen neuvottelukunta KyAMKin kanssa Minor deficiencies / recommendations - Sisäisten auditointien dokumentointikäytännöt näkyviksi Opintojen läpäisyasteen tehostamiseen liittyvät toimenpiteet ovat vielä kesken. Tiedonkulun kehittäminen: palautejärjestelmän tuottaman tiedon mukaan opiskelijat kokevat ongelmaksi tiedonkulun. Opettajien laatujärjestelmään koskevan tietoisuuden lisääminen OHJATUN HARJOITTELUN LAADUNHALLINTA Strenghts - - Oppilaitoksessa annettu opetus ja ohjatun harjoittelun osaamisvaatimukset vastaavat hyvin toisiaan. Koululaiva ja siellä tapahtuva harjoittelu on suuri vahvuus. Opiskelijat korostavat oman aktiivisuuden merkitystä harjoittelussa. Harjoittelun menettelytapaohjeet selkeät ja yhtenevät Minor deficiences / recommendations - Simulaattoriympäristöjä ollaan vasta kehittämässä, opettajien koulutus niihin kesken. Konealan työsalipuolta voisi kehittää. Konevalvomoympäristön kehittäminen, esimerkiksi yhteistyössä muiden alan toimijoiden kanssa. Ei erillistä harjoitteluvastaavaa, olisiko syytä olla. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 7.1.3 WINNOVA LÄNSIRANNIKON KOULUTUS OY Merenkulku- ja turvallisuusala Address: Suojatie 2, FI-26100 Rauma Finland email: firstname.surname@winnova.fi www.winnova.fi Training provided by the unit name A-V/1. 2-7 Tanker familiarization course A-V/1. 9-14 Oil tanker training programme A-V/1. 16-21 Chemical tanker training programme A-V/1. 23-34 Liquefied gas tanker training programme A-V/3.5 Crisis management and human behaviour training A-VI/2-1 Proficiency in survival craft and rescue boats A-VI/2-2 Proficiency in fast rescue boats A-VI/4-1 Medical first aid A-VI/4-2 Medical care Lisättävä 2011 aluksen turvapäällikön koulutus B-I/12.2-17 Radar observation and plotting B-I/12. 18-34 Automatic radar plotting aids (ARPA) .36.1 Navigation and watchkeeping .36.2 Ship handling and manoeuvring .36.3 Cargo handling and stowage .36.5 Main and auxiliary machinery operation B-V/a Large ships and ships with unusual manoeuvring characteristics B-V/b Dangerous and hazardous substances in solid form in bulk B-V/c Dangerous and hazardous substances in packaged form Maritime resource management (BRM & ERM) Date of Evaluation Rauma 6 February 2012 Auditors Kotila Hannu, koulutuspäällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, pääauditoija Veikko Engren, merikapteeni, päällikkö, Silja Serenade Matti Nurmi, ylikonemestari, konepäällikkö, Silja Europa Tomi Hyppänen, puolimatruusi, konevahtimies (opiskelijajäsen) Reporters Ville Pietiläinen, pääsuunnittelija, Koulutuksen arviointineuvosto Quality system Pääosin ISO 9001 -standardi Evaluation Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Arviointi perustui koulutuksen järjestäjän toimittamaan itsearviointimateriaaliin sekä haastatteluihin, joihin osallistui koulutuksen järjestäjän ja koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa sekä opiskelijoita. Observations made through the evaluation OPISKELIJOIDEN LAUSUNTO KOULUTUSORGANISAATION LAADUNHALLINNAN TOIMIVUUDESTA - Opettajien ammattitaitoa merenkulkualan sisältöjen hallinnassa kiitettiin ja arvostettiin kovasti. Opettajat seuraavat myös hyvin alan kehitystä. - Opiskelijat toivoivat lisää simulaatio-opetusta ja koululaivatyöskentelyä. Myös simulaatio-opetuksen sisältöjen kehittämistä pidettiin tärkeänä. Luokkatilojen vaihtelevaan kuntoon kiinnitettiin huomiota. - Joustavuutta opintojen suorittamisaikaan ja opiskelijoiden erilaisten taustojen huomioimiseen toivottiin lisää (esim. tyhjät kohdat opinnoissa). - Laivalla tapahtuvan harjoittelun ohjaajien parempaan perehdytykseen pyydettiin kiinnittämään huomiota. Myös harjoittelupaikkojen tutkintokohtaista profilointia pyydettiin painottamaan selkeämmin jatkossa. - Merenkulkualan substanssiaineiden selkeämpää painottamista toivottiin opiskelun alkuvaiheessa. - Opiskelijoilla oli vaikeuksia hahmottaa laatujärjestelmän merkitys ja oma roolinsa laatujärjestelmässä. Poikkeamaraportti oli ainoa vaikuttamiskeino, jonka opiskelijat tunnistivat. Laatujärjestelmän merkitys olisi tarpeellista selkiyttää ja terävöittää opiskelijoiden näkökulmasta. - Yleisesti opiskelijat kokivat, että annettuun palautteeseen reagoidaan hyvin ja asioita kehitetään annetun palautteen perusteella. Palaute oli kuitenkin pääasiassa suullista. Kehittämiskohteet kohdistuvat palautetiedon dokumentoituun käsittelyyn (Inka-järjestelmän kehittäminen). - Oppilaitoksen tasolla kurssien tavoitteiden ja arviointiperusteiden yhdenmukaista käsittelypataa korostetaan. Käytännön menettelytavat vaihtelevat kuitenkin yksittäisten kurssien ja opettajien välillä. Tavoitteiden ja arviointiperusteiden käsittelyn yhdenmukaisuutta tulisi lisätä. - Oppilaitoksen tasolla läsnäolovelvollisuutta korostetaan, mutta opetuksessa siitä lipsutaan. Poissaolokäytännöt olisi syytä kehittää yhdenmukaisemmiksi kaikkien opettajien ja opiskelijoiden kohdalla. LAADUNHALLINNAN VAHVUUDET JA KEHITTÄMISKOHTEET Strenghts - Edellisen arvioinnin palaute hyödynnetty yksikössä hyvin. - Yksikössä toimii hyvin epämuodollinen ja avoin palautekulttuuri. Minor deficiencies / recommendations - - Palautteiden käsittelyn kehittäminen systemaattiseksi ja säännönmukaiseksi. Opiskelijoiden roolin selkiyttäminen laatu- ja palautejärjestelmässä. Laatukäsikirjan ja sen päivitysten kehittäminen osaksi normaalia toimintaa. Laatujärjestelmän paperiversion ja sähköisen version synkronointi. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 - - Oppilaitoksen roolin selkiyttäminen keskeyttämisen ehkäisemisessä: mihin voidaan vaikuttaa ja mihin ei? Nyt keskeyttäminen nähtiin lähes yksinomaan ulkoisena ongelmana. Yhteistyön kehittämistä SAMKin kanssa voisi tiivistää resurssien paremmaksi hyödyntämiseksi. Oppilaitos voisi ottaa aktiivimman roolin simulaatio-opetuksen kehittämisessä. Winnova-oppilaitoskokonaisuuden rakentaminen kesken myös laatujärjestelmän osalta. OHJATUN HARJOITTELUN LAADUNHALLINTA Strenghts - Oppilaitoksella tapahtuvan opetuksen käytännönläheisyys valmistaa hyvin ohjattuun harjoitteluun ja sen tavoitteiden saavuttamiseen. Ohjatun harjoittelun haasteet on tunnistettu. Työharjoitteluraporttien sisältö on hyödynnetty opetuksen kehittämisessä. Minor deficiences / recommendations - Opiskelijahaastattelussa opiskelijat toivoivat selkeämpää priorisointia harjoittelupaikkojen suhteet. Hyvät paikat parempaan käyttöön. Saatekirjeet, joista käy ilmi opiskelijoiden aiemmat opinnot (ei vain harjoittelut) mukaan kaikkiin harjoitteluihin. Näin harjoittelupaikkaan muodostuisi parempi kuva opiskelijan osaamisesta. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 7.1.4 Ålands yrkesgymnasium Address: Neptunigatan 6, AX-22100 MARIEHAMN email: firstname.surname@gymnasium.ax www.gymnasium.ax Training provided by the unit Kapitel IV. Sjöradiotrafik A-IV/2 SRC Radiooperatör inom sjöfarten (ROC) Radiooperatör inom sjöfarten (GOC) A-V/1. 2-7 Tanker familiarization course A-VI/1.1 Familiarization training A-VI/1.2 Basic training A-VI/1-1 Personal survival techniques A-VI/1-2 Fire prevention and fire fighting A-VI/1-3 Elementary first aid A-VI/1-4 Personal safety and social responsibilities A-VI/2-1 Proficiency in survival craft and rescue boats A-VI/2-2 Proficiency in fast rescue boats A-VI/3 Advanced fire fighting A-VI/4-1 Medical first aid B-I/12.2-17 Radar observation and plotting B-I/12. 18-34 Automatic radar plotting aids (ARPA) .36.4. Radiocommunications (GMDSS) .36.5 Main and auxiliary machinery operation Bridge resource management (BRM) Date of Evaluation Mariehamn 12 March 2012 Auditors Hannu Kotila, överlärare, HAAGA-Helia yrkeshögskolan, huvudutvärderade Bo Gyllenberg, sjökapten Leif Wickström, verksamhetsledare, Finlands maskinbefälförbund Christoffer Andersson, student, Arcada Reporters Karl Holm, pääsuunnittelija, Korkeakoulujen arviointineuvosto Quality system Kvalitetssystem grundar sig på kvalitetshandbok som inkluderar: 1. Ålands gymnasiums sjöfartsprogrammet 2. verksamhetsidé och kvalitetspolicy 3. kva- Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 litetssystem 4. dokumentation 5. organisation 6. verksamhet 7. resurser 8. personal 9. studerande 10. utvärdering av verksamheten 11. köpta tjänster Evaluation Arviointi perustui korkeakoulun toimittamalle itsearviointimateriaalille sekä haastatteluille, jossa haastateltiin korkeakoulun ja koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa sekä opiskelijoita. Observations made through the evaluation UTVÄRDERARNAS OBSERVATIONER OM KVALITETSHANTERINGENS OMFATTNING OCH EFFEKTIVITET, SOM KRÄVS I STCW95 REKOMMENDATION B I/8 (BI/8 7.1-7.6.6) Avvikelser 7.4. Personalens kompetensuppgifter och ansvar för STCW fattades. Flera register bristfälliga, uppföljningssystemen likaså. 7.6.2 Uppdateringen av läroplanen pågår. 7.6.5 Feedback-information saknas från studerandena och näringslivet. Systemen för feedback odokumenterade och oprövade OBSERVATIONER OM UTBILDNINGSENHETENS KVALITETSHANTERING Strenghts - Kvalitetspolicy, huvudmannens, ledningens och personalens engagemang i kvaliteten och genom kvaliteten i utbildningsmålen som omfattas av STCW95 - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet för att utbildningen ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt (kvalitetspolicy, kvalitetsansvarsfördelning, kvalitetsplanering, kvalitetsledning, kvalitetssäkring och förbättring av kvaliteten) - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet för att förvaltningen och stödåtgärderna för undervisningen ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt (kvalitetspolicy, kvalitetsansvarsfördelning, kvalitetsplanering, kvalitetsledning, kvalitetssäkring och förbättring av kvaliteten) - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet i fråga om handledd praktik, utvärdering av lärandet och prov på kunskaper - Omfattning av utbildningsenhetens kvalitetsledning och kvalitetsledningens funktion och effektivitet i styrningen av de egna funktionerna Recommendations - Kvalitetshandboken har just blivit färdig. Kontinuerligt bevis saknas. Uppfyller inte emedan kvalitetssystemet är så nytt och oprövat, att dokumentationen är närmast teoretisk. - Kvalitetshandboken har just blivit färdig. Kontinuerligt bevis saknas. Kvalitetshanteringen i behov av en koordinerad resurs, som kunde säkerställa kvalitetsfunktionen i sin helhet. - Kvalitetshandboken har just blivit färdig. Kontinuerligt bevis saknas. Kvalitetssystemet teoretiskt på plats. Dokumentation om den praktiska tillämpningen saknas - Den handledda praktiken saknar kontinuerlig utvärdering. Handledd praktik på skolfartyget bristfällig Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 - Kvalitetshandboken har just blivit färdig. Kontinuerligt bevis saknas. Kvalitetsledningens kunskap om STCW bristfällig. UTVÄRDERARNAS OBSERVATIONER OM KVALITETSHANTERINGENS OMFATTNING OCH EFFEKTIVITET, SOM KRÄVS I LANDSRAPPORTENS STCW KOD AI/8 Avvikelser 3.1 Kvalitetshandboken har just blivit färdig. Kontinuerligt bevis saknas. Kvaliteten i teorin acceptabel. Den praktiska tillämpningen saknas. DE STUDERANDES UTLÅTANDE OM EFFEKTIVITETEN I UTBILDNINGSENHETENS KVALITETSHANTERING - Samrådsmöte (deltagare, huvudsakliga ärenden) - Studentkårens uttalande fattades. - De studerande klagade på brister på STCW–innehåll och undervisningen i engelska. - De studerande önskade mera undervisning på skolfartyg och i simulatorer. - Lärarna hade en kollegial relation till de studerande. - I lärarnas pedagogiska och yrkeskunniga färdigheter är det enligt studenterna stor spridning. KVALITETSHANTERINGENS STYRKOR OCH UTVECKLINGSPUNKTER Styrkor - En ny kvalitetshandbok är färdig. - En liten enhet med stark sammanhållning Utvecklingspunkter - Bevis på kvalitetsystemets funktionalitet fattas. - Självutvärderingen var bristfällig. - De studerande upplevde att deras feedback har inte inverkan. - Bevis och dokumentation på den kontinuerliga utvecklingen fattas. - En liten enhet som sammanslagits till en större, utan att ha funnit sin plats. KVALITETSHANTERING AV HANDLEDD PRAKTIK (LÄRANDE I ARBETET): STYRKOR OCH UTVECKLINGSPUNKTER Styrkor - Lärarna har satsat i att skaffa praktikantplatser. - Elevernas närhet till näringen Utvecklingspunkter Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 - Den handledda praktiken saknar kontinuerlig utvärdering. Användningen av skolningsfartyget brister i koordineringen med läseordningen och de övriga sjöskolningsenheterna i regionen. UTVÄRDERINGSGRUPPENS UTLÅTANDE Ålands yrkesgymnasium bör göra upp en plan för att korrigera avvikelserna i kvalitetshanteringen senast den 14 maj 2012 och skicka den till Rådet för utvärdering av högskolorna (RUH) och Rådet för utbildningsutvärdering. De korrigeringsförslag som ingår i planen bör förverkligas inom ett år från och med godkännandet av planen. Den 14 maj 2012 utvärderingsgruppen godkände planen av Ålands yrkesgymnasium Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 7.2 Korkeakoulut 7.2.1 Högskolan på Åland Address: PB 1010, AX-22111 MARIEHAMN email: firstname.surname@ha.ax www.ha.ax Training provided by the unit name 1.1A- II/4 & III/4, vaktman 1.2 A-II/1, vaktstyrman 1.3 A-II/2, sjökapten 1.4 A-III/1, vaktmaskinmästare 1.4 A-III/2, ingenjör (utbildningsprogrammet som ger behörighet som övermaskinmästare) Kapitel IV. Sjöradiotrafik A-IV/2 SRC Radiooperatör inom sjöfarten (ROC) Radiooperatör inom sjöfarten (GOC) A-V/1. 2-7 Tanker familiarization course A-V/1. 9-14 Oil tanker training programme A-V/1. 16-21 Chemical tanker training programme A-V/1. 23-34 Liquefied gas tanker training programme A-V/2 o. 3 Crowd and Crisis Management A-V/3.1 Crowd management training A-V/3.5 Crisis management and human behaviour training A-VI/1-1 Personal survival techniques A-VI/1-2 Fire prevention and fire fighting A-VI/1-3 Elementary first aid A-VI/1-4 Personal safety and social responsibilities A-VI/2-1 Proficiency in survival craft and rescue boats A-VI/3 Advanced fire fighting A-VI/4-1 Medical first aid A-VI/4-2 Medical care A-VI/6 Ship Security Officer B-I/12. 18-34 Automatic radar plotting aids (ARPA) .36.4. Radiocommunications (GMDSS) Bridge resource management (BRM)/(MRM) Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Date of Evaluation Mariehamn 11 March 2012 Auditors Hannu Kotila, överlärare, HAAGA-Helia yrkeshögskolan, huvudutvärderade Bo Gyllenberg, sjökapten Leif Wickström, verksamhetsledare, Finlands maskinbefälförbund Christoffer Andersson, student, Arcada Reporters Karl Holm, pääsuunnittelija, Korkeakoulujen arviointineuvosto Quality system Kvalitetssystem grundar sig på kvalitetsmanual som inkluderar: 1. kvalitetsledningssystem 2. kvalitetspolicy 3. vision och verksamhetsidé 4. exameninriktad verksamhet 5. fristående kursverksamhet 6.forsknings- och utvecklingsarbete 7.samverkan med samhället 8. organisation 9. högskolans kunder 10. kvalitetsledningssystemets dokumentation 11. ledningens genomgång och ständiga förbättringar Evaluation Arviointi perustui korkeakoulun toimittamalle itsearviointimateriaalille sekä haastatteluille, jossa haastateltiin korkeakoulun ja koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa sekä opiskelijoita. Observations made through the evaluation OBSERVATIONER OM UTBILDNINGSENHETENS KVALITETSHANTERING Strenghts - Kvalitetspolicy, huvudmannens, ledningens och personalens engagemang i kvaliteten och genom kvaliteten i utbildningsmålen som omfattas av STCW95 - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet för att utbildningen ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt (kvalitetspolicy, kvalitetsansvarsfördelning, kvalitetsplanering, kvalitetsledning, kvalitetssäkring och förbättring av kvaliteten) - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet för att förvaltningen och stödåtgärderna för undervisningen ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt (kvalitetspolicy, kvalitetsansvarsfördelning, kvalitetsplanering, kvalitetsledning, kvalitetssäkring och förbättring av kvaliteten) - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet i fråga om handledd praktik, utvärdering av lärandet och prov på kunskaper - Omfattning av utbildningsenhetens kvalitetsledning och kvalitetsledningens funktion och effektivitet i styrningen av de egna funktionerna Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 DE STUDERANDES UTLÅTANDE OM EFFEKTIVITETEN I UTBILDNINGSENHETENS KVALITETSHANTERING - Studeranden vid Högskolan på Åland anser att en viss samordning mellan studielinjerna är att föredra, t.ex. allmänna ämnen Önskvärt att ha tillgång till examenarbetets grunddata tidigare Även önskat att arbetsbelastningen under fjärde året minskas. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 KVALITETSHANTERINGENS STYRKOR OCH UTVECKLINGSPUNKTER Styrkor - Personalen har en genuin vilja att samverka att utveckla högskolans kvalitetssystemet - Tillgängligt för alla, bra visualiserat - Nytt kvalitetssystem som alla känner till och är färdiga att implementera Utvecklingspunkter - Uppdragsgivaren skall på ett mera aktivt sätt förbinda sig till verksamheten. - Större autonomi i verksamheten KVALITETSHANTERING AV HANDLEDD PRAKTIK (LÄRANDE I ARBETET): STYRKOR OCH UTVECKLINGSPUNKTER - Fungerande Tillgänglig för var och en Öppen Skolan stöder studerande 7.2.2 KYMENLAAKSON AMMATTIKORKEAKOULU Tekniikan ja liikenteen ala Address: PL 9, FI-48401 Kotka Finland email: firstname.surname@kyamk.fi www.kyamk.fi Training provided by the unit name A-V/1. 2-7 Tanker familiarization course A-V/1. 9-14 Oil tanker training programme A-V/1. 16-21 Chemical tanker training programme A-V/1. 23-34 Liquefied gas tanker training programme A-V/3.5 Crisis management and human behaviour training A-VI/2-1 Proficiency in survival craft and rescue boats A-VI/2-2 Proficiency in fast rescue boats A-VI/4-1 Medical first aid A-VI/4-2 Medical care Lisättävä 2011 aluksen turvapäällikön koulutus B-I/12.2-17 Radar observation and plotting B-I/12. 18-34 Automatic radar plotting aids (ARPA) .36.1 Navigation and watchkeeping .36.2 Ship handling and manoeuvring .36.3 Cargo handling and stowage .36.5 Main and auxiliary machinery operation Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 B-V/a Large ships and ships with unusual manoeuvring characteristics B-V/b Dangerous and hazardous substances in solid form in bulk B-V/c Dangerous and hazardous substances in packaged form Maritime resource management (BRM & ERM) Date of Evaluation Kotka 14 February 2012 Auditors Kotila Hannu, koulutuspäällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, pääauditoija Pekka Partanen, merikapteeni, toiminnanjohtaja, Suomen laivanpäällystöliitto Ilpo Minkkinen, merikapteeni, toimitsija/ITF-tarkastaja, Suomen merimiesunioni Tomi Hyppänen, puolimatruusi, konevahtimies (opiskelijajäsen) Reporters Ville Pietiläinen, pääsuunnittelija, Koulutuksen arviointineuvosto Observer Markku Karkama, johtava asiantuntija, Trafi Quality system European Foundation for Quality Management (EFQM) Evaluation Arviointi perustui koulutuksen järjestäjän toimittamaan itsearviointimateriaaliin sekä haastatteluihin, joihin osallistui koulutuksen järjestäjän ja koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa sekä opiskelijoita. Observations made through the evaluation OPISKELIJOIDEN LAUSUNTO KOULUTUSORGANISAATION LAADUNHALLINNAN TOIMIVUUDESTA - Merenkulkualan opiskelijayhdistyksen yhteistyö toimii AMK:n suuntaan. - Opiskelijat kokivat oppimis- ja työympäristöjen siirron ongelmana. - Ongelmaksi koettiin myös se, että osa yhteisistä insinööriopinnoista on irrallaan merenkulun sisällöistä. - EKAMI-yhteistyö koettiin vahvuutena. - Koululaivayhteistyötä kiiteltiin. - Opetuksen tasossa, opettajien valmistautumisessa opetukseen ja pedagogisissa taidoissa on suurta vaihtelua. Laivakonepuolen opetus koettiin hyväksi. - Opettajien olisi syytä tehdä kurssien ja sisältöjen synkronointi. Samalla tulisi tehdä myös osaan opetusainesta selkeä sisältöjen päivitys. LAADUNHALLINNAN VAHVUUDET JA KEHITTÄMISKOHTEET Strenghts - STCW-vastuut on määritelty selkeästi. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 - Valmistumispalautteen (OPALA) mukaan vahvuuksia on opetuksen korkeatasoisuus ja opinto- ja ohjauspalvelut. EKAMI-yhteistyö koululaivan osalta. Minor deficiencies / recommendations - Aiempi STCW-arvointi huomioitu, mutta prosessi ilmeisesti kesken. Työelämäpalautteen systematiikka puuttuu. Läpäisyasteen parantamistoimenpiteet kesken. Vetovoimassa kehitettävää. Simulaattoriympäristöjen rakentuminen ja opettajien koulutus simulaattoriympäristöihin kesken. Vahvuutena oma radiosimulaattori. OHJATUN HARJOITTELUN LAADUNHALLINTA Strenghts - Valmistumispalautteen (OPALA) mukaan harjoittelun ohjaus ja sisältö on kohtuullisen hyvää. Opiskelijat kokevat ohjatun harjoittelun oppilaitoksen vahvuutena. Minor deficiences / recommendations - Harjoitteluraporttien taso on heikentynyt vuosien varrella. Olisiko syytä palata aiempaan harjoitteluraporttikäytäntöön. Laajempien harjoitteluraporttien kautta voitaisiin saada myös palautetta oppilaitoksessa annetun opetuksen sisällöistä ja kehitysideoita opetuksen. 7.2.3 SUOMEN PUOLUSTUSVOIMAT Merisotakoulu Address: PL 5, FI-00191 Helsinki Finland email: firstname.surname@mil.fi www.mil.fi Training provided by the unit name A-V/1. 2-7 Tanker familiarization course A-V/1. 9-14 Oil tanker training programme A-V/1. 16-21 Chemical tanker training programme A-V/1. 23-34 Liquefied gas tanker training programme A-V/3.5 Crisis management and human behaviour training A-VI/2-1 Proficiency in survival craft and rescue boats A-VI/2-2 Proficiency in fast rescue boats A-VI/4-1 Medical first aid (ostopalvelu) A-VI/4-2 Medical care (ostopalvelu) Lisättävä 2011 aluksen turvapäällikön koulutus B-I/12.2-17 Radar observation and plotting (ostopalvelu) Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 B-I/12. 18-34 Automatic radar plotting aids (ARPA) .36.1 Navigation and watchkeeping .36.2 Ship handling and manoeuvring (ostopalvelu) .36.3 Cargo handling and stowage .36.5 Main and auxiliary machinery operation (ostopalvelu) B-V/a Large ships and ships with unusual manoeuvring characteristics B-V/b Dangerous and hazardous substances in solid form in bulk B-V/c Dangerous and hazardous substances in packaged form Maritime resource management (BRM & ERM) (ostopalvelu) Date of Evaluation Helsinki 8 February 2012 Auditors Kotila Hannu, koulutuspäällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, pääauditoija Veikko Engren, merikapteeni, päällikkö, Silja Serenade Matti Nurmi, ylikonemestari, konepäällikkö, Silja Europa Christoffer Andersson (opiskelijajäsen, Arcada) Reporters Ville Pietiläinen, pääsuunnittelija, Koulutuksen arviointineuvosto Quality system Sovellus ISO 9001 -järjestelmästä, pyrkimyksenä varmistaa merenkulkukoulutuksen STCW-yleissopimuksen kriteerien täyttäminen Evaluation Arviointi perustui koulutusyksikön toimittamaan itsearviointimateriaaliin sekä haastatteluihin, joihin osallistui koulutuksen koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa sekä opiskelijoita. Observations made through the evaluation OPISKELIJOIDEN LAUSUNTO KOULUTUSORGANISAATION LAADUNHALLINNAN TOIMIVUUDESTA - Opiskelijat kokivat, että palautetta voi antaa rehellisesti ja avoimesti. - Opiskelijat ilmaisivat erilaisia palautemuotoja olevan runsaasti. Tämä nähtiin myönteisenä asiana, sillä annetulla palautteella koettiin olevan merkitystä toimintakäytäntöjen kehittämiseen. - Opiskelijoiden tietämys laatujärjestelmästä vaihtelee. Opiskelijat pystyivät nimeään antamiaan palautemuotoja, mutta jatkossa on mietittävä, miten opiskelijoiden perustiedot laatujärjestelmästä saataisiin samalle tasolle. - Opiskelijoiden mukaan oppilaitoksessa annettu teoreettinen opetus vastasi hyvin käytännön tilanteissa vaadittavaa osaamista. LAADUNHALLINNAN VAHVUUDET JA KEHITTÄMISKOHTEET Strenghts Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 - Aiempi STCW-arviointi oli kattavasti huomioitu ja tehdyt muutokset olivat havaittavissa. Laatujärjestelmä vaikutti hyvin toimivalta. Käsitykset laatukäsikirjan merkityksestä olivat yhteneviä. Palauteilmapiiri vaikutti aidosti avoimelta. Viivästetystä arvioinnista (työelämäpalaute) ja sen vaikuttavuudesta oli selkeätä näyttöä. Itsearviointeja käytettiin systemaattisesti toimintojen kehittämisen välineenä. Minor deficiencies / recommendations - Laatukäsikirjan seuraaminen oli jokaisen omalla vastuulla. Laatukäsikirjan muutoksista tiedottamiseen olisi syytä luoda jokin menettelytapa. Laatuvastuu oli nimetty hyvin pieneltä osalta yhden työntekijän tehtäväksi. Jatkossa on syytä miettiä jotain muuta tapaa organisoida laatuvastuu. Siitä, saavatko opiskelijat STCW vastaavuuksista erillisen todistuksen, tuli hyvin erilaisia vastauksia. Loppukeskustelussa kävi ilmi, että todistus tulee. Jos näin on, niin siitä olisi syytä tiedottaa henkilökuntaa ja opiskelijoita. OHJATUN HARJOITTELUN LAADUNHALLINTA Strenghts - Hyvät, käytännön oppimisympäristöt. Oppilaitoksessa annettava opetus vastaa sota-aluksilla vaadittavia osaamistavoitteita. Toimiva opintokirja / harjoittelukirjakäytäntö. Selkeät ja yhdenmukaiset menettelytavat käytännön harjoittelussa. Keskitytty strategisesti omiin vahvuusalueisiin ja hankittu muilla alueilla onnistuneesti kumppaneita. Minor deficiences / recommendations - Jatkohaasteena on laivaväen perehdyttäminen ohjaukseen. Opiskelijat toivoivat enemmän erilaisia (vaihtelevia) oppimisympäristöjä. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 7.2.4 SATAKUNTA UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES Faculty of Technology and Maritime Management Address: Suojatie 2, FI-26100 Rauma Finland email: firstname.surname@samk.fi www.samk.fi Training provided by the unit name A-II/2 Management level A-III/2 Management level A-II/1 Operational level A-III/1 Operational level A-II/4 Support level A-V/1. 2-7 Tanker familiarization course A-V/1. 9-14 Oil tanker training programme A-V/1. 16-21 Chemical tanker training programme A-V/1. 23-34 Liquefied gas tanker training programme A-V/3.5 Crisis management and human behaviour training A-VI/2-1 Proficiency in survival craft and rescue boats A-VI/2-2 Proficiency in fast rescue boats A-VI/4-1 Medical first aid A-VI/4-2 Medical care Lisättävä 2011 aluksen turvapäällikön koulutus B-I/12.2-17 Radar observation and plotting B-I/12. 18-34 Automatic radar plotting aids (ARPA) .36.1 Navigation and watchkeeping .36.2 Ship handling and manoeuvring .36.3 Cargo handling and stowage .36.5 Main and auxiliary machinery operation B-V/a Large ships and ships with unusual manoeuvring characteristics B-V/b Dangerous and hazardous substances in solid form in bulk B-V/c Dangerous and hazardous substances in packaged form Maritime resource management (BRM & ERM) Date of Evaluation Rauma 20 September 2011 Auditors Kotila Hannu, koulutuspäällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, pääauditoija Otto Vuorinen, turvallisuuspäällikkö, DPA Arctia Shipping Oy Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Ilpo Minkkinen, merikapteeni, toimitsija/ITF-tarkastaja, Suomen Merimiesunioni Tomi Hyppänen, puolimatruusi, konevahtimies (opiskelijajäsen) Reporters Karl Holm, pääsuunnittelija, Korkeakoulujen arviointineuvosto Ville Pietiläinen, pääsuunnittelija, Koulutuksen arviointineuvosto Observer Markku Karkama, johtava asiantuntija, Trafi Quality system Laatujärjestelmä on kiteytetty laatukäsikirjaan, joka koostuu seitsemästä osasta: 1) kuvaus, 2) menettelyohjeet, 3) hallinnolliset ohjeet, 4) sisäiset säännöt, 5) strategiat, 6) laatutallenteet ja 7) prosessikuvaukset. Evaluation Arviointi perustui korkeakoulun toimittamalle itsearviointimateriaalille sekä haastatteluille, jossa haastateltiin korkeakoulun ja koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa sekä opiskelijoita. Observations made through the evaluation OPISKELIJOIDEN LAUSUNTO KOULUTUSORGANISAATION LAADUNHALLINNAN TOIMIVUUDESTA - Vahvuudet navigaatio- ja simulaatio-opetuksessa - Käytännön opetusta (esim. pajatyöskentely) ja ammattiaineita toivottiin selkeästi lisää - Haasteet opiskelijapalautejärjestelmässä ja opettajatutoroinnissa. Toteutuuko tutorointi SAMK:in edellyttämällä tavalla? - Opiskelua koskevien tiedotusten välittyminen nopeammin opiskelijoille - Koululaiva ei käytettävissä - Ammatilliselta ja ylioppilaspuolelta tulevien erityispiirteisiin tulee kiinnittää enemmän huomiota LAADUNHALLINNAN VAHVUUDET JA KEHITTÄMISKOHTEET Strenghts - Työelämäyhteistyötä tehdään ja osaamistarpeiden tunnistamiseen on luotu mekanismi Yhteistyötä tehdään jonkin verran muiden alan oppilaitosten kanssa - Komentosilta navigointisimulaatio-opetus on korkeatasoista ja käytössä on hyvä Transasin laitteisto Supporting-, operational- ja management level -koulutus saadaan samassa oppilaitoksessa - Dokumentaatio yksityiskohtaista Kehityskeskustelukäytännöt ja osaamisen kehittämismahdollisuudet tarkkaan ohjeistettuja Osaamisen kehittämiseen on olemassa systemaattinen seurantajärjestelmä Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Minor deficiencies / recommendations - - - Työelämäyhteyksien selkeämpi dokumentointi Työelämäyhteistyö henkilösuhteiden varassa Parempi ajan hermolla pysyminen muuttuvassa merenkulun toimintakentässä ja osaamistarpeissa (esim. sekamiehitykset) Kiinteämpi yhteys varustamoihin ja merenkulun työmarkkinaosapuoliin Neuvottelukuntatoiminnan parempi hyödyntäminen OPS:in kehittämisessä Yhteistyöresurssien parempi hyödyntäminen muun merenkulun koulutuksen suuntaan (esim. pelastusvenemieskoulutuksessa, aluskäsittelyssä ja muissa resursseissa kuten laitekannan kehittämisessä) AHOT-käytäntöjen kehittäminen opiskelijaystävällisempään suuntaan Palautejärjestelmän ja opettajatutorointijärjestelmän parempi näkyminen opiskelijalle Opetussuunnitelman ja STCW-vaatimusten vastaavuustaulukon luominen Oppilaille on tarjottava käytännön läheistä opetusta tai simulaattori toimintaa siten, että heillä on pätevyys valmistella käyttöä varten, käyttää, havaita häiriöt ja varmistaa ettei laitteistolle aiheudu vauriota käytössä. STCW chapter III. Opiskelija haastattelun tulosten jälkeen ei voitu varmuudella sanoa, että oppilaat olisivat saaneet riittävän määrän käytännön läheistä opetusta tämän pätevyystason saavuttamiseksi. STCW CHAPTER III o Standards regarding engine department Training o 1The education and training required by paragraph 2.4 of regulation III/1 shall include training in mechanical and electrical workshop skills relevant to the duties of an engineer officer. Competence o Operate main and auxiliary machinery and associated control systems (continued) Knowledge, understanding and proficiency o o o o o o Preparation, operation, fault detection and necessary measures to prevent damage for the following machinery items and control systems: .1 main engine and associated auxiliaries .2 steam boiler and associated auxiliaries and steam systems Dokumentaatio osittain vanhentunutta (viittauksia vanhoihin asetuksiin) STCW-vastaavan nimeäminen yksiselitteisesti Viitteitä siitä, että kehityskeskustelut eivät aina toteudu tavoitellussa aikataulussa OHJATUN HARJOITTELUN LAADUNHALLINTA Strenghts - Opetusharjoittelun organisointi on tehty periaatteessa hyvin ja vastuuhenkilö nimetty Kaikille järjestetään ensimmäinen harjoittelu koulun puolesta Vastuuhenkilö hoitaa käytännön järjestelyt keskitetysti ja tämä tuo toimintaan tehoa Ohjatun harjoittelun seurantakirja on hyvä ja selkeä eri opintolinjoilla Minor deficiences / recommendations - Ohjatun harjoittelun prosessit dokumentoitava paremmin Vastuuhenkilö on erittäin pätevä, mutta harjoittelu on liikaa hänen varassaan Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 - Harjoittelusta tulleen palautteen ja kehittämistarpeiden tunnistamisen prosessit avattava, erityisesti viestinkulku opettajille Käytettävästä harjoittelun seurantakirjasta oltava yksiselitteinen kuvaus myös dokumentoinnissa Oppilaitosyhteistyö merikapteenien aluskäsittelyharjoittelussa ja meri-insinöörien konehuoneharjoittelussa 7.2.5 Yrkeshögskolan Novia Katso Aboa Mare:n arviointiraportti Pelastautumis- ja turvallisuuskoulutusta tai laivaväen ensiapu- ja terveydenhuoltokoulutusta antavat koulutusyksiköt ÅLANDS SJÖSÄKERHETSCENTRUM / MARITIME SAFETY CENTER Address: Neptunigatan 6, AX-22100 MARIEHAMN email: firstname.surname@maritimesafety.ax www.maritimesafety.ax Training provided by the unit name Kapitel IV. Sjöradiotrafik A-IV/2 SRC Radiooperatör inom sjöfarten (ROC) Radiooperatör inom sjöfarten (GOC) A-VI/1.1 Familiarization training A-VI/1.2 Basic training A-VI/1-1 Personal survival techniques A-VI/1-2 Fire prevention and fire fighting A-VI/1-3 Elementary first aid A-VI/1-4 Personal safety and social responsibilities A-VI/2-1 Proficiency in survival craft and rescue boats A-VI/2-2 Proficiency in fast rescue boats A-VI/3 Advanced fire fighting A-VI/4-1 Medical first aid A-VI/4-2 Medical care Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 A-VI/3 Advanced fire fighting Date of Evaluation Mariehamn 14 March 2012 Auditors Bo Gyllenberg, sjökapten Leif Wickström, verksamhetsledare, Finlands maskinbefälförbund Christoffer Andersson, student, Arcada, huvudutvärderare Reporters Karl Holm, pääsuunnittelija, Korkeakoulujen arviointineuvosto Quality system Kvalitetssystem grundar sig på kvalitetsmanual som inkluderar: 1. kvalitetspolicy 2. kvalitetsmål 3. ledningens ansvar 4. kvalitetshandbok 5. styrning av dokument och data 5. intern utbildning 6. beredning 7. genomförande 8. kontroller 9. utbildningsverifikat 10. avvikelser och klagomål Evaluation Arviointi perustui korkeakoulun toimittamalle itsearviointimateriaalille sekä haastatteluille, jossa haastateltiin korkeakoulun ja koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa sekä opiskelijoita. Observations made through the evaluation OBSERVATIONER OM UTBILDNINGSENHETENS KVALITETSHANTERING Strenghts - Kvalitetspolicy, huvudmannens, ledningens och personalens engagemang i kvaliteten och genom kvaliteten i utbildningsmålen som omfattas av STCW95 - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet för att utbildningen ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt (kvalitetspolicy, kvalitetsansvarsfördelning, kvalitetsplanering, kvalitetsledning, kvalitetssäkring och förbättring av kvaliteten) - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet för att förvaltningen och stödåtgärderna för undervisningen ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt (kvalitetspolicy, kvalitetsansvarsfördelning, kvalitetsplanering, kvalitetsledning, kvalitetssäkring och förbättring av kvaliteten) - Kvalitetshanteringens omfattning och tillräcklighet i fråga om handledd praktik, utvärdering av lärandet och prov på kunskaper - Omfattning av utbildningsenhetens kvalitetsledning och kvalitetsledningens funktion och effektivitet i styrningen av de egna funktionerna Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 DE STUDERANDES UTLÅTANDE OM EFFEKTIVITETEN I UTBILDNINGSENHETENS KVALITETSHANTERING - endast kunder/ingen intervju - bra dokumenterad feedback av kunder KVALITETSHANTERINGENS STYRKOR OCH UTVECKLINGSPUNKTER Styrkor - alla känner till och är dedikerade att följa, förstår vikten - personalen har bra samhörighet, samarbete och kommunicerar Utvecklingspunkter - vissa processer lite för lätt dokumenterade ex. utvecklingssamtal - ingen dokumentering av kommunikation med näringslivet -> ingen info för framtiden ange i handboken hur man utnyttjar nätverket KVALITETSHANTERING AV HANDLEDD PRAKTIK (LÄRANDE I ARBETET): STYRKOR OCH UTVECKLINGSPUNKTER Utvecklingspunkter - Mera samarbete med motsvarande center i andra länder. Dokumenteringen av nätverket för att kunna eliminera risker med få instruktörer. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 7.2.6 MERENKULUN TURVALLISUUSKOULUTUSKESKUS (MERITURVA) Pelastautumisyksikkö ja Palokoulutusyksikkö Address: Rajapartiokaari 6, FI-08100 Lohja Finland / FI-02470 Upinniemi Finland email: firstname.surname@meriturva.fi www.meriturva.fi Training provided by the unit name A-VI/1-1 Personal survival techniques A-VI/1-2 Fire prevention and fire fighting A-VI/1-3 Elementary first aid A-VI/1-4 Personal safety and social responsibilities A-VI/2-1 Proficiency in survival craft and rescue boats A-VI/2-2 Proficiency in fast rescue boats A-VI/3 Advanced fire fighting Date of Evaluation Lohja/Upinniemi 7 June 2011 Auditors Matti Nurmi, ylikonemestari, konepäällikkö, Silja Europa, pääauditoija Bo Gyllenberg, merikapteeni Tomi Hyppänen, puolimatruusi, konevahtimies (opiskelijajäsen) Reporters Karl Holm, pääsuunnittelija, Korkeakoulujen arviointineuvosto Ville Pietiläinen, pääsuunnittelija, Koulutuksen arviointineuvosto Quality system ISO 9001 (Bureau Veritas) Evaluation Arviointi perustui koulutusyksikön toimittamaan itsearviointimateriaaliin sekä haastatteluihin, joihin osallistui koulutusyksikön johtoa, opetushenkilökuntaa. Observations made through the evaluation OPISKELIJOIDEN LAUSUNTO KOULUTUSORGANISAATION LAADUNHALLINNAN TOIMIVUUDESTA Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 - Meriturvan koulutus on luonteeltaan lyhytkurssitoimintaa eikä tutkintoon johtavaa koulutusta. Opiskelijoiden kuulemistilaisuutta olisi ollut hankala järjestää eikä se välttämättä olisi antanut parasta tietoa opiskelijanäkökulmasta. Auditoijilla oi kuitenkin mahdollisuus päästä havainnoimaan koulutustapahtumaa käytännössä, mikä antoi hyvän kuvan myös opiskelijanäkökulmasta ja opiskelijoiden tarpeiden huomioimisesta. Havainnoinnin mukaan opiskelijanäkökulma oli erinomaisesti huomioitu Meriturvan koulutuksessa. Erityisesti auditointiryhmä huomioi palautteiden tehokkaan keräämisen ja niistä nousevien kehittämiskohteiden järjestelmällisen käsittelyn. LAADUNHALLINNAN VAHVUUDET JA KEHITTÄMISKOHTEET Strenghts - Henkilöstö on erittäin pätevää ja roolitus toimii erinomaisesti. Henkilöstöllä on toisiaan täydentävää osaamista ja varahenkilöjärjestelmä on viety toimintaympäristö huomioiden erittäin pitkälle. - Tilat ja laitteistot ovat asianmukaisessa kunnossa ja ne palvelevat erinomaisesti autenttista oppimista. Koulutusharjoituksissa ei pääsääntöisesti simuloida todellisen kaltaisia tilanteita, vaan tilanteet todella tuodaan koulutusympäristöön. - Henkilökuntaa kannustetaan pedagogisiin opintoihin, kieliopintoihin ja ammatilliseen kehittymiseen. - Aiemman auditointikierroksen laadunhallinnan kehittämiskohteisiin on reagoitu erinomaisesti. o Varahenkilöjärjestelmää on kehitetty ja eläkkeelle siirtynyt henkilöstö on korvattu erittäin pätevillä työntekijöillä. o Henkilöstöllä on riittävä merellisen kokemuksen tausta. Työntekijöiden ammatilliset profiilit täydentävät hienosti toisiaan. o Laivasimulaattoriyksikön toiminnoista on luovuttu ja keskitytty muutamiin, keskeisiin vahvuusalueisiin. o Laatupolitiikka on kuvattu selkeästi ja uskottavasti laatukäsikirjan kohdassa 5.2 o Sisäisiä auditointeja tehdään ristiin Meriturvan koulutusyksiköissä. Muiden merenkulkualan koulutusyksiköiden toiminnasta opitaan erilaisten seminaarien ja koulutustapahtumien yhteydessä (benchmarking) Minor deficiencies / recommendations - Ei varsinaisia kehittämiskohteita. OHJATUN HARJOITTELUN LAADUNHALLINTA Strenghts - Ei sovellettavissa Meriturvaan Minor deficiences / recommendations - Ei sovellettavissa Meriturvaan Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 7.3 Viestintävirasto Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Independent audit of the international maritime radio examination (GOC and ROC) system of the Finnish Communications Regulatory Authority (FICORA) NHG Audit Oy 28 May 2012 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Contents TOC Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 NHG Audit Oy AUDIT REPORT Finnish Communications Regulatory Authority Radio Frequencies/Planning Unit 1 Introduction The subject of this audit was the quality management system of the examination and certification system of maritime radio communications of the Finnish Communications Regulatory Authority. The audited operations cover the GMDSS examination and certification system (GMDSS = Global Maritime Distress and Safety System), belonging to the responsibilities of the Finnish Communications Regulatory Authority, including GOC and ROC certificates and endorsement of certificates. The planning unit operating in the Radio Frequencies profit area of the Finnish Communications Regulatory Authority was therefore the subject of the audit. The audit concentrated on the overall functionality of the quality management system, and its ability to ensure quality (SFS-ISO standard) in the subject area of the audit. In particular, the audit focused on determining how well the examination and certification system of radio communications complies with the requirements of the STCW (International Convention on Standards of Training, Certification and Watckeeping for Seafarers) in practice. The audit was carried out by NHG Audit Oy, which is a company specialising in certification and the evaluation of quality, safety and conformity to requirements. NHG Audit Oy appointed an auditing team, consisting of the following persons: captain Jouko Haavisto (head auditor) and Counsellor of Education, Doctor of Health Sciences, Master of Political Sciences Anu Räisänen (auditor). 2 Carrying out the audit The subject of the audit This audit is a part of the implementation of the International Convention on Standards of Training, Certification and Watchkeeping for Seafarers (STCW, regulation 1/8), and the Directive (2008/106/EC) approved by the European Parliament and Council in 2001. In particular, the audit ensures that the audited operations comply with the national and international requirements set for the activity. The maritime radio communications examination and certification system (L 1015/2001) of the Radio Frequencies profit area of FICORA are the subject of this audit. International agreements also place demands on quality management systems and their auditing (STCW 1/8). Basis for audit Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 The STCW, regulation I/8. The audit is based on the International Convention on Standards of Training, Certification and Watchkeeping for Seafarers STCW (as amended by resolution 2 in 1995), and its regulation I/8. Audits are to be carried out at least every five years. At the same time, the audit fulfils the monitoring requirement for quality standards relating to the granting of radio station certificates provided for in Article 10, Directive 2008/106/EC. The subject area was previously audited in 2007 and 2002. Interviews and material Deputy Director Petri Lehikoinen, Deputy Head of Planning Unit Riitta Kelzenberg, Inspector Ari Caselius, and Technical Secretaries Camilla Elo and Anu Talonpoika were interviewed. The interviews were carried out on 9 May 2012, between 9 a.m. and 4.25 p.m., at the premises of FICORA. In the interviews, the quality management of the Planning Unit of FICORA was evaluated, along with its compliance with regulation I/8 of the STCW regarding the examination requirements, examinations, the granting of operator's certificates and endorsements, and other management of operator's certificates and endorsements. To support the interviews, the Planning Unit provided the auditors with the quality handbook for the GOC and ROC examination and certification system, the statements issued to the Maritime Education Committee regarding the state of education in the field and its development needs, the statements issued to the Maritime Education Committee regarding the renewal of the foundations of the industry, examples of examination exercises, the reports of inspections of the quality management system in 2008–2012, the unit's profit realisation reports for 2008–2012, the percentage of disapproved examinations in 2008–2011, and an example of the contents and approval criteria of the course leading to attainment of the GOC and ROC endorsement. 3 The requirements of the STCW and observations regarding the requirements STCW, regulation I/2 The GOC and ROC operator's certificates and endorsements granted by FICORA comply with the requirements of the above-mentioned regulation. STCW, regulation I/6 The execution and evaluation of radio competency examinations, implemented by the Planning Unit of FICORA in cooperation with educational institutions in the field, and the management of the examination system comply with the requirements of the Convention. STCW, regulation I/8 The quality management system of the Planning Unit of FICORA complies with the requirements of the Convention. STCW, regulation I/10 The system of granting endorsements, implemented and used by the Planning Unit, complies with the requirements of the Convention. Based on the received report, FICORA complies with the provisions of Directive 2008/106/EC when granting GOC and ROC endorsements to sailors of third countries, and thus complies with the requirements of the Convention. STCW, regulation I/11 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 The system used by FICORA (LK B-5, Annex 2), and the verification thereby of service on board a ship, or attending a supplementary course, comply with the requirements of the Convention. STCW, regulation I/12 In the examinations organised by FICORA in cooperation with educational establishments, practical radio operation takes place in radio simulators, supplied, apart from a single exception, by the same manufacturer. The majority of the simulators also include the possibility to record voice communication. Use of simulators and evaluation of this use in examinations comply with the requirements of the Convention. STCW, regulation IV/2 The examination system of FICORA complies with the requirements of the Convention as to the content of the training and the minimum age for granting certificates and endorsements. STCW, Code A-I/2 The electronic granting, verification and storage system of operators' certificates and endorsements and the procedure to store test results in paper (2 years), comply with the requirements of the Code. STCW, Code A-I/6 The examiners appointed by FICORA comply with the requirements of the Code in terms of their competence and work experience. STCW, Code A-I/8 The quality management system of the Planning Unit of FICORA complies with the requirements of the Code. STCW, Code A-IV/2 The instructions in the quality handbook of FICORA regarding the content of the practical and theoretical exercises of the examination comply with the requirements of the Code. 4 Observations on the quality management system and its implementation General The Planning Unit of the Radio Frequencies profit area of FICORA maintains a quality management system, steering the GOC and ROC examination and certification system. The system is based on ISO quality standards. The quality handbook consists of a general part and operating instructions. Operating instructions for granting GOC and ROC operator's certificates and endorsements are defined separately. The quality management system has been actively maintained for several years, so the functions defined therein, as well as those relating to constant improvement and development, have also become a standard practice. The unit also has an established procedure in keeping the quality handbook up to date. Changes in the quality handbook are being systematically documented. The quality handbook, and thus the activities related to it, are based on the provisions directing the activities, and on the requirements of the subject area. Norms concerning the requirements are described in the quality handbook. Resource planning at FICORA Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Functions related to radio frequencies comprise their own profit area within FICORA. The resource planning system thus also covers the activity of the Planning Unit operating in the Radio Frequencies profit area, though the Planning Unit has, as a foundation for its own activity, created separate quality management procedures for maritime radio communications. The tasks and decision-making responsibilities of the unit, its personnel and management, are defined in the rules of procedure of FICORA. Operational preconditions, general operating principles, and quality management practices are also determined according to the practices of FICORA. Definition of objectives and management responsibility The subject of this audit, the Planning Unit of the Radio Frequencies profit area, sets annual objectives for its operations. Performance targets are agreed annually in quality management system discussions. In addition, the realisation of the targets is evaluated in the following year's discussions. The targets and development measures are included in the performance discussion documentation. These performance and evaluation discussions are based on results, and they are conducted annually with the management according to established practice. Performance targets are defined for output quantity, and for the quality of services and other operations (qualitative targets). These targets emphasise customerorientation and cooperation with core partners and stakeholder groups. The quality promises given to customers (document handling times and receipt of certificates) are fulfilled. A quality policy under the management's responsibility is not described in the quality handbook (see contents framework). Processes and the principles behind them The unit has clear operational principles and practices of processes, and these are described in the quality handbook. The unit also operates according to defined principles. However, the unit has not drawn up a process map that would visually depict core processes and support processes, and the connections between them. A depiction of the stages of these processes would present a clearer picture of the progress and duration of processes to outsiders. The examination and certification system has been defined in the quality handbook at a general level, and in detail in its annexes. Operating instructions cover both practical and theoretical exercises, and the principles and requirements for granting certificates. Competencies are evaluated and certificates granted also in practice according to the defined principles. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 The quality management system also covers the operating principles and procedures regarding support processes (communications, procurement, information technology and financial administration). These activities are mainly organised according to the general operating principles of FICORA. The Radio Frequency profit area has, however, deployed its own data system, RAHAS (Radio Licensing Information System), relating to competency examinations and certificates, in 2006. The RAHAS system also systematically manages and archives documents. The RAHAS system includes up-to-date licence, examination and certificate registers. The audit did not discover any problems relating to the functioning of information systems. Human resources The responsibilities and competences of personnel working with GOC and ROC examination and certification are defined in the quality handbook. By its procedures, the unit ensures that personnel involved full-time in examination and certification matters are sufficiently competent for the task. The examination requirements for the unit's own personnel are the same as for anybody else. The quality handbook also defines the competence requirements for examiners, and the principles governing their appointment. Examiners may not operate without a letter of authorisation signed by the Director-General of FICORA. Examiners may be permanently employed by FICORA (carrying out examinations part-time), or personnel that are not permanently employed by FICORA. However, such persons are employed under fixed-term contracts for the period during which they act as examiners. As a result of this practice, the examiners have official liability for their task. The practice can therefore be considered a quality control measure. The examiners appointed by FICORA have been employed in their duties for several years. Some changes in the composition of the examiners are foreseeable in the near future, due to the age of these persons. The effects of these changes on examinations have not been considered, nor have clear operating principles been defined for the future. However, the situation and its challenges are acknowledged by FICORA,. FICORA provides good opportunities for personnel development. Employees are encouraged to develop and maintain their own expertise. The personal tasks and responsibilities of personnel have been defined. Procedures in the unit are flexible, and substitution practices (temporary positions) exist, although there remains room for development in these practices. For example, personnel responsible for customer service, such as receiving the applications of examinees, and those responsible for certificates work in pairs, substituting for each other as necessary. No established substitution procedure exists for situations where both employees are unable to work. The unit acknowledges the challenges Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 relating to substitution and temporary positions, and the decision has been made to clarify substitution arrangements in a future organisational restructuring. The personnel is committed to working according to the principles defined in the quality management system. The benefits of the quality management system are recognised and appreciated. Quality control practices The unit ensures the quality of the examination and certification system through versatile procedures, and monitors the realisation of these procedures. Quality is ensured, among others through the following measures: examiners: training, switching evaluated units, comparison of test questions educational institutions: organising supplementary training requires an authorisation by FICORA (endorsements). This authorisation practice guarantees the contents of a course, and the contents' compliance with the STCW Convention. unit: inspections (twice a year), development discussions (once a year), performance and evaluation discussions (at least once a year). examinees: customer feedback (including the contents of the examinations, difficulty level, and correlation between examination questions, the examination and training), monitoring of the failure percentage communications: openness of the quality management system international cooperation: monitoring and communication with examiners Core quality control methods relate to the constant monitoring of quantitative indicators and customer feedback, internal inspections, and to external auditing. Monitoring of indicators. The unit has collected quantitative indicators relating to passing the examination, and differentiated them by educational institution or by university, for example. The indicators for 2008–2011 have been differentiated. Monitoring has a particular focus on the failure percentage of examinations. However, the results have not been differentiated by examination (GOC and ROC), or by examiner. In addition, the reasons for failure have not been analysed. Customer feedback is systematically collected from examinees. The target quality level has been defined and, according to the results, examinee satisfaction exceeds the target quality level. Examiners also produce feedback, and contact with them is regular. The unit has defined cooperation with various parties as a core focus and an area for development. The unit receives feedback relating to cooperation from the general customer feedback of FICORA, which, however, does not produce suffi- Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 cient amounts of content-specific feedback. For this reason, the unit may consider procedures for receiving feedback, supporting their core functions and development, also from their main partners and interest groups. Guidance of educational institutions and universities, and feedback The unit does not have a systematic operating method for anticipating the needs of educational institutions and universities, or for collecting feedback from them, although the unit does receive information on the views and wishes of educational institutions and universities through various cooperation forums, contacts and examiners. In addition, the unit lacks systematic procedures for making the guidance of educational institutions and universities more efficient regarding the requirements related to examinations, and the needs of working life. At the same time, FICORA could pay attention to the responsibility of organisers at educational institutions and universities with respect to creating the preconditions for teaching the abovementioned areas of competence to students. Inspections The quality management system is inspected twice a year, in a highly systematic fashion (in the spring and autumn). Inspections evaluate the entire quality management system, and decide on areas where quality should be improved and developed. Inspections are systematically documented. The emphasis of each inspection is decided in advance. Some inspections are conducted in connection with a training day for examiners in an educational institution or university, which makes it possible to take the views of examiners, educational institutions and universities into account. Inspections monitor that operations follow the procedures provided in the quality handbook. Non-conformities are identified, and the reasons for them are analysed. Areas for development are also agreed on. Corrective measures are implemented in practice. A written report is drawn up on each inspection. External audits of the quality management system are carried out every five years. The previous audits took place in 2007 and 2002. These audits were performed by experts not engaged in the activity being audited (independence, STCW, Code AI/8). The audit reports contain an analysis of the strengths of the quality management system, and of areas requiring development. There is clear evidence that the unit has corrected the deficiencies identified in the audits. The unit has appropriate documentation procedures relating to quality control. The quality handbook is systematically updated. In addition, performance and evaluation discussions and inspections are documented. Performance and evaluation discussions analyse how the performance targets for the previous year were met. New targets and areas for development are agreed on in the discussions. Fulfillment of targets is evaluated in detail by subject area. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 The quality handbook also defines the principles regarding the legal protection of examinees and applicants for endorsement. Examinees and endorsement applicants have the right to obtain information on grading and its grounds, and on the grounds for rejection. Appeal procedures exist, and customers are informed of them. The unit has also specified principles for revoking certificates. Constant improvement and development of quality There is clear evidence that the unit has continuously improved and developed its operations. For example, non-conformities detected during inspections are analysed and corrective measures taken. FICORA participates in international cooperation and follows general trends in this subject area. 5 Strengths of the quality management system, and areas for improvement and development Strengths Since compliance with the requirements of STCW is stated in chapter 3, the strengths of the quality management system are highlighted here: The Planning Unit of the Radio Frequencies profit area has systematically developed its quality management system, turning it into a functional mechanism to which the personnel are committed to. The quality management system functions as a tool for the continuous development and improvement of quality. It complies with the general requirements set for quality management systems (ISO standard). The unit defines its objectives annually and has good prerequisites for executing its tasks and for its own continuous development. The responsibilities and authorisations of management and personnel are clearly defined. The unit has defined the operating principles relating to the audited subject area, and described its principal operating practices in its quality handbook. Operations mainly follow pre-determined operating principles. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 The unit's personnel have good opportunities for maintaining their expertise. Annual development discussions create the preconditions for taking account of personal needs. The unit has systematic quality management and quality control procedures (e.g. performance and evaluation discussions, inspections, customer feedback, monitoring). Areas for improvement and development The quality handbook does not include a description of a quality policy under the management's responsibility (see contents framework). The unit has not depicted its core and support processes in the form of a process chart. Such a depiction would help outsiders understand the core and support processes, their progress, and the connections between them, more effectively than a verbal description. Due to the age of the current examiners, some changes in the composition of the examiners are foreseeable in the near future. Neither has consideration been given to the effects of these changes in personnel on examinations, nor have clear operating principles been defined for the future. Monitoring is particularly focused on the failure percentage of examinations. The results have not been differentiated by examination (GOC and ROC), or by examiner. The reasons for disapproved examinations could also be analysed more systematically in the future. The unit does not have a particularly systematic method for anticipating the needs of educational institutions and universities, or for collecting feedback from them. FICORA could also make the guidance of educational institutions and universities more efficient relating to the requirements of examinations, and the needs of working life. At the same time, FICORA could pay attention to the responsibility of organisers at educational institutions and universities, for creating the preconditions for teaching the above-mentioned competence areas to students. Areas for improvement and development in operations complying with STCW STCW, regulation I/2 An arrangement should be planned in cooperation with the Finnish Transport Safety Agency, among others, for simpler and more reliable verification of the experience of GMDSS use (LK B-5.2.2, Annex 1) required for the granting of an endorsement. The current practice is burdensome and prone to abuse, particularly as new Finnish vessels increasingly employ crews of mixed nationality. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 STCW, regulation I/12 Use of simulators in examinations should be developed further and tested at training events for examiners, organised every 1-2 years. This would also develop simulator pedagogy, standardise practices, and improve student equality in an examination. A capability for recording radio telephone communication would improve the legal protection of students during eventual appeals. However, so far no such cases, due to disapproval of the radio telephony part of the examination, have occurred. STCW, Code A-I/6 The age structure of examiners and teachers in the field is such (approximately 40% have reached the age of retirement, or are close to reaching it) that FICORA should prepare itself for recruiting new examiners, and inform the educational authorities and training organisers of the coming situation. STCW, Code A-I/8 It should be a condition for organising GOC or ROC examinations that GOC and ROC examination arrangements in the educational institution or university are included in the institution's quality management system (A-I/8. 2). The examination content and exercises in the quality handbook regarding search and rescue operations (SAR) do not contain a reference to, or an exercise that includes, radio communication processes in the IAMSAR handbook (A-IV/2 column 2.1). This should be taken into account when approving curricula and selecting examination exercises. STCW, Code A-IV/2 STCW 2010 A-VIII/4-3 Radio watchkeeping, referred to in the new provisions of STCW 2010, was not considered under STCW matters, and it does not so far appear in the examination exercises. When selecting exercises, the inclusion of content from section STCW AVIII, 4-3 "watch arrangements and performing radio watch" should be considered as appropriate. 6 In conclusion The general functioning of the quality management system, management of the audited subject area, and its correlation with the requirements set for operations were the subject of this audit. In the functioning of the quality management system, and therefore in this report, the following factors were the subject of particular attention: the audited unit's position within FICORA, and the resource planning of FICORA in relation to the unit and the audited operations Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 the functionality of the quality management system as a tool for resource planning, management, customer- and partner-oriented process management, resource management, quality control, continuous improvement and development the arrengement of GOC and ROC examinations, the granting of operator's certificates, and endorsement processes, according to the requirements set for them Helsinki, 28 May 2012 NHG Audit Oy Pirjo Berg, Managing Director Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 8 List of auditors selected to perform audits in accordance with stcw regulation i/8 Areas of Expertise Knowledge of: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 The requirements of the STCW Convention The system for training and certification Maritime training Quality and quality standards Assesment methods Maritime legislation Governmental functions Ship operations (A = Maritime Administration, C = company management, D = deck, E = engine, R = radio communications, S = safety management) Maritime working experience (years / level) Name and title / Professional credentials /certificates Organisation Christoffer Andersson / Arcada Student Student Union – ASK Areas of expertice 1 2 3 4 5 6 7 8A 8C 8D 8E 8R 8S 9 Other Vice chairperson, Arcada Student Union – ASK, 1.1.2012Member of board, educational affairs, ASK, 2011 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Areas of Expertise Knowledge of: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 The requirements of the STCW Convention The system for training and certification Maritime training Quality and quality standards Assesment methods Maritime legislation Governmental functions Ship operations (A = Maritime Administration, C = company management, D = deck, E = engine, R = radio communications, S = safety management) Maritime working experience (years / level) Name and title / Professional credentials /certificates Organisation nimi ja organisaatio Bo Gyllenberg Graduated Sea Captain Areas of expertice 1 2 3 4 5 X X X X X X 6 7 8A 8C 8D X 8E 8R X 8S X 9 Other >30/C Member of STCW com Member of MSC com Member of MEPC com Headmaster of Nav coll Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Areas of Expertise Knowledge of: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 The requirements of the STCW Convention The system for training and certification Maritime training Quality and quality standards Assesment methods Maritime legislation Governmental functions Ship operations (A = Maritime Administration, C = company management, D = deck, E = engine, R = radio communications, S = safety management) Maritime working experience (years / level) Name and title / Professional credentials /certificates Organisation Ilpo Minkkinen Finnish Seamens Union FSU Areas of expertice 1 Graduated Sea Captain X 2 3 4 5 6 X 7 8A 8C 8D X 8E 8R 8S 9 10/D Other Maritime Labour inspector (Health & Safety inspector Maritime and dockwork) 1988-2004 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Areas of Expertise Knowledge of: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 The requirements of the STCW Convention The system for training and certification Maritime training Quality and quality standards Assesment methods Maritime legislation Governmental functions Ship operations (A = Maritime Administration, C = company management, D = deck, E = engine, R = radio communications, S = safety management) Maritime working experience (years / level) Name and title / Professional credentials/certificates Organisation Matti Nurmi/TallinkSilja Chief Engineer Areas of expertice 1 2 3 4 5 X X X X X 6 7 8A 8C 8D 8E X 8R 8S 9 >30 Other STCW assess of member year 2006-2007. Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Knowledge of: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 The requirements of the STCW Convention The system for training and certification Maritime training Quality and quality standards Assesment methods Maritime legislation Governmental functions Ship operations (A = Maritime Administration, C = company management, D = deck, E = engine, R = radio communications, S = safety management) Maritime working experience (years / level) Name and title / Professional credentials/certificates Areas of expertice Organisation nimi ja organisaatio Graduated Sea Captain 1 2 3 4 5 6 X X X X X X 7 8A 8C 8D X X 8E X 8R X 8S X 9 Other >30/C Acting as newbuilding Mgr Acting as Sr VP Marine Operations Lead Auditor Examination Memeber of Panel of Experts, IMO, 1994 - 1994 Leif Wikström Finnish Engineers´ Association X X X X X E 20/E Chairman of Nordcompass 2001 - 2003 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Areas of Expertise Knowledge of: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 The requirements of the STCW Convention The system for training and certification Maritime training Quality and quality standards Assesment methods Maritime legislation Governmental functions Ship operations (A = Maritime Administration, C = company management, D = deck, E = engine, R = radio communications, S = safety management) Maritime working experience (years / level) Name and title / Professional credentials/certificates Organisation Otto Vuorinen, Bsc Marine Engineering, Chief Engineer CoC OVX engineering Oy Lead Auditor Training for ISO 9001, 14001, 18001 ISM Auditor Training Areas of expertice 1 2 3 4 5 X X X X X X 6 7 8A 8C 8D X X 8E X 8R X 8S X 9 Other Acting as Mobilisation >15/E+C Manager Offshore Acting as for Head of Fleet Management for Neste oil Shipping Participating in IMO work groups in Finland Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 9 Alternative certificates (STCW A-I/7 paragraph 3.3) No certificates of competence as referred to in chapter VII of the STCW Convention have been issued in Finland as yet. 1 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Annex 1 yhteystiedot ADDRESSES FINNISH TRANSPORT SAFETY AGENCY (Trafi) P.O. Box 320 FI-00101 Helsinki Tel +358 29 534 5000 www.trafi.fi THE FINNSIH NATIONAL BOARD OF EDUCATION P.O. Box 380 FI-00531 Helsinki Tel +358 29 533 1000 FINNISH COMMUNICATIONS REGULATORY AUTHORITY (FICORA) P.O.Box 313 FI-00181 Helsinki Tel +358 9 69661 ABOA MARE Malminkatu 5 FI-20100 Turku Tel +358 2 432 3465 www.aboamare.fi ETELÄ-KYMENLAAKSO VOCATIONAL COLLEGE (EKAMI) Kymenlaaksonkatu 29 FI-48100 KOTKA Tel +358 10 395 9000 www.ekami.fi WINNOVA LÄNSIRANNIKON KOULUTUS OY Suojatie 2 FI-26100 Rauma Tel +358 2 623 7100 www.winnova.fi 2 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 ÅLANDS YRKESGYMNASIUM Neptunigatan 6 AX-22100 MARIEHAMN www.gymnasium.ax ÅLAND UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES PB 1010 AX-22111 MARIEHAMN Tel +358 18 537000 www.ha.ax UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES P.O. Box FI-48401 Kotka Tel +358 44 702 8888 www.kyamk.fi SATAKUNTA UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES Tiedepuisto 3 FI-26100 Rauma Tel +358 2 620 3000 www.samk.fi MARITIME SAFETY CENTER Neptunigatan 6 AX-22100 MARIEHAMN Tel +358 18 532 296 www.maritimesafety.ax MERITURVA MARITIME SAFETY TRAINING CENTRE Rajapartiokaari 6 FI-08100 Lohja Tel +358 (0)19 2876 600 www.meriturva.fi 3 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi 2013 Annex 2 Minimum safe manning documents, Extracts from the register of seamen and Specimen Certificates of Competency Esimerkkejä näistä asiakirjoista ei ole liitetty tähän raporttiin, koska asiakirjamallit ovat säilyneet samanlaisina kuin vuonna 2007, jolloin ne olivat Suomen IMO:lle toimittaman 21 June 2007 raportin liitteinä. 4
© Copyright 2024