Kilpailuiden järjestäjän muistilista 2015 Itä-Suomi 2- tason kilpailuiden anominen Seuraavan vuoden 2-tason kilpailut anotaan KIPAn kautta 30.11. mennessä. Seura lisää toivomansa kisapäivän KIPAn kalenteriin itse. Kalenteriin näkyviin tulevaan lisätiedot-kenttään voi kirjata mahdolliset vaihtoehtoiset päivätoiveet ja anottavat arvokilpailut. Hyväksytty 2-tason kilpailukalenteri julkaistaan vuoden loppuun mennessä KIPAssa sekä alueen nettisivujen kalenterissa www.ratsastus.fi/itasuomi/kilpailutoiminta/kilpailukalenteri. Myöhemmin tulleet kilpailupäiväanomukset tai pyynnöt jo anottujen kilpailupäivien siirtämiseksi eri päivämäärälle käsitellään aina aluejaoston kokouksessa (noin kerran kuukaudessa), joten kilpailut/päivämäärämuutokset tulee anoa vähintään kahta kuukautta ennen aiottua kisapäivää. Nämä kilpailut sovitetaan hyväksyttyyn kalenteriin sen mukaan, miten siinä on tilaa. Anomukset tai pyynnöt siirroista tulee toimittaa aluejaoston kilpailukalenterivastaavalle osoitteeseen itis.hallitus@gmail.com. Kun seura saa kilpailukalenterivastaavalta vahvistuksen, että aluejaosto on hyväksynyt kilpailupäivämäärän/päivämääräsiirron, tulee seuran merkitä kilpailupäivämäärä KIPAan, jonka jälkeen kilpailukalenterivastaava julkaisee päivämäärän näkymään KIPAn kalenterissa. 2-tason kilpailukutsujen tarkistaminen Kutsut tehdään kansallisten kilpailujen kutsujen muotoon huomioiden kilpailusäännöt ja alueen ohjeet. Yleisimmät puutteet tai virheet kutsuissa liittyvät palkintosummiin, lähtö- ja ilmoittautumismaksuihin, jälki-ilmoittautumisiin ja luokkien rajaamiseen, näihin tulee kiinnittää huomiota jo kutsua laadittaessa. Kilpailusääntöjen yleisen osan mukaan kilpailukutsut tulee julkaista vähintään 4 viikkoa ennen ilmoittautumisen päättymistä. Täten kutsut tulee laatia hyvissä ajoin ja toimittaa ne tarkistettavaksi ajoissa niin tuomariston puheenjohtajalle kuin kutsujen tarkistajalle. Kun tuomariston puheenjohtaja on hyväksynyt kilpailukutsun, lähettää kilpailunjärjestäjä kutsun tarkistettavaksi kyseisen lajin kutsuntarkistajalle (kouluratsastus: Tuula Laurila tuula.laurila@fimnet.fi, esteratsastus: Kitta Luukkanen kitta.luukkanen@kalafile.fi, kenttäratsastus: Taru Hämäläinen reino99@luukku.com) sekä kirjaa kutsun KIPAan. Jos kutsu on kunnossa, julkaisee kutsuntarkistaja sen KIPAssa, tai tarvittaessa pyytää kilpailunjärjestäjää tekemään kutsuun korjauksia, ja julkaisee kutsun kun kilpailunjärjestäjä on tehnyt korjaukset. Kun kutsu on tarkastettu, hyväksytty ja julkaistu KIPAssa, siihen ei saa tehdä muutoksia ilman painavaa syytä ja neuvottelematta tuomariston puheenjohtajan kanssa. Alueen arvo- ja sarjakilpailuluokkien ollessa kyseessä muutoksista tulee neuvotella aluejaoston vastuuhenkilön kanssa (esteratsastus: Satu Kosunen, kouluratsastus: Sanna Ruotsalainen, kenttäratsastus: Milla Heikkinen). Esteratojen tarkistaminen C-ratamestareiden tulee lähettää estekilpailuiden ratapiirrokset hyväksyttäviksi Olli Niskasaarelle olli.niskasaari@pp.inet.fi vähintään kolme viikkoa ennen kilpailuja, ja soitettava Olli Niskasaarelle puh. 0400-137 369 kilpailuja edeltävällä viikolla ja pyydettävä radoista kommentit. Ylemmän tason ratamestareille suositellaan samaa käytäntöä. Jälki-ilmoittautumiset Jos kilpailuihin otetaan jälki-ilmoittautuneita, ratsastajan kilpailulisenssin ja hevosen vuosimaksun tulee olla päivittynyt KIPAan ja löytyä näin Equipesta kilpailupäivänä. Jos kilpailuun lisätään ratsastaja tai hevonen kansliassa, tämä tulee hakea Equipesta nimihaulla. Jos ratsastajaa tai hevosta ei löydy Equipesta, kilpailulupa tai vuosimaksu ei ole päivittynyt maksetuksi eikä ratsukolla ole kilpailuoikeutta. Yhtään ratsastajaa tai hevosta ei saa lisätä käsin Equipeen 2-5 tason kilpailuissa. Nämä ratsastajat ja heidän maksunsa eivät siirry Kipaan kilpailun mukana. Rokotustodistukset (ks. rokotusmääräykset http://www.ratsastus.fi/rokotusmaaraykset) SRL:n kilpailusääntöjen mukaan hevoset ja ponit pitää olla rokotettu voimassa olevan rokotusohjelman mukaisesti. Rokotukset tulee olla merkitty rokotustodistukseen joka tulee esittää pyydettäessä kilpailupaikalla. Rokotustodistuksessa tulee olla hevosen virallinen nimi ja rekisterinumero. Eläinlääkärit voivat merkitä hevosten rokotustiedot Suomen Hippoksen Heppa-järjestelmään, josta tiedot siirtyvät KIPAan. Mikäli KIPAsta puuttuu hevosen rokotustieto, se ei estä ilmoittautumasta/kilpailemasta, rokotustodistus tulee tällöin esittää kilpailupaikalla. Rokotustodistus tulee aina ottaa mukaan kilpailupaikalle! Heppa-merkinnöissä esiintyneiden puutteiden vuoksi kaudella 2013 tarkistettiin kaikkien rokotusmerkinnät kilpailupaikalla, mutta nykyään riittää että kilpailupaikalla tarkistetaan niiden merkinnät, joiden tiedot eivät ole KIPAssa tai KIPAssa on huomautuksia, sekä pistotarkastuksina muutamia muitakin. Kilpailukanslian tehtävänä on tarkistaa kilpailuun osallistuvien hevosten rokotustiedot. Käytännössä järjestäjä voi sopia esim. kilpailun eläinlääkärin kanssa, että tämä tarkistaa rokotukset. Hevonen EI voi startata, jos rokotustiedot ovat puutteellisesti, esim. rokotusväli on ylittynyt. Hevonen, jonka rokotustiedot ovat virheelliset, ei saa jäädä kilpailualueelle. Jos kanslia havaitsee rokotustiedoissa puutteita: Pyytäkää eläinlääkäriä ja/tai tuomariston puheenjohtajaa tarkistamaan tiedot. Mikäli tämä on vahvistaa havainnon, ottakaa rokotustiedoista kopio ja kopioon tuomariston puheenjohtajan allekirjoitus, jolla todetaan, että hevonen on lähetetty kotiin puutteellisten rokotustietojen vuoksi. Kopiossa tulee näkyä hevosen oikea nimi. Ko. kopio lähetetään SRL:oon välittömästi osoitteella SRL/Minttu Kuusisto/Radiokatu 20, 00093, f. 09-149 6864 tai skannattuna s-postilla minttu.kuusisto@ratsastus.fi. Merkitkää Equipeen luvaton poisjäänti ja tuomarikommentti ”puutteelliset rokotustiedot sekä HEVOSEN NIMI”. Älkää palauttako kilpailumaksuja Kipassa. SRL hoitaa ko. maksujen kirjaukset saatuaan ilmoituksen rokotuspuutteista. SRL merkitsee hevosen toistaiseksi voimassa olevaan kilpailukieltoon, kunnes omistaja/kilpailija toimittaa kopion voimassa olevista rokotustiedoista. SRL lähettää hevosen omistajalle/kilpailijalle tiedon kilpailukiellosta sekä rokotusohjeet ja tiedon miten kielto puretaan. Tuomariston antamat huomautukset ja rangaistukset Kaudella 2013 kerättiin suulliset huomautukset Equipen tuomarikommentteihin. Tarkoituksena oli kehittää tuomarikoulutusta sekä tilastoida rangaistuksiin johtaneita syitä. Vuonna 2015 suullisia huomautuksia ei enää kirjata Equipeen. Vain keltaiset ja punaiset kortit merkitään. Lähtöoikeuden evääminen Mikäli hevosen lähtö joudutaan eväämään, esim. suupielissä näkyvän veren vuoksi, merkitään Equipeen luvaton poisjäänti ja tuomarikommentti. Kommenttiin tulee kirjata: kilpailijan ja hevosen nimi, poisjäännin syy ja huomautuksen antajan nimi. Älkää palauttako kilpailumaksuja Kipassa. SRL hoitaa ko. maksujen kirjaukset saatuaan ilmoituksen tapahtuneesta. Tieto lähtöoikeuden eväämisestä lähetetään SRL:oon Marian Seppälälle, marian.seppala@ratsastus.fi välittömästi kilpailun jälkeen. Tulokset Luokan tuomari tarkastaa ja allekirjoittaa jokaisen luokan tulokset ja tuomariston puheenjohtaja on vastuussa koko kilpailun tuloksista. Kilpailujen järjestäjä siirtää tulokset KIPAan, tarkastaa että ne vastaavat virallista tulosluetteloa ja jos niihin on tullut siirrossa virheitä, korjaa välittömästi. (Huom! Alue / liitto ei korjaa tuloksia, vaan ne ovat järjestäjän vastuulla!) Järjestäjän tulee säilyttää tuomarin allekirjoittamat viralliset tulokset seuraavan vuoden helmikuun loppuun asti. Tuloksia ei tarvitse lähettää aluekoordinaattorille tai Suomen Ratsastajainliittoon. KIPAn Lisätiedot -kenttään tulee jättää näkyviin tulosten julkaisemisen jälkeen jos kilpailu on ollut esimerkiksi aluemestaruuskilpailu / Powercup-aluekarsintakilpailu tms. erikoiskilpailu. Kyseisen erikoiskilpailun tulokset lisätään KIPAn kilpailijatiedotteeseen tai tulosluettelotiedostoihin sekä lähetetään aluekoordinaattorille emmi.kupiainen@ratsastus.fi julkaistavaksi alueen nettisivuilla.