Osasto B – Lainsäädäntöasiat 1 Johtaja Bryssel 17. elokuuta 2015 KT/DB/lhp - D/1624/2015 Tarjouspyyntökirje – Rinnakkainen palveluhankintapuitesopimus Asia: CDR/DE/33/2015: "Vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alue" Avoin menettely Arvoisa vastaanottaja 1. Alueiden komitea, jäljempänä 'komitea', aikoo tehdä otsikossa mainitun julkisen hankinnan. Ohessa saatte kyseisen tarjouskilpailueritelmän, jossa täsmennetään kaikki tarjouksen ja sopimusluonnoksen tekemiseksi tarvittavat liiteasiakirjat. 2. Mikäli haluatte osallistua julkiseen tarjouskilpailuun, pyydän teitä lähettämään jollakin Euroopan unionin virallisella kielellä laaditun tarjouksen kolmena kappaleena (yksi alkuperäinen ja kaksi jäljennöstä). 3. Tarjoaja toimittaa tarjouksensa yksinomaan paperilla a) joko postitse tai lähettipalvelua käyttäen, postitettuna viimeistään 23. lokakuuta 2015, jolloin lähetyspäiväksi katsotaan postileiman tai vastaanottotodistuksen päivämäärä, seuraavaan osoitteeseen: Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/33/2015 Committee of the Regions Directorate B, Legislative Works 1 (Office VMA 9/45) Rue Belliard/Belliardstraat 101 1040 Bruxelles/Brussel Belgique/België b) tai jättämällä sen viimeistään 23. lokakuuta 2015 kello 16.00 henkilökohtaisesti osoitteeseen Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/33/2015 Committee of the Regions Directorate B, Legislative Works 1 (Office VMA 9/45) Rue Belliard/Belliardstraat 101 1040 Bruxelles/Brussel Belgique/België 1/4 — Rue Belliard/Belliardstraat 101 — 1040 Bruxelles/Brussel — BELGIQUE/BELGIË — P. +32 22822211 — F. +32 22822113 — Internet: http://www.cor.europa.eu Tällöin tarjouksen jättäminen vahvistetaan asiakirjat vastaanottavan henkilöstön jäsenen päiväämällä ja allekirjoittamalla vastaanottoilmoituksella. Asianomainen yksikkö on avoinna maanantaista perjantaihin kello 8.30–17.30. Lauantaisin, sunnuntaisin ja komitean virallisina vapaapäivinä se on suljettu. 4. Tarjous on toimitettava kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Sisempään kuoreen on merkittävä edellä mainitun vastaanottavan yksikön lisäksi maininta: "Appel d'offres – à ne pas ouvrir par le service du courrier" (Tarjouspyyntö – Ei saa avata postinjakelussa). Käytettäessä itseliimautuvia kirjekuoria ne on suljettava teipillä, jonka poikki lähettäjän on kirjoitettava nimikirjoituksensa. Myös sisemmässä kirjekuoressa on oltava kaksi suljettua kirjekuorta, joista toinen sisältää teknisen osan (yksi alkuperäinen ja kaksi jäljennöstä) ja toinen hintatarjouksen (yksi alkuperäinen ja kaksi jäljennöstä). Molempiin kuoriin merkitään selvästi, mitä ne sisältävät ("Technical" ja "Financial"). 5. Kunkin tarjouksen on oltava    tarjoajan tai asianmukaisesti valtuutetun edustajan allekirjoittama täysin luettavissa vähäisimpienkin sanoihin ja numeroihin liittyvien epäselvyyksien pois sulkemiseksi laadittu vaadituilta osin tarjouseritelmään liitettyjen vakiolomakkeiden mukaisesti. 6. Tarjouksen voimassaoloaika, jona tarjoajan on säilytettävä tarjouksensa muuttamattomina, on yhdeksän kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. ehdot 7. Tarjouksen tekeminen merkitsee sitä, että tarjouksen tekijä hyväksyy tähän tarjouspyyntöön, tarjouseritelmään ja sopimusluonnokseen sisältyvät ehdot ja luopuu muista yleisistä tai erityisistä sopimusehdoistaan. Tarjouksen tekeminen sitoo tarjoajaa sopimuksen täytäntöönpanon ajan, jos tästä tulee tarjouskilpailun voittaja. 8. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen valmistelusta ja tekemisestä aiheutuvista kustannuksista. Niitä ei korvata. 9. Yhteydenotot hankintaviranomaisen ja tarjoajan välillä ovat menettelyn aikana sallittuja ainoastaan poikkeustapauksissa. Ne voidaan sallia yksinomaan seuraavin edellytyksin: Ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä: * Hankintaviranomainen voi tarjoajan aloitteesta antaa sellaisia lisätietoja, joiden tarkoituksena on ainoastaan selventää hankinnan luonnetta. Lisätietoja koskevat pyynnöt on osoitettava (yksinomaan kirjallisina) osastoon B "lainsäädäntöasiat 1" (Directorate B, Legislative Works 1), sähköposti StudiesDLW1@cor.europa.eu, faksi +32 22822113. 2/4 Lisätietopyyntöihin vastataan ainoastaan, jos ne on vastaanotettu viimeistään viidentenä työpäivänä ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä. * Komitea voi omasta aloitteestaan ilmoittaa asianomaisille tarjouskilpailuasiakirjojen laatimisessa havaitsemistaan virheistä, epätäsmällisyyksistä tai puutteista. Lisätiedoista ja muista edellä mainituista tiedoista ilmoitetaan tarvittaessa AK:n internetsivustolla (http://cor.europa.eu/en/about/tenders/Pages/calls-for-tender.aspx), jolloin tiedot ovat kaikkien asianomaisten tarjoajien saatavilla. Internetsivustoa päivitetään säännöllisesti. Tarjoaja vastaa päivitysten ja muutosten seuraamisesta tarjouskilpailun aikana. Tarjousten avaamisen jälkeen: * 10. Hankintaviranomainen voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjousta on selvennettävä tai jos siinä olevia ilmeisiä asiavirheitä on korjattava; yhteydenotto ei kuitenkaan saa johtaa tarjousehtojen muuttamiseen. Tämä tarjouspyyntö ei sido komiteaa millään tavalla. Sitoumus on voimassa sopimussuhteena vasta sitten, kun sopimus valitun tarjoajan kanssa on allekirjoitettu. Hankintaviranomainen voi sopimuksen allekirjoittamiseen asti joko luopua sopimuksen tekemisestä tai peruuttaa hankintamenettelyn. Tällöin ehdokkaat tai tarjoajat eivät voi vaatia minkäänlaista korvausta. Päätös on perusteltava ja saatettava ehdokkaiden tai tarjoajien tietoon. Kun komitea on avannut tarjouksen, asiakirja siirtyy komitean omistukseen ja sitä käsitellään luottamuksellisesti. 11. Tarjouksen tekijöille ilmoitetaan hankintamenettelyn tuloksesta sähköpostitse. Tarjouksen tekijän on ilmoitettava tarjoukseen liittämissään yhteystiedoissa voimassa oleva sähköpostiosoite ja tarkistettava sähköpostinsa säännöllisesti. 12. Tarjouspyyntöön lähetettyyn vastaukseen sisältyvät henkilötiedot (esimerkiksi nimi, osoite ja ansioluettelo) kirjataan. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun asetuksen (EY) N:o 45/2001 säännöksiä. Ellei erikseen toisin mainita, pyydettyjä lisätietoja ja henkilötietoja tarvitaan tarjouksen arvioinnissa tarjouspyynnössä esitettyjen ehtojen mukaisesti. Tietoja käsittelee tätä tarkoitusta varten yksinomaan Laurent Thieule. Tarjouksen tekijä voi pyynnöstä saada oikeuden tutustua omiin henkilötietoihinsa ja korjata kaikki niissä esiintyvät virheet ja puutteet ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään osoitteessa Studies-DLW1@cor.europa.eu. Kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset tulee 3/4 lähettää osoitteeseen data.protection@cor.europa.eu. Henkilötietojen käsittelystä voi milloin 1 tahansa valittaa Euroopan tietosuojavaltuutetulle . 13. Henkilötiedot voidaan unionin taloudellisen edun turvaamiseksi toimittaa sisäisille tarkastusyksiköille, Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle, taloudellisten väärinkäytösten tutkimuselimelle ja/tai Euroopan petoksentorjuntavirastolle (OLAF). Tiedot (nimi, etunimi, mikäli kyse on luonnollisesta henkilöstä, osoite, oikeudellinen muoto sekä, mikäli kyse on oikeushenkilöstä, niiden henkilöiden nimitiedot, joilla on valtuudet edustaa sitä, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä) taloudellisista toimijoista, jotka ovat jossakin asetuksen N:o 966/2012 106 tai 107 artiklassa tai 109 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tai 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, voidaan liittää komission hallinnoimaan poissulkemisia koskevaan keskustietokantaan (CED) ja toimittaa komission ja muiden asetuksen N:o 966/2012 95 artiklan 1 ja 2 kohdassa mainittujen toimielinten, virastojen, viranomaisten tai elinten osoittamille henkilöille. Tietokantaan liitetyllä toimijalla on oikeus saada tietoja itseään koskevista tiedoista. Pyynnöt tehdään alueiden komitean tilinpitäjälle tai suoraan komission tilinpitäjälle. Ehdokkaalle tai tarjoajalle tulee ennen keskustietokantaan rekisteröintiä antaa mahdollisuus esittää näkemyksensä kirjallisesti (14 päivän kuluessa). Poissulkemisen kestoa koskevaa mahdollista päätöstä odotettaessa ja unionin taloudellisten etujen suojelemiseksi voi kuitenkin olla mahdollista pyytää, että poissulkemista koskeva varoitus kirjataan tietokantaan alustavasti jo ennen kuin kolmannelle osapuolelle on annettu mahdollisuus esittää näkemyksensä. Poissulkemisia koskevaa keskustietokantaa hallinnoi Euroopan komissio. Tietokantaa koskeva tietosuojalauseke on luettavissa komission internetsivuilla osoitteessa: http://ec.europa.eu/budget/library/sound_fin_mgt/privacy_statement_ced_en.pdf. (allekirjoitus) Laurent Thieule Osasto B:n "lainsäädäntöasiat 1" johtaja 1 edps@edps.europa.eu. 4/4