Case ABB: Referenssitiimin osallistaminen avaintekijä projektin onnistumisessa Globaaliin ABB-konserniin kuuluva ABB Drives Service on hyödyntänyt Sofigaten projektihallintapalveluita osana kehitysprojektejaan jo useiden vuosien ajan. Kehitysprojektien onnistumisen yhtenä selkeänä kulmakivenä on ollut se, että ratkaisun loppukäyttäjät eli referenssitiimi on osallistettu jo aikaisessa kehitysvaiheessa. Miten varmistaa, että kaikki projektiin osallistuvat, eri aikavyöhykkeillä ja työtehtävissä toimivat henkilöt saadaan mukaan kehitystyöhön – pitämättä yhtään face-to-face työpajaa tai palaveria? Elokuussa 2014 ABB Drives Service starttasi projektin, jonka tavoitteena oli tehostaa huoltopalveluiden työntekijöiden työtä ja Life Cycle Assessment (LCA) -palvelun toimittamista mobiilipohjaisella ratkaisulla. LCA-palvelua oli aiemmin toimitettu hankalien ja aikaa vievien Excel-ratkaisujen ja muiden manuaalisten työvaiheiden avulla. Projektia varten valittiin referenssitiimi, joka edusti tulevan ratkaisun oikeita käyttäjiä eli pääosin loppukäyttäjiä. Referenssitiimin jäsenet olivat maantieteellisesti hyvin hajanaisella alueella, neljällä eri mantereella ja viidellä eri aikavyöhykkeellä. Yhteisten työpajojen ja tapaamisaikojen löytäminen näytti olevan lähes mahdotonta. ABB päätti hyödyntää projektinhallinnassa Sofigaten “ICT Roundtable for Management” -ratkaisua, jonka avulla koko tiimille luotiin virtuaalinen keskustelu- ja päätöksentekoympäristö. Roundtable on sosiaalisen media konsepteja hyödyntävä online-fasilitointiympäristö, jonka avulla päätöksenteko onnistuu ajasta ja paikasta riippumatta. LCA-projektissa suurin hyöty ratkaisun käyttöönotosta oli se, että projektitiimi ja referenssitiimi pystyivät yhdessä määrittelemään tulevan ratkaisun vaatimukset ja samalla myös käyttäjäryhmän odotukset heti projektin alussa. ”Olemme käyttäneet Roundtablea useissa projekteissa ja ajasta ja paikasta riippumatta, vaikkapa lentokentältä kä- todenneet sen sopivan erityisen hyvin tuotekehityksen tuek- sin. Online-ympäristössä jokainen osallistuja pystyi kom- ABB Drives Service si. Työkaluna se huomioi tavoitteet paremmin kuin esimer- mentoimaan ja vaikuttamaan juuri niihin asioihin, jotka ABB Drives Service on osa ABB Groupia, kiksi Yammer, jossa keskustelut usein poukkoilevat asias- olivat itselle tärkeitä. Hyvin erilaisen ja eritaustaisen refe- joka toimii yli 100 maassa ja työllistää 140 ta pois. Roundtable pakottaa osallistuja keskittymään vain renssitiimin ansiosta näkökulmat olivat myös hyvin erilaisia. 000 ihmistä. ABB on kansainvälinen mark- sillä hetkellä käsillä olevaan asiaan, jolloin tuloksia syntyy Roundtablen avulla monipuoliset näkemykset johdettiin kinajohtaja sähkövoima- ja automaatiotek- nopeammin”, sanoo Juha Alamäki, ABB Drives Servicen paremmiksi päätöksiksi. nologioissa, joilla tähdätään suorituskyvyn Global R&D Manager. parantamiseen ja pienempään hiilijalan- ABB Drives Servicen Juha Alamäki on erittäin tyytyväinen jälkeen. ABB:n suurimmat asiakasryhmät projektipäällikkönä projektin lopputuloksiin: ”Olemme saaneet parhaat palaut- ovat teollisuuden, huollon, kuljetuksen ja LCA-projektissa ja fasilitoi referenssitiimien keskusteluita teet nimenomaan referenssitiimiltä, loppukäyttäjiltä, jotka infrastruktuurin aloilla. Roundtablessa: ”Roundtable tarjoaa todella iteratiivisen ta- ovat olleet todella tyytyväisiä kehitettyyn ratkaisuun ja ot- van kehittää ratkaisuja ja sovelluksia, kuten tässäkin projek- taneet sen myös käyttöön paljon nopeammin kuin yleensä tissa oli tavoite ja tarve. Referenssitiimi oli mukana todella sovelluskehitysprojekteissa. Saimme tiedusteluita uudesta monessa eri vaiheessa, kuten vaatimusmäärittelyissä, käyt- ratkaisusta jo ennen kuin se oli valmis – käyttäjät olivat niin tökokemuksen kehittämisessä ja ylipäänsä varmistamassa, innokkaita!” Sofigaten Jarkko Pukkila toimi että lopputuotos vastasi tarvetta. Loppukäyttäjien mukanaolo oli ehdottomasti yksi avaintekijä projektin ja lopputuot- Juha Alamäen mielestä Roundtable sopii myös muiden kuin teen menestyksessä.” IT-organisaatioiden käyttöön. ABB:llä se on sopinut erityisen hyvin sovellus- ja tuotekehitysprojektien vaiheisiin, jois- Sofigate Sofigate on tietohallintojohtamisen palvelutalo, joka on erikoistunut tietohallinnon eri osa-alueiden johtamiseen ja kehittämiseen. Sofigaten asiakkaita ovat sekä pienet, keskisuuret että suuret yritykset ”LCA-projekti oli kehitysprojektina hieman erilainen, koska sa on kerätty ideoita, testattu ratkaisuja ja varmistettu, että ja julkisen hallinnon organisaatiot, joiden aloitimme koko projektin määrittelemällä ratkaisusta saata- projektitiimi sitoutuu uuteen ratkaisuun. Projektityön lisäksi tavoitteena on saada IT ja liiketoiminta van lopputuotoksen, palveluraportin. Referenssitiimin kom- Alamäki näkisi Roundtablella paljon mahdollisuuksia mm. tekemään tiiviimpää yhteistyötä. Sofigate menttien ja asiantuntijuuden avulla saimme raportista juuri ohjausryhmätyöskentelyn tukena: ”Roundtablessa tehtä- työllistää 180 ihmistä neljällä eri paikkakun- sellaisen, joka palvelee aidosti liiketoimintaa jokapäiväises- vällä on aina jokin aikaraja, johon mennessä se pitää olla nalla (Espoo, Tampere, Oulu, Stockholm). sä työssä”, kertoo Juha Alamäki. tehtynä. Siten se tulee myös tehtyä ajoissa. Tämän tyyppinen työskentely tehostaisi varmasti myös ohjausryhmien te- Referenssitiimi oli hyvin tyytyväinen Roundtablen hyödyntämiseen projektissa ja kiitteli mahdollisuudesta osallistua Run ICT like a business I www.sofigate.com kemistä ja päätöksentekoa missä tahansa organisaatiossa!”