Kuksa
Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Käyttöohjeet Kuksa Jäsenrekisteri sivu 1/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Sisällysluettelo 1 Johdanto ............................................................................................................................. 5 1.1 Käytön tuki ................................................................................................................. 5 2 2.1 2.2 2.3 3 Kirjautuminen Kuksa -jäsenrekisteriin ............................................................................ 5 Yleistä ........................................................................................................................ 5 PartioID ...................................................................................................................... 5 Virhetilanteet .............................................................................................................. 6 2.3.1 Rekisteröityminen epäonnistuu ................................................................................ 6 2.3.2 Kirjautuminen epäonnistuu ....................................................................................... 6 2.3.3 Käyttäjätunnus tai salasana unohtuu ....................................................................... 7 Etusivu ................................................................................................................................ 8 Navigointipalkin ylärivi ................................................................................................ 8 Navigointipalkin alarivi ............................................................................................... 8 Sivupalkki ................................................................................................................... 9 Aktiiviset henkilöjäsenet ............................................................................................. 9 Kotisivujen kautta tulleet tiedot .................................................................................. 9 3.5.1 Ilmoittautumiset ........................................................................................................ 9 3.5.2 Jäsenhakemukset .................................................................................................. 10 3.6 Ilmoitustaulu ............................................................................................................. 12 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.2 4.3 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 6 Työkalut ............................................................................................................................. 13 Uuden henkilön lisääminen ...................................................................................... 13 Uuden organisaation lisääminen ............................................................................. 17 Jäsenhaku ................................................................................................................ 21 4.3.1 Laajennettu haku .................................................................................................... 21 Henkilön tiedot ................................................................................................................. 23 Yhteystiedot – välilehti ............................................................................................. 23 Jäsenyydet – välilehti ............................................................................................... 26 Osallistumiset – välilehti ........................................................................................... 29 Koulutukset – välilehti .............................................................................................. 31 Ansiomerkit –välilehti ............................................................................................... 35 Ryhmät ja aktiviteetit – välilehti ................................................................................ 35 Laskut – välilehti ...................................................................................................... 35 Organisaation tiedot ........................................................................................................ 37 6.1 Yhteystiedot – välilehti ............................................................................................. 37 6.2 Jäsenyydet – välilehti ............................................................................................... 41 6.3 Pestit – välilehti ........................................................................................................ 43 7 7.1 7.2 7.3 Navigointipalkki ................................................................................................................ 46 Navigointipalkki ........................................................................................................ 46 Etusivu ..................................................................................................................... 46 Poiminta ................................................................................................................... 46 sivu 2/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.3.8 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 Poiminnan tulos ...................................................................................................... 46 Email, sähköpostin lähetys ..................................................................................... 47 Sähköpostin lähettäminen ...................................................................................... 48 Sähköpostiviestin otsikkotiedot .............................................................................. 49 Tekstimuotoinen viesti ............................................................................................ 49 HTML-muotoiltu teksti ............................................................................................ 49 Sähköpostin liitteet ................................................................................................. 49 Sähköpostiviestin vastaanottajat ............................................................................ 49 Käyttäjän oikeudet ................................................................................................... 50 Raportit..................................................................................................................... 50 7.5.1 Lippukuntatason raportit ......................................................................................... 50 7.5.2 Piiritason raportit .................................................................................................... 50 7.5.3 SP -tason raportit ................................................................................................... 50 Laskutus ................................................................................................................... 50 7.6.1 Käyttötarkoitus........................................................................................................ 51 7.6.2 Perusnäkymä siirryttäessä rekisteristä taloushallintoon ........................................ 51 7.6.3 Myyntireskontra ...................................................................................................... 51 7.6.3.1 Laskun/laskujen lähetys ...................................................................................... 51 7.6.3.2 Laskun luominen ................................................................................................. 52 7.6.3.3 Laskun tila ........................................................................................................... 52 7.6.3.4 Laskun hyvitys/osahyvitys ................................................................................... 53 7.6.4 Suoritukset ............................................................................................................. 53 7.6.4.1 Viiteaineiston tuonti ............................................................................................. 54 7.6.4.2 Suorituslista ......................................................................................................... 54 7.6.4.3 Lisää suoritus ...................................................................................................... 55 7.6.4.4 Suorituksen kohdistus ......................................................................................... 56 7.6.4.5 Suorituksen kohdistuksen purku laskulta ............................................................ 57 7.6.4.6 Suorituksen palautus ........................................................................................... 58 7.6.4.7 Palautuslista ........................................................................................................ 59 7.6.4.7.1 Palautusaineiston muodostus .......................................................................... 60 7.6.4.8 Suorituksen poisto ............................................................................................... 60 Tapahtumat .............................................................................................................. 60 7.7.1 Lisää tapahtuma/tapahtuman tietojen muokkaus .................................................. 61 7.7.2 Tapahtuman tiedot -välilehti ................................................................................... 67 7.7.3 Osallistujat –välilehti ............................................................................................... 76 7.7.4 Aktiviteetit –välilehti ................................................................................................ 77 7.7.5 Merkit –välilehti....................................................................................................... 77 7.7.6 Koulutukset –välilehti ............................................................................................. 77 7.7.7 Muut koulutukset –välilehti ..................................................................................... 78 7.7.8 Tapahtumaan ilmoittautuminen .............................................................................. 78 7.7.9 Sähköpostiosoitteen päivittäminen Kuksaan tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä ......................................................................................................................... 82 7.7.10 Organisaation jäsenten ja huollettavien henkilöiden lisääminen tapahtumaan ... 83 7.7.11 Tapahtuman ilmoittautumisten käsittely ............................................................... 84 7.7.12 Tapahtuman tulosteet .......................................................................................... 89 7.7.13 Tapahtuman kopiointi ........................................................................................... 90 7.7.14 Ko-Gi -koulutukset................................................................................................ 91 Ryhmät ..................................................................................................................... 93 7.8.1 Lisää ryhmä ............................................................................................................ 94 7.8.2 Ryhmän tiedot ........................................................................................................ 96 sivu 3/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.8.3 7.8.4 7.8.5 7.8.6 7.8.7 7.8.8 Jäsenet ................................................................................................................... 97 Toimintasuunnitelma .............................................................................................. 97 Aktiviteetit ............................................................................................................... 99 Osallistumiset ......................................................................................................... 99 Merkit.................................................................................................................... 100 Sähköposti............................................................................................................ 100 7.9 Ansiomerkkianomukset .......................................................................................... 102 7.9.1 Ansiomerkkianomukset, hakijan ohjeet ................................................................ 102 7.10 Ohjaustiedot ........................................................................................................... 102 7.10.1 Ohjaustiedot: Kirjanpidon tili .............................................................................. 102 7.10.2 Ohjaustiedot: Koulutusjärjestelmä ..................................................................... 102 7.10.3 Ohjaustiedot: Pesti ............................................................................................. 103 7.10.4 Ohjaustiedot: Tapahtuman lisävalinnan pääryhmä ............................................ 104 7.10.5 Ohjaustiedot: Tapahtuman maksun pääryhmä SP ............................................ 105 7.10.6 Ohjaustiedot: Toimintasuunnitelman kohdan tyyppi .......................................... 105 8 Muuta Kuksaan liittyvää ................................................................................................ 106 8.9 Kuksan käyttöoikeudet ........................................................................................... 106 8.9.1 Lippukunnat .......................................................................................................... 106 sivu 4/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 1 Johdanto Järjestelmällä ylläpidetään muun muassa organisaatioihin, henkilöihin, jäsenyyksiin, tapahtumiin, ansiomerkkeihin sekä pesteihin liittyviä tietoja. Lisäksi järjestelmässä on verkkosivuille tulevia toiminnallisuuksia, kuten esimerkiksi tapahtumakalenteri. 1.1 Käytön tuki Tämän käyttöohjeen tarkoitus on tukea käyttäjiä Kuksan toimintojen oppimisessa. Usein myös oman lippukunnan muut käyttäjät osaavat auttaa, varsinkin jäsenrekisterinhoitaja. Lisäksi apua voi kysyä Facebookissa muilta jäsenrekisterinhoitajilta tai rekisteriä enemmän käyttäneiltä Jäsenrekisterin hoitajat –ryhmässä. Myös piiritoimistot auttavat tarvittaessa. Lisäksi monet piirit järjestävät säännöllisesti tai tarvittaessa jäsenrekisterikoulutuksia tai tukevat muulla tavalla järjestelmän käyttöä. 2 2.1 Kirjautuminen Kuksa -jäsenrekisteriin Yleistä Sovellusta käytetään internetselaimella ja koska se on selainriippumaton, sitä voi käyttää yleisimmillä selaimilla (esim. Internet Explorer, Moxilla Firefox, Google Chrome). Kuksa -jäsenrekisteri löytyy osoitteesta https://kuksa.partio.fi 2.2 PartioID PartioID on Kuksasta erillinen sovellus. Sen avulla kirjaudutaan Kuksaan. Ensimmäisellä kerralla on ensin rekisteröidyttävä luodakseen itselleen PartioID:n. Rekisteröitymiseen tarvitaan jäsennumero, sekä Kuksassa oleva sähköpostiosoite (Polusta siirretty, jos sitä ei ole muutettu). Rekisteröidyttäessä päätetään käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjätunnus tulee olla pieniä kirjaimia. Rekisteröityminen tarvitsee tehdä vain kerran. Rekisteröitymisen PartioIDllä. sivu 5/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 jälkeen sisäänkirjautuminen Kuksaan tapahtuu Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tarkempaa tietoa rekisteröitymisestä, kirjautumisesta sekä PartioIDstä löytyy kirjautumissivulta. 2.3 Virhetilanteet 2.3.1 Rekisteröityminen epäonnistuu Virhe "Antamasi jäsennumero ja sähköpostiosoite on jo rekisteröity": rekisteröityminen ei enää onnistu. Sen sijaan kirjaudu sisään olemassa olevilla tunnuksillasi, tai jos et niitä muista tai tiedä, vaihda käyttäjätunnuksesi ja/tai salasanasi mieleisiksi PartioID-etusivun "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä. Virhe "Antamaasi jäsennumeroa ja sähköpostiosoitetta ei löytynyt": syötetty jäsennumero-sähköposti -yhdistelmä ei kelpaa. Yleisimpänä syynä on, että Kuksassa oleva sähköposti on eri kuin mitä yrität antaa. Myös mahdollinen syy on, että yrität syöttää vanhaa Polussa ollutta toisen lippukunnan jäsennumeroa, jota ei Kuksaan ole siirretty. Mikäli et yrityksistä huolimatta saa rekisteröidyttyä, otathan yhteyden omaan jäsenrekisterinhoitajaasi tai muuhun Kuksassa tietosi näkevään henkilöön saadaksesi oikean jäsennumeron ja sähköpostiosoitteen rekisteröitymiseen. 2.3.2 Kirjautuminen epäonnistuu Virhe "Väärä käyttäjätunnus tai salasana": mikäli olet aiemmin rekisteröitynyt muttet muista käyttäjätunnusta tai salasanaa, tilaa vaihto "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä Kuksassa olevaan sähköpostiosoitteeseesi. Mikäli et ole aiemmin rekisteröitynyt, tee se ensin Rekisteröidy -painikkeella. Virhe "Kirjautuminen Google-tililläsi epäonnistui" (jos yritit Google kirjautumista): valitulle Google-tilille ei ole rekisteröity PartioID:tä. Rekisteröi PartioID mikäli et vielä näin tehnyt, tai mikäli tiedät sivu 6/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä rekisteröityneesi, käytä oikeaa tiliä. Jos tämä ei onnistu, tilaa käyttäjätunnus ja salasana "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä päästäksesi kirjautumaan. 2.3.3 Käyttäjätunnus tai salasana unohtuu Tilaa tunnuksen ja/tai salasanan vaihto "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä. Asetuslinkki lähetetään sähköpostiosoitteeseen, joka käyttäjätietoihisi on määritelty Kuksassa. Mikäli käytät Google-tiliä, mutta et syystä tai toisesta voi enää käyttää sitä, aseta itsellesi korvaavat käyttäjätunnus ja salasana "Unohditko salasanasi tai käyttäjätunnuksesi?" -linkistä. sivu 7/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 3 Etusivu Etusivu: Lippukunnan näkymä PÄIVITETTÄVÄ Etusivu: SP:n pääkäyttäjän näkymä. 3.1 Navigointipalkin ylärivi Ylärivillä näkyvät päivämäärä, linkki käyttöohjeisiin, sisäänkirjautuneen henkilön käyttäjätunnus, sekä uloskirjautumislinkki. 3.2 Navigointipalkin alarivi Navigointipalkin alarivi sisältää erilaisia toiminnallisuuksia. Alarivin näkyvissä oleva sisältö vaihtelee käyttäjän käyttöoikeuksien mukaan. sivu 8/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Jokaisella näkyy vähintään Etusivu ja Käyttäjän oikeudet, mutta useimmiten vähintään myös Poiminta, Raportit sekä Ryhmät. Lisäksi Ansiomerkkianomukset on tulossa kaikille näkyviin. Tarkempi kuvaus palkin toiminnoista sekä käyttöohjeet löytyvät otsikon ”Navigointipalkki” alta (kappale 7). 3.3 Sivupalkki Vasemmalla olevasta sivupalkista löytyvät Työkalut, joita ovat Kuksan perusnäkymässä (etusivulla) henkilön lisääminen, Haku sekä Laajennettu haku. Tarkempi kuvaus palkin toiminnoista sekä käyttöohjeet löytyvät otsikon ”Työkalut” alta (kappale 4). 3.4 Aktiiviset henkilöjäsenet Otsikon alta löytyy ajantasaista tilastotietoa jäsenistä. 3.5 Kotisivujen kautta tulleet tiedot Tämän otsikon alta löytyy kaksi asiaa: ne tapahtumiin ilmoittautumiset, jotka ovat tulleet tapahtumailmoittautumislinkin kautta kirjautumatta Kuksaan sekä uudet jäsenhakemukset. 3.5.1 Ilmoittautumiset Linkin takaa löytyvät vain ne tapahtumiin ilmoittautuneet, jotka eivät ole partiolaisia (joilla ei ole tunnuksia Kuksaan), sekä ne partiolaiset, jotka eivät kehotuksesta huolimatta kirjautuneet Kuksaan sisään. Huom! Partiolaiset, jotka ovat ilmoittautuneet tapahtumaan kirjautumatta, ovat siis käsiteltävien jonossa. He eivät ole merkittynä ilmoittautuneeksi tapahtumaan tai pääse edes jonottamaan, ennekuin henkilö on käsitelty. Tällöin esim. suosituimmille kursseille pääseminen vaikeutuu, kun kurssit saattaa täyttyä jo kirjautuneista. Siksi on vahvasti suositeltua, että partiolainen kirjautuisi aina sisään ilmoittautuessaan. sivu 9/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Linkki vie samaan paikkaan, kuin yläpalkissa oleva ”Tapahtumat”. Tapahtumista kerrotaan enemmän kappaleessa 7.7 (Tapahtumat). 3.5.2 Jäsenhakemukset Linkin takaa löytyvät lippukuntaan Kokoomasivulla näkyvät seuraavat tiedot: tulleet jäsenhakemukset. Jäsenhakemuksen pääsee käsittelemään oikealla olevasta Käsittele – linkistä. Linkin takaa avautuu alla oleva ikkuna. Lomakkeella näkyvät ne tiedot, jotka hakija on täyttänyt. Etunimen jäljessä olevaa Tallenna ja hae uudelleen -painiketta kannattaa käyttää sivu 10/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä silloin, kun on huomannut esimerkiksi kirjoitusvirheen nimessä ja haluaa muutoksen jälkeen varmistaa, ettei henkilöä jo ole järjestelmässä. Tällä hetkellä Puhelinnumero on pakollinen tieto. Sähköpostiosoite on muuttunut muotoon Sähköposti ja alaikäisillä se ei ole pakollinen, jos mukana hakemuksessa tulee huoltajan tiedot ja huoltajalla on sähköposti. Mahdollinen huoltaja tulee näkyviin hakemuksen alareunaan Kotikunnan ja Lisätietoja –kentän väliin. Jos henkilöä ei löytynyt heti, eikä myöskään uudelleenhaussa, voidaan jatkaa klikkaamalla Lisää –painiketta. Tämän jälkeen aukeaa uusi ikkuna: sivu 11/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Nyt myös Organisaatiota ja/tai Jäsenlajia voi muuttaa. Huomioitavaa on, että ”Olen saanut luvan lisätä henkilön tähän organisaatioon” ei koske jäsenanomuksia. 3.6 Ilmoitustaulu Ilmoitustauluja on kaksi, ja molempia päivitetään keskusjärjestöstä. Toinen ilmoitustaulu on tarkoitettu niille, jotka kirjautuvat Kuksaan sisälle, mutta joilla ei ole pestin antamia käyttöoikeuksia Kuksaan. Tälle ilmoitustaululle on kirjoitettu tervehdys ja tarvittaessa kirjoitetaan huoltokatkoista ja henkilöille tulevista uusista ominaisuuksista. Toinen ilmoitustaulu on taas niille, joilla on pestin tuomia oikeuksia Kuksaan. Tarkoitus on, että tässä näkymässä näkyvät sekä toisen ilmoitustaulun tiedot, että tietoa Kuksaan tulevista uusista toiminnallisuuksista aikatauluineen. sivu 12/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 4 Työkalut Sivun vasemmassa laidassa on Työkalut-osio. Osio muuttuu sen mukaan, missä ylänavigaation osiossa olet. 4.1 Uuden henkilön lisääminen Etusivulla oltaessa näkyy Lisää henkilö –painike niille, joilla on oikeus lisätä uusi henkilö Kuksaan. Niillä, joille on annettu myös oikeus lisätä organisaatioita, näkyvät molemmat. Lippukuntatasolla toimittaessa henkilöillä ei ole oikeutta lisätä organisaatioita, koska organisaatiota ei voi liittää jäseneksi lippukuntaan. Henkilön lisääminen aloitetaan klikkaamalla etusivun vasemmassa laidassa olevaa Lisää henkilö -painiketta. Huom! Ennen kuin uusi henkilö voidaan lisätä rekisteriin, tarkistetaan haulla, löytyykö henkilö jo rekisteristä. Näin vältetään ettei rekisteriin tulisi saman henkilön tietoja useampaan kertaan. sivu 13/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Haun jälkeen näytetään mahdollinen listaus rekisterissä olevista samannimisistä henkilöistä. Jos henkilö on jo rekisterissä ja henkilön tiedot täsmäävät lisättävään henkilöön, voidaan henkilölle lisätä uusi jäsenyys klikkaamalla Lisää jäsenyys -linkkiä. Jos henkilöä ei löydy rekisteristä, klikkaa Lisää henkilö –painiketta, joka löytyy haun alapuolelta. Avautuu lomake, josta tulee täyttää vähintään * merkityt kentät, jotka ovat pakollisia. Lisäksi osa lomakkeen vaihtoehdoista tai kentistä saattaa olla harmaana, lähinnä organisaatiotasosta johtuen. Esimerkiksi Työntekijä” viittaa piirin tai keskusjärjestön palkattuun työntekijään, jonka osoite on yleensä organisaation osoite. Lippukunnissa kannattaa laittaa kaikille oma osoite, myös huoltajille. Huoltajasta voi tulla partiolainen. Väärä osoite aiheuttaisi tällöin ongelmia. Valittavana on erilaisia laskutustapoja. Jos valintaa ei tehdä, lähtevät esim. jäsenlaskut alle 15 -vuotiaille paperilaskuna ja vanhemmille sähköpostina. Huom! Kotikunta on lain mukaan pakollinen tieto. Se tulisi käydä lisäämässä myös kaikille nykysille jäsenille. Puhelinnumero on pakollinen tieto, mutta jos esimerkiksi alaikäisellä lapsella ei ole omaa puhelinnumeroa, voi tähän kohtaan laittaa vaikka 0001234567. Sähköposti ei ole pakollinen, mutta sitä tarvitaan, jos henkilö haluaa kirjautua Kuksaan, esimerkiksi ilmoittautuessaan tapahtumaan. Samoin ilman sähköpostiosoitetta sähköpostilla laskutettavaksi merkityt jäsenmaksut lähtevät paperisina. sivu 14/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Kieli viittaa puhuttuun kieleen, mutta Käyttökielellä viitataan Kuksaan ja siihen, haluaako suomenkielisen vai ruotsinkielisen käyttöliittymän. Huom! Henkilön tilassa oleva ”Poistettu” –merkintää ei käytetä silloin, kun henkilö siirtyy lippukunnasta toiseen (Tällöin päätetään jäsenyys). Käytännössä suurin käyttö tulee niistä lisätyistä henkilöistä, jotka on lisätty vahingossa ja ovat siis ”turhia”. sivu 15/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä ”Lisätiedot polusta” lisätietokenttä on poistettu tammikuussa 2015 lopullisesti. Huom! Tämä lomake lisää henkilön perustiedot rekisteriin. Henkilö ei ole vielä jäsenenä missään organisaatiossa (kuten lippukunta), vaan jäsenyystiedot täytyy lisätä erikseen. sivu 16/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 4.2 Uuden organisaation lisääminen Lisättäessä organisaatiota klikkaa etusivun vasemmassa laidassa olevaa Lisää organisaatio -painiketta. Ennen kuin uuden organisaation lisäys aloitetaan, tarkistetaan onko organisaatio jo rekisterissä, ettei rekisteriin tulisi saman organisaation tiedot useampaan kertaan. Haun jälkeen saat listauksen organisaatioista, jotka vastaavat hakua. Jos organisaatio on jo rekisterissä ja tiedot täsmäävät, voi organisaatiolle lisätä uuden jäsenyyden klikkaamalla Lisää jäsenyys -linkkiä. Jos organisaatiota ei löydy rekisteristä, klikkaa Lisää organisaatio painiketta. sivu 17/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Kun lisäät organisaation, kirjoita organisaation perustiedot kenttiin. * merkityt tiedot ovat pakollisia. Lomake on hyvin samankaltainen henkilö lomakkeen kanssa. Muutamia erojakin löytyy. Organisaation tyyppiä valitessa on lisäksi muistettava ruksata FiSSc, jos organisaatio (esim lippukunta tai aluejärjestö) kuuluu FiSSC:iin. Tämä on erityisen tärkeää poimintojen, raporttien, jäsenlaskutuksen sekä tilaston kannalta. Kun kyseessä on lippukunta, valitse sekä Kohderyhmä että Kategoria. ”Salli liittyminen kotisivujen kautta” kannattaa myös valita, koska tällä mahdollistetaan esimerkiksi se, että partio.fi –sivulla voi täyttää lippukunnan jäsenhakemuksen. Osoitetiedot ovat pakollisia. Lisäksi organisaatiolle voi määritellä erillisen laskutusosoitteen, jotta laskut voi suoraan ohjata esimerkiksi kirjanpitäjälle. Jos laskutusosoitetta ei ole, menevät laskut postiosoitteeseen. Useimmilla organisaatioilla on vielä erikseen käyntiosoite, joka ei välttämättä ole sama posti- tai laskutusosoitteiden kanssa. Huomioitavaa on myös se, että jäsenlaskutuksen ja tapahtumalaskutuksen tiedot on eritelty siksi, että usein ne ovat erilliset tilit, ainakin piiri- ja SP tasoilla. Organisaation kotisivujen osoite on hyvä lisätä, varsinkin lippukuntien osalta. Tietoa tarvitaan ainakin siinä tapauksessa, että organisaatio haluaa tapahtumia www-sivulle. sivu 18/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä sivu 19/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Kun tiedot on täytetty lomakkeelle, paina Tallenna -painiketta joko sivun ylä- tai alalaidassa. sivu 20/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 4.3 Jäsenhaku Etusivun vasemmassa laidassa Työkalut -osion keskellä on hakutoiminto. Hakutoiminnolla voidaan hakea rekisteristä löytyviä henkilöitä ja organisaatioita. Tietoja voidaan hakea henkilön etu- tai sukunimellä tai nimen osalla. Klikkaamalla henkilön/organisaation nimen linkkiä, pääsee katsomaan kyseisen henkilön/organisaation tietokorttia, joka avautuu oikealle. Haku hakee myös henkilön ja organisaation korttien tiedoista (kuten esim. sähköpostiosoite), joten voit hakea henkilöä myös sähköpostiosoitteen avulla. 4.3.1 Laajennettu haku sivu 21/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Laajennettuun hakuun päästään klikkaamalla Haku -osion Laajennettu haku-linkkiä. Laajennetussa haussa voidaan hakea henkilöitä ja organisaatioita yllä olevilla kriteereillä. sivu 22/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 5 Henkilön tiedot Ylhäällä näkyy henkilön nimi, jäsennumero, osoitetiedot, puhelinnumero, ykköslippukunnan nimi sekä ylös voi lisätä oman kuvan. Myös oman CV:n voi tulostaa kolmella eri kielellä (suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi). Tiedot tulevat henkilön omista tiedoista, eli jos CVstä puuttuu jotain ja se halutaan sinne lisätä, pitää kyseinen tieto lisätä henkilön tietoihin asianmukaisesta paikasta. Itse CV:n kautta muokkaus ei onnistu. Huom! Kuksan kääntäminen englanniksi on vasta alussa, joten kaikki ei vielä näy englanniksi. Lisäksi ylhäällä on ”1-jäsen” tai ”2-jäsen” –laatikko yleensä vihreällä pohjalla (syksyllä maksettavien jäsenmaksujen jälkeen, kaikki jäsenmaksunsa maksaneet näkyvät vihreinä ja hausta tulleiden nimien perässä vihreä pallo tarkoittaa samaa). Värit: - - Vihreä = voimassa oleva jäsenmaksu maksettu Punainen = voimassa oleva jäsenmaksu maksamatta Keltainen = henkilö uusi, ja jäsenlaskua ei ole joko lähetetty tai eräpäivä ei ole vielä ummessa (muuttuu siis aikanaan vihreäksi tai punaiseksi) Harmaa = henkilöllä on kahden peräkkäisen vuoden jäsemaksu maksamatta ja jäsenlaji on muutettu ”JÄSENMAKSU MAKSAMATTA”. Henkilön tiedot on jaoteltu useammalle välilehdelle. Välilehteä klikkaamalla siirrytään kyseisen välilehden tietoihin. Näkyvissä olevien välilehtien määrä riippuu käyttöoikeuksista. Alla kuitenkin selitetty kaikki välilehdet sekä niiden alta löytyvät toiminnallisuudet. Henkilön välilehdet: Yhteystiedot, Jäsenyydet, Osallistumiset, Koulutukset, Ansiomerkit, Ryhmät ja aktiviteetit, sekä Laskut. 5.1 Yhteystiedot – välilehti Yhteystiedot –välilehdeltä löytyy tällä hetkellä minimissään neljä ja maksimissaan seitsemän väliotsikkoa: ”Nimi” + Nro, (Vapaavalintaiset ryhmät), Huoltajat, Huollettavat, (Valtakirjat), (Vapaaehtoisen rikostaustan selvitys) sekä Liitetiedostot. Suluissa olevat näkyvät, kun ne on otettu käyttöön ja Vapaaehtoisen rikostaustan selvitys käyttöoikeuksien mukaan vain niille, joille sen kuuluukin näkyä. Tähdellä merkityt tiedot on pakollisia, mutta Polussa oli vain vähän siirrettävää, joten alussa kaikilta puuttuu jopa pakollisia tietoja. sivu 23/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Muokkaa tietoja –painikkeen takaa löytyy sama kaavake kuin uutta henkilöä luotaessa. Jokaisen henkilön kannattaa tarkistaa ainakin seuraavat tietonsa: Osoite Laskutustapa Kotikunta Puhelin Sähköposti Käyttökieli, mikäli haluaa ruotsinkielisen käyttöliittymän Sukupuoli Syntymäaika sivu 24/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä sivu 25/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Vapaavalintaiset ryhmät –on tulossa oleva ominaisuus. Sitä on tarkoitus käyttää hyväksi muun muassa kiinnostuksen kohteiden kysymiseen, sekä henkilön halukkuuteen vastaanottaa tiettyjä sähköpostikirjeitä. Tältä välilehdeltä lisätään myös jo olemassa oleville alaikäisille (tai muille huollettaville) huoltaja tai huoltajat. Huoltajien määrää ei ole rajoitettu, joten niitä voi olla myös esim. kolme. Mikäli henkilö on itse huoltaja, näkyy huollettavat oman otsikkonsa alapuolella. Valtakirjat –otsikon alle kerätään näkyviin kaikki henkilön valtakirjat. Tämä osa tulee näkyviin, kun valtakirjat on ensin määritelty. Jollain aikataululla myös PJ –valtakirjan tieto tullaan siirtämään tänne. Siihen asti sen voi merkitä jompaan kumpaan Kuksasta löytyvään paikkaan. Tiedon siirtäminen tullaan tekemään automaattisesti. Vapaaehtoisen rikostaustan selvitys –otsikon alla lippukunnan käyttöoikeuden omaava tekee merkinnän ja muut lukuoikeuden omaavat näkevät merkinnän. Itse selvitysprosessi on kuvattu erikseen, ei Kuksan käyttöohjeissa. Viimeisenä löytyvät myös liitetiedostot. Jokainen voi säilyttää esim. todistustensa kopioita tai muita tärkeitä dokumentteja täällä. Varsinainen kaikkien dokumenttien säilytyspaikka tämä ei ole. 5.2 Jäsenyydet – välilehti sivu 26/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Jäsenyydet välilehdeltä löytyy neljä väliotsikkoa: SP:n jäsenmaksutiedot, Jäsenyydet, pestit ja jäsenyyshistoria. SP:n jäsenmaksutiedot kertovat sen, koska SP:n jäsenmaksu on viimeksi laskutettu, minkä vuoden jäsenmaksusta on kyse ja koska lasku on maksettu. Uusilla jäsenillä tietoja ei ole ja laskutetuilta maksettu tieto tulee näkyviin, kun maksun tiedot ovat saapunet Kuksaan (yleensä 2-3 arkipäivää maksua myöhemmin). Jäsenyydet -väliotsikon alla näytetään henkilön jäsenyyksiin liittyvät tiedot. Voimassaoloaika-kohdassa näytetään milloin henkilö on ollut jäsenenä. Jos päättymispäivämäärää ei ole annettu tai päättymispäivämäärä on tulevaisuudessa, on jäsenyys aktiivisena. Huom! Jäsenlaji on yhdellä henkilöllä aina sama riippumatta siitä, monenko eri lippukunnan jäsen on. Varsinainen ykköslippukunta, eli se, minkä kautta jäsenmaksu maksetaan, valitaan alasvetovalikosta, jos lippukuntajäsenyyksiä on useita. Tiedoissa näkyy myös maksaja ja maksutapa, koska kyseessä voi olla myös huoltaja, joka on maksanut huollettavansa jäsenmaksun (Huoltaja voi tehdä tämän linkityksen omalta kortiltaan.) Pestit –otsikon alta löytyy henkilön voimassa olevat pestit ja ”Näytä kaikki tiedot” alta myös pestihistoria. Organisaatio näytetään, koska henkilöllä voi samanaikaisesti olla pestejä useammassakin organisaatiossa. Henkilö voi myös jäädä pois toiminnasta ja palata myöhemmin tai vaihtaa lippukuntaa. Tällöin kertyy Jäsenyyshistorian alle tietoa yllä olevan kuvan mukaisesti. Huom! Otsikko ei siis näy, jos historiaa ei ole olemassa. Jäsenyyksiä voi muokata (katso kuva alla) Muokkaa -linkkiä klikkaamalla. sivu 27/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Lippukunnalla voi tällä hetkellä olla neljä eri jäsenlajia: 1-jäsen, 2-jäsen kannatusjäsen sekä vain lippukunnan jäsen, ei partiolainen. 1-jäseniä ovat kaikki yli 17 -vuotiaat partiolaiset, sekä ne nuoremmat, joilla ei ole samasta perheestä ketään 1-jäsenmaksunsa maksavaa. Jos taas perheessä jo joku maksaa 1-jäsenmakun, niin silloin muut alaikäiset voivat olla ns. 2jäseniä. Jäsenmaksu on halvempi, mutta silloin ei tule lehteä. Lippukunnalla voi Kuksassa olla myös kannatusjäseniä. Usein kannatusjäsenillä on lippukunnan oma kannatusjäsenmaksu, jonka LPK itse kerää. Sitten on vain lippukunnan jäsen, ei partiolainen. Nämä ovat henkilöitä, jotka ovat lippukunnan toiminnassa mukana (usein ei aktiivisia, koska asuvat ulkomailla/ovat opiskelemassa) ja saattavat jopa olla lippukunnan omia jäseniä, mutta he eivät maksa partiolaisten jäsenmaksua. sivu 28/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Alasvetovalikon hakuehdon, Hae maksaja ja *Maksaja toimintojen yhteistyöllä, voidaan jäsenmaksun maksajaksi määritellä myös joku henkilön huoltajista. Täällä voi myös merkitä sen, että jos ei halua jäsenetulehteä, vaikka maksaa 1-jäsenmaksun. Henkilölle voidaan myös lisätä uusia jäsenyyksiä painamalla Lisää jäsenyys –painiketta. Toinen väliotsikko on Pestit. Henkilöllä voi olla samanaikaisesti useita pestejä samassa tai eri organisaatioissa. Pestillä on aina aloituspäivä, mutta Päättymispäivää ei kannata merkitä, jos pesti ei ole määräaikainen, vaan on toistaiseksi jatkuva. Jos pestin päättymispäivä on menneisyydessä, ei pestiä voi enää muokata edes päivämäärien osalta. Henkilön päättyneet pestit löytyvät kohdasta Näytä kaikki tiedot. Henkilö saa käyttöoikeudet rekisteriin rooliin liitetyn pestin kautta. Pestejä muokataan klikkaamalla rivin lopussa olevaa Muokkaa-linkkiä. Lisäksi tänne voi merkitä sen, onko pestikeskustelu käyty. 5.3 Osallistumiset – välilehti Henkilön tapahtumaosallistumiset näytetään Osallistumiset -välilehdellä. sivu 29/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Käyttöoikeuksista riippuen voi osallistumista muokata myös tätä kautta. Omaa osallistumistaan voi yleensä muokata aina siihen asti, kun tapahtuma alkaa. Tällöin muokkaa/peruuta –linkit katoavat. Huom! Osallistuminen on hyvä peruuttaa tarvittaessa, jotta järjestäjät eivät esim. varaa ruokaa turhaan. On kuitenkin myös muistettava, että tapahtumalla saattaa olla erilaisia peruuntumissääntöjä, jolloin tietyn ajan jälkeen joutuu tapahtuman maksamaan, vaikka se peruisikin. Muokkaa –painikkeesta avautuu täytetty ilmoittautumiskaavake. Se siis vaihtelee suurestikin tapahtumasta toiseen. Alla on kuva ihan perustapahtumasta. sivu 30/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 5.4 Koulutukset – välilehti Koulutukset, joihin jäsen on osallistunut tai koulutus on kesken, näkyvät tällä välilehdellä. Väliotsikkoja on yhteensä viisi: Koulutuskokonaisuudet, Koulutusmoduulit, Ko-Gi koulutukset, Muut koulutukset sekä Vanhat koulutukset. Välilehdellä näytetään SP:n viralliset koulutuskokonaisuudet sekä niiden sisältämät koulutusmoduulit. Koulutuskokonaisuuksia sekä koulutusmoduuleita voivat lisätä SP:n ja piirien työntekijät, sekä myös sivu 31/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä jotkut näillä tasoilla toimivat luottikset. Voit lisätä henkilölle uuden koulutuskokonaisuuden Lisää-painikkeesta Koulutuskokonaisuus - otsikon alta. Kun henkilölle on lisätty koulutuskokonaisuus, siihen sisältyvät moduulit ilmestyvät Koulutusmoduulit -otsikon alle automaattisesti. Henkilölle voidaan myös lisätä yksittäisiä moduuleita Lisää-painikkeesta. Näin on tarpeen tehdä esim. silloin, kun moduuleita on muutettu ja henkilö on tehnyt koulutuskokonaisuuden osin eri moduulein. Koulutuksen alkamis- ja hyväksymispäivät voidaan merkitä klikkaamalla Muokkaa -linkkiä halutun koulutusmoduulin tai -kokonaisuuden kohdalta. Sekä koulutuskokonaisuuksille että koulutusmoduuleille voidaan asettaa jokaiselle omat alkamis- ja hyväksymispäivänsä. Huom! Jos tämän tekee koulutustapahtuman kautta, niin silloin merkintä voidaan tehdä kaikille osallistujille kerralla, eikä yksittäisen henkilön käsittelyä tarvitse tehdä. Alla on esimerkkinä PJPK –koulutuskokonaisuus. Tieto siis voi tulla myöskin tapahtumasta, johon kyseinen koulutuskokonaisuus on laitettu. Koulutusmoduulien lisäksi järjestelmä tuo PJPK:n osat näkyviin. Joko tapahtumassa tai henkilön kortilla voidaan lisäksi poistaa kurssiosa joko yhtenä tai kahtena osana. Ko-Gi -koulutukset väliotsikon alta löytyy tietoja käydystä tai keskeneräisestä Ko-Gi:sta. Huom! 2.2.2015 tietoja ei vielä ole siirretty, joten kaikilla ennen 2014 vuonna kurssin suorittaneilla kohta on tyhjä. Muut koulutukset väliotsikon alta löytyvät sitten kaikki ne koulutukset, jotka eivät kuulu viralliseen koulutusjärjestelmään. Lippukunnat, piirit ja keskusjärjestö voivat kaikki luoda lisää kursseja tarpeen mukaan Ohjaustietojen kautta (tästä enemmän myöhemmin). Vanhat koulutukset –väliotsikon alle voi jokainen käydä itse lisäämässä vanhat kurssinsa vuosikymmentenkin takaa. Lippukunnissa koulutusvastaavat, sihteerit ja jäsenrekisterinhoitajat voivat (todistuksia vastaan) käydä hyväksymässä nämä itse lisätyt kurssit. sivu 32/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä sivu 33/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä sivu 34/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 5.5 Ansiomerkit –välilehti Tällä välilehdellä tulevat näkymään saadut ansiomerkit. 2.2.2015 ansiomerkkitietoja ei vielä ole siirretty Polusta, joten välilehti on kaikilla tyhjä. 5.6 Ryhmät ja aktiviteetit – välilehti Tällä välilehdellä näkyvät väliotsikoiden mukaiset tiedot eli Ryhmät, Aktiviteetit sekä Partiomerkit. Nämä tiedot tulevat ”Ryhmät” toiminnallisuuden alta. Henkilöllä voi siis olla pestinsä puolesta näkymä näihin tietoihin, vaikkei varsinaisiin ryhmiin olisikaan. 5.7 Laskut – välilehti Laskut -välilehdellä näytetään henkilön maksamattomat laskut. Välilehdeltä päästään myös tutkailemaan henkilön laskutushistoriaa klikkaamalla Katso koko laskutushistoria -painiketta. sivu 35/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä sivu 36/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 6 Organisaation tiedot Organisaation tiedoissa vasemmalla ylhäällä on organisaation nimi ja tunnus, jota käytetään yksilöimään organisaatio. Organisaation alapuolella on ne pestit, jotka on keskusjärjestön toimesta päätetty näyttää etusivulla. Tällä hetkellä kuvassa on lippukunnanjohtaja. Oikealta ylhäältä taas löytyy muutamia tilastotietoja. Organisaation muut tiedot on jaoteltu neljälle välilehdelle: Yhteystiedot, Jäsenyydet, Pestit sekä Laskut. Välilehteä klikkaamalla siirrytään kyseisen välilehden tietoihin. 6.1 Yhteystiedot – välilehti Yhteystiedot -välilehdellä löytyy organisaation, esimerkiksi lippukunnan, tiedot. sivu 37/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tietoja voidaan muuttaa klikkaamalla muokkaa-painiketta, jolloin avautuu organisaatio-ikkuna. Tässä tilassa voidaan muokata lippukunnan tietoja. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Kategoriasta voidaan valita lippukunnan tyyppi: maalippukunta, merilippukunta tai sisulippukunta. erälippukunta, Huom! Jos organisaation osoite puuttuu, tulisi se ehdottomasti lisätä. Tämä on se osoite, johon lippukunnan POSTI lähetetään! Lippukunnan kokoontumispaikat ja niiden osoite/osoitteet on erikseen. Edelleen, jos organisaation laskutusosoite on eri kuin postitusosoite, niin laskutusosoite tulisi myös lisätä. Jos erillistä laskutusosoitetta ei ole, menevät laskut postitusosoitteeseen. Käyntiosoite on niitä organisaatioita varten, joilla on oma toimisto ja/tai työntekijä. Keskusjärjestöllä, piireillä, aluejärjestöillä, mutta myös joillain lippukunnilla on erillinen käyntiosoite, joka voi olla kolon osoite tai jotain muuta. Valitsemalla salli liittyminen kotisivujen kautta mahdollistaa Kuksan linkin laittamisen lippukunnan kotisivuille, sekä hakemusten tekemisen myös partio.fi –kautta. Postinumerokenttään voidaan kirjoittaa haluttu postinumero ja klikkaamalla Hae postinumero –painiketta, voidaan hakea postinumeroon sivu 38/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä liittyvä postitoimipaikka. Tämä toimii samalla tavalla laskutusosoitteen kuin käyntiosoitteen postitoimipaikan haussa. niin Laskutustapa alasvetovalikosta voidaan valita se tapa, millä organisaatiota laskutetaan. Tilinumerotiedot täytyy syöttää IBAN-muotoisena ja alasvetovalikosta voidaan valita pankin BIC-koodi. Kotikunta voidaan valita myös alasvetovalikosta. Lomakkeelle voidaan myös tallentaa organisaation perustamispäivä ja organisaation lopettamispäivä, jos organisaatio tullaan lopettamaan. Huom! Tarkoitus olisi saada kaikkien organisaatioiden perustamispäivät Kuksaan. Suurin osa puuttui Polusta, mutta sieltä löydetyt siirrettiin. Tiedot voidaan tallentaa tallenna-painikkeen avulla. Valitsemalla peruuta ei tietoja tallenneta. sivu 39/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Vapaavalintaiset ryhmät –toiminnallisuus on tulossa, mutta sisältö pitää määritellä ensin. Yhteystiedot välilehdellä voidaan käsitellä myös taustayhteisön tietoja valitsemalla Käsittele -painike. Avautuvassa ikkunassa voidaan valita mitä taustayhteisöjä organisaatiolla on. Tiedot tallennetaan klikkaamalla Tallenna –painiketta. Jos tietoja ei haluta muokata klikataan peruuta. Kokoontumispaikat -kohtaan voidaan tallentaa organisaation kokoontumispaikat. Jos esimerkiksi lippukunnalla on useampi kokoontumispaikka, voidaan tietoja lisätä lisää -painikkeen avulla. Tällöin avautuu uusi ikkuna, jossa tiedot voidaan lisätä. Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia. Tiedot tallennetaan klikkaamalla Tallenna –painiketta. Jos tietoja ei haluta muokata klikataan peruuta. sivu 40/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Lippukunta voi myös tallettaa tänne tärkeäksi katsomansa dokumentit, kuten aiemmin Polkuunkin. Esim, lippukunnan säännöt olisi hyvä olla tallessa. 6.2 Jäsenyydet – välilehti Jäsenyydet -välilehdellä löytyy jäsenen organisaatiotiedot (esimerkiksi lippukunta). Jäsenyyden voimassaoloaika, milloin jäsenyys on alkanut. Jäsenyhdistyksen nimi esimerkiksi Uudenmaan Partiopiiri ry, jäsenlaji, jäsenetulehti, tila voi olla kyllä tai ei. Lpk laskuttaa, milloin laskutettu, milloin SP on laskuttanut ja maksettu. Huom! Organisaatioille ei tule merkitä jäsenyyden päättymispäivää, koska kaikki organisaatioiden väliset jäsenyydet ovat ns. toistaiseksi voimassa olevia. Tietoja voidaan muokata klikkaamalla muokkaa –linkkiä. Avautuvassa ikkunassa on yläreunassa jäsenyyden nimi. Tätä tietoa ei voi muokata tässä tilassa. Tähdellä merkityt kentät: organisaatio ja jäsenyys ovat pakollisia. Kalenterista voidaan valita päivämäärätiedot. Jäsenyyksiä voidaan lisätä klikkaamalla Lisää jäsenyys, esimerkiksi kun halutaan piirin jäsenyyden lisäksi lisätä alue tai aluejärjestö. Näitä organisaatioiden jäsenyyksiä hallitsevat piiritoimistot sekä keskusjärjestö. Tiedot tallennetaan klikkaamalla Tallenna –painiketta. Jos tietoja ei haluta muokata klikataan peruuta. sivu 41/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Jäsenyydet välilehdellä löytyy myös organisaation jäsenlajit. Jäsenlajiin liittyviä tietoja voidaan niin muokata kuin poistaa, jos käyttöoikeudet sen sallivat. Lisäksi voidaan lisätä uusia jäsenlajeja valitsemalla lisää jäsenlaji. Oikeudet jäsenlajien muokkaamiseen on vain keskusjärjestöllä. Huom! Oikeuksien puuttuessa ”Muokkaa” ja ”Poista” – linkit eivät ole näkyvissä. Jäsenlajitiedoissa on listattu jäsenlajin tyyppi, hinta, jäsenetuuslehti, kirjanpidon tili, nimikekoodi ja kustannuspaikka. sivu 42/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Valitsemalla muokkaa, pääsee muokkaamaan uudessa ikkunassa jäsenlajin tyyppejä ja hintaa. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Tiedot tallennetaan klikkaamalla Tallenna –painiketta. Jos tietoja ei haluta muokata klikataan peruuta. Klikkaamalla Jäsenyyden välilehden lopussa Näytä jäsenet, saadaan organisaation jäsenet listattuna. 6.3 Pestit – välilehti Pestit välilehdeltä löytyvät organisaation pestit. Valitsemalla Näytä kaikki tiedot, tulee näkyviin jo päättyneetkin pestit. Klikkaamalla pestin lopussa olevan muokkaa -linkkiä, avautuu uusi ikkuna, jossa pestin tietoja voidaan muokata. Tähdellä merkityt kentät: organisaatio, pesti ja aloituspäivä ovat pakollisia kenttiä, eikä niitä voi muokata. Pestin aloitus- ja päättymispäivä voidaan valita kalenterista. Huom! Pestille ei kannata merkitä päättymispäivää tulevaisuuteen jos ei ole varma, päättyykö pesti tuolloin. Sen sijaan päättymispäivä kannattaa merkitä vasta silloin, kun todellisen päättymispäivän tietää. Kun jäsenen kanssa on käyty pestikeskustelu, voidaan valintaruutua klikata. Lisätietoja -ruutuun voidaan esimerkiksi kirjoittaa kuvaus pestistä tai muuta sovittua. Tiedot voidaan joko tallentaa tai toimenpide peruttaa. sivu 43/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Pestit ovat listattu allekkain. Pestiä kuvaavalle riville on listattu pestin nimi, henkilö, joka hoitaa pestiä, pestin aloitus- ja päättymispäivä. Jos henkilön nimi on sininen (toimii linkkinä), pääsee nimeä klikkaamalla suoraan kyseisen henkilön tietoihin. Uusia pestejä voidaan lisätä valitsemalla Lisää pesti –painike. Tällöin avautuu uusi näkymä. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Alasvetovalikon hakuehto – kenttään kirjoitetaan sen henkilön nimi, esimerkiksi etunimi, joka hoitaa pestiä. Tämän jälkeen klikataan Hae henkilö –nappulaa. Tämän jälkeen voidaan Valitse henkilö alasvetovalikosta valita henkilö, joka hoitaa pestiä. Pesti -alasvetovalikosta valitaan hoidettavan pestin nimike. Aloituspäivä voidaan joko valita kalenterista tai kirjoittaa päivämäärä tekstikenttään. sivu 44/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Huom! Päättymispäivää ei kannata merkitä, ellei ole aivan varma, että pesti todellakin päättyy kyseisenä päivänä. Myös pestin aloittamisen voi laittaa tulevaisuuteen. Tällöin, jos pestiin on liitetty Kuksan käyttöoikeuksia, alkavat oikeudet toimimaan vasta alkamispäivänä. sivu 45/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7 Navigointipalkki 7.1 Navigointipalkki 7.2 Etusivu Etusivua klikkaamalla pääsee aina takaisin sille sivulle, jolle tulee kirjautuessaan sisään. 7.3 Poiminta Uusi poiminta suoritetaan klikkaamalla poiminnan tiedoissa olevaa Uusi poiminta -painiketta. Poimintaehdot on ryhmitelty osioittain. Klikkaamalla osion nimen vasemmalla puolella olevia nuolinäppäimiä avautuvat sen osion hakutiedot. Haku ottaa huomioon kaikki ehdot, jotka ovat valittuina eli hakuja voidaan tehdä useammasta osiosta. Esimerkiksi Yleiset -osiosta valitaan postitoimipaikka Helsinki ja Jäsenyydet -osiosta valitaan Jäsentyyppi=Varsinainen jäsen. Hakutulokseksi saadaan kaikki helsinkiläiset varsinaiset jäsenet. Pestit -osio: jos olet tekemässä poimintaa aktiivisista pesteistä, muista laittaa valinta Vain voimassaolevat pestit. Muutoin haku antaa tulokseksi kaikki kyseisessä pestissä olevat, myös päättyneet. Kun olet valinnut hakuehdot, paina Poimi -painiketta. 7.3.1 Poiminnan tulos sivu 46/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Poiminnan tulokset näkyvät keskellä. Hakuehdot näkyvät osion yläosassa. Poimittujen lukumäärä näkyy tämän alla. Tulokset voidaan ladata Excel-tiedostoon, ladata tarroiksi tai poimituille voidaan lähettää sähköpostia. Poiminnasta voidaan tulostaa tarrat joko A4 36 x 70 mm (24 tarraa/arkki) tarra-arkille tai A4 30 x 70 mm (30 tarraa/arkki) tarra-arkille. Uusi poiminta tehdään klikkaamalla Uusi poiminta -painiketta. Hakutulokseen voidaan lisätä tai poistaa tahoja klikkaamalla Lisää poimintaan tai Poista poiminnasta -painikkeita. Tämän jälkeen päästään samalle hakunäkymälle kuin aiemmin. Haku tehdään kuten aiemminkin, ja hakukriteerien mukaisesti poimintaan lisätään tai poistetaan tahoja. Nollaa poiminta -painike nollaa haun. Työkalu-osio on vasemmalla. Tallennetut poimintaehdot -kohtaan voidaan tallentaa tehdyt hakuehdot. Jos hakuehto muuttuu, esim. hakuehto hallituksen jäsen, näytetään lista sillä hetkellä voimassa olevista hallituksen jäsenistä. Haku tallennetaan kirjoittamalla haun nimi ja painamalla Tallenna-painiketta. Tallennetut poimintaehdot -linkkiä klikkaamalla saadaan lista tallennetuista poimintaehdoista. Tallennetut poimintajoukot -kohdasta päästään tallentamaan haettu tulos. Esimerkiksi hakuehto hallituksen jäsen, tallentaa sen hetkiset hallituksen jäsenet. Jos haku otetaan myöhemmin esille ja hallituksen jäsenet ovat vaihtuneet, muutoksia ei oteta huomioon vaan tallennettuna on tämä tietty joukko. Poimintajoukko tallennetaan antamalla nimi ja painamalla Tallenna-painiketta. Tallennetut poimintajoukot -linkkiä klikkaamalla saadaan lista tallennetuista poimintajoukoista. Sarakevalinnoilla voidaan vaihtaa sarakkeet, jotka näkyvät hakutuloksessa. Yllä olevassa kuvassa on oletusasetukset eli Nimi – Jakeluosoite – Postiosoite jne. Klikkaamalla Valitse sarakkeet -linkkiä valitaan hakutulokseen halutut sarakkeet. Nollaa sarakevalinnat -painike palauttaa sarakkeiden oletusasetukset. Lähetä sähköpostia -linkistä siirrytään lähettämään hakutuloksen tahoille. ks. Sähköpostin lähetys. sähköpostia 7.3.2 Email, sähköpostin lähetys Sähköpostia voidaan lähettää niille poimituille henkilöille tai organisaatioille, joilla on sähköpostiosoite rekisterissä. Lähetykseen siirrytään klikkaamalla Lähetä sähköpostia -linkkiä. Sähköposti-osiossa sivu 47/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä lähetetään sähköpostia rekisterissä oleville henkilöille tai organisaatioille. Sähköpostiosoitteiden lisäys/muokkaus tehdään henkilön tai organisaation kortilla. 7.3.3 Sähköpostin lähettäminen Uuden sähköpostin luominen aloitetaan klikkaamalla Poiminta-osiossa olevaa Lähetä sähköpostia -linkkiä. sivu 48/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.3.4 Sähköpostiviestin otsikkotiedot Sähköpostiviestin otsikkotiedot sisältävät perustiedot viestin lähettäjästä, viestin kopion vastaanottajasta, viestin otsikkokentästä sekä viestin poikkeavasta lähetysajasta. 7.3.5 Tekstimuotoinen viesti Teksti-välilehdellä on muotoilematon sähköpostiviesti. Tällä välilehdellä viestiin ei ole mahdollista laittaa esimerkiksi lihavointeja tai erikoistekstejä. 7.3.6 HTML-muotoiltu teksti HTML-muotoiltu teksti -välilehteä klikkaamalla siirrytään kirjoittamaan HTML-muotoisia viestejä. Tekstiä voidaan esimerkiksi lihavoida tai kursivoida. 7.3.7 Sähköpostin liitteet Sähköpostiin voidaan lisätä liitetiedostoja. Liitetiedostot lisätään klikkaamalla ensin Liitteet -osiossa olevaa Valitse tiedosto -painiketta. Tämän jälkeen sähköpostin liitetiedosto haetaan käyttäjän tietokoneelta. Kun tiedosto on haettu, klikataan Lisää valittu tiedosto -painiketta, jonka jälkeen liitetiedosto näytetään listalla. Liitetiedosto voidaan poistaa valitsemalla ensin poistettava tiedosto tiedoston vasemmalla puolella olevasta ruksista ja tämän jälkeen klikkaamalla Poista valitut liitteet painiketta. Sähköpostin liitetiedoston nimessä välimerkkejä eikä erikoismerkkejä. ei saa käyttää välilyöntejä, 7.3.8 Sähköpostiviestin vastaanottajat Sivun lopussa olevalta listalta voidaan vielä tarkistaa, kenelle sähköpostiviesti lähetetään. Poimituille tahoille, joilla ei ole sähköpostiosoitetta rekisterissä, voidaan tulostaa tarrat. sivu 49/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.4 Käyttäjän oikeudet Tästä osiosta käyttäjä voi nähdä omat oikeutensa Kuksassa. Pääkäyttäjä voi tarkastella myös muiden käyttäjien oikeuksia. Jos käyttäjällä ei ole rooliin linkitettyä pestiä rekisterissä, ei osiota näytetä ylävalikossa. 7.5 Raportit Raportit -osiossa on valmiiksi tehtyjä raportteja. Klikkaamalla linkkiä avautuu kyseisen raportin valintaikkuna. Alkusyksyn aikana on tulossa lisää monia tarpeellisia valmisraportteja. Raportin voi tallentaa Excel-tiedostoon painamalla Excel-kuvaketta hakutulosten yläpuolella. 7.5.1 Lippukuntatason raportit Raportteja on jo muutamia näkyvissä. Niitä kuitenkin tehdään parhaillaan, eli useita raportteja puuttuu vielä 2.2.2015. 7.5.2 Piiritason raportit Raportteja on jo muutamia näkyvissä. Niitä kuitenkin tehdään parhaillaan, eli useita raportteja puuttuu vielä 2.2.2015. 7.5.3 SP -tason raportit Raportteja on jo muutamia näkyvissä. Niitä kuitenkin tehdään parhaillaan, eli useita raportteja puuttuu vielä 2.2.2015. 7.6 Laskutus Tämän välilehden kautta mennään tekemään niin jäsen-, tapahtuma, kuin ansiomerkkilaskutuskin. sivu 50/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.6.1 Käyttötarkoitus Ohjelma toimii Kuksa – rekisterin tukena järjestön taloudenhoidossa, laskutusaineisto luodaan ensisijaisesti Kuksa –rekisterissä, josta se tuodaan taloushallintoon. Ohjelmalla hoidetaan mm. jäsenlaskutus, kurssi- ja tapahtumalaskutus sekä ansiomerkkilaskutus, sekä suorituksien hallinta. Laskutusmahdollisuudet: e-lasku sähköpostilasku sekä verkkolasku. ja suoramaksu, paperilasku, Suorituksenhallinta: viiteaineiston tuonti, yksittäisen suorituksen kirjaus, palautus. 7.6.2 Perusnäkymä siirryttäessä rekisteristä taloushallintoon 7.6.3 Myyntireskontra Myyntireskontrassa hallinnoidaan mm. laskujen lähetystä, tarkastellaan laskuja, tehdään maksuhuomautuksia tai luodaan laskuja. 7.6.3.1 Laskun/laskujen lähetys Valitaan laskun tilaksi lähettämätön -> hae laskut. Alle listautuu kaikki lähettämätön tilassa olevat laskut. Kaikki laskut lähetetään, ellei erikseen täppää haluttuja laskuja -> valitse kaikki -> siirry laskuttamaan. sivu 51/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Järjestelmä katsoo automaattisesti laskun tilan ja muodostaa sen mukaan aineiston pankkiin, postiin tai sähköpostiin (finvoice, ipost pdf). 7.6.3.2 Laskun luominen Laskun luominen manuaalisesti ->Lisää lasku. Täytetään laskun saajan tiedot, valitaan laskun tila, laskupvä, eräpvä, viitteet ja valitaan tyyppi eli lähetystapa. Lisätään laskurivi. Tallenna. 7.6.3.3 Laskun tila Laskun tila määrittelee mitä ohjelma laskuille tekee. Lähettämätön->laskut pystyy lähettämään Avoin-> lähetetty lasku, johon odotetaan suoritusta Hyväksytty-> lasku johon on kohdistunut suoritus Erääntynyt -> lasku johon ei ole tullut suoritusta ja laskun eräpäivä on mennyt. Erääntyneet laskut pääsee muistuttamaan > tee maksumuistutuksen sivu 52/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Maksumuistutus-> laskun tila muuttunut erääntyneestä kun on suoritettu maksumuistutukset Maksuhuomautus -> Maksumuistutuksen eräpäivä erääntynyt Hyvitetty->lähetetty lasku on jouduttu hyvittämään 7.6.3.4 Laskun hyvitys/osahyvitys Laskun pääsee hyvittämään klikkaamalla laskun numeroa (linkki). Lähetetty lasku, mikäli siihen ei saada suoritusta, hyvitetään. Lähetetty lasku, mihin ei saada koko laskun vaadittavaa summaa, tehdään osahyvitys. Esimerkki: Laskun summa on 30€. Henkilö maksaa vain 25€. Kun 25€ suoritus on kohdistunut laskulle, avataan lasku laskunumerolinkistä, valitaan ”hyvitä luo uusi”. Uudelleen muodostuneelle laskulle luodaan uusi laskurivi, jonka summaksi laitetaan hyvitettävä osuus -5€. 7.6.4 Suoritukset Suorituksilla tarkoitetaan pankin viiteaineistosta löytyviä suorituksia sekä tai tiliotteelta kirjattuja yksittäisiä viitteettömiä suorituksia. Oikeilla maksutiedoilla maksetut laskut kohdistuvat automaattisesti. Suoritus voi jäädä kohdistumattomaksi, mikäli se on maksettu väärällä viitteellä tai suoritus on tehty kahdesti samalla oikealla viitteellä. sivu 53/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.6.4.1 Viiteaineiston tuonti Toimintoa käyttämällä taloushallintoon tuodaan pankista saatu viiteaineisto. Aineisto käydään noutamassa ”valitse tiedosto”. Kun aineisto on käyty noutamassa paikasta X, valitaan ”lataa tiedosto ja tuo suoritukset”. Toiminto voidaan suunnitella myös automaattiseksi, WebService rajapintaa hyödyntäen. Konekielisen tiliotteen tuominen on myös mahdollista. 7.6.4.2 Suorituslista Toiminnolla pääsee tarkastamaan järjestelmään tuotuja viiteaineistossa olleita suorituksia sekä yksittäisiä manuaalisesti kirjattuja suorituksia. sivu 54/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Suorituksia voi hakea maksupäivän, kirjauspäivän, viitenumeron, maksajan tiedoilla tai hakea ilman hakuehtoja, tällöin tulee kaikki järjestelmään tuodut suoritukset. 7.6.4.3 Lisää suoritus Käytetään yksittäisten suorituksien käsittelyyn, mitkä eivät ole tulleet viiteaineistossa. Näitä ovat yleensä viitteettömänä suoritetut suoritukset (tiliote). Suorituksen lisäys, suorituslistasivulta on painike ”lisää suoritus”. Tietokenttiin täytettävät tiedot löytyvät mm. tiliotteelta. Kun tiedot on täytetty, tallennetaan suoritus. Suoritus kohdistetaan taloushallinnosta löytyvälle laskulle tai tilille -> kohdista. sivu 55/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä VINKKI! Käsin syötettyjä suorituksia, mihin on voitu laittaa oikea viite, ei tarvitse yksitellen kohdistaa! Suorituksia voi ensin syöttää ja kun kaikki on käsitelty, voidaan painaa ”kohdista kohdistumattomat” painiketta ja järjestelmä hakee viitteen perusteella avoimia laskuja ja kohdistaa viitteen perusteella. 7.6.4.4 Suorituksen kohdistus Suoritus voidaan kohdistaa laskulle tai vastaavasti jollekin tilille. Laskun tietoja haetaan laskun numeron, viitteen tai asiakkaan nimellä. HUOM. Suorituksen voi kohdistaa vain lähetettyyn, avoimena olevaan laskuun. Esimerkiksi Kehä Tieto on maksanut jäsenmaksun 2 kertaan, toisen viitteellisenä ja toisen jostain syystä viitteettömänä. Viitteellisenä tehty suoritus on kohdistunut jo laskulle, tällöin viitteettömänä tullutta suoritusta kohdistettaessa laskua jolle suorituksen voisi kohdistaa, ei sivu 56/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä löydy. Suoritusta ei voida kohdistaa ja joudutaan palauttamaan (kst. suorituksen palautus). Hae lasku-> Jos haetaan laskun numerolla tai viitenumerolla tulee vain yksi avoin lasku. Mikäli tekee haun nimellä, voi avoimia laskuja tulla useampi, tällöin pitää kohdistaa oikealle laskulle. Valitaan kirjanpidon tili mille suoritus halutaan kohdistaa ja summa. 7.6.4.5 Suorituksen kohdistuksen purku laskulta Haetaan lasku mihin palautettava suoritus on kohdistunut. Avataan lasku laskunumerolinkistä. sivu 57/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Laskun alareunassa näkyy kyseiselle laskulle kohdistuneet suoritukset. Suorituksen purku laskulta, painetaan suoritusrivillä olevaa linkkiä ”poista”. Toimenpiteen jälkeen suoritus on kohdistamaton ja sen voi palauttaa tai kohdistaa jollekin toiselle laskulle. 7.6.4.6 Suorituksen palautus Palautettavan suorituksen tulee olla kohdistamaton. Suoritus voidaan palauttaa osin tai kokonaan. Kohdistamaton tai osittain kohdistettu suoritus palautetaan linkistä ”palauta”. Tämän jälkeen täytetään palautusta varten tarvittavat tiedot. sivu 58/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.6.4.7 Palautuslista Palautuslistalle tulevat suoritukset mitkä on palautettu. Palautuslistalla tehdään myös palautusaineisto. sivu 59/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Palautuksia voidaan hakea eri hakukriteereillä. 7.6.4.7.1 Palautusaineiston muodostus Laitetaan ”täppä” maksuaineisto tekemättä ja hae palautukset. Haun jälkeen tulee listaus palautuksista mistä ei palautusaineistoa ole tehty. 7.6.4.8 Suorituksen poisto Yksittäisen kohdistamattoman järjestelmästä. suorituksen voi myös poistaa HUOM! ole varovainen toiminnon kanssa, ettet poista väärää suoritusta! 7.7 Tapahtumat Tapahtumat -osiossa luodaan ja hallinnoidaan tapahtumia ja kursseja. sivu 60/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tapahtuma-osion etusivulla voidaan hakea tapahtumia eri kriteereillä, kuten järjestäjän ja tapahtuman tyypin (esim. juhla, ohjelmatapahtuma) mukaan. Sivun alaosassa tapahtuman nimeä klikkaamalla päästään kyseisen tapahtuman tietoihin. Tapahtuman tulosteet ovat oikeassa laidassa kirjainlinkkeinä. Kotisivujen kautta ilmoittautuneet –välilehdellä löytyy lista kaikista niistä henkilöistä, jotka ovat ilmoittautuneet tapahtumaan, mutta jotka eivät joko ole partiolaisia, tai eivät ole kirjautuneet ensin sisään Kuksaan ilmoittautumista tekemään. Lisäksi listasta löytyvät kaikki varasijalla olevat. Osallistuja voidaan käsitellä ja varasijalla olevat ensin hyväksyä osallistujiksi ja sitten käsitellä. Tähän samaan näkymään päästään myös Kuksan etusivun linkistä. Ilmoittautumiskooste –välilehdeltä lippukunta löytää koosteen kaikista niistä henkilöistä, jotka ovat kyseisen lippukunnan nimissä osallistuneet lippukunnan, alueen, aluejärjestön, piirin tai SP:n tapahtumaan. Mikäli lippukunnan jäsen on edustanut tapahtumassa jotain muuta järjestöä, kuin omaa lippukuntaansa, ei osallistuminen näy koosteessa. Mikäli henkilöllä on oikeus nähdä useampia organisaatioita, tulee organisaatio valita ensin. 7.7.1 Lisää tapahtuma/tapahtuman tietojen muokkaus Tapahtuma lisätään klikkaamalla Tapahtuma-osion vasemman reunan Työkalut -palkissa olevaa Lisää tapahtuma (ks. yllä) -painiketta. Tämä johtaa samaan näkymään kuin jo luodun tapahtuman tiedot (Muokkaa tietoja -painike). Lomakkeella olevat *-merkityt tiedot ovat pakollisia. sivu 61/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tapahtuman tiedot voidaan julkaista useammalla kielellä (suomi, ruotsi ja englanti), jolloin ne näkyvät kyseisen kielen tapahtumakalenterissa kotisivuilla. Jos ilmoittautumislomake halutaan näyttää useammalla kielellä, valitaan kielet kohdasta Lisävalintaiset kielet ilmoittautumislomakkeelle. Tapahtumalla voi olla useita järjestäjiä. Järjestäjä voidaan valita Selaa järjestäjää -kohdasta ja tämän jälkeen klikkaamalla Lisää järjestäjä painiketta. Järjestäjät -kohdassa näytetään, ketkä ovat valittuna tapahtuman järjestäjiksi sekä kuka laskuttaa tapahtuman. Kaikilla sivu 62/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Järjestäjät -kohdassa olevilla on oikeudet hallinnoida (esim. hyväksyä, lisätä osallistujia) kyseistä tapahtumaa. Ilmoittautuminen päättyy -kohdassa oleva päivämäärä ”sulkee” tapahtumakalenterissa olevan Ilmoittaudu -linkin, jonka jälkeen tapahtumaan ei voi enää ilmoittautua kotisivujen kautta. Ilmoittautuminen peruttava viimeistään (pvm) on tieto osallistujan viimeisestä peruuttamispäivästä, mikäli sellainen on annettu. Tapahtuman tyyppi on kotisivuilla olevaa tapahtumakalenteria varten, jotta tapahtumia voidaan hakea eri tyyppien mukaan. Jos laitetaan raksi kohtaan Estä ilmoittautuminen kotisivujen kautta, niin tapahtuma voidaan näyttää tapahtumakalenterissa, mutta tapahtumaan ei voi ilmoittautua tapahtumakalenterin kautta. Poikkeavat osallistumispäivämäärät voidaan näyttää tapahtuman ilmoittautumislomakkeella laittamalla raksin kohtaan Näytä poikkeavat osallistumispäivämäärät ilmoittautumislomakkeella. Jos laitetaan raksi kohtaan Lippukunta maksaa osallistumisen, niin osallistumisen maksaa aina lippukunta. Jos laitetaan raksi kohtaan Ilmaistapahtuma, niin tapahtuma ei voi sisältää maksuja. Tällöin maksajan tiedot piilotetaan tapahtuman ilmoittautumislomakkeelta. Jos tapahtuma sisältää maksuja, ei tapahtumasta voi tehdä ilmaistapahtumaa. sivu 63/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tapahtumalle voidaan määritellä, ketkä voivat tapahtumaan osallistua. Vaihtoehdot ilmoittautumisille ovat: vaaditaan jäsenmaksu ja vain järjestäjäorganisaation jäsenille. Tapahtuman ilmoittautumiselle voidaan määrittää alaikäraja sekä lasketaanko kyseinen ikäraja siitä, onko täyttänyt kyseisen iän kuluvana vuonna vai pitääkö olla täyttänyt ikä vähintään edellisenä vuonna voidakseen ilmoittautua tapahtumaan. Tapahtuman tiedot julkaistaan Partiolaisten kotisivuilla olevassa tapahtumakalenterissa. Julkaisu tapahtuu valitsemalla kohta Näytetään kotisivuilla ja tallentamalla tapahtuma. Suosituksena on, että kirjoitatte tapahtuman tiedot sekä niihin liittyvät lisätiedot (maksut jne.) ensin. Julkaise tapahtuma viimeisenä, kun on tarkistettu, että tapahtuman tiedot ovat oikein. Tapahtumalle voidaan antaa poikkeava julkaisupäivämäärä. Jos tapahtumassa on valittuna kohta Näytetään kotisivuilla, voidaan tapahtumalle määritellä myöhäisempi tapahtumakalenterin julkaisupäivämäärä. Jos valinta Näytetään kotisivuilla on päällä ja sivu 64/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä poikkeava julkaisupäivämäärä jätetään tyhjäksi, näytetään tapahtuma heti tietojen tallennuksen jälkeen tapahtumakalenterissa. Tapahtumalla voi olla maksimimäärä osallistujia. Kun osallistujamäärä tulee täyteen, niin tapahtumaan voidaan ilmoittautua varalle. Tapahtumalle voidaan merkitä kohderyhmiä, jolloin tapahtumakalenteria selatessa voidaan hakea tapahtumia eri kohderyhmille. Huom. Ilmoittautumislomakkeen ylälaitaan voidaan kirjoittaa ohjetekstejä. Nämä tiedot voidaan kirjoittaa kohtaan Lisätiedot kotisivujen ilmoittautumislomakkeelle. Ilmoittautumiselle voidaan kirjoittaa vahvistusviesti, joka lähetetään ilmoittautujan sähköpostiosoitteeseen (jonka hän on antanut ilmoittautuessa) ja näytetään ilmoittautumisen vahvistussivulla. sivu 65/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Jos tekstiä tuodaan toisesta tiedostosta (esim. Word), käytä mieluiten Liitä tekstinä -toimintoa . Tämä siksi, että esimerkiksi Wordistä tekstiä liitettäessä saattaa tulla mukana ylimääräisiä muotoiluja, joka saattaa näkyä sähköpostin vastaanottajan viestissä omituisina merkkeinä. Viestiin voidaan tehdä muotoiluja, kuten lihavoida tai alleviivata tekstiä. Viemällä hiiren ikonin päälle saat selitysikkunan kyseiselle ikonille. Vahvistusviestille voidaan määritellä sähköpostiviestin lähettäjän näyttönimi ja lähettäjän sähköpostiosoite. Jos tiedot jätetään tyhjäksi, on sähköpostiviestin lähettäjänä Suomen partiolaiset ry ja lähettäjän sähköpostiosoitteena info@partio.fi. Vahvistusviesti näytetään myös selaimessa tapahtuman ilmoittautumisen jälkeen. Tapahtumakalenteria varten kirjoitetaan kuvaus tapahtumasta. Kun tapahtuman tiedot on syötetty, paina Tallenna-painiketta. Tiedot näyttävät tapahtumakalenterissa tältä (huom! demoympäristöstä, joten grafiikka voi olla erilainen tuotannossa.): sivu 66/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuva Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.7.2 Tapahtuman tiedot -välilehti Tapahtuman tietoja voidaan muokata Muokkaa tietoja -painikkeesta. Ilmoittautumislomake luodaan automaattisesti, kun tapahtuman tiedot on tallennettu. Ilmoittautumislomakelinkkiä klikkaamalla päästään tarkastelemaan ilmoittautumislomakkeen tietoja. sivu 67/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tapahtumaan voidaan liittää liitetiedostoja, esim. pdf -muodossa oleva mainos. Lisääminen tapahtuu klikkaamalla Lisää liitetiedosto -painiketta. Tämän jälkeen avautuu näkymä, josta voidaan valita tiedosto klikkaamalla Valitse tiedosto -painiketta. Kun tiedosto on valittuna, painetaan Lisää valittu tiedosto -painiketta. Tapahtumaan lisättävät tiedostot voidaan tarkistaa painikkeiden alla olevasta laatikosta. Mikäli tiedosto halutaan näyttää kotisivuilla (ks. kuva yllä kotisivuilla olevasta näkymästä), laitetaan raksi kohtaan ”Näytetään kotisivuilla”. Tapahtuman maksun pääryhmillä voidaan ryhmitellä erityyppiset tapahtumaan liittyvät maksut. Esimerkiksi tapahtumassa saattaa olla osallistumismaksuja sekä maksullisia tuotteita. Yllä olevassa esimerkissä tapahtuman pääryhmät ovat osallistumismaksu ja tuote. Pääryhmille voidaan myös määrittää järjestysnumero. Tällöin maksut näytetään pääryhmien mukaisesti määritellyssä järjestyksessä. Tapahtuman maksut määritellään kohdassa Tapahtuman maksut ja siellä kullekin maksulle voidaan määritellä pääryhmä. Pääryhmiä tarvitaan, jotta ilmoittautumislomakkeella voidaan ryhmitellä maksut selkeästi. Alla on kuva siitä miltä pääryhmät näyttävät kotisivun ilmoittautumislomakkeella: sivu 68/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Pääryhmä lisätään klikkaamalla Lisää maksun pääryhmä -painiketta. sivu 69/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Maksun pääryhmä -kohtaan kirjoitetaan pääryhmän nimi. Jos ilmoittautumislomake on ruotsiksi tai englanniksi, kirjoitetaan nimen ruotsin- ja/tai englanninkieliset versiot kyseisiin kohtiin. Pääryhmät voidaan lajitella haluttuun järjestykseen ilmoittautumislomakkeelle. Mikäli järjestysnumero -kenttä jätetään tyhjäksi, pääryhmät lajitellaan lomakkeelle aakkosjärjestyksessä. Maksuille voidaan määritellä missä muodossa valinta tehdään. (Ks. esimerkkikuva ilmoittautumislomakkeesta kotisivuilla, joissa on valintanappi). Valinnat ovat pudotusvalikko, valintalaatikot ja valintanappi. Pudotusvalikko ja valintanappi -valinnoissa pystytään valitsemaan ainoastaan yksi vaihtoehto. Valintalaatikot antavat mahdollisuuden useamman valinnan tekemiseen. Mikäli pääryhmän maksu on pakollinen tieto, täytyy pääryhmästä valita vähintään yksi maksu. Muuten ilmoittautumista ei voi tehdä. Jos maksun valintaan tarvitaan ohjeistusta tai huomautuksia, ne voidaan kirjoittaa Lisätietoja ilmoittautumislomakkeelle. Tämä teksti näkyy ilmoittautumislomakkeella maksun yläpuolella. Tapahtuman maksut – kohtaan lisätään laskutettavat maksut. sivu 70/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Valitse mihin pääryhmään maksu kuuluu. Täytä maksun tiedot, kuten nimi, hinta, alv. Kirjanpidon tili lisätään ohjaustietojen kautta. Jos maksu liittyy johonkin projektiin, projektin nimi kirjoitetaan tähän. Projektilla tarkoitetaan kirjanpidossa seurattavia projekteja. sivu 71/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Maksut voidaan lajitella haluttuun järjestykseen. Mikäli järjestysnumero -kenttä jätetään tyhjäksi, maksut lajitellaan lomakkeelle aakkosjärjestyksessä. Mikäli maksu on pakollinen, tulee se automaattisesti valituksi osallistujalle ilmoittautumisen yhteydessä. Jos halutaan, että maksu näytetään tapahtumakalenterin ilmoittautumislomakkeella, laitetaan rasti kohtaan Näytetään kotisivulla. Lisätiedot ovat kyseiseen maksuun liittyviä tietoja, eivätkä ne näy muualla kuin tässä kohdassa. Tapahtumalle voidaan määrittää erilaisia lisävalintoja. Lisävalinnat ovat maksuttomia tapahtumaan liittyviä asioita. Esimerkiksi, jos tapahtumaan liittyen halutaan tietää tarkat erikoisruokavaliot sekä mikä koulutus osallistujalla on. Tässä tapauksessa tapahtuman lisävalinnan pääryhmät ovat erikoisruokavalio ja koulutus. Tapahtuman lisävalinnat määritellään Tapahtuman lisävalinnat -kohdassa. Pääryhmiä tarvitaan, jotta ilmoittautumislomakkeella voidaan ryhmitellä lisävalinta selkeästi. Alla on kuva miltä pääryhmät näyttävät lisävalintoineen kotisivun ilmoittautumislomakkeella: sivu 72/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Kun halutaan lisätä pääryhmä, klikkaa Lisää lisävalinnan pääryhmä nappulaa. Lisävalinnan pääryhmä -kohtaan kirjoitetaan pääryhmän nimi. Jos ilmoittautumislomake on ruotsiksi tai englanniksi, kirjoitetaan ruotsin- tai englanninkielinen nimi kyseisiin kohtiin. Pääryhmät voidaan lajitella haluttuun järjestykseen ilmoittautumislomakkeelle. Mikäli järjestysnumero -kenttä jätetään tyhjäksi, pääryhmät lajitellaan lomakkeelle aakkosjärjestyksessä. Lisävalinnoille voidaan määritellä missä muodossa valinta tehdään. (Ks. esimerkkikuva ilmoittautumislomakkeesta kotisivuilla, joissa on valintalaatikko). Valinnat ovat pudotusvalikko, valintalaatikot ja valintanappi. Pudotusvalikko ja valintanappi -valinnoissa pystytään valitsemaan ainoastaan yksi vaihtoehto. Valintalaatikot antavat mahdollisuuden useamman valinnan tekemiseen. sivu 73/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Mikäli pääryhmän lisävalinta on pakollinen tieto, täytyy pääryhmästä valita vähintään yksi lisävalinta. Muuten ilmoittautumista ei voi tehdä. Jos lisävalinnan valintaan tarvitaan ohjeistusta tai huomautuksia, ne voidaan kirjoittaa Lisätietoja ilmoittautumislomakkeelle. Tämä teksti näkyy ilmoittautumislomakkeella lisätiedon yläpuolella. Tapahtuman lisävalinnat – kohtaan lisätään tapahtumaan liittyvät valinnat. Valitse mihin pääryhmään lisävalinta kuuluu sekä sen nimi. sivu 74/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Lisävalinnat voidaan lajitella haluttuun järjestykseen. Mikäli järjestysnumero -kenttä jätetään tyhjäksi, lisävalinnat lajitellaan lomakkeelle aakkosjärjestyksessä. Jos halutaan, että lisävalinta näytetään tapahtumakalenterin ilmoittautumislomakkeella, laitetaan rasti kohtaan Näytetään kotisivulla. Ilmoittautumislomakkeelle voidaan lisätä omia lisätietokenttiä. Lisätietokenttään kirjoitetaan haluttu teksti. Rivimäärä tarkoittaa, kuinka monta riviä ilmoittautumislomakkeella näytetään. Jos ruksi on pakollinen kohdassa, ilmoittautumista ei voi tehdä ilman tähän kenttään kirjoittamista. Yllä oleva näyttää tapahtumakalenterin ilmoittautumislomakkeella tältä: sivu 75/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.7.3 Osallistujat –välilehti Tapahtuman osallistujien tietoja hallinnoidaan Osallistujat -välilehdellä. Tieto tapahtumaan osallistumisesta näkyy myös kyseisen henkilön tietokortilla. Jos osallistuja on maksanut voimassa olevan jäsenmaksun, nimen perässä on vihreä pallukka. Osallistujan ilmoittautumistietoja voidaan muokata oikealla olevasta linkistä. Henkilön voi myös poistaa tapahtumasta klikkaamalla Poista -linkkiä. Jos henkilön osallistuminen poistetaan Poista -linkistä, poistuu henkilön osallistumistiedot pysyvästi tapahtumasta. Jos henkilö on peruuttanut osallistumisen ja osallistuminen halutaan laskuttaa, tulee henkilölle merkitä osallistujatyypiksi: Perunut. Samalla asetetaan peruuntumispäivämäärä ja peruuntumisen syy. Peruuntuneet osallistumiset voidaan jättää laskuttamatta laittamalla valinnan kohtaan Ei laskuteta. Jos tapahtumaan on luotu mahdollisuus koulutuksen/moduulien merkitsemiseen, voidaan se tehdä myös tällä välilehdellä. Jokaisen maksun jälkeen on ruutu, johon voi merkitä koulutusmoduulin ja sitten vielä hyväksyä sen tehdyksi. On myös mahdollisuus valita kaikki kerralla ja sitten poistaa merkintä niiltä, jota moduulin suoritus ei koske. sivu 76/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.7.4 Aktiviteetit –välilehti Tällä välilehdellä voi tapahtumaan lisätä partio-ohjelman aktiviteetteja. Sen jälkeen aktiviteetteja voi valita ja merkitä kaikille tai vain osalle osallistujista. 7.7.5 Merkit –välilehti Osallistujille voi merkitä annettuja partio-ohjelman merkkejä. Sen jälkeen merkkejä voi valita ja merkitä kaikille tai vain osalle osallistujista. Huom! on tärkeää määritellä tapahtuman osallistujaryhmät oikein, jotta myös halutut merkit tulisi valittaviksi. 7.7.6 Koulutukset –välilehti Tapahtumaan voidaan lisätä koulutusmoduuleita Koulutukset -välilehden kautta. Koulutuksen pystyy lisäämään klikkaamalla Lisää-painiketta Koulutusmoduulit -otsikon alta. Kun tapahtumaan liitetyt koulutusmoduulit on valittu, ne ilmestyvät myös ilmoittautumislomakkeelle, josta voidaan valita, mihin koulutusmoduuleihin henkilö osallistuu. Koulutuksia hallinnoidaan ohjaustiedoista kohdasta Koulutukset. SP:n käyttäjä voi lisätä SP-tason koulutuksia järjestelmään. Lippukunnan ja piirin käyttäjät voivat lisätä oman organisaationsa koulutuksia järjestelmään. Koulutusten lisääminen järjestelmään vaatii erilliset käyttöoikeudet. sivu 77/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Osallistujan koulutukset näytetään osallistujat -listalla. Koulutukset ovat myös nähtävissä henkilön kortilla. 7.7.7 Muut koulutukset –välilehti Tämän välilehden kautta voi tapahtumaan lisätä myös ei-virallisia koulutuksia, esim lippukunnan omia. Huom! Itse koulutukset täytyy olla luotuna Ohjaustietojen kautta valmiiksi. Tässä niitä voi vain linkittää tapahtumaan. 7.7.8 Tapahtumaan ilmoittautuminen Tapahtumaan voidaan ilmoittautua tapahtuman perustiedoissa olevan suoran linkin kautta tai tapahtumakalenterista. Tapahtumakalenterista voidaan hakea tapahtumia tapahtuman tyypin, ikäkauden, ajankohdan ja järjestäjän mukaan. Tapahtuman tietoihin siirrytään klikkaamalla tapahtuman nimeä listalta. sivu 78/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tapahtumaan voidaan ilmoittautua tapahtuman tiedoissa olevasta Ilmoittaudu-painikkeesta. Jos tapahtumaan ilmoittautuminen on päättynyt tai ilmoittautuminen on estetty kotisivuilta, ei ilmoittaudupainike näy Tapahtuman tiedot -lomakkeella. sivu 79/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Kun käyttäjä ilmoittautuu tapahtumaan, tutkitaan onko käyttäjä jo kirjautunut järjestelmään. Jos käyttäjä ei ole kirjautuneena, näytetään käyttäjälle kirjautumislomake. On suositeltavaa, että jäsenet ilmoittautuvat tapahtumiin kirjautuneina käyttäjinä, jolloin heidät voidaan tunnistaa ja tallentaa tapahtuman osallistujiksi ilman erillistä käsittelyä. Jos käyttäjä ei ole jäsenenä Kuksassa, voi hän ilmoittautua tapahtumaan kohdasta Muussa tapauksessa voit ilmoittautua tapahtumaan tästä. Kirjautuminen edellyttää, että käyttäjällä on sähköpostiosoite Kuksassa. Käyttäjä voi päivittää sähköpostiosoitteensa Kuksaan klikkaamalla kohtaa Jos olet jäsenenä rekisterissä, mutta sinulla ei ole rekisterissä sähköpostiosoitetta, voit päivittää rekisterin sähköpostiosoitteen tästä. (ks. 6.4.6 Sähköpostiosoitteen päivittäminen Kuksaan tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä). sivu 80/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Näytettävän ilmoittautumislomakkeen sisältö riippuu siitä, onko käyttäjä kirjautuneena järjestelmään vai ei. Jos käyttäjä ei ole ennestään jäsenenä Kuksassa, tulee hänen täyttää ilmoittautumislomakkeella olevat henkilösivu 81/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä ja tapahtuman ilmoittautumistiedot. Jos käyttäjä on jäsenenä Kuksassa ja hän on kirjautuneena järjestelmään, pyydetään käyttäjää täyttämään vain tapahtuman ilmoittautumistiedot. 7.7.9 Sähköpostiosoitteen päivittäminen Kuksaan tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä Käyttäjä voi ilmoittautua tapahtumaan tapahtumakalenterin kautta. Kuksassa oleva henkilö voi päivittää sähköpostiosoitteensa Kuksaan klikkaamalla Kirjautuminen-lomakkeella kohtaa Jos olet jäsenenä rekisterissä, mutta sinulla ei ole rekisterissä sähköpostiosoitetta, voit päivittää rekisterin sähköpostiosoitteen tästä. Käyttäjän täytyy tietää Kuksassa oleva asiakasnumero ja syntymäaika. Uusi sähköpostiosoite kirjoitetaan Sähköpostiosoite-kenttään. Kun käyttäjä on täyttänyt tiedot, lähetetään käyttäjälle vahvistusviesti käyttäjän antamaan sähköpostiosoitteeseen. sivu 82/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.7.10 Organisaation jäsenten ja huollettavien henkilöiden lisääminen tapahtumaan Kirjautuneille käyttäjille näytetään ilmoittautumislomakkeen oikeassa ylälaidassa Ilmoitettavat henkilöt -pudotusvalikko. Pudotusvalikossa listataan ne henkilöt, jotka käyttäjä voi ilmoittaa tapahtumaan. Jos henkilön nimi näkyy pudotusvalikossa punaisella värillä, on henkilö jo ilmoittautunut tapahtumaan. Kuhunkin tapahtumaan voi ilmoittautua vain kerran. Käyttäjä voi muuttaa ilmoitettavan henkilön henkilötietoja klikkaamalla ilmoittautujan tiedoissa olevaa Muokkaa-painiketta. Henkilön tietoihin tehdyt muutokset tallentuvat reaaliajassa Kuksaan. sivu 83/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Kun tapahtumailmoittautumisen tiedot on täytetty ja käyttäjä on painanut Tallenna-painiketta, tallentuu osallistuminen Kuksaan. Jos käyttäjä on ilmoittautunut tapahtumaan varasijalle, täytyy ilmoittautuminen erikseen hyväksyä Kuksassa (ks. 6.4.8 Tapahtuman ilmoittautumisten käsittely). Jos Lähetä sähköpostivahvistus osallistumisesta -ruksi on valittuna, lähetetään ilmoitettavalle henkilölle vahvistusviesti ilmoittautumisesta sähköpostilla. 7.7.11 Tapahtuman ilmoittautumisten käsittely Tapahtumiin voidaan lisätä osallistujia joko hyväksymällä osallistujien tiedot kotisivuilta tai lisäämällä osallistuja manuaalisesti välilehdeltä Osallistujat (ks. kohta 6.7.3). Kotisivuilta ilmoittautuneita voi käsitellä joko rekisterin etusivulta klikkaamalla Siirry käsittelemään ilmoittautumisia – linkkiä tai Tapahtuma – osiosta välilehdeltä Kotisivujen kautta ilmoittautuneet. Valitse henkilön oikealta puolelta ilmoittautuminen Poista -linkistä. sivu 84/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Käsittele -linkki tai poista Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Ensin tarkistetaan, onko kyseinen henkilö rekisterissä. Mikäli kyseessä on tämä henkilö, klikkaa Käytä tätä -linkkiä. Jos henkilö ei ole rekisterissä (kuva alla), tarkista tiedot ja paina Lisää rekisteriin -näppäintä. sivu 85/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tämän jälkeen järjestelmä näyttää osallistujan syöttämät tiedot. Jos tiedot syötetään manuaalisesti, näytetään tämä näkymä. sivu 86/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Jos tietojen syöttö on aloitettu manuaalisesti, kirjoitetaan osallistujan nimi Alasvetovalikon hakuehto -kohtaan ja klikataan Hae osallistuja painiketta. (Jos osallistuja ei ole rekisterissä, hänelle täytyy käydä luomassa kortti. Koskee ainoastaan manuaalisesti syötettyjä osallistujia.) Tämän jälkeen valitse osallistuja alasvetovalikosta. Jos tiedot on syötetty jo kotisivuilta olleessa ilmoittautumislomakkeella, tiedot ovat automaattisesti täytetty. Tarkista tiedot ja valitse Tallenna. Tapahtumalla voi olla erilaisia osallistujatyyppejä, esimerkiksi luennoitsija, muonittaja. Mikäli osallistuja aloittaa tai lopettaa tapahtuman aiemmin tai myöhemmin, tämä tieto merkitään poikkeavaan osallistumispäivämäärään. sivu 87/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Asiakkaan viite -kenttään voidaan merkitä laskulle tuleva viite, jonka asiakas on antanut omaa laskuseurantaansa varten. Mikäli laskun maksaja on eri kuin osallistuja, valitaan maksaja joko alasvetovalikosta (henkilö/taho on rekisterissä) tai kirjoitetaan poikkeava laskutusosoite. sivu 88/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tämän jälkeen tarkistetaan/lisätään henkilön valinnat tapahtumaan. Tallenna-painike tallentaa tiedot järjestelmään. 7.7.12 Tapahtuman tulosteet Tapahtuman tulosteet ovat Tapahtuma – osion etusivulla kunkin tapahtuman kohdalla oikeassa reunassa. Tulosteet ovat: K = kaikki tiedot M = maksut N = nimilaput O = optiot eli lisävalinnat Klikkaamalla kirjainta, siirrytään kyseiseen tulosteeseen. sivu 89/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Tulosteet toimivat samalla toimintalogiikalla eli valitse joko sarakkeet tai tiedot, jotka haluat tulostaa. Paina Hae tiedot -painiketta, jolloin tulokset näkyvät alalaidassa. Oikeassa reunassa on Excel-kuvake, josta tulosteen tulokset voidaan tallentaa Excel-muotoon. Esimerkiksi Kaikki tiedot -tuloste näyttää seuraavalta: Valitse sarakkeet, jotka haluat tulosteeseen ja paina Hae tiedot painiketta, jolloin haluamasi tiedot tulostuvat alalaitaan. 7.7.13 Tapahtuman kopiointi Jos halutaan kopioida tapahtuman tiedot uuden tapahtuman pohjatiedoiksi, valitse ensin tapahtuma jonka haluat kopioida (Tapahtumat – osiosta). Klikkaa tapahtuman tiedot esille (ei muokkaus – näkymään). Klikkaa Kopioi-painiketta. sivu 90/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Kirjoita uuden tapahtuman tiedot ja klikkaa Kopioi -painiketta. Tämän jälkeen tapahtuman tiedot on kopioitu ja niitä päästään muokkaamaan. 7.7.14 Ko-Gi -koulutukset Ko-Gi -koulutuksia hallinnoidaan tapahtumien kautta. KO-GI -koulutus lisätään järjestelmään asettamalla tapahtuman tyypiksi Kolmiapila – Gilwell koulutus. Ko-Gi -koulutukseen ilmoittautuminen tapahtuu samalla tavalla kuin tapahtumiin ilmoittautuminen. Kun henkilö on ilmoitettu tapahtumaan, voidaan osallistujan Ko-Gi -koulutukseen liittyviä tietoja käsitellä Ko-Gi -koulutukset -välilehdellä. Tietoja siirrytään käsittelemään rivillä olevasta Muokkaa -linkistä. sivu 91/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Ko-Gi -koulutusten tietoja voidaan käsitellä suoraan tapahtuman kautta tai erillisestä raportista. Kuksaan on lisätty Ko-Gi -koulutukset -raportti. Raportissa haetaan ensin käsiteltävät koulutukset. Tapahtumaan siirrytään klikkaamalla tapahtuman nimeä listalta. sivu 92/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Raportissa näytetään koulutuksen osallistujat ja järjestelmään täytetyt osallistujan KO-GI -tiedot. Henkilön KO-GI -tietoihin siirrytään klikkaamalla henkilön nimeä listalta. Kun tiedot on tallennettu, palataan takaisin KO-GI -raporttiin. Tallennetut tiedot päivitetään näytölle klikkaamalla Päivitä näkymä -painiketta. 7.8 Ryhmät Ylänavigaation partioryhmiä. sivu 93/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Ryhmät -osiossa luodaan ja hallinnoidaan Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Ryhmiä voidaan hakea esim. ryhmän nimen tai järjestän mukaan käyttämällä hakukenttiä. Hakukenttien täytön jälkeen tiedot haetaan klikkaamalla Hae tietoja -painiketta. Tämän jälkeen näytetään lista hakuarvot täyttävistä ryhmistä. Ryhmän tietoja päästään tarkastelemaan klikkaamalla ryhmän nimeä listalta. 7.8.1 Lisää ryhmä Ryhmät -näkymän vasemmasta laidasta löytyvästä työkaluosiosta siirrytään luomaan uusi ryhmä klikkaamalla Lisää ryhmä -painiketta. sivu 94/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Täytä uuden ryhmän tiedot lomakkeelle. Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia. Kun lisäät järjestäjän, valitse ensin haluamasi organisaatio pudotusvalikosta. Sen jälkeen paina Lisää järjestäjä -painiketta, jotta järjestäjä lisätään ryhmän tietoihin. Huom! Voit myös lisätä useita lippukuntia tai piirejä järjestäjäksi. Tällöin täytyy valita laskutusvastuullinen järjestäjä. Ja valitsemalla toisenkin organisaation, saa valitun organisaation käyttöoikeudelliset oikeuden ryhmään. sivu 95/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Kun lisäät ryhmänjohtajan, syötä ensin haluamasi hakutermi ja paina sitten Hae-painiketta. Tämän jälkeen saat esiin pudotusvalikon henkilöistä, jotka vastaavat hakuasi. Henkilön valinnan jälkeen paina Lisää ryhmänjohtaja -painiketta lisätäksesi valitun henkilön ryhmänjohtajaksi. Voit lisätä ryhmälle enemmän kuin yhden johtajan (ja jos on useampi järjestäjä, johtajia kaikista järjestävistä organisaatioista). Huom! Nyt ryhmän tiedot on mahdollista näyttää kotisivulla aivan samoin kuin tapahtumissakin on ollut. Tällöin ruksataan ”Näytetään kotisivuilla”. Kun olet täyttänyt ryhmän tiedot lomakkeeseen, klikkaa Tallennapainiketta lisätäksesi ryhmän tiedot rekisteriin. 7.8.2 Ryhmän tiedot Kun olet luonut uuden ryhmän tai kun valitset ryhmän hausta, pääset Ryhmä-näkymään. Näkymästä näet ryhmän perustiedot. Muokkaa tietoja -painikkeesta pääset muokkaamaan ryhmän tietoja. sivu 96/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Voit siirtyä ryhmän jäseniin, toimintasuunnitelmiin, aktiviteetteihin, osallistumisiin, merkkeihin ja sähköpostin lähetykseen klikkaamalla ryhmän navigointipalkissa olevia välilehtiä. Ryhmän perustietoihin palataan klikkaamalla navigointipalkissa olevaa Ryhmä-välilehteä. 7.8.3 Jäsenet Ryhmän jäseniä pääset tarkastelemaan klikkaamalla Jäsenet -välilehteä. Jäsenet -välilehdellä näytetään jäsenen yhteystiedot sekä jäsenen huoltajien tiedot (jos niitä on). Ryhmään lisätään uusia jäseniä klikkaamalla Lisää ryhmän jäsen -painiketta. Ryhmään voidaan lisätä vain järjestäjäorganisaation jäseniä. Samassa näkymässä näytetään myös ryhmän vanhat jäsenet sekä ryhmänjohtaja(t) omine yhteystietoineen. Jäsenen poistaminen ryhmästä tapahtuu klikkaamalla Muokkaa –linkkiä ja lisäämällä osallistumisen päättymispäivä. 7.8.4 Toimintasuunnitelma Ryhmän toimintasuunnitelmia pääset tarkastelemaan klikkaamalla Toimintasuunnitelma-välilehteä. Toimintasuunnitelma-välilehdellä listataan ryhmän tapaamiset. Jokainen tapaaminen on omana kohtanaan sivu 97/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä toimintasuunnitelmassa. Toimintasuunnitelman kohdassa voidaan suorittaa aktiviteetteja. Jos kyseessä on useamman päivän tapaaminen, asetetaan tapaamiselle päättymispäivä. Toimintasuunnitelma-näkymässä voidaan muokata tai poistaa toimintasuunnitelman kohtia klikkaamalla Muokkaa ja Poista -linkkejä. Uusi toimintasuunnitelman kohta lisätään klikkaamalla Lisää toimintasuunnitelman kohta -painiketta. Toimintasuunnitelma voidaan myös kopioida klikkaamalla Kopioi toiseen ryhmään –painiketta. toiseen ryhmään Toimintasuunnitelmasta voi siis valita ne rivit, jotka haluaa kopioida. Lisäksi on syytä huomioida, että ryhmä mihin kopioidaan, pitää valita. sivu 98/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.8.5 Aktiviteetit Aktiviteetit -välilehteä klikkaamalla pääset tarkastelemaan ryhmän jäsenten aktiviteetteja. Ryhmän jäsenille voidaan lisätä toimintasuunnitelman kohtaan määriteltyjä aktiviteetteja. Jos haluat lisätä aktiviteetin ryhmän jäsenelle, valitse ensin listalta henkilöt, joille haluat aktiviteetin lisätä. Valitse sitten aktiviteetti pudotusvalikosta. Sen jälkeen voit lisätä aktiviteetin valitsemillesi henkilöille Lisää valituille henkilöille -painikkeesta. Valittu aktiviteetti ilmestyy valitsemiesi henkilöiden kohdalle. Voit poistaa henkilöltä aktiviteetin klikkaamalla aktiviteetin perässä olevaa Poista -linkkiä. 7.8.6 Osallistumiset Osallistumiset -välilehteä klikkaamalla pääset tarkastelemaan ryhmän jäsenten osallistumisia toimintasuunnitelmissa määriteltyihin tapaamisiin. Jos haluat merkitä osallistumisen ryhmän jäsenelle, valitse ensin pudotusvalikosta toimintasuunnitelman kohta. Henkilölistalla näytetään tämän jälkeen ne henkilöt, joille on määritelty toimintasuunnitelman kohdassa oleva aktiviteetti. Valitse listalta ne henkilöt, joille haluat lisätä osallistumisen. Sen jälkeen voit lisätä osallistumisen klikkaamalla Lisää valituille henkilöille -painiketta. Valittu osallistuminen ilmestyy valitsemiesi henkilöiden kohdalle. sivu 99/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Voit poistaa jäsenen osallistumisen klikkaamalla osallistumisen perässä olevaa Poista -linkkiä. 7.8.7 Merkit Merkit -välilehteä klikkaamalla pääset tarkastelemaan ryhmän jäsenten suorittamia merkkejä. Jos haluat lisätä partiomerkin ryhmän jäsenelle, valitse ensin listalta henkilöt, joille haluat merkin lisätä. Valitse sitten partiomerkki pudotusvalikosta. Sen jälkeen voit lisätä merkin valitsemillesi henkilöille klikkaamalla Lisää valituille jäsenille -painiketta. Valittu merkki ilmestyy valitsemiesi henkilöiden kohdalle. Voit poistaa jäsenen merkin klikkaamalla merkin perässä olevaa Poista linkkiä. 7.8.8 Sähköposti Sähköpostin lähetys -välilehdeltä voit lähettää sähköpostia joko ryhmän jäsenille ja/tai ryhmän jäsenten huoltajille sekä ryhmänjohtajille. Valitse sopivin vaihtoehto (vaihtoehdot) ja klikkaa tämän jälkeen Siirry lähettämään -painiketta. Tämän jälkeen voit lähettää sähköpostia ryhmän jäsenille (ks. 6.3.2 Email, sähköpostin lähetys). Huom! Nyt myös sähköpostilistat ovat tuotannossa. Sähköpostin lähetyksen alta voi luoda oman listansa sekä ryhmän jäsenille, että huoltajille. Listan nimeä, listan osoitetta ja sallittuja lähettäjiä voi itse muokata. Sallituissa lähettäjissä vaihtoehtoina ovat ”kuka tahansa” tai sivu 100/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä ”vain listan jäsenet”. Sähköpostin lähetyshän on yksisuuntaista tiedottamista, mutta listojen avulla ryhmä tai huoltajat voivat myös keskustella keskenään. sivu 101/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 7.9 Ansiomerkkianomukset 7.9.1 Ansiomerkkianomukset, hakijan ohjeet SP:n ja Piirien ansiomerkkien anominen Kuksan kautta on tulossa mahdolliseksi helmikuun 2015 aikana. Anomisohjeet päivitetään, kun käyttö on mahdollista. 7.10 Ohjaustiedot Ohjaustietojen tehtävänä ohjata Kuksassa Ohjaustietojen alta löytyvät varsinaiset ylläpitotoimenpiteitä. olevia toimintoja. ohjaustiedot sekä 7.10.1 Ohjaustiedot: Kirjanpidon tili Kirjanpidon tilien alta löytyvät kaikki ne kirjanpidon tileihin liittyvät tiedot, joita käytetään joko jäsen tai tapahtumalaskutuksessa. Tiedot pitää luoda tänne ensin, ennekuin niitä voi käyttää tapahtumissa (luonti) hyväksi. Oikean kirjanpidon tilin valinta tapahtumia luodessa helpottaa taloudenhoitajan tehtäviä huomattavasti, varsinkin, jos tilejä on useampi kuin yksi. Tilitietoihin pääsy on rajattua. Lähinnä pääsy on taloudenhoitajilla, sekä jäsenrekisterinhoitajilla, joiden tehtävä on lähinnä tukea taloudenhoitajia omassa tehtävässään. 7.10.2 Ohjaustiedot: Koulutusjärjestelmä Muut koulutukset välilehdellä voi jokainen organisaatio (esim. lippukunnat) lisätä itselleen ne koulutukset, jotka eivät kuulu viralliseen koulutusjärjestelmään, ja jotka eivät jo muuten valmiiksi näy organisaatiolle. Organisaation käyttöön jo luodut kurssit näkyvät, joten on helppo olla luomatta niitä uudelleen vahingossa. Uusi koulutus lisätään painamalla Lisää koulutus –painiketta. sivu 102/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Koulutuksen nimi sekä taso ovat pakollisia tietoja. Vaikka lippukunnista voi tuntua turhalta valita lippukunta tasoksi, johtuu toiminnallisuuden pakollisuus siitä, että muut valinnat ovat keskusjärjestö, piiri ja aluejärjestö. Tason valitsemisen jälkeen listasta pitää vielä valita organisaatio, jos koulutus luodaan omaa organisaatiotasoa alemmalle tasolle esimerkiksi piiri aluejärjestöille tai lippukunnilleen. 7.10.3 Ohjaustiedot: Pesti Pestien alla jokainen organisaatio (esimerkiksi lippukunta) voi luoda itselleen niitä pestejä, joita valmiiksi luoduissa pesteissä ei ole. sivu 103/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Pestin nimi ja taso ovat pakollisia tietoja. Lippukunnilla organisaatio voi olla vain yksi, ellei uutta pestiä luova henkilö kuulu kahteen tai useampaan lippukuntaan, jolloin oikea lippukunta tulee valita. Roolin valinta –näkyy vain keskusjärjestötasolla ja vain pääkäyttäjälle. Samoin on ”Näytetään organisaation perustiedoissa –kanssa. Lippukunnat: Nämä pestit on tarkoitettu tukemaan lippukunnan omaa toimintaa, eikä niiden kautta saa mitään uusia käyttöoikeuksia Kuksaan. Lippukunnan kaikki Kuksan käyttöoikeudet tulevat niiden pestien kautta, jotka on valmiiksi luotu. Myöskään samannimisen pestin luominen kuin jolla on jo käyttöoikeudet, esimerkiksi Akela, ei anna mitään oikeuksia. Näin samanniminen pesti voidaan kyllä antaa henkilölle, mutta henkilö ei voi Kuksassa toimia pestinimikkeensä mukaisesti. 7.10.4 Ohjaustiedot: Tapahtuman lisävalinnan pääryhmä Tapahtuman lisävalinnan pääryhmä liittyy niihin tietoihin, jotka näytetään tapahtumien luomisessa. sivu 104/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Lippukunnat: Lippukunnan jäsenrekisterivastaavilla on tässä vaiheessa vain katseluoikeus näihin tietoihin. 7.10.5 Ohjaustiedot: Tapahtuman maksun pääryhmä SP Tapahtuman maksun pääryhmä liittyy niihin tietoihin, jotka näytetään tapahtumien luomisessa. Lippukunnat: Lippukunnan jäsenrekisterivastaavilla on tässä vaiheessa vain katseluoikeus näihin tietoihin. 7.10.6 Ohjaustiedot: Toimintasuunnitelman kohdan tyyppi Ryhmät –välilehden Toimintasuunnitelman alta löytyvät toiminnan tyyppi vaihtoehdot. Lippukunnat: Lippukunnan jäsenrekisterivastaavilla on vain katseluoikeus näihin tietoihin. sivu 105/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä 8 Muuta Kuksaan liittyvää 8.9 Kuksan käyttöoikeudet Kuksaan on luotu pestipohjaiset käyttöoikeudet. Näiden oikeuksien tarkoitus on helpottaa kunkin pestin tekemistä. Käyttöoikeudet tuovat myös vastuun oikeanlaisesta käytöstä. Järjestelmästä ei saa ottaa laajoja tietoja ulos kuin vain perustellusti. Perusteltu käyttö on esimerkiksi tapahtumien osallistujalista tai osoitteet/osoitetarrat postin (esimerkiksi lehden) lähettämiseen. Huom! Listoja yhteystietoineen EI SAA näyttää tai antaa ulkopuolisille. Poikkeuksen tekevät painotaloon menevät listat lehtien lähettämistä varten. 8.9.1 Lippukunnat Lippukunnilla on kolmenlaisia pestejä. Niitä, jotka on luotu pääkäyttäjän toimesta, ja joilla saa jonkun tasoisen käyttöoikeuden Kuksaan muutenkin, kuin vain omiin tai mahdollisten huollettavien tietoihin. on luotu pääkäyttäjän toimesta, ja joilla ei saa käyttöoikeuksia Kuksaan. on luotu lippukunnan toimesta, ja joilla ei saa käyttöoikeuksia Kuksaan. Lippukunnassa on Kuksan puolesta pakollisia pestejä vain kaksi, ja nämä pestit saa olla vain YHDELLÄ henkilöllä kerrallaan. Jäsenrekisterin hoitaja Lippukunnan johtaja Lippukunnanjohtajia lippukunnissa tuskin on muutenkaan useita, mutta joskus se voi hetkellisesti puuttua. Lippukunnan tulisi kuitenkin pitää huoli siitä, että jos lippukunnanjohtaja on valittu, se tulisi näkyä. Jokaisella lippukunnalla tulee olla myös yksi jäsenrekisterinhoitaja. Jäsenrekisterinhoitajan vastuulla on se, että jäsenrekisteriä käytetään lippukunnassa oikein ja tarvittaessa puuttuu vääränlaiseen käyttöön. sivu 106/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015 Kuksa jäsenrekisteri: käyttöohjeet LIPPUKUNTA 02.02.2015 Projektiryhmä Jäsenrekisterinhoitajaan saatetaan ottaa yhteyttä silloin, kun pääkäyttäjä tai piirit haluavat jotain hänelle viestiä. Aika-ajoin näiden pestien oikea käyttö tarkistetaan. Jäsenrekisterinhoitajaa tullaan pyytämään esim. lisäämään puuttuva lippukunnanjohtaja. Jäsenrekisterinhoitajan puuttuessa viesti menee lippukunnanjohtajalle. Jos näitä pestejä on useampi kuin yksi pidempään, tullaan tilanne korjaamaan. Esimerkiksi jäsenrekisterinhoitajan ollessa kyseessä jätetään aktiiviseksi vain viimeiseksi luotu pesti ja päätetään muut automaattisesti. Näiden kahden pestin (poikkeuksellisia) lisäksi lippukunnalla voi olla muita Kuksan käyttöön oikeuttavia pestejä useammalla. Käyttöoikeudellisia pestejä: LPKJA, Sihteeri, Taloudenhoitaja Koulutusvastaava, Ohjelmavastaava Akela, Sampo, Luotsi, Vastaava Akela, Vastaava Sampo, Vastaava Luotsi Akela, Sampo, Luotsi, jotka alle 18v, mutta voivat toimia ryhmien (Ryhmät –toiminnallisuus) sisällä ryhmänjohtajana. sivu 107/107 Kuksan käyttöohjeet_Kuksaa n_04.02.2015
© Copyright 2024