Tekstinkäsittely - F4U
ATK yrittäjän työvälineenä ● Tekstinkäsittely ● 8.-9.9.2009 Hotelli Kittilän kokoustila ● Kouluttaja – Timo Laapotti / F4U – Foto For You – f4u@f4u.fi 0400 684 358 – http://f4u.fi/ Tekstinkäsittely ● Esityksen sisältö – A-ajokorttivaatimukset – AB-ajokorttivaatimukset – Yrityksen perusasiakirjat Tekstinkäsittely ● A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) – Tiedoston avaaminen ja sulkeminen – Tekstin kirjoittaminen ja korjaaminen ● ● ● ● – Tekstin kirjoittaminen ja muokkaus yleisiä tekstinkäsittelyperiaatteita noudattaen; ei rivinvaihtoja Enterillä, oikeaoppinen sisentäminen rivitys, kappalevaihto, sivunvaihto lisäys- ja korvaustila eri näyttötilat Tiedoston tallentaminen ● ● oikealla nimellä, oikeaan paikkaan, oikeassa muodossa uudella nimellä, uuteen paikkaan Tekstinkäsittely ● A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Aluetoiminnot ● ● – Tekstin liittäminen muista lähteistä ● – tekstin valinta tekstin siirtäminen ja kopiointi asiakirjan sisällä tai asiakirjasta toiseen liittämisvaihtoehdot Kirjasinmuotoilut ● ● kirjasinlajin ja -koon muuttaminen merkkitason muuttaminen (MALLI -> malli) Tekstinkäsittely ● A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Kirjasintyylit ja -tehosteet ● ● ● – kursivointi, lihavointi, alleviivaus tekstin värin muuttaminen ylä- ja alaindeksi Merkkien lisääminen ● esimerkiksi @, ©, ® Tekstinkäsittely ● A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Asettelut ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● asiakirjastandardin perusperiaatteet sivun asetukset: reunuksien tarkistaminen ja muuttaminen, paperin suunnan muuttaminen sarkaimet sisennys ja mukautettu sisennys (esimerkiksi riippuva sisennys) tasaus rivivälin muuttaminen asiakirjan tunnistetiedot päiväys sivutus ja pakotettu sivunvaihto sivunumerointi Tekstinkäsittely ● A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Kielenhuolto ● ● – oikoluku tavutus Taulukkotoiminnot ● ● ● ● taulukon luominen rivit ja sarakkeet tietojen syöttäminen ja muokkaaminen muotoilu Tekstinkäsittely ● A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Luettelomerkit ja numerointi – Lajittelu – Kuvan lisäys ● ● ● ● – kuvankirjastosta, tiedostosta kopioiminen ja siirtäminen koon muuttaminen tekstin rivitysvaihtoehdot suhteessa kuvaan Piirtotyökalujen käyttö Tekstinkäsittely ● A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Tulostaminen ● ● ● ● tulostusalueen valinta tulostusasetukset esikatselu tulostaminen – Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon – Etsi / korvaa -toiminto – Ohje-toiminto Tekstinkäsittely ● AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) – Tyylit ja asiakirjamallit ● ● – luominen, muokkaaminen ja käyttö asiakirjan suojaaminen Pitkät asiakirjat ● ● ● ● ● osanvaihdot erilaiset ylä- ja alatunnisteet sisällysluettelot hakemistot ala-, loppu- ja ristiviitteet Tekstinkäsittely ● AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Perus- ja aliasiakirjat ● ● – Palstat ● ● ● – perus- ja aliasiakirjan luominen ja käsitteleminen asiakirjan kokoaminen useista tiedostoista tekstin palstoittaminen palstoituksen muokkaaminen palstan vaihto Yhdistelytoiminnot ● ● ● pääasiakirja ja tietolähde tietueiden lajitteleminen ja poimiminen osoitetarrat ja joukkokirjeet Tekstinkäsittely ● AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Taulukot ● ● ● – luominen, muokkaaminen ja muotoileminen taulukon asetukset sisäkkäiset taulukot Lomakkeet ● ● ● lomakekentät ja niiden asetukset lomakkeen suojaaminen ja tallentaminen lomakkeen käyttäminen Tekstinkäsittely ● AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Kuvat, piirtotyökalut ja muut lisättävät objektit ● ● ● ● lisääminen ja muokkaaminen upottaminen, linkittäminen asettelu suhteessa tekstiin kuvaotsikoiden käyttö Tekstinkäsittely ● AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... – Makrot ● ● – makron nauhoittaminen ja suorittaminen makropainikkeen luominen Muita tekstinkäsittelyn toimintoja ● ● ● automaattinen teksti kommentit ja muokkausmerkinnät tekijän tunnistetietojen ja metatietojen lisääminen Yrityksen perusasiakirjat ● ● ● Yrityksen perusasiakirjoissa on hyvä käyttää asiakirjastandardin SFS 2487 mukaista ulkoasua. Standardia ei tarvitse noudattaa piiruntarkasti, mutta kun sitä soveltaa omiin tarkoituksiinsa sopivasti, antaa lopputulos siistin ja luotettavan vaikutelman. Jotta yrityksen viestintä olisi yhdenmukaista, olisi yrityksellä syytä olla graafinen ohjeistus. Yrityksen perusasiakirjat ● Kirjeiden pakolliset merkinnät – Rekisteröityjen yritysten pakolliset merkinnät ● ● – Y-tunnus Alv-numero, jos yritys käy kauppaa toisen EU-yrityksen kanssa Osakeyhtiöille pakolliset merkinnät ● ● ● ● Toiminimi Kotipaikka Osoite Mahdollinen selvitystila Yrityksen perusasiakirjat ● Vakioaseteltu liikekirje – Ylätunnisteeseen asiakirjan nimi, sivunumerointi ja päivämäärä, usein myös logo – Myös lähettäjän tiedot voi kirjoittaa ylätunnisteeseen – Vastaanottajan tiedot alkavat noin riviltä 8. Jos käytetään ikkunallista kirjekuorta, pitää vastaanottajan tiedot sovittaa sen mukaan. – Asiakirjan otsikko kertoo asiakirjan sisällön lyhyesti. Otsikko ei ole sama kuin asiakirjan nimi. – Sivuotsikot helpottavat silmäilemistä. Sivuotsikkoon liittyvä sisennys tehdään näppäinyhdistelmällä Ctrl+T. Yrityksen perusasiakirjat ● Vakioaseteltu liikekirje jatkoa... – Leipätekstin pistekoko on 10-12. Kappaleiden väliin jää tyhjä rivi. Allekirjoitusta varten jätetään 3-5 riviä. – Loppumerkinnät: LIITTEET, JAKELU, TIEDOKSI jne. kirjoitetaan suuraakkosin. – Alatunnisteeseen tulevat yhteystiedot jos ne eivät ole ylätunnisteessa. Kirjeissä Y-tunnus on pakollinen. Osakeyhtiöillä kotipaikka on pakollinen. Yrityksen perusasiakirjat ● Tehokas tiedote – Lyhyt ja ytimekäs otsikko – Asiat esitetään selkeästi tärkeimmästä vähiten tärkeään – Käytä lyhyitä kappaleita, virkkeitä ja lauseita – Käytä kappalejakoa sekä tarvittaessa väliotsikoita ja tehokeinoja – Käytä päivämääriä – Kerro, pitääkö lukijan toimia – Kerro, kuka antaa lisätietoja – Varo kirjoitusvirheitä – Laadi ja lähetä tiedoite ajoissa, että asiakkaalle jää reagointiaikaa. Yrityksen perusasiakirjat ● Kiinnostavan esitteen luominen – Tee otsikosta kiinnostusta herättävä – Kirjoita lyhyesti ja ytimekkäästi – Pyri herättämään lukijan mielenkiinto – Pyri uskottavuuteen ja luotettavuuteen – Pyri helpottamaan silmäilyä muotoilulla – Grafiikalla saadaan esitteelle huomiota – Käytä laadukasta grafiikkaa ja paperia – Digipainossa saadaan hyvä tulostusjälki paksummallekin paperille Yrityksen perusasiakirjat ● ● Tarjouspyyntö – Kysytään tuotteen tai palvelun hintaa ja toimitusehtoja myyjältä. – Kerro ainakin seuraavat asiat: Mitä tarvitset? Miten paljon? Milloin? – Ei sido ostajaa Tarjous – Myyjän vastaus tarjouspyyntöön – Myyjää juridisesti sitova asiakirja. – Tarjouksen rakenne: Kiitos yhteydenotosta, tuote- ja hintatiedot, toimitus- ja maksuehdot, tarjouksen voimassaoloaika, kehoitus toimintaan, yhteystiedot. Yrityksen perusasiakirjat ● ● Tilaus – Ostajan tekemä tilaus on häntä juridisesti sitova silloin, kun se on täysin tarjouksen mukainen ja tehty ajoissa. – Tilauksen viitteeksi merkitään saadun tarjouksen päiväys tai muu tunnistetieto. – Tilaus voi olla myös oma-aloitteinen. Tilauksenvahvistus – Ostaja vahvistaa puhelimitse tai henkilökohtaisessa neuvottelussa tehdyn tilauksen. Yrityksen perusasiakirjat ● Myynninvahvistus – ● ● Myyjä vahvistaa ostajan oma-aloitteisen tilauksen. Päätöksenteon asiakirjat – Kokouskutsu – Esityslista – Pöytäkirja Saate – Selittää miksi jokin asia lähetetään. Saate kertoo mitä lähetys sisältää ja mitä vastaaonottajan tulee tietää tai tehdä. Linkkejä ● http://www.atk-ajokorttikoulu.fi/ ● Word, Office ja OpenOffice oppaita: ● – http://myy.helia.fi/~vanvu/word/wordetusivu.html – http://www.ratol.fi/opensource/office2003/index.php – http://fi.openoffice.org/dokumentaatio.html SFS 2487 asiakirjastandardi: – http://www.sfs.fi/luettelo/sfs.php?standard=SFS%202487 – http://myy.helia.fi/~vanvu/word/standardi/standardi – http://www.peda.net/veraja/jkouke/kurssit/atyyli/asiakirja/1
© Copyright 2024