1. No category

OJS:n käyttö tieteellisten
lehtien toimitustyössä
ja TSV:n kehittämishanke
Antti-Jussi Nygård
antti-jussi.nygard@tsv.fi
Käsiteltävät asiat
1. Kotimaiset tieteelliset lehdet avoimiksi ja
vaikuttamaan -hanke lyhyesti
2. OJS-järjestelmän käyttö toimitustyössä
3. OJS-järjestelmän kehitystyö syyskuussa
alkaneen hankkeen aikana
 Keskustelu
Kotimaiset tieteelliset lehdet
avoimiksi ja vaikuttamaan
TSV:n ja Kansalliskirjaston yhteinen
hanke
1. Rahoitusmalli kotimaisille avoimille lehdille
2. Teknisen infrastruktuurin kehittäminen
Tavoitteena
 Avoimilla suomalaisilla lehdillä on kestävä rahoituspohja
 Suomalaiset lehdet vastaavat sekä kotimaisten että kansainvälisten
lukijoiden, kirjoittajien ja tutkimusrahoittajien vaatimuksia avoimen
tieteen ympäristössä
 Suomalaisen tieteen vaikuttavuus kansainvälisessä tiedeyhteisössä ja
kotimaisessa yhteiskunnallisessa keskustelussa kasvaa
Open Journal Systems ja
toimitustyö
Open Journal Systems
 Avoin lähdekoodi, aktiivinen kehittäjäyhteisö
• Public Knowledge Project (Stanford University ja Simon Fraser
University Library)
 Paikallisesti asennettava järjestelmä, TSV:llä oma asennus
 Keskeiset toiminnot:
•
•
•
•
•
Käsikirjoitusten vastaanotto
Vertaisarviointi
Toimitus
Julkaiseminen
Metadatan siirto muihin järjestelmiin
TSV:n tarjoama tuki
 Ilmainen jäsenseurojen käyttöön
 Lyhyt tutustumiskierros OJS:n käyttöön
• Tätä voisi kehittää!
 Tekninen tuki ja ohjeistaminen sähköpostitse
• Ei 24h-palvelua
 Maksullisena palveluna lehden taiton yms.
laajempaa tukea
Lehden perustaminen ja
muokattavuus
 Yleistiedot, ohjeistukset,
toimituksen
menettelytavat, ulkoasu
 Lisäksi mm.:
• Käytettävät kielet
• Arviointilomakkeiden
rakenne
• Sähköpostipohjat
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Käyttäjähallinta
 Käyttäjätunnuksen käyttöoikeudet
määritetään ”roolien” mukaan
• Kirjoittaja, arvioija, toimittaja, hallinnoija
 Oletuksena käyttäjä voi itse rekisteröityä
kirjoittajaksi ja arvioijaksi*
 Lehden hallinnoija voi myös rekisteröidä
käyttäjiä ja määrittää laajemmin rooleja
Käsikirjoituksen kulku
1
´2
• Kirjoittaja lähettää
• Toimittaja vastaanottaa (tai hylkää/hyväksyy suoraan)
3
• Arvioija käsittelee
4
• Toimittaja käsittelee ja tekee päätöksen
5
• Hyväksytty artikkeli toimitetaan ja taitetaan
6
• Uuden numeron toimittaminen
Kirjoittajan näkymä
1. Käsikirjoituksen lähetys
 Kirjoittajan tulee
olla rekisteröitynyt
järjestelmään ja
lehden kirjoittajaksi
 Lehden asetuksissa
määritellään, miten
kirjoittajaksi voi
rekisteröityä
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Käsikirjoituksen lähetys
Ulkoasu riippuu lehden
asetuksista
ALOITUS
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Lähetys: ehdot
Kirjoittajan
hyväksyttäväksi
tulevat kohdat
määritellään
asetuksissa.
HYVÄKSYTTÄVÄT
KOHDAT
Voi liittyä esimerkiksi
tiedoston asetuksiin
tai sopimuksellisiin
seikkoihin
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Lähetys: ehdot
Copyright Notice
ja Privacy
Statement sisällöt
määritellään
asetuksissa.
Sopimus
tekijänoikeudesta
Vapaa viesti
toimittajalle
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Lähetys: tiedosto
KÄSIKIRJOITUS LADATAAN
OMALTA KONEELTA
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Lähetys: tiedosto
UUDELLEEN NIMETTY TIEDOSTO JA
ALKUPERÄINEN TIEDOSTONIMI
MAHDOLLISUUS
VIELÄ KORVATA
TIEDOSTO
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Käsikirjoituksen lähetys:
metadata
 Kirjoittajan
tiedot
 Voi antaa
useita
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Käsikirjoituksen lähetys:
metadata
 Artikkelin
metadata
 Vaadittavat
tiedot
määritellään
asetuksista
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Lähetys: liitteet
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Lähetys: loppu
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
1. Lähetys: loppu
 Kun käsikirjoitus liitteineen on
lähetetty, tulee kirjoittajan
sähköpostiin automaattinen viesti
lähetyksen saapumisesta lehteen.
 Viestin teksti on muokattavissa
etukäteen (viestipohjat)
 Lähetetyn artikkelin liitetiedostoja
pääsee lisäämään ja metadataa
pääsee korjaamaan
 Kirjautumalla järjestelmään
kirjoittaja voi seurata arvioinnin
etenemistä. Saa myös
sähköpostia.
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
2. Vastaanotto
Toimittaja voi:
- Nähdä lehden
kokonaistilanteen: saapuneet,
arvioidut, toimituksessa olevat
- Hallita numeroita
- Vastaanottaa käsikirjoituksia
- Lähettää viestejä käyttäjille
- Vastaanottaa käsikirjoituksia
- Tehdään päätöksiä
käsikirjoituksen etenemisestä
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
2. Vastaanotto
Artikkelien hallinta
Hakutoiminto
Numeroiden hallinta
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
2. Vastaanotto: saapuneet
Saapuneet artikkelit,
otsikosta eteenpäin
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
2. Vastaanotto: perustiedot
 Aineisto avataan klikkaamalla
tiedostonimeä
 Lähettäjän nimen perässä
olevasta kirjekuoresta voi
lähettää sähköpostia
 Artikkelin osaston voi
muuttaa ja metadataa
muokata
 Alkuperäinen tiedosto pysyy
aina tallessa
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
2. Vastaanotto: hylkäys/käsittely
 Voidaan hylätä heti, jolloin lähettäjälle automaattinen
sähköposti
 Muussa tapauksessa valitaan artikkelille jatkokäsittelijä, eli
joku toimittajista
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
2. Vastaanotto: arvioijat
 Käsittelijäksi valittu toimittaja valitsee arvioijat
 Tarvittaessa lähtevä tiedosto vaihdetaan
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
2. Vastaanotto: arvioijat
 Valitaan rekisteröitynyt arvioija tai luodaan uusi käyttäjätunnus
 Arvioija saa sähköpostitse tiedustelun halukkuudestaan.
Asetuksista riippuen näkee joko pelkän abstraktin tai koko tekstin
 Jos ei ennen rekisteröitynyt, pääsee luomaan salasanan Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Arvioijan näkymä
3. Arviointi: tehtävän vastaanotto
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Arvioijan näkymä
3. Arviointi: lukeminen ja
kommentit
 Lomakkeessa
oletuksena:
Aineistot
Arviointi ja kommentit
• Kommentit
toimittajalle
• Kommentit
kirjoittajalle ja
toimittajalle
 Lomake
muokattavissa
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Arvioijan näkymä
3. Arviointi: suositus toimittajalle
 Lopuksi valitaan suositus:
•
•
•
•
•
•
Accept submission
Revisions required
Resubmit for review
Resubmit elsewhere
Decline submission
See comments
 Arvioija pääsee
automaattisesti luotuun
sähköpostipohjaan, jota
voi vielä muokata. Viesti
ja tehty suositus välittyy
toimittajalle
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kirjoittajan näkymä
Meanwhile: kirjoittajan näkymä
 Kirjoittaja näkee miten artikkeli etenee toimituksessa
 Voi viestiä toimituksen kanssa järjestelmän kautta, viestiliikenne jää talteen
 Voi lähettää pyydettäessä uusia versioita
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
5. Päätös
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
5. Päätös
Kaikki arvioijat valmiita
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
5. Päätös
 Toimittaja pääsee lukemaan arviointiraportit ja näkee suositukset
 Näiden pohjalta päätös: Accept submission, revisions required,
resubmit for review, decline submission
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
5. Päätös
 Näiden pohjalta päätös: Accept submission, revisions required, resubmit
for review, decline submission
 Kirjekuoresta viesti kirjoittajalle, mukaan saa arvioijan viestin
 Hyväksynnän jälkeen lähetetään eteenpäin toimitettavaksi
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
5. Toimittaminen: tekninen toim.
 Mahdollisuus pyytää kirjoittajalta tarkistettu versio tekstistä
 Tiedoston lataaminen kolmanteen vaiheeseen ja kohdan Complete
valinta päättää teknisen toimittamisen ja siirtää taittovaiheeseen
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
5. Toimittaminen: taitto
 Aikataulutuksesta valitaan lehden numero
 Taitettu artikkeli lisätään Galley-kohtaan (pdf, html)
 Itse taitto ei onnistu järjestelmässä
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
5. Toimittaminen: taitto
 Artikkelin voi vielä lähettää oikoluettavaksi
kirjoittajalle tai erikseen oikolukijalle
 Kirjoittaja saa sähköpostin ja pääsee käsiksi
tiedostoon omassa näkymässään
 Oikoluvun jälkeen voidaan ladata uudet
taittotiedostot jos tarpeellista
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Toimittajan näkymä
6. Numeron toimittaminen
 Sisällysluettelo muodostuu samalla kun
artikkeli liitetään lehden numeroon
 Artikkeleiden järjestystä voi muuttaa
 Artikkeleiden yhteyteen voi lisätä
sivunumerot
 Artikkeli tulee julkiseksi, kun lehden numero
julkaistaan
Kuvat ja osa teksteistä Lena Lönngren 2014
Kehitystyö 2016
Kehitystyön tavoitteet
1. Kotimaisten lehtien
parempi näkyvyys
2. Palvelun parempi
käytettävyys lukijalle
3. Palvelun parempi
käytettävyys
toimituskunnille
4. Helpompi ja selkeämpi
ylläpidettävyys TSV:lle
1. Parempi näkyvyys lehdille
 Rajapinnat kotimaisiin ja ulkomaisiin
artikkelitietokantoihin
• ARTO, DOAJ jne.
• Tekniikka, käytännöt ja ohjeistus lehdille
 PID-tunnisteet: DOI ja ORCID
• Tekniikka, käytännöt ja ohjeistus lehdille
DOI (Digital Object Identifier)
 Sähköisten aineistojen pysyvä tunniste ja siihen perustuva
pysyvä osoite, esim. doi:10.10.1038/nphys1170
 Miksi kannattaa käyttää?
•
•
•
Artikkelin erottaminen tietokannoissa: julkaisutietojärjestelmät
Julkaisujärjestelmän ja URI:n muutokset (404 Not found)
Tieteellinen viittaaminen
 Selvitetään tunnisteiden käyttöön liittyvät kustannukset
(CrossRef, eivät kovin suuria)
 Tarjotaan lehdille mahdollisuus ja ohjeistus tunnisteiden
käyttöön artikkeleiden yhteydessä
ORCID (Open Researcher and
Contributor ID)
 Tutkijoiden pysyvä tunniste, esim. http://orcid.org/0000-0002-1534109X
 Miksi kannattaa käyttää?
•
Anna Virtasten erottaminen toisistaan erilaisissa tietokannoissa
 Selvitetään tunnisteiden käyttöön liittyvät kustannukset ja pilotoidaan
tunnusten käyttöä osana CSC:n vetämää Tutkijan identifiointi -hanketta
 Tarjotaan lehdille mahdollisuus ja ohjeistus tunnisteiden käyttöön
artikkeleiden yhteydessä
 Alustavana linjauksena Suomessa käytön vapaaehtoisuus
2. Käytettävyys lukijalle
 Tunnistettavuus
• palvelun ”brändi”: nimi, logo, url
• Hyviä ehdotuksia otetaan vastaan!
 Ulkoasun uudistus
• Lehdille TSV:n ylläpitämä oletusteema, jota pääsee
helposti muokkaamaan
• Palvelun etusivu portaalimaisemmaksi ja paremmin
sen sisältöä esitteleväksi
2. Käytettävyys lukijalle
 Käytettävyys
• Luettavuus ja taiton responsiivisuus: TSV:n
ylläpitämä, helposti muokattava oletusteema
• Vaihtoehdot pdf-muodolle, epub? Tässäkin
erityisesti ohjeistus.
 Käyttöoikeudet esille
• Creative Commons –lisenssien käyttö, tuki ja
ohjeistus lehdille
3. Käytettävyys toimituskunnille
 Paljon pieniä asioita
• Pieniä teknisiä vikoja
• Kehitysehdotuksia (tutkitaan ja toteutaan
mahdollisuuksien mukaan)
 Toimituskunnat avainasemassa
• Palautetta nyt ja vuoden lopussa kyselyn kautta
 Parempi lehtikohtainen muokattavuus
• Esimerkiksi taitollisten ratkaisujen parempi
muokattavuus
3. Käytettävyys toimituskunnille
 Parempi, yhtenäinen käännös
• Nykyinen käännös tehty osissa
• Uusi ammattilaisen tekemä käännös
• Ruotsalaisten käännöshankkeen tarkka seuraaminen
 Parempi tilastointi
• Ohjeistusta tilastoinnin tekoon
• Tilastot esille lehtien sivuille artikkelin yhteyteen
4. Helpompi ylläpidettävyys
 Palvelun toimintaperiaatteiden määrittäminen,
avoimuuden edistäminen
• Sopimukset lehtien kanssa: TSV:n ja lehden väliset yhteiset
toimintatavat
• TSV:llä paremmin tiedossa lehtien tavat käyttää järjestelmää
 Helpommin hallittava tekninen kokonaisuus
• TSV:n omat muutokset versionhallintaan
• Selkeämpi sisäinen ohjeistus päivityksiin
• Vikailmoitukset tikettijärjestelmään (toinen hanke)
Open Journal Systems 3.0
OJS 3
 Suuri uudistus koko OJS-järjestelmään
• Toimituksellinen käyttöliittymä kokonaan uusiksi
• Ulospäin näkyvä käyttöliittymä uusiksi
• Kooditason modernisointia
 Aikataulu kuitenkin epäselvä
• Alpha 2013, Beta 2015
 Seurataan ja valmistaudutaan ottamaan käyttöön
Kiitos!
Antti-Jussi Nygård
antti-jussi.nygard@tsv.fi
044-747 2224