Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset
Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset IKI – Hanke, Nykytilan kuvaus Terhi Kiviharju Raision kaupunki & Varsinais-Suomen Sosiaalialan osaamiskeskus OY Vasso Ab 22.10..2015 1 Li Sisällys 1. JOHDANTO................................................................................................................................................. 3 2. NYKYTILAN KUVAUKSEN RAKENNE .................................................................................................. 3 3. MITÄ KOTIHOIDOLLA TARKOITETAAN ............................................................................................... 4 4. KOTISAIRAANHOIDON SEKÄ KOTIPALVELUN PAVELUJEN TUOTTAMINEN HANKEKUNNISSA ......................................................................................................................................... 4 4.1 Kotisairaanhoidon palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa.................................... 5 4.2 Kotipalvelun palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa............................................. 6 4.3 Tukipalveluiden palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa ....................................... 7 5. KOTISAIRAANHOIDON, KOTIPALVELUN JA TUKIPALVELUIDEN TOIMINTAPROSESSIEN HAASTEET, JOITA TIETOJÄRJESTELMÄ VOISI HELPOTTAA ........................................................... 9 6. PÄIVITTÄISEN TYÖN ORGANISOINTI SEKÄ HALLINTA HANKKEESEEN OSALLISTUVISSA KOTIHOIDOISSA............................................................................................................................................ 9 6.1 Työvuorojen ja vuosilomasuunnittelun organisointi hankekunnissa ..................................... 10 6.2 Päivittäiseen työnjakoon liittyvät asiat .................................................................................. 11 6.3 Muita kotihoidon työn organisointiin liittyviä asioita .............................................................. 11 7. HAASTEET IKI-HANKKEEN KOTIHOITOJEN TOIMINNAN TUOTTAMISELLE .......................... 12 8. KIRJAAMINEN .......................................................................................................................................... 13 8.1 Muut keskeiset kotihoitojen käytössä olevat tietojärjestelmät sekä viestintäkeinot ............... 13 9. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA EFFICAAN ...................................................... 14 9.1 Effican Kotihoito-osio ........................................................................................................... 14 9.2 Effican tilastointi .................................................................................................................. 15 9.3 Effican Viikko-ohjelma ......................................................................................................... 15 9.4 Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat ................................................................. 16 10. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA MEDIATRIIN ................................................. 16 10.1 Mediatrin Kotihoito-osio ..................................................................................................... 16 10.2 Mediatrin Kotihoitotapahtumat lehti .................................................................................... 17 10.3 Mediatrin tilastointi ............................................................................................................. 18 10.4 Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat ............................................................... 18 11. PÄIVITTÄISEEN KIRJAAMISEEN HAASTEET ................................................................................ 18 11.1 Työhön vaikuttavat tekijät tietojärjestelmässä .................................................................... 18 11.2 Hoitohenkilöstöön liittyvät tekijät ........................................................................................ 19 11.3 Tietojärjestelmiin liittyvät tekijät.......................................................................................... 19 11.4 Tietolähteet sekä tietovirrat ................................................................................................ 20 12. KANSALLISEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISET ASIAKASASIAKIRJAT .......................... 20 2 13. KOTIPALVELUIDEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIROJEN KÄYTTÖ IKI- HANKEEN KOTIHOIDOISSA ............................................................................................. 21 13.1 Kotipalveluiden asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet ........................................... 27 14. OMAISHOIDONTUEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ ......................................................................................................................................................... 27 14.1 Omaishoidontuen asiakassuunnitelman tekoon liittyvä kehitystarve .................................. 30 15. SOSIAALIHUOLTOLAIN ASETTAMIEN PALVELUIDEN ASIAKASASIAKIRJAT ....................... 30 15.1 Sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet ....................................... 35 16. ASIAKASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖÖN LIITTYVIÄ KEHITTÄMISTARPEITA .............................. 36 17. MITÄ HANKKEESSA TAPAHTUU NYKYTILAN KUVAUKSEN JÄLKEEN .................................. 37 18. POHDINTA JA YHTEENVETO NYKYTILAN KUVAUKSESTA ...................................................... 37 3 1. JOHDANTO Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset (IKI -hanke) on THL:n valtionavustettava hanke, joka toteutetaan yhteistyössä Liedon kunnan, Raision ja Uudenkaupungin kotihoitojen kanssa yhdessä Varsinais-Suomen sosiaalialankeskuksen OY Vasso Ab:n kanssa. Hankkeen hallinnoivana osapuolena toimii Raision kaupunki ja valvojana THL. Hankkeen tavoitteena on kehittää siihen osallistuvissa kunnissa ikäihmisten kotihoidon palveluja hyödyntämällä sekä pilotoimalla kansallisesti määriteltyjä sosiaalihuollon palveluluokituksia, toimintaprosesseja, asiakasasiakirjoja ja termistöä ikäihmisille suunnatun kotihoidon kehittämiseen liittyen. Lisäksi hankkeessa kuvataan ikäihmisten kotihoidon järjestämisen ja tuottamisen toimintamallit sekä työnkulku hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa. Iki -hanke on tässä vaiheessa rajattu koskemaan ainoastaan ikäihmisten kotihoidon palveluita. Tässä nykytilan kuvauksessa kuvataan Raision, Liedon sekä Uudenkaupungin kotihoidon toiminnot ja tarkoituksena on tuoda esille kotihoidon toimintamallit, palveluprosessit sekä kehittämiskohteet ennen kaikkea kirjaamiseen liittyvissä asioissa. Iki-hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa on käytössä kaksi eri potilastietojärjestelmää, Liedossa ja Raisiossa on Effica, Uudenkaupungin kotihoidossa Mediatri ja ProGonsona. Nykytilan kuvauksessa käydään läpi kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjojen käyttöä tämänhetkisessä kotihoitojen työssä. Hankkeeseen osallistuneiden kotihoitojen rakenteet sekä koot vaihtelevat toisistaan. Tässä kuvauksessa Raisio-Ruskon yhteistoiminta-alueen kotihoidon tietoihin on liitetty tiedot Hulvelan kotihoidosta. Hulvelan kotihoito on Raision kaupungin erillinen pieni kotihoito Hulvelan palvelukeskuksen sisällä. Liedon kotihoidon tietoihin sisältyy Liedon lisäksi Tarvasjoki, joka liittyi kuntaliitoksena Lietoon vuoden 2015 alussa. Uudenkaupungin kotihoito vastaavasti pitää sisällään Kalannin, Pyhämaan sekä Lokalahden alueelle tuottavan kotihoidon palvelut. Tässä nykytilan kuvauksessa käsitellään kolmen ison kotihoidon asioita käyttäen niistä nimeä kunnan tai kaupungin mukaan. 2. NYKYTILAN KUVAUKSEN RAKENNE Kuvauksen teossa on käytetty hyväksi Iki- hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen omia valmiita prosesseja tai toiminnankuvauksia, mikäli niitä on ollut saatavilla. Nykytilan koosteen teossa on haastateltu kotihoitojen esimiehiä sekä työntekijöitä ja saatu heiltä kuvaukset asiakasasiakirjojen käytöstä ja niiden käytettävyydestä vuonna 2015. Lisäksi henkilöstöltä on saatu tietoa tämänhetkiseen kirjaamiseen liittyvistä haasteista sekä ongelmakohdista. Lisäksi kotihoitojen työntekijöiltä on saatu tietoa kotihoitojen eri toimintaprosesseista. Nykytilan kuvauksessa käydään pintaraapaisuna läpi kotihoidon toimintaprosesseja. Toimintaprosessit kuvataan mahdollisimman lyhyesti sekä kuvataan työprosessin aikana syntyvät asiakasasiakirjat ja mahdollisen tiedon liikkuminen taholta toiselle. Toimintaprosessien pienimuotoisen kuvauksen perusteluna on se, että suurin pääpaino saadaan rajattua hankkeessa asiakasasiakirjoihin, kirjaamiseen ja sen kehittämiseen, joka on hankkeen ensisijainen tavoite. Hankkeen tavoitteena on lisäksi yhtenäistää kolmen eri kotihoidon työkäytäntöjä vastaamaan toisiaan. Hankkeen tavoitteena on etsiä toimintakäytäntöjä, jotka ovat selkeitä sekä toimivia ja juurruttaa niitä hankkeeseen osallistuviin kotihoitoihin, mikäli se on mahdollista. Asiakasasiakirjojen käytettävyydestä kansallisen palveluluokituksen otsikoiden mukaisesti on tehty nykytilan kuvaukseen hankekotihoidoittain omat taulukot. Vaikka Liedossa ja Raisiossa on käytössä sama tietojärjestelmä, asiakasasiakirjojen käytöistä löytyy erilaisuutta. Mediatrin tietojärjestelmä vastaavasti on aivan erilainen kuin Effica, joten tämän vuoksi jokaisesta kotihoidosta on tehty oma taulukko kuvaamaan asiakasasiakirjojen. Taulukoissa on mainittu miten kyseessä olevaa asiakasasiakirja on käytössä tai vastaavasti kerrottu korvaavan asiakasasiakirjan nimi. Lisäksi taulukkoon 4 on pyritty kartoittamaan asiakasasiakirjan täyttöön liittyvä prosessi, kenen vastuulla on asiakasasiakirjan täyttö tai arkistointi ja onko kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirja edes käytössä. 3. MITÄ KOTIHOIDOLLA TARKOITETAAN Kotona selviytymistä tuetaan kotipalvelun ja kotisairaanhoidon palveluilla. Kunta voi yhdistää sosiaalihuoltolakiin perustuvan kotipalvelun ja terveydenhuoltolakiin perustuvan kotisairaanhoidon yhdistetyksi kotihoidoksi. Iäkkäille suunnatut kotihoidon palvelut voidaan mahdollisimman lyhyesti kuvata seuraavasti: Kotipalvelun tehtävänä on auttaa sekä tukea asiakasta, kun asiakas tarvitsee sairauden tai alentuneen toimintakyvyn vuoksi apua selviytyäkseen kotona arkipäivän askareista sekä henkilökohtaisista toiminnoista. Kotisairaanhoidon tehtävänä on vastaavasti huolehtia asiakkaan sairaanhoidollisten asioiden hoidosta laaja-alaisesti. Yhdessä kotipalvelu sekä kotisairaanhoito muodostavat kotihoidon. Tarvittaessa asiakkaalle voidaan räätälöidä lisää apuja kotiin tukipalveluiden muodoissa. Vaihtoehtoisesti kotihoidon asiakkaalla voi olla käytössään vain tukipalveluita, eli tarvetta laajempiin kotihoidon palveluihin ei ole. Tukipalveluina voidaan asiakkaalle tuottaa esimerkiksi ateriapalvelua, suihkuapua ja kuljetuspalveluita. Laadukas kotihoito perustuu aina asiakkaan palvelutarpeen arviointiin ja sen perusteella laadittavaan asiakassuunnitelmaan, sen toteutukseen ja arviointiin säännöllisin väliajoin annettujen ohjeiden mukaisesti. 4. KOTISAIRAANHOIDON SEKÄ KOTIPALVELUN PAVELUJEN TUOTTAMINEN HANKEKUNNISSA Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa palvelut vastaavat toisiaan paljon. Hankekotihoidoissa on käytössä kotihoidon malli, eli kotipalvelu ja kotisairaanhoito ovat yhdistetty kotihoidoiksi. Valtaosa hankekotihoitojen asiakkaista koostuu ikäihmisistä, mutta kotihoidot huolehtivat ikäihmisten lisäksi myös päihde ja mielenterveyspotilaista sekä muista asiakasryhmistä, jotka tilapäisesti tai jatkuvana tarvitsevat kotihoidolta apuja. Raision sekä Uudenkaupungin kotihoidon palveluntuottajina toimii kaupunki, Liedon kotihoidossa palveluiden tuottaja on kunta. Kaikki kotihoidon alle kuuluvat palvelut on pääsääntöisesti järjestetty oman kunnan/kaupungin sisältä, mutta kaikissa hankekotihoidoissa joistain tarjottavasta palveluista huolehtii joko täysin tai osittain yksityinen palveluntuottaja ostopalveluna. Hankekotihoidot käyttävät lisäksi palveluseteleitä palveluiden tuottamiseen. Palveluseteleiden kautta annettavien palveluiden muoto vaihtelee, mutta niitä käytetään tai käytön lisäämisen kasvattamista on harkittu tulevaisuudessa. Palveluseteleitä Raision kotihoito käyttää pääsääntöisesti sotainvalidien siivouspalveluiden tuottamiseen, Uudenkaupungin kotihoito kotihoidon palveluiden tuottamiseen vaihtoehtona kaupungin tarjoamille kotihoidon palveluille ja Liedon kunta lapsiperheiden kotihoidon palveluiden tuottamiseen sekä siivouspalveluihin. 5 4.1 Kotisairaanhoidon palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa Kotisairaanhoidon alle kuuluvia palveluita hankkeen kotihoidoissa tuotetaan lähes samankaltaisesti. Alla olevaan taulukkoon on kerätty mahdollisimman lyhyesti kuvattuna hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen Kotisairaanhoidon palvelut sekä kirjaamisen käytäntö. Minne kirjataan ja kuka kirjaa. Raisio Lieto Uusikaupunki Lääkehoito Asiakkaalla on mahdollisuus saada avut lääkehoidon toteutukseen (lääkkeiden jako dosettiin, anto dosetista valvotusti, reseptien uusinta lääkärillä sekä lääkkeiden haku apteekista) kokonaisuudessaan. Lääkehoitoa koskeva kirjaaminen tapahtuu rakenteellisesti Effican terveyskertomuksen puolelle Khtos lehdelle, sairaanhoitajat päivittävät lääkelistaa. Jokainen lääkehoitoa toteuttava hoitaja kirjaa lääkehoidon toteuttamisesta tietojärjestelmään. Asiakkaalla on mahdollisuus saada avut lääkehoidon toteutukseen (lääkkeiden jako dosettiin, anto dosetista valvotusti, reseptien uusinta lääkärillä sekä lääkkeiden haku apteekista) kokonaisuudessaan. Avosairaalan osaston kautta on tarvittaessa mahdollisuus saada suonensisäinen lääkitys asiakkaille kotiin. . Lääkehoitoa koskeva kirjaaminen tapahtuu rakenteellisesti Effican terveyskertomuksen puolelle Khtos lehdelle, sairaanhoitajat päivittävät lääkelistaa. Jokainen lääkehoitoa toteuttava hoitaja kirjaa lääkehoidon toteuttamisesta tietojärjestelmään Asiakkaalla on mahdollisuus saada avut lääkehoidon toteutukseen (lääkkeiden jako dosettiin, anto dosetista valvotusti, reseptien uusinta lääkärillä sekä lääkkeiden haku apteekista) kokonaisuudessaan. Mahdollisuus suonensisäisen lääkehoidon antoon olemassa, kotihoidon hoitajia on toimipaikkakoulutettu suonensisäisen lääkehoidon toteutukseen. Kirjaaminen tapahtuu Mediatrin Vanhustyö avohoito lehdelle. Jokainen lääkehoitoa toteuttava hoitaja kirjaa lääkehoidon toteutumisesta tietojärjestelmään. Muu erikoisosaaminen: kotona tehtävät hoitotoimenpiteet, terveydentilan seurannan mittarit Toimipaikkakoulutusta erikoissairaanhoidon toimenpiteisiin on olemassa. Kirjaamisen suorittaa hoitotoimenpiteen tehnyt hoitaja terveyskertomuksen puolelle Efficassa. Tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö, mikäli tieto on välttämätöntä siirtää toiseen hoitoyksikköön. Rinnakkaisnäkymän tekeminen on päällekkäistä kirjaamista, sama merkintä kopioituu toisen hoitoyksikön käyttämälle tietojärjestelmän sivulle. Näytteiden otto Sairaanhoitajat ottavat laskimoverinäytteitä. INR vieritestimittarit ovat käytössä sekä sairaanhoitajilla on lupa Marevan lääkeannostelun sovittujen INR arvojen sisällä. Muita näytteitä otetaan lisäksi kaikkien hoitajien toimesta. Kirjaamisen suorittaa näytteen ottanut hoitaja terveyskertomuksen puolelle KHTOS/Antiko lehdelle, tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö. Lääkäripalvelut Oma geriatri on säännöllisen kotihoidon asiakkaiden lääkärinä. Tilapäisten kotihoidon asiakkaiden lääkäripalvelut hoidetaan terveysaseman kautta. Lääkärit käyttävät työssään lukuisia terveyskertomuksen lehtiä kirjaamisessa. Kotisairaala Ei ole käytössä Toimipaikkakoulutusta erikoissairaanhoidon toimenpiteisiin on olemassa. Kirjaamisen suorittaa hoitotoimenpiteen tehnyt hoitaja terveyskertomuksen puolelle Efficassa. Tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö, mikäli tieto on välttämätöntä siirtää toiseen hoitoyksikköön. . Rinnakkaisnäkymän tekeminen on päällekkäistä kirjaamista, sama merkintä kopioituu toisen hoitoyksikön käyttämälle tietojärjestelmän sivulle. Sairaanhoitajat ottavat laskimoverinäytteitä. INR vieritestimittarit käytössä. Sairaanhoitajille ollaan hankkimassa lupia Marevan lääkeannosteluun sovittujen INR arvojen sisällä. Muita näytteitä otetaan lisäksi kaikkien hoitajien toimesta. Kirjaamisen suorittaa näytteen ottanut hoitaja terveyskertomuksen puolelle KHTOS/Antiko lehdelle, tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö. Terveysasemalla on kolme lääkäriä, jotka huolehtivat kotihoidon asiakkaiden asioiden hoidosta. Kaksi lääkäriä on Liedossa ja yksi Tarvasjoella. Lääkärit käyttävät työssään lukuisia terveyskertomuksen lehtiä kirjaamisessa. Kotisairaalatoimintaa on pienimuotoisesti käytössä avosairaalan yhteistyön avulla. Toimipaikkakoulutusta erikoissairaanhoidon toimenpiteisiin on olemassa. Kirjaaminen tapahtuu aina Mediatrin vanhustyön avohoito lehdelle terveyskertomuksen puolelle. Sairaanhoitajat ottavat laskimoverinäytteitä. Lisäksi lähihoitajia on toimipaikkakoulutuettu laskimonäytteiden ottoon. Käytössä ei ole INR vieritestausta tai lupaa Marevan lääkkeen annosteluun. Muita näytteitä otetaan kaikkien hoitajien toimesta. Kirjaaminen tapahtuu Vanhustyön avohoito lehdelle terveyskertomukseen. Kirjauksen tekee näytteen ottanut hoitaja. Kotihoidon asiakkaiden lääkärikontakti on terveysasemalla. Kotihoidolla on omalääkäri, joka ei ole valitettavasti vakituinen omalääkäri. Lääkärit käyttävät työssään lukuisia terveyskertomuksen lehtiä kirjaamisessa. Ei ole käytössä. Kotisairaalatoiminta on suunniteltu alkamaan vuoden 2016 aikana. 6 4.2 Kotipalvelun palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa Kotipalvelun alle tuotettavat palveluissa on samankaltaisuutta hakkeeseen osallistuvissa kotihoidossa. Taulukkoon on kerätty mahdollisimman lyhyesti kuvattuna hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen kotipalveluiden palveluita sekä kotipalveluiden kirjaamisen käytäntöjä. Raisio Lieto Uusikaupunki Suihkutuspalvelu Asiakkaalla mahdollisuus vastaanottaa asiakassuunnitelman kuuluvana suihkuapua kerran viikossa, mikäli on muitakin palveluita kotihoidolta. Hulvelan saunalla kerran viikossa peseytymismahdollisuus niille asiakkaille, joiden kotona suihkupalvelua ei voida toteuttaa. Suihkupalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan sekä näkyy myönnettynä päätöksenä asiakasmaksupäätöksessä. Asiakkaalla mahdollisuus vastaanottaa asiakassuunnitelman sisällä suihkuapua kerran viikossa, mikäli on muitakin palveluita kotihoidolta. Palvelukeskus Ruskan tiloissa on kerran viikossa peseytymismahdollisuus niille kotihoidon asiakkaille, joiden kotona suihkupalvelua ei voida toteuttaa. Suihkupalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan sekä näkyy myönnettynä päätöksenä asiakasmaksupäätöksessä. Asiakkaalla mahdollisuus vastaanottaa asiakassuunnitelman sisällä suihkuapua kerran viikossa, mikäli on muitakin palveluita kotihoidolta. Sakun kulman päiväkeskuksen saunalla on kerran viikossa peseytymismahdollisuus niille asiakkaille, joiden kotona suihkupalvelua ei voida toteuttaa. Saunapalvelu on lisäksi käytössä Pyhämaalla, Kalannissa sekä Lokalahdella. Suihkupalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan sekä näkyy myönnettynä päätöksenä asiakasmaksupäätöksessä. Asiakasmaksupäätös lähetetään aina asiakkaalle. Hygieniasta huolehtiminen Päivittäisten pikkupesujen toteutuminen on päivittäistä työtehtävää kotihoidossa. Kirjaaminen tapahtuu terveyskertomuksen puolelle rakenteisesti eri otsikoiden alle. Kirjaamisen tekee hoitotoimienpiteen tehnyt hoitaja. Päivittäisten pikkupesujen toteutuminen on päivittäistä työtehtävää kotihoidossa. Kirjaaminen tapahtuu terveyskertomuksen puolelle rakenteisesti eri otsikoiden alle. Kirjaamisen tekee hoitotoimienpiteen tehnyt hoitaja. Päivittäisten pikkupesujen toteutuminen on päivittäistä työtehtävää kotihoidossa. Kirjaaminen tapahtuu vanhustyön avohoito lehdelle ja kirjaamisen tekee hoitotoimenpiteen tehnyt hoitaja. Kirjausta ei tehdä vielä toistaiseksi rakenteisesti. Ateriapalvelumahdollisuus. Hoitajat eivät valmista enää ruokaa, mutta lämmittävät aterioita. Aamu ja iltapalat valmistetaan mikrossa (puuro) sekä tehdään voileipiä ja laitetaan hedelmiä esille. Kauppa-asioista vastaa yksityinen palveluntuottaja tai omainen, kauppalistoja hoitajat tekevät paljon asiakkaiden kanssa. Kauppapalvelusta ei tehdä päätöstä. Ateriapalvelumahdollisuus, ateriapalvelusta tehdään aina päätös, harkinnanvaraisuus käytössä. Hoitajat eivät valmista enää ruokaa, mutta lämmittävät aterioita. Aamu ja iltapalat valmistetaan mikrossa (puuro) sekä tehdään voileipiä ja laitetaan hedelmiä esille. Kauppaasioista vastaa säätiö, yksityinen palveluntuottaja tai omainen, toisinaan myös kotihoito. Kauppalistan teossa hoitajat auttavat. Kauppapalvelusta ei tehdä päätöstä. Mahdollisuus ateriapalveluun. Hoitajat eivät valmista enää ruokaa, mutta lämmittävät aterioita. Aamu ja iltapalat valmistetaan mikrossa (puuro) sekä tehdään voileipiä ja laitetaan hedelmiä esille. Kauppa-asioista vastaa yhdessä yksikössä yksityinen palveluntuottaja, joissain kotihoidon tiimeissä hoitajat käyvät kaupassa tukipalveluna annettavan palvelun muodossa. Myönnetystä kauppapalvelusta tehdään päätös ja se toimitetaan myös asiakkaalle. Isommista siivouksista huolehtii yksityinen palveluntuottaja tai omaiset. Hoitajat huolehtivat roskat sekä tiskit ja huolehtivat hieman yleissiisteydestä. Sotainvalidit saavat palveluseteleitä siivouspalveluiden hoitoon. Myönnetystä palvelusetelistä tehdään päätös. Päätöksen tekee palvelusihteeri. Kodinhoidolliset palvelut kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa tehdystä päätöksestä lisäksi tiedon asiakasmaksupäätöksen yhteydessä Isommista siivouksista huolehtii yksityinen palveluntuottaja tai omaiset. Hoitajat huolehtivat roskat sekä tiskit ja huolehtivat hieman yleissiisteydestä. . Kodinhoidolliset palvelut kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa tehdystä päätöksestä lisäksi tiedon asiakasmaksupäätöksen yhteydessä Ravitsemuksen seuranta Kodinhoito Isommista siivouksista huolehtii yksityinen palveluntuottaja tai omaiset. Hoitajat huolehtivat roskat sekä tiskit ja huolehtivat hieman yleissiisteydestä. . Kodinhoidolliset palvelut kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja myönnetystä palvelusta tehdään aina asiakkaalle palvelupäätös jonka asiakas saa itselleen. 7 Pyykkipalvelu Pyykit pestään asiakkaiden omilla koneilla kotona. Tarvittaessa pyykkihuollon toteuttaa yksityisen palveluntuottajan tuottama pyykkipalvelu. Hulvelassa oma pesutupa, jota hoitajat voivat käyttää. Pyykkipalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa tehdystä päätöksestä lisäksi tiedon asiakasmaksupäätöksen yhteydessä. Pyykit pestään asiakkaiden omilla koneilla kotona. Pyykkihuollon toteuttaa pyykkipalvelu yksityisen palveluntuottajan toimesta. Pyykkipalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa päätöksestä tiedon asiakasmakupäätöksen yhteydessä. Kuljetuspalvelu Sosiaalityöntekijän vastuualue. Sosiaalityöntekijän kautta asiakas saa tarvittaessa kuljetuspalvelun, johon on oikeutettu, mikäli kriteerit täyttyvät Sosiaalityöntekijä avustaa kuljetuspalveluiden hakemisessa. Asiakkailla on oikeus kuljetuspalveluien saamiseen, mikäli kriteerit täyttyvät Pyykit pestään asiakkaiden omilla koneilla kotona tai pyykkipalvelu toteutetaan Sakunkulman päiväkeskuksessa, Kalannin vanhustentalossa tai Lokalahdella kotihoidon toimistolla. Pyykkipalvelusta tehdään asiakkaalle aina päätös ja se toimitetaan asiakkaalle kotiin. Lisäksi asiakas saa asiakasmaksupäätöksen mukana tiedon myönnetystä palvelusta sekä palvelun hinnasta. Käytössä on kutsutaksi, toimintaa organisoidaan päiväkeskuksesta käsin. Muu kuljetuspalvelu anotaan vammaispalvelun kautta. Raision kotihoidossa on oma fysioterapeutti, jonka asiakkaina ovat pääsääntöisesti asiakassuunnitelman omaavat asiakkaat. Lisäksi käytössä on osa-aikainen toimintaterapeutti. Fysioterapeutin ohjauksessa työskentelee kaksi kotikuntoutusavustajaa, joka työllään tukevat kotona asumista vamman tai sairauden sitä vaikeuttaessa. Kuntotustiimin kanssa kotihoidon asiakassuunnitelman omaaville asiakkaille voidaan suunnitella oma erillinen liikuntasopimus, joka kirjataan asiakkaan asiakassuunnitelmaan. Lisäksi kaikissa hankekotihoidoissa asiakkailla on mahdollisuus osallistua kotihoidon palveluiden lisäksi erilaisille kuntoutus sekä intervallijaksoille tukemaan fyysistä, psyykkistä sekä sosiaalista toimintakykyä unohtamatta kuntouttavan päivätoiminnan palveluita. Näistä kuntoutuksen palveluista ei tehdä asiakkaalle erillisiä päätöksiä lukuun ottamatta Raision liikuntasopimuksen palvelua. Tämä kirjataan tarkasti asiakkaan asiakassuunnitelmaan ja asiakas saa siitä itselleen päätöksen maksupäätöksen yhteydessä. Raision sekä Liedon kotihoidoissa asiakkaalle myönnettävistä kotipalvelun palveluista kotipalvelun palvelu käsittää kokonaisuudessaan hygieniasta huolehtimisen, ravitsemustilan seurannan, pienet kodinhoidollisten asioiden hoidon ja pyykkipalvelun. Kun asiakkaalle tehdään asiakassuunnitelma, nämä edellä mainitut asiat kuuluvat kotipalveluiden alle tuotettavien palveluiden otsikon sisälle. Niitä ei kirjata erikseen omina yksittäisinä palveluina vaan asiakassuunnitelmaan kirjataan tarkasti näistä palvelumuodoista vain ne, joita asiakas tarvitsee. Asiakas saa itselleen päätöksen myönnetystä kotipalvelusta ja tarkemmin asiakas voi lukea asiakassuunnitelmasta hänelle suunnitelluista sekä myönnetyistä asiakaskohtaisista palveluista. Lisäksi asiakas saa itselleen kotipalvelun asiakasmaksupäätöksen yhteydessä vielä tarkemmin selville ajan/käyntikertojen määrän, jonka verran hänelle on myönnetty kotipalvelun palveluita. Uudenkaupungin kotihoidossa vastaavasti kirjataan jokainen palvelu erikseen omaksi kohdaksi asiakkaalle suunniteltuihin palveluihin asiakassuunnitelmassa. Mediatrin kotihoito-osiossa asiakkaalle saadaan kirjattua hyvinkin tarkasti jokainen sovittu palvelu omana asiakohtanaan. Lisäksi jokaisesta palvelusta tehdään aina palvelupäätös, tämän palvelupäätöksen myös asiakas saa itselleen. Eri palvelupäätösten tekoa ajatellen Mediatri vaikuttaa Efficaa joustavammalta sekä selkeämmältä tietojärjestelmältä. 4.3 Tukipalveluiden palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa Tukipalveluina tuotettavat ateriapalvelu, siivouspalvelu tai suihkutusapu tuotetaan pääsääntöisesti samanlaisesti kaikissa hankekotihoidoissa. Mikäli jotain palvelua ei tuoteta kotihoidon sisältä, palvelun järjestäminen on hoidettu joka hankekotihoidossa ostopalveluiden turvin. 8 Raisio Lieto Uusikaupunki Ateriapalvelu Kilpailutuksen kautta on valittu yksityinen palveluntuottaja, joka vie aterian asiakkaalle kotiin. Ateria valmistetaan Raision kauppaopiston keittiössä, Aloituksesta vastaa kotihoito tai tarvittaessa muu taho. Ateriapalvelun myöntämiselle on kriteerit, joiden pohjalta päätös palvelusta myönnetään tai kielletään. Ateriapalvelusta ei tehdä päätöstä. Kilpailutuksen kautta on valittu yksityinen palveluntuottaja, joka vie aterian asiakkaalle kotiin. Ateriat valmistetaan terveysaseman keittiössä, Aloituksesta vastaa kotihoito ja palvelun myöntämiseen on kriteerit olemassa. Kriteereistä joustetaan tarvittaessa tarveharkinnan kautta. Palvelusta tehdään palvelupäätös ja sen tekee palvelukoordinaattori. Asiakkaille tilataan keskuskeittiön kautta ateriapalvelu. Yksityinen palveluntuottaja vie ateriat kotihoidon asiakkaille kotiin. Asiakas voi halutessaan tilata aterian myös yksityisesti muutaman ruokaa tuottavan yrityksen kautta, mutta tämä vaihtoehto on hintavampi. Asiakkaalle tehdään palvelusta päätös, päätöksen tekee kotihoidon esimies. Asiakkas saa aina päätöksen itselleen postissa, päätöksestä ilmenee palvelun kokonaishinta. Tukipalveluna tuotettava siivouspalvelu Asiakas ohjataan kääntymään yksityisen palveluntuottajan puoleen, tarvittaessa hoitajat auttavat järjestelyissä. Vähätuloisilla on mahdollisuus saada siivousapu kaupungin Arkiavun kautta. Sotainvalidien siivouspalvelun tuottamiseen on käytössä palvelusetelit. Arkiavun sekä palvelusetelin myöntämiseen palvelusihteeri tekee palvelupäätöksen. Asiakkailla on mahdollisuus saada palvelusetelin kautta siivouspalvelu kotiinsa. Lisäksi valinnanmahdollisuutena on yksityisen palveluntuottajan kautta ostettu palvelu. Siivouspalveluiden myöntämisestä tehdään palvelupäätös, kun asiakkaalle myönnetään palvelusetelioikeus. Yksityinen palveluntuottaja huolehtii asiakkaiden siivouspalvelun tuottamisesta kokonaisuudessaan. Kotihoidon henkilökunta ohjaa asiakasta siivouspalveluiden piiriin. Palvelupäätösten tekoa ei siivouspalveluiden tuottamisesta tarvitse tehdä. Palvelusetelin kautta siivouspalvelu on mahdollinen, mikäli sille asetettu tuloraja alittuu. Tukipalveluna tuotettava suihkutuspalvelu Asiakas voi tarvita vain suihkuavun kotiinsa. Tämä palvelu voidaan tuottaa asiakkaalle kerran viikossa toteutettavana tukipalvelun suihkupalveluna. Palvelusta ei tehdä asiakkaalle erillistä palvelupäätöstä. Jos asiakkaalle myönnetään suihkutusapu Hulvelan saunalla kerran viikossa, asiakkaalle ei tehdä saunamatkoihin liittyvää kuljetuspalvelupäätöstä, asiakas maksaa omavastuuosuuden suoraan taksiyrittäjälle. Hulvelan saunamahdollisuus on tarkoitettu asiakkaille, joita ei voida asunnosta johtuvista syistä suihkuttaa kotona. Mikäli asiakkaan suihkuapua ei voida toteuttaa asiakkaan kotona asunnosta johtuvista syistä, suihkutuspalvelu toteutetaan Palvelukeskus Ruskan tiloissa. Tukipalveluna tuotettavasta suihkutuspalvelusta tehdään aina palvelupäätös, jonka myös asiakas saa itselleen. Asiakas voi tarvita vain peseytymisavun. Tämän kaltaisessa tilanteessa palvelu tuotetaan tukipalveluna Sakun kulman päiväkeskuksessa tai Kalannin palvelukeskuksessa. Palvelusta tehdään aina päätös ja se toimitetaan myös asiakkaalle kotiin. Turvapuhelin Yksityinen palveluntuottaja vastaa turvapuhelintoiminnasta kokonaisuudessaan. Lähettävät kuukausittain raportin kotihoidon asiakkaiden turvapuhelinhälytyksistä sekä tarvittaessa ottavat yhteyttä nopeasti, mikäli havaitsevat asiakkaiden voinnissa muutoksia. Yksityinen palveluntuottaja tekee asiakkaan kanssa sopimuksen turvapuhelinpalvelusta, kotihoito ei ole päätöksen tai sopimuksen teossa mukana. Yksityinen palveluntuottaja vastaa turvapuhelintoiminnasta kokonaisuudessaan. Lähettävät kuukausittain raportin kotihoidon asiakkaiden turvapuhelinhälytyksistä sekä tarvittaessa ottavat yhteyttä nopeasti, mikäli havaitsevat asiakkaiden voinnissa muutoksia. . Yksityinen palveluntuottaja tekee asiakkaan kanssa sopimuksen turvapuhelinpalvelusta, kotihoito ei ole päätöksen tai sopimuksen teossa mukana. Yöaikaan turvapuhelinhälytykset hoitaa yksityinen palveluntuottaja. Päivisin turvapuhelinhälytykset menevät MariaSofia-kodin osastolle, josta hoitajat ilmoittavat hälytyksistä eteenpäin. Kotihoidossa on oma turvapuhelin, jota jokainen tiimi vuorollaan käyttää 3vko:n ajan. Jokaiselle asiakkaalle on määritelty taho, jonne tulleesta hälytyksestä soitetaan ensimmäisenä. Tämä voi olla myös omainen. Palveluntuottaja kirjaa turvapuhelinhälytyksien käynneistä viestivihkoon tai ilmoittavat puhelimitse. Palveluntuottaja pääsee tarvittaessa kirjaamaan asiakkaan asioista Mediatriin. Kun asiakkaalle aloitetaan jokin tukipalvelu, niin palvelun aloituksesta ei tehdä asiakkaalle asiakassuunnitelmaa Efficaa käyttävissä hankekotihoidoissa. Tukipalveluiden aloitus edellyttää aina palvelutarpeen arvion tekoa asiakkaalle, tämä arvio kirjataan tarkasti tietojärjestelmään. Lisäksi aina ei tehdä edes palvelupäätöstä myönnetystä tukipalvelusta. Tästä on esimerkkinä suihkutuspalvelu. Raisiossa kotihoidon tiimisairaanhoitaja tekee tukipalveluna suihkuapua saaville asiakkaille ”piiloasiakassuunnitelman”. Tämä on asiakassuunnitelma, jonne kirjataan vain aloitettu suihku- 9 palvelu, lisäksi asiakkaalle avataan palvelujakso, palvelupäätöstä ja tuloselvityksiä ei tarvitse tehdä. Tämä ”piiloasiakassuunnitelma” tehdään sen vuoksi, että asiakas saadaan liitettyä kotihoitotiimien käytössä olevaan Effican viikko-ohjelmaan ja asiakkaan luokse tehtävät kotikäynnit voidaan ohjelmoida tapahtuvaksi säännöllisesti. Tämä turvaa sen, että asiakkaalle suunnatut kotikäynnit eivät unohdu toteuttaa ja tukipalvelukäyntejä ei tarvitse lisätä joka viikko manuaalisesti tietojärjestelmään. Tämä käytäntö on ikään kuin turva, jolla asiakas saadaan pysymään kotihoitotiimien listoilla hektisen työn arjessa. Uudenkaupungin kotihoidossa tehdään aina myönnettävästä palvelusta asiakkaalle palvelupäätös sekä asiakassuunnitelma. Näin toimitaan myös tukipalveluiden kohdalla. 5. KOTISAIRAANHOIDON, KOTIPALVELUN JA TUKIPALVELUIDEN TOIMINTAPROSESSIEN HAASTEET, JOITA TIETOJÄRJESTELMÄ VOISI HELPOTTAA Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa ei osattu kuvata sellaista toimintaprosessin haastetta, johon suoranaisesti kaivattaisiin muutosta. Päällekkäistä työtä tapahtuu kuitenkin prosessien eri toiminnoissa pakosta, koska osa suoritettavista asioista on tehtävä asiakkaan kotona, jossa toimivaa tietojärjestelmää ei ole työvälineenä käytettävissä. Tästä hyvänä esimerkkinä on asiakkaan kauppa-asioiden hoito, kun asiakkaalle on sovittu kauppapalvelu. Hoitaja kirjaa asiakkaan kauppalistan kotikäynnillä irralliselle paperille tai vastaavasti ottaa mukaansa asiakkaan tekemän kauppalistan. Toimistolla hoitaja kirjaa käsin kauppalistan valmiille palveluntuottajan pohjalle tai kotihoidon itse tekemälleen kauppalistapohjalle. Pohja on usein Wordilla tehty, jota hoitajat pystyvät tarvittaessa kopioimaan kopiokoneella lisää. Tämän jälkeen kauppalista lähetetään sähköisesti palveluntuottajalle. Palveluntuottajia saattaa olla useita, koska jokainen asiakas valitsee itse omaisensa kanssa kauppa-asiat hoitajavan palvelutuottajan. Jokainen hankekotihoito on kehittänyt omat toimintatavat kauppapalvelun palveluiden tuottamiseen ja lisäksi jokainen yksityinen palveluntuottaja toivoo omanlaista työkäytäntöä. Kotihoitojen on tiedostettava monia eri toimintatapoja yksinkertaiseltakin kuulostavan palvelun loppuun asti saattamiseen, tällöin myös virheiden riski kasvaa. Virheenä voi tapahtua esimerkiksi se, että kauppalista lähtee vahingossa väärälle palveluntuottajalle ja tämän jälkeen asian selvittely sekä uudelleen organisointi tulee viemään hoitajilta työaikaa. Lisäksi palveluista ateriapalvelun aloitus tuottaa kotihoidossa päällekkäistä manuaalista työtä sekä lomakkeiden lähettämistä ja kopioimista. Lisäksi ateriapalveluiden aloittamiseen liittyy usein myös asiakkaan kotiavaimen vastaanottamista sekä toimittamista keittiön henkilökunnalle ateriakuljetuksia varten. Ateriapalvelun myöntämiseen joka kotihoidossa on säädetty omat kriteerinsä. Ateriapalvelun aloitus edellyttää aina palvelutarpeen arvion tekemistä sekä oman ateriapalvelulomakkeen täyttöä. Ateriapalvelulomakkeen lisäksi tarvitaan tulotietojen selvittely sekä aterialaskutuksen aloitusprosessia. Tämä työvaihe on pääsääntöisesti palvelusihteerin tai toimintotyöntekijän työtä. Ateriapalvelu voidaan aloittaa sähköisesti tai puhelinsoiton kautta nopeasti, mutta aloitus vaatii edelleen paperisten lomakkeiden täyttöä vähintään kolme eri lomaketta ja näiden kopiointia toimistolla, unohtamatta postitusta eteenpäin. Ateriapalvelun aloitus siis työllistää helposti 1-3 työntekijää. Tätä toimintaprosessia saattaisi tietojärjestelmän tehostettu käyttöönotto helpottaa, mikäli se tietojärjestelmän puitteissa olisi mahdollista. 6. PÄIVITTÄISEN TYÖN ORGANISOINTI SEKÄ HALLINTA HANKKEESEEN OSALLISTUVISSA KOTIHOIDOISSA 10 Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa päivittäisen työn organisointi, suunnittelu sekä toiminnan organisointi vaihtelevat hieman. Nämä toiminnot ovat välttämättömiä kotihoitojen palveluiden saumattomaan onnistumiseen ja toteuttamiseen. Alla olevaan taulukkoon on kuvattu päivittäiseen työn hallintaan sekä organisointiin liittyviä olennaisia tekijöitä hankekotihoidoittain sekä tietojärjestelmä, joita eri vaiheissa käytetään. 6.1 Työvuorojen ja vuosilomasuunnittelun organisointi hankekunnissa Raisio Lieto Uusikaupunki Työvuorosuunnittelu Esimiesten toimesta. Käytössä kiertävät työvuorolistapohjat ja 3 viikon työvuorolistat. Työvuorosuunnittelussa käytetään Titanian työvuorojen suunnittelun ohjelmaa. 2 lähihoitajaa vastaavat työvuorosuunnittelusta. Käytössä on kuuden viikon työvuorolistat sekä Titania. Käytössä on (kaupunkialueella) autonominen työvuorojen suunnittelu sekä kolmen viikon työvuorolistat. Kotihoidon esimies vahvistaa työvuorot. Titania käytössä. Lomasuunnittelu Käytössä kiertävät lomalistat. Kotihoidon esimies suunnittelee sekä hyväksyy vuosilomien ajankohdat. Vuosilomissa kiertävät listapohjat tasapuolisuuden vuoksi. Lomien suunnittelussa sekä hyväksymisessä käytössä Norlic ohjelma. Autonominen lomasuunnittelumahdollisuus. Esimies hyväksyy ehdotukset vuosilomien ajankohdalle. Hoitajat suunnittelevat vuosilomansa kiertävien lomalistojen periaatteiden pohjalta. Lomasuunnittelussa on käytössä Web tallennuksen ohjelma. Käytössä autonominen lomasuunnittelu, lomat suunnitellaan pääsääntöisesti tiimeittäin. Esimies hyväksyy ehdotukset vuosilomien ajankohdalle. Lomien ajankohtia kierrätetään tasapuolisesti henkilöstön kesken. Lomasuunnittelussa on käytössä Web tallennuksen ohjelma. Työajat Kaksivuorotyö, jaksotyö, ei yövuoroa yhteistoiminta-alueen kotihoidossa, yksityinen palveluntuottaja vastaa yö aikaan tapahtuvan palvelun toteutumisesta turvapuhelintoimintona. Hulvelan kotihoidossa on oma yöhoito kaupungin oman henkilöstön toteuttamana palveluna. Vuorotyö, ei yövuoroja. Yöhoito on järjestetty yksityisen palveKaksivuorotyö, keskimääräinen luntuottajan toimesta ostopalyleistyöaika, ei yövuoroja. veluna. Yöhoito on turvapuheYöhoito on järjestetty yksityilintoimintoa, jos asiakkaalle sen palveluntuottajan toimesta tulee tarve kotikäynnille turvaostopalveluna. Yöhoito on puhelinhälytyksen jälkeen, pääsääntöisesti turvapuhelinyksityinen palveluntuottaja toiminto. huolehtii käynnin asiakkaan luokse. Käytössä yleistyöaika. Sijaisten hankinta Käytössä on oma rekrytointi. Esimiehet huolehtivat sijaisten hankinnasta. Iltavuoroissa sekä viikonloppu ja pyhäaikana hoitajat huolehtivat sijaisten hankinnasta poissaolotilanteissa. Esimiehet tekevät määräyskirjat sijaisille yhdessä palvelusihteerin kanssa. Sijaisten määräyskirjat tehdään D360 ohjelman avulla. Kuntarekry käytössä, mutta sen lisäksi esimies huolehtii sijaisten hankinnasta. Iltavuoroissa sekä viikonloppu ja pyhäaikana hoitajat huolehtivat sijaisten hankinnasta. Palvelukoordinaattori sekä palveluohjaaja tekevät määräyskirjat Web tallennus ohjelman avulla. Esimiesten toimesta, tarvittaessa tiimisairaanhoitajat auttavat sijaisten hankinnassa. Iltavuoroissa sekä viikonloppu/pyhäaikana hoitajat huolehtivat sijaisten hankinnasta. Esimies huolehtii määräyskirjojen teon sijaisille, määräyskirjat tehdään Web tallennus ohjelman avulla. 11 6.2 Päivittäiseen työnjakoon liittyvät asiat Raisio Lieto Uusikaupunki Päivittäinen työnjako Effican Viikko-ohjelman kautta yhteistoiminta-alueen kotihoidossa ja Hulvelan kotihoidossa on käytössä paperinen viikkoohjelma. Viikko-ohjelmassa on tiimeittäin kaikki tiimin asiakaskäynnit jaettu aikakriittisen pohdinnan kautta tasapuoliseen järjestykseen. Viikkoohjelmaa käyttävät kaikki hoitajat, tiimisairaanhoitaja jakaa asiakaspaikat tiimille sekä toimii tiiminvetäjänä. Päivittäinen työnjako toteutetaan sekä mobiilin optimoinnin kautta sekä paperisen viikkoohjelman avulla. Mobiili ei toimi vielä aivan kunnolla, joten kaikkia päivittäiseen työnjakoon liittyviä asioita ei voida toteuttaa sen kanssa. Kotihoidossa on 1-3 hoitajaa, jotka toimivat työnjakajina jakaen asiakaskäynnit tasapuolisesti hoitajille. Mobiilin käyttöä tehostetaan tietoisesti koko ajan. Työnjakajina toimivat Liedossa lähihoitajan koulutuksen saaneet hoitajat ja kotihoidon tiiminvetäjinä toimivat lähihoitajan koulutuksen saanut hoitaja. Päivittäisen työnjaon vastuu on tiimisairaanhoitajalla. Mediatrin kotihoito-osiossa on Kotihoitotapahtumat -lehti, johon on syötetty kaikki päivittäiset asiakaskäynnit. Tiimisairaanhoitaja jakaa paikat viimeistään edellisenä päivänä tiimin hoitajille tasapuolisesti. Asiakaspaikkojen jakaminen tehdään manuaalisesti asiakaskäyntikohtaisesti yksitellen aikakriittisyys huomioiden. Ilta- ja viikonloppukäyntien organisointi 1-4 lähihoitajaa on perehtynyt ilta- ja viikonloppuasiakkaiden kotikäyntilistojen tekoon. Listat tehdään manuaalisesti kotihoidon hoitajien toimesta. Käytössä koko kotihoidon ilta, viikonloppu sekä pyhälistat, johon on organisoitu koko kotihoidon kaikki käynnit. Ilta- ja viikonloppukäyntien listat tehdään Excel ohjelman avulla. Listat ovat muistitikulla, josta ne tulostetaan sekä kopioidaan hoitajille. Mobiilin optimointia ei käytetä ilta- ja viikonloppuasiakkaiden kotikäyntilistojen teossa. Listat tehdään manuaalisesti kotihoidon hoitajien toimesta käsin. Ilta- ja viikonloppukäyntien listat tehdään Excel ohjelman avulla. Ensin käynnit tehdään ruutuvihkoon ja siitä Excelin avulla valmiina olevaan pohjaan. Listat ovat muistitikulla, josta ne kopioidaan sekä tulostetaan hoitajille. Ilta- ja viikonloppukäyntien organisoinnin vastuu on tiimisairaanhoitajalla. Oman tiimin hoitajat tekevät pääsääntöisesti omien asiakkaidensa ilta sekä viikonloppujen kotikäynnit, eli ilta/viikonloppujen työvuorot suunnitellaan pitkälle tiimikohtaisesti. Ilta- ja viikonloppulistat tehdään Mediatrin kotihoitotapahtuma lehden kautta. Käynneistä ei tehdä omia listoja Excelille. Käyntilista tulostetaan Mediatrista kuten arkenakin. Kaikki asiakkaisiin liittyvät asiat, lisäkäynnit tai muutostilanteet voidaan viestittää mobiilin kautta. Mobiilin lisäksi puhelinsoitot hoitajalta toiselle on turvallinen keino viestimisen välineenä. Jokaisella vakituisella kotihoidon hoitajalla on oma henkilökohtainen mobiili, pitkäaikaisilla sijaisilla lisäksi oma. Lyhytaikaiset sijaiset saavat mobiilin käyttöönsä toimistolta. Kaikki ylimääräiset asiakaskäynnit sekä puhelinsoitot kirjataan terveyskertomukseen rakenteisesti Se, joka vastaanottaa tiedon lisäkäynnin tarpeesta huolehtii tiedon viemisen eteenpäin tiimille, jonne asia kuuluu. Tiimissä pääsääntöisesti sairaanhoitajan työtehtäviin kuuluu tarvittavien lisäkäyntien organisointi kentälle. Puhelinsoitto on toistaiseksi varmin keino tiedon eteenpäin viemisessä. Kaikki ylimääräiset asiakaskäynnit sekä puhelinsoitot kirjataan terveyskertomukseen. Se, joka vastaanottaa tiedon lisäkäynnin tarpeesta huolehtii tiedon viemisen eteenpäin tiimille, jonne asia kuuluu. Tarvittavien lisäkäyn- Tiimissä pääsääntöisesti saitien organisointi, raanhoitajan työtehtäviin kuuasiakkaiden asioihin luu tarvittavien lisäkäyntien liittyvien tietojen organisointi kentälle. Puhelinvälittäminen eteensoitto on varmin keino tiedon päin eteenpäin viemisessä. Kaikki ylimääräiset asiakaskäynnit sekä puhelinsoitot kirjataan terveyskertomukseen rakenteisesti. 6.3 Muita kotihoidon työn organisointiin liittyviä asioita Kotihoidon henkilöstö käyttävät työssään välimatkojen välillä liikkumiseen pääsääntöisesti autoja, polkupyöriä tai liikkuminen tapahtuu kävellen. Oman auton käytöstä hoitajat saavat kilometrikorva- 12 uksen palkan yhteydessä. Kilometrikorvauksen saaminen edellyttää päivittäistä ajopäiväkirjanpitoa. Iki-hankkeen kotihoidoissa oli havaittavissa kaksi erillistä tapaa ajokilometrien maksun toteuttamiseen. Kilometrikorvausten maksu Raisio Lieto Uusikaupunki Hoitajat kirjaavat ajokilometrit ajopäiväkirjaan. Kuukauden lopussa ajokilometrit tuodaan palvelusihteerille, joka syöttää ajettujen kilometrien määrän Personec F-palkkaohjelmaan. Palkkaohjelmasta kilometrit tulevat maksuun palkan yhteydessä. Palvelusihteeri tekee yhteenvedon kaikista ajoetuista kilometrimääristä/hoitaja vielä Excelin avulla, esimies hyväksyy yhteenvedon ja se lähetetään palkanlaskijalle. Käytössä Weptallennustoiminto. Jokainen hoitaja kirjaa ajokilometrit ajopäiväkirjaan, josta työntekijä syöttää ajettujen kilometrien määrän Wep-tallennukseen. Web-tallennuksesta kotihoidon esimies hyväksyy ajokilometrit ja sen jälkeen ne siirtyvät palkkatoimiston kautta maksuun palkan yhteydessä Käytössä Webtallennustoiminto. Jokainen hoitaja kirjaa ajokilometrit ajopäiväkirjaan, josta työntekijä syöttää ajettujen kilometrien määrän Wep-tallennukseen. Web-tallennuksesta kotihoidon esimies hyväksyy ajokilometrit ja sen jälkeen ne siirtyvät palkkatoimiston kautta maksuun palkan yhteydessä 7. HAASTEET IKI-HANKKEEN KOTIHOITOJEN TOIMINNAN TUOTTAMISELLE Kaikissa hankekotihoidoissa kuvataan haasteeksi palveluiden tuottamiselle se, että kotihoidoilla ei ole olemassa selkeitä kriteerejä, keitä kotihoito hoitaa. Kotihoidot hoitavat toistaiseksi kaikki, jotka apua tarvitsevat. Lisäksi uutena muutoksena tullut lapsiperheille tuotettavien kotihoidon palveluiden suunnittelu, organisointi sekä järjestäminen ovat tuoneet uusia ratkaistavia haasteita, joihin hankkeeseen osallistuneidenkaupunkien sekä kunnan on ollut pakko ratkaista. Haasteellisuutta kotihoidon työlle tuo uusi linjaus, jonka tarkoituksena on tuottaa mahdollisimman paljon palveluita asiakkaille kotiin. Laitosasumisen sijaan halutaan tukea kotona-asumista niin kauan, kun se vain asiakkaiden kohdalla on mahdollista. Kotihoitojen apujen turvin kodeissa asuu tänä päivänä ehkä entistä huonokuntoisempia asiakkaita ja tämä luo kotihoitojen palveluiden organisoimiseen uusia ratkaisua tarvitsevia asioita. Näitä ovat esimerkiksi henkilöstömitoitusten riittävän määrän turvaaminen työvuoroissa sekä päivystysaikaan annettavan hoidon kasvun määrään vastaaminen. Lisähaasteen tuovat vielä kasvava mielenterveys sekä päihdeasiakkaiden määrä. Toiminnan tuottamisen järjestelyyn sekä organisoimiseen on puututtu hankekotihoidoissa. Toimintaa on kehitetty Raisiossa ottamalla kotihoito-osion viikko-ohjelma käyttöön jäsentämällä asiakkaiden kotikäyntien ajankohdat aikakriittisen periaatteiden mukaisesti. Lisäksi Raisiossa on toiminnanohjauskilpailutus käynnissä kotihoidon mobiilin hankintaa sekä sen käyttöönottoa ajatellen. Liedossa on jo käytössä mobiili, mutta sen käytön tehostamiseen sekä uusien rajapintojen avaukseen koetaan tarvetta. Näitä ollaan parhaillaan suunnittelemassa. Mobiilin käyttöä olisi hyvä tehostaa ilta- sekä viikonloppuina annettavaan päivystysajan hoitoon. Tämä toisi helpotusta käytännön kotihoitotyöhön hoitajille, kun erillisten päivystysasiakkaiden listojen tekemiseen käytetty aika jäisi pois. Uusien rajapintojen avaaminen sekä käyttöönotto ovat kuitenkin haasteellinen, kallis taloudellinen huomioitava resurssikysymys. Uudenkaupungin kotihoito vastaavasti ottaa käyttöönsä uutta kotihoito-osiota Mediatrin tietojärjestelmässä tehostamaan kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjojen käyttöä ja käytettävyyttä. Samalla päivittäisen asiakastyön kirjaaminen muuttuu rakenteiseksi kirjaamiseksi. Rakenteisen kirjaamisen koulutusta on tulossa henkilökunnalle. Lisäksi Uudenkaupungin kotihoito on kiinnostu- 13 nut kotihoidon mobiilin käyttöönotosta tehostamaan kotihoidon työtä. Itse yhden työmenetelmän tehostamisena hoitajien arkityössä Uudenkaupungin kotihoito olisi kiinnostunut hankkimaan sairaanhoitajilleen INR vieritestausmittareita sekä lupaa Marevan lääkityksen annosteluun. Tällöin sairaanhoitajien työtä voidaan tehostaa kun osa Marevan lääkkeitä käyttävien asiakkaiden lääkehoidon toteutuksesta voidaan suorittaa kotikäynnillä loppuun saakka. Mutta nämä ovat isoja ratkaistavia taloudellisia haasteita, joita tulevaisuudessa joudutaan miettimään. 8. KIRJAAMINEN Iki-hankkeeseen osallistuvissa kunnissa kirjaaminen on päivittäistä. Potilastietojärjestelmiä on kaksi, Liedossa ja Raisiossa Effica, Uudenkaupungin potilastietojärjestelmä on Mediatri sekä ProGonsona. Rakenteellinen kirjaaminen on käytössä Liedon sekä Raision kotihoidoissa. Uusikaupunki ottaa rakenteisen kirjaamisen käyttöönsä vielä vuoden 2016 aikana. Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa kirjaaminen tapahtuu päivittäin jokaisen hoitajan toteuttamana. Jokainen kotikäynti kirjataan sekä tilastoidaan, jokaisella hoitajalla on omat tunnukset potilastietojärjestelmän käyttöön. Tilastoinneilla on laaja merkitys kotihoidon työn suunnittelussa esimiestasolla. Tilastointi voidaan kuvata lyhyesti yhden esimerkin kautta siten, että hoitaja kirjaa tietojärjestelmään ylös ajan minuutteina, jonka hoitaja viettää asiakkaan kanssa. Aikaa kotikäynniltä toiselle siirtymisestä ei tilastoida. Hoitajilla on käytössään pääsääntöisesti tavallisia tietokonepäätteitä sekä tablettitietokoneita. Hankekotihoidoista vain Liedossa on käytössä toiminnanohjausjärjestelmä Kotihoidon mobiili (Fastroi Hilkka) sekä siihen liittyvä sähköinen ovenavaus. Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa sen, että tulevaisuudessa kirjaaminen sekä tilastointi voidaan tehdä mobiilipäätteellä asiakkaan kotona kotikäynnin yhteydessä. Liedossa mobiilin kautta hoitajat voivat kirjata sekä tilastoida joitain asioita, mutta aivan täydellisesti mobiili ei ole vielä käytettävissä. Uudenkaupungin sekä Raision kotihoidossa jokainen tehty asiakaskäynti kirjataan kertomuksen puolelle tilastoinnin lisäksi. Liedossa kirjaaminen on voitu jättää toisinaan tekemättä, mikäli asiakkaan voinnissa ei ole tapahtunut muutosta ja kotikäynnillä ei ole tapahtunut mitään erityistä. Tilastointi tehdään Liedossa aina, kuten Raisiossa ja Uudenkaupungin kotihoidossa. Perusteluna kirjaamatta jättämisen toiminnalle Liedossa on se, että asiakkaasta ja hänen voinnistaan kirjataan vähintään kerran viikossa huolellinen arvio ja mikäli asiakkaan voinnissa tapahtuu erityistä, tämä kirjataan järjestelmään aina. Tällöin Effica ei täyty lukuisista päivittäisistä kirjauksista, jossa ei ole havaittavissa muutoksia asiakkaan voinnille. 8.1 Muut keskeiset kotihoitojen käytössä olevat tietojärjestelmät sekä viestintäkeinot Perustietokoneohjelmien (Word, Excel, PowerPoint) lisäksi hankkeen kotihoidoissa on käytössä muita tietojärjestelmäohjelmia, joita kotihoitojen hoitajat sekä esimiehet käyttävät lähes päivittäin työssään. Tietojärjestelmistä on tehty lyhyt luettelomainen maininta alle: Titania (Työvuorosuunnittelu) Norlic (sairaspoissaolojen seuranta sekä vuosilomien suunnittelu, poistui käytöstä kesällä 15, tilalle tuli uusi ohjelma ESSI) Personec F ESS (ESSI) (sairaspoissaolojen seuranta, vuosilomien suunnittelu ja kilometrikorvausten maksu) KuntaMaisema (talouden suunnittelun ja seurannan, kuntalaskutuksen, tuotteistamisen sekä raportoinnin tietoväline) Tena ohjelma (kotihoidon asiakkaiden inkontinenssisuoja tilausten ohjelma) 14 Abakus (hoitotarvikkeiden tilaaminen) Uranus (apteekkituotteiden tilaaminen) WorkFlow (laskutusohjelma) Rondo (työnkulun toimintaan, laskutuksiin liittyvä tietojärjestelmä) Pro-Consona (sosiaalitoimen tietojärjestelmä) Web tallennus (Ajokilometrien korvauksiin, määräyskirjojen tekoon sekä lomien suunnitteluun käytettävä tietojärjestelmä) Viestivihot (vanha viestintäkeino omaisten sekä hoitajien välillä) Muut kotihoito-ohjeet asiakkaiden kotona (Nämä ovat ohjeita asiakkaiden hoitoon liittyvissä asioissa, paperille manuaalisesti käsin/tietokoneella tehty ohjeistus) Muut kotihoitotiimeissä käytössä olevat tallennustikut, vihot sekä kansiot 9. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA EFFICAAN Efficaan kirjataan Liedossa sekä Raisiossa. Kirjaaminen näissä kahdessa kotihoidossa on samankaltaista ja käytössä on rakenteinen kirjaaminen. Efficasta on käytössä terveyskertomuksen puoli sekä lisäksi kotihoito-osio. Jokaisella kotihoidon hoitajalla on omat henkilökohtaiset tunnukset kirjaamisen tekoa varten. Opetus Effican käyttöön tapahtuu työyksiköissä pääsääntöisesti vieriopetuksena, toinen hoitaja opettaa järjestelmän käyttöä uudelle työntekijälle. Isompien tietojärjestelmään liittyvien muutosten kohdalla henkilöstölle järjestetään koulutusta. Efficaan asiakkaiden päivittäisen hoidon kirjaaminen tapahtuu kertomuksen puolelle Kotihoitokansion alla olevalle Khtots lehdelle. Hoitajien päivittäisen kirjaamisen määrä vaihtelee, kirjaaminen tapahtuu 1-3 krt työvuoron aikana, riippuen asiakkaan kotikäyntien määrästä sekä päivittäisestä terveydentilasta. Raision kotihoidossa jokainen kotikäynti kirjataan kertomuksen puolelle sekä tilastoidaan kotihoitoosion puolelle, mutta Liedon kotihoidon käytäntö on hieman erilainen. Liedossa mikäli asiakkaan terveydentilassa ei ole tapahtunut muutoksia tai kotikäynnillä ei ole tapahtunut mitään erikoista, niin kirjaamisen kertomuksen puolelle voidaan jättää tekemättä. Hoitajan on kuitenkin tilastoiva tehty kotikäynti. Edellytyksenä toiminnalle on se, että hoitajat huolehtivat, että asiakkaasta tulee kirjattua vähintään kerran viikossa kattava maininta terveydentilasta, voinnista ja toimintakyvystä. 9.1 Effican Kotihoito-osio Kotihoito-osio on oma erillinen osio Efficassa. Kotihoito-osio on maksullinen lisätoiminto, joten se ei ole automaattisesti Liedossa tai Raisiossa muiden terveydenhuollon yksiköiden käytössä. Kotihoito-osio tulee liittää omana ohjelma-ajonaan etukäteen sovittuihin tietokoneisiin ja jokainen liittäminen on oma kustannushankintansa. Tämän vuoksi kotihoito-osio ei valitettavasti ole kaikkien asiakasta hoitavien tahojen käytettävissä. Kotihoito-osio on kuitenkin kotihoidon toimintaa ajatellen tärkeässä asemassa, sen kautta työstetään lukuisia kotihoidon toiminnan prosesseja sekä asiakaskirjoja. Effican kotihoito-osion rakenne otsakeistuu systemaattisesti neljään pääotsikkoon ja pääotsikot omiin alaotsikkoihin, joita on aina muutamia. Jokainen alaotsikko jakautuu vielä omiin alaalaotsikkoihin. Näistä ala-alaotsikoista löytyy mm kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjoja. Liedossa kotihoito-osio on ehkä aavistuksen laajemmassa käytössä Raisioon peilaten. Liedossa hoitajat käyttävät kotihoito-osioiden asiakasasiakirjoja enemmän työssään esimerkiksi uuden asiakkaan palvelutarpeen arviointia kirjatessa. Vastaavasti Raisiossa kotihoidon sairaanhoitajat tekevät laajoja palvelutarpeen arvion kirjauksia Khtots lehdelle. 15 Kotihoito-osion kautta tapahtuu kotihoitojen kuukausittain tapahtuva laskutus. Raisiossa sekä Liedossa tiimivastaavan työtehtäviin kuuluu oman tiimin asiakaslaskutuksen teko. Laskutusta varten molemmissa kotihoidoissa on olemassa lakiin perustuva asiakasmaksulaskelman kaava, jonka perusteella asiakkaalle määräytyy tuloihin pohjautuva kotihoidon kuukausilaskutus. Liedossa laskutus on aikaperusteista, Raisiossa laskutus on myös aikaperusteista, ajasta muodostuu palveluluokka ja tätä palveluluokka muodostaa kotihoidon maksun. 9.2 Effican tilastointi Kotihoito-osion puolelta tapahtuu kotikäyntien tilastointi. Tilastoimiseen jokainen kotihoito voi luoda omat tilastopohjat kotihoitojen tiimien, alueiden sekä käytössä olevien palveluiden mukaan. Eli Liedossa sekä Raisiossa on molemmissa kotihoidoissa omat tilastopohjat, joihin on kirjattu esimerkiksi käytössä olevien tiimien nimet tai ajankohta, jolloin palvelu on asiakkaalle annettu. Tilastoiminen tehdään kaikista kotihoidon asiakkaiden tehdyistä kotikäynneistä. Tilastointiin pohjautuu lisäksi kotihoidon laskutus, on laskutus aika tai käyntiperusteista. Kun tilastopohjat on tehty oikein sekä asiakkaalle valittu palveluiden alkamisesta lähtien oikeat pohjatiedot tilastointipohjiin, niin järjestelmä toimii ongelmitta. Lisäksi tällöin tilastoista saatava tieto on oikeaa ja reaaliaikaista. Lisäksi tilastointipohjiin voidaan suunnitella omat pohjat esimerkiksi päivystysaikaan annettavalle työlle ilta- ja viikonloppuaikaan. Nämä mahdollistavat tehostetun kotihoidon tarkan seurannan, kun henkilökunta ohjataan tilastoimaan tehostetun kotihoidon työ eri tavalla kuin päiväaikaan suoritettu työ. Raision sekä Liedon tilastointipohjat poikkeavat toisistaan, vaikka tilastoiminen Efficalla tapahtuukin samankaltaisesti. Tilastoimisesta on pyritty tekemään molemmissa kotihoidoissa mahdollisimman selkeää sekä helppoa, käytännönläheistä tilastointia hoitajille. Tilastoinnin kautta kotihoitojen esimiehet sekä johtavat hoitajat saavat käyttöönsä raportteja, aikoja sekä lukuisia muita asioita, joiden avulla he omassa työssään suunnittelevat sekä organisoivat kotihoitojen työtä laajemmassa mittakaavassa. Tämän vuoksi oikein tehty tilastointi on huomioitavan tärkeä asia kotihoidon työssä. Asiakkaalle suunniteltujen palveluiden palvelutapahtumat sekä suunniteltujen palveluiden tarkemmat eriytetyt sisällöt (kotisairaanhoito, kotipalvelu, tukipalvelu vai tilapäinen kotisairaanhoito) tilastoidaan käyntikohtaisesti kotikäyntiin käytetyn ajan kanssa tilastoinnin yhteydessä kotihoitokäyntiyhteenvedon kautta. 9.3 Effican Viikko-ohjelma Viikko-ohjelma on toiminto, jonka avulla yksittäinen kotihoitotiimi voi hallita asiakkaidensa käyntejä, käyntiajankohtia sekä huomioida aikakriittisyyden periaatteen. Jokaiselle asiakkaalle tehdään viikko-ohjelmaan aikataulu jokaisesta hänelle suunnitellusta kotikäynnistä, käyntien ajankohdista sekä käyntipäivistä sekä eritoten kotikäynnin sisällöstä. Viikko-ohjelmaa tehtäessä voidaan siis huomioida kotikäynnin sisältö ja ohjata käynti suoraan joko lähihoitajan tai kodinhoitajan tekemäksi kotikäynniksi tai siirtää sairaanhoitajan tekemäksi. Asiakkaan kohdalla viikko-ohjelmassa näkyy aina osoite, puhelinnumero, sosiaaliturvatunnus sekä ennen kaikkea lyhyt ohjeistus siitä, mitä asiakkaan luona tehdään. Mikä on käynnin sisältö, tavoite sekä tarkoitus jokaisella asiakaskäynnillä. Tiimisairaanhoitaja voi tarvittaessa lisätä kirjoitusta, mikäli jokin asia on ehdottomasti huomioitava kotikäynnillä. Tällöin lisätty huomio on vain käyntikohtainen asia, muu ohjeistus pysyy ennallaan muuttumattomana viikko-ohjelman pohjassa. Viikko-ohjelma toimii omanlaisena kotihoidon tiimin omana ajanvarauskirjana. Viikko-ohjelmaan tulee päivittäin näkyviin kaikki työpäivälle suunnatut kotikäynnit ja asiakkaan käynnit eivät unohdu siirtää tiedostoissa eteenpäin. Toimivan viikko-ohjelman ylläpitäminen vaatii hoitajilta sen jatkuvaa 16 päivittämistä, mutta toimiessaan viikko-ohjelma on hyvä työväline kotihoitojen tiimien kotikäyntien organisoimiseen sekä jäsentämiseen. Viikko-ohjelma on käytössä Raision kotihoidossa, Liedon kotihoito käyttää kotikäyntien järjestämiseen sekä organisoimiseen mobiilia ja sen sisällä olevaa tietojärjestelmää FastroiHilkkaa. Mobiilin kirjataan asiakkaiden tiedot sekä kotikäyntien sisällöt kuten viikko-ohjelmassakin, mutta ohjelmapohja on eri. FastroiHilkka on saatu liitettyä omana rajapintanaan Efficaan. Mobiilin kautta hoitajilla on mahdollisuus tarkastella kotikäynnillä asiakkaan terveydestä kirjattuja asioita kotona, esim. lääkelistat, lääkärin kirjoitukset ja aikaisemmat kotihoidon kirjaukset. Mobiili toimii Effican kertomuksen puolelta, mobiililla ei vielä toistaiseksi voi nähdä asiakkaan hoitoon sekä palveluiden suunnitteluun tarkoitettuja asioita ja päätöksiä. Mobiilin optimoinnin kautta työyhteisöön valitut työnjakajat jakavat kotihoidon päivittäiset työt tasapuolisesti tietokoneohjelman avulla kaikkien hoitajien kesken huomioiden eri ammattinimikkeiden asiat hoitotoimenpiteissä. Työnjakajat voivat lisäksi seurata mobiilin kautta hoitajien työmääriä sekä päivittäisen työnkulun sujuvuutta reaaliaikaisesti toimistolla päätelaitteen avulla. 9.4 Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat Kansallisen palveluluokituksen 11 kotipalvelun asiakasasiakirjaa löytyvät Efficasta, pääsääntöisesti asiakaskirjat ovat kotihoito-osion puolella. Jokainen näistä 11 kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjasta on olemassa, mutta otsikoitu Efficassa toisella nimellä. Lisäksi on havaittavissa, että yksi Efficalla käytettävä asiakasasiakirja korvaa periaatteessa kaksi kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjaa. Tästä hyvänä esimerkkinä on asiakasmaksupäätöksen tekoon käytettävät asiakasasiakirjat. Asiakasasiakirjojen käytettävyydestä sekä asiakasasiakirjaan liittyvän käytön prosesseista on tehty hankekotihoidoittain omat taulukot Nykytilan kuvauksessa edempänä. 10. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA MEDIATRIIN Uudenkaupungin potilastietojärjestelmänä on Mediatri. Kirjaaminen tapahtuu päivittäin 1-3 kertaa työvuoron aikana riippuen asiakaspaikoista. Lisäksi jokainen käynti tilastoidaan. Jokaisella kotihoidon hoitajalla on omat henkilökohtaiset tunnukset Mediatriin kirjaamista varten, opetus järjestelmän käyttöön tapahtuu työyksiköissä pääsääntöisesti vieriopetuksena, toinen hoitaja opettaa järjestelmän käyttöä uudelle työntekijälle. Kirjaaminen ei ole Uudenkaupungin kotihoidossa vielä rakenteista, rakenteinen kirjaaminen otetaan käyttöön kotihoidossa vielä vuoden 2016 aikana. Koulutuksia rakenteisen kirjaamiseen opetteluun on suunnitteilla sekä henkilökunnalle ollaan tekemässä ohjeistusta rakenteisen kirjaamiseen tekoa varten. Mediatrissa kotihoidon hoitajat käyttävät pääsääntöisesti eniten Vanhustyön avohoitokansio – nimistä kirjaamispohjaa. Tälle kirjaamispohjalle kirjataan kotihoidon asiakkaiden päivittäisten kotikäyntien asiat sekä asiakkaan voinnin ja toimintakyvyn tiedot. 10.1 Mediatrin Kotihoito-osio 1.4.15 Uudenkaupungin kotihoito otti käyttöönsä Mediatriin kuuluvan kotihoito-osion. Kotihoito-osio on työyhteisölle uusi ja sen sisäistäminen ja juurruttaminen osaksi kotihoidon työtä on parhaillaan käynnissä. Uuden ohjelman käyttöönotto on teettänyt huomattavasti lisätyötä kotihoidon esimiehelle, koska kaikkien asiakkaiden palvelupäätökset oli tehtävä uusiksi. 17 Kuten Efficassakin, Mediatrin kotihoito-osio on oma erillinen lisäosansa tehostamaan Mediatrin käyttöä sekä kotihoidon työn sujuvuutta. Kotihoito-osio ei ole kaikkien käytössä sekä luettavissa, perustelut tähän ovat samat kuin Efficassakin. Tästä johtuen kotihoito-osio ei ole Uudenkaupungin kotihoidossa esimerkiksi terveysasemalla lääkäreiden käytössä. Kotihoito-osio on paikka, jossa Mediatrissa tehdään kotihoidon asiakkaiden hoitoon liittyvät päätökset sekä asiakassuunnitelmat. Asiakassuunnitelma on nimetty Uudenkaupungin kotihoidossa nimellä Palho (Palvelu- ja hoitosuunnitelma). 10.2 Mediatrin Kotihoitotapahtumat lehti Kotihoitotapahtumat lehdelle on jokaisen Uudenkaupungin kotihoidon tiimin asiakkaat kirjattu tiimeittäin. Kaikkien asiakassuunnitelman omaavien asiakkaiden käynnit saadaan kotihoitotapahtumien kautta avattua päivänäkymään. Päivänäkymä on vastaavanlainen kun Effican viikko-ohjelma, mutta näkymä erilainen. Kotikäynnit tulevat näkyviin allekkain listattuna, käynneissä ei ole huomioitu aikakriittisyyden periaatteita kotikäyntijärjestyksessä. Asiakkaan kohdalla Mediatrin kotihoitotapahtumissa näkyvät osoite, puhelinnumero ja sosiaaliturvatunnus ja ennen kaikkea lyhyt ohjeistus siitä, mitä asiakkaan luona tehdään. Mikä on käynnin sisältö, sekä tarkoitus. Tiimisairaanhoitaja voi lisätä tarvittaessa kirjoitusta, mikäli jokin asia on ehdottomasti huomioitava asiakkaan hoidossa kotikäynnillä. Tällöin lisätty huomio on vain käyntikohtainen, muu asiakkaan kotikäynnin ohjeistus pysyy ennallaan muuttumattomana. Kotihoito tapahtumien kautta tiimisairaanhoitaja jakaa tiiminsä hoitajille työpäivän kotikäynnit. Kotikäyntien jakamisessa tiimisairaanhoitajan on tiedettävä jokaisen hoitajan kirjaamistunnus, jolloin työt voidaan suoraan jakaa jokaiselle hoitajalle henkilökohtaisesti ja hoitaja saa itselleen omalla nimelleen nimetyn asiakaslistan. Kun asiakaspaikat on jaettu, tämän jälkeen päivän kaikki asiakaskäynnit näkyvät allekkain käyntijärjestyksessä ja kotikäynnin tekevän hoitajan nimi nousee käyntijärjestyksen listan päälle ensimmäiseksi. Asiakaspaikkojen jako tapahtuu Mediatrissa manuaalisesti tiimisairaanhoitajan tekemänä asiakas asiakkaalta. Päivälle suunnatut asiakaskäynnit eivät nouse valmiina jaettuna listana kuten Effican viikko-ohjelmassa, vaan näkyvät luettelona. Jokaisen asiakaskäynnin siirto hoitajille on jakajalla usean hiiriklikkauksen päässä. Lisäksi on tunnettava kotikäynnin tekevän hoitajan tunnus sekä ammattinimike. Asiakaspaikkoja ei voi Mediatrissa hiiren kursoria apuna käyttäen siirtää ”raahaamalla” hoitajalta toiselle, vaan väliin tarvitaan aina hiiriklikkauksia ja tunnusten syöttöä. Tilapäiset kotisairaanhoidon käynnit lisätään tiimisairaanhoitaja toimesta Kotihoitotapahtuma lehdelle päiväkohtaisesti. Näistä tilapäisistä kotihoidon kotikäynneistä kirjataan ensin tieto manuaalisesti kalenteriin ja kalenterista käynti siirretään Mediatrin kotihoitotapahtumiin. Nämä käynnit nousevat esille asiakassuunnitelman omaavien asiakkaiden kotikäynneistä värityksen avulla. Tilapäinen kotisairaanhoidon käynti värittyy keltaisella ja sen vuoksi on erotettavissa. Tilapäisten kotisairaanhoidon tehdyistä asiakaskäynneistä menee suoraan tieto laskutukseen e-laskuputken kautta. Kotihoidon esimies tekee suoritteiden siirron joka kuukausi, kuukauden ensimmäisen viikon aikana. Kotihoitotapahtumissa jokaiselle asiakkaan kotikäynnille on määritelty pituus. Pituus on suuntaa antava, ei nopeimman eikä hitaimman hoitajan tekemän kotikäynnin ajan pituus vaan näistä on laskettu keskiarvo. Asiakkaiden kotikäynnin ajankohtia ei ole määritelty aikakriittisen periaatteen mukaisesti, mutta tiimisairaanhoitaja jakaessaan asiakaskäyntejä suunnittelee käynnit automaattisesti aikakriittisen periaatteen mukaisesti hoitajille. Sairaanhoitaja ei huolehdi kotihoidon asiakkaiden kuukausilaskutusten teosta uudenkaupungin kotihoidossa. Laskutuksen tekee suoritteiden kautta aina kotihoidon esimies Mediatrista elaskuputkeen. Laskutus tehdään kuukausittain ja on vielä käyntiperusteista. Laskutus tulee muuttumaan aikaperusteiseksi loppuvuodesta 2016. Muutos tekee laskutuksen asiakkaita ajatellen ta- 18 sapuolisemmaksi sekä oikeudenmukaisemmaksi. Laskutusta varten Uudenkaupungin kotihoidossa on olemassa lakiin perustuva oma asiakasmaksulaskelma joka myös muuttuu kotihoidon laskutuksen muuttuessa. 10.3 Mediatrin tilastointi Kotihoito-osion puolelta tapahtuu myös Uudenkaupungin kotihoidon tilastointi. Jokainen kotikäynti tilastoidaan omaan tilastointipohjaan. Jokaisella tiimillä on omat tilastointipohjat valmiina, joten kotihoitojen tiimien tasapuolisuudesta sekä asiakaskäyntimääristä saadaan tilastointien kautta tietoa. Tilastointien kautta esimiehet sekä johtavat hoitajat saavat käyttöönsä raportteja, aikoja sekä lukuisia muita asioita, joiden avulla he omassa työssään suunnittelevat sekä organisoivat kotihoitojen työtä laajemmassa mittakaavassa, kuten Effican tilastointitulosten kohdalla toimitaan. 10.4 Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat Kansallisen palveluluokituksen 11 kotipalvelun asiakasasiakirjaa löytyvät Mediatrista, pääsääntöisesti tietojärjestelmän kotihoito-osion puolelta. Jokainen näistä 11 kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjasta on olemassa, mutta otsikoitu Mediatrissakin hieman toisella nimellä. Lisäksi on havaittavissa se, että yksi Mediatrin käytössä oleva asiakasasiakirja korvaa periaatteessa kaksi kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjaa. Tästä hyvänä esimerkkinä Mediatrissa on asiakasmaksupäätöksen tekoon käytettävät asiakasasiakirjat. Asiakasasiakirjojen käytettävyydestä sekä asiakasasiakirjaan liittyvien prosessien hallinnasta Mediatria ajatellen on tehty oma taulukko, joka on luettavissa tästä Nykytilan kuvauksesta edempänä. 11. PÄIVITTÄISEEN KIRJAAMISEEN HAASTEET Hoitotyön päivittäiseen kirjaamiseen liittyvät haasteet, kirjaamista sekä tietojärjestelmistä lähtöistä olevien ongelmien ratkaisua kaipaavat asiat hankekotihoidoissa voidaan erotella kolmeen omaan osa-alueeseensa. Jaottelun perustana ovat työhön vaikuttavat tekijät potilastietojärjestelmässä, hoitohenkilöstöön liittyvät tekijät sekä itse tietojärjestelmiin liittyvät tekijät. 11.1 Työhön vaikuttavat tekijät tietojärjestelmässä Hoitajat kirjaavat sekä tilastoivat tekemänsä kotihoidon päivittäisen asiakastyön potilastietojärjestelmään. Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa kotihoidon työhön vaikuttavia tekijöitä itse tietojärjestelmää ajatellen tuli nousi henkilöstön esille tuomana seuraavia asioita: Hoitajat kirjaavat välittömän työajan, välillistä työaikaa ei kirjata/tilastoida lainkaan. Tähän toivottiin muutosta. Tämä antaisi todellisen kuvat henkilöstön todellisesta tehdystä työmäärästä. Hoitajat tilastoivat kotikäynnit. Tilastointien pohjalta tehdään isojakin päätöksiä kotihoidon palveluiden tuottamiseen sekä suunnitteluun. Tilastoidaanko hektisessä työssä oikein? Kaksisuuntainen suostumuksen saaminen: (sosiaalipuoli/terveyspuoli), jotta asiakkaan asioita voidaan hoitaa lakien ja asetusten mukaisesti, koskee Mediatria ja ProGonsonaa Tilastoitu käynti, voiko korvata päivittäisen kirjaamisen kertomuksen puolelle, mikäli asiakkaan voinnissa ei ole tapahtunut mitään erityistä. Tällöin kirjaaminen painopiste siirtyisi siihen, että muutokset terveydentilassa ja voinnissa nousevat paremmin huomioiduksi ja tär- 19 keä tieto ei huku toistuvan samankaltaisen kirjaamisen alle. Tämä toiminto edellyttäisi sitä, että asiakassuunnitelma on laadittu huolellisesti ja tarkasti Kotihoito-osio ei ole kaikkien asiakasta hoitavien tahojen käytössä 11.2 Hoitohenkilöstöön liittyvät tekijät Hoitajat kirjaavat päivittäin keskimäärin 1-3 krt/työvuoron aikana. Jokaisessa työvuorossa kirjataan paljon asiakkaisiin liittyviä asioita. Kirjaamisen haasteiksi kotihoidon hoitohenkilökunnan työtä ajatellen nousi esille nykytilan kuvausta tehdessä seuraavia asioita: Huono tietotaito potilastietojärjestelmän käytössä Kirjaamisen työkeskeisyys Kokonaiskuva kirjaamisen merkityksestä puutteellista (miksi kirjataan ja mikä vaikutus kirjaamisella on laajemmassa merkityksessä asiakkaan hoitoon) Kirjaamistyyli, millaisella tyylillä kirjaaminen tulee tehdä Rakenteellinen kirjaaminen puuttuu, kirjataan avoimesti Rakenteellisen kirjaamisen tietotaito puutteellista, mitä kirjataan minkäkin otsikon alle Toiveena hoitajilla on saada valmiita fraasipohjia esim. Kotipalvelujen palvelutarpeen ensiarvio käynti asiakasasiakirjalle. Liedon kotihoidossa fraasit on tehtynä, mutta niitä ei ole vielä otettu käyttöön. Fraasit ovat testauksessa. Raision kotihoidossa on käytössä fraasipohja asiakkaalle suunnatussa laajassa lääkärin tekemässä syntymäpäivätarkastuksessa kertomuksen puolella, tätä fraasipohjaa käytetään paljon ja se on koettu hyvänä asiana. Kaikilla hoitajilla ei ole kirjaamisen oikeutta tai lukuoikeutta kaikille kotihoidon työssä käytettäville asiakasasiakirjalehdille (Kodinhoitajan työnkuvaa tekevällä hoitajalla kaikista suppein kirjoitus ja lukuoikeus) Toinen hoitaja joutuu kirjaamaan toisen puolesta Toinen hoitaja joutuu etsimään tietoa toiselle, mikäli on rajattu lukuoikeus Tietokoneiden ja päätelaitteiden vähyys työyksiköissä, tietokoneelle pääsyä voi joutua odottamaan työvuoron aikana, odottelu heikentää kirjaamisen tasoa, kun hoitaja tiedostaa rajallisen aikansa tietokoneen käytössä Tietokoneiden käyttötaito voi olla rajallista sekä haasteellista Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönoton yhteydessä älypuhelinten käyttötaidossa tulee olemaan haasteellisuutta, miten tässä vaiheessa turvataan laadukas kirjaaminen ja älylaitteen käytön opetus Puute tietotaidossa siitä, mitä kirjataan millekin asiakasasiakirjalle Tietotaidon puute siitä, miten haasteellinen kotikäynti tulee kirjata tietojärjestelmään esimerkiksi alkoholin havaitseminen ja riitatilanteet, kun tilanteessa on asiakkaan lisäksi joku toinen henkilö. Miten kirjataan tieto henkilöstä, jolle ei ole olemassa asiakassuhdetta olemassa 11.3 Tietojärjestelmiin liittyvät tekijät Lakien ja asetusten sisäistäminen tietojärjestelmien käytön yhteydessä (Sosiaali- ja terveydenhuoltolaki, Vanhuspalvelulaki, Asiakasasiakirjalaki) Tietojärjestelmät ”eivät keskustele keskenään” Käytössä useita tietojärjestelmiä sekä ohjelmia samanaikaisesti Lukuoikeuden tulisi olla kaikilla hoitajilla ilman rajoituksia laajempi, mikäli hoitajat ymmärtäisivät miten asian kanssa toimitaan ja miksi, mitä vastuuasioita liittyy laajemman lukuoikeuden omistamiseen 20 Tietojärjestelmien käyttöön liittyvä koulutuksen puute, koulutusta kaivataan lisää 11.4 Tietolähteet sekä tietovirrat Hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen eri vaiheisiin sekä työmenetelmiin liittyy lukuisia tietolähteitä sekä tietovirtoja. Havaittavissa hankekotihoidoissa oli, miten eri työvaiheisiin saattaa liittyä useita eri tietojärjestelmiä tai vaiheita, jolloin tietoa ei välttämättä ole edes mahdollista siirtää tai käyttää sähköisesti. Tietoa siirtyy ja sitä vastaanotetaan, mutta tieto tulee välillä kirjata jopa pienelle lappuselle ja viestiä siitä jopa välikäsien kautta eteenpäin aina tietojärjestelmään asti, kunnes asia tulee saatettua loppuun saakka. Konkreettisessa asiakastyössä kotipalvelujen prosesseja ajatellen tietoa saadaan suoraan asiakkaalta tai toisen käden kautta. Tällöin tieto saapuu asiakkaan omaiselta, tuttavalta, sukulaiselta tai naapurilta, jolloin myös väärinymmärryksen riski kasvaa. Tieto voi tulla puhelinsoittona, viestinä kännykkään, sähköpostina tai suorana asiakkaan tai omaisen saapumisena kotihoidon toimistolle. Lisähaastetta tuo se, että asiakas saattaa puhua aivan eri murretta, kieltä tai kommunikoida apuvälineiden turvin, jolloin konkreettisen saadun tiedon ymmärtäminen jää hoitajan tulkinnan varaan. Hoitaja viestii asiaa eteenpäin toimistolla sairaanhoitajalle, sairaanhoitaja jopa lääkärille, jolloin koko asian sisältö saattaa pahimmassa tapauksessa muuttua toiseksi. Onneksi nämä ovat kuitenkin harvinaisia tilanteita, mutta tilanteita, joita kotihoidon hoitajat kohtaavat. Toisaalta tänä päivänä hoitaja saattaa olla ulkomailta suomeen muuttanut, joten vastaako hoitajan suomen kielen taito aina tasoa, jolloin hoitaja kykenee vastaanottamaan asiakkailta tärkeää tietoa viestiäkeen sitä eteenpäin, nämä ovat asioita, joita hankekotihoidossa on jouduttu miettimään. Toinen tilanne on omaisilta, sukulaisilta tai muilta hoitotahoilta vastaanotettu tieto, joka asettaa omat vaatimukset asiakkaan hoidon sekä oikeuksien turvaamisessa, kenen kanssa saa keskustella asiakkaan asioista. Lupa-asioiden huomioiminen on jokapäiväistä. Lisäksi jokainen hoitaja vastaanottaa tietoa asiakkailta oman intuition pohjalta, toinen hoitaja reagoi kuulemaansa sekä havainnoimaansa herkemmin kuin toinen, joten hoitajan oma persoona sekä kiinnostus omaan työhön, asiakkaiden hoitoon, on lisäksi avainasemassa, kun vastaanotetaan tietoa, jolla on iso merkitys asiakkaan hoidon suunnittelussa sekä palveluiden toteuttamisessa. Tiedonkulun kannalta yksi kehitettävä kohta voisi olla asiakastietojärjestelmän parempi hyödyntäminen ja niiden tehostaminen. Hyödyntämisen kautta olisi mahdollista saada työyhteisöistä kenties joitain työvaiheita purettua pois, jolloin hoitajilla ehkä jäisi enemmän aikaa välittömään potilastyöhön. Tietojärjestelmien hyödyntämisen tehostaminen edellyttää kuitenkin koulutusta, asenteiden muuttamista, totuttujen työtapojen muuttamista toiseen sekä mahdollisesti kotihoidonmobiilia ajatellen uusien rajapintojen avaamista, jotka ovat kaikki isoja kustannusasioita. 12. KANSALLISEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISET ASIAKASASIAKIRJAT Tämän hankkeen yhtenä isona tarkoituksena on kehittää osallistuvissa kunnissa ikäihmisten kotihoidon palveluita kirjaamisen näkökulmasta. Kotihoidon kirjaamiseen liittyvät vahvasti asiakasasiakirjat, jotka toimivat laadukkaan kirjaamisen pohjana. Hankkeessa käytetään kansallisesti määriteltyjä asiakasasiakirjoja hyödyksi kehitettäessä hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen kirjaamista sekä asiakastietojärjestelmiä. 21 Asiakasasiakirjoista tähän Ikäihmisten kirjaamishankkeeseen on valittu pilotoitavaksi Kotipalveluiden 11 asiakasasiakirjaa, Omaishoidontuen 6 asiakasasiakirjaa sekä sosiaalihuoltolain palveluiden mukaiset 19 asiakasasiakirjaa. 13. KOTIPALVELUIDEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIROJEN KÄYTTÖ IKI- HANKEEN KOTIHOIDOISSA Alla oleviin kotihoitokohtaisiin taulukoihin on koottu kansallisen palveluluokitusten mukaiset kotihoidon asiakasasiakirjat ja niiden käyttö hankekotihoidoissa keväällä 2015. Taulukoihin on lyhyesti kuvattu lisäksi toiminta, miten asiakasasiakirjaa tällä hetkellä käytetään, kuka käyttää sekä miten käytetään. Lisäksi taulukoihin on pyritty kokoamaan arkistoinnin osa-aluetta lyhyesti, missä sekä miten ja kuka asiakasasiakirjan arkistoinnista vastaa. Raisio Asiakasasiakirjan käyttöön liittyvät asiat Asiakasasiakirjaan liittyvät prosessit lyhyesti Asiakasasiakirjojen arkistointiin liittyvät asiat 1. Ilmoitus kotipalveluEi jen tarpeesta Ensikontakti/ yhteydenotto kirjataan KHTOS lehdelle Effican kertomuksen puolelle vapaana tekstinä, sitä varten ei ole käytössä omaa erillistä asiakasasiakirjalomaketta Hoitaja, joka vastaanottaa ilmoituksen uuden asiakkaan kotipalvelujen tarpeesta on velvollinen huolehtimaan asiaa eteenpäin hoitajalle, jolle asia kuuluu. Lisäksi hoitaja on velvollinen kirjaamaan ensikontaktin potilastietojärjestelmään Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään 2. Kotipalvelujen tarpeen ensiarvio Ei Tiimisairaanhoitaja kirjaa kotipalvelujen tarpeen ensiarvion Effican kertomuksen puolelle KHTOTS lehdelle käyttämällä rakenteista kirjaamista. Otsikot sairaanhoitaja valitsee itse, käytössä ei ole valmista fraasipohjaa palvelutarpeen arvion otsikointiin. Tiimisairaanhoitaja tekee ennalta sovittujen kriteerien pohjalta palvelutarpeen ensiarvion asiakkaan luokse. Palveluiden tarpeen ensiarvion aikakriteerit löytyvät kaupungin internetsivuilta. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään 3. Kotipalveluhakemus Ei Raision kotihoidossa ei ole käytössä Kotipalveluhakemusta Tiimisairaanhoitaja avaa asiakkaalle palvelujakson Kotihoitoosiossa sekä tekee asiakassuunnitelman. Asiakassuunnitelmassa on kuvattu tarkasti asiakkaalle suunnitellut palvelut. Lisäksi sairaanhoitaja huolehtii yhdessä tiimin hoitajien kanssa asiakassuunnitelman allekirjoitettavaksi viemisestä asiakkaalle tai hänen lailliselle edustajalleen. Asiakassuunnitelma tulostetaan sekä viedään aina asiakkaalle allekirjoitettavaksi ennen maksupäätöksen tekoa. Kun asiakassuunnitelma on allekirjoitettu, se toimitetaan kotihoidon esimiehelle, joka tekee siitä kotihoidon palvelu-ja maksupäätöksen Alkuperäinen allekirjoitettu asiakassuunnitelma arkistoidaan palvelusihteerin toimesta asiakasasiakirjojen arkistointia koskevien lakien mukaisesti. Asiakas saa kopion asiakasasiakirjasta, edunvalvojalle lähetetään kopio, mikäli asiakkaalla on edunvalvoja. Asiakasasiakirja tallentuu sähköisesti Efficaan ja jokainen muutos palveluihin on selvitettävissä versiointi -toiminnon kautta. Asiakasasiakirja 4. Kotipalvelujen asiakassuunnitelma Onko käytössä Kyllä Effica kotihoito-osiossa nimellä Hoito- ja palvelusuunnitelma 22 5. Kotipalvelujen asiakassuunnitelman arvio 6. Kotipalvelupäätös 7. Kotipalvelujen asiakasmaksupäätös 8. Kotipalvelujen tuloselvitys 9. Kotipalvelujen asiakasmaksulaskelma Kyllä Effican kotihoito-osion asiakassuunnitelmassa on arviointi kohta, jota käytetään asiakassuunnitelman säännölliseen arviointiin. Arvioinnin kriteeri on aina se, onko asiakkaalle suunnitellut sekä hoidolle asetetut tavoitteet täyttyneet Asiakassuunnitelma tarkastetaan vähintään 6kk välein, tarvittaessa useamminkin. Arviointi on tiimisairaanhoitajan vastuulla. Arvioitu asiakassuunnitelma toimitetaan aina asiakkaalle luettavaksi sekä allekirjoitettavaksi. Aina ei tarvitse tehdä uutta maksupäätöstä arvioinnin jälkeen, mikäli palvelut pysyvät samoina. Kyllä Efficassa, kotihoito-osiossa nimellä Kotihoidon palvelupäätös. Samassa päätöspohjassa näkyvät kaikki asiakkaalle myönnetyt kotihoidon palvelut. Kotihoidon esimies tekee päätökset asiakkaalle myönnettävistä kotihoidon palveluista Raision kotihoidossa poikkeuksena päätös ateriapalvelun myöntämisestä. Sen tekee palvelusihteeri. Kyllä Efficassa, kotihoito-osiossa nimellä Kotihoidon palvelu- ja maksupäätös Kotihoidon esimies tekee palvelu ja maksupäätöksen, kun siihen tarvittavat tulotiedot on saatu tallennettua sähköisesti tietojärjestelmään palvelusihteerin toimesta tuloselvityksen kohtaan. Kyllä Raision kaupungilla on käytössä olevat omat kaavakkeet (Sitoumus kotihoidon maksuun, tuloselvitys sekä valtakirja). Tuloselvitys voidaan tehdä kahdella tavalla, joko täyttämällä tuloselvityslomake itse tai antamalla allekirjoitettu valtakirja palvelusihteerille. Sitoumus kotihoidon maksuun -lomake tarvitaan aina, kun asiakkaan tuloja selvitetään. Valtakirjalla asiakas antaa palvelusihteerille luvan tuloselvityksen tekoon asiakkaan puolesta. Asiakas tai hänen edustajansa täyttää sitoumus sekä tulotietolomakkeen tai vaihtoehtoisesti allekirjoittaa valtakirjan, jonka tiimisairaanhoitaja lähettää palvelusihteerille. Palvelusihteeri laittaa asiakkaan tulotiedot Effican kotihoito-osioon tulotietojen kohtaan, kun tulotiedot on tarkastettu tarvittavilta tahoilta. Kyllä Arviointi kirjataan asiakassuunnitelman arviointi kohtaan. Mikäli asiakasasiakirjaan tehdään muutoksia, ne tehdään versioinnin jälkeen, jolloin edellinen versio asiakasasiakirjasta säilyy sähköisessä tietokannassa. Tallentuu sähköisesti potilastietojärjestelmään. Asiakkaalle ei lähetetä erillistä kotipalvelupäätöstä kotiin, vaan asiakas saa tiedon hänelle suunnitelluista palveluista kotihoidon palvelu- ja maksupäätöksen yhteydessä. Asiakasmaksupäätöksiä tehdään kaksi. Molemmat lähetetään palvelusihteerille, joka lähettää toisen asiakkaalle ja arkistoi toisen arkistointilakien mukaisesti. Päätöksen allekirjoittaa kotihoidon esimies. Palvelusihteeri Arkistoi alkuperäiset lomakkeet arkistointilakien mukaisesti, Efficaan kirjatut tulotiedot säilyvät sähköisessä tietokannassa Kotihoidon esimies käyttää asiakasmaksulaskelmaa avukseen määrittäessään asiakkaalle kotiLakiin perustuva maksukaava, jonka pohjalta asiakkaan kotihoi- hoidon laskua. Kotihoidon kuukausimaksu riipdon palveluille muodostuu sumpuu hoitoisuusluokasta ja siima sekä kotihoitoluokka. Asiakasmaksulaskelma löytyy interne- hen liittyvästä maksuprosentista, tistä kaupungin omilta sivuilta. perheen koosta sekä tuloisTiimisairaanhoitaja voi tarvittaes- ta. Maksu lasketaan tulorajan sa antaa palvelutarpeen arvioinylittävästä kuukausitulosta. nin yhteydessä asiakkaalle tai Kotona annettavasta palvelusta hänen edustajilleen tämän asiaperittävä maksu ei voi ylittää kasmaksulaskelman kaavan. palvelun tuottamisesta aiheutuvia kustannuksia. 10. Kotipalvelujen palvelutarpeen arvio Kyllä Kotihoidon kaikki hoitajat tekevät jatkuvaa asiakkaan palvelutarpeen arviota työssään, kohta 10 miellettään jatkuvana arviointina hoitotyössä, ei omana asiakasiakirjana, jonka tarkoitus on kuvata muiden tahojen tekemään palvelutarpeen arviota asiakkaan asioista 11. Kotipalvelujen asiakaskertomus Kyllä Effican kertomusosion puolella nimellä KHTOTS Mikäli asiakkaan palvelujen tarve muuttuu, asiakassuunnitelman päivittäminen tulee tarpeelliseksi. Kirjaaminen tapahtuu KHTOS lehdelle. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Jokainen käynti asiakkaan luokse kirjataan KHTOS lehdelle rakenteisen kirjaamisen avulla Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään 23 Lieto Asiakasasiakirjat Onko Asiakasasiakirjan käytkäytössä töön liittyvät asiat Kyllä Ensikontakti/ yhteydenotto sekä saatu ilmoitus kotihoidon tarpeesta kirjataan KHTOS lehdelle kertomuksen puolelle. Lisäksi käytössä oma paperinen ilmoitus lomake, jota käyttää palvelukoordinaattori. 2. Kotipalvelujen tarpeen ensiarvio Ei Ensiarvio/ensikäynti kirjataan laajasti Kotihoito-osion Voimavarakartoitus pohjalle, sekä samalla täydennetään kotihoito-osion muita asiakasasiakirjoja. Lyhyesti palvelutarpeen ensiarvio kirjataan Khtots lehdelle 3. Kotipalveluhakemus Ei Liedon kotihoidossa ei ole käytössä Kotipalveluhakemusta 1. Ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta 4. Kotipalvelujen asiakassuunnitelma Kyllä Effica kotihoito-osio, nimellä Hoito- ja palvelusuunnitelma Asiakasasiakirjaan liittyvät prosessit lyhyesti Hoitaja, joka vastaanottaa ilmoituksen uuden asiakkaan kotipalvelujen tarpeesta on velvollinen huolehtimaan asiaa eteenpäin hoitajalle, jolle asia kuuluu. Lisäksi hoitaja on velvollinen kirjaamaan ensikontaktin potilastietojärjestelmään. Palvelukoordinaattori huolehtii saamansa paperisen ilmoituksen eteenpäin taholla, jolle se kuuluu Omahoitaja kirjaa esiarvion Effican kertomuksen puolelle käyttämällä rakenteisen kirjaamisen otsikoita avuksi. Otsikot hoitaja valitsee itse, käytössä ei ole valmista fraasipohjaa. Ensiarvion teon ajasta on olemassa omat kriteerit, ne löytyvät kunnan internetsivuilta. Omahoitaja tai tiimin muut hoitajat avaavat asiakkaalle palvelujakson Kotihoitoosiossa sekä tekevät asiakassuunnitelman, jossa on kuvattu tarkasti asiakkaalle suunnitellut palvelut. Tämän jälkeen hoitajat huolehtivat tiedon eteenpäin palvelusihteerille, joka tekee kotihoidon maksupäätöksen asiakkaalle. Asiakassuunnitelmaa ei ole aikaisemmin viety Liedon kotihoidossa asiakkaalle kotiin allekirjoitettavaksi, nyt toimintaa ollaan muuttamassa. Asiakasasiakirjojen arkistointiin liittyvät asiat Tallennus tapahtuu sähköisesti potilastietojärjestelmään. Paperinen oma ilmoitus arkistoidaan palvelukoordinaattorin toimesta arkistointilakien mukaisesti Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Asiakasasiakirja tallentuu sähköisesti Efficaan ja jokainen muutos palveluihin on selvitettävissä versiointi -toiminnon kautta. Jatkossa Liedon kotihoidossa toimintaa kehitetään siten, että asiakkaalle tai hänen lailliselle edustajalleen toimitetaan luettavaksi sekä allekirjoitettavaksi asiakkaalle tehty asiakassuunnitelma ennen maksupäätöksen tekoa. Tällöin asiakas saa tiedon siitä, mitä palveluita hänelle on suunniteltu. 24 5. Kotipalvelujen asiakassuunnitelman arvio 6. Kotipalvelupäätös 7. Kotipalvelujen asiakasmaksupäätös 8. Kotipalvelujen tuloselvitys 9. Kotipalvelujen asiakasmaksulaskelma 10. Kotipalvelujen palvelutarpeen arvio 11. Kotipalvelujen asiakaskertomus Kyllä Kyllä Effican kotihoito-osion asiakassuunnitelmassa on arviointi kohta, jota käytetään asiakassuunnitelman säännölliseen arviointiin. Arvioinnin kriteeri on aina se, onko asiakkaalle suunnitellut sekä hoidolle asetetut tavoitteet täyttyneet Arviointi kirjataan asiakassuunnitelman arviointi Asiakassuunnitelma tarkaste- kohtaan. Mikäli asiakastaan vähintään 6kk välein, suunnitelmaan tehdään tarvittaessa useamminkin. muutoksia, ne tehdään Arviointi on omahoitajien versioinnin jälkeen, jolloin vastuulla. edellinen versio asiakasasiakirjasta säilyy sähköisessä tietokannassa Efficassa nimellä: Kotihoidon palvelupäätös. Tämä asiakasasiakirja täytetään kun asiakkaalle myönnetään kotihoidon palveluita. Esimies, kotiutushoitaja tai palvelukoordinaattori tekevät päätökset asiakkaalle myönnettävistä kotihoidon palveluista Liedon kotihoidossa. Päätös tehdään aina. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmässä Asiakkaalle lähetetään tulostettu kotihoidon asiakasmaksupäätös kotiin. Muuten päätös tallentuu sähköisesti potilastietojärjestelmään Tallentuu sähköisesti potilastietojärjestelmään. Asiakas saa itselleen tuloselvityksestä liitteen postissa maksupäätöksen yhteydessä Kyllä Efficassa, kotihoito-osiossa nimellä Kotihoidon palveluja maksupäätös Kotihoidon toimistosihteeri tekee asiakasmaksupäätöksen, kun siihen tarvittavat tiedot on ajantasaistettu sekä tarkastettu tarvittavilta tahoilta. Kyllä Asiakkaalta tai hänen edustajaltaan pyydetään Liedon kunnan omalle lomakkeelle tarvittavat tulotiedot. Lisäksi pyydetään viimeisimmän verotiedot, joista saadaan selville asiakkaan tulotiedot tuloselvityksen tekoa varten. Toimistosihteeri kirjaa tulotiedot Efficaan tuloselvitysten kohtaan. Näiden pohjalta toimistosihteeri tekee asiakkaalle kotihoidon maksupäätöksen hänelle myönnetyistä ja suunnitelluista kotihoidon palveluista Kyllä Lakiin perustuva oma kotihoidon maksukaava, jonka pohjalta asiakkaan kotihoidon palveluille muodostuu summa. Asiakasmaksulaskelma löytyy internetistä kunnan sivuilta. Kotihoidon hoitajat voivat tarvittaessa antaa palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä asiakkaalle tai hänen edustajilleen asiakasmaksulaskelman, josta asiakas saa hieman tietoa tulevasta maksusta. Kyllä Kotihoidon kaikki hoitajat tekevät jatkuvaa asiakkaan palvelutarpeen arviota työssään, kohta 10 miellettään jatkuvana arviointina hoitotyössä, ei omana asiakasasiakirjana, jota käytetään monialaisesti eri toimielinten kautta. Kyllä Effican kertomusosion puolella nimellä KHTOTS Aikaperusteinen laskutus. Asiakasmaksulaskelmaan vaikuttaa henkilömäärä, tuloraja sekä maksuprosentti. Asiakasmaksulaskelma on kuntakohtainen. Liedon kunnan internet sivuille päivitetään vuosittain kotihoidon kustannuksista taulukko, josta voi lisäksi etsiä tietoa asiakasmaksulaskelmasta sekä muista kotihoidon kustannuksista Mikäli asiakkaan palvelujen tarve muuttuu, asiakkaan asiakassuunnitelman päivittäminen tulee tarpeelliseksi. Kirjaaminen tapahtuu KHTOS lehdelle. Kaikilla hoitajilla on lukuoikeudet kaikille Effican lehdille sekä kotihoito-osioon. Lisäksi jokaisella hoitajalla on oikeudet tehdä rinnakkaisnäkymä esim Yle-lehdelle, mikäli siihen on tarvetta. Mikäli asiakkaan voinnissa ei ole tapahtunut muutoksia, tehtyä kotikäyntiä ei välttämättä Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään 25 kirjata asiakaskertomukseen, mutta käynti tilastoidaan ohjeiden mukaisesti Liedon kunnan kotihoidossa on käytössä oma Palveluntarpeen arvioinnin yksikkö. Tähän yksikköön kuuluvat palvelukoordinaattori, kotiutushoitaja, SAP-koordinaattori (SAP= selvitä, arvioi ja palveluohjaa), palveluohjaaja sekä kotihoidon esimies. Tämän työryhmän työtehtäviin kuuluvat lisäksi asiakasasiakirjojen käyttö sekä käsittely. Uusikaupunki Asiakasasiakirjaan liittyvät prosessit lyhyesti Asiakasasiakirjojen arkistointiin liittyvät asiat EI Ensikontakti/yhteydenotto kirjataan Vanhustyön avohoito -lehdelle. Lisäksi on käytössä Tiedoksi-toiminto Mediatrissa niminen asiakasasiakirja, jonka kautta esim lääkärit voivat lähettää kotihoidolle pyynnön uuden asiakkaan arviointitarpeesta sähköisesti. . Lisäksi Mediatrissa on käytössä ensikontaktilomake, jota voidaan hyödyntää puhelinkontaktissa. Hoitaja, joka vastaanottaa ilmoituksen uuden asiakkaan kotipalvelujen tarpeesta on velvollinen huolehtimaan asiaa eteenpäin hoitajalle/tiimille, jolle asia kuuluu Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään 2. Kotipalvelujen tarpeen ensiarvio Kyllä Käytössä oma Mediatrin taustatiedot asiakasasiakirja, joka tulostetaan mukaan arviointikäynnille. Arviointikäynnillä tämä asiakasasiakirja toimii hyvänä pohjana asiakkaan palvelutarpeen arvioinnissa. Ensikäynnin jälkeen paperiselta lomakkeelta siirretään tieto Mediatrin tietojärjestelmään manuaalisesti Arviointikäynnin tekee tiimisairaanhoitaja. Tarvittaessa palvelutarpeen arvioinnissa on mukana fysioterapeutti tai kotihoidon esimies. Lisäksi arviointikäynnille osallistuu kotihoidon muita hoitajia, mikäli mahdollista. Tiimisairaanhoitajan työnkuvaan kuuluu ensiarvion kirjaaminen tietojärjestelmään. Tallentuu sähköisesti tallennus potilastietojärjestelmään. Kun paperinen tuloste on turha, se tuhotaan silppuroimalla. 3. Kotipalveluhakemus Ei Uudenkaupungin kotihoidossa ei ole käytössä Kotipalveluhakemusta Tiimisairaanhoitaja tai kotihoidon esimies tekee asiakassuunnitelman asiakkaalle. Tulostettu asiakassuunnitelma toimitetaan asiakkaalle tai hänen lailliselle edustajalleen allekirjoitettavaksi. Allekirjoituksen jälkeen asiakasasiakirja toimitetaan kotihoidon esimiehelle arkistointia varten. Tallentuu sähköisesti potilastietojärjestelmään. Asiakas saa kotiinsa oman kappaleen asiakassuunnitelmasta. Paperinen allekirjoitettu asiakassuunnitelma arkistoidaan arkistointilakien mukaisesti, arkistoinnin tekee kotihoidon esimies. Asiakasasiakirjat 1. Ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta 4. Kotipalvelujen asiakassuunnitelma Onko Asiakasasiakirjan käytkäytössä töön liittyvät asiat Kyllä Asiakasasiakirja löytyy ProGonsonasta nimellä Palveluja hoitosuunnitelma. Mediatrin kotihoito-osiossa asiakassuunnitelma on työstettävänä nimellä hoito-, palvelu ja kuntoutussuunnitelma. 26 5. Kotipalvelujen asiakassuunnitelman arvio Kyllä Mediatrin kotihoito-osion asiakassuunnitelmassa on arviointi kohta, jota käytetään asiakassuunnitelman arviointiin 6. Kotipalvelupäätös Kyllä Asiakasasiakirja löytyy Mediatrin kotihoito-osiosta. 7. Kotipalvelujen asiakasmaksupäätös Kyllä 8. Kotipalvelujen tuloselvitys Kyllä 9. Kotipalvelujen asiakasmaksulaskelma Kyllä 10. Kotipalvelujen palvelutarpeen arvio 11. Kotipalvelujen asiakaskertomus Kyllä kyllä Mediatrin kotihoito-osiossa nimellä: Tuloselvitys ja maksupäätös Asiakassuunnitelma tarkastetaan vähintään kerran vuodessa, suositus 6kk välein, tarvittaessa useamminkin. Arviointi on tiimivetäjän vastuulla. Mikäli asiakassuunnitelmaa muutetaan arviointia tehdessä, uusi asiakassuunnitelma toimitetaan allekirjoitettavaksi kuten edellä. Arviointi tallentuu aina sähköisesti Mediatrin kotihoito-osioon Palhossa olevaan erilliseen arviointikohtaan. Kaikista asiakkaalle myönnettävistä kotihoidon palveluista tehdään kotipalvelupäätös. Päätökset tallentuvat sähköisesti tietojärjestelmään, kun päätöksiä alettaan tehdä. Asiakkaan asiakasmaksupäätöksen valmistelee vanhustyön toimistojohtaja. Päätöksen tekee kotihoidon esimies. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sekä asiakkaalle tulee postissa kotiin oma asiakasmaksupäätös. Yksi kappale arkistoidaan kotihoidon esimiehen toimesta arkistointilakien mukaisesti. Asiakkaan tulotiedot kerätään tiimisairaanhoitajan tekemänä käsin omalle tulotietokaavakkeelle yhdesKaupungin oma kaavake sä asiakkaan tai hänen käytössä, kaavakkeen voi laillisten edustajiensa kanstulostaa tarvittaessa kaupun- sa. Täytetty kaavake lähetegin omilta nettisivuilta. tään vanhustyön toimistotyöntekijälle, joka tarkastaa tulot tarvittaessa vielä esim. Kelasta, mikäli siihen on tarvetta Asiakasmaksulaskelmaan Lakiin perustuva oma kotivaikuttaa henkilömäärä, hoidon maksukaava, jonka tuloraja sekä maksuprosentpohjalta asiakkaan kotihoidon ti. Asiakasmaksulaskelma on palveluille muodostuu sumkäyntiperusteinen. Kotona ma. Asiakasmaksulaskelma annettavasta kotihoidon löytyy internetistä kaupungin palvelusta perittävä kuukausivuilta ja palvelutarpeen simaksu ei voi ylittää palvearvioinnin yhteydessä laslun tuottamisesta aiheutuvia kelma annetaan tarvittaessa kustannuksia. asiakkaalle. Kotihoidon kaikki hoitajat tekevät jatkuvaa asiakkaan palvelutarpeen arviota työssään, kohta 10 miellettään jatkuvana arviointina hoitotyössä, ei omana asiakasasiakirjana, jota käytetään monialaisesti eri toimielinten kautta. Mediatrin Vanhustyö avohoitokansio -niminen pohja, päivittäinen kirjaaminen, ei vielä rakenteista. Rakenteinen kirjaaminen käyttöönotetaan vuoden 2016 aikana. Mikäli asiakkaan palvelujen tarve muuttuu, asiakkaan asiakassuunnitelma korjataan ja asiakirjaan liittyvä prosessi aloitetaan uudestaan Kotihoidon esimies arkistoi alkuperäisen tuloselvityskaavakkeen arkistointilakien mukaisesti, Mediatriin kirjatut tuloselvitystiedot säilyvät sähköisessä tietokannassa Tallennus sähköisesti potilastietojärjestelmään Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Jokaisella hoitajalla on tunnukset sekä kirjaamisoikeus Sähköinen tallennus vanhustyön avohoitokansipotilastietojärjestelmään oon. Kirjaaminen tapahtuu 12 krt/työvuoron aikana Uudenkaupungin kotihoidossa otetaan Mediatrin viikko-ohjelmaa tätä Nykytilan kuvausta tehdessä käyttöön. Joitain asiakasasiakirjoja tehdään vielä ProGonsonan kautta, mutta jatkossa kaikki näiden asiakasasiakirjojen käsittely siirtyy Mediatrin kotihoito-osioon. Mediatrin kotihoito-osiota kehitetään parhaillaan vastaamaan tarpeita, joten tässä vaiheessa siihen pyritään tekemään heti muu- 27 tokset siten, että kotihoito-osio vastaisi THL:n asiakasasiakirjalle asettamia vaatimuksia sekä edellytyksiä. 13.1 Kotipalveluiden asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet Yhtenä tärkeänä mietittävänä asiana tulevaisuudessa näiden asiakasasiakirjojen käytettävyyden kohdalla on kotihoidon mobiili, toiminnanohjausjärjestelmä. Hankekotihoidoista tällä hetkellä mobiili on käytössä yhdessä kotihoidossa, kahdessa sen käyttöä toivotaan. Kotihoidon toiminnanjärjestelmän optimoinnin kautta jokaiselle työpäivälle rakennetaan sellainen työnjako, että kotihoidon asiakkaat saavat parhaan mahdollisen palvelun käytettävissä olevan henkilöstön turvin. Voidaanko tulevaisuudessa myös kotipalvelun kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjoja hyödyntää kotihoidon mobiilin kautta suoraan asiakkaan luona kotikäynnillä? Lisäksi asiakasasiakirjojen käytettävyyttä kartoitettaessa ilmeni se, miten eritavalla samaa asiakasasiakirjaa voidaan kotihoidoissa käyttää sekä miten eritavalla asiakasasiakirjan käytön prosessit toimivat. Hankkeen yhtenä tavoitteena onkin asiakasasiakirjojen yhtenäinen käyttölinja asiakasasiakirjalle asetettujen säädösten mukaisesti. 14. OMAISHOIDONTUEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ Alla oleviin kotihoitokohtaisiin taulukoihin on koottu kansallisen palveluluokitusten mukaisten omaishoidontukea koskevien asiakasasiakirjojen käyttöä keväällä 2015. Taulukoihin on pyritty kuvaamaan lyhyesti tuen hakuun sekä eri vaiheisiin liittyvien asiakasasiakirjojen käyttöä, miten asiakasasiakirjaa käytetään, kuka käyttää sekä miten käytetään. Lisäksi taulukoihin on kirjattu arkistoinnin osa-alue lyhyesti, missä sekä miten ja kuka asiakasasiakirjan arkistoinnista vastaa. Raisio Asiakasasiakirja Onko käytössä 1. Omaishoidon tuen hakemus Ei 2. Omaishoidon tuen palvelutarpeen arvio Kyllä Asiakasasiakirjaan liittyvät prosessit lyhyesti Asiakasasiakirjojen arkistointiin liittyvät asiat Raisiossa on suunnittelun alla oma hakemus Omaishoidontuen hakua varten, hakemukselle on ollut tarvetta sekä kysyntää. Oma paperinen Raision kaupungin asiakasasiakirjapohja jota ei ole Efficasta saatavilla. Omaishoidon koordinaattori tekee omaishoidontuen palvelutarpeen arvion asiakkaan kotiin ja täyttää samalla Raision kaupungin oman asiakasasiakirjan. Tieto palvelutarpeen arvioinnin tarpeesta voi tulla omaishoidon koordinaattorille joko soittona suoraan omaisilta, kotihoidolta tai muun tahon kautta. Omaishoidon koordinaattorin tulisi kartoittaa omaishoidon tukea saavien asiakkaiden palveluntarve kerran vuodessa. Palvelutarpeen arvio kirjataan Effican kertomuksen puolelle KSH lehdelle. Apuna kirjaamisessa käytetään Raision kaupungin omaa asiakasasiakirjapohjaa, lisäksi tämä asiakasasiakirja kopioidaan. Kopio kaupungin omasta asiakasasiakirjapohjasta säilytetään Omaishoidon koordinaattorin lukitussa arkistointikaapissa ja alkuperäinen arkistoidaan palvelusihteerin toimesta arkistointilakien mukaisesti. 28 3. Päätös omaishoidontuesta Kyllä 4. Päätös omaishoidontuen sosiaalipalveluista Kyllä 5. Omaishoidontuen asiakassuunnitelma 6. Omaishoidontuen Asiakaskertomus Oma päätöspohja Effican kotihoitoosiossa. Omaishoidon koordinaattori tekee päätöksen, jonka johtava hoitaja allekirjoittaa. Kriteerit omaishoidontuen myöntämiselle on olemassa. Asiakkaalle lähetetään aina oma päätös kotiin. Jos päätös on kielteinen, mukaan laitetaan perustelu sekä ohjeistus oikaisupyynnön tekoa varten. Omaishoidon koordinaattori ohjaa asiakkaitaan sosiaalityöntekijälle, jonka työtehtäviin on sisälletty omaishoidettavien sosiaalipalveluiden käsittely sekä päätökset, mikäli niihin tulee asiakkailla tarvetta Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sekä omaishoidon tukea hakenut henkilö saa oman päätöksen paperilla kotiinsa postin mukana. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sosiaalieffican puolelle Ei Asiakassuunnitelma kirjataan "auki" KSH lehdelle. Omaa erillistä asiakassuunniSähköinen tallennus potilastietelmaa ei omaishoidon tuen asiakkaille tojärjestelmään tehdä toistaiseksi Kyllä Kirjaaminen Effican kertomuksen puolelle KSH lehdelle, tarvittaessa rinnakkaisnäkymien käyttö muille asiakkaan hoitoon osallistuville tahoille, mikäli siihen on tarvetta. Rinnakkaisnäkymän käyttö on päällekkäistä kirjaamista, mutta turvaa asiakkaan hoitoon liittyvien tärkeiden asioiden tiedonkulun. Kotihoidon hoitajat, jotka hoitavat omaishoitoa saavia asiakkaita kirjaavat päivittäiseen hoitoon liittyvät asiat Khtos lehdelle. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Onko käytössä Asiakasasiakirjaan liittyvät prosessit lyhyesti Asiakasasiakirjojen arkistointiin liittyvät asiat Lieto Asiakasasiakirja 1. Omaishoidon tuen hakemus 2. Omaishoidon tuen palvelutarpeen arvio Kyllä Kyllä 3. Päätös omaishoidontuesta Kyllä 4. Päätös omaishoidontuen sosiaalipalveluista Kyllä Käytössä on kunnan oma lomake. Asiakkaan omainen saa tarvittaessa hakemuksien joko Liedon kunnan palvelupisteeltä, internetistä tai kotihoidon hoitajilta. Täytetty hakemus palautetaan omaishoidosta vastaavalle palveluohjaajalle, jonka työtehtäviin kuuluu hakemusten käsittely. Palveluohjaaja tekee palvelutarpeen arvioinnin asiakkaan kotiin yhdessä tukitiimin hoitajan kanssa. Palvelutarpeen arvio kartoitetaan lisäksi kerran vuodessa omaishoidon asiakkaiden kohdalla omaishoidon tukitiimin kanssa yhteistyössä. Oma päätöspohja Effican kotihoitoosiossa. Kunnalla on omat kriteerit tuen myöntämiselle. Kriteerit on luettavissa mm internetistä ennen mahdollisen hakemuksen tekoa. Palveluohjaaja tekee ja allekirjoittaa päätöksen tuen myöntämisestä.. Asiakkaalle lähetetään aina päätös kotiin. Jos päätös on kielteinen, mukaan laitetaan perustelu sekä ohjeistus oikaisupyynnön tekoon. Sosiaali Effican puolella käytettävät asiakasasiakirjat. Kaikki omaishoidettavat ovat oikeutettuja saamaan sosiaali- Paperinen lomake arkistoidaan arkistointilakien mukaisesti palveluohjaan toimesta Paperinen lomake arkistoidaan arkistointilakien mukaisesti ja lisäksi sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sekä asiakkaalle lähetetään postin kautta päätös kotiin. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sosiaalieffiacan puolelle 29 palveluita, mikäli niihin on tarvetta. Asiakas sekä omainen ohjataan kääntymään sosiaalityöntekijän puoleen kaikissa asioissa, joiden hoito tarvitsee sosiaalityöntekijää. 5. Omaishoidontuen asiakassuunnitelma Kyllä Effican kotihoito- osioon tehdään omaishoidon asiakkaille oma asiakassuunnitelma. Asiakassuunnitelman tekee palveluohjaaja tukitiimin kanssa ja omaishoidontuen asiakassuunnitelman prosessi on samanlainen kuin kotihoidon asiakassuunnitelman prosessi. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Uusikaupunki Asiakasasiakirja 1. Omaishoidon tuen hakemus 2. Omaishoidon tuen palvelutarpeen arvio 3. Päätös omaishoidontuesta 4. Päätös omaishoidontuen sosiaalipalveluista 5. Omaishoidontuen asiakassuunnitelma 6. Omaishoidontuen Asiakaskertomus Onko käytössä Asiakasasiakirjaan liittyvät prosessit lyhyesti Asiakasasiakirjojen arkistointiin liittyvät asiat Kyllä ProConsonassa on oma hakemuspohja omaishoidontuen hakemista varten. Omaishoidontuen hakemuksen asiakas saa netistä tai yhteispalvelupisteestä. Omaishoidontuen hakemus toimitetaan suoraan omaishoidon koordinaattorille postin kautta, jonka työtehtäviin kuuluu näiden hakemusten käsittely. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sekä paperinen hakemus arkistoidaan arkistointilakien mukaisesti Kyllä Palvelutarpeen arvio kirjataan Vanhustyön avohoitolehdelle, Käytössä oma Mediatrissa oleva asiakasasiakirja, joka on sama, mitä käytetään kotihoidon palvelutarSähköinen tallennus potilastiepeen arvioinnissa. Omaishoidon tuen tojärjestelmään palvelutarpeen arvioinnin tekee omaishoidon koordinaattori. Kaupungilla on omat kriteerit omaishoidontuen myöntämiselle, kriteerit on luettavissa internetistä. Kyllä Uudenkaupungin kaupungissa on olemassa oma SAS -työryhmä. Tämän työryhmän työtehtäviin kuuluu päätöksen teko omaishoidontuen myöntämisestä tai kieltämisestä. Kriteerit omaishoidontuen myöntämiselle on olemassa Ei Omaishoidontukea saavat asiakkaat ohjataan kääntymään suoraan sosiaalitoimiston puoleen kaikissa sosiaalipalveluita koskevien asioiden hoidossa. Kyllä Omaishoidon tukea saaville asiakkaille tehdään oma asiakassuunnitelma. Asiakassuunnitelman prosessi on sama, kuin kotipalvelun asiakassuunnitelmassa. Kyllä Omaishoidon tukea saavien asiakkaiden päivittäisen hoidon kirjaaminen tehdään Sähköinen tallennus potilastieVanhustyön avohoitolehdelle. Kirjaamises- tojärjestelmään ta vastaa kotikäynnin tehnyt hoitaja. Tallentuu sähköisesti potilastietojärjestelmään. Asiakkaalle lähetetään aina oma osio päätöksestä sekä päätöksen yhteydessä tulee perustelu sekä ohjeistus, mikäli asiakas haluaa valittaa tehdystä päätöksestä Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sekä paperinen, allekirjoitettu asiakassuunnitelma arkistoidaan arkistointilakien mukaisesti 30 14.1 Omaishoidontuen asiakassuunnitelman tekoon liittyvä kehitystarve Laki omaishoidon tuesta 2.12.2005/937 määrittää kohdassaan 7§, että omaishoidontuesta on laadittava yhdessä hoidettavan sekä omaishoitajan kanssa hoito- ja palvelusuunnitelma (=asiakassuunnitelma). Iki- hankkeen hankekotihoidoista tämä tehdään vain Liedossa sekä Uudenkaupungin kotihoidossa. Raision tulee muuttaa omaa toimintakäytäntöä omaishoidon asiakassuunnitelmien teossa, jotta palvelu vastaisi sille asetettuja lakeja sekä säädöksiä. Hankkeen yhtenä kirjaamisen kehittämisen kohteena tulee olemaan omaishoitoa koskevien asiakasasiakirjoista asiakassuunnitelma. Hankkeen aikana on mietittävä mahdollisuutta, että mikäli asiakas saa kotipalvelun palveluita sekä omaishoidon tukea, voidaanko asiakkaalle laatia hankekotihoidoissa yksi yhteinen asiakassuunnitelma, johon olisi kirjattu niin omaishoidon kuin kotipalveluidenkin palvelut, mikäli asiakas on näihin palveluihin oikeutettu. Voisiko tämän yhdessä laadittu asiakassuunnitelma palvella asiakkaan tarpeita selkeämmin sekä kokonaisvaltaisemmin kuin käytäntö, että molemmat osapuolet (omaishoito ja kotipalvelu) laativat oman asiakassuunnitelman asiakkaalle. 1.4.2015 voimaan tullut uusi sosiaalihuoltolaki tukee eri yksiköiden välisen yhteistyön sekä moniammatillisuuden merkitystä. Lain pykälän 39§, kohdan 9. mukaan asiakkaalle voidaan laatia asiakkaan luvalla yhteinen asiakassuunnitelma, joten tämän uuden työkäytännön käyttöönoton harkitseminen saattaisi olla hankekotihoidossa aiheellista, mikäli se vain on mahdollista työjärjestelyin toteuttaa. 15. SOSIAALIHUOLTOLAIN ASETTAMIEN PALVELUIDEN ASIAKASASIAKIRJAT Kansallisten palveluluokitusten asiakasasiakirjojen käyttö sekä käytettävyyden selvittäminen hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa ei onnistunutkaan siten, miten se hankkeen suunnitteluvaiheessa oli suunniteltu tapahtuvaksi. Ainoastaan Raision kaupungissa on sosiaalitoimen puolella aikuissosiaalityössä kaksi sosiaalityöntekijää, jotka toimivat pääsääntöisesti kotihoidon ensisijaisina sosiaalityöntekijöinä. Heihin kotihoidon henkilökunta sekä asiakkaat voivat ottaa yhteyttä, mikäli siihen on tarvetta. Näiden kahden sosiaalityöntekijän työnkuvat ovat moninaiset. Työnkuva koostuu pääsääntöisesti kuljetuspalveluiden asioiden hoidosta sekä avustamisesta asiakkaita päivittäisen taloudellisen asioiden hoidossa sekä eri etuisuuksien kuten hoitotukien hakemisessa. Lisäksi toisen Raision kotihoidon asiakkaiden sosiaalityöntekijän työpiste sijaitsee Raision sairaalassa, joten hänen työtehtäviinsä kuuluvat lisäksi kaikkien osastolla olevien potilaiden, joista jotkut ovat tulevia kotihoidon uusia asiakkaita, asioiden hoito sekä eteenpäin vieminen. Monissa sosiaalipuolen asioissa Raisionkin kotihoidon asiakkaat ottavat yhteyttä sosiaalitoimistoon aikuissosiaalityön puolelle ja sieltä asiakas ohjataan hoidettavan asian mukaan oikealle etuuskäsittelijälle. Liedon ja Uudenkaupungin kotihoidon asiakkailla ei ole omaa nimettyä kotihoidon sosiaalityöntekijää. Näissä kahdessa kotihoidossa kotihoidon asiakkaat ohjataan suoraan aikuissosiaalityön puoleen sosiaalitoimistoon. Asiakas ottaa itse omaisensa avustuksella yhteyttä sosiaalitoimistoon ja asiakkaan asian hoito järjestyy sosiaalitoimiston kautta sosiaalitoimiston omien ohjeistusten sekä käytäntöjen mukaisesti. Liedon sekä Uudenkaupungin kotihoidon hoitajat eivät valitettavasti tee edes pienimuotoista kaivattua yhteistyötä sosiaalitoimiston työntekijöiden kanssa, joten heidän kohdaltaan kansallisten palveluluokitusta koskevien asiakasasiakirjojen käyttö ja käytettävyys kartoitettiin lähettämällä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskeva taulukko sosiaalitoimen johtaville hoitajille. Heidän avullaan pystyttiin kartoittamaan asiakasasiakirjojen käytettävyyttä. Sosiaalityöntekijät täydensivät taulukot 31 itsenäisesti oman organisaationsa sisällä. Raision kohdalta taulukko saatiin täytettyä sosiaalityöntekijän avustuksella siltä osin, miten hän asiakasasiakirjoja työssään käyttää. Raisio Asiakasasiakirja Onko käytössä Kyllä Asiakasasiakirjan käyttöön liittyvä prosessi lyhyesti Sama asiakasasiakirja on yhteiskäytössä Sosiaalihuollon lähetteen kanssa. Sosiaalityöntekijä saa ilmoituksen tai lähetteen uuden asiakkaan palvelutarpeen arviosta joko sähköisesti tai soittona. Asiakasasiakirjan arkistointiin liittyvät asiat Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään 1. Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta 2. Sosiaalihuollon tarpeen ensiarvio Ei Kyllä 3. Sosiaalihuollon palvelutarpeen arvio 4. Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto Ei 5. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma 6. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman arvio Ei Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Sama asiakasasiakirja on yhteiskäytössä kohdan 1. kanssa. Lähetteen käsittelee sosiaalityöntekijä. Lähetteet käsitellään saapumisen järjestyksessä, akuutit lähetteet käsitellään nopeammin, käsittelyaika riippuu lähetteen sisällöstä. Paperilla tullut lähete arkistoidaan arkistointilakien mukaisesti. Ensin sosiaalityöntekijä kerää lähetteitä omaan kansioonsa, arkistointi tehdään myöhemmin. Ei 7. Sosiaalihuollon lähete Kyllä 8. Yhteenveto sosiaalisista olosuhteista Ei 9. Hakemus sosiaalihuollon asumisen palveluihin Efficassa oma kirjallinen pohja palvelutarpeen arvioinnille. Sosiaalityöntekijä tekee arvion asiakkaan palvelutarpeesta. Siihen kaivataan fraasipohjaa helpottamaan täyttöä. Kyllä Raision kaupungilla on SAS- työryhmän oma lähete asumispalveluihin haettaessa. Hakemuksen täyttää kotihoidon hoitaja tai asiakkaan omainen/muu asioiden hoitaja. Hakemukset käsitellään SAS-työryhmän palavereissa säännöllisin väliajoin. SAS-työryhmä antaa päätöksen siitä, saako asiakas asumispalvelupäätöksen. Kriteerit asumisen palveluiden saamiselle on olemassa Raision kaupungilla. Saapunut lähete kirjataan diaraarinumeron kanssa ja hakemuksesta tehdään asiakirjamerkintä tietojärjestelmään. SAS-päätös kirjataan lisäksi tietojärjestelmään ja alkuperäinen hakemus arkistoidaan arkistointilakien mukaisesti. 10. Sosiaalihuollon palvelupäätös Ei 11. Sosiaalihuollon asiakkaan tulo- ja menoselvitys Kyllä 12. Sosiaalihuollon asiakasmaksulaskelma Kyllä 13. Sosiaalihuollon asiakasmaksupäätös Kyllä Efficassa nimellä Toimeentulotuen laskelma, jota sosiaalityöntekijä käyttää. Sosiaalityöntekijä kirjaa tiedot tietojärjestelmään tarkastettuaan ne Kelasta tai muista tahoista, joista asiakkaan tuloja täytyy selvittää. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Efficassa asiakasasiakirja löytyy nimellä Asiakasmaksu. Asiakirja sisältää asiakasmaksulaskelman sekä asiakasmaksupäätöksen. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Efficassa asiakasasiakirja Asiakasmaksu kattaa asiakasmaksulaskelman sekä asiakasmaksupäätöksen. Sosiaalityöntekijä tekee päätöksen asiakkaalle myönnettävistä palveluista sekä etuisuuksista. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään, lisäksi asiakkaalle lähetetään postissa päätös. 32 14. Sosiaalihuollon maksusitoumus Kyllä 15. Välitystilipäätös Ei 16. Sosiaalihuollon kuulemisasiakirja 17. Sosiaalihuollon asiakaskertomus Asiakasasiakirjaan on mahdollisuus valita fraasipohjan kautta pohja, jota maksusitoumus koskee. Vaihtoehtoja on muutamia. Sosiaalityöntekijä voi myöntää maksusitoumuksen asiakkaalle. Asiakasasiakirja täytetään sähköisesti, sosiaalityöntekijän työtehtävä. Tallentuu sähköisesti potilastietojärjestelmään. Asiakas saa postissa itselleen päätöksen myönnetystä tai kielteisestä maksusitoumuksesta sekä tiedot palveluntuottajasta, jolle maksusitoumus on osoitettu. Asiakkaan suullinen kuuleminen kirjataan tarvittaessa Efficaan. Kun sosiaalityöntekijä on kuullut asiakasta, tämän jälkeen työntekijä kirjaa kuulemisen tietojärjestelmään. Varsinaista asiakaskirjapohjaa ei ole käytössä. Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Kirjaaminen Efficassa omalle SOS lehti, käytössä rinnakkaisnäkymät tarvittaessa. Sosiaalityöntekijällä on kirjaamisoikeus asiakaskertomukseen. Muu hoitotaho voi tehdä rinnakkaisnäkymän Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Ei Kyllä Sosiaalihuollon palvelutehtävien yhteiset asiakasasiakirjat Kyllä 1. Sosiaalihuollon valtakirja 2. Virheenkorjauspyyntö Kyllä 3. Oikaisuvaatimus Kyllä 4. Vastine oikaisuvaatimukseen Ei Kyllä On olemassa oma lomakepohja Efficassa. Sosiaalityöntekijä täyttää valtakirjan tarvittaessa, mikäli siihen on tarve Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään Kaupungin oma paperinen lomake, joka löytyy internetistä. Asiakas saa lomakkeen itselleen joko internetistä tai sosiaalityöntekijältä postin kautta. Efficasta tätä asiakasasiakirjaa ei toistaiseksi käytetä Tallentuu sähköisesti potilastietojärjestelmään. Paperinen virheenkorjauspyyntö arkistoidaan sosiaalityöntekijän toimesta Asiakas saa aina oikaisuvaatimusohjeistuksen liitteenä kaikkien myönteisten tai kielteisten päätösten yhteydessä itselleen paperilla. Efficassa oma pohja käytettävissä, joka tulostetaan sekä lähetetään aina asiakkaalle, kun oikaisuvaatimuspäätös on tehty Oikaisuvaatimus pyynnöt kirjataan aina sähköisenä tallennuksena potilastietojärjestelmään. Kirjeenä saapuneet oikaisuvaatimukset arkistoidaan ohjeiden mukaisesti Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään 5. Oikaisuvaatimuspäätös 6. Oikaisuvaatimuksen peruutusilmoitus Ei 7. Palvelusetelipäätös Ei 8. Palveluseteli Ei Uusikaupunki Asiakasasiakirja Onko käytössä Asiakasasiakirjan käyttöön liittyvä prosessi lyhyesti Asiakasasiakirjan arkistointiin liittyvät asiat 33 1. Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta kyllä Otetaan vastaan, kirjataan ProConsonaan ProConsona 2. Sosiaalihuollon tarpeen ensiarvio kyllä Asiakaskertomukseen kirjaus ProConsona kyllä Palvelutarpeen arviointi lomake, kirjataan ProConsonaan ProConsona 3. Sosiaalihuollon palvelutarpeen arvio 4. Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto Tarvittaessa vapaaehtoinen ProConsona 5. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma 6. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman arvio kyllä Palvelutarpeen arvioinnin pohjalta tehtävä suunnitelma ProConsona kyllä Osana palvelusuunnitelmaa ProConsona 7. Sosiaalihuollon lähete kyllä Osana palvelusuunnitelmaa ProConsona 8. Yhteenveto sosiaalisista olosuhteista kyllä Osana palvelutarpeen arviointia ProConsona 9. Hakemus sosiaalihuollon asumisen palveluihin Tulossa käyttöön yhteinen asumispalveluhakemus 10. Sosiaalihuollon palvelupäätös kyllä Palvelutarpeen arviointi palvelusuunnitelma päätös ProConsona 11. Sosiaalihuollon asiakkaan tulo- ja menoselvitys kyllä Osana toimeentulotukilaskelmaa ProConsona 12. Sosiaalihuollon asiakasmaksulaskelma kyllä Excel-taulukko, tuloste asiakasmaksupäätöksen liitteeksi Asiakaskansio 13. Sosiaalihuollon asiakasmaksupäätös kyllä 14. Sosiaalihuollon maksusitoumus kyllä 15. Välitystilipäätös ei 16. Sosiaalihuollon kuulemisasiakirja kyllä 17. Sosiaalihuollon asiakaskertomus kyllä Sosiaalityöntekijä valmistelee, sosiaalityön johtaja tekee päätöksen Toimeentulotukilaskelman ja päätöksen kautta Osana palvelutarpeen arviointia Sosiaalihuollon palvelutehtävien yhteiset asiakasasiakirjat ei 1. Sosiaalihuollon valtakirja Dynasty ProConsona ProConsona ProConsona 34 2. Virheenkorjauspyyntö kyllä Dynasty 3. Oikaisuvaatimus kyllä Vapaamuotoinen hakemus, ohjeet päätöksessä 4. Vastine oikaisuvaatimukseen kyllä Pohja sosiaalityöntekijöillä 5. Oikaisuvaatimuspäätös kyllä Sosiaalilautakunta 6. Oikaisuvaatimuksen peruutusilmoitus Dynasty korjaus ProConsona Dynasty vapaamuotoinen tarvittaessa 7. Palvelusetelipäätös ei 8. Palveluseteli ei Lieto Asiakasasiakirja Onko käytössä Asiakasasiakirjan käyttöön liittyvä prosessi lyhyesti Kyllä Löytyy kirjallisena kotisivuilta, vastaanottajana kotiutushoitaja tai palvelukoordinaattori. 1. Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta 2. Sosiaalihuollon tarpeen ensiarvio Ei 3. Sosiaalihuollon palvelutarpeen arvio Kyllä 4. Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto Ei 5. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma Kyllä Vanhuspalveluiden henkilökunnan vastuulla 6. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman arvio Kyllä Asiakkuuden mukaan toteutus 7. Sosiaalihuollon lähete Ei 8. Yhteenveto sosiaalisista olosuhteista Kotiutushoitaja ja palvelukoordinaattori vastaavat arvioinnista, palvelujen koordinoinnista Ei Palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä Kyllä Lomakkeen täyttää sosiaali/terveydenhuollon ammattihenkilö yhdessä hakijan ja läheisten kanssa 9. Hakemus sosiaalihuollon asumisen palveluihin Asiakasasiakirjan arkistointiin liittyvät asiat 35 10. Sosiaalihuollon palvelupäätös Kyllä Vanhuspalvelujohtaja päättää vanhuspalveluiden eri henkilöiden valmistelun pohjalta, kotihoidon päätökset kotihoidon esimiehet 11. Sosiaalihuollon asiakkaan tulo- ja menoselvitys Ei Asumispalveluiden yhteydessä suojaosuuslaskelma jonka laatii toimistosihteeri Kyllä Vanhuspalveluiden toimistosihteeri laatii tuloselvityksen perusteella 13. Sosiaalihuollon asiakasmaksupäätös Kyllä Vanhuspalveluiden toimistosihteerin työtehtävä 14. Sosiaalihuollon maksusitoumus Kyllä Vanhuspalveluissa laajalti käytössä myös palveluseteli 15. Välitystilipäätös Ei 16. Sosiaalihuollon kuulemisasiakirja Ei 12. Sosiaalihuollon asiakasmaksulaskelma 17. Sosiaalihuollon asiakaskertomus Kyllä Pro Consona yleisessä sosiaalityössä, vanhuspalveluiden muu henkilöstö Effica Sosiaalihuollon palvelutehtävien yhteiset asiakasasiakirjat 1. Sosiaalihuollon valtakirja Ei 2. Virheenkorjauspyyntö Ei 3. Oikaisuvaatimus Ei 4. Vastine oikaisuvaatimukseen Ei 5. Oikaisuvaatimuspäätös Ei 6. Oikaisuvaatimuksen peruutusilmoitus Ei Vapaamuotoinen 7. Palvelusetelipäätös Kyllä Tukipalvelut, asumisen palvelut vanhuspalvelujohtaja päättää vanhuspalveluiden henkilöstön/ Sap ryhmän päätöksen perusteella 8. Palveluseteli Kyllä tukipalvelut, asumispalvelut, kotihoito 15.1 Sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet Yhtenä isona haasteellisena tekijänä sosiaalipuolen palveluiden ja kotihoidon palveluiden yhteensovittamisessa on tietojärjestelmien keskenään keskustelemattomuus sekä samanaikaisesti käytössä olevat eri tietojärjestelmät. Totuus on, että hankekuntien kotihoidon työntekijöillä ei ole mahdollisuutta nähdä mitään sosiaalipuolen palveluita, joita asiakkaalle on suunniteltu. Sama tilanne on toisinpäin, sosiaalityöntekijät eivät näe asiakkaille suunniteltuja kotihoidon palveluita. Konkreettinen tietojärjestelmien erialisuus sekä keskenään keskustelemattomuus voidaan kuvata tässä vaiheessa kuiluna, jonka reunojen välillä ei ole yhdistävää siltaa. 36 Iki-hankkeessa yhtenä tavoitteena oli pilotoida sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjoja, mutta organisaatioiden välisten eroavaisuuksien vuoksi hankkeen ohjausryhmässä päädyttiin seuraavaan tulokseen. Hankkeessa kartoitettiin sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjojen käyttö, mutta niiden jatkotyöstäminen sekä kotihoitojen sekä sosiaalityöntekijöiden yhteistyön lisääminen sekä tietojärjestelmiin liittyvien ongelmakohtien ratkaiseminen muodostuisi niin laajaksi kokonaisuudeksi, johon Iki-hankkeen työpanos ei valitettavasti riitä. Tässä hankkeessa siis näiden asiakasasiakirjojen käytön kuvaaminen hankekotihoidoissa jää ainoaksi sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjoja koskevaksi asiaksi ja seuraava hanke saattaa jatkaa haasteelliseksi havaittujen asioiden työstämistä eteenpäin kohti toimivampaa kokonaisuutta. 16. ASIAKASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖÖN LIITTYVIÄ KEHITTÄMISTARPEITA Kehittämistarve asiakasasiakirjojen kohdalla koskee palveluiden päätösten myöntämistä. Valitettavasti tällä hetkellä asiakas ei aina saa itselleen myönteistä tai kielteistä päätöstä palveluista, joita asiakas on itselleen halunnut tai toivonut, tai mitä hänelle on myönnetty tai mitä palveluita on kielletty. Nyt asiakkaalle saatetaan tehdä päätös tietojärjestelmään, mutta päätös toimii ikään kuin ”teknisenä” päätöksenä, joka turvaa asiakkaalle suunniteltujen kotikäyntien säilymisen järjestelmässä sekä samalla tekninen päätös auttaa kotihoitoja resurssien jakamiseen tietojärjestelmässä. Tekninen päätös mahdollistaa myös kotihoitojen laskutukseen liittyvien asioiden hoidon. Näiden edellä mainittujen asioiden vuoksi palvelupäätöksiä hankekotihoidoissa tehdään, mutta päätöstä palvelusta ei aina lähetetä asiakkaalle kaikissa hankekotihoidoissa. Tulevaisuudessa käytännön miettiminen uudestaan on aiheellista. Lisäksi asiakasasiakirjoihin sekä niiden käytettävyyteen kehittämistarpeina on asiakasasiakirjojen merkityksen korostaminen henkilöstölle. Lisäkoulutusta mitä millekin asiakasasiakirjalle kirjataan, tarvitaan ehdottomasti lisää. Lisäksi kansallisen palveluluokitusten asiakasasiakirjojen käytön kokonaisvaltaista tehostamista olisi hyvä tehostaa kotihoidoissa sekä omaishoidoissa. Esimerkkinä toimii loistavasit omaishoito, asiakkaille tulee jatkossa laatia asiakassuunnitelma, koska sen teko on laissa sekä asetuksissa määrätty tehtäväksi. Yhteenvetona asiakasasiakirjojen kehittämistarpeista voidaan sanoa, että asiakasasiakirjojen otsikot pyritään hankkeen toimesta muuttamaan tietojärjestelmissä vastaamaan kansallisia palveluluokituksen käsitteitä. Käsitteiden muuttaminen muuttaa lisäksi henkilöstön puhekielen oikeaksi. Kun henkilöstö puhuu oikeilla termistöillä, kansallisen palveluluokitusten ymmärtäminen helpottuu sekä uudet termit juurtuvat työyhteisöihin. Varsinaisesti itse kansallisen palveluluokituksen asiakasiakirjoihin eivät liity rekisteriselosteet, mutta niiden huomioiminen hankekotihoidossa on aiheellista. Kotihoidoissa oli havaittavissa omia Excel pohjaisia listoja, jotka sisältävät henkilötietoja. Rekisteriseloste laaditaan kaikista henkilörekistereistä. Selosteesta ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä sekä mitä henkilötietoja rekisterissä mahdollisesti on, mihin niitä käytetään ja minne tietoja luovutetaan. Lisäksi selosteessa tulisi olla maininta suojauksen periaatteista, miten seloste on tietosuojattu. Samaan rekisteriin voi kuulua automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltäviä tietoja sekä esimerkiksi paperisella lomakkeella olevia tietoja, jos näitä kaikkia tietoja käytetään rekisterinpitäjälle kuuluvan saman tehtävän hoitamisessa. Rekisteriselosteen laatimisvelvollisuudesta sekä sisällöstä säädetään henkilötietolain (523/1999) 10 § pykälässä. Rekisteriselosteita ei hankkeeseen kuuluvissa kotihoidoissa ole kaikissa huomioitu, joten tämäkin muutos olisi aiheellista toteuttaa lähitulevaisuudessa. 37 17. MITÄ HANKKEESSA TAPAHTUU NYKYTILAN KUVAUKSEN JÄLKEEN Iki-hankkeen seuraavassa vaiheessa aloitetaan pienryhmätyöskentely. Pienryhmätyöskentelyyn osallistuu jokaisesta hankekotihoidosta työntekijöitä sekä oman tietojärjestelmän hallitsevia Atk osaajia. Pienryhmätyöskentelyn tarkoituksena on yhteisvoimin kartoittaa kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet käytännön työssä sekä yhteisvoimin miettiä mahdollisuuksien mukaan toteutettavia muutoksia asiakasasiakirjojen rakenteisiin itse tietojärjestelmässä. Lisäksi pienryhmätyöskentelyn tarkoituksena on etsiä keinoja kotihoidon toimintaprosessien yhteensovittamiseen sekä järjestää koulutusta henkilökunnalle asiakasasiakirjojen käytöstä, sisällöstä sekä motivoida henkilöstö asiakasasiakirjojen käyttöön uudella asenteella. Uudenkaupungin kotihoidon lisätavoitteena on motivoida henkilökunta lisämuutoksiin rakenteisen kirjaamisen tulon jälkeen, heillä muutoksia tulee pienellä ajalla eniten. Lisäksi Mediatrin sekä Effican pääkäyttäjien avulla pyritään muuttamaan tietojärjestelmien sisältöä asiakasasiakirjojen kohdalta organisaatiokohtaisesti vastaamaan kansallisen palveluluokituksen vaatimuksia sekä THL:n suosituksia. Pienryhmä etsii lisäksi toimintatapoja, jolloin tapahtuu päällekkäistä kirjaamista. Tarkoituksena on miettiä yhdessä keinoja sekä uusia työmenetelmiä, jolloin päällekkäistä kirjaamista voisi vähentää. Nykytilan kuvausta tehdessä on varmistunut jo se, että kotihoidoissa on lukuisia erilaisia toimintakäytäntöjä. Yhdessä pienryhmän sekä kotihoitojen esimiesten kanssa mietitään toimintakäytäntöjen muuttamista vastaamaan toisiaan. Lisäksi jokaisessa hankekotihoidossa on havaittavissa hyväksi koettuja työkäytäntöjä, joiden juurruttamista toisiin hankekotihoitoihin olisi kannattavaa harkita. 18. POHDINTA JA YHTEENVETO NYKYTILAN KUVAUKSESTA Tämän nykytilan kuvauksen tarkoituksena oli kuvata mahdollisimman lyhyesti kolmen kotihoidon keskeisempiä toimintaprosesseja sekä käytäntöjä. Lisäksi yhtenä osuutena oli kuvata kansallisen palveluluokituksen mukaisia asiakasasiakirjoja sekä niiden käytettävyyttä kotipalveluiden, omaishoidon sekä sosiaalihuollon näkökulmasta ajatellen. Nykytilan kuvausta tehdessä selventyi kolmesta hankkeeseen osallistuvasta kotihoidosta seuraavia asioita. Vaikka yhteiskunta on siirtynyt hyvin pitkälle sähköisesti ja verkon kautta täytettävien lomakkeiden käyttöön, niin käsin täytettävien lomakkeiden määrä ja näiden arkistointi on kotihoidon työssä lähes päivittäistä. Näitä lomakkeita ovat mm kaikki sellaiset lomakkeet, joihin tarvitaan asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa allekirjoitukset. Näitä lomakkeita syntyy kotihoidon päivittäisessä työssä yllättävän paljon ja näiden arkistoinnin tärkeys on kotihoidoissa huomioitu hyvin. Kansallisten palveluluokituksen asiakasasikirjoja on käytössä hankekotihoidoissa. Osa näistä asiakasasiakirjoista on kuitenkin nimetty toisella nimellä tai vastaavasti asiakasasiakirjaa käytetään, mutta ei tietojärjestelmän kohdassa, jossa se on olemassa. Esimerkkinä tästä on asiakasasiakirja; Ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta. Ensikontakti/ilmoitus kotihoidon tarpeesta kirjataan tietojärjestelmään terveyskertomuksen puolelle, varsinaista olemassa olevaa asiakasasiakirjaa ei täytetä Effican kotihoito-osion puolella. Vastaavasti palvelutarpeenarvion asiakasasiakirja löytyy Efficasta nimellä Voimavarakartoitus. Voimavarakartoitus lomakkeen nimeäminen Efficassa suoraan palvelutarpeen arvioiksi toisi kyseiselle lomakkeelle arvostusta sekä käytettävyyttä laajemmassa mittakaavassa, kuten kuuluisi. Nyt se mielletään hoitajien toimesta asiakkaan toimintakykyä kuvaavaksi asiakasasiakirjaksi, ei palvelutarpeen arvioksi. Lisäksi tämän asiakirjan sisältö kaipaa muutosta vastaamaan THL:n vaatimuksia sekä ikäihmisten hoitoon liittyviä erityispiirteitä. 38 Omaishoidon kohdalla vastaavasti kansallisen palveluluokitusten asiakasasiakirjat ovat osittain käytössä, mutta niitä käytetään jopa kahdessa eri tietojärjestelmissä (ProGonsona ja Mediatri) samanaikaisesti. Tällöin myös kirjaaminen kertaantuu päällekkäiseksi. Lisäksi Uudenkaupungin kotihoidossa siirrytään kokonaan ProGonsonasta Mediatrin kotihoito-osion käyttöön, eli tässä hankekotihoidossa on tulossa laajoja asiakasasiakirjoihin kohdentuvia muutoksia kotihoidon työtä ajatellen. Tämä siirto tuo mukanaan myös työkäytäntöjen muuttumista. Päivittäinen omaishoidon kirjaaminen tapahtuu samaan paikkaan kotihoidon päivittäisen kirjaamisen kanssa terveyskertomuksen puolella Liedossa sekä Uudenkaupungin kotihoidossa. Raisiossa omaishoidontuen asiat kirjataan eri lomakkeelle terveyskertomuksen puolella. Raisiossa omaishoidon koordinaattorit tekevät tarvittaessa rinnakkaisnäkymän kotihoidon hoitajille, eli tällöin kirjaus on päällekkäistä niin KSH sekä Khtots lomakkeilla. Raisiossa on kuitenkin havaittu hyväksi eri lomakkeille kirjaaminen. Omaishoitoa saavien asiakkaiden palvelut sekä heidän hoitoon liittyvät asiat löytyvät kokonaisuutena helposti KSH lomakkeelta, kotihoidon hoitajilla on lukuoikeus tälle kirjaamisalustalle sekä lisäksi rinnakkaisnäkymän laitto-oikeus. Omaishoidontuen asiakkaille asiakassuunnitelma tehdään hankkeen kotihoidoissa Liedossa ja Uudessakaupungissa. Raision kotihoidossa tämä käytäntö tulisi aloittaa, koska asiakassuunnitelman teko on jo määritelty tehtäväksi omaishoidontuen laissa. Pohdittavaa on, että olisiko tulevaisuudessa mahdollisuutta muuttaa hankekotihoitojen toimintakäytäntöjä siten, että omaisihoidon tukea saavalle asiakkaalle tehdään moniammatillisena yhteistyönä asiakassuunnitelma omaishoidon sekä kotihoidon kanssa yhdessä? Tällöin asiakassuunnitelma palvelisi asiakasta entistä paremmin sekä kokonaisvaltaisemmin. Tämän kaltaisen asiakassuunnitelman laatiminen on mahdollista vain silloin, kun asiakas saa omaishoidontuen lisäksi palveluita myös kotihoidolta. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käytön selvittäminen muodostui tätä kuvausta tehdessä kaikkien haasteellisemmaksi kokonaisuudeksi. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käytössä tapahtuu todennäköisesti eniten päällekkäistä kirjaamista, koska tietojärjestelmät eivät kohtaa toisiaan missään vaiheessa ja työntekijä osapuolet eivät näe toistensa kirjaamia asioita ja asiakkaille suunniteltuja palveluita. Raision kotihoidossa on nimetty kaksi sosiaalityöntekijää, jotka pääsääntöisesti pyrkivät hoitamaan kotihoidon asiakassuunnitelman omaavien asiakkaiden asioita. Raision kotihoidon hoitajat tekevät yhteistyötä sosiaalityöntekijöiden kanssa, mutta käytössä on kuitenkin niin terveys kuin sosiaali Effica. Sosiaalityöntekijät näkevät kotihoito-osiossa asiakkaille suunnitellut palvelut, joten tarvittaessa heillä on oikeus hakea lisätietoa asiakkaan palveluista tietokannasta. Vastaavasti Liedossa tai Uudenkaupungin kotihoidossa kotihoidon hoitajat eivät tee yhteistyötä sosiaalityöntekijöiden kanssa, joten näissä kotihoidoissa asiakkaiden asioita hoitavat eri työtahot eivät kohtaa toisiaan asiakkaan asioiden eri hoitoprosesseissa. Lähitulevaisuudessa Efficaan on tulossa uusi LifeCare -versio vuoden 2016 aikana. Tämä muuttaa asiakkaan olemassa olevien asiakkuuksien näkyvyyttä hieman. LifeCaren tulon jälkeen eri hoitotahot näkevät, mikäli asiakkaalla on asiakkuus olemassa toisessa yksikössä, mutta tarkempaa selvitystä asiasta ei pysty saamaan selville. Kuitenkin jo olemassa olevan asiakkuuden olemassaolo saattaa kertoa hoitavalle työntekijälle edes hieman asiakkaan palveluiden kokonaiskuvasta entistä paremmin. Tämä muutos on siis tulossa vain Efficaan, ei Mediatriin. Jotta Iki- hankkeen pienryhmien toiminta saadaan mahdollisimman tuottavaksi, hankkeen pienryhmätyöskentelyn alkuvaiheessa muodostetaan hankekotihoidoista kaksi erillistä pienryhmää. Efficaa käyttävä Lieto sekä Raisio toimivat yhtenä ryhmänä ja Uusikaupunki omana yksikköryhmänään. Alkuvaiheessa, kun pienryhmissä mietitään tietojärjestelmän käyttöön liittyviä haasteita, ryhmien erilläänolo toisistaan on perusteltua. Rajattu työaika saadaan hyödyllisemmin käyttöön kun ryhmän kokoontuessa voimavarat saadaan kohdennettua juuri oman tietojärjestelmän painopistealueisiin. Kun pienryhmä alkaa työstää kotihoidon konkreettisen työprosesseja sekä siihen liittyvää kirjaamista, tällöin ryhmä kokoontuu yhtenäisenä. Kokoajan hankkeen edetessä kaikki osapuolet saavat kaiken tiedon kahden eri pienryhmän vaiheista sekä tilanteista pysyen ajantasalla siitä, missä vaiheessa ryhmien työskentely on. 39 Nykytilan kuvausta tehdessä on selkiintynyt lisäksi se tosiasia, että muutettavien asioiden määrähankekotihoidoissa ei välttämättä toteudu hankkeelle varatun ajan puitteissa. Muutettavia asioita on monia ja asiakokonaisuudet ovat isoja. Tämän vuoksi nyt alkuvaiheessa on kartoitettu, mitkä asiat ovat tärkeimmät, akuutimmat, muutettavat osa-alueet kirjaamisen sekä asiakasasiakirjojen maailmassa ja näistä lähdetään hanketyöskentelyssä eteenpäin. Seuraava hanke jatkaa siitä, mihin Iki- hanke loppuessaan jää, mikäli kaikkia tarvittavia muutoksia ei Iki- hankkeen puitteissa ehditä toteuttaa.
© Copyright 2024