1. No category

Projektinhallinta
Osa 4: projektityö
käytännössä
Sisältö
IT-artifaktien ja projektien ominaisuuksia ja
erityispiirteitä
 Sopimuskäytännöt
 Projektityön organisointi käytännössä




Projektin aloittaminen
Ryhmätyö, ihmisten johtaminen
Kokouskäytännöt
IT-artifaktien ominaisuuksia

Monimutkaisuus


Näkymättömyys


Materiaalia ei useimmiten mene hukkaan vaikka artefaktiin tehtäisiin
radikaali muutos  kynnys muutoksiin pienenee  ongelmia
Ainutkertaisuus


Useimpia työn tuotoksia ei voida koskettaa eikä aistein havainnoida
Helppo muunnettavuus


Melkein mikä tahansa sovellus vaatii monimutkaisen infrastruktuurin
ohjelmisto- ja laitteistokomponentteja
Uusi sovellus on todellakin uusi – kopion kustannukset ovat
minimaaliset
Epäjatkuvuus

Teknologian muutos voi aiheuttaa tilanteen, jossa vanhat ratkaisut
menettävät arvonsa
IT-projektien erityispiirteitä

Projektin lähtökohdat voivat olla epämääräisiä


Vaatimuksiin voi olla vaikuttamassa suuri joukko
eri osapuolia


Esim. ohjelmistoammattilaiset ja liiketoimintavastuussa olevat
Ohjelmiston toimivuutta ei pystytä mittaamaan


Vaatimukset voivat olla keskenään ristiriitaisia
Eri osapuolet eivät osaa kommunikoida
keskenään


Ei selkeää yhtä tavoitetta
Testaaminen ja hyväksyminen voi venyä
Oppiminen on keskeisessä roolissa

Projektin aikana sekä toimittaja että asiakas oppii kohdealueesta ja saavutettu
parempi ymmärrys aiheuttaa muutoksia sisältöön
Sopimuskäytännöt

Projektisopimuksessa määritellään esim.








Sopimuksen osapuolet ja yleiset puitteet
Toimitus tai työsuoritus
Hinnoitteluperiaatteet
Rajaus lopputulokselle, suoritusajalle ja/tai
resursseille
Miten suoritusta valvotaan
Mitkä ovat hyväksymiskriteerit
Omistusoikeudet, niiden siirtyminen, vastuut, takuu
Miten riitatilanteet ratkaistaan
Projektisopimukset
Projektipäällikön pitää osata sopimus ulkoa
 Toimitusprojekteja edeltää tarjous- ja
sopimusvaiheet, joissa määritellään projektin
aikataulu- ja kustannusraamit
 Projektisopimus tehdään jokaiselle projektille
erikseen
 Lisäksi osapuolilla voi olla keskenään
puitesopimus, jossa sovitaan jokaisen projektin
yleiset reunaehdot
 Sopimukset pohjautuvat usein alan yleisiin
sopimusehtoihin

Omistusoikeudet



Eri projektien tulosten omistusoikeudet poikkeavat toisistaan
merkittävästi
Jos asiakas maksaa suorituksen kokonaan (esim. talonrakennus),
omistusoikeuskin siirtyy useimmiten asiakkaalle
Ohjelmistot voivat muodostaa poikkeuksen


Omistus- ja tekijänoikeus jää kehittäjälle ja asiakas saa yksinoikeuden
ohjelman käyttöön siinä tarkoituksessa mihin se on asiakkaan
tilauksesta kehitetty
Sopimuksen pitää määrittää omistusoikeuden siirtyminen/jääminen
kehittäjälle


Omistusoikeudella on merkitystä myös projektisuunnittelulle
Kannattaako panostaa tuotekehitykseen vai kehittää mahdollisimman
yksinkertainen, juuri tätä asiakasta palveleva ratkaisu?
Toimituksen sisällön määrittely

Tyypillisesti sopimus määrittelee esim. seuraavat
asiat

Laitteistot, tietoliikenneverkon fyysiset asennukset


Ohjelmistot




lisenssit
lähdekoodi ja sen muutosoikeus
tekijänoikeudet
Oheistuotteet


toimitus, takuu
koulutus, oppimateriaali, dokumentaatio, jne.
Ylläpito

Voi määritellä alustavat periaatteet – yleensä tarvitaan erillinen
ylläpitosopimus
Toimitussopimuksen sisältö






Sopimuksen osapuolet
Sopimuksen tarkoitus
Sopimuksen kohde
Jos sisältää lisenssin, lisenssin laajuus
Omistus- ja tekijänoikeudet, lähdekoodin oikeudet
Toimitusaika ja toimitus







Toimitusehdot
Asennusaikataulu
Vastaanotto, hyväksyminen, mahdolliset sanktiot viivästyksessä,
sopimussakot
Takuut, vastuut ja vastuunrajoitukset
Salassapito, kilpailukielto
Sopimuksen irtisanominen/purkaminen
Erimielisyyksien ratkaiseminen
IT2000 sopimukset

IT2000 Tietojenkäsittelyalan sopimukset ja sopimusehdot








IT2000
IT2000
IT2000
IT2000
IT2000
IT2000
IT2000
YSE yleiset sopimusehdot
ELT erityisehtoja laitetoimituksista
EVT erityisehtoja valmisohjelmistojen toimituksista
EAT erityisehtoja asiakaskohtaisen ohjelmiston toimituksesta
EAP erityisehtoja konsultointi- ja muista asiantuntijapalveluista
ELH erityisehtoja laitteiden huoltopalveluista
ELH erityisehtoja ohjelmistojen ylläpitopalveluista
Julkaisijana mukana Keskuskauppakamari ja Tietoalojen liitto



”Hyvä kauppatapa” huomioitu
Sopii lähinnä suomalaiseen ympäristöön
Käytetään usein sopimuksen liitteenä
Muita sopimusmalleja

Valtion tietotekniikkahankintojen yleiset
sopimusehdot 1998

Valtion virastojen tietotekniikkatuotteiden ja palveluiden
hankinnoissa







Erityisehtoja laitehankinnoista (VLAE 1998)
Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista (VTSE 1998)
Erityisehtoja laitteiden huolto- ja ohjelmistojen ylläpitopalveluista
(VYYE)
Erityisehtoja käyttöpalveluista (VKÄE 1998)
Erityisehtoja konsultointipalveluista (VKOE 1998)
Tarjous- ja soveltamisohje
Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE
1995
Sisältö
IT-artifaktien ja projektien ominaisuuksia ja
erityispiirteitä
 Sopimuskäytännöt
 Projektityön organisointi käytännössä




Projektin aloittaminen
Ryhmätyö, ihmisten johtaminen
Kokouskäytännöt
Projektin organisointi ja
käynnistys
Projektin aloituksen tulee olla hyvin suunniteltu
ja jämäkkä. Aikaa tullaan tarvitsemaan ennaltaarvaamattomiin tehtäviin!
 Aloitukseen sisältyy projektin ohjaukseen liittyviä
asioita. Työtä voidaan tehdä ennen muuta
projektia tai yhtä aikaa esitutkimuksen kanssa.

Projektin käynnistystehtävät
Projektin tavoitteiden määrittely
 Projektiryhmän jäsenten tehtävien määrittely
 Ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen
 Projektisuunnitelman laatimisen aloitus
 Käynnistysseminaarin (”kickoff:n”)
järjestäminen: pienimuotoinen
esitutkimusprojektin alussa, suurempi
toteutuksen alussa tai tarpeen mukaan

Projektin alussa olevia
mahdollisia ongelmia
Projektin tavoitteet eivät ole selviä
 Projektiryhmällä ei ole kokemusta
projektityöskentelystä ja menetelmistä
 Henkilöt eivät tunne toisiaan ja projektiryhmän
hengen luomiseen menee aikaa
 Motivaatiot, tavoitteet ja työtavat voivat olla
erilaisia
 Projektipäälliköltä kuluu aikaa henkilöiden
opastamiseen ja projektin aloitus venyy

Kickoff:n tehtävät
Perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin
ja sisältöön
 Määrittää tehtäväjako ainakin karkealla tasolla
(roolit)
 Projektiryhmän jäsenten keskinäinen
tutustuttaminen
 Työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen
 Käynnistää projektiryhmän työ

Projektin määrittelyvaiheen
tehtävät
Tehtävän tuotteen toteutettavuuden
selvittäminen ja kuvaaminen
 Projektisuunnitelman tekeminen







aikataulu- ja kustannustavoitteet
riskit
tekniset määrittelyt
tiedot lähde- ja viiteaineistosta, esim. patentit
projektiorganisaation kuvaaminen
Kokonaisvastuu projektipäälliköllä, työ yhdessä
määrittelyvaiheen projektiryhmän kanssa
Tiimirooleja
Keksijä
Arvioija
Diplomaatti
Tekijä
Kokooja
Tiedustelija
Takoja
Viimeistelijä
Ryhmätyöskentely projektissa
Hyvä tulos syntyy aina teknisen ja inhimillisen
osaamisen yhteisvaikutuksesta
 Hyvä itsetuntemus, empaattisuus,
tilanneherkkyys, hyvä henkinen tasapaino, terve
itsearvostus ovat ryhmätilanteessa tärkeämpiä
kuin tekninen osaaminen
 Ryhmä kehittyy yhteistyöhön ajan myötä

Projektiryhmän onnistumisen
edellytykset
Työskentelytavat on suunniteltava
 Tavoitteet on oltava selvillä ja tavoitetta tulee
matkan varrella tarkastaa
 Johtamistapa on harkittava etukäteen ryhmä
huomioonottaen
 Ryhmän henkilöiden työmäärä on suhteutettava
projektissa käytettävissä olevaan aikaan
 Käytettyjen seuranta- ja palautemenettelyjen
tulee olla kaikille selviä

Ihmisten johtaminen (1/2)
Yksilön ja ryhmän tavoitteiden tulee olla
samansuuntaisia
 Ihmiset tarvitsevat onnistumisen kokemuksia
 Johtaminen on helppoa niin kauan kun asiat
menevät hyvin
 Asiat, joita seurataan, tehdään hyvin
 Asiat, joista palkitaan, tehdään hyvin
 Vakiinnuta pelisäännöt ja tee ne kaikille selviksi
 Ole avoin uusille asioille – etsi positiiviset puolet
ensin

Ihmisten johtaminen (2/2)
Kuuntele muita, ole aidosti kiinnostunut
 Muista, että ihmiset eivät kerro mielellään
huonoja uutisia
 Sitoudu yhteisiin päätöksiin (vaikka olisitkin eri
mieltä)
 Salli erilaisuus
 Karta turhaa muodollisuutta ja byrokratiaa
 Leadership vs. Management: molempien oltava
kunnossa
 Muista positiivinen palaute (se ei maksa mitään)

Omat työtapasi











Seuraa ajankäyttöä ainakin ajoittain tarkasti, tulevaisuuden
suunnittelu helpottuu
Varaa kalenteriin aikaa pikku hommille ja yllättäville tehtäville
Realismi: kaikkia tehtäviä ei ehdi tekemään
Priorisoi tehtävät; valitse tehtävät prioriteettijärjesteyksessä, älä
mielihyväohjautuvasti – yritä tehdä ikävät työt ensin
Minimoi keskeytykset, lyhyimpääkin hukkautuu 15 min
Estä keskeytykset, sulje ovi, pane lappu luukulle
Tee mahdollisimman pitkään samaa asiaa, älä hypi tehtävästä
toiseen
Aloita aikaisemmin
Delegoi
Pysähdy välillä miettimään, mitä voit oppia lähihistoriasta
Mieti omat keinosi tunnistaa stressitilanteet ja hallita niitä
Ryhmän johtaminen
Luova prosessi: ei selkeää kaavaa kuinka aina
voisi toimia
 Hyvä neuvottelu- ja keskustelutaito sekä
tilannetaju on tarpeen
 Tasapuolisuus ja erilaisten ihmisen hyväksyntä
on välttämätöntä
 Itsetunnon ja itseluottamuksen aikaansaanti ja
ylläpitäminen auttavat sekä ryhmän johtajaa
että koko ryhmää

Projektiryhmän toiminta
Projektiryhmän viikkopalaverit: seurataan
tilannetta ja keskustellaan ongelmista ja tulevan
viikon töistä.
 Palaverien tavoite, käsiteltävät asiat ja
osallistujat oltava selvillä. Turhat palaverit vievät
työaikaa ja turhauttavat osallistujia.
 Normaalia kanssakäymistä projektiryhmän sisällä
on tapahduttava päivittäin.

Tehtäväjako projektissa
Vastuut projektiryhmän sisällä on määriteltävä
 Jokaisen tulisi osallistua omien tehtävien lisäksi
projektin ryhmätehtäviin ja päätöksentekoon.
 Tarkoituksena on lisätä motivaatiota projektin
suorittamiseksi!

Projektin me-hengen luominen

Seuraavat asiat auttavat hengen luomiseen




Tunne ryhmäsi
Tunne henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, tue
jälkimmäisiä
Huomaa, mitä ryhmä osaa yhdessä ja mihin se pystyy
venymään
Mitä uutta pitää opetella projektin onnistumiseksi ja
kuinka paljon opetteluun tarvitaan aikaa
Palautteen antaminen ja
käsittely
Palautetta voi antaa sekä yksittäiselle ryhmän
jäsenelle että koko ryhmälle
 Yksilöpalautetta voi antaa esim. työnjakohetkellä
tai tehtävän suorituksen jälkeen sekä päivittäin
tarvittavissa tilanteissa
 Positiivinen palaute vs. kehitystarve tai -ehdotus
(eli ei puhuta negatiivisesta palautteesta)
 Projektin johtoryhmä voi antaa palautetta
edistymisraporttien tai johtoryhmän kokousten
yhteydessä

Hyödyllisiä toimintamalleja tiimien
rakentamisessa
Selkeä visio ja haasteelliset tavoitteet
 Yhteentoimivan ryhmän valinta
 Kick off – käynnistysseminaari
 Hyvä tiedottaminen ja kommunikaatio
 Ryhmän kehittäminen ja kouluttaminen
 Palkitsemisjärjestelmä
 Jatkuva tiimin ylläpito ja kehittäminen
 Ristiriitojen sovittamisen käytännöt

Ryhmän kehitysprosessi
Ryhmän yhteistyön kehittyminen vaikuttaa
huomattavasti työn tehokkuuteen ja
tuloksellisuuteen
 Kehitysprosessin vaiheet:





muotoutuva ryhmä
joukkue-vaihe
itsenäistyvä ryhmä
luopuva ryhmä
Seurattavat asiat
kehitysprosessin aikana
Halu kuunnella, ymmärtää ja osallistua ryhmän
toimintaan
 Tapa keskeyttää ja puhua toisten päälle sekä
inttää tarpeettomasti
 Asennoituminen muihin jäseniin
 Mielipiteisiin vaikuttaminen
 Muiden ajatusten kehittäminen
 Yleinen rooli ryhmässä: määräilevä, alistuva vai
myötäilevä

Muotoutuva ryhmä
Organisaation muodostaminen ja sopivan
ryhmän jäsenten etsintä
 Mahdollisia ongelmia:




Viestintä niukkaa
Jäsenet epävarmoja rooleistaan sekä omista ja toisten
odotuksista
Älä kiirehdi eteenpäin, jollei ryhmä ole valmis!
Joukkue-vaihe
Ryhmä on innostunut: puhutaan paljon ja
kuunnellaan vähän
 Projektin alussa ideoiva vaihe
 Sisältöön liittyvät ratkaisut määritellään ja
projektiryhmän jäsenten vuorovaikutus on
merkittävä.
 Ryhmähenki lujittuu: ”Tämä on meidän
homma!”

Itsenäistyvä ryhmä
Toteutus ja tekniset ratkaisut määritelty 
painopiste siirtyy tehokkaaseen
yksilötyöskentelyyn
 Kullakin on oma toimenkuvansa
 Vastuut ja valtuudet ovat selvät
 Työskentelytavat on sovittu
 Projektiryhmän työskentely ryhmänä vähenee

Luopuva ryhmä

Miten projektiryhmä puretaan




milloin yksittäiset resurssit voidaan vapauttaa?
jos henkilöitä annetaan liian aikaisin muihin tehtäviin,
voi tulla ongelmia
toisaalta liian myöhään vapautetut resurssit
aiheuttavat kustannuksia
Projektiryhmä on projektin lopulla tiukoilla:
miten ryhmä puretaan seuraavia projekteja
varten?
Projektikokoukset

Projektissa esiintyy eri tyyppisiä kokouksia




suunnittelukokous
valvontakokous
neuvottelut
Projektisuunnitelmassa on hyvä määritellä
tärkeimmät kokoukset ja niiden suoritustapa
Projektin valvontakokous

Valvontakokouksen tehtävät



Informointi projektin edistymisestä
Poikkeamien ja niiden syiden selvittäminen
Päätöksenteko / lisäselvitysten antaminen
Syitä tehottomiin palavereihin











Palaveriin ei oltu valmistauduttu kunnolla
Keskustelu harhautui asiasta
Palaverin kestoa pitkitettiin turhaan
Joku poistui ennen kokouksen päättymistä
Joku poistui välillä hoitamaan asioitaan tai vastasi kännykkään
Joku ulkopuolinen häiritsi kokousta
Kokouksen tarkoitus ja tavoitteet eivät olleet selvillä
Kokous alkoi myöhässä
Kaikia asioita ei ehditty käsittelemään
Kokouksessa ei ollut henkilöitä, joilla olisi ollut valtuuksia tehdä
päätöksiä
Kokouksen tekemiä päätöksiä ei oltu toteutettu
Palaverit tehokkaammiksi
(1/3)
Mieti, onko kokous välttämätön vai voidaanko
asia hoitaa muuten
 Optimoi osallistujien määrä
 Mieti palaverin tavoite, tarkoitus ja käsiteltävät
asiat etukäteen
 Valitse sopiva aika ja paikka
 Varmista että kokoukseen on valmistauduttu
 Tiedota ajoissa, aloita ajoissa, lopeta ajoissa
 Laita tärkeät asiat esityslistan alkuun
 Varmista, että joku tekee muistion

Palaverit tehokkaammiksi
(2/3)
Varmista, että päätöksentekovalta on kunnossa
 Valitse asioiden käsittelytapa tavoitteen mukaan
(ideointipalaveri vs. päätöksenteko)
 Tee yhteenvetoja: aluksi, lopuksi, tarvittaessa
välilläkin
 Pysy asiassa, keskeytä pitkät kaksinpuhelut
 Huolehdi tavoitteen saavuttamisesta
 Varmista osallistujien sitoutuminen päätöksiin,
esitä tarvittaessa provosoivia kysymyksiä.

Palaverit tehokkaammiksi
(3/3)
Varmista päätösten toteutumisen seuranta
 Kertaa lopuksi johtopäätökset ja toimeksiannot
sekä kirjaa ne ylös
 Pidä kokous tilassa, jossa ei ole tuoleja ("standup meeting")
 Jokainen kännykkään saapunut puhelu aiheuttaa
1 euron maksun kahvikassaan
 Pullia yksi vähemman kuin osallistujia?

Jotta projektisi onnistuisi
Sovi yhteistyömenetelmät
 Sovi ohjauskäytännöt
 Laadi projektisuunnitelma
 Kerro tavoitteet projektiryhmälle sekä se, miten
ryhmä palkitaan, mikäli tavoitteisiin päästään
 Huolehdi tarvittavista resursseista
 Pyri luomaan yhteishenkeä
 Tiedota kaikesta tarpeellisesta
 Valmistele loppuraportti ja käy se läpi yhdessä
projektiryhmän kanssa
 Hoida sovitut palkitsemiset
