STRATEGISK IKT-KOMPETANSE FOR TOPPLEDERE Informasjon til departementene Til departementsråden Difi har satt i gang et kompetansetiltak i strategisk IKT-kompetanse for toppledere. Målgruppen er departementsrådens ledergruppe og virksomhetslederne i departementets underliggende virksomheter. Skal vi nå målene for digitalisering av offentlig sektor er vi helt avhengig av en toppledelse som setter digitalisering på dagsorden, og som ikke minst har relevant kunnskap om hvordan IKT kan bidra til å nå sektormål, gi både bedre og flere tjenester til brukerne og effektivisere oppgaveløsningen. Å forstå potensialet som ligger i digitaliseringen er et viktig utgangspunkt for å anvende digitalisering som et strategisk verktøy og utøve strategisk lederskap. I dette skrivet har vi samlet en del informasjon om kompetansetiltaket for at dere skal kunne ta stilling til når dere skal delta. Vi legger opp til 3 samlinger på 3 timer over 3-6 måneder. Hele departementsrådens toppledergruppe og virksomhetslederne i departementets underliggende virksomheter møter på alle samlinger. Det vil kreve noe arbeid av deltakerne mellom samlingene (antatt tidsbruk er ca. en time per samling). I tillegg må en ressursperson i departementet være behjelpelig med koordinering og forberedelse av samlingene. Difi har ansvaret for å tilrettelegge tiltaket i alle departementene. Vi vil sikre at hvert departement får et målrettet program tilpasset egen sektor. Slik vil vi gjøre samlingene mest mulig relevant for alle deltakerne. Regjeringen har som mål at alle departementene innen 2016 skal ha gjennomført kompetansetiltaket. Difi legger opp til at 3-6 departementer gjennomfører tiltaket per halvår. Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet gjennomfører tiltaket høsten 2015. Helse- og omsorgsdepartementet, Justis- og beredskapsdepartementet og Klima- og miljødepartementet har takket ja til å delta våren 2016. Kompetansetiltaket ble gjennomført som en pilot høsten 2014. Deltakere den gang var toppledelsen i Arbeids- og sosialdepartementet og virksomhetslederne i Arbeidstilsynet, Petroleumstilsynet, Statens Pensjonskasse, og Arbeids- og velferdsdirektoratet. Erfaringene fra piloten har vi tatt med oss i videreutviklingen av kompetansetiltaket. Dere melder interesse for å delta ved å ta kontakt med seniorrådgiver Anne Kristine Hanevold e-post: anne.kristine.hanevold@difi.no mobilnr. 473 86 513 Når dere har meldt interesse, avtaler vi et oppstartsmøte for å avklare følgende:        tilpasninger av programmet etter departementets behov og ønsker en ressursperson i departementet som kan koordinere arbeidet hvilke underliggende virksomheter som skal delta i kompetansetiltaket tidspunkt for samlingene gjensidige forventninger til å delta overordnede problemstillinger departementet ønsker at skal stå sentralt i opplegget videre plan for praktisk gjennomføring av programmet 2 Hvordan er tiltaket lagt opp? Tiltaket består som nevnt av 3 samlinger på 3 timer over 3-6 måneder. I samlingene blir det presentert noe sentral teori, men det er erfaringsdeling om egen praksis, utfordringer og behov som står sentralt. Samlingene holdes i Oslo sentrum. Programmet vil bli gjennomført med bistand fra Rambøll Management Consulting. Utgifter til gjennomføring av samlingene inkludert møtelokaler er dekket av Difi. Deltakerne må påregne noe hjemmearbeid før samlingene. Antatt tidsbruk er på omtrent en time per gang. Hjemmearbeidet vil omfatte å lese tekster/artikler, å reflektere rundt ulike tema, å diskutere ulike problemstillinger i ledergruppen/virksomheten og se på videosnutter. Hva er det faglige innholdet? Figuren nedenfor viser tema og problemstillinger som vil bli tatt opp på de ulike samlingene. Samling 1: IKT som strategisk virkemiddel Samling 2: Mulighetsrom og samspill Samling 3: Styring og beslutningsprosesser •Hvordan henger virksomhet og teknologi sammen? •Toppledernes rolle og ansvar •Digitalisering i et samfunnsperspektiv – muligheter og begrensninger •Tydeliggjøring av roller og ansvar mellom departement og underliggende virksomheter •Hvordan er situasjonen i dag? Hva er ønsket situasjon? •Departementenes og underliggende virksomheters rolle – når og på hvilken måte utøve styring? Tillit og risiko. •Samspill mellom departementenes og etatenes porteføljestyring og fagog styringsdialog Den første samlingen handler om IKT som strategisk virkemiddel og hvilken betydning de teknologiske endringene har for virksomhetsutvikling. Sentrale problemstillinger er hva de teknologiske endringene som offentlig forvaltning står overfor vil kreve av topplederne. Den andre samlingen handler om mulighetsrom og samspill mellom departement og underliggende virksomheter. Målet er å skape økt bevissthet i toppledergruppen om mulighetsrommet som digitalisering gir, og hva dette krever av samarbeid mellom departementene og deres underliggende virksomheter. Den tredje samlingen er rettet mot styring av digitaliseringsprosjekter og skal gi innsikt i de viktigste elementene i prosjekt-, program- og porteføljestyring samt gevinstrealisering på et overordnet nivå. Målet er å få økt forståelse i toppledergruppen for hvordan styre digitaliseringsprosjekter, og skape økt bevissthet om ansvar og roller mellom departement og underliggende virksomhet. 3 Målet med kompetansetiltaket Målet med kompetansetiltaket er å bevisstgjøre topplederne om hvordan digitalisering bidrar til å utvikle virksomheten, nå fastsatte mål og gi bedre tjenester for brukerne. Difi vil legge til rette for at dere, ved å delta på tiltaket, blir mer bevisste om viktigheten av å    sette digitalisering på agendaen på ledermøtene og i styringsdialogen tydeliggjøre ansvaret for og mellom departementet og deres underliggende virksomheter skape en felles forståelse både innad i toppledergruppen og i dialogen med deres underliggende virksomheter for muligheter og utfordringer digitalisering gir Forventede effekter av kompetansetiltaket er at toppledere i statsforvaltningen   bruker digitalisering i større grad for å oppnå virksomhetens mål tar aktivt lederskap i digitaliseringsprosessene i virksomheten Kompetansetiltaket er en del av Program for bedre styring og ledelse i staten, og skal bidra til å nå programmets formål, som er å sikre økt resultatorientering og gjennomføringskraft i statsforvaltningen. Hvorfor er målgruppen toppledere? Ledere i statsforvaltningen står overfor noen felles utfordringer. Dette gjelder i stor grad:      økt tempo i utviklingen av digitale tjenester mer effektiv bruk av offentlige ressurser og mer brukervennlige tjenester muligheter digitale løsninger gir til et samordnet tilbud av tjenester for brukerne sterkere gjennomføringsevne og bedre utnyttelse av IKT gevinstrealisering Ved å delta på dette kompetansetiltaket har toppledergruppen i departementet mulighet til, sammen med toppledere i sine underliggende virksomheter, å reflektere rundt og ha dialog om de utfordringene de står i, potensialet de ser og hva det krever av samspill for å lykkes med digitaliseringen. Kompetansetiltaket legger til rette for at dette gjøres på en tematisk og systematisk måte, for å få mest mulig utbytte av slike refleksjoner og diskusjoner. Å se mulighetene som ligger i IKT handler om å knytte IKT til kjerneoppgaver og forbedring av arbeidsprosesser på tvers i en virksomhet. Derfor må det utvikles kompetanse som sikrer at digitalisering blir et innovativt virkemiddel som utvikler hele virksomheten. 4 Hva er strategisk IKT-kompetanse? For å øke tempoet i utviklingen av digitale tjenester, er toppledernes strategiske forståelse av høy betydning. Strategisk IKT-kompetanse innebærer:     å se muligheter som digitalisering gir og se hva det kan skape av verdier for virksomheten å forstå hva som kreves for å sikre at teknologien utnyttes å forstå hva som kreves for at digitaliseringsinitiativer styres og ledes riktig å tilpasse den generelle politikken for økt digitalisering til egen sektor Figuren nedenfor viser mer konkret hvordan ledere i staten skal bruke strategisk IKT-kompetanse i sin utøvelse av ledelse. Ofte stilte spørsmål  Hvordan involveres departementet i utviklingen av programmet? Difi utvikler strukturen, det faglige innholdet og læringsformen i samråd med en ressursperson fra departementet. Ressurspersonen kan være en leder, eller en som arbeider med strategisk IKT i virksomheten. Han/hun bør også være i dialog med deltakerne, blant annet departementsråd, for å få kommentarer og innspill på forslag til agenda.  Hvorfor legges det til rette for dialog mellom styringsnivåene? 5 Dette er for å gi deltakerne anledning til å reflektere omkring egen styringsdialog og eventuelle tiltak for løfte fram og sette strategisk bruk av IKT på agendaen. I evalueringen av pilotprosjektet ble det påpekt at samlingene hadde åpnet opp for nye diskusjoner på tvers. Erfaringene fra piloten viser også at det fungerte veldig godt å ha diskusjoner og oppgaver som handlet om virksomhetene topplederne jobbet i. Dette gjorde de for eksempel i samling 2, da de diskuterte i hvilken grad digitalisering og strategisk bruk av IKT er dedikerte temaer på ledermøter og i styringsdialogen mellom departement og direktorat.  Hvorfor blir samlingene avholdt med noen ukers mellomrom? Det legges opp til noe arbeid mellom samlingene for å gi deltakerne en til to problemstillinger som de kan ta med tilbake til ledergruppen som diskusjonspunkt før neste samling. Grunnen til det er å rette oppmerksomheten mot å bevare strategisk IKT som diskusjonstema også mellom samlingene, og ikke minst få temaet inn i deltakernes arbeidshverdag. Erfaringene fra pilotprosjektet viste at da deltakerne møttes til andre samling hadde for eksempel ledergruppene satt digitalisering som et eget punkt på agendaen. Dette var en oppfølging etter diskusjonene i første samling. Det kom også frem at det var nødvendig med en måneds tid mellom samlingene, slik at de fikk anledning til å ta det opp i ledermøtene i mellomtiden. 6