1. No category

 Ostebogen Side 1 af 64 Velkommen Om Ostenfeld Kollegiet Kort om Kollegiet Historie Miljø og økonomi Plantegninger Grunden Kælderen Værelser Køkkenerne Faciliteter Festkælderen Vaskerummet Motionsrummet Værksted Cykelskur & MC/Bilparkering Biograf Services Netværk Antenne & TV Telefonsystemet Nøglemænd Inspektørordningen Boligadministrationen[PKS] Ølkælderen Lån af udstyr Dit køkken Fælles ansvar Køkkenmøde og køkkenformanden Skab, køleskab & fryser Støvsuger Service & køkkenudstyr Dit værelse Depotrum Postkasser Vedligehold og indeklima Procedurer og regler Lyd og støj Ind­ og udflytning Opsigelse Værelsesfordeling Side 2 af 64 Maling Affaldshåndtering og miljø Miljø Brandplan og brandregler Klageprocedure Forsikring Fremleje Intern flytning Husdyr Events Nakkeosten/Tirsdagsbar Cykelrazzia & Kollegierengøring Brandøvelse Kollegiets Fødselsdag Generalforsamling Aktiv­folk fest Fastelavnsfest Skt. Hans fest Fodboldturnering Udvalg og aktiv­folk Rådet Repræsentantskabet Nakkeosten Fodboldholdet Festudvalget Ølhaj Kælderkaj Poolhaj Værkstedsviggo Fremlejemand Bogholder Revisor Netgruppen Bilag A: Husorden B: Vedtægter for Professor Ostenfeld Kollegiet C: Vedtægter for Kollegianerforeningen Navn, hjemsted og formål. Medlemskreds og økonomi. Generalforsamling, ordinær. Generalforsamling, ekstraordinær Køkkenformænd Repræsentantskabet Side 3 af 64 Bestyrelsen Foreningens Procedure Procedureregler for generalforsamlingen D: Vejledning og tilføjelser til BEK666 af 27/09/1991 Kollegiets specifikke tilføjelser Vejledning til bekendtgørelsen E: BEK 666 27/09/1991 Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 F: Vedtægter for Andelsforeningen G: Arbejdsbeskrivelser Rådet Formand Næstformand Forretningsfører Kasserer Generelt ansvar Årshjul Overdragelse POK bestyrelsen Netgruppen Fremleje Ølkælder Festudvalg Nakkeosten Kælderkaj Værkstedsviggo Nøglemand Poolhaj Revisor Antenneforening K­net Forklaringer K­net K­net’s bestyrelse PFIU el. IU PKS PKB PF DTU Side 4 af 64 IDA DFK POK POK, bestyrelsen H: Ostenfelder­sangen Side 5 af 64 Velkommen Kollegianerhåndbogen er en hjælp til såvel gamle som nye beboere. De gamle, som ikke kan huske, hvordan det nu fungerer, kan slå sagerne op heri og for nyindflytteren skulle en gennemlæsning gerne hjælpe til: ● At lære kollegiet hurtigt at kende – såvel fysisk, som de sociale muligheder ● At finde ud af spillereglerne for færden på kollegiet ● At få svar på mange af de naturlige praktiske spørgsmål, der dukker op for en kollegianer. Som nyindflytter er det især vigtigt, at du sætter dig ind i husordenen for Professor Ostenfeld Kollegiet, så du ikke bliver smidt ud for brud på denne. ​
Uvidenhed er ingen undskyldning overfor loven. Hvad bogen ​
ikke​
kan hjælpe med, er at finde ind i køkkenets og kollegiets ​
ånd​
. Det kræver en aktiv indsats fra hver enkelt, så Professor Ostenfeld Kollegiet bliver mere end bare et sted at bo. Bogen indeholder ikke navnene på de personer, som indirekte er omtalt heri. Hvem der bestrider hvilke jobs, kan læses på informationstavlen i glasgangen, på aktivefolklisten, som udsendes til alle køkkener med mellemrum, eller på kollegiets hjemmeside (​
http://www.ostenfeld.dk/​
). Ostebogen kan desuden findes på kollegiets hjemmeside og i papir format på hvert køkken. Med Venlig Hilsen Beboerrådet Side 6 af 64 Om Ostenfeld Kollegiet ­ En kort, en lang ­ Og så er resten opslag efter interesse og relevans :) Kort om Kollegiet Kollegiet​
blev opført i 1968 og ligger 200 m fra DTU på den anden side af motorvejen. Kollegiet består af to bygninger med i alt 276 enkeltværelser, og 12 to personers værelser. 12 køkkener med 17 værelser og 6 køkkener med 14 værelser. Ét enkelt værelse er 18 kvm, to personers værelserne 30 kvm, inklusiv eget bad og toilet. Køkkenerne (og værelset)​
har køleskabe, fryser, service, spisebord, sofaområde, fjernsyn, skabsplads, støvsuger mm. Hvert værelse har et tilhørende depotrum i kælderen. Én til to gange om ugen er der mange køkkener der afholder madklub. Dette er en hyggelig og social middag hvor nogle fra køkkenet på skift laver mad til hinanden. Desuden er TDC (Tour de Chambre), hvor hele køkkenet kommer på besøg til forskellige lege på alle værelserne, også meget populært. Den første tirsdag i hver måned holder alle køkkener køkkenmøde. Her diskuteres godt og forbedringsforslag omkring køkkenet og kollegiet, og der varmes op til den berømte Nakkeost­fest senere på aftenen. Faciliteter ​
på Ostenfeld indbefatter bordtennis, bordfodbold, billard, volley, sauna, styrkerum, vaskerum, værksted, udendørsarealer (kongespil og grill mm.), biograf og bar/festlokale. Beboerådet ​
består af 5 beboere, som er valgt på generalforsamlingen. Dette står i samarbejde med bestyrelsen, PKS, inspektørerne og køkkenformændene, for kollegiets daglige drift og gøremål. Hver måned efter køkkenmøderne afholdes der et repræsentantskabsmøde. Her mødes alle køkkenformændene med rådet og der diskuteres bla. kollegiets drift, spørgsmål og forbedringer. Historie Den selvejende institution ​
Professor Ostenfeld Kollegiet​
er stiftet den 13. oktober 1968 på 110­årsdagen for Professor Asger Ostenfelds fødsel. Kollegiet er opført med støtte på 1,5 mill. Kroner fra Knud Højgaards Fond, med det formål, at skaffe egnede studenterboliger for unge under uddannelse, specielt studerende ved DTU. Kollegiet er det tredje kollegium, der er opført af Polyteknisk Kollegiebyggeselskab (PKB) og administreres nu af Polyteknisk Kollegieselskab (PKS). Side 7 af 64 Organisationsdiagram Miljø og økonomi Kollegiet er en selvstændig økonomisk enhed. Det vil sige at beboerne via huslejen betaler alle udgifter til kollegiet, dvs. drift og vedligeholdelse samt offentlige udgifter som vandafgift, renovation, varme, elektricitet m.m. Der henlægges desuden penge for at sikre fremtidige udskiftninger og vedligehold. Det er vigtigt at spare på el, vand og varme af hensyn til miljøet og din pengepung. Disse udgifter udgør, pr. 2011, ca. ​
750 kr. af den mådn. husleje. Side 8 af 64 Plantegninger Grunden ●
●
●
●
●
Indkørsel i midten, med parkeringspladser foran hovedindgangen, som giver adgang til glasgangen som forbinder de to blokke. Indkørsel fra højre, med bolig for udvekslingsstuderende på venstre hånd. Græsplæne med terrasse imellem blokkene. Det store pakeringsområde til venstre på tegningen, med område for skrald og værkstedsskur i midten. Åbne cykelskure omkring hovedindkørslen, og på bagsiden af bygningerne. Lukkede cykelskure, til venstre for hovedindkørslen og ved siden af området for skrald. Side 9 af 64 Kælderen Kælderen ligger under blok 2 (mod øst), hvori alle de indendørs fællesarealer forefindes. Yderligere beskrivelse af hvad kælderen indeholder, kan findes under afsnittet “Faciliteter”. Værelser Enkeltværelse med skabsplads til højre i indgangen og badeværelse til venstre. Side 10 af 64 Lejlighed/Dobbeltværelse med samme udstyring. Side 11 af 64 Køkkenerne Dette er en eksempeltegning på et af de 12 endekøkkener, der er mindre variationer til de 6 midterkøkkener. ● Når man kommer ind af døren er der køl/frys til venstre og fx øl­rum med køleskab til venstre. ● Videre ser man køkkenbord med 2 vaske på venstre hånd, hvor beboernes private skabe findes over køkkenbordet. ● Fra køkkenbordet og ind mod stuen, ses der køleskabe på venstre hånd og komfur+ovn på højre hånd. ● Selve stuen på køkkenerne er meget individuelt indrettet, men der forefindes typisk; sofa, borde tv o.lign. Side 12 af 64 Faciliteter Vi har mange fede faciliteter på kollegiet som man kan benytte sig af! Festkælderen Køkkener kan leje kælderen / baren til fester en gang pr. semester. Baren har sit eget lydanlæg, men det er ikke noget i vejen for at leje et diskotek udefra. Dispensation til andre fester kan gives idet en skriftlig ansøgning afleveres til Beboerrådet. Den enkelte beboer kan selvfølgelig også leje kælderen. Regler for lån af kælderen, samt priser, kalender og kontaktinformation kan fås af “Kælder­Kaj”. I forbindelse med festkælderen ligger et kælderkøkken, som kan bruges, når der skal holdes fest i kælderen. Køkkenet er fuldt udstyret med service, køl­ & fryseskab, opvaskemaskine og ovn. Pris for leje af festkælder m. køkken og depot af stole+borde. Ligger, pr. 2011, på 500kr. Henvendelse om leje af festkælderen skal i første omgang ske skriftligt til “Kælder­Kaj” pr. mail. (​
kaelderkaj@ostenfeld.dk​
) Vaskerummet Kollegiet har eget møntvaskeri i kælderen under køkken 100. I vaskerummet findes 6 vaskemaskiner og 3 tørretumblere, samt strygejern og tørresnor. Priser: ​
pr. 2015 En vask koster 13 kr. (Hertil gratis tilvalg af skyllemiddel) En tur i tørretumbleren koster ca. 13kr. Betaling for brug af vaskemaskine mm. foregår via det udleverede vaskekort. Hver måned vil du via huslejen blive trukket for det beløb du har brugt på dit vaskekort. Tilknyttet vaskeriet findes også hjemmmesiden ”​
www.lm10.dk​
”, hvor det er muligt at reservere vasketider via computeren. Vejledning kan findes via kollegiets hjemmeside. Varer en vask længere end indtil en reserveret tid, kan maskinen ikke startes. Eventuelle fejl på maskinerne rapporteres til inspektørkontoret på ​
insp@pkskollegier.dk Side 13 af 64 Motionsrummet Ved siden af vaskerummet ligger motionsrummet, m. vægtløftningsudstyr, boksebold m.m. Motionsrummet må kun benyttes indtil kl. 22.00, da det er til gene for de ovenliggende værelser. Sauna Med indgang fra motionsrummet ligger saunaen, som kan benyttes til enhver tid. Betaling for brug af sauna sker via dit udleverede vaskekort. Ved døren ind til saunaen, sidder øverst oppe en kortlæser til betaling. (Da saunaen sjældent bliver brugt er det god kotume at slukke for dens relæ inde i vaskerummet efter brug, derfor kan du også finde at dette skal slås til inden brug.) Værksted Lige overfor vaskeriet ligger værkstedet. Her kan du ordne cykler eller knallerter og der findes værktøj, du kan benytte hertil. Værkstedet er åbent for alle værelsesnøgler, men for at kunne benytte værkstedets værktøj, skal du låne en nøgle hos ”Værksteds­Viggo”. Du skal til enhver tid følge de regler der er opsat i værkstedet. I værkstedet finder du almindeligt værktøj til reparation af cykler, træarbejde og en kompressor m. cykelpumpe m.m. Cykelskur & MC/Bilparkering Der er flere overdækkede cykelskure, samt 2 aflåste skure. Nøgle til de aflåste cykelskure rokerer rundt mellem de beboer som har behov herfor, ifht. de tilgængelige pladser heri. Der er 6 pladser til motorcykler i et aflåst og afdækket skur. Det er i praksis muligt for alle at parkere biler på de afmærkede pladser omkring kollegiet. Dog skal det bemærkes at parkeringspladserne v. hovedindgangen oftest er fyldt op, i tilfælde heraf er der pladser bag den østlige blok. Biograf Biografen finder du i kælderen v. siden af øl­kælderen. Der er mulighed for at afspille film, spille spil etc. Der er installeret en projekter med HDMI, VGA og Composite mulighed, som kan vise 3D film/spil på et 100” lærred og der er nem tilgang fra computer, spillekonsol, etc. Samtidigt er der en DVD afspiller, og naturligvis et surround­sound anlæg. Side 14 af 64 Poolbord, Bordtennis, Bordfodbold + Volleyball I kælderen (under blok 2) står der både et poolbord, bordtennisbord og bordfodboldbord til fri afbenyttelse. Udstyr findes i skabet som kan låses op med din værelsesnøgle. Ved hovedindgangen har vi stolper til volleyball­net og ved kontakt til rådet kan man få opsat nettet hertil. Normalt er det oppe i løbet af sommerperioden. Services En stor fordel ved at bo kollegiets er økonomien i de fælles services! Netværk Kollegiet er tilsluttet DTU’s intranet, igennem hvilket alle kollegianere kan få adgang til det globale net. Den daglige drift af netværket håndteres af netgruppen, som én gang om ugen har mødetid i kælderen, hvor alle er velkommen til at stille spørgsmål eller få rettet på eventuelle problemer. Alle køkkener og værelser har et netstik og der er på kollegiet installeret et trådløst netværk som pt. fungerer selektive steder omkring på kollegiet. Skal man oprettes som ny bruger kontakter man netgruppen i deres mødetid. Antenne & TV På værelset og køkkenet findes der stik til henholdsvis TV og radio. TV kanaler bliver leveret af YouSee. Kanaloversigt og oplysninger fra antenneforeningen kan findes på kollegiets hjemmeside. TV kanaler bliver leveret både analogt og med digital(HD) mulighed. Telefonsystemet Kollegiet har en intern telefoncentral som blev oprettet i 2000 og ikke længere er under en service­kontrakt (da denne er besluttet for dyr). Hvis man har en telefon tilsluttet, kan man (såfremt det virker) ringe gratis mellem selve kollegiets værelser og alle af de tilsluttede kollegier under PKS. Guide til anvendelse af telefonsystemet kan findes på kollegiets hjemmeside. Nøglemænd Der findes på kollegiet en hovednøgleordning. Du kan på hver etage ved midterkøkkenet læse, hvem der er hovednøglemænd. Hos vedkommende kan du mod forevisning af legitimation og betaling af en nærmere fastsat afgift få låst din dør op mod forevisning af ID. Side 15 af 64 Inspektørordningen Inspektøren fører det daglige tilsyn med kollegiets materiel og bygninger. Det er inspektørens opgave at varetage alle praktiske arbejdsopgaver på kollegiet. Det være sig reparationer, vedligeholdelse, flytninger samt rengøring af fælles faciliteter. Fejl og mangler på værelset, køkkenet eller kollegiet i det hele taget kan meldes til inspektøren via mail (Husk CC’e ​
raadet@ostenfeld.dk​
for at sikre opfølgning). Inspektøren kan også træffes på kontoret ved Kampsax’ hovedindgang alle hverdage fra kl. 9 til 13. I åbningstiden kan man hente følgende ting: ● Filter til vandhanen ● Brusere og slanger ● Maling ● Pærer (+Pærer til ovn) ● Skuffer til skabet i gangen ● Støvsugerposer ● Tilbehør til køle­fryseskabe Desuden kan afkalkningsmiddel købes. På ​
www.inspektøren.dk​
kan der findes oplysninger om kollegierne under inspektørordningen samt kontaktoplysninger til inspektøren. Boligadministrationen (PKS) PKS er den generelle administrations enhed og de holder til over i bygning 101 DTU på PF gangen. De sørger for kollegiets økonomi og regnskab, samt arkivtjeneste herfor. De sørger i samarbejde med PFIU for at udleje kollegiernes boliger. Bestyrelsen for PKS er sammensat af 3 personer valgt af kollegierne, 1 valgt af IDA og 1 valgt af DTU. Ølkælderen Ølkælderen bliver drevet af Andelsforeningen og styres af to kollegianere, der er ansat af kollegianerforeningen. I åbningstiden kan man købe øl, vand, vin og spiritus. Ølkælderen tager også imod pant. Øl, vand og spiritus til fester i kælderen skal købes i ølkælderen. Læs mere herom på kollegiets hjemmeside, hvor du også finder kontaktoplysninger. Lån af udstyr Kollegianerforeningen er i besiddelse af en variation af forskelligt udstyr som kan lånes, Side 16 af 64 herunder projektor, laminator, slagbor, boltsaks etc. Udstyret lånes ved henvendelse til beboerrådet. En opdateret liste over udstyr kan findes på tavlen i glasgangen, samt på kollegiets hjemmeside. Dit køkken Fælles ansvar Ifølge husordenen forventes det, som beboer på et kollegium, at man deltager aktivt i livet på køkkenet og kollegiet. Så derfor er der visse forpligtelser som skal udfyldes med jævne mellemrum for køkkenet som helhed. For at sikre en fornuftig stand af køkkenerne, er der på de fleste køkkener en daglig oprydning af køkkenet som fordeles ligeligt blandt beboerne, samt en regulær hovedrengøring af køkkenerne. Køkkenmøde og køkkenformanden Der er på hvert køkken et månedligt køkkenmøde som typisk foregår den første tirsdag i måneden. Her tages emner op som er vigtige for køkkenet og den enkelte beboer, og det er et krav at man deltager i disse møder, eller i tilfælde af fravær, læser referatet. Skab, køleskab & fryser Hver beboer har sin egen hylde i et køleskab på køkkenet, samt en hylde/hylde­segment af en fryser på køkkenet. På dit køkken findes et skab, hvor du kan have dine madvarer etc. og din udleverede nøgle kan aflåse dette. Støvsuger Hvert køkken har en professionel støvsuger som der deles. Poser hertil afhentes ved inspektørerne. Service & køkkenudstyr Hvert køkken besidder fællesservice: Tallerkener, glas, krus, bestik, viskestykker, gryder m.m. Dette suppleres en gang om året af kollegiet. Beboere betaler hver måned til en årlig supplering af ca. 1528kr. pr. køkken. Side 17 af 64 Dit værelse Depotrum Til hvert værelse er der et depotrum i kælderen (under blok 2) som passer med din separat udleverede nøgle hertil. Depotrummet rummer ca. 2 store flyttekasser. De lave numre har depotrum til venstre og de høje numre, til højre, set fra indgangen til denne sektion af kælderen. Postkasser Posten bliver leveret omkring kl. 13:00. Postkasserne står i opgangen på hver etage. Pakker bliver kun bragt til døren af PostDanmark som har nøgle til kollegiet. Post til Beboerrådet, fremlejeinstitutionen eller inspektøren lægges i de respektive postkasser nede i glasgangen. Din postadresse bør du opgive som dette eksempel: Søren Sørensen Professor Ostenfeld Kollegiet (kan godt udelades) Rævehøjvej 36, v. xxxx 2800 Kongens Lyngby Værelsesnumrene er alle tre­ eller firecifrede. Det/de første cifre (1­18) angiver køkkenet og de to sidste (1­18) angiver værelsesnummeret. Vedligehold og indeklima Når du bor på kollegiet ejer du ikke værelset, men du har ret til at bruge det, så længe du betaler husleje og behandler det ordentligt. Dette betyder at du skal vedligeholde værelset håndværksmæssigt korrekt indvendigt. Almindeligt slid og ælde hæfter du ikke for, fx mindre mærker og ridser i gulvet. Du kan dog selv gøre meget for at forhindre dette, fx køreunderlag under kontorstole og filtdupper under møbler. Mens du bor på værelset skal du selv vedligeholde malede flader, rense gulvafløb, afkalke luftblander på blandingsbatterier, afkalke bruser og anden almindelig rengøring/afkalkning. Husk at det ikke er tilladt at bore huller i vægge og lofter. Det er vigtigt at lufte ud på værelset dagligt, pga. det lille boligareal. Der kan ellers opstå problemer med høj luftfugtighed, og senere kan dette forsage skader på bygningen, som du kommer til at hæfte for ved fraflytning. Side 18 af 64 Procedurer og regler Lyd og støj Støjgener kan være noget at det mest frustrerende ved ethvert boligbyggeri og det er vigtigt at man altid tager hensyn til sine medkollegianere. Generelt gælder der at der skal være nattero efter kl. 22 og indtil kl. 06 på hverdage. I weekender og ferier kan der afviges fra denne regel, dog altid med hensyn til henstillinger fra de øvrige beboere om at dæmpe lydniveauet. Hvis du har et problem med støjgener, henvises du til at kontakte den ansvarlige beboer, for at forsøge et kompromis. ​
Efterkommer den pågældende beboer ikke, gentagne rimelige anmodninger omkring dæmpning af lydniveau, kan der indgives en klage til bebeoerrådet. Specifikke regler: ● I lejeloven står det; En lejer kan pålægges retsfølger; “Når lejeren udøver uacceptabel støj til væsentlig gene for de pågældende personer i form af uacceptabelt støjende menneskelig adfærd, stærk musikstøj eller stærk maskinstøj.” ● I kollegiets Husorden står det; At man skal tage hensyn til sine medkollegianeres læse­ og nattero. Lydniveau under fester i kælderen: ● Under festen skal der holdes et acceptabelt lydniveau, såfremt dette overholdes er det tilladt at have diskotek. ● Efter kl. 03:00 må kun kælderens eget anlæg benyttes og lydniveauet skal reduceres væsentligt. Klokken 05:00 senest, skal musikanlægget slukkes for og festen afsluttes. ● Det er ikke tilladt at spille høj musik under oppyntning og oprydning. ● Henstilling fra kollegiets beboere om dæmpning af lyden skal efterkommes. Ved disput kontaktes rådet og efterkommer lejer ikke en henstilling fra rådet kan disse lukke for festen. ● Musikken skal tilpasses antallet af deltagere. Dvs. ”Der må IKKE holdes liv i en død fest”. Ind­ og udflytning Hvis du, når du flytter ind, opdager fejl og mangler på dit værelse, skal du straks meddele det skriftligt til inspektøren. Kun hvis hurtig hjælp er påkrævet, kan Beboerrådet kontaktes. Når du flytter ind på kollegiet vil du få udleveret to ens nøgler af inspektøren (for lejligheder er dette 4 nøgler). Nøglerne passer til værelses­, køkken­ og fællesdøre, din postkasse samt øvrige fælleslokaler. Derudover vil du få udleveret nøglen til dine skabe i køkkenet og Side 19 af 64 depotrummet i kælderen. Du er ansvarlig for nøglerne og skal, når du flytter, aflevere dem til inspektøren. Bortkommer de modtagne nøgler, kan du mod betaling få nogle nye hos inspektøren. Omkodning af låsen, betalt af beboeren, vil blive aktuel såfremt en nøgle er mistet (Ved fremvisning af brudt nøgle kan denne betaling nedsættes). Hos inspektøren kan du ligeledes købe en ekstranøgle. Det er ikke tilladt at benytte eller få fremstilt uautoriserede kopier af kollegiets nøgler. Når du fraflytter dit værelse, skal du sørge for følgende: 1. Vinduerne skal vaskes (både udvendigt og indvendigt) 2. Vægge, lofter, døre, karme, paneler og skabe skal være rene, og gulvet skal vaskes i sæbevand. (Hvis der er røget på værelset skal der være foretaget en nikotinspærring og maling) 3. Toilettet og håndvasken samt resten af badeværelset skal rengøres og afkalkes. 4. Spejl og vandhane skal pudses. Ved kalkdannelser afkalkes vandhane og alle forkromede rør. 5. Madskabe i køkkenet skal rengøres. Hylde i køleskabet og fryser skal tømmes og rengøres. 6. Husk: ​
du skal opgive din nye adresse til inspektøren. 7. Yderligere krav kan opstå fra inspektørernes side. Opsigelse §1 ­ Opsigelse fra kollegianernes side. Opsigelse skal sendes til PKS og kan ske til den sidste dato i en måned med mindst syv ugers varsel. PFIU kan dog dispensere herfra. Stk. 1.​
Man kan ved PKS ønske en fremskyndelse af udlejningens administration, dog uden sikkerhed for om værelset udlejes før varslingsperiodens udløb. Fremskyndelse koster et administrationsgebyr til PKS. §2 ­ Opsigelse fra PKS’ side. PKS kan opsige beboere af flere grunde, se i øvrigt lejelovens kap.14. Stk. 1.​
For at bibeholde kollegieplads, er det nødvendigt at være aktiv uddannelsessøgende. Ved aktiv forstås ikke blot, at man er tilmeldt en uddannelse, men at denne følges og dette dokumenteres. Det pålægges kollegianerne skriftligt at underrette PKS, hvis der sker ændringer i uddannelsesforløb i forhold til det, der er anført på ansøgningen eller i forhold til det sidste der er meddelt PKS. Undlader man dette, medfører det opsigelse. a. ​
Ved uddannelsens ophør skal kollegiet fraflyttes. b.​
For beboere af dobbeltværelse gælder, at PKS skal orienteres skriftlig, når den ene af beboerne har afsluttet sin uddannelse. c.​
PKS forbeholder sig ret til at kontrollere alle opgivne oplysninger. Side 20 af 64 Stk 2.​
I tilfælde af brud på husordenen eller lejeloven, kan rådet indstille til PKS, at lejemålet opsiges eller klage registreres afhængig af forseelsens karakter. Stk. 3.​
Huslejerestance vil medføre opsigelse. Stk. 4.​
Ulovlig fremleje vil medføre opsigelse. Se §4. Stk 5.​
Interne flytninger uden PKS’s godkendelse medfører øjeblikkelig opsigelse. Værelsesfordeling Fordeling af værelser administreres af Polyteknisk Kollegieselskab (Herefter PKS). Fordelingen sker efter de i stk. 1 & 2, beskrevne kriterier, samt de af stk. 3 & 4 nævnte særregler. Stk. 1. ​
Fordeling af nuværende beboere, der ønsker flytning internt på kollegiet (intern flytning). En intern flytning kan tidligst ske seks måneder efter indflytning og koster et administrationsgebyr til PKS samt en lovpligtig stempelafgift, her undtaget beboere på køkken­ 100 & 200. a.​
Flytning til ledig værelse på samme køkken, prioriteres højest. b. ​
Herefter kommer flytning til ledigt værelse i samme bygning. c. ​
Herefter kommer flytning til ledigt værelse på kollegiet. Stk. 2. ​
Fordeling af nyindflytterer. a.​
Fordeling af køn, således at der på køkkenerne er en relativ, jævn sammensætning b. ​
Derefter tages hensyn til nyindflytters ønsker. c.​
Fordeling af ingeniørstuderende, således at de køkkener der har færrest får flest. Stk. 3.​
Ønsker flere personer flytning ad. stk. 1a, foretages der et skøn med rådsføring fra køkkenet i sin helhed. Stk. 4. ​
Tilfælde hvor der er påkrævet fornyet ansøgning til PKS. a.​
Flytning fra to enkeltværelser til et dobbeltværelse, eller fra dobbeltværelse til enkeltværelser, er ikke en intern flytning. b.​
Flytning til et andet af Polyteknisk Forenings Indstillingsudvalgs kollegier (Herefter PFIU). Kan tidligst ske 6 måneder efter indflytning. Maling Når du flytter ind på dit værelse vil det være rengjort, men ikke nødvendigvis nymalet. Værelset kan være præget af det slid, der naturligt sker i takt med at det bliver brugt. Kollegiets standardfarve er en hvid nuance og hvis du ønsker at male i standardfarven skal Side 21 af 64 du henvende dig til kollegiets inspektør, som udleverer gratis maling. Du kan også male i andre farver end standardfarven. Hvis du vil male i andre farver skal du selv købe og betale maling i minimumskvalitet "Glans 10". Kopi af kvittering/regning for købet skal afleveres til inspektørkontoret som bevis for, at rette malingskvalitet er anvendt. Du skal selv anskaffe pensler, afdækningsplast/­pap og ­tape. Der må males skabslåger og dørkarme, under ansvar for en ordentlig udførelse. Arbejdets kvalitet er op til inspektørerne af afgøre. Er der i beboelsesperioden, røget på værelset, skal man ved udflytning sørge for en nikotinspærring af egen lomme. Maling af køkken og gang må foretages under samme reglement som ved værelset, som følge af en enighed blandt køkkenets beboere. Dog skal der her bemærkes at arbejdet skal udføres ved en vis kvalitet, med hensyn på fremtidige beboere og derfor gennemføres ved råd/besigtigelse af inspektørerne. Branddøren til værelset & køkkenet, samt loftet på køkkengangen, må under ​
ingen omstændigheder males. Affaldshåndtering og miljø Kollegiet går ind for genbrug af papir, pap, glas og flasker og håber at alle vil bakke op om sagen. Papir​
puttes i den sorte avis­container bag blok 2. Den er forbeholdt ​
papir​
og ​
kun​
det, heller ikke pap. Hvis materialet bæres ud i plasticpose eller lignende, så tag emballagen med tilbage eller smid den ud i de dertil indrettede skraldespande. Glas og flasker​
anbringes i en tilsvarende sort glas­container bag blok 2. Storskrald​
containeren står bag cykelskuret, bag blok 2. Denne er forbeholdt pap og andet stort affald. (Dåser i gennemsigtige sække vil blive genanvendt). Dagrenovation​
såsom køkkenaffald kommes i de små grønne eller grå containere som står bag cykelskuret bag blok 2. Batterier&Plastposer​
smides ud i beholderen v. hovedindgangen eller v. avis/glas container bag blok 2. Miljø Det samlede forbrug af el, vand og varme betales af kollegianerne igennem huslejen. Det er derfor i alles interesse at minimere udgifterne til disse. Hold på varmen I fyringssæsonen gælder det om at holde varmen og samtidig spare mest mulig, da varmen er en stor udgiftspost for Kollegiet. Husk derfor at lukke termostaten, når kollegiet forlades. Det gennemgående rør vil stadig tilføre lidt varme til værelset. Side 22 af 64 Luk vinduerne & døre Husk at lukke vinduer når der ikke længere er behov for kraftig udluftning og når du forlader dit værelse eller andre rum. Det er specielt vigtigt at lukke alle ydre døre efter sig, da de ikke altid lukker automatisk. Spar på vandet Brug vand med omtanke både i køkkenet og på badeværelset, da det er en meget stor udgift for Kollegiet. Hvis håndvasken drypper, toilettet ”løber” eller cisternen dugger, kontakt da straks inspektøren. Bruser & Vandhane Kalkdannelse på brusehovedet eller vandhanens luftblander, fjernes lettest ved at lægge det i et glas med eddikke eller kalkfjerner i ca. 10 min. Brandplan og brandregler Alle fællesarealer; køkkengange, trapper og stier er brandveje. Af denne årsag gælder følgende: ● Køkkengange skal til alle tider være fuldstændig ryddet. Bortset fra én måtte og 2 par sko udenfor hvert værelse. Brud på dette kan medføre skriftlige advarsler og en klækkelig bøde fra brandinspektøren. ● Inspektøren­ og beboerådets anvisninger skal til enhver tid følges. ● På alle køkkengange findes brandvarslere til alarmering, samt vandpumper, pulverslukkere og brandtæpper til slukning af brand. Brandslukningsudstyret må ikke misbruges eller blokeres og skal altid være fuldt operationelt. Ved misbrug kommer hærværksmanden til at betale for genetablering af sikkerheden, samt en bøde. Misbrug kan i medføre opsigelse. ● Ved fejl og mangler på brandudstyr skal der rettes henvendelse til inspektøren. I tilfælde af brand: ● Aktiver brandalarmen. (Intern varsling) ● Advar beboerne og evakuér ● Tilkald hjælp 112 ○ Hvor det er sket ­ opgiv adressen så nøjagtig som muligt ○ Hvad der er sket ­ er der personer i fare ­ er der fastklemte? ○ Hvor mange er kommet til skade ○ Hvorfra ringes der ­ opgiv telefonnummer ● Begræns ilden ○ Luk døre og vinduer til rummet, hvor det brænder ○ Lås IKKE din dør, så brandvæsnet hurtigt og nemt kan afsøge dit værelse ● Bekæmp ilden ­ brug et egnet slukningsmiddel Side 23 af 64 Klageprocedure 1. Der klages til den/de generende husordensbryder/brydere. Hvis ingen løsning findes: 2. Klageren skriver til beboerådet en skriftlig klage med underskrift. 3. Beboerrådet vurdere om klagen skal søges løst via samtale eller om den er berettiget til at blive behandlet officielt igennem administrationen. Hvis behandling igennem administrationen: 4. Klagen sendes til den anklagede med mulighed for en kommentar på sagen. Hvis klagen herefter viser sig gyldig: 5. Afhængig af klagens art, vurderes det om lejemålet skal opsiges eller om der blot skal varsles en registrering af klagen. (Som vil blive inkluderet i vurdering af fremtidige klager) Klage over det af kollegianerforeningens & Andelsforeningens arbejde sker ved henvendelse til beboerrådet. Klage over beboerådet sker ved henvendelse til administrationen, som håndterer sagen for kollegiets bestyrelse. Klage over administrationen sker ved henvendelse til dennes bestyrelse. Forsikring Du skal have en gyldig ansvarsforsikring ved indflytning på kollegiet. Det er ligeledes tilrådeligt at have en indboforsikring, da kollegiets storhus­forsikring ikke dækker privat indbo. Fremleje Hvis du ønsker at fremleje dit værelse for en periode, kan du læse omkring regler herfor og finde kontaktoplysninger til “Fremlejemanden” på kollegiets hjemmeside. Intern flytning Ved ønske om intern flytning kontaktes PKS. Husdyr Det er ikke tilladt at have andet end dyr som bor i bur, akvarie eller terrarie og som ikke udgør støj­gene for de andre beboere. Side 24 af 64 Events Nakkeosten/Tirsdagsbar Hver 1. tirsdag i måneden, efter køkkernes køkkenmøde afholder “Nakkeosten” et brag af en fest i kollegiets festkælder. Cykelrazzia & Kollegierengøring Én gang årligt omkring februar afholdes der cykel­razzia og hovedrengøring på kollegiet. Cykel­razzia’en består i at gennemgå kollegiets grund for cykler som ingen vil kendes ved, og melde disse til politiet. Hovedrengøringen består i en rengøring af kollegiets fællesarealer deriblandt kælderskabsrummene. Brandøvelse Den årlige brandøvelse på kollegiet afholdes typisk i forbindelse kollegiets fødselsdag. Kollegiets Fødselsdag Denne starter om morgenen nede ved flagstangen, hvor man sammen hejser flaget og synger ”Ostenfelder sangen”, som udleveres. Derefter er der morgenmad for alle kollegianere i kælderen og efterfølgende kagekonkurrence. Om aftenen spiser man typisk sammen på køkkenerne og senere fortsætter festen nede i kælderen. Generalforsamling Den årlige generalforsamling, el. det ordinære møde for kollegiet, foregår i oktober. Det er her at der er valg til beboerådet, kollegiets bestyrelse m.m. Samt godkendelse af kollegiets regnskaber, som omfatter brugen af alle de penge du betaler hver måned. Aktiv­folk fest En gang om året inviterer Beboerrådet alle de aktive kollegianere til en fest nede i kælderen, hvor der serveres mad og drikke i overflod. Fastelavnsfest Hvert år til fastelavn afholder festudvalget på kollegiet en storslået fastelavnsfest, med alt der Side 25 af 64 hører til! Skt. Hans fest Den største fest på kollegiet med spisende gæster, afholdes om sommeren lige efter DTU’s eksamensperiode. Der bliver rejst et stort telt, hvor der bliver serveret mad og drikke. Typisk spiller et live­band i teltet med efterfølgende diskotek i kælderen. Fodboldturnering Kollegiets fodboldhold deltager i en turnering sammen med de fleste andre kollegier i København. Udvalg og aktiv­folk Rådet Beboerrådet består af 5 kollegianere + 3 suppleanter, valgt i forbindelse med det ordinære beboermøde omkring d. 1. oktober. Foruden de beføjelser, beboerrådet har igennem lovgivningen, fungerer Beboerrådet også som bestyrelse for Kollegianerforeningen. Enhver kollegianer er medlem af denne forening og betaler via huslejen hver måned et på foreningens generalforsamling fastsat beløb. Beboerrådet varetager den daglige ledelse af foreningens opgaver – det være i sig interne flytninger, indstilling til bestyrelsen angående indholdet af husordenen, mindre nyanskaffelser etc. En del af foreningens opgaver er uddelegeret til (evt. lønnet) medhjælp. To af Beboerrådets medlemmer sidder desuden i kollegiets bestyrelse. De andre rådsmedlemmer kan møde op til bestyrelsesmøderne og give deres mening til kende. Til varetagelse af specielle opgaver som f.eks. valg af fremlejemænd, afholdelse af arrangementer, udformning af regler kan der nedsættes forskellige udvalg bestående af de i denne sag specielt interesserede kollegianere. Klager over andre kollegianere stilles til Beboerrådet, som behandler dem i overensstemmelse med husordenen og almindelig praksis. Repræsentantskabet Kollegianerforeningens repræsentantskab består af Beboerrådet og køkkenrepræsentanter, en fra hvert køkken. Repræsentantskabet tager alle principielle beslutninger vedrørende foreningens virke og alle væsentlige økonomiske beslutninger. Repræsentantskabsmøderne Side 26 af 64 er åbne for enhver kollegianer. Nakkeosten Nakkeosten afholder den månedlige “Nakkeost” fest som er en fast bestanddel af kulturen på kollegiet. Fodboldholdet Kollegiets fodboldhold deltager i en turnering sammen med de fleste andre kollegier i Københavnsområdet. Festudvalget Festudvalget står for alle større fester og events ved kollegianerforeningen. Heriblandt kollegiets fødselsdag, aktiv­folk arrangementer, Skt. Hans festen, fastelavnsfest m.m. Ølhaj Er de to som bestyrer Øl­kælderen, som står for salg af øl, vin og spiritus til kollegiets beboere og festkælderen. Kælderkaj Er de to­tre personer som bestyrer udlejningen af festkælderen. Herunder aftaler med lejere, optælling og opgørelser. Poolhaj Står for et hyggeligt område nede i kælderen med; poolbord, bordtennisbord, bordfodboldbord, darttavle m.m. Værkstedsviggo Står for udlån af nøglen til værkstedets værktøj. Løfte­Leif Står for vedligeholdelse af motionsrummet, hvor blandt andet træning med vægte er mulig.
Fremlejemand Side 27 af 64 Står for al fremleje af værelser på kollegiet. Bogholder Er den ansatte bogholder som sørger for kollegianerforeningens bogføring, fx regnskaber, budget o.lign. Revisor Står for den interne revision af regnskabet for; kollegianerforeningen, andelsforeningen (Øl­kælderen) og festkælderen. Net­gruppen Står for driften af kollegiets netværk. Herunder tilmelding, ændringer af brugere og vedligehold af systemet. Side 28 af 64 Bilag Side 29 af 64 A: Husorden HUSORDEN for Professor Ostenfeld Kollegiet Kapitel 1 ­ Adfærd §1 ­ Ro og orden Kollegianerne skal tilstræbe, at der hersker god ro og orden på Kollegiet. Stk. 2.​
Enhver kollegianer skal efterkomme forskrifter, der måtte blive givet af Kollegiets bestyrelse, beboerråd, administrationen eller inspektør. Stk. 3. ​
Støjende eller chikanerende adfærd, herunder afspilning eller udøvelse af høj musik uden de omkring boendes samtykke er ikke tilladt. Ved større arrangementer skal beboerrådets tilladelse indhentes. Stk. 4.​
Kollegianerne skal tage hensyn til hinanden, herunder respektere de øvrige kollegianeres krav på læse­ og nattero. Stk. 5. ​
Tyveri, hærværk, vold, voldstrusler eller anden form for utilbørlig optræden mod kollegiet eller dets beboere, kan føre til opsigelse af lejemålet, samt politanmeldelse. §2 ­ Fælles arealer og inventar Der skal opretholdes orden på alle fælles arealer. Brug af fælles arealer og inventar skal ske uden gene for øvrige kollegianere. Det er ikke tilladt at ændre, skade eller fjerne kollegiets installationer, uden forudgående tilladelse fra; husorden, lejekontrakt, rådet eller administrationen. Stk. 2.​
Kollegianeren eller kollegianerne skal afholde omkostninger til reparation eller erstatning af beskadigede bygningsdele, inventar eller udstyr på fællesarealerne, herunder køkkenudstyr og service, hvis skaden skyldes kollegianerens eller kollegianernes adfærd eller undladelse. Der må ikke anvendes søm, skruer eller tegnestifter ved opsætning af billeder, plakater eller andet. Undtaget er trælisterne på værelset. Stk. 3.​
Gange, brandtrapper og branddøre må ikke være helt eller delvist spærret af møbler, cykler, fodtøj, tørrestativer eller andre genstande. Der tillades dog at have 1 stk dørmåtte, samt 2 sæt fodtøj udenfor værelsesdøren. Stk. 4.​
Parkering af cykler/knallerter/biler må alene ske på de hertil indrettede eller afmærkede arealer. Stk. 5.​
Kollegianerne skal påse, at brandmateriel, såsom skumslukkere, brandslager, røgalarmer, brandalarmer og branddøre, ikke udsættes for misbrug eller skade. Opdager kollegianeren, at brandmaterialet ikke er funktionsdygtigt, skal kollegianeren meddele dette til inspektøren eller en anden ansvarlig person med henblik på udbedring af materialet. Udøvelse af misbrug eller skade på brandmateriel anses som en grov overtrædelse af denne husorden. Side 30 af 64 §3 ­ Benyttelse Dyrehold er kun tilladt i akvarier, bure eller terrarier. En betingelse er dog, at ethvert dyrehold ikke er til gene for de øvrige beboere. Stk. 2.​
Kollegianerne må ikke installere køleskab, fryser, varmeovn, vaskemaskine, komfur eller lignende på værelset eller i lejligheden. Stk. 3.​
Beboeren er forpligtet til at overholde fælleskøkkenets reglement og bestemmelser, herunder også forpligtet til at deltage i renholdelsen heraf. Stk. 4.​
Fremleje kan alene ske efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen på Kollegiet. Dette foregår på kollegiet gennem den til enhver tid udpegede fremlejemand, der kan oplyse nærmere om regler for fremleje. §4 ­ Forsyningen Kollegianere bør i egen interesse, og af hensyn til medkollegianere, spare på el, vand og varme. Stk. 2. ​
Regler og anvisninger, for placering og sortering af skrald, skal til hver en tid overholdes. §5 ­ Gæster Den enkelte kollegianer er ansvarlig for dennes gæster og deres opførsel, hertil også at oplyse om gældende forhold for kollegiet. Den enkelte kollegianer hæfter derfor bl.a. for skader påført af dennes gæster. §6 ­ Rygeregler Tobaksrygning er ikke tilladt på gang­, kælder­ og andre fælles arealer. Når festkælderen er udlejet kan lejer ikke tillade rygning i festkælderen. Stk. 2. ​
Det er blevet vedtaget ved generalforsamlingen 2014 at det ikke er tilladt at ryge på den enkelte beboers værelse pr. 1. marts 2015. Der henvises i stedet til de afmærkede områder udenfor med opstillede askebægrer. Kapitel 2 ­ Netværket §7 ­ Internet På Kollegiet er etableret et computernetværk (i det følgende betegnet Netværket). Netværket er tilsluttet et datanetværk (i det følgende betegnet K­Nettet). Via K­Nettet har kollegianerne adgang til Internettet. Stk. 2.​
Adgang til Netværket er forbeholdt kollegianere, som har underskrevet en brugererklæring godkendt af Netværksudvalget og betalt en forudgående månedlig brugerafgift. Stk. 3.​
Brugerafgiften opgøres på baggrund af omkostninger ved etablering, drift, vedligeholdelse og opdatering af Netværket samt K­Nettet, og opkræves som en integreret del af lejen. Side 31 af 64 §8 ­ Netværksudvalget Den daglige drift af Netværket forestås af et af beboerrådet valgt netværksudvalg (i det følgende betegnet Netværksudvalget). Stk. 2.​
Beboerrådet fastlægger i en forretningsorden retningslinier for Netværksudvalgets etablering, sammensætning og administration. §9 ­ Ansvar Benyttelse af Netværket sker på brugerens eget ansvar. Stk. 2.​
Kollegiet, dets bestyrelse, beboerråd og Netværksudvalg har intet ansvar for Netværkets oppetid, funktionalitet, hastighed eller for oplysninger/indhold modtaget via Netværket. Stk. 3.​
Intet ansvar betyder, at de nævnte ikke kan gøres erstatningsansvarlige for tab relateret til Netværket, ligesom brugeren af Netværket er afskåret fra at gøre øvrige misligholdelsesbeføjelser gældende. §10 ­ Frakobling I særskilte brugererklæringer forpligter brugerne sig til at overholde gældende lovgivning samt de i brugererklæringen og denne husorden fastsatte retningslinier for brug af Netværket. Såfremt brugeren ikke betaler brugerafgiften, overtræder gældende lovgivning, eller retningslinier for brugen af Netværket fastsat i husorden eller brugererklæring, kan Netværksudvalget bestemme, at den pågældende bruger skal frakobles Netværket. Stk. 2.​
Såfremt frakoblingen baserer sig på, at brugeren ved brug af Netværket har overtrådt gældende lovgivning eller retningslinier i husorden/brugererklæringen, skal brugeren skriftligt orienteres om årsagen til den påtænkte frakobling. Sammen med brevet skal der så vidt muligt fremlægges dokumentation for den angivelige retsstridige eller krænkende adfærd og/eller benyttelse. Brugeren gives en frist på 7 dage til at kommentere det sendte materiale. Netværksudvalget beslutter herefter, hvorvidt der skal foretager frakobling. Stk. 3.​
Såfremt Netværksudvalget finder, at den skete overtrædelse er af særlig grov karakter, kan Netværksudvalget dog bestemme, at der straks skal ske frakobling. Stk. 4.​
Brugeren kan klage over Netværksudvalgets beslutning om frakobling til Beboerrådet. Netværksudvalget eller Beboerrådet kan bestemme, at klagen skal have opsættende virkning. Kapitel 3 ­ Klager §11 ­ Klageorgan Klager over brud på husordenen eller over anden utilgivelig opførsel, skal indgives til Beboerrådet, der skal give den anklagede rimelig frist til at kommentere klagen, inden formalisering af denne. Beboerrådet kan vælge at søge klagemålet løst selv, eller inddrage administrationen. Stk. 2.​
Ved formalisering af en klage gennem administrationen, noteres denne til beboerens historik over klager og der udsendes beboeren en skriftlig advarsel som bekræftigelse. Side 32 af 64 Stk. 3. ​
Klage over det af kollegianerforeningens & Andelsforeningens udførte arbejde sker ved henvendelse til beboerrådet. Klage over beboerådet sker ved henvendelse til administrationen, som håndterer sagen for kollegiets bestyrelse. Klage over administrationen sker ved henvendelse til dennes bestyrelse. §12 ­ Opsigelse, ophævelse Beboerrådet kan indstille til administrationen, at den pågældende kollegianers lejemål opsiges med forskriftsmæssig varsel eller i særligt grove tilfælde med øjeblikkelig virkning, såfremt en kollegianer, groft har overtrådt nærværende husorden eller har været il fare eller væsentlig gene for andre kollegianere (fx vold eller groft hærværk). §13 ­ Tavshedspligt Under og efter hele sagsforløbet har beboerrådet tavshedspligt. §14 ­ Afbrydelse af klageprocedure Hvis anklageren og den anklagede indbyrdes afklarer klagemålet kan klageproceduren afbrydes. Kapitel 4 ­ Vedtagelse – Ændring §15 ­ Ændring Forslag til ændring af husordnen indgives til Beboerrådet, der herefter kan beslutte at indstille forslaget til beboerforsamlingen, der herefter tager stilling til forslaget. Vedtaget på den stiftende generalforsamling d. 13. oktober 1968 Vedtaget på generalforsamlingen d. 12 november 2002 Vedtaget på repræsentantskabsmødet d. 7. februar 2007 Vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling d. 19. september 2011 Vedtaget på generalforsamlingen d. 30. oktober 2014 Side 33 af 64 B: Vedtægter for Professor Ostenfeld Kollegiet Navn, Hjemsted og formål § 1. ​
Ungdomsboliginstitutionens navn er Professor Ostenfeld Kollegiet. Ungdomsboliginstitutionen er en selvejende institution. Dens hjemsted er Lyngby – Taarbæk kommune. § 2. ​
Ungdomsboliginstitutionens formål er på ejendommen matr. Nr. 11 by m. fl. Lyngby by, lundtofte sogn, at etablere og drive en institution for unge under uddannelse, efter de regler der gælder for selvejende institutioner, der er opført med offentlig støtte. Kapitalforhold § 3. ​
Ungdomsboliginstitutionen skal udgøre en selvstændig økonomisk enhed, der udelukkende kan behæftes og forpligtes af forhold, der vedrører den institution, hvortil der er meddelt tilsagn. Stk. 2. ​
Ungdomsboliginstitutionens disponible formue skal anbringes i overensstemmelse med de til enhver til gældende regler om ungdomsboligers drift. Stk. 3. ​
Værdipapirer skal noteres på institutionens navn. Ledelse m.v. § 4. ​
Institutionen ledes af en bestyrelse på 6 medlemmer, der sammensættes således: 2 medlemmer udpeges af kommunalbestyrelsen. 2 medlemmer indstilles af uddannelsesinstitutionens ledelse. 2 medlemmer indstilles af beboerne på et beboermøde. Samtidig med udpegningen / indstillingen af bestyrelsesmedlemmerne udpeges / indstilles suppleanter for disse. Bestyrelsen vælger af sin midte en formand. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Stk. 3. ​
Ved en forretningsorden træffer bestyrelsen nærmere bestemmelse om udførelsen af sit arbejde. Stk. 4.​
Bestyrelsen kan antage lønnet medhjælp. § 5. ​
Bestyrelsen har den overordnede ledelse af ungdomsboliginstitutionen og er herunder ansvarlig for, at udlejning og opsigelse af boliger sker i overensstemmelse med reglerne herom. Bestyrelsen er ansvarlig for, at regnskabsaflæggelse, budgetlægning og lejeafsættelse sker i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler. § 6. ​
Bestyrelsen er ansvarlig for, at køb, salg eller pantsætning af fast ejendom, Side 34 af 64 iværksættelse af forbedringsarbejder, om­ og tilbygningsarbejder, større renoreringsarbejder, herunder modernisering, sker i overenstemmelse med de til enhver til gældende regler. Stk. 2.​
Bestyrelsens beslutning efter stk. 1 skal godkendes af kommunalbestyrelsen samt af Bygge og Boligstyrelsen eller Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning efter bemyndigelse. Stk. 3.​
Bestyrelsens beslutning om skelforandringer skal på grundlag af kommunalbestyrelsens indstilling godkendes af Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning i henhold til § 19 i Bygge­ og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 179 af 16 marts 1988 om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte. Stk. 4.​
Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal bestemmelse herom tinglyses på institutionens ejendom. § 7.​
Institutionen forpligtes ved underskrift af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formand. Stk. 2​
. Indkaldelse sker skriftligt med 8 dages varsel og med angivelse af dagsorden. Stk. 3. ​
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 4.​
Beslutninger træffes af de tilstædeværende bestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende Stk. 5. ​
Der tages referat af bestyrelsesmøderne, som underskrives af formanden. § 9. ​
Bestyrelsen drager omsorg for, at beboerne sikres medindflydelse på driften af institutionen, herunder i form af beboermøde og i beboerråd i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler. Tilsyn § 10. ​
Ungdomsboliginstitutionen er undergivet Lyngby–Taarbæk Kommunalbestyrelsens tilsyn efter de til enhver til gældende regler. Revision m.v. § 11. ​
Ungdomsboliginstitutionens regnskab skal revideres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler. § 12. ​
Disse vedtægter suppleres af reglerne i kapitel 11 lov om boligbyggeri og de bestemmelser, der er fastsat i henhold til dette. Side 35 af 64 C: Vedtægter for Kollegianerforeningen Navn, hjemsted og formål. § 1. ​
Foreningens navn er: ”Kollegianerforeningen ved Professor Ostenfeld Kollegiet”. Stk. 2.​
Foreningens hjemsted er Lyngby–Taarbæk kommune. § 2.​
Foreningens formål er at varetage kollegianernes fælles sociale interesser. Medlemskreds og økonomi. § 3. ​
Enhver, der er optaget og bor på kollegiet, kan være medlem af Kollegianerforeningen. Ved indflytning på kollegiet, bliver man automatisk medlem af Kollegianerforeningen. § 4. ​
Medlemskontingent og depositum fastsættes af generalforsamlingen. Foreningen må ikke forpligte noget medlem økonomisk ud over kontingentet. Generalforsamling, ordinær. § 5.​
Foreningen afholder ordinær generalforsamling hvert år under det ordinære beboermøde.(Omkring d. 1. oktober) Stk. 2.​
Bestyrelsen indkalder ved opslag til generalforsamling med angivelse af tid og sted med mindst 3 ugers varsel. Stk. 3. ​
Forslag til generalforsamlingen skal være Bestyrelsen i hænde mindst 2 uger før generalforsamlingen. Alle forslag skal stilles skriftligt. Stk. 4.​
Senest en uge før generalforsamlingen opslås dagsordenen. Der skal ligeledes opslås liste med kandidater til valgbare poster, samt en liste over indkomne forslag i den rækkefølge, hvori de er modtaget. Stk. 5.​
Hvert medlem har 1 stemme ved afstemninger på generalforsamlingen, denne kan gives ved fremmøde eller tildelt fuldmagt. Stk. 6.​
Den ordinære generalforsamlings dagsorden er: ● Valg af dirigent ● Valg af stemmetællere ● Formandens beretning ● Revideret regnskab fremlægges til godkendelse ● Indkomne forslag behandles. ● Fastsættelse af kontingent og depositum. ● Præsentation af kandidater til Antenneforeningen. ● Præsentation af kandidater til revisorposterne. Side 36 af 64 ● Valg til Antenneforeningen. ● Valg af revisorposterne. ● Eventuelt. Generalforsamlingen ledes i henhold til procedurereglerne. Generalforsamling, ekstraordinær § 6.​
Ekstraordinær generalforsamling afholdes på begæring af enten: 1. Bestyrelsen eller 2. Repræsentantskabet 3. ¼ af medlemmerne Stk. 2.​
Begæring om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling indgives skriftlig til formanden med angivelse af dagsorden. Stk. 3.​
Bestyrelsen indkalder senest 3 dage efter begæringen modtagelse ved opslag til ekstraordinær generalforsamling. Indkaldelsen skal indeholde oplysning om dagsordenen. Stk. 4.​
Ekstraordinær generalforsamling kan ikke afholdes i perioderne: 1/6 – 15/9 (begge dage inkl.) 15/12 – 15/2 (begge dage inkl.) Den ekstraordinære generalforsamling ledes efter samme retningslinjer som den ordinære. Køkkenformænd § 7. ​
Køkkenformænd vælges og afsættes af beboerne på hvert køkken. Valg finder sted mindst 1 gang hvert år. Stk. 2.​
De enkelte køkkener fastsætter selv nærmere regler for afholdelse af valg, køkkenmøder og lignende. Stk. 3.​
Såfremt køkkenets interne regler findes yderst uacceptable af en eller flere beboere skal dette som udgangspunkt tages op med beboerne på køkkenet. Hvis disse ønsker eller klager ikke bliver modtaget godt af de resterende beboere på køkkenet, kan emnet tages op med Beboerrådet som vil træffe en beslutning i samråd med repræsentantskabet. Repræsentantskabet § 8.​
Repræsentantskabet består af køkkenformændene og Bestyrelsen (§ 9). Stk. 2.​
Repræsentantskabet tager alle principielle beslutninger vedrørende den daglige ledelse og alle væsentlige økonomiske beslutninger for kollegianerforeningen og vejleder beboerrådet i dets beslutninger. Repræsentantskabet kan indkalde enkeltpersoner til møderne. Stk. 3.​
Der afholdes repræsentantskabsmøde mindst en gang om måneden, med undtagelse af månederne januar, juli og august. Stk. 4.​
Bestyrelsen indkalder til møderne med mindst en uges varsel ved opslag med angivelse af dagsorden. Stk. 5. ​
Fra et køkken hvor køkkenformanden er bestyrelsesmedlem, sendes en repræsentant Side 37 af 64 til repræsentantskabsmøderne. Denne repræsentant overtager køkkenformandens plads i repræsentantskabet. Stk. 6.​
Stemmeret har ethvert fremmødt repræsentantskabsmedlem. Stk. 7. ​
Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når mindst 60% af de stemmeberettigede medlemmer er fremmødt. Antallet af fremmødte skal noteres i protokollen. Under punktet eventuelt på dagsordenen kan repræsentantskabet optage en sag til beslutning, såfremt mindst 10 repræsentanter stemmer for det. Stk. 8.​
En køkkenformand kan skriftligt bemyndige et medlem fra samme køkken til at stedfortræde, og denne har da samme rettigheder som køkkenformanden. Stk. 9.​
Ethvert medlem af kollegianerforeningen har ret til at overvære repræsentantskabsmøderne og har taleret under disse møder. Stk. 10.​
Repræsentantskabet fastsætter selv sine procedureregler og sin forretningsorden. Bestyrelsen § 9 ​
Kollegianerforeningens bestyrelse er identisk med kollegiets beboerråd. Stk. 2. ​
Bestyrelsen udpeger en forretningsordfører, samt en bogholder som ikke behøver at være medlem af bestyrelsen. Stk. 3.​
Bestyrelsen administrerer foreningens daglige ledelse. Bestyrelsen er beslutningsdygtigt i alle sager, der angår kollegianerforeningen, idet den dog til enhver tid er ansvarlig overfor repræsentantskabet. Stk. 4.​
Formanden indkalder til bestyrelsesmøde efter behov. Formanden har pligt til at indkalde til bestyrelsesmøde hvis mindst 2 bestyrelsesmedlemmer kræver det. Stk. 5. ​
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller, i tilfælde af dennes fravær, næstformanden. Stk. 6.​
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Stk. 7.​
Bestyrelsen er beslutningsdygtigt når mindst tre fjerdedele af dets medlemmer er fremmødt. Stk. 8. ​
Et bestyrelsesmedlem kan ikke ansættes som bestyrer af en af andelsforeningens virksomheder. Foreningens Procedure Forhandlingsprotokol § 10.​
Over forhandlinger på repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger føres en protokol, som bliver godkendt på først kommende repræsentantskabs møde. Stk. 2.​
Protokollen er herefter fuldgyldigt bevis for, hver der er foregået. Stk. 3.​
Protokollen er tilgængelig for ethvert medlem af foreningen. Regnskab § 11.​
Foreningens regnskabsperiode er 1. August ­31­juli Stk. 2.​
For institutionen og foreninger, hvis virke er betinget af kontraktlig ansættelse af Kollegianerforeningen, er regnskabsperioden ligeledes 1. August ­31­juli. Side 38 af 64 Stk. 3.​
Senest en uge før den ordinære generalforsamling uddeles til alle køkkener mindst ét eksemplar og til alle beboerne en digital kopi, af de reviderede årsregnskaber for såvel Kollegianerforeningen, som de i stk. 2. Nævnte institutioner og foreninger. Ethvert medlem kan på forlangende få de reviderede årsregnskaber udleveret senest en uge før generalforsamlingen. Stk. 4.​
Ved overdragelse af foreningens bogholderi fra kassereren eller en af Bestyrelsen ansat bogholder til en ny kasserer eller bogholder, skal der på overdragelsesdagen udarbejdes en status, omfattende alle foreningens aktiver og passiver. Denne status skal revideres af foreningens revisorer. Ved overdragelse af bogholderi i de i Stk. 2. Nævnte institutioner og foreninger gælder samme bestemmelse som for foreningens bogholderi. Lovændring § 12. ​
Forslag til ændringer af nærværende love behandles på en generalforsamling under ”indkomne forslag”. Stk. 2.​
Til vedtagelse kræves mindst ⅔ flertal blandt de afgivne stemmer, samt et minimum af 60 stemmeberettigede tilstede. Blanke stemmer medtælles ikke. Eventuelle ændringer skal bekendtgøres ved opslag senest en måned efter generalforsamlingen. Stk. 3.​
Såfremt der til et forslag ikke er tilstrækkeligt med stemmeberettigede tilstede, kan generalforsamlingen ved afstemning, beslutte at forslaget tages op på en efterfølgende, lovligt indkaldt generalforsamling. Et forslag som ifølge dette genoptages, afgøres ved ⅔ flertal blandt de afgivne stemmer, hvor blanke stemmer ikke tælles med. Valg § 13. ​
Valg foregår under den ordinære generalforsamling. Stk. 2.​
Valg til valgbare poster i foreningen (2 stk.) foregår under den ordinære generalforsamling. Stk. 3.​
Valgbare poster er: 2 poster til antenneforeningen 2 revisorposter 1 revisorsuppleantpost Stk. 4.​
Valg af kandidater til valgbare poster foregår ved skriftlig afstemning, og alle foreningens medlemmer har valgret. Stk. 5.​
Bestyrelsen foranstalter valget og stemmetællerne optæller stemmerne. Stk. 6.​
Ved stemmelighed trækkes lod blandt de pågældende kandidater. Stemmetællerne foretager lodtrækningen. Stk. 7.​
Resultat af valget bekendtgøres ved opslag senest èn dag efter valget, herefter er valget gyldigt. Stk. 8.​
Der kan afholdes valg i utide, hvis det vedtages på en ekstraordinær generalforsamling. Stk. 9.​
Repræsentantskabet har pligt til at supplere antallet af kandidater til de nødvendige for at kunne besætte alle valgbare poster, dersom medlemmerne ikke har opstillet tilstrækkeligt Side 39 af 64 antal. Stk 10.​
Ved valg skrives navne på stemmesedlen svarende til højst det antal personer, der skal vælges. Et navn må kun forekomme 1 gang på en stemmeseddel. Foreningens Ophør § 14.​
Foreningen kan ophæves efter vedtagelse derom ved to trediedeles flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger. Stk. 2.​
I tilfælde af foreningens ophør træffes på den sidste gene​
r​
alforsamling bestemmelse om anve​
n​
delsen af foreningens formue samt afvikling af eventuelle forpligtelser. Procedureregler for generalforsamlingen § 1.​
Formanden åbner generalforsamlingen, hvorefter han foreslår en dirigent og forhører sig hos forsamlingen, om andre forslag stilles. Hvis dette ikke er tilfældet, er formandens forslag at betragte som vedtaget. Andre forslag noteres uden diskussion. Stilles andre forslag, afholdes afstemning ved håndsoprækning, og formanden foretager optællingen § 2.​
Det er dirigentens pligt at kende love samt dagsordenen. Dirigenten fastslår indkaldelsens lovlighed og sikre​
r​
sig, at ingen har noget at indvende derimod. Dirigenten træffer fortolkningsmæssige afgørelser i den orden, hvori de er opført. Afvigelser herfra kræver forsamlingens godkendelse. Dirigenten må ikke deltage i debatten, men kun fremsætte faktiske oplysninger. Dirigenten kan kalde til orden, og efter omstændighederne fratage en taler ordet samt, om fornødent, foretage udvisninger. Dirigenten kan foreslå debatten lukket, dog skal der være mulighed for en afsluttende indtegning på talerlisten. Dirigenten afgør, hvornår og hvorledes der skal stemmes, med mindre andet følger af foreningens love og procedureregler. Under debatten kan dirigenten fravige fra den noterede talerliste, når han finder det hensigtsmæssigt for behandlingen af en sag. Ethvert medlem skal have lejlighed til at afslutte den debat, han har give foranlediget ved forelæggelsen af en sag eller ved fremsættelse af et forslag. Trækkes et forslag tilbage, skal dirigenten sikre sig, at ikke andre ønsker er opretholdt. § 3.​
Forslag om dirigentens fratræden kan fremsættes af ethvert medlem og sættes øjeblikkeligt under afstemning uden debat. Under ethvert punkt på dagsordenen kan der forekomme indlæg. Dirigenten giver her ordet til medlemmerne i følgende orden: 1. De der ønsker ordet til forretningsordenen. Følgende forslag til forretningsordenen anerkendes og sættes straks til afstemning i følgende rækkefølge: a. Forslag om at udsætte generalforsamlingen. b. Forslag om en anden fortolkning af procedurereglerne end dirigentens. c. Forslag om at lukke debatten. d. Forslag om at begrænse taletiden. 2. De, der ønsker ordet for at korrigere oplysninger om deres person. 3. De, der ønsker ordet for at fremsætte oplysninger, således at forhandlinger på et forkert grundlag undgås. 4. De, der ønsker ordet i øvrigt. Side 40 af 64 Ændringsforslag kan stilles så længe debatten er åben, og behandles sideløbende med hovedforslaget § 4.​
Under eventuelt kan en ny sag optages til drøftelse. Afstemning om en sådan sag kan ikke finde sted, med mindre flertal af generalforsamlingen, dog mindst 45 medlemmer, giver deres samtykke dertil. § 5.​
Alle afstemninger afgøres ved almindelig stemmeflertal, med mindre andet er fastsat i lovene eller procedurereglerne. Afstemningsformen afgøres af dirigenten. Forslag og ændringsforslag kan gøres til genstand for skriftlig afstemning, såfremt mindst 10 medlemmer ønsker det. Dirigenten foranlediger stemmeoptælling og kan udpege tilstedeværende medlemmer til at bistå sig hermed. Når et punkt på dagsordenen er afsluttet ved afstemning, kan det ikke genoptages ved samme generalforsamling. Alle vedtagelser af indkomne forslag har først gyldighed efter generalforsamlings afslutning § 6.​
Forhandlingsprotokollen for generalforsamlingen skal underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer og af dirigenten senest 14 dage efter generalforsamlingen. Den er herefter fuldgyldigt bevis for, hvad der er foregået. Forslag og ændringsforslag skal noteres ordret, og afstemningsresultater afgives. Resultaterne af skriftlige afstemninger angives ved stemmetal. Debattens væsentlige indhold anføres. § 7.​
Forslag til ændringer af pr​
o​
cedurereglerne behandles på generalforsamlingen under indkomne forslag og vedtages ved almindelig stemmeflerhed. En sådan vedtagelse skal bekendtgøres for medlemmer ved opslag senest 5 dage efter generalforsamlingen. Vedtaget på foreningens ordinære generalforsamling den 27. oktober 1971 Ændret på ekstraordinær generalforsamling den 30. april 1984. Ændret på ordinær generalforsamling den 24. september 1990. Ændret på ordinær generalforsamling d 29. september 1992. Ændret på ordinær generalforsamling d. 20. oktober 2009 Ændret på ekstraordinær generalforsamling d. 6. april 2011 Ændret på ekstraordinær generalforsamling d. 19. september 2011 Side 41 af 64 D: Vejledning og tilføjelser til BEK666 af 27/09/1991 Kollegiets specifikke tilføjelser Beboerrådet på Professor Ostenfeld Kollegiet ses helst med genvalg på hvért, af de ordinære beboermøder, med den hensigt at der sker en delvis udskiftning for at sikre en stabil kontinuitet af beboerrådets erfaringsgrundlag. ● På Professor Ostenfeld Kollegiet skal der vælges 2 medlemmer til K­nets bestyrelse, samt et minimum af 1 suppleant hertil. Vejledning til bekendtgørelsen Kommer af § 67, stk. 5, og § 75 i lov om boligbyggeri, jf. lovbekendtgørelse nr. 643 af 10. september 1991, fastsættes følgende regler om organisation af ungdomsboliger, der er opført med offentlig støtte Bestyrelsen for kollegiet ● Kollegiets bestyrelse er den overordede ledelse. Bestyrelsen består af 2 fra DTU, 2 fra Kommunen og 2 fra beboerrådet. ● Bestyrelsen skal sikre en forsvarlig drift og et minimum af lejeniveau. Som følge, er bestyrelsen ansvarlig for at godkende budget og regnskab for kollegiet. ● Bestyrelsen er ansvarlig for lovligheden af kollegiets virke. ● Kommunalbestyrelsen skal godkende alle bygningsarbejder og står for den endelige godkendelse af budgetter og regnskaber. Beboerråd og beboermøde ● Beboere har ret til indflydelse på driften af kollegiet såfremt de vælger et beboerråd til at varetage denne opgave. ● Beboerrådet skal bestå af min. 3, og altid et ulige antal medlemmer. Som rådsmedlem, vælges man for en 2­årig periode. ● Beboerrådet varetager og overvåger kollegiets drift.(Kan desuden fremstille ændringer til husordenen). ● Beboerrådet skal fremlægges budget, administrationsaftale og regnskab. ● Beboerrådet skal indkalde og afholde beboermøder. ● Beboerrådet kan beslutte rimelige moderniseringer, mindre renoveringer og essentielt, prioriteringen af arbejder der skal udføres på kollegiet. Side 42 af 64 ● Beboerrådet kan lade beslutninger gå til “urafstemning”, som betyder en skriftlig afstemning fra alle beboere. ● På beboermødet, har alle beboere én stemme og kan angive et emne dertil. Beboermøder skal indkaldes med min 8 dages varsel, forslag til behandling skal være beboerrådet i hænde min 5 dage forinden og den endelige dagsorden, med bilag, skal udsendes min 3 dage forinden mødet. ● Beboermødets beslutninger træffes på grundlag af almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. ● Senest 5 mådn. efter regnskabsårets afslutning skal der afholdes det​
ordinære beboermøde​
og her forelægges kollegiet, det kommende års budget. Dagsorden skal som min. være følgende: (1) Aflæggelse af beboerrådets beretning for det forløbne år. (2) Fremlæggelse af institutionens årsregnskab til godkendelse. (3) Valg af formand for beboerrådet og øvrige beboerrådsmedlemmer samt suppleanter for samtlige beboerrådsmedlemmer. (4) Indstilling af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. (5) Behandling af de i § 8, stk. 2­3, omhandlende forhold. ● Ekstraordinært beboermøde​
afholdes når: (1) beboerrådet finder anledning dertil, (2) mindst 1/4 af beboerne ønsker et angivet emne til behandling, (3) der på et tidligere beboermøde er truffet beslutning herom, eller (4) bestyrelsen anmoder herom. Side 43 af 64 E: BEK 666 27/09/1991 Bekendtgørelse om organisation af ungdomsboliger, der er opført med offentlig støtte Kapitel 1 ­ Reglernes anvendelsesområde Kapitel 2 ­ Institutionens bestyrelse Kapitel 3 ­ Beboerråd, Beboermøde Kapitel 4 ­ Likvidation m.v. Kapitel 5 . Ikraftrædelse I medfør af § 67, stk. 5, og § 75 i lov om boligbyggeri, jf. lovbekendtgørelse nr. 643 af 10. september 1991, fastsættes følgende regler om organisation af ungdomsboliger, der er opført med offentlig støtte: Kapitel 1 Reglernes anvendelsesområde § 1. ​
Bekendtgørelsen finder anvendelse på: ● 1) Ungdomsboliger, der er omhandlet i § 67, stk. 1 i lov om boligbyggeri, jf. lovbekendtgørelse nr. 525 af 10. juli 1990, såfremt de er organiseret som en selvejende institution. ● 2) Ungdomsboliger, der modtager tilskud til nedbringelse af lejen efter § 73 a i lov om boligbyggeri, jf. lovbekendtgørelse nr. 525 af 10. juli 1990, såfremt de er organiseret som en selvejende institution. Stk. 2. ​
For ungdomsboliger tilhørende almennyttige boligselskaber, gælder reglerne for almennyttig boligvirksomhed. Kapitel 2 Institutionens bestyrelse § 2. ​
Ungdomsboliginstitutionens bestyrelse har den overordnede ledelse af institutionen og varetager institutionens anliggender efter reglerne i denne bekendtgørelse og institutionens vedtægter. Stk. 2. ​
Bestyrelsen skal sikre en forsvarlig drift af institutionen. Driften skal tilrettelægges efter rationelle administrationsmetoder, og administrationsudgifter skal søges holdt på det lavest mulige niveau. Stk. 3. ​
Ved administrationen skal beboernes interesser tilgodeses og institutionens anliggender varetages bedst muligt. Stk. 4. ​
Bestyrelsen er ansvarlig for, at udlejning og opsigelse af boligerne sker i overensstemmelse med de herom gældende regler. § 3. ​
Bestyrelsen er ansvarlig for, at der udfærdiges budget og årsregnskab for institutionen. Bestyrelsen er ansvarlig for, at regnskabsaflæggelse, budgetlægning og lejefastsættelse sker i overensstemmelse med reglerne i Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 179 af 16. marts 1988 om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte med senere ændringer. Bestyrelsen træffer endvidere bestemmelse om varetagelsen af den daglige administration. Stk. 2. ​
Der kan ikke uden beslutning af institutionens bestyrelse foretages væsentlige forandringer, køb eller Side 44 af 64 salg af institutionen. Beslutning herom skal godkendes af Bygge­ og Boligstyrelsen efter indstilling fra kommunalbestyrelsen. Bestemmelserne herom skal tinglyses på institutionens ejendom. Stk. 3. ​
Bestyrelsens beslutning om skelforandringer eller pantsætning af fast ejendom, skal på grundlag af kommunalbestyrelsens indstilling godkendes af Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning i henhold til § 19 i Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 179 af 16. marts 1988 om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte med senere ændringer. Bestemmelse herom skal tinglyses på institutionens ejendom. Stk. 4. ​
Beslutninger om ændringer af vedtægterne for institutionen træffes af bestyrelsen med 2/3 flertal. Beslutning herom kræver kommunalbestyrelsens godkendelse i henhold til § 13 i Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 179 af 16. marts 1988 om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte med senere ændringer. Fravigelser af den af Bygge­ og Boligstyrelsen udarbejdede normalvedtægt for selvejende ungdomsboliginstitutioner, der er opført med offentlig støtte, kræver styrelsens godkendelse. Stk. 5. ​
Hvervet som medlem af institutionens bestyrelse er ulønnet. Institutionen afholder rimelige udgifter i forbindelse med bestyrelsens arbejde. § 4. ​
Kommunalbestyrelsen udpeger bestyrelsesmedlemmerne. Den ene trediedel af bestyrelsesmedlemmerne udpeges direkte af kommunalbestyrelsen uden indstilling. Den anden trediedel af bestyrelsen udpeges efter indstilling fra beboerne i henhold til beslutning på et ordinært beboermøde, jf. § 12. Den sidste trediedel udpeges efter indstilling fra ledelsen for de uddannelsesinstitutioner, hvis uddannelsessøgende forudsættes at være beboere i ungdomsboliginstitutionen. Kommunalbestyrelsen træffer den endelige administrative afgørelse af, hvem der skal være medlemmer og suppleanter af bestyrelsen. Stk. 2. ​
Bestyrelsen skal omfatte 3 eller 6 medlemmer. Stk. 3. ​
Samtidig med udpegelsen af bestyrelsesmedlemmer udpeger kommunalbestyrelsen suppleanter for disse. Suppleanterne indstilles på samme måde som bestyrelsesmedlemmerne, jf. stk. 1. Suppleanternes valgperiode følger de valgperioder, som er fastsat for de bestyrelsesmedlemmer, som de er suppleanter for. Stk. 4. ​
De af beboerne i ungdomsboliginstitutionerne indstillede bestyrelsesmedlemmer skal tillige være valgt til medlem af beboerrådet, jf. § 12, stk. 1. Stk. 5. ​
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der indstilles af uddannelsesinstitutionernes ledelse eller udpeges direkte af kommunalbestyrelsen, kan ikke være uddannelsessøgende eller andre unge med særligt behov. Stk. 6. ​
Bestyrelsen oplyser skriftligt i rimelig tid inden udpegningen til bestyrelsen, jf. stk. 7, de i stk. 1 omhandlede uddannelsesinstitutioners ledelse om adgangen til at indstille medlemmer og suppleanter til bestyrelsen. Bestyrelsen oplyser endvidere kommunalbestyrelsen om de indstillede bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Stk. 7. ​
Udpegningen gælder, for såvidt angår de medlemmer, der udpeges direkte af kommunalbestyrelsen, for kommunalbestyrelsens valgperiode. For de øvrige medlemmers vedkommende gælder udpegningen for 2 år, og halvdelen afgår hvert år. Hvis bestyrelsen er på 3 medlemmer, afgår 1 medlem hvert år. Genudpegningen kan finde sted. Ved den første udpegning bestemmes det ved lodtrækning, hvilke bestyrelsesmedlemmer der skal afgå først. § 5. ​
Kan det nødvendige antal bestyrelsesmedlemmer ikke udpeges efter retningslinierne i § 4, stk. 1, kan kommunalbestyrelsen udpege sådanne medlemmer, som den finder egnede. Højst en trediedel af medlemmerne kan udpeges blandt unge uddannelsessøgende eller andre unge med særligt behov. Kapitel 3 Beboerråd. Beboermøde § 6. ​
Ungdomsboliginstitutionens beboere har ret til medindflydelse på institutionens drift efter reglerne i §§ Side 45 af 64 8­10, såfremt de på et beboermøde træffer beslutning herom og vælger beboerråd til at udøve medindflydelse, jf. § 7 og § 12. § 7. ​
Beboerne kan vælge et beboerråd, jf. § 6. Beboerrådet skal bestå af et ulige antal medlemmer, jf. § 12. Der skal være mindst 3 medlemmer, hvor den ene er formand. Stk. 2. ​
Valgbare som medlemmer af beboerrådet er beboere i ungdomsboliginstitutionen. Stk. 3. ​
Valgperioden for beboerrådsmedlemmer og suppleanter for disse er 2 år. Genvalg kan finde sted. Stk. 4. ​
Hvervet som medlem af beboerrådet er ulønnet. Institutionen afholder rimelige udgifter i forbindelse med beboerrådets arbejde. Stk. 5. ​
Beboerrådet kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelse om udførelse af sit hverv. § 8. ​
Beboerrådet overvåger ejendommens vedligeholdelsestilstand og pasning samt påser, at der er god orden i institutionen. Eventuelle henvendelser herom sker til bestyrelsen. Stk. 2. ​
Beboerrådet kan med beboermødets godkendelse jf. § 11, vedtage ændringer i den husorden, der er forelagt af ungdomsboliginstitutionens bestyrelse. Forslaget til ny husorden skal forud for beboermødet udsendes til samtlige beboere. Stk. 3. ​
Beboerrådet skal orienteres om ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. Stk. 4. ​
Beboerrådet indkaldes af bestyrelsen til et møde med den bygningssagkyndige om tilrettelæggelse af 5 års eftersynet, jf.. § 62 c, stk. 1 i lov om boligbyggeri. Beboerrådet har ret til at være til stede ved eftersynet og til at blive orienteret om den rapport, der afgives på baggrund af eftersynet. Stk. 5. ​
Beboerrådet kan med beboermødets godkendelse træffe beslutning om, hvorvidt fordeling af udgifterne til varme og el skal ske på grundlag af enten varmefordelingsmåler/elektricitetsmåler, eller om fordeling skal ske efter bruttoetageareal eller rumfang. Beboerrådet kan endvidere med beboermødets godkendelse træffe beslutning om, at udgifterne til vand skal fordeles på grundlag af individuelle vandmålere. Fremsætter mindst 1/4 af beboermødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal den endelige godkendelse af beslutningen dog ske ved urafstemning blandt institutionens beboere efter reglerne i § 11, stk. 5. § 9. ​
Det af bestyrelsen for institutionen udarbejdede driftsbudget skal forinden bestyrelsens endelige godkendelse forelægges beboerrådet. Beboerrådet forelægger institutionens budget for det kommende driftsår for beboermødet, jf. § 12, stk. 2. Stk. 2. ​
Beboerrådet kan efter forelæggelse på det ordinære beboermøde, jf. § 12, stk. 1, og beboermødet i henhold til § 12, stk. 2, inden for rammerne af det driftsbudget, der fremsendes til kommunalbestyrelsens godkendelse, træffe beslutning om, i hvilken rækkefølge bestyrelsen skal lade udføre vedligeholdelses­ og forbedringsarbejder samt fornyelser i institutionen. Stk. 3. ​
Beboerrådet kan beslutte, at der i institutionen skal udføres rimelige moderniseringsarbejder (ombygning, herunder energibesparende foranstaltninger og tekniske installationer) kollektive anlæg, (vaskerier, fælleslokaler m.v.), ekstraordinære renoveringsarbejder samt udbedring af byggeskader. Beboerrådet kan endvidere træffe beslutning om driften og indretningen af fælleslokaler i institutionen, samt om etablering af fritidsaktiviteter og lignende i institutionen. Stk. 4. ​
Tiltræder beboerrådet samtidig den lejeforhøjelse, der er nødvendig til gennemførelse af beslutninger efter stk. 3, skal bestyrelsen søge forslaget gennemført. Beboerrådets beslutninger efter stk. 3 skal godkendes på et beboermøde, inden bestyrelsen principielt søger forslaget gennemført. Beboerrådets beslutninger efter stk. 3, 1. punktum skal endvidere godkendes på et beboermøde inden arbejderne påbegyndes, hvis de samlede udgifter til arbejdernes udførelse efter holdt licitation er steget med mere end 15 pct. Overstiger den påregnede lejeforhøjelse 15 pct. af den gældende årsleje og fremsætter mindst 1/4 af beboermødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal den endelig godkendelse af beslutningen efter stk. 3, 1. punktum dog ske ved urafstemning blandt institutionens beboere efter reglerne i § 11, stk. 5. Stk. 5. ​
Bestyrelsen for institutionen kan ikke gennemføre de arbejder, der er nævnt i stk. 2 i en anden rækkefølge, end beboerrådet har godkendt, medmindre kommunalbestyrelsen meddeler pålæg herom. Bestyrelsen for institutionen kan ikke uden beboerrådets samtykke, der er tiltrådt af beboermødet, Side 46 af 64 gennemføre arbejder, der er nævnt i stk. 3, medmindre kommunalbestyrelsen meddeler pålæg herom. Bestyrelsen kan dog lade nødvendige vedligeholdelsesarbejder udføre på ejendommen, hvis arbejderne er af en sådan art, at de ikke uden væsentlig ulempe kan afvente beboerrådets beslutning. Stk. 6. ​
Årsregnskab for institutionen skal forinden bestyrelsens endelige godkendelse forelægges det ordinære beboermøde af beboerrådet til godkendelse, jf. § 12, stk. 1. Er beboerråd ikke valgt, skal årsregnskab for beslutninger i henhold til stk. 1­3 forelægges beboermødet af institutionens bestyrelse. Stk. 7. ​
Institutionens bestyrelse indbringer eventuelle tvistigheder mellem bestyrelsen og beboerrådet om driftsbudget og mellem bestyrelsen, beboerrådet eller beboermødet om årsregnskab for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse. Indbringelse af eventuelle tvistigheder for kommunalbestyrelsen har opsættende virkning for så vidt angår arbejdernes udførelse. § 10. ​
Beboerrådet kan beslutte, at den endelige afgørelse af spørgsmål, der henhører under beboerrådet, skal træffes ved urafstemning blandt institutionens beboere efter reglerne i § 11, stk. 5. § 11. ​
Beboerrådet indkalder skriftligt samtlige beboere til beboermøde med mindst 8 dages varsel. Indkaldelsen skal ledsages af en angivelse af det eller de emner, som skal drøftes på mødet, jf. dog stk. 3. Samtidig indkaldes bestyrelsen på tilsvarende måde. Stk. 2. ​
Adgang til beboermødet og stemmeret på dette har beboere i ungdomsboliginstitutionen. Hver beboer har 1 stemme. Bestyrelsen har tillige adgang, men uden stemmeret, medmindre vedkommende er beboer i institutionen. Stk. 3. ​
Enhver, der efter stk. 2, har adgang til beboermødet, har ret til at få et angivet emne behandlet på mødet og til at tage ordet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære beboermøde, skal være beboerrådet i hænde senest 5 dage før mødet. Forslag udsendes til institutionens beboere senest 3 dage før et beboermøde. Stk. 4. ​
Beboermødets beslutninger træffes på grundlag af almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Stk. 5. ​
Beboermødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på beboermødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt ungdomsboliginstitutionens beboere, hvor hver beboer har 1 stemme. Urafstemningens resultat træffes på grundlag af almindelig stemmeflerhed blandt de deltagende i urafstemningen. Når forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært beboermøde. § 12. ​
Beboerrådet skal hvert år senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning foranledige afholdt ordinært beboermøde. Dagsordenen for beboermødet skal mindst omfatte følgende punkter: ● 1) Aflæggelse af beboerrådets beretning for det forløbne år. ● 2) Fremlæggelse af institutionens årsregnskab til godkendelse. ● 3) Valg af formand for beboerrådet og øvrige beboerrådsmedlemmer samt suppleanter for samtlige beboerrådsmedlemmer. ● 4) Indstilling af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. ● 5) Behandling af de i § 8, stk. 2­3, omhandlende forhold. Stk. 2. ​
Beboerrådet skal hvert år senest 4 måneder før regnskabsårets slutning forelægge institutionens budget for det kommende driftsår for beboermødet. Stk. 3. ​
Ekstraordinært beboermøde afholdes når ● 1) beboerrådet finder anledning dertil, ● 2) mindst 1/4 af beboerne ønsker et angivet emne til behandling, ● 3) der på et tidligere beboermøde er truffet beslutning herom, eller ● 4) bestyrelsen anmoder herom. Stk. 4. ​
Tager beboerne i en ny institution ikke inden 6 måneder efter indflytningen initiativ til indkaldelse af et beboermøde, påhviler det bestyrelsen for institutionen at indkalde til det første beboermøde. Er der valgt beboerråd indkaldes de følgende beboermøder af beboerrådet, jf. stk. 1. Stk. 5. ​
Årsregnskabet i form af hovedtal for årets drift og status samt driftsbudgettets hovedtal udsendes til Side 47 af 64 samtlige beboere forud for de i henholdsvis stk. 1 og 2 nævnte møder. Ved henvendelse til bestyrelsen eller beboerrådet skal beboerne have udleveret det fuldstændige årsregnskab og driftsbudget. § 13. ​
Er mødeprocenten på det årlige ordinære beboermøde meget ringe, kan institutionens bestyrelse efter forhandling med beboerrådet indkalde til et beboermøde med forslag om ophævelse af beboerrådet som eneste punkt på dagsordenen. Forslag om ophævelse af beboerrådet kan kun behandles på et ekstraordinært beboermøde, jf. § 12, stk. 3. Er et beboerråd ikke oprettet, skal årsregnskabet og driftsbudgettet, jf. § 12, stk. 1­2 og beslutninger i henhold til § 8, stk. 2 og 5 samt § 9, stk. 2­3, forelægges beboermødet af institutionens bestyrelse. Bestyrelsen varetager herudover øvrige funktioner, der er henlagt til beboerrådet. Kapitel 4 Likvidation m.v. § 14. ​
Hvis ungdomsboliginstitutionen ikke længere opfylder sit formål, eller hvis den drives med fortsat underskud, kan bestyrelsen træffe bestemmelse om, at institutionen ophæves ved likvidation. Likvidationen skal godkendes af Bygge­ og Boligstyrelsen efter indstilling fra kommunalbestyrelsen. Stk. 2. ​
Ved likvidation anvendes de fremkomne midler i første række til betaling af gæld. Er der herefter noget tilbage, bestemmer Bygge­ og Boligstyrelsen anvendelsen heraf efter indstilling fra likvidator og kommunalbestyrelsen. Stk. 3. ​
Likvidationen foretages af en likvidator udpeget af Bygge­ og Boligstyrelsen efter indstilling fra kommunalbestyrelsen. Kapitel 5 Ikrafttrædelse § 15. ​
Reglerne i denne bekendtgørelse gælder uanset modstående bestemmelser i institutionens vedtægter, fundats eller lignende. Stk. 2. ​
Kommunalbestyrelsen påser, at ungdomsboliginstitutionernes vedtægter er bragt i overensstemmelse med Bygge­ og Boligstyrelsens normalvedtægt for selvejende ungdomsboliginstitutioner, der er opført med statsstøtte, senest den 31. december 1991. § 16. ​
Bekendtgørelsen træder i kraft den 9. oktober 1991 og har virkning for beboerrådsmøder og beboermøder, der afholdes den 1. december 1991 og senere, samt de bestyrelsesmøder, der afholdes den 1. januar 1992 og senere. Stk. 2. ​
Kommunalbestyrelsen kan dog beslutte, at valg af ny bestyrelse efter denne bekendtgørelse først skal finde sted ved udløbet af den eksisterende valgperiode. Stk. 3. ​
Samtidig ophæves Boligministeriets bekendtgørelse nr. 179 af 20. april 1979 om statsstøttede kollegier. Bygge­ og Boligstyrelsen, den 27. september 1991 H. E. Rasmussen / Vibeke Køie Side 48 af 64 F: Vedtægter for Andelsforeningen § 1.​
Foreningens formål er at drive andelsvirksomhed med fordeling af varer indenfor medlemmernes kreds. § 2.​
Medlem er enhver på kollegiet boende. § 3.​
Ethvert medlems ansvar er begrænset til 20 kr. § 4.​
Foreningens driftskapital udgøres af Kollegianerforeningens indskud § 5.​
Foreningens bestyrelse er identisk med Kollegianerforeningens råd § 6.​
Andelsforeningens drift varetages af en eller flere af bestyrelsen udpegede bestyrere, med en vis kompensation, hvis nærmere stør​
r​
else fastsættes i kontrakter mellem bestyre​
r​
ne og Beboerrådet. Kontrakten skal være opsigelig fra begge sider med et varsel på èn måned. § 7.​
Avancen fastsættes således, at fortjenesten ikke overstiger der til konsolidering nødvendige. § 8.​
Kassereren gennemgår det månedlige regnskab, og h​
e​
nsætter på foreningens konto de beløb, der ikke er nødvendig for foreningens daglige drift. § 9. ​
Alt køb gennem andelsforeningen betales kontant, dog kan der dispenseres fra denne regel i særlige tilfælde. Disse tilfælde skal godkendes af bestyrelsen for foreningen. § 10.​
Ved foreningens opløsning overgår dennes aktiver til Kollegianerforeningen. Side 49 af 64 G: Arbejdsbeskrivelser Rådet Formand Rådsformandens er ansvarlig for at beboerrådets arbejde bliver udført og fungerer som den primære kontakt mellem beboerrådet og eksterne samarbejdspartnere som; administrationen, bestyrelsen m.v. Rådsmøder I forbindelse med rådsmøderne er det formandens ansvar at der bliver indkaldt til møderne, samt at rådet bliver informeret om hvad der er på dagsordenen. Ligeledes er det vigtigt at følge op på, hvis nogen i rådet el. i periferi har påtaget sig opgaver fra sidste møde. REP­møder Repræsentantskabsmøder afholdes den 2. onsdag i mådn., typisk kl. 20.00. ● Der er sodavand og øl til mødet. ● Kage medbringes normalt på runde af et køkken. (Information om hvem der medbringer kage skal stå på rep­møde­indkaldelsen.) ● Den normale udformning af indkaldelsen kan findes i råds­arkivet. Senest en uge efter mødet skal referat uploades på hjemmesiden og sendes til formændene. Indkaldelse til REP­møder skal: ● Sendes til ​
kkformand@ostenfeld.dk ● Uploades på kollegiets hjemmeside. ● Arkiveres elektronisk. ● Hænges på info­tavlen i glasgangen Deadline for pkt. til rep: ○ Man før 1. Tirs i mådn.; Dagsorden udsendes ○ Eft.følg.Tors Deadline for indkomne forslag. ○ Eft.følg.Mandag; Endelig dagsorden. Generalforsamling ● Dagsorden (Findes i råds­arkivet) udsendes senest 3 uger forinden ● Indkomne forslag kan modtages indtil to uger forinden ● En uge før mødet skrives den endelige dagsorden ud. Forbudgetmøde Budgetmødet er hvor der planlægges for økonomien det kommende år. Hvis der er alvorlige Side 50 af 64 ændringer i økonomien er det en god idé at tage REP med på råd. DFK Der er kotume for at formanden deltager i De Forenede Kollegier. Hvis der under REP­møder gøres opmærksom på problemer med PKS, tages disse problemer op i DFK, og bestyrelsesmedlemmerne tager problemer videre i PKS' bestyrelse. ● DFK har to medlemmer i PKS bestyrelsen. ● DFK mødes normalt rundt på kollegierne én gang o. mådn, inkl. fortærring. Samtidig inviteres DFK til statusmøde hos PKS 4 gange om året. Interne klager I forbindelse med interne klager, er det formandens ansvar at der bliver taget kontakt til begge parter for at udrede sagen. Hvis der klages skriftligt over en beboer, skal den der er klaget over informeres om dette. Hvem der har klaget, kan der ofte være grund til at hemmeligholde. Det er dog vigtigt at den der klages over, får mulighed for at udtale sig (skriftligt). Typisk gives der en frist på 3 hverdage til at svare på klagen, hvorefter rådet drøfter sagen. Hvis bebeorrådet finder en klage gyldig, skal denne sendes til PKS for officiel behandling, med hensigt på en advarsel. Kollegiets fødselsdag I oktober afholdes kollegiets fødselsdag. Ved runde fødselsdage kan formanden vælge holde en tale – evt for at takke de aktive. Næstformand Opgaven som næstformand på kollegiet, består primært at støtte formanden i de formelle sager og administrative opgaver. Dette betyder grundliggende at have overblikket over rådsarbejdet, stå i stedet for formanden og være en primær kontaktperson til rådet. Herefter følger mere specifikt, møder med DFK, PKS, etc. samt udsendelse af mødeindkaldelser, opfølgning på klagesager og opgaver hos inspektørerne. Forretningsfører Forretningsførers primære opgaver er at holde styr på kollegiets aktive folk, finde og ansætte nye, opdatere aktivfolk­listen. Sammen med Formanden for kollegiet, fungere forretningsfører som et diplomatisk bindeled mellem de forskellige aktive folk og aktive grupper. Alle kontrakter, tavshedspligt­erklæringer og aktivfolklisten skal kunne findes på kollegiets hjemmeside. Aktivfolk liste Aktivfolklisten fornyes når der er behov for dette. Kontrakter Netgruppen, Nøglemænd, Kælderkaj og ­Andrea, Værkstedsviggo, Ølkælder administratorer, Side 51 af 64 Fremlejemanden og revisorene. Kontrakter og tavshedspligterklæringer skal fornys en gang om året. Original kontrakt beholdes af Forretningsføreren/Raadet og kopi afleveres til den nye aktive person. Såfremt en person der er på kontrakt bryder denne, er det forretningsførers ansvar at fratage personen den aktive stilling. Tavshedspligt erklæringer ● Nyt beboeråd skal underskrive en tavshedspligterklæring ● Ved ansættelse i Netgruppen underskrives en tavshedspligterklæring. ● Nye medlemmer af k­net’s bestyrelse skal underskrive en tavshedspligterklæring og disse skal afleveres på PKS med henvisning til K­net bestyrelses kasserer. Honorar aftaler Forretningsfører er den person på kollegiet som også holder styr på aflønning af de aktive folk. Dette værende Værkstedsviggo og Revisor osv.. Forretningsfører afleverer dem til kollegiets kasserer som derefter udbetaler indtjent løn. Alt løn betales bagud. Kasserer ● Kassererens opgave er at stå for foreningens økonomi og regnskab: ● Have overblik over beboerforeningens økonomi, således at der kan tages stilling til om beboerforeningen har råd til at foretage et givent indkøb mm. ● Føre regnskab for foreningen. Dette kan gøres af en bogholder, men i sådan tilfælde, skal kassereren sørge for at holde sig opdateret. ● Betale regninger og stå for indkøb for Rådet. Dette kan foretages af bogholder, der dog kun kan foretage dette efter samråd med kassereren. ● Fremlægge regnskab på foreningens generalforsamling, med tilhørende forklaring på hvad de forskellige beløb er brugt på. ● Godkende budget og regnskaber for de forskellige fester som afholdes af festudvalget. ● Udbetale honorarer til de af foreningen ansatte personer, på skriftlig opfordring fra foreningens forretningsfører. ● Sørge for at foreningens CVR­nummer årligt fornyes. ● Der kan lægges et budget for et helt regnskabsår, således at foreningen har en ide om hvad de vil bruge penge på. Generelt ansvar ● Alle rådsmedlemmer er underlagt tavshedspligt i forbindelse med deres arbejde ● Beholde alle råds­relaterede mails i 2 år ● Alarmer ○ Ring til vagttelefonen, samt inspektør­vagttelefon og meddel at der tages hånd Side 52 af 64 om alarmen ○ Tjek om det er en teknikalarm (står der noget på de hvide bokse?) ■ Gå til der hvor alarmen er gået ■ Slå alarmen fra ○ Hvis ikke, gå til rådslokalet og start med at slå lyden fra på * ■ Se hvor alarmen er udløst og gå hen for at tjekke stedet ■ Hvis ingen brand, gå tilbage til rådslokalet; Hvis ingen synlige årsag findes, noteres på hvilken detektor fejlen er kommet, og meddeler denne fejl til inspektørerne. ■ Afstil alarmen ■ Reetabler systemet ■ Skriv en e­mail til inspektørerne om genaktivering Årshjul Oktober.: ● Fødselsdag (13. 1968). (Samt årlig brandøvelse.) ● Indkaldelse til generalforsamling og beboermøde. November.: ● Generalforsamling og beboermøde. (Valg, regnskaber & budgetter) ● Bestyrelsesmøde, Kollegiets regnskab og budget godkendes. ● Køkkensupplering. December.: ● [Eksamener på DTU] ● Varsling af, og forberedelse til cykelrazzia. Februar.: ● Cykelrazzia ● Festudvalg: Fastelavnsfest. ● Festudvalg: Planlægning og invitation af Aktiv­folk fest. Marts.: ● Festudvalg:Aktiv­Folk fest. April.: ● Terasseturnus; oversigt offentliggøres. Maj.: ● [Eksamener på DTU] ● Festudvalg: Planlægning, bestillinger og udmelding til Skt. Hans fest Juni.: ● Festudvalg: Skt. Hans fest ● Andelsforeningens (Ølkælder) regnskabsårs afslutning (30.) Juli.: ● Regnskabsårets afslutning (31.) Side 53 af 64 August.: ● Regnskaber skal foreligge færdigreviderede (Ølkælder, Kælderkaj og Rådet) (31.) September.: ● Varsling af årlig brandøvelse udsendes (1 måneds varsel) Overdragelse Når en post overdrages fra en til den næste, skal beskrivelsen for posten i rådet gerne opdateres i dokumentet for jobbeskrivelser. Samtidigt skal det nye råd gerne overveje om der burde foregå en generel opdatering af Ostebogen/jobbeskrivelserne. POK bestyrelsen Kollegiet bestyres af 2 beboere udvalgt af generalforsamlingen, samt 2 udvalgt af DTU og 2 udvalgt af kommunalbestyrelsen. Opgaven for bestyrelsen er at godkende højst principielle beslutninger, samt endeligt at godkende regnskabet for kollegiet. Der er møde ca. 4 gange om året og dette foregår typisk på selve kollegiet. Flere detaljer: Til at lede en selvejende institution nedsætter man en bestyrelse, der formelt har den besluttende myndighed inden for alle den selvejende institutions områder. For kollegiers vedkommende er bestyrelsens kompetencer begrænset af at boligministeriets godkendelse skal indhentes f.eks. ved køb, salg, pantsætning af fast ejendom, ved regnskabsaflæggelse o.l. Kollegiets bestyrelse udpeges af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra følgende organer: Danmarks Tekniske Universitet:
2 medlemmer Beboerene på kollegiet:
2 medlemmer Lyngby­Taarbæk Kommune:
2 medlemmer Desuden har polyteknisk forenings socialudvalg en observatørpost ved alle bestyrelsesmøder. Kollegiets bestyrelse har den overordnede ledelse af institutionens anliggender. De vigtigste af disse er økonomi (herunder fastsættelse af husleje), vedligeholdelse, ansættelse af inspektør, indstillingsretten til de enkelte kollegieværelser og fastsættelse af husordenen. For ikke at belaste bestyrelsen unødigt (den er ulønnet), og for at billig gøre administrationen, har bestyrelsen uddelegeret mange af opgaverne. Netgruppen Netgruppens opgaver er: Side 54 af 64 ●
●
●
●
●
●
Oprettelse af nye brugere Samlet, at holde én åbningsdag om ugen At besvare e­mails sendt til netgruppen At udarbejde et årligt regnskab i samarbejde med kollegiets revisorer. Ved aftrædelse at oplære nye medlemmer i netgruppen den første måned. Opretholde et fungerende netværk på kollegiet Alle medlemmer af netgruppen er underlagt tavshedspligt i forbindelse med deres arbejde. Netgruppens medlemmer har ret til forplejning under deres arbejde. Netgruppen mødes mindst 2 personer, hver onsdag aften. Her snakkes, hygges, arbejdes på projekter og nye beboere oprettes på nettet. Arbejdsgangen kan til tider være noget belastet, i tilfælde af serverskift, nedbrud o.lign. Arbejdet er derfor meget projektbaseret, når nye tiltag skal implementeres og når tingene går galt. Fremleje Fremlejeadministratoren sørger privat fremleje såvel som normal leje, i samarbejde med PFIU og PKS. Privat fremleje ● Modtage kontrakter og meddele ændringer til PKS. Normal leje ● I samarbejde med PKS og PFIU ledes den daglige administration Ølkælder Bestyrernes job er at varetage salget af øl og spiritus til fester og indenfor åbningstiderne, der skal være min. 1 gange om ugen. Ansvar ● Sørge for indkøb og leverancer ● Løbende føre et overskueligt regnskab og ansvarlig varetagelse af kassebeholdning. ● Sørge for de lovpligtige indberetninger til Told & Skat i det daglige. ● At udarbejde årligt regnskab og halvårlig økonomisk oversigt. Aflønning ● Administratorernes løn udgør 11% af nettoomsætningen (Ca. 750kr. o.mådn. pr. mand) Festudvalg Som medlem af festudvalget er man ansvarlig for afviklingen af de fire årlige kollegiefester. Disse er kollegiets fødselsdag, fastelavnsfesten, aktiv­folk festen og Sankt Hans festen. Side 55 af 64 Planlægningen af de tre førstnævnte fester er ikke særlig omfattende, og kræver blot et par møder i festudvalget hvor diverse opgaver uddeles, og festens forløb aftales. Opgaverne kan eksempelvis bestå i indkøb til oppyntning af kælderen, booking af DJ, bestilling af morgenbrød, aftensmad, bartending osv. Den store årsfest, Sankt Hans festen, kræver noget mere planlægning, og dermed også en del tid, alt afhængigt af hvor mange opgaver man påtager sig. Jo flere festudvalgsmedlemmer desto færre opgaver hvert medlem skal have styr på! Årsagen til at denne fest kræver mere arbejde er, at der er tradition for alle tilmeldte at spise sammen i telt på plænen. Du vil som festudvalgsmedlem blive tilknyttet en mailliste til hvilken formålet er indkaldelse til møder fra formanden/formandsskabet, udsendelse af referater og anden relevant information. Som belønning af festudvalgsmedlemsskab arrangeres en årlig festudvalgsfest med lækker spise og vin. Herudover vil der være øl og vand til møderne. Herudover vil man naturligvis få lov at drikke til festerne til en noget reduceret pris. Hvis du er interesseret i at hjælpe til i festudvalget kan du rette henvendelse på mailadresse: festmedlem@ostenfeld.dk Nakkeosten Som bartender i Nakkeosten er man ansvarlig for den månedlige fest i kælderen, der afholdes første tirsdag i måneden, efter køkkenmøderne. Planlægningen af disse fester består i et månedligt møde hvor tema, tilbud og ansvarsposter aftales. Ansvarsposter består i småting såsom oprettelse af facebook­event, design og ophæng af reklameplakater, indkøb til baren og bestilling af drikkelse i ølkælderen. Herudover er man ansvarlig for den oprydningen der efterfølger en afholdelse af festen. Nakkeosten betragtes som en selvstændig gruppe, der som sådan ikke er en traditionel aktiv­post på kollegiet. Dette betyder, at Nakkeosten selv er økonomisk ansvarlige, skal selv dække eventuelle underskud og betale leje af kælderen, men betyder samtidig, at man har frihed til at eventuelt at drikke gratis. Som økonomiske uafhængige er det besluttet, at eventuelle overskud udelukkende går til dækning af udgifter for bartenderne i forbindelse med temaer osv. Hvis du er interesseret i at hjælpe til i nakkeosten kan du rette henvendelse på mailadresse: nakkeosten@ostenfeld.dk​
. Kælderkaj Der skal være min. 2 personer til at være kælderkaj, hvor de ikke må komme fra samme køkken. Kælderkaj sørger for at styre udlejningen af kælderbaren, samt kælderkøkken. Side 56 af 64 Arbejdet består af flere enkeltdele: ● Modtage reservationer og opdatere hjemmesiden herom. ● Skrive kontrakt med lejer og samtidigt opkræve udlejningsgebyr og depositum. ● Efterse inventar, service, rengøring og afregne efterfølgende med lejer. ● Sørge for opsupplering af service og køkkeninventar. ● Udarbejde årligt regnskab i samarbejde med revisor. Samt aflægge en halvårlig økonomisk oversigt. ● At sørge for at lejere opholder festreglerne, eller kontakte rådet såfremt dette ikke bliver overholdt Gældende beløb ved udlejning af kælderens festlokaler: Leje af festlokaler og køkken: kr. 500,­ + depositum Depositum:
kr. 1000,­ Leje af Rådets sprutkasse: kr. 100,­ For sen aflevering af nøgler: kr. 200,­ Aflønning ● Kælderadministratorens løn er pt. fastsat til 150kr. af lejebeløbet, samt 100 % af lejebeløbet af Rådets sprutkasse. ● Lønnen fordeles efter indbyrdes aftale mellem administratorerne. Flere detaljer 1. Kælderkaj skal stå for at leje kælderen ud, både til private beboere på kollegiet, og til festudvalget og Nakkeosten. Nakkeosten afholdes altid første tirsdag i måneden. Festudvalget holder som regel 4 faste fester om året, og disse datoer skal de gerne være tidligt ude med. Skulle det ske at en privat beboer har reserveret kælderen meget lang tid i forvejen, har festudvalget som regel førsteret – men fleksibilitet må gerne udvises, afhængig af omstændigheder. 2. Udlejning til private foregår efter først­til­mølle­princippet. En privat lejer kan dog ikke have mere end én reservation ad gangen. Alle lejere SKAL være beboere her på kollegiet, og folk må altså ikke leje kælderen gennem deres venner. Det er dog acceptabelt at diverse råd­ og retningsfester kan afholdes i kælderen, dog skal der også være en beboer fra kollegiet der står som ansvarlig. 3. Alle mails skal besvares, også selvom kælderen er udlejet. 4. Kælderen må kun lejes ud i weekenden, og kun uden for DTU’s eksamensperioder. Datoerne for disse kan findes på nettet. 5. Kælderkaj skal skrive alle reservationer ind på hjemmesidens kalender, både så folk kan se om den er ledig til reservering, men også så de af kollegiets beboere der er belastet af larm fra festerne, ved der er fest i god tid. 6. Alle lejere skal gøre opmærksom på, at der IKKE kan holdes private fester i kælderen – alle fester skal åbnes for kollegiets øvrige beboere kl. 23. 7. Udlejning af inventar: ​
udlejning af kælderens tallerkner, bestik eller øvrigt køkkeninventar kan godt lade sig gøre, dette kan være både til private eller til de andre Side 57 af 64 kollegier. Depositum og evt. leje fastsættes af kælderkaj efter inventarets værdi. 8. Efter hver afholdt fest, skal kælderens inventar tælles op. Dette er al inventaret i køkkenet og baren, såfremt disse har været lejet. Det vil også gælde større inventar, såsom bordfodboldbordet, bordtennis osv og rengøringsartikler. Tilstanden af disse skal også vurderes, såfremt der er tydelige skader at se, lige efter festen, og disse ikke var der lige inden festen. Opvaskemaskine, højtalere og kabler skal også kigges igennem, og køleskab og fryser skal være tomme. 9. Køkkenets og barens inventar, samt rengøringsartikler indføres i et ark til optælling. Stemmer disse ikke overens med beholdningen fra før festen, skal lejer hæfte for tabet. Bemærk, at tab ikke nødvendigvis sker fordi glas går i stykker, men også når lejers gæster eller kollegiets øvrige beboere kommer til at tage dem med sig op på værelserne. Såfremt der er dukket inventar op efter festen, skal lejer have besked om dette, og have det tilbage. Hvis lejeren ikke vil kendes ved det, kan det indgå i kælderens beholdning, såfremt det passer ind med resten, ellers smides ud hvis det ikke gør. 10. Det er bedst, hvis Kælderkaj har mulighed for at tjekke kælderen igennem sammen med lejeren lige efter rengøring. 11. Rengøring: ​
Kælderkaj er forpligtet til at stille rengøringsartikler til rådighed. Dog er der ofte en del rengøringsmidler efterladt efter festerne, som frit kan bruges. Hvis rengøringen ikke er i orden – dvs. dårligt vasket gulv og borde, glas osv. Kan kælderkaj bede lejer om at gøre rent igen. Hvis lejer nægter, eller på anden måde ikke kan gøre det, skal kælderkaj gøre det, mod at der trækkes et gebyr fra depositummet. Dette fastsætter Kælderkaj selv, idet der må laves en vurdering af hvor slemt det er, og hvor meget tid der skal bruges på det. Kælderen må ikke bare efterlades beskidt, da den jo skal være i orden til næste lejer. Dog skal man være opmærksom på, at hvis der går lang tid mellem hver udlejning, kan gulvet i kælderen være beskidt pga. gennemgang, og der kan være støv i bar og køkken. Dette er ikke kælderkajs ansvar. 12. Det er en god idé at tage en samtale med lejer om, om der er nogle ting der ikke virker i kælderen. Har de haft problemer med opvaskemaskine, musikanlæg, lys, blæsere, fadølsanlæg eller andet, kan kælderkaj melde dette til inspektørerne hurtigt. 13. Kælderkaj er ansvarlig for at indkræve leje og depositum samt kontrakt fra lejer, lige så snart reservationen er bekræftet. Kælderen betragtes ikke som endegyldigt reserveret, inden dette er klaret. Aflyses festen af lejer gives hele beløbet tilbage, dog kan kælderkaj tilbageholde 200 kr., hvis festen aflyses mindre end 2 uger inden datoen for festen. Kælderkaj skal have afregnet en uge efter festen, dette gøres ved hjælp af inventarlisten. Denne bør selv lave regningen, hvor der sammenlægges manglende køkkeninventar, barinventar og sprutkasseafregning. Her skal indføres hvad der mangler, samt begrundelse for eventuelle bøder. Overstiger manglende inventar og bøder depositummet, skal kælderkaj indkræve dette fra lejer så hurtigt som muligt. 14. Det er kælderkajs opgave at gøre lejer bekendt med festreglerne. De står i kontrakten og på hjemmesiden. Overholdes disse ikke, og kommer der klager over fx lydniveau, kan kælderkaj henstille lejer til at overholde reglerne, såfremt klagen dukker op under festen. Lytter lejer ikke til kælderkaj, er festansvarlig ikke at finde i baren, eller synes Side 58 af 64 situationen ubehagelig, kan rådet kontaktes. Vurderer kælderkaj at lejer er uansvarlig, og slet ikke egnet til at gennemføre festen, kan denne lukkes med hjælp fra rådet. Værkstedsviggo Stillingen som værkstedsviggo er forholdsvis simpel. Følgende hører under dennes opgaver: ● Stå til rådighed, så beboere kan låne nøglen. (Mod eventuelt depositum) ● Sørge for at værkstedet er tilstrækkeligt udstyret og opryddet. ● Tjekke værkstedets tilstand efter udlån. Nøglemand Stillingen som nøglemand/kvinde, indebærer forsvarlig brug af hovednøglen og mod betaling, lukke beboere ind på deres værelser efter de gældende procedure­regler. ● Man skal stå til rådighed, såfremt man er hjemme, i alle døgnets timer. ● Sikre sig at beboeren har legal adgang til værelset samt opkræve afgift; 8:00 til 23:00
Kr. 25,­ 23:00 til 8:00
Kr. 50,­ Poolhaj Jobbet som poolhaj kræver både tid og lyst til at forbedre forholdene omkring poolbord, bordfodboldbord og bordtennisbord. Der er meget slid på udstyret til alle 3 spil, så det forventes, at man holder sig jævnligt orienteret om udstyrets tilstand, og om der er ting, der pludseligt mangler. Opgaver vedr. poolbord ● Indkøb af al udstyr. ● Børstning af bordet jævnligt og kontrol at lommerne sidder ordentligt fast. ● Reparation af køer og pudsning af baller. ● Sørge for at bordet er i vater. Opgaver vedr. bordtennisbord ● Sørge for at spillefladen er ren og pæn. ● Indkøb af bat, bolde og net. Opgaver vedr. bordfodboldbord ● Grundig rengøring indvendigt og smøring af stænger. ● Reparere strømstik. ● Udskiftning af defekte dele. ● Indkøb af bolde. Side 59 af 64 Revisor ● Revisorerne er ansvarlige for revisionen, altså gennemgang og kontrol, af regnskaberne for rådet, ølkælderen og kælderkaj. ● I forbindelse med revisionen, skal revisoren skrive sine bemærkninger til de enkelte regnskaber. Samt redegøre for om de kan godkendes på generalforsamlingen. Her er det også nødvendigt at enten revisor eller kasserer, har overskueliggjort regnskabet som skal fremvises beboerne. ● Revisionen af årsregnskaberne skal være afsluttet senest én uge inden Kollegianerforeningens Generalforsamling, så det er her hovedparten af arbejdet vil forekomme. Aflønning af revisionerne er pt. således: Kollegianerforeningen:
kr. 1000 kr./år Andelsforeningen:
kr. 1000 kr./år Antenneforening Opgaven for de valgte personer til antenneforeningen er at vedligeholde en status for beboernes ønsker omkring valg af kanaler og det generelle grundlag for vores modtagelse af antennesignal. Herunder har den primære opgave været at sørge for et regulært afholdt antennevalg, som skal afklare hvilke kanaler som beboerne i fælles ønsker på kollegiet. K­net Består vigtigst af alt i at deltage i K­nets bestyrelses møder. Men skulle man have lyst til at deltage i det spændende praktiske arbejde ifht. systemerne, er det kærligt påset. Side 60 af 64 Forklaringer K­net Kollegie Net Er kollegiets internetudbyder. De får sin forbindelse fra DTU. K­net’s bestyrelse K­net Bestyrelse består af 2 personer fra hvert kollegium som vælges på kollegiets generalforsamling. Hvis man ikke har medlemmer i k­nets bestyrelse, kan man som kollegie ikke få internet fra k­net. PFIU el. IU Polyteknisk Forenede Indstillings Udvalg PFIU står for den boligpolitiske del af indstillingsarbejdet for 7 kollegier på og i nærheden af DTU nord for København, (samt endvidere Bikuben Kollegiet i Ørestad). Disse kollegier bebos ikke kun af studerende ved DTU, men også mange studerende fra Københavns andre læreanstalter, der gerne vil bo i det grønne. PFIU er et udvalg under socialudvalget ved PF. De 17 medlemmer af PFIU udgøres af 10 udpeget af PF's socialudvalg samt repræsentanter fra hvert kollegium. Udvalget vælges hvert år i februar måned. Alle medlemmer har endvidere tavshedspligt, da de i forbindelse med udvalgets arbejde skal behandle personfølsomme oplysninger. Alle de kollegier PFIU indstiller til, har en behovsbestemt venteliste. PFIU bestemmer i tæt samarbejde med kollegierne, hvordan behovskriterierne skal udformes, selvfølgelig inde for rammerne af dansk lovgivning og står også for evt. dispensationer fra opsigelsesreglerne. PFIU mødes en gang om måneden for at diskutere den aktuelle situation, behandle dispensationsansøgninger og planlægge fremtidige aktiviteter og tiltag for at forbedre boligsituationen på DTU. Endvidere står PFIU for den årlige studieaktivitetsundersøgelse, der har til hensigt at sørge for, at kollegierne til stadighed kun bebos af berettigede. Det daglige arbejde i forbindelse med indstilling, varetages af PKS. PKS Polyteknisk Kollegie Selskab (Selvejende institution) PKB Polyteknisk Kollegiebyggeselskab Den ældre organisation af PKS, som startede som et byggeselskab der opførte kollegierne ved og omkring DTU. Side 61 af 64 PF Polyteknisk Forening DTU Danmarks Tekniske Universitet IDA Ingeniørforeningen Danmark DFK De Forenede Kollegier Dette er en sammenslutning af kollegierne, der er administreret af PKS. DFK har to bestyrelsesposter i bestyrelsen for PKS og 2 suppleanter. Hvis der under REP­møder gøres opmærksom på problemer med PKS, tages disse problemer op i DFK, og bestyrelsesmedlemmerne tager problemer videre i PKS' bestyrelse. POK Professor Ostenfeld Kollgiet Kollegiets Organisation Et kollegium er i almindelighed en selvejende institution, hvilket betyder, at overskud ikke må udbetales, at pengeoverførsler til andre foretagender ikke må finde sted, og, for kollegiets vedkommende, at kapitalen ikke må bruges til spekulation. Der er 288 værelser på POK: 266 normal værelser og 12 lejligheder. Der er 18 køkkener, alle ende­køkkenerne har lejligheder. Køkken: 100­1800 POK, bestyrelsen Står for alle principielle beslutninger for kollegiet, godkendelse af regnskaber, samt eventuelle bygningsprojekter. Bestyrelsen består af 2 beboere valgt på generalforsamlingen, 2 valgt af kommunalbestyrelsen og 2 valgt af DTU. Bestyrelsen mødes typisk på kollegiet, med én fra PKS og en af inspektørerne. Til at lede en selvejende institution nedsætter man en bestyrelse, der formelt har den besluttende myndighed inden for alle den selvejende institutions områder. For kollegiers vedkommende er bestyrelsens kompetencer begrænset af at boligministeriets godkendelse skal indhentes f.eks. ved køb, salg, pantsætning af fast ejendom, ved regnskabsaflæggelse o.l. Kollegiets bestyrelse udpeges af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra følgende organer: Danmarks Tekniske Universitet:
2 medlemmer Side 62 af 64 Beboerene på kollegiet:
Lyngby­Taarbæk Kommune:
2 medlemmer 2 medlemmer Desuden har polyteknisk forenings socialudvalg en observatørpost ved alle bestyrelsesmøder. Kollegiets bestyrelse har den overordnede ledelse af institutionens anliggender. De vigtigste af disse er økonomi (herunder fastsættelse af husleje), vedligeholdelse, ansættelse af inspektør, indstillingsretten til de enkelte kollegieværelser og fastsættelse af husordenen. For ikke at belaste bestyrelsen unødigt (den er ulønnet), og for at billig gøre administationen, har bestyrelsen uddelegeret mange af opgaverne. Side 63 af 64 H: Ostenfelder­sangen Jeg har boet her på stedet i snart otte år Og nu skal I høre, hvad jeg så formår: Jeg drikker ti bajer´ hver eneste dag, Og en halv flaske whisky er slet ingen sag :/: Jeg er Ostenfelder ­ åh, åh, åh … Ostenfelder er jeg. Der er ingen der bedre­ Er bedre end jeg :/: Da jeg flyttede´ ind havde jeg slet ingen gæld. Jeg lærte at rafle, men havde ej held. Min studiegæld voksed´­ min ølregning med, Og til anstalten kommer jeg aldrig af sted. Jeg er Ostenfelder….. Hver eneste weekend der holder vi fest, Vi tyller og bæller, for så går det bedst. Når manglen af piger sig viser ved nat, Vi snupper en ramme, og så ta´r vi fat. Jeg er Ostenfelder….. Og når nu engang jeg så flytte herfra, Se så vil de andre nok råbe hurra. Nu har de haft mig her i alle de år, Og så ved i nok hvad på gravstenen står :/:Han var ostenfelder – åh, åh, åh… Ostenfelder var han Der var ingen, der var bedre­ Var bedre, si´r man. :/: Side 64 af 64