5 principper for statslige it-projekter
Ministeriernes projektkontor - rådgivning, modeller og myndighedernes samarbejde med It-projektrådet Morten Ellegaard, Kontorchef, Digitaliseringsstyrelsen, Finansministeriet 24. februar 2015 1 PROFESSIONALISERING AF IT-PROJEKTER I STATEN februar 2015 KRAV TIL IT-PROJEKTER PR. 1. JANUAR 2011 ALLE it-projekter, uanset budgetstørrelse, skal anvende den fællesstatslige itprojektmodel og statens business case-model. Hvis it-projektet har et budget på mere end 10 mio. kr., så skal: • Det indmeldes til risikovurdering i Statens It-projektråd • Der indsendes oplysninger om projektets status hvert halve år • Der indsendes en projektafslutningsrapport og en gevinstrealiseringsrapport til It-projektrådet efter projektets afslutning • Hvis budgettet er over 60 mio. kr. skal projektet desuden forelægges regeringens finansudvalg Kilde: Budgetvejledning 2014 februar 2015 5 PRINCIPPER FOR STATSLIGE IT-PROJEKTER 1. Ambitiøs men ”second mover” 2. Genbrug af nuværende løsninger i videst muligt omfang 3. Business case af omkostninger, gevinster og effekt 4. Projekter skal afgrænses ved at minimere omfang og kompleksitet med fokus på de forretningsmæssige mål 5. Modenhed: Projekterne skal gennemføres med fælles metoder og kvalificerede ressourcer februar 2015 Fokus på risikofyldte projekter februar 2015 IT-PROJEKTRÅDET 11 medlemmer med iterfaring fra offentlige, halvoffentlige og private organisationer. Formand Næstformand Mogens Pedersen, Birgit Nørgaard, Finansministeriet Bestyrelsesmedlem Jesper Jarnbæk, Forhenværende direktør, Kortog Matrikelstyrelsen februar 2015 Michael Mads Tofte, Moesgaard, Rektor ITKoncern it-direktør universitetet Dong Energy Lars Mathiesen, Bestyrelsesformand Jørgen Bardenfleth, Bestyrelsesformand Erik Andreasen, Forhenværende underdirektør Danske Bank Lillian Mogensen, Direktør ATP Anne Marie Jess Hansen, Kunde og projektdirektør, Forca Ole Kjær, Forhenværende direktør Skat It-projektrådets arbejde • Vurdere risikoprofilen for statslige it-projekter/programmer • Give myndigheder anbefalinger til risikominimering og evt. anbefale projekt-reviews • Offentliggøre statusrapportering over igangværende projekter til regeringens økonomiudvalg • Efterspørge udvikling af metode • Løbende dialog med leverandører og rådgivere • Genbesøge direktioner med projekter i problemer februar 2015 IT-PROJEKTERS KONTAKT MED IT-PROJEKTRÅDET Primo januar Risikovurde ring Risikovurdering afsluttes med et anbefalingsbrev Baseline Statusrapportering Baseline indmeldes senest fire uger efter Primo risikovurdering august To gange årlig statusrapportering februar 2015 Projektafslutning Data om projektafslutning indsendes efter projektet er afsluttet af styregruppen Gevinstrealisering Data om gevinster indsendes et år efter projektafslutning RISIKOVURDERINGEN 1. dag Materialet indsendes 2. dag 3. dag Læsedag Workshop 47 risikovurderinger gennemført siden rådet blev etableret i 2011 4. dag 5.-10. dag Dialogmøde med direktøren Anbefalingsbrev til myndigheden VURDERINGSKORPSET Vurderingskorpset består af knap 50 personer fra den offentlige og private sektor. Alle har solid erfaring fra store it- og udviklingsprojekter. Vurderingskorpset ser på tværs af staten og identificerer risici i it-projekterne. 10 februar 2015 Kompetenceløft og fælles metoder februar 2015 DEN FÆLLESSTATSLIGE IT-PROJEKTMODEL • Projektgrundlag • Projektinitieringsdokument • Business case • Projektafslutningsrapport • En model for faseopdeling af projektforløbet • Principper for overgang fra en fase til næste fase • Fem ledelsesprodukter og skabeloner hertil • Klare beskrivelser af roller og ansvar februar 2015 • Gevinstrealiseringsrapport DEN FÆLLESSTATSLIGE PROGRAMMODEL Programmer med udgifter på mere end 60 mio. kr., hvor it udgør et væsentligt element, skal følge den fællesstatslige programmodel Kilde: Budgetvejledning 2014 7 PRINCIPPER FOR PROGRAMLEDELSE Identificering af program Præcisering af program Ev a l u er o le r g b f a Et Ledelse af programbølger or Levering af forandringsevne red be FASEMODELLEN 9 PROGRAMTEMAER Realisering af gevinster OBLIGATORISKE OG VALGFRIE LEDELSESPRODUKTER Lukning af program MINISTERIERNES PROJEKTKONTOR TILBYDER • Generel introduktion til de fællesstatslige modeller, herunder den fællesstatslige it-projektmodel, den fællesstatslige programmodel samt statens business case-model • Rådgivning om risikovurderingsprocessen og modelanvendelse • Sparring på udarbejdelse af business case • Kvalitetstjek af materialepakke forud for risikovurdering • Myndigheder at deltage i fem faglige netværk februar 2015 HER SER VI FORTSAT UDFORDRINGER • Der er problemer med at opdele (scope) projekterne (særligt systemmoderniseringsprojekterne) • Forretningsmodeller er ikke gennemarbejdede og projekternes kan have uklare formål • Der er vanskeligheder med at arbejde professionelt og ambitiøst med BC’en, gevinstpotentialer og gevinstrealisering • Manglende modenhed til at arbejde med delte forretningsmodeller tværoffentligt • It-systemer har ikke et tydeligt ophæng i en overordnet it-arkitektur • Lovprojekter (særligt EU-projekter) er presset på tid og har helt andre rammebetingelser end øvrige udviklingsprojekter. • For få effektiviseringsprojekter, for mange kvalitetsløftsprojekter • Projektorganisering udfordret af linieledelse (og svage styregrupper) februar 2015 HER SER VI POSITIV UDVIKLING • Myndighederne anvender modellerne og skabelonerne, og der ses markant bedre kvalitet i projektmaterialet, når samme myndighed indsender 2. gang. • Begyndende ‘high performance-ministerier’ • Projekterne har ledelsesmæssige opbakning og øget bevågenhed • Der arbejdes intensivt på at tænke i gevinstrealisering og forudsætninger for gevinster og udgifter, og ikke udelukkende med hjælp fra eksterne konsulenter • Øget fokus på en agil tilgang, dog oftest ”tilstræbt” agilitet • Stort kendskab til rådet og risikovurderingerne og interesse for risikostyring • Myndighederne har en stigende interesse i at risici opgøres økonomisk og ønsker risikojusterede budgetter • Store fald i budgetoverskridelser - indtil videre ingen ‘sorte svaner’.. februar 2015 Nye indsatsområder 2015-16 • Overvejelser om en ny styringsmodel for statslige it-projekter • Styregruppeindsats og fokus på topledelsens rolle i it-projekter • Bedste practice-bibliotek til staten februar 2015
© Copyright 2024