Frederiksborg Slotssogn Formanden Referat af menighedsrådets møder tirsdag den 28. april 2015 kl. 19.00-21.30 Første møde kl. 19.00-20.00 Til stede: Steen Clausen, Jørgen Christensen, Bente Veileborg, Keld I. Pedersen, Inge Espensen, Grethe Restorff-Liliegreen, Kirsten Møller, Karen Hansen, Henrik Winther Nielsen, Rikke Gram, Ida Secher, Kirsten Carstensen, Arne Lindahl, Susanne Gram Larsen og Sven-Ingvart Mikkelsen Afbud: Terkel T. Nielsen, Bodil Carlsson, Anne-Marie Hartoft-Jacobsen, Birgitte Grøn Vi så et klip fra en udsendelse på TV3, hvor TV3 har optaget i kirken på trods af Idas udtrykkelige afvisning af optagelser. Ida og provstiet henvender sig til TV3. I programmet omtales vi som Fredensborg Slotskirke. 1. Loppemarked Loppemarkedet blev desværre aflyst p.g.a. dårlig vejrudsigt. Anne-Marie og Inge taler om loppemarkedets fremtid og vender tilbage til menighedsrådet. 2. Klimavandring i Grøn Kirke-regi Inge orienterede: en lang række organisationer er gået sammen om at lave vandringer til Paris i forbindelse med klimatopmødet COP21 i 2015. Der vil være flere stafetter fra hele Europa, der så ender i Paris. I Norden startes på Svalbard. Vores Grøn Kirke-udvalg (Inge og Anne-Marie) har den 5. maj møde med flere andre for at finde en god rute, den kan fx gå fra Fredensborg til Frederiksborg/fra slotskirke til slotskirke. Man kan søge tilskud fra provstiets aktivitetspulje. Dato: kunne være 29. august. Menighedsrådet udtrykte sin fulde støtte til projektet. 3. Orientering fra: - aktivitetsudvalg vedrørende børn og unge. Henrik orienterede: i mandags var der besøg af børnekor fra Armenien, de sang på skift med vores pigekor. Til småbørnsgudstjenesten kom ti børn. Fin kravlegudstjeneste. Martin Vetter og Heidi Fejerskovs café med brætspil er fastsat til første lørdag i september, oktober, november og december. Alder 15+. - aktivitetsudvalg vedrørende voksne. Bente: eftermiddagsmøde med Knud Cornelius var velbesøgt. Kirketur til Lynge havde 24 deltagere. 29. april køres researchtur til sogneudflugten. 29. maj er der forårsfest. Grethe: Oasen er slut for i år. - andre grupper og initiativer. Sven-Ingvart orienterede om koncerten den 12. april med Kantoriet. Søndag 10. maj kl. 17 er der en ganske særlig koncert i samarbejde med Frederiksborg Kulturcenter og Klaverfabrikken med elektronik, folkemusik og avantgarde - og færøsk kor, der synger på vokaler. Alle er velkomne! _______________________________________________________________________________________________ Susanne Gram Larsen – Mathilde Parken 5, st. th., 3400 Hillerød – 48262389/20640046 – sglarsen@mail.dk Frederiksborg Slotssogn Formanden Møde kl. 20.00-21.30 1. Dagsordenen blev godkendt. 2. Budget 2016 Steen orienterede om den rolle, de enkelte ansvarshavende, angivet med rødt med udgangspunkt i den uddelte kvartalsrapport, har. Vi har fra provstiudvalget samme budgetramme som i 2015 med tillæg af 1 %, dvs. i alt kr. 4.393.500. Steen orienterede kort om budgetproceduren fra start til endelig godkendelse i provstiet til efteråret. Steen foretog en grundig gennemgang af opbygningen af budget/regnskab. Vi besluttede at ændre i nogle af de tilføjede personer, så det tydeligt fremgår, hvem der er reel administrator hhv. ansvarlig for kontiene. Proces vedr. budget: - budgetrammen præsenteret på MR d.d. - de forskellige udvalg m.v. taler om ønsker til driftsbudgettet - udvalgsformænd sender budgetønsker til Steen senest den 15. maj. Steen samler det hele og udsender samlet forslag til budget inden møde 19. maj. - udvidet budgetmøde 19. maj kl.18.30, hvor udvalgsformænd og præster og andre mødes. - endelig godkendelse på MR 26. maj Jørgen efterlyste årsregnskab 2014 med angivelse af det faktiske forbrug på de enkelte konti, så vi har et bedre redskab til at lave budget i de enkelte udvalg. Steen laver det og sender til alle. Steen efterlyste eventuelle ønsker til anlægsbudgettet, fx til renoveringer. Inge orienterede om udviklingen i de offentlige overenskomster siden 2008. I 2015 er der aftalt overenskomst til 2018 med generel lønstigning på 0,22 % og regulering på 0,23 %, i alt er stigningen i 2015 på 0,5 %. I 2015 suspenderes reguleringsordningen: i 2016 udmøntes der således ikke regulering. I 2016 er der aftalt lønstigning på 0,8 %. I 2017 er der aftalt pr. 1/4 og 1/12 lønstigning på 1 % og 1½ %. Man ved endnu ikke, hvad reguleringen giver. I 2014 havde vi forventet lønstigning på 2 %, men den kom så ikke, hvilket genererede en del af vores overskud sidste år. Da der nu er treårig overenskomst kan vi bedre vurdere lønudgifterne. Bemærk, at disse lønstigninger ikke medfører større driftsrammer til menighedsrådet, pengene skal findes i det nuværende. 3. Kvartalsrapport 1. kvartal 2015 Kvartalsrapporten ser fornuftig ud. Jørgen spurgte til konto 3101, Steen undersøger. Menighedsrådet tog kvartalsrapporten til efterretning. 4. Revisionsprotokollat Der har været uanmeldt kasseeftersyn den 4. december 2014. _______________________________________________________________________________________________ Susanne Gram Larsen – Mathilde Parken 5, st. th., 3400 Hillerød – 48262389/20640046 – sglarsen@mail.dk Frederiksborg Slotssogn Formanden Når vi afleverer bilag, så SKAL de originale bilag i regnskabet – dvs. vi må ikke bruge scannede bilag eller kopi af kassebon med undtagelse af elektronisk originalbilag fra leverandøren. Vi bør ligeledes i forbindelse med konstituering have regnskabsinstruksen for øje. Menighedsrådet har taget denne indskærpelse til efterretning. Menighedsrådet tog revisionsprotokollatet af 4. december 2014 til efterretning. 5. Valg til forskellige poster efter Ejvind. Det er meddelt til stiftet, at Kirsten Carstensen er indtrådt som fuldt medlem af menighedsrådet efter Ejvind Flensted-Jensen. Kirsten Carstensen blev valgt til kirkeværge Kirsten Carstensen blev valgt til repræsentant til skoletjenesten Susanne Gram Larsen blev valgt til indsamlingsudvalget Karen Hansen og Grethe Liliegreen blev valgt til organisatorer af kirkekaffe. 6. Nyhuse kapel Vi har skrevet til provstiudvalget og bedt om en tilkendegivelse af deres holdning til evt. erhvervelse af Nyhuse Kapel. Provstiudvalget er positivt indstillet, men udbeder sig flere oplysninger. Provstiudvalget foreslår en model, hvor udgifter fordeles mellem kommune og sogn. Nyhuse Kapel-udvalget undersøger videre, og vi tager punktet op igen til efteråret. 7. Kirkeuglen Ida præsenterede på skrift og i ord forslag til ændringer af Kirkeuglen. Medieudvalget forestiller sig en opdeling i ”artikelblad” hhv. ”katalog/kalender”. Dette vil kræve større budget til kirkebladet. Udvalget har møde den 18. maj og har brug for at høre menighedsrådets holdning. Flere er positive over for den foreslåede ændring, andre ser fordele ved det nuværende system. Vil folk beholde en kalender, der varer et halvt år? Er det bedre, at folk bliver mindet om kirken og aktiviteterne hvert kvartal? Menighedsrådet glæder sig over medieudvalgets udspil og ser frem til at modtage budget m.v. 8. Orientering fra udvalg: - bygningsudvalg. Keld: der har været bygningssyn i sognegården og præsteboligerne uden store bemærkninger. I sognegården er der udskiftet en ventil på varmeanlægget. - medieudvalg. Ida er i gang med at redigere næste udgave af Kirkeuglen. - kirkeudvalg. Jørgen:Bygningstilsynet hos Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme har godkendt ansøgningen om gelænderstang med knop ved indgangen til kirken. 9. Orientering fra: - præsterne – intet yderligere - kontaktpersonen. Vi har ansat ny kirketjener, og der er opslag på ny servicemedarbejder – der er allerede flere ansøgninger. 5. maj er der møde mellem provstiets kontaktpersoner. - formanden: indsættelse af Bettina Schulze i søndags gik fint. Susanne ønskede budget for udflugt 19. september men fik det ikke, der er DHL-stafet 24. august, der er stiftsstævne 30. august – om disse to arrangementer kan læses på DAP. - andre : intet _______________________________________________________________________________________________ Susanne Gram Larsen – Mathilde Parken 5, st. th., 3400 Hillerød – 48262389/20640046 – sglarsen@mail.dk Frederiksborg Slotssogn Formanden 10. Referat af møde 24. marts 2015 blev godkendt med bemærkning om, at sætningen ”Overenskomster til ansatte på kirkegårde er nemlig et besværligt område.” skal slettes. 11. Evt. 28. april 2015 Susanne Gram Larsen _______________________________________________________________________________________________ Susanne Gram Larsen – Mathilde Parken 5, st. th., 3400 Hillerød – 48262389/20640046 – sglarsen@mail.dk