Bilag 1 Etablering af et fælles beredskab i et fælleskommunalt selskab. - emner til politisk stillingtagen Indledning I aftalen om kommunernes økonomi for 2015 har KL aftalt med regeringen, at kommunerne senest den 1. januar 2016 skal have etableret op mod og maksimalt 20 beredskabsenheder organiseret i tværkommunale samarbejder. Det vil konkret sige en etablering af en række fælleskommunale selskaber i henhold til Lov om kommunernes styrelse § 60. Nedsættelsen af de fælles beredskaber skal ske indenfor den nuværende beredskabslovs rammer. Det er en del af aftalen mellem KL og regeringen, at kommunerne under et bliver reduceret med 50 mio. kr. i 2015 og med 75 mio. kr. i 2016, som bliver taget i bloktilskuddet. Derudover er det forudsat i aftalen, at der kan frigøres 100 mio. kr. i kommunerne til omprioriteringer i kommunerne. Kommunerne: Billund, Fredericia, Middelfart, Kolding, Vejen og Vejle etablerer et fælles beredskab med virkning fra 1. januar 2015 (overgangsfase) og fuldt etableret selvstændigt beredskab fra 1. januar 2016. Hensigten med dette er at etablere et effektivt og omkostningsbevidst beredskab i forhold til de samlede omkostninger på nuværende tidspunkt. Der foretages risikobaseret dimensionering og udarbejdes forretningsplan i forbindelse med selskabets dannelse, der danner udgangspunkt for fastsættelse af det fælles serviceniveau i alle kommuner. Denne plan skal godkendes af de deltagende kommunalbestyrelser. Der etableres et serviceniveau overfor de deltagende kommuner ud fra en ny fælles risikobaseret dimensionering, der kan sikre et beredskab, der på alle måder er trygt og velfungerende indenfor de i lovgivningens beskrevne krav og intentioner. Dertil kan der skabes mulighed for tilkøb af ekstra serviceydelser fra selskabet efter ønske og nærmere aftale med den enkelte kommune. Disse ydelser vil typisk være funktioner der traditionelt varetages af visse kommuners beredskaber, f.eks. buskørsel. 1 De økonomiske principper for selskabets dannelse tager udgangspunkt i BDO’s anbefalinger med justeringer af de deltagende kommuners økonomichefer. Principperne er: - Principper for indskud, betaling og udtræden - Principper der tager højde for materiellets tilstand og andre forskelle i indskud Det fælles beredskab organiseres med en ny fælles beredskabskommission som den øverste myndighed. I forlængelse af deltagerkommunernes beslutning om at etablere et selskab, ansættes hurtigst muligt en beredskabsdirektør. Beredskabsdirektøren får, sammen med beredskabskommissionen, ansvaret for udarbejdelsen af den risikobaserede dimensionering. I forlængelse af, at den risikobaserede dimensionering er udarbejdet og godkendt i de enkelte kommunalbestyrelser skal der ligeledes udarbejdes og godkendes en revideret beredskabsplan for de enkelte kommuner i det nye selskab. Beredskabsplanen er et praktisk redskab, hvis indhold skal være handlingsorienteret, overskueligt, ajourført, realistisk, tilgængeligt, læst og forstået samt afprøvet. Beredskabsstyrelsen anbefaler, at en beredskabsplan er opbygget omkring de fem kerneopgaver i krisestyring, som er: 1. Aktivering og drift af krisestaben. 2. Håndtering af informationer om krisen. 3. Koordination af handlinger og ressourcer. 4. Krisekommunikation. 5. Operativ indsats. I forbindelse med overgangsfasen skal de deltagende kommuner forholde sig til hvilket personale, der virksomhedsoverdrages. Fra 1. januar 2016 er organiseringen af beredskabet et selvstændigt ansvar for beredskabsdirektøren efter aftale med beredskabskommissionen. Der skal udarbejdes vedtægter for det fælles beredskab i overensstemmelse med ovenstående principper. Anbefalinger til en række særlige punkter: 0. - Selskabets navn Det anbefales, at selskabets navn bliver ”Trekantområdets Brandvæsen”. 2 1 - Ansættelse af beredskabsdirektør for det nye fælles beredskab De endelige beslutninger om lokalisering, økonomi m.v. er ikke til hinder for udvælgelse af den rette person til stillingen som beredskabsdirektør. Endvidere er det vigtigt, at den nye beredskabsdirektør så hurtigt som muligt begynder arbejdet med den risikobaserede dimensionering, beredskabsplan, forretningsplan m.v. Endelig vil der som følge af sammenlægninger være en vis konkurrence om de mest kvalificerede personer, hvorfor en hurtig rekruttering, kunne tænkes at give det bedste ansøgerfelt. Det anbefales, at rekruttering af en ny beredskabsdirektør sker i forlængelse af kommunernes beslutning om etablering af selskabet. Det anbefales at tage kontakt til et rekrutteringsfirma umiddelbart i forlængelse heraf. 2 - Placering af vagtcentral med tilhørerende operative funktioner samt overordnet ledelse og sekretariat. I de seks kommuner er der flere former for vagtcentral. Der er bemandet vagtcentral eller ubemandet vagtcentral blandt de kommuner der har egen vagtcentral. Vagtcentralerne løser vidt forskellige opgaver, men som minimumsopgaver løser alle vagtcentraler opgaver vedrørende modtagelse af alarmer fra 112 samt fra brandalarmeringsanlæg. Vagtcentralen er det logistiske knudepunkt i forbindelse med enhver indsats. Fredericia har, ligesom Kolding, en bemandet vagtcentral. Kolding Kommune har både vagtcentral, overordnet ledelse og sekretariat samlet på en lokalitet, men de nuværende fysiske rammer i Kolding Kommune er ikke velegnede til placering af et større beredskab. Der er ikke taget stilling til hvilke ekstraomkostninger en samlet, hhv. delt placering vil have. En løsning kunne være, at den overordnede ledelse og sekretariat (hovedkontoret) placeres i Vejle Kommune og at vagtcentralen, placeres i Fredericia Kommune. Det anbefales, at vagtcentralen med tilhørerende operative funktioner, placeres i Fredericia Kommune og hovedkontoret (overordnet ledelse og administration) placeres i Vejle Kommune. 3 – Administrationsaftale med én kommune om økonomi, jura, it, forsikring, udbud, kommunikation, løn og personalejuridisk funktion. Vil mest hensigtsmæssigt kunne placeres hos den kommune, hvor den overordnede ledelse og sekretariat placeres. Alternativt hvor hovedkontoret placeres i tilfælde af delt placering. Der 3 gøres opmærksom på, at i beregningen af den enkelte kommunes bidrag til selskabet skal der indregnes et overhead, der skal dække udgifter til administration. Det anbefales, at der indgås administrationsaftale med Vejle Kommune om økonomi, jura, IT, forsikringer, udbud, kommunikation samt løn og personalejuridiske funktioner. 4 – Beredskabscenter Gudsø. Det skal besluttes om det skal indskydes i selskabet eller om det skal nedlægges. Bliver det ikke indskudt i selskabet, skal selskabet ud og leje sig ind andre steder. Umiddelbart vurderet forekommer det derfor mest hensigtsmæssigt, at en fremtidig ledelse i selskabet træffer beslutning om, hvorvidt Beredskabscenter Gudsø skal have en funktion og i givet fald, hvilken funktion, i et fremtidigt fælles beredskabssamarbejde. Det anbefales, at Beredskabscenter Gudsø indskydes i selskabet. 5 – Understøttende funktioner for det operative beredskab Det må forventes, at en kommende ledelse vil inddrage de understøttende funktioner i en fremtidig tilpasning af selskabet ud fra en række økonomiske, beredskabsmæssige og organisatoriske hensyn. Disse omfatter bl.a.: - Autoværksted - Røgdykkerværksted - Slangeværksted - Serviceringer af radioer Det anbefales, at spørgsmål vedrørende de understøttende funktioner afgøres af den fremtidige ledelse efter 1. januar 2016 og i overgangsfasen efter aftale med de medvirkende kommuner, udbud kan overvejes. 6 – Det frivillige supplerende beredskab. Det bør overlades til en kommende ledelse på baggrund af den nye risikobaserede dimensionering at beslutte, hvorvidt der skal laves et egentligt centralt frivillighedscenter eller i hvilken grad og omfang der fortsat skal opereres med decentrale selvstændige frivillige brandfolk/beredskaber. Især i den sydlige del af det kommende område er der stærke traditioner for selvstændige frivillige beredskaber. I fase 1 vil der ikke ske ændringer i det frivillige supplerende beredskab og tidligst i slutningen af fase 2, når der ligger en ny og af alle kommuner 4 godkendt risikobaseret dimensionering, vil det være relevant at overveje strukturen for det fremtidige frivillige supplerende beredskab. Det er vigtigt at være opmærksom på, at der i dag findes selvstændige juridiske enheder i form af frivillige brandværn, der har aftaler med det lokale beredskab og at der findes lokale beredskaber med deltidsbrandmænd samt tilknyttede frivillige brandmænd. Det anbefales, at spørgsmål vedrørende det frivillige, supplerende beredskab afgøres af den fremtidige ledelse, når der foreligger en ny risikobaserede dimensionering og under hensyntagen til de medvirkende kommuners ønsker og traditioner. 7 – Sideaktiviteter. Udgangspunktet herfor bør være, at det bliver den kommende ledelse i selskabet, der beslutter, hvilke sideaktiviteter, der vil være hensigtsmæssige for selskabet at tilbyde. I samarbejdskommunerne løses der eksempelvis følgende andre opgaver ud over minimumsopgaverne:  Overvågning af kommunens ejendomme.  Kørselskontor.  Ældres nødkaldeanlæg.  Modtagelse af sygemeldinger Det nye selskab kan uden særskilt aftale løse de opgaver, både myndighedsopgaver og faktisk forvaltningsvirksomhed, der følger af loven, og kan efter aftale med de enkelte kommuner løse alle opgaver, for deltagerkommunerne, der har karakter af faktisk forvaltningsvirksomhed, uden at nogle af disse opgaver skal i udbud. De sideaktiviteter, som i dag varetages af beredskaberne, vil i overgangsåret kunne være udgangspunkt for en afklaring med de enkelte kommuner, om hvilke opgaver det placeres i det nye selskab. Det anbefales, at selskabet som udgangspunkt udelukkende varetager beredskabsopgaver, dvs. opgaver hjemmehørende under beredskabsloven, dernæst kan selskabet ud fra egen forretningsplan afgøre, hvilke sideaktiviteter der kan tilbydes de deltagende kommuner. De sideaktiviteter, som selskabet tilbyder, tilbydes overfor alle de deltagende kommuner. 8 – Brandteknisk byggesagsbehandling, brandsyn og beredskabsplanlægning. Kan placeres samlet i forbindelse med den overordnede ledelse og sekretariatet. Det vurderes som hensigtsmæssigt, at den brandtekniske byggesagsbehandling bedst fungerer med lokal forankring grundet synergi mellem den lokale indsatsleder og øvrige funktioner som byggesa- 5 ger og ejendomshåndtering. Herudover understøtter denne funktion den erhvervsrettede service. Dette indebærer, at alle kommuner skal stille en arbejdsplads til rådighed til det nye selskabs Indsatslederfunktion, der således imellem udkald kan foretage almindelig brandteknisk sagsbehandling. Det anbefales, at Brandteknisk byggesagsbehandling, brandsyn og beredskabsplanlægning placeres lokalt (I den enkelte kommune) og at kommunerne efter nærmere aftale stiller en arbejdsplads til rådighed for denne funktion. 9 – Beredskabskommission og bestyrelse Beredskabskommissionen varetager den umiddelbare forvaltning af redningsberedskabet. Det følger af beredskabslovens § 10, at to eller flere kommuners samordning af deres beredskaber til varetagelse af de opgaver vedrørende redningsberedskabet som kommunalbestyrelserne henlægger hertil, skal ske ved oprettelse af et kommunalt fællesskab, der skal ledes af en fælles beredskabskommission nedsat af kommunerne. Beredskabskommissionen skal bestå af et ulige antal medlemmer, herunder borgmestrene i de deltagende kommuner samt politidirektøren og en repræsentant for de frivillige som observatør. Dette betyder, at den fælles beredskabskommission for Vejle, Kolding, Fredericia, Middelfart, Billund og Vejen kommuner, udover observatører, som minimum består af 9 medlemmer (alternativt 7 medlemmer) - nemlig: 6 borgmestre fra de deltagende kommuner og 3 politidirektører (evt. alene 1 politidirektør, som repræsentant for politidirektørembederne, forudsat deres enighed om samordning herom). Der vil formentlig, som i andre § 60 selskaber, kunne nedsættes en bestyrelse, der vil kunne varetage selvstændige opgaver. Bestyrelsens kompetencer skal være defineret i vedtægten for selskabet og disse kompetencer kan mest hensigtsmæssigt handle om de mere generelle ledelsesbeslutninger af intern karakter og betydning for selskabet samt i øvrigt forberedelse af sager til Beredskabskommissionen. Relevansen af et sådant organ afhænger af størrelsen på beredskabskommissionen, men det forekommer i udgangspunktet uhensigtsmæssigt, at en Beredskabskommission, der er større end minimumsstørrelsen for Beredskabskommissioner inkl. tre politidirektører, tillige skal varetage hele ledelsesopgaven af selskabet. Politidirektørkredsen skal ikke være repræsenteret i bestyrelsen. 6 Det forudsættes at der dannes et fælleskommunalt selskab jf. styrelseslovens § 60 og det vurderes mest hensigtsmæssigt, at der er sammenfald mellem selskabets bestyrelse og den nye fælles beredskabskommission, hvis der nedsættes en Beredskabskommission, der opfylder lovens minimumskrav. En anden mulighed kunne være, at sammensætte beredskabskommissionen således: Vejle 3 personer, Kolding 3 personer, Fredericia 2 personer, Middelfart 2 personer, Billund 2 personer, Vejen 2 personer. Bestyrelse: Borgmestre fra de 6 kommuner, med valg af formand og næstformand hvert fjerde år. Formand og næstformand i beredskabskommissionen er tillige formand og næstformand i bestyrelsen. Hvervet som formand og næstformand for beredskabskommission og bestyrelsen honoreres særskilt. Det anbefales, at beredskabskommissionens sammensætning med medlemmer fra deltagerkommunerne fordeles på følgende måde: Vejle 3 medlemmer, Kolding 3 medlemmer, Fredericia 2 medlemmer, Middelfart 2 medlemmer, Billund 2 medlemmer og Vejen 2 medlemmer. Borgmestrene er jf. Beredskabsloven selvskrevne medlemmer. Herudover skal de frivillige repræsenteres i beredskabskommissionen med observatørstatus og politimyndigheden indgår i henhold til lovgivningen. Herudover etableres der en bestyrelse for selskabet bestående af deltagerkommunernes borgmestre. Valg til formandspost og næstformand i beredskabskommission og bestyrelse sker hvert fjerde år umiddelbart i forlængelse af et kommunalvalgs afholdelse. Honorarer til bestyrelsesmedlemmer skal fremgå af vedtægterne og godkendes af statsforvaltningen. 10 – Udgiftsfordeling. Bør tage udgangspunkt i eksisterende budget 2014 prisfremskrevet til 2015-niveau i fase 1. I fase 1 påbegyndes et arbejde med at optimere omkostningerne i forhold til den kommune med laveste omkostningsniveau. I fase 2 – når den risikobaserede dimensionering er på plads fastsættes byrdefordelingen mest hensigtsmæssigt efter indbyggertal. Ejerandel fastsættes i forhold til indskudte aktiver. Det bemærkes, at der som DUT-sag er indarbejdet 50 mio. kr. i 2015 og 75 mio. kr. i 2016 på landsplan, og at moderniseringsaftalen lægger op til en gevinst på 100 mio. kr. Begge dele udmøntes af selskabet. Det anbefales, at den fremtidige udgiftsfordeling tager udgangspunkt i en model, hvor der er sammenhæng mellem ejerforhold og byrdefordelingen af de årlige driftsbudgetter. I fase 2 7 fastsættes byrdefordelingen efter indbyggertal, dog efter nærmere forhandling. Den detaljerede fordeling fastlægges endeligt af borgmesterkredsen efter indstilling fra kommunernes økonomichefer. Ejerandel fastsættes i forhold til indskudte aktiver. 11 – Værdiansættelse af apportindskud. Foretages af revisionen efter gældende regnskabsprincipper. Åbningsbalance. 12 – Ejendomme og materiel. Der skal tages stilling til om ejendommene skal indskydes i selskabet eller om de skal lejes af selskabet. Det mest hensigtsmæssige vil være, at ejendommene eller i hvert fald hovedparten heraf indskydes til vurderingsprisen fra en valuar, da det ikke giver problemstillinger i forhold til lånebekendtgørelsen hvorefter der ikke er automatisk låneadgang til anlægsudgifter på beredskabsområdet, og eventuelle uenigheder om lejeniveau m.v. Selskabet kan efterfølgende frasælge ejendomme, der på sigt ikke skal anvendes. Provenu vil kunne påvirke kommunernes betalinger positivt i forhold til ejerandele. Der kan være særlige situationer, eksempelvis hvor en kommune ønsker at beholde en konkret ejendom, at det kan være hensigtsmæssigt, at en sådan ejendom ikke indskydes i selskabet, således at selskabet for sådanne enkeltstående ejendomme indgår en lejeaftale. Det bemærkes, at revisionsselskabet BDO anbefaler, at ejendomme bevares i kommunerne uden nærmere argumentation. Det anbefales, at ejendomme (som det helt klare udgangspunkt) og materiel apportindskydes efter værdiansættelse med en model for afskrivninger og forrentning, så selskabet har midler til udskiftning af materiel. 13 – Vilkår for udtræden. Der kan være mulighed for udtagning af ejerandel i form af egne indskudte nedskrevne anlægsaktiver, alternativt ejerandel i penge. Det anbefales, at bestyrelsen i selskabet beslutter om ejerandel udtages i form af egne indskudte nedskrevne anlægsaktiver eller i penge, når og hvis en kommune ønsker at udtræde af selskabet. 21. november 2014 Henrik Melchior Olsen (Fredericia Kommune) Thomas Kirsten (Vejle Kommune) Henrik Simmelkjær (Kolding kommune) 8