Ledelseshåndbog for ledere i Norddjurs Kommune
Håndbog for ledere i Norddjurs Kommune Marts 2015 Indhold Krav til ledere i Norddjurs Kommune................................................................. 4 Overholdelse af budgettet .......................................................................... 4 Retningslinjer for indkøb............................................................................ 6 Betaling af regninger................................................................................ 7 Bogføring .......................................................................................... 7 Godkendelse af regnskabsbilag ................................................................... 8 Anvisning .......................................................................................... 8 Interne kontroller og ledelsestilsyn................................................................. 9 Kontrol med bogføringen i OPUS ................................................................10 Ledelsestilsyn på lønområdet ...................................................................10 Kontrol med afstemninger af statuskonti .......................................................11 Kontroloptællinger af forskudskasser ...........................................................11 Kontrol med væsentlige indtægtsområder......................................................11 Ledelsestilsyn - dokumentation .................................................................11 Kontante betalinger ................................................................................12 Bankkonti ...........................................................................................12 Forskudskasser/personlige lønforskud m.v. .......................................................12 Sikring af værdier tilhørende andre ...............................................................13 Forsikringsforhold ..................................................................................14 Arkivering og genfinding ...........................................................................14 IT....................................................................................................15 Brugeroprettelse .................................................................................15 Brugernedlæggelse...............................................................................16 Orlov..............................................................................................16 Adgang for konsulenter m.v. ....................................................................16 Brugeradgang ved stillingsskifte.................................................................16 Køb af IT-udstyr ..................................................................................16 Programindkøb ...................................................................................17 ESDH-systemet Acadre .............................................................................17 HR...................................................................................................18 Ledelsesgrundlag .................................................................................18 2 Personalepolitik ..................................................................................18 MED-udvalg og MED-aftale .......................................................................19 Lovpligtige kurser ................................................................................19 Akut Krisehjælp ..................................................................................19 Sygefravær .......................................................................................20 Ansættelser ......................................................................................20 Afskedigelser .....................................................................................20 3 Retningslinjer til ledere i Norddjurs Kommune Denne håndbog tager afsæt i de forpligtelser og forventninger, der stilles til dig som leder i Norddjurs Kommune indenfor økonomi, løn, IT, indkøb, acadre og HR. Dette betyder, at håndbogen er udarbejdet med det formål at hjælpe ledere i Norddjurs Kommune med at leve op til de forpligtelser og forventninger, der er vedtaget på disse områder. Som leder i Norddjurs Kommune er du forpligtet til at overholde de interne og eksterne styringsmæssige rammer, der gælder for hele Norddjurs Kommune. Af de interne rammer, der skal efterleves, kan nævnes principper for økonomistyring, kommunens indkøbspolitik, IT-sikkerhedspolitik evt. personalepolitik m.v. Håndbogen kan naturligvis ikke erstatte, at du orienterer dig i de forskellige politikker og retningslinjer såsom Principper for økonomistyring mv. men alene give dig et indblik i det ansvar, du påtager dig, når du tiltræder en lederstilling i Norddjurs Kommune. Du som leder kan i denne sammenhæng også gøre brug af støtte-/konsulentbistand fra økonomiog indkøb og fra løn- og bogholderi. Det betyder også, at er du i tvivl, så er du velkommen til at henvende dig til den relevante afdeling for yderligere oplysninger. Overholdelse af budgettet Kommunalbestyrelsen har besluttet, at alle budgetbeløb i Norddjurs Kommune entydigt skal kunne henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den. I praksis sker dette ved, at direktionen via de årlige aftaler med enhederne fordeler budgetansvaret mellem lederne. Det økonomiske ansvar og ansvaret for tilrettelæggelsen af økonomistyringen ligger hos lederen. 4 Du kan som leder dog uddelegere forskellige opgaver til medarbejderne, men i sidste ende er det dig, der har det endelige ansvar for, at opgaven udføres, og at den udføres korrekt. Ansvaret for at overholde bevillingen medfører, at du skal følge udviklingen inden for eget område, vurdere forbruget og give et bud på forventet regnskab. Som hjælpeværktøj til at give et bud på forventet regnskab anvendes ”Mit forventede regnskab” i OPUS, som er kommunens økonomisystem. Den fælles økonomifunktion understøtter lederen ved budgetopfølgningerne og har ansvaret for at koordinere de budgetopfølgninger, der behandles af fagudvalgene. Hvis en budgetansvarlig kan forudse afvigelser, der ikke umiddelbart kan dækkes af mer- eller mindreudgifter på andre delområder inden for enheden, skal du som leder snarest orientere din chef om sagen og i den forbindelse fremlægge forslag til imødegåelse heraf. Ved betydelig ubalance i økonomien kan du som leder blive sat under administration. Der kan ikke påregnes tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen i årets løb. Som udgangspunkt er der dog overførselsadgang mellem årene for alle konti inden for kommunens serviceramme. Konti uden overførselsadgang vedrører kontanthjælp, pension og andre overførselsindkomster samt konti til tjenestemandspensioner og områder, hvor kommunen ikke har valgt at tegne forsikring (hærværk, indbrud og tyveri). For konti med overførselsadgang gælder dog en 5 % grænse for positive overførsler mellem regnskabsårene og 2,5 % for negative overførsler mellem regnskabsårene. Ved positive overførsel større end 5 % af aftaleenhedens samlede budgetramme, skal du kort redegøre for baggrunden for overførslen. Ved negativ overførsel større end 2,5 % af aftaleenhedens samlede budgetramme, skal du udarbejde en handleplan til indsats for at rette op på forbruget. Aftaleholder har ansvaret for at udarbejde kortfattede redegørelser og handleplaner i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Det er økonomi- og indkøb, der modtager og koordinerer aftaleenhedernes redegørelser og handleplaner. Efter godkendelse af fagchefer og –direktører forelægges de til politisk behandling 5 i april måned, således at overførslerne er til disposition umiddelbart efter behandlingen i Kommunalbestyrelsen. For mere detaljeret information om overførselsadgangen henvises til bilag ”Principper for økonomistyring vedrørende Overførsler mellem regnskabsårene”. Retningslinjer for indkøb Enhver, der køber ind på kommunens vegne, skal benytte de indkøbsaftaler, som indkøbsfunktionen indgår på vegne af Norddjurs Kommune. Som leder har du ansvaret for, at dette sker. På den måde kan Norddjurs Kommune optræde som én storkunde med én samlet udbudsvolumen overfor leverandørerne og derved opnå de bedst mulige forretningsbetingelser samt sikre, at de til enhver tid gældende regler på området respekteres, herunder Udbudsdirektivet og Tilbudsloven. Kommunalbestyrelsen har i foråret 2014 vedtaget, at Norddjurs Kommune deltager i Jysk Fællesindkøb sammen med 8 andre kommuner med henblik på at opnå en væsentlig større indkøbsvolumen og bedre priser i indkøbsaftalerne. Ledere og decentrale indkøbere må ikke selv indgå indkøbsaftaler. Når der er behov for nye indkøbsaftaler, eller der er spørgsmål til indgåede indkøbsaftaler, kontaktes indkøbsfunktionen. 6 Betaling af regninger Bogføring Ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen a f den enkelte transaktion. Det betyder, at bogføringen som udgangspunkt skal finde sted ved kilden, det vil sige i den afdeling, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Såfremt det vurderes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles et sted for flere afdelinger. Når der anvendes it-systemer, som håndterer betalinger, er der risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Arbejdsgange og interne kontroller skal således tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Lederen af afdelingen er ansvarlig for, at kontrollerne beskrives og udføres. Du som leder godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre og godkende regnskabsbilag. Det er samtidig dit ansvar, at regningerne bliver betalt inden for betalingsfristen. Ifølge EU’s betalingsdirektiv kan den offentlige myndighed påføres rykkergebyrer, morarenter og et fast kompensationsgebyr, når fakturaens betalingsfrist er overskredet. Hvis der foreligger en opkrævning ved forsinket betaling, og den offentlige myndighed er enig i, at betalingen er sket for sent, er den offentlige myndighed forpligtet til at betale opkrævningen til leverandøren. Ved en offentlig myndigheds fristoverskridelse af en fakturas betalingsfrist kan leverandøren pålægge myndigheden krav om: Betaling af rykkere: Leverandøren kan sende op til tre rykkerskrivelser med rykkergebyr på højst 100 kr. med mindst 10 dages mellemrum. Vi som myndighed er forpligtet til at betale den senest fremsendte rykker. Betaling af de påløbne morarenter: Morarenten er i dag på 8% plus referencerenten, der svarer til Nationalbankens udlånsrente, der pr. 1. januar 2014 er fastsat til 0,20%, jf. rentelovens § 5, stk. 1. Myndigheden er forpligtet til at betale, når leverandøren opkræver morarenter for den ubetalte faktura, og skal være opmærksom på, at morarenter påløber, indtil fakturaen bliver betalt. Betaling af kompensationsbeløbet: Myndigheden skal betale kompensationsbeløbet på 310 kr., jf. ændringsbekendtgørelsen om udenretlige inddrivelsesomkostninger , i anledning af forsinket betaling. Dette er betinget, at leverandøren sender en opkrævning af gebyret. Det er ikke et krav, at myndigheden skal betale gebyret, hvis 7 leverandøren ikke selv anmoder om betaling af sådan et gebyr. Gebyret er uafhængigt af fakturagældens størrelse. Der henvises i øvrigt til Moderniseringsstyrelsens vejledning om betalingsfrister og opkrævning af gebyrer og renter ved forsinket betaling, 2014. Godkendelse af regnskabsbilag Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede og godkendte regnskabsbilag. Med kontrol og godkendelse menes i denne forbindelse, at: varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte. mængde, kvalitet og pris er kontrolleret. konteringen er korrekt. eventuelle interne kompetenceregler (eller tilsvarende) er overholdt. Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag, og her skal dokumentationen for godkendelse og bilagsbehandling i øvrigt være en del af det elektroniske Work flow. I kommunen udløses bogføringen som hovedregel, når det enkelte regnskabsbilag er godkendt. Anvisning Du som anvisningsbemyndiget leder har ansvaret for, at bilaget er godkendt efter reglerne, og at der er bevillingsmæssig dækning for beløbet. I Norddjurs Kommune skal anvisningen af regnskabsbilag som hovedregel foregå som en integreret del af budgetkontrollen suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Du skal således tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel godkendelse af den enkelte transaktion, og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af budgetkontrol og ledelsestilsyn. 8 Uanset beløbsstørrelse må ingen dog foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen forinden er godkendt af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Såfremt udbetalingen indeholder betalinger eller opkrævninger vedrørende aftaleholderen selv, skal anvisningen foretages af personens nærmeste leder eller af økonomichefen. Anvisning af de enkelte transaktioner er naturligvis ikke nok for at løfte budgetansvaret og ledelsestilsynet. De budgetansvarlige er – inden for eget område – ansvarlige for, at der udføres ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres, jf. nedenfor. Interne kontroller og ledelsestilsyn De væsentligste formål med udførelse af økonomisk ledelsestilsyn er sikring sikring sikring sikring af, at de økonomiske rammer overholdes og anvendes korrekt mod væsentlige fejl mod mistænkeliggørelse af medarbejdere mod svig Det ledelsesmæssige tilsyn udføres som udgangspunkt via stikprøver og skal tilrettelægges af den enkelte leder. Det skal medvirke til at sikre, at de gældende regler efterleves. Ved udførelse af det ledelsesmæssige tilsyn skal det undersøges, om det arbejde, som er udført, er sket i henhold til gældende regler, og at kvaliteten lever op til, hvad der må forventes. Som leder skal du altid undersøge atypiske forhold. 9 Kontrol med bogføringen i OPUS I Norddjurs Kommune er der følgende principper for kontrol: Kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af driftsvirksomheden selv. Udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres. Kontroller udføres som udgangspunkt som stikprøver. Kontrollen skal udføres i KMD OPUS Rollebaseret indgang og skal som minimum udføres en gang i kvartalet senest den 15. i måneden efter et kvartals udløb. Omfanget skal være mindst 2 % af de bogførte bilag men fastsættes i øvrigt af den enkelte budgetansvarlige efter en vurdering af væsentlighed og risiko. Kontrollen skal, afhængig af bilagstype, omfatte: Betalingsmodtager og betalingsmåde Kontering Regnskabsår Overholdelse af betalingsfrister Som dokumentation for det udførte ledelsestilsyn og for at du som budgetansvarlig har taget stilling til anvisningsrollen, udarbejdes en kort beskrivelse af, hvorledes du gennemfører ledelsestilsynet. Ledelsestilsyn på lønområdet Du som leder er ansvarlig for, at der udføres kontrol med, at der kun udbetales løn til de personer, der er ansat i aftaleenheden. 10 Kontrollen skal udføres af dig som leder eller en af dig bemyndiget medarbejder. Rapporterne ”Lønopfølgning – Ny lønberegner (FIBC4)” eller ”Lønrapport (FIBL4)” i KMD Opus skal anvendes til ledelsestilsyn på lønområdet. Kontrollen udføres efter hver lønkørsel ved at gennemgå rapporterne og kontrollere, at: de anførte personer er ansat i den pågældende aftaleenhed den udbetalte løn forekommer sandsynlig fratrådte medarbejdere ikke får udbetalt løn efter fratrædelse Hvis kontrollen giver anledning til bemærkninger, noteres det på rapporten, og der rettes straks henvendelse til Løn- og bogholderiafdelingen med henblik på berigtigelse. Rapporterne dateres, underskrives og opbevares samlet af de budgetansvarlige. De underskrevne rapporter skal være tilgængelige for den eksterne revision og for kommunens Løn- og bogholderiafdeling. Kontrol med afstemninger af statuskonti Der henvises til bilaget ”Afstemning af statuskonti”, hvor afstemning af statuskonti er beskrevet. Du kan ved henvendelse til økonomifunktionen få oplyst, om aftaleenheden har ansvar for afstemning af statuskonti. Kontroloptællinger af forskudskasser Såfremt du er ansvarlig for forskudskasser, skal du tilrettelægge en rutine, hvor der laves kontroloptællinger minimum to gange årligt på tidspunkter, hvor kasseren ikke er orienteret forinden. Kontrol med væsentlige indtægtsområder Såfremt aftaleenheden opkræver betaling eller har andre væsentlige indtægtsområder skal disse være beskrevet, og lederen skal undersøge, at der er etableret kontroller, der forebygger svig. Ledelsestilsyn - dokumentation Ledelsestilsynet skal dokumenteres, så det efterfølgende kan godtgøres, at det rent faktisk er udført. Derfor skal du som leder udarbejde eller sikre dig, at der udarbejdes en kort beskrivelse af, hvordan de udfører ledelsestilsynet. 11 Endvidere skal det anvendte/udprintede materiale altid: dateres underskrives opbevares tilgængeligt for intern eller ekstern revision Kontante betalinger Kommunen har principielt ingen kontantkasse, idet ind- og udbetalinger i videst muligt omfang foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. Såfremt der udbetales kontante beløb, skal der tilrettelægges en funktionsadskilt kontrol af, at der findes bilag for de enkelte udbetalinger. Kontrollen skal foretages dagligt og omfatte samtlige kontante betalinger. Såfremt der indbetales kontante beløb, skal der enten afgives en maskinel kvittering eller afgives håndskreven kvittering ved anvendelse af særlige blanketter hertil. Bankkonti Bankkonti i kommunens navn må alene oprettes efter aftale med Løn- og bogholderiafdelingen. Forskudskasser/personlige lønforskud m.v. Oprettelse af forskudskasser/personlige lønforskud sker kun efter særskilt aftale med Løn- og bogholderiafdelingen. Som hovedregel anvendes personlige lønforskud udelukkende til institutionens/områdets leder. 12 Ved oprettelse af eventuelle forskudskasser/administrationskasser skal de enkelte budgetansvarlige udføre og dokumentere kontroller udarbejdet af Løn- og bogholderiafdelingen. Sikring af værdier tilhørende andre Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinjer for opbevaring og registrering heraf. Retningslinjerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte afdeling i samarbejde med Løn- og bogholderiafdelingen. Hensigten med retningslinjerne er desuden at beskytte kommunens ansatte mod ubegrundet mistanke. De enkelte botilbud, kommunale såvel som selvejende, skal fastsætte retningslinjer for administration og opbevaring af værdier, der tilhører beboerne. Reglerne skal beskytte både beboerne og personale og er derfor gældende i alle tilfælde, hvor personalet har noget med beboernes økonomi og midler at gøre. Retningslinjerne skal udleveres til beboeren eller beboerens pårørende. Der skal samtidig oplyses om mulighederne for at klage. Generelt: Der skal føres en fortegnelse over kontanter, bankbøger og andre værdier, der opbevares af institutionen Kommunens eksterne og interne revision, fagforvaltningen og lederen af botilbuddet eller en af lederen udpeget medarbejder skal til enhver tid have adgang til at kontrollere de foretagne transaktioner og de opbevarede midler. 13 Forsikringsforhold Økonomiudvalget fastsætter retningslinjer for, i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres. Dette sker normalt i form af et udbud af kommunens forsikringer. Kommunens forsikringer administreres centralt af Direktionssekretariatet, der varetager de forsikringsmæssige forhold til forsikringsselskabet for alle forvaltningsområder. De budgetansvarlige afdelings- og institutionsledere har dog ansvaret for, at oplysninger om større nyanskaffelser tilgår Direktionssekretariatet. Anmeldelsen af en forsikringsbegivenhed fremsendes til Direktionssekretariatet. Alle risici, der ikke er nævnt i Forsikringspolitikken for Norddjurs Kommune, forsikres ikke, men bæres af kommunen (institutionernes drift). Indgår du forsikringsaftaler vedrørende andre forsikringsarter end anført i forsikrings-politikken, kan det kun finde sted med økonomiudvalgets godkendelse i hvert enkelt tilfælde. Ansøgning fremsendes til Direktionssekretariatet, der forelægger sagen til politisk behandling. Arkivering og genfinding Du som leder har ansvaret for, at papirbaserede regnskabsbilag (og underbilag) opbevares på en forsvarlig og systematisk måde, og arkivering sker i overensstemmelse med kommunens arkivbestemmelser, det vil sige normalt først efter 5 år. 14 Hovedparten af regnskabsmaterialet modtages og opbevares i elektronisk form. Løn- og bogholderichefen er ansvarlig for, at elektroniske arkivløsninger lever op til kommunens arkivbestemmelser. Såfremt regnskabsbilag er indscannet, kan originalmaterialet principielt makuleres. Dette gælder også eventuelle underbilag til regnskabsbilagene. Hvis der på enkeltområder gælder særlige arkivbestemmelser mht. regnskabsmateriale, er disse naturligvis gældende. IT Såfremt aftaleenheden er ansvarlig for et IT-system udpeges en systemansvarlig. Det vil sige en medarbejder, som har det overordnede ansvar for systemets anvendelse. Den systemansvarlige har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, hvilket indbefatter, at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning samt politisk og administrativ målsætning for fagområdet. IT-afdelingen udarbejder og vedligeholder en oversigt over systemansvarlige på de enkelte områder. Brugeroprettelse Oprettelse af medarbejdere skal ske via områdets autorisationsansvarlige, som er områdets afdelingsleder eller anden person, der er bemyndiget til arbejdsopgaven af afdelingslederen. Norddjurs Kommune har udarbejdet en oversigt over de medarbejdere, der er autorisationsansvarlige, så det sikres, at oprettelse/nedlæggelse af brugere alene sker via godkendelse af de autorisationsansvarlige. 15 Den autorisationsansvarlige skal via NDK Helpdesk bestillingsportal – Brugeradministration foretage oprettelse i Active Directory, KMD, OPUS Økonomi og Løn, Acadre, Arbejdsmarkedsportalen, NemID medarbejdersignatur, SKAT, DUBU, virk.dk, sundhedsstyrelsens ePortal samt optagelse.dk Brugernedlæggelse Når en medarbejder fratræder et job ved Norddjurs Kommune, skal den autorisationsansvarlige foretage indberetning via NDK Helpdesk bestillingsportal – Brugeradministrationen. Brugeren slettes i Norddjurs Kommunes system som standard efter fratrædelsesdatoen, hvilket samtidig betyder, at blandt andet data på H-drevet og i Outlook (mailsystemet) bliver slettet. Orlov Når en medarbejder får bevilget orlov (herunder barselsorlov), autorisationsansvarlige meddele dette til helpdesk@norddjurs.dk. skal områdets Brugeren lukkes herefter for adgang til kommunens IT-systemer. Når orlovsperioden er afsluttet, skal områdets autorisationsansvarlige meddele dette til helpdesk@norddjurs.dk, hvorefter brugeren aktiveres igen. Brugeren vil da have adgang til programmer, data med videre som ved orlovens start. Adgang for konsulenter med videre Ved oprettelse af en bruger, der ikke direkte er aflønnet af Norddjurs Kommune, f.eks. en person fra et vikarbureau, konsulent el.lign., skal der vedlægges en indscannet kopi af en underskrevet tavshedserklæring sammen med anmodning om oprettelse, før oprettelse af brugeren kan etableres. Den normale procedure for oprettelse af brugere følges efterfølgende. Brugeradgang ved stillingsskifte Hvis en medarbejder skifter jobfunktion med deraf følgende ændringer i autorisationerne, skal den autorisationsansvarlige indenfor området meddele dette til NDK Helpdesk bestillingsportal – Brugeradministration. Køb af IT-udstyr Alt indkøb af IT-udstyr skal ske via IT-afdelingen. Det gælder PC’er, bærbar, tynd klient, tablet, hybrid, skærm, printer, fastnettelefon, mobiltelefon og tilbehør til disse. 16 Programindkøb IT-afdelingen skal godkende kravsspecifikationerne, inden der indgås en aftale med en leverandør. Alle IT-kontrakter skal underskrives af IT-chefen. ESDH-systemet Acadre Acadre er et af kommunens overordnede IT-systemer, som på tværs af organisationen anvendes til at håndtere sagsgange, opgaver og projekter, hvori der indgår dokumenter. Det er dit ansvar at yde Acadre den bevågenhed, der er nødvendig for at systemet udnyttes optimalt. Du skal have fokus på, at dagens post i Acadre journaliseres senest efterfølgende dag medarbejderne bliver oprettet med de nødvendige rettigheder i systemet (måske er dette uddelegeret til en medarbejder) der ikke gemmes på afdelingens drev, men journaliseres i Acadre (det skal være undtagelsen, at der må gemmes på g-drev) yde den nødvendige ledelsesopbakning for superbrugerne Hvis E-post indgår som led i en sagsbehandling skal modtaget og afsendt E-post journaliseres i ESDH-systemet, således at disse mails indgår i sagen og i givet fald kan gøres til genstand for aktindsigt i overensstemmelse med offentlighedsloven og/eller forvaltningsloven. Modtagne officielle skrivelser såsom E-post fra andre kommuner og myndigheder med videre skal ligeledes journaliseres i Acadre og lægges i sagen. Aftaleenheder som ikke har adgang til Acadre anvender fagsystemernes arkivmuligheder. Norddjurs Kommune anvender Acadres dagsordensmodul. Der henvises til de beskrevne vejledninger, der findes på området. For yderligere information Direktionssekretariatet. rettes henvendelse 17 til projektleder Tove Bonnerup, HR Ledelsesgrundlag I Norddjurs Kommune er der udarbejdet et fælles ledelsesgrundlag, der rummer de elementer, god ledelse i Norddjurs Kommune hviler på. Ledelsesgrundlaget er blevet til igennem en længere proces, hvor alle ledere har været involverede i at formulere og kvalificere indholdet. Ledelsesgrundlaget tager udgangspunkt i Norddjurs Kommunes værdier: Åbenhed Ligeværdighed Dialog Sund fornuft Prøvehandlinger Derudover fremhæver ledelsesgrundlaget fire pejlemærker, som alle ledere skal have særligt fokus på: Ledelse af medarbejdere Demokrati, omverden og partnerskab Forandring og innovation Økonomi Ledelsesgrundlaget er udgivet som en folder, der kan rekvireres i HR-afdelingen. Materialet kan også hentes på følgende link: http://www.norddjurs.dk/media/1203353/Ledelsesgrundlag1213pdf.pdf Personalepolitik Norddjurs Kommunes personalepolitik er udarbejdet af hovedudvalget og indeholder de fælles personalepolitiske retningslinjer. Målet med personalepolitikken er, at den ikke må hæmme de lokale udfoldelsesmuligheder med snævre rammer og processer men skal give ledelsen, medarbejderne og MED-udvalgene mulighed for at handle målrettet i forhold til de aktuelle opgaver, der er unikke for den enkelte arbejdsplads. Personalepolitikken skal sikre, at man ikke altid skal finde svaret på et givent spørgsmål på et papir i en samlemappe men i den åbne og ligeværdige dialog mellem leder og medarbejder. 18 Personalepolitikken er udgivet som en folder, der kan rekvireres i HR-afdelingen. Materialet kan også hentes på følgende link: http://www.norddjurs.dk/norddjurs/medarbejderportal/hr/personalepolitik Udover personalepolitikken anvender Norddjurs Kommune udgivelsen ”God adfærd i det offentlige”, som er udarbejdet i samarbejde med KL og personalestyrelsen. MED-udvalg og MED-aftale Det formaliserede samarbejde mellem ledelse og medarbejdere i Norddjurs Kommune er beskrevet i MED-aftalen, som Norddjurs Kommune har indgået med de faglige organisationer. MED-aftalen beskriver blandt andet, hvordan der etableres lokale MED-udvalg på de enkelte arbejdspladser § 7, samt forpligtigelser i forhold til inddragelse af TR-systemet i forbindelse med blandt andet ansættelser. MED-aftalen er udgivet som en folder, der kan rekvireres i HR-afdelingen. Materialet kan også hentes på følgende link: http://www.norddjurs.dk/media/923411/13-22675-MED-aftale-A4_Korr10.pdf Lovpligtige kurser HR udbyder med jævne mellemrum kurser for medlemmer af MED-udvalg og arbejdsmiljøorganisationen. Herunder den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse samt supplerende arbejdsmiljøkurser. Kurserne findes på Norddjurs Kommunes k ursusportal. https://norddjurs.plan2learn.dk/ Akut Krisehjælp Norddjurs Kommune har en aftale om psykologhjælp i forbindelse med akutte hændelser, der kræver omgående bistand. 19 Henvendelse rettes som udgangspunkt til arbejdsmiljøcentret i Randers på tlf. 87108900. Er der behov for krisehjælp uden for almindelig åbningstid benyttes Nordisk Krisekorps hotline på tlf . 60111144. Der betales pr. time. Sygefravær I Norddjurs Kommune er der fokus på nedbringelse af sygefraværet. Norddjurs Kommune har igennem flere år arbejdet med en systematisk indsats både i de lokale MED-udvalg, men også i områdeudvalgene. Hver enkelt arbejdsplads, herunder arbejdsmiljøgruppe og MED-udvalg, har en forpligtigelse i forhold til løbende at have et øje på sygefraværet. Områdeudvalgene er tovholdere på sygefraværsindsatsen og holder hovedudvalget løbende orienteret om sygefraværet på de enkelte områder. Sygefraværsindsatsen er beskrevet på Norddjurs Kommunes hjemmeside under medarbejderinfo. Jf. Norddjurs Kommunes retningslinjer for gennemførelse af sygefraværssamtaler har du som leder pligt til, indenfor de fem første dage, at kontakte medarbejderen med henblik på at aftale, hvorledes medarbejderen kan vende tilbage til arbejdspladsen. Ved længerevarende sygdom afholdes en egentlig sygefraværssamtale efter 14 dages fravær. De centrale retningslinjer personalepolitikken. for gennemførelse af sygefraværssamtaler findes i Ansættelser Når der ansættes en ny medarbejder, sker dette ved udfyldelse af blanket til lønafdelingen vedr. ny tilgang. Lønafdelingen opretter herefter pågældende i lønsystemet og udsteder et ansættelsesbrev. Blanketten findes på følgende side: http://www.norddjurs.dk/norddjurs/medarbejderportal/loen-og-personaleforhold/aftaler-ogblanketter/blanketter Afskedigelser Såfremt man er nødsaget til at indlede en afskedigelse, skal man kontakte HR-afdelingen. 20
© Copyright 2024