1. No category

KidsMonitor - manual til
Institusjonsadministrasjon
Ver. 5.0 – Jan. 2015
Forårsvej 23
2930 Charlottenlund
E: info@TheComeAndGoCompany.com
M: +45 53 63 99 59
Innledning
Følgende manual skal brukes til, å få et hurtigt inndblikk i de funksjoner i
InstitusjonsAdmin - KidsMonitor’s administrasjonssystem, som benyttes av institusjonspersonalet.
Manualen beskriver de funksjonene som benyttes til å administrere systemet, så bruken
bliver så lett så muligt.
Indholdsfortegnelse
Innledning ........................................................................... 2
Indholdsfortegnelse .................................................................. 3
Begreper ............................................................................. 4
Start på administrasjon .............................................................. 6
Login ................................................................................ 6
Lisensinformasjon .................................................................. 7
Innstillinger .................................................................... 8
Aktiviteter ........................................................................ 8
Standard aktiviteter ............................................................. 9
Utvidete aktiviteter ............................................................. 9
Elever ............................................................................ 13
Oprett ny elev .................................................................. 14
Komme/Gå informasjoner .......................................................... 15
Kontaktinformasjon .............................................................. 16
Klasser ........................................................................... 17
Steder ............................................................................ 18
Historik .......................................................................... 19
Sende/Hente ....................................................................... 19
Statistik ......................................................................... 20
Samlet .......................................................................... 20
Pr. elev ........................................................................ 21
Data Import ..................................................................... 21
Send meldinger .................................................................. 21
Begreper
InstitusjonsAdmin:
InstitusjonsAdmin som er KidsMonitor’s administrasjonssystem, benyttes av
institusjons-personalet til å administrere:






Elever
Steder
Klasser
Aktiviteter
Statistikk
Etc.
Løsningen kjører i en standard web-browser og kan benyttes alle steder, hvor det er en
internettforbindelse.
KidsMonitor:
Selve løsningen kjører på en iPad. Når det henvises til KidsMonitor, henvises det til
denne løsningen som elever, personale og foreldre benytter i institusjonen.
ForældreApp:
Foreldreadministrasjon foregår via smart phone. Løsningen er laget til iPhone og
Android og giver forældrene mulighed for å administrere barnenes ind – og ud checkning
fra deres mobiltelefon. Løsningen koster 6 kr. pr. installasjon / mobil telefon og
betales når app’en hentes gjennom AppStore eller Google.Play.
I ForeldreApp er der mulighet for å:







Checke elever inn (hvis det er tillatt av institusjonspersonalet)
Checke elever ut (hvis det er tillatt av institusjonspersonalet)
Melde elever syke eller om de har fri.
Lese beskjeder fra andre elever/foreldre/personalet
Skrive beskjeder til andre elever/foreldre
Se aktiviteter og tilmelde dem.
Endre standard komme/gå tider.
ForeldreWeb:


Foreldreadministrasjon foregår gennem web-browser.
Funksjonene er de samme som ForeldreApp, men foregår gjennom en standard webbrowser. Se ForældreApp for mere informasjon.
KidsMonitorAdmin:
Fra KidsMonitors forside kan personalet trykke på ”tandhjul” ikonet. Her skal
personalet så logge ind med den personale kode som er angitt i InstitusjonsAdmin.
Herved fremkommer det forskellige funksjoner. Følgende kan nevnes:




Mulighet for, å ta billede å tilknytte det direkte til en elev.
Mulighet for, å checke flere elever inn på en snar måte
Mulighed for, å checke flere elever ut på en snar måte – herunder nulstille en
elev, hvis denne er blevet checket inn ved en feil.
Mulighet for, å flytte flere elever fra sted til sted.

Mulighet for, å se aktiviteter og aktivitetslister / tilmeldingslister.
Start på administrasjon
Administrasjonssiden tilgås igjennom en webbrowser. Start evt. browseren ved å trykke
på følgende link: http://kidsmonitor.dk/admin
Vi anbefaler, at mann benytter googles Chrome browser. Den kan hentes her og er gratis:
https://www.google.com/intl/da/chrome/browser
Login
For at benytte administrasjonssystemet skal du først logge inn med brugernavnet ditt
og adgangskode. Du finner ditt brukernavn og adgangskode i velkomstmailen du har
modtatt fra TheComeAndGoCompany. Hvis du ikke har modtatt denne mailen, kontakt da
venligst TheComeAndGoCompany (support@ TheComeAndGoCompany.com) og vi sender den igjen.
Inntast brukernavn og adgangskode. Hvis du ønsker at din browser skal huske
indtastningen din, kan du afkrydse feltet ”Husk mine opplysninger”. Husk at du skal
gi din browser rettighet til at benytte ”Cookies” for å huske dine opplysninger.
Trykk nå på ”Log på”.
Lisensinformasjon
Etter login vises informasjon for den oprettede institusjonen. Her kan man finne
informasjon vedr. lisenstype, adresse etc. I feltet ”Aktiv til”, kan mann se hvor
mange dager det er tilbake, før lisensen skal fornyes.
I høyre side finner mann siste informasjon fra TheComeAndGoCompany . Vi bestreber oss
på å informere og oppdatere denne informasjonsspalten, hver gang det kommer nye
funksjoner i KidsMonitor.
Innstillinger
Under indstillinger på InstitusjonsAdmin finnes det to funktioner:
1.”Vis kun Barn som skal sendes (gå selv) på forsiden”
Ved at avkrysse dette feltet vises kun de Barn / Elever som markeres som ”går selv”
på KidsMonitors forside. Hvis krysset ikke er satt, vises både ”går selv” og
”hentes”.
2.”Pinnkode til app. administrasjon” angir den pinnkoden som benyttes til å logge inn
på KidsMonitorAdmin, som er Kidsmonitors personaleadministrasjon - KidsMonitorAdmin (se
tannhjul)
Når TheComeAndGoCompany har oprette en institusjon i løsningen, er Pinnkode til
KidsMonitorAdmin den samme som til selve InstitutionsAdmin. Denne koden er lang og
ikke serlig brukbar i dagligdagen, så den skal endres til noe kort og som alle i
institusjonen kan huske.
Aktiviteter
Under aktiviteter er det mulighet for å opprette ”Standard aktiviteter” og utvidede
aktiviteter”.
Standard aktiviteter
Når mann trykker på fanen ”Standard aktiviteter” vises en liste over oprettede
aktiviteter. I bunnen av siden kan man ”opprette ny aktivitet”.
Når mann oppretter en ny aktivitet, velges først typen av aktivitet. Der er 3 typer å
velge mellom:



Bursdag
På tur
Informasjon
Alt etter typen, vises et forskjelligt ikon for KidsMonitors forside. Det er ikke
muligt å endre dette ikonet hér (se Utvidet aktivitet for denne mulighet).
Etter valg av type, tilføyes datoen fra når aktiviteten er aktiv og vises fra. Det er
mulikt å skrive klokkeslett ”fra når” aktiviteten er og ”til tidspunkt”. Hvis det
ikke tilføyes noe ”til tidspunkt” vil aktiviteten være synlig for alltid (men kan
slettes under InstitusjonsAdmin).
Det er muligt å tilføje en overskrift og den teksten som beskriver aktiviteten.
Utvidete aktiviteter
Utvidete aktiviteter gir mulighet for mange flere funksjoner enn standard aktiviteter.
En utvidet aktivitet kan blandt annet brukes som tilmeldingsliste og til
ferieplanleggning. Samtidig gir utvidede aktiviteter mulighet for å tilføye egne
billeder til aktiviteten.
Menyen inneholder samme informasjon som standard aktiviteter, plus
”Tilmeldingsliste”. Her er det muligt å følge med i hvem som har tilmeldt sig og hvad
deres evt. kommentarer har vert, hvis aktiviteten har krevd aktiv tilmelding (aktiv
tilmelding betyr, at brukeren har tilmeldt aktiviteten aktiv.
Mann kan sortere listen på 2 måter, enten etter eleven: ”vis oversikt sortert” eller
etter element: ”vis oversikt sortert etter elementer”.
Ved å trykke på knappen ”Oprett ny aktivitet”, er det muligt nå å opprette en ny
aktivitet. En utvidet aktivitet inneholder følgende informasjon:
Navn:
Et navn på aktiviteten
Aktivitetsdato:
Når aktiviteten finner sted. Det er ikke en
dato, men mere en tekst som
”Høstferie i uke 42”.
beskriver det. F.eks.
Aktiv:
Om aktiviteten er aktiv, dvs. synlig i KidsMonitor.
Aktivitet Aktiv fra:
Dato fra når aktiviteten er synlig i KidsMonitor.
Aktivitet Aktiv til:
Dato aktiviteten er aktiv til i KidsMonitor.
Sidste tilmeldingsfrist:
Hvis det er snakk om en aktivitet hvor man kan
tilmelde seg. Kan mann endre tilmeldingen inntil
denne datoen.
Kræver Pinkode:
foreldrene
kan tilmelde denne
Hvis der er snakk om en tilmelding som er viktig,
f.eks. ferie, etc. så kan det kreves at
skal inntaste pinnkode innen de
aktiviteten.
På foreldreApp og ForeldreWeb skal man
ikke
benytte Pinnkode for å tilmelde til
aktiviteten.
Aktiviteten er gyldig for klasserne:
synlig for de elevene
markerte klassene. På
ForældreWeb kan man bare se de
for den tilknyttede elev.
Aktiviteten vil bare være aktiv for de klassene som er
markeret her. På forsiden af KidsMonitor vil
aktiviteten være synlig for alle, men under den
enkelte elev vil den kun være
som er tilknyttet en av de
ForældreApp og
aktivitetene som er
Overskrift:
Overskriften på aktiviteten, f.eks. ”Vi skal i
svømmehallen”
Aktivitetsbeskrivelse:
Beskrivelse av selve aktiviteten, f.eks. ”Vi skal i
svømmehallen mandag d. xx. Angi vennligst om ditt
barn må være med. Husk badetøy og håndklede.”
Billede:
Billede som bliver vist ved aktiviteten. Her kan man
benytte et af de ikoner der er tilknyttet eller
overføre sit eget fra sin PC.
Udvidet aktivitetsvalg:
Det er muligt å avkreve svar fra foreldrene ved
tilmelding. Det kan f.eks. være ”Må dit barn
med i svømmehallen?”. Brukeren kan så sige Ja
Nej. Der er mulighet for å avkreve op til 21
Det kan f.eks. være ved
Mandag? Tirsdag etc.
være
eller
svar.
ferietilmelding. Kommer
Ved at avkrysse feltet
kan mann angi om spørsmålet er
nej. Prioritet definerer
spørsmål.
Oppret beskjed:
aktivitetsbeskrivelsen
enkelte eleven.
Beskjed fra:
”Valgt/Ikke valgt”
satt til ja eller
rekkefølgen av
Når en aktivitet opprettes, kan man ved avkryssning,
sørge for, at det gis besked til elevene i de
pågjeldende klasser. Det er
som opprettes som beskjed for den
En tekst som forteller hvem beskjeden er oprettet av.
Som standard tekst, står det SFO personalet.
Elever
I funksjonen elever er det muligt å administrere de elevene som er opprettet i
systemet.
Man kan velge å få alle barn vist eller kun for en
klasse.
I bunden av siden er det muligt å ”opprette ny elev”, ”utskrive elevliste” og
”utskrive samlet foreldre blad”.
Et foreldreblad inneholder alle informasjonene om den bestemt elev, som foreldrene kan
bruke til å tilknytte deres barn til deres ForældreApp eller ForældreWeb. Samtidig står
der brukernavn og adgangskode til ForældreWeb. Ved å trykke utskriv fra denne side,
utskrives foreldrebladet for alle elevenen som vises. Dvs. 1 blad (side) pr. vist
elev.
Oprett ny elev
Når det oprettes en elev, er det en del informasjoner som skal opprettes.
OBS: Vi anbefaler, at man ved oppstart av KidsMonitor foretar en eksport fra f.eks.
”elevintra” eller ”skoledata” til TheComeAndGoCompany (se avsnittet Kom godt i
gang). Disse data kan TheComeAndGoCompany importere direkte i KidsMonitor, så det bare
er komme/gå tider og evt. billeder som skal tilføyes. Ved importen opprettes alle
brukere automatisk, på samme måte som klasser etc. opprettes.
Når en ny elev opprettes manuelt tilføyes stamdata i form av Navneinformasjon.
Navneinformasjon inneholder følgende innhold.
Navn
Fulle navn på eleven.
Aktiv
Her kan en elev settes aktiv (vises) eller ikke aktiv. En elev
kan f.eks. settes ikke aktiv hvis eleven ikke er i institusjonen
i lengre tid pga. foreldre orlov eller lignede. Dette er
praktisk da man slipper for å slette eleven og så gjenoprette
denne når denne komme tilbake.
Årgang
Informasjonsfelt som institusjonen kan bruke til å skjelne hvem
som er opprettet på hvilken årgang.
Klasse
Her velges den klassen eleven er tilknyttet.
Mobilkode
Dette er den koden som foreldrene skal bruke for å tilføye
eleven til deres ForældreApp eller ForældreWeb.
Koden er personlig og må kun utleveres til foreldrene.
Kortbeskrivelse
Beskrivelse om eleven som kun vises i Institusjonsadmin.
Annen offentlig informasjon
Beskrivelse der vises i KidsMonitor under Info bladet på eleven.
VIGTIG Denne informasjon kan ses av alle, så her skal man ikke
skive personfølsomme informasjoner!
Billde
Bilde av eleven. Bilde kan velges fra PC eller det kan benytte
et av de ikonene som vises. Det er også muligt å tilføje bilde
på en elev, direkte fra KidsMonitor. Se KidsMonitor manual for
nærmere informasjon.
Komme/Gå informasjoner
Et av de punktene som gjør KidsMonitor til et hurtigt system, er at det er
muligt å gjemme standardinformasjonene for den enkelte elev. Det betyr, at det er
muligt fort å checke elever inn og ut.
VIKTIG!
Komme/Gå informasjoner er informasjon som gjentar seg uke etter uke.
Endring av informasjon vises først i systemet den etterfølgende
dag. Enkeltstående meddelelser opprettes via Kidsmonitor på det enkelte
barn under punktet "besked".
Det er muligt å opprette en dagsprofil pr. dag pr. elev, hvilket gjøres ved, at skrive
noget ut for hver dag. En samlet ukeprofil inneholder 7 dager og gjentas uke etter uke.
Hvis man derimot skal skrive det samme for alle ukens 7 dager, kan man nøyes med, å
utfylde ”Mandag” under opprettelsen, og den informasjon vil så automatisk videreføres
til de resterende dagene.
Når en elev checker inn om morgenen, vil profilinformasjon vises for den pågjeldende
dag. Hvis eleven ”Peter” om mandagen avleveres kl 7.30 og hentes kl 14.00 vil dette
vises. Det er muligt å endre disse informasjonene ved check ind. Hvis Peter alltid skal
til fotball om mandagen og derfor ”går selv”, kan man endre dagsprofilen til å
inneholde disse oplysningene. Foreldre eller personale kan selvfølgelig endre dette ved
check inn eller i selve profilen. Dette kan gjøres fra ForeldreApp, ForeldreWeb eller
fra KidsMonitor.
Avleveres kl.
Avhentes kl.
Hentes/Gårselv
Std. besked
Her angis time og minutt for ca. aflevering
Her angis time og minutt for ca. afhentning
Angir om eleven hentes eller går selv
Standard besked som angis ved check inn. Kunne være ”Skal til
fotball” eller ”skal med bussen nr. 155”
Kontaktinformasjon
Kontaktinformasjon er de informationer, som knytter seg til Elevens foreldre/verge. Det
er muligt å tilføye 2 personer.
Tillat kontaktpersoner å endre status for avlever/hente via web eller mobil app.:
Ved å sette en markering i dette feltet kan foreldre checke eleven inn og ut fra
ForeldreApp eller ForeldreWeb. Hvis det ønskes, at det alltid er en personlig kontakt
mellom personale og den der avleverer eleven, fjernes dette felt.
Navn på kontakt person 1
Tlf. på kontakt person 1
Pinnkode
Foreldre adgang (brugernavn)
Foreeldre adgang (adgangskode)
Fulle navn på kontaktperson nr. 1. (vises under informasjon for
den enkelte elev !OBS Offentlig informasjon)
Her kan man skrive det tlf.nr. som ønskes vist. (vises under
informasjon for den enkelte elev! OBS Offentlig informasjon).
Kode som benyttes av kontaktperson 1 til å slette beskjeder
eller tilmelde aktiviteter. Denne kan kontaktpersonen selv endre
ved å logge inn i ForeldreWeb. VIKTIG! Hvis det ikke er angitt
nogen pinnkode vil systemet ikke spørre om denne.
Brukernavn der benyttes af kontaktpersonen til å logge inn i
ForeldreWeb. Ved å trykke på ”Benytt tlf. nr” kopieres Tlf.
innholdet inn i dette felt.
Adgangskodesomr benyttes av kontaktpersonen til å logge inn i
ForeldreWeb. Ved å trykke på ”Benytt autogenereret kode”
innsettes en tilfeldig kode.
De samme informasjoner er gjeldende for Kontakt person 2.
”Utskriv foreldreblad” utskriver foreldrebladet for den pågjeldende elev.
Klasser
Under punktet klasser, er det muligt å opprette klasser. En klasse inneholder følgende
opplysninger:
Årgang:
Klasse navn:
Klasse beskrivelse:
Bilde:
Her angis den årgang som klassen er.
Navnet på klassen.
Her kan der tilføjes en klassebeskrivelse. Den vises i
KidsMonitor, hvis den er angivet.
Bilde av klassen. Bilde kan vlges fra computeren, eller mann kan
benytte et av de ikoner som vises.
Steder
Under punktet Steder, er det muligt å opprette de steder som elevene kan oppholde seg.
Ideen er, at man kan angi hvor elevene oppholder seg, ved å plasere elevene på samme
måte som man mange steder benytter brikker og tavler til. Det kan også benyttes til å
angi hvem som f.eks er på tur. I KidsMonitor manualen er dette beskrevet nermere.
En klasse inneholder følgende opplysninger:
Sted:
Billede:
Navnet på stedet
Bilde av stedet. Bilde kan velges fra computeren eller mann kan
benytte et af de ikoner som vises.
Historik
Under historik, kan man se alle handlinger som er skjedd for en given dag. Det er
muligt å velge den dag man ønsker informasjon for. Det er også muligt å filtrere hvilke
informasjoner man ønsker vist.
Sende/Hente
Under Sende/Hente kan mann hurtigt få en oversikt over hvem som skal sendes/hentes.
Alle elever som vises med GRØN markering er minimum 1 time fra å bli hentet. Når
tidspunktet nærmer sig, dvs. inden for 30 minutter vil de blive GULE. Hvis tiden er
overskredet, dvs. at klokken er mere end det tidspunkt som eleven skulle være
Sendt/Hentet på, vil markeringen bli RØD. Listen er en samlet liste og kan sammenlignes
med den liste som vises på KidsMonitors forside.
Statistik
Statistikken er oppdelt i to områder: Samlet og Pr.elev.
Samlet
Gir en samlet statistik for alle elever i løsningen. Den kan vises pr. time (pr. dag),
pr uge og pr. måned og gir en samlet oversigt over antal inn og ut checkninger som har
vert i en periode.
Sorteringen kan ske pr. dato eller pr. uke eller pr. måned.
Pr. elev
Gir en oversikt over timer / minutter en elev har vert i institusjonen. Statistikken
kan vises for alle elever eller klassevis og kan summere tal pr. dag, uke eller måned.
Data Import
Anvendes ved opstart af SFO eller løbende import af elevdata. Kontakt
TheComeAndGoCompany for yderligere information på emailen: info@thecomeandgocompany.com
Send meldinger
I ”Send meldinger” kan man sende beskeder til de forskellige elever. Man kan vælge om
det skal være et bestemt klasse trin eller alle klasser der modtager beskeden. Der er
mulighed for at tilknytte et billede til meldingen.