Udbudsbetingelser FR6 – Udbud af Flextrafik Rute Kontrakter
Udbudsbetingelser FR6 – Udbud af Flextrafik Rute Kontrakter Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning ........................................................................................................................... 4 2. Udbuddets omfang ............................................................................................................. 4 2.1 Udbudsenheder .............................................................................................................................. 4 2.2. Kørsel i julen. ............................................................................................................................... 8 3. Vogne ................................................................................................................................... 8 3.1 Vogntype og materiel ..................................................................................................................... 9 3.2 Miljøforhold................................................................................................................................. 11 3.3 Udstyr i vognene .......................................................................................................................... 11 3.4 Fastgørelse af kørestole m.m. ...................................................................................................... 12 3.5 Vognrengøring............................................................................................................................. 12 3.6 Øvrige krav .................................................................................................................................. 13 4. Kommunikationsudstyr ................................................................................................... 13 4.1 IT-udstyr til vognene.................................................................................................................... 13 4.2 Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter ............................................................................... 15 5. Personaleforhold .............................................................................................................. 15 5.1 Arbejdsmiljø ................................................................................................................................ 15 5.2 Chaufføruddannelse .................................................................................................................... 16 5.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren ................................................................................ 17 6. Kørslens udførelse og driftskvalitet ............................................................................... 18 6.1 Krav til kørslen ............................................................................................................................ 19 6.2 Køretid ......................................................................................................................................... 19 6.3 Ruteændringer ............................................................................................................................. 20 6.4 Ledsageordninger ........................................................................................................................ 20 6.5 Kundeservice ............................................................................................................................... 21 6.6 Kvalitetsstyring ............................................................................................................................ 22 6.7 Oplysningspligt ............................................................................................................................ 22 7. Afregning ........................................................................................................................... 23 7.1 Beregning af betaling .................................................................................................................. 23 7.2 Regulering af antal vogntimer m.v. ............................................................................................. 25 7.3 Indberetning af korrektioner ....................................................................................................... 25 7.4 Bortfald af betaling...................................................................................................................... 26 8. Kontraktperiode og kontraktindgåelse .......................................................................... 27 9. Sikkerhedsstillelse ........................................................................................................... 28 10. Afgivelse og vurdering af tilbud ................................................................................... 30 10.1 Bydere........................................................................................................................................ 30 10.2 Afgivelse af tilbud ...................................................................................................................... 30 10.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet ................................................................................................. 32 10.4 Vurdering af tilbud .................................................................................................................... 33 11. Aktindsigt – offentliggørelse ......................................................................................... 34 Bilag 1 - Nyttige informationer ............................................................................................ 38 Bilag 2 – Ændringer i forhold til tidligere udbud ............................................................... 39 Kontrakt ................................................................................................................................. 40 Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 3 § 1 Formål/Forudsætninger .............................................................................................................. 41 § 2 Kontraktgrundlag ........................................................................................................................ 41 § 3 Kontraktperioden......................................................................................................................... 41 § 4 Operatørens og Movias ydelser ................................................................................................... 42 § 5 Ejerforhold .................................................................................................................................. 42 § 6 Behandling af personoplysninger ................................................................................................ 43 § 7 Regnskab og budget ..................................................................................................................... 44 § 8 Kontrol......................................................................................................................................... 44 § 9 Underleverandører ...................................................................................................................... 44 § 10 Overdragelse af rettigheder....................................................................................................... 45 § 11 Skadeforvoldelse ........................................................................................................................ 45 § 12 Konkurs m.m. ............................................................................................................................. 46 § 13 Erstatning .................................................................................................................................. 46 § 14 Misligholdelse............................................................................................................................ 46 § 15 Modregninger i betalingen ........................................................................................................ 47 § 16 Genforhandling.......................................................................................................................... 48 § 17 Sikkerhedsstillelse...................................................................................................................... 48 § 18 Diskretion .................................................................................................................................. 48 § 19 Tvistigheder / Lovvalg ............................................................................................................... 49 § 20 Underskrifter ............................................................................................................................. 49 Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 4 1. Indledning Trafikselskabet Movia (i det følgende benævnt Movia) er oprettet i henhold til lovbekendtgørelse nr. 412 af 11/04/2010 (Trafikselskabsloven) som et fælleskommunalt selskab (omfattet af § 60 i lov om kommunernes styrelse). Movia skal bl.a. varetage offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel samt individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Hertil kan Movia efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Movia Flextrafik administrerer i dag følgende 5 kørselsordninger: A. Kørsel med deltagere i den lovpligtige individuelle handicapkørselsordning (handicapkørsel). B. Flextur (kørsel med betalende passagerer, ”åbne brugere”) C. Kørsel for kommuner, f.eks. kørsler til dagcentre, transport af folkeskoleelever, kørsler efter sundhedsloven, ”visiterede brugere”. D. Flextrafik Rute, specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere. E. Kørsel for regioner (patientbefordring). Dette udbud omhandler kørselsordning D – specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere (i det følgende kaldt brugere), til skoler, beskyttede værksteder, dagtilbud og lign. (i det følgende kaldt institutioner), hvor der foreligger et fast kørselsmønster. 2. Udbuddets omfang Der udbydes ca. 235.000 vogntimer pr. år, og til denne kørsel skal anvendes ca. 450 vogne. Udbuddet er opdelt i 79 udbudsenheder: Udbuddet omfatter kørsel for kommuner i Region Hovedstaden samt Odsherred Kommune. 2.1 Udbudsenheder De enkelte udbudsenheder fremgår af skemaet på følgende sider. Herunder også i hvilke kommuner de er hjemmehørende. Uddybende oplysninger om enhederne ligger på udbudshjemmesiden under menupunktet Udbudsmateriale. Hver institution udbydes, så der indgåes kontrakt med én operatør pr. institution. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 5 For enkelte enheder er der pt. ikke kørsel til en eller flere af ”underadresserne”, men dette kan ændres i kontraktperioden. Dette fremgår af dataarkene. Bemærk at aflevering/afhentning også kan ske til/fra f.eks. SFO-afdelingen for de pågældende skoler, aflastningsadresser og til/fra satellitadresserne for værestederne m.m. Yderligere specifikke oplysninger om enhedernes kørselsadresser fremgår af udbuddets faktablade. Udbudsenhed Institution Kommune Kontraktstart Kontrakt slut 1 Daghjemmet Æblehaven Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 2 Værestedet Møllehuset Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 3 Værestedet Strandstuen Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 Glostrup 1. oktober 2015 30. september 2016 Glostrup 1. oktober 2015 30. september 2016 Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 4 5 6 7 8 9 Dagcenter Oasen Genoptræning Brøndby Brøndbyøster Skole Fonologi/stamme Brøndbyøster Skole Bredager Brøndbyøster Skole/Lunten Brøndby Strand Skole Strandskolevej Brøndby Strand Skole Afd. Dyringsparken Brøndby Vester Skole Afd. Kroagervej Brøndby Vester Skole Afd. Tornehøj Basen Hvissinge Omsorgscenter og beskyttet værksted i Hvissinge 12 Kørsel af Skoleelever folkeskolen "ALM BØRN" Glostrup Skole. afd. Vestervangskolen Aktivitetscenter Plejecenter Engholm Maglebjergskolen 13 Skovvangskolen 10 11 Gruppeordning A 14 Engholmskolen Ravnsholtskolen Lillerød Skole (Mimers brønd) 15 Blovstrød Skole Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 16 Sprogskolen Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 17 Lyngeskolen Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 18 Linden 1. oktober 2015 30. september 2019 19 Blindecenter Bredegård 1. oktober 2015 30. september 2019 20 Granbohus Fredensborg Fredensborg /Reg H Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 21 22 Fredensborg Skole Fredensborg Skole afd. Karlebo Endrupskolen Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute Udbudsenhed 23 Institution Humlebæk Skole – Gl. Strandvej Humlebæk Skole - Baunebjergvej 24 25 Langebjergskolen Nivå Skole afd. Syd Nivå Skole afd. Nord side 6 Kommune Kontraktstart Kontrakt slut Fredensborg 1. oktober 2015 Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 30. september 2019 26 Kokkedal Skole Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 27 Ullerødskole Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 28 Karlebo specialbørnehave Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 Dagbehandlingsskole-Stutgården 29 Dagbehandlingsskole - Sputnik Kejserdal Kong Frederik d. VIIs Stiftelse 30 Højagergaard AKU center Ejegod AKU center 31 Gnisten Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 32 Åkanden - Specialbørnehave Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 33 Kølholmskolen Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 34 Skolen ved Kæret Ådalen Skolen - afd. Syd. Videnscenter Ådalens Skole- Specialklasserækker Falkenborgskolen Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 Græse Bakkebyskolen Gyldenstenskolen afd. Bakketoppen Gyldenstenskolen afd. Svinget Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 35 36 37 38 Gyldenstenskolen afd. Hanghøj 39 Solbakkeskolen Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 40 Jægerspris Skole Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 Marbækskolen 41 Skuldelev Skole Ferslev Skole 42 Kingoskolen Specialgruppen Stjernen 43 Solhjorten 44 Solgaven Furesø/selvejende Furesø/Reg H 45 Jonstrupvang-Bebyggelsen 46 Gribskov specialbørnehave 47 48 49 50 1. oktober 2015 30. september 2019 1. oktober 2015 30. september 2019 Furesø/Reg H 1. oktober 2015 30. september 2019 Gribskov 1. oktober 2015 30. september 2019 Vega dagcenter Gribskov 1. oktober 2015 30. september 2019 Sølager Værksted Borupgårdskolen / Snekkersten Skole Espergærde Skole/Grydemose afd. Halsnæs 1. oktober 2015 30. september 2019 Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019 Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019 Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute Udbudsenhed Institution side 7 Kommune Kontraktstart Kontrakt slut 51 Nygård Skole Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019 52 Værkstedet Ellehammersvej Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019 Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019 Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 CF JOO Græsted 53 CF JOO Espergærde CF JOO Helsinge Dagcenter Skovkilden 54 Dagcenter Bauneparken Aftenåbent for demente Baunepark/Skovkilden 55 Regnbuen (adm.CSU-Egedam) Hillerød 1. oktober 2015 30. september 2019 56 CSU Egedammen Hillerød 1. oktober 2015 30. september 2019 57 Specialundervisning (6 underenheder) Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 58 St. Dyrehave Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 59 Sproghuset Buevej (Kørsel stammegruppe) Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 60 Hanebjerg Skole Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 61 Østervang Modtagerklasser Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 62 Faglokalekørsel Kornmarkskolen Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 63 Harløse Skole Hillerød 1. oktober 2015 30. september 2019 64 Grønnevang Kompetencecenter Hillerød 1. oktober 2015 30. september 2019 65 Skolen ved Skoven 1. oktober 2015 30. september 2019 66 Levuk 1. oktober 2015 30. september 2019 67 Lavuk Pibergården 1. oktober 2015 30. september 2019 68 Rungsted Skole Hillerød Hillerød/Selvejende Hillerød/Selvejende Hørsholm 1. oktober 2015 30. september 2019 69 Usserød Skole Hørsholm 1. oktober 2015 30. september 2019 70 Sproghuset Hørsholm 1. oktober 2015 30. september 2019 71 Gefion/Bygmarken Rudersdal 1. oktober 2015 30. september 2019 72 Værkstederne ved Rude skov Rudersdal 1. oktober 2015 30. september 2019 73 Bakkegården Daghjem - Hørve Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 74 Solvognen Daghjem - Højby Asmindrup Skole - Specialskole Atilbud Grevinge Centralskole - Sprog- og Ordblindeklasser + Sprogbørnehave Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 Højby Skole - Modtageklasser Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 75 76 77 Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute Udbudsenhed 78 79 Institution Vallekilde-Hørve Skole - Heldagsklasse Vig Skole - Specialklasser side 8 Kommune Kontraktstart Kontrakt slut Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 2.2. Kørsel i julen. I forbindelse med dette udbud er det et krav, at operatører, der indgås kontrakt med og som har tilbudt at udføre hele eller dele af kørslen med vogntype 4 og/eller 5 (liftvogne), stiller minimum 75 % disse vogne samt chauffører til disposition til kørsel i driftsdøgnet fra kl. 05.00 den 24. december til 04.59 den 25. december i hele kontraktens løbetid. Undtaget er kontrakter med løbetid på 14 mdr. eller mindre. Køretiden vil blive fastlagt i ovennævnte tidsrum med et tidsbånd op til 12 timer. Movia forbeholder sig ret til at indlægge en spisepause på op til tre timer, som Movia ikke betaler for, i forbindelse med denne kørsel. Såfremt der anvendes vogne M2 med køre- hviletidsbestemmelse, fragår hviletiden som pause i vognløbet. Tidsbåndet beregnes fra afgang fra operatørens garage og til hjemkomst. Kørsel i tidsbåndet disponeres af Movia. Uanset om der planlægges en eller flere ture på en liftvogn afregnes der for 6 timer (garanti). Movia forbeholder sig dog ret til senest den 1. december at meddele operatøren, såfremt nogle liftvogne ikke skal benyttes - dermed bortfalder garantibetalingen for disse vogne. Beløbet for kørsel den 24. december fastsættes til kr. 2.700,- . For planlagt vognløb udover 6 timer afregnes pr. minut med udgangspunkt i 450,- kr. pr. time. Beløbene indeksreguleres én gang årligt, idet indeks for 3. kvartal anvendes. Beløbet indeksreguleres efter samme metode som dette udbuds øvrige priser. Såfremt operatøren ikke stiller med den aftalte vognkapacitet, anses det som en kvalitetsbrist. Således bortfalder betaling og der gives en bod på kr. 5000,- pr manglende vogn. 3. Vogne Operatøren anskaffer selv de drifts- og reservevogne, der skal anvendes til kørslen og sørger selv for tilvejebringelse af opstillingsplads til det fornødne antal vogne og afholder selv de hermed forbundne omkostninger. De vogne, der anvendes til kørslen, skal være egnede til kørselsopgaven. Her tænkes på tilkørsel til ejendomme og vendeforhold, samt antal brugere på ruterne. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 9 Vognene skal være vel vedligeholdte og fremtræde rene og præsentable gennem hele kontraktperioden og Movia har til enhver tid ret til at inspicere vognene for at kontrollere deres vedligeholdelsesstand. Vogne og udstyr skal opfylde de krav om indretning og færdselssikkerhed, som myndighederne til enhver tid måtte stille hertil. Kan det tilbudte materiel ikke indsættes fra kontraktstart, skal operatøren oplyse hvilket midlertidigt materiel, der vil blive anvendt til kørslen. Midlertidigt materiel skal erstattes af det tilbudte materiel senest 6 måneder efter kontraktstart. Operatøren kan i kontraktperioden frit udskifte en vogn med en anden vogn af samme type, samme eller bedre miljøstandard og med samme funktionalitet. Såfremt en vogn må tages ud af driften på grund af nedbrud – eller af andre årsager – skal operatøren straks indsætte reservemateriel. Hvis operatøren ikke selv kan stille de nødvendige reservevogne til rådighed, skal der indgås fast aftale med andet selskab om at indsætte reservevogne. Reservemateriel skal til enhver tid overholde gældende sikkerhedsbestemmelser i forbindelse med nedbrud og lignende. Både drifts- og reservemateriel skal være påmonteret vinterdæk i perioden 15. november til og med 31. marts. Operatørens logo skal fremgå af vognen. 3.1 Vogntype og materiel Der kan afgives tilbud med vogntyperne 1, 2, 4, 5 og 6. Hver opmærksom på, at vogntype 2 og 6 ikke kan anvendes til kørsel i Flextrafik Variabel eller Flextrafik Garanti. Type 1 – lav vogn Sedan/stationcar. Vognen skal have plads til 4 personer (ekskl. fører) og være udstyret med mindst 4 døre. Indstigningen skal være uden trin. Vognen skal have plads til bagage svarende til mindst 2 rollatorer. Vognens alder må ikke overstige 6 år i kontraktperioden. For kontrakter med løbetid 12 eller 14 måneder dog op til 8 år. Type 2 - stor vogn Vognen skal have plads til mindst 5 og op til 8 personer (excl. fører). Vognen skal være udstyret med hjælpetrin og være indrettet således, at der er gode adgangsforhold til samtlige siddepladser. Vognen skal have plads til bagage svarende til mindst 1 sammenklappelig kørestol. Der skal medbringes skammel, der letter indstigning for gangbesværede via døren. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 10 Vognens alder må ikke overstige 6 år i kontraktperioden. For kontrakter med løbetid 12 eller 14 måneder dog op til 8 år. Type 4 – liftvogn Vognen skal have plads til mindst 2 kørestole. Mindst 1 kørestolsplads skal være placeret så langt fremme i vognen som muligt – som minimum foran bagakslen. Derudover skal der være mindst 5 pladser til siddende transport. Vognen skal være udstyret med motordrevet lift og være indrettet til transport af kørestolsbrugere og kørestole med en hjulbredde på 80 cm og en længde på 140 cm. Liftpladen skal minimum være 90 cm bred og 150 cm lang. Liftens flader skal være skridsikre i både våd og tør tilstand. Der skal være afkørselsstop på lifte, og med dette aktiveret skal der være plads til kørestol med maksimal længde på 140 cm. For nye liftvogne skal liften samlet totalt kunne løfte minimum 500 kg. Døre skal være dimensionerede, så ud- og indstigning kan ske på en behagelig og komfortabel måde, mindst 90 cm bred og mindst 170 cm høj døråbning. Dette gælder for såvel sidedør som bagdør. Indstigningstrin og evt. efterfølgende trin skal være lavest mulige. Den maksimale højde er 30 cm. Afstanden mellem vognens gulv og loft skal være mindst 180 cm. Alle sæder skal være forsynet med nakkestøtte og seleforlænger, samt være fremadrettede Vognens alder må ikke overstige 8 år i kontraktperioden. For kontrakterne med løbetid 12 eller 14 måneder dog op til 10 år. Vogntypen kan være såvel M1 som M2 vogne Type 5 - liftvogn Krav til vogntype 5 er som angivet under vogntype 4. Derudover skal vognen skal være udstyret med transportstol og en trappemaskine med automatisk driftsbremse (trinkantsbremse) samt opfylde kravene i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om indretning af tekniske hjælpemidler. Trappemaskinen skal være indrettet til at kunne betjene manuelle kørestole med maksimal længde på 120 cm og hjulbredde fra 37 til 63 cm samt en vægtkapacitet på minimum 120 kg inklusiv både bruger og kørestol. Vægtkapacitet angives i tilbudsblanketten. Ved tilbud med en vægtkapacitet på minimum 160 kg skal trappemaskinen kunne betjene en manuel kørestol med hjulbredde fra 37 til 73 cm. Kørestolsbrugere skal, hvor der er mere end et trin, transporteres i en trappemaskine. Kunden skal ved transport med trappemaskine være fastspændt til kørestolen, hvorfor der skal være en sele til rådighed i vognen. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 11 Trappemaskinen skal kunne anvendes på trapper med trindybde ned til og med 11 cm og trinhøjder på op til og med 20 cm. Trappemaskinen skal med påmonteret kørestol kunne dreje 180 grader på repos med en udvendig radius på ned til 120 cm. Endvidere skal trappemaskinen kunne køre på vindeltrapper. Movia påtager sig ikke at transportere elektriske kørestole på trapper. Type 6 - større bus På enkelte enheder vil der være mulighed for at anvende en større bus, eksempelvis en 10 eller 12 m bus. Det fremgår af faktaarket, hvor det kan lade sig gøre at køre med denne type. Bussen skal opfylde emissionskravene til Euro 3 og være påmonteret partikelfilter. Bussen skal hertil til enhver tid opfylde de krav til indretning, færdselssikkerhed, miljø m.m., som myndighederne måtte stille. Det er et krav, at der skal være sikkerhedssele til alle brugere. Vogntypen er M3 vogn. 3.2 Miljøforhold Det er et ønske, at den udbudte kørsel i enhver henseende gennemføres på den miljømæssigt mest hensigtsmæssige måde. Movia ønsker et lavt emisionsniveau. Uanset om der køres i henhold til taxitilladelse, tilladelse til kørsel for offentlig servicetrafik eller i henhold til tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter busloven, skal de af myndighederne seneste lovgivning om energi- og miljøkrav til taxier mm. til enhver tid som minimum være opfyldt. Vogntype 6 skal ikke overholde myndighedernes senest lovgivning om energi- og miljøkrav til taxier. Vogntype 6 skal minimum være have en Euro III motor med partikelfilter og skal desuden overholde myndighedernes krav til denne vogntype. Alle dieselvogne skal fra kontraktstart være udstyret med partikelfilter. Til brug for udarbejdelsen af Movias grønne regnskab skal operatøren udfylde skema 1. Det oplyste brændstofforbrug, skal være det på registreringsattesten/typegodkendelsen oplyste. 3.3 Udstyr i vognene Alle vogne skal være forsynet med: Håndfri mobiltelefon, således at det er muligt for operatørens driftskontor / Movia at komme i kontakt med vognen, og således at chaufføren kan komme i kontakt med omverdenen. GPS navigations-system og altid opdateret med nyeste vejdata. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 12 Førstehjælpskasse, ildslukker og hygiejne-kit (bestående af engangshandsker, mundbind, beskyttelsesforklæde, opsamlingssæt i plastik, afskaffelsespose, desinfektionsservietter, desinfektionsspray til vognen, desinfektionsspray til hænderne og super absorberende pulver). Minimum 1 stk. synligt Flextrafik skilte med sugekop og evt. sidestreamer. Movia leverer materiale efter behov. Det til enhver tid aktuelle informationsmateriale vedr. Flextrafik Rute. Materialet skal udleveres af chaufføren på brugerens forlangende. Almindeligt udstyr til fastspænding og lignende så som remme, seler, skjolde, donkrafte, stropper o.s.v. 3.4 Fastgørelse af kørestole m.m. Brugere i kørestol skal være fastspændt i henhold til gældende lovgivning. Det er chaufførens pligt at sikre, at alle passagerer er korrekt og forsvarligt fastspændt inden kørselsstart. Fastgørelse af kørestolen skal minimum være med to hold bespændingsremme foran kørestolen og to hold bagud. Såfremt en kørestol ikke kan fastgøres efter forskrifterne, må brugeren ikke befordres i kørestolen. I stedet kan brugeren placeres i et almindeligt fast sæde. Såfremt dette ikke er muligt, må brugeren ikke befordres. Babyer og små børn skal fastgøres i godkendt autostol, der udleveres af institutionen/forældrene. Nærmere om denne type kørsel aftales mellem institution og operatøren. Autostolen opbevares på ankomststedet. Alle brugere og ledsagere skal fastgøres i 3-punktssikkerhedssele. Udgifterne til anskaffelse af særligt indrettede specialseler og autostole afholdes af institutionen/ hjemkommunen og er institutionens/hjemkommunens ejendom. Hvis anvendelse af specialsele medfører fixering af brugeren, er det kommunens/institutionens opgave at indhente de fornødne tilladelser hertil. Al bagage og ekstra-hjælpemidler skal fastgøres med bespændingsremme efter gældende lovgivning. 3.5 Vognrengøring Movia lægger vægt på en høj rengøringsstandard både indvendigt og udvendigt. Vognene skal fejes dagligt eller hyppigere efter behov og skal som hovedregel vaskes udvendigt hvert andet driftsdøgn om vinteren og 1 gang pr. 3 driftsdøgn om sommeren. Ud over den daglige rengøring skal vognen med passende mellemrum - ca. 1 gang pr. måned - gennemgå hovedrengøring med gulvvask, aftørring eller støvsugning af sæder m.m. Rengøring efter opkast, urinering eller lignende foregår på operatørens regning og er Movia uvedkommende. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 13 3.6 Øvrige krav Rygning (herunder e-cigaret og tilsvarende) er ikke tilladt i vognene. Reklamer Operatøren afgør selv, om der skal være reklamer eller anden kommerciel kommunikation i og på vognene. Reklamer skal være lovlige, sømmelige, hæderlige, sandfærdige og være udformet med behørig social ansvarsfølelse. Reklamer skal være i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder markedsføringsloven og skal i øvrigt respektere alment accepterede reklameetiske normer og kodeks, herunder jf. ICC Kodeks for reklame og markedskommunikation 2011. Det skal fremgå af reklamen, hvem der annoncerer. Reklamerne skal endvidere respektere Movias forretningsmæssige/politiske interesser og kundehensyn i øvrigt efter Movias nærmere skøn. De nærmere regler for reklamer og deres indhold kan rekvireres ved henvendelse til Movia. 4. Kommunikationsudstyr 4.1 IT-udstyr til vognene Operatøren skal være indforstået med, at Movia må opsamle data, indhentet via GPS fra operatørens vogne, mens de er tilmeldt og kører for Movia. Dataene bruges til analyse og kvalitetsopfølgning. Operatøren skal sikre, at opsamlet GPS-data kan henføres til en specifik vogn/chauffør. Det aftales med Movia, hvordan GPS-udstyret kan navngives/nummereres, så data på anmodning kan henføres til en specifik vogn/chauffør. Det vil være Movias krav til navn/nummerering, som til enhver tid vil være gældende. Operatører med flytbart udstyr skal især være opmærksomme på, at GPS-data og den konkrete vogn/chauffør skal kunne sammenkædes ikke kun i en aktuel situation men også historisk. Operatøren må derfor sikre, at der er en logning af, i hvilke vogne udstyret har været aktivt og på hvilke dage/tider. Der skal i alle vogne være installeret udstyr, som skal afsende gps-positioner hvert minut til Movia. Hvis vognen er tilsluttet bestillingscentral/-kontor, kan der træffes aftale om anden løsning. F.eks. kan bestillingscentral/-kontor automatisk være opkoblet til Movias planlægningssystem. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 14 Movia samarbejder gennem FlexDanmark med Aalborg Universitet og Vejdirektoratet om nogle projekter, der skal præcisere køretiderne i vores planlægningssystem. Et af projekterne går ud på at analysere GPS-positioner fra de vogne, der indsender GPS-signaler. Aalborg universitet stiller køretidsdata til rådighed for alle interesserede i anonymiseret form. Positionerne indsamles for at kunne beregne de reelle kørselshastigheder på veje på bestemte tidspunkter af dage samt for at lokalisere de veje, der rammes i myldretiden. De GPS-positioner, der anvendes, bliver anonymiseret således, at den enkelte vogn ikke kan identificeres. GPS-positionerne bruges til at beregne de reelle kørselshastigheder. Udstyr til at kunne levere de ønskede data kan købes til ca.1.000 kr. samt en årlig udgift til teleoperatør på ca. 1800,- kr. (alle beløb inkl. Moms og pr. vogn) Godkendte leverandører FIRMA E-MAIL WEB TELEFON ProTracking (Garmin) salg@protracking.dk ABC Radiotelefon (Reeft) kaj@abc-radiotelefon.dk Frogne A/S info@frogne.dk http://www.frogne.dk +45 43 327 733 Halda AB kundsupport@halda.se http://www.halda.dk +46 21 156 600 TDS salg@tds.as http://www.tds.as +47 98 868 928 Taxamat fklug@mail.dk Little Beacon ckj@littlebeacon.dk http://www.littlebeacon.com +45 43 613 366 Partex hotline@partex.dk http://www.partex.dk +45 70 201 548 Austrosoft office@austrosoft.at http://austrosoft.at +43 1 877 62 05 0 OTT pelle@structab.se http://www.structab.se +46 035 190 309 http://datalogistic.eu +49 46 157 277 +49 50 505 107 http://www.trapezegroup.dk +45 87 441 600 Datalogistic Trapeze Trafikselskabet Movia info@trapezegroup.dk http://www.protracking.dk +45 70 200 698 +45 40 500 700 Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 15 4.2 Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Der er planer om, at operatører elektronisk skal kunne overføre de daglige kørselsruter til Movia. Der foreligger dog endnu ikke en beskrivelse af, hvilke systemer der vil kunne afsende data direkte til Movia. I det omfang kravet indføres, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling for at justere priserne. Dette tiltag skal ses i forbindelse med, at der ønskes en mere nøjagtig registrering af, hvor ofte de enkelte brugere, som er visiteret til kørselsordningerne, benytter disse. Ligeledes som et kommunalt ønske om bedre afregningsgrundlag af afviklet kørsel. Til brug for overførsel af dokumenter skal operatøren som minimum ved kontraktstart være i besiddelse af: PC Windows 95 eller nyere version E-mail adresse- med certifikat til afsendelse og modtagelse af sikker e-mail. 5. Personaleforhold 5.1 Arbejdsmiljø Det er et krav, at driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i fuld overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. I den forbindelse henviser Movia til anvisningerne for de problemområder, som er fremhævet i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejviser nr. 30 for transport af passagerer (2009). Følgende problemområder er særligt fremhævet i miljøvejviseren: Arbejdspladsvurdering, APV Risiko for ulykker Psykisk arbejdsmiljø Ergonomisk arbejdsmiljø Støj Indeklima Helkropsvibrationer Operatøren skal efter anmodning kunne redegøre nærmere for, hvordan arbejdsmiljølovgivningens krav på særlige, væsentlige områder opfyldes. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 16 I så fald at operatøren får påbud af Arbejdstilsynet på forhold, som varetages af Movia, skal disse indberettes til Movia. Operatøren er i besiddelse af en tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, som enten er udstedt i henhold til busloven (LBK nr. 1050 af 12/11/2012) eller i henhold til taxiloven (LBK nr. 107 af 30/01/2013). Et af kravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Der kan her henvises til henholdsvis buslovens § 18, stk. 2 og taxalovens § 5, stk. 5. I de tilfælde, hvor Movia bliver opmærksom på, at en operatør eventuelt ikke måtte opfylde de for tilladelsen stillede krav, vil sagen straks blive overgivet til prøvelse hos den myndighed, der har udstedt tilladelsen (Trafikstyrelsen eller kommune). Dette gælder også kravet om overholdelse af de for området gældende kollektive overenskomster. Movia er opmærksom på, at en del af de chauffører/operatører, som kører for Movia, er af anden etnisk herkomst. Derfor skal alle operatører, som kører for Movia, have formuleret en integrationspolitik, der sikrer en faglig og social integration på arbejdspladsen. Ved anmodning fra Movia skal operatøren kunne redegøre for denne politik. Operatøren er forpligtet til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø for såvel chauffører som øvrige medarbejdere i virksomheden. 5.2 Chaufføruddannelse Operatøren skal sørge for, at nye chauffører ikke sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for Movia, medmindre de har gennemgået grunduddannelsen ” Befordring af bevægelseshæmmede” (BAB). Gennemførelse af uddannelsen skal efter anmodning kunne dokumenteres skriftligt. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne kan anvende liften og fastspænde bruger og kørestole på forsvarlig måde, inden chaufførerne sættes til selvstændig tjeneste. Det er ligeledes operatørens ansvar, at chaufførerne kender reglerne for transport af handicappede m.m. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne er instrueret i at anvende det foreskrevne tekniske udstyr. Endelig er det operatørens ansvar, at chaufførerne har det nødvendige geografiske kendskab og er udstyret med de nødvendige elektroniske vejkort. Vejledningsmateriale, udarbejdet af Movia til brug for chaufførerne, skal være tilgængeligt og kendt af chaufførerne. Fra 2013 er der indført et nyt BAB-kursus, som er bygget op over 3 moduler, dog vil det ”gamle” kendte BAB-kursus forsat være eksisterende. Hvis det nye kursusforløb anvendes, skal alle chauffører i dette udbud gennemgå modul 2. Alle chauffører der udfører kørsel med liftvogne skal endvidere have modul 3. Modul 1 omhandler introduktion til Offentlig service trafik (som afholdes hos Movia i forbindelse med andre udbud). Modul 2 er med et sundhedsfagligt indhold og modul 3 omhandler fastspænding af kørestole m.v. samt betjening af trappemaskiner. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 17 Modul 2 og 3 bliver afsluttet med en branchecertificeret skriftlig prøve samt en praktisk prøve i modul 3. Chauffører, der har gennemgået BAB-kursus før 1. januar 2013, skal blot gennemgå modul 2. Der er krav om efteruddannelse på 3 dage hvert 5. år. Movia kan sammen med institutionerne tilbyde kurser om specielle handicapgrupper (af ca. 2 timers varighed) og kan i særlige tilfælde kræve, at disse gennemføres af de chauffører, der kører med de pågældende brugere. Kursusomkostninger afholdes af operatøren. Operatøren skal på Movia´s forlangende dokumentere at chaufførerne har gennemgået de krævede kursusforløb. Dette kan ske ved fremsendelse af kopi af kursusbeviser. 5.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Alle chauffører, der skal udføre kørsel for Movia, skal bære et chaufføridentitetskort med Flextrafiks logo, som udleveres af Movia, medmindre at Flextrafiks logo er på uniformen. Chauffører skal i tjenesten være velsoignerede og præsentable, bære uniform i h.t. operatørens regler, hvor operatørens firmalogo er synligt, optræde venligt og kunne tale, læse og forstå dansk samt være i stand til af hjælpe brugerne i tilstrækkelig omfang – også i hektiske situationer. Operatøren skal indhente straffeattest for chaufførerne og eventuelle ledsagere. Movia betinger sig at få forelagt oplysninger skriftligt i tilfælde af idømte straffe og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for Movia. Der gøres opmærksom på, at chauffører og ledsagere i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia kan blive beskæftiget med kørsel, hvor der skal tages vare på børn under 15 år. Operatøren har pligt til at indhente børneattester i henhold til bekendtgørelse nr. 485 af 24. maj 2012 ”om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer i myndigheder, institutioner, virksomheder mv. indenfor transportministeriets ressortområde”. Der påhviler operatøren, dennes personale og eventuelle underleverandører tavshedspligt efter § 27, stk. 6, i forvaltningsloven (lovbek. nr. 433 af 22. april 2014) med senere ændringer omkring alle de forhold, de i forbindelse med denne befordringsopgave måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved denne aftales ophør. Overtrædelse af denne tavshedspligt kan sanktioneres med bestemmelser i straffeloven. Såfremt en af operatørens chauffører giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, herunder alvorlige og berettigede klager fra brugere, kan Movia kræve den pågældende chauffør fjernet fra den kørsel, som er omfattet af nærværende kontrakt. Operatøren skal så vidt muligt forpligte sig til, at de enkelte ruter/faste ture i videst muligt omfang betjenes af samme chaufførgruppe, og kun i tilfælde af ferie, sygdom eller lignende tvingende grunde erstattes af anden chauffør. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 18 Det er et generelt krav, at chaufførerne har forståelse for og accept af brugergruppen og er uddannet til de særlige opgaver, som ansvaret for kørsel med handicappede indebærer. Der forudsættes en udpræget modenhed og handlekraft samt evnen til at bevare roen og overblikket i pressede situationer. I tilfælde, hvor der for en tur kan forudsættes konflikter, eller andre problemer af et omfang, som er større end chaufføren kan varetage, har chaufføren ansvaret for at kontakte operatøren med henblik på enten at rekvirere ledsager eller foranledige en nødvendig omorganisering af kørslen. Chaufførerne skal have forståelse for sproglige barrierer og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt sprog. Fysisk og psykisk magtanvendelse er ikke tilladt. I de tilfælde, hvor en bruger udviser voldsom eller truende adfærd, som formodes at kunne medføre skade på personen selv eller på andre, kan nødværge dog anvendes. I sådanne tilfælde skal den fysiske magtanvendelse indskrænkes til det absolut nødvendige og gennemføres på lempeligst mulige måde. Har fysisk eller psykisk magtanvendelse fundet sted, skal institutionslederen, Movia og forældre underrettes herom omgående. Chaufføren skal inden kørslens påbegyndelse være gjort bekendt med ovennævnte og herunder vejledninger, der gives af skolen eller institutionen om den særlige behandling af den enkelte bruger. Operatøren skal drage omsorg for, at chaufførerne deltager i institutionens informationsmøder (max. 2 møder á 3 timer årligt) eller stiller en kontaktchauffør til rådighed, afhængig af institutionernes ønske. Operatøren skal sikre, at chaufførerne får mulighed for at opfylde Movias krav. 6. Kørslens udførelse og driftskvalitet Operatøren og chaufførerne skal til enhver tid følge de retningslinjer for kørslen, som Movia fastlægger. Operatøren har ansvaret for driftsafviklingen, og de driftsmæssige dispositioner foretages af operatøren eller en repræsentant for denne. Operatøren udarbejder selv en køreplan og skal selv sørge for tilrettelæggelse af vagtplaner for chaufførerne. Operatøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, med mindre udefrakommende begivenheder, operatøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Al kontakt vedrørende driften skal ske via operatørens kontor til Flextrafik Rutes administration pr. telefon – 7026 2727 lokal 4 eller mail – rute@moviatrafik.dk. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 19 6.1 Krav til kørslen Movia forpligter sig til via de deltagende kommuner og institutioner at sikre, at operatøren skriftligt får stillet de nødvendige oplysninger vedrørende brugere til rådighed. Operatøren/chaufføren må ikke medtage brugere i vognen, som ikke er tilmeldt kørselsordningerne. Hvor et forløb følger et helt skoleår, fremsender institutionerne senest 15 hverdage inden starten på en ny visitations-/kørselsperiode en liste over brugere, der skal transporteres i den kommende periode, til operatøren. Desuden sendes særlige oplysninger om brugersammensætning, krav til placering i vognen, evt. hjælpemidler, risiko for krampeanfald og lignende relevant information. Af listen fremgår afhentnings- og afsætningsadresser samt møde- og sluttid. Institutionen kan kræve faste pladser og inddrages derved i planlægningen af den mest hensigtsmæssige placering af brugerne. Senest 5 hverdage inden starten på en ny kørselsperiode fremsender operatøren rutelister til institutionen og Movia. Operatøren er ansvarlig for, at de opstillede krav til servicetider jf. afsnit 6.2 Køretid er overholdt i planlægningen. Såfremt institutionen eller Movia har bemærkninger til det fremsendte, skal dette ske inden 2 hverdage, således at operatøren kan nå at få rettet listerne til. Operatøren underretter straks efter endelig godkendelse af rutelisterne institutioner samt Movia om ruteplanen, og operatøren er herefter ansvarlig for en korrekt og rettidig befordring i henhold til planen. Operatøren underretter brugerne/pårørende om afhentnings- og tilbagekomsttidspunkterne. Såfremt året er opdelt i 2 - 4 visitations-/kørselsperioder, fremsender institutionen oplysningerne senest 10 hverdage inden hver ny visitations-/kørselsperiode. Ved kortere visitationsperioder/undervisningsperioder fremsender institutionen oplysningerne senest 5 hverdage inden starten på en ny periode. Øvrige ændringer fremsendes hurtigst muligt. Ruteoptimering skal ske i samarbejde mellem operatør, institution og Movia. Til- og frameldinger til kørselsordning Operatøren skal uopfordret pr. mail orientere Movia i alle tilfælde om evt. permanente til- og framelding til kørselsordningerne, som kommer til operatørens kendskab. 6.2 Køretid Køretiden for den enkelte bruger og dermed hver rute skal tilstræbes at være så kort som muligt. Køretiden for den enkelte bruger er besluttet i den enkelte kommune, det fremgår af faktaarkene hvor lang køretid der højst accepteres til den enkelte institutioner. Køretid defineres som: den planlagte rutetid som operatøren planlægger efter. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 20 I enkeltstående situationer kan længere køretid accepteres – eksempelvis på grund af særligt lange køreafstande eller særlige trafikale forhold. De særlige tilfælde skal godkendes af Movia og institutionen. Den enkelte bruger skal være klar til afhentning 5 minutter før det aftalte og på rutesedlen specificerede tidspunkt. For at leve op til kvalitetskravene kan afhentning af brugere højst afvige med 5 min. før og 15 min. efter aftalte tider. Kvalitetskravenes afvigelser må ikke indgå i planlægningen af kørslen – forstået således, at aftalt afhentning skal være planlægningstiden – de 5 og 15 min er alene et mål for, at der er rettidighed inden for denne margen. Hvis chaufføren forventer at blive mere end 15 minutter forsinket i forhold til det aftalte tidspunkt, skal forældre/værge eller skole/institution straks underrettes. I tilfælde af svigtende afhentning kontakter institutionen eller de pårørende operatøren. Anden forsvarlig afhentning skal omgående foretages af operatøren. Operatøren indberetter derefter omgående tilfældet til Movia og institutionen. 6.3 Ruteændringer På institutioner med mange ruteændringer skal operatøren på forlangende indsende kørelister til institutionen med kopi til Movia dagen før inden kl. 14:00 pr. e-mail. Rutelisterne skal være fyldestgørende med angivelse af brugere og tider, og hvorledes vognen kan kontaktes fra institutionen. Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionen skal senest 1 time før afhentningstidspunkt give operatøren besked, hvis en bruger ikke skal køre den pågældende dag. Afbud gives til det af operatøren opgivne telefonnummer. Operatør-telefonen skal være åben for henvendelse senest 1 time før rutens påbegyndelse samt 1 time efter rutens afslutning. Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionerne skal meddele varige ændringer senest fem hverdage før, ændringen kan iværksættes, så de kan indarbejdes i ruteplanerne. Hvis operatøren modtager ændringer fra bruger, forældre/værge, skal operatøren sikre, at ændringen er inden for rammerne af aftalen, og at institutionen er informeret. Movia skal informeres pr. mail hvis ændringerne overstiger 7 dage. Ændringer i kørslen som følge af institutionens hele eller delvise lukning under ferier og lignende meddeles skriftligt til operatøren senest 4 uger før ændringen. Operatøren er ansvarlig for at holde sig orienteret om institutionens faste ferieplaner-årsplanlægning, f.eks. via institutionens hjemmeside. Ændringer i ruter som følge af brugeres ferie skal meddeles til øvrige brugere, institutioner og Movia senest 5 hverdage før ændringens ikrafttræden. 6.4 Ledsageordninger Institutionen kan tage initiativ til etablering af ledsagerordning, såfremt institutionen skønner en sådan nødvendig. Ledsageren skal f.eks. hjælpe med medicinering, der overskrider chaufførens beføjelser eller andre funktioner for at etablere en velfungerende kørsel. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 21 Hvis en institution eller kommune ikke selv kan fremskaffe en ledsager, skal operatøren etablere ledsagerordning efter forudgående skriftlig aftale med en bevilgende kommune. Såfremt operatøren etablerer en ledsageordning, afregnes operatøren jf. den i afsnit 7.1 oplyst pris. Operatøren er ansvarlig for, at ledsageren opfylder samme betingelser som en ansat chauffør, herunder kursus i befordring og ren straffe- og børneattest. Undtaget dog evt. kørekort. En ledsager ansat af operatøren, skal ikke hjælpe med medicineringen. 6.5 Kundeservice Befordring af brugere til institutioner skal ske på en betryggende måde under hensyn til de specielle forhold, der gør sig gældende med transport af siddende handicappede. Chaufføren skal ved afhentning og aflevering af brugere hjælpe brugeren ind og ud af vognen. Chaufføren må ikke efterlade vognen uden opsyn, undtaget ved aflevering og afhentning af brugere hvor de fysiske rammer nødvendiggør dette. I forbindelse med julekørsel jf. afsnit 2.2 må vognen gerne forlades, da denne kørsel bl.a. kan være ture, hvor brugeren skal transporteres med trappemaskine. Elever og brugere må ikke efterlades uden, at institutionens personale, forældre eller plejepersonale er tilstede. Modtageren underrettes om evt. problemer under kørslen. Der kan skriftligt aftales andet, se under de enkelte enheders faktaark. Hvis der ikke er nogen til at modtage en bruger, skal institutionen kontaktes for nærmere aftale. Operatøren skal sørge for, at vognene efterses for glemte sager, og for at evt. fundne sager indsamles og registreres (minimum dato, vogn og brugerens navn). Penge, værdipapirer, særligt værdifulde smykker og lignende skal snarest afleveres til politiet, medens andre fundne sager kan opbevares på depotadressen/kontoret i op til 30 dage efter, at kørslen har fundet sted - og derefter afleveres til politiet. Forespørgsler til Movia om fundne sager vil blive henvist til operatøren, som derfor må kunne besvare forespørgsler herom fra brugerne. Movia iværksætter kundetilfredshedsundersøgelser, som skal hjælpe operatøren og Movia til at yde en endnu bedre service. Movia vil i samarbejde med operatører og institutioner efter en kundetilfredshedsanalyse udarbejde handlingsplaner med fokuspunkter for at sikre en fremtidig bedring af kundetilfredsheden. Movia forventer i øvrigt, at opfølgning på passagerbetjeningen sker i et tæt samarbejde mellem Movia og operatørerne. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 22 6.6 Kvalitetsstyring Movia lægger vægt på, at operatørerne kan sikre et højt kvalitets- og serviceniveau i driften. Det gælder blandt andet sikring af overholdelse af den planmæssige drift, en god og effektiv kundebetjening og kundeservice samt materiellets vedligeholdelse og rengøringsmæssige standard. Operatøren skal kunne dokumentere, at de stillede kvalitetskrav opfyldes, og opfølgningen skal foregå i tæt dialog mellem operatøren og Movia. Fra Movias side vil der blive fulgt op på kvaliteten ved brugerundersøgelser, klagebehandling og stikprøvekontrol. Movia forbeholder sig i den forbindelse ret til at foretage inspektion i de vogne, operatøren benytter til kørslen. I brugerundersøgelsen lægger Movia vægt på, hvordan brugeren oplever operatørens punktlighed, vognstandarden og chaufførens adfærd. Brugerens tilfredshed er et vigtigt redskab i opfølgningen på kvaliteten. Såfremt der hyppigt opstår forsinkelser eller de stillede krav til vognstandarden ikke overholdes vil Movia sammen med operatøren udarbejde en handlingsplan for, hvorledes fremtidige problemer undgås. Chaufføren er operatørens og Movias frontperson og har derved stor indflydelse på brugerens oplevelse af kvaliteten. Chaufførens adfærd indgår derfor også, som et vigtigt kvalitetsparameter i brugerundersøgelsen. Movia arbejder løbende på at forbedre standarden af den kollektive trafik. Derfor må det forventes, at der i kontraktperioden kan blive stillet øgede krav eller ønsker med hensyn til kundebetjening, uddannelse, information, operatørens egen kvalitetsstyring m.v. I det omfang sådanne øgede krav medfører væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for tilbuddet, har begge parter ret til at kræve forhandling om justering af betalingssatserne. 6.7 Oplysningspligt Operatøren er forpligtet til af egen drift at give Movia oplysninger om samtlige forhold, der eventuelt kan hindre, forstyrre eller true operatørens opfyldelse af den indgåede kontrakt. Operatøren har i øvrigt pligt til at orientere Movia om forhold, der kan have eller få betydning for planlægningen. Tilsvarende har Movia pligt til tidligst muligt at orientere operatøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Operatøren skal umiddelbart underrette Flextrafik Rutes administration om alle driftsuheld, uregelmæssigheder i driften, forsinkelser og lignende, som har betydning for brugerne. Endvidere skal Movia underrettes skriftligt om enhver form for driftsuheld inden 24 timer efter uheldstidspunktet af hensyn til besvarelse af forespørgsler herom fra pressen eller andre. Skriftlige kundehenvendelser m.m. til Movia vedrørende operatøren eller dennes medarbejdere besvares af Movia efter indhentning af udtalelse fra operatøren. Operatøren skal sørge for, at Movia får en Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 23 udtalelse inden max. 3 dage. Henvendelser direkte til operatøren om konkrete driftsforhold og hændelser besvares af operatøren, og Movia underrettes ved fremsendelse af kopi af såvel henvendelsen som af operatørens svar. Henvendelser direkte til operatøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Movia til besvarelse. Manglende overholdelse af oplysningspligten, som beskrevet i dette afsnit, er omfattet af Movias sanktionssystem. 7. Afregning Senest den 15. bankdag i måneden fremsender Movia betaling for kørsel udført den foregående måned. Fakturaer der er indsendt til Movia senest den 5. hverdag i måneden indgår i afregningen. Movia fremsender mail med opgørelse over hvilke data, der ligger til grund for afregningen, og indeholder oplysninger om, hvor mange timer og dage der har været udført kørsel den pågældende måned. 7.1 Beregning af betaling Betalingen for den udførte faste kørsel beregnes af Movia med udgangspunkt i de i kontrakten aftalte vogntimer for fast rutekørsel. Betalingen beregnes pr. kørselsdag. I de tilfælde, hvor den faste kørsel over ugens 5 hverdage er forskellig fra dag til dag, beregnes et gennemsnitstimetal som summen af timer på hver af de 5 dage, divideret med 5. Af de enkelte udbudsenheder fremgår det, hvilke institutioner der kan forventes at have differentieret timetal over ugen. Ligeledes kan der være institutioner, hvor en del af brugerne kun skal køres én vej. Derfor beregnes dagens timeforbrug for hele dagen og ikke alene for f.eks. morgenkørsel x 2. Der afregnes udelukkende for antal effektive køredage, hvilket betyder, at afregningsgrundlaget vil blive reguleret for de ruter, der køres i ferieperioderne. Der vil ikke blive afregnet for hele lukkedage. Der afregnes ikke for fremkørsel fra garagen el. lign. til første opsamling eller hjemkørsel til garagen el. lign. fra sidste afsætning. Dette gælder både for fast kørsel, ekstrakørsel og ledsagerbetaling. Kørslen afregnes pr. påbegyndt 15 minutter. Der afregnes ikke særskilt for: Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 24 Kørsel til aflastningsinstitutioner eller aflastningsadresser. Kørslen skal af operatøren indarbejdes i den almindelige ruteplanlægning, idet kørsel til aflastningsadresse ses som et alternativ til at køre til hjemadresse. Praktikkørsel, hvor enkelte institutioner modtager brugere i praktikforløb af kortere varighed. Kørslen til praktiksted udføres af den operatør, som har kontrakt på kørslen til pågældende institution og indpasses i eksisterende ruter. Såfremt praktikstedet er en adresse som ikke er omfattet af dette udbud udføres kørsel til praktikstedet af den operatør, som normalt kører brugeren. Specielle arrangementsdage som kan forekomme, hvor brugere skal møde på andre tidspunkter eller på andre adresser i nærheden af institutionen - f.eks. idrætsdage eller lign. For enhederne 20, 29, 37, 46, 57 og 59 fremsender operatøren en faktura månedlig, som beskrevet under ekstrakørsel. Ekstrakørsel For betaling af ekstrakørsel skal operatøren fremsende en faktura månedsvis, opgjort pr. enhed, bruger, pr ledsager og med specifikation af de enkelte brugers kørsel. Timerne for ekstrakørsel afregnes ud fra den i tilbudsblanketten angivne timepris + 10%. Tidsberegningen baseres på køretid beregnet i http://map.krak.dk/ eller http://here.com/?cid=ovimapsfw-ilc-na-acq-na-map24-dk-na-1#/ eller tilsvarende. Der afregnes for minimum 30 minutter, herefter pr. påbegyndt 15 min. Hvis der foreligger en bevilling fra brugerens betalingskommune om solokørsel, skal operatøren gennemføre denne opgave. Solokørsel afregnes som ekstrakørsel. Solokørsel skal derfor ikke medregnes i tidsestimatet for den faste kørsel. Ruteplanlægning, som resulterer i, at enkelte brugere kører alene, er ikke solokørsel og udløser derfor ikke ekstrabetaling. Akutkørsel i forbindelse med f.eks. sygdom og afregnes som ekstrakørsel. Ledsagerkørsel Hvis operatøren stiller ledsager til rådighed, afregnes denne med et grundbeløb svarende til to timer. Såfremt tidsforbruget er mere end to timer, afregnes ligesom for køretid herefter pr. påbegyndt 15 min. Der afregnes med kr. 400,- pr. time. Eksempel: Hvis det samlede tidsforbrug er 3 timer, afregnes der således kr. 1.200,- i alt. Hvis det samlede tidsforbrug er 1 time, afregnes der således kr. 800,- i alt. Operatøren skal optimere anvendelsen af ledsagere og skal dokumentere, hvilke ledsagere der benyttes til hvilke brugere. Der bliver kun udbetalt grundbeløb én gang pr. dag pr. ledsager. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 25 Kørsel i ferier og på lukkedage I forbindelse med ferier skelnes mellem skoler og institutioner. Skoler følger et fast skema og har en feriekalender. Feriekalenderen definerer antallet af effektive køredage – som udgangspunkt vil der være 200 skoledage pr. år. Antallet af skoledage kan variere alt efter hvornår fridage/lukkedage placeres. Ligeledes for institutioner er der tilknyttet en feriekalender. Nogle institutioner har åben ”hele året”, mens andre f.eks. holder lukket mellem jul og nytår m.v. Specielt inden for skoleområdet kan der på lukkedage blive tale om reduceret kørsel, hvilket betyder, at et mindre antal brugere skal køres til/fra skole i ferieperioderne. For denne kørsel skal operatøren opgøre timeforbruget pr. dag og fremsende månedlig faktura til Movia herfor. Timerne afregnes til de i kontrakten aftalte priser for fast kørsel efter, Movia har godkendt timeforbruget. Fakturaen skal ud over opgørelse af tidsforbrug/ruteliste indeholde oversigt over, hvilke brugere der er kørt de enkelte dage. 7.2 Regulering af antal vogntimer m.v. Antallet af brugere, der er tilknyttet en institution, kan løbende ændres igennem kontraktperioden. Derfor skal operatøren forvente, at det i kontrakten aftalte antal vogntimer på de enkelte enheder kan reguleres i op eller nedadgående retning. Ændringer i antal af vogntimer kan foretages ved udgangen af hvert kvartal samt i forbindelse med starten af hvert nye skoleår, såfremt antallet af kørte brugere er ændret med mere end +/- 5 % i forhold til sidste gang, antallet af vogntimer blev ændret. Ændringen medtages fra og med først kommende afregning herefter. Reguleringen af vogntimerne vil herefter blive justeret. Hvis antallet af brugere eksempelvis er ændret med +/- 7 % på en enhed, så kan antallet af vogntimer maksimum blive justeres med +/- 7 %. Justeringen af antallet af vogntimer vil afhænge af den enkelte situation, da en justering af brugerantallet på eksempelvis 7 % ikke nødvendigvis tilsvarer en øget mer- eller mindre omkostning på 7 %. Dette afgøres af den konkrete ruteplanlægning. Timerne afrundes til nærmeste hele kvarter, og afregnes til den i kontrakten aftalte vogntimepris. Antallet af vogntimer reguleres ikke, fordi en bruger flytter adresse inden for bopælskommunen. 7.3 Indberetning af korrektioner Såfremt den af Movia fremsendte afregning ikke stemmer overens med operatørens notater, skal der straks og inden 8 dage gives besked herom til Movia. Evt. korrektioner vil i det omfang, de imødekommes, blive medtaget i førstkommende afregning. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 26 7.4 Bortfald af betaling Betalingen bortfalder, hvis kørslen er indstillet på grund af arbejdskonflikt, blokade eller lignende. Dette gælder, uanset om ovennævnte forhold rammer operatøren direkte eller rammer leverandører, underleverandører eller andre, der medvirker til opfyldelse af kontrakten. 7.5 Regulering af betaling De tilbudte timepriser vil blive reguleret kvartalsvis (1.jan., 1.apr., 1.jul. og 1.okt.) efter udviklingen i et fælles omkostningsindeks for buskørsel i Danmark. Omkostningsindekset beregnes hver måned af Trafikselskaberne i Danmark og offentliggøres på http://www.trafikselskaberne.dk/trafikselskaberne.dk/Udbud/Omkostningsindeks Det fælles omkostningsindeks beregnes ud fra udviklingen i følgende indeks fra Danmarks Statistik, idet de anførte vægte løbende justeres efter den relative udvikling i de enkelte indeks: Lønindekset for den private sektor (DS ILON2 – Total - Sæsonkorrigeret), 60% i januar 2008 Forbrugerprisindekset i alt (DS PRIS 6 - I alt), 8% i januar 2008 Forbrugerprisindekset for dieselolie (DS PRIS 6 – Diesel og smøreolie), 17% i januar 2008 Prisindeks for indenlandsk vareforsyning (DS PRIS 11 – Køretøjer og dele hertil - I alt), 9% i januar 2008 Obligationsrentegennemsnittet (DS MPK3 – Samtlige serier), 6% i januar 2008 Omkostningsindekset for januar 2008 er fastsat til 100. Omkostningsindekset for en bestemt måned beregnes på basis af delindeksene to måneder tidligere – dog lønindekset 6 måneder tidligere. Eksempelvis er omkostningsindekset for juni 2011 beregnet til 107,9 på basis af delindeksene for april 2011 – dog lønindekset for december 2010, der gælder for 4. kvartal 2010. Der beregnes et gennemsnit for hvert kvartal baseret på summen af indeksets månedsindeks for de 3 måneder divideret med 3. Der afrundes til én decimal. De aftalte priser reguleres hvert kvartal efter udviklingen i det fælles omkostningsindeks for det foregående kvartal i forhold til omkostningsindekset for 4. kvartal 2014 (109,66), der er anført som prisniveau i dette udbud. Der vil IKKE blive foretaget efterregulering. Dog kan der blive tale om efterregulering, hvis et indeks bliver så forsinket, at indekset ikke kan indgå rettidigt i ovennævnte model. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 27 Hvis de i det samlede reguleringsindeks indgåede delindeks bortfalder eller ændrer indhold i kontraktperioden, forbeholder Movia sig ret til at indsætte et andet tilsvarende indekstal, såfremt dette sker under hensyntagen til den hidtidige vægtning af udviklingen i det relevante delindeks. Illustration af principper: Tilbud afgivet i prisniveau 4. kvartal 2011 (Indeksgennemsnit 107,5) med 450,- kr. pr. time Betalingen fra 1. juli 2012 (3. kvartal 2012) reguleres i forhold til udviklingen i indekset fra 4. kvartal 2011 til 2.kvartal 2012. (Indeksgennemsnit 109,3) Tilbudspris x prisniveau 2. kvartal 2012 Prisniveau 4. kvartal 2011. = Betaling for August 2012 Afregningspris 3. kvartal 2012: 450 kr. x 109,3 = 457,53 kr. 107,5 Herefter reguleres tilbudspriserne hvert kvartal, således f.eks. 3. kvartal 2012 med gennemsnitsindeks for 1.kvartal 2012 – 4. kvartal 2012 med gennemsnitsindeks for 2. kvartal 2012, 1. kvartal 2013 med 3. kvartal 2012 o.s.f. Ved kontraktstart i løbet af et kvartal er det kvartalets indeks som er basis for reguleringen. 8. Kontraktperiode og kontraktindgåelse Movia vil efter tildelingen indgå kontrakt med operatøren. Udbudsvilkårene vil indgå i kontrakten og således indgå som en integreret del af kontraktgrundlaget. Kørslen efter de indgåede aftaler påbegyndes den: August 2015 og kontrakten vil strække sig til og med 30. september 2016 - gældende for enhed 1 til 8. Oktober 2015 og kontrakten vil strække sig til og med 30. september 2016 – gældende for enhed 9 og 10. Oktober 2015 og kontrakten vil strække sig til og med 30. september 2019 - gældende for enhed 11 til 53 samt 55 og 56 og 63 til 79. August 2015 og kontrakten vil strække sig til og med 30. september 2019 - gældende for enhed 54 samt 57 til 62. Kontrakten er for begge parter uopsigelig i hele den aftalte kontraktperiode, se dog § 3 Kontraktperioden. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 28 Enhederne 11 til 79 kan af Movia forlænges med op til 2 år på uændrede vilkår. Movia kan udnytte disse optioner, hvis det meddeles operatøren med mindst 3 måneders varsel. Forlængelse af kontraktperioden skal ske med mindst 6 måneder pr. forlængelse. Såfremt Movia udnytter denne option, kan der dog fortsat køres med det i kontrakten aftalte materiel Ved udløb af kontraktperioden har Movia ikke pligt til at overtage nogen del af operatørens faste ejendomme, vogne, opstillingsplads/garage, radio og telefonudstyr eller andet. 9. Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for operatørens opfyldelse af kørselsaftalen stilles gennem anerkendt pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti, der beløbsmæssigt svarer til 5 % af den ved kontraktindgåelse estimerede årlige kontraktværdi. Garantien skal stilles senest 14 dage efter kontraktindgåelse og indestå 3 måneder efter kontraktperiodens udløb, medmindre der forinden er rejst krav mod garantien. Garantien skal udformes som anført nedenfor, og det er her vigtigt, at garantien i sin tekst henviser til FR6 – Udbud af Flextrafik Rute. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 29 Eksempel Garanti På foranledning af (operatørens navn og adresse) indestår undertegnede garantistiller herved over for Trafikselskabet Movia – i det efterfølgende kaldet Movia – Gammel Køge Landevej 3, 2500 Valby som garant for betaling af indtil i alt kr. ……………………., skriver kr. …………………… som sikkerhed for opfyldelse af alle operatørens forpligtelser i henhold til den aftale, som er indgået mellem Movia og operatøren vedrørende operatørens udførelse af kørsel i Movia i henhold til udbud FR6, dateret januar 2015. Garantien påvirkes ikke af, at Movia giver operatøren henstand med hensyn til opfyldelse af dennes forpligtelser. Garantien henstår, indtil den frigives af Movia, hvilket vil ske senest 3 måneder efter kontraktens udløb, medmindre der forinden er rejst krav mod garantien. Garantien skal på Movias anfordring frigives til Movia, uden at Movia har dokumenteret sin ret ved forlig, endelig domstolsafgørelse. Udbetaling på garantien sker til Movia på anfordring senest 5 arbejdsdage, efter at skriftlig anfordring er modtaget. Tvister mellem garantistilleren og Movia med relation til nærværende garanti afgøres af den domstol, som er valgt til at afgøre tvister mellem Movia og operatøren i henhold til ovennævnte aftale vedrørende operatørens udførelse af kørsel i Movia i henhold til udbud FR6, dateret januar 2015. Dansk ret er gældende i retsforholdet mellem garantistilleren og Movia. Ved garantiens bortfald skal denne garanti returneres til (bank/kautionsforsikringsselskab). Sted ………………………………… Dato ………………………………. Som garantistiller: ________________________________________ Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 30 10. Afgivelse og vurdering af tilbud 10.1 Bydere Aftale om kørsel kan indgås med såvel enkeltpersoner som et selskab eller en anden juridisk person. Byderen for selskabet, den ansvarlige leder, skal opfylde de kvalifikationskrav, der stilles i henhold til gældende lovgivning på området, og skal have tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring. Der vil alene være tale om tilladelse til EP eller Offentlig Service Trafik samt til bus- og taxikørsel. Dokumentation for besiddelse af de nødvendige tilladelser - udstedt i henhold til taxiloven eller busloven – skal i tilfælde af kontraktindgåelse sammen med kopi af typetilladelser og registreringsattest indsendes til Movia inden driftsstart. Alle de i udbudsmaterialet omhandlede ydelser skal udføres i fuld overensstemmelse med dansk lovgivning. På forlangende skal byderens faglige baggrund dokumenteres. Disse oplysninger vil blive behandlet fortroligt. Hvis byderen er bosat i udlandet, skal der opgives navn på en person med bopæl eller hjemsted i Danmark, som kan foretage økonomisk bindende dispositioner på byderens vegne, mod hvem søgsmål kan rettes på byderens vegne, og med hvem alle forhandlinger kan føres, og alle meddelelser gives med bindende virkning for byderen. 10.2 Afgivelse af tilbud Udbuddet foretages som udbud efter forhandling i henhold til EU's Forsyningsvirksomhedsdirektiv 2004/17/EF af 31. marts 2004, og udbudsmaterialet består af: Udbudsbetingelserne inkl. bilag og Kontrakt Tilbudsblanket Skema 1 – Liste over tilbudte vogne Skema 2 - Forbehold og bemærkninger Skema 3 – Kombinationstilbud Driftsredegørelse Prækvalificerede bydere, der er blevet opfordret til at indgive tilbud, har adgang til det samlede udbudsmateriale på Movias udbudshjemmeside. Tilbud skal afgives på dansk, ligesom al efterfølgende kommunikation, skriftlig såvel som mundtlig under den senere driftsperiode, skal foregå på dansk. Tilbud skal afgives i overensstemmelse med udbudsmaterialets bestemmelser og krav. Tilbud baseret på anden kontraktperiode eller andre kontraktvilkår accepteres ikke. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 31 Der kan afgives tilbud på en eller flere af de udbudte enheder samt kombinationer heraf. Kombinerede tilbud må bestå af op til 3 enheder. Ved afgivelse af kombinerede tilbud skal der samtidig afgives tilbud på de enkelte udbudsenheder, der indgår i kombinationen. Der kan ikke afgives tilbud på udbudsenheder, som indebærer forbehold om, at andre udbudsenheder vindes. Der kan ikke afgives tilbud på en kombination, hvor enhedernes kontraktlængde er forskellige. Brugerne fra de enkelte institutioner kan som udgangspunkt ikke køres samen med brugere fra andre institutioner. Ved afgivelse af tilbud skal den særlige tilbudsblanket, der kan downloades på udbudshjemmesiden under menupunktet Udbudsmateriale, anvendes. Prisen skal omfatte samtlige ydelser, som operatøren skal levere - f.eks. reservevogne, administration, telefonvagt, omkostninger til tekniske hjælpemidler samt kommunikationsudstyr m.m. Tillæg accepteres ikke. Samtlige priser, der skal angives i danske kroner, skal være i det i afsnit 7.5 Regulering af betaling , angivne prisniveau. Alle priser skal være inkl. eventuel moms og alle afgifter. Alle prisangivelser i nærværende udbudsmateriale er inkl. dansk moms, med mindre andet fremgår. Basisydelse Ud fra oplysningerne i den enkelte enhed skal der afgives en timepris for kørslen af de i enheden angivne brugere. Der skal tages højde for evt. praktikkørsel og aflastningskørsel i prisen, da der ikke afregnes særskilt herfor. I tilbuddet skal der, med udgangspunkt i materialets dataark, ligeledes angives det antal vogntimer, operatøren forventer opgaven løst med pr. dag. Antal vogntimer er den effektive tid fra første opsamling til sidste afsætning for hver enkelt rute - af- og påsætningstid er inkluderet. Der beregnes tidsforbrug for alle planlagte ruter og summen udgør det daglige tidsforbrug. Vogntimerne skal baseres på antallet af brugeres kørsel pr. uge divideret med 5. Tidsangivelser sker i decimaltal – således at 15 min angives som 0,25 time, 30 min som 0,50 time, 45 min som 0,75 time. Ved ruteberegninger afrundes alle ruters tidsforbrug opad til nærmeste hele kvarter, der afregnes altid for minimum 30 min. For følgende enheder skal der til brug for tilbudsgivningen ikke beregnes antal af vogntimer. Kørslen afregnes pr. faktura. I tilbudsblanketten angives en timepris samt det nedenfor angivne timeantal. Timeantallet lægges til grund for tildelingen. Enhed 20 – Timeantal angives til 7 timer pr. dag. Enhed 29 – Timeantal angives til 6 timer pr. dag. Enhed 37 – Timeantal angives til 2 timer pr. dag Enhed 46 – Timeantal angives til 3 timer pr. dag. Enhed 57 – Timeantal angives til 15 timer pr. dag. Enhed 59 – Timeantal angives til 5 timer pr. dag. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 32 På tilbudsblanketten angiver byderen ligeledes det antal vogntyper, der minimum skal benyttes for det afgivne tilbud samt det på registreringsattesten/typegodkendelsen oplyste brændstofforbrug. Dette bruges til beregning af brændstofforbruget pr. kilometer. Tilbudsblanketten skal endvidere ledsages af følgende skemaer, der skal downloades fra udbudshjemmesiden via menupunktet Udbudsmateriale: En driftsredegørelse, hvor tilbudsgiver skal udfylde en forpligtende redegørelse for driften og de ressourcer, der vil blive anvendt i forbindelse med den tilbudte kørsel. Tilbudsgiveren skal udfylde alle punkter angivet i driftsredegørelsen. Oplysningerne i de særligt markerede felter vil tillige blive lagt til grund ved tildelingen. En samlet liste over tilbudte vogne (skema 1) for alle tilbud der afgives. Forbehold, som tilbudsgiver ønsker taget i betragtning, og som efter udbudsbetingelserne kan tages i betragtning, skal anføres i skema 2. Eventuelle forbehold, som ikke er anført i et sådanne skema, vil således ikke være gældende. Det kræves, at forbehold så vidt muligt prissættes. Ved afgivelse af kombinationstilbud skal skema 3 udfyldes pr. kombinationstilbud. Her skal vognantal samt alle priser og vogntimer for hver af de i kombinationstilbuddet indeholdte udbudsenheder angives. Skemaet vil blive benyttet i forbindelse med afregningen samt blive benyttet ved regulering af betalingen, hvis der i kontraktperioden lukkes institutioner, og nogle af de i kombinationen indeholdte udbudsender dermed måtte udgå. Tilbud, der skal være bindende til 1.oktober 2015, skal være Movia i hænde senest: Mandag den 23. februar 2015 kl. 12:00 Tilbud kan udelukkende indsendes elektronisk via Movias udbudshjemmeside. 10.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser i form af spørgsmål til indholdet/forståelsen af udbudsmaterialet eller vedrørende proceduremæssige spørgsmål skal stilles skriftligt til Movia via udbudshjemmesiden under menupunktet Send Spørgsmål. Henvendelser med henblik på verifikation af data eller oplysninger i materialet kan rettes telefonisk. Alle stillede spørgsmål besvares på udbudshjemmesiden og offentliggøres under menupunktet Spørgsmål og Svar. Byderne bliver orienteret herom via e-mail. Det angives ikke, hvem der har stillet spørgsmålet. Spørgsmål vil så vidt muligt blive besvaret løbende, og senest 6 dage inden udløb af fristen for afgivelse af tilbud. Af hensyn til optimal tilrettelæggelse af processen stilles spørgsmål via udbudshjemmesiden senest den 13. februar 2015 kl. 12:00. Tilbudsgiveren skal således søge at afklare eventuelle uklarheder gennem spørgsmål og svar, jf. ovenfor. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 33 Såfremt tilbudsgiveren efter udløbet af fristen for spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, kan tilbudsgiveren enten kontakte Movia telefonisk eller i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 10.4 Vurdering af tilbud Efter åbning af de indkomne tilbud vil Movia foretage en foreløbig gennemgang af tilbuddene for at afgøre, om disse er afgivet i overensstemmelse med de i udbudsmaterialet stillede betingelser, herunder formkrav og mindstekrav. Under denne gennemgang kan Movia, uden på nogen måde at forpligte sig, anmode enhver tilbudsgiver om at afgive uddybende eller supplerende oplysninger om tilbuddet. De tilbudsgivere, hvis tilbud opfylder alle formkrav og de i udbudsmaterialet stillede mindstekrav, indkaldes herefter enkeltvis til et første forhandlingsmøde, hvor fordele og ulemper ved det enkelte tilbud vil blive meddelt. Tilbudsgiverne vil herefter blive opfordret til at afgive et justeret tilbud, der vil blive evalueret på baggrund af nedenstående tildelingskriterier. Der kan – efter behov – blive tale om flere forhandlingsrunder med de enkelte tilbudsgivere. Under denne proces kan der fra Movias side løbende ske en udskillelse af tilbudsgivere på baggrund af en evaluering af tilbuddene i henhold til tildelingskriterierne, indtil et endeligt tilbud bliver valgt. Tilbudsgivere, der bliver fravalgt, vil modtage skriftlig meddelelse herom, så snart beslutningen om fravalg er truffet. Tildelingskriterier Tildeleringskriteriet er ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” med følgende underkriterier: Pris Kvalitet af drift Miljø 65% 20% 15% De nævnte underkriterier indgår i den samlede vurdering med den anførte vægtning. I det følgende er nærmere beskrevet, hvad Movia vil lægge vægt på ved sin bedømmelse af de enkelte underkriterier. Pris – 65% Movia vil foretage en vurdering ud fra den pris, som tilbudsgiver har angivet. Kvalitet af drift – 20% Movia tager i sin vurdering af dette delkriterium udgangspunkt i oplysningerne i de særligt markerede punkter i driftsredegørelsen. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 34 Redegørelse for, hvorledes tilbudsgiver vil organisere den løbende kommunikation med Movia og institutionen omkring den daglige drift, herunder indberetning af hændelser, som tilbudsgiver er pligtig til at indberette til Movia. Vægter 40%. Redegørelse for, hvordan operatøren vil sikre en høj kvalitet i udførelsen af kørselsopgaven, herunder hvordan operatøren sikrer, at gældende regler er formidlet til alle chauffører. Vægter 30%. Redegørelse for, hvorledes operatøren vil organisere den daglige planlægning af kørselsopgaven. Vægter 30%. Miljø – 15% Movia vil foretage en vurdering af brændstofforbruget pr. km. ud fra de oplysninger, som tilbudsgiver har angivet i tilbudsblanketten. Det af byderen oplyste brændstofforbrug skal være identisk med det på registreringsattesten/typegodkendelsen angivne forbrug. Såfremt der bydes med flere vogne af samme vogntype, men med forskelligt forbrug, angives et gennemsnit af de på enheden tilbudte vogne. Movia forbeholder sig ret til i overensstemmelse med reglerne i EU's Forsyningsvirksomhedsdirektiv at annullere udbuddet helt eller delvist og eventuelt foretage nyt udbud af kørslen. 11. Aktindsigt – offentliggørelse Movia kan videregive oplysninger angående dette udbud, såfremt dette er påkrævet i henhold til lovgivning, eller en afgørelse er truffet herom af en domstol eller offentlig myndighed, herunder f.eks. den danske stat, konkurrencemyndighederne eller Europakommissionen. Efter kontraktindgåelse vil der i henhold til EU’s udbudsprocedure bl.a. blive afgivet følgende oplysninger til EU: Ordregivers navn og adresse Kontraktens art Beskrivelse af tjenesteydelsens art Udbudsprocedure Dato for tildeling af ordren Navn og adresse på operatørerne Angivelse af om kontrakten er eller forventes udlagt til underleverandører samt værdien af denne del Kriterier for tildeling af kontrakter Samme oplysninger vil Movia kunne offentliggøre til pressen. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 35 Derudover vil Movia efter kontraktindgåelsen kunne offentliggøre følgende oplysninger: Navne på tilbudsgiverne Den gennemsnitlige vogntimepris for de indgåede kontrakter Der kan ikke ved forbehold kræves indskrænkning i det nævnte oplysningsomfang. Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet, der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet, Art. 13. Movia er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne kan indgå som et element i Movias vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. Operatøren og Movia skal ved meddelelser til offentligheden, herunder udtalelser til nyhedsmedierne, optræde loyalt over for hinanden. Meddelelser til offentligheden, herunder udtalelser til nyhedsmedierne, vedrørende spørgsmål af generel trafikpolitisk karakter med relation til Movias område bør så vidt muligt alene gives af Movia. 12. Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser Reglerne om modregninger i betalingen samt om misligholdelse, tvistløsning og en række andre juridiske bestemmelser er samlet i Kontrakten. Der kan ikke tages forbehold over for indholdet af Kontrakten. 13. Samfundsansvar / CSR (Corporate Social Responsability) Movia har besluttet en CSR politik, som skal overholdes, når der indkøbes trafik. Movias CSR politik tager udgangspunkt i principperne i FNs Global Compact. Global Compact bygger på principper, som er baseret på internationalt vedtagne konventioner om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljøbeskyttelse og korruptionsbekæmpelse. Operatørerne forpligter sig til i det daglige arbejde at efterleve, fremme og støtte hovedprincipperne i FNs Global Compact ved, at: støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder sikre, at der ikke medvirkes til krænkelser af menneskerettighederne opretholde foreningsfriheden og effektivt anerkende retten til kollektiv forhandling støtte udryddelsen af alle former for tvangsarbejde Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 36 støtte effektiv afskaffelse af børnearbejde afskaffe diskrimination i relation til arbejds- og ansættelsesforhold støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse I Movias CSR politik fremgår derudover, at der vil være tilfælde, hvor en operatør ikke kan overholde rammerne i Movias CSR-politik på grund af leverandørens manglende dokumentation i egen leverandørkæde. Det vil i disse tilfælde være acceptabelt at handle med leverandøren, så længe leverandøren garanterer, at alle gældende nationale love og aftaler til enhver tid overholdes. Arbejdsmiljø og –vilkår i Movias CSR-politik: Movia arbejder målrettet og systematisk på løbende at forbedre arbejdsmiljøet. Operatøren forpligter sig til at sørge for, at arbejdsmiljøet er af en sådan standard i forhold til, at arbejdstagerne ikke udsættes for påvirkninger eller risici, der kan skade deres helbred på kort eller lang sigt. Operatøren forpligter sig til, at der er opbygget et system, der fører tilsyn med arbejdsmiljøet og løbende arbejder for at forbedre arbejdsmiljøforholdene. Operatøren forpligter sig til, at overholde overenskomster indgået på området for dennes virke. Det pointeres, at Movia ikke er myndighed for at påse overholdelse af overenskomster på området. Der henvises til Trafikstyrelsen, som er myndighed. Grønt indkøb i Movias CSR-politik: Movia arbejder målrettet for at nedbringe klimapåvirkninger fra egne aktiviteter, skabe miljøforbedringer og forebygge forurening. Dette sker både ved at stille krav til Movias operatører og til egen adfærd gennem Movias miljøledelsessystem (EMAS). I nærværende udbudsmateriale er yderligere relaterede forhold beskrevet: Arbejdstagerrelaterede emner: Der stilles krav til arbejdsmiljøet, idet der henvises til relevant miljøvejviser og tilbudsgiver anmodes om nøje at beskrive, hvad der gøres for et godt arbejdsmiljø på udvalgte områder. I forbindelse med anmodning om prækvalifikation har operatørerne indsende en tro- og loveerklæring indeholdende oplysninger om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt. Det er et krav, at den ansatte hos tilbudsgiver aflønnes efter de for området gældende overenskomster. (Dette fremgår ikke direkte, men dette krav skal være opfyldt for at få udstedt de krævede tilladelser). Operatørerne skal formulere en integrationspolitik – der fremsendes til Movia efter anmodning. Miljøbeskyttelsesrelaterede emner: Der stilles krav til vognenes emissioner og brændstofforbrug. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 37 Korruptionsbekæmpelsesrelateret emne: I forbindelse med prækvalifikationen har operatørerne indsendt en tro- og loveerklæring, hvori det bl.a. oplyses, at operatørerne ikke er dømt for deltagelse i en kriminel organisation, bestikkelse, svig og hvidvaskning af penge. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 38 Bilag 1 - Nyttige informationer Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt (jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet, Art. 39.) på følgende adresser: Skatter og afgifter Navn Adresse Tlf. nr. Fax nr. E-mail Internetadresse Skat Østbanegade 123, DK-2100 København Ø + 45 72 22 18 18 (landsdækkende kundecenter) +45 72 22 19 19 skat@skat.dk www.skat.dk 204H 205H Miljøbeskyttelse Navn Adresse Tlf. nr. Fax nr. E-mail Internetadresse Miljøstyrelsen Strandgade 29, DK-1401 København K + 45 72 54 40 00 mst@mst.dk www.mst.dk 206 207 Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Navn Adresse Tlf. nr. Fax nr. E-mail Internetadresse Arbejdstilsynet Postboks 1228 0 900 København +45 70 12 12 88 +45 70 12 12 89 at@at.dk www.at.dk 208 209H Hertil kan tilbudsgiver søge oplysning om regler for vogne og regler om erhvervsmæssig personbefordring hos: Navn Adresse Tlf. nr. Fax nr. E-mail Internetadresse Trafikselskabet Movia Trafikstyrelsen (tidl. Færdselsstyrelsen) Edvard Thomsens Vej 14, 2300 København S +45 72 21 88 00 +45 72 62 67 90 info@trafikstyrelsen.dk www.trafikstyrelsen.dk 2 21H Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 39 Bilag 2 – Ændringer i forhold til tidligere udbud Nedennævnte oversigt opremser i punktform væsentlige ændringer og opmærksomhedspunkter i forhold til FR5, som var seneste udbud af Flextrafik rutekørsel. Oversigten skal alene ses som et hjælpemiddel til tilbudsgiver, og det understreges, at listen ikke er udtømmende, og at ændringerne ikke er nævnt i en speciel orden. Ændringer til julekørsel, jf. afsnit 2.2 Nye vogntyper, jf. afsnit 3.1 Ændringer til kommunikationsudstyr i vognen, jf. afsnit 4 Krav om certifikat til afsendelse og modtagelse af sikker mail jf. afsnit 4.2 Ændringer i ledsager- og ekstrakørselspris, jf. afsnit 6.4 samt 7.1 Ændring i regulering af vogntimer, jf. afsnit 7.2 Ændring i antallet enheder, der kan kombineres, jf. afsnit 10.2 Ændring i tildelingskriterierne, jf. afsnit 10.4 Tilføjelse af §6 – Behandling af personoplysninger Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 40 Kontrakt Kontrakten ser således ud: Vedrørende Internt nr.: UDFØRELSE AF FLEXTRAFIK RUTE indgået mellem TRAFIKSELSKABET MOVIA GL. KØGE LANDEVEJ 3 2500 VALBY CVR-NR.: 29896569 (herefter benævnt Movia) og …………………………………. (herefter benævnt operatøren) Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 41 § 1 Formål/Forudsætninger Stk. 1 Formålet med denne kontrakt er at regulere forholdet mellem Movia og operatøren i forbindelse med udførelsen af den i § 4 nævnte kørsel. Kontrakten er et resultat af et udbud efter forhandling, som Movia har iværksat og gennemført i henhold til EUs udbudsdirektiv 2004/17/EF af 31. marts 2004 (Forsyningsvirksomhedsdirektivet). Stk. 2 Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå de bedst mulige resultater. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelsen af tilsvarende kontrakter. § 2 Kontraktgrundlag Stk. 1 Kontraktgrundlaget for aftalen mellem parterne er denne kontrakt med følgende bilag: Bilag A: Movias udbudsbetingelser samt bilag og Kontrakt for ”FR6 – Udbud af Flextrafik Rute”, dateret januar 2015, samt Movias rettelser til udbudsmaterialet, som disse fremgår af Movias udbudshjemmeside. Bilag B Operatørens tilbud inkl. bilag af……. U U Stk. 2 De i stk. 1 nævnte bilag udgør en integreret del af denne kontrakt. Vilkår eller forhold i bilagene, der ikke reguleres i Kontrakten, er således gældende mellem parterne. For vilkår eller forhold i bilagene, der tillige er reguleret i denne kontrakt, vil gælde, at kontraktens ordlyd har forrang i de tilfælde, hvor der måtte være uoverensstemmelse mellem kontraktens ordlyd og det i bilagene anførte. Ved uoverensstemmelse mellem bilag, der omhandler identiske emner, er senest daterede bilag gældende, for så vidt angår den afvigende del, medmindre det fremgår af sammenhængen, at dette ikke skal være tilfældet. § 3 Kontraktperioden Stk. 1 Kontrakten er gældende fra tidspunktet, hvor begge parter har underskrevet. Driftsstart er: 1. august 2015 og kontrakten vil strække sig til og med 30. september 2016 - gældende for enhed 1 til 8. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 42 1. oktober 2015 og kontrakten vil strække sig til og med 30. sepember 2016 – gældende for enhed 9 og 10. 1. oktober 2015 og kontrakten vil strække sig til og med 30. september 2019 - gældende for enhed 11 til 53 samt 55 og 56 og 63 til 79. 1. august 2015 og kontrakten vil strække sig til og med 30. september 2019 - gældende for enhed 54 samt 57 til 62. Kontrakten er uopsigelig i hele kontraktperioden, jf. dog afsnit 8, § 5 Ejerforhold, § 12 Konkurs m.m. og § 14 Misligholdelse. Stk. 2 Uanset uopsigelighedsbestemmelsen i stk. 1, kan kontrakten dog opsiges helt eller delvist med et varsel på 6 måneder, såfremt den eller de instutioner, som den i kontrakten indeholdte kørsel omfatte, måtte lukke i konraktperioden. Stk. 3 Movia kan forlænge kontrakten jf. kravene i bilag A. § 4 Operatørens og Movias ydelser Stk. 1 Operatøren skal for Movia udføre den i bilag A beskrevne kørsel for udbudsenhed nr. Den af operatøren udførte kørsel afregnes i henhold til de i Ubilag B angivne priser. Stk. 2 Kørsel i driftsdøgnet fra kl. 05.00 den 24. december til 04.59 den 25. december udføres med XX antal liftvogne. § 5 Ejerforhold Stk. 1 Såfremt operatøren er organiseret som et aktieselskab eller et anpartsselskab, kan Movia kræve oplyst, hvem der ejer aktierne/anparterne. Aktie-/anpartsbesiddelse på under 10 % af aktie-/anpartskapitalen skal ikke oplyses, med mindre særlige forhold gør, at en aktionær/anpartshaver med en sådan aktie/anpartsbesiddelse har en bestemmende indflydelse i selskabet. Stk. 2 Såfremt der i kontraktperioden sker ændringer i den oplyste aktie-/anpartsbesiddelse, skal dette uopholdeligt meddeles skriftligt til Movia. Stk. 3 Såfremt der i kontraktperioden sker væsentlige ændringer i ejerforholdene til aktierne/anparterne, herunder såfremt den bestemmende indflydelse i selskabet ændres, er Movia berettiget til at opsige kørselsaftalen med 3 måneders skriftligt varsel, forudsat at opsigelsen sker senest 1 måned efter, at Movia er blevet gjort bekendt med de omstændigheder, der begrunder opsigelsen. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 43 Stk. 4 Movia er dog alene berettiget til at opsige kørselsaftalen i henhold til stk. 3, såfremt vægtige grunde taler herfor. § 6 Behandling af personoplysninger Stk. 1 I forbindelse med udførelse af kørsel under denne kontrakt, vil operatøren behandle personoplysninger om kunder for at kunne betjene disse. Region Hovedstaden og Region Sjælland samt alle kommunerne i Movias område (”Regioner og kommuner”), er alle dataansvarlige for disse personoplysninger, mens Movia er databehandler for Regioner og kommuner, og dermed underlagt Regionerne og kommunernes instruktionsbeføjelse. Regionerne og kommunerne har dog givet Movia bemyndigelse til at overlade databehandlingen til underdatabehandlere, såfremt dette sker under samme betingelser, som gælder i forholdet mellem Movia og Regionerne og kommunerne, og under forudsætning af at behandlingen af personoplysninger i enhver henseende lever op til kravene i lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (”Persondataloven”). Stk. 2 Operatørens behandling af personoplysninger som led i kontraktens opfyldelse sker derfor som underdatabehandler til, og efter instruks fra, Movia på vegne af Regioner og kommuner. Operatøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med Persondataloven. Operatøren er samtidig forpligtet til at overholde bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles af den offentlige forvaltning (”Sikkerhedsbekendtgørelsen”). Det gælder også Sikkerhedsbekendtgørelsens kapital 3, idet behandlingen omfatter følsomme oplysninger (oplysning om helbredsforhold). Stk. 3 Operatøren skal på anmodning give Movia tilstrækkelige oplysninger til, at Movia kan påse, at persondataloven overholdes, og at nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Operatøren skal i den forbindelse, på anmodning, give Movia eller dennes eksterne revision adgang til lokaliteter, hvor der behandles personoplysninger. Operatøren skal straks give Movia meddelelse om mistanke om brud på sikkerheden i forbindelse med behandling af personoplysninger, samt hvis der er risiko for, at personoplysninger er kommet eller vil komme til uvedkommendes kendskab. Operatøren kan rette tvivlsspørgsmål om behandling af personoplysninger til Movia. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 44 § 7 Regnskab og budget Stk. 1 Uanset hvordan operatørens virksomhed er organiseret, er operatøren i kontraktperioden forpligtet til på opfordring at fremsende regnskaber til Movia. Regnskaberne skal have en detaljeringsgrad og en informationsværdi svarende til, hvad der i henhold til aktieselskabsloven kræves af regnskaberne til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Regnskaberne skal være udarbejdet af en registreret eller statsautoriseret revisor. Stk. 2 De i stk. 1 nævnte økonomiske oplysninger vil blive behandlet fortroligt. § 8 Kontrol Stk. 1 Movia er berettiget til at føre kontrol med operatørens opfyldelse af kørselsaftalen ved inspektion i de anvendte vogne, mens disse er i drift. En sådan kontrol fritager ikke operatøren for ansvaret for, at vognene opfylder de aftalte betingelser. Stk. 2 Movia er endvidere berettiget til at føre kontrol ved besøg på operatørens forretningssted, herunder foretage en nærmere gennemgang af operatørens driftsmateriel. Operatøren er forpligtet til uden vederlag at bistå i forbindelse med sådanne inspektioner. Stk. 3 Såfremt operatøren lader kørselsaftalen udføre helt eller delvist ved underleverandører, er han forpligtet til i kørselsaftalerne med underleverandørerne at indføje en bestemmelse, der giver Movia ret til inspektion hos underleverandørerne i samme omfang som beskrevet i stk. 1 og 2. § 9 Underleverandører Stk. 1 Movia skal forhåndsgodkende enhver brug af underleverandører. Brug af underleverandører frigør ikke operatøren fra nogen forpligtelse over for Movia. Stk. 2 Såfremt operatøren ønsker at lade kørselsaftalen udføre helt eller delvist ved underleverandører, skal det oplyses, hvor stor en del af kørselsaftalen, der påregnes udført ved hver enkelt underleverandør. Operatøren må påregne at oplyse navnene på underleverandørerne. Eventuelle underleverandører skal have tilladelse fra Trafikstyrelsen til erhvervsmæssig personbefordring/taxitilladelser/EP/Offentlig Service Trafik. Samtidig skal operatøren - af hensyn til forsyningssikkerheden - i sine aftale med underleverandørerne sikre et passende opsigelsesvarsel. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 45 Operatøren skal på anmodning fra Movia kunne dokumentere, at dette er tilfældet. Stk. 3 Væsentlige ændringer i den indbyrdes fordeling af arbejdsmængde skal uopholdeligt meddeles skriftligt til Movia. Stk. 4 Overladelse af kørsel eller antagelse af andre underleverandører efter kontraktstart skal uopholdeligt meddeles Movia, der skal godkende forholdet inden iværksættelse heraf. Stk. 5 Movia er berettiget til at nægte at godkende en ny underleverandør eller at godkende en væsentlig ændring i den indbyrdes fordeling af arbejdsmængden, såfremt vægtige grunde taler herfor. § 10 Overdragelse af rettigheder Stk. 1 Operatørens rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten kan ikke – hverken helt eller delvist – overdrages til tredjemand uden Movias forudgående skriftlige godkendelse. Operatøren er kun berettiget til at overdrage sit krav på den samlede aftalte kontraktsum til sit pengeinstitut. Stk. 2 Movia er berettiget til på uændrede vilkår at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten til anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. § 11 Skadeforvoldelse Stk. 1 Såfremt operatøren eller dennes underleverandører under udførelse af sine pligter i henhold til kørselsaftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, det være sig personer eller gods operatøren har til befordring, eller tredjemands person eller gods, er alene operatøren eller dennes underleverandører ansvarlig for sådanne skader. Stk. 2 Såfremt skadelidte rejser krav mod Movia i anledning af skader beskrevet i stk. 1, skal operatøren friholde Movia for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter m.m., som et sådant krav måtte påføre Movia. Stk. 3 Operatøren er pligtig til og ansvarlig for selv at tegne de nødvendige forsikringer, herunder erhvervsansvarsforsikring m.m. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 46 § 12 Konkurs m.m. Stk. 1 Såfremt operatøren anmelder konkurs eller betalingsstandsning, eller træder i betalingsstandsning, går konkurs eller træder i likvidation, er Movia berettiget til at ophæve kørselsaftalen med omgående virkning. Movia skal uden ophold skriftligt orienteres om anmeldelse af betalingsstandsning eller konkurs m.m., afsigelse af konkursdekret, udpegning af tilsyn eller indtrædelse af likvidation. Stk. 2 Såfremt operatøren er organiseret som en personlig drevet virksomhed, er Movia derudover berettiget til at hæve kørselsaftalen, såfremt operatøren dør, og hans bo behandles som et gældsfragåelsesbo. Stk. 3 Hvis boet efter konkurslovens regler har ret til at indtræde i kontrakten, skal boet efter forespørgsel inden for en frist på 2 kalenderdage give meddelelse om, hvorvidt der vil ske indtræden. § 13 Erstatning Stk. 1 Operatøren er over for Movia ansvarlig for dokumenterede økonomiske tab forårsaget af misligholdelse af kørselsaftalen, medmindre denne misligholdelse skyldes vejrlig, man ikke med rimelighed kan kræve, at operatøren overvinder, eller force majeure. Ophæves kontrakten delvist, kan Movia kræve erstatning i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler. Betaling af bod medfører ikke reduktion af et eventuelt erstatningskrav. Stk. 2 Ved force majeure forstås ekstraordinære begivenheder, som hindrer opfyldelse af kørselsaftalen, og som opstår uden operatørens skyld ved forhold, over hvilke denne ikke er herre, og som denne ikke burde have forudset. § 14 Misligholdelse Stk. 1 Såfremt operatøren væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, kan Movia stille krav om, at operatøren afhjælper misligholdelsen inden en af Movia fastsat rimelig tidsfrist. Såfremt operatøren ikke har afhjulpet misligholdelsen inden udløbet af den nævnte frist, er Movia berettiget til at give meddelelse om, at Movia vil hæve kontrakten helt eller delvist, såfremt afhjælpning ikke er sket inden udløbet af en yderligere frist på 5 arbejdsdage. Sker sådan afhjælpning ikke efter udløbet af denne yderligere frist på 5 arbejdsdage, er Movia herefter berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvist. Såfremt Movia ophæver kontrakten efter denne bestemmelse, har operatøren ret til betaling for de indtil ophævelsen leverede ydelser. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 47 En ophævelse af kontrakten er ikke til hinder for, at Movia samtidig kan kræve erstatning efter § 13 Erstatning. Stk. 2 Grove eller gentagne overtrædelser af kontraktens bestemmelser - uden at der isoleret set foreligger væsentlig misligholdelse - vil være at betragte som væsentlig misligholdelse. Stk. 3 Operatøren har ret til at hæve kontrakten, hvis Movia væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten og trods skriftlig påmindelse herom ikke afhjælper misligholdelsen. Såfremt operatøren ophæver kontrakten efter denne bestemmelse, er operatøren berettiget til betaling for de indtil ophævelsen leverede ydelser. Stk. 4 Hvis operatøren er organiseret som en forening, og denne opløses, er Movia berettiget til at ophæve kontrakten. Stk. 5 Såfremt operatørens tilladelse efter taxiloven eller busloven tilbagekaldes af kommunalbestyrelse eller Trafikstyrelsen, ophæves kontrakten i sin helhed uden varsel. Stk. 6 Hvis der opstår uoverensstemmelse mellem operatøren/chaufføren og Movia, omkring driftsmæssige forhold, og Movia vurderer, at uoverensstemmelsen forstyrrer driften, vil det medføre øjeblikkelig lukning af operatørens vognløb, indtil forholdene er bragt i orden. § 15 Modregninger i betalingen Stk. 1 Såfremt misligholdelsen ikke er af en sådan karakter, at ophævelse af kontrakten kan komme på tale, men den manglende overholdelse af kørselsaftalens enkelte punkter alligevel er til gene for brugerne eller medvirkende til, at den forudsatte standard for kørslen ikke opretholdes, har Movia ret til at bringe nedennævnte sanktioner i anvendelse. Stk. 2 Movia vil foretage økonomiske sanktioner i forbindelse med kvalitetsbrist konstateret af Movia, dels ved kontrol med og på vognene, og dels registreret og dokumenteret på anden vis, herunder dataudtræk fra installeret IT-udstyr. Ved konstaterede kvalitetsbrister kan Movia foretage modregning i operatørbetalingen med 1000 kr. pr. konstateret tilfælde: at chaufføren ikke er uniformeret at vognen ikke er forsynet med mindst 1 skilt med Flextrafiks logo at vognen ikke er forsynet med det foreskrevne udstyr at der ryges i vognen Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 48 manglende indsendelse af udtalelser i forbindelse med kundehenvendelser inden 3 dage manglende indsendelse af uheldsrapporter inden 24 timer manglende underretning til forældre/institution ved forsinkelser og andre driftsuregelmæssigheder i driften Ved følgende konstaterede kvalitetsbrister kan Movia dog foretage modregning i operatørbetalingen med 2.000 kr. pr. konstateret tilfælde: kørestole og/eller brugere er ikke fastspændt forskriftsmæssigt under transporten undlade at udføre aftalt kørsel chaufføren har ikke gennemført de af Movia krævede kurser I gentagne tilfælde af kvalitetsbrist kan Movia bringe misligholdelsesbestemmelserne jf. § 14 Misligholdelse i anvendelse. § 16 Genforhandling Stk. 1 Såfremt der i kontraktperioden indtræffer lovindgreb, der medfører væsentlige økonomiske ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for tilbuddet, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling for at justere priserne. Stk. 2 Såfremt operatøren og Movia ikke kan blive enige om, hvorvidt betingelserne for en justering af priserne er til stede, eller såfremt operatøren og Movia ikke kan blive enige om resultatet af en prisjustering, kan hver af parterne indbringe dette spørgsmål for domstolene, jf. § 19 Tvistigheder / Lovvalg. § 17 Sikkerhedsstillelse Stk. 1 Til sikkerhed for operatørens opfyldelse af kontrakten stiller operatøren en garanti der beløbsmæssigt svarer til 5 % af den ved kontraktindgåelse estimerede årlige kontraktværdi - i alt kr. ……………… § 18 Diskretion Stk. 1 Operatøren og Movia er gensidigt forpligtet til at behandle oplysninger om hinandens forretningsforhold samt om andre forhold, hvorom der med rimelighed kan kræves diskretion, fortroligt, jf. dog bestemmelserne i Ubilag A om aktindsigt og offentliggørelse. Trafikselskabet Movia Januar 2015 FR6 – Udbud af Flextrafik Rute side 49 Stk. 2 Denne pligt består også efter, at kørselsaftalen er bragt til ophør uanset årsagen hertil. § 19 Tvistigheder / Lovvalg Stk. 1 Nærværende kontrakt er underlagt og skal forstås på baggrund af dansk ret og dansk lovgivning. Stk. 2 Tvistigheder mellem operatøren og Movia berettiger ikke nogen af parterne til at standse eller udsætte leverancen af aftalte ydelser. Stk. 3 Såfremt der opstår uoverensstemmelser eller tvister mellem parterne, skal disse først søges løst i mindelighed. Stk. 4 Enhver uoverensstemmelse eller tvist vedrørende det bestående kontraktforhold eller forståelsen af kontrakten, der ikke kan løses i mindelighed, kan af parterne indbringes for domstolene – med Movias værneting som 1. instans. § 20 Underskrifter Stk. 1 Nærværende kontrakt underskrives i to ligelydende eksemplarer, hvoraf hver af parterne beholder ét eksemplar. ……………………., den ……………… København, den ……………………… …………………………………………… (for operatøren) ……………………………………............ (for Movia) Trafikselskabet Movia Januar 2015
© Copyright 2024