Retningslinjer for 1) administration af tilskudsmidler fra
Afdeling: Regnskabsafdelingen Sagsnr.: Dato: 15. februar 2015 Senest revideret: 29. april 2015 Udarbejdet af: Lars Weber Strate E-mail: lars.weber.strate@rsyd.dk Telefon: 2497 7940 Retningslinjer for 1) administration af tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere til forskning, innovation, uddannelse, konferencer m.m. 2) administration af indtægtsdækket virksomhed fx kommerciel forskning, konferenceafholdelse og kursusaktivitet m.fm. 3) ansættelse af medarbejdere tilknyttet ovennævnte konti Side 1/ 37 Indhold Indledning ................................................................................................................................................ 4 Definition .............................................................................................................................................. 4 Fundament ........................................................................................................................................... 6 Beslutningshierarki og delegering........................................................................................................ 6 Afdelingsledelsens rettigheder og pligter ................................................................................................ 7 Overførsel af bevilling til nyt arbejdssted ............................................................................................. 8 Inden du går i gang.................................................................................................................................. 9 Flow ved et projekt – set ud fra et økonomisk perspektiv ..................................................................... 10 Før bevilling - Ansøgningsfasen ........................................................................................................ 10 Under bevilling – Oprettelse .............................................................................................................. 11 Under bevilling – Projektfasen ........................................................................................................... 12 Under/Efter bevilling - Rapportering .................................................................................................. 12 Oprettelse af forsknings- og projektkonti ............................................................................................... 13 Forskningskonti med finansiering fra interne midler .......................................................................... 14 Forskningskonti med finansiering fra eksterne midler ....................................................................... 15 Projektkonti – Indtægtsdækket virksomhed, kommerciel forskning .................................................. 16 Deltagelse i kommerciel forskning på vegne af en anden afdeling ................................................ 17 Projektkonti – Indtægtsdækket virksomhed, andre aktiviteter ........................................................... 17 Konti til arv, gaver, priser og øvrige eksterne tilskud ......................................................................... 18 Uforbrugte midler fra projekter herunder kommerciel forskning og bevillinger uden særlige krav .... 19 Indbetalinger .......................................................................................................................................... 20 Ansættelse og aflønning fra projekter ................................................................................................... 21 Ansættelse af medarbejdere i et projekt ............................................................................................ 22 Allerede ansatte medarbejdere, som i en del af deres arbejdstid eller ud over deres arbejdstid, skal deltage i et projekt.............................................................................................................................. 23 Undervisningsaktivitet (ansatte medarbejdere) ................................................................................. 25 Honorar til eksterne parter (ikke ansatte personer) ........................................................................... 25 Udbetalinger til patienter og forsøgspersoner ....................................................................................... 26 Udgifter i projektet ................................................................................................................................. 27 Når du har fået en faktura .................................................................................................................. 29 Når du har haft et personligt udlæg ................................................................................................... 30 Time/dagpenge .................................................................................................................................. 31 Når du selv har kørt i bil ..................................................................................................................... 32 Side 2/ 37 Satser og beløbsgrænser ...................................................................................................................... 32 Udgifter mellem afdeling og forsknings- eller projektkonto ................................................................... 34 Afslutning af projekt ............................................................................................................................... 34 Løbende rapportering ............................................................................................................................ 35 Regnskab og revision ............................................................................................................................ 36 Overhead til OUH .................................................................................................................................. 36 BILAG 1 – Skabelon til udfærdigelse af budget ved kommerciel forskning .......................................... 37 Side 3/ 37 Indledning Dette er en beskrivelse af gældende retningslinjer for administration af tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere samt administration af indtægtsdækket virksomhed. Hensigten er at klarlægge, hvordan formålsbestemte tilskud fra eksterne donorer til forskning, innovation, uddannelse, konferencer mv. administreres på OUH. Hensigten er desuden at klarlægge, hvordan indtægtsdækket virksomhed fx kommerciel forskning (kliniske forsøg), konferenceafholdelse og kursusaktivitet administreres på OUH. Retningslinjerne vedrører de økonomisk-administrative forhold fx udarbejdelse af budgetter, regnskabsføring, indkøb af varer og tjenesteydelser, betaling af udgifter, repræsentation, rejseafregning samt løn og ansættelsesforhold. Retningslinjerne beskriver, hvordan forskellige typer af tilskud fra eksterne donorer og forskellige former for indtægtsdækket virksomhed administreres på særskilte konti i økonomisystemets projektmodul, hvorved midlerne er adskilt fra hospitalets driftsmidler. Retningslinjerne beskriver tillige, hvordan hospitalets interne forskningsmidler administreres på tilsvarende vis på særskilte konti i økonomisystemets projektmodul. Dette tiltag skyldes behovet for en ensretning af retningslinjerne for administration af interne forskningsbevillinger og eksterne tilskud til forskning m.m. Retningslinjerne beskriver endvidere, hvordan proceduren er omkring ansættelse af medarbejdere i tilknytning til forsknings- og udviklingsprojekter m.m., hvor der er ekstern finansiering, herunder rammerne for aftaler om løn- og ansættelsesvilkår. Forhold omkring projekternes faglige indhold, fremdrift og lignende er ikke omfattet af disse retningslinjer. Her følger OUH det nationale adfærdskodeks for integritet i dansk forskning, som hjælper til at sikre troværdighed, integritet og dermed kvalitet i dansk forskning gennem fælles principper og standarder for god videnskabelig praksis. Kodekset findes her. Endvidere henvises til ”Good Clinical Practice” (GCP), som er en international etisk og videnskabelig kvalitetsstandard for udførelsen af et klinisk lægemiddelforsøg der involverer mennesker. GCP omfatter alle aspekter af et klinisk lægemiddelforsøg dvs. fra forsøget planlægges og gennemføres til forsøgsresultaterne rapporteres. GCP beskriver således de etiske og videnskabelige aspekter af et klinisk lægemiddelforsøg og populært kan det siges, at GCP er det kliniske lægemiddelforsøgs ”ISO standard”. Læs mere om GCP her. Definition Benævnelsen OUH omfatter Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus og sygehusenhederne i Nyborg, Ringe og på Ærø samt Dallund Slot. Benævnelsen gælder også alle fremtidige enheder, som organisatorisk bliver tilknyttet OUH. Side 4/ 37 Retningslinjerne omfatter alle typer af eksterne midler, som tilgår OUH’s afdelinger. Retningslinjerne omfatter således følgende tilskudsmidler: - Tilskud fra offentlige myndigheder - Tilskud fra private virksomheder, fonde, personer eller lignende - Tilskud fra puljer i Region Syddanmark - Fondslignende arv og gaver - Tilskud fra OUH’s centrale forskningspuljer Retningslinjerne omfatter tillige de midler, som tilgår OUH via indtægtsdækket virksomhed: - Indtægter fra kommerciel forskning (kliniske forsøg) - Indtægter fra afholdelse af konferencer og seminarer - Indtægter fra afholdelse af uddannelses- og kursusaktivitet Midlerne placeres på konti, som er kategoriseret efter typen af tilskud. Der skelnes mellem følgende typer af konti: - Forskningskonti: med finansiering fra interne midler (herunder Ph.d.-projekter). Disse midler er OUH’s egen forskningspulje - Projektkonti: hvor vi administrerer samarbejdskontrakter og –aftaler med medicinalindustrien. Der er tale om en driftskonto for indtægtsdækket virksomhed vedrørende kommerciel forskning, og da finansieringen sker fra eksterne midler, skal disse holdes adskilt fra OUH’s øvrige driftsmidler, men administreres i tæt tilknytningen til driften. - med finansiering fra eksterne midler (herunder Ph.d.-projekter). Disse midler kan være bestemt til helt konkrete forsknings- og udviklingsformål eller være givet til bredere forsknings- og udviklingsmæssige formål hvor vi administrerer anden indtægtsdækket virksomhed fx afholdelse af sundhedsfaglige konferencer og seminarer, sundhedsfaglig uddannelses- og kursusaktivitet, og øvrige aktiviteter i tilknytning OUH’s virke, herunder drift af databaser, drift af registre, drift af særligt apparatur (dyrescanner i samarbejde med SDU) o. lign. Konti til arv, gaver, priser og øvrige eksterne tilskud: hvor formålet ikke er forskning men fx personaleudvikling inden for et bestemt område, på en bestemt afdeling eller lignende, alt efter hvad donors ønske har været. Bemærk: Personlige honorarer for foredragsvirksomhed, undervisning o. lign. kan ikke indsættes på forsknings- og projektkonti, men indgår i den enkeltes personlige skattepligtige indkomst. Side 5/ 37 Fundament Disse retningslinjer er baseret på følgende overordnede grundlag: - Styrelsesloven - Region Syddanmarks regler for økonomistyring og registreringspraksis - Moms- og skattelovgivningen - Retningslinjer fra eksterne tilskudsgivere For at sikre at alle eksterne tilskud, herunder midler fra indtægtsdækket virksomhed, som modtages på OUH, administreres i henhold til ovennævnte regler og love, skal alle tilskud økonomisk og regnskabsmæssigt forankres i Regnskabsafdelingen på OUH. Regnskabsafdelingen er forpligtet til at holde sig opdateret med gældende regler og love for dermed at kunne stille tilstrækkelig kompetence til rådighed for OUH, samt have systemer og værktøjer til rådighed, som kan bidrage til opgaveløsningen. Det er regnskabschefen på OUH, der har ansvaret for, at administrationen af midlerne sker i henhold til gældende regler og love. Beslutningshierarki og delegering OUH’s direktion har det overordnede ansvar for: - forskningsmiljøet på OUH og de her tilknyttede projekter herunder ansvaret for og ejerskabet af de tilskudsmidler, der modtages af OUH som følge af de mange forsknings- og udviklingsprojekter. - den aktivitet i form af indtægtsdækket virksomhed, som foregår på OUH herunder ansvaret for og ejerskabet af de midler, der modtages af OUH som følge af denne aktivitet. Dermed er det OUH (Region Syddanmark), der er den juridiske part, som indgår aftaler, og dermed er det OUH, der skal overholde de forpligtelser, der aftales, hvad enten det er ansøgninger om tilskudsmidler til forsknings- og udviklingsprojekter, samarbejdsaftaler med medicinalvirksomheder om kliniske forsøg, eller modtagelse af arv og gaver. Det betyder: - at uanset hvordan eksterne midler modtages af OUH via de forskellige projekter og aktiviteter, så er det OUH, der ejer midlerne og ikke den person, som i det daglige delegeres ansvaret for midlerne. - at OUH’s direktion kan disponere over uforbrugte midler fra forsknings- og udviklingsprojekter, herunder midler fra kommerciel forskning, såfremt der ikke er krav om tilbagebetaling til tilskudsgiver. Denne dispositionsret kan delegeres til afdelingsledelserne jf. næste afsnit. Side 6/ 37 Afdelingsledelsens rettigheder og pligter Direktionen har delegeret ansvaret for de midler, som modtages af OUH, til ledelsen af de forskellige afdelinger, der modtager midlerne, uanset om der er tale om midler til forskning og udvikling, midler fra indtægtsdækket virksomhed eller midler som modtages ved arv, gaver og andre donationer. Det er derfor afdelingsledelsens ansvar at føre tilstrækkeligt tilsyn med afdelingens eksterne midler, selvom opgavevaretagelsen i det daglige er delegeret til en forsker, en forskningsleder, en projektleder, en forskningsenhed eller lignende. Hver måned vil afdelingsledelsen få tilsendt en oversigt over de forsknings- og projektkonti, der er tilknyttet afdelingen. Afdelingsledelsen skal gennemgå oversigten og forholde sig til denne. Dette kan gøres i samarbejde med afdelingens forskningsledelse i de mødefora, hvor dialogen om afdelingens forsknings- og udviklingsaktiviteter normalt drøftes. Når oversigten er gennemgået, skal afdelingsledelsen godkende oversigten ved fysisk underskrift eller ved digital påtegning (kommentering). Det sidste kan gøres via kommentar-værktøjet i Adobe Acrobat Standard. Såfremt afdelingsledelsen har bemærkninger til oversigten, bedes disse noteret på oversigten eller i et tilknyttet dokument. Oversigten journaliseres i Acadre og sendes samtidig på mail til Regnskabsafdelingen på ouh.reg.controlling@rsyd.dk inden udgangen af måneden. Regnskabsafdelingen navngiver dokumentet på følgende måde, når det udsendes: ”ÅÅÅÅ-MM-DD” + ”Afdelingsnavn” + ”Ledelsestilsyn Projekter” fx ”2015-03-31 Regnskabsafdelingen Ledelsestilsyn Projekter” Dokumentets navn anvendes som dokumenttitel i Acadre, hvor man skriver ”Ledelsestilsyn projektportefølje” i indholdsbeskrivelsen. Når oversigten modtages retur i godkendt og kommenteret stand, kan Regnskabsafdelingen sikre opfyldelse af det overordnede ledelsestilsyn for OUH og afrapportere til Direktionen. Alle afdelingens forsknings- og projektkonti er økonomisk forankret hos afdelingsledelsen. Afdelingsledelsen skal derfor godkende oprettelsen af nye forsknings- og projektkonti til nye projekter og aktiviteter. Dette ansvar betyder også, at eventuelle underskud på afdelingens forsknings- og projektkonti skal dækkes af afdelingens driftsbudget, såfremt afdelingsledelsen ikke råder over opsamlede uforbrugte midler fra andre forsknings- og projektaktiviteter. Afdelingsledelsen skal derfor være bekendt med de risici, som afdelingens forskere og øvrige projektledere påtager sig på OUH’s vegne. Side 7/ 37 Som nævnt har Direktionen delegeret retten til at disponere over eventuelle uforbrugte midler fra projekter, hvor der ikke er krav om tilbagebetaling til tilskudsgiver, til afdelingsledelsen. Afdelingsledelsen kan vælge at overføre de uforbrugte midler til andre forsknings- og udviklingsaktiviteter, alternativt til afdelingens ordinære drift. Dette gælder også indtægter fra indtægtsdækket virksomhed. Afdelingsledelsen bør etablere et forskningsråd i afdelingen, hvor man i fællesskab med forskerne drøfter, hvordan udmøntningen af uforbrugte midler fra afdelingens forsknings- og udviklingsaktiviteter skal fordeles til nye projekter og aktiviteter fx ansættelse af Ph.d.-studerende m.m. På den måde kan man sikre, at alle dele af afdelingens potentielle forskningsområder tilgodeses. Det er afdelingsledelsen, der har ansættelseskompetencen i forhold til ansættelse af medarbejdere i projekterne. Afdelingsledelsen og afdelingens forskningsleder aftaler, hvordan opgaverne i relation til forskningsområdet skal varetages i det daglige med udgangspunkt i funktionsbeskrivelsen for forskningsledere. Aftaler om eksternt finansierede projekter indgås altid med afdelingsledelsen eller sygehusledelsen, da det er OUH, der er garant for tilskudsgiver. Det er forskeren eller projektlederen, der har det daglige ansvar for, at projektet gennemføres i overensstemmelse med den indgåede aftale, og vedkommende har dermed en forpligtelse til at gøre afdelingsledelsen opmærksom på, hvis der opstår problemer i et projekt, da det i sidste ende er afdelingsledelsen, der skal finde midler til dækningen af et eventuelt underskud. Det er OUH, der modtager de eksterne midler, og det er således OUH, der har ejerskabet af såvel forsknings- og projektresultater herunder opfindelser, patenter og eventuelt indkøbt udstyr, på nær ved den kommercielle forskning, hvor ejerskab til resultater mv. aftales i den kontrakt eller samarbejdsaftale, som ligger til grund for projektet. Overførsel af bevilling til nyt arbejdssted Bevillinger og dermed de modtagne eksterne tilskud kan som hovedregel ikke flyttes fra OUH. Såfremt en forsker eller en projektleder forlader OUH, skal afdelingsledelsen undersøge, om vedkommendes projekter ikke kan overtages af andre forskere på OUH. Såfremt dette ikke er muligt, eller hvis der er tale om en bevilling givet personligt til forskeren (fx som visse offentlige bevillinger), skal afdelingsledelsen skriftligt godkende en overførsel, og der skal foreligge en skriftlig godkendelse fra modtagende institution om overtagelsen af bevillingen. På tilsvarende vis skal afdelingsledelsen også skriftligt godkende at modtage et projekt, som en nyansat forsker eller anden medarbejder eventuelt medbringer til OUH. En overførsel kan kun ske, såfremt bevillingsgiver er indforstået i overdragelsen, og dennes godkendelse skal indhentes skriftligt. Side 8/ 37 Uforbrugte midler fra kommerciel forskning eller fra andre projekter, hvor der ikke er krav om tilbagebetaling til tilskudsgiver kan ikke overføres til et nyt arbejdssted uden Direktionens skriftlige godkendelse. Inden du går i gang I de forskellige projekter er der en faglig del og en økonomisk del. Forskeren/projektlederen tager sig af de forhold, som vedrører den faglige del, fremdriften i projektet og dialogen med bevillingsgiver omkring de faglige forhold, udarbejdelse af statusrapporter og afsluttende rapporter mv. Forskerens/projektlederens opgaver i relation til det faglige indhold og selve forskningen er ikke yderligere beskrevet. Det er forskerens/projektlederens eller dennes forud godkendte repræsentant fx en forskningssekretær, projektmedarbejder eller anden administrativ medarbejder, der godkender de udgifter, som afholdes i forbindelse med projektets gennemførsel, og de eksterne midler skal administreres på samme vis som de ordinære driftsmidler administreres. Forskeren/projektlederen har ansvaret for den økonomiske styring og budgetopfølgning i projektet, så forbrug og budget hænger sammen. Det er også forskeren/projektlederen, der i sidste ende godkender de periode- og slutregnskaber, som Regnskabsafdelingen udarbejder. Samtlige projektregnskaber skal kvalitetssikres og godkendes af regnskabschefen i Regnskabsafdelingen, inden fremsendelse til godkendelse hos forskeren/projektlederen. Regnskabsafdelingen varetager typisk de regnskabsmæssige opgaver og opgaver i relation hertil. Disse opgaver omfatter blandt andet: - Rådgivning om og bistand til budgettering af projekter forud for ansøgning Godkendelse af budgetter inden ansøgning, når den ansøgte sum er over 1 mio. kr. Vejledning om den økonomiske administration af projekterne herunder behov for tidsregistrering og andre relevante forhold Oprettelse af forsknings- og projektkonti, når der anmodes herom fra en forsker, projektleder eller afdelingsledelse Indhentning og opbevaring af relevant materiale ifm. den enkelte bevilling Modtagelse af elektroniske fakturaer til forsknings- og projektkonti og indhentning af forskerens/projektlederens godkendelse af disse udgifter Bogføring af bilag fx fakturaer, udgiftsbilag, herunder kontrol af godkenders ret til at udgiftsføre på pågældende forskningskonto Kontrol af lønafregningsbilag inden fremsendelse til behandling i Lønafdelingen Udbetalingsanmodninger til bevillingsgiver, så tilskud mv. overføres til OUH Bogføring af tilskud og indbetalinger på relevante forsknings- og projektkonti Udarbejdelse af regnskaber på de enkelte forskningskonti jf. de retningslinjer, som bevillingsgiver har opstillet for selve bevillingen Dialog med bevillingsgiver om regnskabsmæssige forhold Opfølgning på deadlines ift. økonomisk rapportering til bevillingsgiver Side 9/ 37 - Løbende dialog med den enkelte forsker/projektleder efter behov Løbende økonomiopfølgning til den enkelte forsker/projektleder og til afdelingsledelsen Diverse kontroller ift. den enkelte bevilling og de overordnede regler for tilskudsmidler i Region Syddanmark fx tilstrækkelig dokumentation ved eksterne møder og rejser mv. Udvikling og vedligeholdelse af systemer og værktøjer til bl.a. honorering af rapporterings- og dokumentationskrav Sikre opdateret viden og kompetencer i forhold til de forskellige typer af bevillinger og tilskudsgivere, herunder efteruddannelse af medarbejderne i Regnskabsafdelingen De primære interessenter for Regnskabsafdelingen herunder regnskabschefen er: - Bevillingshavere (forskerne/projektledere/forskningsenheder) - Bevillingsgivere - Afdelingsledelser herunder afdelingens forsknings- og projektledelse - Direktionen - Afdelingen for Kvalitet og Forskning/MTV - Lønafdelingen - Afdelingen for Budget og Data - Afdelingen for Økonomi og Planlægning - SDU Flow ved et projekt – set ud fra et økonomisk perspektiv Det følgende beskriver det økonomiske og regnskabsmæssige indhold i processen omkring et formålsbestemt projekt. Der er ikke taget højde for eventuelle forsknings- eller projektrelaterede problematikker. Før bevilling - Ansøgningsfasen - En forsker/projektleder har identificeret et område, som ønskes belyst, og har erkendt et behov for ekstern finansiering. Afdelingsledelsen godkender de økonomiske aspekter ved projektet, og der kan udarbejdes en ansøgning til relevant tilskudsgiver. Det kan også være forskningslederen, der godkender projektet afhængig af, hvordan afdelingen er organiseret. Det er afdelingsledelsens ansvar at sikre, at forskningen passer til afdelingens kliniske område. - Regnskabsafdelingen kan inddrages i ansøgningsfasen med henblik på at understøtte budgetteringen og være med til at sikre, at økonomien hænger sammen. Budgettet bør indeholde poster til: a. direkte omkostninger fx løn, rejser, møder, materialer, apparatur, forsøgspersoners ekstra sengedage eller ekstra ambulante besøg samt revision og andre direkte administrative udgifter. b. indirekte omkostninger fx overhead til dækning af centrale udgifter til husleje, el, vand, varme, inventar, faste anlæg, vedligeholdelse, central administration og forsikringer. - Regnskabsafdelingen skal godkende budgettet forud for ansøgningen, såfremt ansøgningen er over 1 mio. kr., på nær ved kommerciel forskning, se Projektkonti – Indtægtsdækket virk- Side 10/ 37 somhed, kommerciel forskning, hvor det er afdelingsledelsen, der godkender budgettet. Processen for Regnskabsafdelingen er a) eller b): a. Budgettet sendes på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk med teksten ”BUDGET Godkendelse” i emnefeltet, og så vil Regnskabsafdelingen svare inden for maksimalt 48 timer. b. Regnskabsafdelingen kontaktes på telefon for aftale om gennemgang og godkendelse af budgettet herunder drøftelse af tidshorisont. - Afdelingsledelsen skal herefter skriftligt godkende ansøgningen forud for afsendelse. Afdelingsledelsen kan vælge at delegere denne opgave til afdelingens forskningsledelse. - Nogle bevillingsgivere kræver institutionens økonomiansvarliges oplysninger og underskrift på ansøgningen, og OUH’s økonomiansvarlige i den henseende er regnskabschefen i Regnskabsafdelingen. - Nogle bevillingsgivere kræver institutionens juridisk tegningsberettigede persons oplysninger og underskrift på ansøgningen, og OUH’s juridisk tegningsberettigede i den henseende er en direktør. Forskeren/projektlederen indsender ansøgningen med budget, projektbeskrivelse og andre relevante dokumenter - Al kommunikation til Regnskabsafdelingen sker via reg.forskerservice@rsyd.dk, alternativt via telefon jf. Regnskabsafdelingens oplysninger på intranettet. Regnskabsafdelingen deltager også gerne i møde om budgetudarbejdelsen, hvis forskeren/projektlederen finder det nødvendigt. Nogle bevillingsgivere kræver projektkontooplysninger allerede på ansøgningstidspunktet, og her må forskeren/projektlederen anmode om oprettelse af en forsknings- og projektkonto til formålet ved at udfylde og fremsende ”Skema – Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto” på mail til Regnskabsafdelingen via reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med ansøgning, projektbeskrivelse, og budget. Skemaet findes her. Hvis ansøgningen bevilges, skal forskeren/projektlederen efterfølgende sende bevillingen til reg.forskersevice@rsyd.dk med henvisning til projektkontonummeret. Hvis ansøgningen bliver afslået, skal forskeren/projektlederen give besked herom til Regnskabsafdelingen via mail til reg.forskersevice@rsyd.dk, så det oprettede forskningskontonummer kan lukkes igen. Hvis projektkontonummeret kan anvendes til samme projekt men med en anden bevillingsgiver, kontaktes Regnskabsafdelingen. Under bevilling – Oprettelse - Forskeren/projektlederen har modtaget bevillingen og anmoder om oprettelse af en forsknings- og projektkonto til formålet ved at udfylde og fremsende ”Skema – Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto” på mail til Regnskabsafdelingen via reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med ansøgning, projektbeskrivelse, bevilling og budget. Side 11/ 37 - Regnskabsafdelingen opretter en forsknings- eller projektkonto til projektet og fremsender oprettelsesdokument mv. til forskeren/projektlederen. - Regnskabsafdelingen registrerer relevante økonomiske deadlines i økonomisystemet og sikrer dermed rettidig opfølgning. - Efter behov mødes Regnskabsafdelingen med forskeren/projektlederen og eventuelt administrativt personale og gennemgår forholdene omkring det fremtidige samarbejde og afklarer eventuelle særlige forhold ved projektet. Denne afklaring er vigtig ved bevillinger fra EU, Interreg, Højteknologifonden, Innovationsfonden og andre bevillingsgivere, som har særlige dokumentationskrav og regler for timeregistrering og lønberegninger. Under bevilling – Projektfasen - Regnskabsafdelingen modtager elektroniske fakturaer, som videreformidles på mail eller via EAN-nummer til godkendelse af forskeren eller dennes stedfortræder. - Regnskabsafdelingen modtager godkendte fakturaer på mail eller via fakturapuljen til betaling og bogføring på forsknings- og projektkontoen. Regnskabsafdelingen modtager godkendte udlægsbilag til betaling og bogføring på forsknings- eller projektkontoen. - - Regnskabsafdelingen modtager godkendte afregningsbilag (lønrelaterede udgifter), som kontrolleres og sendes til Lønafdelingen til udbetaling fra forsknings- og projektkontoen - Såfremt der er mangler i bilagene til Regnskabsafdelingen, kontaktes forskeren/projektlederen eller dennes stedfortræder for afklaring. - Forskeren/projektlederen eller dennes stedfortræder modtager efter aftale løbende budgetopfølgning til brug for økonomistyring i projektet og kan således se udviklingen i forbruget på projektet. Under/Efter bevilling - Rapportering Ved de fleste projekter er der krav om udarbejdelse af slutrapportering, og ved flerårige projekter er der som regel også krav om udarbejdelse af perioderapporter. Det typiske flow i disse projekter er følgende: - Regnskabsafdelingen kontakter forskeren/projektlederen forud for deadline og aftaler nærmere omkring de praktiske opgaver frem mod deadline og afrapportering. - Forskeren/projektlederen udarbejder den faglige rapportering. - Regnskabsafdelingen udarbejder projektregnskab i overensstemmelse med tilskudsgivers betingelser. - Regnskabet afstemmes til bogføringen på forsknings- og projektkontoen i økonomisystemet Side 12/ 37 - Dokumentation for lønoplysninger og øvrige driftsomkostninger forberedes jf. bevillingen, såfremt der er krav herom. - Regnskabsforklaringer udarbejdes ved væsentlige afvigelser. - Regnskabsafdelingen sender regnskabet til ekstern revision, så der kan indhentes revisionserklæring, hvis der er krav herom. - Eventuel ledelseserklæring indhentes, såfremt der er krav om det. Når regnskab og rapportering er revideret og klar, er Regnskabsafdelingen behjælpelig med at indsende materialet til tilskudsgiver og forestår gerne den direkte dialog om materialet og besvarer eventuelle afklarende spørgsmål. Regnskabsafdelingen inddrager naturligvis forskeren/projektlederen i denne dialog, hvis det er nødvendigt. En forsknings-og projektkonto opgøres og afsluttes senest 3 måneder efter projektets afslutning, hvis det er muligt, eller senest når OUH har modtaget tilskudsgivers godkendelse af slutrapportering og regnskab. Afslutning af et projekt sker i samarbejde med den ansvarlige forsker/projektleder, og dialogen indledes allerede forud for aflæggelse af slutregnskab og endelig rapportering til bevillingsgiver. Oprettelse af forsknings- og projektkonti Eksterne midler, herunder midler fra indtægtsdækket virksomhed, placeres på særlige konti, der er kategoriseret efter typen af tilskud. Der skelnes mellem følgende typer af konti: - Forskningskonti: med finansiering fra interne midler (herunder Ph.d.-projekter). Disse midler er OUH’s egen forskningspulje - med finansiering fra eksterne midler (herunder Ph.d.-projekter). Disse midler kan være bestemt til helt konkrete forsknings- og udviklingsformål eller være givet til bredere forsknings- og udviklingsmæssige formål Projektkonti: hvor vi administrerer samarbejdskontrakter og –aftaler med medicinalindustrien. Der er tale om en driftskonto for indtægtsdækket virksomhed vedrørende kommerciel forskning, og da finansieringen sker fra eksterne midler, skal disse holdes adskilt fra OUH’s øvrige driftsmidler, men administreres i tæt tilknytningen til driften. hvor vi administrerer anden indtægtsdækket virksomhed fx afholdelse af sundhedsfaglige konferencer og seminarer, sundhedsfaglig uddannelses- og kursusaktivitet, og Side 13/ 37 øvrige aktiviteter i tilknytning OUH’s virke, herunder drift af databaser, drift af registre, drift af særligt apparatur (dyrescanner i samarbejde med SDU) o. lign. - Konti til arv, gaver, priser og øvrige eksterne tilskud: hvor formålet ikke er forskning men fx personaleudvikling inden for et bestemt område, på en bestemt afdeling eller lignende, alt efter hvad donors ønske har været. En forsknings- eller projektkonto består af mindst 8 cifre, afhængig af om der er tale om en hovedkonto eller om underkonti. Kontonumrene starter altid med enten 1021, 1022 eller 1023 og efterfølges af mindst 4 individuelle cifre. Historisk er der kun anvendt 4-cifrede kontonumre (OL-kontonumre), men i takt med at omfanget af eksterne midler stiger, og formålene med midlerne bliver mere alsidige, er det nødvendigt at udvide antallet af mulige fremtidige kontonumre, og derfor er numrene blevet mindst 8cifrede. Forskningskonti med finansiering fra interne midler Bevillinger fra OUH’s egne forskningspuljer placeres som hovedregel på konti, der starter med 1021 efterfulgt af mindst 4 cifre. Bevillinger fra før 1. januar 2014 er placeret på omkostningssteder, der begynder med 700-701 efterfulgt af yderligere 6 cifre. OUH’s interne forskningspuljer kan findes her og vedrører følgende puljer: - OUH’s frie forskningsmidler - OUH’s Ph.d.-stipendier - OUH’s Prægraduat pulje - Forskningspuljen mellem Rigshospitalet (RH) og OUH - Internationaliseringspuljen - Kompetenceudviklingspuljen Når OUH’s forskningsråd har bevilget et tilskud til et forskningsprojekt, sender Afdelingen for Kvalitet og Forskning/MTV besked til forskeren om, at denne har modtaget en bevilling, og vedkommende hører nærmere om kontonummer og øvrig information om adgangen til midlerne. Regnskabsafdelingen opretter en forskningskonto til bevillingen og i samarbejde med Afdelingen for Budget og Data tilføres bevillingen som budget på kontoen. Regnskabsafdelingen sender besked til forskeren om kontonummer og information om anvendelsen af kontoen. Afdelingsledelsen er CC på denne besked, så de bliver bekendt med oprettelsen af kontoen. Forskeren modtager også et anvisningsskema til udfyldelse, underskrift og returnering i forhold til, hvem der skal kunne godkende udgifter og udbetalinger fra kontoen. Regnskabsafdelingen aftaler med forskeren, hvor ofte der skal sendes rapporter om forbruget på kontoen. Disse rapporter sendes som pdf-filer og kan sendes månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller helårligt. Frekvensen afhænger typisk af mængden af udgifter. Det anbefales, at jo flere udgifter og dermed jo flere posteringer på kontoen, jo oftere skal forskeren have en rapport. Side 14/ 37 Rapporten vil som udgangspunkt indeholde data, som er ældre end 5 hverdage, da Regnskabsafdelingen bogfører alle udgifter på nær lønudgifter inden for 5 hverdage fra modtagelsen af korrekt anvist og dokumenteret bilag/faktura. Lønudgifter herunder time-dagpenge og skattefri befordringsgodtgørelse udbetales ved de månedlige lønkørsler. Når kontoen er oprettet, og information herom er sendt til forskeren, overgår ansvaret for kontoen til forskeren, som derefter har ansvaret for forbruget af midler på den pågældende konto, og afdelingsledelsen fører tilsyn med kontoen via de månedlige oversigter over alle afdelingens forskningskonti. Forskningskonti med finansiering fra eksterne midler Bevillinger til forskning, udvikling og andre formålsbestemte projekter placeres som hovedregel på konti, der starter med 1022 efterfulgt af mindst 4 cifre. Alle tidligere forskningskonti på Svendborg Sygehus, som begyndte med 108, er den 1. januar 2013 omlagt til 1022-konti. De tidligere 108-konti er lukket. Når en forsker/projektleder, også benævnt bevillingshaver, har modtaget en bevilling til finansiering af et projekt med eksterne midler, skal forsker/projektleder anmode om oprettelse af en forsknings- eller projektkonto til formålet. Bevillingshaver udfylder og fremsender ”Skema – Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto” på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med ansøgning, projektbeskrivelse, bevilling og budget. Skemaet findes her. Skemaet skal være underskrevet af afdelingsledelsen, som skal godkende oprettelsen. - Regnskabsafdelingen opretter en forsknings- eller projektkonto til projektet og fremsender oprettelsesdokument mv. til forskeren/projektlederen. - Regnskabsafdelingen registrerer relevante økonomiske deadlines i økonomisystemet og sikrer dermed rettidig opfølgning. - Efter behov mødes Regnskabsafdelingen med forskeren/projektlederen og eventuelt administrativt personale i projektet og gennemgår forholdene omkring det fremtidige samarbejde og afklarer eventuelle særlige forhold ved projektet. Det er vigtigt ved bevillinger fra EU, Interreg, Højteknologifonden, Innovationsfonden og andre bevillingsgivere, som har særlige dokumentationskrav og regler for timeregistrering samt lønberegninger. Forskeren/projektlederen har angivet på oprettelsesskemaet, hvor ofte der skal sendes rapporter om forbruget på kontoen. Disse rapporter sendes som pdf-filer og kan sendes månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller helårligt. Frekvensen afhænger af mængden af udgifter. Det anbefales, at jo flere udgifter og dermed jo flere posteringer på kontoen, jo oftere skal forskeren have en rapport. Rapporten vil som udgangspunkt indeholde data, som er ældre end 5 hverdage, da Regnskabsafdelingen bogfører alle udgifter på nær lønudgifter inden for 5 hverdage fra modtagelsen af korrekt anvist Side 15/ 37 og dokumenteret bilag/faktura. Lønudgifter herunder time-dagpenge og skattefri befordringsgodtgørelse udbetales ved de månedlige lønkørsler. Når kontoen er oprettet, og information herom er sendt til forskeren/projektlederen, overgår ansvaret for kontoen til denne, som derefter har det fulde ansvar for forbruget af midler på den pågældende konto, og afdelingsledelsen fører tilsyn med kontoen via de månedlige oversigter over alle afdelingens forskningskonti. Projektkonti – Indtægtsdækket virksomhed, kommerciel forskning Eksterne midler, som modtages i forbindelse med kommerciel forskning (kliniske forsøg) placeres som hovedregel på konti, der starter med 1022 efterfulgt af 4 cifre. Definitionen på kommercielle projekter er som regel studier initieret af industrien fx medicinalvirksomhed, fabrikanter af implantater eller lignende. Disse projekter omtales også som kliniske forsøg. Indgåelse af kontrakter og samarbejdsaftaler med industrien skal ske jf. retningslinjerne i OUH’s instruks herom, OUH, Indgåelse af forskningskontrakter med eksterne parter, som findes i Infonet. Der er pligt til at udarbejde budget og tidsplan for samarbejdet. I budgettet bør det sikres, at OUH får dækkes alle direkte og indirekte omkostninger i forbindelse med indgåelse af kontrakten. Budgettet skal udarbejdes med udgangspunkt i en undersøgelsesplan for en given patient, hvor antal af kliniske kontroller og indhold heri fremgår. Ud fra undersøgelsesplanen kan afdelingens omkostninger pr. patient beregnes. Beregningen godkendes af afdelingsledelsen og danner grundlag for den kompensation, som afdelingen kan modtage fra projektet under projektforløbet. Afdelingen opkræver selv løbende kompensationen fra projektkontoen. Bilag 1 viser en skabelon til udarbejdelse af budget for samarbejdet. Skabelonen kan udbygges, så den rummer de elementer, der er relevante for den økonomiske styring i det enkelte samarbejde. Kontrakten skal godkendes af Juridisk Kontor på SDU og af forsker (investigator) og afdelingsledelse, og når det er sket, skal forskeren (investigator) anmode om oprettelse af en projektkonto til formålet. Der skal oprettes en særskilt projektkonto til hver enkelt kontrakt, så det bliver målbart, om samarbejdet/kontrakten har været tilstrækkeligt finansieret. På afdelinger som har mange kliniske forsøg, der varetages af særlige forskningsenheder, kan der oprettes en struktur med en overordnet projektkonto med underliggende konti for hver protokol, så kontrakterne kan holdes adskilt. Det er ikke tilladt at blande flere projekter sammen på samme konto, hvis kontoen ikke er underopdelt. En manglende opdeling vil gøre den økonomiske opfølgning på projektet umulig. Forskeren (investigator) udfylder og fremsender ”Skema – Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto” på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med kopi af kontrakt, budget og tidsplan. Side 16/ 37 Der bør også fremsendes information til Regnskabsafdelingen om, hvordan et eventuelt uforbrugte midler fra projektkontoen skal fordeles mellem forsker (investigator) og afdelingsledelse, når kontrakten er opfyldt. Dette kan eventuelt fremgå af budgettet. Skemaet til oprettelse af projektkontoen findes her. Skemaet skal være underskrevet af afdelingsledelsen, som skal godkende oprettelsen. - Regnskabsafdelingen opretter en projektkonto til administration af kontrakten og fremsender oprettelsesdokument mv. til forskeren (investigator) Regnskabsafdelingen registrerer kontraktens slutdato i økonomisystemet og sikrer dermed rettidig opfølgning og afslutning af kontoen Forskeren (investigator) har på oprettelsesskemaet angivet, hvor ofte der skal sendes rapporter om forbruget på kontoen. Disse rapporter sendes som pdf-filer og kan sendes månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller helårligt. Frekvensen afhænger af mængden af udgifter. Det anbefales, at jo flere udgifter og dermed jo flere posteringer på kontoen, jo oftere skal forskeren have en rapport. Rapporten vil som udgangspunkt indeholde data, som er ældre end 5 hverdage, da Regnskabsafdelingen bogfører alle udgifter på nær lønudgifter inden for 5 hverdage fra modtagelsen af korrekt anvist og dokumenteret bilag/faktura. Lønudgifter herunder time-dagpenge og skattefri befordringsgodtgørelse udbetales ved de månedlige lønkørsler. Når kontoen er oprettet, og information herom er sendt til forskeren (investigator), overgår ansvaret for kontoen til denne, som derefter har det fulde ansvar for forbruget af midler på den pågældende konto, og afdelingsledelsen fører tilsyn med kontoen via de månedlige oversigter over alle afdelingens forskningskonti. Deltagelse i kommerciel forskning på vegne af en anden afdeling Det sker, at medarbejdere fx Ph.d.-studerende fra en afdeling deltager i kommerciel forskning på en anden afdeling. Inden dette arbejde går i gang, bør der foreligge en skriftlig aftale mellem afdelingerne om, hvordan den deltagende medarbejders indsats kompenseres. En sådan aftale skal godkendes af begge afdelingsledelser. Betalingen afregnes på baggrund af den indgåede aftale og tilgår afdelingen. Medarbejderen kan ikke opnå særlig personlig honorering ved deltagelse i aktiviteter på andre afdelinger ud over, hvad der er muligt jf. gældende overenskomst for pågældende medarbejder. Projektkonti – Indtægtsdækket virksomhed, andre aktiviteter Eksterne midler, som modtages i forbindelse med anden indtægtsdækket virksomhed fx afholdelse af konferencer og seminarer, uddannelsesaktiviteter m.fl. placeres som hovedregel på konti, der starter med 1023 efterfulgt af 4 cifre. Regnskabsafdelingen skal kontaktes forud for igangsættelse af denne type eksternt finansierede aktiviteter, da der kan være særlige forhold omkring moms, skat, sponsorater mv., som man skal være Side 17/ 37 særligt opmærksom på. Regnskabsafdelingen kontaktes på ouh.reg.controlling@rsyd.dk, alternativ på telefon jf. oplysningerne her på intranettet. I forhold til afholdelse af konferencer og seminarer har Regnskabsafdelingen et tæt og formaliseret samarbejde med Udvikling Fyn om, hvordan fælles aktiviteter håndteres. Man kan finde mere information om Udvikling Fyn her. Du kan læse mere om afholdelse af konferencer her på OUH’s egen hjemmeside. OUH respekterer naturligvis det regelsæt, som afholdelsen af en kongres kan være underlagt af det videnskabelige selskab, som står bag kongressen, herunder det videnskabelige selskabs ret til at behandle og godkende budgettet for kongressen. OUH har dog som offentligt sygehus en forpligtelse til at sikre, at arrangementet hænger sammen med OUH’s værdier, holdninger og opgaver. Konti til arv, gaver, priser og øvrige eksterne tilskud Eksterne midler, som modtages i form af arv, gaver, priser, donationer og øvrige former for tilskud, placeres som hovedregel på konti, der starter med 1023 efterfulgt af 4 cifre. Dette gælder dog alene midler, der forventes anvendt over en flerårig periode. Midler, der forventes anvendt inden for et kalenderår, bogføres i driften. Modtager skal være opmærksom på, at når formålet ikke er forskning og udvikling, og midlerne kommer fra en privat virksomhed, fond, forening eller institution, skal der afregnes 17,5 % moms af tilskuddet til momsrefusionsordningen, som OUH er omfattet af, og som gælder for regioner og kommuner i Danmark. Dette gælder ikke arv, se senere i dette afsnit. Det betyder, at hvis man overvejer at søge en privat virksomhed, fond, forening mv. om tilskud til fx køb af apparatur, indretning af lokaler o. lign., skal man tillægge det søgte beløb i sin ansøgning 17,5 % moms for at undgå at stå med for få midler, når man modtager tilskuddet, fordi der bliver afregnet 17,5 % til momsrefusionsordningen, når midlerne modtages. Når midlerne efterfølgende anvendes, kan man tilsvarende løfte købsmoms af de udgifter, som indeholder moms. Det anbefales, at man kontakter Regnskabsafdelingen, inden man søger private fonde, foreninger og virksomheder m.fl. om midler til anskaffelse af apparatur mv. Hvis man søger midler til apparatur, skal man sikre finansiering til eventuelle afledte anlægsudgifter, herunder ombygning af lokaler, nye installationer og montering. Det skal også være klarlagt, hvordan driften af apparaturet finansieres fremadrettet, inden ansøgningen sendes til mulige bidragsydere. Hvis man er heldig at modtage en pris fx Åbenhedsprisen eller Arbejdsmiljøprisen, og man forventer, at midlerne bruges over en flerårig periode, kan man få oprette en konto til formålet. Der afregnes ikke 17,5 % moms til momsrefusionsordningen af priser som ovennævnte. For at få oprettet en konto til administration af tilskud i form af gaver, priser, donationer eller andet skal modtageren udfylde og fremsende ”Skema – Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto” på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med ansøgning/beskrivelse og bevilling (brev/mail fra donor). Side 18/ 37 Skemaet finder her. Skemaet skal være underskrevet af afdelingsledelsen, som skal godkende oprettelsen. - Regnskabsafdelingen opretter en projektkonto til tilskuddet og fremsender oprettelsesdokument mv. til den kontoansvarlige. - Regnskabsafdelingen registrerer relevante økonomiske deadlines i økonomisystemet og sikrer dermed rettidig opfølgning. Modtager har på oprettelsesskemaet angivet, hvor ofte der skal sendes rapporter om forbruget på kontoen. Disse rapporter sendes som pdf-filer og kan sendes månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller helårligt. Frekvensen afhænger af mængden af udgifter. Det anbefales, at jo flere udgifter og dermed jo flere posteringer på kontoen, jo oftere skal forskeren have en rapport. Rapporten vil som udgangspunkt indeholde data, som er ældre end 5 hverdage, da Regnskabsafdelingen bogfører alle udgifter på nær lønudgifter inden for 5 hverdage fra modtagelsen af korrekt anvist og dokumenteret bilag/faktura. Lønudgifter herunder time-dagpenge og skattefri befordringsgodtgørelse udbetales ved de månedlige lønkørsler. Når kontoen er oprettet, og information herom er sendt til modtageren af tilskuddet, overgår ansvaret for kontoen til denne, som derefter har det fulde ansvar for forbruget af midler på den pågældende konto, og afdelingsledelsen fører tilsyn med kontoen via de månedlige oversigter over alle afdelingens forskningskonti. Er der tale om en arv, skal der oprettes en særskilt konto til administration af arven for at sikre, at eventuelle betingelser i et tilknyttet testamente om anvendelse af arven bliver overholdt. Modtagelse af en arv sker oftest ved et samarbejde mellem Direktionssekretariatet og Regnskabsafdelingen, som således sørger for at indhente de nødvendige oplysninger til brug for oprettelse af en konto til administration af donationen. Det er enten boet ved bobestyreren eller Regnskabsafdelingen, der sørger for arveafgiftsfritagelse hos SKAT. Uforbrugte midler fra projekter herunder kommerciel forskning og bevillinger uden særlige krav OUH modtager tilskud fra eksterne donorer, hvor der ikke er fastlagt særlige krav til anvendelse udover brede formål inden for forskning og udvikling, og hvor der ikke er krav om regnskab eller revision. Det er typisk mindre beløb fra legater og fonde eller arv og gaver fra patienter til forskningsformål. Der kan også opstå uforbrugte midler fra projektkonti enten fra kommerciel forskning eller fra forskningsprojekter, hvor der ikke er krav om tilbagebetaling af uforbrugte midler. Hvis der ikke er knyttet særlige betingelser til disse midler, bør de samles på en projektkonto, der er tilknyttet afdelingsledelsen og således ikke tilhører et bestemt forskningsprojekt. Side 19/ 37 En sådan projektkonto (opsamlingskonto) kaldes en afdelingsprojektkonto (afdelingskonto), og det er afdelingsledelsen, der disponerer over disse midler til forskellige forsknings- og udviklingsprojekter, fx uddannelse af forskningspersonale, deltagelse i konferencer og seminarer og aflønning af helt eller delvist fastansat forskningspersonale. Afdelingsledelsen kan vælge at delegere dispositionsretten helt eller delvist til afdelingens forskningsleder. En afdelingsledelse kan have flere afdelingsprojektkonti, hvis den ønsker at opdele de opsamlede uforbrugte midler efter forskellige formål for anvendelsen, fx: - en konto til aflønning af forskningsrelateret personale, herunder fx Ph.d.-studerendes 3. år - en konto til dækning af udgifter til konferencer, kongresser, seminarer og uddannelsesmæssige aktiviteter, som har relevans for afdelingens personale - en konto til finansiering af særlige indsatsområder inden for afdelingens forskning og udviklingsaktiviteter, fx finansiering af forskning, som har svært ved at tiltrække eksterne midler - en konto til arrangementer, som har til hensigt at profilere afdelingens forskning for afdelingens personale, præsentere forsknings- og udviklingsresultater og skabe videndeling blandt medarbejderne Selve administrationen af afdelingsprojektkonti (afdelingskonti) følger de samme retningslinjer som projektkonti med formålsbestemte tilskud til forskning og udvikling og følger i øvrigt samme retningslinjer som generelt gælder for OUH. Midler indestående på afdelingsprojektkonti (afdelingskonti) kan inddrages af direktionen, såfremt direktionen finder det nødvendigt efter en forudgående drøftelse med afdelingsledelsen. Regnskabsafdelingen går gerne i dialog med den enkelte afdelingsledelse om, hvordan den enkelte afdelingsprojektkonto (afdelingskonto) kan struktureres, så flest mulige forsknings- og udviklingsprojekter kan få glæde af de uforbrugte midler, som genereres i afdelingens forskningsmiljø. Regnskabsafdelingen følgers årligt op på forbruget på disse konti. Henvendelse om oprettelse af en afdelingsprojektkonto (afdelingskonto) kan ske til regnskabschefen på OUH, alternativt på mail til ouh.reg.controlling@rsyd.dk. Indbetalinger Alle midler fra eksterne donorer og bevillingsgivere skal indbetales på OUH’s bankkonto i Danske Bank A/S: Reg.nr. 4597, konto nr. 0011463924 IBAN: DK4930000011463924 SWIFT: DABADKKK Ingen afdelinger må modtage midler fra eksterne donorer og bevillingsgivere på bankkonti, som ikke er administreret og kontrolleret af Regnskabsafdelingen. Side 20/ 37 Indbetalingen skal indeholde information om, hvilken forsknings- eller projektkonto midlerne skal placeres på, alternativt navnet på forsker, projektleder eller projekt. Såfremt indbetalingen ikke kan placeres efter dialog med relevante forskningsenheder og med afsender af beløbet inden for 3 måneder, returnerer Regnskabsafdelingen beløbet til afsender. Såfremt midlerne udbetales i EUR og helt eller delvist skal videreformidles til andre partnere skal midlerne indbetales på OUH’s EUR bankkonto til dette formål. Der er typisk tale om, at der skal udfærdiges en speciel blanket til afsender af midlerne, inden disse udbetales, og det er Regnskabsafdelingen, der udfylder blanketten. Regnskabsafdelingen har ansvaret for bankkontiene og fører således tilsyn med disse bankkonti og indbetalingerne hertil samt foretager løbende afstemninger og følger op på uafklarede indbetalinger. Ansættelse og aflønning fra projekter Da eksternt finansierede forsknings- og udviklingsprojekter tilhører OUH, og dermed Region Syddanmark, vil forsknings- og projektmedarbejdere på projekterne blive ansat i Region Syddanmark med arbejdssted på OUH. Undtaget er naturligvis det videnskabelige personale, som har ansættelsessted på SDU. Der gælder som udgangspunkt samme regler for ansættelse af forsknings- og projektmedarbejdere som ved ansættelse af andre medarbejdere på OUH. Det betyder, at uanset hvordan ansættelsen er finansieret, er det de samme overenskomster, regler, politikker, retningslinjer mv., der er gældende. Regionens og OUH’s almindelige regler finder således også anvendelse i forhold til eksternt finansierede medarbejdere. Der er enkelte undtagelser, hvor der ved ansættelsen af eksternt finansieret personale gælder særlige regler, som uddybes nedenfor. Herudover kan der være andre administrative forskelle i praksis. De almindelige regler på OUH gælder således som udgangspunkt i forhold til: - ansættelsesproceduren - ansættelse i henhold til regional overenskomst - lønfastsættelsen - ansættelsesvilkår i øvrigt - befordring, overnatning, fortæring, time-dagpenge mv. - tildeling af mobiltelefon, it-udstyr mv. - regler om tavshedspligt, herunder regler for adgang til EPJ Ansættelse i et forsknings- eller udviklingsprojekt giver således ikke mulighed for ansættelse på særligt fordelagtige løn- og ansættelsesvilkår i forhold til de vilkår, der i øvrigt er gældende på OUH. Omvendt tillades ansættelse heller ikke på ringere vilkår. Hvis de eksterne midler mod forventning ikke kan dække udgifterne til løn til de eksternt finansierede medarbejdere i hele perioden, er det afdelingens driftsbudget, som belastes for den resterende del. Side 21/ 37 Afdelingsledelsen godkender dette i sin accept af projektkontooprettelsen og stiller således en underskudsgaranti til rådighed til dækning af eventuelle underskud i forbindelse med projektets gennemførsel. Afdelingsledelsen har ansættelseskompetencen i forhold til ansættelse af medarbejderne. Det er forskeren/projektlederen der har ansvaret for løbende at orientere afdelingsledelsen om, hvilke personalemæssige forpligtelser, der ligger i et eksternt finansieret projekt. Spørgsmål vedrørende løn- og ansættelsesvilkår kan rettes til afdelingens kontaktteam i HRafdelingen. Ansættelse af medarbejdere i et projekt OUH har fastsat særlige regler om stillingsopslag jf. retningslinje i infonet ”OUH, opslag af ledige stillinger”. Før ansættelse af en medarbejder skal der udarbejdes et lønbudget, så det sikres, at der er lønmidler til hele ansættelsesperioden. Da et forsknings- eller udviklingsprojekt som regel er tidsbegrænset, er behovet for arbejdskraft og finansieringen af projektet i sagens natur også af midlertidig karakter. Eksternt finansierede medarbejdere skal derfor, hvis det er muligt, ansættes i en - tidsbegrænset ansættelse - begivenhedsbestemt ansættelse - opgavebestemt ansættelse En tidsbegrænset ansættelse indebærer, at ansættelsen ophører ved udgangen af den aftalte periode uden yderligere opsigelse. Eventuel afspadseringssaldo skal være afviklet inden udløb af ansættelsesperioden. I forhold til begivenhedsbestemte ansættelser og opgavebestemte ansættelser er der særlige krav, som er nærmere beskrevet i retningslinjen ”OUH, særligt om øvrige ansættelser”. Region Syddanmark er én ansættelsesmyndighed. Medarbejdere, der kommer fra én ansættelse i Region Syddanmark til en anden, får overført optjent ferie og ansættelsesanciennitet. Hvis medarbejderen senere rejser til ansættelse uden for Region Syddanmark, bliver der udskrevet feriekort med al optjent ferie, som seneste arbejdsgiver kommer til at betale for. Projektkontoen kan således risikere at blive belastet af en større udgift end forventet. Læs eventuelt mere om ”Region Syddanmark som én ansættelsesmyndighed” her: Én ansættelsesmyndighed Det skal fremgå af ansættelsesbrevet, at aflønningen er finansieret af eksterne midler, og at den pågældende medarbejder er tidsbegrænset ansat. Herefter kan forskeren/projektlederen jf. gældende forretningsgang fra Lønafdelingen ansætte personale til aflønning fra projektkontoen – Se ”Tjekliste til brug for ansættelse, som findes på OUH’s HRportal under Forskning. Side 22/ 37 Det er forskeren/projektlederen, der er ansvarlig for at udfylde indstilling til ansættelse af personale. Til brug herfor findes blanketten ”Indstilling til ansættelse, forskning” på OUH’s HR-portal under Forskning. Indstillingen skal indeholde oplysning om den projektkonto (8 cifre), som skal anvendes til kontering af lønnen. Regnskabsafdelingen kontrollerer blanketten inden fremsendelse til Lønafdelingen og tilføjer SD-lønkoden. Til indstillingen skal vedlægges en lønaftale, som findes på HR-portalen under Lønaftaler. De udfyldte og underskrevne blanketter, ”Indstilling til ansættelse, forskning” og ”Lønaftale” for den relevante personalegruppe sendes pdf-format på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk. Bemærk, at der også skal medsendes kopi af medarbejderens ansøgning og CV, uddannelsesbevis, autorisation m.fl. Såfremt en projektansat under ansættelsen i projektet er sygemeldt, får projektet tilført de sygedagpenge, der modtages fra kommunen. I forbindelse med barsel- og graviditetsfravær følges OUH’s almindelige regler. Hvis en allerede ansat medarbejder på OUH skal ansættes i et eksternt finansieret projekt på OUH og som følge heraf ikke kan varetage funktioner i sin hidtidige stilling, kan den pågældende eventuelt bevilges orlov fra sin hidtidige stilling. Såfremt den hidtidige stilling og projektansættelsen er i samme afdeling, skal spørgsmålet om, hvorvidt der kan gives orlov eller ej være afklaret af afdelingsledelsen, inden indstilling om ansættelse i projektet sendes til Regnskabsafdelingen. Optjent afspadsering i afdelingen skal være afviklet inden overgang til projektansættelse. Tilsvarende gælder det, at al optjent afspadsering relateret til projektet skal være afviklet, inden den ansatte vender tilbage til sin almindelige stilling. Allerede ansatte medarbejdere, som i en del af deres arbejdstid eller ud over deres arbejdstid, skal deltage i et projekt For medarbejdere der er allerede er ansat som månedslønnet på OUH, og som i en del af deres vanlige arbejdstid skal deltage i et projekt, udarbejdes ikke et nyt ansættelsesbrev. Dette betragtes som en form for udlån af medarbejder. Dette giver mulighed for, at udgifterne til en medarbejders ansættelse kan være delvist finansieret af eksterne midler og delvist finansieret af en afdelings driftsbudget. For at holde afdelingens driftsbudget skadesløs for den lønudgift, der relaterer til pågældende medarbejders deltagelse i det eksternt finansierede projekt, skal afdelingen fakturere projektet for den tid, som medarbejderen arbejder på det pågældende projekt. Afdelingen skal: Side 23/ 37 - enten sende en elektronisk faktura til kontoen med specifikation af udgifterne, dvs. hvem drejer det sig om, hvilken periode (hvor lang tid) og til hvilken løn. Indtægten til afdelingen skal føres på gruppering 010 012, art 1.5. - eller bede Regnskabsafdelingen om at omkontere udgiften fra afdelingens driftsbudget til forsknings- og projektkontoen vedrørende den eller de pågældende medarbejdere. Afdelingen beregner det beløb, der ønskes omkonteret, og Regnskabsafdelingen vedhæfter beregningen til posteringen i økonomisystemet som dokumentationen for udgiftens størrelse, så det til enhver tid er muligt at se og dokumentere, hvordan beløbet er fremkommet. I begge tilfælde skal afdelingen således beregne, hvor meget projektet skal betale på baggrund af den tid, som medarbejderen har anvendt. Dette gælder, uanset om projektet er tilknyttet samme afdeling som medarbejderen, eller om det er en anden afdeling, der stiller medarbejdere til rådighed for projektet. Regnskabsafdelingen hjælper gerne med denne beregning. Udgifter til personale, der helt eller delvist er beskæftiget ved et forskningsprojekt, omfatter omkostninger til løn inkl. funktions- og kvalifikationstillæg samt udgifter til ATP, pension, feriepenge. Forskningsbevillinger dækker som regel ikke overarbejdsbetaling, vagttillæg, løn under barsel og længerevarende sygdom o. lign. Forskeren/projektlederen skal være opmærksom på, om der er særlige krav til ansættelse og aflønning i det enkelte projekt. Såfremt en medarbejder er beskæftiget både med den ordinære drift og ved et eller flere forskningsprojekter, belastes den ordinære drift og forskningsprojekterne med hver deres forholdsmæssige andel. Andelen kan - enten beregnes med udgangspunkt i tidsregistrering - eller med udgangspunkt i en helt konkret vurdering i det enkelte tilfælde, hvis det med stor sikkerhed kan konstateres, at en medarbejder arbejder fx 40 % med ordinær drift (fx mandag og onsdag) og 60 % med forskningsprojektet (fx tirsdag, torsdag og fredag). Såfremt bevillingsgiver stiller krav om tidsregistrering, skal forskningsprojektets medarbejdere tidsregistrere tidsanvendelsen på projektet jf. de retningslinjer, som bevillingsgiver har opstillet herfor. Dette gælder også de medarbejdere i Regnskabsafdelingen, som beskæftiger sig med pågældende projekt. Forskeren/projektlederen kan indgå aftale med afdelingsledelsen om, at en del af den medgåede tid er medfinansiering, hvilket ofte er et krav fra bevillingsgiver i bevillinger fra EU, Interreg, Højteknologifonden, Innovationsfonden og andre offentlige bevillingsmyndigheder. Dokumentation for en sådan aftale i tilknytning til et konkret projekt skal sendes til Regnskabsafdelingen via reg.forskerservice@rsyd.dk. Dokumentationen kan være en konkret aftale eller en bekræftelse på mail fra afdelingsledelsen. Hvis arbejdet i projektet er på medarbejderens stamafdeling, gælder overenskomstens regler for merarbejde/overarbejde. Hvis arbejdet i projektet er på en anden afdeling end medarbejderens stamafdeling, betragtes dette som værende 2 ansættelser på OUH set i forhold til reglerne for merarbejde/overarbejde, dvs. honorering med almindelig overenskomstmæssige forhandlede lønvilkår. Side 24/ 37 Eksempler: a) Medarbejder er ansat 37 timer på afdeling A og tilknyttes et forskningsprojekt på Afdeling A i 5 timer om ugen. De 5 timer honoreres efter arbejdstidsreglernes regler om overarbejde. Der er tale om en samlet ansættelse på OUH. b) Medarbejder er ansat 37 timer på afdeling A og tilknyttes et forskningsprojekt på Afdeling B i 5 timer om ugen. De 5 timer honoreres med almindelig overenskomstmæssig forhandlet lønvilkår. Der er tale om en samlet ansættelse på OUH. Det er derfor vigtigt at præcisere, om forskningsansættelsen er på medarbejderens stamafdeling eller en anden afdeling. Den samlede ansættelse på OD (stamafdeling) og OL (projekter) kan således godt være på mere end 37 timer, når blot der tages hensyn til ovenstående honorering om merarbejde/overarbejde. Vær opmærksom på, at man efter Arbejdsmiljøloven maksimalt må arbejde 48 timer om ugen i gennemsnit, og samtidig skal lovgivning om hviletid overholdes. Det skal nævnes, at bevillinger fra fx EU, Interreg m.fl. ikke tillader indregning af timer på mere end den måneds- og årsnorm, som pågældende medarbejdere er ansat på. Det betyder, at selvom en medarbejder arbejder på flere projekter finansieret af bevillinger fra disse bevillingsgivere, kan det samlede antal timer fordelt på de forskellige projekter ikke overstige måneds- og årsnormen på fx 1.924 timer eller hvad der er gældende for den enkelte bevilling. Regnskabsafdelingen kontrollerer blandt andet dette forhold forud for indsendelse af projektregnskaber til revision. Undervisningsaktivitet (ansatte medarbejdere) Medarbejdere, som i forvejen er ansat på OUH, vil til tider blive bedt om at undervise i arbejdstiden. I disse situationer vil der ikke være ekstra honorering. Såfremt det er aftalt, at der skal være særlig honorering, der skal betales af projektet for undervisningsaktivitet, kan pågældende efter aftale få udbetalt undervisningshonorar i henhold til regionens almindelige regler og satser. Honorar til ansatte udbetales via lønsystemet for at sikre korrekt indberetning til SKAT. Det er ikke muligt at aftale særligt gunstige satser for undervisning i projekter. OUH’s almindelige regler gælder i forhold til, hvornår der kan ske konkret aflønning af en i forvejen ansat medarbejder for undervisningsaktivitet, og hvornår et eventuelt honorar i stedet skal tilgå afdelingen/projektet. Honorar til eksterne parter (ikke ansatte personer) Honorar kan kun udbetales til ikke-fastansat personale for enkeltstående ydelser, f.eks. gæsteprofessorer. Side 25/ 37 Som det fremgår af retningslinjen ”Honoraraflønning”, kan der kun udbetales honorar, hvis løsningen af en opgave ikke er underlagt ledelsens instruktionsbeføjelse (dvs. den eksterne part er underviser eller konsulent), og at personen udfører arbejde, der ikke er overenskomstdækket. Honorar er et engangsvederlag, der ikke indeholder feriegodtgørelse, ATP, pension mv. Lønafdelingen udbetaler honorar som B-indkomst, medmindre der er tale om virksomhed med eget CVR.nr. Honoraret udbetales til pågældendes Nem Konto. Honorarmodtagers CPR-nummer skal angives på honorarfakturaen, som skal fremsendes elektronisk. Der kan ikke ske udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse til honorarmodtagere. Hele det udbetalte beløb skal indberettes som B-indkomst. Udbetalinger til patienter og forsøgspersoner Det er muligt, at patienter og forsøgspersoner kan blive anerkendt for deres deltagelse i et projekt, såfremt bevillingsgiver tillader det. Det er forskeren/projektlederens ansvar at sikre, at udbetalinger til patienter og forsøgspersoner er tilladt i henhold til projektets bevillingsbetingelser. Regnskabsafdelingen kontrollerer, om udbetalingerne er tilladt og vil afvise anmodninger om udbetalinger, såfremt de ikke er tilladt i henhold til bevillingsbetingelserne. Det kan fx ske ved udbetaling af skattepligtig ulempegodtgørelse svarende til gældende dagspengesats (2015: 827 kr. pr. dag). Såfremt bevillingsgiver tillader det, kan forskeren/projektlederen udbetale et større beløb svarende til det løntab, som den enkelte patient måtte have ved at deltage i projektet. Dette beløb skal dokumenteres ved kopi af lønseddel eller tilsvarende fra patienten. Ulempegodtgørelsen er skattepligtig indkomst uanset beløbets størrelse, og inden udbetaling kan ske, skal Regnskabsafdelingen modtage oplysning om beløbets størrelse, patientens navn, adresse og CPR-nummer samt anledning/årsag til udbetalingen dvs. beskrivelse af, hvilket projekt patienten har deltaget i og på hvilken måde, patienten har deltaget. Beløbet vil blive udbetalt til vedkommendes Nem Konto. Anerkendelsen kan også ske ved uddeling af en tinggave fx to flasker vin, såfremt bevillingsgiver tillader det. Forskeren/projektlederen er pligtig til at sørge for at registrere, hvem man uddeler tinggaver til og i hvilken anledning, dvs. beskrivelse af hvilket projekt patienten har deltaget i og på hvilken måde, patienten har deltaget. Ved indkøb af vin eller andre tinggaver til uddeling skal det tydeligt fremgå af fakturaen/udgiftsbilaget, at der er tale om dette. Forskeren/projektlederen registrerer modtagerens/modtagernes fulde navn og CPR-nummer, og disse oplysninger skal vedhæftes fakturaen/bilaget i økonomisystemet. Regnskabsafdelingen er behjælpelig med vedhæftning af oplysningerne i økonomisystemet, når oplysningerne sendes til reg.forskerservice@rsyd.dk. Tinggaver til en værdi på mere end 700 kr. er skattepligtige og skal indkomstbeskattes. Side 26/ 37 Det er ikke tilladt at uddele pengegaver og gavekort til patienter og forsøgspersoner, uanset om gavekortet kan omsættes til kontanter eller ej. Forskeren/projektlederen kan vælge at godtgøre de transportudgifter, som patienter og forsøgspersoner måtte have i forbindelse med deltagelse i projektet. Udgifter til tog- og busbilletter mv. godtgøres jf. bilag (billet, e-mail-kvittering o. lign.), dvs. vedkommende afleverer bilaget og kan få udbetalt godtgørelse svarende til bilagets pålydende. Når patienter og forsøgspersoner deltager i forsknings- eller udviklingsprojekter, kan de betragtes som nært relaterede til det pågældende projekt, og det er således muligt at udbetale skattefri befordringsgodtgørelse til disse jf. gældende skatteregler, når de kører i egen bil. Ved udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse til patienter og forsøgspersoner anvendes lav takst på samme vis som ved udbetalinger til medarbejdere. Inden udbetaling kan ske, skal Regnskabsafdelingen modtage oplysning om bilens registreringsnummer, kørslens start- og slutadresse, patientens navn, adresse og CPR-nummer samt anledning/årsag til udbetalingen dvs. beskrivelse af, hvilket projekt patienten har deltaget i og på hvilken måde, patienten har deltaget. Kravene til dokumentation er de samme for udbetaling til patienter og forsøgspersoner, som gælder for OUH’s medarbejdere. Kravene er gengivet på Skats hjemmeside. Udgifter i projektet Regnskabsafdelingen administrerer alle udbetalinger fra forsknings- og projektkonti på OUH og sikrer derved, at alle bilag konteres korrekt jf. gældende retningslinjer for regnskabs- og registreringspraksis. Regnskabsafdelingen foranlediger således også korrekt bogføring på og betaling fra rette forskningsog projektkonto. Heri ligger også en kontrol af udgiften i forhold til, om afholdelse af udgiften er i overensstemmelse med bevillingen og den medfølgende regnskabsinstruks. Det er forskeren/projektlederen, der har ansvaret for, om en udgift må afholdes fra den forsknings- og projektkonto, som vedkommende er ansvarlig for. Regnskabsafdelingen har alene en kontrolforpligtelse, men rådgiver gerne om, hvad der er muligt og ikke muligt i henhold til den enkelte bevilling. Forskeren/projektlederen har pligt til at redegøre for, hvorfor den enkelte udgift hører til i projektet, og der skal således anføres formål med udgiften i relation til projektet, når udgiften anvises og godkendes til betaling, så det efterfølgende, fx i forbindelse med revision af projektudgifterne eller ved anmodninger om aktindsigt, er nemt at dokumentere udgiftens relevans. Det skal understreges, at indkøb af varer og tjenesteydelser, som skal betales fra en forsknings- eller projektkonto på OUH, skal ske via OUH’s sædvanlige indkøbskanaler og ILS, således at regionens indkøbsaftaler anvendes. Det gælder blandt andet ved køb af apparatur, inventar og IT-udstyr. Side 27/ 37 På rejseområdet har regionen en aftale om anvendelse af Via Egencia (tidligere Via Travel) som rejsebureau, hvis man har brug for hjælp til planlægningen af sin rejse. Fordelen ved at anvende aftalen er, at Via Egencia har adgang til et stort marked og har stor erfaring med at finde alternative rejseløsninger. Derudover bliver udgiften faktureret via elektronisk faktura og letter dermed den efterfølgende administration. Hvis man ikke har brug for ekstern hjælp eller planlægning, må man gerne selv booke direkte hos fx flyselskabet. I forhold til indkøb af apparatur, inventar og IT-udstyr er det særligt vigtigt at foretage indkøbet via indkøbskanalerne, da de indkøbte genstande dermed er afprøvet og godkendt af OUH, og de bliver mærket og registreret som tilhørende OUH. For personer med tilknytning til både OUH og SDU er det tilladt at indkøbe IT-udstyr, smartphones, tablets mv. via SDU’s indkøbsaftaler og betale udstyret fra forsknings- og projektkonti på OUH. Betalingen sker ved, at SDU sender en faktura til den forsknings- og projektkonto på OUH, som skal betale. IT-udstyr mv. indkøbt via SDU’s indkøbsaftaler skal også overholde OUH’s it-sikkerhedsforskrifter. Alle indkøb herunder IT-udstyr fx smartphones, tablets, pc’ere mv. tilhører OUH, når indkøbet er betalt via OUH’s forsknings- og projektkonti, eller via driften. Det betyder, at udstyret skal afleveres til afdelingsledelsen eller dennes repræsentant, hvis man fratræder sin stilling. Afdelingsledelsen vurderer herefter, om udstyret skal kasseres, eller om det kan anvendes af en anden medarbejder. Ovenstående om ejerskab af indkøb gælder også IT-udstyr indkøbt via SDU’s IT-indkøb og betalt fra forsknings- og projektkonti på OUH. IT-udstyr købt via OUH’s indkøbsaftaler registreres af IT-Indkøb. IT-udstyr købt via SDU’s indkøbsaftaler registreres af Regnskabsafdelingen via de modtagne fakturaer fra SDU, hvorfor det er vigtigt, at navnet på brugeren fremgår af fakturaerne fra SDU. Såfremt et forsknings- eller udviklingsprojekt kræver særlige indkøb, som ikke er mulige at foretage via regionens indkøbsaftaler og via indkøbssystemet, skal dette begrundes udførligt, når fakturaen modtages til anvisning og godkendelse. Økonomiske argumenter fx opnåelse af en besparelse i forhold til regionens højere indkøbspriser er ikke et acceptabelt argument, da der i regionens indkøbsaftaler kan være indregnet betaling af service-, vedligeholdelses- og driftsaftaler, it-sikkerhedssoftware, registreringsomkostninger mv. Det betyder, at priserne for produkter i fx regionens udvalg af it-udstyr ikke nødvendigvis direkte kan sammenlignes med markedsprisen. Regnskabsafdelingen har bemyndigelse til at afvise betaling af fakturaer og udlægsbilag vedrørende indkøb uden om indkøbssystemet, herunder indkøb af it-udstyr, smartphones, tablets mv. Man skal være særligt opmærksom på, hvad den enkelte bevilling må anvendes til. Hvis der er begrænsninger ved anvendelsen af en bevilling, fremgår dette af bevillingsskrivelsen eller tilskudsgivers Side 28/ 37 generelle instruks for anvendelse af tilskud. Indkøb af apparatur, inventar og IT-udstyr mv. er således kun muligt fra en forsknings- og projektkonto, hvis bevillingsgiver tillader det. Det er den enkelte forskers/projektleders ansvar at sikre, at midlerne anvendes korrekt og i henhold til den modtagne bevilling og den for bevillingen givne regnskabsinstruks. Regnskabsafdelingen kontrollerer, om midlerne anvendes i henhold til den enkelte bevillings betingelser og deltager gerne i afklaring af bevillingens anvendelsesområde inden projektets begyndelse, så projektet kommer godt fra start. Opstår der spørgsmål til bevillingens anvendelsesområde under projektforløbet, kontaktes Regnskabsafdelingen for en afklaring heraf i forhold til den pågældende bevilling. Når du har fået en faktura Al afregning med det offentlige skal ske ved fremsendelse af elektronisk faktura. Det betyder, at forskeren/projektlederen skal oplyse følgende til leverandøren ved indkøb: - EAN 5798002502541, alternativt afdelingens forskningsspecifikke EAN-nummer (hvis afdelingen har fået oprettet et sådan nummer efter aftale med Regnskabsafdelingen) Forsknings- og projektkontonummeret (8 cifre) angives i personreference/rekvisitionsnummer Forskerens/projektlederens navn eller dennes stedfortræder Forskerens/projektlederens afdeling Anvendelsen af det afdelingsspecifikke EAN-nummer sikrer, at den elektroniske faktura kan fremsøges i fakturapuljen i økonomisystemet. Afdelingens forskningsadministrative medarbejder eller forskeren/projektlederen anviser fakturaen elektronisk, og såfremt det angivne forsknings- eller projektkontonummer ikke er korrekt, påføres den elektroniske faktura et notat om, hvilken konto udgiften så skal betales fra. Hvis fakturaen kræver yderligere materiale fx kopi af konferenceprogram, deltagerliste for arrangement, dagsorden for møde, navn på bruger/modtager af it-udstyr osv. skal forskeren/projektlederen eller dennes stedfortræder vedhæfte materialet til fakturaen i økonomisystemet fx som pdf-fil. Husk at angive formålet med udgiften, dvs. hvorfor er det relevant for projektet, at denne udgift afholdes. Herefter kan Regnskabsafdelingen søge anviste fakturaer frem og bogføre på de angivne forskningseller projektkonti. Hvis afdelingen ikke har et forskningsspecifikt EAN-nummer, som kun oprettes efter aftale med Regnskabsafdelingen, vil fakturaer til det anvendte EAN 5798002502541 blive modtaget i Regnskabsafdelingen, som sender fakturaen på mail til anvisning og godkendelse hos den enkelte forsker/projektleder eller dennes stedfortræder. Side 29/ 37 Fakturaen returneres til Regnskabsafdelingen med anvisning og godkendelse enten som underskrift på selve fakturaen eller som besvarelse af selve fremsendelsesmailen, hvor den anvisningsberettigede entydigt angiver, at fakturaen må betales. Såfremt det ikke fremgår af fakturaen, må forskeren/projektlederen eller dennes stedfortræder selv anføre det forsknings- og projektkontonummer, som fakturaen skal betales fra, så udgiften bliver ført på den rigtige forsknings- og projektkonto. Hvis fakturaen kræver yderligere materiale fx kopi af konferenceprogram og/eller deltagerliste for arrangementet, skal forskeren/projektlederen eller dennes stedfortræder medsende materialet ved fremsendelse af den anviste faktura. Alle fakturaer skal indeholde leverandørens CVR-nummer eller SE-nummer, da det ellers ikke er muligt at få momsfritagelse ved at løfte købsmoms af udgiften. Når du har haft et personligt udlæg Det kan i nogle tilfælde være nødvendigt at lægge penge ud for et indkøb, som efterfølgende skal refunderes fra en forsknings- eller projektkonto. Det kan være en togbillet, hvor rejsen er kommet i stand i sidste øjeblik, tilmelding for deltagelse i en konference eller bespisning på restaurant i forbindelse med et møde. I disse tilfælde kan det personlige udlæg godtgøres fra en forsknings- eller projektkonto, såfremt vedkommende udfylder blanketten ”Udlægsbilag – Forsknings- og projektkonto”, som findes her. Det gælder naturligvis, at udgiften alene kan tillades i henhold til den bevilling, som er gældende for den pågældende forsknings- og projektkonto. Det er forskerens/projektlederens ansvars at sikre, at udgiftens afholdelse er i overensstemmelse med bevillingen. Regnskabsafdelingen rådgiver gerne. Bilaget skal indeholde en udførlig forklaring om, hvorfor udlægget har været nødvendigt, og hvorfor det skal betales fra forsknings- og projektkontoen. Den forsknings- eller projektkonto (8 cifre) som skal afholde udgiften, skal naturligvis også anføres på blanketten. Udgiften skal endvidere dokumenteres ved, at bilaget suppleres med regning, bon eller kvittering for, at udgiften er afholdt. Eksempler på dokumentation: - Udgifter til togrejse dokumenteres ved original billet, betalingsbekræftelse på mail eller lignende. - Udgifter til taxa dokumenteres ved kvittering fra taxavognmanden fx den betalingskvittering, man modtager, når man betaler med betalingskort Side 30/ 37 - Udgifter til bespisning på restaurant dokumenteres ved original kvittering, hvor det fremgår, hvad der er købt. Formålet med bespisning, navne på deltagere og deres tilknytning (arbejdsgiver/virksomhed) skal fremgå af bilaget. - Udgifter til intern bespisning dokumenteres ved original kvittering, ligesom formålet med bespisning og navne på deltagere skal fremgå af bilaget. Hvis der er tale om en afdelingsarrangement, er det tilstrækkeligt at angive hvor mange medarbejdere fra afdelingen, der deltog. - Udgifter til deltagergebyr ved deltagelse i kongresser eller seminarer mv. dokumenteres med kvittering for betaling, kopi af tilmeldingsbekræftelse og program for arrangementet. - Udgifter til flyrejse dokumenteres med boardingpass og betalingsbekræftelse på mail, hvor beløbet fremgår. Udlægsbilaget med tilhørende dokumentation sendes som pdf-fil til reg.forskerservice@rsyd.dk. Hvis der ikke medfølger tilstrækkelig dokumentation, vil udlægget ikke kunne refunderes. Hvis der mangler et eller flere bilag, som en del af dokumentationen, vil der kun blive godtgjort den del af udgiften, som er dokumenteret. Udgifter i udenlandsk valuta skal dokumenteres i forhold til, hvilken omregningskurs der er anvendt fx via kontoudskrift fra netbank, ellers vil udgiften blive refunderet på baggrund af Nationalbankens middelkurs den pågældende dag, hvor udgiften er afholdt. Alle personlige udlæg skal altid godkendes af nærmeste leder, inden de kan udbetales. Det betyder, at forskeren/projektlederen skal have sine personlige udlæg godkendt af sin nærmeste leder, og hvis forskeren/projektlederen er en del af afdelingsledelsen fx den ledende overlæge, skal udlægget godkendes af en direktør inden udbetaling. Regnskabsafdelingen har bemyndigelse til at afvise bilag, som ikke overholder disse retningslinjer, eller hvor den bagvedliggende dokumentation er mangelfuld. Time/dagpenge For at få udbetalt time/dagpenge fra en forsknings- og projektkonto, skal blanketten ”Afregningsbilag til rejse- og befordringsgodtgørelse” udfyldes, underskrives og sendes på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk. Blanketten findes her Der kan kun udbetales time/dagpenge, såfremt den bagvedliggende bevilling tillader det. Hvis bevillingen tillader det, er det forskeren/projektlederen, der skal godkende udbetaling af time/dagpenge forud for rejsens afholdelse. Hvis det er forskeren/projektlederen selv, der skal have udbetalt time/dagpenge, skal dette godkendes af afdelingsledelsen. Hvis det er afdelingsledelsen, der skal have udbetalt time/dagpenge, skal udbetalingen godkendes af en direktør. Side 31/ 37 Time/dagpenge udbetales bagud og på baggrund af oplyst tidspunkt for udrejse og hjemkomst. Time/dagpenge kan kun udbetales, hvis rejsen omfatter mindst én overnatning. Hvis en éndagsrejse finder sted uden for Fyn, kan der dog refunderes dokumenterede merudgifter i rimeligt omfang. Hvis der i rejsen/opholdet/kurset er inkluderet fortæring, modregnes dette i time/dagpengene. Såfremt der er spørgsmål til beregning og udbetaling af time/dagpenge, kan Lønafdelingen kontaktes. Når du selv har kørt i bil Udgifter til befordring i egen bil i forbindelse med mødeaktivitet eller lignende ved et forsknings- eller udviklingsprojekt kan godtgøres fra en forsknings- eller projektkonto, såfremt bevillingen tillader det. Forsker/projektleder skal være opmærksom på, at det er OUH’s regler for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse, der er gældende, selvom betalingen sker fra en forsknings- og projektkonto. Reglerne findes her: http://infonet.regionsyddanmark.dk/#DokID=240359 Såfremt bevillingen for det pågældende projekt har skærpede regler i forhold til OUH’s retningslinjer på området, er det naturligvis bevillingens regler, der gælder. Hvis bevillingen ikke har restriktioner, er det OUH’s regler, der gælder. For at få udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse fra en forsknings- og projektkonto, skal blanketten ”Afregningsbilag til rejse- og befordringsgodtgørelse” udfyldes og sendes på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk. Blanketten findes her. Forskeren/projektlederen eller dennes stedfortræder skal huske at anføre forsknings- og projektkontonummeret (8 cifre) for at tilkendegive, hvilken konto der skal betale udgiften. Det er nærmeste leder, der skal godkende udbetalingen. Hvis afdelingsledelsen skal modtage befordringsgodtgørelse fra en forsknings- og projektkonto, skal blanketten godkendes af en direktør. Satser og beløbsgrænser Som offentligt virksomhed har OUH en særlig forpligtelse til at udvise tilbageholdenhed og sparsommelighed i afholdelse af udgifter herunder udgifter som finansieres af forsknings- og projektkonti. Det gælder naturligvis, at afholdelse af udgiften ikke må være i strid med den enkelte bevillings betingelser. Derfor vil nedenstående være gældende. Ansatte på OUH skal altid anvende billigste mulige offentlige transport og ophold ved tjenesterejser. Det betyder: - at togrejser foretages som udgangspunkt på standardklasse - at flyrejser foretages på økonomiklasse eller tilsvarende, gerne via Via Egencia. - at hotelophold i Danmark skal købes via Hotel og konference, Side 32/ 37 - - at hotelophold i udlandet i forbindelse med kongresser, årsmøder m.m. kan ske ved benytte de forslag til hotelovernatning, som udbydes af arrangørerne af det enkelte arrangement og som nemt kan bookes ved tilmelding til arrangementet, og hvis det i en samlet vurdering må anses at være den billigste løsning at hotelophold i anden anledning holdes inden for de rammer, som Statens takster anviser jf. side 13 og 14, se her. Udgifter til fortæring med repræsentative formål skal afspejle formål, deltagere og indholdet i arrangementet. Det er ikke tilladt at betale drikkepenge af OUH’s midler i Danmark og derfor heller ikke af midler indestående på forsknings- og projektkonti. Ønsker man at give drikkepenge på restauranter og spisesteder i Danmark, afholder man selv udgiften som privatperson. Det kan tillades, at der afholdes udgifter til drikkepenge i et rimeligt omfang ved bespisning i udlandet, såfremt drikkepengene anses som værende en del af tjenerens aflønning i det pågældende land. Såfremt afdelingsledelsen finder det relevant at betale udgifter til gaver til personale relateret til afdelingens forskning, gaver til samarbejdspartnere inden for forskningsområdet, afholdelse af afdelingsarrangementer med et forskningsmæssigt fokus eller lignende udgifter fra afdelingens afdelingsprojektkonto (afdelingskonto), gælder nedenstående. Det skal bemærkes, at denne type udgifter ikke må afholdes fra de øvrige typer af forsknings- og projektkonti. - En gave skal være afpasset formålet og skal som hovedregel holdes inden for en ramme på mellem 150 kr. og 300 kr. Det skal tydeligt fremgå af bilaget, hvem der har modtaget gaven og i hvilken anledning gaven er givet - Et afdelingsarrangement skal være afpasset formålet og afbalanceres i forhold til, hvad man kan tillade sig for afdelingens almindelige driftsmidler, samt hvad der er tilladt på SDU. Det er vigtigt at huske, at det er offentlige midler, og således udvise nøjsomhed i brugen af dem. Eksempler på arrangementer kunne være: - Teambuilding for afdelingens forskningsrelaterede personale for at sikre det brede samarbejde - Seminar for afdelingens personale for at udbrede viden og kendskab til afdelingens forskningsaktiviteter - Konference for relevant personale, hvor afdelingens forskningsresultater gennemgås mere uddybende - Tiltrædelsessymposium for en ny professor Såfremt man er i tvivl om, hvad der er acceptabelt, er man velkommen til at kontakte Regnskabsafdelingen. Side 33/ 37 Udgifter mellem afdeling og forsknings- eller projektkonto Der må ikke overføres midler fra afdelingens drift til forsknings- og projektkonti, med mindre der er tale om inddækning af et underskud på et afsluttet projekt. Omvendt må der gerne overføres midler fra afdelingens forsknings- og projektkonti til driften. Det kan ske i flere tilfælde, og de mest almindelige situationer er: - Når afdelingens medarbejdere deltager i et eksternt finansieret projekt, bør afdelingens driftsbudget kompenseres tilsvarende for den lønudgift, som afholdes af driften, men som vedrører medarbejderens arbejde i projektet, med mindre der foreligger en aftale om, at deltagelsen helt eller delvist skal betragtes som medfinansiering. En aftale om medfinansiering skal være godkendt af afdelingsledelsen. - Når kommerciel forskning (kliniske forsøg) anvender afdelingens driftsressourcer og apparatur bør afdelingen kompenseres for det pågældende ressourcetræk. Der bør således ske afregning for forsøgets forbrug af materialer, analyser, apparatur mv. Udgifter, der ikke kan værdiansættes via indkøbspriser på eksterne fakturaer, kan fx afregnes til DRG-takst eller prisfastsættes på anden vis. - Når øvrige forsknings- og udviklingsprojekter anvender afdelingens driftsressourcer og apparatur bør afdelingsledelsen forholde sig til, om afdelingen skal kompenseres for det pågældende ressourcetræk. Der kan således aftales afregning for projektets forbrug af materialer, analyser, apparatur mv. Udgifter, der ikke kan værdiansættes via indkøbspriser på eksterne fakturaer, kan fx afregnes til DRG-takst eller prisfastsættes på anden vis. - Når afdelingsledelsen beslutter, at uforbrugte midler fra et forsknings- eller udviklingsprojekt uden krav om tilbagebetaling af uforbrugte midler eller uforbrugte midler fra kommerciel forskning skal tilgå afdelingens drift. Regnskabsafdelingen foretager omkontering af det ønskede beløb og kontrollerer i den anledning, at der ikke er særlige krav forbundet med midlerne. Det er Regnskabsafdelingen, der med udgangspunkt i Region Syddanmarks regler for økonomistyring og registreringspraksis afgør, om en overførsel mellem drift og forsknings- og projektkonti er tilladt. Afslutning af projekt Regnskabsafdelingen afslutter forsknings- og projektkonti 3 måneder efter projektets afslutning, eller senest når bevillingsgiver har godkendt slutrapportering fx i form af faglig rapportering og slutregnskab. Det sker løbende, at projekter bliver forlænget, og konti vedrørende aktive projekter kan naturligvis ikke afsluttes og lukkes. Eventuelle uforbrugte midler vil blive overført til den pågældende afdelings afdelingsprojektkonto (afdelingskonto), med mindre andet aftales med forskeren/projektlederen og afdelingsledelsen, hvor sidstnævnte skal godkende placeringen af de uforbrugte midler på en anden konto end afdelingsprojektkontoen (afdelingskontoen). Side 34/ 37 En gang årligt gennemgår Regnskabsafdelingen den samlede portefølje af forsknings- og projektkonti på OUH. Regnskabsafdelingen kontakter den ansvarlige forsker/projektleder, hvis der er konti, hvor der ikke har været bevægelser de seneste 2 år med henblik på at få afsluttet og lukket kontoen. Indeståender på disse konti overføres som udgangspunkt til afdelingens afdelingsprojektkonto (afdelingskonto) med mindre andet aftales. Løbende rapportering Regnskabsafdelingen udsender løbende en opfølgningsrapport til forskeren/projektlederen på mail, så denne kan følge med i forbruget på forsknings- eller projektkontoen. Afdelingens forskningssekretærer eller økonomimedarbejdere kan få en ”kigge”-adgang til enkelte eller samtlige af forsknings- og projektkonti i afdelingen, og Regnskabsafdelingen kan uddanne personerne til at trække relevante rapporter, så man uafhængig af Regnskabsafdelingen og på et hvilket som helst tidspunkt kan følge forbruget på en forsknings- eller projektkonto dog med det forbehold, at der kan være bilag, som endnu ikke er bogført. Regnskabsafdelingen tilstræber at have bogført alle indkomne og godkendte bilag løbende og inden for 5 arbejdsdage fra modtagelsen, således at forskeren/projektlederen og andre interessenter kan få et forholdsvist opdateret indtryk af økonomien i projektet. Hvis man ønsker ”kigge”-adgang, kontakter man den PODB-ansvarlige i sin afdeling, som via PODB’en kan anmode om oprettelse af adgangen. Som med andre adgange i økonomisystemet modtager afdelingsledelsen en mail, når Regnskabsafdelingen har oprettet ”kigge”-adgang til afdelingens forsknings- og projektkonti til en medarbejder, og afdelingsledelsen kan da gøre indsigelse, såfremt ”kigge”-adgangen ikke skulle oprettes. Regnskabsafdelingen udsender hver måned en oversigt over afdelingens forsknings- og projektkonti til afdelingsledelsen, som derved har mulighed for at følge med i den økonomiske udvikling i afdelingens forsknings- og projektkontoportefølje. Regnskabsafdelingen fører tilsyn med negative saldi hvert kvartal og søger afklaring af inddækning, såfremt den tilknyttede bevilling ikke giver tilstrækkelig forklaring herom, fx at midlerne udbetales efter indsendelse af regnskab. Det gøres ved, at Regnskabsafdelingen kontakter den for kontoen ansvarlige forsker/projektleder for en afklaring af den negative saldo. En forsknings- eller projektkonto må som udgangspunkt ikke have en negativ saldo. Der kan således ikke afholdes flere udgifter, end der er modtaget i tilskud. Det er forskerens/projektlederens ansvar at sikre, at der er dækning for udgifterne. Der er dog flere tilskudsgivere, der først udbetaler tilskuddet efter indsendelse af et perioderegnskab eller slutregnskab. Forskningsprojekter, hvor bevillingen er givet på disse vilkår, kan godt oppebære en negativ saldo undervejs i projektperioden, så længe den samlede bevilling for projektet ikke overskrides. Side 35/ 37 Nogle tilskudsgivere udbetaler aconto beløb, men tilbageholder en del af bevillingen indtil det endelige regnskab af godkendt. For disse projekttyper kan der også accepteres en negativ saldo på forskningskontoen, så længe den samlede bevilling for projektet ikke overskrides. Regnskab og revision Det er Regnskabsafdelingen, der forestår udarbejdelse af regnskaber på de enkelte forsknings- og udviklingsprojekter. Alle regnskaber, som indsendes til eksterne bevillingsgivere, skal være udarbejdet i Regnskabsafdelingen og godkendt af OUH’s regnskabschef. Såfremt den enkelte bevilling kræver ekstern revision, er det Regnskabsafdelingen, der foranlediger kontakten til den eksterne revisor og fremsender det fornødne materiale til denne. Såfremt der skal indhentes yderligere oplysninger, tager Regnskabsafdelingen kontakt til forskeren/projektlederen. Hele OUH’s portefølje af forsknings- og udviklingsprojekter m.m. er underlagt den årlige revision, som Region Syddanmarks eksterne revisor foretager. Alle projekter kan således blive udtaget til særskilt gennemgang eller være omfattet af den stikprøvevise kontrol, som revisionen foretager. Hver måned kontrollerer Regnskabsafdelingen stikprøvevis en procentdel af alle posteringer på forsknings- og projektkonti for at minimere risikoen for fejlagtige bogføringer. Det er OUH’s regnskabschef, der i samarbejde med ekstern revision fastsætter, hvor stor en andel af posteringerne der skal kontrolleres. Overhead til OUH OUH afregner et bidrag (overhead) til fællesskabet til dækning af den centrale understøttelse af forskning og udvikling på OUH samt til delvis dækning af OUH’s omkostninger til bygningsvedligeholdelse, el, vand og varme, fælles inventar, faste fællesanlæg, forsikring, ejendomsskat mv. Overhead kan også kaldes et administrationsbidrag. Overhead beregnes kun af eksterne tilskud, dvs. der beregnes ikke overhead af midler fra OUH’s egne forskningspuljer. Der beregnes heller ikke overhead af transaktioner mellem forsknings- og projektkonti. Regnskabsafdelingen har ansvaret for korrekt opkrævning af det fælles bidrag til OUH. Satsen for overhead fastsættes af direktionen på OUH og er pt. 3 %. Sats og afregningsmetode er under revision med henblik på dels at lade satsen stige til fx 4 % i løbet af 2015 og dels at ændre afregningsmetoden. Dette vil blive uddybende beskrevet og dokumenteret i en særskilt retningslinje, når arbejdet er færdiggjort. Side 36/ 37 BILAG 1 – Skabelon til udfærdigelse af budget ved kommerciel forskning Faste udgifter uden for afdelingen Blodprøver Kr. Røntgenundersøgelser Kr. … I alt Kr. Faste udgifter inden for afdelingen Screening Kr. Besøg 1 Kr. Besøg 2 Kr. Besøg 3 Kr. … Samlede omkostninger Kr. Uforudsete udgifter (10 %) Kr. Firmaets andel Kr. Godkendt, den: _____________________________________ Afdelingsledelsen ________________________________________ Forsker / Investigator Side 37/ 37
© Copyright 2024