1. No category

STADS
NYHEDSBREV
April 2015
4. nummer
Hermed udsendes 4. nummer af STADS-kontorets
nyhedsbrev.
I dette nummer vil vi:
o informere om ny leverandør af STADS
o fortælle om projektet Omlægning af rammer
o informere om Fremdriftsreformen fase II
o give status på STADS-DANS-projektet
o opsummere på brugerundersøgelsen fra 2014
o give status på omlægning af STADS-selvbetjening
Rigtig god fornøjelse.
Bedste hilsner fra STADS-kontoret
JØRGEN ERIK LUND
Tlf: 9940 9439
E-mail: jel@adm.aau.dk
LINH HUYNH
Tlf: 9940 9587
E-mail: linh@adm.aau.dk
M ORT EN D AM G AAR D
Tlf: 9940 2441
E-mail: mod@adm.aau.dk
PERNILLE REFSTRUP
Tlf: 9940 9099
E-mail: pre@adm.aau.dk
S AR A D . T HOM SEN
Tlf: 9940 9498
E-mail: sdt@adm.aau.dk
SUSIE K. M. STETTER
Tlf: 9940 7432
E-mail: skm@adm.aau.dk
KMD ER NY LEVERANDØR AF
STADS
-
Pernille
Efter at have haft den samme leverandør siden STADS/VUEsamarbejdets opstart, er udviklingen af STADS pr. 1.2.2015
overgået til ny leverandør. KMD har vundet udbuddet på både
STADS og DANS for den kommende 4-årige periode.
Vi har allerede gode erfaringer med KMD som leverandør på
DANS og ser flere fordele ved kun at skulle samarbejde med
én leverandør de næste fire år. Bl.a. forventer vi en bedre
koordinering mellem udviklingen og leverancen af de to systemer. Selvom der er fulgt dygtige designere og udviklere
med fra den tidligere leverandør CGI til KMD, må vi dog omvendt forvente en vis indkøringsperiode, hvor udviklings- og
fejlrettelseshastigheden vil være lavere end i dag. På den
lange bane skulle leverandørskiftet dog gerne betyde, at vi
kan få udviklet mere ny funktionalitet til en lavere pris end i
dag.
KONTAKT
stadssupport@aau.dk
9940 9720
Nyhedsbrevet bliver sendt ud til alle STADS-brugere ca.
tre gange om året. Kender du andre, der kunne være
interesseret i at modtage STADS-kontorets nyhedsbrev,
bedes du sende det videre.
Giv gerne besked på stadssupport@adm.aau.dk, hvis
du fremadrettet ønsker at komme med på mailinglisten.
OMLÆGNING AF RAMMER
-
Morten
I forbindelse med udbuddet af STADS, har KMD givet et tilfredsstillende tilbud på omlægning af rammer, hvilket igen har sat gang i arbejdet med rammeomlægning. I starten af januar blev der afholdt internat i Vejle, hvor vi gennemgik use-cases og kravmateriale. Disse
er blevet gennemgået i forhold til den generelle udvikling med fremdriftsreformen, således
at KMDs forretningsarkitekter har fået indblik i de forretningsgange, som ligger til grund for
såvel use-cases og krav. Der har været afholdt en række møder i København i forbindelse
med mere detaljeret gennemgang af use-cases og kravmateriale, og arbejdsgruppen har
besvaret KMDs spørgsmål. Vi afholder løbende telefonmøder for at reviewe de brugerrettede designs som KMD leverer. Næste trin i projektet bliver udarbejdelse af test-cases, som
skal være klar når KMD leverer det færdigudviklede produkt til test, hvilket der pt. ikke fastsat en dato for.
Omlægning af rammer del 2 begynder med et internat den 18. maj. Vi afventer en specifik
startdato på rammer del 3, men arbejdet med del 3 forventes at gå i gang efter sommerferien.
FREMDRIFTSREFORMEN FASE II
-
Pernille
Siden studiestart har alle førsteårsstuderende været underlagt Fremdriftsreformen. Pr.
1.9.2015 vil samtlige ordinære studerende også være omfattet. De nye regler om bl.a. obligatorisk meritvurdering ifm. optagelse, obligatorisk tilmelding til fuldtidsundervisning uden
afmeldingsmulighed samt obligatorisk tilmelding til hurtig omprøve, gælder derfor fremover
for alle ordinære studerende, og medfører en række nye administrative opgaver på både
centralt, fakultets- og studienævnsniveau.
Umiddelbart før påske blev der afholdt orienteringsmøder for medarbejdere på studienævnsniveau, hvor de juridiske og STADS-praktiske forhold omkring de nye administrative
opgaver blev gennemgået.
Slides fra disse orienteringsmøder samt vejledninger til det konkrete arbejde i STADS
findes på STADS-kontorets website under punktet Fremdriftsreformen.
Vejledninger til dispensationspraksis samt til- og afmeldingspraksis
findes på fremdriftsreformen.aau.dk.
Nye administrative opgaver på studienævnsniveau:
o
o
o
Vurdering af startmerit, udarbejdelse af individuelle studieplaner og
evt. nedskrivning af tilmeldingskravet
Dispensationer fra tilmeldingskravet
Identificere studerende, der skal tilmeldes 3. prøveforsøg pga. forudsætningskrav
Nye administrative opgaver på fakultetsniveau:
o
o
Kontrol af at de studerende lever op til tilmeldingskravet
Tilmelding til obligatorisk omprøve
Nye administrative opgaver på centralt niveau:
o
o
Meritstatistik
Første screening af ansøgere der skal vurderes mhp. evt. startmerit
Tilmelding til undervisning for efterårssemesteret foretages af de studerende
selv via STADS-selvbetjening i perioden 15. maj til 1. juni.
På STADS-kontorets website findes en underside vedr. Fremdriftsreformen:
STADS.AAU.DK/ANSATTE/FREMDRIFTSREFORM/
Her kan du læse mere om Fase II:
o Obligatorisk tilmelding til undervisning for E15
o Obligatorisk tilmelding til hurtig omprøve samt til 3. prøveforsøg ved
forudsætningskrav
o Nedskrivning af tilmeldingskravet ved startmerit og dispensation
o Overgangsordning: nulstilling af tilmeldinger fra før reformens ikrafttræden
Derudover finder du vejledninger og årshjul, samt information om Fase I.
STADS-DANS
-
Susie, Linh & Sara
STADS-DANS er et landsdækkende digitalt ansøgning- og sagsbehandlingssystem, som
håndterer alt optag, der ikke sker gennem den Koordinerede Tilmelding (KOT). Ansøgere
skal søge optagelse digitalt igennem systemet. Sagsbehandlere på optagelseskontorerne
og faglige bedømmere i Studienævnene sagsbehandler ansøgningerne digitalt i systemet.
STADS-DANS bidrager derfor til en effektivisering og digitalisering af mange arbejdsgange
i forbindelse med afsendelse og sagsbehandling af en ansøgning.
STADS-DANS status på deltidsområdet:
Sekretariatet for Efter- og Videreuddannelse har taget et stort skridt i retningen mod at gå
”all-in” på uddannelser, som skal søges gennem STADS-DANS. Det er derfor til dette
sommeroptag 2015 igennem STADS-DANS muligt at søge om optagelse på 75% af deltidsuddannelserne, hvilket svarer til 10 masteruddannelser, 17 enkeltfag og 5 Hel på del
uddannelser.
Det vil inden længe også være muligt at søge om optagelse igennem STADS-DANS på
tompladsordningen og HD 2. dels specialiseringerne under den Erhvervsøkonomiske diplomuddannelse.
Der skal på de uddannelser der ikke udbydes gennem STADS-DANS stadig ansøges via
almindelig papirskema, som kan findes på evu.aau.dk
STADS-DANS på kandidatområdet
Ansøgere til en kandidatuddannelse med studiestart september 2015 skulle i år søge om
optagelse igennem STADS-DANS. Ansøgningsfristen er nu overskredet, men det vil igen
være muligt at søge om optagelse på en kandidatuddannelse med studiestart september
2015, når der udbydes ledige studiepladser fra mandag den 15. juni igennem STADSDANS.
Der vil også inden længe være mulighed for at søge om optagelse på kandidatuddannelser med studiestart februar 2016.
Læs mere
Der kan læses mere om STADS-DANS,
hvordan der ansøges og hvilke uddannelser der udbydes på:
www.stadsdans.aau.dk & www.en.stadsdans.aau.dk
Har du spørgsmål af teknisk karakter?
STADS-DANS SUPPORT
stadsdanssupport@aau.dk
9940 9720
STADSDANS.AAU.DK
EN.STADSDANS.AAU.DK
BRUGERUNDERSØGELSE FOR 2014
-
Jørgen
For anden gang har STADS-kontoret gennemført en brugerundersøgelse af STADSbrugeres tilfredshed med såvel STADS-systemet samt den service STADS-kontoret leverer til brugerne. Der blev udsendt spørgeskemaer til 302 brugere hvoraf 100 indsendte
svar. Vi vil snakke mere om undersøgelsen til STADS ERFA-mødet d. 16. april, men vil
kort opridse nogle af resultaterne her.
Tilfredshedsgraden med STADS vurderes tilfredsstillende, til trods for uhensigtsmæssigheder og lange svartider, hvilket STADS-kontoret fortsat vil arbejde på at forbedre gennem
aktiv deltagelse i STADS-samarbejdet.
Ved spørgsmål vedr. STADS-kontorets serviceniveau var tilbagemeldingerne generelt positive, med følgende områder hvor service kan forbedres:
Vejledninger: findes på stads.aau.dk/ansatte/vejledninger/ og udarbejdes løbende ifm. beskrivelse af arbejdsgange samt på anfordring, hvis der er et yderligere behov. For at få udarbejdet en vejledning skal man blot henvende sig til STADS-kontoret.
Kontakt: Generelt tilstræber vi, at supporttelefon 9720 besvares i tidsrummet 8-15. Vi kan
dog ikke garantere 100% tilgængelighed, da der kan være aktiviteter, hvor alle kontorets
medarbejdere deltager – eller supportnummeret er overbelastet.
Vi bestræber os på at forbedre tilfredshedsgraden på dette område.
Hele undersøgelsen er offentliggjort på vores hjemmeside, her.
Tak til de brugere, som tog sig tid til at besvare spørgsmålene og
dermed hjælpe os til at blive bedre.
OMLÆGNING AF
STADS-SELVBETJENING
-
Morten
Omlægning af STADS-selvbetjening blev opstartet sidste år med
deltagelse i arbejdsgruppe fra AAU, RUC, AU, KU, og SDU. Der har igennem
2014 været arbejdet igennem med at skrive use-cases og krav baseret på nuværende
funktionalitet i selvbetjeningen. I den forbindelse er der blevet afhold flere internater.
Fokus har været på at gøre funktionaliteten så smart som mulig, og på at optimere nuværende funktionalitet. Derudover har der været arbejdet med udarbejdelse af et specifikt
administrationsmodul, som giver flere funktionaliteter til det administrative personale.
Der er også blevet arbejdet med at udvikle ny funktionalitet således
at de studerende kan anmode om at skifte uddannelsesdel via
selvbetjeningen, i stedet for den nuværende papirbaserede
løsning. Den 8. april 2015 blev der afholdt et afsluttende
møde i arbejdsgruppen, hvorefter krav og use-case
materialet blev overleveret til KMD.
Næste skridt er at få udarbejdet en tidsplan for test
af løsningen.