1. No category

Notat vedr. dannelse af Østjyllands Brandvæsen
Dette notat er udkast til redegørelse som oplæg til beslutning om dannelse af Østjyllands Brandvæsen. Notatet er foreløbigt arbejdsdokument sendt i høring i kommunernes MED-udvalg og Beredskabskommissionerne forud for politisk behandling.
Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune
Oplæg til beslutning om dannelse af Østjyllands Brandvæsen
Dato: x
Udkast 3 – 20150413 Fælles bilag til byrådsdagsorden
1
Forord
Formålet med denne redegørelse er at give et overblik over forudsætninger og muligheder ved etablering af
et fælles redningsberedskab efter § 60 i Styrelsesloven for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune.
Rapporten beskriver de eksisterende forhold for redningsberedskaberne og redegør for de foreslåede rammer for samarbejdet. Dette omfatter beskrivelse af det forebyggende beredskab, det afhjælpende beredskab
og en række serviceydelser. Den overordnede økonomiske ramme er beskrevet og suppleret med bilag, der
går mere i dybden med økonomien.
Redegørelsen er udarbejdet af den administrative styregruppe bestående af kommunaldirektørerne fra
Samsø, Odder og Skanderborg Kommune, samt direktør for Teknik og Miljø i Aarhus Kommune i samarbejde med Projektgruppen bestående af administrative chefer og beredskabscheferne for de eksisterende beredskaber. Redegørelsen og anbefalingerne har løbende været drøftet og afstemt med Borgmestrene fra
Samsø, Odder og Skanderborg kommune samt Teknik- og Miljørådmanden fra Aarhus kommune.
Bilag
Bilag 1: Opgaveoversigt
Bilag 2: Udkast til vedtægter
Bilag 3: Udkast til ejerstrategi
Bilag 4: Notat om beslutningsgange
Bilag 5: Forslag til organisering af myndighedsområdet
Bilag 6: Økonomisk redegørelse for Østjylland Brandvæsen
Bilag x: Høringssvar fra MED og BK
Skanderborg Kommune
/Lisbeth Binderup, Kommunaldirektør, Formand for styregruppen
Samsø Kommune
/Anders Jørgensen, Kommunaldirektør
Odder Kommune
/ Henning Haahr, Kommunaldirektør
Aarhus Kommune
/Erik Jespersen, Direktør, Teknik og Miljø
2
Indhold
1
Baggrund .................................................................................................................................................... 4
2
Vision for samarbejdet ................................................................................................................................ 5
3
Organisering ............................................................................................................................................... 5
3.1
Opgaver ............................................................................................................................................. 7
3.2
Den fælles beredskabskommission ................................................................................................... 7
3.3
Fælles Beredskabsdirektør ................................................................................................................ 8
3.4
Sekretariat og stab ............................................................................................................................. 8
3.4.1
3.5
Det forebyggende beredskab ............................................................................................................ 9
3.6
Det afhjælpende beredskab............................................................................................................. 10
3.6.1
3.7
4
Kommunal beredskabsplanlægning .............................................................................................. 9
Risikobaseret Dimensionering ..................................................................................................... 12
Serviceopgaver (sideordnede aktiviteter) ........................................................................................ 13
3.7.1
Vagtcentralernes serviceopgaver for kommunerne ..................................................................... 13
3.7.2
Uddannelse .................................................................................................................................. 14
3.7.3
Værksteds- og logistikopgaver .................................................................................................... 14
3.7.4
Serviceopgaver fremadrettet hos Østjyllands Brandvæsen ........................................................ 14
3.8
Værtskommune (administrationskommune) .................................................................................... 14
3.9
Lokaliteter ........................................................................................................................................ 15
3.10
Personale ......................................................................................................................................... 16
Økonomisk oversigt .................................................................................................................................. 17
4.1
Budgetoversigt ................................................................................................................................. 18
4.2
Etableringsomkostninger ................................................................................................................. 18
4.3
Muligheder for effektivisering ........................................................................................................... 19
4.4
Brandhaner ...................................................................................................................................... 21
4.5
Fremtidig finansiering ...................................................................................................................... 21
5
Høringssvar .............................................................................................................................................. 21
6
Proces fremadrettet .................................................................................................................................. 22
3
1
Baggrund
Regeringen og KL har med Aftale om kommunernes økonomi 2015 besluttet, at landets redningsberedskaber skal samles i 20 større enheder. Enhederne skal etableres som driftsfællesskaber, der fremadrettet vil
varetage det kommunale redningsberedskab efter § 60 i Styrelsesloven. Formålet med reformen er bl.a. at
skabe mere effektive og robuste enheder. Driftsfællesskaberne skal være etablerede og i drift 1. januar
2016.
Med økonomiaftalen fulgte også forventninger til effektiviseringer. Der er således sket en samlet reduktion i
kommunernes bloktilskud på henholdsvis 50 millioner kroner i 2015 og 75 millioner i 2016 og fremadrettet.
Herudover er der en forventning om, at kommunerne samlet set kan reducere udgifterne til redningsberedskabet igennem de nye samarbejder for yderligere 100 millioner kroner om året. Dette beløb reduceres ikke i
bloktilskuddet.
På baggrund af økonomiaftalen har borgmestrene fra de fire østjyske kommuner Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus fundet det hensigtsmæssigt at indgå et samarbejde. Der er nedsat en administrativ styregruppe, der sammen med en projektgruppe og en række arbejdsgrupper har arbejdet på at forberede samarbejdet med henblik på byrådenes behandling af forslaget og de mange praktiske opgaver der følger. Arbejdsgrupperne består af fagpersoner fra forskellige områder af de kommunale administrationer, f.eks. it,
personale, økonomi, kommunikation m.m.
Denne redegørelse er resultatet af de bagvedliggende analyser og af arbejdet med at finde de bedste fælles
modeller for samarbejde.
4
2
Vision for samarbejdet
Formålet med samarbejdet er at skabe et nyt moderne redningsberedskab, der kan klare fremtidens udfordringer. Samarbejdet skal bygge på en fælles vision om at udvikle og nytænke redningsberedskabet for at
kunne udnytte mulighederne i den nye større enhed, og øge samarbejde med andre beredskaber i regionen.
Målet er, at det nye østjyske redningsberedskab ikke blot skal kunne imødekomme de statslige krav om
effektiviseringer, men også kunne levere en bedre opgaveløsning, der kan møde fremtidens behov.
Der skal med aftalen arbejdes på at udnytte størrelsen til at sikre høj faglighed og effektivitet på fælles områder som f.eks. administration, vagtcentraler, myndighedsarbejde, uddannelse, planlægning og koordinering. Samtidig skal der skabes grundlag for, at de enkelte kommuner kan have særlige beredskabsmæssige
behov og udfordringer, som skal kunne håndteres. Det er ligeledes vigtigt for kommunerne, at aktive borgere
og virksomheder fortsat engageres i form af rekruttering og fastholdelse af deltids- og frivillige brandmænd.
3
Organisering
På baggrund af de i denne redegørelse beskrevne forudsætninger og muligheder i samarbejdet foreslås det,
at redningsberedskabet i de fire kommuner Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus slås sammen til ét fælles
redningsberedskab.
Det anbefales, at det fælles kommunale redningsberedskab organiseres som et § 60 fællesskab efter Styrelsesloven og ledes af en fælles beredskabskommission efter bestemmelserne i Beredskabsloven og som
beskrevet i vedlagte udkast til vedtægter. Fællesskabet etableres juridisk som et interessentskab I/S med
kommunerne som interessenter (ejere).
Det foreslås, at driftsfællesskabet benævnes ”Østjyllands Brandvæsen I/S”.
5
Aarhus
Skanderborg
Odder
Samsø
Figur 1: Den geografiske afgrænsning for Østjyllands Brandvæsen I/S
Med udgangspunkt i de opgaver som Østjyllands Brandvæsen skal løse, kan organiseringen illustreres således:
Beredskabskommissionen
Ledelse
Sekretariat og Stab
Det forebyggende
beredskab
Det afhjælpende
beredskab
Serviceopgaver/
sideordnede
aktiviteter
6
3.1
Opgaver
Ved dannelse af det nye fælles beredskab overdrages de opgaver, der knytter sig til Beredskabsloven som i
dag løses af kommunerne, til det nye § 60 fællesskab. Østjyllands Brandvæsen får således det faglige og
juridiske ansvar for disse opgaver, uagtet om udførelsen af opgaver lægges ud til underleverandører.
Der ses rundt om i landet forskellige modeller for, hvordan samarbejdet omkring beredskabsopgaven tænkes
formaliseret imellem kommunerne. Styregruppen anbefaler en model, der svarer til det, der er lagt op til fra
KL og Regeringens side i forbindelse med Økonomiaftalen for 2015. Modellen bygger på princippet om, at
Østjyllands Brandvæsen overtager alle de opgaver som beredskaberne løser i dag for kommunerne, med
undtagelse af opgaver som lovgivningsmæssigt eller af andre vægtige grunde ikke kan overføres til fællesskabet.
Ved denne model gives der mulighed for at udnytte stordriftsfordelene fuldt ud ved en sammenlægning og
udnytte muligheden for at tænke fælles opgaveløsning på tværs af kommunerne under en fælles ledelse.
Modellen sikrer først og fremmest en tæt sammenhæng mellem planlægning, den forebyggende indsats, det
uddannelsesmæssige og den afhjælpende indsats, hvormed der etableres en homogen enhed med en relativ simpel organisering. I og med at alle kerneopgaver overføres til fællesskabet, er der også bedre mulighed
for, at selskabets ledelse kan holde fokus på kerneopgaverne samt kan sikre høj faglighed i løsning af alle
kerneopgaverne.
På længere sigt vil det med denne model være lettere for selskabets ledelse at justere eller tilpasse organisationen, opgaveløsningen eller serviceniveauet i og med, at alle kerneopgaver ligger i fællesskabet og dermed ikke er bundet op af en række kontrakter med en eller flere udførende enheder, kommunale som private.
Denne model vil desuden give mulighed for indtægtsdækkende virksomhed i fællesskabet, hvor eventuel
overkapacitet kan udnyttes, eksempelvis optimal udnyttelse af vagtgående personales arbejdstid. Samtidig
vil der være bedre mulighed for at få stordrift og synergi på de serviceopgaver som beredskaberne i dag
løser for kommunernes øvrige serviceområder. F.eks. vagttjeneste på kommunale bygninger, brand- og
førstehjælpsuddannelse, indkøb, tilsyn, vedligehold af brandmateriel osv.
Der er i dag inden for de fire beredskaber en stor grad af opgaver som løses af andre aktører. Disse opgaver
tænkes i Østjyllands Brandvæsen fortsat løst af andre aktører ligesom den øgede volumen tænkes anvendt
til i videre omfang at afprøve mulighederne for yderligere udbud af opgaver, f.eks. flere slukningsområder
eller tværgående opgaver.
I bilag 1 (Opgaveoversigt) er der lavet en samlet oversigt over opgaver som styregruppen anbefaler overdrages til Østjyllands Brandvæsen.
3.2
Den fælles beredskabskommission
Sammensætningen af den nye fælles beredskabskommission følger af Beredskabsloven. Som det fremgår
af udkastet til vedtægter anbefales det, at Beredskabskommissionen sammensættes med borgmestrene fra
7
Samsø, Odder og Skanderborg Kommune, Rådmand for Teknik og Miljø i Aarhus Kommune, et yderligere
medlem af Aarhus Byråd, politidirektørerne fra de omfattede politikredse samt en observatør for de frivillige.
Beredskabskommissionen får det fulde faglige og økonomiske ansvar for det kommunale redningsberedskab
i de fire kommuner. Der er ved udformning af vedtægterne sigtet efter at give Beredskabskommissionen det
nødvendige ledelsesrum som bestyrelse for selskabet til at kunne løse opgaven med at forme og udvikle det
kommunale redningsberedskab bedst muligt på vegne af de fire byråd.
De overordnede retningslinjer for Beredskabskommissionens arbejde er beskrevet i ejerstrategien, som er
byrådenes forventninger til §60-fællesskabets ledelse. De kommunalt udpegede medlemmer af Beredskabskommissionen er jf. Styrelsesloven under instruktionsbeføjelse fra kommunalbestyrelserne. Samtidig følger
det af Beredskabsloven, at den risikobaserede dimensionering (serviceniveauet) fortsat skal godkendes af
kommunerne.
Den nærmere beskrivelse af Beredskabskommissionen og forholdet til kommunalbestyrelserne, samt den
overordnede strategiske retning og prioritering for Beredskabskommissionens arbejde fremgår af bilag 2
(udkast til vedtægter), bilag 3 (udkast til ejerstrategi) samt bilag 4 (Notat om beslutningsgange).
3.3
Fælles Beredskabsdirektør
Til at varetage den daglige ledelse af Østjyllands Brandvæsen ansættes der en fælles Beredskabsdirektør.
Vedkommende får ud over den daglige virksomhedsdrift også det overordnede ansvar for løsning af de
kommunale beredskabsopgaver inden for de fire kommuner.
For at skaffe den fornødne ledelseskraft i sammenlægningsperioden, ansættes vedkommende, således at
der er en overgangsperiode inden Østjyllands Brandvæsen starter. Vedkommende forventes at kunne tiltræde stillingen som fælles Beredskabsdirektør med virkning fra 1/9 2015. Dette gøres for at sikre fælles retning
og fremdrift i sammenlægningsperioden, samt at der bliver taget hul på de mange store opgaver for redningsberedskabet sammen med medarbejderne i de fire kommunale redningsberedskaber, så hurtigt som
muligt.
3.4
Sekretariat og stab
Ledelsen i det kommende Østjyllands Brandvæsen vil have et behov for ledelsesstøtte i form af en sekretariatsfunktion og en stabsfunktion.
En sekretariatsfunktion kan blandt andet varetage håndtering af økonomi og regnskab, fakturering, HR,
mundering, journalisering, løn, betjening af reception, hovedpostkasse og telefon og referatskrivning.
En stabsfunktion kan blandt andet varetage betjening af ledelsen, intern og ekstern kommunikation, håndtering af arbejdsmiljø, analyser, notatskrivning, planlægning og dimensionering.
Foruden den direkte ledelsesstøtte i form af sekretariats- og stabsfunktion hos Østjyllands Brandvæsen vil
der være behov for en række specialiserede støttefunktioner til administrationen som i dag varetages central
i kommunerne for beredskaberne. Det er eksempelvis specialiserede opgaver i forbindelse med IT, løn, HR,
8
forsikringer, bygningsvedligehold, kompetenceudvikling, revision, jura, indkøb med videre. Disse specialiserede støttefunktioner foreslås varetaget af en værtskommune, jf. beskrivelse senere i redegørelsen.
3.4.1
Kommunal beredskabsplanlægning
I henhold til Beredskabsloven § 25 skal kommunerne udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab.
Den samlede kommunale beredskabsplanlægning består typisk af en overordnet plan for håndtering af
kommunens krisestyring samt en række konkrete planer og instrukser i de forskellige kommunale sektorer
for bestemte typer af hændelser - eksempelvis planer for sundhedsberedskab, klimarelaterede vejrhændelser, forurenet drikkevand, kystforurening etc. I dag er det typisk kommunens redningsberedskab, der koordinerer udarbejdelsen af de kommunale beredskabsplaner. Det foreslås derfor, at opgaven med at vejlede og
koordinere den samlede kommunale beredskabsplanlægning fortsat ligger ved redningsberedskabet som
har den nødvendige viden og erfaring med beredskab og kan koordinere opgaven med den fælles risikobaserede dimensionering. Opgaven foreslås derfor også overdraget til Østjyllands Brandvæsen. Ansvar for
vedtagelse af beredskabsplanen vil dog jf. beredskabsloven fortsat ligge hos den enkelte kommunalbestyrelse. Det bør desuden fortsat være den enkelte kommunale sektor i hver kommune, der reelt har ansvaret for
den konkrete udarbejdelse af egne planer og instrukser. Der må dog forventes en betydelig synergieffekt ved
samling af den koordinerende opgave idet erfaringer og viden omkring kommunal beredskabsplanlægning
kan samles for alle kommunerne i samarbejdet.
I forbindelse med Østjyllands Brandvæsen etablerering skal der ske en konkret definering af snitfladerne for
den kommunale beredskabsplanlægning mellem Østjyllands Brandvæsen og den enkelte kommune. Herunder konkrete tidsplaner og forventninger til leverancer. Der skal desuden ske en nærmere definering af Østjyllands Brandvæsens rolle i forskellige kommunale krisestabe.
3.5
Det forebyggende beredskab
Det indstilles, at Østjyllands Brandvæsen skal varetage de samme opgaver på det forebyggende område
som de fire kommuners redningsberedskaber løser i dag. Samlet set betyder det, at Østjyllands Brandvæsen
skal varetage følgende opgaver:

Myndigheds- og forebyggelsesopgaver, herunder lovpligtige brandsyn

Brandteknisk byggesagsbehandling efter bestemmelserne i Beredskabsloven

Brandteknisk byggesagsbehandling (sagsforberedelse) efter bestemmelserne i Byggeloven

Sagsbehandling af midlertidige arrangementer

Sagsbehandling af risikovirksomheder efter bestemmelserne i Seveso II direktivet

Tilsyn med sikringsrum og betondækningsgrave efter bestemmelserne i Beskyttelsesrumsloven

Tilsyn med fyrværkeri efter bestemmelserne i Fyrværkeriloven

Forebyggelseskampagner og rådgivning
I forhold til den samlede myndighedssagsbehandling, herunder også byggesagsbehandlingen, er det vigtigt,
at Østjyllands Brandvæsen leverer en smidig og professionel service på et fagligt højt niveau. Her vil en
samling af medarbejderne styrke fagligheden i form af bedre muligheder for faglig sparring, koordinering og
synergi på tværs omkring det brandtekniske område.
9
Det er samtidig vigtigt, at der fortsat er et tæt lokalt samarbejde med de fire ejerkommuner på hele sagsbehandlingsområdet.
Ved brandsyn kontrollerer Brandvæsenet, at de lovmæssige forhold som minimum er overholdt, og at der
ikke er foretaget ulovlige bygningsmæssige ændringer i en række brandfarlige virksomheder og i bygninger,
hvor der opholder sig mange personer. Det er under brandsynene, at brandvæsenet har den direkte kontakt
med ejere og brugere af en bygning, hvor der er særlige forhold, der gør sig gældende omkring brandsikkerhed. Det er vigtigt, at der fortsat er et stærkt tillidsforhold mellem Østjyllands Brandvæsen og østjyske borgere, virksomheder og institutioner. Det er desuden vigtigt, at lokalkendskabet hos medarbejderne hos Østjyllands Brandvæsen fastholdes.
Det anbefales derfor, at der for Østjyllands Brandvæsen defineres følgende bærende principper for myndighedssagsbehandling som skal opfyldes:

Ensartet og effektiv myndighedssagsbehandling med høj faglighed

Lokal tilknytning med fokus på lokal erhvervsfremme
I bilag 5 (Forslag til organisering af myndighedsarbejdet) beskrives en række mulige løsninger til, hvordan
ovenstående to bærende principper for myndighedssagsbehandlingen konkret kan udmøntes.
Tabel 1: Det forebyggende beredskab i tal for de fire østjyske kommuner
Aarhus
Kommune
Skanderborg
Kommune
Odder
Kommune
Samsø
Kommune
I alt
13
2.902
4
484
2
85
0*
41
19
3.512
100
100
100
100
100
Personale (2015)
Antal
Brandsynsobjekter**
(2013)
Gennemførte brandsyn i pct.** (2013)
* Odder Brandvæsen varetager det forebyggende beredskab i Samsø Kommune i dag
** Kilde: Beredskabsstyrelsen - www.brs.dk
3.6
Det afhjælpende beredskab
Med det afhjælpende beredskab forstås alt det, der populært sagt har med de ”blå blink” at gøre. Det vil sige
de fire kommuners operative beredskab. Samlet set betyder det at Østjyllands Brandvæsen skal løse følgende opgaver:

Teknisk indsatsledelse

Brandslukning

Redning

Håndtering af miljøuheld

Frigørelse af fastklemte

Bådberedskab

Dykkerberedskab

Højderedningsberedskab
10

Oliehavnsberedskab

Nødbehandler- og samaritterberedskab

Personrensningsberedskab

Kemikalieberedskab

AED beredskab.

Vagtcentral
Derudover løses en operativ opgave for Staten, hvor de varetager al brandslukning til søs i den vestlige del
af Danmark.
Det afhjælpende beredskab i Østjyllands Brandvæsen varetages af henholdsvis fuldtidsansatte, deltidsansatte og frivillige medarbejdere. Det er vigtigt, at der også fremadrettet i Østjyllands Brandvæsen er en struktur, der gør det muligt at rekruttere personale til det afhjælpende beredskab.
Det afhjælpende beredskab serviceres af en lokal vagtcentral i forhold til håndtering af 1-1-2 udkald, håndtering af automatiske brandalarmer og betjening af indsatsleder.
11
Tabel 2: Det afhjælpende beredskab i tal for de fire østjyske kommuner
Brandstationer
Vagtcentral for
brandudkald
Antal fuldtids slukningstog
Antal deltids slukningstog
Antal udrykninger*
(2014)
Antal udrykninger pr.
10.000 indbyggere*
(2014)
Antal udrykninger til
blinde alarmer*
(2014)
Omkomne ved
brand *
(sum 2007 – 2014)
Aarhus
Kommune
Skanderborg
Kommune
Odder
Kommune
Samsø
Kommune
I alt
Ny Munkegade
Trindsøvej
Lystrup
(Odder)
Ja
(døgnbemandet)
Skanderborg
Galten
Ry
Hørning
Ja
Odder
Tranebjerg
Nordby
10
Ja
Ja
4
2
(1 kommunalt,
1 entreprise)
3
(2 kommunalt,
1 entreprise)
1.694
0
0
0
2
4
(3 kommunalt,
1 entreprise)
306
1
(1 kommunalt)
2
(2 entreprise)
10
89
49
2.138
49
53
40
130
-
690
140
14
0
844
23
5
1
2
31
* Kilde: Beredskabsstyrelsen - www.brs.dk
3.6.1
Risikobaseret Dimensionering
Serviceniveauet for det afhjælpende beredskab skal vedtages af kommunalbestyrelserne én gang i hver
byrådsperiode i forbindelse med sagsbehandling af den såkaldte risikobaserede dimensionering. For alle fire
kommuner gælder, at de respektive kommunalbestyrelser senest fastlagde serviceniveau i 2013. Det vil sige,
at der senest i slutningen af igangværende byrådsperiode skal vedtages en ny risikobaseret dimensionering.
Tabel 3 viser overordnet det serviceniveau for det afhjælpende beredskab, som de enkelte kommunalbestyrelser vedtog i 2013.
12
Tabel 3: Nuværende serviceniveau for det afhjælpende beredskab i de fire østjyske kommuner
Antal indsatsledere på
vagt
Afgangstider
Ankomsttider til
tæt bebyggelse
Ankomsttider til
spredt bebyggelse
Bemanding på en
Standardudrykning
Aarhus
Kommune
Skanderborg Kommune
Odder
Kommune
Samsø
Kommune
1 + bagvagt*
1
1
1
Ny Munkegade: 1 min
Trindsøvej: 1 min
Ny Munkegade deltid: 5 min
Lystrup: 5 min
Odder: 5 min
10 min
Skanderborg: 5 min
Galten: 5 min
Ry: 5 min
Hørning: 5 min
Odder: 5 min
Tranebjerg: 5 min
Nordby: 5 min
10 min
10 min
10 min
15 min
15 min
15 min
15 min
1+7
1+5
1+5
2 + 8*
* Samsø har som ø-samfund ikke de samme betingelser for tilkaldelse af mellemkommunal bistand, som redningsberedskaberne på
fastlandet. Derfor skal redningsberedskabet på Samsø kunne stå alene i fire timer, før det første materiel fra fastlandet kan komme til
øen. Dette særlige forhold indgår i dimensioneringen af redningsberedskabet på Samsø
Det indstilles, at det nuværende serviceniveau fastholdes for 2016 og at der i løbet af 2015-16 udarbejdes en
nye fælles risikobaseret dimensionering for Østjyllands Brandvæsen. Den fælles risikobaseret dimensionering giver mulighed for en gentænkning og en harmonisering af dele af det afhjælpende beredskab i Østjyllands Brandvæsen, eksempelvis placering af kapaciteter og bemanding m.v.
3.7
Serviceopgaver (sideordnede aktiviteter)
Foruden opgaverne hos det forebyggende og det afhjælpende beredskab, som følger direkte af beredskabsloven, løser redningsberedskaberne også en række serviceopgaver og sideordnede aktiviteter. For mange af
disse opgaver gælder, at det er beredskabsrelaterede opgaver, hvorfor redningsberedskabet kan udnytte
eksisterende faglighed og ressourcer til at løse opgaven og støtte kommunernes øvrige områder med de
kompetencer og den kapacitet som brandvæsnet besidder. Det være sig eksempelvis optimal udnyttelse af
faciliteter, køretøjer, viden samt personalets arbejdstid. Dette sikrer en højere effektivitet og lavere omkostninger på den samlede opgaveløsning i kommunerne.
I det følgende beskrives nogle af de større serviceopgaver uddybende:
3.7.1
Vagtcentralernes serviceopgaver for kommunerne
Fælles for beredskabernes vagtcentraler er, at de løser en række serviceopgaver ved siden af den beredskabsmæssige opgave med udkald for brandvæsenet. Her er der især tale om opgaver, der løses for kom-
munerne. En klassisk større serviceopgave redningsberedskabets vagtcentral kan løse for kommunerne, er
at servicere den kommunale hjemmepleje ved nødkald. Denne opgave består i, at redningsberedskabets
vagtcentral modtager nødkald i alle de tilfælde, hvor hjemmeplejen ikke kan besvare dem. Det er typisk en
relativ stor opgave. i Aarhus Kommune overvåger Aarhus Brandvæsens vagtcentral eksempelvis ca. 1.500
antal nødkald.
Øvrige kommunale serviceopgaver, som redningsberedskabernes vagtcentral løser er eksempelvis:
13
Tyveri- og videoovervågning af kommunale bygninger, varetage adgangskontrol for kommunens bygninger,
overvågning af elevatorer, telefonvagt for miljøvagt, telefonvagt for kommunen etc.
Vagtscentralernens serviceopgaver sikrer høj faglighed og helhed i opgaveløsningen på grund af den store
rutine med opgaven og det tætte samarbejde som brandvæsnet har med politiet og det akutte medicinske
beredskab (regionen). Samtidig sikrer udnyttelsen af overskudkapacitet en samlet set mere effektiv opgaveløsning for kommunerne som helhed.
3.7.2
Uddannelse
Aarhus Brandvæsen driver i dag eget uddannelsescenter inklusiv brandskole. Uddannelsescentrets primære
opgave er at uddanne nye brandfolk såvel som at vedligeholde kompetencerne hos det eksisterende mandskab. Hovedargumentet for at drive et uddannelsescenter i Aarhus er at bidrage til en væsentlig besparelse
på den obligatoriske uddannelse af brandmandskabet. Det vurderes, at Aarhus Brandvæsen i dag årligt sparer cirka 2 millioner kroner på selv at uddanne eget brandmandskab. Det forventes at samlingen af uddannelse i Østjyllands brandvæsen kan give en samlet set billigere uddannelse.
Faciliteterne og den faglige kompetence på Uddannelsescentret udnyttes derudover til at udbyde en lang
række beredskabsrelaterede kurser. Brand og Redning i Skanderborg Kommune og Odder Brandvæsen
afholder ligeledes en række kurser, hvor de beredskabsmæssige kompetencer udnyttes. Det være sig eksempelvis kurser i førstehjælp eller brand. Der afvikles især beredskabsmæssige kurser for offentligt ansat
personale.
3.7.3
Værksteds- og logistikopgaver
Til driften af et brandvæsen hører en række værksteds- og logistikfunktioner som eksempelvis pulverværksted, røgdykkerværksted og eftersyn af brandhaner. Disse kompetencer udnyttes ligeledes til at varetage en
række beredskabsrelaterede serviceopgaver, igen primært for kommunerne. Disse opgaver kunne eksempelvis være: salg og eftersyn af hjertestartere, udlejning og eftersyn af slukningsmateriel, udlejning og eftersyn af nøglebokse etc.
3.7.4
Serviceopgaver fremadrettet hos Østjyllands Brandvæsen
En samlet oversigt over alle nuværende serviceopgaver, som redningsberedskaberne i de fire kommuner i
dag løser, kan ses i bilag 1 (Opgaveoversigt)
Det anbefales, at alle serviceopgaver som redningsberedskaberne i de fire kommuner i dag løser, overdrages til Østjyllands Brandvæsen. Det anbefales, at alle serviceopgaver fremadrettet udføres på baggrund af
en kontrakt med beskrivelser af opgave og kvalitet.
3.8
Værtskommune (administrationskommune)
Af juridiske og økonomiske årsager anbefales det, at Østjyllands Brandvæsen tilkobles en værtskommune.
Værtskommunen skal hjælpe Østjyllands Brandvæsen med en lang række specialiserede administrative
opgaver, f.eks. it, indkøb, udbud, forsikringer, barselsfond, budget, regnskab, personale, lønudbetaling, jura
osv. Herudover skal værtskommunen sikrer en række praktiske økonomisk opgaver, f.eks. afløftning af
moms og kassebeholdning (likviditet). Det anbefales, at Aarhus Kommune er værtskommune for Østjyllands
Brandvæsen, og at der indgås en serviceaftale mellem Aarhus Kommune og Østjyllands Brandvæsen på de
opgaver som ønskes løst af værtskommunen. Der tages udgangspunkt i de eksisterende opgaver som løses
14
centralt for brandvæsnet i dag for at sikre en stabil drift i implementeringsperioden. Herefter vil ledelsen i
Østjyllands Brandvæsen med passende intervaller kunne tage aftalen op til revision med værtskommunen.
3.9
Lokaliteter
Østjyllands Brandvæsen kommer til at virke fra mange forskellige adresser. Dette skyldes at afstand er en
afgørende faktor for en del af opgaveløsningen. Særligt i forhold til det afhjælpende beredskab.
Styregruppen indstiller, at Østjyllands Brandvæsen får hovedsæde i Aarhus. Dette skyldes den store overvægt af opgaver og personale som er knyttet til Aarhus som by og det skal sikre så tæt samspil som muligt
mellem ledelse, administration og udførende enheder.
Der findes ikke på nuværende tidspunkt et oplagt sted at samle de medarbejdere, der med fordel kan samles. For at opnå de ønskede effektiviseringsgevinster og synergieffekt af det øgede samarbejde, skal der
efter dannelse af Østjyllands Brandvæsen ske en samling af medarbejdere, og der bør findes en ny fælles
hovedlokalitet, som kan rumme uddannelsescenter, forebyggelse inkl. myndighedssagsbehandling, administration, ledelse og fælles vagtcentral. Østjyllands brandvæsen vil i samarbejde med Aarhus Kommune finde
et egnet til en sådan hovedlokalitet.
Der foreslås ikke ændringer i antal og beliggenhed af brandstationer, men i forbindelse med udarbejdelse af
en ny fælles risikobaseret dimensionering skal den operative struktur gennemgås med henblik på at sikre
den mest optimale opgaveløsning i den nye enhed. I den forbindelse kan der ske ændringer i den operative
struktur, som kan medføre ændringer i antallet og placeringen af brandstationer.
For at sikre størst mulig fleksibilitet for Østjyllands Brandvæsen vil der fra starten opereres med en lejemodel, hvor brandvæsenet lejer sig ind i de eksisterende bygninger hos kommunerne. Der gives mulighed for at
Østjyllands Brandvæsen på et senere tidspunkt kan overtage ejerskabet af bygningerne, hvis dette findes
hensigtsmæssigt.
15
Tabel 4: Oversigt over lokaliteter
Lokalitet
Ny Munkegade (Aarhus C)
Sumatravej (Aarhus Havn)
Kirstinesmindevej
Ejerskab
Aarhus Kommune
Aarhus Kommune
Aarhus Kommune
Lystrup (Aarhus N)
Trindsøvej (Aarhus V)
Galten
Ry
Hørning
Skanderborg
Odder (og Aarhus S)
Tranebjerg
Nordby
Privat udlejer
Falck (Privat aktør)
Falck (Privat aktør)
Skanderborg Kommune
Skanderborg Kommune
Skanderborg Kommune
Odder Kommune
Samsø redningskorps (Privat aktør)
Samsø redningskorps (Privat aktør)
Funktion
Brandstation, administration
Oliehavnsberedskab
Uddannelsescenter, forebyggende afdeling, Brandteknisk institut, logistik
Brandstation
Brandstation
Brandstation
Brandstation
Brandstation
Brandstation, administration
Brandstation, administration
Brandstation, administration
Brandstation
3.10 Personale
I forbindelse med etablering af Østjyllands Brandvæsen overføres alt personale som i dag er beskæftiget
med de kommunale redningsberedskaber og de tilknyttede opgaver til fra kommunerne til § 60-fællesskabet.
Der er i dag tilknyttet følgende personale til løsning af opgaverne, der overgår til Østjyllands Brandvæsen.
Tabel 5: Oversigt over personale
Kommune
Fuldtidsansatte*
Honorarlønnede deltidsansatte
Frivillig
*Heraf tjenestemænd
Odder
5
21
Skanderborg
6
60
Aarhus
82
64
Samsø
-
I alt
93
145
14
-
35
1
71
25
-
120
26
Hertil kommer de ansatte hos de tilknyttede entreprenører; Falck og Samsø Redningskorps.
Ift. tjenestemændene ligger der en stor økonomisk forpligtigelse til pension. For ikke at belaste Østjyllands
Brandvæsen med denne meget store byrde, forbliver forpligtigelsen til pension i de afgivende kommuner,
dog således at der sker en afregning mellem Østjyllands Brandvæsen og de afgivende kommuner svarende
til pensionsbidraget for overenskomstansatte.
Ved overgangen til Østjyllands Brandvæsen skal de eksisterende lokale aftaler tages op til revision med
henblik på etablering af nye fælles lokale aftaler og opsigelse af de eksisterende aftaler. Herunder evt. dannelse af en ny fælles MED-aftale. I forhold til håndtering af evt. overtallige medarbejder i forbindelse med
effektiviseringer ved dannelse af Østjyllands Brandvæsen, anbefales det dog, at der laves en overgangsperiode, således at disse medarbejdere omfattes af de afgivende kommuners politikker omkring overtallige
medarbejdere ved effektiviseringer i et år fra stiftelsen af Østjyllands Brandvæsen.
16
4
Økonomisk oversigt
Økonomien for Østjyllands Brandvæsen tager udgangspunkt i et større udredningsarbejde ift. at kortlægge
de faktiske omkostninger til de eksisterende redningsberedskaber, med henblik på at skabe en økonomisk
ramme, der gør det muligt at drive Østjyllands Brandvæsen selvstændigt med de eksisterende opgaver og
det nuværende serviceniveau.
Ved dannelsen af Østjyllands Brandvæsen I/S som et kommunalt driftsfællesskab sker finansieringen fortsat
over de enkelte kommuners skatteindtægter. Udgifterne fordeles mellem kommunerne efter den i vedtægterne angivet finansieringsnøgle med mindre der i særligt tilfælde aftales andet.
Der tages udgangspunkt i budgetterne for 2015. På grund af de meget store forskelle i risici og forudsætningerne for at drive redningsberedskaber i de nuværende kommuner, er der væsentlige forskelle mellem
kommunernes nuværende driftsudgifter til redningsberedskabet. F.eks. er det nødvendigt, at Samsø opretholder et beredskab, der er væsentligt større end det geografiske og befolkningsmæssige grundlag foreskriver fordi Samsø er en ø og skal kunne klare sig uden assistance fra andre i længere tid.
Der skal i selskabets første levetid udarbejdes en mere langsigtet finansieringsmodel, som tager højde for
den demografiske og fysiske udvikling, der finder sted i Østjyllands Brandvæsens virkeområde og som hænger sammen med den fælles risikobaserede dimensionering.
Der er i bilag 6 (Økonomisk redegørelse for Østjyllands Brandvæsen) – givet en deltaljeret redegørelse for
de enkelte elementer i økonomien og de forudsætninger der ligger til grund for budgettet.
17
4.1
Budgetoversigt
Her nedenfor er givet en oversigt over økonomien i driftsøkonomien i Østjyllands Brandvæsen fordelt på de
fire kommuner:
Tabel 6: Budget for Østjyllands Brandvæsen
Samsø
1
Lønbudget
Odder
Skanderborg
Budgetgrundlag 2016-2018 - i 1.000 kr.
0
3.509
Aarhus
Samlet
7.698
51.145
62.351
Budget til løbende anskaffelser (uanset
drift/anlæg)
0
615
1.300
3.000
4.915
Budget til kontrakter (eksl. evt. indtægter)
2
Øvrigt driftbudget
3.570
0
1.633
14.269
19.472
0
1.075
3.556
12.469
17.100
Indtægter (interne og eksterne)
0
-1.390
-1.818
-23.027
-26.235
3.570
3.809
12.369
57.856
77.604
0
178
355
2.212
2.745
3.570
3.987
12.724
60.067
80.348
20
20
0
104
104
0
272
272
-219
1.604
1.604
-1.291
2.000
2.000
-1.510
Manglende udmøntning 2017
0
-18
-439
-2.582
-3.039
Manglende udmøntning 2018
Budgetgrundlag 2016
0
3.590
-128
4.091
-726
12.777
-4.274
60.380
-5.128
80.838
Budgetgrundlag 2017
3.570
3.969
12.285
57.485
77.309
Budgetgrundlag 2018
3.570
3.859
11.998
55.793
75.220
Total driftsbudget
Overhead
Evt. forøgelse af driftsbudget for at få
balance i budgettet
Budgetgrundlag i alt
Nødvendige engangsbevilling for at
dække evt. efterslæb
Etableringsomkostninger 2015
Etableringsomkostninger 2016
Manglende udmøntning 2016
4.2
Etableringsomkostninger
I forbindelse med etablering af Østjyllands Brandvæsen er der en række etableringsomkostninger. Disse er
estimeret til ca. 2 millioner kr. for år 2015 og 2 millioner kr. 2016. Disse skal dække omkostninger til følgende
områder:
Faglig bistand
Juridisk og revisionsfaglig bistand til udarbejdelse af vedtægter, myndighedssagsbehandling, kortlægning og
analyse af økonomien, revision af åbningsbalance, kortlægning af aftaler og kontrakter, genforhandling og
evt. udbud af opgaver, bygningsgennemgang og værdiansættelse af lejeværdi, forsikringsgennemgang og
tegning af selvstændige forsikringer, gennemgang af it-systemer, valg og implementering af systemer, analyser i forbindelse med udarbejdelse af ny fælles risikobaseret dimensionering, vandforsyningsstrategi m.m.
Navn og logo
18
I forbindelse med oprettelse af Østjyllands Brandvæsen vil der blive behov for at udskifte navne og logoer på
biler, dragter og andet materiel. Der forventes at kunne laves en rullende udskiftning på en del ting, men
alene udskiftning af navne på biler er estimeret til at koste 30.000 kr pr køretøj.
Sammenflytning
Det forventes, at der skal ske sammenflytning af nogle af de administrative funktioner. Til dette er der knyttet
omkostninger til flytning og indretning af kontorer.
4.3
Muligheder for effektivisering
Som det fremgår af økonomiaftalen mellem KL og regeringen, ligger der også en forventning om, at de
kommunale redningsberedskaber kan høste en række stordriftsfordele ved sammenlægningerne. Fordele
som kan omsættes til lavere omkostninger uden at den samlede risikohåndtering ændres væsentligt. Der er
fra beredskabscheferne set på de muligheder, som forventes at kunne realiseres for Østjyllands Brandvæsen. Disse muligheder bygger på en overordnet gennemgang af hvilke områder, der ses et potentiale for
effektivisering ved sammenlægningen. Der lægges op til, at Østjyllands Brandvæsen i perioden frem til 2018
kan realisere en effektivisering svarende til det beløb, som kommunerne er blevet reduceret i bloktilskuddet.
For at sikre at den overordnede risikohåndtering inden for kommunerne kan opretholdes indfases effektiviseringerne gradvist. Dette giver Østjyllands Brandvæsen mulighed for inden for en realistisk tidshorisont at
gennemføre de nødvendige forandringer. Der er således ikke forventede gevinster i 2015 og de generelle
forventninger til effektiviseringsgevinster i 2016 er lavere end for 2017 og 2018.
Det vurderet realiserbare effektiviseringer ved sammenlægningen fremgår af nedenstående tabel.
Tabel 7: Udmøntning af effektiviseringskrav
1000 kr.
Effektivisering
Umiddelbart eff. Gevinst
Samlet effektivisering
(akkumuleret)
2015
2016
1110
500
2017
1610
2018
1610
0
1610
3220
5330
I forhold til de beløb som forventes realiseret, peges der på følgende fokusområder for effektivisering:
2016
Umiddelbar effektiviseringer ved sammenlægning, f.eks. fælles ledelse, administration
m.m. og gevinster ved fælles drift
2017
Ny fælles risikobaseret dimensionering, optimeret operativ struktur, konkurrenceudsættelse m.m.
2018
Samling af enheder og stordriftsfordele ved etablering af ny fælles hovedlokalitet og uddannelsescenter
Effektiviseringerne kan eksempelvis findes ved at lave målrettede indsatser inden for følgende områder:
Administration og ledelse
Stordriftsfordelene ved fælles ledelse og administration udnyttes ved en samling af enheder og ved
at etablere en fælles ledelsesstruktur.
19
Logistik og indkøb
Det forventes, at den større enhed vil give mulighed for bedre udnyttelse af kapaciteten og give mulighed for synergieffekter ved fælles standarder og fælles indkøb.
Salg og service
Ved at tænke de mange sideordnede aktiviteter sammen på tværs af kommunerne er der mulighed
for at se på synergieffekter på tværs og skabe et større ”kundegrundlag”.
Forebyggelse (inkl. sagsbehandling og tilsyn)
Med den større enhed samles flere ekspertiser. Den større volumen giver mulighed for modernisering og digitalisering af opgaverne i højere grad end i dag.
Vandforsyning
Ved at lave en samlet vandforsyningsstrategi er der mulighed for sænke omkostningerne til vandforsyning. F.eks. ved udvikling og sammentænkning med vand- og varmeselskaber. Herigennem kan
behovet for brandhaner og branddamme reduceres.
Operativ (Ledelse, struktur, kapacitetsudnyttelse m.m.)
Igennem en fælles risikobaseret dimensionering og ved at ændre på den samlede struktur og indlede tættere samarbejde med naboberedskaber, er det forventningen at den nuværende kapacitet kan
udnyttes bedre.
Innovative samarbejder (finansiering af langsigtet udvikling)
Ved at indgå i strategiske samarbejder med lokale virksomheder og uddannelsesinstitutioner udvikles og øges Østjyllands Brandvæsens udstyr og viden. Herigennem skabes effektiviseringer ved
f.eks. øget digitalisering og ved at lokale virksomheder kan skabe løsninger og knowhow til eksport
og skabelse af flere lokale arbejdspladser.
Konkurrence
Den større volumen giver muligheden for at gentænke opgaveløsning i en større sammenhæng. Ved
at sikre en løbende evaluering af hvordan opgaver kan løses bedst og afprøve priser mellem offentlige og private aktører, forventes det derfor at kunne give en samlet set billigere opgaveløsning.
Ny hovedlokalitet
Ved at samle uddannelse, logistik, administration, ledelse, vagtcentral og forebyggende indsats på
en lokalitet forventes der at kunne hentes besparelser ved at udnytte ressourcerne mere effektivt på
tværs af enheder.
Østjyllands Brandvæsen får en selvstændig økonomi og alle deltagende kommuner hæfter solidarisk. Der er
i budgettet fastlagt en fælles håndtering af de statslige effektiviseringskrav, som er udmøntet i en reduktion i
kommunernes bloktilskud. Budgettet er derfor friholdt fra evt. generelle effektiviseringskrav eller reduktioner i
prisfremskrivninger som de enkelte kommuner i øvrigt måtte have vedtaget for på tværs af sektorer.
20
4.4
Brandhaner
Ændring i de lovgivningsmæssige krav til vandforsyning til brandslukning, byernes struktur har ændret sig og
udskillelse af vandselskaberne fra kommunerne samt skrappere krav til drikkevandskvalitet og terrorsikring
gør, at der er behov for at se nærmere på vandforsyning til brandslukning.
Vandforsyning i Aarhus Kommune udgør en særlig udfordring. Aarhus Brandvæsen har gennemført en undersøgelse af tilstanden på brandhanerne i Aarhus kommune. Undersøgelsen viser, at der er et ikke ubetydeligt efterslæb på vedligeholdelse af vandforsyningen til brandslukning i Aarhus Kommune. Ca. 10% af de
eksisterende brandhaner er ude af drift og det nuværende niveau for vedligeholdelse er ikke tilstrækkeligt til
at opretholde funktionen af de resterende brandhaner. Hvis vandforsyningen ønskes opretholdt med de nuværende traditionelle løsninger vil en nedgradering til nutidigt behov med nedlæggelse af brandhanerne der
ikke anvendes og genopretning af de tilbageværende brandhaner kræve en større engangsinvestering. Herudover vil det kræve en væsentlig forøgelse af driftsbudgettet at opretholde de resterende brandhaner.
Med baggrund i undersøgelsen foreslås det, at der udformes en ny strategi for brandvæsenets vandforsyning. En sådan fastlæggelse af fremtidig strategi for vandforsyning kræver et større arbejde i forhold til at
afdække muligheder og involvering af mange parter. Den skal tage højde for mere miljøvenlige løsninger,
hvor der arbejdes mod integration med klimatilpasningsløsninger, drikkevandssikkerhed, lokale vand- og
varmelagre mm. Der er derfor ikke muligt på nuværende tidspunkt at pege på det præcise behov for investeringer og budgetforøgelser til vandforsyning. Det anbefales derfor heller ikke at der igangsættes et større
arbejde med nedgradering og genopretning før strategien er udarbejdet. Det vil derfor være en af selskabets
første opgaver sammen med Aarhus Kommune at udarbejde en vandforsyningsstrategi som herefter kan
fastlægge det konkrete behov. Aarhus Kommune forpligtiger sig omvendt til over for fællesskabet at sikre, at
der med baggrund i strategien tilvejebringes den nødvendige økonomi til at sikre vandforsyning til brandslukning i Aarhus Kommune.
4.5
Fremtidig finansiering
Der er op nuværende tidspunkt væsentlig forskelle i organisering og tilrettelæggelse af beredskabet i de fire
kommuner. Derfor er der også forskel i hvor stor et bidrag pr. indbygger der betales for det kommunale beredskab.
Byerne udvikler sig og risikobilledet vil ændre sig med tiden. Samtidig vil Østjyllands Brandvæsens aktiviteter med tiden integreres til en samlet opgaveløsning med fokus på øget kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen. Der skal derfor i Østjyllands Brandvæsens første levetid ske en gentænkning af den nuværende
finansieringsmodel og der arbejdes imod en mere ensartet fordeling af omkostningerne, f.eks. med et ens
bidrag (takst) pr. indbygger som kan favne forandringer i demografik og risikoprofil.
5
Høringssvar
Afsnit om høring i MED og BK og evt. kommentarer til svarene
21
6
Proces fremadrettet
Der ligger en lang række opgaver, der skal løses før Østjyllands Brandvæsen er fuldt etableret. Styregruppen og projektgruppen vil fortsætte arbejdet med at etablere § 60-fællesskabet. I andet halvår af 2015 med
klargøring og støtte til den nye ledelse og i første halvår af 2016 som støtte til den nye ledelse og som hjælp
til afklaring af snitflader og fælles opgaver i overgangsfasen. Der er her nedenfor givet et overblik over nogle
af de væsentligste opgaver i etableringsperioden.
2015
Juli
Orientering af medarbejdere om overflytning
September
Ansættelse af Beredskabsdirektør
August-december
Godkendelse af vedtægter og økonomi i statsforvaltningen
Fastlæggelse af snitflader og processer ift. Beredskabsplanlægning og
Byggesagsbehandling i samarbejde med kommunerne
Udarbejdelse af servicekontrakter og overdragelse af eksisterende kontrakter
Implementering af nye fælles it-, HR- og økonomistyringssystemer
Nedsættelse af ”Overgangs-MED”
Ledelsens og ”Overgangs-MED”s udkast til nye lokalaftaler
Fastlæggelse og implementering af ny organisering
Udpegning af medlemmer til beredskabskommissionen
Udarbejdelse og påtegning af åbningsbalance
2016
Januar
Stiftelse af § 60-fællesskab
Opsigelse af eksisterende lokalaftaler
Nedsættelse af MED-udvalg
Januar-juni
Udarbejdelse af fælles risikobaseret dimensionering og forslag til ny fælles
operativ struktur
Udarbejdelse og implementering af effektiviseringsplan
Udarbejdelse af vandforsyningsstrategi
22
Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune
Bilag 1: Opgaveoversigt
Udkast 3 - 20150413
Bilaget indeholder en oversigt over de nuværende kommunale beredskabers opgaver som
overføres fra kommunerne til det fælles kommunale beredskab Østjyllands Brandvæsen I/S.
For myndighedsopgaver som følger af beredskabsloven, lov om fyrværkeri og lov om sikringsrum og som i dag er det kommunale beredskabs ansvar, gælder at myndighedsansvaret afgives til Østjyllands Brandvæsen. For øvrige opgaver, f.eks. serviceopgaver for kommunerne
gælder, at udførelsen af opgaverne henlægges til Østjyllands Brandvæsen efter servicekontrakt med de enkelte kommuner.
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – bilag 1 Opgaveoversigt
1
Administrative opgaver
Opgave
Egen ledelse
Egen administration
Stabsfunktion
Koordinerer kommunens
beredskabsplanlægning
og kriseberedskab
(Beredskabsloven § 25)
Egen arbejdsmiljøorganisation
Drift af hjemmeside og
intranet
Certificeret arbejdsmiljøledelse og miljøledelse
Aarhus
Brandvæsen
X
Brand og Redning
Skanderborg
X
Odder
Brandvæsen
X
Samsø
Kommune
X
X
X
X
X
X
X
X
X
(X via Odder Brandvæsen)
-
X
X
X
-
X
X
-
-
X
-
-
-
Operative opgaver (Afhjælpende)
Opgave
Varetager selv indsatsledelse
Har entreprise-indsatsledelse
Driver selv operativt beredskab
Har entrepriseberedskab
Har fuldtids beredskab
Har deltids beredskab
Har frivilligt beredskab
Har bådberedskab
Har dykkerberedskab
Har oliehavnsberedskab
Har højderednings beredskab
Har nødbehandler- /
samaritterberedskab
Har ungdomsbrandkorps /
brandkadetter
Brandslukning til søs for Staten
Renseberedskab for Regionen
Kemikalieberedskab
Har en hjertestarter enhed
Defusing/kollegastøtte
Brand- og sikkerhedsvagter
Egen brandskole/uddannelsescenter
Egen vagtcentral for brandvæsen
Aarhus
Brandvæsen
X
X
Brand og Redning
Skanderborg
X
X
Odder
Brandvæsen
X
X
Samsø
Kommune
X
-
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X
-
X
-
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X
X
X
-
-
X
X
X
-
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – bilag 1 Opgaveoversigt
2
Myndighedsopgaver (Forebyggelse)
Opgave
Brandteknisk byggesagsbehandling (Beredskabslov)
Brandteknisk byggesagsbehandling, rådgivende (Byggelov)
Sagsbehandling af midlertidige
arrangementer
Sagsbehandling af risikovirksomheder (SEVESO Direktivet)
Tilsyn med beskyttelsesrum &
sikringsrum
Forebyggelseskampagner
Fyrværkerikontrol
Aarhus
Brandvæsen
X
Brand og Redning
Skanderborg
X
Odder
Brandvæsen
X
Samsø
Kommune
X
X
X
X
X
X
X
-
X
(X via Odder Brandvæsen)
-
X
X
X
-
X
X
X
X
X
X
-
(X via Odder Brandvæsen)
(X via Odder Brandvæsen)
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – bilag 1 Opgaveoversigt
3
Serviceopgave (Intern produktion)
Opgave
Egen vagtcentral for øvrige opgaver
(nødkald, alarmer, videoovervågning
etc.)
Miljøvagt, telefonvagt
Vagttelefon for kommunen
Aarhus
Brand og Redning
Brandvæsen
Skanderborg
Vagtcentral
X
X
Odder
Brandvæsen
Samsø
Kommune
X
-
X
X
X
-
X
X
X
X
-
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X
X
-
X
X
X
X
X
-
X
-
X
X
-
X
X
-
X
X
-
X
X
X
X
X
X
X
Entreprise
-
X
Uddannelse
Salg af førstehjælpskurser
Salg af brandkurser
X
X
Logistik
Salg og udlejning af slukningsmateriel
Eftersyn af slukningsmateriel
Salg af hjertestartere
Salg og eftersyn af nøglesystemer /
nøglebokse
Hjælpemiddeldepot
Vedligehold på kommunale bygninger
Afdækning af ødelagte ruder og bygninger
Døde dyr, opsamling og bortskaffelse
Autoværksted
Autohjælpeservice på kommunale
biler
Røgdykkerværksted
Brandhane vedligeholdelse
Røgalarmer, opsætning
Driverse servicevagt
(tilkaldevagt til tyverialarmer, patientløft for hjemmepleje etc.)
Rottebekæmpelse
Assistance ved valghandling
Laver beredskabsmapper til kommunale institutioner og bygninger
X
-
X
-
X
-
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – bilag 1 Opgaveoversigt
4
Horten
Advokat Rikke Søgaard Berth
Philip Heymans Allé 7
2900 Hellerup
Tlf +45 3334 4000
Fax +45 3334 4001
Høringsversion af 20. april 2015
J.nr. 165602
VEDTÆGTER ØSTJYLLANDS BRANDVÆSEN I/S INKL. FORKLARENDE NOTER
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
FORKLARING
1.
NAVN, SELSKABSFORM, HJEMSTED
1.1
Beredskabssamarbejdets navn er Østjyllands Brandvæsen I/S
(herefter "interessentskabet").
Interessentskabet er den nye retlige enhed, som etableres af de fire kommuner.
1.2
Interessentskabet er et kommunalt fællesskab omfattet af § 60 i
lov om kommunernes styrelse.
Det nye § 60-fællesskab er omfattet af samme regler som kommuner, herunder
kommunestyrelsesloven, medmindre andet følger af lovgivningen eller af disse vedtægter.
1.3
Interessentskabets hjemsted er Aarhus Kommune. Aarhus
Kommune er endvidere administrationskommune for interessentskabet.
På borgmestermøde den 3. marts 2015 blev det besluttet, at Aarhus Kommune er
"administrationskommune"
2.
INTERESSENTER
2.1
Interessenterne i interessentskabet er Odder, Samsø og Skanderborg og Aarhus kommuner ("interessenterne").
Denne bestemmelse fastsætter ejerforholdet til § 60-fællesskabet udadtil.
De nævnte kommuner overdrager en række opgaver til at blive varetaget af § 60fællesskabet, jf. pkt. 5.1 og 5.2.
3.
FORMÅL
3.1
KL og regeringen har i aftalen om kommunernes økonomi for
2015 besluttet, at de kommunale beredskaber skal samordnes i
op til 20 tværkommunale beredskabsenheder inden 1. januar
2016.
Bestemmelserne i pkt. 3.1 – 3.3 henviser til den politiske aftale, der forpligter kommunerne til at etablere et fælles beredskab, og som fastsætter de overordnede principper for § 60-fællesskabets opgavevaretagelse.
Horten Advokatpartnerselskab
CVR 33775229
Side 2
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
3.2
Interessenterne har på den baggrund besluttet at etablere interessentskabet, der med virkning fra 1. januar 2016 skal varetage
beredskabsopgaven i interessenternes geografiske område.
3.3
Interessentskabet skal varetage opgaverne på et højt beredskabsfagligt niveau, effektivt og på en sådan måde, at virksomheder og
borgere oplever tryghed i opgaveløsningen samt en enkel og
smidig sagsbehandling.
3.4
Interessenterne fastlægger i fællesskab en overordnet strategi for
interessentskabet.
FORKLARING
Ejerstrategien, der er vedlagt som bilag til den politiske beslutning, har ikke retligt
bindende karakter.
I ejerstrategien giver kommunerne hinanden "håndslag" på, hvordan de vil håndtere
spørgsmål af mere overordnet karakter vedrørende det fælles beredskab. Det kan
f.eks. vedrøre udbudsstrategien for beredskabet, spørgsmålet om eje eller leje af
bygninger, forudsætninger i forhold til indhentelse af effektiviseringspotentialet.
Ejerstrategien bliver dermed også en tilkendegivelse over for bestyrelsen af, hvordan ejerne ville kunne forventes at instruere deres medlemmer af bestyrelsen.
Ejerstrategien skal ikke godkendes af Statsforvaltningen og kan ændres af kommunerne i enighed uden inddragelse af Statsforvaltningen.
4.
EJERFORDELING
4.1
Interessentskabet ejes af
Odder Kommune med 5,34 pct.,
Samsø Kommune med 0,91 pct.,
Skanderborg Kommune med 14,31 pct., og
Aarhus Kommune med 79,44 pct.
Denne bestemmelse fastsætter ejerforholdet til § 60-fællesskabet internt.
Ejerfordelingen har ikke betydning for finansieringen af § 60-fællesskabets årlige
driftsudgifter, der fordeles i overensstemmelse med 2015-budgetterne, jf. pkt. 6.3.
Derimod afholdes udgifter til ekstraordinære investeringer i overensstemmelse med
ejerfordelingen, jf. også pkt. 6.3.
Side 3
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
FORKLARING
4.2
Ejerfordelingen i pkt. 4.1 er fastsat på baggrund af interessenternes befolkningstal pr. 1. januar 2015, jf. bilag 1. Ejerfordelingen
revideres hvert 5. år, første gang med befolkningstallet pr. 1. januar 2020, når det foreligger. De reviderede ejerfordelinger vedlægges som allonger (nr. 1, 2 etc.) til disse vedtægter.
Det kræver således hverken kommunernes eller Statsforvaltningens inddragelse at
revidere ejerfordelingen. Det forudsættes, at bestyrelsen orienterer kommunernes
om den nye ejerfordeling, når den er fastlagt.
5.
INTERESSENTSKABETS OPGAVER
Bestemmelserne i pkt. 5.1 og 5.2 fastsætter, hvilke opgaver der er overdraget til §
60-fællesskabet, med den virkning at kommunerne herefter ikke længere er kompetente til at udføre opgaverne. Yderligere overdragelse af opgaver vil derfor kræve en
ændring af vedtægterne.
5.1
Interessentskabets formål er at varetage interessenternes beredskabsopgaver i henhold til beredskabsloven og tilknyttede bekendtgørelser, herunder det operative og forebyggende beredskab samt myndighedsopgaver omfattet af beredskabslovens §§
34-37.
Kommunerne kan kun overføre de opgaver, som lovligt kan varetages af § 60fællesskabet. Driftsopgaver efter beredskabsloven og myndighedsopgaverne i §§ 3437 kan overføres til § 60-fællesskabet.
Interessentskabet varetager endvidere opgaver efter fyrværkeriloven og lov om sikringsrum, herunder myndighedsopgaver i det
omfang lovgivningen giver mulighed herfor.
En række opgaver i anden lovgivning hænger naturligt sammen med beredskabsopgaven. Det kræver imidlertid hjemmel i lovgivningen at overføre myndighedsopgaver til § 60-fællesskabet, og denne hjemmel udestår.
5.2
Når en opgave er overført, bliver § 60-fællesskabet enekompetent til at varetage de
anførte opgaver. Disse opgaver kan kun "tilbageføres" til kommunerne ved at ændre
vedtægterne.
Bestemmelsen sikrer, at § 60-fællesskabet får overdraget opgaverne i disse love mv.,
herunder myndighedsopgaverne efterhånden som lovgivningen justeres og giver
mulighed herfor. Forsvarsministeriet har oplyst, at hjemmelsgrundlaget ikke kan
forventes at være justeret inden årsskiftet.
Formuleringen betyder, at det ikke er nødvendigt at ændre vedtægterne (og indhente Statsforvaltningens godkendelse), når lovændringerne måtte blive gennemført.
Bestemmelsen sikrer også, at kommunerne ikke behøver at træffe beslutning herom
Side 4
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
FORKLARING
– overdragelse af kompetence sker således automatisk uden kommunalbestyrelsernes forudgående politiske behandling. Modellen er drøftet med Statsforvaltningen,
der synes positiv over for en sådan automatisk overdragelse af kompetence.
Indtil lovgivningen medfører, at myndighedsopgaverne overdrages til § 60fællesskabet, kan beredskabets medarbejdere udarbejde udkast til afgørelser mv. til
brug for kommunernes behandling af sagerne.
5.3
Interessentskabet kan endvidere varetage sideordnede aktiviteter for interessenterne og andre aktører i det omfang, der er
hjemmel hertil i lovgivningen, herunder i retsgrundsætningerne
om kommunalfuldmagten.
Opgaver for ejerkommunerne:
Bestemmelsen vedrører serviceopgaver, som ikke overdrages til § 60-fællesskabet at
udføre ad-hoc, men som § 60-fællesskabet udfører på kontrakt.
5.4
Der indgås særskilte aftaler mellem på den ene side interessentskabet og på den anden side hver interessent eller anden aktør
om interessentskabets varetagelse af sideordnede aktiviteter.
§ 60-fællesskabets opgavevaretagelse for hver kommune eller andre aktører reguleres nærmere i særskilte aftaler. Prisen herfor skal mindst afspejle omkostningen ved
at udføre opgaven, med mindre andet følger af lovgivningen.
6.
KAPITAL OG OMKOSTNINGSFORDELING
6.1
Ved etableringen af interessentskabet indskyder interessenterne
eksisterende materiel mv. En oversigt over de indskudte aktiver
fremgår af bilag 2.
Værdien af kommunernes indskud, herunder aktiver (f.eks. bygninger) og passiver
(f.eks. medarbejderforpligtelser), opgøres af revisor efter ensartede principper. Bilag
2 vedlægges som udkast i forbindelse med den politiske beslutning før sommer og
opdateres og gøres endeligt i det sene efterår 2015.
6.2
Interessenterne er ikke forpligtede til at foretage yderligere kapitalindskud i interessentskabet.
Det vil således bero på det årlige budget, som fastsættes af bestyrelsen med kvalificeret flertal, jf. pkt. 9.12, hvilket nærmere beløb kommunerne forpligtes til at indbetale for det kommende år. Disse betalinger vil imidlertid ikke være kapitalindskud,
men derimod betaling for de opgaver, som beredskabet varetager for kommunerne.
Opgaver for andre aktører (ikke-interessentkommuner, regionen, private):
§ 60-fællesskabet kan kun løse opgaver for tredjemand, hvis muligt efter den skrevne lovgivning eller kommunalfuldmagten.
Side 5
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
FORKLARING
Interessentskabets årlige udgifter dækkes af interessenterne i
henhold til en fordelingsnøgle fastsat af interessenterne. Ved
etableringen af interessentskabet er fordelingsnøglen for driftsomkostningerne fastsat forholdsmæssigt ud fra interessenternes
budgetter for egne beredskaber i 2015, jf. bilag 3, mens udgifter
til ekstraordinære investeringer dækkes af interessenterne forholdsmæssigt efter ejerfordelingen i pkt. 4.1.
Bilag 3 vedlægges som udkast i forbindelse med den politiske beslutning før sommer og opdateres og gøres endeligt i det sene efterår 2015.
6.4
Ved begyndelsen af hvert kvartal indbetaler hver kommune forlods ¼ af sin andel af årets samlede budget.
Bestemmelsen har til formål at sikre beredskabet likviditet. Likviditetsbehov herudover dækkes af administrationskommunens kassekredit.
6.5
Interessenterne kan ændre fordelingsnøglen for hhv. driftsomkostninger og investeringer, jf. pkt. 6.3, på betingelse af, at den
eller de nye fordelingsnøgler er fastsat på baggrund af saglige og
objektive kriterier.
Hensigten er, at fordelingsnøglen for hhv. drift og investeringer skal fastsættes efter
objektive kriterier, der dels afspejler ressourcetræk og dels ejerfordeling.
6.3
6.6
Samsø Kommune har før etableringen af interessentskabet fået
udført beredskabsopgaven af en ekstern operatør. Kontrakten
overdrages til interessentskabet. Hvis der i interessentskabet
kommer ekstraordinære driftsudgifter eller investeringer inden
kontraktens udløb i 2020, vil fordelingsnøglerne i pkt. 6.3 blive
genforhandlet, så der tages højde for Samsø Kommunes særlige
forhold, således at Samsø Kommune friholdes for udgiftsstigninger, hvis de forhold, der medfører stigningen, i forvejen indgår i
udgiften til kontrakten med den eksterne operatør.
6.7
En ændring af fordelingsnøglen skal vedtages af samtlige interessenters kommunalbestyrelser. Ny fordelingsnøgle vedlægges
Også udgifter til investeringer vil skulle indarbejdes i forbindelse med budgetprocessen og vedtages af bestyrelsen medkvalificeret flertal, jf. pkt. 9.12.
På baggrund af en foreløbig drøftelse med Statsforvaltningen er det vores forventning, at Statsforvaltningen vil godkende, at fordelingsnøglen i bilag 3 kan ændres,
uden at det er en betingelse at indhente Statsforvaltningens godkendelse på ny, jf.
også pkt. 18.3.
Herved sikres, at ændringer af den interne fordeling af udgifterne til § 60fællesskabet kun kan ske, hvis kommunerne er enige herom.
Side 6
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
som allonge (nr. A, B etc.) til disse vedtægter.
FORKLARING
6.8
Interessentskabet drives, så der ikke oparbejdes over- eller underskud. Denne bestemmelse er ikke til hinder for at henlægge
midler til planlagte investeringer.
Hvile i sig selv-princippet indebærer, at indtægter og udgifter over en årrække skal
balancere/udlignes. Princippet er ikke til hinder for, at § 60-fællesskabet kan spare
op med henblik på investeringer.
7.
HÆFTELSESFORHOLD
7.1
Interessenterne hæfter personligt, ubegrænset og solidarisk i
forhold til tredjemand.
Hver kommune hæfter udadtil (over for tredjemand) med hele sin formue og for alle
krav ("solidarisk, personligt og direkte").
Bestemmelsen er udtryk for en ulovbestemt retsgrundsætning, som ikke kan fraviges i vedtægterne.
7.2
I det indbyrdes forhold mellem interessenterne hæfter hver interessent i henhold til fordelingsnøglen, jf. pkt. 6.4, på det tidspunkt, hvor kravet fra tredjemand opstod.
Hvis tredjemand har fået godtgjort et krav mod § 60-fællesskabet gennem en af
kommunerne, kan denne kommune kræve, at de øvrige kommuner afholder hver
deres andel af omkostningerne.
Hvis kravet havde været kendt, havde bestyrelsen indarbejdet det i budgettet og fordelingen ville i så fald have fulgt fordelingsnøglen for driftsomkostninger i pkt. 6.3.
Derfor sker den indbyrdes fordeling af kravet i overensstemmelse hermed (og ikke
efter f.eks. ejerfordeling).
7.3
Interessentskabets låntagning og garantistillelse mv. belaster interessenternes låneramme forholdsmæssigt i forhold til interessenternes respektive ejerandele, jf. pkt. 4.1.
Dette følger af lovgivningen.
8.
FORELÆGGELSE AF BESLUTNINGER FOR INTERESSENTERNE
Medmindre andet fremgår af vedtægterne eller lovgivningen, er bestyrelsen (og ikke
kommunalbestyrelserne) kompetent til at træffe alle beslutninger om § 60fællesskabet. Kommunernes kompetence i forhold til de opgaver, der er overladt til
§ 60-fællesskabet, skal således fremgå udtrykkeligt af vedtægterne.
Side 7
8.1
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
FORKLARING
Beredskabskommissionen, der i disse vedtægter er benævnt bestyrelsen, forelægger følgende beslutninger for interessenterne:

udkast til fælles plan for den risikobaserede dimensionering

beslutninger om optagelse af lån, garantistillelse
og om indgåelse af leje af fast ejendom.
Den risikobaserede dimensionering skal vedtages af kommunalbestyrelserne. Denne
kompetence kan således ikke overdrages til bestyrelsen. Bestyrelsen sender udkastet
til kommunerne, der hver især gennemfører den nødvendige politiske proces.
Udkastet til fælles risikobaserede dimensionering skal ifølge lovgivningen beskrive
interessentskabets risikoprofil, serviceniveau, organisation, virksomhed, dimensionering og materiel.
For så vidt angår indgåelse af lejeaftaler, der ikke vedrører fast ejendom, og leasingaftaler, kan disse indgås af § 60-fællesskabet uden forelæggelse for kommunerne.
Udover de i pkt. 8.1 anførte forhold, skal ændringer af vedtægterne besluttes af
kommunerne. Da vedtægtsændringer ikke nødvendigvis forelægges af bestyrelsen,
er dette samlet i pkt. 18.
8.2
Beslutninger efter pkt. 8.1 kræver, at beslutningen godkendes af
alle interessenternes kommunalbestyrelser. Hver interessent
orienterer de øvrige interessenter og bestyrelsen om udfaldet af
interessentens behandling af sagen.
Der afholdes som udgangspunkt ikke møde mellem de fire kommuner, men det kan
i overensstemmelse med pkt. 8.5 kræves, at sagen også skal behandles på et interessentskabsmøde.
8.3
Hvis bestyrelsens udkast til en fælles plan for den risikobaserede
dimensionering ikke godkendes af samtlige interessenters kommunalbestyrelser, jf. pkt. 8.2, optager bestyrelsen forhandlinger
med interessenterne med henblik på at forelægge interessenterne et revideret udkast til en fælles plan for den risikobaserede
dimensionering.
Det er hensigtsmæssigt at have fastsat en proces for det tilfælde, at kommunerne ikke måtte være enige om den fælles risikobaserede dimensionering.
8.4
Interessentskabet udarbejder udkast til samlet plan for den enkelte kommunes beredskab, jf. beredskabslovens § 25. Kommunalbestyrelsen i den enkelte interessent tager stilling til udkastet.
Den enkelte kommunes samlede plan for beredskabet skal godkendes af den enkelte
kommunalbestyrelse og er ikke nødvendigvis ens for alle ejerkommunerne.
Side 8
8.5
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
De godkendte samlede planer danner grundlag for delplanerne,
herunder den fælles risikobaserede dimensionering i interessentskabets geografiske område.
FORKLARING
Udkast til plan for den enkelte kommunes beredskab udarbejdes af § 60fællesskabet og danner grundlag for bl.a. den risikobaserede dimensionering. § 60fællesskabet koordinerer herudover kommunernes delplaner, f.eks. sundhedsberedskabsplan, strandrensningsplan mv.
En interessent, 3 medlemmer af bestyrelsen eller revisor kan forlange, at der afholdes interessentskabsmøde til behandling af et
bestemt emne. Bestyrelsens formand indkalder i så fald til interessentskabsmøde, så det afholdes tidligst 4 og senest 8 uger
herefter.
Der er – modsat f.eks. aktieselskaber – ikke krav om, at der afholdes generalforsamling i et § 60-fællesskab. Henset til bestyrelsens sammensætning og kompetence
findes det ikke hensigtsmæssigt at have et fast årligt interessentskabsmøde.
Bestyrelsen kan afholde temamøder mv. for interessenternes kommunalbestyrelser,
f.eks. i forbindelse med arbejdet med den risikobaserede dimensionering. Disse
møder vil have karakter af orienteringsmøder, hvor der ikke kan træffes beslutninger, der har retligt bindende karakter.
Måtte en interessent eller andre have ønske om, at der afholdes interessentmøde,
hvor der kan træffes beslutninger, kan der indkaldes hertil, jf. denne bestemmelse.
Afhængigt af dagsordenens punkter kan det være nødvendigt, at den enkelte kommunalbestyrelse meddeler mandat til den, der repræsenterer kommunen på interessentmødet.
De flertalsregler, der i øvrigt gælder efter vedtægterne, skal iagttages på interessentmødet, jf. pkt. 8.6.
8.6
Beslutninger, der kan træffes på interessentskabsmødet, vedtages med simpel flertal blandt de fremmødte interessenter, med
mindre andet følger af disse vedtægter, herunder pkt. 8.2 og pkt.
18.1. Hver interessent har én stemme på interessentskabsmødet.
Det vil sige, at tre ud af fire kommuner kan træffe beslutninger. Med fire ejere, der
har én stemme hver, er simpelt flertal således det samme som kvalificeret flertal.
9.
BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING OG OPGAVER
Bestyrelsen i et § 60-fællesskab svarer til kommunalbestyrelsen i en kommune, men
med de tilpasninger der følger af sagens natur, f.eks. at møderne som udgangspunkt
er lukkede. Bestyrelsen er derfor den højeste myndighed i § 60-fællesskabet, medmindre andet følger af vedtægterne.
Side 9
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
FORKLARING
9.1
Der nedsættes en bestyrelse til at varetage den umiddelbare forvaltning af de opgaver, der er henlagt til interessentskabet.
Beredskabsloven stiller krav om, at der nedsættes en fælles beredskabskommission
for tværkommunale beredskaber til at varetage den umiddelbare forvaltning af de
opgaver, der er henlagt til § 60-fællesskabet.
9.2
Bestyrelsen består af
- Borgmesteren fra hver interessent, fra Aarhus Kommune
dog rådmanden for Magistratsafdelingen for Teknik- og
Miljø
- Et yderligere medlem udpeget af og blandt byrådet i Aarhus Kommune
- En repræsentant fra Sydøstjyllands Politi
- En repræsentant fra Østjyllands Politi
Som beredskabsloven er formuleret i dag, skal borgmestre og politi samt en observatør for de frivillige indgå i bestyrelsen.
KL har tilkendegivet, at KL vil arbejde for, at repræsentanter fra politiet ikke skal
indgå i bestyrelsen. Hvis en lovændring måtte føre til, at det ikke længere er et krav,
at f.eks. politiet indgår i bestyrelsen, kan bestyrelsens sammensætning ændres ved
en vedtægtsændring.
Der har fra Statsforvaltningens side været rejst spørgsmål ved, om der – udover
borgmestre mv. – skal vælges yderligere medlemmer fra kommunalbestyrelserne.
Statsforvaltningen har bedt Forsvarsministeriet udtale sig om fortolkningen, og det
forventes pt., at ministeriet udtaler, at lovgivningen ikke indeholder krav om yderligere kommunale medlemmer. Måtte ministeriet – mod forventning – udtale andet,
vil bestyrelsen blive sammensat som følger (tilføjelsen i kursiv):
-
9.3
En repræsentant for det frivillige beredskab deltager i bestyrelsens møder som observatør.
Borgmesteren fra hver interessent, fra Aarhus Kommune dog rådmanden for
Magistratsafdelingen for Teknik- og Miljø
To yderligere medlemmer udpeget af kommunalbestyrelsen i hver interessent, dog fem yderligere medlemmer udpeget af byrådet i Aarhus Kommune
En repræsentant fra Sydøstjyllands Politi
En repræsentant fra Østjyllands Politi
Lovgivningen indeholder krav om, at der indgår en observatør fra det frivillige beredskab, med mindre et af medlemmerne i bestyrelsen repræsenterer de frivillige.
Side 10
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
Beredskabsdirektøren deltager i bestyrelsens møder.
FORKLARING
9.5
Hvert medlem af bestyrelsen har én stemme. Observatøren og
beredskabsdirektøren har taleret, men ikke stemmeret.
Beredskabsloven er til hinder for, at andre end medlemmer har stemmeret på møderne i bestyrelsen.
9.6
Hver interessent udpeger en personlig suppleant for det eller de
medlemmer af bestyrelsen, der er udpeget af interessenten.
Bestemmelsen har til formål at gøre beslutningsprocessen i bestyrelsen smidig ved,
at suppleanter kan møde for medlemmer, der måtte meddele forfald.
9.7
Bestyrelsens formand er den til enhver tid siddende rådmand for
Magistratsafdelingen for Teknik- og Miljø i Aarhus Kommune.
9.8
Udpegning som medlem af bestyrelsen, personlig suppleant og
observatør følger den kommunale valgperiode. Ved etableringen
af interessentskabet udpeges, hhv. vælges, medlemmer, stedfortrædere og observatøren for den resterende del af valgperioden.
Hvis bestyrelsens sammensætning ændres ved en vedtægtsændring, vil den nye
sammensætning dog kunne træde i kraft samtidig med vedtægterne.
9.9
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Forretningsordenen fastsætter typisk de nærmere regler for bestyrelsens arbejde,
f.eks. formandens opgaver, regulering af tavshedspligt, standarddagsorden mv. Instruksen for beredskabschefen, som bl.a. indeholder kompetencefordelingen mellem bestyrelsen og beredskabsdirektøren, kan indarbejdes heri.
9.4
Udkast til forretningsorden udarbejdes efter sommerferien, så bestyrelsen kan vedtage denne på sit første møde efter etableringen.
9.10
Bestyrelsens møder ledes af formanden. Der tages referat af møderne i bestyrelsen. Referatet føres i en protokol, der efter hvert
møde underskrives af de medlemmer og stedfortrædere, der har
deltaget i mødet, samt observatøren og beredskabsdirektøren. Et
medlem eller stedfortræder, der ikke er enig i en beslutning, har
ret til at få sin mening indført i referatet.
Kommunestyrelsesloven finder anvendelse med de fornødne modifikationer.
Bestemmelsen om mødereferat og underskift heraf har til formål at sikre dokumentation for, hvad der er blevet besluttet på mødet.
Ansvarsfrihed for de politisk udpegede medlemmer kræver, jf. kommunestyrelsesloven, at de har stemt imod det pågældende forslag.
Side 11
9.11
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede, dog således at samtlige interessenter skal være repræsenteret på mødet. Hvis et medlem og
dennes stedfortræder er forhindret i at være til stede, kan vedkommende medlem afgive sin stemme ved fuldmagt til et andet
af bestyrelsens medlemmer.
FORKLARING
Bestemmelsen om quorum tager afsæt i kommunestyrelseslovens regler (mindst
halvdelen til stede), men modificerer dette, så der lægges særligt vægt på de politisk
udpegede medlemmers tilstedeværelse. Det må antages, at Statsforvaltningen vil
godkende denne fravigelse, da bestemmelsen har til formål at sikre kommunernes
indflydelse.
Hvert medlem har mulighed for at give et andet medlem fuldmagt til at stemme på
vedkommendes vegne, hvis det ikke er muligt for den pågældende eller stedfortræderen at være til stede. Formålet er at sikre quorum, henset til 1. led i bestemmelsen.
9.12
Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal, dog
således at følgende beslutninger kræver, at mindst 5 medlemmer
stemmer for:
- Godkendelse af budget og regnskab for interessentskabet
- Udkast til risikobaseret dimensionering
- Beslutning om at udbyde operative beredskabsopgaver
- Indgåelse og opsigelse af væsentlige kontrakter
- Optagelse af lån, garantistillelse og indgåelse af aftaler om leje af fast ejendom, i det omfang beslutningen skal forelægges for interessenterne, jf. også
pkt. 8.1
Ifølge Statsforvaltningen er medlemmerne af bestyrelsen ligestillede, og det er derfor ikke muligt at "neutralisere" politiets stemmer i forbindelse med f.eks. vedtagelse af budget.
9.13
Bestyrelsen orienterer interessenterne om interessentskabets tilstand samt om forhold, der kan have væsentlig betydning for interessenterne.
Bestemmelsen fastsætter en pligt for bestyrelsen til at orientere kommunerne om
forhold, som kommunerne bør have viden om. Det kan f.eks. være et akut opstået
behov for at foretage ekstraordinære investeringer, beredskabsmæssige udfordringer mv.
10.
BEREDSKABSDIREKTØR
Bestemmelsen betyder, at den enkelte kommunens andel af budgettet for § 60fællesskab indgår som en teknisk budgetforudsætning i forbindelse med den enkelte
kommunes budgetlægning.
"Væsentlige kontrakter" vil blive defineret nærmere i forretningsordenen.
Side 12
10.1
10.2
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
Bestyrelsen ansætter en beredskabsdirektør, der varetager den
daglige ledelse af interessentskabet.
FORKLARING
Bestyrelsen beslutter, hvem der skal stå for den daglige ledelse af § 60-fællesskabet
og fastsætter rammerne for den daglige leder.
Bestyrelsen udarbejder en instruks for beredskabsdirektørens
varetagelse af hvervet.
Beredskabsdirektøren har en ansættelsesaftale, der fastsætter stillingens indhold, og
kan derudover agere i forhold til eksterne i medfør af sin stillingsfuldmagt.
Kompetenceforholdet kan præciseres i en instruks – enten særskilt eller indgå i bestyrelsens forretningsorden.
11
TEGNINGSREGEL
11.1
Interessentskabet tegnes af bestyrelsens formand i forening med
et medlem af bestyrelsen eller beredskabsdirektøren, eller af 4
medlemmer af bestyrelsen.
11.2
Beredskabsdirektøren kan indgå de aftaler og kontrakter, der er
en naturlig del af varetagelsen af den daglige ledelse.
12.
REVISION
12.1
Interessentskabets regnskab revideres af administrationskommunens revision.
Bestemmelsen fastsætter, hvem der – uanset aftalens indhold – kan forpligte § 60fællesskabet ved indgåelse af aftaler mv.
§ 60-fællesskabers revision foretages typisk af én af de deltagende kommuners revision. Der er med denne bestemmelse ikke behov for regulering af antagelse og afskedigelse af revisor.
Beredskabets momsafløftning sker gennem administrationskommunen (Aarhus
Kommune).
13.
BUDGET OG REGNSKAB
13.1
Interessentskabets regnskabsår følger kalenderåret.
Bestemmelserne i 13.1 – 13.3 er af processuel karakter. Den nærmere beskrivelse af
udarbejdelse af budget og regnskab fastsættes i bestyrelsens forretningsorden.
Side 13
13.2
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
Bestyrelsen fremsender inden udgangen af maj måned interessentskabets budget samt flerårige budgetoverslag til interessenterne til orientering.
13.3
Interessentskabets regnskab godkendes af bestyrelsen og sendes
herefter til interessenterne og Statsforvaltningen.
14.
OFFENTLIGHED MV.
14.1
Interessentskabet er omfattet af de regler, der gælder for kommuner, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven.
FORKLARING
Budgettet fastlægges endeligt af bestyrelsen, og fordelingen mellem kommunerne
fremgår af fordelingsnøglerne i pkt. 6.3. Den enkelte kommunes andel vil indgå som
en teknisk budgetforudsætning.
Der er tale om en ordensmæssig oplysning, da § 60-fællesskabet – uanset vedtægterne – er omfattet af samme regler, som kommunerne.
Det indebærer bl.a., at der er adgang til aktindsigt i de dokumenter, der findes i §
60-fællesskabet, at udbudsreglerne, statsstøttereglerne, kommunalfuldmagten mv.
finder anvendelse.
15.
NYE INTERESSENTERS INDTRÆDEN
15.1
Optagelse af nye interessenter kan ske, hvis samtlige interessenter godkender dette, jf. pkt. 18.1.
Bestemmelsen er udtryk for, at nye kommuner kun kan indtræde i § 60fællesskabet, hvis de eksisterende ejerkommuner er enige herom.
15.2.
Optagelse af nye interessenter er endvidere betinget af, at Statsforvaltningen godkender vilkårene herfor.
Indtræden af nye kommuner vil medføre en ændring af vedtægterne, hvilket skal
godkendes af Statsforvaltningen.
16.
UDTRÆDEN OG OPLØSNING
16.1
En interessent kan udtræde af interessentskabet med 1 års skriftligt varsel til udgangen af et kalenderår. Varslet afgives skriftligt
til bestyrelsen og de øvrige interessenter. Udtræden, der ikke har
hjemmel i vedtægterne, jf. nedenfor, skal godkendes af Statsforvaltningen.
Side 14
16.2
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
Ved en eller flere interessenters udtræden opgøres interessentskabets aktiver og passiver. Opgørelsen foretages af en uvildig
tredjemand og for den eller de udtrædende interessenters regning.
FORKLARING
Ved at fordele nettoformuen/-tabet efter omkostningsfordelingsnøglen i de seneste
5 regnskabsår, sikres en fordeling, der er både smidig og afspejler den måde kommunerne har fordelt finansieringen af § 60-fællesskabet.
16.3
Er interessentskabets kapital negativ, afholder den udtrædende
interessent sin andel af underdækningen. Andelen opgøres, så
det afspejler den udtrædende interessents forholdsmæssige betaling af interessentskabets drift og investeringer de seneste 5
regnskabsår forud for udtræden.
16.4
Er interessentskabets kapital positiv, udbetales den udtrædende
interessents andel af overdækningen til den udtrædende interessent. Andelen opgøres, så det afspejler den udtrædende interessents forholdsmæssige betaling af interessentskabets drift og investeringer de seneste 5 regnskabsår forud for udtræden. Den
udtrædende interessent udtager så vidt muligt de aktiver, denne
interessent oprindeligt har indskudt.
16.5
Den udtrædende interessent hæfter ikke for interessentskabets
gælds- og driftsudgifter, der pådrages efter udtrædelsesdatoen.
Dette følger af ulovbestemte regler.
16.6
I tilfælde af interessentskabets opløsning forestår bestyrelsen eller en (eller flere) af bestyrelsen udpegede likvidator(er), at værdien af interessentskabets aktiver opgøres. Den herefter konstaterede formue, respektive det herved konstaterede tab, fordeles
mellem interessenterne i henhold til fordelingsnøglerne i de seneste 5 regnskabsår forud for opløsningen, jf. pkt. 6.3. Interessenterne udtager så vidt muligt de aktiver, de hver oprindeligt
har indskudt. Opløsning af interessentskabet skal godkendes af
Statsforvaltningen.
Der er søgt inspiration i reguleringen i selskabsloven, der sikrer en upartisk fordeling af aktiverne.
Se ovenfor for så vidt angår fordelingsnøglen af formue eller tab.
Det drøftes med Statsforvaltningen om opløsning i overensstemmelse med bestemmelsen kræver godkendelse.
Side 15
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
17.
TVISTER
17.1
Kan tvister ikke løses ved forhandling mellem interessenterne
indbyrdes kan interessenterne indhente en afgørelse eller vejledende udtalelse fra Statsforvaltningen, i det omfang tvisten er
omfattet af Statsforvaltningens kompetence
17.2
18.
Kan tvisten hverken løses gennem forhandling eller gennem
inddragelse af Statsforvaltningen, kan tvisten indbringes for de
almindelige domstole.
FORKLARING
Bestemmelserne i pkt. 17.1 og 17.2 fastsætter rammerne for håndtering af tvister
mellem kommunerne, herunder at dette i første omgang skal ske ved forhandling
mellem parterne og derefter ved inddragelse af Statsforvaltningen.
Det forhold, at Statsforvaltningen træffer afgørelse eller afgiver en vejledende udtalelse om et forhold, er ikke til hinder for, at en kommune kan gå videre med sagen,
herunder indbringe sagen for domstolene.
ÆNDRING AF VEDTÆGTERNE
18.1
Interessenterne kan med simpelt flertal beslutte at ændre vedtægterne. Ændringer af vedtægterne, der indebærer optagelse af
nye interessenter eller ændring af kompetenceoverdragelsen til
interessentskabet, skal dog vedtages af samtlige interessenters
kommunalbestyrelser i møde.
Yderligere overdragelse af kompetence kan kun ske ved enighed herom mellem
kommunerne.
18.2
Vedtægtsændringer kræver godkendelse af Statsforvaltningen.
18.3.
Statsforvaltningen har ved sin godkendelse af disse vedtægter
også godkendt processen og kriterierne for ændring af fordelingsnøglen, jf. pkt. 6.5.
Efter kommunestyrelseslovens § 60 skal kommunale fællesskabers vedtægter og efterfølgende ændringer godkendes af Statsforvaltningen. Bestemmelsen i pkt. 18.3
præciserer dog, at ændringer af fordelingsnøglen i bilag 3 og fordelingen af investeringsudgifter, jf. pkt. 6.5, ikke kræver Statsforvaltningens godkendelse.
19.
VEDTÆGTERNES IKRAFTTRÆDEN
19.1
Vedtægterne træder i kraft efter underskrift fra samtlige interessenter og Statsforvaltningens godkendelse, dog tidligst den 1.
Bestemmelse af ordensmæssig karakter.
Side 16
VEDTÆGTSBESTEMMELSE
januar 2016.
FORKLARING
BILAG
Bilag 1
Bilag 2
Bilag 3
Ejerfordeling pr. 1. januar 2016
Indskudte aktiver ved etableringen af interessentskabet [udkast]
Fordelingsnøgle ved etableringen af interessentskabet baseret på interessenternes budgetter for egne beredskaber i 2015 [udkast]
BILAG 1
EJERFORDELING PR. 1. JANUAR 2016
Indbyggertal pr. 1. kvartal 2015
Ejerandel
Odder
21.928
5,34 %
Samsø
3.733
0,91 %
Skanderborg
58.782
14,31 %
Aarhus
326.246
79,44 %
Samlet
410.689
100 %
\\srvadlibpdf\adlibjobfiles\ea5f93fd-643c-4b0a-9fec-4ca4509bc073\input\bilag 1.docx
Horten Advokatpartnerselskab
CVR 33775229
Høringsversion af 20. april 2015
EJERSTRATEGI FOR ØSTJYLLANDS BRANDVÆSEN I/S
1.
BAGGRUND FOR SAMARBEJDET
KL og regeringen har i aftalen om kommunernes økonomi for 2015 besluttet, at de kommunale beredskaber skal samordnes i op til 20 tværkommunale beredskabsenheder inden 1. januar 2016.
Odder, Samsø, Skanderborg og Aarhus Kommuner har på den baggrund
besluttet at etablere det fælles beredskab Østjyllands Brandvæsen, der
med virkning fra 1. januar 2016 skal varetage beredskabsopgaven i kommunernes geografiske område. Østjyllands Brandvæsen har hjemsted i
Aarhus Kommune, der også er administrationskommune.
Denne ejerstrategi fastlægger kommunernes overordnede ønsker for det
fælles beredskabs virksomhed og for samarbejdet mellem kommunerne og
Østjyllands Brandvæsen.
2.
VÆRDIER FOR
BRANDVÆSEN
OPGAVELØSNINGEN
I
ØSTJYLLANDS
Formålet med samarbejdet er at skabe et nyt moderne beredskab, der kan
klare fremtidens udfordringer.
Bestyrelsen skal arbejde for at udvikle og nytænke beredskabet for at udnytte mulighederne i den nye større enhed, så beredskabet ikke blot imødekommer de statslige krav om effektiviseringer, men også kan levere en
bedre opgaveløsning. Dette skal ske ved at udnytte størrelsen til at sikre
høj faglighed og effektivitet på fælles områder som f.eks. administration,
vagtcentraler, myndighedsarbejde, uddannelse, planlægning og koordinering.
Kommunerne ønsker, at Østjyllands Brandvæsen skal bidrage til vækst i
regionen, herunder ved at prioritere enkel og smidig sagsbehandling for
erhvervslivet.
Horten Advokatpartnerselskab
CVR 33775229
Samtidig skal udviklingen ske med respekt for, at de enkelte kommuner,
f.eks. Samsø Kommune som følge af de særlige geografiske forhold, kan
have særlige beredskabsmæssige behov.
Kommunerne ønsker, at aktive borgere fortsat engageres i form af deltidsog frivillige brandmænd.
3.
LEDELSEN AF ØSTJYLLANDS BEREDSKAB
Den øverste myndighed i det fælles beredskab er bestyrelsen.
I det omfang lovgivningen måtte give mulighed for det, ønsker kommunerne at sammensætte bestyrelsen, så den består af borgmesteren fra hver
kommune, fra Aarhus Kommune dog rådmanden for Magistratsafdelingen
for Miljø- og Teknik, samt et yderligere medlem udpeget af byrådet i Aarhus Kommune.
Bestyrelsen afholder efter behov fællesmøder for kommunernes byråd,
hvor bestyrelsen og beredskabsdirektøren orienterer om beredskabets forhold, f.eks. i forbindelse med udarbejdelsen af den fælles risikobaserede
dimensionering.
4.
BESTYRELSENS OPGAVER
Bestyrelsen skal sikre, at Østjyllands Brandvæsens aktiviteter baseret på
dialog, koordinering, vidensdeling og åbenhed i forhold til omverdenen.
I forlængelse af etableringen pr. 1. januar 2016 forventes bestyrelsen at fokusere på følgende opgaver:
−
Udarbejde fælles risikobaseret dimensionering i løbet af 2016 og
herunder fastlægge og implementere en ny fælles operativ struktur.
−
Udvikle et langtidsbudget i overensstemmelse med indholdet af den
nye fælles risikobaserede dimensionering, herunder vurdere princippet for kommunernes fordeling af finansiering på længere sigt set
i lyset af strukturel og demografisk udvikling samt revurdere
spørgsmålet om eje/leje af fast ejendom.
−
Opnå de mulige økonomiske fordele ved sammenlægningen, herunder som minimum indhente af de i bloktilskudsreduktionen forudsatte besparelser senest i 2018, i takt med de politisk forudsatte reduktioner i kommunernes finansiering.
−
I samarbejde med kommunerne fastlægge grænseflader og sikre effektive arbejdsgange i forhold til myndighedsopgaver, herunder
fastlægge en proces for udarbejdelse af de enkelte kommuners beredskabsplaner.
−
Vedtage en samlet plan for fælles hovedlokalitet i samarbejde med
Aarhus Kommune.
Side 2
5.
−
Udvikle og opnå fordele ved samlet indtægtsdækket virksomhed,
herunder uddannelse, vagtcentral mv.
−
Vedtage vandforsyningsstrategi, der udarbejdes i samarbejde med
bl.a. vandselskaberne, og som bl.a. omhandler reduktion af brandhaner og koordinering på klimatilpasningsområdet, og i den forbindelse sammen med den enkelte kommune fastlægge en plan for afvikling af vedligeholdelsesmæssigt efterslæb.
UDVIKLING OG SAMARBEJDE
Østjyllands Brandvæsen forventes at bidrage til væksten i regionen og justere beredskabet, så det tager højde for denne vækst.
Kommunerne ønsker, at beredskabet etablerer strategiske partnerskaber,
herunder med private aktører, for at udvikle og understøtte vækst og innovation til fælles værdi for Østjyllands Brandvæsen, kommunerne og virksomhederne.
Østjyllands Brandvæsen skal have fokus på ensartet og effektivt samarbejde med erhverv og borgere i myndighedssager, med henblik på i samarbejde med kommunerne at sikre et højt fagligt niveau og fokus på lokal erhvervsfremme.
6.
REVURDERING AF OMKOSTNINGSFORDELING
Kommunerne er enige om, at forskydninger i såvel driftsomkostninger
som investeringer i forhold til det ved etableringen forudsatte, vil kunne
medføre, at det er nødvendigt at revurdere den indbyrdes byrdefordeling
mellem kommunerne.
Dette gælder særligt, i det omfang beredskabet påtager sig investeringsomkostninger inden 2020, da Samsø Kommune frem til dette tidspunkt er
bundet til et fast omkostningsniveau med en ekstern leverandør, og der i
dette omkostningsniveau er indregnet omkostninger, som andre kommuner ikke har, f.eks. kapitalomkostninger på bygninger.
7.
EVALUERING AF EJERSTRATEGIEN
Bestyrelsen sender senest den 1. september 2017 sin evaluering af ejerstrategien til kommunerne med henblik på, at kommunerne kan vedtage en
revision i 1. halvår 2018. Der forventes fremadrettet, at ejerstrategien evalueres i begyndelsen af hver valgperiode.
Side 3
Høringsversion af 20. april 2015
NOTAT OM BESLUTNINGSGANGE
1.
FORMÅL
I dette notat beskrives forholdet mellem bestyrelsens (i beredskabslovens
terminologi: beredskabskommissionens) kompetence og kommunernes
opgaver (afsnit 2), forberedelsen af bestyrelsens møder (afsnit 3) og kommunernes behandling af sager vedrørende beredskabet (afsnit 4).
Beslutningsgangene kan overordnet skitseres således:
Enhed
2.
Forberedelse
Behandling
Opfølgning
Bestyrelsen
Mødemateriale
udsendes
Evt. instruks til
medlemmet
Bestyrelsen i møde
Implementering og orientering
Kommunerne
Beslutningsoplæg fra bestyrelsen
Forberedelse i forvaltningen
Kommunalbestyrelserne i møde
Orientering
FORHOLDET MELLEM BESTYRELSEN KOMPETENCE OG
KOMMUNERNE
Bestyrelsen træffer som udgangspunkt alle beslutninger vedrørende beredskabets forhold.
Dog skal enkelte beslutninger ifølge lovgivningen træffes af kommunerne
og kan ikke overdrages til bestyrelsen. Det gælder f.eks. godkendelsen af
den fælles risikobaserede dimensionering og vedtægtsændringer.
Mange af bestyrelsens beslutninger vil være af stor interesse for kommunerne, idet de har en direkte indvirkning på kommunernes egne opgaver
og forhold.
Horten Advokatpartnerselskab
CVR 33775229
Det gælder f.eks. beslutninger om beredskabets budget og beredskabets
sagsbehandling (samspil med kommunens behandling i f.eks. byggesager).
3.
BESTYRELSEN
3.1
Mødeforberedelsen
Bestyrelsens formand indkalder til møder og sikrer – bistået af beredskabsdirektøren og sekretariatet – at mødemateriale i form af dagsorden
med bilag udsendes til medlemmerne forud for mødet. Frister, kadence for
økonomirapportering mv. kan med fordel fastsættes i forretningsordenen
for bestyrelsen. Der kan også heri fastsættes et årshjul og en standarddagsorden.
Der er en direkte forbindelse mellem mange af bestyrelsens beslutninger
og kommunernes opgaver, jf. afsnit 2.
For at sikre den fornødne fremdrift i og forankring af bestyrelsens arbejde,
bør mødemateriale udsendes i så god tid, at bestyrelsens medlemmer kan
nå at foretage politiske drøftelser og indhente rådgivning fra kommunens
forvaltninger efter behov.
3.2
Instruktion
Da beredskabet bliver organiseret som et § 60-fællesskab, kan kommunalbestyrelsen med retligt bindende virkning instruere medlemmet af bestyrelsen om, hvordan vedkommende skal stemme.
Instruktion kan ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriet alene meddeles
af kommunalbestyrelsen i møde, og en beslutning om instruktion træffes
med simpelt flertal, jf. kommunestyrelseslovens § 11, stk. 3.
3.3
Implementering
Når mødet er afholdt, og der er taget stilling til beslutningerne på dagsordenen, skal beslutningerne implementeres. Dette er bestyrelsens overordnede ansvar, men den praktiske udførelse overlades til at finde sted under
beredskabsdirektørens ledelse.
I forhold til beslutninger, der har en direkte indvirkning på kommunernes
opgaver mv., og derfor kan være af væsentlig betydning for kommunerne,
vil beredskabskommissionen orientere kommunerne om resultatet.
3.4
Særligt om budgetprocessen
Budgettet vedtages af bestyrelsen, der ligeledes skal godkende regnskabet.
Dette afspejler et grundlæggende karakteristika i et § 60-fællesskab: Kompetencen overdrages til ledelsen i den nye enhed, her bestyrelsen.
Budgettet udarbejdes i det fælles beredskab i løbet af foråret, og når det er
endeligt godkendt af bestyrelsen, sendes det til kommunerne inden sommeren. I kommunerne indgår kommunens andel af beredskabets samlede
budget som input til teknisk budget forud for budgetforhandlingerne.
Side 2
Da budgetforhandlingerne for 2017 således påbegyndes allerede i foråret
2016, bør kommunerne allerede i forbindelse med etableringen af det fælles beredskab give deres repræsentant(er) i bestyrelsen input til budgetønsker – i det omfang dette ikke reguleres i ejerstrategien.
4.
KOMMUNERNE
4.1
Plan for kommunens beredskab og fælles risikobaseret dimensionering
Det fælles beredskab udarbejder et udkast til samlet plan for den enkelte
kommunes beredskab. Herefter tager kommunalbestyrelsen i den enkelte
interessent tager stilling til udkastet (hovedplanen). Det fremgår af beredskabslovens § 25, at planen for redningsberedskabet skal godkendes af
kommunalbestyrelsen i et møde. Formuleringen "i et møde" indebærer, at
kompetencen til at godkende planen ikke kan delegeres fra kommunalbestyrelsen til økonomiudvalget, et stående udvalg eller til forvaltningen.
Planen for kommunens beredskab skal godkendes af kommunalbestyrelsen i et møde mindst én gang i hver kommunal valgperiode. Det er fortsat
den enkelte kommunes ansvar at udarbejde og vedtage kommunens beredskabsplan.
De godkendte samlede planer danner grundlag for delplanerne, herunder
den fælles risikobaserede dimensionering. Den risikobaserede dimensionering gælder i hele det fælles beredskabs geografiske område. Bestyrelsen
udarbejder udkastet til fælles risikobaserede dimensionering, som herefter
skal godkendes med ens indhold i alle kommuner.
Det fælles beredskab koordinerer udarbejdelsen af kommunernes delplaner, f.eks. sundhedsberedskabsplan, strandrensningsplan mv.
4.2
Lån og garantistillelse
Beslutninger om lån, garantistillelse og leje af fast ejendom forelægges for
kommunalbestyrelserne til godkendelse.
Derimod har det fælles beredskab selv kompetence til at indgå aftaler om
leje af andet end fast ejendom samt indgåelse af leasingaftaler.
4.3
Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer, der medfører en ændring af den kompetence, som
kommunalbestyrelserne har overført til § 60-fællesskabet, skal også godkendes af kommunalbestyrelsen i et møde. Det forudsættes i kommunestyrelseslovens § 60.
Vedtægtsændringer, der ikke medfører en ændring af den overførte kompetence, skal derimod ikke nødvendigvis godkendes af kommunalbestyrelserne, men kan delegeres til et udvalg eller anden enhed i forvaltningen.
Side 3
5.
INTERESSENTSKABSMØDER
Der er ikke i lovgivningen krav om, at der afholdes årlige interessentskabsmøder, og henset til bestyrelsens sammensætning og opgaver, er der
ikke i vedtægterne indsat en bestemmelse herom.
I stedet forudsættes, at bestyrelsen indkalder kommunernes kommunalbestyrelser til fælles temamøder efter behov. Det kan f.eks. være relevant i
forbindelse med arbejdet med den fælles risikobaserede dimensionering.
Her kan kommunerne også få en orientering om, hvordan det forgangne år
er gået, og hvilke forventninger bestyrelsens formand og beredskabsdirektøren har til det kommende års aktiviteter.
Måtte der være behov for at afholde et interessentskabsmøde, hvor der kan
træffes beslutninger, kan én af kommunerne, tre medlemmer af bestyrelsen eller revisor forlange, at et bestemt emne behandles på et interessentskabsmødet. Den, der møder for en kommune, skal i så fald have mandat
til at afgive stemme på kommunens vegne. Om mandatet skal gives af
kommunalbestyrelsen eller dette kan delegeres, afhænger af karakteren af
den konkrete beslutning, der skal træffes.
Hellerup, den 20 april 2015
Horten
Rikke Søgaard Berth
Side 4
Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune
Bilag 5: Mulige løsninger for myndighedssagsbehandlingen
Udkast - 20150413
Det er op til den kommende bestyrelse og ledelse for Østjyllands Brandvæsen at sikre at der både er en
ensartet og effektiv myndighedssagsbehandling med højt fagligt niveau samt en lokal tilknytning til de enkelte kommuner med fokus på lokal erhvervsfremme
Nedenfor opstilles en rækkeeksempler på mulige løsninger til, hvordan dette kan tænkes gennemført i praksis:
Ensartet og effektiv myndighedssagsbehandling med høj faglighed:
1.
Al personale på sagsbehandlingsområdet samles som udgangspunkt på samme lokalitet
2. Fokus på korte sagsbehandlingstider og smidig erhvervsvenlig sagsbehandling
Lokal tilknytning med fokus på lokal erhvervsfremme:
3. ”Lys og liv” på en brandstation i hver af de fire kommuner
4. Åbningstid for lokal sagsbehandling for borgere og erhvervsliv på en brandstation i hver kommune
5. Tæt samspil og dialog mellem lokale bygherrer og Østjyllands Brandvæsen
6. Tæt samarbejde med hver af de fire kommuners byggesagsafdelinger, herunder mulighed for at indgå lokale ”serviceaftaler” med hver byggesagsafdeling
7. Ugentlige dialogmøder hos hver kommune mellem den relevante byggesagsafdeling og Østjyllands
Brandvæsen
8. Ved komplekse byggesager gives mulighed for, at brandtekniske byggesagsbehandlere fra Østjyllands Brandvæsen fysisk kan sidde hos en kommunes byggesagsafdeling i en længere periode
I det følgende afsnit uddybes de ovennævnte mulige løsninger til håndtering af de to bærende principper:
Redegørelse for etablering af Østjyllands Brandvæsen – bilag 5: Myndighedssagsbehandling
1
Princip 1 - Ensartet og effektiv sagsbehandling med høj faglighed
Samlet skal Østjyllands Brandvæsen varetage følgende sagsbehandlingsområder:
•
Generelle myndigheds- og forebyggelsesopgaver, herunder lovpligtige brandsyn
•
Brandteknisk byggesagsbehandling efter bestemmelserne i Beredskabsloven
•
Brandteknisk byggesagsbehandling (sagsforberedelse) efter bestemmelserne i Byggeloven
•
Sagsbehandling af midlertidige arrangementer
•
Sagsbehandling af risikovirksomheder efter bestemmelserne i Seveso II direktivet
•
Tilsyn med sikringsrum og betondækningsgrave efter bestemmelserne i Beskyttelsesrumsloven
•
Tilsyn med fyrværkeri efter bestemmelserne i Fyrværkeriloven
•
Forebyggelseskampagner og rådgivning
Østjyske borgere og erhvervsliv skal opleve sagsbehandling fra brandvæsenet på højt fagligt niveau.
Ensartet sagsbehandling på højt fagligt niveau kan ske ved at samle de forskellige medarbejdere og sagsbehandlere fra de fire kommuners nuværende beredskaber til én fælles lokalitet. En samling af medarbejderne vil give et fagligt løft som følge af bedre muligheder for faglig sparring samt koordinering og synergi på
tværs.
Et eksempel på hvordan faglig sparring kan sikre ensartet sagsbehandling på højt fagligt niveau kan være
sagsbehandling af større midlertidige arrangementer. I det geografiske område for Østjyllands Brandvæsen
afvikles hvert år en række meget store midlertidige arrangementer som eksempelvis Smukfest i Skanderborg, Samsø Festival på Samsø samt NorthSide og Grøn Koncert i Aarhus. Her vil der uden tvivl kunne opnås synergier samt en faglig styrkelse af sagsbehandlingen som følge af sammenlægningen.
Princip 2 - Lokal tilknytning
Selvom man vælger at samle alle medarbejder på myndighedsområdet til én fælles lokalitet, er det vigtigt, at
kommuner, borgere og erhverv ikke oplever større afstand til sagsbehandling hos brandvæsenet end i dag.
Det foreslås derfor, at der tages en principbeslutning om, at der skal være ”lys og liv” på en brandstation i
hver kommune.
Ved at sikre lys og liv på brandstationerne sikres samtidig, at der kan laves åbningstider for lokal sagsbehandling i hver kommune. Lys og liv sikrer dermed smidig sagsbehandling samt mulighed for kort og hurtig
sagsbehandling.
En mulig løsning til at sikre lokal tilstedeværelse af en sagsbehandler kunne være at lade vagthavende personale have myndighedsopgaver på stationerne i f.eks. Odder og Skanderborg.
Brandteknisk byggesagsbehandling
Særligt byggesagsbehandlingen oplever i dag et stort politisk fokus både nationalt og lokalt.
1
Regeringen ønsker eksempelvis at modernisere reguleringen af byggeriet . I forhold til den brandtekniske
byggesagsbehandling skriver Regeringen blandt andet:
”Der skal ikke gås på kompromis med brandsikkerheden i danske bygninger, men der skal heller ikke stilles
unødigt høje krav.”
1
Kilde: Vejen til et styrket byggeri i Danmark. – Regeringens byggepolitiske strategi (November 2014)
Redegørelse for etablering af Østjyllands Brandvæsen – bilag 5: Myndighedssagsbehandling
2
Der er kort sagt politisk fokus på, at byggesagsbehandlingen foregår så smidigt som muligt.
En måde at sikre den mest fordelagtige løsning af en sag for borgere og erhverv er netop, at der gives mulighed for at møde op lokalt og få en direkte drøftelse af sin sag med en sagsbehandler. Derudover bør der
være et tæt samspil og dialog mellem lokale bygherrer og Østjyllands Brandvæsen.
Det er samtidig vigtigt, at der forsat er en tæt tilknytning til den enkelte kommunes byggesagsafdeling. Og
vigtigt, at der er et tæt samarbejde mellem kommunernes byggesagsbehandlere og Østjyllands Brandvæsens brandtekniske byggesagsbehandlere. Ledelsen for Østjyllands Brandvæsen bør som noget af det første mødes med hver kommunes byggesagsafdeling. En løsning kunne være at indgå lokale differentierede
serviceaftaler med hver byggesagsafdeling.
En tæt tilknytning til byggesagsafdelingerne kan derudover sikres ved, at der afholdes ugentlige dialogmøder, hvor en brandteknisk byggesagsbehandler fra Østjyllands Brandvæsen møder op hos den enkelte byggesagsafdeling. Her vil man eksempelvis via dialog kunne afklare spørgsmål og snitflader ved en række
byggesager inden selve byggesagen starter. På den måde sikres en hurtig og smidig sagsbehandling i
kommunerne.
Der er tendens til flere komplicerede byggerier, der tager længere tid at sagsbehandle. Igen er det vigtigt, at
sagsbehandlingstiden er så kort og smidig som muligt. Men det er samtidig vigtigt, at der er en høj teknisk
kompetence i den kommunale byggesagsbehandling til at vurdere, om et konkret projekt i praksis lever op til
de gældende krav. Ved komplicerede byggesager kunne en løsning være, at den brandtekniske byggesagsbehandler fra Østjyllands Brandvæsen i sagsbehandlingsperioden rent fysisk flytter sit kontor til den konkrete
kommunale byggesagsafdeling for at bistå behandlingen af den samlede byggesag i fællesskab med kommunens sagsbehandlere.
Redegørelse for etablering af Østjyllands Brandvæsen – bilag 5: Myndighedssagsbehandling
3
Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune
Bilag 6: Økonomiske forudsætninger for Østjyllands Brandvæsen
Udkast 4 – 20150414
Indhold
1
Økonomimodel for Østjylland Brandvæsen ............................................................................................... 2
2
Elementer i balance ................................................................................................................................... 3
3
Kortlægning af budgetgrundlaget .............................................................................................................. 3
3.1
Lejemodel for bygninger .................................................................................................................... 4
3.2
Budget og efterslæb vedr. køretøjer og øvrigt materiel ..................................................................... 5
3.3
Håndtering af brandhaner og -damme .............................................................................................. 6
3.4
Tjenestemænd, tjenestemandspension samt feriepengeforpligtelse ................................................ 7
4
Opgørelse af over-/underfinansiering ........................................................................................................ 8
5
Administrative ydelser udført af kommunerne ........................................................................................... 8
6
Værtskommune ......................................................................................................................................... 9
7
Effektiviseringer jf. regeringsaftalen (DUT-regulering) .............................................................................. 9
8
Implementeringsomkostninger for Østjyllands Brandvæsen ................................................................... 10
9
Ejerandele ................................................................................................................................................ 11
10
Finansieringsmodel .............................................................................................................................. 11
11
Nødvendige merbevillinger .................................................................................................................. 11
Der afventes fortsat de sidste vurderinger i forhold til værdi af aktiver og passiver samt udregning af enkelte
poster ift. budgetbehov. Der optræder derfor felter med grå hvor disse mangler.
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
1
1
Økonomimodel for Østjyllands Brandvæsen
Udgangspunktet for økonomien for Østjyllands Brandvæsen I/S (Østjyllands Brandvæsen), er at alle opgaver
med planlægning, ledelse og udførelse af opgaver i henhold til beredskabsloven, som de kommunale beredskaber løser i dag overgår til selskabet. Herudover overtager Østjyllands Brandvæsen også alle de øvrige
opgaver som de nuværende beredskaber løser for kommunerne i dag. Alle medarbejdere og aktiver i form af
materiel og køretøjer overdrages til Østjyllands Brandvæsen. Dog beholder kommunerne ejerskabet over
bygningerne, med mulighed for at Østjyllands Brandvæsen senere kan tage strukturen og ejerskabet til bygningerne op med kommunerne.
Budgettet for Østjyllands Brandvæsen tager udgangspunkt i kommunernes budget 2015 fremskrevet til
2016-prisniveau. Både driftsbudgettet og budgettet til investeringer/vedligeholdelse af materiel overgår –
uanset om budgettet er placeret på drift eller anlæg. Alle tal i dette bilag er i 2015-prisniveau, og skal således
fremskrives med udgangspunkt i KL’s pris- og lønfremskrivning, når budgettet pr. 1.1.2016 overgår til Østjyllands Brandvæsen.
Østjyllands Brandvæsen får en selvstændig økonomi og alle deltagende kommuner hæfter solidarisk. Der er
i budgettet fastlagt en fælles håndtering af de statslige effektiviseringskrav, som er udmøntet i en reduktion i
kommunernes bloktilskud. Budgettet er derfor friholdt fra evt. generelle effektiviseringskrav eller reduktioner i
prisfremskrivninger som de enkelte kommuner i øvrigt måtte have vedtaget på tværs af sektorer.
Nedenstående tabel viser den overordnede budgetramme for Østjyllands Brandvæsen. I dette notat uddybes
tal og beregninger, med henblik på at give et detaljeret overblik over økonomien for Østjyllands Brandvæsen.
Tabel 1: Samlet budgetoversigt
Samsø
1
Lønbudget
Odder
Skanderborg
Budgetgrundlag 2016-2018 - i 1.000 kr.
0
3.509
Aarhus
Samlet
7.698
51.145
62.351
Budget til løbende anskaffelser (uanset
drift/anlæg)
0
615
1.300
3.000
4.915
Budget til kontrakter (eksl. evt. indtægter)
2
Øvrigt driftbudget
3.570
0
1.633
14.269
19.472
0
1.075
3.556
12.469
17.100
Indtægter (interne og eksterne)
Total driftsbudget
Overhead
Forøgelse af driftsbudget for at få balance i budgettet
Budgetgrundlag i alt
0
-1.390
-1.818
-23.027
-26.235
3.570
3.809
12.369
57.856
77.604
0
178
355
2.212
2.745
3.570
3.987
12.724
60.067
80.348
Nødvendige engangsbevilling for at
dække efterslæb
Etableringsomkostninger 2015
Etableringsomkostninger 2016
Manglende udmøntning 2016
20
20
0*
104
104
0*
272
272
-219
1.604
1.604
-1.291
2.000
2.000
-1.510
Manglende udmøntning 2017
0*
-18*
-439
-2.582
-3.039
Manglende udmøntning 2018
Budgetgrundlag 2016
0*
3.590
-128*
4.091
-726
12.777
-4.274
60.380
-5.128
80.838
Budgetgrundlag 2017
3.570
3.969
12.285
57.485
77.309
Budgetgrundlag 2018
3.570
3.859
11.998
55.793
75.220
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
2
* Besparelsen for Samsø Kommune er allerede udmøntet for 2015 og frem. Da kommunens budget til beredskab er fast, som følge af deres driftskontrakt, er besparelsen fundet på andre områder. Kommunen mangler derfor ikke at udmønte besparelsen. Besparelsen for Odder Kommuner er allerede udmøntet med 150.000 kr. fra
2015 og frem. Reduktionen er inklusiv i det angivne lønbudget. Den beregnede andel af Odder Kommunes besparelse, er derfor reduceret med 150.000 kr.
1) Odders lønbudget er reduceret med 150.000 kr., som følge af at DUT-reguleringen allerede er delvist udmøntet. Skanderborg og Aarhus Kommuners budgetter
inkluderer pensionsbidrag på 16 % til tjenestemandspension.
2) Øvrigt budget er et beregnet ud fra de resterende budgetposter, som et residualbelØb. Aarhus Kommunes budget er reduceret med 546.000 kr., svarende til budgettet til barselsudligning, da dette element for alle kommuner indregnes som et element overheadberegningen jf. afsnit 5.
2
Elementer i balance
For en del af beredskabernes nuværende budgetter er der elementer, der er vurderet at være i balance, og
derfor ikke er diskuteret omfattende i dette bilag.
Dette drejer sig om følgende elementer, hvoraf omfanget fremgår af tabel 1
-
-
-
-
Lønbudget: For alle beredskaber er der balance mellem budgettet til løn og de medarbejdere, der er
ansat. I budgettet indgår et års feriepenge samt 16 % i pensionsbidrag for alle medarbejdere inkl.
tjenestemandsansatte.
Budget til kontrakter: Der er balance mellem budgettet til indtægter og de faktisk realiserede indtægter. Da alle kontrakter, der er i beredskaberne nu, overgår til Østjyllands Brandvæsen, er det ikke
nødvendigt med yderligere analyse af dette budget.
Indtægter (interne og eksterne): Der er balance mellem budgettet til indtægter og de faktisk realiserede indtægter. Da alle kontrakter og aftaler, der er i beredskaberne nu, overgår til Østjyllands
Brandvæsen, er det ikke nødvendigt med yderligere analyse af dette budget.
Øvrigt budget: Det øvrige budget er beregnet som en rest, der dække de dele af beredskabernes
budget, der ikke fremgår af de øvrige poster. Det vurderes, at der er balance mellem det øvrige budget, og det omkostningsniveau, der er på elementer, det dækker.
I afsnit 3 redegøres for de elementer, hvor der er behov for en mere detaljeret kortlægning og beskrivelse af
økonomien.
3
Kortlægning af budgetgrundlaget
I budgetgrundlaget for Østjyllands Brandvæsen, indgår alle budgetelementer for beredskaberne i Samsø,
Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune. De eneste aktiver i Samsø er kommunens brandhaner. Da
Samsø Kommune herudover ingen aktiver har, består deres bidrager til Østjyllands Brandvæsen derfor hovedsageligt af udgiften til en driftskontrakt. De øvrige kommuner har ud over driftsbudgettet en række aktiver
og passiver, som også belyses ved henblik på vurdering af om budgettet er i balance.
Kortlægning og værdiansættelse af de økonomiske elementer, er forsøgt vurderet ensartet på tværs af
kommunerne, ved at de kommunale beredskaber har samarbejdet omkring opgaven, og taget udgangspunkt
i samme retningslinjer i vurderingen.
Kortlægningen indeholder i følgende hovedelementer:
- Lejemodel for bygninger
- Køretøjer, vagtcentraler og øvrigt materiel
- Brandhaner og -damme
- Tjenestemænd og tjenestemandspension samt feriepengeforpligtelse
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
3
3.1
Lejemodel for bygninger
Kommunerne udlejer deres bygninger til Østjyllands Brandvæsen, med udgangspunkt i en omkostningsbaseret lejemodel. I modellen er forudsat at den indvendige vedligeholdelse påhviler lejer (Østjyllands Brandvæsen) og at det nødvendige vedligeholdelsesbudget er inklusiv i budgetgrundlaget i budgetposten øvrigt
budget i afsnit 1.
Den udvendige vedligeholdelse påhviler udlejer (kommunerne). Østjyllands Brandvæsen får et budget svarende til den faktiske omkostning til bygningsvedligeholdelse, som betales til kommunerne, der dermed får
en tilsvarende indtægt. Kommunerne får samtidigt en forpligtelse til at løse alle opgaver vedr. udvendig vedligeholdelse af brandstationerne. Dette skal præciseres af de lejekontrakter, der udarbejdes mellem Østjyllands Brandvæsen og kommunerne.
For at fastsætte budgettet til den udvendige bygningsvedligeholdelse, er der for både de kommunale ejede
og lejede bygninger, fortaget en overordnet tilstandsvurdering, af en intern bygningskonsulent i samarbejde
mellem kommunerne. Med udgangspunkt i tilstandsvurderingen, er der beregnet nøgletal for den udvendige
vedligeholdelse for hhv. kontorer og garage/lager-lokaler.
Nøgletal fremgår af nedenstående tabel:
Tabel 2: Nøgletal for bygningsvedligehold
2
2
Vedligeholdelsesbeløb pr. m for kontorer
Udvendig vedligehold
(leje til kommunen)
71 kr./
Vedligeholdelsesbeløb pr. m for
garage/Lager
m2 1)
1) 71 kr,/m2 er et gennemsnitligt foreløbigt tal for de to m2-typer. Da beredskaberne selv har mulighed for, at udføre lettere vedligeholdelsesopgaver, vil dette afspejles
i det faktiske tal. Vurderingen forventes at være klar ultimo april 2015.
Det beregnede bygningsbudget for bygningerne med udgangspunkt i nøgletallene, kan ses af nedenstående
tabel:
Tabel 3: Bygningsoversigt
Kommune
Lokation
Aarhus
Aarhus
Arhus
Aarhus
Skanderborg
Skanderborg
Skanderborg
Ny Munkegade
Kirstinesminde
Lejet - Lystrup
Lejet - Havnen
Ry Brandstation
Hovedstation
Lejet Hørning
Brandstation
Odder
Odder brandstation
Garage og
værksted
2
(m )
Kontorlokaler
2
(m )
275
720
145
Budgetbehov
Kr.
0
0
61
600
1030
2071
436
1600
300
1468
218
757
0
0
0
Afventer bygningsgennemgang, ultimo april
I afsnit 4 redegøres for håndtering af evt. underfinansiering af bygningsbudgettet i det løbs driftsbudget.
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
4
For at understøtte etableringen af nye, tværkommunale samarbejder på beredskabsområdet har Økonomiog Indenrigsministeriet meddelt, i medfør af lånebekendtgørelsens § 16, stk. 1, 2. pkt., at der er generel dispensation til deponeringsfritagelse til deltagende kommuner i forbindelse med kommunale fællesskabers
aftaler om leje af deltagende kommuners eksisterende beredskabsejendomme og -anlæg m.v.
Dispensationen medfører, at disse anlæg m.v. ikke på ny skal henregnes til de deltagende kommuners låntagning og dermed give anledning til fornyet kommunal deponeringspligt.
Da lejemodellen anvender en omkostningsbaseret tilgang skal der udvises særlig opmærksomhed, hvis der
ændres på bygningsstrukturen, da lejen for bygningerne, der lejes af kommunerne er sat lavere end det ville
være tilfældet ved private lejemål. Lejen indeholder således ikke en komponent til forrentning af kapitalapparatet, hvorfor Østjyllands Brandvæsen ikke har mulighed for at bygge nyt eller leje hos private udlejere, uden
at tilføre bygningsområdet ekstra midler. Dette kan give sig udslag i behov for ekstra midler til driftsomkostninger hvis der skiftes til privat leje eller hvis der sker udlicitering af opgaver hvor bygninger indgår. Dette
gælder allerede i dag for Samsøs aftale med Samsø redningskorps og Skanderborgs og Aarhus’ aftaler med
Falck samt Aarhus aftale med private udlejere i Lystrup og på havnen. Her løses opgaven i bygninger, der
ikke er ejet af kommunerne og der er derfor indeholdt en finansiering af kapitalapparatet i den leje, der overføres til Østjyllands Brandvæsen.
3.2
Budget og efterslæb vedr. køretøjer og øvrigt materiel
De kommunale køretøjer overdrages til Østjyllands Brandvæsen, da kommunerne ikke har nogen alternativ
anvendelsesmuligheder for køretøjer og beredskabets øvrige materiel efter selskabets dannelse.
Det øvrige materiel udgøres primært af vagtcentraler, da puljede aktiver ikke indgår i budgetgrundlaget. Det
forventes, at det materiel og mundering, der hører til den enkelte brandmand har nogenlunde samme omfang og værdi på tværs af kommunerne, og at der ikke er efterslæb på området. Budgetelementet forventes
derfor at være i balance. Enkeltanskaffelser med en nypris på under 100.000 kr. er ligeledes ikke en del af
opgørelsen.
Vurdering af behov ift. ny arbejdsmiljøregler og branddragter
For alle tre beredskaber vurderes det at vagtcentralerne er i balance, både vedrørende efterslæb og det
årlige vedligeholdelsesbudget. For alle kommuner finansieres vedligeholdelsen via det øvrige driftsbudget,
dvs. ikke via budgettet til genanskaffelse. Budgetelementet vurderes derfor at være i balance.
Værdien af det kørende materiel er derfor opgjort i samarbejde mellem kommunerne. For Odder og Skanderborg er der valgt en metode, hvor lette køretøjer afskrives over 8 år og tunge køretøjer over 20 år. For
Aarhus er der valgt en mere differentieret model. Her bruges en ”nedsivningsmodel”, hvor det tunge materiel
fx kører 8 år i det primære beredskab. Efter 5-8 år stiger vedligeholdelsesbehovet og pålideligheden falder
på grund af de mange udrykninger per køretøj i Aarhus. Efter fx 8 år overføres noget af materiellet derfor til
deltidsbrandfolkene og efter yderligere 8 år fx til de frivillige brandfolk. Opgørelse af kommunernes værdier i
nypris:
Tabel 4: Værdiansættelse af køretøjer
Lette
Tunge
Aarhus
Skanderborg
2.995.000 17.420.000
Nypris af
afskrevne
aktiver
Samlet nypris inkl.
værdi af afskrevne
aktiver
Samlet nypris
ekskl. værdi af
alllerede afskrevne aktiver
Ikke relevant
Ikke relevant
66.488.890
3.520.000
25.735.000
22.215.000
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
5
Odder
I alt
540.000
4.900.000
8.400.000
14.340.000
5.940.000
12.930.547 73.163.343
44.763.592
139.407.482
94.643.890
For alle kommuner er det vurderet om der er efterslæb på aktiverne, og om det årlige nødvendige genanskaffelsesbudget er i balance. Genanskaffelsesbudgettet er beregnet således:
Nødvendige genanskaffelsesbudget for Odder og Skanderborg = Nyprisen for lette køretøjer / 8 år + nyprisen for tunge køretøjer / 20 år + Øvrige / 10 år
For Aarhus er samme metode brugt, bare med individuelle levetider jf. den ovenfor beskrevne nedsivningsmodel.
Har en kommune et genanskaffelsesbudget, der er højere end dette tal, er der midler nok i budgettet til løbende at genanskaffe materiellet, er det lavere er der behov for tilførsel af flere midler for at man kan sige, at
der er overensstemmelse mellem det serviceniveau der opretholdes i dag og det budget der overføres.
Tabel 5: Genanskaffelsesbehov køretøjer
Genanskaffelse
Lette
Genanskaffelse
Tunge
Genanskaffelse Nødvendigt
Øvrige
genanskaffelsesbudget
Aarhus
Skanderborg
Odder
625.000
4.341.611
374.375
871.000
180.000
1.425.375
67.500
245.000
50.000
362.500
855.000
6.129.486
I alt
Derudover er der for alle aktivtyper, beregnet en restlevetid samt en restværdi. Er restværdien lavere end 50
% af nyprisen for materiellet er der et genanskaffelsesefterslæb, er det højere er der ikke noget efterslæb.
I Odder og Skanderborg er der ikke et efterslæb i det nuværende materiel:
Tabel 6: Genanskaffelsesbehov øvrigt materiel
Nypris
50 % af nypris
Restværdi
Efterslæb
Aarhus
Skanderborg
Odder
22.215.000
11.107.500
12.843.125 Nej
5.940.000
2.970.000
6.072.500 Nej
I alt
I afsnit 4 redegøres for håndtering af evt. underfinansiering i det løbende driftsbudget.
3.3
Håndtering af brandhaner og -damme
Ansvaret for vedligeholdelse af brandhaner og -damme overgår til Østjyllands Brandvæsen. I Aarhus Kommune er der et kendt efterslæb på vedligeholdelse af brandhanerne. I de øvrige kommuner, vurderes, at der
ikke er et efterslæb på vedligeholdelsen af brandhaner eller -damme. Håndteringen af efterslæbet sker derfor særskilt for Aarhus Kommune, der pålægges en forpligtelse til at få udbedret det vedligeholdelsesmæssige efterslæb i løbet af en periode. Da brandhanerne har en fast fysisk placering, vil det ikke være problematisk at holde styr på, hvilke brandhaner, som Aarhus Kommune er ansvarlige for, at få bragt i orden.
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
6
Der skal i midlertid også være dækning i budgettet til at løse den årlige driftsmæssige vedligeholdelse af
brandhaner og -damme inden Østjyllands Brandvæsens budget, for alle kommuner.
Beredskaberne har i derfor i den forbindelse foretaget en opgørelse af antallet af brandhaner og -damme,
samt det budget, der bliver brugt på vedligeholdelsesopgaven, samt en vurdering af det faktiske budgetbehov til at løse opgaven.
En analyse af Aarhus Kommunes vandforsyning foreslår, at man reducerer antallet af brandhaner fra 4.300
med 659, samt nedlægger alle 19 eksisterende branddamme. Nedenstående tabel baserer sig på det nye
reducerede antal brandhaner.
Tabel 7: Oversigt over vandforsyningsanlæg
Antal brandhaner
Antal branddamme
3.650*
0
Skanderborg
450
2
Odder
226
1**
Samsø
46
0
4.372
3
Aarhus
I alt
* Reduceret antal
**Udgiften afholdes af Bestseller jf. særaftale
Drift og vedligeholdelse vedr. Samsø Kommunes brandhaner er indhold i driftskontrakten, og derfor i balance. For Odder og Skanderborg Kommune er drift og vedligehold finansieret af det øvrige driftsbudget. Der er
ikke en specifik budgetpost til opgaven, med budgettet vurderes i balance.
For Aarhus Kommune er der ud over efterslæbet på vedligeholdelsen også et utilstrækkeligt driftsbudget til
at løse opgaven vedr. den løbende vedligeholdelse af brandhaner og –damme. Der er igangsat et udredningsarbejde med henblik på at vurdere det nødvendige budgetbehov og lave en strategi for den samlede
vandforsyning. Den konkrete vurdering af det nødvendige budgetløft for at budgettet kan være i balance
afventer derfor denne analyse, dog forudsat at Aarhus Kommune løfter evt. forpligtigelser til at bringe budgettet i balance for så vidt angår brandhanerne i Aarhus Kommune.
3.4
Tjenestemænd, tjenestemandspension samt feriepengeforpligtelse
I dette bilag er der taget stilling til spørgsmålet om tjenestemænd, overarbejde, feriepengeforpligtelse mm.,
ud fra et rent økonomisk perspektiv.
Forpligtelsen til betaling af tjenestemandspension er et betydeligt økonomisk passiv, der pr. 1. jan. 2016
udgør 73,8 mio. kr. for Aarhus Kommune og 3,8 mio. kr. for Skanderborg Kommune. De øvrige kommuner
har ingen tjenestemænd ansat.
Forpligtelsen vedr. tjenestemandspensionen bliver i kommunen. I det lønbudget, der overgår til Østjyllands
Brandvæsen, indgår et pensionsbidrag for de tjenestemandsansatte på 16 %. For de tjenestemandsansatte
skal pensionsbidraget på 16 % betales tilbage til kommunen, der derefter har den fulde pensionsforpligtelse,
når tjenestemanden går på pension. Selskabet må ikke give disse tjenestemænd lønstigning med tjenestemandspensionseffekt, uden selv at bære det økonomiske ansvar.
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
7
Den pensionsgivende procent for tjenestemændene er beregnet til 27,8 %. De 16 %, som forslås afregnet
svarer til den procentsats, som de decentrale enheder i dag betaler til den centrale tjenestemandspensions
pulje i Aarhus Kommune. Eventuelle ændringer som følge af ny overenskomst tilrettes i afregningen. Tjenestemænd, der er gået på pension pr. 1. jan. 2016 inddrages ikke i opgørelsen, da forpligtelsen bliver i kommunen. Tjenestemænd, der ansættes efter 1. jan. 2016, vil være selskabets pensionsforpligtelse.
Inklusiv i det lønbudget, der er angivet i tabel 1 er der svarende til 1 års feriepenge. Der skal derfor ikke
overføres yderlige budget til feriepenge. I åbningsbalance skal der dog afregnes for feriepengeforpligtelsen,
for at sikre at denne post ikke mangler, i en evt. afvikling af selskabet.
4
Opgørelse af over-/underfinansiering
Som det fremgår at ovenstående, er det ikke muligt at lave et budget for Østjyllands Brandvæsen, der er i
balance på lang sigt, uden at underbudgetteringen på de relevante områder håndteres.
De elementer, der inddrages i underfinansieringen, svarer til de relevante punkter fra afsnit 3. For hvert
punkt er det budget, der er i de kommunale beredskaber angivet, ligesom det nødvendige budgetbehov er
opgjort. Metoden til opgørelsen af budgetbehovene fremgår ligeledes under punkterne i afsnit 3.
Tabellerne herunder viser den nødvendige årlige bevilling, som er nødvendig for, at budgettet til Østjyllands
Brandvæsen er i balance. Dertil kommer for Aarhus Kommune en nødvendig bevilling vedrørende brandhaner og –damme, hvor beløbets størrelse afventer endelig afklaring.
Tabel 8: Under-/overfinansiering køretøjer
Beløb i 1.000 kr.
Odder
Skanderborg Aarhus
Samlet
Odder
Skanderborg Aarhus
Samlet
Odder
Skanderborg Aarhus
Samlet
Budget til køretøjer
Budgetbehov til køretøjer
Under-/overfinansiering
Tabel 9: Under-/overfinansiering bygninger
Beløb i 1.000 kr.
Budget til bygningsvedligeholdelse
Budgetbehov til bygningsvedligeholdelse
Under-/overfinansiering
Tabel 10: Under-/overfinansiering
Beløb i 1.000 kr.
Under-/overfinansiering vedr. køretøjer
Under-/overfinansiering vedr. bygningsvedligeholdelse
Under-/overfinansiering i alt
Der gives et overblik over de samlede nødvendige bevillinger for kommunerne i forbindelse med etableringen af Østjyllands Brandvæsen i afsnit 11.
5
Administrative ydelser udført af kommunerne
Ud over det direkte budget til beredskab, har alle kommunerne nogle indirekte omkostninger, der ligger centralt i kommunen. Østjyllands Brandvæsen skal også have en andel af dette budget, selv om det i mange
tilfælde kun vil påvirke kommunens omkostninger marginalt.
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
8
Disse overheadomkostninger er indregnet for alle kommuner med nedenstående elementer:
-
Fælles it-systemer og licenser
Lønadministration og HR
Forsikringer inkl. arbejdsskader
Kompetenceudvikling
Barselsordning med 1 % af det decentrale lønbudget
Arbejdsmiljø og arbejdsskader
Lokal lønpulje
Revision
Det beregnede overhead inddrager alle omkostninger i organisationen, dog med undtagelse af udgifter til
borgmester og kommunalbestyrelse, og for Aarhus Kommune teknisk rådmand.
Samsø kommune får varetaget alle opgaver omkring det kommunale beredskab ved forpligtigende samarbejde med Odder kommune og privat entreprenør. Dette indgår i budgettet og der er derfor ikke regnet
overhead for Samsø.
En analyse af overheadomkostningerne i Odder, Skanderborg og Aarhus, med udgangspunkt i en revisionsgodkendt model for overheadberegning, har vist at kommunernes overhead ligger på et sammenligneligt
niveau på 21.800 kr., pr. årsværk.
Tabel 10: Antal medarbejdere og overhead i de tre beredskaber
Antal medarbejdere:
Odder
Skanderborg Aarhus
Fuldtid
3,5
6
90
Halvtid
2
Deltid
22
62
70
1
I alt årsværk
8,17
16,33
101,67
Beregnet overhead
178.000
355.000
2.212.000*
1) Antal årsværk er indregnet så seks deltidsbrandmænd svarer til et årsværk og to halvtidsbrandmænd svarer til et årsværk
* For Aarhus Kommune er en del af dette beløb finansieret at budgettet til barselsudligning på 546.000 kr., der ligger decentralt i beredskabets budget..
6
Værtskommune
Ved at have en værtskommune vurderes der bedst mulighed for Østjyllands Brandvæsen, for at opnå sikker
drift fra selskabets start. Østjyllands Brandvæsen kan trække på de ressourcer, der er i kommunen, hvilket
bl.a. er hensigtsmæssigt mht. systemunderstøttelse, og trække på bredere ressourcer og viden, end hvis det
selv skal stå for alt produktion.
Juridisk er dette vurderet som in-house produktion og dermed ikke udbudspligtigt. Der skal afregnes mellem
Østjyllands Brandvæsen og værtskommunen, med udgangspunkt i den reel kostpris for de pågældende
ydelser, som der modtages.
Der skal indgås en driftskontrakt med værtskommunen og Østjyllands Brandvæsens ledelse, omkring løsning af de administrative opgaver, som beredskaberne ikke tidligere har løst selv. Kontrakten med værtkommunen gøres løbende, med mulighed for Østjyllands Brandvæsen for at opsige kontrakten med et års
varsel. Dette vil sikre værtskommunen en rimelig frist for tilpasning i personale mm., i tilfælde af, at Østjyllands Brandvæsen ikke længere ønsker at købe deres ydelser.
Når Østjyllands Brandvæsen bliver dannet vil det ikke længere automatisk fortsætte med de kommunale
forsikringsordninger, herunder barselsordning. Udgifterne til disse typer af udgifter, kan derfor forventes at
ændres. Dette vil blive en opgave for Østjyllands Brandvæsens ledelse at håndtere.
7
Effektiviseringer jf. regeringsaftalen (DUT-regulering)
Der er fra KL og regeringens side forudsat, at der opnås en effektivisering ved beredskabssammenlægningen, under følgende forudsætninger:
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
9
-
Det nuværende serviceniveau kan fastholdes (der er tale om effektiviseringer ikke besparelser)
Beredskabernes eksisterende opgaver overføres til selskaberne
Effektiviseringerne kan primært findes igennem fordele ved stordrift og øget konkurrenceudsættelse
Der kan hentes effektiviseringer allerede fra i 2015
Dette er ikke vurderes realistisk for Østjyllands Brandvæsen, og borgmestrene for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune har derfor indgået aftale om at forudsætte en mere realistisk effektiviseringsbesparelse for Østjyllands Brandvæsen end med udgangspunkt i regeringsaftalen. Da Østjyllands Brandvæsen
først dannes i 2016 forventes der ikke mulighed for effektiviseringer i 2015. Ved selve dannelsen forventes
der en række umiddelbare stordriftsfordele. F.eks. ved omorganisering og tilpasning af ledelsen og administrationen. Herudover forventes at kunne hentes en række gevinster ved samarbejdet over en årrække. Dog
således at der forventes en vist forsinkelse i realisering af gevinsterne, da implementering tiltag vil tage tid
før de får effekt på økonomien. Den samlede effektivisering i Østjyllands Brandvæsen forventes at kunne
udgøre et niveau der svarer til reduktionerne i bloktilskuddet (samlet 7 % reduktion). Dette er vurderet i samarbejde med de nuværende beredskabschefer.
Nedenstående tabel, viser den beregnede effektiviseringsgevinst for kommunerne. I Samsø Kommune er
besparelsen alle år udmøntet. Da kommunens udgifter til beredskab er fast, er besparelsen fundet på andre
områder. Samsø Kommune mangler derfor ikke at udmønte effektiviseringen.
For Odder Kommune er der allerede fra 2015 fundet en besparelse i lønbudgettet på 150.000 kr. Derfor er
den beregnede besparelse fratrukket 150.000 kr., når den manglende udmøntning er fastsat.
For Skanderborg og Aarhus Kommune er effektiviseringen ikke blevet udmøntet endnu, og den beregnede
effektivisering og den manglende udmøntning er derfor ens.
Tabel 11: Udmøntning af effektiviseringer (Realisering af reduktion i bloktilskud)
Samsø
Odder
Skanderborg
Beregnet besparelse 16
Budgetgrundlag 2016-2018 - i 1.000 kr.
-16
-84
Aarhus
Samlet
-219
-1.291
-1.610
Manglende udmøntning 16
0
0
-219
-1.291
-1.510
Beregnet besparelse 17
Manglende udmøntning 17
-32
0
-168
-18
-439
-439
-2.582
-2.582
-3.221
-3.039
Beregnet besparelse 18
-53
-278
-726
-4.274
-5.331
0
-128
-726
-4.274
-5.128
Manglende udmøntning 18
8
Implementeringsomkostninger for Østjyllands Brandvæsen
I forbindelse med etableringen af Østjyllands Brandvæsen, er der en række etablerings- og implementeringsomkostninger. Et rimeligt niveau, for at få selskabet sikkert i drift er 2 mio. kr. i 2015 og 2016 – dvs. i alt
4 mio. kr.
Fordelingen af implementeringsomkostningerne mellem kommunerne er bestemt med udgangspunkt i befolkningstallene og fremgår af nedenstående tabel.
Tabel 12: Oversigt over fordeling af implementeringsomkostninger
Beløb i 1.000 kr.
Implementeringsomkostninger
2015
Implementeringsomkostninger
2016
Samsø
Odder
Skanderborg
Aarhus
Samlet
20
104
272
1.604
2.000
20
104
272
1.604
2.000
Den nødvendige merbevilling vedr. implementeringsomkostningerne indgår i den samlede opgørelse af nødvendige merbevillinger i afsnit 11.
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
10
9
Ejerandele
Ejerandelene for Østjyllands Brandvæsen følger befolkningsandelene, og fremgår af nedenstående tabel.
Tabel 13: Beregning af ejerandele
Samsø
Indbyggertal pr. 1. kvart. 2015
Andel befolkningstal
3.733
0,91 %
Odder
Skanderborg
21.928
5,34 %
58.782
14,31 %
Aarhus
Samlet
326.246
79,44 %
410.689
100 %
10 Finansieringsmodel
Driften for Østjyllands Brandvæsen finansieres efter de nuværende budgetter for 2015, som fremgår af afsnit
1. Ekstraordinære udgifter finansieres derimod efter med udgangspunkt i befolkningsandelene.
Tabel 14: Finansieringsnøgle baseret på budget
Samsø
Odder
Skanderborg
Aarhus
Samlet
Finansiering af ordinær drift (nuværende budget)
4,36 %
4,97 %
15, 78 %
74, 89 %
100 %
Finansiering af ekstraordinære udgif1
ter
0,91 %
5,34 %
14,31 %
79,44 %
100 %
11 Nødvendige merbevillinger
I de foregående afsnit er budgetgrundlaget for Østjyllands Brandvæsen blevet gennemgået. I afsnittende er
der blevet fremhævet elementer, hvor der ikke er balance i beredskabernes budget, eller hvor der er vurderet at være efterslæb.
I dette afsnit samles op på de samlede nødvendige merbevillinger. De nødvendige bevillinger kan deles op i
engangsbevillinger, der vedrører efterslæb eller opstart af selskabet, samt i faste årlige bevillinger, for at
bringe beredskabets budget i balance.
Engangsbevillinger i forbindelse med etablering af Østjyllands Brandvæsen i 2016:
Tabel 15: Oversigt over behov for merbevilling i 2016
Beløb i 1.000 kr.
Samsø
Efterslæb vedr. bygningsvedligeholdelse
Efterslæb vedr. køretøjer
Efterslæb vedr. brandhaner og -damme
1
Implementeringsomkostninger
I alt
Odder
0
0
0
20
Skanderborg Aarhus
0
0
0
104
0
0
0
272
1.604
Samlet
2.000
1) Samme beløb skal afsættes i 2015. I forbindelse med etableringen af Østjyllands Brandvæsen, skal styregruppen også tage stilling til håndteringen af evt. over- eller
underskud i regnskabsresultatet for 2015. Økonomigruppens forslag er, at over-/underskud, der skylder anskaffelser af materiel i 2015 i bør overgå til selskabet, mens
at over- eller underskud, der skyldes det almindelige driftsresultat for 2015, skal forblive i kommunerne.
Tabel 16: Årlige driftsbevillinger, for at bringe budgettet i balance
Beløb i 1.000 kr.
Budget til lejeomkostning
Budget til køretøjer
Budget til brandhaner og –damme
I alt
Samsø
Odder
0
0
Skanderborg Aarhus
0
0
Samlet
0
0
Årsopdeling på 2016, 2017 og 2018
Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen – Bilag 6 Økonomiske forudsætninger
11