1. No category

RISKANALYS FÖR 2015
Ange enhet: Utbildningsvetenskapliga fakulteten
DATUM:
Klicka här för att ange text.
BESLUTAD AV:
Dekanus Roger Säljö
KONTAKTPERSON:
Karin Timan
RISKANALYS
Bakgrund
Bakgrund
Riskanalysarbetet 2015
Förordningen om intern styrning och kontroll (SFS 2007:603) innebär att
Göteborgs universitet, tillsammans med Sveriges övriga största
myndigheter måste upprätta en riskanalys, vidta kontrollåtgärder samt
systematiskt och regelbundet följa upp och dokumentera arbetet med
intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll utgör ett verktyg
för att bidra till välavvägda prioriteringar, att verksamheten bedrivs på ett
effektivt och ändamålsenligt sätt, att lagar, förordningar och andra regler
efterlevs samt att en tillförlitlig redovisning och en rättvisande
rapportering av verksamheten sker. Universitetets arbete med intern
styrning och kontroll utgår från universitetsstyrelsen och granskas
fortlöpande av Riksrevisonen och av universitetets internrevision. Arbetet
regleras internt av Handlingsplan för Göteborg universitets arbete
rörande intern styrning och kontroll (dnr A11 3742/07).
För att tydliggöra riskanalysarbetets verksamhetsutvecklande roll, och för
att integrera olika styrnings- och uppföljningsprocesser vid universitetet,
så är arbetet kopplat till Vision 2020 med tillhörande arbete med
handlings- och verksamhetsplaner. Utifrån de mål och strategier som
organisationen anger i handlings- och verksamhetsplan ska de viktiga
riskerna anges i bifogad mall.
Riskanalysarbetet, som del av arbetet med intern styrning och kontroll,
har till ändamål att identifiera och bedöma de risker som utgör ett reellt
hot mot Göteborgs universitets vision och mål. Riskanalysen ska beakta
såväl externa och interna faktorer vilka på olika sätt kan äventyra
verksamhetens legitimitet och fortsatta utveckling. Göteborgs universitet
har under en rad år strukturerat riskanalysarbetet genom att samtliga
fakulteter, LUN och UB genomför riskanalyser av kärnverksamheterna
utbildning, forskning och samverkan. Därutöver genomför den
gemensamma förvaltningen riskanalys av administrativa nyckelprocesser.
Utifrån inkomna riskanalyser utarbetar universitetsledningen ett förslag
till universitetsgemensam riskanalys för nästkommande år. Denna
fastställs av styrelsen i december. Respektive organisation bestämmer
de interna formerna för hur den egna riskanalysen tas fram och beslutas.
I mallen finns under rubriken Övrigt också möjlighet att ange andra typer
av risker som organisationen särskilt vill lyfta fram. Det kan till exempel
gälla risker inom administrativa processer eller andra risker som inte
naturligt kan inordnas under mallens rubriksättning.
För att riskanalysarbetet ska utgöra ett verktyg för prioriteringar är det
centralt att antalet risker är begränsat till ett fåtal under respektive rubrik.
När riskerna har identifierats ska sannolikhet och konsekvens bedömas på
skalan 1-4 där 1 är låg sannolikhet/konsekvens och 4 är högsta
sannolikhet/konsekvens. Siffrorna för sannolikhet och konsekvens
multipliceras med varandra och utgör riskvärdet (maxvärde 16).
2 (16)
Under rubriken Riskhantering hänvisas till vilken typ av angreppssätt
(enligt lista nedan) man avser att hantera risken på. Observera att det för
stora organisationer som i hög grad är styrda av externa faktorer inte alltid
är effektivt eller ändamålsenligt att helt eliminera en risk. 1. Riskeliminering – undvik risken genom att inte börja med eller
fortsätta med de aktiviteter som ger upphov till risken
2. Riskreducering – begränsa risken genom förebyggande och
begränsande åtgärder så att sannolikheten för att risken ska
inträffar minskar och att konsekvenserna om risken inträffar
också reduceras.
3. Riskdelning – risken överförs/delas exempelvis genom försäkring
eller annat avtal
4. Riskacceptans – behåll risken utan att vidta någon ytterligare
åtgärd. Riskens påverkan kan till exempel vara minimal,
åtgärderna för kostsamma eller risken beroende på externa
faktorer/förutsättningar. Även accepterade risker måste
fortlöpande bevakas.
För frågor etcetera vänligen kontakta Magnus Petersson på
Universitetsledningens stab via e-post: magnus.petersson@gu.se eller
telefon: 031-786 4015.
Ifylld riskanalys ska skickas i Word-format till registrator@gu.se
senast den 31 oktober 2014.
Slutligen ska anges med vilka åtgärder man avser att hantera risken samt
vem som är ansvarig. Vad gäller åtgärder bör eftersträvas att de är
uppföljningsbara, något som underlättar kommande års uppföljning.
3 (16)
FORSKNING SOM PÅVERKAR
Kortfattad beskrivning
av risken
Sanno
-likhet
Konsekvens
Riskvärde
Riskhantering
Åtgärd
Ansvarig
för att
genomföra
åtgärden
Otillräcklig finansiering av
forskningsverksamheten med hänsyn
tagen till fakultetens stora ökande
uppdrag inom lärarutbildningen.
4
4
16
2
Öka mängden bidragsansökningar till
vetenskapliga råd och
stiftelser.
Dekaner
Prefekter
Fler medarbetare ska
bidra till institutionernas
vetenskapliga
publiceringar.
Diskussion kring hur
forskningstid som
finansierats med
fakultetsmedel fördelas.
Denna diskussion
accentueras av att antalet
professorer och docenter
ökar mer än
fakultetsanslaget.
Kvalitetssäkra
rapporteringen av
4 (16)
ansökningar.
Risk att vår forskningsprofil och våra
forskningsmiljöer inte är tillräckligt
kända och att forskningen inte är
tillräckligt konkurrenskraftig.
2
3
6
2
Synliggöra och tydligare
profilera de forskningsmiljöer som finns vid
fakultetens institutioner.
Dekaner
Prefekter
Nyrekrytering som stärker
institutionernas forskning.
Fortsätta utveckla
tvärande forskningsteman
som har potential att leda
till forskning med spets.
Risk att nyrekrytering och befordran av
forskningsledande kompetens inte
lyckas i tillräckligt hög omfattning.
2
3
6
2
Effektiva rekryteringsprocesser
Prefekter
Utveckla former för
meriteringsstöd för
nydisputerade, blivande
docenter och professorer.
Anta doktorander
finansierade med
fakultetsmedel.
Stärka möjligheterna att
aktivt planera för
sammanhängande
forskningsperioder vilket
ger ett effektivare
5 (16)
utnyttjande av
forskningstid.
Otillräcklig och oklar finansering av
nationella databaser
2
Inte tillräckligt stöd vid
bidragsansökningar.
2
2
2
4
4
2
2
Aktivt arbete för fortsatt
finansiering för att
underhålla och utveckla
databaserna.
Dekaner
Stärka det administrativa
stödet vid bidragsansökningar.
Dekaner
Prefekter
Prefekter
Etablera forskningsberedning med syfte att
diskutera forskning och
forskningsstrategier.
Tillgängliga resurser för lärare/forskare
för internationellt utbyte i enlighet med
Vision 2020 är inte tillräckligt stora
2
2
4
2
Avsättning av medel för
internationellt utbyte i
fakultetsstyrelsens budget
för 2015
Fakultetsstyrelsen
6 (16)
UTBILDNING SOM FÖRNYAR
Kortfattad
beskrivning
av risken
Sannolikhet
Konse Risk-kvens värde
Riskhanterin
g
Åtgärd
Ansvarig
för att
genomföra
åtgärden
Forskning och utbildning
planeras inte gemensamt
vad gäller lärarutbildningen, vilket
riskerar att försämra
kvaliteten i utbildningen.
3
3
2
Fortsatt dialog med LUN och
Gemensamma förvaltningen.
Dekaner
Lärarutbildningen styrs av
den politiska kontexten
och styrningen där
förväntningar finns på att
institutionerna på kort tid
ska kunna skapa och
erbjuda nya utbildningsplatser.
4
Kontinuerlig dialog mellan LUN och
institutioner och fakultet samt längre
framförhållning inför olika beslut som
påverkar UFS verksamhet.
Dekaner
4
9
16
2
Prefekter
Prefekter
Uppföljning av LUNs ändrade
avräkningsprinciper
Det är större svängningar
från LUN än från
styrelsen, vilket leder till
organisatoriska svårigheter
och ryckighet. Detta
försvårar
7 (16)
personalplaneringen.
Det är svårt att omfördela
hst inom givet uppdrag
eftersom fakultetens eget
uppdrag är relativt litet.
En utökning av fakultetens
uppdrag behövs för att
utveckla fakultetens
utbildningar inom olika
huvudområden.
3
3
9
2
Verka för att UFS erhåller ett större
utbildningsuppdrag genom en
omfördelning av det utökade
lärarutbildningsuppdraget till /inom det
utbildningsvetenskapliga området.
Dekaner
Detaljstyrningen av
lärarutbildningen är
onödigt stor vilket kraftigt
försvårar möjligheterna för
prefekter att genomföra
kurserna på ett kostnadseffektivt sätt.
3
3
9
2
Fortsatt dialog med LUN.
Dekaner
Den högskolepedagogiska
kompetensen är inte
tillräckligt hög.
2
Prefekter
2
4
2
Kvalitetssäkra institutionernas
nomineringar till excellent lärare inom den
första antagningsomgången.
Prodekan
Utbildningsledare
Fortsätta följa upp lärarnas
högskolepedagogiska meritering.
Kvaliteten på
utbildningarna är för låg.
2
4
8
2
Implementera ett fakultetsgemensamt
kursvärderingssystem.
Dekaner
Prefekter
Genomlysa överensstämmelsen mellan
8 (16)
utbildningarnas förväntade studieresultat
och examensmål.
Risk att förlora examenstillstånd för master i
ämnesdidaktik
1
Fakultetens utbildningar
präglas inte av en uttalad
internationell profil knuten till
ledande forskningsmiljöer i
tillräckligt hög grad
2
Risk finns att fakulteten inte
erbjuder utbildningar som
främjar bildning, lärande för
hållbar utveckling, livslångt
lärande och breddad
rekrytering i tillräckligt stor
omfattning
3
Om antalet doktorander,
finansierade med
fakultetsmedel, fortsätter att
sjunka, påverkas
verksamhetens kvalitet och
långsiktiga kompetensförsörjning negativt. Det
får konsekvenser för nya
handledare (nydisputerade)
4
3
2
3
3
4
9
2
2
2
Återgärder kommer att utarbetas och
genomföras. Återrapportering till UKÄ via
kvalitetsrådet.
Dekaner
Följa upp fakultetens engelskspråkiga
utbildningar samt kursplanernas
internationella perspektiv
Prodekan
Utvärdera fakultetens arbete med den GUgemensamma satsningen på kurser för fortoch vidareutbildning.
Prodekan
Prefekt
Utbildningsledare
Utbildningsledare
Granska och följa upp institutionernas
hållbarhetsmärkning av kurser och
utveckling av en fakultetsgemensam
verktygslåda för hållbar utveckling.
3
12
2
Strategisk avsättning av fakultetsanslaget
till förmån för nyantagning av doktorander
Fakultetsstyrelsen
9 (16)
som går miste om erfarenhet
av att handleda. För få
doktorander minskar
möjligheter att kunna erbjuda
ett rikt kursutbud på
forskarnivå. Färre doktorander
i befintliga forskningsmiljöer
påverkar även personalförsörjningen långsiktigt på ett
negativt sätt.
10 (16)
SAMVERKAN SOM UTVECKLAR
Kortfattad
Sannobeskrivning likhet
av risken
Konsekvens
Riskvärde
Riskhantering
Åtgärd
Ansvarig
för att
genomföra
åtgärden
Kunskapsutbytet
med det
omgivande
samhället är inte
tillräckligt stort
pga otillräckliga
personella
resurser.
3
3
9
2
Anpassa andelen adjungerade lärare vid
fakulteten till verksamhetens behov och
förutsättningar.
Dekaner
Samverkansarbete
upplevs inte som
tillräckligt
meriterande för
lärare och
forskare.
3
Alumnverksamhet
en är inte
2
Prefekter
Stödja institutionernas etablering av
alumnverksamhet för fakultetens
programutbildningar bla genom att etablera
ett fakultetsgemensamt elektroniskt
nyhetsbrev.
3
9
2
I fakultetens beredande och beslutande
instanser ta fram en fakultetsanspassad
tolkning och konkretisering av
samverkanskriteriet för antagning till
excellent lärare.
Prodekan
Kartläggning av arbetet med att, på olika
sätt, ge samverkansuppdrag ett meritvärde
vid fakultetens institutioner.
2
4
2
Fortlöpande bjuda in alumner från
programutbildningarna till passande
Prefekter
11 (16)
tillräckligt
utvecklad
Fakultetens
forskning är inte
tillräckligt synlig,
lättillgänglig och
spridd såväl vad
gäller i
vetenskaplig som
i populärvetenskaplig form
arrangemang vid Pedagogen. Etablera
fakultetens eget elektroniska
alumnnyhetsbrev.
2
3
6
2
Fortlöpande dialog med institutionerna vad
prioritering av webbnyheter och
pressmeddelanden samt vid framtagning av
fakultetens populärvetenskapliga program
m m.
Dekaner
Prefekter
Informatör?
12 (16)
ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR
Kortfattad
Sannobeskrivning likhet
av risken
Konsekvens
Riskvärde
Riskhantering
Åtgärd
Ansvarig
för att
genomföra
åtgärden
Brist på framtida
chefer och ledare.
3
4
12
2
Fakultetsgemensamt mentorsprogram
Dekaner
Risk kan finnas
att medarbetare
har en för hög
arbetsintensitet
och arbetsbelastning under
hela eller delar av
året.
3
Risk att likabehandlingsdimensioner såsom
breddad rekrytering, ökad mångfald och jämställdhet mellan
könen inte uppnås
inom alla
3
Prefekter
3
9
2
Fortsatt diskussion med bla LUN kring
kursupplägg och periodisering av kurser.
Dekaner
Prefekter
Ökad uppmärksamhet vad gäller stress och
vid behov åtgärder för stresshantering.
Verka för mer långsiktig planering
2
6
2
Fakultetens chefer genomgår chefs- och
ledarutbildningar med särskilda inslag av
likabehandlingsfrågor.
Dekaner
Prefekter
Intensifiera likabehandlingsarbetet
13 (16)
medarbetarkategorier
Risk att ändamålsenliga lokaler
för personal och
studenter i ljuset
av fakultetens
kraftigt utökade
lärarutbildningsuppdrag inte finns
i tillräckligt stor
omfattning
3
4
12
2
Fortsätta inventera lokalbehovet ur ett
långsiktigt perspektiv i samarbete med
fastighetsenheten.
Dekaner
Prefekter
14 (16)
ÖVRIGT
Kortfattad
beskrivning
av risken
Sannolikhet
Konsekvens
Riskvärde
Riskhantering
Åtgärd
Ansvarig
för att
genomföra
åtgärden
Fakultetskansliet och
administrationen på
institutionsnivå är slimmad
vilket ger en organisation
som är personberoende och
sårbar vid sjukdom,
pensionsavgångar etc.
3
3
9
2
Utöka den skriftliga dokumentationen för
att underlätta för andra anställda eller
nyanställda att göra arbetsuppgifter som är
nya för dem.
Prefekter
Institutionerna och till viss
del även fakultetskansliet
får överta mer arbetsuppgifter från andra övriga
delar av universitetet utan
ekonomisk ersättning.
2
Planeringsinstrument såsom
budget och prognoser har
inte tillräckligt hög
träffsäkerhet, vilket skapar
osäkerhet kring
ekonomiska förutsättningar.
3
Kanslichef
Etablerade nätverk för kunskapsutbyte
3
6
2
Se över dimensioneringen
Prefekter
Kanslichef
3
9
2
Verka för mer långsiktigt stabila
planeringsförutsättningar
Fokusera en större del av resurserna på
budget- och prognosarbete.
Dekaner
Prefekter
Ekonomer
15 (16)
16 (16)