1. No category

Styrelsemötesprotokoll
Den 25 maj 2015 Närvarande​
: Eva Wei, Jesper Holmén Notander (f.o.m punkt 3), Maria Rodén, Sophie Westman Lundqvist, Madelene Tivås och Peter Edgar (f.o.m punkt 3). Dagordning: 1. Adjungeringar 2. Bidrag Krigshjärta 7 3. Medlemsärende 1. Adjungeringar
Peter Edgar blev adjungerad från och med punkt 3. 2. Bidrag Krigshjärta 7
Krigshjärta 7 beviljas 6000 kr i bidrag. Maria anmälde jäv i frågan. 3. Medlemsärende
Ärendebeskrivning
Onsdagen den 20 maj 2015 informerades styrelsen via ordföranden om att en medlem i föreningen [hädanefter kallad H] varit i kontakt med projektgruppen för Krigshjärta 7 om att hen känner kraftigt obehag gentemot en annan deltagare, H:s tidigare ex [hädanefter kallad X]. Ordförande hade sedan i maj känt till att projektgruppen hade blivit kontaktad av H men förstått det som att projektgruppen hanterade frågan utan styrelsens inblandning. I bilaga B återfinns ärendebeskrviningen H skickade in till Projektgruppen den 13 maj. Styrelsen fick först se den beskrivningen vid sammanställandet av detta protokoll och har i sitt beslut utgått från en mer nedtonad variant, författad av Projektgruppen. Ärendebeskrivningen styrelsen arbetat med har skiljt sig från H:s primärt i hur allvarliga H:s men beskrivs. Projektgruppen informerade styrelsen via Maria Rodén om att X ingår i en logistisk funktion på arrangemanget. Styrelsen fick också veta att Hs förtroende för projektgruppen att hantera ärendet var mycket lågt. Process
Styrelsen har hanterat ärendet enligt följande: Endast ordförande och sekreterare har, på grund av privat relation med H, känt till H:s och X:s identiteter. Övriga styrelseledamöter har endast utgått från den information som framkom den 20 maj och efterföljande input från projektgruppen. Ganska omedelbart vidtogs en diskussion i styrelsens interna Facebook­grupp där olika åtgärdsförslag togs upp. Styrelsen var enig i att föreningen var tvungen att agera men ansåg att frågan saknade enkla lösningar som tillgodosåg: 1) Hs behov av trygghet under arrangemanget, 2) följer de beslut och policies som föreningen accepterat samt tidigare praxis, samt 3) signalerar handlingskraftighet i linje med föreningsstandarder och externa rekommendationer. Styrelsen ansåg även att det var viktigt att projektgruppen skulle acceptera förslaget samt ha reella möjligheter att implementera det, då de är ytterst ansvariga för arrangemanget på plats. Efter diskussionen sammanställdes en lista med konkreta åtgärder, vilken kom att utgöra grunden för åtgärdsförslag ett och två, se bilaga A. Styrelsen blev informerad om att ärendet brådskade och utlyste ett extra styrelsemöte till måndagen den 25 maj kl. 20.00. Tidigare än så bedömde styrelsen inte att ett välavvägt beslut kunde beredas klart. Detta dels på grund av andra åtaganden och dels för att flera ur projektgruppen och styrelsen befann sig på lajv under hela helgen. Innehållet och resonemangen bakom åtgärdsförslag ett och två presenterades för styrelsen under mötet på vilket även projektledaren för projektgruppen, Peter Edgar, deltog. Åtgärdsförslag två antogs av en enig styrelse. Not 1: Styrelsen har varken varit i kontakt med H eller X under arbetets gång. Not 2: Styrelsen har diskuterat den lojalitetskonflikt som både ordförande och sekreterare befann sig i och noterade att det fanns en reell risk för att framförallt missgynna X men också föreningen till fördel för H. Styrelsen gjorde dock bedömningen att hanteringen av ärendet skulle försvåras och dra ut ännu mer på tiden, vilket i sin tur skulle missgynna alla involverade parter, om ordförande och sekreterare inte bereddes möjlighet att delta i hanteringen av ärendet. Styrelsen ansåg vidare att för att beslutet skulle få tillräcklig kraft behövde hela styrelsen kunna ställa sig bakom det. I slutändan deltog ordförande och sekreterare i både beredningsarbetet och beslutsfattandet men de var inte drivande i att ta fram åtgärdsförslagen som återfinns i bilaga A. Not 3: Styrelsen har diskuterat möjligheten att tillsammans med H utse ett par förtroendepersoner som kan underlätta översynen av de restriktioner som satts upp för X efterlevs. Konkret föreslås att vissa nyckelpersoner på arrangemanget, som H är trygg att delge informationen till, meddelas styrelsens beslut samt ges i uppdrag att rapportera till projektansvarig om X bryter mot restriktionerna. Not 4: Det argumenterades även för alternativ ett men alternativ två accepterades som en fullgod lösning. Det slutgiltiga beslutet togs av en enig styrelse. Not 5: På grund av att lösningsförslaget kom H tillhanda i ett såpass sent skede kunde H inte acceptera förslaget. För fullständig korrespondens i ärendet efter att styrelsens lösningsförslag delgivits H, se bilaga C. Beslut
Styrelsen beslutar att rekommendera projektgruppen att tillämpa alternativ två i bilaga A. Detta ska föregås av en diskussion med X där hens vilja att frivilligt utebli från arrangemanget bör undersökas. Detta samtal ska ske efter att styrelsens rekommendation delgivits H i kombination med en förfrågan om att ovanstående förfarande känns acceptabelt. Uteblir inte X frivilligt tillämpas alternativ två i dess helhet. Bilaga A
I denna bilaga återfinns det beslutsunderlag som presenterades för styrelsen under det extrainkallade styrelsemötet måndagen den 25 maj. Underlaget är framtaget dels ur styrelsens interna diskussioner, från föreningens policies samt från externa föreningar och kvinnojourer. Föreningens mångfaldspolicy
I föreningens mångfaldspolicy står följande: ● Den som upprepade gånger diskriminerar i samband med föreningens verksamhet eller orsakar otrygghet för flertalet av föreningens medlemmar kommer att erhålla en varning från styrelsen. Om beteendet fortsätter ska mer omfattade påföljder, så som exempelvis avstängning eller uteslutning ur föreningens verksamhet, övervägas. ● Trakasserier, i synnerhet sådana av sexuell art, får inte på några villkor förekomma i föreningens verksamhet. Utsätter medlem i föreningen någon för sådana trakasserier utesluts denna medlem från föreningen och förbjuds att delta i all föreningens verksamhet. Styrelsen tolkar mångfaldspolicyn som att den endast gäller trakasserier som förekommit under föreningens verksamhet, alternativt en individ som orsakar otrygghet för flertalet av föreningens medlemmar. I det aktuella fallet har det inte framförts någon information som antingen tyder på att trakasserier förekommit under föreningens verksamhet eller att flertalet av föreningens medlemmar känner otrygghet gentemot X. Styrelsens slutsats är att mångfaldspolicyn inte är direkt applicerbar i det konkreta fallet. Skulle styrelsen motta ytterligare information som medför att mångfaldspolicyn blir applicerbar lägger policyn begränsningar på vilka påföljder styrelsen kan besluta om i ett initialt skede. Föreningens praxis
Styrelsen har tidigare rekommenderat projektgruppen att porta vissa personer från att delta på arrangemanget Krigshjärta 7. Bakgrunden till styrelsens rekommendationer är att det inkommit rapporter om upprepade övergrepp rörande samtliga dessa personer från ett flertal medlemmar. Därutöver har styrelsen fått information från ytterligare ett antal individer som känt sig obekväma i de portades närhet. I det aktuella fallet har styrelsen erhållit rapporter om obehag samt övergrepp i förhållande till en person. Vidare ger informationen som styrelsen haft tillgång till inte en bild av att det föreligger ett konkret hot gentemot övriga deltagare. Det i sig förringar inte situationens allvar men har påverkat styrelsens riskbedömning. Styrelsen konstaterar därför att förevarande situation inte kan jämställas med övriga aktuella portningssituationer. Externa aktörer
Styrelsen och projektgruppen har fört samtal med representanter ur andra ideella föreningar, vilka önskar vara anonyma, kvinnojour samt föreningen Storasyster. Samtliga har konstaterat att det rör sig om en mycket svår fråga där påföljden inte är självklar. Samtliga har därtill konstaterat att man bör hålla hårt på policies. En kompromisslösning där parterna ifråga hålls isär och restriktioner sätts på X i syfte att få H att känna sig så trygg som möjligt framkom som den mest lämpliga lösningen. Ingen av de aktuella aktörerna rekommenderade portning som påföljdsalternativ. Ytterligare problematik
Samtliga personer i styrelsen (ordförande och sekreterare) som initialt kände till identiteten på parterna upplevde en lojalitetskonflikt på grund av deras vänskapsrelation till H. De informerade övriga i styrelsen om detta tidigt i beredningen av frågan med en reservation om att de på grund av deras vänskapslojalitet gentemot H inte kan garantera att personliga överväganden går före föreningen och arrangemanget. Förslag på påföljder
Följande två förslag har diskuterats av styrelsen som möjliga åtgärder i den aktuella situationen. Alternativ 1: Portning
Föreningen rekommenderar projektgruppen att porta X från arrangemanget Krigshjärta 7. Fördelar
● H kan med största möjliga säkerhet känna sig säker på arrangemanget. Risken för obehag är kraftigt reducerad. ● Föreningen visar med all tydlighet att den försöker värna Hs trygghet. Nackdelar
● Urvattning av portningsinstitutet, då X placeras i samma fack som personer som begått upprepade övergrepp och därtill får flera deltagare att känna obehag. ● Risk för missbruk ­ skulle en individs obehagskänslor direkt föranleda portning så skulle risken för att detta missbrukas av medlemmar i syfte att utestänga personer de ogillar från föreningens arrangemang öka avsevärt. ● Ej förenligt med föreningens policies, representanter ur andra föreningars uttalanden samt kvinnojourers rekommendationer, då påföljden i förhållande till handlingen är oproportionerligt kraftfull. Alternativ 2: Restriktioner
Föreningen rekommenderar projektgruppen att ålägga X restriktioner med förhoppning om att H skall känna sig mer bekväm på arrangemanget. De restriktioner som föreslås är följande: ● Kontaktförbud ­ X får inte ta kontakt med H. ● X ska hålla sig ur H:s åsyn ­ detta gäller under alla situationer. ● X ska låta bli att närvara i H:s sammanhang ­ X är förbjuden att besöka H:s läger, delta i samma ordergivningar, etc. Projektgruppen föreslår även möjligheten att placera förevarande kompaniläger så långt ifrån den logistiska lösningen som möjligt för att ytterligare se till att minska risken att X och H möts. Efterlevnad
För att detta ska efterlevas delges vissa nyckelpersoner på arrangemanget (som H är trygg med att delge informationen till) restriktionerna samt rapporterar till projektansvarig om X bryter mot restriktionerna. Påföljder vid regelbrott
Om restriktionerna tydligt inte efterlevs skall X avhysas från arrangemanget. Det är upp till projektansvarig att slutgiltigt fatta detta beslut på plats. Fördelar
● H åläggs inte ansvaret att undvika X. H erbjuds viss säkerhet men kan inte garanteras fullständig separering. ● Beslutet är i linje med föreningens policies, rekommendationer från representanter ur andra ideella föreningar, kvinnojourer samt föreningen Storasyster. ● Föreningen markerar tydligt att den tar H:s berättelse på allvar och ger H flera verktyg att minimera risken för att obehagssituationer ska uppstå. Nackdelar
● Risk för att H känner obehag under arrangemanget: ○ På grund av att X bryter mot uppsatta restriktioner. ○ På grund av att restriktionerna inte implementeras på ett sådant sätt att de får avsedd effekt. ● Risk för att H upplever att åtgärderna inte är tillräckligt långtgående och effektiva sett till risken för obehag och obehagets natur. Bilaga B
Följande ärendebesrkivning inkom från H till projektgruppen den 13 maj. Styrelsen fick först ta del av den vid färdigställandet av detta protokoll och har fått godkännande av H att ta med den för att ge en så komplett bild som möjligt av ärendet. Hej! Jag skriver till er båda på facebook eftersom ni är de i arrangörsgruppen för KH7 jag har förtroende för och detta rör ett känsligt ämne som jag inte vill att hela projektgruppen ska ha reda på. Jag ser gärna att detta inte sprids med namn på någon av inblandade till några fler förutom er två. Jag fick reda på att mitt ex, X, kommer att laga mat på lajvet åt gillessidan. Jag hade länge en misstanke om att han skulle vara med och har därför avvaktat med att anmäla mig och betala tills jag visste helt säkert. Jag har en del problematik kopplat till honom då jag anmälde honom för ett par år sedan för misshandel, detta lades dock ned. Jag går sedan 2012 i terapi på grund av det han gjorde mot mig. Jag har även en allvarlig depression samt lider av PTSD som triggras av honom. Detta gör att jag undviker platser där han är och osäkra situationer. Jag har gjort klart för honom att jag inte vill ha någon kontakt eller liknande med honom men han har ändå under åren kontaktat mig via mail. Kort sagt känner jag mig extremt illa till mods över att han ska vara på lajvet då jag inte är säker på att han kommer att respektera att jag inte vill ha med honom att göra. Jag kommer även ha problem med att ta del av matlösningen som erbjuds. Min fråga är, finns det något sätt att lösa detta på? Jag tänkte först att inte åka på lajvet men inser också att det inte är en hållbar eller realistisk lösning att jag slutar lajva på grund av honom. jag tänkte att jag kollar med er och väntar med att ta beslutet till huruvida jag vill åka eller inte efter att jag tagit upp det med er. Jag känner att jag fått dålig respons från arrangemanget när jag tagit upp frågan om mitt ex vilket suger rent ut sagt, särskilt med tanke på föreningens policys. Jag vill dock ta upp det mer er arrangörer i första hand och med styrelsen i andra. Så med det i åtanke ser jag gärna ett snabbt svar från er. Med vänlig hälsning H Bilaga C
Följande brev skickades den 26 maj till styrelsen, som svar på styrelsens underrättelse till H om styrelsens beslut med tillhörande motivering. Efterföljande brev är styrelsens svar på svaret från H:s partner vilket gjordes tillgängligt för H:s partner nästföljande dag. Brev 1
Tack för svaret i natt ifrån Styrelsen. Jag, som H partner, kommer svara med Hs godkännande samt godkännande av texten då H inte mår bra. Jag kommer först skriva ner kommentarer på Eran text, sedan på arrs bemötande under processen, för att sedan ge ett motiverande på vilken av de olika förslagen som passar bäst, ur H’s synvinkel. H är idag hemma på grund av hur slutkörd H känner sig samt den panikångestattack H fick i natt. Jag som partner är också hemma från mitt jobb för att kunna hjälpa H. ​
Komentar på texten: H känner att hens mående kring X är nedskrivet, H är inte orolig eller känner obehag inför honom, H får panikångestattacker och har PTSD som är specifikt kopplat på Xs person. Det finns läkarutlåtande på detta. H är också ledsen över att den fysiska mishandelen knappt nämns. Komentar på arrs bemötande: H kom till arrangörna i april angånde Xs risk att deltaga på lajvet genom matlagningsgruppen, och att H gärna ville veta hur och om X skulle deltaga. H fick inget svar på detta utan fick börja jaga arrangörerna. Med knappt en månad kvar till lajvet fick H svar, då arr även medelande att ämnet var kännsligt då delar av arrgruppen känner X. Diskussionen som följde drog ut på tiden, det var dåligt med uppdateringar från arrs sida och H fick igen kännslan av att det var H som fick jaga på, att arr inte tog ärendet på allvar, att ärendet bara var jobbigt då det var interessekonflikter mellan X och H inom arrangörsgruppen. Kort sagt. H har kännt att kontakten med arr har dragit ut på tiden, att arr har inte tagit saken på allvar och dessutom att arr har skuldbelagt H ­ medvetet eller omedvetet. Detta har lätt till att H haft ångest, sovit dåligt, haft mardrömmar om X och tyvärr tappat förtroendet för att arrangörsgruppen kommer sköta detta på ett bra sätt. Knappast ett godtagbart resultat. ​
Kommentar på förslaget H känner att förslaget mycket väl hade kunnat fungera om förslaget hade dykt upp när H först kontaktade arrangörsgruppen, i april. Nu har tiden dragit ut på tiden, H har inte kunnat förbereda sig varken ignom att ordna klar sina prylar, skapa relationer eller utveckla sin karraktär. H får ångest bara över tanken på att X är där, därför att H inte litar på att arrangörerna kommer efterleva de straff som förslaget ifrån styrelsen iom arrangörernas bemötande under processen. Hur skall H kunna slappna av, kunna spela och ha roligt om H känner att H måste vara på sin vakt under lajvet? Detta gör att H känner att förslag två inte fungerar. Det är för kort inpå lajvet, och H känner sig otrygg pga arrangörernas tidigare bemötande. Med hopp om snabb återkoppling under dagen Hs partner. Brev 2
Styrelsens återkoppling i ärendet rörande H,
Styrelsen vill tacka för de synpunkter som inkommit och betona att informationen om att H drabbas av panikångest och PTSD sedan sin relation med X inte kommit till styrelsens kännedom förrän med ert svar.Med det sagt ska påtalas att graden av obehag inte varit en styrande parameter i styrelsens beslut på påföljd. Vad gäller tidsaspekten, kom kännedom om situationen till styrelsens vetskap i onsdags (den 20 maj). Detta innebär att styrelsen har haft knappt en vecka på sig att bereda frågan och fatta beslut, varav flertalet dagar varit helgdagar då delar av styrelsen varit frånvarande. Arbetet har därtill försvårats av ärendets komplexa och brådskande natur. Flertalet styrelsemedlemmar har lagt ner en stor del av sin fritid under den gångna veckan på att bereda frågan och komma fram till ett åtgärdsförslag som 1) försöker ge en acceptabel nivå av trygghet för H, 2) följer de beslut och policies som föreningen accepterat samt tidigare praxis, 3) inte ger oproportionerligt mycket merarbete för arrangemanget samt 4) signalerar handlingskraftighet utan att göra avsteg från de föreningsstandarder och rekommendationer som föreningen efter efterforskning erhållit. Styrelsen tar frågan på största allvar och gör utifrån vår förmåga det bästa av situationen. Styrelsen tar till sig av kritiken kring hur ärendet dragit ut på tiden. Som tidigare nämnts har styrelsen inte kunnat agera tidigare på grund av att situationen först lyftes till styrelsen i förra veckan. Det är i sig inte en godtagbar ursäkt och styrelsen kommer att se över sina rutiner och hur framtida arrangörer ska informeras i hur dylika frågor bör behandlas. Det är beklagligt att H inte längre känner förtroende för projektgruppen för att trygga H:s säkerhet på arrangemanget. Ett förslag för att öka H:s trygghet på det kommande arrangemanget skulle kunna vara att arbeta fram en lösning där personer som H litar på kan ges relevanta befogenheter och möjligheter att se till så att alternativ två implementeras på ett tillförligt sätt. Till syvende och sist är det dock ändå projektledaren som kommer att fatta nödvändiga beslut på plats om exempelvis X behöver avhysas från området. Vi förstår att detta inte är i linje med det som efterfrågas och beklagar att H:s mående drabbats på ett negativt sätt på grund av detta. Styrelsen tar till sig av kritiken och ska se över sina rutiner inför framtida arrangemang. Bästa hälsningar, Föreningen Krigshjärtans styrelse