1. No category

1 (6)
Datum
2015-04-14
Diarienr (åberopas)
714-A532.676/2014
Polismyndigheten
Ekonomiavdelningen
Inköpsenheten
Handläggare
Arash Jahani
E-post
arash.jahani@polisen.se
FRÅGOR OCH SVAR 3
Fråga 1:
Måste anbud omfatta samtliga sju tjänstefunktioner eller accepterar ni anbud
på enskilda funktioner?
Svar:
Polismyndigheten har ett behov av en helhetslösning. Som det framgår av Anbudsförfrågan, se bland annat punkten 2.1 ”Avtalstid”, kommer Polismyndigheten sluta ett ramavtal med en (1) leverantör. Det går således inte att lämna
anbud på vissa delar av upphandlingen. Anbudsgivare måste således lämna
anbud på alla tjänstefunktioner som framgår av Förfrågningsunderlaget.
Fråga 2:
Vi vill lämna anbud på den del som avser kriskommunikation. Kriskommunikation uppskattas till cirka 8 % av den totala volymen som upphandlas. Om vi
förstått rätt kan vi lämna anbud på bara kriskommunikation och då göra ett av
tre fiktiva case. Däremot ser det ut som att vi måste lämna in ett case som visar
att vi kan klara av hela den volym som upphandlas, alltså en volym som är 98
%-enheter större än den del som vi lämnar anbud på. Stämmer det? Går det
bra att visa att vi har resurser för att med god marginal hantera det ni upphandlar under rubriken kriskommunikation?
Svar:
Se svar på fråga 1.
Fråga 3:
Tidigare åtaganden enligt punkten 4.7.1 ”Tidigare åtaganden” i Anbudsförfrågan, kan man inkludera både Anbudsgivaren och eventuell underleverantör i
kapacitet för att uppfylla skall-kraven i den här punkten? Kan de gemensamma
Postadress
Polismyndigheten
Box 12256
102 26 Stockholm
Besöksadress
Polhemsgatan 30
Stockholm
Telefon
114 14
Webbplats
polisen.se
E-post
registrator.kansli@polisen.se
2
erfarenheterna räknas samman i det som kallas ”tidigare åtaganden” som, avseende kapacitet, motsvarar ca 8,7 miljoner/år och alla de tjänstefunktioner
som den här upphandlingen omfattar?
Svar:
Det finns inget hinder att anbudsgivare åberopar underleverantörs kapacitet.
Tänk på att underleverantör som åberopas i anbud också måste vara tilltänkt
att utföra tjänst/-er enligt avtalet. Anbudsgivare uppmanas ta del av de krav
som rör underleverantör enligt Anbudsförfrågan.
Enligt punkten 4.7.1 ”Tidigare åtaganden” i Anbudsförfrågan måste alla tjänstefunktioner ingå i värdet, som minst måste motsvara 8 750 000 kronor exklusive mervärdesskatt per år med mera, men det ställs inga krav på att uppge
värde för respektive tjänstefunktion så att de motsvarar den procentfördelning
som framgår av punkten 2.5 ”Omfattning och volymer” i Anbudsförfrågan.
Anbudsgivare uppmanas att ta del av alla de krav som framgår av punkten
4.7.1 ”Tidigare åtaganden” och punkten 4.6 ”Underleverantör” i Anbudsförfrågan.
Fråga 4:
Följande fråga rör punkten 4.7.1 ”Tidigare åtaganden” i Anbudsförfrågan:
Om man tänkte använda sig av en privat mottagare. Måste man ange företagsnamnet på köparen?
Och om man måste göra det – går det att ansöka om sekretess för den delen?
Svar:
Det ställs inga krav på att uppge namn på företag som man åberopar enligt
punkten 4.7.1 ”Tidigare åtaganden” i Anbudsförfrågan. Däremot måste anbudsgivare uppge om det är en privat eller offentlig mottagare (dvs en upphandlande myndighet). Det kan göras genom att uppge om det är offentlig
eller privat mottagare och/eller namnet på myndigheten eller företaget som
man åberopar som tidigare åtagande.
Angående hemlighållande av information i anbudet, se punkten 3.6 ”Offentlighetsprincipen” i Anbudsförfrågan, där framgår vad som gäller beträffande
offentlighetsprincipen och möjligheten att hålla information hemligt i anbudet.
Observera att Polismyndighetens beslut om att hemlighålla information kan
överklagas och prövas i domstol.
Vänligen se punkten 3.6 ”Offentlighetsprincipen” för att ta del av informationen gällande detta i dess helhet.
FRÅGOR OCH SVAR 3 714-A532.676/2014
3
Fråga 5:
Följande fråga rör punkten 4.7.1 ”Tidigare åtaganden” i Anbudsförfrågan:
Under denna punkt står det bland annat att ”Anbudsgivaren skall som bevis
för detta styrka sin kapacitet genom en förteckning över de viktigaste tjänsterna.”
samt
”Förteckningen om tidigare åtaganden skall innehålla uppgift om tidpunkt,
värde i SEK exklusive mervärdesskatt samt uppgift om huruvida det varit
fråga om privata eller offentliga mottagare.”
Min fråga är således om ni kan göra ett förtydligande om exakt vad som ska
ingå i denna förteckning?
Svar:
Eventuellt kan svar på fråga 3 och fråga 4 vara belysande. Under punkten 4.7.1
”Tidigare åtaganden” i Anbudsförfrågan framgår redan de uppgifter som
måste framgå i anbudet. Det finns inget att förtydliga gällande detta.
Anbudsgivare uppmanas att ta del av alla de krav som framgår av punkten
4.7.1 ”Tidigare åtaganden” i Anbudsförfrågan.
Fråga 6:
Ska arbetsledaren enligt punkten 4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” i Anbudsförfrågan ha minst fem (5) års erfarenhet av ledande strategiskt kommunikationsarbete (dvs underpunkt a)) som anställd vid företag eller i offentlig sektor,
eller kan det vara i rollen som konsult?
Svar:
Som det framgår av punkten 4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” i Anbudsförfrågan måste arbetsledaren ha erfarenhet av ledande funktion enligt alla underpunkterna a), b), c) och d), se sista meningen första stycket i samma punkt.
Som det också framgår av punkten 4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” är underpunkterna a), b), c) och d) inte alternativa krav, alla underpunkterna a), b),
c) och d) måste uppfyllas. I belysande syfte återges nedan två exempel på hur
kraven kan uppfyllas:
Exempel 1:
Kraven kan exempelvis uppfyllas genom att tilltänkt arbetsledare under fem
års tid haft en ledande position enligt alla underpunkterna a), b), c) och d) samtidigt. Då räcker totalt fem års ledningserfarenhet eftersom alla underpunkterna ingått i femårsperioden.
Exempel 2:
Kraven kan exempelvis också uppfyllas genom att tilltänkt arbetsledare haft
minst tio års erfarenhet av ledande strategiskt kommunikationsarbete och
FRÅGOR OCH SVAR 3 714-A532.676/2014
4
kommunikationsrådgivning på strategisk nivå, där minst fem år avser ledande
strategiskt kommunikationsarbete (dvs underpunkt a)) och där minst fem år
avser kommunikationsrådgivning på strategisk nivå (dvs underpunkt b)). Underpunkterna c) och d) har i detta exempel ingått samtidigt som ledningsarbetet enligt underpunkterna a) och b).
Erfarenheter kan vara både inom privat- och/eller inom offentlig sektor. Rolltiteln ”konsult” eller annan titel säger inget om kravet är uppfyllt eller inte.
Oavsett rolltitel på tilltänkt arbetsledare måste kraven om ledningserfarenhet
enligt punkten 4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” i Anbudsförfrågan uppfyllas.
Anbudsgivare uppmanas att ta del av alla de krav som framgår av punkten
4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” i Anbudsförfrågan.
Observera att kraven enligt punkten 4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” i Anbudsförfrågan avser arbetsledare och ej anställda som avses enligt punkten
4.7.3 ”Antal anställda”.
Fråga 7
Ska Arbetsledaren enligt punkten 4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” i Anbudsförfrågan ha minst fem (5) års erfarenhet av kommunikationsrådgivning på
strategisk nivå (dvs underpunkt b)) som anställd vid företag eller i offentlig
sektor, eller kan det vara i rollen som konsult?
Svar:
Se svar på fråga 6.
Fråga 8:
Följande frågor rör punkten 4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” i Anbudsförfrågan:
Är det ett CV med kortare beskrivning över erfarenheten som efterfrågas eller
önskar ni även hela referensuppdrag som styrker arbetsledarens yrkeskvalifikationer?
Finns det någon mall som man bör utgå från och strukturera innehållet efter?
Svar:
De uppgifter som efterfrågas i punkten 4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” i
Anbudsförfrågan måste framgå i anbudet. Förslagsvis kan dessa uppgifter
framgå i formen av ett sedvanligt CV eller liknande. Behörigen undertecknande av bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare” godtas som försäkran om att
inlämnade uppgifter, på heder och samvete, är korrekta.
Någon mall för detta ändamål finns ej. Anbudsgivare uppmanas att kontrollera
att efterfrågade uppgifter framgår i anbudet.
FRÅGOR OCH SVAR 3 714-A532.676/2014
5
Anbudsgivare uppmanas att ta del av alla de krav som framgår av punkten
4.7.2 ”Uppgifter om arbetsledare” i Anbudsförfrågan.
Fråga 9:
Gäller antalet anställda enligt punkten 4.7.3 ”Uppgifter om antal anställda” i
Anbudsförfrågan, minst nio (9) personer, enbart Anbudsgivaren eller Anbudsgivaren plus eventuella underleverantörer sammantaget?
Svar:
Det finns inget hinder att anbudsgivare åberopar underleverantörs kapacitet.
Tänk på att underleverantör som åberopas i anbud också måste vara tilltänkt
att utföra tjänst/-er enligt avtalet.
Anbudsgivare uppmanas att ta del av alla de krav som rör underleverantör i
Anbudsförfrågan, se punkten 4.6 ”Underleverantör”.
Fråga 10:
För att styrka Anbudsgivarens kapacitet enligt 4.7.3 ”Uppgifter om antal anställda” i Anbudsförfrågan gäller antalet anställda som uppgivits i senaste
årens årsredovisningar eller kan man som Anbudsgivare även räkna in personer som har en annan form av arvodering?
Svar:
Polismyndigheten kan inte exakt tolka vad som menas med annan form av
arvodering. Hur kravet ska styrkas framgår av punkten 4.7.3 ”Uppgifter om
antal anställda” i Anbudsförfrågan, något krav på att årsredovisning ska ingå
framgår ej enligt denna punkt. Frågeställningen (dvs fråga 10) tolkas av Polismyndigheten så att den berör om anbudsgivare får åberopa underleverantörs
kapacitet för att styrka att kraven är uppfyllda enligt denna punkt. Det finns
inget hinder att anbudsgivare åberopar underleverantörs kapacitet. Tänk på att
underleverantör som åberopas i anbud också måste vara tilltänkt att utföra
tjänst/-er enligt avtalet.
Anbudsgivare uppmanas att ta del av alla de krav som rör underleverantör i
Anbudsförfrågan, se punkten 4.6 ”Underleverantör”.
Fråga 11:
Enligt punkten 4.7.3 ”Uppgifter om antal anställda” i Anbudsförfrågan måste
Anbudsgivaren som bevis för detta bland annat styrka sin kapacitet genom att
lämna uppgifter om antal anställda i medeltal per år.
Vi har för avsikt att använda oss av en underleverantör och ska således enligt
punkten 4.6 ”Underleverantör” ange:
1. uppgifter om samtliga underleverantörer som anbudsgivaren kommer att anlita
för att utföra tjänsterna,
FRÅGOR OCH SVAR 3 714-A532.676/2014
6
2. en specificering av vilken del av tjänsterna som underleverantören kommer
utföra samt
3. en specificering om hur stor del av tjänsterna, i procent, som underleverantören
kommer utföra.
Enligt ovan nämnda delar tolkar vi det således som att vi under punkten 4.7.3
”Uppgifter om antal anställda” anger det totala medeltalet för både oss och vår
underleverantör och under rubrik 4.6 ”Underleverantör” i Anbudsförfrågan
anger vi uppgifter som krävs enligt denna punkt. Stämmer den tolkningen?
Svar:
Tänk på att underleverantör som åberopas i anbud också måste vara tilltänkt
att utföra tjänst/-er enligt avtalet, se även svar på frågor ovan angående underleverantör. Uppgifter om underleverantör anges i enlighet med punkten 4.6
”Underleverantör” i Anbudsförfrågan och gäller i alla tillämpliga delar som
anbudsgivare åberopar underleverantör, inklusive punkten 4.7.3 ”Uppgifter om
antal anställda” i Anbudsförfrågan som det hänvisas till i frågeställningen.
Anbudsgivare uppmanas att ta del av alla de krav som rör underleverantör i
Anbudsförfrågan, se punkten 4.6 ”Underleverantör”.
FRÅGOR OCH SVAR 3 714-A532.676/2014