Global Code of Conduct - hill
Global Code of Conduct Global Compliance Office 信@工作 遵守法规. 从您做起. Juli 2015 Ett meddelande från John Greisch & Ilana Shulman Bästa medarbetare på Hill-Rom: Vi är glada över att återigen presentera Hill-Roms globala uppförandekod för dig, ett av de viktigaste verktyg vi har för att klara vårt uppdrag att förbättra resultaten för patienter och deras vårdgivare. Integritet är en av våra mest djupt rotade företagsvärderingar, och den är centralt placerad i Hill-Roms åtagande. Vårt företags fortsatta tillväxt och förmåga att uppfylla våra åtaganden gentemot våra patienter beror på integriteten hos våra medarbetare. Att varje dag, runt om i världen, se till att vi verkar på ett ansvarsfullt och regelrätt sätt är viktigt både för vår framgång i nuet, men även för vår förmåga att växa i framtiden. Efterlevnaden ska inte bara vara vad vi gör, det måste vara vilka vi är som företag och som individer. Det är därför vi säger att integriteten börjar hos var och en av er. Det måste handla om hur vi utför vår verksamhet, och det är något som alla medarbetare bör tänka på dagligen, oavsett situation och omständighet. Vart och ett av alla dina beslut som du tar i ditt dagliga arbete kan antingen förbättra eller skada förtroendet för våra produkter och vårt företag. Det tar många år att bygga upp ett gott rykte och att bli ett företag som människor litar på. Det anseendet och förtroendet måste säkras. Med tanke på den stora betydelsen av regelefterlevnad, och i linje med vårt engagemang för ständiga förbättringar, arbetar vårt globala efterlevnadskontor alltid med att stärka vårt globala efterlevnadsprogram. Den globala uppförandekoden är avsedd att ge var och en av oss praktiska principer, policyer och rutiner för att navigera i den komplexa och starkt reglerade sektorn för hälso- och sjukvård. Att förstå och följa koden ger oss en färdplan för att säkerställa att vi verkar i enlighet med alla lagar och förordningar, och att vi håller oss till de högsta normerna för affärsetik. Varje år måste alla medarbetare läsa den globala uppförandekoden och godkänna att följa dess riktlinjer. Vi ber att du ägnar detta din fulla uppmärksamhet, och att du sedan söker ytterligare vägledning om ämnen som du inte förstår. Vi uppmuntrar dig att informera om problem som kan uppstå eller att ställa frågor. Uppförandekoden och det globala efterlevnadskontoret representerar tillsammans en ovärderlig insiktskälla med rekommendationer och support som erbjuds till oss alla. Tack för ditt åtagande om regelefterlevnad och för ditt hårda arbete när det gäller de patienter och vårdgivare som vi betjänar. Med vänlig hälsning, Våra kärnvärderingar Respekt | Lyhördhet | Resultat | Integritet | Nöje Global Compliance Office 2 John GreischIlana Shulman Chief Executive Officer Chief Compliance Officer Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 3 Syfte Det är mycket viktigt att efterleva denna Global Code of Conduct och våra policyer och procedurer för fortsatta framgångar inom den komplexa och globala sjukvårdsbranschen. Vår regelefterlevnad, och därför också vårt rykte, beror på våra handlingar och de beslut som var och en av oss fattar varje dag. Genom att följa denna Global Code of Conduct ser vi till att följa tillämpliga lagar och bestämmelser inom vår hårt reglerade bransch, samtidigt som vi inger förtroende och tillit hos våra viktigaste intressenter. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Tillämplighet Hill-Roms Global Code of Conduct tillämpar våra värderingar på de dagliga situationer vi ställs inför i arbetslivet. Den visar hur våra standarder för god affärssed tillämpas genom våra handlingar med Hill-Roms viktigaste intressenter: våra kunder och patienter, våra arbetskamrater, vårt företag och våra investerare, tillsynsmyndigheter, våra samhällen samt allmänheten. Denna Global Code of Conduct och alla relevanta företagspolicyer och procedurer gäller för alla som bedriver verksamhet för Hill-Roms räkning. Detta innefattar anställda, tjänstemän och chefer, ombud, leverantörer och konsulter. Var och en är ansvarig för att känna till och följa de standarder som anges i denna Global Code of Conduct och alla relevanta policyer och procedurer. Dessutom är var och en av oss skyldig att ställa frågor och meddela frågor som gäller hur vi efterlever vår Global Code of Conduct genom lämpliga kanaler för att säkerställa att Hill-Roms standarder upprätthålls. Jag bekräftar att det är omöjligt för Hill-Rom att räkna upp alla potentiella handlingar som kan bryta mot denna globala uppförandekod, och att Hill-Rom förbehåller sig rätten att vidta disciplinåtgärder, i värsta fall uppsägning, för att bemöta överträdelser. “ as per the “Tables_SV” document. Förväntningar på chefer Chefer har ett ansvar att föregå med gott exempel. De måste uppvisa den allra högsta nivån av god affärssed och visa att de efterlever denna Global Code of Conduct varje dag. Dessutom förväntas chefer att uppmuntra till att följa reglerna och till personligt ansvar hos andra. Om du är chef måste du: • s e till att dina anställda förstår sina skyldigheter enligt denna Global Code of Conduct, företagets policy och procedurer samt tillämpliga lagar och bestämmelser • s kapa en miljö i vilken alla dörrar hålls öppna där dina underställda och andra anställda känner sig trygga att ställa frågor, prata om problem eller anmäla iakttagna tjänstefel • innefatta regelefterlevnad som en faktor i utvärderingen av anställda • s tälla frågor eller meddela problem via lämpliga kanaler, såsom din chef och Compliance Office. Som chef måste du också se till att anställda, leverantörer eller andra som gör anmälan i god tro skyddas från all form av repressalier och med detta. Du ska tydligt meddela Hill-Roms policy mot repressalier till dina underställda. Vidta lämpliga åtgärder om du ser eller misstänker några repressalier och anmäl detta till det globala efterlevnadskontoret. För mer information om Hill-Roms policy mot repressalier kan du se sidan åtta i denna Global Code of Conduct. Global Compliance Office 4 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 5 Integritet@jobbet Våra främsta intressenter: EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Patienter och kunder • Patienter och kunder • Medarbetare • Företag och investerare • Tillsynsmyndigheter • Samhällen och allmänheten Patienterna som använder våra produkter, deras vårdgivare och våra kunder ligger i centrum för vår verksamhet. De är beroende av att vi levererar högkvalitativa och kostnadseffektiva produkter och tjänster som uppfyller deras behov. Vi försöker uppfylla deras behov genom att fokusera på att uppfylla våra standarder för kvalitativ produktdesign och tillverkning, noggrann och sanningsenlig kommunikation med våra kunder, lämplig samverkan med vårdgivare och säker förvaring av andras personuppgifter. Medarbetare Hill-Rom är en gemenskap av personer som alla arbetar tillsammans för att förverkliga företagets vision och uppdrag. Vi som global organisation sätter värde på mångfalden hos våra anställda och ser den unika förmågan hos var och en, vilket bidrar till verksamhetens framgång. För att helt förverkliga vår potential som individer och företag måste vi ha en arbetsmiljö med förtroende och respekt för enskilda personer. Vårt mål måste vara att nära en miljö som är fri från olaglig diskriminering och trakasserier och som främjar öppen kommunikation. Företag och investerare Vi har alla ett ansvar gentemot vårt företag och våra aktieägare. Som anställda är vi ansvariga för att se till att vi handlar för företagets räkning, baserat på dess intressen snarare än våra egna intressen. Vi har ett ansvar att se till att företagets bokföring och register är riktiga, att information vi får reda på genom arbetet inte används på ett olämpligt sätt och att vi behandlar företagets tillgångar och uppgifter med stor försiktighet. Vi har dessutom ett ansvar att se till att de som vi gör affärer med delar vårt engagemang i att följa företagets standarder för god affärssed. Tillsynsmyndigheter Sjukvårdsbranschen är föränderlig, strikt reglerad och alltmer beroende av världens statsmakter som kunder och betalare. Genom att följa denna Global Code of Conduct och alla tillämpliga lagar och bestämmelser upprätthåller vi vår position som ett betrott och pålitligt företag med alla tillsynsmyndigheter och verk som påverkar eller är en del av marknaderna för våra produkter och tjänster. Samhällen och allmänheten Som ett globalt sjukvårdsföretag med tusentals anställda har vi också ett ansvar inom samhällena där vi bor och verkar och inför allmänheten. Det är viktigt att vi handlar ansvarsfullt i alla aspekter av våra lokala och nationella samhällen, även i de politiska, miljömässiga och ideella aktiviteter vi deltar i. Global Compliance Office 6 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 7 Vår Global Code of Conduct kan inte förutsäga alla situationer som kan uppstå. Den är framtagen för att identifiera de viktigaste frågorna vi ställs inför och för att ge klar vägledning i de frågorna. Den ger också tydlig ledning så att vi kan handla snabbt och med förtroende för att handlingarna är lämpliga och överensstämmer med vår Global Code of Conduct och våra värderingar. Var och en av oss är ansvariga för att känna till och följa policyerna och procedurerna som gäller våra enskilda affärsaktiviteter. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Du kan dessutom ställa frågor via ett antal andra kanaler, till exempel: Resurser för regelefterlevnad Personalavdelningen Compliance Helpline I situationer som inte omfattas direkt av denna Global Code of Conduct har vi tillgång till ett antal andra resurser. När du behöver vägledning ska du först ta hjälp av denna Global Code of Conduct och andra tillämpliga policyer eller procedurer. Vårt företag har flera policyer och procedurer som ger specifik ledning för många funktioner inom verksamheten. Var och en av oss är ansvariga för att känna till och följa policyerna och procedurerna som gäller våra enskilda affärsaktiviteter. Många av policyerna hänvisas också till i denna Global Code of Conduct och finns tillgängliga på företagets intranät. För frågor som gäller anställning eller anställda, såsom frågor eller angelägenheter angående potentiell diskriminering eller trakasserier eller frågor angående ledningen, kan du kontakta personalavdelningen. Du kan också göra en anmälan genom vår Compliance Helpline, vilken drivs av en oberoende tredje part. Compliance Helpline är tillgänglig dygnet runt, hela veckan med översättare till hands om det behövs. Där det är tillåtet enligt lokal lagstiftning kan du välja att göra en anonym anmälan genom Compliance Helpline. Om du fortfarande har frågor om rätt handlingssätt efter att ha läst denna Global Code of Conduct och tillämpliga policyer eller procedurer ska du prata med din chef. Dessutom kan du rådfråga ämnesexperter inom företaget. Policy mot repressalier Hill-Rom har en strikt policy mot repressalier. Alla anställda, leverantörer eller andra personer som tar upp ett problem eller en fråga i god tro angående affärsmetoder eller fall då denna Global Code of Conduct eller företagets policyer och procedurer inte följs kommer att skyddas mot repressalier. En anmälan i god tro betyder att en person ärligt har tagit upp en fråga som han eller hon tror kan bryta mot denna Global Code of Conduct, företagets policyer och procedurer eller lagen. Exempel på repressalier kan vara nekande av förmåner, uppsägning, degradering, avstängning från tjänst, hot, trakasserier eller diskriminering. Global Compliance Office 8 Om du har frågor om rätt handlingssätt efter att ha läst denna Global Code of Conduct och tillämpliga policyer och procedurer ska du prata med din chef. I de flesta fallen är din chef bäst lämpad att ta itu med frågor och problem. Om du inte känner dig trygg med att prata med din chef kan du prata med en annan chef på Hill-Rom. Legal Department För frågor som gäller lagar och bestämmelser som är tillämpliga för vår verksamhet kan du kontakta Legal Department. Där finns advokater som arbetar med att stödja varje verksamhetsenhet inom företaget och det finns också ämnesexperter som kan hjälpa dig. Ekonomiavdelningen För frågor gällande ekonomi- eller redovisningsfrågor kan du kontakta representanten för ekonomiavdelningen för ditt team. Compliance Office Compliance Office kan hjälpa dig med frågor eller angelägenheter som gäller vår Global Code of Conduct eller företagets policyer och procedurer. I situationer där du skulle känna dig tryggare med att ställa frågor eller uppmärksamma problem hos någon annan än din chef eller en ämnesexpert, kan du även diskutera frågorna eller problemen med det globala efterlevnadskontoret. Om så önskas kan din identitet hållas helt hemlig så långt lagen tillåter det. Kom dock ihåg att genom att din identitet hålls hemlig begränsas Hill-Roms möjligheter att kunna hjälpa dig med dina problem. Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 9 Globala efterlevnadskontoret - Kontakter Ställ en fråga E-post: GlobalComplianceOffice@Hill-Rom.com Telefon: 1-877-638-8093 Rapportera ett ärende Compliance Helpline Compliance Helpline är ett verktyg med vilket man kan anmäla faktiska eller möjliga tjänstefel. Den är öppen dygnet runt, hela veckan, med översättare till hands om det behövs. Där det är tillåtet enligt lokal lagstiftning kan du välja att göra en anonym anmälan. All information som mottas genom Compliance Helpline är säker och hålls hemlig så långt det är möjligt. Du kan använda dig av följande två metoder för att skicka in en anmälan till Compliance Helpline. • Skicka in en anmälan på nätet genom att logga in till www.Hill-Rom.EthicsPoint.com eller • Ring Compliance Helpline på följande nummer: U.S. 1-866-433-8442 Australia 1-800-339276 Austria 0800-291870 Belgium 0800-77004 Canada 1-866-433-8442 (English) or 1-855-350-9393 (French) China (Northern) 10-800-712-1239 China (Southern) 10-800-120-1239 Czech Republic 800-142-550 France 0800-902500 Germany 0800-1016582 Hong Kong 800-964214 India 000-800-100-1071 Italy 800-786907 Ireland 1-800-61-5403 Japan 00531-121520 (Japanese) or 0044-22-11-2505 (English) Lebanon 01-426-801 Mexico 001-8008407907 (Spanish) or 001-866-737-6850 (English) Netherlands 0800-0226174 Norway 800-15654 Poland 0-0800-121-15-71 Portugal 800-8-12-499 Russia 8-10-8002-6053011 United Arab Emirates 8000-021 Singapore 800-1204201 Spain 900-991498 Sweden 020-79-8729 Switzerland 0800-562907 Turkey 0811-288-0001 United Kingdom 08-000328483 Dessa nummer kan komma att ändras. Om ett lokalt nummer inte fungerar kan du logga in till http://www.hill-rom.EthicsPoint.com för att skicka in en anmälan. Global Compliance Office 10 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 11 Innehåll I. KUNDER OCH PATIENTER 14 V. SAMHÄLLEN OCH ALLMÄNHETEN 42 Skapa högkvalitativa och innovativa produkter 15 Skydd av miljön 43 Noggrann och sanningsenlig kommunikation 15 Politiska aktiviteter och bidrag 44 Lämplig samverkan med vårdgivare 16 Samhällsengagemang 44 Statliga avtal och erbjudanden 17 Datasekretess 18 VI. OFFENTLIGGÖRANDE AV AVSTÅENDEFÖRKLARINGAR 46 II. MEDARBETARE 20 VII. CERTIFIERING Anställningspraxis 21 Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen 22 Anställdas sekretess 23 III. FÖRETAG OCH INVESTERARE 24 Undvika intressekonflikter 25 Utbyte av affärsgåvor 26 Leverantörer 27 28 Noggrann bok- och registerföring Insiderhandel 29 30 Skyddande av företagets uppgifter och egendom Affärsupplysningar 31 Kommunikation med investerare, press, intressegrupper och via sociala medier 32 34 IV. TILLSYNSMYNDIGHETER Lagar och bestämmelser för sjukvård 35 Lagar om bestickning och korruption 36 Styrning och bojkott av världshandel 38 Följande av internationella konkurrenslagar 39 Statliga revisioner, utredningar och undersökningar 40 Global Compliance Office 12 47 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 13 I. Kunder och patienter Skapa högkvalitativa och innovativa produkter Vi måste alla arbeta för att kunna erbjuda produkter som är säkra och effektiva för det avsedda användningssyftet. Vi måste: All samverkan med vårdgivare, patienter, betalare och andra kunder är en möjlighet att visa vårt engagemang för att förbättra resultatet för patienter och vårdgivare. Vi har under mer än 80 år närt våra långvariga förhållanden med en bred skara kunder. Tusentals sjukhus och andra vårdgivare förlitar sig på Hill-Rom för att få hjälp med att ge säker och effektiv sjukvård. Vi måste arbeta för att bygga upp och upprätthålla förtroendet och det positiva förhållandet vi har etablerat med våra kunder. Global Compliance Office 14 •u tforma, bekräfta, prova och utvärdera våra produkter för att uppfylla gällande branschstandarder och ge bästa möjliga säkerhet och resultat för patienter • t illverka och underhålla våra produkter i överensstämmelse med våra standardmässiga driftsförfaranden och aldrig ta några genvägar •u ppfylla alla bestämmelser vad gäller produktsäkerhet och märkning • se till att våra leverantörer uppfyller våra krav • omedelbart uppmärksamma problem med kvalitet och säkerhet. Anmälan av potentiella produktproblem Vi måste också vara uppmärksamma på problem med våra produkter när de befinner sig ute hos kunder. Vi kan ta reda på problem med kvalitet eller säkerhet gällande våra produkter på många olika sätt – genom att prata med kunder eller leverantörer, telefonsamtal, e-post, bloggar, chattrum, brev, fax eller till och med genom samtal med grannar. Vilken källan än är måste vi rapportera de här uppgifterna genast. När du får uppgifter från en källa om att våra produkter kanske inte fungerar som de ska eller att de kan vara osäkra att använda måste du rapportera de uppgifterna inom 24 timmar till jourlinjen för teknisk service i ditt land. Noggrann och sanningsenlig kommunikation Vi marknadsför och säljer våra produkter enbart baserat på deras effektivitet, kvalitet, säkerhet och pris. All information som ges till våra kunder och patienter om våra produkter och tjänster, innefattande tillgänglighet och leverans av produkterna, måste vara sanningsenlig, saklig och ha stöd i data och erfarenheter. Allt material som skapas för att användas i marknadsföring och försäljning av produkterna måste granskas och godkännas av Regulatory Affairs och Legal Department. Juli 2015 F Rose förbereder en försändelse av bårar för leverans när hon märker att flera sidoräcken inte låser ordentligt. Låsmekanismen verkar vara gjord av ett annat material än hon har sett tidigare. Hon vet att patientsäkerhet är en viktig fråga, men hon vet samtidigt att den här ordern är sen och att kunden är missnöjd med att den inte har levererats än. Borde hon säga något? S Ja. Rose bör anmäla situationen omedelbart till sin chef, någon annan i ledningen och/eller avdelningen för kvalitetskontroll och regulatoriska frågor. Att möta ett leveransschema är aldrig en ursäkt för att låta en produkt som kanske inte fungerar rätt skickas till en kund. Det skulle kunna försätta patienter i fara och skada vårt och våra kunders rykte. Hill-Rom Global Code of Conduct 15 F Angela har arbetat med en stor sjukhuskund under flera månader för att sälja en Hill-Rommadrass till dem. Hon har föreslagit att sjukhuset provar några madrasser under några veckor för att se om kunden tycker om dem. Angela följer Hill-Roms utvärderingsprocedur och ordnar en 30-dagars utvärderingsperiod för fyra madrasser åt kunden. Efter 30 dagar är sjukhuset fortfarande inte klara att fatta ett beslut. Angela bestämmer sig för att fortsätta med utvärderingen. Den här perioden upprepas under mer än sex månader och kunden undviker att fatta ett beslut om att köpa produkten samtidigt som Angela fortsätter att förlänga utvärderingsperioden. Har Angela handlat rätt? S Nej. Att ge sjukhus en kort utvärderingsperiod av en produkt är en lämplig handling. Men utvärderingsperioden borde ha avslutats efter de första 30 dagarna. Hill-Roms policyer måste följas vid förlängning och det är i allmänhet inte lämpligt att förlänga en utvärderingsperiod bortom 90 dagar. Att inte avsluta en utvärderingsperiod av en produkt bryter mot företagets policy. Dessutom kan gratis användning av en Hill-Rom-produkt utöver utvärderingsperioden ses som en otillbörlig ersättning till inrättningen, vilket kan leda till att företaget åläggs böter enligt straffeller civilrätt. Global Compliance Office 16 Lämplig samverkan med vårdgivare Statliga avtal och erbjudanden Vi är förbjudna att erbjuda något av värde till en befintlig eller potentiell kund i syfte att påverka valet av våra produkter. Otillbörliga ersättningar kan exempelvis innefatta måltider, underhållning, resor, gåvor, gratis produkter eller tjänster, honorar, bidrag eller stipendium. Vi kan vid särskilda tillfällen erbjuda godkända utbildningsmaterial, måltider eller andra artiklar av värde i enlighet med företagets policyer och procedurer. När vi svarar på statliga anbud och gör avtal direkt med statliga myndigheter måste vi följa en komplex uppsättning regler och arbeta tätt samman med Legal Department. Överträdelse av r eglerna kan leda till förlust av avtal och betydande eller till och med straffrättsligt ansvar. Hill-Rom har upprättat en policy om samverkan med vårdgivare. Våra försäljnings- och marknadsföringsteam måste förstå och följa den här policyn och eventuella procedurer när de samverkar med vårdgivare i USA. Att de här reglerna följs är mycket viktigt för våra intressenter och för vårt slutmål att förbättra resultatet för våra patienter och deras vårdgivare. Följderna av att bryta mot Hill-Roms policyer och mot lagen kan leda till dryga böter enligt civil- och straffrätt och kanske även personligt straffansvar. Dessutom kan överträdelse av de här reglerna ha en direkt påverkan på vårt rykte på marknaden, vårt varumärke och vår framgång. Om du är osäker på om en måltid eller någon annan aktivitet är lämplig eller inte kan du kontakta Global Complience Department. Vi måste minst säkerställa att: • a lla framställningar till staten vid projektansökningar, anbud och rapporter är fullständiga, riktiga och inte missledande • a lla fordringar motsvarar utfört arbete och inte överstiger beloppet till vilket Hill-Rom är berättigat • v i samarbetar i god tro med alla statliga begäranden om revisioner och undersökningar • v i omedelbart anmäler misstänkta överträdelser av lagar eller regler, företagets policyer eller avtalsenliga förpliktelser till Legal Department. Anställda i USA ska se policy om bedrägeri, svinn och tjänstefel och policy om försäljning till staten för ytterligare vägledning om att svara på statliga anbud eller ingående av avtal med staten. Anställda utanför USA ska kontakta Legal Department för ytterligare information om ingående av statliga avtal. Juli 2015 Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Hill-Rom Global Code of Conduct 17 F Bianca arbetar på Hill-Roms avdelning för kundreskontra. Biancas arbete kräver ibland att hon skickar fakturor och annan dokumentation som innehåller patientuppgifter. Bianca skickade av misstag en faktura som innehöll patientuppgifter till fel patient. Vad bör hon göra i det här fallet? S Bianca bör omedelbart meddela sin chef och HillRoms sekretessansvarige. Hill-Rom kan ha rättsliga skyldigheter att meddela patienten om att hans eller hennes uppgifter gavs till en annan patient av misstag. Bianca bör se till att hon tillhandahåller all relevant information, såsom datumet då felet uppstod och när hon insåg att uppgifterna avslöjades, till sekretessansvarige. Datasekretess Vi måste skydda alla personuppgifter som tillhör patienter, kunder, leverantörer, entreprenörer, säljare och andras uppgifter som vi mottar i arbetet. Patientuppgifter Vi måste skydda patientjournaler och andra patientuppgifter vi mottar eller har åtkomst till under arbetet. Som ett företag inriktat på medicinsk utrustning och teknik lyder vi under flera lagar om vårdsekretess och vi måste förstå och följa dem fullt ut. Vad räknas som patientuppgifter? Patientuppgifter är all information om hälsotillstånd, tillhandahållande av vård eller betalning för vård som kan kopplas till en viss person. Det innefattar alla uppgifter som hör till en patients hälsotillstånd, mottagna tjänster, fakturor, patientjournaler och försäkringsuppgifter. Brott mot lagar om vårdsekretess kan leda till ansvar eller böter enligt straff- eller civilrätt. Om du behöver ytterligare information om vårdsekretesslagar ska du kontakta Hill-Roms sekretessansvarige eller Legal Department. Kund- och leverantörsinformation Vi måste också skydda hemliga uppgifter som hör till våra kunder, leverantörer, entreprenörer och säljare. Hemliga uppgifter kan vara affärsakter eller affärsdata, person- och finansuppgifter, personnummer, bankakter, affärshemligheter och skyddade uppgifter. Hill-Roms sekretessansvarige kan nås via telefon på 312-819-9308 eller via e-post på Hill-RomPrivacyOfficer@hill-rom.com. Global Compliance Office 18 Om du har tillgång till eller kommer i kontakt med den här typen av uppgifter måste du se till att de hanteras i enlighet med vår policy om hemliga uppgifter och sekretessbelagda avtal, såväl som alla sekretesskrav vi har avtalat med tredje parter. För mer information kan du kontakta sekretessansvarige eller Legal Department. Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 19 II. Medarbetare Anställningspraxis Mot diskriminering Då vi är ett globalt företag, bor och arbetar vi i många olika länder. Oavsett var vi gör affärer arbetar vi alla tillsammans för att utveckla och leverera förstklassiga produkter till kunder och patienter i hela världen. Vi är tusentals som arbetar tillsammans för att uppnå detta. Vi kommer kanske från ett stort antal olika kulturer och vi har kanske olika synsätt, men vår mångfald är en fundamental styrka. Vi anställer och befordrar våra anställda enbart grundat på arbetsrelaterade meriter. Vi fattar inga beslut om att anställa någon grundat på etnisk bakgrund, hudfärg, kön, ålder, nationalitet, religion, sexuell läggning, könsidentitet, civilstånd, medborgarskap, funktionsnedsättning, eller någon annan rättsligt skyddad faktor, i enlighet med lokala lagar. Mot trakasserier Arbetsplatsen måste vara en miljö som är säker och ger inspiration, där var och en kan arbeta utan att drabbas av trakasserier. Trakasserier kan vara fysiska, verbala eller visuella. Exempel på trakasserier kan vara ovälkomna sexuella närmanden eller anmärkningar, stötande skämt och nedsättande kommentarer. Det är olämpligt i vilken form det än handlar om. Vad räknas som trakasserier? Trakasserier är uppträdande som skapar en stötande, skrämmande, nedlåtande eller hotfull arbetsmiljö som stör en persons arbete på ett oacceptabelt sätt. Följande av lokala arbets- och lönelagar Vi strävar efter att vara en positiv verksamhet i samhällena vi verkar i. Vi stödjer grundläggande mänskliga rättigheter genom att följa tillämpliga arbetslagar och vi tillåter inte barnarbete eller tvångsarbete hos vårt företag, våra säljare eller våra leverantörer. Vi följer också alla tillämpliga löne- och arbetstidslagar, innefattande bestämmelser för lägstalön, övertid och högst antal arbetstimmar. F På senare tid har Ruths chef gjort att hon känner sig besvärad. Han pratar ofta med henne om sitt privatliv, till exempel några problem han nyligen haft i äktenskapet. Deras samtal får Ruth att känna sig besvärad och hon skulle föredra att de höll sig till att prata om arbetet. Hon har sagt detta till sin chef men han fortsätter att hejda henne vid skrivbordet och i korridorerna för att prata om sina problem. Vad borde hon göra för att lösa den här situationen? S Även om denna Global Code of Conduct inte är tänkt att förbjuda anställda om att prata om personliga erfarenheter med varandra, är ett av huvudsyftena att se till att alla anställda behandlas med värdighet och respekt. Eftersom Ruth har gjort klart för sin chef att hon inte vill ha de här samtalen och att de besvärar henne, kan hennes chefs uppträdande bryta mot Hill-Roms Global Code of Conduct och policyer mot trakasserier. Hon bör anmäla det här beteendet omedelbart till sin representant för personalavdelningen – och kom ihåg att företaget förbjuder repressalier mot dem som anmäler misstänkta trakasserier i god tro. Om du har några frågor eller angelägenheter angående vår anställningspraxis kan du kontakta din chef, din representant från personalavdelningen eller Legal Department. Global Compliance Office 20 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 21 Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen Anställdas sekretess Vi är engagerade i att tillhandahålla en säker och sund arbetsmiljö. Vi har alla ett ansvar att känna till och följa företagets policyer och procedurer för säkerhet samt tillämpliga lagar och bestämmelser. Det finns inget som rättfärdigar att undvika eller ignorera säkerhetsregler – oavsett om det gäller företagspolicy, bestämmelser eller lagar. Om du blir medveten om eller misstänker några säkerhetsproblem eller osäkra arbetsförhållanden ska du omedelbart anmäla situationen till din chef, din arbetsplats säkerhetschef eller Legal Department. Vi måste se till att personuppgifter om nuvarande, tidigare eller möjliga framtida anställda alltid hålls skyddade. Vi får i allmänhet bara samla in, använda och dela personuppgifter med de som har ett verkligt behov av att använda dem och som kommer att skydda dem i enlighet med Hill-Roms policyer. Där det är lämpligt bör vi informera om hur Hill-Rom kommer att använda en anställds personuppgifter och respektera individuella val vad gäller insamling, bruk och avslöjande av personuppgifter. Vi ska behålla eller förstöra personuppgifter enligt företagets policy. Våld och vapen på arbetsplatsen Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Personuppgifter är all information som kan användas, antingen för sig eller i kombination med andra uppgifter, för att identifiera en enskild person. Det innefattar sådan information som personens namn, adress, e-postadress, födelsedatum, körkortsnummer, bankkontonummer, personnummer eller annat statligt identifikationsnummer eller identifierande uppgift. Hill-Roms sekretessansvarige kan nås via telefon på 312-819-9308 eller via e-post på Hill-RomPrivacyOfficer@hill-rom.com. Missbruk av droger Vi får inte befinna oss på företagets egendom, i företagets fordon eller utföra företagsarbete om vi är påverkade av droger eller alkohol. Vid vissa få tillfällen kan vi ha tillåtelse att förtära alkohol vid företagsrelaterade tillställningar. Det kan till exempel handla om festtillfällen eller firanden för hela avdelningen. Under sådana tillfällen ska man uppvisa måttlighet. Du bör prata med din representant från personalavdelningen för att få reda på mer om drog- och alkoholpolicyerna som gäller för din plats. Global Compliance Office 22 Vad räknas som personuppgifter? Fysisk skrämsel, hot om våld och misshandel hör inte hemma på Hill-Rom. Det gör inte heller vapen av något slag. Vi är alla skyldiga att skapa en säker och respektfull arbetsplats. Om du känner till eller misstänker incidenter eller hot om våld på arbetsplatsen ska du anmäla detta genast. Om du tror att det föreligger en nödsituation eller att någon befinner sig i direkt fara ska du kontakta säkerhetsansvarige på din arbetsplats och/eller lokala myndigheter. Om du tror att några personuppgifter som tillhör Hill-Rom-anställda har avslöjats eller använts otillbörligen ska du kontakta den sekretessansvarige eller Legal Department. Underlåtenhet att göra det kan leda till att företaget får böter och/eller utsätts för reglerande åtgärder. Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 23 III. Företag och investerare Undvika intressekonflikter Vår fortsatta framgång hänger på att upprätthålla våra ekonomiska prestationer. Vi strävar efter att tillhandahålla ärlig, korrekt och punktlig information till våra aktieägare angående resultat och att göra tydliga redovisningar i alla offentliga rapporter och meddelanden. Vi ska enbart handla för företagets och aktieägarnas bästa vid alla tillfällen. Detta innebär att vi aldrig får låta privatlivets eller familjens intressen påverka vårt yrkesmässiga omdöme. Dessutom måste du arbeta tillsammans med ledningen för att identifiera och lösa eventuella konflikter mellan dina personliga och företagets intressen. Vad är en intressekonflikt? En intressekonflikt uppstår när våra personliga förhållanden, aktiviteter, förbindelser eller ekonomiska intressen påverkar, eller till och med bara kan verka påverka, vårt omdöme eller våra skyldigheter att handla för företagets bästa. Det finns många situationer som kan skapa en potentiell intressekonflikt, men några av de vanligaste vi kan ställas inför är: • a tt ha ett betydande ekonomiskt eller yrkesmässigt intresse i en leverantör, säljare, kund, konkurrent, distributör eller annat företag som vi vill bedriva affärer med • a tt förvandla Hill-Roms affärsmöjligheter till våra egna, till exempel via sidoverksamheter • a tt driva eller arbeta med en verksamhet som konkurrerar med eller har avtal med Hill-Rom • a tt fatta beslut om anställning angående familjemedlemmar, vänner eller med personer som vi har kärleksförhållanden till • a tt ingå i ett affärsförhållande mellan vårt företag och en familjemedlem eller en verksamhet där en familjemedlem har ett betydande ekonomiskt intresse F Julian hanterar ett antal leverantörsavtal för Hill-Rom. Hans syster äger ett företag som vill bedriva affärer med vårt. Julians avdelning håller för tillfället på med att granska anbud från potentiella nya leverantörer och han ber sin syster att skicka in ett från hennes företag. Utan att redogöra för deras familjeförhållande övertygar Julian resten av gruppen att hans systers företag är den bästa kandidaten. Hennes företag vinner sedan kontraktet. Har Julian gjort något fel? S Ja. Genom att ge sin systers företag kontraktet utan att berätta om familjeförhållandet har Julian skapat en intressekonflikt. För att Hill-Rom ska bedöma om hans systers företag kan bli en potentiell leverantör måste Julian berätta om hans systers förhållande till företaget som vill handla med oss. Han får inte heller delta i, eller försöka påverka, någon del av upphandlingen. Detta ser till att Hill-Rom har de bästa möjliga affärspartners som väljs ut utan personlig partiskhet. Det säkerställer också att våra leverantörer får en rättvis möjlighet att konkurrera om vårt företag. • a tt delta i utomstående affärsaktiviteter som konkurrerar med vårt företag eller som påverkar den tid och uppmärksamhet vi lägger på våra ålagda arbetsuppgifter. Var och en av oss måste identifiera potentiella konflikter eller se när konflikter uppstår och uppmärksamma chefen på detta. Om du överväger att utöva en aktivitet som kan skapa en konflikt måste du först skaffa ett skriftligt godkännande från din chef. Om du är chef och behöver ytterligare vägledning om en potentiell konflikt ska du kontakta din representant på personalavdelningen eller Compliance Office. Global Compliance Office 24 Juli 2015 Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Hill-Rom Global Code of Conduct 25 F Alan har nyligen tagit över ett antal leverantörkundkonton och är angelägen om att utveckla goda arbetsförhållanden. En leverantör har bjudit in Alan och några av hans kollegor till ett idrottsevenemang med representanter från leverantören. Efter att han har mottagit en officiell inbjudan inser Alan att leverantören har bjudit in honom att sitta i leverantörens företagsloge. Alan vill inte vara otrevlig mot leverantören men han känner sig besvärad över hur påkostad företagslogen är. Bör Alan helt enkelt gå med på det? S Nej. Även om närvaro vid enstaka evenemang kan vara ett utmärkt sätt att skapa goodwill mellan vårt företag och våra affärspartners, får sådana evenemang inte vara för påkostade. Närvarande vid ett idrottsevenemang i en exklusiv företagsloge kan skapa – eller ge sken av att skapa – en förpliktelse för HillRoms räkning. Alan bör artigt avböja inbjudan. Utbyte av affärsgåvor Leverantörer Vi måste fatta objektiva affärsbeslut baserat på meriter och inte på grund av olämpliga gåvor eller underhållning som skänkts av tredje parter. Vi väljer våra leverantörer efter pris, kvalitet, leverans, service, mångfald, rykte och affärspraxis. Vi förlitar oss på att våra leverantörer förser oss med produkter och tjänster av hög kvalitet för vårt företag och våra kunder. Det är viktigt att våra leverantörer delar vårt engagemang för att bedriva affärer med integritet och i överensstämmelse med alla tillämpliga lagar och bestämmelser. Gåvor Vi får aldrig erbjuda eller ge gåvor till någon kund, leverantör, distributör, säljare eller annan person med vilken vi bedriver affärer eller ämnar bedriva affärer med. Som ett allmänt artighetstecken får vi motta enstaka gåvor såsom kaffemuggar, så länge som gåvan är av lågt värde, inte anses vara påkostad och inte är tänkt att påverka våra affärsbeslut på ett olämpligt sätt. Måltider och annan gästfrihet Vi får motta enstaka måltider eller gästfrihet från en kund, leverantör, distributör, säljare eller annan person med vilken vi bedriver affärer, så länge som sådan måltid eller annan gästfrihet: När vi väljer eller handlar med en leverantör eller potentiell leverantör måste vi: • ägna oss åt rättvis och öppen konkurrens • säkerställa att leverantörer har gott rykte och meriter • s äkerställa att ingående av avtal med en leverantör inte skapar en faktisk eller synbarlig intressekonflikt •u tvärdera och godkänna leverantörer innan några material, komponenter, produkter eller tjänster köps in från dem, i enlighet med företagets policy. • är av måttligt värde och inte påkostad • tillhandahålls inom ett affärsförhållande • inte kan uppfattas som ett försök att otillbörligen påverka affärsbeslut. För specifika detaljer om huruvida man får motta vissa gåvor och andra affärsförmåner kan du se vår policy om utbyte av affärsgåvor. Om du har några funderingar om en särskild affärsgåva kan du fråga din chef eller Compliance Office. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Global Compliance Office 26 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 27 F Marissa, en regionschef hos Hill-Rom, och hennes försäljningsteam, har överskridit sitt intäktsmål för kvartalet. Marissa planerar att föra över intäkterna som ligger över hennes områdes mål till nästa kvartal. På det sättet kommer de att nå sina mål för nästa kvartal också. Får hon göra detta? S Nej. Marissa och hennes område måste tillkännage alla intäkter i den period som de intjänas. Det här är nödvändigt för att följa godkända redovisningsprinciper. Förutom att följa tillämpliga lagar och standarder måste vi också se till att hålla korrekt bokföring och register så att vi kan fatta välgrundade affärsbeslut för aktieägarnas och företagets bästa. Noggrann bok- och registerföring Insiderhandel Alla våra intressenter – i synnerhet våra investerare, revisorer och tillsynsmyndigheter – förlitar sig på att vi bokför vår verksamhet sanningsenligt. Vi måste registrera och rapportera informationen så att den ger en riktig och fullständig bild av våra affärer. Vi får aldrig medvetet skapa eller bidra till att skapa ofullständig eller missledande information eller registrera felaktiga tidpunkter för händelser eller affärer. Var och en av oss är ansvariga för att de register vi skapar och håller är korrekta. Vi är strängt förbjudna att köpa eller sälja Hill-Roms värdepapper (såsom aktier, optioner och skuldsedlar) eller värdepapper från andra företag, baserat på ”insiderinformation” som vi kommer över på olika sätt, exempelvis genom arbetet på Hill-Rom. Vi får inte heller dela den här informationen med andra som står utanför företaget så att de kan köpa eller sälja Hill-Roms eller andra företags värdepapper med hjälp av insiderinformation. Direktörer, chefer och andra personer som betecknas ”insiders” kan ha ytterligare begränsningar. Tillverkning Vad är ”insiderinformation”? Vi måste hålla våra register för tillverkning och kvalitetsgranskning korrekta och fullständiga för att underlätta inspektion, revision och rapportering till tillsynsmyndigheter. I allmänhet är detta information som inte har offentliggjorts och som en skälig investerare skulle anse vara viktig vid beslut om huruvida de ska köpa, sälja eller inneha ett företags värdepapper. Informationen anses endast vara offentlig om den har gjorts allmänt tillgänglig för investerare, såsom i vårt företags inlämningar till U.S. Securities and Exchange Commission eller i pressmeddelanden, och om investerarna har getts skälig tid att handla utifrån informationen (vanligtvis inom två handelsdagar). Försäljning och distribution Vi måste hålla noggranna skriftliga register av vår försäljning och distribution av produkter så att vi kan skapa korrekta ekonomiska rapporter och planer. Finansiell information Det är mycket viktigt att vi förbereder och håller noggranna finansiella register. Vi måste göra fullständiga, riktiga, punktliga och tydliga redovisningar i rapporter som vårt företag lämnar in hos våra finansiella tillsynsmyndigheter och i andra offentliga tillkännagivanden företaget gör. Vi måste göra detta i överensstämmelse med de allmänt accepterade redovisningsprinciperna och annan tillämplig revisionsoch regelvägledning. Om du skulle få reda på att något av företagets bokföring eller register är felaktiga eller missledande måste du omedelbart ta upp detta med din chef. Felaktiga finansiella register måste omedelbart anmälas till ekonomiavdelningen eller ditt teams representant från ekonomiavdelningen. Några exempel på insiderinformation kan vara: • icke-offentliga ekonomiska resultat, såsom månatliga eller kvartalsmässiga intäkter, nettoinkomster eller vinst per aktie • sammanslagningar, förvärv och andra viktiga affärshändelser • viktiga reglerings- eller processhändelser •u tveckling eller lansering av viktiga nya produkter eller återkallande av befintliga produkter. Överträdelse av lagar för insiderhandel är ett allvarligt brott och kan leda till betydande straff enligt civil- och straffrätt. Vi måste följa vår policy om insiderhandel och rådfråga Legal Department för att lösa eventuella frågor innan vi handlar med Hill-Roms värdepapper. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Global Compliance Office 28 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 29 Skyddande av företagets uppgifter och egendom F Andrew arbetar på Hill-Roms marknadföringsavdelning. När Andrew var på en företagsmässa blev hans laptop stulen. Andrew vet att hans laptop innehåller hemliga affärsuppgifter. Vad bör Andrew göra i det här fallet? S Andrew ska omedelbart meddela sin chef och it-avdelningen. Han ska se till att meddela it-avdelningen om all hemlig information som kan ha varit sparad på laptopen. Immateriell egendom och hemlig information Vi får inte avslöja vårt företags immateriella egendom eller hemliga affärsinformation med någon inom eller utanför företaget, såvida de inte har ett legitimt affärsbehov av att känna till den och vi har fått ett godkännande från ledningen. Var och en av oss är ansvariga för att veta vilken information vi hanterar som är hemlig och att följa alla policyer för att skydda den. Otillbörligt avslöjande av immateriell egendom eller hemlig affärsinformation kan påverka vår finansiella stabilitet och vårt företags konkurrensfördel negativt. Affärsupplysningar Vi respekterar hemlig och skyddad information som tillhör våra konkurrenter och kunder. Därför får vi endast använda lagliga och etiska metoder för att samla information om våra konkurrenter och kunder. Vi får samla in affärsupplysningar från offentliga källor, såsom företagswebbplatser, publicerade artiklar, reklam, offentliga presentationer och kunder som inte har något krav på sekretess. Vi måste också meddela våra ombud, konsulter eller andra affärspartners som samlar in information för vår räkning om att de måste iaktta riktlinjer som är likvärdiga med Hill-Roms när de handlar för vår räkning. Vi får inte: Vad är immateriell egendom? • försöka komma över känsliga uppgifter direkt från någon konkurrent Immateriell egendom innefattar patent, affärshemligheter, varumärken, upphovsrättsskydd, designrättigheter, utstyrselmärken, logotyper, sakkunskaper, bilder/video, personers namn och avbilder, och annan immateriell industriell eller kommersiell egendom. • ljuga eller göra falska framställningar vid insamling av information eller använda dolda metoder för att samla in information Vi måste se till att våra samtal inte hörs av andra, att känsliga dokument är säkra och att våra mobila enheter såsom datorer och telefoner inte lämnas obevakade eller tappas bort. Vår skyldighet att hålla vårt företags immateriella egendom och hemliga affärsinformation skyddad gäller även efter att anställningen på Hill-Rom är över. • rekrytera personal i syfte att komma över hemlig information. Vid oavsiktlig mottagning av hemlig information om en konkurrent eller kund ska du omedelbart kontakta Legal Department utan att lämna informationen vidare till andra så att lämpliga åtgärder kan vidtas för att hantera situationen. Vad räknas som hemlig affärsinformation? Hemlig affärsinformation är uppgifter om företaget som inte är offentliga. Det innefattar nya utformningar eller utvecklingsplaner för produkter, finansiella data och planer, affärsutvecklingsplaner, strategiska planer, kundlistor, försäljnings- och marknadsföringsdata, prisuppgifter, kund- och leverantörsavtal samt lösenord. F Alberto anställde nyligen Vicki, som tidigare arbetade på marknadsföringsavdelningen hos en av Hill-Roms konkurrenter. Alberto vill fråga Vicki om vår konkurrents marknadsföringsplaner för en produkt som konkurrenten håller på att utveckla. Bör Alberto fråga Vicki om den här informationen? S Nej. Det skulle vara olämpligt för Alberto att fråga Vicki, eller för Vicki att uppge hemlig eller skyddad information om sin tidigare arbetsgivare. För mer vägledning om dina skyldigheter inför Hill-Roms immateriella egendom och hemliga affärsinformation kan du se policy om immateriell egendom, policy om hemlig information samt sekretessbelagda avtal eller kontakta Legal Department. Materiell egendom Vi måste se till att förhindra stöld, förstörelse eller missbruk av Hill-Roms materiella egendom, såsom företagets tillgångar, utrustning, kommunikationssystem och anläggningar. Vi får endast använda företagets egendom i affärssyften, förutom tillfällig privat användning av kommunikationssystem, och aldrig för vår egen eller någon annans vinning. Global Compliance Office 30 Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 31 F Deann söktes upp av Nick, en anställd på en branschtidning, som ville ta med en artikel i ett kommande nyhetsbrev där det står hur en Hill-Rom-produkt användes av en kund för att förbättra produktiviteten på en akutmottagning. Deann gav informationen till Nick, och Nick skickade henne ett utkast till artikeln för granskning. Efter granskningen bad Deann Nick att ta bort ett av hennes uttalanden ur artikeln. Hon godkände sedan den andra informationen i artikeln. Handlade Deann rätt? S Nej. Även om artikeln inte innehöll ett direkt citat från en anställd på Hill-Rom skulle Deann ha arbetat med Vice President för företagskommunikation för att avgöra om det är lämpligt för företaget att ge information till branschtidningen och, i det fallet, vilken information som skulle vara lämplig att lämna ut. Kommunikation med investerare, press, intressegrupper och via sociala medier Som företag måste vi ha en samlad röst gentemot investerare, analytiker, pressen och offentliga intressegrupper, och i överensstämmelse med alla tillämpliga lagar och företagets policy. Vi får inte kommunicera för Hill-Roms räkning såvida vi inte har behörighet till det enligt vår policy om offentliga tillkännagivanden. Förfrågningar om information Om du får en förfrågan om att lämna information om Hill-Rom ska du komma ihåg följande enkla regler: • Alla förfrågningar från medier och offentliga intressegrupper eller för offentliga erkännanden eller stödförklaringar av företaget ska hänvisas till avdelningen för företagskommunikation. • Alla förfrågningar om investeringsanalys ska hänvisas till Vice President för investerarrelationer. Initiativ till kommunikation På samma sätt får vi inte ta initiativ till kommunikation med pressen, investerare eller offentliga intressegrupper för Hill-Roms räkning, såvida vi inte har behörighet till det enligt vår policy om offentliga tillkännagivanden. Sociala medier Internet erbjuder unika möjligheter till att lyssna, lära och samverka med interna och externa intressenter med hjälp av en rad olika verktyg, såsom bloggar, sociala nätverk och chattrum. Vi får dock inte använda sociala medier för att föra Hill-Roms talan, bedriva affärer för Hill-Rom eller svara på förfrågningar om information i affärssyften, såvida inte användning av sådana verktyg är bemyndigat av den verkställande ledningen eller dess talesman. Vi får inte heller dela hemlig information eller utge oss för att föra Hill-Roms talan i vår privata kommunikation genom sociala medier. Global Compliance Office 32 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 33 IV. Tillsynsmyndigheter Eftersom vi är ett företag inom medicinsk utrustning och teknik, finns det många lagar och bestämmelser som påverkar hur vårt företag bedriver sin verksamhet. Dessa lagar och bestämmelser är utformade för att skydda patienter och kvaliteten av den vård de får. För vårt företags fortsatta framgång måste var och en av oss förstå lagarna och bestämmelserna som gäller vårt arbete. Detta betyder att var och en av oss måste vara upplysta, kunniga, och engagerade i att följa lagarna och bestämmelserna som gäller våra arbetsuppgifter. Lagar och bestämmelser för sjukvård Vid utveckling, produktion, marknadsföring, försäljning och distribution av våra produkter följer vi strikt alla amerikanska och utländska lagar och bestämmelser om vård. Vi måste förstå och uppfylla de här kraven samt Hill-Roms policyer och procedurer om vård. Vi förväntas också att omedelbart anmäla misstänkta överträdelser av tillämpliga amerikanska federala vårdprogramskrav, såväl som andra överträdelser av Hill-Roms policyer och procedurer, till Compliance Office. Lagar om medicinsk utrustning Vi måste följa alla tillämpliga lagar, bestämmelser och företagskrav på utformning, provning, produktion, marknadsföring, registrering, godkännande och distribution av våra produkter. De här lagarna varierar från land till land och vi måste se till att vi förstår och efterlever lagarna i det land vi bedriver verksamhet i. Dessutom måste vår kommunikation med statliga myndigheter som reglerar medicinsk utrustning – såsom U.S. Food and Drug Administration och motsvarande myndigheter i andra länder – vara fullständig, korrekt och inte missledande. Marknadsföring och försäljning Vi säljer våra produkter grundat på deras effektivitet, kvalitet, säkerhet och pris, inte med grund i otillbörliga finansiella förhållanden, gåvor, måltider eller underhållning från kunder, vårdgivare eller patienter. Dessutom får vi endast marknadsföra våra produkter för godkänd användning och endast med material som är godkända i enlighet med företagets policy. För mer information kan du se avsnitten om riktig och sanningsenlig information och samverkan med vårdgivare på sidorna 15 och 16 i denna Global Code of Conduct. Ersättning och fakturering Vi måste se till att ersättning till offentliga och privata betalare alltid är laglig och tillåten enligt de tillämpliga regler som styr förhållandet. Vi måste också se till att alla fordringar vi förbereder och skickar in till offentliga eller privata betalare är riktiga och enhetliga med alla tillämpliga krav. Om du arbetar med fakturering och mottagande förväntas det att du förstår och uppfyller alla policyer och procedurer för fakturering och alla tillämpliga krav från tredjepartsbetalare. HillRom fakturerar endast varor eller tjänster som har beställts, levererats eller utförts på rätt sätt. Avslöjande av status som olämplig person Vårt företag anställer eller arbetar inte med personer som har gjort sig skyldiga till bedrägeri eller andra olagliga handlingar mot den amerikanska statens sjukvårdsprogram. Personer som har företagit sig sådana aktiviteter har meddelats att deras namn står på en av uteslutningslistorna som hålls av den amerikanska staten. Om du eller någon du arbetar med står på en av de här listorna ska du omedelbart meddela Compliance Office. Global Compliance Office 34 Juli 2015 Resurser För mer information om vårt företags policyer handlar om att följa lagar, försäljnings- och marknadsföringspraxis för medicinsk utrustning samt ersättning och fakturering kan du se: • Kvalitetsmanualen •P olicy om samverkan med vårdgivare •H andbok om regelefterlevnad för tredjepartsbetalare •P olicy om bedrägeri, spill och tjänstefel Vi ska också regelbundet kontakta Quality Assurance och Regulatory Affairs, Hill-Roms Legal Department, Compliance Office eller andra ämnesexperter när det uppstår frågor om huruvida vårt handlande följer tillämpliga lagar. Om du misstänker att Hill-Rom har brutit mot en vårdlag eller vårdbestämmelse ska du omedelbart anmäla det till Compliance Office. Hill-Rom Global Code of Conduct 35 Lagar om bestickning och korruption Anlita tredje parter Vi får statliga godkännanden om att tillverka, importera och exportera, transportera och sälja våra produkter eftersom vi uppfyller statliga krav, inte för att vi mutar eller försöker påverka tillsynsmyndigheter. På samma sätt får vi handelsavtal med statliga och privata kunder eftersom vi erbjuder högkvalitativa produkter och tjänster, inte för att vi ”köper” våra kunder. Och vi anlitar inte eller låter andra, såsom ombud eller distributörer, göra det vi inte kan göra. Vi får aldrig anlita tredje parter, såsom distributörer, ombud, lobbyister eller konsulter, för att betala en muta eller ingå ett arrangemang där vi misstänker att den tredje parten kan göra olagliga betalningar. Vi måste förhandsgranska tredje parter som arbetar för vår räkning på ett lämpligt sätt. Om du misstänker att en tredje part som är förknippad med vårt företag gör olagliga betalningar ska du omedelbart meddela din chef eller Compliance Office. Alla länder där vi bedriver affärer har lagar som förbjuder företag och personer att betala mutor eller företa sig olagliga aktiviteter i syfte att påverka affärsbeslut. Vi följer de här lagarna och vi kommer inte att tolerera några försök att olämpligen påverka affärsbeslut för att ge vårt företag fördelaktig behandling. Som ett företag som lyder under amerikanska lagar är Hill-Rom förbjudet att erbjuda eller betala någonting av värde till en statligt anställd tjänsteman i utbyte mot en otillbörlig konkurrensfördel. I många länder drivs eller finansieras betydande delar av sjukvårdssystemet av staten, och i princip alla yrkesverksamma inom vården – bland annat sjukhusadministratörer, läkare, sjuksköterskor och inköpschefer – kan vara anställda inom offentliga inrättningar och anses vara statligt anställda. Bestickning av statligt anställda Följderna av att bryta mot antikorruptionslagar kan vara allvarliga. Betalning av mutor kan leda till att såväl vårt företag som personer som utför den olagliga handlingen blir föremål för dryga böter enligt civil- och straffrätt eller till och med fängelse. Dessutom kan bestickning av en statlig tjänsteman eller annan person i ett land leda till straffskyldighet enligt civil- och straffrätt i såväl det aktuella landet som i andra länder. Prata med din chef, Legal Department eller Compliance Office för att avgöra huruvida en betalning till en statligt anställd tjänsteman eller annan person är lämplig eller inte. Om den bedöms vara lämplig måste betalningen registreras korrekt och redovisas så att Hill-Rom uppfyller alla tillämpliga lagar. För vidare vägledning kan du se vår globala policy för antikorruption, prata med din chef eller med Compliance Office. Vi får aldrig erbjuda, ge eller betala något av värde till en statligt anställd för att vinna eller bibehålla affärer eller för att olämpligen påverka officiellt beslutsfattande. En ”statligt anställd” kan vara federala eller delstatligt anställda eller anställda vid lokal förvaltning, politiska kandidater och även anställda vid statligt ägda verksamheter, såsom läkare vid statliga sjukhus. Det är kanske inte alltid helt uppenbart att du arbetar med en statligt anställd så du bör alltid rådfråga din chef eller Compliance Office om du har några frågor. F Stefan skulle vilja anlita en konsult för att hjälpa till med registrering av en ny Hill-Rom-säng hos hälsodepartementet. Stefan vet att det normalt tar flera månader för att fullgöra registreringen hos den statliga myndigheten innan en enhet släpps in på marknaden i hans land. En konsult som Stefan överväger att anlita säger dock att han kan få godkännandet inom två veckor. Stefan vill verkligen registrera den här nya sängen snabbt – bör han anlita konsulten? S Stefan måste gå igenom gransknings- och omsorgsprocessen som anges i den globala policyn för antikorruption innan han anlitar en konsult. Konsultens löfte om att registrera produkten inom så kort tid är ett varningstecken på att konsulten kan göra olagliga betalningar för att förkorta registreringstiden. Stefan bör rådfråga Legal Department eller Compliance Office innan han går vidare. Erbjudande eller betalning av mutor genom en tredje part är en allvarlig sak och kan leda till disciplinåtgärder, upp till och med avsked. Kommersiella mutor Företagsanställda och andra som arbetar för oss är också förbjudna att delta i några som helst former av kommersiella mutor. Vi får aldrig fatta några affärsbeslut baserade på någon personlig fördel som har getts eller erbjudits oss. På samma sätt får vi aldrig erbjuda en muta till, eller motta olagliga provisioner från, våra kunder, leverantörer, patienter, andra handelspartners eller någon annan som arbetar för deras räkning. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Global Compliance Office 36 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 37 F Kyle har rest för att möta en potentiell kund i Tyskland. En del av syftet med resan är att presentera utformningen av en ny medicinsk enhet som Hill-Rom planerar att sätta i produktion. Kyle har sin laptop med sig, vilken innehåller produktens utformning, samt olika sälj- och reklambroschyrer. Vad ska Kyle känna till om exportlagar? S Styrning och bojkott av världshandel Vi måste följa de komplicerade reglerna som styr exporten av våra produkter och vår teknik från land till land samt reglerna som styr vem vi får bedriva affärer med. I allmänhet måste de som ansvarar för internationella affärer arbeta tätt tillsammans med Legal Department för att förstå och tillämpa de policyer och procedurer som gäller handelsstyrning när vi fraktar eller överför våra produkter och vår teknik från ett land till ett annat. Det finns tre allmänna typer av handelsfrågor som uppstår: Sanktioner Kyle borde känna till att all teknik han har med sig när han reser internationellt kan anses vara en export. Exportkontroll gäller de flesta produkter, programvara eller teknik, såväl som prover, laptops, scheman och produktmanualer. Kyle måste se till att alla sådana föremål är i hans ägo och kontroll under resan. Han ska också se till att det är tillåtet att bära de här föremålen för hand till resmålet enligt amerikanska exportlagar och att han har alla krävda licenser. Hans resa till Tyskland kanske inte kommer att innebära några större problem, men om han skickas till ett annat land nästa månad måste han kontrollera bestämmelserna igen för det resmålet. Om han har några frågor om föremål som bärs för hand ska han kontakta Legal Department. USA och andra länder belägger delvisa och fullständiga handelsbegränsningar på vissa länder, enheter och personer utan lämplig licens. Vi måste säkerställa att Hill-Rom inte förbjuds att skicka produkter eller teknik till länder, eller förbjuds att bedriva affärer med enheter och personer som vi behöver licens för. Exportstyrning USA och andra länder begränsar export av viss teknik och information utan korrekt licens, oavsett målort. Vi måste säkerställa att vi inte behöver eller att vi har rätt licens vid export av produkter och teknik från ett land till ett annat. Bojkotter Vissa länder kräver att säljare bojkottar att göra affärer med ett visst land, företag eller en person. Vissa krav på bojkotter måste rapporteras till USA:s statliga myndigheter. Eftersom antibojkottlagar är komplicerade måste alla begäranden om bojkotter omedelbart rapporteras till den juridiska avdelningen. Om du har några frågor eller behöver vägledning om policyer om handelsstyrning kan du kontakta Legal Department. Följande av internationella konkurrenslagar Vi uppnår resultat baserat på våra produkters kvalitet och våra anställda, aldrig genom orättvisa affärsmetoder. Vi måste följa alla konkurrenslagar (kallas ibland antitrustlagar) som gäller vårt arbete. De här lagarna kan variera från marknad till marknad, men de har samma syfte. De är utformade att bevara fri och öppen konkurrens och gynna en konkurrensutsatt marknad. Underlåtenhet att följa de här lagarna kan få allvarliga och långtgående följder för vårt företag och de inblandade personerna. Delning av information Vi får inte dela handels- eller marknadsinformation med våra konkurrenter vad gäller prissättning, försäljningsvillkor, kostnader, marknader eller kunder. Hemliga överenskommelser med konkurrenter Vi får inte diskutera eller komma överens med konkurrenter om att sätta priser, dela upp marknader eller anbud, särbehandla kunder eller leverantörer eller samordna aktiviteter på något sätt. Begränsningar för kunder och leverantörer Vi måste prata med och få godkännande från Legal Department när vi överväger att ingå ett avtal med en kund som skulle förbjuda en kund från att köpa produkter från våra konkurrenter. På samma sätt måste vi prata med och få godkännande från Legal Department när vi överväger att ingå ett avtal med en leverantör som skulle kunna sätta leveransbegränsningar på en av våra konkurrenter. För ytterligare vägledning kan du se vår antitrustpolicy, som finns på vårt intranät, eller kontakta Legal Department. Om någon konkurrent, kund eller leverantör skulle börja diskutera några frågor som skulle väcka antitrustförknippade misstankar hos dig ska du omedelbart kontakta Legal Department. Regler för handel med konkurrenter Integritet@jobbet Global Compliance Office 38 Juli 2015 Carla har en god vän som arbetar för en av Hill-Roms konkurrenter. De två träffas för att äta lunch och Carla avslöjar att Hill-Rom planerar att skicka in ett anbud för kapitalutrustning till ett lokalt sjukhus. Hennes vän säger att han har problem i sitt eget arbete och frågar henne om hon skulle kunna överväga att inte skicka anbudet och ge hans företag en bättre möjlighet att säkra affären i stället. Carla vill hjälpa sin vän men vet att vad han ber henne om är fel. Vad bör Carla göra i det här fallet? S Carla bör vägra att prata om det här ämnet med sin vän och bör berätta om samtalet för Legal Department eller Compliance Office omedelbart. Vi får aldrig diskutera om att dela upp kunder, avtal eller säljare med en konkurrent. Det är olagligt att göra några överenskommelser, även om de är informella och muntliga, med en konkurrent, som kan begränsa den fria konkurrensen. Dessutom får vi aldrig dela hemlig information med våra konkurrenter. Detta innefattar anbud, förfrågningar eller strategier. När Carla gör sin anmälan bör hon se till att nämna sitt avslöjande av Hill-Roms planer på att skicka in anbudet om kapitalutrustning, så att Hill-Rom kan vidta lämpliga åtgärder till branschtidningen och, i det fallet, vilken information som skulle vara lämplig att tillhandahålla. Du ska alltid: Du får aldrig: • Vägra att delta i diskussioner eller uppgörelser som kan anses motverka fri konkurrens. • Dela hemlig information med konkurrenter, såsom anbud, förfrågningar eller strategier. • Meddela alla faktiska eller potentiella diskussioner som förs mot fri konkurrens som du har bevittnat eller deltagit i till Legal Department eller Compliance Office. • Diskutera prissättning, oavsett om det sker formellt eller informellt, med konkurrenter. • Prata med Legal Department om du träffar på någon hemlig eller skyddad information om Hill-Roms konkurrenter. EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. F • Samtycka till, oavsett om det sker formellt eller informellt, till att dela upp marknader eller områden. Hill-Rom Global Code of Conduct 39 Statliga revisioner, utredningar och undersökningar Vi måste hantera all kontakt med staten professionellt och seriöst. Som alltid måste vi vara sanningsenliga och inte missledande. För alla begäranden eller frågor från statliga tillsynsmyndigheter som inte är rutinfall, måste vi arbeta med Legal Department. Statliga revisioner och inspektioner Vi måste hantera alla revisioner och inspektioner i enlighet med vår policy om statliga revisioner, utredningar och undersökningar eller andra tillämpliga procedurer. Vi måste svara sanningsenligt och uttömmande på alla frågor och tillgängliggöra handlingar och personer på begäran. Rådfråga efter behov Legal Department eller Quality Assurance and Regulatory Affairs. Utredningar som inte är rutinfall Inom vår hårt reglerade bransch kan vi få meddelanden som är rutin eller inte rutin från staten. All rutinkommunikation med staten och inspektioner av tillsyndsmyndigheter bör hanteras i enlighet med policyer och procedurer för varje avdelning. Utredningar som inte är rutin, såsom begäran om dokument, begäran om dokument av domstol, domstolsbeslut och begäranden om information från en kongresskommitté, bör omedelbart skickas till Legal Department för lämplig handläggning i enlighet med policyn om statliga revisioner, utredningar och undersökningar. Verkställande av husrannsakansbeslut Om mot förmodan ett beslut om husrannsakan skulle verkställas av en ordningsmakt ska du omedelbart kontakta din chef eller din arbetsplatsledare samt Legal Department. Du bör ta namn och telefonnummer för ansvarig person och en kopia av beslutet och andra relevanta dokument. Du ska också uppträda artigt, professionellt och samarbetsvilligt. Håll reda på föremål och dokument som tjänstemännen beslagtar och ge den informationen till Legal Department enligt vår policy om statliga revisioner, utredningar och undersökningar. Förfrågningar om intervjuer Om en statlig tjänsteman skulle vilja prata med dig om Hill-Roms affärer är det rekommenderat, men inte obligatoriskt, att du kontaktar Legal Department innan du pratar med dem så att Hill-Rom får möjlighet att skydda hemlig företagsinformation och hävda laglig rätt. Du har dock rätt att prata med tjänstemannen först eller avböja att prata med tjänstemannen om du så väljer. Du ska dock alltid meddela Legal Department omedelbart om sådan kontakt har gjorts. Global Compliance Office 40 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 41 V. Samhällen och allmänheten Skydd av miljön På Hill-Rom förstår vi att vitaliteten hos samhällena där vi verkar har en direkt inverkan på den långsiktiga styrkan hos vår verksamhet. Därför engagerar vi oss aktivt i våra samhällen. Vi strävar efter att förbättra de samhällen där vi bedriver verksamhet, inte bara genom de högkvalitativa produkter och tjänster vi erbjuder, utan också genom de bidrag vi gör. I varje samhälle vi har verksamhet i kommer vi att stödja samhället, skydda miljön, och bedriva politisk aktivitet på ett ansvarsfullt sätt. Global Compliance Office 42 På Hill-Rom strävar vi efter att uppfylla eller överträffa alla tillämpliga lagar, bestämmelser och tillstånd som gäller för miljön. Vi använder också miljövänliga tillverkningsmetoder för att säkerställa att miljön skyddas. Miljöbestämmelser kan också innefatta regler som styr användning, kontroll, transport, förvaring och bortskaffning av reglerade ämnen som kan nå ut i miljön som en del av spillvatten, luftutsläpp, fast avfall, farligt avfall eller okontrollerade utsläpp. Också oreglerade ämnen måste hanteras på ett ansvarsfullt och hållbart sätt. Många av de här materialen kan också ha en negativ inverkan på miljön om de hanteras felaktigt. Det förväntas att vi förstår och följer bestämmelser för hälsa, säkerhet och miljö i vårt dagliga arbete. Om ditt arbete innefattar kontakt med reglerade ämnen eller kräver att du fattar beslut om hur ämnena ska användas, förvaras, transporteras eller bortskaffas, måste du veta hur de ska hanteras enligt lag på ett ansvarsfullt och säkert sätt. Se vår miljöpolicy eller vår hälso- och säkerhetspolicy för ytterligare information. Om du har ytterligare frågor kan du kontakta chefen för avdelningen för miljö, hälsa och säkerhet eller Legal Department. Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 43 Politiska aktiviteter och bidrag I de fall där det är lämpligt och lagligt kan företaget välja att delta i politiska diskussioner om frågor som påverkar vår verksamhet och det kan ge politiska bidrag. Vi får inte ägna oss åt politiska aktiviteter och diskussioner för Hill-Roms räkning, såvida inte sådana aktiviteter har godkänts av Vice President of Government Affairs. Vi får endast ge bidrag till statliga val där sådana bidrag är tillåtna enligt lag och överensstämmer med vår policy om politiska bidrag. Vårt företag erkänner och uppmuntrar vår individuella rätt att delta i samhällena vi arbetar och bor i. Vi får dock endast delta i politiska aktiviteter på vår egen tid och på vår egen bekostnad. Vi får aldrig använda eller ens ge sken av att använda Hill-Roms namn, tid, pengar, anläggningar, tillgångar eller andra resurser direkt eller indirekt i politiska syften eller för bidrag utan uttryckligt och skriftligt tillstånd från Vice President of Government Affairs. Political Action Committee Vårt företag har organiserat Hill-Rom Holdings, Inc. Political Action Committee (HRPAC). Denna kommitté ber om frivilliga bidrag från företagets anställda för att stödja kandidater till USA:s federala myndighet, vilket tillåts enligt lag. För ytterligare information om HRPAC kan du kontakta Vice President of Government Affairs. Samhällsengagemang Vårt uppdrag innefattar ett engagemang i de samhällen där vi arbetar och lever. Att bekräfta socialt ansvar genom ett aktivt medborgarskap och ett omtänksamt givande är en del av vårt fasta engagemang i våra samhällen. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Global Compliance Office 44 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 45 VI. Offentliggörande av undantag Alla undantag i alla utgåvor av denna Global Code of Conduct måste godkännas på förhand av Hill-Roms styrelse eller en lämplig kommitté av styrelsen. Alla undantag från denna Global Code of Conduct som godkänns av styrelsen för en verkställande chef eller direktör måste omedelbart meddelas till aktieägarna. VII. Certifiering Jag har mottagit och granskat mitt exemplar av Hill-Roms Global Code of Conduct. Jag förstår att jag måste följa denna Global Code of Conduct och alla relevanta policyer som ett villkor för min fortsatta anställning på Hill-Rom. Jag är medveten om att Hill-Rom förväntar sig högsta möjliga integritet från min sida i allt arbete jag utför. Jag bekräftar att det är omöjligt för Hill-Rom att räkna upp alla potentiella handlingar som kan bryta mot denna globala uppförandekod, och att Hill-Rom förbehåller sig rätten att vidta disciplinåtgärder, i värsta fall uppsägning, för att bemöta överträdelser. Jag har läst denna Global Code of Conduct noggrant och jag samtycker till att följa standarderna som anges i den. Jag förstår att denna Global Code of Conduct kan revideras efter behov, och att jag har ett ansvar att läsa och följa den senaste versionen. Jag är inte medveten om någon nuvarande överträdelse mot denna Global Code of Conduct som jag inte har rapporterat till min chef eller andra lämpliga instanser. Jag förstår dessutom att denna Global Code of Conduct inte är ett anställningskontrakt, enligt tillämpliga lokala lagar. Inget i denna globala uppförandekod är avsett att ändra Hill-Roms policy om at-will-anställning eller några avtal om at-will-anställningar, i de juridisdiktioner detta är tillämpligt. Global Compliance Office 46 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 47 Hill-Rom Hill-Rom Corporate Corporate Offices Offices 1069Two State Prudential Route 46Plaza, East Suite 4100 Batesville, 180 N.IN Stetson 47006Avenue USA 812.934.7777 Chicago, IL 60601
© Copyright 2024