Bilda förening så funkar det Vad är en förening? En förening kan startas av ett antal personer som har samma intresse och vill göra något tillsammans. En förening är demokratisk. Det betyder att du som medlem ska få vara med att påverka och bestämma hur föreningen ska fungera och där varje röst är lika värd. I en ideell förening jobbar du på din egen fritid, utan någon lön. Föreningar kan delas in i tre olika grupper: - En förening med mål som är positiva för samhället och har ideell verksamhet. - En förening med mål som är positiva för samhället och som har ekonomisk verksamhet. - En förening med mål att jobba för sina medlemmars ekonomiska intressen men genom ideell verksamhet. En förening med mål som är positiva för samhället brukar kallas för en allmännyttig förening. Ideella föreningar har inte samma skyldigheter att betala skatt som en ekonomisk förening. Därför har Skatteverket tagit fram fyra krav som bestämmer vad en allmännyttig ideell förening är. Dessa är följande: - Ändamålskrav: betyder att en förening på något sätt ska bidra positivt till samhället. - Verksamhetskrav: betyder att en förening i sin verksamhet ska bidra till samhället. - Öppenhetskrav: betyder att om man som person gillar en förenings målsättning och vill följa den föreningens särskilda bestämmelser (stadgar) inte kan vägras få vara med eller stängas av från föreningen. - Fullföljdskrav: betyder att föreningen använder sina intäkter till att positivt bidra till samhället. Hur bildas en förening? För att bilda en förening krävs det att ni som grupp skapar en tillfällig styrelse. Ni skriver då även ett förslag till särskilda bestämmelser (även kallat stadgar). Dessa stadgar ska senare diskuteras och beslutas om på föreningens första årsmöte. På det första årsmötet väljer medlemmarna även en styrelse som leder föreningens arbete mellan årsmötena. En förening ska ha en styrelse. Styrelsen är de personer som har ansvar för föreningen och ser till att verksamheten fungerar. Minst tre personer ska vara med i styrelsen. Det ska vara en ordförande, en sekreterare och en kassör. - Ordförande leder styrelsens möte och har tillsammans med kassören ansvar för föreningens pengar. - Sekreteraren skriver ner vad föreningen säger på sina möten. Sekreteraren skriver också ner information till föreningens medlemmar och sparar allt detta på ett säkert ställe. - Kassören har ansvar för föreningens pengar och register över medlemmar. Föreningen väljer också en eller två revisorer som ska granska styrelsens arbete mellan årsmötena. Medlemmarna väljer även en valberedning. Valberedningen har till uppgift att ge förslag på personer som skulle kunna passa för att sitta i styrelsen nästa gång den väljs. Viktigt att tänka på är att de olika styrelseposterna väljs på olika långa tidsperioder. Detta är för att undvika att en hel styrelse lämnar sina uppdrag samtidigt. Det skulle i så fall innebära att ingen kan berätta för de nya styrelsemedlemmarna hur ni tidigare gjort i verksamheten. Stadgar Föreningen ska ha särskilda bestämmelser som ska vara skrivna och lätta att få tag på. Dessa bestämmelser kallas för stadgar. I stadgarna står det bland annat vad föreningen heter och vad ni ska göra i föreningen. Här ser du exempel på vad som ska stå i stadgarna: - Föreningens namn och när den bildades - Ort var styrelsen/föreningen finns - Ändamål - vad föreningen ska göra - Hur föreningens verksamhet ska bedrivas - Regler för medlemskap och uteslutning - Uppgift om beslutande organ - När och hur årsmöte ska hållas - Verksamhet- och räkenskapsår - Kallelse till möten, rösträtt och hur beslut görs - Bestämmelser om styrelsen – hur den väljs, hur många som ska ingå i styrelsen, hur beslut görs etc. - Bestämmelser om revisorer - hur många och hur de väljs - Regler för ändring av stadgar - Regler för upplösning av föreningen och bestämmelser för vad som händer med de tillgångar som finns kvar hos föreningen. Ett tips kan vara att titta på Riksidrottsförbundets (RF) exempel på stadgar för att se hur en förenings stadgar kan skrivas ut. Dokumentet heter RF:s stadgemall för idrottsföreningar. Styrelsens ansvar Om din förening har stadgar och en styrelse är föreningen en juridisk person. Detta betyder bland annat att föreningen äger sina tillgångar, att föreningen har ansvar för sina skulder och att den har andra skyldigheter. Att vara en juridisk person innebär att din förening kan åtalas inför domstolar och myndigheter. Styrelsen väljs av föreningens medlemmar på årsmötet. Blir du vald till att vara med i styrelsen innebär det att du måste ta ett ansvar. Du har genom att du blivit vald fått övriga medlemmars förtroende att sköta föreningen och du förväntas göra det enligt din förenings stadgar. Det är upp till varje medlem i styrelsen att göra sitt uppdrag korrekt, lojalt och noga. Om du som styrelsemedlem inte klarar av att sköta ditt uppdrag kan du bli personligt ansvarig för den skada som drabbar din förening. Om föreningen skötts på rätt sätt gäller som huvudregel att föreningen ska använda sina tillgångar för att betala de skulder som föreningen har. Om föreningen inte skötts på rätt sätt kan föreningens företrädare bli tvungna att själva betala. Med föreningens företrädare menas styrelsen, men även andra personer som eventuellt närmast kan ha haft ansvar. Exempel på när du kan bli tvungen att själv betala är om det skulle visa sig att föreningen inte uppfyller de krav som finns för att vara en juridisk person, till exempel om föreningen saknar stadgar som medlemmarna sagt ja till. Som exempel kan vi ta att någon ur styrelsen ingått i ett avtal och inte kan betala det som föreningen är skyldig att betala. Det innebär då att den som ingått i avtalet själv blir ansvarig och tvungen att betala. Hela betalningen kan krävas av antingen föreningen eller den företrädare som ingått i avtalet. Har föreningen inte pengar som räcker till, kan till exempel den som sitter på de största tillgångarna i föreningens styrelse bli den som får betala. Om du går i borgen för föreningens lån, tar du på dig att betala föreningens skuld i det fall föreningen inte har resurser att göra det. Detta betalningsansvar gäller oberoende av om föreningen har skötts bra eller dåligt. Begrepp Här kan du läsa mer om olika ord som du kan få höra när du är med i en förening. Demokrati - betyder folkmakt eller folkstyre. Ofta talar man om beslutsdemokrati, det vill säga att man fattar beslut där beslutet stämmer överens med vad de flesta tycker. Det betyder att alla människor har samma chans att påverka och att allas röster är lika mycket värda. Det kan handla om politiska beslut men också beslut i föreningar och liknande. Ideell - betyder att man gör något för att man är intresserad av det och inte för att tjäna pengar. En ideell förening får inte tjäna pengar åt sina medlemmar. Styrelse - är en vald ledningsgrupp för föreningar och andra sammanslutningar. Valberedning - är en grupp förtroendevalda personer som samlar kandidater till de olika styrelseplatserna. Denna uppgift görs i god tid före årsmötet. I vissa fall kan även valberedningen jämföra de olika kandidaternas kompetens och utifrån det ge förslag. Ordförande – är den person som har utsetts att leda en förenings verksamhet och sammanträden. Ordföranden väljs för en bestämd tid. Sekreterare – är en person som har uppdraget att skriva protokoll på föreningens möten och som ansvarar för föreningens papper. Kassör - är den person som inom en förening är ansvarig för ekonomin. Ledamot – person i styrelsen som har ansvar för sitt område inom en förenings verksamhet. Förbereder ärenden som rör dennes område och berättar om det före styrelsen eller ett föreningsmöte fattar beslut. Revisor – är en godkänd eller auktoriserad person som har till uppgift att granska en förenings räkenskaper, redovisning och förvaltning. Revisorerna har ansvar för kontrollen inom en förening och är en länk mellan en förenings medlemmar och styrelse. Firmatecknare – är den eller de personer som valts till att kunna teckna avtal i föreningens namn. Föreningens firma kan alltid tecknas av styrelsen. Styrelsen kan besluta att en eller flera personer ska kunna teckna firman som särskilda firmatecknare, om inte annat bestäms i stadgarna. En firmatecknare är en person som representerar föreningen och som får skriva under avtal. Stadgar - grundläggande regler för en förening. En förening ska bland annat ha stadgar (det vill säga särskilda bestämmelser) för att räknas som en juridisk person. I stadgarna står det vad en förening ska syssla med, hur den ska styras och hur de som styr ska kontrolleras. Årsmöte - årligt möte som i regel är i början av ett nytt år för en förening. Under årsmötet går man igenom förra verksamhetsårets resultat. För att göra det går man igenom styrelsens årsberättelse eller årsredovisning. Årsmötet fattar beslut om den avgående styrelsen ska ges ansvarsfrihet. Man väljer även styrelse för kommande valperiod. Man bestämmer även om andra ärenden som ska vara med på årsmötet enligt stadgarna, till exempel eventuella stadgeändringar. Årsmötets dagordning och vad man ska gå igenom på årsmötet kan man läsa i den föreningens stadgar. Verksamhetsår – brukar man kalla en tidsperiod på ett år inom en förenings verksamhet. Verksamhetsåret brukar bestå av styrelsens perioder för mandat samt budget och bokslut. Verksamhetsåret börjar normalt efter avslutat årsmöte, eller motsvarande högsta beslutande stämma och gäller fram till nästa årsmöte. Räkenskapsår - är i Sverige ett år för en juridisk persons räkenskaper. Räkenskapsåret kan sammanfalla med verksamhetsåret men det är inget måste. Ofta används det vanliga kalenderåret 1 januari – 31 december som räkenskapsår. Man kan också använda sig av ett så kallat brutet räkenskapsår som börjar den 1:e i vilken månad som helst och avslutas 12 månader senare. Checklista Använd gärna följande checklista för att vara säkra på att ni fått med allt. För att en förening ska kunna bli registrerad och bidragsberättigad hos Karlskrona kommun ska följande handlingar lämnas in: o Blanketten ”Anmälan om föreningsbildande/Uppgifter till föreningsregistret”. o Föreningens organisationsnummer (fås via Skatteverket). o Föreningens bankgiro. o Undertecknat protokoll från mötet då föreningen bildades eller senaste årsmötesprotokoll. o Föreningens stadgar. o Uppvisande av medlemsförteckning innehållande namn, adress och födelsedata (6 siffror). o Om föreningen är ansluten till Riksorganisation ska kopia på medlemsbevis bifogas. o Om föreningen har en egen lokal ska bygglov och brandsynsprotokoll bifogas. o Drogpolicy. o Policy för social mångfald. Allmänna villkor Föreningen ska: o Vara öppen för alla och av demokratisk anda. o Ha minst 10 medlemmar. o Ha ansökt och fått ett organisationsnummer från Skatteverket. o Vara uppbyggd och fungera enligt demokratiska principer och öppet ta ställning för demokrati samt att arbeta för att motverka kränkningar och diskriminering. o Utöva allmännyttig ideell föreningsverksamhet större delen av året. o Ha vid konstituerade möte (föreningsbildande möte) eller årsmöte antagna skriftligt utformade stadgar, som godkänts av idrotts- och fritidsnämnden. o Ha stadgeenligt vald styrelse, valberedning och valda revisorer. o Ta ut medlemsavgift på minst 50kr per medlem. o Ha en ekonomisk redovisning som ger en tillfredställande bild av föreningens ekonomiska situation och vara upprättad enligt god redovisningssed. Den ekonomiska redovisningen och verksamhets redovisningen ska vara utformad på så vis att de ger ett tillräckligt underlag för fritidsförvaltningens kontroll och ställningstagande avseende bidragsgivning till förening. 0455 - 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se