Tecknande av preliminärt hyresavtal avseende nytt student
2015-02-16 BESLUT Dnr LiU-2012-00840 1(1) Tecknande av preliminärt hyresavtal avseende nytt studenthus samt tecknande av tilläggsavtal för hus D och hus Zenit på Campus Valla Universitetsstyrelsen beslutar efter diskussion och med beaktande av styrelsens ställningstaganden denna dag till universitetets budgetunderlag till regeringen för 2016 – 2018 om bemyndigande i följande avseenden till rektor eller den hon utser. 1. Tecknande av preliminärt hyresavtal avseende ett nytt studenthus på Campus Valla. 2. Tecknande av tilläggsavtal avseende anpassningen av hus D till lokaler för universitetets gemensamma administration på Campus Valla. 3. Tecknande av tilläggsavtal avseende anpassningen av lokalerna i Zenit till ett samverkanshus. Universitetsstyrelsen uppdrar vidare till rektor att fortsätta det påbörjade arbetet med lokaleffektivisering inom universitetet och genomförandet av en översyn av nuvarande modell avseende fördelningen av hyreskostnader mellan universitetets olika verksamheter. Det ankommer på rektor att återkommande för styrelsen redovisa utveckling av om- och nybyggnadsarbetet på Campus Valla och i övrigt tillse att projektet genomförs i nära samverkan med berörda parter inom universitetet. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Anna Ekström, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Carin Franzén, Paul Håkansson, Karin Jerner, Margareta Josefsson, Christer Mård, Niclas Olsson, Helena Persson, Johan Wester, Kerstin Wigzell och Jan-Erik Ögren. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth-Magnusson, suppleanten Fredrik Lindeberg, personalföreträdarna Krzysztof Marciniak och Gabriel Thott, styrelsens sekreterare Jenny Ljung, revisionschefen Margareta Fallsvik, universitetsrådet Göran Hessling, kommunikationsdirektören Mariethe Larsson samt universitetsarkitekten Karolina Ganhammar och universitetsdirektören Kent Waltersson, de sistnämnda föredragande. Anna Ekström Karolina Ganhammar Kent Waltersson Universitetsstyrelsen 2015-02-16 PM Dnr LiU-2012-00840 Campus LiU 2015 – förslag till preliminärt hyresavtal Bakgrund Projekt Campus LiU 2015 utgör en sammanhållen lösning av tre tidigare parallella diskussioner om förbättringar av universitetets verksamhet. Det gemensamma för dessa tre projekt är att de i första hand berör Campus Valla. Förslaget bygger dels på grundantagandet att forskning och utbildning fortsatt kommer att spela en central roll i den nationella politiken för att utveckla Sverige, dels på övertygelsen att LiU har kraften att klara sig väl i det framtida universitetslandskapet. Det är därför viktigt att påpeka att den föreslagna satsningen är en investering för lång tid framöver för att möta den alltmer hårdnande konkurrensen i rekryteringen av studenter, där Campus alltmer har kommit att bli ett slags studenternas arbetsrum/vardagsrum. Universitetet satsar för att fortsatt vara det självklara utbildningsalternativet för kommande generationer. På senare tid har rektor bland annat initierat ett arbete med syfte att skapa ett studenthus som innehåller moderna utbildningsmiljöer, väl anpassade till det initiativ som nu utmejslas vid universitetet i form av det pedagogiska språnget. Därutöver är avsikten att detta hus ska erbjuda en samlad service till i första hand universitetets studenter. I denna byggnad kommer också inrymmas ett modernt bibliotek som förenar det klassiska bibliotekets uppgifter med de möjligheter som den senaste informationsteknologin erbjuder. Vidare planeras lokaler för Didacticum, universitetets enhet för lärares pedagogiska utbildning. Det har även länge funnits ett önskemål om att universitets infrastruktur för samverkan bör finnas på universitetsområdet och inte som idag mestadels utanför. Det nya samverkanshuset, som föreslås inrymmas i hus Zenit, kommer att väl tjäna sin uppgift, att fungera som bas för universitetets samverkansverksamhet, inte minst med tanke på det utmärkta geografiska läget. Under en längre tid har även en diskussion pågått om att åstadkomma en lokalmässigt sammanhållen lösning för de delar av universitetets gemensamma administration som är förlagd till Campus Valla. Denna administration är för tillfället inrymd i sju olika byggnader, vilket varken är effektivt eller ekonomiskt försvarbart. Det förslag som nu styrelsen ska ta ställning till utgör visserligen i varje enskild del en avsevärd och nödvändig förbättring för universitets framtida utveckling, men det är dock viktigt att ha i åtanke att de tre projekten är beroende av varandra och ska betraktas som en sammanhållen helhet. De tre delprojekten löser inte bara de ovanstående behoven utan bildar tillsammans den tydliga entré och samlingspunkt som Campus Valla idag saknar. Universitetsledningen 2(7) Projektering Universitetsstyrelsen fattade i november 2013 beslut om att påbörja projekteringen som innefattar de tre delar av de föreslagna förändringarna på Campus Valla som beskrivs ovan. Universitetsstyrelsen fick lägesrapportering av hur arbetet framskridit vid sina sammanträden i juni och december 2014. Vid sammanträdet i december visades också de ritningar som ligger till grund för hyreskalkylerna. Projekteringen är avslutad och underlag för framtida hyresavtal är nu framtagna. Samarbetet med Akademiska Hus har fungerat utomordentligt väl och har präglats av ett öppet klimat och vilja till bra lösningar, såväl arkitektoniskt som ekonomiskt. Dialogen med de av universitetet och Akademiska Hus utsedda arkitekterna har likaså fungerat väl. Ansvarig arkitekt för nytt studenthus är White arkitekter och ansvarig arkitekt för lösningen för den samlade administrationen i hus D samt samverkanshuset i Zenit är Sonark arkitekter i Linköping. Det interna arbetet med förankring och delaktighet hos berörda har pågått under hela projekteringsfasen såväl på strategisk som operativ nivå. Fyra arbetsgrupper med företrädare för verksamhet, fackliga företrädare och studenter har bearbetat frågor kring medarbetarperspektiv (resursrum/grupprum/arbetsplatser), studentservice och reception, Universitetsbibliotek/Didacticum samt Samverkanshus Zenit. Därutöver har särskild workshop hållits med studenter i syfte att fånga upp studenternas krav och önskemål. Då nedmonteringen av hus Origo är en känslig fråga har en särskild workshop genomförts om ”synliggjord hållbarhet”. Återkommande diskussioner om projektet har även förts i såväl ledningsråd som prefektledningsråd. Kostnader Bakgrund I samband med beslut om projektering fastslog universitetsstyrelsen att som sitt riktmärke uttala att lokalkostnaderna för universitetet inte ska överstiga 15% av universitetets totala kostnader. Denna förutsättning var väl känd för Akademiska Hus när projekteringsarbetet inleddes; något som varit vägledande för allt arbete under projekteringstiden. Universitetsstyrelsen gav vidare rektor i uppdrag att undersöka förutsättningarna för att hos regeringen få godkännande att teckna ett längre hyresavtal än de 10 år som gäller för högskolan. Utsikterna för att få ett sådant godkännande är mycket begränsade och godkännandet ska föregås av ett yttrande från Ekonomistyrningsverket, som är alltmer restriktivt. I princip ges sådana tillstånd bara till objekt med mycket speciell karaktär, exempelvis har Lunds universitet fått ett 25-årigt avtal beviljat för sin satsning på forskningslaboratorierna ”Max IV”, som nu är under produktion. Även om det förslag som Akademiska Hus redovisar för ett 20-årigt avtal kan synas vara betydligt lägre, nämligen ca 8 mnkr per år, så begränsas den ekonomiska vinsten till 0,2 procentenheter av universitetets lokalkostnader. Universitetet har dock för avsikt att pröva möjligheten om att få teckna ett 20-årigt avtal och om detta skulle godkännas får detta ses som en extra bonus för universitetet. Denna ansökan kan inte göras förrän förslag till hyresavtal föreligger. 3(7) Föreslagna hyresnivåer för projektets tre delar Det är viktigt ha i åtanke att projektets påverkan på hyresnivån kommer att märkas först hösten 2018. Akademiska hus förslag innebär att: - byggandet av ett studenthus medför en hyreskostnad på 39 mnkr per år baserat på ett 10-årigt hyresavtal med början hösten 2018. Enligt Akademiska Hus nya hyressättningsmodell separeras hyran i vad som är bashyra (marknadshyra) och vad som är tilläggshyra. Denna princip medför att universitetet efter första avtalsperioden, 2028, kommer att få en beräknad årshyra om ca 20 mnkr. - anpassningen av lokalerna i D-huset för den samlade förvaltningen sker i två etapper och hyreskostnaderna för ombyggnaderna kommer att läggas till nuvarande hyresavtal. Tilläggsavtal för första etappen uppgår till en kostnad om 7,1 mnkr per år med början hösten 2016 och tilläggsavtal för andra etappen medför ytterligare 8,1 mnkr med början senvåren 2019 - anpassningen av lokalerna i Zenit till ett samverkanshus kommer att läggas till nuvarande hyresavtal och medför en ytterligare årskostnad på 840 tkr med början våren 2019 Samtliga ovan redovisade hyreskostnader är preliminära fram till färdigställande och ska då regleras mot verklig kostnad. Det är viktigt att notera att om inte Campus LiU 2015 genomförs kvarstår nuvarande hyror om 18,5 mnkr och en beräknad höjd årshyra på grund av nödvändiga renoveringar, inom de lokaler som universitetet annars kan lämna, om ca 22 mnkr. Sammantaget kostar Campus LiU 2015 ca 55 mnkr i årlig hyra, att jämföra med en hyra om ca 41 mnkr årligen om vi avstår från projektet. Analys av lokalkostnadernas förändring På följande sida redovisas lokalkostnadernas förändring för åren 2015 till och med 2020. Lokalkostnadernas andel är beräknade på LiU:s totala kostnader, som de är angivna i budgetunderlaget 2016-2018. Bilden visar framtida lokalkostnader för redan beslutade projekt samt projekt som med största sannolikhet kommer att genomföras. De hyresökningar som universitetet kommer att få på Campus US är också inräknade. Som framgår av bilderna är ökningen från 12,9 % år 2014 till 14,1 % år 2017. Denna ökning är främst till följd av forskningsrelaterade projekt. Hyresökningen till följd av Campus LiU 2015 är som störst 2019 då samtliga delar av det föreslagna projektet får fullt genomslag. Redan 2020 sjunker kostnaderna, bland annat till följd av att universitetet då har lämnat två förhyrningar i hus G och hus Terra där delar av administrationen finns idag. År 2019 utgör lokalkostnadernas andel 14,5 % av universitetets totala kostnader och 2020 utgör de 14,1 %. I beräkningarna är inte hänsyn tagen till de möjligheter universitetet har att sänka lokalkostnaderna i Norrköping. Av de resurser som universitetet disponerar för utbildning och forskning kommer andelen som finansierar lokalkostnaderna att öka. Under 2014 har 4(7) ett omfattande utredningsarbete kring hur universitetet kan bli mer lokaleffektivt genomförts. Arbetet, kallat LEA, pekar på en rad möjliga åtgärder som motverkar detta. Rapporten återfinns i bilaga 5. I augusti 2013 tecknade Akademiska Hus, universitetet och Tekniska verken en avsiktsförklaring avseende fördjupad samverkan kring hållbarhetsfrågor och där målsättningen är att ”Campus Valla ska vara spjutspets i visionen om världens mest resurseffektiva region”. Campus LiU 2015 kommer att utgöra ett viktigt bidrag för ökad energieffektivisering. I detta sammanhang kan det vara värt att uppmärksamma att den förväntade energiförbrukningen per kvadratmeter halveras i det nya studenthuset jämfört med nuvarande hus Origo: från 134 kWh/kvm till 70 kWh/kvm. Ytterligare åtgärder i befintliga fastigheter planeras tillsammans med Akademiska hus, och kommer att presenteras i universitetets förslag till verksamhetsplan och budget för 2016. Avsiktsförklaringen återfinns i bilaga 6. 2015-02-16 PM Dnr LiU-2012-00840 Universitetsledningen 6(7) 2015-02-16 PM Dnr LiU-2012-00840 Bilagor: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Projektplan Campus LiU 2015 PM och beslut om projektering Projektdirektiv Campus LiU 2015 Gemensam vision, Akademiska hus och Linköpings universitet Rapport lokaleffektivitet, LEA Avsiktsförklaring – Akademiska Hus, Linköpings universitet och Tekniska verken Universitetsledningen 2012-‐‑09-‐‑21 Projektplan Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 Utgåva: 1.4 1(15) Campus LiU 2015 – Bästa miljö för utbildning och arbete Projektplan Programledare: Karolina Ganhammar PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 2(15) Innehåll 1 Basfakta ................................................................................................................................................................. 3 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor ............................................................................................ 3 1.2 Projektet, sammanfattning ...................................................................................................................... 3 2 Idé och mål ........................................................................................................................................................... 4 2.1 Bakgrund .................................................................................................................................................... 4 2.2 Koppling till effektmål ............................................................................................................................. 5 2.3 Projektmål och målprioritering .............................................................................................................. 6 2.4 Förutsättningar och inberoenden ........................................................................................................... 7 3 Leverans och överlämning ................................................................................................................................. 8 3.1 Leveransobjekt och godkännande .......................................................................................................... 8 4 Organisation ......................................................................................................................................................... 9 4.1 Projektorganisation .................................................................................................................................. 9 4.2 Bemanning ................................................................................................................................................. 9 4.3 Ansvar, befogenheter ............................................................................................................................. 10 4.4 Kompetensutveckling ............................................................................................................................ 11 5 Tidsplan och resursbehov ................................................................................................................................ 11 5.1 Projekttidplan .......................................................................................................................................... 11 5.2 Beslutspunkter, milstolpar .................................................................................................................... 11 5.3 Resursbehov ............................................................................................................................................ 11 5.4 Inköp ......................................................................................................................................................... 12 6 Arbetsformer ...................................................................................................................................................... 12 6.1 Arbetsmetod ............................................................................................................................................ 12 6.2 Dokumenthantering ............................................................................................................................... 13 6.3 Informationsspridning ........................................................................................................................... 13 6.4 Möten ........................................................................................................................................................ 13 6.5 Administrativa rutiner ........................................................................................................................... 14 7 Risker ................................................................................................................................................................... 14 7.1 Projektrisker ............................................................................................................................................ 14 7.2 Övriga risker ............................................................................................................................................ 15 8 Projektkalkyl ...................................................................................................................................................... 15 8.1 Finansiering ............................................................................................................................................. 15 9 Referenser ........................................................................................................................................................... 15 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva 1.0 1.2 1.3 1.4 Datum 2012-‐‑04-‐‑28 2012-‐‑05-‐‑25 2012-‐‑06-‐‑11 2012-‐‑09-‐‑21 Kommentar Första utgåva av projektplan Andra utgåva av projektplan Tredje utgåva av projektplan Fjärde utgåva av projektplan PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 4(15) leva upp till LiU:s strategiska mål och ge förutsättningar för lärarna att genomföra en undervisning med hög pedagogisk kvalitet. 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Under en längre tid har undervisningsmiljöerna i C-‐‑huset på campus Valla varit undermåliga och inte svarat upp mot vare sig relevanta pedagogiska förutsättningar eller god studiesocial miljö. Ett antal utredningar och ombyggnadsalternativ har arbetats fram under de gångna åren. Vid analys av förslagen har följande framkommit: - byggnadens struktur och byggnadstekniska förutsättningar innebär stora begränsningar beträffande takhöjd, dagsljusförhållanden, ventilation med mera, för att till fyllest kunna motsvara moderna krav på pedagogisk verksamhet - de förslag som föreligger är inte ekonomiskt försvarbara i förhållande till de begränsade kvaliteter som kan åstadkommas genom att bygga om C-‐‑huset - en ombyggnad av C-‐‑huset förutsätter dessutom en, eller flera nya byggnader, då antalet lärosalar inte blir tillräckligt i ett ombyggt C-‐‑hus På motsvarande sätt har ett antal utredningar och ombyggnadsförslag presenterats beträffande Origo, då universitetsförvaltningen växt ur sina lokaler och sedan lång tid sitter utspridda över campus och till viss del även på Mjärdevi. Vid analys av förslagen har följande framkommit: - inget av de redovisade alternativen kan erbjuda gemensamma lokaler för förvaltningen tillsammans med närliggande funktioner - inget av de redovisade alternativen kan erbjuda möjlighet till nya, innovativa arbetsmiljöer - även i detta fall kan man starkt ifrågasätta de ekonomiska konsekvenserna av en utbyggnad som inte är tillfyllest relaterat ovanstående båda punkter 2011 genomfördes en utredning kring förbättring av läsplatser/studieplatser på campus Valla tillsammans med studentrepresentanter. Under 2012 fattades beslut om att restaurangavtalet skulle skrivas om i syfte att ge restauratörerna större ansvar för de förhyrda lokalerna och där utomhusmiljöerna spelar en viktig roll för hela campusområdet. I samband med detta fattades också beslut om att genomdriva projekt ”LiU Faculty Club” i Vallfarten, en samlingsplats för alla anställda vid LiU samt deras gäster. Vid särskilt prefektmöte i augusti 2011, rörande lokalfrågor, identifierades behov av flera nya labb-‐‑ och undervisningsmiljöer för institutionerna IDA, IEI och ISY. Beslut fattades om att utreda dessa behov i gemensam ny byggnad och/eller ombyggnation av befintliga lokaler. Rektor har i flera sammanhang talat om vikten att LiU framöver sätter ökat fokus på grundutbildningen och tar ett ”pedagogiskt språng”, vilket bland annat innefattar att göra våra läromiljöer bättre, mer ändamålsenliga och bättre anpassade efter nya moderna tekniker och undervisningspedagogik. Det framtida behovet av lärosalar måste därför preciseras. Det gäller såväl antal som storlek men också utformningen av salarna så att de kan användas på ett flexibelt sätt och gör det möjligt för lärarna att använda olika pedagogiska former för sin undervisning. Som en grund för detta arbete skall en utredning göras som visar hur det nuvarande beståndet av lärosalar utnyttjas. Särskild vikt skall läggas på att redovisa bokningen av nuvarande undervisningslokaler baserat på lokalernas storlek. Målet med detta projekt är bland annat att ersätta undervisningslokaler i hus C och flytta dessa till nya eller ombyggda hus. Det är därför nödvändigt att ha en övergripande bild av det framtida behovet av undervisningslokaler och självstudieplatser, på Campus Valla så att den framtida dimensioneringen av utbildningslokaler är anpassat till behovet. PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 5(15) Kåkenhus utgörs av olika huskroppar där delar tillhör historiska byggnader kompletterade och sammanknutna med senare moderna nybyggnationer. I Kåkenhus finns mycket stora publika ytor som gör att byggnaden idag upplevs som tom, ödslig och överdimensionerad. Idag används inte lokalerna på ett effektivt sätt. LiU planerar att lämna lokalerna i gamla delen av Spetsen och Gropen för att få ett mer sammanhängande och förtätat campusområde runt strömmen och den nya campusbron i fastigheten Kopparhammaren 2. ITN/ El-‐‑Org-‐‑gruppen och Acreo har uttryckt att de vill flytta sin verksamhet till Kåkenhus. För att förbättra samarbetet och kommunikation dem emellan vill de flytta från sina nuvarande cellkontor i Täppan till en öppen kontorsyta belägen på plan 3 i Kåkenhus och som en följd av detta måste studie-‐‑ och läsplatser förtätats. En viktig del är att poängtera entrén från Skvallertorget som huvudentré för campus Norrköping. Förändringar i Kåkenhus blir därför att - förtäta entrén genom att bygga ett nytt café - delar av de publika ytorna på plan 3 blir en öppen kontorsyta - övriga publika ytor förtätas för bättre och mer ändamålsenliga läsplatser/studieplatser - bibliotekets entréförhållanden och logistik ses över i samband med att delar av de publika ytorna blir arbetsplatser - studentservicefunktioner (stäm av med Agneta vilka) ges nya lokaler i Kåkenhus och flyttas från Trappan Mot bakgrund av ovanstående redogjorde universitetsarkitekt Karolina Ganhammar för en helhetslösning med syfte att visualisera hur de fysiska miljöerna i det av rektor initierade ”pedagogiska språnget”, som innefattar såväl ”framtidens undervisningsmiljöer” som ”framtidens arbetsplatser”. Helhetslösningen beskrivs under 2.3.1 Projektmål nedan. 2.2 Koppling till effektmål Nr E1 E2 Effektmål Ökad attraktionskraft bland presumtiva medarbetare och studenter Ökad trivsel hos medarbetare och studenter E3 E4 Bättre bemötande av LiU:s studenter Bättre studie-‐‑ och lärmiljöer för såväl studenter som lärare E5 Effektivare nyttjande av hyrda lokaler med modern och pedagogisk arbetsplatsutformning Mer kreativt arbetsklimat med enklare kommunikationsvägar E6 E7 Större utbyte/integration med Koppling till LiUs strategikarta Bygga LiU:s varumärke Vidareutveckla profilen av campus-‐‑ och programuniversitet med stimulerande, krävande och studentaktiv utbildning Bygga LiU:s varumärke Vidareutveckla profilen av campus-‐‑ och programuniversitetet med stimulerande, krävande och studentaktiv utbildning Examinera doktorer och studenter med lysande framtidsutsikter Utveckla LiU till en attraktiv och jämställd arbetsplats där goda insatser synliggörs Bygga LiU:s varumärke Utveckla LiU till en attraktiv och jämställd arbetsplats där goda insatser synliggörs Bygga LiU:s varumärke Bidra till tillväxt och välfärd PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 6(15) omgivande samhället i samband med etableringen av Vallastaden Bidra till det goda kosmopolitiska samhället 2.3 Projektmål och målprioritering 2.3.1 Projektmål Nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Projektmål Ny utformning av lärosalar i C-‐‑huset är genomförd som pilottest för senare utvärdering. Metoderna från ovanstående utvärdering är applicerade i valda delar av de nya lärmiljöerna. C-‐‑huset är ombyggt till framtida tentasalar, därigenom kan tentasalarna i Terra kan lämnas. En ny byggnad mellan A-‐‑och B-‐‑huset är uppförd innehållande labbmiljöer, undervisningsmiljöer (delvis ersättning för C-‐‑ huset) samt arbetsplatser med mera för IT-‐‑verksamhet. Byggnaden har sin utgångspunkt i en redan påbörjad lokalutredning för IDA/IEI/ISY. Ett nytt hus för förvaltningen, ”nya Origo”, är uppfört väster om Zenit innehållande ca 400 arbetsplatser samt konferenslokaler, grupprum mm. ”LiU-‐‑entré” är förstärkt och tydliggjort. Universitetsbiblioteket i B-‐‑huset och D-‐‑huset är inflyttade in i en gemensam byggnad, nuvarande Origo, vars flyglar eventuellt byggs samman. Nuvarande bibliotek i B-‐‑huset är ombyggt till institutionslokaler. Nuvarande bibliotek i D-‐‑huset är ombyggt för framtidens lärmiljöer (delvis ersättning för C-‐‑huset). Tre tydliga torg har skapats: ett entrétorg som binder samman allén från nuvarande infart 2 med nya Origo, ett ”internationellt torg” framför nya UB Valla och Zenit samt förstärkning av ”blå havet” framför Kårallen och ny byggnad mellan A-‐‑ och B-‐‑husen. LiU har lämnat G-‐‑huset och Terra helt och hållet. Koppling till effektmål E1 E1, E2, E4 E1, E2, E4 E3,E5, E6 E2, E4, E5, E6, E7 E1, E2, E4, E5, E6 E1, E2, E4, E5, E6 E1, E2, E3, E7 E2, E3, E4, E5, E6 Möjlighet för att bygga konferenscentrum i samband med Link E2, E3, E4, E7 Bo 2016 är beaktat. Kåkenhus har ny tydlig huvudentré från Skvallertorget som sjuder av liv Den nya öppna arbetsmiljön för El-‐‑Org-‐‑gruppen och Acreo utgör ett bra referensobjekt för delprojektet ”Nyskapande och E1, E2, E3 E1, E2, E5, E6 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 7(15) 13 stödjande arbetsmiljöer” Miljövetenskap, Centrum för klimatpolitisk forskning samt Medie-‐‑ och Informationsteknik har nya lokaler i Koppahammaren 2 E1, E2, E4, E5 2.3.2 Projektets prioritering Prioritering: 2 Kvalitet/ kvantitet 1 Tidpunkt 3 Kostnad 2.3.3 Avgränsningar Detta projekt kommer att fokusera på att skapa lokalmässiga och miljömässiga förutsättningar för att genomföra den pedagogiska och innehållsliga utveckling av grundutbildningen som är själva grundbulten i det ”pedagogiska språnget”. Det är dock viktigt att påpeka att samordning sker så att projektet Campus LiU 2015 understödjer denna överordnade process och att inte tid förloras. Projektet Campus LiU 2015 kommer inte att ansvara för att förverkliga de idéer och tankar som uppkommer i samband med Vallastadens uppförande. Däremot kommer kontinuerlig dialog att föras. 2.4 Förutsättningar och inberoenden 2.4.1 Förutsättningar För att kunna planera och ta fram byggnader med funktionella, flexibla och nyskapande lär-‐‑ och arbetsmiljöer krävs övergripande riktlinjer för lokalernas utformning. För att ta fram dessa riktlinjer bör olika arbetsgrupper bildas med representanter från såväl LiU:s institutioner, fakulteter, förvaltning som studentkårer. Representanter till arbetsgrupperna bör utses i maj månad 2012 och arbetet i grupperna skall inledas före sommaren. Parallellt med arbetsgruppernas arbete skall verksamhetsbeskrivningar och lokalprogram tas fram. Det är av yttersta vikt att ovanstående delar i projektet påbörjas samtidigt och drivs parallellt för att inte tappa tid. Utöver de arbetsgrupper som nämns under avsnitt 6.1 så bör en kommunikatör och en upphandlingshandläggare knytas till projektet Akademiska hus har utrett möjlighet att starta en ”inglasning” av Origo under pågående verksamhet och meddelat att detta inte låter sig göras. För att projekttidplanen skall hållas måste Origo utrymmas före ”Nya Origo” är färdigställt. Under perioden mars 2014-‐‑juni 2015 måste samtliga medarbetare flytta till tillfälliga lösningar. 2.4.2 Inberoenden Nr. 1. 2. Beskrivning Utredning av LiU-‐‑IT:s placering Utredning av NSC:s Ansvarig IT-‐‑direktör Datum 12-‐‑12-‐‑31 Föreståndare för NSC 12-‐‑12-‐‑31 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 8(15) 3. placering Utredning av Holding Bolaget, inkl. Innovationskontoret, Lead Företagsinkubator etc. Vicerektor för samverkan 12-‐‑12-‐‑31 3 Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt och godkännande 3.1.1 Leveranser Lev. nr. 1 2 3 4 5 6 7 Beskrivning Utformningen av övergripande riktlinjerna för hur framtidens läromiljöer, arbetsmiljöer samt utformning och lokalisering av studentservice är klara Tävlingsprogrammet är fastställt Åtgärder för C-‐‑huset som experimentverkstad är färdigställda Lokalprogram för nya förvaltnings-‐‑ och undervisningshuset (”C2”) är färdigställt Resultat från pilottest i C-‐‑huset är klart Arkitekttävling är genomförd Verksamhetsbeskrivningar från samtliga områden/avdelningar inom UF, berörda institutioner, UB samt NSC är sammanställda Datum oktober 2012 oktober 2012 december 2012 december 2012 januari 2013 januari 2013 februari 2013 8 El-‐‑Org-‐‑gruppen och Acreo har flyttat in i Kåkenhus Mars-‐‑April 2013 9 10 Kåkenhus entré och fik är klart Lokalprogram för UB Valla och ombyggt D-‐‑hus (”C3”) är framtaget Projektering, systemhandling/kalkyl för nya förvaltnings-‐‑ och undervisningshuset (”C2”) är framtagen Inflyttning Kopparhammaren 2 Inflyttning i nya undervisningshuset (”C2”) Inflyttning i UB Valla Inflyttning i nya förvaltningshuset Inflyttning i ombyggt D-‐‑hus (”C3”) Mars-‐‑April 2013 april 2013 11 12 13 14 15 16 november 2013 Juli 2014 juni 2015 augusti 2015 september 2015 maj 2016 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 9(15) 4 Organisation 4.1 Projektorganisation Styrgrupp Programledning Huvudprojektledare Referensgrupp Prefektledningsrådet Delprojekt – innovativa pedagogiska lärandemiljöer Projektadm Byggnadsingenjör Referensgrupp CSG Delprojekt – Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer Delprojekt Kundmötesplatser Delprojekt – UB Valla 4.2 Bemanning Personal Helen Dannetun Projektroll Styrgruppsordförande Karin Fälth-‐‑Magnusson Styrgruppdeltagare Peter Värbrand Styrgruppdeltagare Kent Waltersson Styrgruppdeltagare Mats Arwidson Styrgruppdeltagare Karolina Ganhammar Programansvarig Agneta Hägg-‐‑Knape Anders Englund Huvudprojektledare direktiv-‐‑ grupperna/projektledare Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer Lokalplanerare Elin Johansson Lokalplanerare Ylva Häggstam Fastighetsekonom Procent Inom ramen för ordinarie tjänst Inom ramen för ordinarie tjänst Inom ramen för ordinarie tjänst Inom ramen för ordinarie tjänst Inom ramen för ordinarie tjänst Inom ramen för ordinarie tjänst 65% Inom ramen för ordinarie tjänst Inom ramen för ordinarie tjänst Inom ramen för ordinarie PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 10(15) Sara Eklund Fastighetsekonom Gunilla Liman + ev. NN (intern resurs) AnnaKarin Unger Projektadministratör Marina Geijer Sophie Weinhardt Matilda Henebäck Elisabeth Wahrby, Eva Bergstedt NN NN Projektledare, projektanställd Projektledare, projektanställd Projektdeltagare, projektanställd Kommunikatörer tjänst Inom ramen för ordinarie tjänst Inom ramen för ordinarie tjänst Inom ramen för ordinarie tjänst 100%, 1 år 50%, 1 år 100%, 1 år 20%, 4 år Pedagogiskt stöd Projektdeltagare, 6 stycken 50 %, 1 år 20% * 6 månader Miljökoordinator 4.3 Ansvar, befogenheter 4.3.1 Styrgrupp Ansvar • Säkerställa att projektets resultat ligger i linje med universitetets strategi • Säkerställa projektets resultat genom att tillföra de resurser som krävs för att leverera resultatet • Godkänna leveranserna från projektet • Förankra leveranserna från projektet i verksamheten Befogenheter • Avsluta projektet • Godkänna projektplanen • Godkänna större ändringar av projektplanen 4.3.2 Programansvarig Ansvar • Genomföra projektet inom ramarna för denna projektplan • Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel • Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra arbetet • Rapportera och informera om projektläget • Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna • Producera, leverera och överlämna rätt resultat Befogenheter • Nyttja och styra tilldelade resurser • Vid behov ändra projektets organisation • Initiera projektanalyser • Genomföra eventuella omförhandlingar angående projektet PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 11(15) 4.4 Kompetensutveckling Lokalförsörjningsavdelningen kommer att anordna workshops och studieresor för projektdeltagarna i respektive delprojekt, för att visa på goda exempel och skaffa inspiration. Projektdeltagarna kommer att få ta del av forskningsmaterial angående arbetsplatsens utformning och påverkan på medarbetaren samt utformning av innovativa lärmiljöer. 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Projekttidplan Se bilaga 1. 5.2 Beslutspunkter, milstolpar Följande beslutspunkter och milstolpar är definierade: Datum BP MS Beskrivning 12-‐‑05-‐‑28 BP3/4 Styrgruppen godkänner projektplanen 12-‐‑06 Bemanning i delprojekten är färdigställd 12-‐‑08 Övergripande mål och riktlinjer avseende arbetsmiljöernas utformning är beslutade 12-‐‑10 Arkitekttävling är utlyst 13-‐‑01 Pilottest i C-‐‑huset klart 13-‐‑03 Verksamhetsbeskrivningar för hela projektet är färdigställda för beslut 13-‐‑02 1 Bemyndigande om att teckna projekteringsavtal avseende nytt förvaltnings-‐‑ och undervisningshus (C2) i universitetsstyrelsen 13-‐‑11 2 Bemyndigande om att teckna hyresavtal avseende nytt förvaltnings-‐‑ och undervisningshus i universitetsstyrelsen 13-‐‑11 3 Bemyndigande om att teckna projekteringsavtal avseende UB Valla och ombyggnation i D-‐‑huset (”C3”) 14-‐‑02 4 Bemyndigande om att teckna hyresavtal avseende nytt UB Valla och ombyggnation i D-‐‑ huset (”C3”) 15-‐‑12-‐‑31 BP8 Husen är slutbesiktigade, invigda och inflyttade 5.3 Resursbehov 5.3.1 Personresurser Projektet behöver omgående rekrytera tre personer som anställs under tiden september 2012-‐‑ september 2013. Ett antal specialkompetenser inom olika områden, konsulter knyts sannolikt också till projektet. PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 12(15) 5.4 Inköp Projektet behöver inhandla en A1-‐‑skrivare för avdelningens behov av att kunna skriva ut ritningar att arbeta med. Projektets deltagare planerar att föregå med gott exempel och sitta i en öppen arbetsmiljö i Key-‐‑huset (förutsätter att lokalfrågan löses med FFK samt x, användare av datasalarna). I samband med detta överlåter LFA en kub till IKK. Projektet kommer i samband med flytt till öppen arbetsmiljö behöva inhandla viss inredning. 6 Arbetsformer 6.1 Arbetsmetod Fyra grupper kommer att bildas: 1. Innovativa, pedagogiska lärmiljöer Gruppen ansvarar för att komma med förslag på hur de framtida lärmiljöerna skall utformas för på bästa sätt stödja lärarnas möjlighet att genomföra en pedagogisk väl genomförd undervisning. Rektor utser fyra personer efter samråd med ledningsrådet, studentkårerna utser tre personer. En representant med väl utvecklad IT-‐‑kunskap, CUL:s föreståndare skall också ingå i gruppen liksom överbibliotekarien. Gruppen skall ledas av prorektor. 2. Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer Denna grupp utses av universitetsdirektören som också leder gruppen. Gruppen skall bestå av representanter för de anställda som kommer att ha sin arbetsplats i det nya huset samt representanter för de fackliga organisationerna. 3. Studentservice Denna grupp ansvarar för de lokalmässiga förutsättningarna för samordning och utformning av den service till studenterna som skall finnas vid universitetet. Rektor utser fyra personer och studentkårerna utser tre personer. Denna grupp skall i huvudsak bestå av representanter för universitetsförvaltningen och studenterna. I gruppen skall chefen för Student-‐‑ och Utbildningsstöd (SU) samt chefen för Schema, Lokal och AV-‐‑stöd (SAL). Gruppen skall ledas av biträdande universitetsdirektören. 4. Universitetsbiblioteket En särskild grupp bildas för att utveckla det nya universitetsbiblioteket ledd av överbibliotekarien, som också utser tre personer. Studentkårerna utser tre personer. Eftersom det är av yttersta vikt att deltagare i arbetsgrupperna inte endast uttalar ett engagemang i projektet utan även avsätter erforderlig tid till möten, workshops och studiebesök främst under tiden augusti – oktober 2012 kommer åtagandebeskrivningar att upprättas för varje gruppdeltagare. Ansvaret för att detta blir gjort åligger programansvarig. Till dess att externa rekryteringar är gjorda är programansvarig sammankallande. Arkitekttävling/ar genomförs under hösten 2012. Tävlingens upplägg blir mer av en idéstudie där volymer samt samband efterfrågas. I samarbete med Akademiska Hus och Sveriges Arkitekter tas tävlingsprogram fram. Arvode för arkitekttävling utgörs av ett förstudieavtal med Akademiska Hus. PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 13(15) 6.2 Dokumenthantering Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Statusrapport tas fram i samband med styrgruppsmöten och skickas även till Utvecklingsrådet. Fastställda dokument (t ex projektdirektiv, projektplan, protokoll, leveranser och slutrapporter) inom projektet diarieförs. 6.3 Informationsspridning En övergripande kommunikationsplan skall tas som är synkroniserad med det projekt som ansvarar för att utveckla ”pedagogiska språnget”. Ansvarig för detta är kommunikationsdirektören. Information om att projektet sker kontinuerligt via LiU:s webb med anpassning efter målgrupper (LiU:s startsida, studentwebben, insidan, LiU-‐‑Nytt etc.). Intresserade kan följa projektets utveckling via en projekthemsida. Varje delprojekt kommer att startas med en Kick Off/Workshop. Programansvarig och huvudprojektledare kommer under åren att sprida övergripande information i diverse möteskonstellationer. 6.4 Möten Möte Projektmöten Styrgrupps-‐‑ möten Jurymöten Syfte/resultat Fördela och följa upp arbetet med underlag för riktlinjer Rapportera status, fatta beslut om inriktning Gå igenom inkomna arkitektförslag Former/plats Workshops och sammanträden, studiebesök Ansvarig/deltagare PL/projektdeltagare Frekvens/tid Sammanträden, studiebesök Programansvarig/ styrgruppen Sammanträden, jurymöten Programansvarig, Akademiska Hus samt övriga jurymedlemmar (utsedda av Sveriges Arkitekter) PL/lokalplanerare LFA, PL Akademiska Hus, konsulter, brukarrepresentant samt vid behov kompetens från olika stödfunktioner: Lås-‐‑ Passer, IT, lokalvård etc. Programansvarig, PL LFA, PL Akademiska Hus, konsulter samt intresserade brukare och huvudskydds-‐‑ ombud PL/lokalplanerare Projekterings-‐‑ möten Tillsammans med de av Akademiska Hus utsedda projektörerna Sammanträde, workshops, studiebesök Brukarmöten Informationsmöte för intresserade brukare för att få kännedom och information om det aktuella projektet Tillsammans med Stormöte Byggmöten Sammanträden, Var 14:e dag Ca 2 ggr/projekt Var 14:e dag PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 14(15) de av Akademiska Hus utsedda entreprenörerna platsbesök LFA, PL Akademiska Hus, entreprenörer samt eventuellt brukarrepresentant 6.5 Administrativa rutiner Tidrapportering Samtliga projektdeltagare som finansieras inom ramen för projektet redovisar sin tid genom att lämna underlag månadsvis för internfakturering till respektive ekonomiansvarig. Externa leverantörer Tid-‐‑ och resultatrapporter lämnas in av samtliga externa leverantörer varje månad (detta skall regleras i ingångna avtal) och redovisas regelbundet i projektets statusrapport. Attestregler Samtliga kostnader (resor, material, konsultarvoden etc) inom projektet belastar projektnumret. Projektledaren godkänner kostnaderna. Publicering av information All väsentlig information skall finnas uppdaterad på projektets hemsida. Det skall finnas tydlig kontaktinformation till ansvariga medarbetare inom projektet på hemsidan. Projektnummer Projektekonom Anne-‐‑Marie Fleetwood Attestordning Karolina Ganhammar gör mottagningssattest och Kent Waltersson gör beslutsattest 7 Risker 7.1 Projektrisker 1. Annan verksamhet, projekt och linjearbete prioriteras före Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Kontrakt med respektive chef 2. Frånvaro i form av sjukdom etc. Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Normal frånvarofrekvens skall tas hänsyn till vid planeringen 3. Projektet lyckas inte rekrytera projektledare till delprojekten Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Översyn av arbetsuppgifter för att finna kompetens/er inom LiU PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU-‐‑2012-‐‑00840 15(15) 4. Akademiska Hus klarar ej av att hålla LiU:s satta tidplan Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Kontinuerlig dialog med Akademiska Hus 7.2 Övriga risker Oro, motstånd och bristande förankring i organisationen Effekt: Försening och fördyring Sannolikhet: Medel Åtgärd: Aktivt arbete med information och kommunikation. 8 Projektkalkyl Se bilaga 2 8.1 Finansiering Projektet finansieras av rektors utvecklingsmedel. 9 Referenser Dokument som projektplanen refererar till: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning 1 Slutrapport Utvecklingsplan Campus Valla 2008 2 Allmän arkitekttävling Vallastaden 3 Idéprogram Linköpings Bo 2016 Utgåva, datum 2012-‐‑03-‐‑19 2012-‐‑01-‐‑09 2013-11-07 BESLUT Dnr LiU-2012-00840 Tecknande av projekteringsavtal för viss byggnation m.m ingående i projektet Campus LiU 2015 Mot bakgrund av den föreliggande föredragningspromemorian och den kompletterande muntliga föredragningen beslutar universitetsstyrelsen - att bemyndiga rektor, eller den hon utser, att teckna projekteringsavtal med fastighetsbolaget Akademiska Hus AB gällande nybyggnation av Origo 2, ombyggnation av Hus D samt vissa förändringar i Hus Zenit. Avsikten är att lämna ett förslag till preliminärt hyresavtal vid universitetsstyrelsens sammanträde i november 2014. Det är då styrelsen fattar det slutgiltiga beslutet om projektet ska genomföras. - att uppdra åt rektor, eller den hon utser, att utreda och pröva alternativa finansieringsformer för hela eller delar av Campus LiU 2015. Exempel på detta är hur hyresavtalets längd påverkar årskostnaden samt möjligheten till egen upplåning. Utfallet av detta uppdrag kommer att ligga till grund för det förslag till hyresavtal som presenteras för styrelsen i november 2014. - att styrelsen som sitt riktmärke uttalar att lokalkostnaderna för universitetet inte ska överstiga 15% av universitetets totala kostnader. - att uppdra åt rektor, eller den hon utser, att med utgångspunkt i pågående lokaleffektivitetsutredning återkomma till styrelsen med avrapportering hur effektivitetsarbetet fortskrider och vilka kostnadsreduceringar som kan verkställas inom befintligt lokalbestånd. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Anna Ekström, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Sebastian Becker, Carin Franzén, Magnus Hall, Paul Håkansson, Margareta Josefsson, Tobias Karlsson, Albin Mannerfelt, Helena Persson, Kerstin Wigzell, Jan-Erik Ögren och Karin Öllinger. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth-Magnusson, personalföreträdarna Krzysztof Marciniak och Gabriel Thott, styrelsens sekreterare Jenny Ljung, chefsjuristen Göran Hessling, kommunikationsdirektören Mariethe Larsson, f.d. studeranderepresentant Niclas Söör, universitetsdirektören Kent Waltersson, samt universitetsarkitekten Karolina Ganhammar, de sistnämnda föredragande. Anna Ekström Kent Waltersson Karolina Ganhammar Universitetsledningen 2013-10-30 PM Dnr LiU-2012-00840 Tecknande av projekteringsavtal för viss byggnation ingående i projektet Campus LiU 2015 Bakgrund Universitetsstyrelsen fastställde vid sitt sammanträde i december 2012 den strategi som ska ligga till grund för universitetets framtida utveckling. Själva utgångspunkten i denna strategi är att Linköpings universitet skall vara ett ”universitetet med internationell lyskraft – där människor möts och utvecklas”. Rektor har mot denna bakgrund slagit fast att Linköpings universitet även framgent ska vara det bästa och mest attraktiva alternativet för universitetsutbildning i landet. För att vidmakthålla denna position är det nödvändigt att vidta ett antal åtgärder. Konkurrensen från andra lärosäten i landet hårdnar alltmer och flera av landets större universitet och högskolor planerar stora satsningar inom utbildningsområdet. Utvecklingen är densamma på många universitet i andra länder. Detta kom tydligt fram i samband med årets ledningsresa som hade till syfte att studera innovativa läroch studiemiljöer. Flera intryck från denna resa ligger bakom det förslag till beslut som underställs universitetsstyrelsen denna dag. I resan deltog universitetsledning, dekaner och prefekter. Rektor har identifierat två områden inom utbildningen som särskilt viktiga i detta sammanhang. För det första måste universitetet intensifiera arbetet med att utveckla utbildningarnas kvalitet med ett särskilt fokus på pedagogiskt förnyelsearbete och de nya former av lärande som inte minst utvecklingen inom IKT-området ger möjligheter till. Ett exempel på detta är inrättandet av Didacticum. Rektor har valt metaforen ”det pedagogiska språnget” som beteckning för detta omfattande förändringsarbete. Det huvudsakliga innehållet i detta arbete har tidigare redovisats för styrelsen. För det andra måste en betydande satsning göras på studenternas studiemiljöer. Detta bör ske på samtliga campus och arbetet har redan inletts. Här bör dock framhållas att studenterna är särskilt missnöjda med den fysiska miljön på Campus Valla. En kritik som är rimlig med tanke på att några större satsningar på studenternas arbetsmiljö under årens lopp inte gjorts i de något slitna husen. Dock skall påpekas att flera åtgärder vidtagits de senaste åren. Exempel på detta är tillgång till trådlöst nätverk, fler eluttag, upprustning av grupprum och liknande lokaler samt ett moderniserat café- och restaurangutbud. Detta är viktigt inte minst med tanke på att dagens student i allt större omfattning tillbringar sin dag (och natt) på campus med krav på att ständigt kunna vara uppkopplad på nätet. Ett sätt att tillmötesgå denna förändring i studenternas studievanor är att skapa en miljö som av studenterna uppfattas som ett ”vardagsrum” på campus. Universitetsledningen 2(7) Men det är inte bara en fråga om att åstadkomma fysiska och lekamliga förbättringar utan det är också nödvändigt att anpassa lokalerna för att göra det möjligt att utveckla och tillämpa de nya pedagogiska modeller vilka är en del av det pedagogiska språng som beskrivits ovan. Detta är bra för våra studenter. Men samtidigt ger det också våra lärare möjligheter att utveckla sina undervisningsformer och pröva nya pedagogiska modeller. Samlingsnamnet för denna satsning på att förbättra universitetets skilda miljöer är ”Campus LiU 2015”. Det huvudsakliga innehållet i detta projekt har även det tidigare redovisats för universitetsstyrelsen. Avsikten med detta projekt är att säkerställa att universitetet har de miljöer för utbildning och arbete som krävs för att även i framtiden vara attraktivt. Det är rektors uppfattning att utgångspunkten vid val av lärosäte givetvis i huvudsak är utbildningens kvalitet och renommé men att andra faktorer som god studiemiljö, attraktiva stadsmiljöer och inte minst tillgång på boende spelar en allt större roll. Linköpings universitet är kanske landets mest utpräglade campusuniversitet, vilket innebär att detta måste speglas i de olika campusmiljöerna. Den pedagogiska, tekniska och lokalmässiga utvecklingen går hand i hand. Olika lärosäten gör olika vägval. Vissa satsar på en ökad distansundervisning, andra liksom LiU på campusförlagd utbildning. Begrepp som flexibilitet, anpassningsbarhet och hållbarhet är nyckelord i detta sammanhang. Förslag Mot denna bakgrund och det utredningsarbete som bedrivits inom projektet ”Campus LiU 2015” bör ett nytt hus byggas på Campus Valla på den plats där det nuvarande förvaltningshuset Origo ligger. Det nya huset har fått arbetsnamnet Origo 2. Detta nya hus ska ses som mötesplats som i första hand ska tillgodose studenternas behov av information. I huset kommer de flesta servicefunktioner som studenterna behöver att finnas, liksom den information som ett modernt bibliotek kan ge. Att utforma nya informationscentra anpassade till den modernaste informationstekniken – många undviker att använda begreppet bibliotek – är något som sker på många universitet världen över. I detta centrum kommer det också att finnas spännande studiemiljöer som ger alla som vistas där, möjligheten att omforma information till kunskap eller upplevelser, vilket ju är själva kvintessensen med ett bibliotek. Origo 2 ska ses som universitetets nav, inte bara för studenter utan också för lärare. Att sammanföra merparten av den studentrelaterade servicen och administrationen till en punkt sker på många lärosäten såväl internationellt som nationellt. Huset ska också fungera som en social mötesplats där studenter och anställda träffas för att umgås och diskutera. Flera svenska lärosäten har redan skapat denna typ av mötesplats och flera planerar något liknande. Det som skulle vara unikt för LiU är integrationen av ett modernt bibliotek i denna typ av byggnad. Genomförs detta förslag får det till följd att det humanistisktsamhällsvetenskapliga biblioteket för närvarande inhyst i Hus D och det tekniskt-naturvetenskapliga biblioteket som nu är beläget i Hus B flyttar till Origo 2. Det innebär att det endast kommer att finnas ett bibliotek på Campus Valla. De ytor som det tekniskt-naturvetenskapliga biblioteket lämnar kommer att övertas av vissa institutioner, något som välkomnas av dessa. En särskild utredning om hur denna yta skall fördelas har inletts. 3(7) Ett uppförande av Origo 2 ger också möjlighet att samla universitetsförvaltning och fakultetskanslier i två hus. För närvarande är dessa funktioner spridda på sju olika ställen på Campus Valla och i Mjärdevi. Försök har flera gånger gjorts att samla förvaltning och kanslier i en ny byggnad, men det har varit svårt att argumentera för detta, när andra angelägna behov som berör kärnverksamheten också förelegat. Att ha en universitetsförvaltning spridd på sju olika ställen är inte effektivt och leder också till högre hyreskostnader. Avsikten är att flertalet av tjänstemännen flyttar till lokaler i Hus D. Institutionen för beteendevetenskap och lärande (IBL) kommer att ha kvar sina lokaler i Hus D. I detta hus kommer även nya miljöer för utbildning att utformas i de ytor som tidigare utgjorde bibliotekets bokhall. En utökning av utbildningsmiljöerna på södra delen av Campus Valla är helt i linje med de synpunkter studenterna fört fram i de olika enkätundersökningar som genomförts, nämligen vikten av att överbrygga det psykologiska avstånd som finns mellan Campus Vallas norra och södra delar eftersom det idag upplevs vara allt för stor koncentration av utbildningsmiljöer till norra delen av campus. De förslag som beskrivits ovan får också till följd att de som är engagerade i universitetets samverkansuppdrag kan samlas i en byggnad, nämligen Hus Zenit, eftersom merparten av den administrativa verksamhet som för närvarande bedrivs där, kommer att flytta till Origo 2. Ett samverkanshus centralt placerat på Campus Valla tydliggör universitetets uppdrag att samverka med det omgivande samhället på ett manifest sätt och markerar universitetets ambition att samverkan ska utgå från universitetet. Huset kan också tjäna som ett skyltfönster i vilket goda exempel på samverkan inom forskning och utbildning kan visas upp. Tillkomsten av detta samverkanshus innebär att viss verksamhet kan flyttas från Mjärdevi Science Park till Campus Valla, vilket också medför vissa kostnadsbesparingar. Ett förverkligande av de föreslagna åtgärderna får till följd att universitetet kan lämna sina förhyrningar i Hus G och Hus Terra, vilket innebär att universitetets totala area på Campus Valla minskar med ca 4 500 kvm. Illustration av planerade förändringar ”Campus LiU 2015” 4(7) De förslag som förs fram ovan kan sammanfattas enligt följande ett nytt hus, Origo 2, byggs på den plats där nuvarande Origo är beläget Hus D byggs om för att hysa nya arbetsplatser för ca 300 medarbetare samt nya undervisningsmiljöer i det humanistisktnaturvetenskapliga bibliotekets nuvarande bokhall Hus Zenit omformas till ett samverkanshus Utformning av arbetsplatser för medarbetare inom universitetsförvaltning och fakultetskanslier Under hösten har de av Akademiska Hus anlitade konsulterna studerat hur hus D kan anpassas för att rymma universitetsförvaltningens och fakultetskansliernas medarbetare. Analysen visar att det är ekonomiskt mest fördelaktigt att inte att rensa hela den befintliga strukturen med innerväggar och installationer för att bygga öppna kontorslösningar som möjliggör att tillräckligt många arbetsplatser kan skapas för universitetsledningen och fakultetskanslierna. En varsam ombyggnad, där stora delar av den befintliga strukturen och rumsindelningen bibehålls är ekonomiskt mest fördelaktig. Arbetsplatserna i Hus D blir då en blandning av egna arbetsrum, delade arbetsrum och öppna lösningar. Resterande arbetsplatser kommer att inrymmas i Origo 2. Avsikten är dock att en så stor andel av personalen som möjligt ska ha sin arbetsplats i Hus D. De arbetsplatser som kommer att finnas i Origo 2 ska uteslutande utgöras av öppna kontorslösningar, eftersom det vid nybyggnation är betydligt billigare att bygga öppna kontorslösningar. Analyser som Akademiska hus konsulter gjort visar, att man sparar minst 7 kvm per medarbetare i en öppen lösning jämfört med eget kontorsrum. I lösningar med eget kontorsrum räknar man generellt med riktvärdet 25 kvm/medarbetare. (kvm per medarbetare inkluderar del i mötesrum, korridorer, toaletter, kopiering, vilrum etc). Ett aktuellt exempel som kan vara intressant i sammanhanget är hämtat från universitetet och en pågående ombyggnad av vissa lokaler i Kåkenhus, Campus Norrköping. De arbetsplatser som iordningsställs för forskningsgruppen organisk elektronik och forskningsinstitutet Acreo, har en genomsnittsyta på 11 kvm/medarbetare, vilket innebär en ytbesparing på 14 kvm per medarbetare. Under hösten 2013 har en rad olika aktiviteter genomförts för att bemöta den oro som uttalats från ett antal medarbetare rörande arbetsplatsens utformning. En särskild samrådsgrupp har bildats under ledning av universitetsdirektören. I gruppen har ingått representanter för de fackliga organisationerna. Ett antal öppna föreläsningar kring temat öppna kontorslösningar kontra enskilda arbetsrum har avhållits liksom en studieresa till KTH, där förvaltningen nyligen flyttat in i nya miljöer med öppna lösningar. En riskanalys och konsekvensbeskrivning har också gjorts och en kunskapsöversikt inom området har utarbetats. 5(7) Ekonomiska konsekvenser De ekonomiska konsekvenserna för de av universitetsstyrelsen redan fattade besluten rörande nybyggnation och ombyggnation beskrivs i den lokalförsörjningsplan för perioden 2014-2018, som redovisats för universitetsstyrelsen vid dagens sammanträde. Lokalkostnaderna, i förhållande till universitets totala kostnader, stiger från nuvarande nivå på 13,4% till 14,7% fram till 2016 följd av beslut som styrelsen redan fattat, vilket motsvarar en ökning om 74 Mkr. Effekterna av dessa beslut illustreras i följande tabell. Objekt Nytt försöksdjurslaboratorium (CBR 2) Campus US Projekteringsavtal US 2010-06-08 Hyresavtal US 2010-10-19 och 2010-11-29 Årshyra Prel. 21 Mkr Ny anläggning för Translational Medicine Center (TMC) Campus Valla Ny anläggning för Nationellt superdatorcentrum (NSC) Campus Valla US 2010-09-13 US 2010-11-29 5,4 Mkr US 2010-10-19 US 2011-02-18 6,3 Mkr Ny anläggning för Katastrofmedicinskt center (KMC) Campus Valla Nytt utbildningshus, hus 001/511 Campus US Ny försöksdjursanläggning för infekterade smådjur (CBR 4) Campus Valla US 2011-04-06 US 2012-02-17 Fr o m 2013-08-01. Ej slutkostnadsreglerad efter inflytning.I samband med att den nya anläggningen tas i bruk lämnas datorhallen Bunkern, Campus Valla. Anläggningen hyrs ut i andra hand till Landstinget i Östergötland. US 2010-11-29 US 2012-04-16 27,5 Mkr Preliminär årshyra fr o m 2015-01-01, den första 10-årsperioden. US 2011-04-06 US 2012-04-16 Ombyggnad av hus 420, plan 9 och 10 (inklusive P3-labb) Campus US Nya institutionslokaler Kopparhammaren 7 Campus Norrköping Nya lokaler för CMIV inom Framtidens US Campus US Nya utbildningslokaler hus 448 Campus US Nya institutionslokaler Kopparhammaren 2 Campus Norrköping Nya studentytor vid Vrinnevisjukhuset i Norrköping Kommentar Preliminär årshyra fr o m 2015-01-01, den första 10-årsperioden. Hyran är ännu ej ännu reglerad avseende kompletterande förutsättningar, såsom flytt av smittat labb m m. Fr o m 2012-10-01 Hyrestillägg US 2011-06-07 1,9 Mkr Beslut om återkallande av hyresavtal US 2012-11-06. Beslut att flytta anläggningen till CBR 2, Campus US. Projekteringsgarantin faller ut och LiU betalar Akademiska Hus nedlagda projekteringskostnader. Fr o m 2016-01-01 US 2011-11-07 2,6 Mkr Fr o m 2012-05-10 US 2012-02-17 US 2013-04-12 6,9 Mkr Preliminär årshyra fr o m 2015-09-01 US 2012-07-17 US 2013-04-12 6,5 Mkr Preliminär årshyra fr o m 2015-01-01 US 2012-04-16 US 2013-02-18 7,6 Mkr Fr o m 2014-09-01 (detta innebär att förhyrningarna i Gropen och Spetsen, Kungsgatan lämnas) US 2013-02-18 6(7) Kostnaderna beräknas stiga till ca 15,5% då effekterna av ”Campus LiU 2015” slagit igenom fullt ut, vilket är beräknat att ske 2019. Denna beräkning baserar sig på de preliminära siffror som universitetet fått från Akademiska Hus. Det är först efter avslutad projektering och kalkylering som mer exakta uppgifter kan tas fram. De siffror som nu är framtagna är högt räknade och baserade på ”worst case”. Förhandlingar med Akademiska Hus kommer att fortgå parallellt med projekteringen. De föreslagna förändringarna i ”Campus LiU 2015” förväntas vara färdigställda under första halvåret 2019. Under perioden 2018-2023 är ett antal större hyresavtal på Campus Norrköping och Campus Valla omförhandlingsbara. Den produktionskostnadsbaserade hyran omvandlas då till marknadsanpassad hyra, vilket innebär en sänkning av årshyran för de aktuella objekten. Historiskt sett har omförhandling från produktionskostnadshyra till marknadshyra inneburit en sänkning av årshyran för objekten på mellan 15-20%. I Norrköping ska hyresavtalen för Täppan, Bomullsspinneriet och Kåkenhus omförhandlas. På Campus Valla är det hyresavtalen för Ångströmhuset, anläggningarna för TMC och KMC samt NSC som berörs. Ovan gjorda bedömningar avseende de ekonomiska konsekvenserna för ”Campus LiU 2015” baserar sig på de årshyror LiU har idag avseende objekten ovan. Det är alltid angeläget att diskutera hur stor andel av den totala ekonomin som ska användas till lokaler och styrelsen har tidigare hyst farhågor för att lokalkostnaderna riskerar att tränga undan andra viktiga delar av verksamheten. Därför måste det ständigt föras en intensiv jakt för att reducera kostnaderna och öka intäkterna. Den lokaleffektivitetsutredning som redovisas i lokalförsörjningsplanen för perioden 2013-2018 är en viktig utgångspunkt för det fortsatta arbetet med att minska de samlade lokalkostnaderna. Här behöver hela lärosätet hjälpas åt för att de åtgärder som beslutas ska ge önskad effekt. Styrelsen har tidigare markerat den vikt den sätter vid att detta arbete ger resultat och uppdrar därför åt rektor att till styrelsen rapportera hur effektivitetsarbetet fortskrider. De antaganden som ligger till grund för lokalförsörjningsplanen och de uppskattade nivåerna av lokalkostnadernas andel av den totala ekonomin, tar inte hänsyn till några eventuella dynamiska effekter. I detta sammanhang är försiktighetsprincipen tillämpad och följaktligen har det inte tagits hänsyn till några sådana effekter. Det finns exempel på alternativa finansieringsformer från andra lärosäten i Sverige, där ombyggnationer genomförts. Det normala är att hyresvärden (Akademiska Hus) står för kapitalanskaffningen och låter lärosätet betala ränta till hyresvärden. LiU vill pröva andra möjligheter att finansiera delar av eller hela byggprojektet. Ett alternativ kan vara att hos regeringen pröva möjligheten att för Origo 2 få teckna ett hyresavtal med längre löptid än de sedvanliga tio åren. Universitet och högskolor får ingå sådana avtal med en längre löptid än tio år endast efter regeringens medgivande. Myndigheten ska inhämta yttrande från Ekonomistyrningsverket om hyresavtal som kräver regeringens medgivande, det vill säga avtal som är längre än tio år. Om LiU skulle välja att få till stånd en längre avtalstid än tio år är det nödvändigt att en dialog med utbildningsdepartementet inleds parallellt med projek- 7(7) teringen, eftersom ett omfattande underlag måste tas fram, innan regeringen kan tillkännage sitt ställningstagande. Någon fördjupad analys av konsekvenserna av ett avbrutit ”Campus LiU 2015” har inte gjorts, vare sig ur ett ekonomiskt eller annat perspektiv. Mardrömsscenariot är att hamna i en negativ spiral, där sämre studie-och arbetsmiljöer leder till minskad attraktionskraft, som i sin tur leder till sämre ekonomi, ännu sämre miljöer, ytterligare minskad attraktionskraft osv… Med en ständigt ökad konkurrens om studenterna, där andra lärosäten förnyar och bygger om sina studiemiljöer i en alltmer ökad takt är detta en påtaglig risk. I detta sammanhang bör också nämnas att i de studentenkätundersökningar (NSI) som universitetet genomför vartannat år lämnar en stor del av de svarande studenterna ett fritextsvar. Två tredjedelar handlar om universitetets bristfälliga fysiska miljö. Det man i första hand då pekar på är studiemiljöerna på Campus Valla. Tidplan Akademiska Hus har tagit fram denna grovt beräknade tidplan för projektets genomförande: utflyttning från Origo är beräknad till juli 2015 rivning av Origo september 2015 inflyttning Origo 2 är beräknad till december 2017 ombyggnad av husen D och Zenit beräknas vara avslutad första halvåret 2019 Eventuellt kan tiden för genomförandet av projektet kortas något genom parallella processer men om detta är möjligt är i dagsläget svårt att förutse. Projektering Projekteringen fram till systemhandling och kalkyl för Origo 2 innehållande de ovan beskrivna funktionerna samt ombyggnad av hus D och Zenit beräknas uppgå till 15 mkr. Om projekteringen ej är genomförd då beloppsgränsen om 15 mkr är uppnådd ska parterna träffa en särskild överenskommelse om eventuell fortsatt projektering. LiU betalar verkligt kostnadsutfall för projektering tills uppdraget slutförts eller till den tid avtalet upphör att gälla. I det fall Akademiska Hus ensidigt väljer att inte genomföra projekteringen enligt ovan faller ingen del av kostnaden på universitetet. Om projektet genomförs inkluderas nedlagda projekteringskostnader i beräkning av hyran för objektet. Universitetsstyrelsen förväntas vid sitt sammanträde i november 2014 underställas bemyndigande till rektor eller till den rektor utser, att teckna preliminärt hyresavtal för Origo 2, ombyggnaden av Hus D samt Hus Zenit. Först i detta skede fattar universitetsstyrelsen beslut om projektet skall genomföras. Nytt Studenthus på Campus Valla – vår gemensamma vision 2014-‐‑02-‐‑19 1. Bakgrund Linköpings universitetsstyrelse fattade i december 2012 beslut om den strategi som ligger till grund för universitetets framtida utveckling. Den övergripande visionen är att Linköpings universitet (LiU) ska vara ett ”Universitet med internationell lyskraft – där människor möts och utvecklas”. Rektor har mot denna bakgrund slagit fast att LiU ska vara det bästa och mest attraktiva alternativet för universitetsutbildning i landet. Med hårdnande konkurrens såväl nationellt som internationellt har rektor identifierat tre områden inom utbildningen som är särskilt viktiga: utbildningarnas kvalitet, pedagogiska former och studenternas studiemiljöer. Det senare går under samlingsnamnet ”Campus LiU 2015”. Dess huvudsakliga syfte är att säkerställa att universitetet har de miljöer för utbildning, studier och arbete som krävs för att, såväl idag som i framtiden, vara attraktivt och funktionellt för studenter och anställda. I Campus LiU 2015 genomförs en rad förbättringar avseende studie-‐‑ utbildnings och arbetsmiljöer vid universitetets samtliga Campus. På Campus Valla i Linköping, föreslås att en ny byggnad uppförs, som stödjer studenters och anställdas inhämtning och utbyte av information och kunskap, det vill säga ett samlat framtidens bibliotek (idag finns universitetsbiblioteket i två olika byggnader på Campus). Därutöver ska byggnaden rymma allt övrigt stöd och övrig service för studier och utbildning. Exempel på sådan service är studenthälsa, språkverkstäder, it-‐‑stöd, reception, studievägledning etc. Allt samlas i en gemensam frontdesk. Byggnaden uppförs på den plats där nuvarande hus Origo står. Detta stärker LiU:s varumärke i konkurrensen med andra svenska lärosäten och även LiU:s identitet som ett Campusuniversitet där det är självklart att all större del av studietiden spenderas på Campus. LiU har alltid satt studenten i centrum och ett sätt att ytterligare utveckla denna ambition är att det vid varje Campus ska finnas en sammanhållen mötesplats, väl känd för samtliga studenter, dit studenten kan söka sig för att få svar på frågor av alla slag. Möjligheten att bygga ut Origo har prövats men av olika skäl visat sig vara omöjligt. Nuvarande hus Origo rymmer universitetsledning, fakultetskanslier och delar av universitetsförvaltningen. Resterande delar av universitetsförvaltningen är spridda i ytterligare sex byggnader på Campus. Eftersom framtidens bibliotek kommer att vara placerat i det nya huset kan hus D byggas om till arbetsplatser för universitetsförvaltning och fakultetskanslier. 2. Innehåll, funktion och arkitektonisk uttryck Den nya byggnaden ska vara välkomnande och uttrycka öppenhet och transparens för att vara ett nav för universitetets framtida bibliotek samt student-‐‑ och utbildningsnära stöd-‐‑ och servicefunktioner. Att Linköpings universitet arbetar aktivt med hållbarhetsfrågor och kommer högt i miljörankingar av universiteten (topp tio i världen och etta i Sverige) ska synliggöras såväl exteriört som interiört och avspeglas energimässigt. Såväl LiU som Akademiska Hus (AH ) satsar på miljö-‐‑ och hållbarhetsfrågor varför hög miljöklassning ska gälla för den nya byggnaden. Byggnaden ska fungera som en mötesplats där studenter, lärare och anställda samlas för att studera, arbeta och utbyta tankar. Att samla information och service till en plats är en tydlig trend på såväl svenska som europeiska lärosäten. Vid LiU ska det vara självklart för studenter att kunna vara på Campus i den utsträckning man önskar. Det är därför viktigt att de för studenterna relevanta delarna är tillgängliga och funktionella. Utmaningarna är många då flera funktioner och verksamheter som idag är utspridda såväl fysiskt som organisatoriskt ska samlas under samma tak. Byggnaden ska utgöra den självklara entrén för Campus Valla och Linköpings universitet där besökaren ska få hjälp med så många frågor som möjligt redan vid sin första kontakt. Lokalerna ska vara inbjudande och tillgängliga samt erbjuda en inspirerande och kreativ miljö utrymmen för avkoppling och återhämtning. En förutsättning för detta är bland annat att ett café eller en restaurang finns på entréplanet. Dessutom ska generösa utrymmen för olika typer av samtal eller studier finnas på detta plan. Byggnadens interiör ska präglas av samma uttryck: öppenhet, välkomnande och transparens. Bibliotekets böcker ska förvaras på ett sätt som gör att de känns som en integrerad del av byggnaden. Inga fasta gränser ska finnas mellan byggnadens olika funktioner avseende allmänna ytor utan de olika funktionerna ska interagera och komplettera varandra. En zonindelning mellan tysta läsplatser, singelplatser till allt mer ”pratvänliga” zoner samt möjlighet att dra sig undan i enskildhet ska skapas. Entréplanet ska vara helt publikt och spegla det myller av människor som ett framstående modernt universitet utgörs av. En central trappa, kanske en rulltrappa, ska leda besökare och personal upp genom byggnaden från helt publika ytor till mindre publika. Den nya byggnaden kommer att ha en central placering och ska kunna anpassas efter olika behov och lokalanvändningstrender över tiden. Det är därför ett krav att byggnaden med sin stomme och installationsplanering ges en generalitet som gör att det lätt går att växla mellan olika rumsindelningar med olika storlek. Kravet på flexibel användning och möjlighet till enkel anpassning kräver att vi kommer att vilja ha planlösningar, som visar olika användningsmöjligheter. Arbetsplatser ska utformas som öppna kontorslösningar, storrum om ca 10-‐‑15 personer vardera med ca tre resursrum (mindre mötesrum/samtalsrum/telefonrum) per storrum. Samtalsrum, för t ex studievägledning, ska då de inte används för avsett ändamål, vara bokningsbara mötesrum för studenter och anställda. De funktioner som har behov av specialrum, t ex studenthälsa etc. ska erbjudas dessa i anslutning till arbetsplatserna. Dessutom finns ett behov av flera mötesrum av varierande storlek, bland annat ett större styrelserum. Dessa kan med fördel samlas på ett våningsplan. Byggnaden ska ge ett luftigt och ljust intryck, samtidigt som den ska vara effektiv och möjlig att förändra. Framförallt i bottenvåningen måste den ge en upplevelse av rymd, generositet och modernitet. Detta innebär att stor omsorg måste läggas på planering av våningshöjder och dagsljus i lokalerna. 3. Övriga krav Långsiktighet och hållbarhet är viktiga ledord för såväl Linköpings universitet som Akademiska Hus. Den nya byggnaden ska projekteras utifrån såväl ekologisk som social och ekonomisk hållbarhet. När det gäller ekologisk hållbarhet ska den nya byggnaden kunna uppfylla kraven enligt Svensk Miljöbyggnad, nivå guld. Social hållbarhet innebär att byggnaden, dess placering och dess samspel med intilliggande utemiljöer bidrar till öppenhet och interaktion mellan besökare. Självklart ska den nya byggnaden uppfylla höga krav på tillgänglighet. Ekonomisk hållbarhet innebär att produktionskostnaden för den nya byggnaden inte får överskrida 20 000 kr/ m² BTA. Det innebär också att material och tekniska lösningar ska väljas så att byggnaden blir kostnadseffektiv att förvalta och underhålla i ett långsiktigt perspektiv. Vill du veta mer om universitetet gå in på www.liu.se Akademiska Hus affärsidé är att tillsammans med svenska lärosäten utveckla kunskapsmiljöer som attraherar studenter och forskare från hela världen, skapar förutsättningar för innovation och bidrar till Sveriges framgång som kunskapsnation. Vår samlade kompetens och erfarenhet är unik och gör oss till Sveriges expert på kunskapsmiljöer och det ledande fastighetsbolaget på området. Läs mer på www.akademiskahus.se 2015-‐‑02-‐‑16 Diarie nr LiU-‐‑2015-‐‑00111 Lokaleffektivitet Rapport lokaleffektivitetsarbetet, LEA Samt handlingsplan för fortsatt arbete med lokaleffektivitet Karolina Ganhammar, projektägare Dennis Wiese-Rhodin, projektledare 1 1 INLEDNING ............................................................................................................................................... 3 1.1 BAKGRUND ................................................................................................................................................................ 3 1.2 SYFTE .......................................................................................................................................................................... 4 1.3 UNDERLAG ................................................................................................................................................................. 4 2 RESULTAT ............................................................................................................................................... 4 2.1 STATISTISKT UNDERLAG ......................................................................................................................................... 4 2.2 HUR GARANTERA BRA TILLGÅNG TILL ÄNDAMÅLSENLIGA LOKALER INOM MÅLET 70% BOKNINGSGRAD? .................................................................................................................................................................. 6 2.2.1 Fler gemensamt ägda och nyttjade undervisningslokaler ................................................................. 6 2.2.2 Optimering av bokningspass ........................................................................................................................... 7 2.2.3 En gemensam lokalpott oberoende fakultet ............................................................................................. 7 2.2.4 Stora salar ............................................................................................................................................................... 7 2.2.5 Tentamenslokaler ................................................................................................................................................. 7 2.2.6 Campusöverskridande utnyttjande av lokaler ......................................................................................... 7 2.2.7 Framåtsyftande och institutionsöverskridande lokalplanering ...................................................... 8 2.2.8 Synliggörande av kostnader ............................................................................................................................ 8 2.2.9 Regler för avbokningar ...................................................................................................................................... 8 2.2.10 Användning av lokaler som läsplatser under tentamensperioder ............................................... 8 3 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ............................................................................. 9 3.1 BÄTTRE NYTTJANDE AV BOKNINGSPASSEN ......................................................................................................... 9 3.2 ÖVERGÅNG AV INSTITUTIONSLOKALER TILL GEMENSAMT ÄGDA LOKALER. .................................................. 9 3.3 ETT MER CAMPUSÖVERSKRIDANDE NYTTJANDE AV LOKALER. ........................................................................ 9 3.4 GEMENSAM LOKALPOTT. ......................................................................................................................................... 9 3.5 SYNLIGGÖRA KOSTNADER. ...................................................................................................................................... 9 3.6 REGLER FÖR AVBOKNING. .................................................................................................................................... 10 3.7 STORA SALAR. ........................................................................................................................................................ 10 3.8 TENTAMENSLOKALER. .......................................................................................................................................... 10 3.9 GEMENSAMMA LÄSESALAR FÖR STUDENTER UNDER TENTAPERIODER. ..................................................... 10 2 1 Inledning 1.1 Bakgrund Universitetsstyrelsen fattade i december 2012 beslut om den strategi som ligger till grund för universitetets framtida utveckling. Den övergripande visionen är att Linköpings universitet (LiU) ska vara ett ”Universitet med internationell lyskraft – där människor möts och utvecklas”. Rektor har mot denna bakgrund slagit fast att LiU ska vara det bästa och mest attraktiva alternativet för universitetsutbildning i landet. Med hårdnande konkurrens såväl nationellt som internationellt har rektor identifierat tre områden inom utbildningen som är särskilt viktiga: utbildningarnas kvalitet, pedagogiska former och studenternas studiemiljöer. Det senare går under samlingsnamnet ”Campus LiU 2015”. Dess huvudsakliga syfte är att säkerställa att universitetet har de miljöer för utbildning, studier och arbete som krävs för att, såväl idag som i framtiden, vara attraktivt och funktionellt för studenter och anställda. I november 2013 fattade universitetsstyrelsen beslut om att påbörja projektering av de inom Campus LiU 2015 föreslagna ny- och ombyggnationerna på Campus Valla. Då lokalkostnadernas andel av LiU:s totala kostnader beräknas öka kraftigt fram till ca 2020, främst beroende på sedan tidigare fattade beslut om ny- och ombyggnationer på framförallt Campus US, var styrelsens beslut villkorat enligt följande: • • att styrelsen som sitt riktmärke uttalar att lokalkostnaderna för universitetet inte ska överstiga 15% av universitetets totala kostnader. Att uppdra åt rektor, eller den hon utser, att med utgångspunkt i pågående lokaleffektivitetsutredning återkomma till styrelsen med avrapportering hur effektivitetsarbetet fortskrider och vilka kostnadsreduceringar som kan verkställas inom befintligt lokalbestånd Rektor fattade i maj 2014 beslut om ”Åtgärder att optimera och effektivisera lokalutnyttjandet”, diare nr LiU 3014-0098. I beslutet framgår bland annat: ”vidta åtgärder för att effektivisera lokalutnyttjandet på samtliga campus i syfte att minska universitetets förhyrda yta. Ett riktvärde för uppdraget är att en genomsnittlig bokningsgrad på 70% , beräknat på 40 terminsveckor under ett år, ska gälla.” Samtliga fastigheter på Campus Valla ägs och förvaltas av Akademiska Hus. Universitetets förhandlingsutrymme blir därmed per automatik begränsat och därmed också möjligheterna att kunna lämna förhyrningar om inte hela hus lämnas. De inom Campus LiU 2015 föreslagna åtgärderna avseende samlad förvaltning (I D-huset, Zenit och nytt studenthus) innebär att LiU kan lämna förhyrningarna i G-huset och Terra. Hyran för dessa förhyrningar uppgår i dagsläget till 15,4 mnkr. En översyn och framtagande av campusplan över lokalbeståndet i samarbete med samtliga fakulteteter och institutioner på Campus Valla samt tillsammans med fastighetsägaren bör genomföras inom den närmaste framtiden i syfte att undersöka möjligheterna till ett mer gemensamt lokalutnyttjande. På Campus Norrköping, däremot, är läget för universitetet ett helt annat. Här hyr universitet lokaler för närvarande av fyra olika fastighetsägare. Då etableringen av Campus Norrköping skedde, 1997, ansökte universitetet om att få teckna längre hyresavtal än 10 år och fick detta beviljat. För några fastigheter, såsom Kåkenhus, Täppan, Trappan och Bomullspinneriet, sträcker sig kontraktstiderna fram till 2018-2019. Fastigheten Trappan är i dagsläget i det närmaste tom, med en årshyra om 2,3 mnkr. Bomullspinneriet är den mest perifera av fastigheterna med en årshyra om 12 mnkr och en area om ca 7 000 kvm. I samband med etableringen av campusbron, invigd sommaren 2012, påbörjade universitetet en koncentration av campus runt Motala Ström. Hösten 2014 lämnade universitetet kv Gropen och delar av kv Spetsen och berörda verksamheter flyttade dels in i den ny- och ombyggda fastigheten i kv 3 Kopparhammaren 2 dels till Kåkenhus. Denna rockad innebar en minskning av universitetets förhyrda area i Norrköping med ca 1 400 kvm. Då kv Bomullsspinneriet är uppsägningsbart bör universitetet noga överväga att säga upp Bomullsspinneriet och utreda om förtätning inom Kv Kopparhammaren 2 (inom fastigheten finns en byggnadskropp som ännu inte är tagen i anspråk) och Täppan skulle vara tillräcklig yta. Detta skulle medföra en uppskattad besparing på 6 mnkr under första 10-årsperioden och en minskning av ytan med ca 6 500 kvm. 1.2 Syfte Syftet med denna rapport är att utifrån framtaget statistikmaterial, genomförda inventeringar och utredningar med mera ta fram förslag till åtgärder samt en handlingsplan för hur universitetet framöver kan arbeta med lokaleffektivitet och ett bättre utnyttjande av universitets lokaler för utbildning. 1.3 Underlag Följande underlag har använts i utredningen. 1. Statistisk analys av LiU:s lokalnyttjande under 2014 2. Rektors beslut ”Åtgärder att optimera och effektivisera lokalutnyttjandet” diarie nr 201400988 3. ”Lokaleffektivitet, en nulägesanalys av LiU:s nyttjande av lokaler för utbildning, vårterminen 2013, ett delprojekt inom Campus LiU 2015” diarie nr LiU 2013-01176 4. Inventering av institutionsägda lokaler 5. Material från workshop med Örebro universitetet avseende modell för differentierad internhyressättning 2 Resultat 2.1 Statistiskt underlag Det statistiska underlaget redovisas för samtliga campus, se bilaga 1. Statistiken är baserad på bokningar gjorda i schema- och lokalbokningssystemet TimeEdit för år 2014 och bokningsgraden som redovisas baseras på 40 veckor, 5 dagar per vecka samt 8 timmar per dag. Ej bokningsbar tid är de 15 minuter innan varje bokningspass som används för ventilation samt utrymning av lokalen, vilket totalt kan uppgå till ca en timme per dag. Resultatet blir att 200 timmar per år, eller 12,5% av den totala bokningsgraden, för en lokal inte går att använda för undervisning. Dock följer inte all undervisning bokningspassen vilket innebär att intervallet 87,5% - 100% får anses motsvara en fullbokad lokal. Bokningar på kvällstid räknas med i bokningsgraden. Bokningsgraden skiljer sig från nyttjandegraden, då det händer att lokaler används utan att de bokas, men kanske också att lokaler bokas utan att de används. I dagsläget har universitetet inte några verktyg för att kunna mäta faktisk nyttjandegrad, endast stickprov kan genomföras. Vilket dock inte föreligger i den statistik som ligger till grund för denna rapport. Nyttjandegraden ligger troligen över bokningsgraden, men hur mycket är svårt att uppskatta, LEA avser att under 2015 ta fram en metod för att bättre kunna uppskatta reell nyttjandegrad. I nedanstående tabeller visas bokningsgrad på kurskod, d v s den bokning som direkt kan hänföras till specifikt undervisningsmoment. Utöver detta bokas lokaler av studenter, samt för gemensamma aktiviteter, t ex rektors informationsmöten för medarbetarna och andra gemensamma aktiviteter. Den framtagna statistiken avseende bokningsgraden kan illustreras, gällande samtliga lokaler oavsett storleksordning och kategori: 4 Campus Bokningsgrad samtliga bokningar (inkl studentbokningar och andra lokalbokningar) 55% 44% 56% Valla Norrköping US Bokningsgrad på kurskod 24% 17% 27% I jämförelse med det statistiska underlaget som låg till grund för rapporten: ”Lokaleffektivitet”, diarie nr LiU 2013-01176 samt rektors beslut ”Åtgärder…”, diarie nr 2014-00988, visar dessa siffror i princip oförändrad bokningsgrad. I ovanstående tabell ingår även så kallade speciallokaler, det vill säga laborationssalar med mera. Då det framförts kritik gällande specialsalars bokningsmöjlighet till en bokningsgrad som uppfyller målet 70%, i enlighet med rektors beslut, togs ny statistik fram. Denna statistik utgår från en uppdelning på storlek på lokalen samt lokaltyp (där specialsalar är exkluderade) för att bättre kunna jämföra bokningsgraden av likvärdiga lokaler. I nedanstående tabell visas bokningsgraden för fyra olika storlekskategorier: Platser Valla Norrköping US 90 pl och 47% 41% 34% större 90 pl och 65% 52% 44% större 60-‐89 pl 36% 35% 28% 60-‐89 pl 50% 51% 44% 30-‐59 pl 37% 30% 35% 30-‐59 pl 70% 74% 58% Mindre än 30 pl Mindre än 30 pl 21% 14% 25% 78% 50% 57% Anm Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningsgraden fördelad på lokaltyper framgår av nedanstående tabell: 5 Lokaltyp Grupprum Valla 15% Norrköping 11% US 15% Grupprum 84% 51% 53% EDIT-‐rum - 31% 38% EDIT-‐rum - 64% 81% Lärosal 38% 25% 41% Lärosal 68% 69% 63% Hörsal 48% 41% 29% Hörsal 62% 52% 41% Casesal 25% - - Casesal 55% - - Anm Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar En jämförelse mellan de två tabellerna visar att mönstren är likartade. Lokaltypen ”grupprum” har exempelvis en liknande ökning då samtliga bokningar räknas som storlekskategorin ”mindre än 30 pl”. Lokaltypen ”hörsal” visar liknande siffror som storleksklassen ”90 pl och större”. Slutsatser som kan dras från tabellerna är att studentbokningar står för en majoritet av bokningarna i de mindre lokalerna, och att det stämmer att speciallokalerna minskar bokningsgraden. Det finns exempel på att bokningsgraden överstiger 70% när samtliga bokningar räknas, men det finns fler områden där det finns behov av ökad bokningsgrad för att uppnå målet. 2.2 Hur garantera bra tillgång till ändamålsenliga lokaler inom målet 70% bokningsgrad? I enlighet med rektors beslut visar denna rapport på en rad olika åtgärdsförslag/handlingsplan för hur universitetet kan uppnå en bokningsgrad om 70% för bokningsbara lokaler. Dessa olika förslag kan sammanfattas enligt nedan: Det finns goda möjligheter att nå bättre lokaleffektivitet, men för att uppnå målet krävs en samsyn och solidaritet i användning av befintliga lokalresurser. 2.2.1 Fler gemensamt ägda och nyttjade undervisningslokaler En inventering över institutionsägda undervisningslokaler har genomförts, se bilaga 4. Denna inventering visar att ett relativt stort antal lokaler skulle kunna ägas gemensamt och därmed vara tillgängliga för gemensam lokalbokning, vilket vore av stort värde om de kunde användas gemensamt för undervisning. I bilagan ges också förslag på vilka institutionsägda lokaler som är lämpliga att övergå till gemensamt ägande och en möjlig tidplan för övergången. Den största fördelen med gemensamt ägda lokaler för undervisning är möjligheten att få ett helhetsperspektiv över universitetets lokalbestånd gällande lokaler för undervisning. Det befintliga problemet med olika bokningssystem, som idag förekommer, då de institutionsägda lokalerna till viss del bokas i egna system, skulle 6 upphöra. Det skulle också medföra ekonomiska fördelar för institutionerna, då de endast betalar för bokade timmar. Försök har gjorts att ha fortsatt institutionsägda lokaler, men att de bokas gemensamt. Ägande institution har haft förtur för bokningar av lokalen, vilket kraftigt begränsat möjligheten för ett effektivt utnyttjande av lokalerna vid planering av grundschemat. Detta eftersom institutionerna helst bokar sina egna lokaler oavsett storlek på dessa, d v s av tradition kanske använder sin egen lokal även om den är för stor för aktuellt undervisningsmoment. 2.2.2 Optimering av bokningspass I dagsläget är bokningspassen uppdelade i fyra tvåtimmarspass per dag. Passen tidig morgon och sen eftermiddag (särskilt måndag morgon och fredag eftermiddag) är dåligt utnyttjade. Det finns flera sätt att uppnå en mer jämnt fördelad bokningsgrad över veckan. Exempelvis kan en solidarisk fördelning av ”populära” och ”mindre populära” pass krävas vid varje utbildningsmoments schemaläggning; olika priser kan användas för olika pass (”subventionering” av mindre populära pass); en solidarisk överenskommelse kan göras avseende hur stor frihetsgrad som ska ges vid bokning då bokningen innehåller många variabler (veckodag, tid på dag, specifik lokal) – vilken, eller vilka förändringar som ska ske för optimering kräver en fortsatt utredning tillsammans med verksamheten. 2.2.3 En gemensam lokalpott oberoende fakultet I nuläget delas de bokningsbara gemensamma lokalerna upp i flera delar, vilket begränsar för optimering av bokningarna. En samlad lokalpott, utan fakultetsuppdelning, skulle innebära bättre förutsättningar för att storleksanpassa lokal efter kurs/studentantal. Detta förutsätter ett fullständigt samarbete mellan samtliga LiU:s schemasamordnare. 2.2.4 Stora salar Efterfrågan på stora föreläsningssalar är mycket stor vid framförallt terminsstart, men minskar kraftigt därefter. Behovet av stora föreläsningssalar kan till exempel avhjälpas genom att de föreläsningssalar som ägs av institutioner övergår till gemensamt ägande, att Forumteatern som finns i Nationernas Hus bokas centralt samt genom externa bokningar, som också kan hanteras via universitetets lokalbokning. Ett mer campusöverskridande utnyttjande av lokaler (se även 2.2.6) är också ett alternativ. 2.2.5 Tentamenslokaler Idag har universitetet särskilda lokaler för tentamen. Dessa lokaler är mycket ytkrävande och utnyttjas inte till annat ändamål. Inom LEA har en analys gjorts av lämpligheten för tentamenssalar att även användas för undervisning. I vissa fall kräver det ganska stora anpassningar av lokalerna avseende akustik, indelning med hjälp av vikväggar eller motsvarande etc. Att istället använda ordinära undervisningslokaler för tentamen i större utsträckning verkar vara ett bättre alternativ samt utnyttja andra lokaler, ej inom LiU:s eget lokalbestånd, för tentamen, till exempel Campushallen, Katastrofmedicinskt centrums (KMC) övningshall med flera. Ett annat exempel på mer flexibelt utnyttjande av våra lokaler är hur vi i framtiden ser på datasalar och laborationslokaler. En möjlig framtida övergång till digitala tentamina medför att behovet av särskilda tentamenslokaler förändras. 2.2.6 Campusöverskridande utnyttjande av lokaler 7 De ny- och ombyggnationer som genomförts på Campus US kommer att innebära en ökning av antalet undervisningslokaler som sannolikt inte helt kommer behövas för medicinska fakultetens behov, utifrån målet 70% bokningsgrad. Även förstärkt samverkan mellan Campus Norrköping, Campus US och Campus Valla borde vara möjlig för att täcka in toppar exempelvis vid terminsstart och tentamensperiod. 2.2.7 Framåtsyftande och institutionsöverskridande lokalplanering För att uppnå större lokaleffektivitet över tid behöver en mer framåtsyftande och institutionsöverskridande lokalplanering komma till stånd. Ett mer gemensamt utnyttjande även av ”specialsalar” till exempel datorsalar, laborationsmiljöer och slöjdsalar med mera bör vara möjlig. 2.2.8 Synliggörande av kostnader Kostnader på kursnivå Under framtagandet av det system kallat schemaplaneraren där kursansvariga lämnar in sina schemaönskemål, har synpunkter inkommit om att man vid inlämnandet av underlaget vill ha en sammanställning av kostnader för lokalbokning per kurs. Dessa önskemål är möjliga att tillgodose genom en vidareutveckling av systemet. Internhyrans utveckling Institutionerna uttrycker stark oro över ökningen av kostnad för lokaler. Internhyresnivån har ökat med närmare 200 kr/kvm 2015 i förhållande till 2014 års nivå. Inom LEA har ett inventeringsarbete påbörjats i syfte att undersöka möjligheterna för en mer differentierad internhyressättning. En kortfattad redogörelse för detta arbete återfinns i bilagorna. Arbetet kommer att fortsätta under 2015. Kostnadseffekter relaterat övergång från institutionslokaler till gemensamt ägande En översyn och simulering gällande vilka effekter, på institutionsnivå, en övergång från institutionsägda till gemensamt ägda lokaler skulle medföra kommer att göras under 2015. 2.2.9 Regler för avbokningar LEA föreslår att reglerna för avbokningar ses över. I dagsläget kan en bokad lokal avbokas ända fram till bokningstillfällets början utan kostnad. Detta får till följd att lokalen inte kan nyttjas av någon annan utan står tom, vilket ger en suboptimering av lokalutnyttjandet. 2.2.10 Användning av lokaler som läsplatser under tentamensperioder Under tentamensperioderna är efterfrågan på läsplatser bland studenter som störst. Då studenter kan boka lokaler upp till 30 platser själva genom TimeEdit blir många lokaler upptagna under denna period. Detta innebär ett utrymme för optimering då icke bokade lokaler inte alltid fylls. Ett önskemål om att universitetet bokar ett antal lokaler som tysta läsesalar under tentamensperioderna har framförts från studenthåll, vilket i större utsträckning skulle optimera lokalanvändandet då alla studenter skulle ha tillgång till dessa lokaler. Studenterna riskerar inte heller att bli bortkörda från lokalen, då den inte kan bokas av någon annan. 8 3 Slutsatser och rekommendationer 3.1 Bättre nyttjande av bokningspassen För att bättre nyttja de pass som i nuläget inte bokas i samma utsträckning behöver även de tidiga och sena passen ses som likvärdiga de mer populära undervisningspassen. Rekommendation: LiU bör ta fram en gemensam policy som tydliggör det solidariska ansvaret för bokning över hela veckan. Om inte detta kan fås att fungera måste det förtydligas att omflyttning av bokningspass kan bli aktuellt om det ger optimeringsfördelar. Rekommendation. Möjligheten till subventionering av hyra för lokal på mindre efterfrågat pass bör undersökas, vilket också innebär att flyttning från önskad tid på grund av för hög efterfrågan på det specifika passet ger subventionering (se ovan). 3.2 Övergång av institutionslokaler till gemensamt ägda lokaler. Som framgått i rapporten medför institutionsägda lokaler en suboptimering gällande möjligheten att fördela lokaler. En övergång till central bokning men oförändrat ägande är i många fall inte en tillräcklig lösning då förturen i dessa fall kvarstår. För att en lokal ska kunna nyttjas till fullo behöver den följa samma regler som övriga gemensamma undervisningslokaler. Detta innebär en ekonomisk fördel för den i nuläget ägande institutionen då de endast behöver betala för de timmar som lokalen bokas av dem. Rekommendation: LEA föreslår att de lokaler som ingår i listan från inventeringen i bilaga 4 övergår från institutionsägda lokaler till gemensamt ägande. 3.3 Ett mer campusöverskridande nyttjande av lokaler. Då det utifrån målet med en ökad bokningsgrad finns möjlighet att optimera användandet av universitetets samtliga lokaler bör en mer campusöverskridande lösning tas fram. Då det framförts önskemål från studenter om ökad spridning mellan undervisningstillfällen på olika campusområden. Lösning för att underlätta transport mellan olika campus, framförallt mellan Campus Valla och Campus US, bör undersökas. Rekommendation: undersöka möjligheten till en utökning av campusbussen turer. 3.4 Gemensam lokalpott. En gemensam lokalpott för universitetets lokaler förbättrar möjligheterna för samtliga schemasamordnare att fördela lokaler till kurser baserat på kursens storlek. Då nuvarande situation innebär att schemasamordnare vid planering av grundschemat inte har tillgång till alla lokaler för storleksindelning kan en gemensam lokalpott underlätta möjligheterna till optimering. Detta innebär dock större krav på samordning mellan samtliga schemasamordnare. Rekommendation: Ett försök genomförs där schemasamordnarna ges möjlighet att tillsammans planera samtliga scheman utifrån en gemensam lokalpott för att bättre optimera lokaler efter antal studenter på kurserna som ska schemaläggas. Fakultetsuppdelningen av undervisningslokaler tas därmed bort. 3.5 Synliggöra kostnader. I syfte att ge en bättre bild av vad olika kurser kostar i lokalkostnad per tillfälle kan schemaläggningsverktyget ”schemaplaneraren” vara till hjälp, genom att den ger en översiktlig bild kan lokalkostnaden för kurser bättre planeras från berörd institution. Rekommendation, Utveckla schemaplaneraren med en funktion som ger en uppskattning av lokalkostnad för önskat schemaunderlag. 9 3.6 Regler för avbokning. Då reglerna för avbokning i dagsläget tillåter en lokal att avbokas i direkt anslutning till när den skulle användas ges ingen möjlighet att placera annan undervisning i lokalen vid det tillfälle då den avbokats. Ett krav på längre framförhållning inför en avbokning skulle möjliggöra ett bättre nyttjande av dessa tillfällen. Vid sjukdom blir tillfället i regel ombokat varför ingen avgift bör tas för en ombokning. Rekommendation: Universitetet föreslås införa en regel för avbokning som motsvarar samma regler som för de externa lokaler som universitetet hyr. Förslagsvis bör en avbokning ske med två veckors framförhållning. 3.7 Stora salar. Då efterfrågan på stora salar är så hög i perioder att efterfrågan inte kan mötas utan förhyrning av externa lokaler bör de föreläsningssalar som universitetet har till förfogande användas så optimalt som möjligt. Rekommendation: De två föreläsningssalar som idag är institutionsägda (Planck och Visionen) övergår till gemensamt ägande och används utifrån samma förutsättningar som övriga föreläsningssalar. Rekommendation: Forumteatern i Nationernas Hus utrustas med bättre teknisk utrustning för att göra den lämplig för föreläsningstillfällen. Rekommendation: Vid tillfällen då efterfrågan är hög används en campusöverskridande lösning där föreläsningstillfällen kan förläggas på annat campus än den dagliga verksamheten. 3.8 Tentamenslokaler. Då tentamenslokalerna i hus Terra i stort endast endast används vid tentamenstillfällen skulle kostnaden för dessa lokaler kunna frigöras genom att tentamen förläggs i universitetets övriga lokaler samt KMC:s övningshall och Campushallens idrottshallar. En övergång till mer digitala tentamina förutspås också få en påverkan på efterfrågan på tentamenslokaler. Rekommendation: Hyresavtalet gällande tentamenslokaler i hus Terra förlängs ej efter det att de inom projekt Campus LiU 2015 föreslagna åtgärderna är genomförda. Tentamenstillfällen förläggs istället i universitetets övriga undervisningslokaler och externa lokaler, t ex Campushallen mm. En utökning av tentavakter genomförs för att tillmötesgå behovet som uppstår vid en sådan omfördelning. 3.9 Gemensamma läsesalar för studenter under tentaperioder. För att studenter bättre ska kunna nyttja de lokaler som används som läsplatser under tentamensperioder föreslås att ett antal lokaler bokas centralt för detta ändamål. Då efterfrågan på läsplatser är stor under tentamensperioderna innebär nuvarande situation- där studenterna använder en obokad lokal för studier - ett ineffektivt användande av salens totala antal platser. Det innebär också en osäkerhet bland studenterna då de kan behöva flytta sig när salen blir bokad. Rekommendation: Universitetet åtar sig att under 2015 boka ett antal lokaler att användas som läsplatser/tysta läsesalar under perioder då efterfrågan på läsplatser bland studenter är stor. Vilka perioder/veckor som berörs samt antalet salar som bokas för detta ändamål bör beslutas i samråd med studenterna. Rekommendation: En lösning tas fram där studenter ges möjlighet att prenumerera på tysta läsesalar via sina mobiler/laptops samt får information om vilka salar som bokats i detta syfte via informationsskärmar på campus. 10 Bilagor Statistisk analys av LiU:s lokalnyttjande under 2014 Då målet med LEA-projektet är att ge förslag på åtgärder för att effektivisera nyttjandet av universitetets utbildningslokaler är det nödvändigt att få en uppfattning om hur lokalerna i nuläget bokas av universitetets utbildningsverksamhet. Då alla gemensamma utbildningslokaler bokas i det centrala bokningssystemet TimeEdit finns möjligheten att sammanställa statistik över detta. Beräkning av bokningsgrad För att kunna visa i vilken utsträckning en lokal bokas används begreppet bokningsgrad. Bokningsgraden beräknas genom antalet timmar en lokal bokas dividerat med antalet bokningsbara timmar för lokalen. Antalet bokningsbara timmar beräknas som 8 timmar per dag, 5 dagar per vecka, 40 veckor per år vilket motsvarar 1600 timmar. De 40 veckor som ingår i beräkningen är veckorna 223 och 34-51. Bokningsgraden beräknas i procent och utgår från att 8 timmar per dag motsvarar en fullbokad sal (100% bokningsgrad). Lämpligheten med denna typ av uträkning kan diskuteras då universitetet använder bokningspass med ett 15 minuters intervall för att utrymma och ventilera salarna mellan varje bokat pass. Om all undervisning bokades i tvåtimmarspass skulle det innebära att en sal varje dag har totalt en timme då salen utryms och ventileras, vilket under ett år motsvarar 200 timmar eller 12,5% av total bokningsbar tid för en sal. Då all undervisning inte bokas i tvåtimmarspass utan ibland exempelvis fyra timmar eller hela dagar innebär det att siffran för en fullbokad sal ligger inom intervallet 87,5% - 100% av total bokningsbar tid. I tabell 1 redovisas den totala bokningsgraden för universitetets samtliga lokaler. Tabell 1. Campus Valla Norrköping US Bokningsgrad samtliga bokningar (inkl studentbokningar och andra lokalbokningar) 55% 44% 56% Bokningsgrad på kurskod 24% 17% 27% Bokningsgrad uppdelad i storlekskategorier och lokaltyper Att redovisa bokningsgraden med utgångspunkten 40 timmar per vecka i bokningsbar tid fungerar väl för de lärosalar som används till vanlig undervisning. Att redovisa detta för totala antalet bokningsbara salar innebär dock också att det även innefattar specialsalar så som laborationslokaler, datorsalar, slöjdsalar etc. Det kan diskuteras om mer specialinriktade salar kan förväntas ha en bokningsgrad som motsvarar bokningsgraden för exempelvis en lärosal eller om en lägre bokningsgrad kan anses vara acceptabel för sådana salar. En fördelning av salarna i storlekskategorier blir därför aktuellt då detta medför en möjlighet att jämföra lokaler med liknande förutsättningar, se tabell 2. 1 Tabell 2. Platser 90 pl och större Valla 47% Norrköping 41% US 34% 90 pl och större 65% 52% 44% 60-‐89 pl 36% 35% 28% 60-‐89 pl 50% 51% 44% 30-‐59 pl 37% 30% 35% 30-‐59 pl 70% 74% 58% Mindre än 30 pl 21% 14% 25% Mindre än 30 pl 78% 50% 57% Anm Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Utöver storlekskategorier kan salarna också indelas i lokaltyper (det vill säga olika kategorier baserat på vad en lokal används till). Syftet med en uppdelning i olika lokaltyper är detsamma som syftet med storlekskategorier, nämligen att kunna jämföra lokaler med olika användningsområden, se tabell 3. Tabell 3. Lokaltyp Grupprum Valla 15% Norrköping 11% US 15% Grupprum 84% 51% 53% EDIT-‐rum - 31% 38% EDIT-‐rum - 64% 81% Lärosal 38% 25% 41% Lärosal 68% 69% 63% Hörsal 48% 41% 29% Hörsal 62% 52% 41% Casesal 25% - - Casesal 55% - - Anm Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar Bokningar på Kurskod Samtliga bokningar 2 En jämförelse av tabell 2 och 3 visar ett liknande resultat där kategorin hörsal kan jämföras med storlekskategorin ”90 pl och större”, kategorin grupprum kan jämföras med storlekskategorin ”mindre än 30 pl” och lärosal med de storlekskategorier däremellan. Siffrorna visar ett utrymme för ökad bokningsgrad inom flera kategorier. Andel bokade timmar per bokningspass För att uppnå en hög bokningsgrad bland universitetets lokaler behöver samtliga 8 bokningsbara timmar per dag nyttjas likvärdigt. Det innebär att en relativt jämn fördelning mellan de olika bokningspassen som universitetet använder sig av är av vikt för att uppnå en hög bokningsgrad. I Tabell 4 redovisas fördelningen mellan olika bokningspass uppdelat på campus. Tabell 4. Intervall 8-‐10 Valla 13,82% Norrköping 10,51% US 9,53% 8-‐12 4,92% 8,93% 12,54% 10-‐12 22,76% 23,65% 13,77% 13-‐15 20,00% 16,25% 16,62% 13-‐17 12,49% 16,63% 13,09% 15-‐17 10,43% 6,82% 6,97% 17-‐21 6,60% 1,69% 0,85% Övrig tid 8,97% 15,53% 26,62% Anm Bokningar på kurskod Bokningar på kurskod Bokningar på kurskod Bokningar på kurskod Bokningar på kurskod Bokningar på kurskod Bokningar på kurskod Bokningar på kurskod Med utgångspunkten hur lokalerna är bokade under 2014 finns möjlighet till optimering gällande bokningspassen. Genom att i större utsträckning använda alla bokningsbara pass (passen 8-10 samt 15-17 har en lägre andel bokade timmar än 10-12 och 13-15) skulle en jämnare fördelning uppnås. Även en större flexibilitet gällande den geografiska placeringen av undervisning skulle kunna optimera lokalanvändandet. 3 2013-‐‑06-‐‑26 Version 0.1 Diarie nr LiU-‐‑2013-‐‑01176 Lokaleffektivitet En nulägesanalys av LiU:s nyttjande av lokaler för utbildning, vårterminen 2013, ett delprojekt inom Campus LiU 2015 1 1 INLEDNING ............................................................................................................................................... 3 1.1 BAKGRUND ............................................................................................................................................................... 3 1.2 SYFTE ........................................................................................................................................................................ 3 1.3 UNDERLAG ............................................................................................................................................................... 3 2 RESULTAT ................................................................................................................................................ 3 2.1 STATISTISKT UNDERLAG ........................................................................................................................................ 3 2.1.1 Slutsatser med utgångspunkt i det statistiska underlaget ......................................................... 4 2.2 WORKSHOP MED UNIVERSITETSLEDNINGEN ..................................................................................................... 5 2.3 WORKSHOP MED PREFEKTLEDNINGSRÅDET ..................................................................................................... 5 2.3.1 Stämmer bilden som givits i presentationerna av LiU:s lokalsituation avseende grundutbildning? ............................................................................................................................................................. 5 2.3.2 Hur kan vi matcha behov av lokaler med tillgång till lokaler för utbildning? ................... 5 2.3.3 Hur blir vi mer effektiva i vårt lokalutnyttjande i utbildningen, beträffande studenternas datorarbetsplatser/datasalar? ..................................................................................................... 6 2.3.4 Vilken hållning/finansieringsmodell ska LiU ha till studenternas lokalbehov för studier/grupparbete etc? ............................................................................................................................................. 6 2.3.5 Övrigt .................................................................................................................................................................. 6 2.4 LOKALEFFEKTIVITET, RESULTAT FRÅN PIL-‐UTREDNINGENS ENKÄT ........................................................... 6 2.5 AKTUELLA FRÅGOR SOM DISKUTERATS I RÅDET FÖR SCHEMALÄGGNING OCH LOKALBOKNING .............. 7 2.5.1 Behov av samordnad schemaläggning av undervisningsmoment och tentamenstillfällen .......................................................................................................................................................... 7 2.5.2 Terminsvis schemaläggning och lokalbokning ................................................................................ 7 2.5.3 Upplevd brist på stora lokaler ................................................................................................................. 8 2.5.4 Alternativ användning av tentamenslokaler .................................................................................... 8 2.5.5 Minskat behov av datorsalar .................................................................................................................... 8 2.5.6 Effektivare schemaläggning och lokalbokning ................................................................................ 8 2.5.7 Fysisk placering av lärares tjänstgöring inom LiU ......................................................................... 8 2.5.8 Möjlighet att boka 1-‐timmespass i LiU:s lokaler ............................................................................. 8 2.5.9 Organisatoriskt ansvar för bemanning av schemaläggare och lokalbokare ...................... 9 2.6 SLUTSATSER & REKOMMENDATIONER ............................................................................................................... 9 2.6.1 LiU:s lokalbestånd för utbildning samt dess tekniska utrustning ............................................ 9 2.6.2 Institutionsägda eller gemensamma lokaler för utbildning? .................................................... 9 2.6.3 Utformning och nyttjande av datorsalar för studenter .............................................................. 10 2.6.4 Regler och rutiner för schemaläggning och lokalbokning ........................................................ 10 2.6.5 Ansvarsfördelning av LiU:s schemaläggning och lokalbokning ............................................. 10 2.6.6 Fysisk placering av lärares tjänstgöring inom LiU ....................................................................... 11 2.7 RAPPORTENS SPRIDNING .................................................................................................................................... 11 2 1 Inledning 1.1 Bakgrund I arbetet med LiU:s pedagogiska språng har det strategiska målet att skapa attraktiva akademiska miljöer lyfts fram. Två delprojekt arbetar för närvarande med detta ur olika perspektiv. I delprojektet Pedagogiska innovativa lärmiljöer, (PIL) preciseras bland annat de pedagogiska krav och behov som är utgångspunkten för hur grundutbildningen bör utformas i framtiden. Det påverkar såväl lokalernas utformning som de principer och beslut som styr arbetet med schemaläggning. I delprojektet Campus LiU 2015 planeras för större förändringar av LiU:s campusområden. Det syftar till att skapa mer ändamålsenliga och moderna lokaler för att tillmötesgå verksamhetens behov och svara upp till nuvarande och kommande studenters och anställdas krav och förväntningar på arbets-‐‑ och lärmiljöer. Här framkommer förslag och idéer på relativt kostnadskrävande ny-‐‑ och/eller ombyggnationer. För att få ekonomiskt utrymme att realisera de lokalrelaterade ambitionerna i LiU:s pedagogiska språng krävs att utbildningen planeras och schemaläggs så att de lokaler som används för grundutbildning nyttjas mer effektivt. 1.2 Syfte Syftet med denna utredning är att göra en inventering av nuläget gällande Linköpings universitets lokaleffektivitet inom utbildningsområdet och lämna rekommendationer till universitetsledningen om hur lokalnyttjandet kan effektiviseras inom LiU. 1.3 Underlag Följande underlag har använts i utredningen. -‐ Statistisk analys av LiU:s lokalnyttjande under ett kalenderår -‐ Resultat av workshop med universitetsledningen -‐ Resultat av workshop med prefektledningsrådet -‐ Resultat från enkät rörande LiU:s lärmiljöer (PIL-‐‑projektet) -‐ Aktuella frågor som diskuterats i rådet för schemaläggning och lokalbokning 2 Resultat 2.1 Statistiskt underlag Det statistiska underlaget har fokus på campus Valla, ett urval av motsvarande tabeller och diagram redovisas också för campus Norrköping och campus US. Statistiken är baserad på bokningar gjorda i schema-‐‑ och lokalbokningssystemet TimeEdit för år 2012 och baseras på 40 veckor. (se bilaga 1) Den framtagna statistiken avseende bokningsgraden kan sammanfattas: I dag är nyttjandegraden av LiU:s gemensamma lokaler för grundutbildning för campus Valla ca 24%, för campus Norrköping ca 18% och för campus US ca 25%. Sifforna avser bokningar gjorda på kurskod. I samband med att det statistiska materialet presenterats har viss kritik riktats mot urvalet av salar och den tidsperiod som utredningen valt för analysen. 3 Det har dels framkommit kritik mot att utdömda salar (i så dåligt skick att de inte används alls) var med i underlaget. Vid efterkontroll visade sig detta enbart gälla en sal på campus US varför det inte har påverkat resultatet på campus Norrköping och campus Valla. Däremot har det påverkat resultatet avseende campus US, men enbart i mycket liten omfattning. Därutöver har det framförts kritik på att statistiken baseras på 40 veckor och inte 29 veckor som är den period som verksamheten är ”i full gång”. Utredarna ställde frågan om denna kritik är relevant till kanslicheferna inom respektive fakultet och de lämnar följande svar: Medicinsk fakultet: Kritiken mot att man räknar på 40 veckor är befogad. Under hösten tror vi att programmen schemalägger tätast fram till jul, dvs 17 v. sen är det inläsningsperiod inför examinationer i januari och terminsslut 12/1. Sedan är det 1 veckas uppehåll innan vårterminens start. Vårterminen som börjar v 4 schemaläggs mest ca 17-‐‑18 veckor och sedan ett par veckors inläsning till examination v 23. Med lite mer helgdagar på våren blir de ungefär 17 veckor. Teknisk fakultet: Båda siffrorna kan vara rätt beroende på vad man lägger in för innehåll. För vår del ser det ut enligt följande: Läsåret 2013-‐‑14 har cirka 18 veckor med 2 insprängda tentaveckor på hösten mellan 20/8 och 20/12. Sedan har vi 2 tentaveckor 7-‐‑18/1. Därefter cirka 18 veckor mellan 20/1 och 23/5 med cirka 2 insprängda tentaveckor, läsåret avslutas med knappt 3 veckor tentaperiod. I princip är vårt läsår indelat i 4 läsperioder a´ 7-‐‑8 veckor vilket ger cirka 30 veckor undervisning och som med tentaperioder och Nolle-‐‑P ger totalt cirka 40-‐‑41 veckor. Däremot bör man vara medveten om att föreläsningar, som ofta kräver större salar, och lektioner/ laborationer inte är jämnt utspridda över läsperiodens 7-‐‑8 veckor. För teknisk fakultets del brukar merparten av föreläsningarna ligga i läsperiodens första tre veckor och därefter kanske bara ett föreläsningspass per vecka under de återstående veckorna i läsperioden. Det innebär att den absoluta merparten av föreläsningarna i huvudsak läggs ut under 12 veckor per år för LiTH’s del. Filosofisk fakultet: Filosofisk fakultet har inte samma enhetliga mönster som teknisk fakultet och medicinsk fakultet har. Det finns inga gemensamma tentamensperioder inom fakulteten. Varje kurs får sina datum att hålla sig inom. Om en kurs examineras med hemtentamen är det fler undervisningsfria dagar på slutet av kursen än vid salstentamen. Utbildningsvetenskap: För utbildningsvetenskap är det ungefär på samma sätt som för filosofisk fakultet. Det förekommer inga tentamensperioder, men däremot VFU-‐‑perioder. VFU-‐‑perioderna är dock varvade så att skolor etc har möjlighet att ta emot alla studerande. Utbildningsvetenskap använder oftast v 34-‐‑23 för undervisningsfria dagar med undantag för del av v 51 till del av v 2 samt helgdagar och klämdagar. 2.1.1 Slutsatser med utgångspunkt i det statistiska underlaget Med utgångspunkt i det statistiska underlaget kan konstateras att LiU har tillräckligt med lokalyta på samtliga campus för att tillgodose behovet av lokaler för grundutbildning. Vidare visar statistiken på en relativt jämn fördelning på veckans dagar av totalt bokade timmar liksom en relativt jämn fördelning av bokade timmar över tid på dagen. 4 2.2 Workshop med universitetsledningen Universitetsledningen och utredarna avsatte en halvdag i syfte att analysera resultatet av den statiska sammanställningen över LiU:s lokalnyttjande och att diskutera möjliga handlingsalternativ. Workshopen resulterade i att följande frågeställningar identifierades som utgångspunkter för prefektledningsrådets workshop om lokaleffektivitet: -‐ Stämmer bilden som givits i presentationerna av LiU:s lokalsituation avseende grundutbildning? -‐ Hur kan vi matcha behov av lokaler med tillgång till lokaler för utbildning? -‐ Hur blir vi mer effektiva i vårt lokalutnyttjande i utbildningen, beträffande studenternas datorarbetsplatser/datasalar? -‐ Vilken hållning/finansieringsmodell ska LiU ha till studenternas lokalbehov för studier/grupparbete etc.? 2.3 Workshop med prefektledningsrådet För att pröva och förankra det statistiska underlaget samt arbeta vidare med de frågeställningar som identifierats av universitetsledningen genomfördes en workshop med prefektledningsrådet den 25 januari. Deltagarna delades in i fyra grupper som sedan diskuterade de av universitetsledningen och utredningen identifierade frågeställningarna enligt den så kallade cafémodellen. Workshopen resulterade i följande: 2.3.1 Stämmer bilden som givits i presentationerna av LiU:s lokalsituation avseende grundutbildning? Samtliga grupper anser att den bild som ges i utredarnas presentation stämmer med deras uppfattning om LiU:s lokalsituation inom grundutbildningsområdet. D.v.s. LiU har tillräckligt med ytor som kan användas för grundutbildning men lokalerna är bl.a. omoderna, inte tillräckligt flexibla och feldimensionerade. Schemaläggningen bidrar inte till effektivt lokalnyttjande p.g.a. rådande blockstruktur och terminsdelad schemaläggning. Därutöver kommenterades att: -‐ Gemensamt ägda lokaler för grundutbildning bidrar till effektivt lokalnyttjande -‐ Gemensam bokning av samtliga lokaler för grundutbildning (oavsett ägare) bidrar till effektivt lokalnyttjande -‐ Institutionsägda lokaler som helt eller delvis bokas inom respektive institution/ fakultet bidrar till suboptimering och sämre lokaleffektivitet totalt inom LiU -‐ Institutionsägda lokaler är inte billigare ur LiU-‐‑perspektiv -‐ Kommande behov av lokaler för grundutbildning inkl. storleksbehov behöver identifieras Vad gäller den sista kommentaren konstateras att denna kartläggning och analys genomförs inom PIL-‐‑projektet (Enkät rörande LiU:s lärmiljöer.) 2.3.2 Hur kan vi matcha behov av lokaler med tillgång till lokaler för utbildning? Följande förslag identifierades av prefektledningsrådet kring hur lokalbehov och lokaltillgång bättre kan matchas i framtiden: -‐ Skapa flexibla salar som kan avdelas i olika utrymmen och användas till lektioner/grupprum när inte hela salen behöver nyttjas för exempelvis tentor -‐ Schemalägg jämnt fördelat mellan veckans dagar och tider, hela veckan ska användas -‐ Gör matchning och flexibilitet i salar istället för nybyggen -‐ Ta mer hänsyn till lokaleffektivitetsaspekten vid planering av exempelvis tentaperioder 5 2.3.3 Hur blir vi mer effektiva i vårt lokalutnyttjande i utbildningen, beträffande studenternas datorarbetsplatser/datasalar? Följande förslag identifierades av prefektledningsrådet kring hur LiU:s lokaleffektivitet avseende studenternas datorarbetsplatser/datasalar kan öka i framtiden: -‐ Skapa flexibla salslösningar som kan användas till datorarbetsplatser när de inte nyttjas till undervisning -‐ Optimera schemasamordning mellan program och fakulteter avseende studenternas datorarbetsplatser/datasalar -‐ Undersök hur framtidens behov av datasalar ser ut, ta hänsyn till den nya trenden att studenterna har egna datorer med sig och se till att skapa infrastuktur (exempelvis elförsörjning) för detta -‐ LISAM kan till viss del ersätta gemensamma datorer varför behovet bör minska i framtiden 2.3.4 Vilken hållning/finansieringsmodell ska LiU ha till studenternas lokalbehov för studier/grupparbete etc? Alla grupper var överens om att studenterna ska finnas i LiU:s lokaler och att dessa ska anpassas/vara anpassningsbara så att de är ändamålsenliga för studenternas behov. Men det framkom flera olika förslag (delvis motsatta varandra) på hur LiU ska förhålla sig till finansiering av studenternas lokalnyttjande samt om ordinarie lokaler för grundutbildning ska nyttjas av studenterna eller om studenternas behov ska tillgodoses genom särskilda lokaler alternativt allmänna utrymmen. Följande förslag framkom avseende finansieringsmodell: -‐ Om man utgår från att det är god kvalitet att bokningsbara lokaler används av studenter bör studenternas LiU-‐‑ID kopplas till deras utbildningstillhörighet. D.v.s. låt varje program/kurs betala för de lokaler som studenterna bokar för självstudier Solidarisk fördelning av kostnader mellan program/fakulteter -‐ Följande förslag framkom avseende LiU:s hållning till studenternas lokalbehov: -‐ -‐ -‐ Om man tycker att utnyttjande av ”allmänna” lokaler bidrar till ”ett myllrande campus” minska bokningsbara lokaler för studenter och låt dem sitta ”överallt” Skapa miljöer som bara är till för studenternas självstudier Använd befintliga undervisningslokaler istället för att bygga nytt 2.3.5 Övrigt Deltagarna ombads därutöver att komma med ytterligare synpunkter som påverkar lokalnyttjandet för utbildning inom LiU. 2.4 -‐ Terminsvis schemaläggning och lokalbokning Flera lyfte fram frågan om bokningsintervall. Starka önskemål om att scheman ska läggas och lokaler bokas terminsvis framkom. -‐ Frigörelse från den gamla budgetprocessen Den nya budgetprocessen har inte ”satt sig” och nyttjas därför inte optimalt. Viktigt att ersättning för lokaler inte öronmärks utan fördelas som en del av grundutbildningsanslaget. Lokaleffektivitet, resultat från PIL-‐‑utredningens enkät Inom ramen för projektet Pedagogiska, Innovativa Lärmiljöer genomfördes en enkätstudie riktad till ett urval av LiU:s lärare och studierektorer under vårterminen 2013. Resultatet redovisas i rapporten 6 ”Enkät rörande LiU:s lärmiljöer – En nulägesanalys vårterminen 2013 inom projektet pedagogiska, innovativa lärmiljöer (PIL), ett delprojekt inom Campus LiU 2015”. Här redovisas de rekommendationer som PIL-‐‑utredningen tagit fram avseende lokaleffektivitet baserat på inkomna enkätsvar. 2.5 -‐ LiU-‐‑bör under hösten 2013 göra en översyn av principer för schemaläggning avseende bokningsintervall, prioriteringsordning för bokningar samt möjlighet att återinföra bokningar för hela terminer -‐ LiU bör under hösten 2013 fortsätta arbetet med lokaleffektivitetsutredningen med utgångspunkt att fler lokaler behöver göras tillgängliga för den LiU-‐‑gemensamma lokalbokningen -‐ Utbyggnaden av det trådlösa nätverket bör påskyndas Aktuella frågor som diskuterats i rådet för schemaläggning och lokalbokning 2.5.1 Behov av samordnad schemaläggning av undervisningsmoment och tentamenstillfällen Schemaläggning och bokning av lokaler för tentamen sker i två parallella processer. Därutöver planerar de olika fakulteterna för sina tentor vid olika tidpunkter. Detta har vid vissa tillfällen resulterat i att LiU inte har resurser tillgängliga för planerade och för studenterna annonserade tentor. LiU:s tentamenskapacitet är för närvarande 950 studenter per fm/em. De resurser som begränsat kapaciteten är förutom lokaler även tentamensvakter och verktyg för att hantera anonyma tentor. Problemet har uppmärksammats inom medicinsk fakultet. SL-‐‑processråd beslutade i juni 2013 att processerna ska integreras med varandra och att en utredning ska tillsättas för att ta fram en tidssatt process som möjliggöra detta, även konsekvenser av samordningen ska belysas av utredningen. 2.5.2 Terminsvis schemaläggning och lokalbokning För att kunna nyttja LiU:s lokaler för utbildning på effektivast möjliga sätt måste all schemaläggning ske parallellt. Tre av LiU:s fyra fakulteter/områden har därför under en tid, på försök, anpassat sig till den fjärde fakultetens, teknisk fakultets, behov av att ha två schemaläggningsperioder per termin. Andra fördelar med två schemaläggningsomgångar per termin är att arbetsuppgifterna inom schemaläggningsfunktionen fördelas jämnare under året (mer resurseffektivt) samt att det är lättare att få in hållbara bokningsunderlag när schemaläggningen sker närmare själva utbildningstillfällena vilket leder till färre ombokningar/avbokningar. Testet med två schemaläggningsomgångar per termin har dock lett till stor frustration och mycket kritik p.g.a. att framförhållningen kraftigt försämrats. En fördel med terminsvis schemaläggning är att kurser, inom till exempel medicinsk fakultet, ofta följer hela terminer och sammanhängande undervisningsmoment kan medels terminsvis schemaläggning åstadkommas. Teknisk fakultet bedömer att det inte är möjligt att, på kort sikt och utan relativt stora förändringar i den interna planeringsprocessen, genomföra schemaläggningen terminsvis. Processrådet har därför enats om följande kompromiss. Samtliga fakulteter lägger fast schema för första delen av en termin. Alla utom LiTH lägger samtidigt ett preliminärt schema för andra hälften med tydlig information om att detta kan komma att ändras. När tekniska högskolans lokalbehov för den andra delen av terminen är definierad kan därför lokalbokningar justeras för att möjliggöra ett på totalen så effektivt lokalnyttjande som möjligt inom LiU. Detta innebär att lärare och studenter inom övriga fakulteter upplever att det är LiTH som prioriteras trots att de inte har en långsiktig planering. 7 Man upplever också att detta innebär merarbete i form av ”onödig” administration av ändringar. Det är dock så att ändringarna inom samtliga fakulteter ökar ju längre tid det är mellan schemaläggning och genomförande av de schemalagda aktiviteterna. 2.5.3 Upplevd brist på stora lokaler I perioder, vid till exempel terminstart, är trycket på stora lokaler (90 platser eller fler) stort och lärare upplever att det är principen först till kvarn som gäller. Vid dessa perioder förhyrs externa lokaler för att tillgodose det behov LiU inte själv kan uppfylla. Kostanden för dessa externa förhyrningar uppgick 2012 till ca 250 000 kronor. Detta är mer ekonomiskt fördelaktigt än att t.ex. bygga egen större aula. I oktober 2013 färdigställs en ny hörsal med 134 platser i södra änden av campus Valla, inom anläggningen för Katastrofmedicinskt Centrum (KMC), denna hörsal kommer LiU att hyra på 25% årsvis samt med möjlighet att hyra per tillfälle i mån av tillgång. En möjlighet kan också vara tillskott av hörsal/aula inom Vallastaden, något som i dagsläget inte är klarlagt 2.5.4 Alternativ användning av tentamenslokaler Nyttjandet av tentamenslokaler kan vara mer flexibelt, liksom större flexibilitet i nyttjandet av andra lokaler särskilda tentamenslokaler. Genom till exempel annan möblering kan salarna användas för undervisning och/eller läs-‐‑ och studieplatser. 2.5.5 Minskat behov av datorsalar LiU:s datasalar kan nyttjas mer flexibelt och kan vara en LiU-‐‑gemensam resurs. Genom att utrusta datorerna i salarna med fler licenser/mjukvaror kan studenter oavsett program och fakultet utnyttja datorer på fler ställen än inom det "ʺegna lokalbeståndet"ʺ. Behovet av stationära datorer behöver utredas då studenterna i allt större utsträckning idag har bärbara datorer. 2.5.6 Effektivare schemaläggning och lokalbokning Nyttjandet av föregående kurstillfälles schema som utgångspunkt för planering av kommande kurs har föreslagits. Rådet uttrycker en farhåga att detta skulle bidra till sämre kursutveckling eftersom varje kursansvarig lärare inte aktivt behöver planera och lägga ut sina kursmoment i schemaremissen varje gång kursen ska ges. 2.5.7 Fysisk placering av lärares tjänstgöring inom LiU Ett återkommande problem inom arbetet med schemaläggning och lokalbokning är de olika attityder som lärare har till att förflytta sig för att undervisa. Inom vissa verksamheter är det accepterat och relativt vanligt förekommande att lärare undervisar på olika campusområden, ibland under en och samma dag. Inom andra delar av verksamheten kräver lärare att få undervisa i den byggnad där de har sitt kontor. 2.5.8 Möjlighet att boka 1-‐‑timmespass i LiU:s lokaler De allra flesta lokalbokningar inom LiU omfattar två timmar. Enligt de regler om bokningsbara intervall som finns inom LiU kan en-‐‑timmes-‐‑pass enbart bokas över lunchen alternativt på sen eftermiddag/kväll, 17-‐‑18. Det finns inom vissa utbildningar starka önskemål om att kunna boka entimmespass. Detta är i dagsläget inte möjligt eftersom det finns risk för att en sådan möjlighet skulle kunna suboptimera lokalanvändningen, d.v.s. oanvändbara entimmaspass blir över. Å andra sidan förekommer det idag att tvåtimmarspass bokas för entimmesbehov. Detta leder också till suboptimering. Processrådet har diskuterat denna fråga men ännu inte kommit fram till något ställningstagande. De alternativ som diskuteras är: 8 -‐ Avsätta vissa lokaler som enbart används för en-‐‑timmes-‐‑bokningar -‐ Justera priserna så att det alltid går att boka en-‐‑timmes-‐‑pass men till en högre kostnad 2.5.9 Organisatoriskt ansvar för bemanning av schemaläggare och lokalbokare Fakulteterna ansvarar för att bemanna LiU:s gemensamma schemaläggnings-‐‑ och lokalbokningsfunktion. Arbetsbelastningen varierar kraftigt under året varför dessa uppgifter måste kombineras med andra arbetsuppgifter inom respektive fakultet. Efter att filosofisk fakultet framfört önskemål om att få köpa schemaläggnings-‐‑ och lokalbokningstjänster av Universitetsförvaltningen har även medicinsk fakultet och området för utbildningsvetenskap uttryckt samma önskemål. Universitetsförvaltningen är i princip positiv till att ta emot sådana uppdrag men har svårt att identifiera kompletterande arbetsuppgifter av tillräcklig volym. Eventuellt kan arbetet med schemaläggning och lokalbokning samordnas med arbetsuppgifter inom tentamensservice och/eller andra delar av universitetsförvaltningen. Ett annat alternativ är att ansvaret för ombokningar som idag är delegerat till institutionerna centraliseras. Detta alternativ skulle medföra en ökad central OH-‐‑ kostnad inom LiU samtidigt som arbetsuppgifterna på institutionerna minskas. En fördel med detta förslag är att antalet sällananvändare av lokalbokningssystemet minskar vilket bidrar till ökad kvalitet i bokningen. Dessa olika alternativ planeras att utredas vidare under hösten 2013. Denna diskussion har även aktualiserat frågan om organisatoriskt ansvar för schemaläggning och lokalbokning inom LiU. Eftersom teknisk fakultet uttrycker ett mycket starkt önskemål och behov av att ha denna verksamhet integrerad med andra planeringsprocesser inom kansliets nämndarbete har processrådet bedömt att det inte är framkomligt att centralisera ansvaret för schemaläggning och lokalbokning inom LiU. 2.6 Slutsatser & rekommendationer 2.6.1 LiU:s lokalbestånd för utbildning samt dess tekniska utrustning LiU har tillräcklig lokalyta för att tillmötesgå utbildningens behov men befintliga lokaler är omoderna, feldimensionerade och inte tillräckligt flexibla för att möta de behov som studenter och lärare har. Rekommendation: LiU bör utrusta lokaler för utbildning med trådlösa nätverk, skärmar och projektorer. Därutöver bör en kartläggning genomföras för att identifiera behov av mer avancerad teknik, till exempel vid storbildsföreläsning för distribution över flera campus och/eller salar. Rekommendation: LiU bör rusta upp såväl lokaler för utbildning som allmänna ytor så att det möjliggör en mer flexibel användning. Exempelvis, möjlighet att skapa rum i rummet med hjälp av flyttbara väggar/skärmar i stora lokaler (t.ex.) tentamenslokaler samt att skapa arbetsplatser för studenterna på allmänna ytor. 2.6.2 Institutionsägda eller gemensamma lokaler för utbildning? I prefektledningsrådets workshop om lokaleffektivitet kom samtliga grupper fram till att det för LiU är mer lokaleffektivt och därmed också kostnadseffektivt med gemensamt ägda lokaler för utbildning än om lokalbeståndet helt eller delvis även består av institutionsägda lokaler. PIL-‐‑utredningen adresserar inte ägandefrågan men rekommenderar att fler lokaler behöver göras tillgängliga för den LiU-‐‑gemensamma lokalbokningen. Samtidigt konstateras i såväl PIL-‐‑utredningen som i prefektledningsrådets workshop att lokalkostnadsfördelningen mellan gemensamt ägda LiU-‐‑lokaler, så kallade LOKE-‐‑salar, och övriga 9 lokaler bidrar till att institutionsägda lokaler är billigare och därför nyttjas. Skälet till detta är att i priset för LOKE-‐‑salar ingår kostnader för schemaläggning-‐‑ och lokalbokningsfunktionen inklusive distribution av AV-‐‑utrustning. Eftersom olika program har olika tillgång till institutionsägda lokaler innebär detta att olika program tar olika mycket ansvar för LiU-‐‑gemensamma kostnader. Rekommendation: LiU bör se över lokalkostnadsfördelningen så att det finns ekonomiska incitament för utbildningarna att välja att nyttja LiU-‐‑gemensamt ägda LOKE-‐‑salar eftersom detta bidrar till en ökad lokaleffektivitet totalt på LiU. Rekommendation: LiU bör ta fram principer för vilka typer av lokaler för utbildning som ska ägas av institutionerna och hur dessa lokaler ska tillgängliggöras för andra institutioner och utbildningar. 2.6.3 Utformning och nyttjande av datorsalar för studenter Lokaleffektivitetsutredningen visar att det bör vara möjligt att åstadkomma ett mer effektivt nyttjande av datorsalar för studenter. Rekommendation: LiU bör genomföra en fördjupad analys av det framtida behovet av datorsalar och utrustnings-‐‑ och mjukvarubehov för att kunna vidta åtgärder för att åstadkomma större flexibilitet för studenterna. Det kan exempelvis åstadkommas genom ökad spridning av mjukvarulicenser direkt till studenter eller genom att fler datorsalar får tillgång till fler mjukvaror så att studenter oavsett utbildningsprogram kan nyttja de olika datorsalarna på respektive campus. Det kan också åstadkommar genom att utbyggnaden av det trådlösa nätet skyndas samt komplettering av elförsörjning så att studenterna i ökad utsträckning kan använda alla studieplatser och övriga allmänna ytor för datoranvändande. 2.6.4 Regler och rutiner för schemaläggning och lokalbokning De regler och rutiner som sätter upp ramarna för LiU:s arbete med schemaläggning och lokalbokning fastställdes 2007. Det kan konstateras att de i vissa delar inte efterföljs och att de i vissa delar skapar mycket irritation och frågor från verksamheten. Ett skäl till denna frustration är att tekniska fakultetens planeringsprocess för utbildning liksom dess utbildningsutbuds utformning skiljer sig från övriga fakulteter. Tidigare har tekniska fakultetens behov tillgodosetts före övriga fakulteters. Så förhåller det sig inte längre men det lever kvar föreställningar om att så är fallet. Dessa späds på i samband med att ombokningar behöver göras när tekniska fakulteten är klar med sin planering inför andra hälften av varje termin (resterande fakulteter planerar och schemalägger hela terminer). Rekommendation: LiU bör genomföra en översyn av regler och rutiner för schemaläggning och lokalbokning avseende bokningsintervall, prioriteringsordning för bokningar samt möjlighet att återinföra terminsvis schemaläggning och lokalbokning. Därutöver bör LiU utreda möjligheten att samordna schemaläggning och lokalbokning för tentamina med övriga kursmoment. 2.6.5 Ansvarsfördelning av LiU:s schemaläggning och lokalbokning Det finns problem med nuvarande ansvarsfördelning av LiU:s schemaläggning och lokalbokning. Samtliga fakulteter utom teknisk fakultet har svårt att uppnå långsiktig och stabil bemanning för arbetet. Ett annat problem är att vissa institutioner inte har bemannat arbetet med ombokningar som de ansvarar för inom nuvarande ansvarsfördelning. Rekommendation: LiU bör se över ansvarsfördelning och organisation för arbetet med schemaläggning och lokalbokning. 10 2.6.6 Fysisk placering av lärares tjänstgöring inom LiU Det finns behov att tydliggöra vilken förflyttning en lärare förväntas kunna göra för att genomföra ett utbildningsmoment. Frågan aktualiseras med jämna mellanrum av såväl lokalbokare som studentkårerna. Lokalbokningen framför att det är ett arbetsmiljöproblem för dem när lärare ställer krav på att få tillgång till lokaler i samma hus som de själva har sin arbetsplats i. Studenterna framför önskemål om ökad spridning av olika programs undervisningstillfällen över respektive Campusområde för att få tillgång till varandras (fakultetsspecifika) miljöer, kulturer och sällskap. De uttrycker att en ökad rörlighet inom respektive campusområde skulle bidra till en mer positiv och upplevelse av LiU:s lärmiljö. För att uppnå ett effektivt lokalnyttjande är det också nödvändigt att lärare vid behov undervisar i lokaler som inte är belägna i omedelbar anslutning till deras kontor/institution. Rekommendation: LiU bör ta fram en universitetsgemensam policy som tydliggör att en lärare vid LiU förväntas undervisa över hela campusområdet/områdena, undantaget campus Lidingö, det vill säga lärare vid LiU kan ha undervisning förlagd till flera campusområden och till olika hus inom det campusområde läraren har sin egen arbetsplats. 2.7 Rapportens spridning Rapporten kommer att skickas ut till prefekter, dekaner, kanslichefer samt kommer att läggas upp på hemsidan för pedagogiska språnget. Rapporten skickas också för kännedom till fastighetsavdelningen och avdelningen för student-‐‑, utbildningsstöd och service samt IT-‐‑avdelningen inom universitets-‐‑ förvaltningen för att de ska kunna ta med rapportens synpunkter i det vidare arbetet med utvecklingen av LiU:s lärmiljöer för studenter och lärare. 11 Inventering av institutionsägda lokaler Under LEA-projektet beslutades det att en inventering av universitetets institutionsägda lokaler på Campus Valla och Campus Norrköping skulle utföras. Inventeringen tittade på lokalerna utifrån de lokaldefinitioner som beskrivs i avsnittet Kategorisering av lokaltyper. Innan inventeringen studerades relationsritningar för att få en uppfattning om vad som skulle prioriteras vid den fysiska inventeringen. Fokus i inventeringen låg på utbildningslokaler. Anteckningar fördes om lokaltyp, teknisk utrustning och rummets tekniska namn (rums-id). När möjlighet fanns fotograferades inventarier och översiktsbilder på lokalen. Med hjälp av rums-id kunde sedan information om lokalens yta och nuvarande hyresgäst tas fram genom universitetets rumsdatabas (HyLo). Sammanlagt inventerades cirka 350 lokaler och insamlad data infördes i Excel filer samt markerades på ritningar (detta material finns att ta del av om så skulle önskas). Alla lokaler som inventerades märktes även upp i relationsritningarna där de blev tilldelade en färgkod baserat på vilken lokaltyp de tillhörde. Kategorisering av lokaltyper För närvarande används olika benämningar av liknande salar beroende på campus, tillhörighet samt vilket system som används. Därav har de nuvarande lokaltyperna avgränsats för att ge dem mer allmänna definitioner. Tabell 1 visar de lokaltyper som används i LEA-rapporten samt de kriterier som används för att bestämma en sal skall ha för lokaltyp. Dessa lokaltyper ska inte förväxlas med benämningen kategorier i rumsdatabasen HyLo. Tabell 1. Lokaltyp Kriterier Grupprum EDIT-‐rum Lärosal Hörsal Casesal Datorsal Labsal Platt sal med 20 platser eller mindre. Ett grupprum utrustad med projektor/dator/smartboard. Platt sal med fler än 20 platser Gradängsal Gradängsal som är utformad enligt CASE modellen. Sal med datorer. Sal med specifikt användningsområde som används vid praktiskt arbete. Salar som inte passar in i övriga kategorier. Rum med britsar. Rum med sängar. Öppen yta som är bokningsbar. Specialsal Metodrum Vårdrum Foajéyta Ersättning av avgående lärosalar vid en ombyggnation av D-huset Vid en ombyggnation av D-huset kommer ett antal LiU-gemensamma lärosalar och grupprum försvinna. Dessa lärosalar återfinns i tabell 2 där även storlek på salarna samt antal timmar de är bokade på kurskod under hösten 2013 respektive våren 2014 visas. 1 Tabell 2. Namn Antal Platser D33 D37 D28 D24 D315 D316 D31 D26 D32 D34 D36 D38 D22 20 20 28 32 32 36 40 42 44 44 44 52 56 Antal timmar att ersätta hösten 2013 375 293 373 432 287 244 438 395 373 317 300 430 435 Antal timmar att ersätta våren 2014 397 327 406 468 247 287 412 358 325 278 263 383 419 För att kunna ersätta dessa salar har övriga lokaler på Campus Valla som finns tillgängliga för gemensam bokning studerats. För att förenkla uträkningen av ersättningslokaler har salar med fler än 45 platser klassats som 60-salar och salar med färre än 35 platser klassats som 30-salar, salar mellan dessa intervall klassas som 40-salar. Tabell 3. Hösten 2013 Timmar att ersätta G-‐huset C-‐huset Fysikhuset B-‐huset Totalt Skillnad Tabell 4. 60-‐salar 865 593 195 176 142 1106 241 Våren 2014 Timmar att ersätta: G-‐huset C-‐huset Fysikhuset B-‐huset Totalt Skillnad 60 salar 802 607 438 171 108 1324 522 Tabell 3 och 4 visar att de lokaler som redan nu finns till förfogande kommer att kunna täcka de timmar som bokats i 60-salar i D-huset. Tabell 5. Hösten 2013 Timmar att ersätta Key Tema I-‐huset C-‐huset B-‐huset Fysikhuset Totalt Skillnad Tabell 6. 40-‐salar 2069 319 212 433 238 216 116 1534 – 535 Våren 2014 Timmar att ersätta: Key Tema I-‐huset C-‐huset B-‐huset Fysikhuset Totalt Skillnad 40-‐salar 1924 341 198 465 310 282 116 1612 – 312 2 Tabell 5 och 6 visar att de lokaler som redan nu finns till förfogande inte kommer att kunna täcka de timmar som bokats i 40-salar i D-huset. Tabell 7. Hösten 2013 Timmar att ersätta G-‐huset Key I-‐huset Tema C-‐huset Totalt Skillnad Tabell 8. 30 salar 1093 1063 103 398 217 3473 5254 4161 Våren 2014 Timmar att ersätta: G-‐huset Key I-‐huset Tema C-‐huset Total Skillnad 30 salar 1121 867 78 316 230 6805 8296 7175 Tabell 7 och 8 visar att de lokaler som redan nu finns till förfogande kommer att kunna täcka de timmar som bokats i 30-salar i D-huset. Med hjälp av data från inventeringen letades även potentiella ersättningslokaler bland lokaler som inte finns tillgängliga för gemensam bokning fram. En lokals lämplighet för ersättning av D-husets lokaler bedömdes i första hand baserat på lokalytan och lokalens geografiska placering på Campus. Det utgicks från att antalet platser stod i proportion till ytan och att varje plats tar upp mellan 2,0 till 2,5 m2. En siffra framtagen med hjälp av universitetets grundstandard för lokaler1. Enligt tidigare konstaterade finns inte täckning för motsvarande en 40-sal från D-huset samt behov av ersättningssalar vid en uppsägning av G-huset. En lista över institutionsägda lokaler har därför tagits fram som visar möjliga ersättningslokaler, samtliga salar har en yta om minst 80 m2. Listan visar även vilka åtgärder som föreslås i lokalerna vid en eventuell övergång till LiU-gemensamma lokaler. De kartor som följer listan visar den geografiska fördelningen av salar samt ger en uppskattning av tidsperiod för en eventuell övergång. 1 Standard för Lärosal 40 pl Diarie nr: LiU-‐2014-‐01718 3 Möjliga lärosalar Campus Valla. Möjliga nya lärosalar Campus Valla höstterminen 2015 B-HUSET Rums-id 2B:489 2BA 2BB 227.214A 327.232 Benämning Datorsal Signalen Bibliotek Visionen Systemet Storlek 40-sal 60-sal 2 st 40-salar 120-sal 30-sal Åtgärd Ny inredning i fd datorsal/bibliotek Bef seminarierum (ISY) Anpassning och ny inredning i fd bibliotek Bef hörsal (ISY) Ny inredning i konferensrum (ISY) D-HUSET Möjliga nya salar höstterminen 2019 efter flytt av biblioteket till Studenthus Valla: Flera lärosalar A:201,A:301 Bibliotek Lärosalar Ombyggnad och ny inredning i bibliotekshall 4 E-HUSET Rums-id 3F.469 3F.453 och 3G.453 3F.449 och 3G.449 Benämning Alan Turing Sturehov Storlek 30-sal 20-sal Åtgärd Ny inredning i lärosal (IDA) Anpassning och ny inredning i mötesrum (IDA) Alan Newell Herbert Simon 30-sal Anpassning och ny inredning i konferensrum (IDA) Storlek 95-sal 20-sal 36-sal 40-sal Åtgärd Bef hörsal (IFM) Bef lärosal (IFM) Bef lärosal (IFM) Bef lärosal (IFM) FYSIKHUSET Rums-id Benämning 2J.206 Planck 3E.328 Brahe 3E.330 Kepler 1&2 4J.402 och Jordan 4J.403 Fermi I-HUSEN Rums-id 265 Benämning lärosal Storlek 30-sal Åtgärd Ny inredning i lärosal (IBL) KEY Rums-id 2207 2233 Benämning Musiksal 1 Formg.sal 1 Storlek 50-sal 50-sal Åtgärd Kompletterande inredning i musiksal (IKK) Kompletterande inredning i formgivningssal (IKK) 3150 4220 4260 Dramasal Lärosal Lärosal 40-sal 40-sal 40-sal Kompletterande inredning i dramasal (IKK) Kompletterande inredning i lärosal (IKK) Kompletterande inredning i lärosal (IKK) Möjliga nya salar vårterminen 2019 efter flytt av UF-kontor till D-huset: 5 st 40-salar 3221-3229 40-sal Anpassning och ny inredning i kontorsrum (UF) 3250-3262 2 st 40-salar Anpassning och ny inredning i kontorsrum och mötesrum (UF) 3263,LFE 40-sal Ny inredning i öppet kontor (UF) 4121-4130 40-sal Anpassning och ny inredning i kontorsrum (UF) KÅRALLEN Rums-id Benämning 278 Kåra Storlek 40-sal Åtgärd Kompletterande inredning i bef skrivsal (LOKE) (40 av 86 sittplatser utnyttjas pga begränsningar beträffande sikt och hörbarhet) 5 STUDENTHUS VALLA Nya salar höstterminen 2018 i ny byggnad: 1 st 30-sal, 1 st 60-sal Förändring av lärosalar Campus US. De ny- och ombyggnationer som genomförts på campus US kommer att innebära en ökning av antalet undervisningslokaler. Genom att boka halvdagspass/heldagspass borde undervisning för ”Vallastudenter” kunna förläggas på US. 6 Material från workshop med Örebro Universitetet avseende modell för differentierad internhyressättning När simuleringen av en differentierad lokalhyra genomfördes användes Örebro Universitets modell för att beräkna faktorer för lokalkostnaden. Resultatet av simuleringen visar dock att skillnaden vid användande av Örebromodellen inte blir speciellt stor i jämförelse med nuvarande prismodell vilket inte motiverar en implementering av modellen i nuvarande form. Däremot anser vi att det fortfarande finns fördelar i att använda en modell för differentierad hyra. Modellen bör då vara anpassad efter förutsättningarna på Linköpings universitet och bör därför arbetas om för att möjliggöra en implementering av modellen. Två åtgärder bör genomföras för att anpassa denna: • • Specialkompetens bör anlitas för att beräkna kostnad per m² för varje typ av lokal Lokalerna (främst labblokalerna) bör inventeras tillsammans med institutionerna för att kunna lägga rätt faktor på varje lokal Differentierad hyra enligt Örebromodellen. Örebro har skapat ett system för differentierade hyror som bygger på principen att produktionskostnaden för att bygga olika lokaler varierar stort. De har anlitat en extern konsult för att ta fram byggkostnader. Det resulterade i att lokalerna tilldelades olika lokaltypsfaktorer. Örebros modell har simulerats utifrån 3 olika institutioner; IKK, IFM och IKE. Beräkningar är genomförda på egen verksamhetsyta. Beräkningsgrund: Simuleringar har ej genomförts på institutionernas totala area, då inte tillräcklig kunskap funnits om vissa lokaler för att kunna välja faktor för dessa. IKK:s totala area är 5 653 m² fördelat på 274 rum, varav simulering har genomförts på 5 562 m² fördelat på 267 rum • • Årskostnad: 9 627 822 kr internpris LiU. Örebromodellen årskostnad: 9 650 844 kr Differens: 23022 kr IKE:s totala area är 12 557 m² fördelat på 588 rum, varav simulering har genomförts på 11 845 m² fördelat på 541 rum • • Årskostnad 20 503 695 kr internpris LiU. Örebromodellen årskostnad: 20 781 867 kr Differens: 278172 kr IFM:s totala area är 26 276 m² fördelat på 1 021 rum, varav simulering har genomförts på 24 944 m² fördelat på 930 rum 1 • • Årskostnad: 43 178 064 kr (tillkommer en ”faktisk kostnad” om 9 526 451 kr) internpris LiU Örebromodellen årskostnad: 53 580 855 kr Differens: 876340 kr 2 \i d - LOY1 -0 2013-08-19 Avsiktsförklaring Vi har fått stor uppmärksamhet och blivit prisade för vårt hållbarhetsarbete. Vi är i världsklass vad gäller energieffektivitet, systemlösningar och visualisering. Vi ser samtidigt en rad samordningsvinster och en möjlighet att lyfta oss ytterligare genom samverkan, där vi kan bidra till en livskraftig och hållbar region. Detta ska vi göra genom att skapa ett hållbart Campus Valla och en testbädd i världsklass. Målsättningen är att Campus Valla ska vara spjutspets i visionen om världens mest resurseffektiva region. Vi ska därför tillsammans verka för att: Utveckla ett hållbart Campus Valla som samtidigt är en testbädd i världsklass som inkluderar människor, teknik och gestaltning Vid nybyggnation och renovering av byggnader ska ekologisk och social hållbarhet vara i fokus med LCC och resurseffektivitet som ledstjärnor Marknadsföra ett hållbart Campus Valla Söka externa medel för att utveckla ett hållbart Campus Valla Inrätta former för gemensam finansiering för att utveckla hållbara lösningar Campus Valla ska vara en unik forsknings- och lärmiljö för hållbara och synliggjorda lösningar Utveckla nya och kreativa samverkansformer för lärande och erfarenhetsutbyte mellan organisationer Vid avtalsskrivningar ska både hållbarhet och ekonomiska aspekter beaktas och premieras. Integrera dessa delar i en Campusplan Våra intentioner ska konkretiseras i en gemensam handlingsplan Akademis a Hus A Region Öst Magngs Öhrman Hagman Teknisk chef egiondirektör Li n Jöji n gs uniy,e9itet Ijai6lina i< Peter Värbrand nhammar niversit sarkitekt Vicerektor for samverkan Tekniskifterken i Linffiping AB (pub!) 944 Mile Elez Emil Berggren Divisionschef Energi Affärs utvecklare 1;4 AKADEMISKANUS 3 4 4 Linköping University Tekniska verken 2013-08-19 Letter of Intent We have received widespread attention and been praised for our sustainability work. We are world class in terms of energy efficiency, system solutions and visualization. Through deepened collaboration we see potential for a series of coordination gains and the opportunity to further progress, in order to con tri bute to a viabl e a nd sust aina ble region. We wil l do so by creatin g a sustainable Campus Valla and a world-class test-bed. Our goal is that Campus Valla shall be the spearhead of the vision for the world's most resourceefficient region. We will therefore work together to Develop a sustainable Campus Valla and a world class test-bed for the interaction of people, technology and design For new construction and renovation of buildings, environmental and social sustainability should be in focus with LCC and resource efficiency as guiding principles Promote the sustainable Campus Valla Seek external funding for developing a sustainable Campus Valla Establish arrangements for joint funding to develop sustainable solutions Make Campus Valla a unique research and learning environment for sustainable and visible solutions Develop new and creative forms of collaboration for learning and experience between organizations In contracts, both sustainability and economic aspects will be considered and rewarded Integrate these parts in a Campus Plan Our intentions shall be detailed in a joint action plan Akaderuiska Hus AB Region Öst /44 Därs Hagman MagnueOhrman Regional Director Technical Manager 9/1» Linköning University /7 roli na G#;m ma r Peter Värbrand Deputy Vice-chancellor, External Relations // Teknisjea verken i Linköping AB (publ) Mile Elez Emil Berggren Head of the Energy Division Business Development Manager 9 j ' AKADEMISKAHUS * Linköping University I 4 N, Tekniska verken
© Copyright 2024