Så blir framtidens inköp

Whitepaper
Så blir
framtidens inköp
En mer strategisk yrkesroll, ökade hållbarhetskrav och
kraftfullare system – det är några förändringar inköpare
kan vänta sig i framtiden.
Läs mer på visma.se/proceedo
Stora förändringar är att vänta inom inköpsområdet framöver.
Frågan är vad som kommer att förändras och hur, samt hur utvecklingen
påverkar inköpsavdelningarna.
För att få insikt om detta frågade vi tre inköpsexperter:
Helena Brynolfsson vd på ProSourcia och tidigare inköpschef på bland
annat PostNord, Björn Axelsson, Sveriges första professor i inköp samt
Daniel Knudsen, Senior Procurement Advisor på Eon. Här är några av
de trender som de tror kommer att påverka inköp i framtiden.
En mer strategisk roll för inköparna
Inköpare behöver förbereda sig på att
deras roll kan komma att genomgå en
stor förändring i framtiden. Den traditionella rollen som inköpsadministratör
kommer i allt högre grad att omvandlas
till en mer strategisk funktion.
Den traditionella rollen
som inköpsadministratör kommer
i allt högre grad att
omvandlas till en mer
strategisk funktion.
– En relativt sett större andel av de
som arbetar med inköp kommer att
syssla med strategiska frågor. Den del
av jobbet som handlar om rutinfrågor,
uppföljningar med mera kan istället
göras av datorprogram. Strategiska
inköpare kommer att få en mer framträdande roll. Det kommer att finnas en
efterfrågan på personer som har det
affärsmässiga drivet, personer som
kreerar något och som inte nöjer sig
med att enbart administrera ett jobb,
säger Björn Axelsson.
En framgångsrik inköpare kommer att
i framtiden behöva arbeta på ett annat
sätt än vad den traditionella bilden av
en inköpare föreskriver.
– Det kommer att behövas ett relativt
dynamiskt arbetssätt där man inte enbart nöjer sig med att titta på prisbilden
på det som köps utan också börjar
jobba litegrann som Ikea och andra
för att se om vi kan driva ut kostnader
ur den här processen på något sätt.
Det kan vara att vi gör produkten på
ett annat sätt, att vi kombinerar ihop
produkter, att vi väljer material som kan
användas i flera produktfamiljer och så
vidare, säger Björn Axelsson.
Hur snabbt omvandlingen kan gå är
emellertid en annan fråga.
– Jag önskar att inköparna skulle få
en mer strategisk roll. Det går också
åt det hållet, men jag tycker att det går
mycket långsamt. Det är förbluffande
att vi inte kommit längre, säger Helena
Brynolfsson.
Whitepaper – Framtidens inköp
2
Faktabaserade inköp
Att det blir vanligare att arbeta
faktabaserat med inköp är en annan
utveckling som kommer att förändra
inköparnas arbete. Istället för att förlita
sig på att marknaden erbjuder korrekt
pris kommer inköparna att bryta ner
kostnaderna för att själva skapa sig
en uppfattning om vad det exempelvis
kostar att producera en vara och vad
ett rimligt pris borde ligga på.
– Idag är det vanligt att man frågar några leverantörer efter offerter och sedan
försöker förhandla ner anbuden. Har du
fakta bakom dina beslut och underlag
och vet vad köpet borde kosta har du
helt andra möjligheter att komma ner
prismässigt, säger Daniel Knudsen.
Detta ger inköparna ett starkt verktyg
som förstärker deras position vid förhandlingar med leverantörer.
– Det finns många metoder att få fram
fakta. Ett exempel kan vara att bryta
ner produkten rent fysiskt, mäta och
väga och titta på materialkostnader
och tillverkningskostnader för att sedan
få en uppfattning om vad produkten
borde kosta ute på marknaden, säger
Daniel Knudsen.
Dessutom
ger faktabaserade
inköp inköpsavdelningen bättre möjligheter att arbeta
proaktivt och hjälpa
verksamheten att
se nya möjligheter.
Dessutom ger faktabaserade inköp
inköpsavdelningen bättre möjligheter
att arbeta proaktivt och hjälpa verksamheten att se nya möjligheter.
– Inköpsavdelningen ska ta fram fakta
till sina kollegor så att de fattar informerade beslut. Det kan till exempel handla
om att visa produktionsteamet att om
de väljer en viss produktkonfigurationen på de egna produkterna hamnar
inköpskostnaden på en viss nivå, men
ändrar man specen lite kan inköpskostnaderna också bli annorlunda.
Whitepaper – Framtidens inköp
3
Inköp kan inte styra verksamheten men
däremot skapa underlag för att värdera
olika alternativ mot varandra både kostnadsmässigt och intäktsmässigt, säger
Daniel Knudsen.
Mer fakta bakom inköpen innebär
också att behovet av analytiker i
inköpskåren kommer att öka.
– Det är när man kan standardisera
behoven och använda köpkraften i hela
företaget som det blir riktigt bra. För att
lyckas med det behövs fakta och analytiker. Därmed behövs det fler analytiker
än vad som finns på inköp generellt
idag. Annars köper man ungefär samma
sak från ett flertal leverantörer, och så
ser det ju fortfarande ut inom många organisationer, säger Helena Brynolfsson
Företag kommer även att behöva bättre
möjligheter att ta fram nyckeltal och
mäta resultat, och då inte enbart för att
visa hur stora besparingar som gjorts.
– Förhoppningsvis kommer det att
finnas mätetal och system för att
beräkna resultat på slutraden, men
även för det som driver försäljning,
säger Helena Brynolfsson.
Andra kompetenser
Att arbeta mer strategiskt och faktabaserat kommer att kräva delvis andra
kompetenser hos inköparna. Det är
inte säkert att en traditionell inköpare
är den som passar bäst för det nya
arbetssättet.
– Bland de som försöker ta steget
från ett operativt arbetssätt till ett
mer strategiskt kan det finnas ganska
många som inte klarar den transformationen. Då behöver man ofta ta in
en hel del nytt folk med en bredare
erfarenhet från andra branscher och
affärsskapande i allmänhet och kanske med högre utbildning inom inköp,
säger Björn Axelsson.
Vi behöver människor som är duktiga
kommunikatörer och projektledare,
människor som är innovativa och bra
analytiker. Och då behöver vi skapa
en högre utbildning som attraherar så
att fler vill jobba som inköpare, säger
Helena Brynolfsson.
Här kan också en förändrad yrkesroll
underlätta när det gäller att få fler
med högre utbildning att söka sig till
inköpsyrket.
– Ju längre man kommer med att
omvandla inköp i en strategisk riktning
desto lättare blir det att få nya människor att söka sig den karriärvägen. Om
bilden är att inköp i grunden är ett helt
och hållet administrativt arbete är det
många som inte lockas att söka sig den
vägen. Men om fler och fler företag kan
visa att de arbetar med inköp på ett
strategiskt och spännande sätt kommer
allt fler att blir intresserade av yrket,
säger Björn Axelsson.
Den utbildningen behöver inte nödvändigtvis vara en specialiserad inköpsutbildning utan här finns möjligheten att
bredda rekryteringsbasen och locka
grupper som normalt kanske inte ser
inköp som en karriär.
– Jag tycker man borde kunna läsa
exempelvis ekonomi- och ingenjörsutbildningar med inriktning mot supply
management i Sverige.
Högre status
En stötesten när det gäller att få fler
personer med högre utbildning att söka
sig till inköpsområdet är att statusen på
inköp fortfarande är tämligen låg. Att
vara exempelvis marknadschef anses
ofta ha högre status än att vara inköpschef. För att inköp ska kunna locka
nya kompetenser i framtiden gäller det
därmed att statusen på yrket höjs.
Här skulle
det underlätta om
fler inköpschefer
än idag fick ta plats
i ledningsgruppen.
– Ett företag kan ha ambitiösa, drivna
och framåtriktade inköpschefer som redan levererar hundratals miljoner, men
med rätt positionering skulle det gå att
komma så mycket längre, säger Helena
Brynolfsson. Här skulle det underlätta
om fler inköpschefer än idag fick ta
plats i ledningsgruppen.
– En stor del av ett företags kostnader
består av skatter, personalkostnader
samt inköp. Skatter och personal är
ganska regelstyrt och går att ha bra
kontroll på, men inköp kan svänga en
hel del och har med all säkerhet stor
påverkan på företagets resultaträkning.
Whitepaper – Framtidens inköp
4
Därför tycker jag att inköpschefen
förtjänar en plats i ledningsgruppen,
säger Daniel Knudsen.
Det gäller också för inköparna att
bli bättre på att visa vad de kan
och ta för sig mer.
– När man pratar om yrkesidentitet inom inköpsområdet
finns en sorts offermentalitet
på många håll med uppfattningen
att ”Vi uppskattas inte efter förtjänst och vi får inte de roller
vi borde ha”. Men det kanske
är så att man inte alltid får
det serverat utan måste ta för
sig själv, säger Björn Axelsson.
Närmare samarbete med leverantörerna
– Det här sa Kraljic redan på 1980talet när han tog fram sin matris för
att kategorisera leverantörer. Men vi
har fortfarande inte nått hela vägen än,
säger Daniel Knudsen.
Att förhålla sig till leverantören som en
nära samarbetspartner är en trend som
troligtvis kommer att finnas kvar även
fortsättningsvis men som dock kanske
inte kommer att vara aktuell i alla lägen.
– Jag tror att vi kommer att se mer
av ett differentierat arbetssätt.
Behöver du mycket innovation och
snabba cykler där det är viktigt att
komma ut snabbt med egna produkter kan det vara viktigt att få in
leverantörerna tidigt. I en mogen
bransch å andra sidan där inköparna
vet hur produkterna och tjänsterna är
sammansatta finns det ingen direkt
vinst med att involvera leverantören
extra tidigt, säger Daniel Knudsen.
Björn Axelsson är inne på samma
tankegång:
– Vissa affärer vill man göra med ett
mer partnerinriktat arbetssätt på grund
av att det finns mycket synergier att
hämta hem i samverkan, framför allt
om det är produkter där man vill se en
kontinuerlig utveckling. Men det kan
också finnas andra affärer där det inte
finns något värde i att arbeta nära vissa
utvalda leverantörer och där man istället kan förlita sig på marknaden, säger
Björn Axelsson.
Detta är idéer som egentligen har
funnits länge, men som inte riktigt
slagit igenom på allvar tidigare.
Whitepaper – Framtidens inköp
5
Ett närmare
samarbete
mellan inköp
och leverantör underlättar i de fall inköpen
är mer komplexa,
vilket kan komma att
driva utvecklingen
mot en ökning av den
typen av samarbeten.
Ett närmare samarbete mellan inköp
och leverantör underlättar i de fall
inköpen är mer komplexa, vilket kan
komma att driva utvecklingen mot en
ökning av den typen av samarbeten.
– Ju mer integrerat, komplext och brett
sammansatt ett affärsupplägg är desto
viktigare är det med ett samarbete med
leverantören. Du köper till exempel inte
enbart postgång och städning – du köper att kontoret ska fungera. Då driver
det verksamheten mot mer av partnering. Så jag tror att man kommer att se
en större relativ andel av partnering
och samarbeten, säger Björn Axelsson.
Automatisering
Hittills har en stor del av inköpsarbetet
skett manuellt, men i framtiden kommer
systemen i hög grad att automatiskt
kunna hantera mycket av det många
inköpare tragglar med idag.
Detta gäller även i hög grad för
periodiska tjänsteköp. Till exempel
hanteringen av löpande abonnemang lämpar sig väl för att automatiseras.
– Vi kommer att få se mycket mer av
arbetsunderlättande automatisering
som ersätter rutinarbetet i hög grad.
Systemen kommer att kunna sortera
bort mycket av det enklare jobbet
medan inköparna inriktar sig mer på
det strategiska arbetet, säger Björn
Axelsson.
– Bil- och klädindustrin jobbar
redan idag med extern integration.
Så skulle många andra företag
också kunna arbeta och även
applicera detta på indirekt material, säger Helena Brynolfsson.
Redan idag
är det möjligt
att automatisera mycket med
de verktyg som finns.
Det är med andra ord
till viss del en fråga
om inställning.
Redan idag är det möjligt att
automatisera mycket med de
verktyg som finns. Det är med
andra ord till viss del en fråga om
inställning. Hur mycket som kan
automatiseras beror till stor del på
vilken typ av inköp det handlar om.
Rena flöden av varubeställningar
är till exempel mer lämpade att
automatisera än komplexa
upphandlingar
– På Eon har vi mycket byggnadsprojekt
och det inkommer mycket ändrings- och
tilläggsarbeten. Detta innebär att det vi
lägger på inköpsordern inte är exakt det
som kommer på fakturan, utan det tillkommer tillägg av olika slag och sådant
är svårt att automatisera. Med andra ord
är det förutsättningarna för inköp som
avgör hur automatiserat du kan få det,
säger Daniel Knudsen.
Purchase-to-pay, P2P, är ett exempel
på lösningar som kommer att bli ännu
vanligare ute på företagen. Automatisk
påfyllnad (replenishment) kommer att
dyka upp på allt fler områden. Istället
för att en inköpare ska bevaka olika
lagerpunkter och beställa när det börjar
ta slut kan inköpssystemet automatiskt
beställa nytt när det behövs.
Whitepaper – Framtidens inköp
6
Kraftfullare och mer lättanvända system
Inköpssystem och verktyg för exempelvis spendanalys har hittills ofta varit
dyra och komplicerade. I framtiden
lär de bli både kraftfullare och mer
lättanvända. Idag kan det fortfarande
vara ganska komplicerat att göra även
förhållandevis enkla saker.
– Jag tror att inköpssystemen kommer att bli ännu mer intuitiva. Det
kommer att se ut mer som det gör på
konsumentmarknaden idag där du inte
behöver gå en kurs för att beställa en
bok på Adlibris.
spendanalyser. Det lägger grunden för
mycket av det strategiska arbetet – du
får ordning och reda på vad du köper
och hur du köper det, och du kan även
få fram bra statistik. Spendanalys är en
sådan grundläggande sak som fortfarande kommer att vara mycket viktig för
att visa vad vi ska rikta in oss och vad
vi ska kraftsamla emot. Kan den göras
enklare och bättre är det ett viktigt steg
framåt, säger Björn Axelsson.
Tekniken har
varit för dyr och
komplicerad
tidigare, men nu börjar
det bli mer praktiskt
användbart att utföra
spendanalyser.
Hållbarhet
kommer att
bli en överlevnadsfråga även
för alla organisationer som inte jobbar
aktivt med det idag.
Hållbarhet kommer att bli en
överlevnadsfråga även för de som
inte jobbar aktivt med det idag.
De företag som inte har koll på
sina leverantörskedjor CSRmässigt och som inte arbetar
proaktivt med denna fråga kommer heller inte att vinna slaget om
kunderna eller klara sig i media,
säger Helena Brynolfsson.
Ofta är det rätt basala åtgärder du utför
i systemen och dessa åtgärder bör gå
att hantera enklare i framtiden, säger
Helena Brynolfsson.
Samtidigt som systemen blir enklare
att använda kommer de också att bli
mer kraftfulla. Spendanalys kan vara
exempel på ett område där det kommer
att bli enklare att få fram bättre information än idag.
– Tekniken har varit för dyr och komplicerad tidigare, men nu börjar det
bli mer praktiskt användbart att utföra
Ökade hållbarhetskrav
Hållbarhet kommer att bli allt viktigare
för företag i framtiden, både avseende
ökad hänsyn till miljö och sett till sociala frågor (CSR). Idag är det till största
delen företag som har produkter riktade mot konsumentmarknaden som
arbetar med CSR på allvar. I framtiden
kommer krav att ställas på allt fler företag att när det gäller arbetet med att
öka hållbarheten i leverantörskedjorna.
Whitepaper – Framtidens inköp
7
Sammanfattning
Mer strategiskt arbete, mer fakta, mer
automatisering, närmare leverantörssamarbete och delvis andra kompetenser hos inköparna. Så skulle en
sammanfattning kunna vara av vad
vi kan förvänta oss gällande inköpsfunktionen den närmaste framtiden.
För inköparna innebär det ett mer
spännande jobb och för inköpscheferna betyder det att delvis annan
kompetens måste säkras. Bland annat
kommer det att krävas fler analytiker.
Det närmaste decenniet kommer att
vara intressant när inköpsorganisationen blir tvungen att hantera de
kommande förändringarna.
5 stora förändringar
Mer strategisk roll
Fler inköpare kommer att arbeta
strategiskt medan rutinuppgifter
kommer att skötas av inköpssystemen. Inköparna kommer att behöva
ha ett affärsmässigt driv och vara
beredda på att jobba mer dynamiskt.
Faktabaserade inköp
Inköparna kommer i allt högre grad att
skaffa sig fakta om det de behöver
köpa. Det kan handla om att exempelvis
bryta ner en produkt, undersöka
materialkostnader och tillverkningskostnader för att få en uppfattning om vad
produkten borde kosta.
Andra kompetenser
För att kunna arbeta mer strategiskt och
faktabaserat krävs det att inköparna
stärker sin kompetens. Det handlar
om vidareutbildning, men även om att
inrätta inköp som en inriktning på till
exempel ekonomi- och ingenjörsutbildningar för att bredda rekryteringsbasen.
Kraftfullare
lättanvända system
Inköpssystem och verktyg för
spendanalys kommer att bli enklare
att använda samtidigt som de blir allt
mer kraftfulla. Det kommer att ge allt
fler tillgång till avancerade analyser
och underlätta det vardagliga arbetet
med inköp.
Whitepaper – Framtidens inköp
8
Automatisering
Mycket av rutinarbetet som inköparna
sitter med idag kommer att skötas
automatiskt i inköpssystemen i framtiden. Det handlar om lösningar som
purchase-to-pay, automatisk påfyllnad,
automatisering av periodiska inköp med
mera. Rutinuppgifterna försvinner och
frigör mer tid till det strategiska arbetet.
Om Visma Proceedo
Vill du veta mer om hur Visma kan hjälpa er med att effektivisera hela
processen från inköp till betalning – kontakta Visma på:
www.visma.se/proceedo
Dela detta whitepaper på: