FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Handläggare Helena Hassel 023-777006 helena.hassel@regiondalarna.se Sida 1(16) Datum 2015-09-03 Region Dalarna inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av ramavtal för kommunikations- och marknadsföringstjänster 1. Allmän orientering 1.1. Inbjudan till anbudsgivning på kommunikations- och marknadsföringstjänster Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande ramavtal på kommunikations- och marknadsföringstjänster (nedan kallat kommunikationstjänster) till Region Dalarna, nedan kallad Beställaren. Detta förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. 1.2. Upphandlingsobjekt Denna upphandling avser ramavtal på kommunikationstjänster för successiva avrop. Vi har för avsikt att teckna avtal med flera leverantörer med olika inriktning, se punkt 2.13 Utvärdering av anbud. 1.3. Information Region Dalarna är ett kommunalförbund bildat av länets samtliga kommuner och Landstinget Dalarna och leds av en styrelse med länets ledande politiker. Vår uppgift är att ansvara för, samordna och effektivisera det regionala utvecklingsarbetet i länet. Däribland att besluta om finansiering av regionala projekt. I uppgiften ingår kompetensförsörjning, ökad inflyttning, besöksnäring, infrastrukturfrågor, kunskapsutveckling inom socialtjänsten, ungdomssatsningar och internationella kontakter. Arbetet handlar också om att i samspel med andra aktörer i Dalarna främja näringslivets utveckling och tillväxt. Antagningen till gymnasieskolan och utlåning av läromedel i form av film, ljud och digitala verktyg är ytterligare arbetsområden. Region Dalarna är även länets Myntgatan 2 | SE-791 51 Falun | +46 (0)23 77 70 00 | info@regiondalarna.se | pg 113 78 90-8 | org nr 222000-1446 | www.regiondalarna.se 2(16) kollektivtrafikmyndighet och ansvarar för Färdtjänsten Dalarna. Ytterligare upplysningar om Region Dalarna finns på www.regiondalarna.se 1.4. Avtalstid Avtalet gäller två (2) år från tecknande av avtal med option för Region Dalarna på förlängning i 12 + ytterligare 12 månader. Vid utnyttjande av denna option meddelar beställaren senast sex (6) månader före avtalets utgång om sin avsikt att utnyttja optionen samt den aktuella tidsperioden. 1.5. Upplysningar under anbudstiden Ansvarig handläggare för denna upphandling är: Helena Hassel, kommunikationsstrateg, Region Dalarna e-post: helena.hassel@regiondalarna.se 1.6. Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Ansvarig handläggare hos beställaren besvarar frågor via e-post. Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende, är det viktigt att beställaren kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Anbudsgivare ska påtala eventuella fel och oklarheter i förfrågningsunderlaget under anbudstiden. Frågor och synpunkter på förfrågningsunderlaget ska ställas till ansvarig handläggare senast tio (10) dagar före anbudstidens slut. Svar på frågor lämnas senast sex (6) arbetsdagar före angiven sista anbudsdag genom publicering på www.regiondalarna.se/om-region-dalarna/aktuella-upphandlingar/och www.visma.com 2. Upphandlingsföreskrifter 2.1. Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs som en förenklat förfarande enligt lagen om offentlig upphandling, LOU kapitel 4, SFS 2007:1091. Upphandlingsformen tillåter inte förhandling med anbudsgivare, varför det är av största vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. 2.2. Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller kraven kommer att förkastas. Kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad tjänst. 2.3. Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingsbeslut fattats om leverantör eller upphandlingen på annat sätt avslutats. 3(16) 2.4. Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas för en eller båda nedanstående delområden. Se även under punkt 2.14 Utvärdering av anbud. Upphandlingens delområden: 1. Fullservice – inkl. strategiska kommunikationstjänster 2. Enklare produktioner 2.5. Avlämnande av anbud Anbudsgivare lämnar anbud genom att fylla i bifogad svarsblankett. Blanketten skickas via e-post: upphandling@regiondalarna.se. Denna e-postlåda är låst av tredje part och inte tillgänglig för Region Dalarnas upphandlingsansvariga förrän efter anbudstidens utgång. Ange ” RD 2015/120 – Upphandling av kommunikationstjänster” i ämnesraden. Endast anbud genom ifylld svarsblankett lämnade via e-post kommer att utvärderas. Anbudet ska vara skrivet på svenska. Region Dalarna ser helst att arbetsprover lämnas digitalt, som pdf, och bifogas med anbudet via e-post. Om formen på arbetsproverna omöjliggör digital inlämning kan arbetsprover i undantagsfall lämnas som fysiska exemplar och översändas per post till adressen nedan. Anbudsgivaren märker insända arbetsprover med namn och så att det framgår vilken del av upphandlingen som avses. Arbetsproverna ska ligga i ett förslutet omslag/kuvert och vara märkt med ”RD 2015/120 – Upphandling av kommunikationstjänster”. Skickas med post till: Region Dalarna Myntgatan 2 791 51 FALUN Arbetsproverna kommer inte att returneras till anbudsgivaren. 2.6. Anbudstidens utgång Anbud ska vara angiven adress tillhanda senast 2015-10-05. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas. 2.7. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med 2016-01-05. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att ramavtal kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.8. Plats och tid för anbudsöppning Region Dalarna Myntgatan 2 791 51 FALUN Vid anbudsöppningen deltar minst två tjänstemän från Region Dalarna. Datum för anbudsöppning 2015-10-12. 4(16) 2.9. Anbudsprövning Efter anbudsöppning sker prövning av anbuden. Anbudsprövning sker i två (2) steg: 1. Kvalificering av anbudsgivare, obligatoriska krav på anbudet och efterfrågade tjänster. 2. Anbudsutvärdering. 2.10. Kvalificering Prövning av ställda krav på anbudsgivaren: Anbudsgivarens förmåga prövas mot de krav som ställs på anbudsgivaren enligt förfrågningsunderlagets punkt 2.11 Uteslutning av leverantör och punkt 2.12 Registrering, skatter och avgifter. Prövning av obligatoriska krav på anbudet och efterfrågade tjänster. Kvalificerade anbudsgivare prövas avseende redovisade obligatoriska krav på anbudet och efterfrågade tjänster. 2.11. Uteslutning av leverantör Beställaren ska utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om man får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt LOU 10 kap 1§. (Deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt.) En anbudsgivare får uteslutas från att delta i en upphandling om denne enligt LOU 10 kap 2§ inte uppfyller kraven om ekonomisk stabilitet, laglydnad och professionalitet. Endast anbudsgivare som uppfyller uteslutningsfasens krav får delta i kvalificeringsfasen. 2.12. Registrering, skatter och avgifter Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Till anbudet ska även bifogas en handling som visar att anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret enligt Bolagsverkets register. Anbudsgivarens senaste årsredovisning bifogas också anbudet. Utländska anbudsgivare ska bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda. Leverantör av tjänster till beställaren ska inneha F-skattsedel. I det fall anbudsgivaren avser att använda sig av underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, ska även dessa företag uppfylla dessa krav. 2.13. Utvärdering av anbud Upphandlingen är uppdelad i två delar: Del 1 - Fullservice – inkl. strategiska kommunikationstjänster Del 2 - Enklare produktioner 5(16) Utvärdering av anbuden kommer att göras för en del i taget, i nummerordning enligt ovan. Målet är att skriva avtal med max tre rangordnade leverantörer per del, men beställaren förbehåller sig rätten att teckna avtal med färre än tre leverantörer per del i det fall så motiveras av kvalitets- eller prisskillnad eller om antalet kvalificerade anbud understiger tre. 2.14. Utvärderingskriterier Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller de kvalificerande kraven kommer de anbud att antas som är ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till följande: • Generell bedömning av anbudsgivaren – 20% vikt • Arbetsprover – 20% vikt • Referenser – 30% vikt • Pris – 30% vikt Vid utvärderingen kommer beställaren att utse en arbetsgrupp som har att individuellt bedöma och poängsätta respektive anbudsgivare enligt ovan nämnda utvärderingskategorier med 1-5 poäng per kategori. Därefter räknas poängen om utifrån den procentuella vikt varje kategori tilldelats. Den totala erhållna poängen summeras därefter. Om flera anbud bland de tre med högst poäng får samma totalpoäng prioriteras anbudet med lägst pris. 2.15. Rättelse och förtydligande av anbud Beställaren kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning, felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Beställaren kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 2.16. Avbrytande av upphandlingen Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar oacceptabla priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. 2.17. Underrättelse om beslut Underrättelse om vilken anbudsgivare som tilldelats uppdraget kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen samt till alla andra som begär det. Tilldelningsbeslut skickas via e-post till angiven kontaktperson hos leverantören. Från det att underrättelse lämnats ut löper en tidsfrist om minst tio (10) dagar innan upphandlingskontrakt kan tecknas. 2.18. Upphandlingskontrakt Upphandlingen avslutas med ett skriftligt avtal med antagen leverantör, som undertecknas av parterna. Avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Avtalet förutsätter för sin giltighet att överprövning inte begärs och om sådan begärs att förvaltningsdomstol inte förordnar om åtgärder enligt 16 kap 2 § LOU. 6(16) 2.19. Fördelningsnyckel Före varje avrop görs en bedömning av vilket delområde som respektive uppdrag ligger inom. Beställaren förbehåller sig rätten att utifrån respektive uppdrags karaktär göra denna bedömning. 2.20. Ersättning för nedlagda kostnader Beställaren utger ingen ersättning för nedlagda kostnader i samband med upprättande av anbud. 2.21. Tilldelning enligt rangordning Avtalen är rangordnade i fallande ordning. Region Dalarna ska, när avrop ska göras, vända sig till den leverantör som rangordnats först alternativt annonsera en förnyad konkurrensutsättning (se 2.22 Tilldelning enligt förnyad konkurrensutsättning). Den leverantör som rangordnats som nummer ett (1) får förfrågan om uppdrag under förutsättning att: - svar på förfrågan lämnas inom fem (5) arbetsdagar. Med svar avses offert enligt nedan - aktuell kommunikationsåtgärd kan erbjudas enligt beställarens tidplan - beställare och leverantör kommer överens om antal timmar enligt uppskattad tidsåtgång som lämnas i offert enligt nedan Leverantören ska inom fem (5) arbetsdagar besvara en förfrågan med en offert. Med offert avses svar där det tydligt framgår: 1. Beskrivning av uppdraget. 2. Uppskattad tidsåtgång (maximalt antal timmar). 3. Avisering av eventuella tillkommande kostnader (exempelvis inköp av bilder), inklusive uppskattning av dessa kostnader. 4. Tidplan inklusive eventuell utvärdering av åtgärden. 5. Avstämningstider. 6. Offerten måste omfatta minst två korrektur. 7. I offerten får inga övriga villkor som står i strid med ramavtalet finnas med. Beställaren har att ta ställning till offerten så snart som möjligt. Vid varje beställning ska parterna komma överens om en tidplan och en avtalad leveransdag. Sker leverans senare är beställaren berättigad till vite. För varje femdagars försening utgår ett vite om 10% av värdet av den del av tjänsten/varan som till följd av förseningen inte har utförts/levererats. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 50% av sagda värde. 2.22. Tilldelning enligt förnyad konkurrensutsättning Vid större uppdrag (över 50 000:-) kan nya anbud komma att infordras av de rangordnade leverantörerna genom så kallad förnyad konkurrensutsättning, 7(16) LOU 5 kap 7 §. Ett förenklat förfrågningsunderlag tillställs de leverantörer som ramavtal tecknats med. Den förnyade konkurrensutsättningen kommer att ske enligt samma kriterier som beskrivits ovan (2.21). 3. Kravspecifikation 3.1. Beskrivning av uppdraget Uppdraget avser utförande av olika typer av kommunikationstjänster, av idag okänd omfattning och art, under avtalstiden. Region Dalarnas kommunikationsarbete syftar till stor del att tydliggöra regionens verksamhet, visioner, strategier och operativa mål. Som offentlig organisation strävar beställaren efter att alltid använda klarspråk i sin kommunikation. Kommunikationen ska vara öppen, lättillgänglig, korrekt och målgruppsanpassad. Den primära målgruppen för kommunikationen är beslutsfattare, tjänstemän, medier och allmänheten. Målgrupperna kan skifta över tid eller för olika verksamheter eller projekt. Typen av kommunikationsuppdrag kan även de skifta då verksamheten är bred och föränderlig. 3.2. Anbudsgivarens organisation, tekniska förmåga och kapacitet Anbudsgivare ska ha erforderliga personella och tekniska resurser samt kompetens för uppdragens genomförande. Anbudsgivaren ska också ha en sådan organisation, kapacitet och erfarenhet att denne kan genomföra uppdragen. För att styrka detta ska anbudsgivaren beskriva sin organisation och de kompetenser som finns inom företaget, samt bifoga arbetsprover tillsammans med referenser för arbetsproverna. Läs mer under rubriken 4. Utvärderingsuppgifter. För leverantör av fullservice – inkl. strategisk kommunikation avser vi: Leverantören ska ha kompetens och kapacitet att hantera stora uppdrag/produktioner eller del av stora uppdrag/produktioner såsom ta fram varumärkesplattform, utveckla visuell identitet/grafisk profil, bistå beställaren vid framtagning av kommunikationsstrategier och -planer, agera bollplank vid strategiska vägval, hantera större produktioner såsom årsredovisningar, strategidokument et c. Leverantören ska kunna hantera flera parallella uppdrag. Verksamheten ska kännetecknas av problemlösning, strategi och kreativitet. Uppdragen ska genomsyras av kommunikativ kvalitet och kreativ höjd. Leverantören ska, för varje enskilt uppdrag, kunna tillhandahålla erforderlig kompetens såsom kommunikationsstrateg, varumärkesstrateg, digital strateg, projektledare, produktionsledare, grafisk formgivare, copywriter, fotograf, webbdesigner, illustratör och originalare. Hantering av tryckförfarande och inköp av tryck ska kunna hanteras av leverantören, då beställaren inte har ramavtal med eget tryckeri. För leverantör av enklare produktioner avser vi: Leverantör av enklare produktioner ska kunna hantera enklare produktioner, inklusive uppdateringar av befintligt material, med korta leveranstider. 8(16) Leverantören ska kunna fungera som beställarens förlängda arm vid produktionsuppdrag. Leverantören ska kunna hantera flera parallella uppdrag. Uppdragen har ofta redan satta ramar med mål och syfte, och målgrupp. Det kan också finnas färdig text och/eller bild att utgå ifrån. Leverantör av enklare produktioner ska, för varje enskilt uppdrag, kunna tillhandahålla erforderlig kompetens såsom projektledare, produktionsledare, grafisk formgivare, copywriter, fotograf, webbdesigner, illustratör och originalare. Hantering av tryckförfarande och inköp av tryck ska kunna hanteras av leverantören, då beställaren inte har ramavtal med eget tryckeri. För båda delområdena gäller att respektive kompetens kan finnas anställd hos leverantören eller anskaffas via underleverantör. Beskriv kortfattat i anbudet att ovanstående kunskaper finns att tillgå. Dokumentation som styrker detta kan komma att begäras in efter anmodan. Förlust av enskild anställd får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Anbudsgivaren har rätt att anlita underleverantör för uppfyllande av kravet. Vid anlitande av underleverantör svarar leverantör för underleverantör så som för sig själv. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Leverantören ska bedriva sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande av lag eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom kollektivavtalsområdet. 3.3. Företagspresentation Anbudsgivaren ska beskriva sin organisation och verksamhet, där följande ska framgå: - Anbudsgivarens organisation. - Anbudsgivarens verksamhet. 3.4. Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk bas. Senast fastställda årsredovisning, med uppgift om årsomsättning, ska bifogas anbudet. Aktuell riskklass får ej understiga riskklass 3 i UC:s (Upplysningscentralen) riskbedömning. Anbudsgivare skas bifoga intyg om detta från UC. Utländska anbudsgivare kan lämna in intyg från motsvarande institut i hemlandet. Nystartade företag kan lämna in intyg från bank eller verifiera sin ställning genom intyg från revisor. Beställaren förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter och göra en egen bedömning. 3.5. Underleverantör Vid anlitande av underleverantör svarar leverantör för underleverantör så som för sig själv. För underleverantör gäller samma villkor och krav som för leverantören. Det är leverantörens skyldighet att upplysa/informera underleverantören om vilka villkor som gäller. 9(16) 3.6. Miljöarbete I sitt arbete ska leverantören sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser. Eventuella resor i samband med uppdraget ska ske miljömedvetet och kostnadseffektivt. 3.7. Antidiskrimineringsklausul Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses är - Lag om Diskrimineringsombudsmannen SFS 2008:568 och Diskrimineringslagen SFS 2008:567. 3.8. Godkännande av kravspecifikationen Anbudsgivaren ska acceptera samtliga krav och villkor i kravspecifikationen. 4. Utvärderingsuppgifter 4.1 Utvärdering Varje utvärderingskategori kommer att poängsättas individuellt av den grupp hos beställaren som utsetts att delta i upphandlingsarbetet. Varje kategori utvärderas för sig för att sedan viktas procentuellt. Samtliga kategorier sammanställs sedan. 4.2. Generell bedömning av anbudsgivaren Beställaren gör en bedömning av anbudsgivarens organisation, verksamhet, erfarenhet och kompetens utifrån beskrivningar i anbudet samt allmänt tillgängligt material, till exempel webbsida, omnämnanden i media et c. 4.3. Arbetsprover Anbud för respektive delområde ska innehålla arbetsprover från två (2) olika referensuppdrag. Minst ett av uppdragen ska vara utfört åt organisation som är jämförbar med beställaren genom att antingen vara en kommunal/regional verksamhet eller annan jämförbar offentlig organisation. Varje enskilt arbetsprov ska redovisas på lämpligt vis, exempelvis trycksak, på pannå, pdf, filmsekvens, ljudupptagning eller liknande. Ett referensuppdrag som används i anbud för ett delområde kan inte användas som referensuppdrag även för det andra delområdet. Anbudsgivaren ska ange aktuell arbetsgrupp och kontaktuppgifter till en referens kopplad till varje referensuppdrag. Det ska, i båda referensuppdragen, tydligt framgå hur uppdragsbeskrivningen från uppdragsgivaren såg ut, tänkt målgrupp och en kort redovisning om vilket resonemang som ledde fram till medieval, uttryck, utförande osv. Dessa uppgifter redovisas i materialet för respektive uppdrag. De arbetsprover som skickas in får inte vara framställda på uppdrag av beställaren och inte vara äldre än två (2) år. 10(16) 4.3.1. Bedömningskriterier för arbetsprover – full service • Nytänkande och kreativitet: med avseende på hur budskapet presenteras. Här bedöms om okonventionella lösningar har använts, om kanaler med en stor genomslagskraft har utnyttjats samt om presentationen är överraskande för referensgruppen. • Grafisk form och manér: Återspeglas avsändarens visuella identitet i grafisk form och uttryck? Bidrar bild- och formspråket till att underlätta för målgruppen att ta till sig innehållet? • Kvalitetssäkring: med avseende på noggrannhet, språkbruk, bildkvalitet, korrekthet. • Överensstämmelse med uppdraget: Är resultatet i nivå med beställarens intentioner för slutresultatet utifrån den uppdragsbeskrivning som anbudsgivaren skickat med arbetsproverna? Hur når budskapet fram? Hur väl målgruppsanpassat är budskapet? 4.3.2. Bedömningskriterier för arbetsprover – enklare produktion • Grafisk form och manér: Återspeglas avsändarens identitet av grafisk form och uttryck? Bidrar bild- och formspråket till att underlätta för målgruppen att ta till sig innehållet? • Kvalitetssäkring: med avseende på noggrannhet, språkbruk, bildkvalitet, korrekthet. • Överensstämmelse med uppdraget: Är resultatet i nivå med beställarens intentioner för slutresultatet utifrån den uppdragsbeskrivning som anbudsgivaren skickat med arbetsproverna? Hur når budskapet fram? Hur väl målgruppsanpassat är budskapet? 4.4. Referenser Angivna referenter ska vara kopplade till de referensuppdrag som lämnas i anbudet. Referenternas svar är kvalificerande för anbudsgivaren. Anbudsgivaren ansvarar för att referenterna är tillfrågade, går att nå och har godkänt att uppdraget används vid referenstagning. Region Dalarna förbehåller sig rätten av även ta in referenser från andra uppdragsgivare än de som anbudsgivaren uppgivit i sitt anbud. Efter kontakt med referenterna poängsätts denna kategori. Följande uppgifter om referenterna ska finnas med: uppdragsgivarens namn, kontaktpersonens namn, telefonnummer, e-postadress. 4.5. Anbudspris Anbudsgivaren ska ange pris per timme. Timpriset ska vara ett enhetspris oberoende av uppdragets art, kompetens som krävs för uppdraget et c. Alla arbetskostnader för uppdragets genomförande, ska ingå i timpriset. Restid ska inte ingå i timpriset. Anbudsgivare som lämnar anbud på båda arbetsområdena kan lämna olika pris inom respektive område. 11(16) 4.6. Godkännande av utvärderingsuppgifter Anbudsgivaren ska acceptera samtliga krav och villkor i 4. Utvärderingsuppgifter. 5. Kommersiella villkor 5.1. Uppgifter om anbudsgivaren Följande uppgifter om anbudsgivaren ska finnas med i anbudet: Anbudsgivarens namn, organisationsnummer, postadress, webbsida, kontaktperson för anbudet med namn, telefonnummer och e-postadress. 5.2. Avtalsform Detta ramavtal reglerar samtliga villkor för kommunikationstjänster under avtalsperioden. Undantaget är dock tjänster inom webbsupport som regleras genom annat ramavtal. 5.3. Avtalsomfattning Leverantören åtar sig att till beställaren leverera kommunikationstjänster i enlighet med allmän orientering, upphandlingsföreskrifter, kravspecifikation, specifikation och kommersiella villkor i det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt villkor som framgår av antaget anbud. 5.4. Avtalspris För leveranser enligt detta avtal gäller de priser, som framgår av detta avtal. Priset är fast under hela avtalsperioden. Samtliga priser ska vara angivna i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt. Eventuella resor som företas mellan leverantörens arbetsplats och beställaren bekostas av leverantören. 5.5. Byte av personal Leverantören får under pågående uppdrag byta ut personal mot annan med motsvarande erfarenhet/kompetens, under förutsättning att detta inte medför merkostnad eller tidsförlust för beställaren. Leverantören ska informera beställaren om en sådan förändring i god tid. Beställaren har rätt att begära utbyte av personal om önskad kvalitet inte uppfylls eller om samarbetssvårigheter uppstår mellan beställaren och personal hos leverantören. Förlust av enskild anställd får inte medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Leverantören har rätt att anlita underleverantör för uppfyllande av kravet. 5.6. Kvalitet Avtalad tjänst ska tillhandahållas med den kompetens och med den kvalitet som beställaren har anledning att förvänta sig av ett välrenommerat företag i branschen. Tjänsten ska utföras på ett fackmannamässigt sätt och utföras på en 12(16) hög nivå. Leverantören ska på ett aktivt sätt bidra till att tjänsten utnyttjas på ett optimalt sätt. 5.7. Förfoganderätt Beställaren ska inneha äganderätten till allt färdigt material och exklusivt och obegränsat i tid inneha nyttjanderätten till alla skisser som tas fram inom ramen för avtalet. Originalfiler ska, efter varje uppdrag, kostnadsfritt och skyndsamt levereras till beställaren på lämpligt media. Detta gäller även i de fall leverantören anlitar underleverantör. För bilder som använts i produktioner ska efter varje uppdrag lämnas en lista där det tydligt framgår vilka rättigheter beställaren har avseende vidare användning av dessa bilder, d.v.s. ägande och användningsrätt. Beställaren har full nyttjanderätt till resultatet av uppdraget. Med full nyttjanderätt avser att beställaren har rätt att för sin verksamhet framställa och fritt nyttja exemplar av arbetsresultaten i såväl ursprungligt som av beställaren ändrat skick utan ersättning till leverantör. 5.8. Tillstånd att publicera bild Leverantören ansvarar för att personer, som med namn eller bild förekommer i det material som beställaren beställt och betalat, givit tillstånd enligt lagen (1978:800) om namn och bild i reklam. Om beställaren tillhandahåller material svarar denne för att motsvarande tillstånd erhållits. Samma sak gäller för personuppgiftslagen (SFS 1998:204). 5.9. Kännedom om beställarens organisation mm Leverantören ska tillägna sig och efterleva gällande planer, strategier, policies och riktlinjer såsom exempelvis beställarens grafiska profil. Den grafiska manualen finns att hämta på www.regiondalarna.se/hamtamaterial/grafisk-profil Om ett enskilt uppdrag bedöms komma i konflikt med den grafiska profilen ska beställaren uppmärksammas på detta. Leverantören ska vidare känna till och beakta beställarens samtliga verksamheter och skilda uppdrag. 5.10. Sekretess Leverantören ska behandla alla uppgifter om beställarens verksamhet med sekretess såväl under som efter uppdragets upphörande. 5.11. Beställning Beställare av efterfrågade tjänster kan på Region Dalarna vara både medarbetare ur kommunikationsgruppen samt enskilda projekt och verksamheter. 5.12. Godkänt slutkorrektur Produktion får inte påbörjas förrän godkännande av slutkorrektur har skett av beställaren. Leverantören ansvarar därefter för att produktionen sker i enlighet 13(16) med godkänt slutkorrektur och i enlighet med övriga eventuella överenskommelser med beställaren. 5.13. Utvärdering - uppföljning av uppdrag Leverantören ska, efter beställarens begäran och mot avtalad timersättning, genomföra utvärdering och uppföljning av respektive uppdrag/ marknadsföringsåtgärd. Detta kan bestå av marknadsundersökning i målgruppen eller liknande. Leverantören ska kunna avlämna en uppföljningsrapport efter att utvärdering genomförts. 5.14. Tillgänglighet Leverantören ska vara tillgänglig via e-post och telefon under kontorstid på vardagar. Leverantör ska kunna delta vid möten och genomgångar av arbeten i Falun eller annan plats i Dalarna. Ersättning för reseomkostnader utbetalas inte. 5.15. Fakturerings- och betalningsvillkor Faktura ska ställas till fakturaadressen som angetts i beställningen. Eventuella påminnelser och krav ska sändas till samma adress. Om anledning till anmärkning på faktura eller leverans inte föreligger, erläggs betalning 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd leverans. Motsvarande bestämmelser ska gälla avtalad delleverans. Om inget annat avtalats sker fakturering efter avslutat uppdrag. Beställaren och leverantören kan komma överens om fakturering efter delmål i uppdraget. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. 5.16. Uppgifter på faktura Fakturan ska innehålla: - fakturadatum, faktura- eller OCR-nummer, i klartext vad fakturan avser med tydlig koppling till uppgifterna i offerten, offertreferens, antal timmar nedlagda av respektive kompetens/yrkesgrupp och à-pris, brutto samt momsbelopp. - leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisations-, momsregistrerings- eller VAT-nummer, uppgift om leverantören innehar Fskattsedel. - beställarens juridiska namn, projekt/verksamhet, adress samt referensperson. 5.17. Dröjsmålsränta Om beställaren inte betalar faktura i rätt tid ska dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser, dock ej räntebelopp understigande 100 kr per för sent betald faktura. Om eventuell försenad betalning kan härledas till felaktig eller ofullständig faktura accepteras inte dröjsmålsränta. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även då. 14(16) 5.18. Garanti Fel i tjänsten som beror på bristfälligheter i funktion/kvalitet eller som består i att tjänsten inte i övrigt uppfyller avtalade egenskaper ska avhjälpas av leverantören utan kostnad för beställaren. 5.19. Försäkring Antagen leverantör ska, under hela avtalstiden, vidmakthålla gällande företagsförsäkring och ansvarsförsäkring. 5.20 Sociala och etiska krav Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkterna som levereras till beställaren ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: • ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 100, 105, 111, 138 och 182. • FN:s barnkonvention, artikel 32. • Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet. • Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. 5.21. Lagar och förordningar Antagen leverantör ska garantera att utfört uppdrag fyller de krav som regleras genom lagstiftning för aktuella tjänster. Leverantören får inte vidta någon åtgärd som kan åsidosätta lag eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom den bransch som uppdraget avser. Om leverantören bryter mot vad som ovan sagts får beställaren häva avtalet. 5.22. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för beställaren och berörd leverantör. 5.23. Handlingars inbördes ordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2. avtal inklusive bilagor 3. anbud 4. eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 5. förfrågningsunderlag med bilagor 6. allmänna bestämmelser 15(16) 5.24. Överlåtelse av avtal - ägarskifte Part får inte utan motpartens medgivande överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal på annan fysisk eller juridisk person utan Region Dalarnas skriftliga medgivande. 5.25. Hävning Vardera parten ska ha rätt att häva avtalet till nästa månadsskifte om motparten gör sig skyldig till avtalsbrott och det inte är ringa, om motparten sätts i konkurs varvid betalningsinställelse och inledande av ackordsförhandlingar jämställs med konkurs, eller vid händelser av force majeure karaktär. Leverantören ska vara registrerad för mervärdesskatt och arbetsgivaravgift, inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Om det under avtalstiden uppstår brister i detta avseende utgör det grund för hävning. Beställaren har också rätt att häva avtalet till nästa månadsskifte om kvalitetsbrister trots påpekande inte åtgärdas eller om arbetet utförs på sådant sätt att samma kvalitetsbrister trots påpekande upprepade gånger återkommer och dessa brister inte är ringa. 5.26. Befrielsegrund (force majeure) Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid uppdragets start och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra uppdraget är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led. För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. 5.27. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser, som inte kan lösas genom förhandlingar mellan parterna, ska avgöras av svensk allmän domstol vid beställarens säte med tillämpning av svensk rätt. 16(16) Bilagor Bilaga 1 - Svarsblankett
© Copyright 2024