eslövs bostads ab PROTOKOLL STYRELSEMÖTE DATUM: 2015-02-18 TID: 08.30 PLATS: Soldatrummet, Ebo NÄRVARO: Ordinarie ledamöter Mikael Wehtje ordf Henrik Wöhleeke Ingrid Lennerwald v.ordf Kenneth Jönsson Nr 1/2015 Ersättare Karin Reinisch Johan Andersson Anne Dowler FRÅNVARO: Anders Molin Övriga Joakim Ahlin VD Carina Sjöholm Lana Olofsson Sten Carling Maria Trönell Jakob Bennet Gunilla Emilsson Ordförande öppnade mötet och hälsade alla välkomna 1 Justering Till att justera dagens protokoll jämte ordförande valdes Ingrid Lennerwald. Föregående protokoll 2014-12-03 Föregående protokoll gicks igenom, godkändes och lades till handlingarna. 3 Ekonomi Årets resultat före avsättningar prognosticerades till knappt 2 msek och slutade på strax under 2 msek. Slutet av året medförde en del avvikelser mot prognos och förbättrade resultatet. Detta gav då utrymme till att göra en utrangering av äldre kvarvarande installationer på Kärråkra efter den genomförda renovering som utförts under ett antal år och som nu är färdigställd. Underhållet blev lite lägre än planerat mycket beroende på den försenade upphandlingen av byggtjänster. Med utrangeringen inlduderad är resultatet före avsättningar knappt 2 msek. Resultat rapport bifogas. Bilaga 1. Årsredovisning bifogas i slutlig och granskad utgåva. Bilaga 2. Styrelsen godkände resultatrapporten och fastställde årsredovisningenför 2014. Bolagets genomsnittränta var 2014-12-31 3,59 %, räntebindningstiden4,26 år, kapitalbindningen 2,43 år och kapitalbindning < lår är 11%. Bolaget kommer den närmaste tiden att gynnas av minskade räntekostnader och räntenivån för 2015 ser ut att landa på 3,25%. Bilaga 3. En översyn av finanspolicyn kommer att ske för att fånga det läge som nu råder på den finansiella marknaden. Styrelsen godkände rapporten. VD informerade om att, i enlighet med tidigare styrelsebeslut,en skrivelse skickats till kommunen med förslag på översyn och revidering av bolagets borgensavgift. 4 Strategi/ledning Ombyggnaden av kontoret är nu i stort sett klar och flytten till Kajan 1 pågår och beräknas vara fullt genomförd den siste mars. Det som nu återstår är att bygga om entrin för att få full tillgänglighet för besökare och kunder. En kostnadsberäkning av ombyggnaden slutar på c:a 3,5 msek. Skisser samt en kalkyl på hela projektet bifogas. Bilaga 4-5. Styrelsen beslöt ge VD i uppdrag att genomföra ombyggnad av enhin under 2015. VD informerade om att, i enligt med styrelsebeslut, en skrivelse skickats till kommunen med förslag på ändring av resultatkravet i ägardirektivet mot bakgrund av krav på ökad byggnationstakt och de effekter detta kan få på bolagets resultat. 5 Förvaltning Lana Olofsson informerade om antalet uppsägningar under nov-dec som var på 15 respektive 12 vilket är mindre än normalt. Siffran för helåret 2014 slutade på 272 mot 289 under 2013. Bilaga 6-8. Efterfrågan är fortsatt stabil. Övriga större underhållsprojekt redovisades och kommenterades. Ett förslag till miljöpolicy har arbetets fram i samarbete med Eslövs kommun. Bilaga 9. Styrelsen beslöt antaföreslagen miljöpolicy. Under januari månad har resultatet av den LKI som gjorts redovisats och möten har hållits för att ta tag i de problem som finns enligt våra lokalhyresgäster. Utfallet av enkäten bifogas och Lana Olofsson berättade om både de kort- och de långsiktiga åtgärder som kommer att genomföras med målet att nå 4,0 i snitt vid nästa mätning 2016. Bilaga 10. Under början av 2015 går också den ordinarie NKI undersökningen ut till de hyresgäster som flyttat till Ebo under de två senaste åren. /0/0 Styrelsen godkände avrapporteringen. 6 Fastighetsutveckling Kö mannen/Hotellet Sten Carling och VD informerade om de fortsatta diskussioner som skett med fastighetsägaren. VD redogjorde för de alternativ som finns och de för- och nackdelar samt de ekonorniskarisker sorn dessa innebär. Mot bakgrund av det arbete som nyligen inletts av kommunledningen avseende utvecklingen av centrala Eslövs så måste kommande förändringar av denna strategiska fastighet inkluderas i detta viktiga utvecklingsarbete. I de alternativ som presenterades finns en del oklarheter som behöver redas ut och fortsatta diskussioner behöver genomförasmed Eslövs kommun innan att väl genomarbetat beslutsunderlagkan presenteras. Styrelsen beslöt ge VD och ordförande mandat attföra vidare diskussioner med nuvarande ägare samt med Eslövs kommunför att finna en lösning som på bästa sätt tillgodoser de olika intressen som finns för dennafastighet. Gjutaren 14 Fusionsarbetet av Gjutaren 14 är klart och det är nu en del av Eslövs Bostads AB. Kärråkra Ett nytt boende om 18 platser har efterfrågats av Vård o Omsorg. En upphandling i samverkansform kommer att ske så snart avtal tecknats med kommunen om förhyrning. Styrelsen gav VD mandat att teckna avtal med kommunenför att påbörja upphandlingen.Presidiet gavs mandat att teckna avtal med entreprenör när upphandlingskett. Sädesärlan Byggnation löper på enligt planerna. Carina Sjöholm informerade om kommande uthyrningar och hyresnivån som kommer att gälla. Eslövs kommun har tecknat avtal om c:a 10 st mindre lägenheter och en 3:a. Slaktaren Sten Carling redogjorde för läget med bytesaffåren av fastigheterna Kanalgatan 5 och Kanalgatan 10. Parterna är överens om att affåren bör genomföras som en bolagsaffår med fastighetsreglering. Ebo behöver för att kunna genomföra detta köpa ett lagerbolag som förvärvar en mindre angränsande fastighet varefter fastighetsregleringkan genomföras. Styrelsen godkände upplägget och gav VD mandat att köpa ett lagerbolag och genomföra affären enligt ovan. VD har även i uppdrag att påkalla Eslövs kommunför tillsättande av styrelse i det nya bolaget. Harlösa Projektet löper på enligt plan. Carina Sjöholm informerade om hyror för de lägenheter som ligger ute under februari månad. Löberöd En privat vårdcentral som skulle kunna bli en del av Ölycke Gård var tänkt att byggas och ägas av ett externt byggföretag. Det aktuella företaget vill bygga men inte vara ägare och frågan har då gått till Ebo om intresse finns att gå in som ägare. Styrelsen konstaterade att detta projekt faller utanför bolagets ägardirektiv och därmed inte är aktuellt. Spritfabriken Ebo har fått en förfrågan om att köpa den billackering som i dagsläget driver överklagandet av detaljplanen. Sten Carling informerade om det juridiska och det ekonomiska läget och föreslog att Ebo lämnar ett marknadsmässigtbud på fastigheten. Styrelsen gav VD i uppdrag att lämna bud enligt ovan. Stehag Arbetet med buller planen pågår. Avtal med den leverantör som kontaktas gick inte att fullfölja utan ny upphandling måste ske när detaljplanen vunnit laga kraft. 7 Marknad Carina Sjöholm redogjorde för kommande aktiviteter för uthyrning av Sädesärlan och i Harlösa. Harlösa ligger ute på hemsidariunder februari månad. 8 Personal och Organisation VD informerade om att Lana Olofsson har anställts som förvaltningschefpå företaget och Jennie Kjellberg som fastighetscontroller. 9 Arbetsordning för styrelse och VD samt ekonomisk rapportering Förslag på arbetsordning och ekonomisk rapportering för bolaget under 2015 har tillskickats styrelsen. Dokumenten är i grunden samma som föregående år och endast uppdatering med år har skett. Bilaga 11,12,13. Styrelsenfastställde dessa styrande dokumentenför 2015. 10 Attestordning Förslag till attestordning att gälla för 2015 har utsänts med kallelsen. Den är lika sedan tidigare. Bilaga 14. Styrelsenfastställde attestordning och gav VD i uppdrag att tafram förslag på en ny attestordning under året. 11 Övrigt VD redogjorde för hur frågan avseende begäran om utlämnande av information bla intern e-mail korrespondens hanterats. Efter precisering från kravställaren och samråd med kommunens jurist har ett antal handlingar gjorts tillgängliga för avhämtning, vilket inte ännu skett. Kommunens begäran om en 10 årig byggnadsplan har diskuterats i ägarrådet och förslaget innebär att Ebo deltager vid ett kommande kommunfullmäktige sammanträde för att berätta om bolagets planer och utvecklings möjligheter i det längre perspektivet. Styrelsen godkände rapporteringen. 12 Avslutning Styrelseordförandeuppmärksammade att detta blir det sista mötet med nuvarande styrelse och tackade alla för ett storartat arbete under de gångna fyra åren. Vid den bolagsstämma som skall hållas under våren kommer en avtack.ningatt ske vid en gemensam lunch. VD kallar så snart datum är fastställt. Styrelseordföranden tackade för visat intresse och avslutade mötet. Protokoll: Justeras: Justeras: ( Mikael Wehtje Ingri . . e erwald