Att vara anställd som doktorand i nordiska språk
1 (21) Att vara anställd som doktorand i nordiska språk vid Institutionen för svenska och flerspråkighet Fastställd av institutionsstyrelsen 2008-12-03 Uppdaterad 2015-02-17 Stockholms universitet Institutionen för svenska och flerspråkighet 106 91 Stockholm Besöksadress: Universitetsvägen 10 D, plan 3– 6 http://www.su.se/svefler/forskning/ utbildning-på -forskarnivå Telefon: 08-16 20 00 Telefax: 08-15 85 33 E-post: cecilia.falk@su.se catrin.norrby@su.se 2 (21) Innehåll Arbetsplatsen..............................................................................................................................4 Introduktionskurs på SU och introduktion på institutionen.....................................................4 Chefer och handledare .............................................................................................................4 Doktorandråd och forskarutbildningskommitté.......................................................................4 Mejl, lånekort, arbetsrum .........................................................................................................5 Dina studier ................................................................................................................................5 Undervisning ..............................................................................................................................6 Pedagogiskt program för doktorander .....................................................................................6 Lön ..............................................................................................................................................6 50 % .........................................................................................................................................7 80 % .........................................................................................................................................7 Förlängt förordnande ...............................................................................................................7 Utvecklingssamtal ......................................................................................................................7 Din arbetstid och gränsen arbete–fritid ..................................................................................8 Om du behöver vara borta från din tjänst ..............................................................................8 Relationen doktorand–handledare...........................................................................................8 Medel för extra utgifter (Ograduerades) .................................................................................9 Utgifter för själva avhandlingsarbetet .....................................................................................9 Utgifter för konferenser ...........................................................................................................9 Ansökningsdatum ..................................................................................................................10 Publicering under doktorandtiden .........................................................................................10 Avhandlingsmall ......................................................................................................................11 Utgivningsserie ......................................................................................................................11 Hitta mallen ...........................................................................................................................11 Inför disputationen ..................................................................................................................11 Kostnader ...............................................................................................................................12 Institutionens tidsplan inför disputationen ............................................................................13 Lathund inför disputationen: Vad ska doktoranden göra? .....................................................14 Disputationsdatum .............................................................................................................14 Manus till redaktören + förbered ev. omslagsbild .............................................................14 Tryckkostnader ..................................................................................................................14 Skicka till tryck + provtryck + leveransdatum ..................................................................15 Spika avhandlingen (när den skickas till tryck) ................................................................15 Skicka det färdiga manuset till opponenten.......................................................................16 Distribuera böckerna .........................................................................................................16 Skriv pressmeddelande ......................................................................................................17 Erratalista ...........................................................................................................................17 Efter disputationen – doktorsexamen ....................................................................................17 3 (21) Promovering .............................................................................................................................17 Funktioner vid institutionen ...................................................................................................18 Institutionsledning .................................................................................................................18 Forskarutbildningen ...............................................................................................................18 Övriga studierektorer .............................................................................................................18 Övriga funktioner ..................................................................................................................18 Stödsystem vi använder ...........................................................................................................19 Primula (personalärenden) .....................................................................................................19 FirstClass/Ebox (mejl + intranät) ..........................................................................................19 Mondo (intranät + undervisning) ...........................................................................................19 Länkar/kontaktpersoner A–Ö ................................................................................................20 4 (21) Arbetsplatsen Välkommen! Du har blivit antagen som doktorand i nordiska språk och fått doktorandanställning vid Institutionen för svenska och flerspråkighet. Institutionen har forskarutbildning också i tvåspråkighet (vid Centrum för tvåspråkighetsforskning) och översättningsteori (vid Tolk- och översättarinstitutet, TÖI). Anställningen vid Stockholms universitet innebär att du representerar universitetet och därmed har vissa rättigheter men även skyldigheter. Dina studier är inte längre din ensak så som det kan upplevas i grundutbildningen, utan du har en arbetsgivare som kan ställa krav på dig. Men i jämförelse med de allra flesta anställningar har du ett ovanligt fritt och självständigt arbete. I det här dokumentet beskrivs ramarna för din anställning. I texten finns en del länkar där du kan klicka dig fram till mer information. Vidare nämns i texten olika administrativa och andra funktioner vid institutionen. Dessa samlas även längst bak, med information om vilka personer som f.n. innehar dessa befattningar. Se under rubriken Funktioner vid institutionen, s. 18. Introduktionskurs på SU och introduktion på institutionen Under ditt första år kommer du att få gå en introduktionskurs för nyanställda vid Stockholms universitet, men redan under de första dagarna kommer du att få en introduktion av administratören för forskarutbildningen om dina rättigheter och skyldigheter, semester, sjukskrivning, arbetstider och arbetsrum. Det normala är att du får dela rum med någon annan doktorand. Administratören för forskarutbildningen kommer även att ta dig på en rundvandring på institutionen. Tillsammans med dator- och systemansvarig diskuteras telefon, dator och mejl. • Introduktionskurs, se Personalutveckling vid Stockholms universitet Chefer och handledare • Institutionens högsta chef är prefekten och ställföreträdande prefekten. Det finns även en biträdande prefekt och en administrativ chef. • Din närmaste chef är den person som du har ditt utvecklingssamtal med. Har du undervisning är detta ofta studierektor för grundutbildningen. • Din huvudhandledare och handledare är de som du har mest regelbunden kontakt med. • Ansvariga för forskarutbildningen i nordiska språk är studierektor resp. administratören för forskarutbildningen. Studierektor ansvarar för ärenden som rör doktoranderna, som den individuella studieplanen och kursval samt för utbildningen i stort, som kontakt med fakulteten och frågor som rör kursutbud. I alla administrativa frågor som rör dig som doktorand kan du vända dig till administratören för forskarutbildningen som har expeditionen för doktorandfrågor. Doktorandråd och forskarutbildningskommitté Doktoranderna i nordiska språk har organiserat sig i ett doktorandråd som fr.o.m. oktober 2013 även innefattar doktoranderna i översättningsvetenskap. (Doktoranderna i tvåspråkighetsforskning har tills vidare ett eget doktorandråd.) Doktorandrådet i nordiska språk och 5 (21) översättningsvetenskap väljer en styrelse om 4–5 personer som kallas doktorandrådet. De tre forskarutbildningsämnena på institutionen har vidare en gemensam representant och en gemensam suppleant i institutionsstyrelsen. Forskarutbildningsämnet nordiska språk har också en forskarutbildningskommitté (FUK), utsedd av institutionsstyrelsen, där frågor kring forskarutbildningen i nordiska språk diskuteras. I FUK ingår tre lärare och tre doktorander. Doktoranderna har också ett eget arbetsplatsombud (skyddsombud). Aktuella uppgifter om vilka som har dessa olika uppdrag finns i slutet av detta dokument. Utbildningen på forskarnivå vid fakulteten har en egen hemsida, se länk till Utbildning på forskarnivå, där du även får en personlig hemsida (informatören ordnar). Studentkåren har en doktorandombudsman och har verksamhet för doktorander, se vidare länk till Doktorandstöd. • Institutionsstyrelsen • Miljö, arbetsmiljö och jämställdhet (institutionen) Mejl, lånekort, arbetsrum Som anställd som doktorand får du: • tillgång till mejlsystemet • lånekort till universitetsbiblioteket med den särskilda förmånen att låna vissa böcker markerade Ej hemlån till ditt tjänsterum (SUB:s egna regler). Om du har din reguljära arbetsplats vid ett annat universitet/högskola har du lånekort, men inte förmånen att låna böcker till ditt tjänsterum. • arbetsrum (normalt delat med en annan doktorand). Har du din anställning förlagd vid annat universitet/högskola får du tillgång till timlärarrummet när du är på besök men du får inte nyckel eller passerkort till institutionen. Dina studier Som doktorand är din huvuduppgift att bedriva studier som ska leda fram till doktorsexamen inom föreskriven tid, dvs. 4 år om du bedriver heltidsstudier eller som mest 5 år om du har 20 % institutionstjänstgöring under hela din doktorandutbildning (se nedan). I Högskoleförordningen anges följande riktlinjer: Den som är anställd som doktorand ska främst ägna sig åt sin egen utbildning. En anställd får dock i begränsad omfattning arbeta med utbildning, forskning, konstnärligt utvecklingsarbete och administration. Sådant arbete får, innan doktorsexamen eller konstnärlig doktorsexamen har avlagts, inte omfatta mer än 20 procent av full arbetstid. (HF 5:2). Du finner kursfordringarna i den allmänna studieplanen. Utbildningens mål och uppläggning presenteras närmare i utbildningbeskrivningen. Innehåll och planering av dina egna studier redovisar du tillsammans med handledare varje läsår noggrannare i den individuella studieplanen (ett Worddokument som finns på SU:s webb) se vidare utbildningsbeskrivningen i den allmänna studieplanen. • Studieplaner: Allmän studieplan, Individuell studieplan, Utbildningsbeskrivning, Institutionstjänstgöring • Institutionstjänstgöring 6 (21) Tillsammans med din huvudhandledare bestämmer du om din arbetstid ska omfatta studier på heltid eller också innehålla institutionstjänstgöring (max 20 % av heltid). Fördelningen mellan studier och institutionstjänstgöring skrivs in i den individuella studieplanen. Institutionen kan dock inte alltid erbjuda institutionstjänstgöring. Institutionstjänstgöringen består i första hand av undervisning, men kan också bestå av arbete som forskningsassistent eller olika administrativa uppgifter. Det finns alltså i huvudsak två varianter av tjänster: heltid forskarutbildning i fyra år utan undervisning eller en tjänst med institutionstjänstgöring. I det senare fallet är den vanligaste fördelningen 80 % + 20 % institutionstjänstgöring i fem år. Det är möjligt att ändra fördelningen från en termin till en annan och även möjligt att ha mindre eller ingen institutionstjänst vissa terminer. I praktiken innebär det att doktorandanställningen blir längre än 4 år men kortare än 5 år. Valet kan styras av hur man har tänkt sig sin framtid som lärare/forskare. För de flesta rekommenderas undervisning, eftersom man för det mesta behöver sådan erfarenhet för att meritera sig för en lektorstjänst. Undervisning Pedagogiskt program för doktorander Om du väljer att undervisa bör du tidigt under utbildningen delta i institutionens pedagogiska program för doktorander (för närvarande se FirstClass > Intern information > Riktlinjer). Du går igenom med studierektorn för grundutbildningen i svenska/nordiska språk hur programmet ska läggas upp. Tanken är att du successivt ska komma in i rollen som lärare. Programmet anpassas efter om du har tidigare lärarerfarenhet och/eller -utbildning eller inte. I normalfallet ägnar du en termin åt auskultation och en åt att börja undervisa själv parallellt med att du går högskolepedagogisk kurs. Du får börja undervisa på kurser som ligger nära ditt eget forskningsområde, men undervisningen breddas efterhand, för att du ska få större erfarenhet. Du får tillgodoräkna timmarna för auskultation och pedagogisk kurs om 7,5 hp i den 20-procentiga institutionstjänstgöringen, men den pedagogiska kursen ger inte poäng inom forskarutbildningen. Observera att du inte blir fullt behörig för lektorstjänst efter disputationen utan högskolepedagogisk utbildning. Planerna för din undervisning läggs in i den individuella studieplanen. Om du när du har börjat undervisa märker att du lägger ner mycket mer tid än som avsatts bör du diskutera detta med studierektor/kursföreståndare så att ni kan komma fram till varför det är så och vad som behöver åtgärdas. Lön Som doktorand har du lön enligt de tre lönestegen: 1. Ingångslön 2. Då 50 % av fordringarna för doktorsexamen har uppnåtts 3. Då 80 % av fordringarna för doktorsexamen har uppnåtts För aktuella lönenivåer, se: • Lönestege för doktorander 7 (21) Handledare och doktorand diskuterar löpande hur långt avhandlingsarbetet fortskridit. Detta ska även framgå av den individuella studieplanen. Uppflyttning på lönestegen kan prövas vid varje månadsskifte. Handledare och doktorand diskuterar när uppflyttning är aktuell. Doktoranden ansöker om uppflyttning hos Professorsrådet, som prövar frågan. Om Professorsrådet beslutar om uppflyttning meddelas prefekten. Doktoranden får respons från Professorsrådet oavsett utgången. Den nya lönen gäller från månadsskiftet efter det att ansökan inkommit, i förekommande fall retroaktivt. 50 % En tumregel för att 50 % ska anses uppnådda är att 30 hp av kursdelen ska vara tenterade och avhandlingstext motsvarande två kapitel i en monografi/en artikel i en sammanläggningsavhandling ska föreligga i preliminär version. För att ge någon vägledning innebär en preliminär version en sammanhängande text som utgör en helhet och där inte större omarbetningar krävs för att texten skulle hålla som avhandlingskapitel eller antas som artikel i en tidskrift. Bakom riktmärket på två kapitel/en artikel ligger dels ett behov av att framåtskridandet kan dokumenteras, dels en avsedd styreffekt, eftersom erfarenheten visar att det är bra att börja skriva i det valda avhandlingsformat tidigt. Vad som bedöms är prognosen för hur snart doktoranden är färdig doktor – man kan säga att vad som bedöms är inte om minst 50 % uppnåtts utan om högst 50 % återstår. För närmare information se Allmän studieplan för utbildning på forskarnivå i nordiska språk: • Studieplaner 80 % 80 % anses uppnådda om högst 12 månader återstår av doktorandanställningen och det finns en godkänd individuell studieplan som anger examen senast ett halvår efter anställningens upphörande; doktoranden ska kunna styrka att förseningar inte uppstått som äventyrar tidsplanen. Återstår mer än 12 månader av doktorandanställningen ska doktoranden kunna dokumentera att det är högst 12 månader kvar till examen, också här med godkänd individuell studieplan och dokumentation att planen inte försenats. Förlängt förordnande Varje förordnande löper normalt på ett år. Vid allvarliga förseningar eller direkt missbruk av anställningen kan institutionen ifrågasätta om doktoranden ska få nytt förordnande. Innan institutionen nekar omförordnande håller prefekt och ansvarig för forskarutbildningen ingående samtal med både doktorand och handledare. Utvecklingssamtal Alla anställda ska enligt Stockholms universitets policy ha utvecklingssamtal med sin närmaste chef en gång om året. Det är bådas ansvar att dessa möten kommer till stånd. Ett utvecklingssamtal genomförs vanligen på ca 1 timme. Det ska ta upp hela din arbetssituation, och innebär både en gemensam utvärdering och planering. Utvecklingssamtalet är viktigt, inte minst när din studietid börjar lida mot sitt slut, bland annat för att diskutera arbetssituationen efter disputationen. 8 (21) De doktorander som inte är anställda av institutionen omfattas alltså inte av denna policy, utan får diskutera en enskild lösning med prefekten. Läs mer om utvecklingssamtal på Medarbetarwebben: • Utvecklingssamtal Din arbetstid och gränsen arbete–fritid Din årsarbetstid är 1 700–1 760 timmar beroende på din ålder, och tiden därutöver är semester och ledig tid. Hur du disponerar din ålagda årsarbetstid i stort bestämmer du och din handledare. Du är skyldig att ta ut din semester (görs i Primula). I princip tar man ut hela sin semester varje år och det är viktigt att du är ledig på semestern. Innan anställningen tar slut ska all innestående semester ha tagits ut. Man kan inte förlänga sin doktorandtjänst genom att ta ut innestående semester efter tjänstens utgång. • Läs om vad du kan göra i Primula • Direkt till Primula (logga in med ditt universitetskonto) Som doktorand har du alltså ganska fria arbetstider vilket kan vara mycket positivt. Samtidigt innebär friheten utmaningar. Det kan finnas risk att man ”arbetar jämt” därför att gränsen mellan arbete och fritid kan upplevas som flytande. Det är viktigt att ha en bra balans mellan arbete och fritid. Om du behöver vara borta från din tjänst Egen sjukfrånvaro, föräldraledighet och tillfällig vård av sjukt barn har du rätt att kompenseras för. Egen sjukfrånvaro och vård av sjukt barn rapporteras i Primula. Vård av sjukt barn måste du även anmäla till Försäkringskassan. Du ska rapportera din förbrukade och återstående nettostudietid. I den individuella studieplanen Nettostudietiden är 48 månader (4 år), således exklusive institutionstjänstgöring, sjukfrånvaro, föräldraledighet och VAB. För din tid som ledamot i olika råd har du också rätt att kompenseras (s.k. prolongation), t.ex. som ordförande, kassör eller ledamot i doktorandrådet kan du få förlängt med ett visst antal dagar per år. Fasta schabloner för detta har beslutats av rektor, se vidare SU:s webbplats, Regelboken. • Regelboken: Prolongation av doktorsanställning och utbildningsbidrag Också prolongationen rapporteras i den individuella studieplanen. Tjänstledighet beviljas restriktivt med individuella bedömningar från fall till fall. Institutionen kan inte formellt garantera förlängd anställning i dessa fall. Relationen doktorand–handledare Som doktorand har du rätt till handledning. Du har en huvudhandledare och en handledare. Normalt sett träffar du huvudhandledaren mest, men ansvarsfördelningen mellan dem kan variera från termin till termin vilket regleras i den individuella studieplanen. För information om handledningens former och rutiner, se institutionens webbplats: 9 (21) • Handledning Relationen doktorand–handledare innebär ett samarbete över flera års tid men med olika villkor för de inblandade. Även om man som doktorand tycker att man har en i grunden bra handledningssituation är det ingenting konstigt om det känns påfrestande ibland. Relationen mellan doktorand och handledare är i grunden en professionell och asymmetrisk relation. Det är inget fel om den uppfattas som vänskaplig, men doktorand och handledare bör inte utbyta personliga tjänster eller föra förtrogna samtal. Om du upplever att relationen blir för privat och du inte vill ta upp det direkt med handledaren: tala med prefekten, ansvarig för forskarutbildningen eller den andre handledaren så fort du känner dig osäker. Därutöver måste framhållas att det under årens lopp har visat sig att doktorandkollektivet, eller någon enskild doktorandkollega som du känner särskilt förtroende för, många gånger är en stor tillgång för en doktorand som känner sig pressad på något sätt. Bara att få klart för sig att man inte är den första som har en jobbig period är en god början till en lösning. Det är inte ovanligt att konflikter uppstår på en arbetsplats och det finns former för hur dessa hanteras. Om det känns svårt eller obehagligt till exempel i relationen till dina handledare, ta då kontakt med prefekten eller Företagshälsovården Avonova Hälsa AB som kan erbjuda professionell hjälp. Du kan även vända dig till arbetsmiljöombud (skyddsombud) eller Doktorandrådet. Vänta aldrig på att något ska ”ordna sig”. Då och då initieras gemensamma samtal om vad det innebär att vara doktorand, t.ex. om handledningens form, funktion och innehåll. Bl.a. kan högre seminarier ägnas åt detta. • Företagshälsovård, Anova Hälsa AB (Medarbetarwebben) • Arbetsmiljöombud/skyddsombud (institutionen) Medel för extra utgifter (Ograduerades) Utgifter för själva avhandlingsarbetet Det finns medel avsatta för i första hand utgifter för själva avhandlingsarbetet. Man kan t.ex. behöva göra en etikprövning av sin studie eller resa till ett arkiv för att studera handskrifter. Man kan också behöva få artiklar från andra bibliotek kopierade via universitetsbiblioteket mot en avgift. För aktuella priser se SUB:s webbplats om fjärrlån: • Fjärrlån Utgifter för konferenser Ur dessa medel för avhandlingsarbetet kan man också söka för att delta i konferenser. Att vara med på vetenskapliga konferenser är ofta mycket givande för en doktorand. Tillsammans med din handledare kan du planera in deltagande i lämpliga konferenser i dina studier. Medel från institutionen får man dock bara för någon konferens om året. Att hålla föredrag vid konferenser kan vara ett bra sätt att synas och få kontakter men planera detta tillsammans med din handledare. Att förbereda föredrag tar oftast längre tid än man tror och kan därför medföra att avhandlingsarbetet försenas. Om man söker pengar för konferenser är det inte alltid de som ska hålla föredrag som har företräde, utan målet är att uppnå en någorlunda rättvis fördelning av pengar mellan doktoranderna. Du bör även söka medel utanför institutionen för att bekosta konferensdeltagande. 10 (21) Sök medel för konferensavgift, resa och boende. Skaffa uppgifter om rese- och boendekostnader och välj ett billigt alternativ. Universitetets miljöpolicy ser helst att man väljer att åka tåg inom Sverige. Traktamente utgår normalt inte. Ansökningsdatum Det är tre fasta ansökningstider per år, 15 mars, 15 juni och 15 oktober, men om behov uppstår däremellan kan mindre och angelägna summor beviljas. Ansökningsblankett för kurs och konferens finns i FirstClass > Intern information > Blanketter […]. Lämna den ifyllda blanketten till ekonomiassistenten. Publicering under doktorandtiden Som doktorand har du två möjliga format för avhandlingsarbetet: en monografi eller en sammanläggningsavhandling. Om du skriver det senare innebär det naturligtvis att du skriver artiklar under doktorandtiden. Texten nedan handlar om att publicera annat än det som ingår i avhandlingen. Liksom när det gäller föredrag finns det fördelar och nackdelar med att publicera artiklar under avhandlingsarbetet. (Ibland kan det ju handla om att publicera ett konferensföredrag.) Å ena sidan är det bra att snabbt komma igång med att skriva regelbundet och att skriva som om det vore avhandlingstext – att t.ex. skriva artiklar blir ett led i att komma framåt i sitt avhandlingsarbete. Dessutom lär man sig att skriva färdigt artiklar. Å andra sidan kan man komma att lägga tid på något som visar sig vara ett sidospår. Vid sakkunnigutlåtanden för tjänster tittar man inte så mycket på artiklar som har skrivits före avhandlingen och som förbereder denna, men de har å andra sidan betydelse för att man ska synas och få kontakter. Det kan däremot vara av stort meritvärde att skriva artiklar inom något annat område än avhandlingsarbetet, men före disputationen får man alltid avväga om det är värt en eventuell försening av avhandlingen. Diskutera detta med din handledare. Om du har oanvänt material kan det hända att du får tillfälle att använda det någon gång efter doktorandtiden. När avhandlingen är klar bör du också försöka skriva ett par artiklar på engelska utifrån avhandlingen för att synas mera internationellt. Det finns naturligtvis inga garantier för att du får en arbetssituation som tillåter detta – men medan du är anställd som doktorand måste ditt viktigaste mål vara att få själva avhandlingen färdig. Publicera/registrera dina artiklar i DiVA publikationsdatabas (kontakta informatören vid frågor). Länkar finns via institutionens webbplats (orange resp. grön ruta): • http://www.su.se/svefler/publikationer • Sök i DiVA (orange ruta). • Registrera i DiVA (grön ruta. Inloggning krävs med SU-konto). 11 (21) Avhandlingsmall Avhandlingsmallen är en Word-mall med ett antal förinställningar som gör att din text ser ut som institutionens avhandlingar kommer att se ut i färdigtryckt skick. Skriv helst i avhandlingsmallen från början , dvs. i dokument kopplade till mallen. (Du kan även skriva i dokument som är kopplade till Words vanliga normalmall; dokumentet kan sedan kopplas till avhandlingsmallen. Det ger dock merarbete för informatören vid redigeringen av arbetet.) Fördelen med mallen är att dina texter blir konsekvent formaterade och lättbearbetade samt att du hela tiden ser vad som får plats på respektive sida (gäller fr.a. tabeller och figurer). Informatören ger en introduktion till nyantagna doktorander om dels mallen, dels användbara Word-funktioner (oavsett vilken mall man använder). Utgivningsserie Avhandlingsmallen går fortfarande även under namnet Acta-mallen. ACTA-serien upphörde 2014, men vi har kvar vår egen underserie Stockholm Studies in Scandinavian Philology N.S. New Series [no]. Hitta mallen Mallen och dess manual hittar du på institutionens server: I datorns startmeny i sökfältet skriver du \\fs3nordiska\acta\Acta 2014. Mappen Acta 2014 visas – dock är det tills vidare 2008-dokumenten du ska använda. I mappen finns mall, manual och genväg till mallen. 1. Börja med att dra ”Genväg_till_acta-MALL_2008.dot” till ditt skrivbord. Fortsättningsvis dubbelklickar du på den ikonen när du behöver ett nytt, tomt dokument, och du hamnar i Acta-mappen. 2. Dubbelklicka på ”acta-MALL_2008.dot” (gulvit ikon) så öppnas ett nytt dokument (.doc) baserad på mallen. Spara som ... 3. Läs mer i manualen som finns i Acta-mappen: ”acta-mall_2008_MANUAL.pdf”. Läs denna manual innan du sätter igång, och återkom till den under avhandlingsarbetet. Strunta inte i funktionerna som finns – det gör slutredigeringen mycket enklare om du redan från början har följt instruktionerna. 4. När det är dags för tryckning, finns i denna mappen även dokumentet ”acta_OMSLAGSINFO_till_tryckeri_2014.doc”, där du fyller i dina uppgifter till tryckeriet. Läs mer om tryckning nedan. Inför disputationen Viktig information inför disputationen finns på webben: • Disputation (institutionen) • Disputera vid Stockholms universitet • Disputation: Boka tid och plats (SU-webben) 12 (21) Håll tidsplanen. Vi är många som arbetar med din avhandling i slutskedet och vi vill be dig att respektera de tider som anges nedan. Kostnader Institutionen får en klumpsumma för opposition och tryckning av avhandlingen, f.n. 40 000 kr. Dessa medel ska täcka samtliga kostnader (språkgranskning, tryckning, ev. resor och uppehälle för opponent och ledamöter i betygsnämnden, osv.). Opponent och betygsnämnd bestäms av fakulteten efter förslag från institutionen, och vi försöker förstås hålla nere kostnaderna i görligaste mån. Om avhandlingen av något skäl kan väntas bli särskilt dyr, t.ex. för att det krävs illustrationer som måste beställas av en tecknare eller måste finnas färgbilder, eller för att hela avhandlingen behöver språkgranskas, är det viktigt att i god tid söka finansiering från olika fonder. T.ex. utlyser Vitterhetsakademien (Linds fond) regelbundet medel för tryckbidrag. En lista med finansiärer som stöder språkvetenskaplig forskning finns i FC > Forskning > Söka pengar. Kostnad för tryckning hos förlaget Publit, via SUB, kan du räkna ut med deras kalkylator på SUB-webben. Se Inför tryckning: • Spika avhandling Institutionens tidsplan inför disputationen: Se nästa sida. 13 (21) Institutionens tidsplan inför disputationen vecka 18 Fullständigt manus till skuggopponent vecka 16 Skuggopposition (eller granskning av annat slag) vecka 16–12 Omarbetningar. Redan under denna period kan du kontakta redaktören och tillsammans diskutera utformningen av texten. Kontakta i god tid också informatören, som står för slutredigeringen (jfr vecka 8 nedan). vecka 11 Skriv summary (5–10) och abstract (högst 2 000 tecken, inkl. mellanslag), diskutera med handledaren och arbeta om. vecka 11 Kontakta språkgranskare och skicka summary och abstract, t.ex. Centre for Academic English. • Centre for Academic English (CAE) > Our services vecka 10 Lämna manus till redaktören. Efter detta kan du inte göra några egna ändringar i innehållet. Manuset granskas först av redaktören; var beredd att arbeta vidare med manuset efter anvisningar under denna vecka. Därefter går manuset till informatören för slutredigering. När manuset gått till informatören ska du vara färdig med all korrektur. vecka 10–8 Skriv baksidestext och redigera litteraturlista, i samråd med redaktören (se vidare lathunden nedan, punkterna 8–12). vecka 8–7 Ställ samman övrigt som behövs inför leverans till tryckeri + kontakta SUB 1 månad innan spikdagen om tryckningen (se vidare lathunden nedan, punkterna 8–12). vecka 3 Spika (elektroniskt) tre veckor före disputationsdagen (se lathunden nedan). vecka 0 Disputation Lägg in extraveckor om tidsplanen sträcker sig över sommar, jul eller påsk, i samråd med redaktören och informatören som gör redigeringen. Om du istället väljer du att publicera utanför vår egen serie är det universitetets anvisningar som gäller. Lathund inför disputationen: Vad ska doktoranden göra?: Se nästa sida. 14 (21) Lathund inför disputationen: Vad ska doktoranden göra? Följande är av mera praktisk art. (Jfr Tidsplan inför disputationen, ovan.) Se även: • Disputera vid Stockholms universitet Disputationsdatum I samband med fastställande av disputationsdatum (ca 18 veckor före tänkt disputationsdatum): 1. Anmäl disputation till och boka datum och tid hos Studentavdelningen. Först ska du ha diskuterat lämpliga datum med handledare och ansvarig för forskarutbildningen. • Boka tid och plats för disputation (SU-webben) 2. Boka lokal för den angivna tiden hos schemaläggaren. 3. Vänta på besked om opponent från ansvarig för forskarutbildningen. 4. Boka ev. om datum och lokal (både hos Studentavdelningen och schemaläggaren), ifall det först bokade inte passar opponenten. Manus till redaktören + förbered ev. omslagsbild I anslutning till att manus går till redaktören (ca 11 veckor före tänkt disputationsdatum): 5. Bestäm omslagsbild i samråd med redaktören. Tänk på kostnaderna och på att söka tillstånd från upphovsrättsinnehavaren. Räkna in tid för ev. bildbehandling som bl.a. informatören kan hjälpa till med. Omslagsbild skickas separat som egen fil (tiff eller jpg). Se även SU-webben: • Visuell identitet > Tryck > Avhandlingar Förlaget Publit (via SUB) färdigställer omslaget enligt mall de har. Kostnad: 400 kr/timme, läs mer under Tryckkostnader nedan. Tryckkostnader SUB har ett avtal med förlaget Publit för avhandlingar (vars tryckeri ligger i Malmö). Vi mejlar avhandlingen för tryck till SUB, som sköter kontakten med Publit. Allmänt vid tryckning begär man in en offert från tryckeri för kostnadsförslag, men för avhandling räknar du själv ut pris i en kalkylator på tryckeriwebben, länk via SUB-webben: • Spika avhandling Instruktioner står på SUB-webben. Några av uppgifterna kan du behöva diskutera med informatören och redaktören samt informera informatören om innan det går till tryck: 6. antal sidor i svartvitt (inkl. spikblad) resp. i färg (illustrationer t.ex.) Antal sidor = fr.o.m. kapitel 1 t.o.m. litteraturförteckning + bilagor. Informatören vet på ett ungefär antal sidor för abstract, förord, innehållsförteckning m.m. 7. antal exemplar (vanligtvis 200 st; hör med redaktören). Man fyller inte i det i kalkylatorn, utan får själv multiplicera med kalkylatorns slutsumma. 15 (21) 8. om omslaget ska lamineras (bestrykas med en skyddsfilm. Välj det. Man kan välja matt eller glatt, vi brukar välja matt.) Inte i kalkylatorn, men inför tryckning. 9. om omslagsbilden ska vara i färg eller svartvitt (storlek B 165 mm + 4 mm utfall, H max 133 mm). Inte i kalkylatorn, men inför tryckning. Se även SU-webben: • Visuell identitet > Tryck > Avhandlingar 10. att vi vill ha provtryck (kostnad 250 kr + frakt). Ett ev. andra provtryck (pdf brukar räcka) kostar ev. också. Skicka till tryck + provtryck + leveransdatum 11. Provtryck: Vi måste mejla avhandlingen för provtryck till SUB 20 arbetsdagar innan spikdagen (de sköter alltså kontakten med föralget Publit). När vi har fått provtrycket har vi 10 dagar på oss att gå igenom och godkänna en slutversion. (Ibland kan det behövas två provtryck, som alltså ska ingå i dessa 10 dagar.) Provtryck går du, redaktören och främst informatören igenom och godkänner inför den slutgiltiga tryckningen. Sluttryck: Vi måste mejla avhandlingen för sluttryck till SUB 10 arbetsdagar innan spikdagen. Den färdiga avhandlingen ska levereras till dig senast två arbetsdagar före den officiella spikdagen. 12. Ställ samman de uppgifter som tryckeriet behöver. Informatören har gjort i ordning ett dokument som du hittar på servern, se Hitta mallen, s. 11. Fyll i efterfrågade uppgifter och skicka till informatören för eventuell komplettering. Bl.a. ska du skriva baksidestext (högst 1 695 tecken inkl. mellanslag). Se ”Text med fasta placeringar” på: • Visuell identitet > Tryck > Avhandlingar 13. Informatören ställer samman de s.k. förstasidorna och sistasidorna. • Förstasidorna = allt före innehållsförteckningen. För det behöver informatören uppgifter om omslagsbilden (fotograf/illustratör, ev. tillstånd från t.ex. KB eller RA osv.), abstract, förord, ISBN. (Jfr spikning nedan). • Sistasidorna = allt efter Referenser eller ev. bilagor. För sistasidorna har informatören alla uppgifter. Spika avhandlingen (när den skickas till tryck) 14. Spika/registrera de bibliografiska uppgifterna om din doktorsavhandling i DiVA:s spikformulär, i samma veva som avhandlingen skickas till tryck. • Spika avhandling (SUB-webben) Spikformuläret är underlag till dels den elektroniska spikningen, dels det lösa spikbladet (som ska med till tryck). Logga in med ditt SU-konto. För att fylla i formuläret behöver du • ISBN-nummer från Studentavdelningen, se • ISBN- och ISSN-nummer 16 (21) • nummer i vår serie Stockholm Studies in Scandinavian Phililogy (från redaktören) samt • sidantalet. Vet du/informatören ännu inte det exakt, så ange ungefärligt. Uppgiften kan ändras i efterhand (genom att mejla SUB: diva@sub.su.se). • Abstract: Tänk på när du klistrar in ditt abstract i formuläret att ta bort alla (tecken för ev. mjuka) bindestreck för avstavning, att inte radbrytningar följer med o.d. Annars syns de i spikbladet. 15. Du får spikbladet som pdf-fil. När uppgifterna du lagt in har behandlats kommer du via mejl från SUB att få en länk till en sida där du kan ladda ner en pdf-fil med spikbladet. Den skickar du till informatören, som i sin tur vidarebefordrar den till tryckeriet, som trycker upp spikbladet i samband med själva avhandlingen. SUB ser sedan till att avhandlingen spikas elektroniskt på spikdagen tre veckor före disputationen. Informatören lägger också ut spikningen på institutionens webbplats, samt sätter upp färgglada spiklappar i främst D-huset. Skicka det färdiga manuset till opponenten 16. Skicka en pdf-fil med det tryckfärdiga manuset till opponenten. Detta är fakultetens anvisning och de flesta opponenter uppskattar att få extra tid på sig. Pdf:en får du av informatören. Bokmärk, jfr nedan. Distribuera böckerna När böckerna har kommit från tryckeriet sker följande: 17. Tryckeriet skickar automatiskt ut de s.k. pliktexemplaren till Sveriges universitetsbibliotek. Trycks avhandlingen vid SUB:s avtalstryckeri Publit ombesörjer de också obligatoriska leveranser inom universitetet (till Studentavdelningen och SUB). Resten kommer till institutionen, adresserat till dig. Redaktören distribuerar till opponent och betygsnämnd. Du själv skickar avhandlingen till handledarna. 18. Övrigt utskick. • Institutionen ska ha ett ex. till bokskåpet vid hissarna på plan 6 (ge till administratören för forskarutbildningen). • Administratören för forskarutbildningen ska ha ett arkivex. • Informatören ska ha några ex. för diverse utbyten (hör med denne om exakt antal) samt ett referensex. • Du ansvarar för det övriga utskicket. Se vidare First Class > Forskarutbildning > Doktorandinformation > Utskick av doktorsavhandlingar. 19. Fulltext. SU publicerar enligt Open Access, därmed ska avhandlingen också publiceras elektroniskt som fulltext i pdf-format i DiVA. Hör med informatören vilken version du ska ladda upp. Skapa gärna bokmärken för kapitel och ev. avsnitt i pdf:en innan publicering på SUB (om inte informatören redan har gjort det). Informatören visar dig hur du bokmärker. 17 (21) Skriv pressmeddelande 20. Skriv ett pressmeddelande, se länken nedan. Mejla det till relevanta mottagare (dagspress, facktidningar osv.) Mejla det också till informatören, som lägger ut det på institutionens och SU:s webbplatser. • Att skriva pressmeddelande (SU-webben) Erratalista 21. Gör en erratalista (lista över tryckfel och andra fel) under spikningstiden för att dela ut under disputationen. Fel hittar man alltid. (Ev. utesluter man helt obetydliga fel från listan.) Efter disputationen – doktorsexamen Du kan ladda ner blankett för ansökan om examen, via SU:s webb. Denna blankett skickar du sedan till Studentavdelningen. • Forskarexamen (SU-webben) Promovering Promovering sker en gång om året i Stockholms stadshus. Alla som tagit ut sin doktorsexamen bjuds in att delta. Promoveringen brukar vara i slutet på september och man måste ha tagit ut sin examen senast i juni för att bli inbjuden, annars får man vänta till året efter. • Promotionshögtid för nyblivna doktorander (SU-webben) 18 (21) Funktioner vid institutionen Institutionsledning • Prefekt: Gunlög Sundberg • Ställföreträdande prefekt: Lena Ekberg • Biträdande prefekt: Ingrid Almqvist • Administrativ chef: Eva Engfeldt Forskarutbildningen • Ansvarig för forskarutbildningen: Cecilia Falk • Administratör för forskarutbildningen: Yvonne Carlsson • Studierektorer Utbildning på forskarnivå o med ansvar för ärenden som rör doktoranderna (den individuella studieplanen, kursval osv.): Cecilia Falk o med ansvar för utbildningen i stort (kontakt med fakulteten, kursutbud osv.): Catrin Norrby • Skyddsombud för doktorander i nordiska språk: Maria Rydell • Forskarutbildningskommittén: • o Doktorandrepresentanter (fr ht 2014): Stefan Norrthon, Maria Rydell, Gustav Westberg o Lärarrepresentanter (fr. ht 2014): Catrin Norrby (sammankallande), Jan Svanlund, Anna Vogel Professorsrådet: Cecilia Falk (sammankallande), Olle Josephson, Catrin Norrby, Tomas Riad Övriga studierektorer • Studierektor Grundnivå: Jonatan Pettersson • Studierektor Avancerad nivå: Jan Svanlund • Studierektor Lärarutbildningen: Yvonne Carlsson/ Karolina Wirdenäs • Studierektor Svenska som främmande språk: Jeanna Wennberg Övriga funktioner • Redaktör: Cecilia Falk • Informatör (även redigerare och webbredaktör): Pia Nordin • Dator- och systemansvarig: Johan Asplund • Personalansvarig/administrativ chef: Eva Engfeldt • Schemaläggare (lokalbokning): Anki Nyström • Ekonomiassistent: Gull-Britt Hansson 19 (21) Stödsystem vi använder Primula (personalärenden) I Primula ansöker du till exempel om semester, anmäler sjukfrånvaro och vård av sjukt barn. • Läs om vad du kan göra i Primula. • Direkt till Primula (inloggning krävs) Kontaktperson: Personalansvarig/administrativ chef. FirstClass/Ebox (mejl + intranät) På Nordiska språk använder vi mejl- och konferenssystemet FirstClass. Under 2015 kommer vi att • för mejlen gå över till Ebox (dvs. oftast Outlook), som resten av universitetet använder (så även TÖI och Centrum för tvåspråkighetsforskning). • för intranätet gå över till Mondo, se nedan. I bägge finns bl.a. konferenserna Forskning och Forskarutbildning. Kontaktperson: Dator- och systemansvarig. Mondo (intranät + undervisning) • Intranät: Under 2015 går vi över från FirstClass till Mondo som intranät. Kontaktperson: Informatören. • Undervisning: Digital undervisningsplattform. Kontaktperson: Studierektorn för grundnivå. 20 (21) Länkar/kontaktpersoner A–Ö • Arbetsmiljöombud/skyddsombud institutionen http://www.su.se/svefler/om-oss/styrdokument/milj%C3%B6-arbetsmilj%C3%B6j%C3%A4mst%C3%A4lldhet/arbetsmilj%C3%B6gruppenj%C3%A4mst%C3%A4lldhet-likabehandling-och-sexuella-trakasserier-1.29151 • Bildregler omslag avhandling m.m. se Trycka avhandling, nedan. • Disputation (institutionens webb) http://www.su.se/svefler/forskning/utbildning-p%C3%A5forskarniv%C3%A5/disputation-1.28746 • Disputation: Boka tid och plats (SU-webben) http://www.su.se/forskning/utbildning-pa-forskarniva/disputera-vid-universitetet/1boka-tid-och-plats-for-disputation-1.137556 • Disputera vid Stockholms universitet http://www.su.se/forskning/utbildning-pa-forskarniva/disputera-vid-universitetet • DiVA publikationsdatabas (kontakta informatören vid frågor). Länkar finns via institutionens webbplats (orange resp. grön ruta) på: http://www.su.se/svefler/publikationer Sök i DiVA: http://su.diva-portal.org/smash/search.jsf?dswid=data-nivoslider Registrera (inloggning krävs med SU-konto): https://su.divaportal.org/dream/info.jsf • Fjärrlån (Stockholms universitetsbibliotek/SUB): http://www.sub.su.se/start/lana/fjarrlan/ • Examen/forskarexamen: Ansöka om examen (SU-webben) http://www.su.se/forskning/utbildning-pa-forskarniva/disputera-viduniversitetet/forskarexamen-1.10132 • Företagshälsovård, Anova Hälsa AB (Medarbetarwebben) http://www.su.se/medarbetare/personal/arbetsmiljo-halsa/foretagshalsovard/varforetagshalsovardscentral-avonova-halsa-ab-1.3522 http://www.su.se/pub/jsp/polopoly.jsp?d=870 • Lönestege för doktorander (Medarbetarwebben) http://www.su.se/medarbetare/personal/personaladministration/l%C3%B6n-ochers%C3%A4ttning/l%C3%B6nes%C3%A4ttning/l%C3%B6nestege-f%C3%B6rdoktorander • Personliga hemsidor, doktoranderna Nordiska språk http://www.su.se/svefler/doktorander Din personliga: http://www.su.se/svefler/efternamn_fornamn. För att få en personlig hemsida: kontakta informatören. • Promovering (SU-webben) http://www.su.se/forskning/utbildning-p%C3%A5-forskarniv%C3%A5/disputeravid-universitetet/promotionsh%C3%B6gtid-f%C3%B6r-nyblivna-doktorer1.12312 21 (21) • Pressmeddelande, att skriva ett (SU-webben) http://www.su.se/medarbetare/visuellidentitet/identitetselement/tonalitet-ochspråk/att-skriva-för-olika-kanaler/att-skriva-pressmeddelande • Prolongation av doktorandanställning och utbildningsbidrag (Regelboken/Bok 2 SU-webben) http://www.su.se/regelboken/bok-2/forskarutbildning-och-forskning/prolongationav-doktorandanst%C3%A4llning-och-utbildningsbidrag-1.59566 • Publicera (artiklar o.d.), se DiVA publikationsdatabas, ovan. Publicera avhandlingen, se Spikning, nedan. • Spikning, elektronisk (Stockholms universitetsbibliotek/SUB): http://www.sub.su.se/start/publicera/spika-avhandling/ • Språkgranskning/engelska: Centre for Academic English (Engelska inst.:s webb) http://www.english.su.se/centre-for-academic-english Kontaktperson: Maria Kuteeva (maria.kuteeva@english.su.se) • Studentavdelningen (SU-webben) http://www.su.se/om-oss/organisation/universitetsförvaltning/studentavdelningen1.3969 • Studentkåren, doktorandstöd (SUS-webben) http://www.sus.su.se/doktorandstod • Studentkårens doktorandombudsman Blogg: Fredrik Charpentier Ljungqvist fredrik.c.l@sus.su.set, tfn 08- 674 62 57 • Trycka avhandling (kontakta även informatören) (SUB- och SU-webben) http://www.sub.su.se/start/publicera/fragor-infor-tryckning/ http://www.su.se/medarbetare/visuellidentitet/tryck/avhandlingar • Utbildning på forskarnivå (Regelboken/bok 2, SU-webben) http://www.su.se/regelboken/bok-2/forskarutbildning-och-forskning • Utbildning på forskarnivå, Riktlinjer: Humanistiska fakulteten http://www.hum.su.se/regelverk-och-beslut/riktlinjer-för-utbildning/riktlinjer-förutbildning-på-forskarnivå-1.50969 • Utvecklingssamtal (Medarbetarwebben) http://www.su.se/medarbetare/personal/arbetsmilj%C3%B6h%C3%A4lsa/utvecklingssamtal-anvisningar-f%C3%B6r-1.88015 • Webbplats Svefler: Utbildning på forskarnivå http://www.su.se/svefler/forskning/utbildning-p%C3%A5-forskarniv%C3%A5 • Wordmall avhandlingen (kontaktperson: informatören). Även kallad Acta-mallen (avhandlingarna trycktes t.o.m. 2014 oftast i Acta-serien).
© Copyright 2024