1. No category

~~VÄSTRA
'Y' GÖTALANDSREGIONEN
INSTRUKTION
Dokumenttitel
Version
Start av reservrutin lä kemecle lsbeställningar till RGL
4.0
Sidan I av 14
Dokumentansvarig
Dnr/id-nummer
Giltig from
QSA005
20 I 5-05-0 I
Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotelrnre, Sjukhusapoteket VGR
\j!'.,~~~1=----
Datum
V
------------- ----------- ------------- ---- -- --------- \~~ ------- - ------------------------- ----Marie Ra•rn1uson. chel' Sjukhusnpotckel VGR
Start av reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL
Ändringar från föregående version
Instruktionen reviderad i sin helhet efter övning och utvärdering av skarpt läge.
Definitioner
e-Builder
Samordnare
Marlmadsplatsen
RGL
Hamlet Support
Visuera
IT -koordinator
Ett företag som ansvarar för tjänsteleveransen IT-tjänsten inom ehandel.
Temporär roll vid driftstörningar som agerar samordnare för
sjukhusapoteket VGR (lista med namngivna personer finns i
bilaga 2)
Det namn Västra Götalandsregionens eHandelsmodell har på den
sammanlagda tjänsten IT-tjänsten och Produktkatalogen
RegionGemensamt Lager, drivs av Apoteket AB
Den inom VGR IT uppsatta förvaltningen för Hamlet och Horatio.
Ett företag som ansvarar för tjänsteleveransen Produktkatalogen
inom e-handel.
Regional roll inom Sjukhusapoteket VGR
Syfte
Möjliggöra beställning och leverans av läkemedel vid brister i det elektroniska orderflödet,
genom att beskriva hur brister i orderflödet mellan VGR och RGL identifieras och hanteras,
samt hur beslut om start av reservrutin fattas.
Målgrupp
Sjukhusapoteket VGR regionalt och lokalt, RGL, VGR IT/Hamlet support
Ansvar
Hamlet support ansvarar för bevalming av orderflöde och felsökning vid brister i
orderöverföring samt att informera berörda parter om status på felsökning
Samordnare ansvarar för kontakt med Hamlet support och RGL samt att i samråd fatta beslut
om start av reservrutin
RGL ansvarar för att informera berörda parter vid driftstörningar på RGL eller utebliven
orderingång samt att i samråd med Samordnare fatta beslut om start av reservrutin
Sjukhusapoteket VGR lokalt ansvarar i förekommande fall för prioritering av enheter och att
informera berörda enheter vid start av reservrutin, samt återgång till normalrutin
Utförande
Allmänt
En Pärm Reservrutin för reservrutin ska finnas på Sjukhusapoteket VGR lokalt. Pärm
Reservrutinen ska innehålla minst de dokument som anges i Bilaga 7.
T"~VÄSTRA
y
INSTRUKTION
GÖTALANDSREGIONEN
Dokumenttitel
Version
Reservrutin läkemedelsbestä llningar till RGL
4.0
Siclan2av 14
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Giltig from
QSA005
20 15-05-0 I
Fredrik Vpndyacek,
Sign VGR:
~val itetsansvarig
\J.. ~ _}
apotekare, Sju khusapoteket VG R
I
Ordrar går normalt över ca kl 10: 00 vardagar (tilläggsordrar kl 14 och extrabeställningar kl
16) och levereras med nattleverans nästkommande vardag. Hantering av fel i orderöverföring
beskrivs schematiskt i bild 1 nedan (se även bilaga 3)
Ja (a)
Hinner
RGL
levm••
/
alla
ordr ar 7
nej
Nej (b)
Svar
~~y
7
ja
Bild I: Schematisk besluivning av hantering av fel i orderflödet. Flödet beskrivs övergripande i texten nedan,
samt i detalj i bilaga 3 och 4.
Detaljerad beskrivning finns i bilaga 4, Checklista för Koordinator
1. Identifiera fel och koordinering
När fel i orderflödet upptäcks ska följande parter omedelbart kontaktas:
• Hamlet support
• IT-koordinator
• RGL, teamchef farmaceut med kopia till kundservice RGL
Kontaktuppgifter finns i bilaga 2. Upptäckande part ansvarar för att kontakta övriga
parter.
1.1. Hamlet suppo11 rapporterar till marknadsplatsen.info@vgregion.se (en definierad
sändlista kopplad till alla intressenter i eHandelsflödet) att problem i eHandelsflödet
upptäckts om detta ännu inte gjorts av annan part.
1.2. Hamlet support startar felsökning och skickar ett standardmail till sjukhusapotekens
funktionsbrevlådor att fel uppmärksammats .
1.3. IT-koordinator inom Sjukhusapoteket VGR utser en samordnare för vidare hantering
av felet. Samordnaren meddelar funktionsbrevlådor på berörda förvaltningar aktuell
status samt när nästa uppdatering av läget skickas ut.
.,,...~ VÄSTRA
y GÖTALANDSREG I ONEN
INSTRUKTION
Dokumenttitel
Version
Reservrut in läkemedelsbeställningar ti Il RG L
4.0
Sidan 3 av 14
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Giltig from
Fredrik Vondracek, Kva litetsa nsvarig apotekare, Sjukhusapoteket VG R
QSA005
20 15-05-0 I
SignVGR: ~
I
1.4. Hamlet support meddelar regelbundet samordnaren status i felsökningen var 30:e
minut om annat ej är överenskommet. Samordnaren meddelar i sin tur status till
funktionsbrevlådor inom Sjukhusapoteket VGR.
2. Atgärdsplanering
2.1. Om problemet kvarstår kontaktar samordnaren teamchef farmaceut RGL
(Kundservice i andra hand, se bilaga 2) för att gemensamt planera åtgärder och beslut
om vidare hantering. Den vidare hanteringen kan göras på tre sätt:
a) e-handelsordrar används, samtliga bedöms hinna hanteras av RGL (se pkt 3 nedan)
b) e-handelsordrar används, alla kommer inte hinna hanteras och en prioritering
behöver göras (se pkt 4 nedan)
c) e-handelsordrar används inte, en prioritering behöver göras och prioriterade ordrar
måste därefter faxas/mailas till RGL (se pkt 5 nedan)
2.2. Efter beslut om vidare hantering informerar samordnaren funktionsbrevlådor på
berörda förvaltningar om beslutet (modell a, b eller c ). Vid beslut att använda modell b
:f,Qlj'ef bekräftar samordnaren via telefon att sjukhusapoteket VGR/lokalt
eller c _
mottagit informationen.
2.3. Vid driftstopp ska samordnaren skicka ut statusuppdatering regelbundet till
funktionsbrevlådor (förslagsvis var 30:e minut), oavsett om något nytt hänt.
Samordnaren anger i mailet när nästa statusuppdatering kommer att skickas ut.
Eventuellt beslut om att förbereda för faxrutin lokalt tas av Sjukhusapoteket
VGR/lokalt.
3. e-handelsordrar används, samtliga bedöms hinna hanteras av RGL
3.1. Samordnaren informerar sjukhusapoteket VGR/lokalt om att alla ordrar kommer
levereras i tid
3.2. Sjukhusapoteket VGR/lokalt meddelar vid behov berörda enheter
4. e-handelsordrar används, ordrar måste prioriteras
4.1. Samordnaren mailar funktionsbrevlådor med detaljerad info om att prioritering av
beställande enheter måste göras. Samordnaren kontaktar därefter respektive lokalt
Sjukhusapotek per telefon och informerar om mailet.
4.2. Sjukhusapoteket VGR/lokalt prioriterar enheter enligt i förväg uppgjord ordning
(Alfresco/Referensbiblioteket/Prioritering av leveranser vid stora driftstörningar).
Sjukhusapoteket VGR/lokalt mailar prioriteringsordning till Kundservice RGL, med
kopia till samordnaren.
4.3. Samordnaren och RGL stämmer av uppgjord prioritering för att undvika missförstånd
och säkerställa att prioriterade beställande enheter kommer hanteras.
4.4. Samordnaren återkopplar till sjukhusapoteket VGR/lokalt som i sin tur informerar
berörda enheter vid behov.
5. Manuell beställning
/
5.1. Samordnaren beslutar i samråd med RGL hur den manuella beställningen ska gåf till
(fax och/eller mail).
"'f"'~ VÄSTRA
"'(
INSTRUKTION
GÖTALANDSREGIONEN
Dokumenttitel
Version
Reservrut in läkemede lsbestä llningar till RG L
4 .0
Siclan4av 14
Dokumentansvarig
Dnr/id-nummer
Giltig from
Fred rik Vondracek, Kva litetsansvarig apotekare, Sju khusapoteket VG R
QSA005
20 15-05-0 I
SignVGR ~
I
5.2. Samordnaren informerar sjukhusapoteket VGR/lokalt att manuell beställningsrutin
måste tillämpas och att prioritering avbeställande enheter måste göras. Apoteket
AB:s faxblankett eller utskriven order från Hamlet ska användas.
5.3. Sjukhusapoteket VGR/lokalt prioriterar enheter enligt i förväg uppgjord ordning
(Alfresco/Referensbiblioteket/Prioritering av leveranser vid stora driftstörningar).
Sjukhusapoteket VGR/lokalt mailar prioriteringsordning till Kundservice RGL, med
kopia till samordnaren. Prioriteringslistan används som checklista för inkommande
beställningar på RGL.
5.4. Förstahandsalternativet är att sjukhusapoteket VGR/lokalt ska skicka fax/mail. I andra
hand skickar beställande enhet fax/mail. Som beställningsunderlag används utskriven
order från Hamlet eller Apoteket AB:s faxblankett.
5.4.1. Om utskriven order från Hamlet används måste denna kompletteras med
• Antal faxade sidor
• Kundnummer
• Kundnamn
• Telefonnummer
• Underskrift och befattning
• Antalförpackningar av beställda läkemedel
enligt bilaga 5
5.4.2. Om beställningsunderlaget mailas gäller följande:
• Skicka ett mail per beställande enhet till kundservice.rgl@apoteket.se
• Ange "Beställning reservrutin" i ärendefältet
• Bifoga inskannad beställning som pdf.
5.5. Samordnaren och RGL stämmer av uppgjord prioritering för att undvika missförstånd
och säkerställa att prioriterade beställande enheter kommer hanteras.
5.6. Samordnaren återkopplar till sjukhusapoteket VGR/lokalt som i sin tur informerar
berörda enheter vid behov. Berörd enhet ska informeras enligt lokal checklista (se
lokal Pärm Reservrutin). Om det inte går att få kontakt med berörd enhet ska
Sjukhusapoteket VGR lokalt bedöma hur beställningen ska hanteras.
6. Särskild hantering då Hamlet inte fungerar
6.1. Beställningar från VNL: Varor i VNL som har ett lagersaldo lika med eller mindre än
beställningspunkt kan hittas i Horatio. Vägledning för att ta fram dessa varor finns i
lokal Pärm Reservrutin.
7. Hantering avbeställande enheter med lägre prioritet
7 .1 . Samordnare och RGL kommer överens om hantering av ordrar som inte levererats.
Hänsyn skall tas till nästkommande dags ordinarie orderflöde.
7.2. Samordnaren informerar Sjukhusapoteket VGR lokalt på berörda förvaltningar.
8. Avsluta reservrutin
8.1. Samordnare och RGL fattar beslut om att avsluta reservrutin när systemen åter
fungerar.
8.2. E-handelsordrar för de enheter som beställt manuellt och redan hanterats i Apotekets
system ska annulleras för att undvika dubbelleveranser. Samordnare och RGL ska vid
behov klargöra eventuella oklarheter kring vilka ordrar som ska annulleras eller inte.
T'f'Y" GÖTA
VÄSTRA
LANDSREG I ONEN
INSTRUKTION
Dokumenttitel
Version
Reservrutin läkemede lsbestä llningar ti 11 RG L
4.0
Sidan 5 av 14
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Giltig from
Fredrik Vondracek, Kva litetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VG R
QSA005
2015-05-0 I
SignVGR : ~
I
8.3 . Samordnaren mailar funktionsbrevlådoma hos Sjukhusapoteket VGR lokalt på
berörda förvaltningar om att reservrutin är avslutad och normalrutin för beställning
åter gäller.
8.4. Sjukhusapoteket VGR lokalt informerar beställande enheter om att reservrutin är
avslutad och normalrutin för beställning åter gäller.
8.5. Händelsen skall dokumenteras av Samordnaren (se bilaga 6: Mall dokumentation av
incident). Samordnare och RGL kommer överens om uppföljning av händelsen.
Referenser
AVTAL NR: 2792010-01 , Bilaga 1, ss29-30
Författare
Fredrik Vondracek, kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR
Katja Heikkinen, IT-koordinator, Sjukhusapoteket VGR
Synpunkter inhämtade från Åsa Brundin, läkemedelsansvarig RGL och Helena Sanchez,
VGRIT
Bilagor
Bilaga 1:
Bilaga 2:
Bilaga 3:
Bilaga 4:
Bilaga 5:
Bilaga 6:
Bilaga 7:
Versionshistorik
Kontaktlista
Schematisk beskrivning av hantering av fel i orderflödet
Checklista för Samordnare
Faxbeställing med underlag från Hamlet
Mall dokumentation av incident
Innehåll i lokal Pärm Reservrutin
INSTRUKTION
Dokumenttitel
Version
Reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL
4.1
Sidan 6 av 14
Dokumentansvarig
Dnr/id-nummer
Giltig fr o m
Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR
QSA005
2015-12-01
Sign VGR:
Bilaga 1: versionshistorik
Version Giltig
fr o m
4.1
201512-01
4.0
201505-01
3.0
201407-01
2.0
201306-01
Huvudsakliga förändringar
Författare
Bilaga 2, Kontaktlista uppdaterad
Fredrik Vondracek
Instruktionen reviderad i sin helhet efter övning och
utvärdering av skarpt läge.
Instruktionen helt omgjord efter utvärdering av
arbetssättet.
Instruktionen helt omgjord efter förändrade
förutsättningar.
Fredrik Vondracek,
Katja Heikkinen
Fredrik Vondracek,
Katja Heikkinen
Agneta Dorup,
Marie Rasmusson,
Fredrik Vondracek
1.0
ny
201203-01
INSTRUKTION
Dokumenttitel
Version
Start av reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL
4.1
Sidan 7 av 14
Dokumentansvarig
Dnr/id-nummer
Giltig fr o m
Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR
QSA005
2015-12-01
Fastställes, Västra Götalandsregionen
Datum
Marie Rasmuson, chef Sjukhusapoteket VGR
Bilaga 2: Kontaktlista nyckelpersoner/koordinator inom Sjukhusapoteket VGR, RGL,
Hamlet support
Namn
Tel
Anna Christiansson
0700-82 23 83
Katja Heikkinen
0700-82 49 69
Fredrik Vondracek
Fredrik Fostvedt
Marie Rasmuson
0722-12 45 30
0700-82 38 65
0703-26 90 08
Louise Lundgren
Lina Mellqvist
Kundservice RGL
010- 447 86 31
010- 447 73 30
010-447 71 00
Sjukhusapoteket VGR
Alingsås
0322-22 60 56
Sjukhusapoteket VGR
Kungälv
Sjukhusapoteket VGR
NU
Sjukhusapoteket VGR
SkaS
Sjukhusapoteket VGR
SU
Sjukhusapoteket VGR
SÄS
Petra Setterborg
Boel Setthagen
Maria Brandt
Gunilla Niklasson
Lena Stroud
Mari Henning
Ellinor Ottosson
Gunnar Henning
Tobias Karlsson
Annamaria Fagrell
Annamaria Fagrell
Tevhide Köksal
Carolin Johansson
Helena Sanchez
Arbetsplats
0303-988 30 0303985 32
Uddevalla sjukhus
010-435 66 60
NÄL
010-435 66 59
Skövde
0500 - 47 8364
Lidköping
0510-48 89 44
0706-252892
0706-357038
0706-191068
033-6161782
0727-442650
033-616 45 73
0702-42 59 16
010 – 435 66 50
0303-985 32,
0702-68 31 61
0700-82 59 93
Funktion/titel
Sjukhusapoteket VGR
Sjukhusapoteket VGR
Ansvarig kliniska
prövningar/ IT-koordinator
Sjukhusapoteket VGR
Register och
sortimentsuppföljningsansva
rig
Sjukhusapoteket VGR
Kvalitetsansvarig
Sjukhusapoteket VGR
Logistiker
Sjukhusapoteket VGR
Funktionssamordnare
RGL
RGL
Teamchef produktion
RGL
Teamchef farmaceut
RGL
Sjukhusapoteket VGR/lokalt
Funktionstelefon
Funktionstelefon
Funktionstelefon
Anmärkning
Samordnare 1:a hand
Samordnare 2:a hand
Samordnare 3:e hand
Samordnare 4:e hand
Samordnare 5:e hand
louise.lundgren@apoteket.se
lina.mellqvist@apoteket.se
kundservice.rgl@apoteket.se
Om ej svar:
Ellinor Ottosson 0322-22 66 25
Anders Ryberg 0322-22 61 16
sjukhusapoteket.vgralingsas.al@vgre
gion.se
sjukhusapoteket.vgrkungalv@vgregi
on.se
Vardagar 07.30-15.30
sjukhusapoteket.vgrnu@vgregion.se
Funktionstelefon
Vardagar 07.30-16.00
sjukhusapoteket.skas@vgregion.se
Sjukhusapoteket VGR/SU
Sjukhusapoteket VGR/SÄS
Sjukhusapoteket VGR/SkaS
Sjukhusapoteket VGR/NU
Sjukhusapoteket VGR/NU
Funktionstelefon
sjukhusapoteket.vgrsu@vgregion.se
Funktionstelefon
sjukhusapoteket.vgrsas@vgregion.se
Sektionsledare
Enhetschef
Enhetschef
Enhetschef
Enhetschef
Föräldraledig 2014/15, ersätts av
Gunilla Niklasson
Sjukhusapoteket
Verksamhetssamordnare
VGR/Kungälv
Sjukhusapoteket
Enhetsansvarig
VGR/Alingsås
Närhälsan/Tandvård/Frölunda Specialistsjukhus/Angereds Närsjukhus
Tandvård, Hälso- och
Strateg, Tandvård
gunnar.henning@vgregion.se
Sjukvårdsavdelningen
Närhälsan
Apotekare
tobias.m.karlsson@vgregion.se
0303-985 32,
Frölunda Specialistsjukhus
Receptarie, kontaktperson
annamaria.fagrell@vgregion.se
0700-852537
FSS
0303-985 32,
Angereds Närsjukhus
Receptarie, kontaktperson
annamaria.fagrell@vgregion.se
0700-852537
ANS
Hamlet Support
0700-82 34 79
Hamlet support
Applikationsförvaltare IT
support-hamlet@vgregion.se
0730-26 12 49
Hamlet support
Teknisk systemspecialist
support-hamlet@vgregion.se
0700-82 36 83
Hamlet support
Teknisk systemspecialist
support-hamlet@vgregion.se
INSTRUKTION
~ -""
,._,_ _,VÄ STRA NDSREGIONEN
y GÖTALA
Dokumenttitel
Version
Start av reservrutin läkernedelsbeställningar till RGL
4.0
Sidan 8 av l4
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Giltig from
QSA005
2015 -05 -01
Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR
\'.!!;
Datum
Västrn Gf f ig;onc.1
C--..:.--tj
6-__
--------------------------------------------------Marie Rasmuson, chef' Sjukhus8poleket VGR
\S"ÖJ~'( ------------------------------ -- -----
Bilaga 3: Schematisk beskrivning av hantering av fel i orderflödet
Hinner
RGL
I '
nej
Nej (a & b)
t
t
Svar
ja
Ja (c)
1-
-----
~. Nej(b)
.,
~~VÄST RA
""'f GÖTALANDSREG I ONEN
INSTRUKTION
Dokumenttitel
Version
Start av reservrut in läkemeclelsbestä ll ningar till RGL
4.0
Sidan 9 av 14
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Giltig from
QSA005
20 I 5-05-0 I
Fredr ik Vondracek, Kva litetsansvar ig apotekare, Sjukhusapoteket VGR
\J!:~~::_
----------------------- --- - -- - - - -- ------ ---- - -- --- - Marie Ras rnuso11. chef Sj ukhusapoteket VG R
Datum
tf~~ -- -- --- -- -- ------- - -- - ----- - - - --------
Bilaga 4: Check.lista fö r Samordnare (3 sidor, sida 9-11)
Alla kontaktuppgifter till nämnda finns i bilaga 2
1. VGR upptäcker problem med orderöverföringen. Starta felsökning och kontakta ITkoordinator Sjukhusapoteket VGR samt Kundservice RGL och Teamchef Farmaceut RGL
via e-post. Om svar ej fås inom 15 minuter kontakta via telefon. Om fel upptäckts hos
RGL gå direkt till punkt 3.
2. Om Teamchef Farmaceut inte finns på plats kontaktas kundservice RGL för information
om vem som är ersätter hen. Om IT-koordinator ej finns tillgänglig kontaktas nästa person
i kontaktlistan.
3. IT-koordinator VGR utser en samordnare. Samordnare bedömer felet enligt " Bedömning av
felets omfattning " nedan.
4. Samordnare avgör vilken information som skall förmedlas till lokala sjukhusapotek.
(funktionsbrevlådor och enhetschefer).
5. Samordnare VGR meddelar Hamlet-support vilken information som skall publiceras i på
Hamlets förstasida.
6. Hamlet-support håller Samordnare VGR och Teamchef Farmaceut RGL uppdaterade via
telefonmöten var 30: e minut om man inte kommer överens om något annat.
Telefonnummer till telefonmötestjänsten: 0200 - 28 51 00
Efter vaije ny avstämning skickar Samordnare VGR uppdaterad status till lokala
sjukhusapoteken.
7. Har fel hittats?
7.1 . Ja (Om nej - se punkt 8): går det att skicka över ordrarna via e-handelsflöde?
7.1.1. Ja (om nej - se 7.1.2): kan RGL invänta ordrar? (beror på felets omfattning och
karaktär, antal orderrader och när på dagen ordrar förväntas komma in till RGL).
Avgörs genom avstämning med Samordnare VGR, berörd IT-enhet samt
Teamchef Farmaceut RGL.
7.1.1 .1.
Ja: RGL hinner: reservrutin behöver ej nyttjas. Uppföljning sker
enligt punkt 9 nedan.
7 .1.1.2.
Nej: RGL hinner inte alla ordrar: Samordnare VGR kontaktar
lokala sjukhusapotek per telefon. Lokala sjukhusapotek ansvarar för vilka
enheter som är prioriterade, dessa meddelas RGL och samordnaren.
Samordnaren och teamchef farmaceut stämmer av prioriteringen.
7 .1.1.3.
Samordnaren ansvarar för att publicera information om snabb- och
akutbeställingar i Hamlet:
"Det är för närvarande störningar i orderflödet. Leveransen av de
snabborder som skickas idag blir försenad till på veckodag. Har du behov
av varan tidigare än så, gör en akutbeställning och kontakta RGL
kundservice OJ 0-44 77 100 för vidare instruktioner. "
""f"~ VÄSTRA
y G Ö TA LAN D SR EG IO NEN
INSTRUKTION
Dokumenttitel
Vers ion
Reservrutin läkemecle lsbestä llningar ti 11 RG L
4.0
Sidan I0 av 14
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Giltig from
QSA005
20 15 -05-0 I
Fredrik Vonclracek,
Sign VGR:
~va l itetsansvarig
~
apotekare, Sj uk11usapoteket VG R
I
7.1.2. Nej: Samordnare VGR kontaktar lokala sjukhusapotek per telefon. Lokala
sjukhusapotek ansvarar för vilka enheter som är prioriterade, dessa mailas till
RGL Kundservice med kopia till samordnaren.
7 .1.2.1.
Lokala sjukhusapotek kontaktar vid behov berörda enheter som
skall maila/faxa in sina beställningar.
7 .1.2.2.
Som faxunderlag används Apoteket ABs faxblankett eller utskrift
av orderdetalj er ur Hamlet.
7.1.2.3.
Används den senare är det viktigt att lägga till fö ljande uppgifter
se exempel bilaga 5):
o Kundnummer
o Telefonnummer
o Signatur och befattning
o Antal förpackningar
o Antal sidor
7.2. Vid behov informerar lokalt Sjukhusapotek Regionservice vid respektive varucell att
det kan bli strul med försenade leveranser.
8. Nej: Samordnare VGR kallar berörda parter till telefonmöte för att få svar på följande
frågor:
o När beräknas fel vara identifierat?
o Hur många enheter berörs av felet?
o Kan vi avvakta?
• Ja: boka in avstämningsmöte enligt överenskommelse
• Nej: Manuell rutin enligt 7 .1.2.
9. När problem är löst och ordrar når RGL via elektroniskt flöde:
9.1. Samordnare VGR och Teamchef Farmaceut på RGL stämmer av. Diskutera följande:
•
Förtydliga vilka beställningar som är inlagda i systemet (manuellt eller via SFTI) som
ska annulleras.
•
När beräknas leveranserna komma till varucellerna på sjukhusen?
•
När beräknas RGL vara i fas med produktionen? Utifrån detta ansvarar samordnaren
för att publicera information om detta i Hamlet samt funktionsbrevlådor.
•
Behöver Händelseanalys göras utifrån felets storlek? Vid behov i samråd med
kvalitetsansvariga.
•
Boka in uppföljningsmöte för att följa upp imapporterad avvikelse till IT-enhet (se
nedan).
9.2. Samordnare VGR meddelar Lokala sjukhusapotek via mail till funktionsbrevlådor att
man återgår till normalrutin.
9.3 . Lokala sjukhusapotek meddelar berörda enheter vid behov att de inte skall faxa
beställningar längre.
9.4. Samordnare VGR informerar via RSS i Hamlet och Marknadsplatsen support (se
bilaga 2) om att fortsatta förseningar kan förekomma särskilt om det varit ett stort
driftstopp. Viss försening av leveranser kan hänga kvar fö ljande dag/dagar på grund
av ansamlad arbetsbelastning på RGL.
9.5 . Samordnare VGR dokumenterar i mallen incidentrapp01iering.
9.6. Följ upp att IT-enheter arbetar vidare med att förebygga liknande fel. Rapp01iering
sker i särskild avvikelserapporteringsmall, se nedan.
""'~VÄSTRA
y GÖTALANDSREG IONEN
INSTRUKTION
Dokumenttitel
Version
Reservrutin läkernedelsbestäl lningar till RG L
4.0
Sidan Il av 14
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Gi ltig from
Fredrik Vonclracek., Kval itetsansvarig apotekare , Sjukhusapoteket VG R
QSA005
20 I 5-05-0 l
SignVGR: ~
I
Bedömning av felets omfattning
Beroende på felets omfattning kan kedjan behöva eskaleras. För en fingervisning kan
nedan definitioner för stora respektive små fel användas. OBS! detta är inga definitiva
gränser utan kan variera beroende på dagens totala ordermängd. Felets omfattning avgörs
av Teamchef Farmaceut RGL i samråd med samordnare VGR.
A. Små/enstaka fel
i. En vårdenhet drabbas av överföringsfel på grund av organisatoriska
förändringar exempelvis där partsinformationen är felaktig.
11. Flera vårdenheter drabbas av överföringsfel vid ett och samma tillfälle
där antal vårdenheter är färre än 10 eller antal orderrader är :S200
orderrader.
B. Större fel
i. Ordrar från hela sjukhus ej går över, oavsett antal orderrader.
11. När fel överskrider checklista för små fel dvs antal drabbade enheter är
fler än 10 eller antal orderrader överskrider 200.
C. Vid den händelse att driftstoppet även innebär att mailkommunikation ej fungerar
arrangerar Samordnare VGR telefonmöte där Hamlet Support och Teamchef
Farmaceut RGL deltar. Se punkt 6 i checklista ovan.
"'f"~ VÄSTRA
y
INSTRUKTION
GÖTALANDSREGIONEN
Dokumenttitel
Version
Reservrutin läkemecle lsbeställni nga r ti11 RG L
4. 0
Sidan 12 av 14
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Giltig from
Fredri k Vo nclracek, Kva litetsa nsvarig apotekare, Sjukhusapoteket VG R
QSA005
201 5-05-0 I
~
Sign VGR:
I
Bilaga 5: Faxbeställing med underlag från Hamlet
Exempel på faxbeställning med kompletterande uppgifter
l
I·
1I
Bcstii Jning 142291
Da
I
ut
201 - 4 :.! I
Ordt!rl yp )•pwn l<> ri 9
Pr'odukt 41
v 1l l
ppdlJ;
t
<Hll , I '.> L1l•!-it ;m <1.i
\
Stoppbd
I Arwän_d~re ~amlet
1
l nJck:ir. sviits l(i) , r , \ I
4 " Ui ll
lö ~ In
008 38 & l up·
c 10
9 OxyCo t i
pottabl It
ri111i.l1 c1 r. 1.:1d
t ablett
ll.i9 lJ '·I
!Jjp P~ildi lln/T~t'.
Fr es eni us Ka bl
s
infu sions~·fäsku , 4
l ö~rii n
nl0
5 g
"" , .
~
0 90 5
Ip L 1
G L .::n lu ~
( - ik5ta1 m fl .
lnj P. rt c) I) •L'I H\ r )
lforrrrnl
111 1 ,-
:w
1
(5 ml). 1 (J r I
(10 )( 4 '.)/ 5 g)
6'
r g
Tryl.kförµ ..ick:ning , ':>!i
dep l ti! hl l tf'I .
11111 stabl<-'. lt
21JLl
l ll rj
~1°~ ~l~{~:e~~~
lnjek t i o n s~· iit~ k a,
( !Il
1
Cll l w
-
Ll· k:L L
h1f. In I
q ·li1 1dcr t.1 1pu ll
Fil dr gernd
tal1l.:tt
'J 0
'I
Il
1 mill litc1 )(
Sk lrk;icl
3 9 97 1 / l) Jmar
H'1 1
LI
11 10
Pu lver Ull
10
lk 1' 10
)(
l .. L
Rli't<'1 4 rl
Lubleller ( e dos)
HI st o?r, l lJl l X I
ld
111
5 0 ing
I t\a
1 yO
1rll
l
l!l l 1~r
( • d os)
r~:r:tu 1 t1~JI ..."_,
X
Norrr ul
-o
1
•hp~ ~ 1 . 10
1no
dO 'PQ!iiJr
-> )
r,ini 1 ,,.
1
l (GO x 2 , 5 m l)
f.i ld!>d lrl
lnJPk tl nn';-
N1'>1J"YV1I
Pl.1~.1 rin 1vu lk :1,
1 1 2'1 / V11 ?.i liph1llfl 1'1
L
/i ru : itm svill 5 u,
lösn ing
1
llt<=i f' I , ~ 0 ): l
O,!i _
11~ 12, ' 11\r,
~r 2,
45779 4 Eliq u is
N P l41I ,
t Lilcll {cnd s)
13G13 1 S::ip•rnal
3 / 6J4 ll I i!XI 11.•;:r
I
111
l 11 Jd liu ·1~n ~k.1
20
1~~ •
Skick.id
Nm ni<ll
Blisl 'r, 50 x 1
J- h 1:'11 ( CllLil1!:.)
fable tt
( '-i lfi l f-, l f'l]I I
x1
Slh tcr, 100>:1
t ri lt>tte ~ e dos)
9
Pll l\lf' i Lilt
i.JoK l.Jl'l
' 111 µLI, ~
I 1 yck for packnlng,
l
c~~ LL
d l ct
I
1
!>
,t,,
(SCi fJ
10"
-0
Norm al
Skrek ad
r'Jorm a
Sk d<nd
1N rnlil1
iyoI
l
~k•rni.1 1
t•Jo
Sk
iJd
Sk Li< cJd
ill
nll))
111
Beställningsunderlaget ska sparas tills varorna är levererade.
"'f'"~ VÄSTRA
y
INSTRUKTION
GÖTA LAN D SREGIO NEN
Dokumenttitel
Version
Reservrutin läkemedelsbestäl lningar ti Il RG L
4.0
Siclan 13av 14
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Gil tig from
QSA005
20 I5-05-0 I
Fredrik Vondracek,
Sign VGR:
l~va l itetsansvarig
~
apotekare, Sjukhusapoteket VG R
I
Bilaga 6: Mall dokumentation av incident (IT/Drift-störning)
Incident rapporterad av:
Datum och tidpunkt för incident:
System som berörs av händelse:
Text
Beskrivning av händelse
- steg för steg
Allmänna reflektioner
- vad fungerade
bra/sämre, t.ex . de
olika delarna i
flödesschemat (t.ex.
kontaktvägar,
felsökning)
Åtgärder
- direkt i samband med
händelse
- incidentrapport för
uppföljning/utredning
skickad till ?
Aktiviteter
- planerade
genomförda
- återkoppling från ITenhet
förmedla till motpart
Ärendenummer hos berörd IT-enhet:
Ifyllt av
Datum
"'f'"~ VÄSTRA
~
INSTRUKTION
GÖTA LAN D SRE G I ONEN
Dokumenttitel
Version
Reserv rutin läkemede lsbestä ll ningar till RGL
4.0
Sidan 14 av 14
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Giltig from
Fredrik Vondrncek" Kva litetsa nsvari g apotekare, Sju khusapo teket VG R
QSA005
20 l 5-05-0 l
SignVGR : ~
I
Bilaga 7: Innehåll i lokal Pärm Reservrutin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Utskriven kopia av QSA005
Utskriven kopia av lokal reservrutin
Utskriven kopia av prioriterade enheter
Utskriven kopia av kontaktuppgifter inkl kundnummer RGL till beställande enheter
Utskriven kopia av checklista för kontakt med beställande enhet
Utskriven kopia av faxblankett
Utskriven kopia av Vägledning för beställning till VNL vid reservrutin