SLUTDOKUMENT Revisorerna 150309 För kännedom; Kommunstyrelsen Fullmäktiges presidium Partiernas gruppledare Samtliga nämnder Granskning avseende internkontroll i system och rutiner för inköp och avtal Vi har i egenskap av förtroendevalda revisorer i Kiruna kommun genomfört en granskning avseende internkontroll i system och rutiner för inköp och avtal. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll i samband med inköp är tillräcklig. I granskningen har vi biträtts av sakkunniga från PwC. Vår sammanfattande bedömning efter genomförd granskning är att kommunstyrelsen och nämndernas interna kontroll inte är fullt tillräcklig. Vår sammanfattande bedömning bygger på följande iakttagelser:  Vi bedömer att det finns ändamålsenliga dokumenterade policys/rutiner och processer inom kommunen för arbetet med inköp- och upphandling. Vi kan dock konstatera att kommunens policy inte tillämpas på ett ändamålsenligt sätt vilket innebär att de dokumenterade rutinerna inte till fullo efterlevs i praktiken.  Det saknas ett ändamålsenligt helhetsgrepp inom förvaltningarna när det gäller frågor kring inköp och upphandling. Förvaltningarna för i viss utsträckning dialog med enköpsenheten, men det saknas kontaktpersoner på förvaltningarna som kan upprätthålla den tänkta strukturen i enlighet med policyn.  Viktiga processer såsom informations- och kunskapsspridning vad gäller upphandling, inköp och avtal samt utvecklingsarbete i övrigt på området fungerar inte på ett optimalt sätt. Vår bedömning är att brister i dessa processer bl a innebär risker för bristande köptrohet och otillåtna direktupphandlingar.  Under 2014 har det inte funnits en helt tillfredsställande kontroll avseende avtalstrohet, dels mot bakgrund av att informations- och Postadress: Kiruna kommun, 981 85 Kiruna Organisationsnr: 21 20 00-2783 Besöksadress: Stadshuset, Hjalmar Lundbohmsvägen 31 Webb: www.kommun.kiruna.se Telefon: 0980-70 000 E-post: kommun@kommun.kiruna.se 2 kunskapsspridning vad gäller avtal inte fungerat tillfredsställande, dels utifrån att det inte är säkerställt att en uppföljning av köptrohet ger en rättvisande bild då det förekommer felaktiga konteringar.  En internkontrollplan har tagits fram för 2015 som enligt vår bedömning innebär en utveckling av kontrollarbetet i positiv riktning.  Avtalstroheten är relativt god totalt sett, men vissa förvaltningar visar på vissa avvikelser som kan noteras, t ex att fritid- och kulturförvaltningen har en ramavtalstrohet på ca 9 % för livsmedel och att barn- och utbildningsförvaltningen har en ramavtalstrohet på ca 76 % för kontorsmaterial. Mot bakgrund av ovanstående vill vi lämna följande rekommendationer:  Att kommunstyrelsen ser över arbetet med inköp och upphandling inom kommunkoncernen, dels med utgångspunkt i vad som är fastlagt i den policy som fastlagts av kommunfullmäktige, dels med syfte att förbättra viktiga processer.  Att kommunstyrelsen i samband med sådan översyn även se över övergripande policys mot bakgrund av att upphandlingslagstiftningen förändrats sedan senaste revideringen 2010.  Att kommunstyrelsen och nämnderna tillser att fakturor konteras rätt samt att det upprätthålls en löpande information och kunskapsspridning vad gäller gällande avtal.  Att kommunstyrelsen och nämnderna, förutom att genomföra stickprovskontroller enligt internkontrollplanen, även ser till att det sker en regelbunden uppföljning av totalstatistik på avtalstrohet mot ramavtalen. I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser som redovisas i bifogad revisionsrapport. För Kiruna kommuns revisorer Roger Aitomäki, ordförande Gösta Suup Bilaga: Revisionsrapport ”Internkontroll i system och rutiner för inköp och avtal”, PwC, mars 2015.