1. No category

Sida
PROTOKOLL
1(9)
Datum
2015-01-27
Utfärdare
Lotta Ruderfors, 0705-717747
lotta.ruderfors@sambruk.se
Styrelsen för Föreningen Sambruk
Tid
Plats
Deltog
Claes-Olof Olsson
Joakim Järrebring
Peter Åberg
Ove Frid
Torbjörn Larsson
Mikael Lagergren
Johan Wahlström
Stellan Sjögren
Föreningen Sambruk
Alingsås
Storuman
Mariestad
Falkenberg
Västerås
Södertälje
Kristinehamn
Deltog ej
Alec Magi Särnholm
Kjell Öhrström
Maritha Enström
Anders Fredriksson
Härryda
Bollnäs
Göteborg
Knivsta
Protokollförare
Lotta Ruderfors
Föreningen Sambruk
Lämnat
återbud
Postadress
2015-01-27 10.00 – 15.00
SKL, Hornsgatan 20, Stockholm
lokal: Blomman, plan 12
Peter Dacke
Botkyrka
Bengt Svenson
SKL deltog 13.00-15.00
Annika Samuelsson
Mölndal
Lars-Olof Lindblad
Kungälv
Mikael Pallin
Lycksele
Föreningen Sambruk
Högbovägen 45
SE-811 32 Sandviken
Hemsida
www.sambruk.se
E-post
info@sambruk.se
Organisationsnr
802428-2785
Bankgiro
XXX-XXXX
Datum
SAMBRUK
2015-01-27
§ 1 Mötets öppnande
Vice ordföranden Peter Dacke hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat.
§ 2 Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkänns med följande tillägg.
-
Uppstart av Valberedningens arbete – deltar 11.45
-
Komplettering med ytterligare en beslutspunkt §6.6 OpenCare –
projekt Hemtjänst 3.0
-
Beslutspunkter tas efter 13.00
§ 3 Val av justeringsman
Till justeringsperson väljs Annika Samuelsson, Mölndals kommun.
§ 4 Föregående mötesprotokoll
Föregående protokoll godkänns.
§ 5 Ekonomi
5.1. Preliminärt bokslut 2014
Verkställande tjänsteman informerar om nuläget.
-
Nya medlemmar är Falun kommun, Nacka kommun, Ystad kommun,
Karlskrona kommun och Lilla Edets kommun.
-
Varit högre projektfakturering under 2014 totalt, vilket innebär högre
totalkostnader för projekten
-
Större FoU-intäkter än 2013, två projekt har godkänts (1,8 mkr
respektive 369 tkr)
-
Preliminärt resultat 2014, +51 tkr
Styrelsen diskuterar möjligheter att öka medlemmars aktiva deltagande i
projekten.
V tjänsteman går igenom föreningens resultaträkning och presenterar en
sammanfattning över året 2014.
Styrelsen godkänner föredragning.
5.2. Verksamhetsplan 2015
V tjänsteman presenterar en sammanställning av de 10 år som passerat sedan
Föreningen Sambruk i Sverige bildades 2005.
(Presentationen bifogas i ppt-format)
Styrelsen diskuterar ”Hur ska vi möta och betjäna den nya generationen
som kommer?”
Sida
2(9)
Datum
SAMBRUK
2015-01-27
Visionen för 2024
-
gemensam samsyn på offentlig service behövs
-
en väg in till offentlig service
Med stöd i Sambruks stadgar presenteras förslag till huvudpunkterna
Verksamhetsplanen för 2015, där tre grundpelare historik, ändamål och
digitala agendan sammanfattas i att
-
Utvecklingsarbetet inom E-förvaltning går framåt
-
Större behov finns av projektsamverkan och projektstöd
Styrelsens synpunkter är
-
Hur kan Sambruk beskriva/ta fram en större bild/karta för
medlemmarna som kan användas som leveransbild för kommunens
miljö?
-
En Sambruks-vision kring framtidens IT-miljö saknas, sker med
fördel agilt av alla medlemmar
-
Hur kan kommunerna använda sig av Gamification?
-
Vidare spridning av projektresultat behövs
-
Uppmana Projektledare att bidra med mer personlig feedback från
varje projekt/projektresultat och föra vidare till övriga
5.3. Förslag budget 2015
V tjänsteman presenterar förslag till huvudpunkterna till budgetförslag som i
dagsläget inte innehåller siffror. Ett preciserat förslag skickas inför
styrelsemötet 2015-03-03.
§ 6 Genomgång Sambruk nuläge (beslutspunkter)
6.1. Förslag till samarbetsavtal
Leverantörsförslag till samarbete kring säkerhetstest.
Förslaget riktar sig till en projektgrupp bestående av 5 kommuner och
Sambruk.
Leverantörs åtagande innebär att
-
ta fram och ge förtydliga bild av kravunderlag
-
ge deltagarna kunskap inom IT säkerhet
-
definiera resurser/”ägare”
för att öka deltagande kommuners kunskap kring att upptäcka sårbarhet inom
webbapplikationer/nätverk.
Föreningen Sambruks åtagande innebär att lägga upp leverantör som
samarbetspartner på webb, utgöra referenskontakt och ge utrymme för att
informera om projektet.
Syfte - Uppmärksamma IT- och säkerhetsfrågor
Sida
3(9)
Datum
SAMBRUK
2015-01-27
Beslutas att - starta ett projekt tillsammans med leverantör om fem
kommuner tackar ja till erbjudandet.
6.2. Målsättning, Digidel-nätverket 2015
Varje part i nätverkets Samverkansledning har definierat mål/målsättning för
respektive organisations deltagande i nätverk/samverkansledning.
Syftet är att genom samverkan mellan våra organisationer stärka långsiktiga
strukturer för att öka den digitala delaktigheten, nationellt, regionalt och
lokalt.
Föreningen Sambruks målsättning är att
-
att aktivt verka för och vid behov stödja en aktiv samverkan mellan
medlemskommunernas kommunledningsfunktion och kommunens
bibliotek
-
att aktivt verka för och vid behov stödja en aktiv samverkan mellan
medlemskommunernas olika relevanta verksamhetsområden och
andra folkbildningsorganisationer, eller liknande som verkar inom
respektive medlemskommun
Beslutas att godkänna målsättningarna enligt ovan och att Föreningen
Sambruk ska verka för att uppmärksamma behovet av att få fler digitalt
delaktiga.
6.3. Deltagande i SIS paraply, TK450
Föreningen Sambruk är medlem i SIS (Swedish Standards Institute) och har
via SIS startar ett projekt som syftar till att få en standardisering mellan
verksamhetssystem och idag existerande schemaläggningssystem inom
skolan.
Syftet med att Föreningen Sambruk deltar i SIS paraply är möjlighet att delta
alternativt följa de olika skolprojekt för standardisering som bedrivs inom
TK450.
Beslutas att projektet finansierar årlig avgift för deltagande i Teknisk
kommitté 450.
6.4. MM Sender
I samband med projektet Mina meddelanden utvecklades en applikation för
att skicka säkra meddelanden digitalt inom projektet Ekonomiskt bistånd.
Åklagarmyndigheten har meddelat intresse av att använda applikationen för
att kommunicera med advokater.
Syftet är att överlåta MM Sender till Åklagarmyndigheten som
vidareutvecklar applikationen till en molntjänst som överlåts till Föreningen
Sambruk.
Beslutas att genom avtal enligt Föreningen Sambruks ramverk för
Sambrukgemensamt material, SGM, definiera överenskommelsen mellan
Föreningen Sambruk och Åklagarmyndigheten enligt ’SGM4-Gåva’.
Sida
4(9)
Datum
SAMBRUK
2015-01-27
6.5. IT-guides
IT-guides idé är att öka den digitala delaktigheten genom att nysvenska
ungdomar lär seniorer internet. Kunskap om internet är en demokratifråga,
likväl att våra nysvenskar behöver integreras vilket ger win-win.
Syftet är att erbjuda Föreningen Sambruks medlemmar stöd vid etablering
av IT Guider inom kommunen för att engagera nysvenska ungdomar som lär
seniorer internet.
Beslutas att medlemmarna ska erbjudas konceptet.
6.6. OpenCare – projekt Hemtjänst 3.0
Hälsoteknikcentrum i Halland har tillsammans med kommuner och deras
anställda utvecklat konceptet ”Hemtjänst 3.0”.
Hemtjänst 3.0 är en plattform för sammanhållen hemtjänst, effektivare
kommunikation och resursanvändning, bättre uppföljning och ett ökat
välbefinnande för personal och klienter.
Syftet är att i nästa fas utveckla en pilot och testa den på en kommunal
samverkansgrupp. Sambruks medlemmar erbjuds samverka i
projektkonsortiet och förutsätts bidra till utvecklingskostnaderna, enligt en
gemensamt fastställd projektbudget.
Beslutas att en förtydligad projektbeskrivning behövs. V tjm undersöker.
Beslutas även att undersöka vad som pågår inom området via Bengt
Svenson, SKL och Mikael Lagergren, Västerås Stad.
§ 7 Genomgång Sambruk nuläge (övrigt)
7.1. Projektrapportering
Fixa min gata
En app är under utveckling för tjänsten, och kommer att lanseras inom kort.
Öppna verksamhetssystem skolan
Informeras om att kommunerna i delprojektet, Förbättrad och förenklad
integration mellan skolans verksamhetssystem och schemaläggningssystem,
har beställt/startat ett standardiseringsprojekt tillsammans med
leverantörerna, där SIS (Swedish Standards Institute) har
projektledaransvaret. Projektet kommer att pågå under 2015-2016.
I mitten av februari hålls uppstartsmöte för delprojekt, Integration mellan
personalsystem och skolans verksamhetssystem.
Uppstart
iVIS, etapp II – Öppen innovativ skolplattform
Informeras om projektet som är ett moduluppbyggt skolsystem med öppna
gränssnitt, för att vem som vill ska kunna utveckla moduler.
Sida
5(9)
Datum
SAMBRUK
2015-01-27
I projektet byggs en grundläggande plattform med personregister,
autentisering och säkerhet med tillhörande moduler/tjänster. Kommer att gå
ut en förfrågan till medlemmar inom kort om deltagande.
Forskarmedverkan;
Högskolan i Skövde - Utarbetar en modell för hur olika system och aktörer
ska kunna interagera och utvecklas öppet och tillsammans.
Uppsala Universitet - Medverkar vid modelleringen av systemet, för att
beakta maximal öppenhet.
FoU-projekt – Självbetjäning i Socialtjänsten
Informeras om att Luleå kommun är aktiv part i projektet där sökande av
ekonomiskt bistånd själv ska kunna hämta information från myndigheters
system och lämna till socialhandläggarna. Målet är förenklad
ansökningsprocess för sökande och minskad arbetsbelastning för
handläggare. Projektstart vecka 6.
LoU av förvaltningstjänst för ProVisum/ÖFM
Informeras om att den totala kostnaden för ett tjänstepaket, omfattande
systemförvaltning, -drift och support innebär att Föreningen Sambruk måste
genomföra en upphandling enligt LOU. Arbetet med en sådan upphandling, i
syfte att kunna erbjuda Föreningens medlemmar ett komplett tjänstepaket för
ProVisum påbörjas inom kort.
Enhetlig ärendehantering, Oskarshamn
Informeras om att Oskarshamns kommun som deltog i projektet DÄHS2012
meddelat att de beslutat att använda valt system för ALLA ärenden i
kommunen.
Vid en workshop i Oskarshamn i december 2014, där alla förvaltningarna
fanns representerade, presenterades kommunens process efter införandet och
processen för servicecenter. Från Jönköpings kommun deltog metodansvarig
för Processer och beskrev dels hur kontaktcenter arbetar med ärenden
tillsammans med förvaltningar och dels hur man kan använda sig av
servicelöften för att tillgodose informationsbehovet.
Dagen avslutades med en SWOT-analys och scenario för ett gemensamt
DÄHS.
Kommunen har beslutat att gå vidare och vill samverka med Sambruk
genom att starta ett projekt.
Sida
6(9)
Datum
SAMBRUK
2015-01-27
Övriga aktiviteter
Digidel 2015
Informeras om att Get Online Week genomförs v13, 23-29 mars.
Seminariedagar
Diskuteras kring kommande konferenser.
§ 8 Intresseföreningen
8.1. Sammanträdestider våren 2015
Beslutas att nästa styrelsemöte hålls 3 mars då Verksamhetsplan och budget
för verksamhetsåret 2015 presenteras.
Beslutas om telefonmöte 24 mars för genomgång och behandling av ev.
inkomna motioner
8.2. Sambruks vårkonferens/årsmöte
Beslutas att hålla dagkonferens 21/4 tillsammans med Årsmöte.
Diskuteras olika alternativa teman för konferens.
8.3. Sambruks valberedning 2015
Sammankallande för Valberedningen 2015, Inge Hansson, Karlstad kommun
deltar på plats och går igenom förutsättningar;
-
9 ledamöters förordnande går ut
-
Skrivelse till alla medlemskommuner via kontaktpersoner och ITchefer
-
alla ledamöter kommer att informeras
8.4. Offentliga rummet
Hålls i Visby 1-3 juni.
Föreningen Sambruk eftersträvar att delta i nätverksdag och seminarium.
Föreningen Sambruks projekt Öppna Verksamhetssystem – skola och SKLs
projekt, kravställning skoladministrativa system, har lämnat in ett förslag till
gemensamt seminarium.
§ 9 SKL – Sambruk
Nuläget för Förvaltningsfunktion, SSBTEK, beskrivs. SKL förvaltar och
utvecklar avtal mellan parter. Tjänsten, som sammanställer information från
sju olika myndigheter, driftas av Försäkringskassan.
-
Konsoliderad leverantörsdiskussion
Pågår – viktigt för både myndigheter och kommuner att en enhetlig front
skapas
Sida
7(9)
Datum
SAMBRUK
2015-01-27
SKLs ambition är att ta över Inera som idag ägs av landstingen.
Informeras om att kommunerna hitintills har använt NPÖ gratis.
Diskussioner pågår kring ersättning till landstingen.
E-delegationens uppdrag avslutas 31 juni 2015 då en ny organisation ska ta
vid.
Näringsdepartementet står inför en organisationsförändring, där Eförvaltning kommer att vara en egen avdelning.
ESV kommer att utses till ”förvaltningsmyndighet”.
SKL, avdelningen för digitalisering, söker medel från Näringsdepartementet
för att undersöka hur kommunerna kan bli en del av verksamt.se.
V tjm informerar om att en diskussion med SKL för ytterligare
utvecklad/fördjupad projektsamverkan är planerad till 11 februari.
§ 10 Aktuell information från styrelsemedlemmar
Mölndal informerar om att
-
kommunen i nuläget valt att inte släppa de data som kan läggas upp
från Kolada
-
Ambitionen är att bli årets IT-kommun
Lycksele informerar om att
-
kommunen har anmält intresse för att delta i projektet Integration
mellan personalsystem och skolans verksamhetssystem
§ 11 Övriga frågor
11.1. Instrument X och behovskategorisering
Presentation av Lena Rogeland, Koordinator KNUT tillsammans med
Tommy Hjertnert. KNUT är ett kommunalt nätverk, med ca 10 aktiva
kommuner, som bildades 2007 och jobbar med frågeställningar kring
ekonomiskt bistånd.
Arbetar efter 5R > rätt insats, till rätt person, i rätt tid, till rätt kostnad och av
rätt aktör.
Instrument X är ett bedömningsinstrument för ekonomiskt bistånd som ca
70-80 kommuner har använt. Är kompletterat med Motiverande samtal.
Informerar om de utmaningar som kommit fram vid analyser och som är
grunden för beslutet att inrikta sig på nybesök. Verktyget är till hjälp för
socialsekreterare och är framtagit av socialsekreterare.
Verktyget är det enda som finns i Sverige, vilket beror på att det
övergripande målet är att ekonomiskt bistånd inte ska finnas.
-
Ett annat verktyg är FIA, som inte används vid nybesök utan är ett
mer fördjupat instrument som används längre fram i processen
Sida
8(9)
Datum
SAMBRUK
2015-01-27
Resultat av kartläggningar är klienternas identifierade behov, vilka
kategoriseras. Dessa är indelade i 2 huvudspår, arbetsmarknad respektive
rehab.
Instrument X är användbart som hjälp för verksamhetsutveckling.
Implementering av instrument X och behovskategorisering i Procapita
planeras i februari 2015. Planering pågår även för Treserva.
Instrument X använder sig av SSBTEK.
Informeras om att ägandefrågan har lösts juridiskt, genom att 4 kommuner
äger tjänsten.
-
Stadsjurist och inköp har varit involverade i juridiska
frågeställningar.
Informeras om att en kommun har följande alternativ via Tieto; välja att
köpa modul och gå utbildning för X, eller bara köpa modul.
Bilaga >> SAMBRUK_27_jan_2015_X_och_behov
Styrelsens förslag är att projektet Självbetjäning inom Socialtjänsten,
undersöker möjligheten att införa instrument X och hur X ska införas i
SSBTEK.
§ 12 Nästa styrelsemöte
3/3
10.00 – 15.00 SKL Lokal Mallorca
Vid tillfället ska ledamöter skriva under Årsredovisning 2014
& ställa sig bakom Verksamhetsplan och budget för 2015 som
ska presenteras på årsmötet.
24/3
9.00 – 10.00, per tele för genomgång och behandling av
inkomna motioner från medlemmar.
21/4
Årsmöte, tillsammans med Vårkonferens
§ 13 Mötets avslutande
Ordförande avslutar mötet.
Underskrift
Ordförande
Justerare
Underskrift
Underskrift
Namnförtydligande
Namnförtydligande
Peter Dacke
Annika Samuelsson
Sida
9(9)