Manual Slutenvårdsdos ver 1.0
Manual slutenvårdsdos Version 1.0 Giltig fr.o.m. 2015-08-19 Manual för enheter som får leverans av slutenvårdsdos från ApoEx AB. Författare: Carina Ringbom Projektledare verksamhet för Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör Innehåll 1. Slutenvårdsdos – en upphandlad tjänst .................................................................. 3 2. Dospåsar................................................................................................................... 3 3. Slutenvårdsdosmodul i Take Care och anpassning av läkemedelsordinationer till slutenvårdsdos ................................................................... 3 4. Beställning, stopptider och leverans ....................................................................... 4 5. Makulering av lagd beställning ............................................................................... 5 6. Farmaceutisk kontroll av beställning och kommunikation med enheten .............. 6 7. Halvtablettsutbyte ................................................................................................... 6 8. Mottagning och kontroll av leverans hos beställande avdelning/enhet ................. 6 9. Utdelning till patient................................................................................................ 6 10. Vid ordinationsändring efter beställning har skickats............................................ 7 11. Sortiment ................................................................................................................. 7 12. Restnoteringar och avregistreringar ....................................................................... 8 13. Indragningar ............................................................................................................ 8 14. Avvikelser ................................................................................................................. 8 15. Leveransförseningar ................................................................................................ 8 16. Reservrutin............................................................................................................... 8 17. Central förvaltning ................................................................................................... 8 18. Lokal förvaltning ...................................................................................................... 9 19. Kostnad och tillkommande over-head kostnad ...................................................... 9 20. Faktura ................................................................................................................... 10 21. Uppföljning av försäljningsstatistik ...................................................................... 10 22. Avrop ...................................................................................................................... 10 23. Registrering av slutenvårdsdosförråd i EK ............................................................ 11 Sid 2 Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör 1. Slutenvårdsdos – en upphandlad tjänst SLL har upphandlat tjänsten slutenvårdsdos i enlighet med LOU och avtalet har tilldelats ApoEx. Avtalet gäller 2015-09-15 – 2018-09-14 med möjlighet att förlänga 1 år. ApoEx är sedan 2012 SLL:s upphandlade leverantör för läkemedelsförsörjning och levererar redan idag läkemedel till vårdenheter inom SLL. ApoEx dosapotek är lokaliserat i deras befintliga lokaler i Bromma. Slutenvårdsdos ingår i den långsiktiga strategin av en effektiv läkemedelsförsörjning med patientindividuell läkemedelsförsörjning i slutenvården. Slutenvårdsdos är maskinell dosdispensering av läkemedel för slutenvård, ASIH eller annan vård där vården ansvarar för patientens läkemedelsanvändning. Tabletter och kapslar förpackas för varje patient och doseringstillfälle i dospåsar. Sjuksköterska kompletterar med övriga läkemedel som patienten ska ha. Slutenvårdsavdelningar beställer vanligen för 1 dygn i taget mån-tors och för 3 dygn på fredagar. ASIHverksamheter beställer vanligen för 7 dygn i taget. 2. Dospåsar Varje dospåse är märkt med patientnamn, personnummer, veckodag, datum och klockslag för administrering och de läkemedel som påsen innehåller (läkemedelsnamn, styrka och antal). Alla påsar är även märkta ”Förvaras utom syn- och räckhåll för barn”. Dospåsarna är helt genomskinliga med svart tryck. Dospåsarna levereras ihoprullade varje patient för sig. Första påsen på rullen är en försättspåse som är märkt med den beställande enhetens namn. Längst ned på påsen anges att ApoEx är leverantör, produktionsdatum och två sifferserier som är ApoEx interna produktionskoder. 2D-koden som finns på varje påse används av ApoEx vid kontroll av påsarnas innehåll. 3. Slutenvårdsdosmodul i Take Care och anpassning av läkemedelsordinationer till slutenvårdsdos Beställning av slutenvårdsdos sker i TakeCare. Vid uppstart av slutenvårdsdos på en ny enhet behöver Slutenvårdsdosfunktionen och funktionen Byt preparat aktiveras i TakeCare. Detta ombesörjs av central funktionsansvarig för slutenvårdsdos inom SLL. Cirka 500 olika läkemedel kan beställas i slutenvårdsdos. Dessa läkemedel är markerade med ett D i patientens läkemedelslista och i administrationslistan. Vid nyinsättning av läkemedel guidas läkaren till vilket generiskt läkemedel som är Dmarkerat. Med hjälp av Byta preparat-funktionen kan förskrivaren anpassa patientens befintliga ordinationer till de läkemedel som finns att få i slutenvårdsdos. Sid 3 Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör Det finns möjlighet att ange att ett läkemedel inte ska komma i dospåse även om det finns att få. Detta kan t.ex. utnyttjas för läkemedel där man redan i förväg vet att dosjustering kan vara aktuellt inom den närmsta tiden. Obs! Det går inte att beställa slutenvårdsdos på läkemedelsordinationer som är gjorda före juni 2011. Dessa ordinationer skapades från ett äldre läkemedelsregister med varuid:n som inte längre används och ordinationen får därmed ingen D-markering även om läkemedlet som sådant ingår i ApoEx sortiment. Genom att ordinera om läkemedlet på nytt blir läkemedelsordinationen D-markerad och kan beställas. Beställningsfunktionen nås under Vårt arbete/dosdispensering. Se separat TC-manual för handhavande i TakeCare. 4. Beställning, stopptider och leverans Dospåsar beställs före stopptid och levereras samma dag till vald leveranspunkt. Första möjliga dosintag är kl. 20:00 samma kväll. Dospåsar kan beställas för 1-7 dygn i taget. Beställningsdagar är helgfria vardagar (mån-fre). Mot en extra avgift kan ApoEx dispensera slutenvårdsdos även på andra dagar t.ex. vid storhelger. Verksamheten ansvarar för att säkerställa att endast behöriga (enligt SOSFS 2000:1) kan lägga beställning för slutenvårdsdos. Dospåsar levereras i blå plastlådor per slutenvårdsdosförråd, se punkt 23 för hur slutenvårdsdosförråd registreras i EK. Dospåsar i försändelsen är uppdelade per patient för att underlätta utdelning till patienter. Lådorna har gula transportetiketter för att särskilja dem från de vanliga läkemedelsleveranserna. Verksamheten ansvarar för att lådorna returneras till ApoEx. I priset från ApoEx ingår leverans ut till en av nedan angivna leveranspunkter. Stopptid för beställning i TC är kopplad till leveranspunkt. För leveranspunkt MediCarrier depå finns två valbara stopptider. Leveranspunkter: Stopptid TC: Leveranstid: Danderyds sjukhus Kl. 13.00 Senast kl. 17.30 Karolinska Universitetssjukhuset, Huddinge Kl. 13.00 Senast kl. 17.30 Karolinska Universitetssjukhuset, Solna Kl. 13.00 Senast kl. 17.30 MediCarrier (lastkaj), Spånga Kl. 11.00 Senast kl. 15.30 Kl. 13.00 Senast kl. 17.30 Kl. 13.00 Senast kl. 17.30 Norrtälje sjukhus Sid 4 Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör S:t Görans sjukhus Kl. 13.00 Senast kl. 17.30 Södersjukhuset Kl. 13.00 senast kl. 17.30 Södertälje sjukhus Kl. 13.00 senast kl. 17.30 ApoEx ansvarar för att uppfylla krav på transport enligt LVFS 2012:8 till angivna leveranspunkter. Ansvaret upphör för ApoEx, då leveransen mottagits och kvitterats av mottagande personal. Varje verksamhet ansvarar själv för att ordna transport och bär kostnaden för transport mellan vald leveranspunkt och beställande avdelning/enhet. Verksamheten ansvarar för att vidaretransport till beställande avdelning/enhet uppfyller de krav på transport, hantering och förvaring som ställs i LVFS 2012:8. Vald leveranspunkt ska anges i EK. Det är genom att ange leveransmottagare för slutenvårdsdosförrådet i EK som man styr till vilken leveranspunkt doserna ska levereras. Leverans via MediCarrier: För bokning av transporter från MediCarrier depå till enhet kontaktas MediCarrier: slltransport@MediCarrier.sll.se. Leverans till akutsjukhusen: Transport från leveranspunkt på sjukhuset till respektive avdelning ordnas vanligen via respektive sjukhus interntransportfunktion. Obs! De leveransmottagare som idag finns att välja på i EK innebär som regel leverans till sjukhusets lastkaj/varumottagning. Om det inte finns någon där som kan ta emot leveransen av slutenvårdsdos kl 17:30 och leverera vidare ut till respektive avdelning måste de avropande enheterna hitta en annan gemensam lösning. En lösning kan vara att utse en ny gemensam leveransmottagare för slutenvårdsdos. All slutenvårdsdos på sjukhuset måste då gå via denna. Kontakta central funktionsansvarig slutenvårdsdos i dessa fall. Det tar ca 1-2 månader att lägga till ny leveransmottagare i EK. På Södertälje Sjukhus och Karolinska Universitetssjukhuset Huddinge resp Solna finns särskilda leveransmottagare för slutenvårdsdos valbara i EK. 5. Makulering av lagd beställning Före stopptid kan man skicka beställning på nytt och den nya beställningen ersätter då automatiskt den tidigare. Det är alltid den sista beställningen som skickas före stopptid till ApoEx som kommer att produceras. Det finns inget sätt att i TakeCare ta bort en beställning helt och hållet. Det är dock möjligt att makulera en beställning helt genom att kontakta ApoEx före stopptid. ApoEx makulerar då ordern hos sig och inga doser dispenseras till patienten. Sid 5 Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör 6. Farmaceutisk kontroll av beställning och kommunikation med enheten Varje inkommen beställning till ApoEx genomgår automatisk kontroll avseende doseringsmängder och interaktioner. Dessa flaggas tydligt i deras system för att enkelt uppmärksammas av farmaceut. Flaggorna kommer även att synas på följesedeln som följer med dospåsarna (O = överdosering och I= allvarlig interaktion). Vid allvarliga interaktioner och överdoseringar kontaktar farmaceut förskrivare. Om förskrivare bedömer att interaktion/överdosering går bra, antecknar farmaceut detta och anteckningen kommer att synas på följesedel. Om förskrivare vill ändra i ordinationen, gör förskrivaren detta i TakeCare och beställning skickas på nytt. Beställningen kan också makuleras helt. Observera att det endast går att skicka ny beställning före stopptid. Efter stopptid kan enheten välja mellan a) få beställningen dispenserad i befintligt skick eller b) om påsarna ännu inte hunnit produceras att makulera hela beställningen. ApoEx kommer att vänta med att producera beställningar där det finns oklarheter till allra sist. 7. Halvtablettsutbyte I det fall ApoEx får in beställning som innehåller dosering på halv tablett, gör de en kontroll mot de styrkor de har i sitt sortiment. Finns läkemedlet på motsvarande lägre styrka kommer de att byta ut den halva tabletten mot en hel tablett av den lägre styrkan. T.ex. ½ tabl Bisoprolol 2,5mg kommer att bytas ut mot 1 tabl Bisoprolol 1,25mg. Utbytet utförs för att få säkrare produktion och noggrannare dosering för patienten. Halvtablettsutbyten flaggas på följesedeln med ett H. 8. Mottagning och kontroll av leverans hos beställande avdelning/enhet Mottagande av slutenvårdsdosleverans ska signeras på kvittenslista med läsbart namn. Beställande avdelning/enhet ansvarar för att kontrollera att leveransen stämmer med vad som förväntas. På medföljande följesedel anges detaljerad information om de dospåsar som levereras. På följesedeln finns även markeringar för allvarliga interaktioner, överdoseringar och halvtablettsutbyten, se punkt 6 och 7 ovan. Den som packar upp leveransen kontrollerar att enheten fått dospåsar till rätt patienter och rätt antal dygn samt går igenom följesedeln efter markeringar som kan behöva föras vidare till patientens sjuksköterska och/eller förskrivare. 9. Utdelning till patient ApoEx ansvarar för att innehållet i dospåsen stämmer med texten utanpå. Före utdelning till patient kontrolleras att patientuppgifterna på påsen/påsrullen Sid 6 Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör överensstämmer med läkemedelslistan i TakeCare och att de läkemedel som är skrivna på påsen överensstämmer med dem som är ordinerade i läkemedelslistan i TakeCare. Vid ordinationsändring, se punkt 10. Sjuksköterska iordningsställer separat de läkemedel som ej kommer i dospåsar till patient. Varje verksamhet behöver beskriva i sina lokala riktlinjer hur iordningsställande och administrering till patient sker. 10. Vid ordinationsändring efter beställning har skickats Vid tillägg av läkemedel ges patienten de dosförpackade läkemedlen och det tillagda läkemedlet delas manuellt och ges vid sidan om. Vid utsättning eller ändring av läkemedel: - Slutenvård på sjukhus: alla påsar som innehåller det utsatta läkemedlet kasseras och patientens läkemedel delas manuellt. - ASIH: dosrullen kasseras och nya doser beställs som täcker fram tills nästa ”ordinarie” startdag. I avvaktan på nya doser delas patientens läkemedel i dosett. 11. Sortiment ApoEx har ca 500 läkemedel i sitt dossortiment och det finns möjlighet att utöka sortimentet allt eftersom. Endast tabletter och kapslar för oral administrering ingår i slutenvårdsdos. Val av vilka läkemedel som ska ingå i slutenvårdsdos styrs av flera faktorer: verksamhetens behov, läkemedlets hållbarhet utanför originalförpackning, förpackningstyp (burk/blister), upphandling och pris. Där det finns flera olika generikafabrikanter väljs som regel ett fabrikat och i största möjliga mån väljs samma fabrikant till alla styrkor. SLL meddelar sitt behov till ApoEx om nya läkemedel varvid ApoEx tar fram förslag över vilka fabrikat som går att få levererade i dospåsar. SLL väljer preparat och meddelar ApoEx sitt val. Det nya läkemedlet finns tillgängligt att beställa efter ca 2-4 v. Vid förändringar i sortimentet får verksamheten meddelande om detta minst 8 dagar före ändringen träder ikraft. Förändringar i sortimentet läses alltid in i TakeCare torsdag eftermiddag, så att de finns synliga fr.o.m. midnatt mellan torsdag och fredag. Önskemål från verksamheten om nya läkemedel i slutenvårdsdos meddelas till central funktionsansvarig som lägger önskemål till ApoEx för hela SLLs räkning. Sid 7 Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör 12. Restnoteringar och avregistreringar I händelse av att ett läkemedel är restnoterat eller avregistreras meddelar ApoEx omgående centralt funktionsansvarige för bedömning om ersättningspreparat. I dessa fall kan det hända att verksamheten får information om förändring mindre än 8 dagar före den träder i kraft. 13. Indragningar ApoEx ansvarar för att information och åtgärd vid indragning av läkemedel delges berörda enheter. 14.Avvikelser Avvikelser som rör slutenvårdsdos ska alltid registreras i HändelseVis. Avvikelser som rör ApoEx rapporteras in till ApoEx som får utreda. Varje verksamhet bör ha angivet i sina lokala rutiner för hur avvikelser som rör slutenvårdsdos ska hanteras och utredas. 15. Leveransförseningar Vid eventuella leveransförseningar kontaktar ApoEx respektive beställande enhet. Det är också möjligt att komma överens med ApoEx om annan kontaktperson. 16.Reservrutin Reservrutin för när slutenvårdsdoser inte kan levereras är manuell delning. 17. Central förvaltning Slutenvårdsdos inom SLL förvaltas i objektet Läkemedelsförsörjning och det finns en central funktionsanvarig utsedd för slutenvårdsdos. De uppgifter som ligger inom den centrala förvaltningen är: - Kvalitets- och leveransuppföljning av ApoEx på övergripande nivå - Sortimentsarbete – ta hand om verksamhetens sortimentsönskemål, följa upp priser, initiera sortimentsförändringar och hantera restnoteringar. - Dialog med ApoEx angående dispensering vid storhelger. - Ansvar för manual och annat informationsmaterial om hur tjänsten fungerar. Att övergripande manual överensstämmer med gällande författningar och föreskrifter. - Ta hand om verksamhetens önskemål på ändringar i tjänsten och planera vad som ska utvecklas/förvaltas under kommande år - Uppföljning av IT-incidenter. - Central koordinering vid uppstart av nya enheter dvs mottagare av underskrivna avrop, beställa aktivering av TC-funktioner. Sid 8 Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör 18. Lokal förvaltning Varje verksamhet ansvarar själva för att utföra de uppgifter som ligger inom ramen för lokal (verksamhetsnära) förvaltning. Verksamheten bestämmer själva på vilket sätt man organiserar detta. Central funktionsansvarig behöver dock ha en kontaktperson inom respektive verksamhet som representerar sina enheter och kan förmedla information vidare till enheterna. Uppgifter som ligger inom ramen för verksamhetsnära förvaltning är: - Implementering av slutenvårdsdos på nya enheter - Lokala instruktioner och rutiner t.ex. transport, behöriga beställare, läkemedelshantering etc. - Problemlösning i daglig drift – första linjen support till enheterna - Avvikelsehantering och lokal incidentplan - Vidarebefordra information till respektive enhet om t.ex. sortimentsförändringar. - Uppföljning av slutenvårdsdos lokalt t.ex. statistikuppföljning, enkäter, kassationsstudier etc. - Utbildning om slutenvårdsdos och TakeCare-funktioner - Kommunikation med central funktionsansvarig kring sortimentsönskemål, utvecklingsbehov och dispenseringsdagar vid storhelger. 19.Kostnad och tillkommande over-head kostnad Utöver det pris ApoEx fakturerar för sin dosdispenseringstjänst tillkommer en intern kostnad för SLL:s implementeringsprojekt samt Hälso- och sjukvårdsförvaltningens (HSF) centrala förvaltning. Denna kostnad kommer att fördelas ut i efterskott av HSF i en separat faktura kvartalsvis, med möjlighet till periodisering månadsvis. Priset nedan är ett totalpris (ApoEx: s pris+ intern kostnad). Priset nedan är exklusive läkemedelskostnaden och exklusive transport för vidare leveranspunkt till Avropande enhet (se under 3). Priserna är fasta t.o.m. 2016-12-01. Därefter kan justering av priser förekomma. Beställning 1-dygnsbeställning 3-dygnsbeställning 7-dygnsbeställning Pris/dygn 14 kr 13 kr 12 kr Pris per beställning 14 kr 39 kr 84 kr Vid beställning av 2, 4, 5 eller 6 dygn är pris per beställning: 28 kr (2 dygn), 53 kr (4 dygn), 67 kr (5 dygn) respektive 78 kr (6 dygn). Sid 9 Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör Grundavgift för dispensering på annan dag än helgfri vardag är 15 000kr per dag. Grundavgiften fördelas mellan avropande enheter för aktuell dag. Dubbel grundavgift (30 000kr) utgår för: påskafton, påskdagen, midsommarafton, midsommardagen, julafton, juldagen, nyårsafton, nyårsdagen, trettondag jul. 20. Faktura Fakturor som rör slutenvårdsdos kommer att komma från flera parter: - ApoEx fakturerar enheterna för läkemedel och slutenvårdsdosdispenseringstjänsten. Slutenvårdsdos kommer på månatlig samfaktura tillsammans med övriga läkemedelsrekvisitioner. - HSF fakturerar enheterna den del av dygnspriset som utgör ersättning för centrala förvaltningskostnader och implementeringsprojekt. HSF kommer att fakturera kvartalsvis, med möjlighet till periodisering månadsvis. - Den transportör (exv. interntransport på sjukhus, SLL Transport) som enheterna själva anlitar för transporter mellan leveransmottagare och beställande enhet kommer att fakturera enligt uppgjord överenskommelse. 21. Uppföljning av försäljningsstatistik ApoEx kommer att leverera månadsvis försäljningsstatistik för slutenvårdsdos till SLL centralt (GUPS). Statistik över ASIH-läkemedel som säljs via slutenvårdsdos kommer att komma ingå i den ASIH-rapport som verksamheten tar ut som underlag för fakturering av HSF. De sjukhus samt SLSO som idag får statistikfiler från GUPS kommer att få en separat fil över slutenvårdsdosförsäljning. Övrig verksamhet får vända sig till HSF Läkemedelsstatistik med förfrågningar dvs på samma som gäller för lm-försörjning. 22. Avrop Det nya avtalet med ApoEx kan avropas av samtliga verksamheter som har vårdavtal med SLL och som bedriver slutenvård, Avancerad Sjukvård I Hemmet (ASIH) eller annan vårdform där slutenvårdsdos bedöms som lämplig. Nya kunder kan ansluta sig till slutenvårdsdos fr.o.m. 1/11 2015. Avropet kan skrivas under för en eller flera avropande enheter beroende på hur verksamheten ser ut. I bilagan till avropet anges uppgifter om avropande enhet, slutenvårdsdosförråd, önskad leveranspunkt, startdag och kostnadsställe som ska bära kostnader för central förvaltning. Avrop och bilaga 1 undertecknas av behörig företrädare för verksamheten och skickas i original per post alternativt som inskannad PDF via mail senast 3 veckor innan önskad start till central förvaltare för slutenvårdsdos. Avrop och bilaga finns som ifyllningsbar word-fil på http://www.vardgivarguiden.se/omraden/lakemedel/bestallning-ochleverans/slutenvardsdos/ Sid 10 Läkemedelsenheten Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör 23. Registrering av slutenvårdsdosförråd i EK I likhet med övriga läkemedelsbeställningar inom SLL, ska även slutenvårdsdosbeställningar följa e-handelsstandard enligt SFTI. För slutenvårdsdos innebär det att alla beställande enheters organisation måste finnas i EK och att beställande enheter måste lägga upp ett läkemedelsförråd med typen slutenvårdsdos i EK. Kriterier för att beställning ska kunna skickas över från TakeCare till ApoEx: - Slutenvårdsdosförråd måste finnas upplagt i EK. Slutenvårdsdosförrådet måste finnas upplagt på samma HSAID som enheten har i TakeCare. Det får enbart finnas ett (1) slutenvårdsdosförråd per HSAID. Är inte dessa kriterier uppfyllda returneras beställningen tillbaka till TC med ett felmeddelande. Verksamheten ansvarar för att uppgifterna i EK är korrekta. OBS!! Idag syns slutenvårdsdosförrådet även i Visma Proceedo och det går att beställa ”vanliga” läkemedel den vägen. Detta ska rättas till så att slutenvårdsdosförråden inte syns. Till dess att problemet är löst rekommenderas enheterna att namnge slutenvårdsdosförråden på ett sådant sätt att det framgår att läkemedel inte ska beställas till förrådet. Obs! Det måste framgå vilken enhet det rör sig om då förrådsnamnet ingår i adressen som står på den blå lådan. Exempel på namngivning: KHUD -Avd B74- X-Beställ ej till detta förråd – SLD. X-et gör att förrådet hamnar längst ned i listan på förråd i beställningsystemet. Sid 11
© Copyright 2024