1. No category

TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Niklas Hermansson
Tel 0480-453819
2015-01-13
SN 2015/0024.11.01
Socialnämnden
Uppföljning bostad med särskild service
Birgittagården
Förslag till beslut
Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.
Bakgrund
Kvalitetsuppföljning av Birgittagårdens verksamhet gjordes av socialnämnden
140930 och de sammanfattade intrycken och slutsatserna var att verksamheten
fungerade väl med ett tydligt fokus för brukarna och för deras välmående.
De förbättringsområden socialnämnden uppmärksammade handlade om att
föreskrifterna för Bostad med särskild service, dokumentation, ledningssystem
och lex Sarah borde bli mer kända i verksamheten. Man kunde också utveckla
rutiner för utrymning, social dokumentation samt hanteringen av klagomål och
synpunkter.
Verksamheten återkom, med anledning av förbättringsområdena, under hösten
med en handlingsplan som tydligt visade att man åtgärdat dessa.
Uppföljning av verksamheten görs årligen och kommer nästa gång att göras
under hösten 2015.
Niklas Hermansson
Verksamhetschef
Bilagor
Förbättringsåtgärder
Kvalitetsuppföljning
Socialförvaltningen Verksamhetschef Niklas Hermansson
Adress Box 834 391 28 Kalmar │ Besök Skeppsbrogatan 55
Tel 0480-45 00 00 vx │Niklas.Hermansson@kalmar.se
Cecilia Frid
Socialchef
Förbättringsåtgärder Birgittagården
Dokumentation: Nytt datorsystem för dokumentation Magna cura kommer att börja
användas efter demonstration och installation i november 2014.
Företaget kommer att hålla systemet uppdaterat utifrån socialstyrelsens riktlinjer.
Lex Sarah: Skriftliga rutiner SOSFS 2011:5. Finns på Birgittagården och hos
ordförande. Rutiner är skapade för att handlägga ärenden enligt författningen
Skriftlig information till nya boende/företrädare kommer att uppdateras med
information om var man kan lämna synpunkter och klagomål.
Utrymningsövningar för de boende är nu inplanerade 2ggr/år. En är nyligen
genomförd.
Genomgång med personalen angående rutiner vid larm görs i samband med testerna
av detektorerna.
Synpunkter och klagomål lämnas till ordförande eller föreståndare. Det som går löser
man omedelbart. Föreståndare förankrar i personalgruppen.
Ärendena dokumenteras och uppföljning sker efter en månad.
Två styrelsemöten där synpunkter/klagomål kan lämnas. Vid behov sammankallas
extra möten.
Kvalitetsdokument uppdateras/skapas med ett antal punkter som kommer att
utvärderas två gånger per år. Klart december 2014
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK
Fastställt av
Dokumentansvarig
Datum
Förvaltningschef Cecilia Frid
Avdelningschef Ingela Möller
2014-09-30
Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS
- Rapportmall
Basuppgifter
Verksamhetens namn
Birgittagården
Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.)
Stiftelsen Birgittagården
Ansvarig chef
Sara Fogelström
Telefon
0480 - 49 01 10, 070-309 18 10
Hemsida
Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning)
Bostad med särskild service för vuxna LSS9:9
Antal omsorgstagare i verksamheten
5 st
Kvalitetsuppföljningen utförd av
Verksamhetsutvecklare Kerstin Lagerlund och Britt Kronberg, Socialförvaltningen
Medicinskt ansvarig sjuksköterka Annika Lindquist, Omsorgsförvaltningen
och Socialförvaltningen
Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten
Staffan Gezelius ordförande och Sara Fogelström, föreståndare
Datum för kvalitetsuppföljningen
2014-09-30
Mätning - Analys - Resultat
Mätningar/redovisningar
1 (8)
2 (8)
Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden
Intryck och slutsatser
Verksamheten ger intryck av att vara välfungerande utifrån vad företrädare för
verksamheten berättar och vad kvalitetsgranskarna kan se. Styrelsen för stiftelsen verkar vara aktiva intressenter och fokus för verksamheten är brukarna
och deras välmående.
Förbättringsområden
Gällande föreskrifter för insatsen Bostad med särskild service, dokumentation,
ledningssystem och lex Sarah är inte tillräckligt kända. Verksamheten behöver
fundera över vilka rutiner och processer som verksamheten behöver för att
uppfylla de krav som ställs i dessa föreskrifter.
För bostad med särskild service för vuxna gäller föreskriften SOSFS 2002:9.
För dokumentation gäller SOSFS 2006:5 t.o.m. 2014-12-31, fr.o.m. 2015-0101 gäller SOSFS 2014:5.
För ledningssystem gäller SOSFS 2011:9.
För lex Sarah SOSFS 2011:5.
De skriftliga rutiner som kvalitetsgranskarna främst anser saknas i vissa delar
och behöver uppdateras i andra delar är.
- skriftlig rutin för lex Sarah
- skriftlig information/introduktion som lämnas till brukare/företrädare
För övrigt anser kvalitetsgranskarna att:
- Rutiner för utrymning kan göras mer kända till berörda. Utrymningsövningar bör planeras och genomföras minst 2 ggr/år, antingen som
praktisk övning eller som en genomgång med personalen där rutiner
för personalens agerande vid utrymning gås igenom.
- Den sociala dokumentationen kring varje brukare bör utvecklas för att
uppfylla kraven.
- Verksamhetens hantering av synpunkter och klagomål kan förtydligas.
Användbara länkar på nätet är:
Bostad med särskild service
http://www.ivo.se/Tillstand-och-register/lss-tillstand/Sidor/bostad-sarskildservice-vuxna.aspx
http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2007/2007-101-6
Angående ledningssystem
http://www.socialstyrelsen.se/ledningssystem
Angående lex Sarah
http://www.socialstyrelsen.se/lexsarah
http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2013/2013-49/Sidor/default.aspx
Handlingsplan
Rapport från kvalitetsgranskare skickas till ansvarig chef i avtalad verksamhet
senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av
ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa
ska vara klara.
3 (8)
Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4)
veckor efter att rapporten mottagits.
Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden.
Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov.
Bakgrund
Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva
göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har
dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i
verksamheterna och att tecknat avtal följs.
Syfte och mål
Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal.
Målet är säkerställd kvalitet.
Metod
Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd.
Besök i verksamheten och intervju med företrädare.
Verksamhetens mål
Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem?
Att följa den kristna etiken.
Ingen alkohol eller tobak förtärs i boendet. Kyrkobesök på söndagar (frivilligt). Inget krav att brukaren ska vara kristen.
Representant från kyrkan i styrelsen.
Kunskapsbaserad verksamhet
Ledning
Vilken utbildning och erfarenhet har verksamhetschef/enhetschef som
ansvarar för driften av verksamheten?
Föreståndare Sara Fogelström är förskolelärare med specialpedagogisk kompetens. Arbetade i boendet innan tjänst som föreståndare. Tjänstgöringsår på
Birgittagården ca fem år.
Personal
Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal?
Undersköterskeutbildning skulle krävas vid nyrekrytering, samt påbyggnadsutbildning kring förståndshandikapp. Personalkontinuiteten är god och nyrekrytering sker sällan. En medarbetare finns kvar sedan starten 1999. Den som
arbetat kortast tid har arbetat i två år. All personal uppfyller därför inte de
krav man satt upp vid nyrekrytering.
4 (8)
Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år?
Nej.
Kommentar
Under tid som Omsorgsförvaltningen var beställare och i gällande avtal
finns/fanns en överenskommelse om att få information om samt delta i
kommunens utbildningar. Detta har inte fungerat sedan funktionshinderfrågor
organiserats under Socialförvaltningen.
Personalen har handledning av en extern handledare en gång per månad.
Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas?
Ja.
Kommentar
Skriftlig introduktion i punktform avseende larm, brandlarm, dagliga rutiner.
Trygghet och säkerhet
De enskilda
Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas?
Ja muntlig.
Kommentar
Gemensamt möte med boendesamordnare på Socialförvaltningen. Samtal
med och information till föräldrar och brukare. Besök i boendet. Inskolning
genom att brukare är med i vissa delar av verksamheten.
Samtliga enskilda på enheten (avser boende) har en särskild kontaktman bland personalen?
Ja.
Personal
Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten?
5,086
Hur många personer är anställda?
Fem ordinarie tjänster varav en har heltid och två nästan heltid. Två stycken
timanställda räknas med i ovan punkt. Det är två personer som arbetat i verksamheten tidigare och som gått i pension.
Hur många personer har arbetat minst ett år?
All personal.
Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas?
Ja. All personal skriver på tystnadsplikt.
Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning?
Nej. Har funderingar på att kräva att nyanställda ska begära ut utdrag och
lämna.
5 (8)
Dokumentation
Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för
varje enskild?
Alla brukare uppges ha en genomförandeplan som upprättats vid påbörjad
insats. Denna revideras inte och följs inte upp utan man uppger att man jobbar vidare med det som är.
Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och
händelser av betydelse dokumenteras?
I varje brukares pärm finns mall för daganteckningar där någon aktivitet per
vecka antecknas för hand som inte gäller regelbundna händelser utan sådant
som är lite utöver det vanliga.
Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får
tillgång till den?
Varje brukare har en egen pärm i vilken genomförandeplan, daganteckningar
LSS och HSL, utredningar, färdtjänsttillstånd förvaras. Pärmarna förvaras i
brandsäkra skåp.
Kommentar
Dokumentation sker i socialförvaltningens gamla mallar. En av socialförvaltningens gamla riktlinjer för dokumentation återfinns i brukarens pärm.
Utföraren har inte hållit sig à jour med nya krav och förändringar gällande
dokumentation inom LSS.
Lex Sarah
Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah – SOSFS 2011:5 finns och tillämpas?
Rutin som finns anger att anmälan ska upprättas av föreståndare och lämnas
till ordförande såvida dennes barn inte är berörda, då lämnas anmälan till vice
ordförande.
Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna
åtgärder har gjorts under senaste året?
Nej. Inga rapporteringar gjorda.
Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året.
- Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste
året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 § SoL och 24 d § LSS)
Inga missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden uppges ha
inträffat i verksamheten.
Kommentar
Verksamheten är inte uppdaterade på gällande föreskrifter om lex Sarah och
vad som gäller beträffande delarna: avhjälpa eller undanröja missförhållandet,
rapporteringsskyldighet, utredningsskyldighet och anmälningsskyldighet.
Synpunkter och klagomål
Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och
tillämpas?
Ordförande uppger att arbetsrutin finns hos honom. Dock okänd i verksamheten. Informerades senast om på boendemöte 2007.
6 (8)
Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart
han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål?
Nej.
Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål
samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året?
Nej.
Kommentar
Synpunkter och klagomål hanteras inte enligt föreskrift SOSFS 2011:9 om
ledningssystem och tillhörande handbok. Verksamheten uppvisar dock en
öppenhet inför att vara lyhörda inför brukares, anhörigas och företrädares
synpunkter. Varje fredag hålls en boendeträff där synpunkter kan framföras.
Ordförande tar emot synpunkter om boendestandard och annat.
Vid styrelsemöten två ggr per år samt vid årsmöte ges utrymme till synpunkter
och klagomål.
HSL/egenvård
Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas
finns och tillämpas?
Skriftlig information finns om vilken sjuksköterska i kommunen som ska kontaktas.
Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten?
Nej. Samtliga har egenvård.
Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas?
Nej. Samtliga har egenvård.
Kommentar
En fungerande kontakt beskrivs finnas mellan verksamheten och sjuksköterska. En del fall har inträffat avseende en brukare. MAS skickar fallblanketter till verksamheten och ber berörd sjuksköterska informera verksamheten
om avvikelsehantering vid nästa besök i verksamheten.
Lokaler
Lokalerna är utrustade med brandlarm?
Ja, ej kopplat till SoS. Larm finns i gemensamhetsutrymmena samt i varje bostad.
Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara?
Skriftliga rutiner finns. Dessa gås igenom med ny personal. En medarbetare är
brandskyddsansvarig. Denne informerar om ändringar ca 2-3 ggr/år vid personalmöten.
Utrymningsövningar genomförs regelbundet?
Inga planerade utrymningsövningar genomförs, men i samband med att
brandlarm satts i gång p.g.a. matos t.ex. har utrymning övats. Återsamlingsplats uppges vara känd av brukare.
Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll?
Brandab gör brandskyddskontroller 4 ggr/år. Räddningstjänsten kommer med
ett intervall på 1½ år.
7 (8)
Kommentar
Brandskyddet verkar förutom utrymningsövningar fungera väl. I köket finns
brandsläckare och brandfilt. Brandsläckare ska hämtas ut från Länsförsäkringar till alla brukare och placeras i varje lägenhet.
Fläktsystemet är utbytt med anledning av brandsäkerhet.
Delaktighet och inflytande
Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan?
Nej. Inget aktivt arbete sker med genomförandeplaner. Några brukare uppges
veta att det finns en genomförandelplan.
Regelbundna möten hålls där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor?
Ja varje fredag. Föreståndare medverkar varannan gång. Personal medverkar
alltid.
Boendemöten med föräldrar hålls 1 gång/år.
Tillgänglighet
Samtliga enskilda (avser boende) har tillgång till privat badrum och
privat kök på enheten?
Ja.
De enskilda (avser boende) har tillgång till gemensamt kök och vardagsrum dygnet runt?
Ja.
Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering
utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd Fel! Ogiltig hyperlänkreferens.eller utifrån Handisams riktlinjer? http://www.handisam.se/For-dig-pamyndighet/Starta-tillganglighetsarbetet/Vad-innebar-tillganglig-myndighet/Handisam-hjalper-dig-pavagen/Riv-hindren---Riktlinjer-for-tillganglighet/).
Ja i samband med ombyggnation för flera år sedan.
Självbestämmande och integritet
Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten?
Nej. Senaste gjordes 2008.
Öppna frågor
Hur fungerar samarbetet med beställaren?
Innan omorganisation som innebar att funktionshinderfrågor flyttades över
från Omsorgsförvaltningen till Socialförvaltningen fungerade samarbetet väl.
Ingen information gavs inför eller vid omorganisation eller om nya kontaktpersoner. Verksamheten har inte känt till vem man ska vända sig till i olika
frågor.
Hur fungerar samarbetet med handläggaren?
8 (8)
Ingen uppföljning har skett på individnivå av handläggare. Den senaste kontakten man haft med en handläggare var i samband med att en ny brukare
flyttade in. Verksamheten vet inte vem man ska kontakta.
Viss kontakt har funnits med boendesamordnaren.
Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning?
Nytt avtal är på gång. Möte har hållits mellan verksamheten, verksamhetschef
Niklas Hermansson, ekonom Yvonne Sandin och boendesamordnare BrittMarie Håkansson. Behov har uttryckts från kommunen av ytterligare boendeplatser. Öppen förfrågan om verksamhetens inställning och möjlighet till utbyggnad med ytterligare en lägenhet. Verksamheten ställer sig initialt positiv
till det, såväl som till att ha en satellitlägenhet i nära anslutning till boendet.
Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren?
Verksamheten önskar information om och möjlighet att gå på utbildningar
anordnade av kommunen. Verksamheten påpekar att man har rätt till det enligt ursprungligt avtal.